Patrick Mackaaij
is marketeer in team Worcade.
Integreer met de
servicemanagement-tool
van uw klant
Ondersteunt u andere organisaties? Grote kans dat uw klanten een eigen
servicemanagement-tool gebruiken. Sluit uw TOPdesk-omgeving aan op Worcade.
Uw klant en u delen eenvoudig informatie terwijl u beiden in uw eigen tool werkt.
Wat is Worcade?
Worcade is een samenwerkingsplatform voor serviceprofessionals. Van
klant tot fabrikant: iedereen werkt via Worcade eenvoudig met elkaar
samen, ongeacht de tool of locatie. Dit biedt drie voordelen.
Alle communicatie op n plek
Uw klant communiceert met meerdere leveranciers via verschillende
kanalen, zoals telefoon, e-mail en servicemanagement-tools. Uw klant
heeft geen centrale plek voor al zijn informatie en heeft nauwelijks
overzicht over al deze communicatie. Misschien komt u uw klant
tegemoet en logt u in op zijn servicemanagement-tool. Maar dan heeft
u zelf geen overzicht op uw werkzaamheden.
Met Worcade communiceert u via n kanaal en heeft u alle
informatie op n plek. U werkt via TOPdesk en de klant werkt in zijn
eigen servicemanagement-tool.
Informatieoverdracht gaat automatisch
Informatie opzoeken, kopiren, plakken, e-mailen gegevens delen met
uw klant vraagt een hoop handwerk. Worcade bespaart u dat werk.
Wanneer uw klant u via Worcade een bericht stuurt, wordt uw melding
in TOPdesk automatisch aangemaakt of bijgewerkt.
Werkt uw klant ook met TOPdesk? Dan is informatie delen letterlijk
een druk op de knop. Uw klant verstuurt verzoeken, acties of bijlagen
van een melding direct vanuit TOPdesk naar u door.
Beschik over uw eigen inloggegevens
Geeft u op dit moment uw klant toegang tot uw TOPdesk-omgeving?
Begrijpelijk, maar niet ideaal. Voor uw klant betekent dit extra
inloggegevens om bij te houden, en voor u aardig wat tijd om uw
administratie op orde te houden. U moet zelf bijhouden welke
contactpersonen toegang nodig hebben, aangezien uw klanten
personeelswisselingen lang niet altijd doorgeven. Inloggen op de
TOPdesk-omgeving van uw klant is ook geen oplossing u verschuift
dan alleen het probleem.
In Worcade werken deelnemers van een gesprek automatisch met
elkaar samen, zonder dat u in de omgeving van uw klant hoeft in te
loggen, of de klant in die van u.
Hoe werkt communiceren via Worcade?
Uw klanten starten Worcade-gesprekken door een e-mail te sturen
naar een e-mailadres dat u hiervoor opgeeft. Deze berichten worden
automatisch in TOPdesk verwerkt.
Voor nieuwe gesprekken maakt TOPdesk een Meldingskaart aan op
naam van de oorspronkelijke aanmelder. Het Worcade-gesprek is
direct aan de nieuwe melding gekoppeld.
Voor berichten die over lopende meldingen gaan, werkt TOPdesk de
bestaande Meldingskaart bij.
Hoe sluit ik TOPdesk aan op Worcade?
Worcade is gratis beschikbaar bij alle edities van de nieuwe TOPdesk. In
drie stappen sluit u uw TOPdesk-omgeving aan op Worcade.
Configureer een TOPdesk-mailimport
Zorg op uw mailserver voor een mailbox waar Worcade e-mailberichten
naartoe kan sturen.
Heeft u al een mailbox aan TOPdesk gekoppeld die u hiervoor wilt
gebruiken? Perfect, ga dan door naar stap 2.
Heeft u nog geen mailbox aan TOPdesk gekoppeld, of wilt u
hiervoor een nieuw e-mailadres gebruiken? Configureer dan een
nieuwe mailimport voor TOPdesk volgens het stappenplan op deze
webpagina: https://worca.de/zo3yv. Het stappenplan beschrijft
ook wat u moet doen als u meerdere support-e-mailadressen heeft
gecommuniceerd naar uw klanten.
1. Koppel uw TOPdesk-omgeving aan Worcade
Ga in TOPdesk naar Functionele instellingen > Worcade en klik op
Verbinding maken met Worcade (Connect to Worcade).
