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LIQUIDACIN
FINANCIERA
DE BECAS
Subsecretara de Fortalecimiento
del Conocimiento y
Gerencia Nacional de Becas
2. ALCANCE:
Inicio:
Fin:
Hasta que la Gerencia Regional del IFTH entregue el acta de finiquito al becario.
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3. RESPONSABLE DEL PROCESO:
4. PARTICIPANTES:
Becario
Analista de Becas
Coordinador - Control Previo Becas
Gerente Regional
Gestin Financiera (Control Previo)
Gestin de Asesora Jurdica
5. DEFINICIONES GENERALES:
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de una divisa se necesitan para obtener una unidad de la otra.
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segn las bases de postulacin de cada programa de becas.
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CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066
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CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066
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CODIFICACION AL REGLAMENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE BECAS PARA PROGRAMAS DE ESTUDIOS DE CUARTO NIVEL
DE FORMACION ACADEMICA EN EL EXTERIOR Acuerdo 2011-066
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6. MARCO LEGAL:
1. Contrato de Financiamiento de Beca y su presupuesto.
2. Reglamento para el otorgamiento de becas para programas
de estudios de cuarto nivel de Formacin Acadmica en el
Exterior (Acuerdo 2011-066)
3. Reglamento para el financiamiento de Ayudas Econmicas
de la Secretaria de Educacin Superior Ciencia Tecnologa e
innovacin (Acuerdo 2014-029)
4. Bases de Postulacin y Reformas
5. Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Pblico y de las Personas Jurdicas de Derecho Privado
6. Resoluciones emitidas por la Mxima Autoridad de la
SENESCYT.
7. PRODUCTOS GENERADOS:
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8. POLTICAS DEL PROCESO:
Becario
El tiempo mximo que el becario/a tiene para entregar la
documentacin al IFTH para realizar su liquidacin financiera
de beca es de hasta 60 das plazo una vez que haya culminado
estudios. (Ver Anexo 14 y 15)
IFTH - Becario
El proceso de liquidacin financiera tiene un plazo mximo de 60
das adicionales, dividido de la siguiente manera:
o Las partes involucradas: IFTH y Becario dispondrn de 45
das plazo para realizar la liquidacin financiera en la cual
se aceptar por una sola vez documentacin adicional por
parte del becario.
o Los 15 das plazo restantes sern contados como parte de la
1era notificacin formal enviada mediante oficio Quipux,
notificando el valor final validado con los documentos
habilitantes entregados a ser pagado por el becario/a al
IFTH.
o Si el becario no realiza el pago, luego de la primera
notificacin, el analista debe realizar dos notificaciones
adicionales mediante oficio Quipux con el lapso de 15
das plazo cada una para que el becario realice el pago.
o Si el becario/a no realiza el pago trascurridos los 15 das
plazo posteriores a la tercera notificacin, el Analista de
Becas dispone de 48 horas adicionales para elaborar el
informe tcnico y elevar el caso a CIBAE, a fin de que este
resuelva sobre el mismo.
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Analista de becas
Debe utilizar los formatos de registros pre-establecidos en el
presente documento en el acpite de anexos.
Cuando se dan observaciones por parte de Coordinador -
Control Previo se estipula un mximo de 1 da plazo para
rectificar el error.
Es preciso indicar que, toda la documentacin a ser recibida
por el analista debe ser receptada a travs de un acta entrega
recepcin (Ver Anexo 13) de documentos en la cual tanto el
becario como el analista asuman la responsabilidad de dicha
informacin a satisfaccin de la bases de postulacin.
Direccin Financiera
Emitir dentro del plazo de 2 das el certificado de no
adeudamiento a la Gerencia Regional de Becas, una vez que
la Regional ha entregado todos los documentos habilitantes
y se haya verificado el depsito en la cuenta bancaria del
IFTH (en el caso de existan saldos a favor de la institucin).
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Direccin Jurdica o su delegado/a en regionales
Revisar las actas de Finiquito elaboradas por el Analista de becas
previo a ser entregado al Becario en un plazo mximo de 1 da.
9. PROCEDIMIENTO:
TIEMPOS MAXIMOS DEL PROCESO DE LIQUIDACIN FINANCIERA
Tiempo para
Tiempo mximo realizar la liquidacin
para que el becario financiera en la cual
presente la se aceptara por una
documentacin, 60 das plazo sola vez 45 das plazo
una vez que haya documentacin
terminado sus adicional por parte
estudios. del becario.
1era notificacin
formal dada al becario
dada al becario por
3ra notificacin 2da notificacin
medio de QUIPUX,
formal dada al formal dada al
notificando el valor final
becario va becario va
QUIPUX, 15 das plazo QUIPUX, 15 das plazo
a pagar validado con los
documentos habilitantes
notificando el notificando el
entregados.
valor a pagar. valor a pagar.
