Usar un libro compartido para

colaborar

Qu desea hacer?
 Compartir un libro

Modificar un libro compartido

Quitar un usuario de un libro compartido

Resolver conflictos de cambios en un libro compartido

Finalizar el uso compartido de un libro

Compartir un libro
Para compartir un libro, cree un nuevo libro o abra un libro existente que desea que estn
disponibles para su modificacin por.

Nota No todas las funciones son totalmente compatibles en un libro compartido. Si desea incluir
cualquiera de las caractersticas siguientes, debe agregarlas antes de guardar el libro como un
libro compartido. No puede realizar cambios en estas caractersticas una vez que comparta el
libro.

Caractersticas que no son compatibles en un libro compartido

En los libros compartidos no se
Sin embargo, esta funcionalidad est disponible:
puede:
Crear una tabla de Excel
Insertar o eliminar bloques de
Puede insertar filas y columnas completas
celdas
Eliminar hojas de clculo
Combinar celdas o dividir celdas
combinadas
Puede ordenar o filtrar por nmero, texto o fecha, aplicar
Ordenar o filtrar por formato
filtros integrados y filtrar usando el cuadro Buscar
Agregar o cambiar formatos Puede usar formatos condicionales existentes como cambio
condicionales de los valores de celda
Agregar o cambiar la validacin de Puede usar la validacin de datos cuando escriba nuevos
datos valores
Crear o cambiar grficos o informes
Puede ver los grficos e informes existentes
de grfico dinmico
Insertar o cambiar imgenes u otros
Puede ver las imgenes y objetos existentes
objetos
En los libros compartidos no se
Sin embargo, esta funcionalidad est disponible:
puede:
Insertar o cambiar hipervnculos Puede usar los hipervnculos existentes
Usar herramientas de dibujo Puede ver las imgenes y grficos existentes
Asignar, cambiar o quitar
Puede usar las contraseas existentes
contraseas
Proteger o desproteger hojas de
Puede usar la proteccin existente
clculo o el libro
Crear, cambiar o ver escenarios
Agrupar o esquematizar datos Puede usar los esquemas existentes
Insertar subtotales automticos Puede ver los subtotales existentes
Crear tablas de datos Puede ver las tablas de datos existentes
Crear o cambiar informes de tabla
Puede ver los informes existentes
dinmica
La segmentacin de datos que existe en un libro est visible
Crear o aplicar segmentacin de
una vez que el libro se haya compartido, pero no se puede
datos
cambiar para la segmentacin de datos independiente ni
En los libros compartidos no se
puede:
Crear o modificar minigrficos
Escribir, grabar, cambiar, ver o
asignar macros
Sin embargo, esta funcionalidad est disponible:
volver a aplicarla en datos de tablas dinmicas o funciones
del cubo. Cualquier filtrado que se haya aplicado a la
segmentacin de datos permanecer intacto, tanto si la
segmentacin de datos es independiente como si la usan
datos de tablas dinmicas o funciones del cubo en el libro
compartido.
Los minigrficos existentes en un libro se muestran una vez
que el libro se haya compartido, y cambiarn para reflejar
los datos actualizados. Sin embargo, no se pueden crear
nuevos minigrficos, cambiar su origen de datos ni modificar
sus propiedades.
Puede ejecutar las macros existentes que no tienen acceso a
las caractersticas no disponibles. Tambin puede grabar las
operaciones del libro compartido en una macro almacenada
en otro libro no compartido.
En los libros compartidos no se
Sin embargo, esta funcionalidad est disponible:
puede:
Agregar o cambiar hojas de dilogo
de Microsoft Excel 4
Cambiar o eliminar frmulas de Excel calcular las frmulas de matriz existentes
matriz correctamente
Trabajar con datos XML, que
incluye:

Importar, actualizar y exportar

datos XML
Agregar, cambiar el nombre o
eliminar asignaciones XML
Asignar celdas a elementos
XML
Usar el panel de tareas Origen
XML, la barra de tareas XML o
En los libros compartidos no se
Sin embargo, esta funcionalidad est disponible:
puede:
los comandos XML del men
Datos

Usar un formulario de datos para

Puede usar un formulario de datos para buscar un registro
agregar nuevos datos

Compartir el libro

1. En la ficha Revisar, en el grupo cambios, haga clic en Compartir libro

2. En la pestaa Modificacin del cuadro de dilogo Compartir libro, active la casilla Permitir la
modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros.
3. En la pestaa Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar un control
de los cambios y actualizarlos y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
 4. Siga uno de estos procedimientos:
o Si se trata de un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro nombre de archivo.

o Si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro.

5. Si el libro contiene vnculos a otros libros o documentos, compruebe los vnculos y actualizar
los vnculos rotos.
6. Haga clic en la pestaa archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar .

Mtodo abreviado de teclado presione CTRL+S para guardar el libro.

Comprobar y actualizar los vnculos a otros libros o documentos

1. En la pestaa datos, en el grupo conexiones, haga clic en Editar vnculos.

Nota el comando Modificar vnculos no est disponible si el archivo no contiene

informacin vinculada.
2. Haga clic en Comprobar estado para comprobar el estado de todos los vnculos de la lista.

