Patrick Mackaaij

… is marketeer in team Worcade.

Integreer met de
servicemanagement-tool
van uw klant
Ondersteunt u andere organisaties? Grote kans dat uw klanten een eigen
servicemanagement-tool gebruiken. Sluit uw TOPdesk-omgeving aan op Worcade.
Uw klant en u delen eenvoudig informatie terwijl u beiden in uw eigen tool werkt.

Wat is Worcade? Wanneer uw klant u via Worcade een bericht stuurt, wordt uw melding
Worcade is een samenwerkingsplatform voor serviceprofessionals. Van in TOPdesk automatisch aangemaakt of bijgewerkt.
klant tot fabrikant: iedereen werkt via Worcade eenvoudig met elkaar Werkt uw klant ook met TOPdesk? Dan is informatie delen letterlijk
samen, ongeacht de tool of locatie. Dit biedt drie voordelen. een druk op de knop. Uw klant verstuurt verzoeken, acties of bijlagen
van een melding direct vanuit TOPdesk naar u door.
Alle communicatie op één plek
Uw klant communiceert met meerdere leveranciers via verschillende Beschik over uw eigen inloggegevens
kanalen, zoals telefoon, e-mail en servicemanagement-tools. Uw klant Geeft u op dit moment uw klant toegang tot uw TOPdesk-omgeving?
heeft geen centrale plek voor al zijn informatie en heeft nauwelijks Begrijpelijk, maar niet ideaal. Voor uw klant betekent dit extra
overzicht over al deze communicatie. Misschien komt u uw klant inloggegevens om bij te houden, en voor u aardig wat tijd om uw
tegemoet en logt u in op zijn servicemanagement-tool. Maar dan heeft administratie op orde te houden. U moet zelf bijhouden welke
u zelf geen overzicht op uw werkzaamheden. contactpersonen toegang nodig hebben, aangezien uw klanten
Met Worcade communiceert u via één kanaal en heeft u alle personeelswisselingen lang niet altijd doorgeven. Inloggen op de
informatie op één plek. U werkt via TOPdesk en de klant werkt in zijn TOPdesk-omgeving van uw klant is ook geen oplossing – u verschuift
eigen servicemanagement-tool. dan alleen het probleem.
In Worcade werken deelnemers van een gesprek automatisch met
Informatieoverdracht gaat automatisch elkaar samen, zonder dat u in de omgeving van uw klant hoeft in te
Informatie opzoeken, kopiëren, plakken, e-mailen – gegevens delen met loggen, of de klant in die van u.
uw klant vraagt een hoop handwerk. Worcade bespaart u dat werk.
Hoe werkt communiceren via Worcade? 2. Stel een mailbox in voor Worcade
Uw klanten starten Worcade-gesprekken door een e-mail te sturen Het e-mailadres dat u voor Worcade heeft gekozen, stelt u in TOPdesk in
naar een e-mailadres dat u hiervoor opgeeft. Deze berichten worden via Functionele instellingen > Worcade > Mailimport
automatisch in TOPdesk verwerkt. email address.

