Unidad 22: Tablas Dinmicas *material 2010*

22.0 Introduccin:
Esta unidad podra haberse llamado resumir los datos con rapidez. Excel ofrece una
herramienta poderosa para crear resmenes tabulares de datos y cambiar el diseo y los
detalles del resumen rpidamente. Las Tablas Dinmicas tienen mucha funcionalidad
detallada y se puede ver como un uso de Excel muy avanzado con unos pocos pasos
esenciales usted puede llevar a cabo muchas cosas y esta unidad ensea eso.

Esta es un rea donde se ha provisto una gran cantidad de funcionalidades extras en la

versin de 2010 vea el apartado 22.6.

22.1 Qu son las tablas dinmicas?

Las Tablas Dinmicas resumen los datos de una base de datos es decir, datos que
simplemente estn en formato de tabla en donde la primera fila contiene un ttulo y las
otras contienen ya sean categoras o valores.

TTULOS
CATEGORAS

VALORES

La forma en que se hayan resumido los datos es flexible, pero en general la tabla de datos
que resulta de una Tabla Dinmica contiene valores resumidos sobre alguna de las
categoras en la base de datos. As que, por ejemplo, en el conjunto de datos de arriba se
puede producir la siguiente Tabla Dinmica con rapidez:

2010 Excel with Business 1 Unidad 22: TablasDinmicas

Este tipo de resumen podra crearse con la funcin SUMAR.SI (tratada en la Unidad 21:
Resumir los Datos), pero las ventajas de usar las Tablas Dinmicas aqu son:

Velocidad: La tabla superior se cre, a partir de los datos, con siete fciles clics de
ratn.
Facilidad: La tabla superior se cre sin usar ninguna funcin simple o frmula de
Excel, slo esos siete fciles clics con el ratn.
Flexibilidad: Por ejemplo, con un par de clics ms se pueden cambiar los datos que
aparecen en los gastos nominales o reducir el nmero de aos a mostrar.
Acceso a datos dinmicos: Las Tablas Dinmicas pueden vincularse directamente a
fuentes de datos externos tales como: una base de datos o un sistema contable y los
resultados se pueden actualizar automticamente.

22.2 Crear tablas dinmicas: una receta:

Configure su fuente de datos:
Su fuente de datos necesita tener el formato de una base de datos, como se ha descrito
antes, esto significa que tiene que haber una parte superior, es decir, la fila del ttulo de la
que desciendan las columnas, ya sea con categoras o con valores. Para configurar la Tabla
Dinmica slo debe seleccionar toda la base de datos y hacer clic en el icono de: Tabla
Dinmica en la Cinta de Opciones1:

1
Si la tabla de datos est configurada sin filas o columnas en blanco, entonces usted debera ser capaz de
seleccionar cualquier celda de la tabla y Excel "adivinar" el rea con la que desea trabajar chequee que esto
haya sido adivinado correctamente!

2010 Excel with Business 2 Unidad 22: TablasDinmicas

Aparecer una ventana con el men que le permitir confirmar la seleccin de la base de
datos y ajustar las otras opciones usted ya ha configurado la fuente de datos, as que haga
clic en Aceptar:

En este momento, si una de las columnas de las fuentes de datos no tiene el ttulo, la Tabla
Dinmica no se podr crear y aparecer un mensaje de error:

Si la columna a la que le falta el ttulo es importante para usted (es decir, una que usted
quiere usar ya sea como categora o como valor en su Tabla Dinmica), entonces asegrese
que est titulada razonablemente. Si, por el contrario, no piensa utilizar esa columna, puede
borrar toda la columna de la fuente de datos o introducir un texto cualquiera como ttulo
los dos servirn para que se ponga en marcha con xito la Tabla Dinmica; tambin es
buena idea asegurarse de que los ttulos sean nicos, si hubiese duplicados, la Tabla
Dinmica se pondr en marcha pero los ttulos harn que usted se confunda).

2010 Excel with Business 3 Unidad 22: TablasDinmicas

Seleccione los datos que quiere que muestre:
Al seguir los pasos de arriba usted ver una pantalla que tiene un aspecto semejante a esto:

A la izquierda de su base de datos hay un cuadro que es su Tabla Dinmica vaca. A la

derecha, hay un cuadro de control llamado Lista de campos de la tabla dinmica que le
permite seleccionar qu datos de su base de datos quiere resumir. (Si no ve el cuadro de
control, haga clic con el botn izquierdo del ratn en la Tabla Dinmica a la izquierda y
ste aparecer).

