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Resumen
Se identifican y analizan las principales herramientas normativas y polticas de infor- Palabras clave
macin con las que deben contar los servicios de documentacin de las cadenas tele- Documentacin audiovisual
visivas con el fin de lograr el objetivo principal de facilitar la informacin audiovisual Archivos de televisin
requerida por los periodistas. Las normativas/polticas analizadas son relacionadas Polticas de informacin
tica y deontologa
con la descripcin del material audiovisual, con los criterios de seleccin de la infor- Software de gestin documental
macin audiovisual para que formen parte de la coleccin de la cadena, las normas de Acceso, uso y conservacin
acceso y uso de los contenidos audiovisuales, las normas que regulan la conservacin
de la informacin, las directrices ticas y deontolgicas y, por ltimo, las normas de
utilizacin del software de gestin documental.
Abstract
1. Polticas de informacin
Las polticas de informacin son normas, directrices y regulaciones que pueden contar
con objetivos gubernamentales, locales (de instituciones) e incluso supranacionales.
En este trabajo no nos referiremos a las polticas arriba citadas, ya que nos centraremos
en las polticas internas de los servicios documentacin; es decir, aquellas normas que
deben estar adscritas para facilitar y unificar la labor del documentalista en sus quehaceres
cotidianos. Este conjunto de normas y directrices, con las que debieran contar todas las
unidades de documentacin, conformarn la poltica de informacin de la institucin.
2. Objetivo y metodologa
La metodologa que se ha desarrollado para la confeccin de este trabajo es, sin lugar
a dudas, simple. No obstante, es tambin muy utilizada en los trabajos de las discipli-
nas relacionadas con las Ciencias Sociales y, en cierta manera, con las Humanidades.
Tanto la FIAT como la FIAF, al no ser entidades normalizadoras, no cuentan con un res-
paldo masivo en las recomendaciones realizadas, ni entre las empresas audiovisuales ni
entre las instituciones nacionales que trabajan en dicho entorno, sino que cada empresa
televisiva elabora sus propias normas, que pueden tomar elementos de las recomendacio-
nes de estas instituciones supranacionales como puntos de partida o referencia.
Una vez revisada la bibliografa tanto de autores, instituciones como de las federacio-
nes sealadas, es imprescindible el contacto directo con profesionales de las cadenas
de televisin por medio de entrevistas (facultativos de la Repblica del Ecuador y de
Espaa). Los expertos con los que se ha contactado son tanto profesionales de medios
como periodistas, ya que ambos requieren cuestiones diferentes de cada una de las
normativas, directrices, polticas, etc. que se marcan en las cadenas.
Y por ltimo, una vez analizada la bibliografa y haber contactado con profesionales
de los medios, se ha realizado el anlisis de la informacin con el fin de detectar
cules son las normas y directrices necesarias en los servicios de documentacin y
cules deben ser las caractersticas, peculiaridades y elementos descriptivos con los
que deben contar.
Como resultado de este estudio se han determinado vitales las siguientes normativas
y/o directrices:
Una vez identificadas las normas que deben existir en los departamentos de docu-
mentacin, se describen cada una de ellas y se enumeran los elementos bsicos que
debieran contener.
Por lo tanto, el objetivo principal del trabajo es el anlisis de las polticas con las
que se debiera contar en los servicios de documentacin para lograr los objeti-
vos de dichos servicios. Los objetivos de los departamentos de documentacin
de las televisiones pueden variar ateniendo a si su financiacin procede de fon-
dos pblicos o privados; no obstante, lo aqu sealado es vlido para todas las
empresas televisivas independientemente de su naturaleza. Hacer accesible la
documentacin a los periodistas; conseguir facilitar la mejor informacin a los
requerimientos reales y potenciales de los usuarios; instrumentar la conserva-
cin correcta y permanente de la informacin en los medios, garantizando as su
integridad presente y futura; trabajar para los periodistas de la cadena siempre
teniendo en cuenta los lmites de la veracidad informativa, entre otros elementos
destacables, son los fines de los Departamentos de Gestin Documental de las
cadenas televisivas.
