DIRECTIVA DE USO DEL SISTEMA DE LA GERENCIA DE FISCALIZACION Y

CONTROL MUNICIPAL (SIFYCOM)- HUACHO

1.0 FINALIDAD

Orientar, ordenar y homogenizar las acciones relacionadas con la gestin

documentaria en la Gerencia de Fiscalizacin y Control Municipal de la
Municipalidad Provincial de Huaura.

2.0 BASE LEGAL

2.1 Ley N 27444; Ley de Procedimiento Administrativo General.

3.0 ALCANCE

Las normas que establece la presente Directiva son de aplicacin en todas las
dependencias que conforman la Gerencia de Fiscalizacin y Control Municipal de la
Municipalidad Provincial de Huaura.

4.0 GENERALIDADES

4.1 Entindase para fines de la presente Directiva, que el Sistema de la Gerencia

de Fiscalizacin y Control Municipal, al proceso que permite la automatizacin
de las diferentes Papeletas por Infracciones de Trnsito que se del flujo de
documentos para obtener una accin o acto administrativo que conlleve al
beneficio de una persona natural o jurdica o de la propia organizacin.

4.2 La Gestin Documentaria utiliza normas tcnicas y prcticas, procedimientos

validados y la tecnologa de la informacin para constituir una herramienta de
gestin y de transparencia pblica. Comprende las siguientes fases:

a) La recepcin.
b) La clasificacin.
c) El registro.
d) La derivacin o Tramite Documentario.
e) La atencin.
f) El archivamiento.

4.3 Entidad: conforme a Ley, es toda institucin pblica cuyas actividades se

realizan en virtud de potestades administrativas y sectoriales, por tanto se
consideran sujetas a las normas comunes de derecho pblico, salvo mandato
expreso de una Ley que las refiere de otro rgimen.

4.4 Unidad Orgnica: es el elemento bsico de toda organizacin reconocida

estructuralmente.
 4.5 El proceso de la Gestin Documentaria se efecta de manera exclusiva y
vinculante en todas las unidades orgnicas de la Municipalidad Provincial de
Huacho, mediante el Sistema informtico cuyas siglas es: SISGEDO.

4.6 Documento interno: es todo documento formulado y suscrito por un

trabajador de una unidad orgnica y que es tramitado al interior de una
entidad, respetando los niveles jerrquicos al interior de su dependencia.

4.7 Documento Externo: es todo documento presentado por una persona natural
o jurdica ante la entidad a travs del rea de Tramite Documentario.

4.8 Cuando en esta Directiva se menciona Sistema, se entender como el

Sistema Informtico de Gestin Documentaria, cuyas siglas es SISGEDO; en
tanto la palabra Ley refiere a la Ley n 27444; Nueva Ley de Procedimiento
Administrativo General; y la palabra Expediente, se refiere al registro
generado por el SISGEDO.

5.0 RECEPCION DE EXPEDIENTES

5.1 La entidad recibe, sin excepcin alguna y con las consideraciones previstas por
la Ley, todo documento externo presentado en Tramite Documentario,
durante la jornada de 07 horas, en cuya copia la Administracin estampara un
sello rectangular donde se consigne lo siguiente: Entidad, unidad orgnica, N.
SISGEDO, folios fecha y firma.

5.2 En el caso de un documento interno, la unidad orgnica de destino, a travs de

cualquier de sus trabajadores y no necesariamente por la Secretaria (o), est
obligado a recibir el documento, sin excepcin alguna y con las
consideraciones previstas por la Ley. La recepcin se efecta en el Sistema,
dejando de lado el sellado en la copia o fotocopia del documento, tampoco en
cuaderno de cargo o equivalente.

5.3 Ante la necesidad de contar con una constancia de recepcin de un

documento, basta con imprimir el formato que aparece en el Sistema,
impresin que es vlida para todo fin que sea requerida.
6.0 CLASIFICACION DE EXPEDIENTES

6.1 El documento previo a su Registro es clasificado por personal de Tramite

Documentario, en funcin a su contenido, para tal efecto se reconoce las
siguientes categoras de clasificacin: de trmite regular, de trmite clasificado
con silencio positivo, de trmite clasificado con silencio negativo, de trmite
clasificado automtico.

6.2 Es un documento clasificado de tramite regular aquel que no est incluido

como requisito o parte de un procedimiento previsto en TUPA institucional.
6.3 Los documentos clasificados con silencio positivo, silencio positivo y
automtico, son aquellos que constituyen un requisito o forman parte de un
procedimiento previsto en el TUPA institucional.

7.0 REGISTRO DE EXPEDIENTES

7.1 El documento externo que sea recepcionado en Trmite Documentario

necesariamente debe ser registrado en el Sistema, consecuencia de ello se
obtendr un Nmero de Registro, el mismo que se denominara Registro
SISGEDO.

7.2 El Registro SISGEDO debe ser anotado en la copia del documento externo
alcanzado por el administrador en el momento mismo de su recepcin.
Cualquier accin encontrara implica una deficiencia de trmite y por tanto el
trabajador del rea de Tramite Documentario es posible de sancin.