Usted necesita seleccionar los valores que quiera aadir y las categoras que quiere resumir.
Los datos en el ejemplo registran el gasto del gobierno del Reino Unido por ao y por
funciones. Si usted slo quiere resumir el total de gastos (trminos reales) por ao, Necesita
seleccionar Ao (Year) y Gastos (Expenditure) (bn, real) en el cuadro de control:

2010 Excel with Business 4 Unidad 22: TablasDinmicas

Al hacer esto, comienza a crearse la Tabla Dinmica a su izquierda.

Cambio del diseo:

Los pasos anteriores han creado una Tabla Dinmica que se asemejar a esta:

2010 Excel with Business 5 Unidad 22: TablasDinmicas

El ltimo paso del proceso es cambiar el diseo de la Tabla segn usted lo desee. Esto se
puede realizar con facilidad mediante el cuadro de control de la derecha. Por ejemplo,
arrastrando el campo Year del cuadro de las RowLabels (Etiquetas de las filas), que
estn abajo a la derecha, al cuadro vaco llamado ColumnLabels (Etiquetas de las
Columnas), lo que har que aparezca como columna la categora Year (Ao) en vez de
aparecer como el ttulo de la fila y la tabla figurar en la pgina:

Resumen de la receta:
Para resumir el proceso anterior:

Asegrese que la fuente de datos tengan el formato de una base de datos.

Seleccione toda la base de datos, haga clic en el icono Tablas Dinmicas de la Cinta
de Opciones y luego, clic en aceptar en el siguiente cuadro del men.
Marque las casillas en el campo del cuadro de control de la lista de la Tabla Dinmica
para seleccionar los datos que desea incluir en sta (ya sea para resumirla desglosada
por valores o por categoras).
Vuelva a usar el cuadro de control de la Lista del Campo de la Tabla Dinmica para
arrastrar los campos, de modo que tenga el aspecto que usted desee - una buena
manera de hacer esto es con la actitud de pruebo aunque me equivoque!

22.3 Unos pocos consejos ms y errores comunes:

Cambiar dnde se inserta la Tabla Dinmica:
En el ejemplo anterior, la Tabla Dinmica se cre en una nueva hoja de clculo propia.
Puede que haya notado una opcin en el cuadro del men que aparece a la vez que hace
clic en el icono de la Tabla Dinmica:

2010 Excel with Business 6 Unidad 22: TablasDinmicas

 :

Si usted selecciona Hoja de clculo existente aqu, eso le permitir crear la Tabla Dinmica
en una ubicacin de su eleccin dentro de la hoja de clculo existente.

Tiene que tener cuidado de que la Tabla Dinmica no se monte sobre su trabajo existente
el tamao y la forma cambiar segn las categoras que haya introducido, as que tiene que
dejar espacio para ello. Le recomendamos que use una hoja de clculo aparte para la
Tabla Dinmica a menos que tenga una razn de peso para no hacerlo.

No puedo ver la lista del Campo de la Tabla Dinmica:

Este cuadro de control se puede esconder. Si no puede verlo cuando haga clic en el botn
izquierdo del ratn en la Tabla Dinmica, haga clic en el botn derecho del ratn sobre la
tabla y le saldr un men:

2010 Excel with Business 7 Unidad 22: TablasDinmicas

Y seleccione Mostrar la Lista de Campos.

Filtrar la tabla completa:

Una de las opciones de la lista de campos de Tablas Dinmicas le permite filtrar todos los
resultados de la Tabla Dinmica por categoras. Esta es la opcin de Filtro de Informe, la
cual podemos observar encerrada en un crculo rojo en el siguiente cuadro:

Su utilidad se puede ilustrar mejor con un ejemplo. Si en el caso de arriba, el campo

Funcin se aade al informe y el campo lo arrastra al cuadro del Filtro del Informes, se
aadir un men desplegable a la Tabla Dinmica que selecciona slo los gastos
(expenditure) en una funcin particular en los resultados de la Tabla Dinmica:

2010 Excel with Business 8 Unidad 22: TablasDinmicas

Tenga en cuenta que la Tabla Dinmica resultante sumar el valor de la categora del filtro
seleccionado (en el ejemplo:4. EconomicAffairs Asuntos econmicos -) ahora, solo.

22.4 Segmentacin (solo en Excel 2010)

Una Segmentacin es un objeto flotante que contiene botones para filtrar una Tabla
dinmica por todos los valores de un campo en particular. Debajo hemos seleccionado una
celda en nuestra Tabla dinmica y hemos elegido la Segmentacin del grupo Filtro de la
pestaa Insertar. Despus hemos elegido el campo Pas (Country) de la lista de campos
disponibles en los datos de nuestra Tabla dinmica. Esto crea una Segmentacin flotante
con un conjunto de botones de pases. Hacer clic en un botn filtra nuestra Tabla dinmica
para mostrar los valores para ese pas solamente.