De Mon Martn y Guallar (2014) indican la variedd de los trabajos relacionados con
lo audiovisual, ya que son numerosos los autores y los trabajos que analizan la cues-
tin. Destaca los trabajos de Caldera-Serrano junto a Arranz-Escacha (2012), Lpez-
de-Quintana (2007, 2014), Hidalgo Goyanes (2005, 2013), Agirreazaldegi Berriozabal
(2007, 2011), Gimnez Rayo (2007), entre otros, para identificar el estado de la cuestin.
Los procesos de implantacin de los sistemas digitales en las televisiones son prc-
ticamente una realidad en los pases ms desarrollados. No obstante, la migracin
de los soportes analgicos a los digitales es un hecho an lejano en muchos casos
derivado de los costes, de lo complejo de su implantacin y de los problemas tecno-
lgicos derivados.
Con la penetracin del concepto digital tambin han emergido con mucha fuerza otras
ideas, tales como el de software libre, lo que otorga un potencial democratizador y
socializador al conocimiento.
Adems de lo sealado existe una nueva modalidad que, cada vez ms, se est
extendiendo en muchas cadenas: la adquisicin de la descripcin del contenido
procedente de terceros, tales como las agencias de noticias e intercambio, como
de las productoras asociadas que generan productos audiovisuales para la cadena.
Independientemente de los graves problemas que esto puede ocasionar y que
ocasiona, sin lugar a dudas hace que la gestin de la descripcin de los contenidos
sea ms automatizada y sencilla por su simpleza.
Pero la gran revolucin viene en los procesos de recuperacin, ya que sta es absolu-
tamente instantnea. Los nuevos periodistas acceden ellos mismos a los servicios de
documentacin, obtienen la informacin necesaria y montan desde su propia terminal
la noticia. El departamento de documentacin es visitado si existen problemas de
recuperacin. Por un lado, el departamento es ms independiente al perder, cada vez
ms, el carcter de puente entre la informacin y el usuario, pasando a ocupar ese
papel el software de gestin documental. Este es el autntico intermediario, debiendo
encaminar los esfuerzos a la mejora de dicho software para que el usuario pueda
acceder fcil y libremente a los contenidos.
indispensable que existan estas guas con el fin de que todo el equipo trabaje en la
misma lnea y que, por lo tanto, los objetivos y mtodos de trabajo sean compartidos.
Las polticas con las que debe contar el departamento de gestin documental de una
empresa audiovisual son:
Los hbitos y los mtodos han cambiado a raz de la digitalizacin de las redaccio-
nes y posteriormente de los servicios documentales, no obstante la organizacin de
la informacin sigue siendo un patrn repetido y fundamental en los servicios de
documentacin.
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La herramienta debe contar con la misin del departamento, objetivos que nos llevan
a conocer y alcanzar dicha misin, as como la descripcin de los campos de la base
de datos por medio de la cual se identifican los contenidos, as como la normativa
de confeccin.
Adems, muchas de estas herramientas son de carcter mutables y vivas, por lo que se
debe realizar un seguimiento constante para su actualizacin por parte del personal
de la cadena, especialmente de las herramientas derivadas del control terminolgico
documental, tales como ndices, tesauros o listas de descriptores, ya que la informa-
cin en televisin se mueve por medio de modas que se van modificando a lo largo
de tiempo. La realidad nos muestra que estos cambios son a veces veloces, por lo
que es fundamental estar muy en contacto con los periodistas para detectar nuevos
requerimientos y adaptarnos a estas transformaciones.
No todas las unidades deben hacer una seleccin potente, pero s en las cadenas de
televisin donde cada da entran en el sistema gran cantidad de horas derivadas de
las labores de los programas informativos y de los programas de entretenimiento de
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Es necesario seleccionar para contar con una coleccin adecuada a los requerimientos
del usuario, y no tener una coleccin excesivamente voluminosa que provocara ruido
documental en la recuperacin. La seleccin es una operacin delicada, pero absolu-
tamente necesaria.
