28 TOPDESK MAGAZINE - JUNI 2017
tips + tricks
Uw openingstijden flexibel instellen
per melding
Streeft u naar een perfecte dienstverlening? Laat uw klanten
dan niet voor een dichte deur staan. Leg de openingstijden van
uw servicedesk vast op een servicewindowkaart in TOPdesk.
Zo creert u een servicewindow waarbinnen meldingen
worden behandeld. Als u een doorlooptijd aangeeft in een
melding, houdt TOPdesk hier rekening mee bij het bepalen
van de streefdatum.
Hebt u met uw klanten afgesproken dat u bepaalde
meldingen ook buiten normale openingstijden behandelt?
In de laatste versie van TOPdesk biedt u eenvoudig in een
dienst per prioriteit een ander servicewindow aan. Zo zorgt u
dat een melding met een hoge prioriteit buiten kantooruren
wordt opgepakt, maar dat voor gewone meldingen de
kantooruren gelden.
Via de module Contractbeheer en SLM past u eenvoudig de
servicewindow aan per prioriteit:
1. Ga naar Modules> Contractbeheer en SLM >
Dienstenniveaus.
2. Open een Dienstniveaukaart.
3. Vul de Prioriteitenmatrix in op de kaart.
4. Per ingevulde prioriteit is nu een servicewindow
aan te geven.
www.topdesk.com
Op de hoogte blijven van de status van
zoekindexen
Wilt u snel een kaart, zoals een melding of een behandelaar,
terugvinden in TOPdesk? Gebruik dan de TOPdesk zoekfunctie.
U vindt deze onder andere bovenin de snelstartbalk onder het
icoon van een vergrootglas.
Voor een goed werkende zoekfunctie worden automatisch
zoekindexen gegenereerd door TOPdesk. Gebeurt dit niet
goed? Dan is de zoekfunctie niet beschikbaar. U ziet dit
doordat het zoekveld rood kleurt en een rode rand krijgt.
Wilt u als beheerder graag op de hoogte zijn wanneer de
zoekindexen niet correct zijn gegenereerd? Geef dan uw
e-mailadres op en ontvang automatisch een e-mail als een
zoekindex niet kan worden aangemaakt.
1. Ga naar Technische instellingen> Zoeken> Algemeen:
Zoekindex.
2. Vul onder E-mailadres voor niet-werkende index
een e-mailadres in.
3. Sla de instellingen op.
Om een e-mail te kunnen versturen, moet voor TOPdesk een
SMTP-server zijn ingesteld.
Heeft u voor een SaaS-oplossing gekozen? Dan monitort
TOPdesk voor u of de zoekindexen succesvol verlopen.
U hoeft dan geen e-mailadres in te stellen.