Hasta ahora, esto no parece un gran paso adelante, usted podra aadir el campo pas como
un filtro de informe para hacer prcticamente lo mismo sin preocuparse por la nueva
herramienta Segmentacin. No obstante, las Segmentaciones son sobre todo para hacer
ms fcil interactuar con Tablas dinmicas y que sea ms fcil ver lo que la Tabla dinmica le
est mostrando. Si usted selecciona un pas, entonces el filtro de informe mostrar el
nombre del pas, pero si usted selecciona varios pases, entonces solo mostrar Mltiples
objetos, haciendo imposible ver con una mirada lo que la Tabla dinmica muestra.

Aqu hemos movido nuestra Segmentacin de pas para que se encuentre debajo de nuestra
Tabla dinmica, y hemos utilizado la pestaa contextual de Herramientas de Segmentacin
para cambiar el nmero de columnas y ajustarse mejor al espacio. Despus hemos utilizado
Control+Clic para seleccionar varios pases. En contraste con el filtro de informe, la
segmentacin muestra claramente qu pases estn seleccionados:

2010 Excel with Business 9 Unidad 22: TablasDinmicas

Se pueden seleccionar mltiples elementos en la Segmentacin usando tcnicas estndar de
Windows, como Control+Clic para alternar la seleccin de elementos individuales,
Maysculas+Clic para seleccionar un bloque y Control+arrastrar con el ratn. La apariencia
de la Segmentacin se puede cambiar utilizando los estilos diferentes para destacar campos
seleccionados y campos sin datos.

La mayor visibilidad y la facilidad de uso del filtrado de una Tabla dinmica con una
segmentacin son tiles, pero quiz no como para tirar cohetes. No obstante, se vuelve ms
impresionante cuando usamos ms de una segmentacin o adjuntamos segmentaciones
ms de una Tabla dinmica. Aqu hemos establecido tres segmentaciones por pas, fecha de
pedido y nombre de producto (Country, OrderDate y ProductName). Mientras los
elementos se seleccionan en una segmentacin, las otras segmentaciones cambian para
mostrar al final de la lista elementos para los que no hay ahora datos:

Finalmente, veremos cmo adjuntar una segmentacin a ms de una Tabla dinmica. Aqu
hemos creado tres Tablas dinmicas separadas, todas basadas en los datos de nuestras

2010 Excel with Business 10 Unidad 22: TablasDinmicas

facturas Northwind. Tenemos una tabla liguera de las mejores 10 ventas por pas, una
tabla mostrando las ventas por vendedor, y una segunda tabla que muestra las ventas por
periodos de fechas de pedidos. Despus hemos aadido una segmentacin segn el nombre
del producto (ProductName).

Para conectar esta segmentacin a todas nuestras Tablas dinmicas, hacemos clic en el
botn Conexiones de tablas dinmicas en la pestaa contextual de Herramientas de
segmentacin. Esto nos permite seleccionar a qu Tablas dinmicas de este libro queremos
conectarnos. Habindonos conectado a las tres Tablas dinmicas requeridas, cambiar los
objetos seleccionados en la segmentacin aplicar el filtro a todas las Tablas dinmicas
conectadas. Esto significa que podemos crear una presentacin interactiva de nuestros
datos sin utilizar una sola frmula o lnea de cdigo:

22.5 Repetir encabezamientos (solo en Excel 2010)

Aunque PowerPivot y las Segmentaciones fueron las principales mejoras del 2010 en este
rea, hay otra mejora que vale la pena estudiar. Para cualquiera que utilice Tablas dinmicas
para organizar datos para su procesamiento y formateado posterior, esto podra ahorrar
mucho tiempo. Cuando usted incluye varios campos en el rea de columnas de una Tabla
dinmica, las columnas ms a la izquierda solamente mostrarn el encabezamiento en la
primera fila de cada seccin. Un ejemplo har esto ms claro:

2010 Excel with Business 11 Unidad 22: TablasDinmicas

Aqu hemos incluido tanto el pas como el nombre del cliente como etiquetas de columna.
Los valores de cada cliente se agrupan dentro del pas, pero el nombre del pas solamente se
incluye en la primera fila de cada seccin. En Excel 2010 hay una nueva opcin en el
desplegable Diseo de informe de la pestaa Herramientas de Tablas dinmicas. Repetir
todas las etiquetas de elementos incluir el nombre del pas en cada fila como se muestra
debajo:

2010 Excel with Business 12 Unidad 22: TablasDinmicas

22.6 PowerPivots (Excel 2010)
PowerPivot es una extensin gratuita para Excel, diseada para extender sus capacidades de
Inteligencia de negocios. Debido a que incorpora un conjunto de caractersticas de gestin
de base de datos de forma diferente a trabajar con frmulas de Excel, sospechamos que
PowerPivots podra convertirse en una de las mejoras ms radicales jams introducidas en
Excel.