No todo el material no seleccionado debe ser borrado. Al ser una accin delicada, se
puede determinar el material que no va a ser til, pero que no lo sabemos con certeza,
pueda ser conservado temporalmente en los depsito/libreras digitales, pudiendo
acceder temporalmente a ellos por medio de elementos como la fecha o por la descrip-
cin/metadatos procedentes de los agentes externos o sealados durante la ingesta
en el sistema (no labor propiamente documental); de esta manera, en el caso de que
un material que a priori no pareciese interesante fuera con posterioridad requerido,
podra integrarse al sistema documental.
Es difcil identificar criterios ya que cada televisin puede tener objetivos diferen-
tes. La Federacin Internacional de Archivos de Televisin es sin ningn gnero de
dudas la entidad de carcter supranacional ms importante e interesante en materia
de normalizacin en archivos audiovisuales y, muy especialmente, los televisivos
(Caldera-Serrano y Arranz-Escacha, 2013).
Esta entidad indica que deber conservarse todo lo emitido, al menos durante cinco
aos (no obstante, habr que tener en cuenta la legislacin vigente de cada pas).
Pero la FIAT/IFTA slo seala el material emitido, lo cual no es sino la punta de un
iceberg mucho mayor, que es todo el material que se ha generado para producir,
editar y emitir la pieza informativa.
Tal y como seala Gimnez Rayo (2007), las polticas de seleccin deben centrarse en
reducir el componente subjetivo de la labor de eleccin de imgenes, para afrontar
de manera correcta la cantidad ingente de material audiovisual generado por las
cadenas de televisin. Por lo que igualmente resea que las polticas de seleccin
debern tener en cuenta el entorno empresarial, las necesidades de los usuarios del
sistema de informacin, cmo dichas polticas se adecan al archivo y, por supuesto,
el material objeto de seleccin.
Tambin debiera tenerse muy presente no solo el uso interno sino la utilizacin que
de dicha informacin puede exponerse a la sociedad por medio de plataformas web.
En este caso debe decidirse qu documentos van a estar a disposicin de usuarios
no internos por medio de repositorios y plataformas web. Debe tenerse en cuen-
ta que no todos los contenidos debern facilitarse a los usuarios y telespectadores
(ciberespectadores) sino que la empresa deber decidir qu elementos se ponen a
su disposicin o cules debern ser restringidos. No olvidar que debern tenerse en
cuenta lo relacionado con los derechos de utilizacin y explotacin, as como derechos
derivados de la legislacin vigente.
Por lo tanto, se deber distinguir entre los usuarios internos (periodistas) de los
externos, dando posibilidad a estos ltimos de acceder a la informacin por medio
de la denominada televisin a la carta, ya sea en forma de directorios, repositorios
e incluso por la utilizacin de canales en YouTube.
En el marco de los usuarios externos sealar que no se podr discriminar entre ellos.
No as entre los usuarios de la propia organizacin, entre los que habr que identificar
niveles de acceso a contenidos, si as se determina por parte de la organizacin. Hemos
de aclarar que el archivo audiovisual es uno de los mayores activos de la cadena de
televisin, por lo que no parece oportuno dar acceso en alta calidad al conjunto de
la informacin a toda la escala laboral de la cadena.
Las copias de seguridad suelen ser una obsesin que no est al alcance de todas las
cadenas, por lo que se prefiere cuidar y controlar el acceso al material. No obstante, en
ciertas cadenas y a la vista del mayor nmero de requerimientos de dichas imgenes,
puede realizarse copias de uso de dicho material en concreto, garantizando la integri-
dad del material original. Cadenas televisivas relevantes, sin problemas especiales de
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Importancia: Este aspecto est muy relacionado con el acceso y uso, tanto es as que
en muchos casos las polticas y las normativas se encuentran redactadas en el marco
del mismo documento. El motivo es evidente: es necesaria una correcta conservacin
para que exista un buen acceso y uso de los contenidos audiovisuales.