Nota Esto puede tardar un rato si hay muchos vnculos o si el libro de origen de los
vnculos est en una ubicacin y una red de rendimiento de la red es lenta.
 3. Comprobar el estado en la columna estado, haga clic en el vnculo y, a continuacin, realice
la accin que se necesita.

Si el estado es: Realice esta accin:

Se requiere ninguna accin. El vnculo est actualizada y no
Vale
laborables.
Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de
Desconocido
todos los vnculos de la lista.
N/A. El vnculo utiliza vinculacin e incrustacin de objetos (OLE)
N/A. o intercambio dinmico de datos (DDE). Excel no puede
comprobar el estado de estos tipos de vnculos.
Error: No se encuentra el
Haga clic en Cambiar origen y seleccione otro libro.
origen
Error: Hoja de clculo que no Haga clic en Cambiar origen y seleccione otra hoja de clculo. El
se encontr origen puede ha movido o ha cambiado.
Advertencia: Valores no Haga clic en Actualizar valores. El vnculo no se actualiz cuando
actualizados se abre el libro.
Si el estado es:
Advertencia: Haga clic en Abrir
origen y calcule el libro
presionando F9
Advertencia: No se puede
resolver algunos nombres
hasta que se abre el libro de
origen
Advertencia: Haga clic en Abrir N/A. No se puede actualizar el vnculo hasta que se abra el
origen
Origen est abierto
Valores actualizados desde
nombre de archivo
Realice esta accin:
Establecer el libro en clculo automtico. Para hacer esto:
1. Haga clic en la pestaa Archivo y en Opciones.
2. En la categora frmulas, bajo Opciones de clculo, haga clic
en automtico.
Haga clic en Abrir origen, vuelva al libro de destino y, a
continuacin, haga clic en Comprobar estado. Si esto no resuelve
el problema, asegrese de que no se ha escrito mal el nombre o
que faltan. Cambie al libro de origen y, a continuacin, en la ficha
frmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en
Administrador de nombres y busque el nombre.
origen.
N/A. No se puede comprobar el estado de un vnculo.
Se requiere ninguna accin. Se han actualizado los valores.
Si el estado es: Realice esta accin:
Advertencia: Excel no puede Actualizar los valores. El origen no puede contener hojas de
determinar el estado del clculo o puede guardarse en un formato de archivo no
vnculo admitidos. Haga clic en Actualizar valores.

Notas

Todos los usuarios con acceso al recurso compartido de red tienen acceso completo al libro
compartido a menos que bloquee celdas y proteja la hoja de clculo para restringir el acceso.
Para ayudar a proteger un libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo cambios, haga
clic en Proteger libro compartido. Cuando se protege un libro compartido, puede establecer
una contrasea que deben escribir todos los usuarios para abrir el libro.
No todas las caractersticas de Excel son compatibles en un libro compartido. Para obtener
ms informacin, vea la seccin caractersticas que no son compatibles en un libro
compartido, ms adelante en este artculo.
Modificar un libro compartido
Despus de abrir un libro compartido, puede especificar y cambiar los datos igual que en un libro
normal.
Abra el libro compartido

1. Haga clic en la pestaa archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir para buscar el libro.
2. Haga clic en la pestaa Archivo y en Opciones.
3. En el cuadro Nombre de usuario de Personalizar la copia de Office en la categora General,
escriba el nombre de usuario que desea usar para identificar su trabajo en el libro
compartido y haga clic en Aceptar.
Editar el libro

1. Escriba y modifique datos en las hojas de clculo de forma habitual.

Nota No podr agregar o cambiar las siguientes: combinar celdas, formatos condicionales,
validacin de datos, grficos, imgenes, objetos, incluidos los de dibujo, hipervnculos,
escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica, proteccin de
libro y hoja de clculo y macros.
 No todas las caractersticas de Excel son compatibles en un libro compartido. Para obtener
ms informacin, vea la seccin caractersticas que no son compatibles en un libro
compartido, ms adelante en este artculo.

2. Realice cualquier filtro y configuracin de impresin que desee para su uso personal.
Configuracin de cada usuario se guarda individualmente de forma predeterminada.

Sugerencia Tambin puede usar el filtro o imprimir configuracin realizados por el

propietario del libro cada vez que abra el libro.

Usar el filtro original y configuracin de impresin

a. En la ficha Revisar, en el grupo cambios, haga clic en Compartir libro.

b. En la pestaa Avanzadas, bajo incluir en vista personal, desactive la casilla de

verificacin configuracin de impresora o configuracin de filtro y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
 3. Para guardar los cambios en el libro y ver los cambios que otros usuarios han guardado
desde la ltima guardar, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso
rpido o presione CTRL+G.

Si aparece el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, resuelva los conflictos.

Sugerencia Para resolver conflictos, vea resolver conflictos de cambios en un libro

compartido, ms adelante en este artculo.