Datos
Una de las afirmaciones de Microsoft acerca de PowerPivot es que puede afrontar
alegremente millones (o incluso cientos de millones) de registros, por lo que para hacer una
prueba justa, haremos un poco de trampa y crearemos un par de millones de facturas
usando un mtodo cartesiano, es decir, uno que incluya dos tablas no unidas. El efecto de
esto es repetir cada fila en una tabla por el nmero de filas de la otra tabla. As que tenemos
2157 datos de pedidos y otra tabla con 1001 filas, lo que nos da 2157*1001=2.159.157 filas.
Convirtiendo esto en una consulta para hacer tablas tenemos ms de dos millones de
detalles de pedidos para leer en nuestra tabla PowerPivot (aunque hay 1001 copias de cada
una!).

Una vez descargada de http://www.powerpivot.com/ e instalada, la extensin PowerPivot

aade una pestaa PowerPivot en la Cinta de Excel. Desde esta pestaa, haga clic en el
botn de la ventana de PowerPivot para ejecutar PowerPivot:

Ventana de PowerPivot

2010 Excel with Business 13 Unidad 22: TablasDinmicas

En la pestaa Inicio de la ventana de PowerPivot hay una seccin de Obtener datos
externos que incluye botones para acceder a los datos de diversas fuentes y un botn para
Refrescar. El botn Desde base de datos muestra opciones para el servidor SQL, Access y
AnalysisServices. Hemos escogido Access y luego utilizado el botn Buscar para localizar la
base de datos con nuestros dos millones y pico de registros.

En nuestro caso, ya tenemos una tabla idnea para proporcionar los registros con los que
queremos trabajar en PowerPivot, as que podemos utilizar la opcin para seleccionar
nuestra tabla o consulta, como alternativa podemos escribir una consulta desde dentro de
PowerPivot para recuperar los datos que queremos.

Podemos elegir mltiples tablas, pedir a PowerPivot que recupere Tablas relacionadas y
Previsualizar y filtrar cada tabla:

2010 Excel with Business 14 Unidad 22: TablasDinmicas

La opcin de filtro muestra una vista de los datos similar a la de una tabla de Excel 2010, y
con las mismas opciones de filtro avanzado a las que se puede acceder desde los mens
desplegables encima del encabezado de cada columna:

Una vez que tenga los datos que desea analizar, puede pulsar el botn Finalizar. Ver una
pantalla que muestra el progreso de la importacin de su tabla o tablas de datos en
PowerPivot:

Una vez que se hayan importado los datos, cada tabla se mostrar como una hoja
separada dentro de la ventana de PowerPivot. De nuevo, los datos se muestran como una
tabla de Excel 2010 con encabezados de columna como filtro. Las opciones en la pestaa
Inicio de la Cinta de PowerPivot permiten establecer el formato de columnas individuales:

La ventana de PowerPivot funciona casi como su propia aplicacin de base de datos, o como
una Microsoft Query mucho ms extendida. Los datos se pueden importar de una gran

2010 Excel with Business 15 Unidad 22: TablasDinmicas

variedad de fuentes, incluyendo archivos de texto y hojas de clculo de Excel, al igual que de
productos de bases de datos estndar. La pestaa de diseo de PowerPivot incluye
herramientas para Crear y administrar relaciones entre las diferentes tablas.

Informes
La fase final es transformar su coleccin de millones de filas de datos en un conjunto de
grficos o informes con sentido. Desde la pestaa Inicio de la ventana de PowerPivot,
simplemente haga clic en la seccin desplegable del botn de Tabla dinmica en el grupo
Informes para ver la gama de informes y grficos disponibles:

Nosotros vamos a elegir Cuatro grficos. Despus podemos decidir si colocarlos en una
nueva hoja de clculo o en la ya existente. Para nuestra opcin de Cuatro grficos se
crearn cuatro hojas adicionales, cada una con los datos de uno de los grficos.

Inicialmente, usted ver cuatro Grficos dinmicos en blanco. Simplemente haga clic en
cada grfico y seleccione los campos que quiere que el grfico represente para crear su
conjunto de grficos. Despus puede aadir una Segmentacin arrastrando el campo de

2010 Excel with Business 16 Unidad 22: TablasDinmicas

criterios al rea vertical u horizontal, y automticamente se conectar a las cuatro Tablas
dinmicas que tienen los datos de su grfico:

2010 Excel with Business 17 Unidad 22: TablasDinmicas