El material debe estar correctamente almacenado tanto en las estanteras como dentro
de cada uno de los soportes. Por ejemplo, los soportes analgicos deben estar rebobi-
nados para que as se dificulte la entrada de polvo en ellos, adems de estar conser-
vados en sus cajas. Igualmente, el material cinematogrfico deber estar almacenado
en posicin horizontal (como grandes mapas o legajos) ya que de la otra manera la
emulsin fotogrfica al rozarse puede sufrir graves daos.
Adems de las condiciones de almacenamiento son otros muchos los elementos que
se deben fijar: control de insectos, microorganismos, bacterias, manipulacin del
profesional, etc.
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Pero una de las mejores maneras de conservacin del material, y que deber estar
reflejada en las herramientas normativas, son las relativas a las condiciones estables
de temperatura y humedad, ya sea de material analgico como de material digital
(Saavedra Bendito, 2011). Adems, se deber contar con planes de prevencin contra
robos, incendios e inundaciones. Tres elementos dainos casi por igual.
Una vez analizado las condiciones de conservacin, deber identificarse los procesos
de restauracin y reparacin de soportes y lectores de estos soportes. Los grandes
desperfectos en los soportes documentales tendrn que ser transferidos a empresas
encargadas de la restauracin de soportes.
Entendemos que los cdigos ticos de los documentalistas que trabajan en los
medios de comunicacin televisivos debieran basarse en aquellos cdigos ticos
que tuviera la profesin periodstica en el pas o, en su defecto, en la organizacin
concreta.
Pero no debemos olvidar que la gestin documental cuenta con una serie de peculia-
ridades en su labor que la diferencian de otras actividades dentro de la organizacin,
por lo que no estara dems redactar una serie de elementos que nos ayudarn a
seguir de manera recta el cdigo tico por parte de todos los documentalistas.
Este cdigo tico debe estar escrito, no en el mbito de las ideas, y debe estar fir-
mado por todo el personal del departamento de informacin y/o documentacin
audiovisual. Debe quedar claramente reflejado que el trabajador es conocedor de
dicho cdigo.
En algunas instituciones se utiliza este cdigo tico para integrar informacin rela-
cionada con normas de confidencialidad, lo cual es bastante normal en el personal
de las televisiones y su servicio documental. Se ha de tener presente que se puede
trabajar con informacin muy sensible y delicada, donde los derechos a la intimi-
dad, a la infancia, a la propia imagen, estn por encima de cualquier cdigo tico.
La tica en una institucin que trabaja en un marco social debe estar supeditada a
la legalidad vigente.
Es bsico contar con un cdigo que defina la cultura tica de la institucin y de cada
una de los servicios que la integra, priorizando principios y valores, y definiendo
las tareas profesionales a tenor de la legislacin y normas propias.
Estos cdigos ticos suelen ser utilizados con fines de control de procesos y procedimien-
tos documentales de las cadenas de televisin para fijar claramente cules son los lmites
de actuacin de los profesionales.
Como norma general se intenta que se huya de los prejuicios personales, buscando siem-
pre la veracidad informativa y el uso adecuado de la informacin facilitada. No obstante,
desde el departamento de documentacin de las cadenas no se define cmo se utilizan
las imgenes ni con qu fin; dicha responsabilidad suele ser del editor o director de la
cadena de televisin.
5. Conclusiones
instituciones. Es fundamental contar con estas herramientas no slo para que faci-
liten la tarea sino para que determinen y delimiten cmo se debe realizar la labor
documental, la conservacin de los soportes documentales y de la informacin con-
tenida en ellos, la tica y deontologa profesional, etc., entre otras cuestiones. Dichas
polticas deben quedar claramente reflejadas y conocidas por el profesional de estos
servicios, tanto por medio de la realizacin de cursos de formacin previo a realizar
labores documentales como por la firma de acuerdos contractuales con el personal.
Las polticas planteadas por las empresas audiovisuales para la gestin de la informa-
cin deben garantizar la preservacin, el acceso y el correcto uso de los contenidos
de las colecciones audiovisuales de la televisin, siendo por tanto las pautas a tener
en cuenta por los profesionales en el ejercicio de sus funciones.
Reconocimientos
## Referencias bibliogrficas