Notas

Puede ver quin ms tiene abierto el libro mediante la pestaa Modificacin del cuadro de
dilogo Compartir libro (pestaa Revisar, grupo Cambios, botn Compartir libro).
Puede elegir si desea obtener actualizaciones automticas de los cambios de los dems
usuarios peridicamente, guardarlas o no, en Actualizar cambios, en la pestaa Uso
avanzado del cuadro de dilogo Compartir libro.
Quitar un usuario de un libro compartido
Si es necesario, puede desconectar usuarios de un libro compartido.

Importante Antes de desconectar usuarios, asegrese de que han completado su trabajo en el

libro. Si quita usuarios activos, se perdern los trabajos no guardados de las suyas propias.

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

2. Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro
de la pestaa Modificacin.
o Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y, a continuacin, haga clic

en Quitar usuario.
Nota aunque esta accin desconecta al usuario del libro compartido, no impide que el
usuario modificar de nuevo el libro compartido.
3. Para eliminar la configuracin de vista personal del usuario quitado, haga lo siguiente:
a. En la ficha vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Vistas personalizadas.
 b. En la lista vistas, puede seleccionar vistas de otros usuarios y, a continuacin, haga clic
en Eliminar para quitarlos.

Resolver conflictos de cambios en un libro

compartido
Un conflicto sucede cuando dos usuarios modifican el mismo libro compartido y guardar los
cambios que afectan a la misma celda. Excel puede conservar solo uno de los cambios en la celda.
Cuando el segundo usuario guarda el libro, Excel muestra el cuadro de dilogo Resolucin de
conflictos para ese usuario.

1. En el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, lea la informacin acerca de cada cambio y

los cambios conflictivos realizados por el otro usuario.
2. Para mantener el cambio que ha realizado o el del otro usuario y continuar con el siguiente
cambio en conflicto, haga clic en Aceptar los mos o en Aceptar otros.
Para mantener todos los cambios restantes o todos los cambios de los dems usuarios, haga
clic en Aceptar todos los mos o Aceptar todos los otros.
3. Para que sus cambios anulen todos los dems cambios sin mostrar de nuevo el cuadro de
dilogo Resolucin de conflictos, haga lo siguiente:
a. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
b. En la pestaa Uso avanzado, en En caso de cambios conflictivos entre usuarios, haga
clic en Prevalecen los cambios guardados y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
4. Para ver cmo usted u otros usuarios resolvieron los conflictos anteriores, haga lo siguiente:
a. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y, despus,
haga clic en Resaltar cambios.
b. En la lista Cundo, seleccione Todos.
c. Desactive las casillas Quin y Dnde.
d. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en
Aceptar.
e. En la hoja de clculo Historial, desplcese hacia la derecha para ver las columnas Tipo
de accin y Cambio perdedor.

Los cambios en conflicto que se han mantenido tienen el valor Prevalece en Tipo de
accin. Los nmeros de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las filas
con informacin acerca de los cambios en conflicto que no se han mantenido, incluidos
los datos eliminados.
 Sugerencia Para guardar una copia del libro con todos los cambios que ha realizado,
haga clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos. A continuacin,
guarde una copia nueva del archivo, lo cual requiere que escriba un nombre nuevo
para el archivo.

Finalizar el uso compartido de un libro

Antes de dejar de compartir el libro, asegrese de que todos los dems usuarios han completado
su trabajo. Los cambios no guardados se perdern. Dado que tambin se eliminar el historial de
cambios, desea iniciar la impresin o copiando la hoja de clculo de historial en otro libro.
Conservar una copia de la informacin del historial de cambios

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y, despus, haga
clic en Resaltar cambios.
2. En la lista Cundo, seleccione Todos.
3. Desactive las casillas Quin y Dnde.
4. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
o Imprima la hoja de clculo de historial.
 o Copie el historial en otro libro mediante el siguiente procedimiento:
i. Seleccione las celdas que desea copiar y haga clic en Copiar en la ficha Inicio, en
el grupo Portapapeles.
ii. Cambie a otro libro, haga clic donde desee colocar los datos copiados, y, a
continuacin, haga clic en Pegar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

Nota Tambin se puede guardar o imprimir la versin actual del libro, porque estos datos de
historial no se podrn aplicar a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, ubicaciones de celda,
incluidos los nmeros de fila, en el historial copiado ya no podrn actual.
Dejar de compartir un libro

1. En el libro compartido, haga clic en la opcin Compartir libro en el grupo Cambios de la

pestaa Revisar.
2. En la pestaa Modificacin, asegrese de que es el nico usuario que aparece en la lista Los
siguientes usuarios tienen abierto este libro.

Sugerencia Para quitar cualquier usuario adicional, vea quitar un usuario de un libro
compartido.
3. Desactive la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin permite
combinar libros.

Nota Si esta casilla no est disponible, deber desproteger el libro. Para quitar la
proteccin del libro compartido, haga lo siguiente:

a. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Compartir libro.

b. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
c. Si se le solicita, escriba la contrasea y haga clic en Aceptar.
d. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
e. En la pestaa Modificacin, desactive la casilla Permitir la modificacin por varios
usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros.
f. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta accin puede tener en los dems
usuarios, haga clic en S.