• Voor nieuwe gesprekken maakt TOPdesk een Meldingskaart aan op Om de koppeling overzichtelijk te houden kunt u een alias voor Worcade
naam van de oorspronkelijke aanmelder. Het Worcade-gesprek is aanmaken, bijvoorbeeld worcade_support@uworganisatienaam.
direct aan de nieuwe melding gekoppeld. nl. Zo handelt u deze e-mailberichten automatisch met regels op uw
• Voor berichten die over lopende meldingen gaan, werkt TOPdesk de mailserver af.
bestaande Meldingskaart bij.
3. Wat moet mijn klant doen?
Werkt uw klant ook met TOPdesk? Het enige wat uw klant dan hoeft
Hoe sluit ik TOPdesk aan op Worcade? te doen, is Worcade inschakelen in hun eigen TOPdesk-omgeving via
Worcade is gratis beschikbaar bij alle edities van de nieuwe TOPdesk. In Functionele instellingen > Worcade > Verbinding maken met Worcade.
drie stappen sluit u uw TOPdesk-omgeving aan op Worcade. Dan kunnen zij vanaf iedere Meldingskaart een gesprek met uw
organisatie starten.
Configureer een TOPdesk-mailimport Werkt uw klant met een andere servicemanagement-tool dan
Zorg op uw mailserver voor een mailbox waar Worcade e-mailberichten TOPdesk? Zij kunnen hun tool via de public API van Worcade op het
naartoe kan sturen. platform aansluiten.
Heeft uw klant helemaal nog geen servicemanagement-tool?
• Heeft u al een mailbox aan TOPdesk gekoppeld die u hiervoor wilt Dan werken ze vanaf dat moment met Worcade.
gebruiken? Perfect, ga dan door naar stap 2.
• Heeft u nog geen mailbox aan TOPdesk gekoppeld, of wilt u
hiervoor een nieuw e-mailadres gebruiken? Configureer dan een Wat doe ik met mijn kennissysteem en
nieuwe mailimport voor TOPdesk volgens het stappenplan op deze uitvraagformulieren?
webpagina: https://worca.de/zo3yv. Het stappenplan beschrijft Met Worcade biedt u uw klanten een laagdrempelig
ook wat u moet doen als u meerdere support-e-mailadressen heeft communicatiekanaal. Deze communicatie gaat op dit moment wel
gecommuniceerd naar uw klanten. voorbij aan uw kennissysteem en uitvraagformulieren, als u die gebruikt.
Wat kunt u daarmee doen?
1. Koppel uw TOPdesk-omgeving aan Worcade Als uw TOPdesk-kennissysteem goed onderhouden is, dan wilt u
Ga in TOPdesk naar Functionele instellingen > Worcade en klik op natuurlijk graag dat uw klanten uw kennissysteem doorzoeken vóórdat
Verbinding maken met Worcade (‘Connect to Worcade’). zij een nieuwe melding aanmaken. Daar hoeft niets aan te veranderen.
Colofon

TOPdesk Magazine downloaden?
Ga naar www.scribd.com/topdesk
Vraag uw klanten gewoon of ze eerst uw kennissysteem raadplegen en
pas daarna een melding via Worcade aanmaken. TOPdesk Magazine, hét servicemanagement-platform van
Maakt u intensief gebruik van uitvraagformulieren om belangrijke Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld
informatie te verzamelen voor een snelle afhandeling van de melding? van professionele servicedesks bij IT-, facilitaire, HR- en
Bedenk dan of en hoe u Worcade inzet. Wilt u het klantcontact zo overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is
laagdrempelig mogelijk maken? Overweeg dan Worcade. bedoeld voor managers, servicedeskmedewerkers, facilitaire
Vindt u het belangrijker dat uw klant een melding in één keer zo medewerkers, gemeenteloket-medewerkers en iedereen die in
compleet mogelijk indient? Dan zijn uitvraagformulier waarschijnlijk de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen
geschikter. U kunt Worcade dan alsnog gebruiken voor het contact met van klanten.
uw eigen leveranciers.
TOPdesk Magazine is een uitgave van TOPdesk,
+31 (0)15 270 09 00, info@topdesk.com
Blijf op de hoogte
De ontwikkelingen van Worcade staan natuurlijk niet stil. Blijf op de Hoofd- en eindredactie: Acacia Kooij, Nicola van de Velde
hoogte van Worcade en schrijf u in voor de nieuwsbrief: Redactionele medewerkers: Leo Kranenburg, Niek Steenhuis,
https://worca.de/5c0x8. Luke van Velthoven
Aan dit nummer werkten mee: Meta de Best, Willem
Bottema, Geert van Damme, Wes Heemskerk, Bert Huijsen,
André Kevenaar, Patrick Mackaaij, Wolter Smit, Rick Wijers
Vormgeving: Denise van Rijst, Pascal van der Stel
Illustratie: Frank van Klink, Martin de Rooij
Fotografie: Aad Hoogendoorn, Menno van der Bijl

Adverteren? In TOPdesk Magazine is ruimte voor
advertenties en advertorials. Meer informatie:
redactie@topdesk.nl
Oplage: 10.000 exemplaren
Verschijningsfrequentie: 4 x per jaar
Talen: Nederlands, Engels

Copyright © 2017 TOPdesk. Hoewel dit tijdschrift met
de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaarden
schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid
voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of
onvolkomenheden in deze uitgave.

Officiële partners van TOPdesk: 3Fifty, AskRoger!, Bomgar,
DDC, Delta-N, Gartner, IBIS Software, Mavim, Nexthink,
OGD, Okta, Partners in Technology, Plandatis, RES Software,
Servitect, Scope4mation, Snow Software, Testersuite,
The Backbone, TimeTell, Tools4ever, Victa