7.3 En el caso de un documento interno, su registro se efecta en la Unidad

Orgnica de origen y es realizado principalmente por el trabajador que
proyecto el documento. Esta accin de registro se efecta luego que le
documento haya sido firmado por el DIRECTIVO o Funcionario de la unidad
Orgnica.

7.4 Todo documento tiene un nico registro SISGEDO, el mismo que es vlido en
todas las fases de la gestin documentaria, incluso hasta despus de
archivado.

7.5 Los datos bsicos para registrar un documento externo en el Sistema son:
nombre de la entidad (persona natural o jurdica), nombre de la persona que
firma el documento, cargo del solicitante; tipo de documento (oficio, carta,
solicitud, etc.), numero de folios, asunto o sumilla, referencia (si lo hubiere).

7.6 Los datos bsicos para registrar un documento interno en el sistema son:
numero d expediente (quien da origen al documento y segn corresponda),
tipo de documento, numero de folios, asunto o sumilla, referencia (si lo
hubiere).
8.0 DERIVACION DE EXPEDIENTES

8.1 A las derivaciones de un documento se denomina: Tramite Documentario y

sobre esta accin el administrador tiene derecho a conocer mediante el
sistema.

8.2 Las derivaciones de un documento se efecta atraves del sistema, en los

siguientes casos: entre unidades orgnicas y entre trabajadores.

8.3 La derivacin de una unidad orgnica a otra, se presenta al interior de la

entidad y tiene el carcter de tramitacin sin destinatario, es decir que un
documento aun estando dirigido al Jefe de una unidad orgnica, su recepcin
deber efectuarlo cualquier trabajador de la unidad orgnica de destino.

8.4 La derivacin entre trabajadores, se presenta al interior de una unida orgnica

cuando exista la necesidad de complementar el trmite de dicho documento.

9.0 ATENCION DE EXPEDIENTES

9.1 Todo documento que ingresa a una unidad orgnica requiere ser atendido con
un documento de respuesta o una derivacin a otra unidad orgnica.

9.2 El Sistema regula tanto el tiempo para que un documento sea recibido en una
unidad orgnica, como para ser atendido por la misma, es decir hay un tiempo
pre establecido ente la fecha de derivacin lgica por parte de la unidad
orgnica de origen y la recepcin fsica por la unidad orgnica de destino,
incumplir el plazo de remisin o de recepcin del documento de manera fsica
conlleva al bloqueo del sistema en todas las PC de la unidad Orgnica, tanto la
de origen como la destino.

10.0 ARCHIVAMIENTO DE EXPEDIENTES

10.1 La creacin de un Archivo Lgico se efecta para crear concordancia entre el

alojamiento fsico de documento. Que puede ser en un archivador de
palanca, y su ubicacin lgica en el Sistema.

10.2 La creacin de un Archivo Lgico es competencia del trabajador dedicado a

asuntos de apoyo administrativo o secretarial en la unidad orgnica. El
sistema tambin permite la creacin de un Archivo Lgico a nivel personal,
el mismo que es creado por el trabajador.
11.0 DISPOSICIONES FINALES, COMPLEMENTARIAS Y TRANSITORIAS

11.1 La creacin de un usuario, el mantenimiento, y la desactivacin se efecta a

peticin expresa del Jefe del trabajador, lo contrario asume responsabilidad
tanto el trabajador como su Jefe inmediato, por no haber comunicado
oportunamente.

11.2 La capacitacin del Sistema se efecta segn tipo de usuario: a) gerencial,

dirigido a funcionarios y directivos de la entidad, buscando sensibilizarlos
para que participen proactivamente en el buen uso del Sistema, dentro del
contexto de proyecto de cambio; b) trabajador informtico, involucra al
administrador y supervisores del Sistema, para que administren el Sistema
de manera eficaz y eficiente; c) Trabajador de Tramite Documentario,
incluye a todos los trabajadores que laboran en la recepcin de documentos
externos; d) Trabajador operativo, son todos los trabajadores no
comprendidos en los anteriores acpites, y que utilizan el Sistema
fundamentalmente para registrar, recepcionar y derivar documentos.

12.0 RESPONSABILIDADES EN EL USO DEL SISTEMA

12.1 Todo trabajador est obligado a mantener en reserva su contrasea de

acceso al Sistema, lo contrario es de su entera responsabilidad
administrativa, y de ser el caso, civil y penal.

12.2 El trabajador que sea consultado por un administrador sobre el estado de

gestin se su documento, est obligado a proporcionarla, bajo el principio
de acceso a la informacin pblica.

12.3 La entidad tiene un administrador del Sistema quien tiene la facultad de

crear usuarios, as como brindar mantenimiento al catlogo del Sistema.

12.4 Cuando un trabajador es desplazado de una unidad orgnica a otra, est

obligado, de manera formal, a dar cuenta de dicha accin personal al
supervisor del Sistema, a fin de reubicarlo a su nueva unida orgnica para
ello es indispensable que el trabajador no tenga ningn documento en
proceso.