Tiempo
Tiempo mximo mximo que la
que de la gestin Gestin de Asesora
financiera dispone para Jurdica dispone para
emitir el certificado de revisar el Acta de Finiquito
no adeudamiento a la elaborada por el analista
gerencia regional de de becas previo a ser 2 da
15 das plazo becas. 1 da laboral entregado al laborables
Becario.
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GRFICA DE TIEMPOS DE LIQUIDACIN FINANCIERA
(Cuando el Becario NO cancela el valor de su liquidacin)
Tiempo para
Tiempo mximo realizar la liquidacin
para que el becario financiera en la cual
presente la se aceptar por una
documentacin una 60 das plazo sola vez 45 das plazo
vez que alla documentacin
terminado sus adicional por parte
estudios. del becario.
1ra. Notificacin
formal dada al becario
2da. Notificacin va QUIPUX notificar el
formal dada al valor final a pagar
becario va validado con los
QUIPUX, 15 das plazo documentos habilitantes
notificando el entregados.
valor a pagar.
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Actividad 1
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El analista de becas debe constatar que los documentos que se
encuentren en el expediente sean originales y/o notariados y que
todos sean referentes a los estudios realizados por el becario.
Actividad 1.1
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Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
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Certificado de fin de estudios en el que se seale la fecha de
culminacin de obligaciones acadmicas que contenga el da el
mes y el ao.
Copia Simple de reporte de notas consolidado emitido por la IES.
Documentos originales de:
o Facturas de matrcula o certificado de gasto emitido por la
Universidad o Centro de Estudios.
o Factura de pasajes o ticket electrnico acompaado de
los pases abordo o copia de pasaporte.
o Factura de seguro de salud y vida, acompaada de sus
plizas, comprobante de retencin o estado de cuenta
bancaria o tarjeta de crdito que justifique impuesto de
salida de divisas, segn sea el caso.
o Facturas que justifiquen los gastos incurridos en el rubro
de Investigacin y tesis.
Copia del Contrato de Financiamiento de Beca.
Copia del Presupuesto.
Memorandos de cada solicitud de pago.
Data screen del DELTA firmado por el Coordinador.
Copia de los OPIS de pago (DELTA), solicitud de desembolso
(PUSAK) o reporte de pagos (e- SIGEF).
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Actividad 5
Actividad 6
Actividad 7
15
Si existen saldos pendientes en la liquidacin financiera a favor del
becario/a, se debe enviar el Informe Tcnico de Liquidacin con las
matrices respectivas y documentos habilitantes como insumo, para
realizar el proceso de Desembolso y termina el proceso hasta que
se cancele los saldos pendientes al becario.
Actividad 8
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Actividad 8.1
Actividad 9
Actividad 10
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Gerencia Financiera procede con el anlisis de liquidacin financiera y
emisin de certificado de no adeudamiento al IFTH, este ltimo a travs
de Quipux en un plazo no mayor a 2 das laborables (Ver anexo 5)
Actividad 11
Actividad 12
El acta de finiquito debe contener todos los datos del becario y rubros
cancelados a lo largo de su perodo de estudios. Y se enva por correo
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electrnico a la Gerencia de Asesora Jurdica o al Delegado de la misma
en regional para su revisin en un plazo no mayor a un da laborable, y
enva mediante correo electrnico al gerente de la regional.
Actividad 13
Actividad 14
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10. Indicadores (analistas):
11. Controles:
Diagrama de flujo
Indicadores de gestin
Reportes de monitoreo del Coordinador de Control Previo
Informes de Gerencia Financiera
12. Documentos
Nombre Responsable
N Cdigo Versin Tipo de
del del Disposicin
documento
Documento Documento
Procedimiento Unidad de
1 0 de liquidacin Gerente Fsico Procesos y
financiera Regional y Digital Mejora Continua
de becas del IFTH
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13. Registros
Versin
N Cdigo Versin Tipo de
Nombre del Retencin Disposicin
Registro
Registro
Unidad de
Formato de
Analista Procesos y
1 0 matriz de Digital
de becas Mejora Continua
manutencin
del IFTH
Formato de Unidad de
matriz de Analista Procesos y
2 0 Digital
liquidacin de becas Mejora Continua
financiera del IFTH
Formato de Unidad de
informe tcnico Analista Procesos y
3 0 Digital
de liquidacin de becas Mejora Continua
financiera del IFTH
Texto de
Unidad de
memorando de
Analista Procesos y
4 0 solicitud de Digital
de becas Mejora Continua
certificado de
del IFTH
no adeudamiento
Unidad de
Formato de
Analista Procesos y
5 0 certificado de Digital
de becas Mejora Continua
no adeudamiento
del IFTH
Unidad de
Formato de Analista Procesos y
6 0 Digital
acta de finiquito de becas Mejora Continua
del IFTH
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14. Anexos: (links)
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