2. Stel een mailbox in voor Worcade
Het e-mailadres dat u voor Worcade heeft gekozen, stelt u in TOPdesk in
via Functionele instellingen > Worcade > Mailimport
email address.
Om de koppeling overzichtelijk te houden kunt u een alias voor Worcade
aanmaken, bijvoorbeeld worcade_support@uworganisatienaam.
nl. Zo handelt u deze e-mailberichten automatisch met regels op uw
mailserver af.
3. Wat moet mijn klant doen?
Werkt uw klant ook met TOPdesk? Het enige wat uw klant dan hoeft
te doen, is Worcade inschakelen in hun eigen TOPdesk-omgeving via
Functionele instellingen > Worcade > Verbinding maken met Worcade.
Dan kunnen zij vanaf iedere Meldingskaart een gesprek met uw
organisatie starten.
Werkt uw klant met een andere servicemanagement-tool dan
TOPdesk? Zij kunnen hun tool via de public API van Worcade op het
platform aansluiten.
Heeft uw klant helemaal nog geen servicemanagement-tool?
Dan werken ze vanaf dat moment met Worcade.
Wat doe ik met mijn kennissysteem en
uitvraagformulieren?
Met Worcade biedt u uw klanten een laagdrempelig
communicatiekanaal. Deze communicatie gaat op dit moment wel
voorbij aan uw kennissysteem en uitvraagformulieren, als u die gebruikt.
Wat kunt u daarmee doen?
Als uw TOPdesk-kennissysteem goed onderhouden is, dan wilt u
natuurlijk graag dat uw klanten uw kennissysteem doorzoeken vrdat
zij een nieuwe melding aanmaken. Daar hoeft niets aan te veranderen.

Vraag uw klanten gewoon of ze eerst uw kennissysteem raadplegen en
pas daarna een melding via Worcade aanmaken.
Maakt u intensief gebruik van uitvraagformulieren om belangrijke
informatie te verzamelen voor een snelle afhandeling van de melding?
Bedenk dan of en hoe u Worcade inzet. Wilt u het klantcontact zo
laagdrempelig mogelijk maken? Overweeg dan Worcade.
Vindt u het belangrijker dat uw klant een melding in n keer zo
compleet mogelijk indient? Dan zijn uitvraagformulier waarschijnlijk
geschikter. U kunt Worcade dan alsnog gebruiken voor het contact met
uw eigen leveranciers.
Blijf op de hoogte
De ontwikkelingen van Worcade staan natuurlijk niet stil. Blijf op de
hoogte van Worcade en schrijf u in voor de nieuwsbrief:
https://worca.de/5c0x8.
Colofon
TOPdesk Magazine downloaden?
Ga naar www.scribd.com/topdesk
TOPdesk Magazine, ht servicemanagement-platform van
Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld
van professionele servicedesks bij IT-, facilitaire, HR- en
overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is
bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers, facilitaire
medewerkers, gemeenteloket-medewerkers en iedereen die in
de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen
van klanten.
TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk,
+31 (0)15 270 09 00, info@topdesk.com
Hoofd- en eindredactie: Acacia Kooij, Nicola van de Velde
Redactionele medewerkers: Leo Kranenburg, Niek Steenhuis,
Luke van Velthoven
Aan dit nummer werkten mee: Meta de Best, Willem
Bottema, Geert van Damme, Wes Heemskerk, Bert Huijsen,
Andr Kevenaar, Patrick Mackaaij, Wolter Smit, Rick Wijers
Vormgeving: Denise van Rijst, Pascal van der Stel
Illustratie: Frank van Klink, Martin de Rooij
Fotograe: Aad Hoogendoorn, Menno van der Bijl
Adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor
advertenties en advertorials. Meer informatie:
redactie@topdesk.nl
Oplage: 10.000 exemplaren
Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar
Talen: Nederlands, Engels
Copyright 2017 TOPdesk. Hoewel dit tijdschrift met
de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaarden
schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid
voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of
onvolkomenheden in deze uitgave.
Officile partners van TOPdesk: 3Fifty, AskRoger!, Bomgar,
DDC, Delta-N, Gartner, IBIS Software, Mavim, Nexthink,
OGD, Okta, Partners in Technology, Plandatis, RES Software,
Servitect, Scope4mation, Snow Software, Testersuite,
The Backbone, TimeTell, Tools4ever, Victa