MANUAL EXCEL INTERMEDIO

FORMATO CONDICIONAL
Con el formato condicional puedes hacer que sus datos numericos ofrezcan informacion grafica
adicional. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que
cumplan una determinada condicion, para resaltar las celdas segn el valor contenico en ella,
etc.

El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al

cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el
color de fuente rojo y trama amarilla para las notas menores a 7 de la columna nota1.
Para iniciar activar el men Inicio en el bloque Estilos seleccione Formato

Para resolver el ejercicio, seleccione las celdas que desee resaltar.

1. Ir al grupo de Estilos, haga clic en Formato condicional, seleccione Reglas de

celdas opcin Es menor que

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

2. Despliega:

3. En Aplicar formato a las celdas que son MENORES QUE: digite el valor de 7.
4. En con de clic en la lista desplegable y elija Formato personalizado
5. Seleccione en Fuente el color rojo.
6. En Relleno seleccione la trama de color amarillo.
7. Clic en Aceptar.

Si elige Administrar reglas, se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

Dentro de esta pantalla se pueden colocar las condiciones, para crear una nueva regla de clic
en Nueva regla Seleccionar la opcin Aplicar formato nicamente a las celdas que
contengan Se tiene la siguiente pantalla:

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

Seleccione las condiciones que desea aplicar al valor de la celda y para aplicar el formato de
clic en el botn Formato Se visualiza:

De clic en Aplicar, luego en Aceptar. Se visualiza:

Para aadir otra condicin basta con presionar la opcin Nueva Regla
Para Modificar las condiciones de clic en Editar regla
Para eliminar de clic en Eliminar regla

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

Borrar el formato condicional

1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional.

2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.

3. Borrar reglas
4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Otro ejemplo de cmo crear una nueva regla

Por ejemplo, en un cuadro de notas de alumnos, si la nota media final es menor que cinco
desearemos que dicha nota se visualice de color rojo mientras que si es mayor o igual que
cinco (aprobado) aparezca de color verde. Esto se resuelve mediante formatos condicionales.

Para aplicar estos formatos condicionales a las celdas, seguiremos los pasos siguientes:
1. Seleccionamos el rango de celdas o celda a las que deseamos aplicar un formato
condicional.
2. Desde el grupo de opciones Estilos de la ficha Inicio, accedemos al Formato
condicional.
3. En el panel que se despliega desde esta opcin, aplicamos las reglas que utilizaremos en
la aplicacin de este formato condicionado, en funcin de los cuales va a variar la
apariencia de las celdas seleccionadas.

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

4. Indicamos tambin a travs de esta opcin, el formato que se aplica, o el aspecto que van
a tomar las celdas seleccionadas, en funcin del resultado que arrojen.

5. Podemos aplicar ms de un criterio a un rango de celdas, de manera que tome un

aspecto determinado en un caso y otro, caso contrario. Por ejemplo, que aparezca en color
azul cuando toma valores positivos y en color rojo cuando estos valores sean negativos.
Cuando el valor resultante o introducido en esas celdas cumpla alguna de las condiciones de
formato, el contenido de la celda o celdas se mostrar con dicho formato.

Este tipo de formato condicionado nos puede resultar til en muchos casos, por ejemplo, para
advertir si un saldo de cuenta es positivo (mayor de cero en un color) o negativo (menor de
cero en otro) o cero (en otro color y trama de fondo). Si una subvencin es aprobada (en
verde) o denegada (en rojo)...

Desde la opcin de formato condicional, podemos tambin:

Establecer nuevas reglas , a las recogidas inicialmente en l.

Borrar las reglas establecidas , teniendo la posibilidad de borrar todas las reglas
establecidas en una hoja de clculo, slo las correspondientes a las celdas seleccionadas...

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

Administrar reglas , con esta herramienta podemos establecer y editar, el conjunto de

reglas que se van a establecer a una misma seleccin, as como el orden de aplicacin de las
mismas sobre las celdas seleccionadas.

En el ejemplo que sigue a continuacin observamos una tabla que describe la cantidad
proyectada de habitantes varones en la Repblica Argentina. Se utiliza la herramienta de
formato condicional, aplicando las reglas 10% mejores y seguidamente 10% peores,
obteniendo el resultado que se observa a continuacin.

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

El ejemplo contiene 119 celdas con informacin numrica, de lo que se deduce que el 10% de
las muestras (cada celda es considerada una muestra de la variable estudiada) deben ser
11,9 muestras. A los fines de aplicar el formato condicional, Excel trunca el valor decimal,
dejando un resultado de 11 celdas con formato aplicado para la regla de mejores y peores.
Es importante considerar lo que ocurre con la muestra de varones entre 0 y 4 aos
proyectados para el ao 2020, como vemos esa muestra no puede ser considerada dentro del
10% mejor.

Borrado de formatos

Si lo que deseamos es borrar el formato de una celda o rango de celdas, manteniendo el

contenido de las mismas, debemos hacerlo desde la opcin Borrar, disponible en el grupo de
opciones Modificar disponible en la ficha de Inicio.

Desde esta opcin de Borrar voy a poder acceder a diferentes tipos de borrado:

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ
Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

Borrar todo, borra tanto el formato como el contenido de la celda o rango de celadas
seleccionado.
Borrar formatos, borra nicamente el formato aplicado a las celdas seleccionadas,
manteniendo el contenido de las mismas.
Borrar contenido, borra el contenido de las celdas seleccionadas, pero mantiene el
formato que se ha establecido anteriormente a las mismas, de manera que al aadir
nuevos datos a las celdas, estos aparecer con el formato ya aplicado.
Borrar comentarios, los comentarios son notas explicativas que se pueden asociar a
determinadas celdas, como aclaraciones a su contenido. A partir de esta opcin podemos
borrar estos comentarios manteniendo intacto el resto del contenido de la hoja de clculo.
En particular, para eliminar el formato establecido para una celda o un rango de celdas,
utilizado estas opciones, los pasos a seguir son:

1. Seleccionar la celda o rango de celdas.

2. Acceder a la opcin Borrar del grupo de opciones Modificar, dentro de la ficha de
Inicio.
3. Seleccionar la opcin Borrar formatos del submen que se despliega.

Destacar grficamente el valor de cada celda

Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere
utilizar.

Como se observa en la ilustracin 15, su rango de celdas ofrece la misma informacin que
antes pero gracias a esta opcin del Formato Condicional es mucho ms sencillo identificar la
informacin numrica global. Seleccione otro rango de celdas, y dentro del men desplegable
del botn Formato Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el
rango de colores que se visualiza en la ilustracin 16,

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA
 MANUAL EXCEL INTERMEDIO

Por ltimo selecciona otro rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato
Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos
que quiere utilizar ilustracin 17.

MARTHA JANETH ROJAS GOMEZ

Centro Gestin Administrativa
Instructora TICs - SENA