INDICE

1. Seguridad en el libro y la hoja de trabajo.

2. Trabajando con listas

3. Plantillas: Soluciones de hoja de clculo.

4. Trabajando con formularios.

5. Guardar rea de trabajo

6. Ver vista previa con salto de pgina

7. Obtener datos externos

8. Propiedades de la hoja de calculo

9. Mover o copiar hojas de libros externos

10. Seleccionar solo celdas visibles

11. Organigramas

12. Hipervnculos

13. Tablas dinmicas

14. Control de cambios

15. Auditar Frmulas

16. Grabar libro como pgina web

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S
eguridad en el libro y hoja de trabajo: Los datos que pueden introducirse en la
hoja de clculo, necesita ser protegida de terceras personas ajenas a nuestro
entorno laboral. Por lo que es necesario aplicar diversos tipos seguridad.

Seguridad en el libro:
Ir al men herramientas, elegir la opcin Proteger y se desplegar una sub-lista,
elegir Proteger libro.

A continuacin se debe marcar las dos casillas y se procede a colocar una

contrasea.

Finalmente, despus de cerrar el archivo y volver a abrirlo, se mostrar el libro

de tal manera que no permitir que se realice su manipulacin fcilmente.

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Seguridad en hoja de trabajo:
Ir al men herramientas, proteger, proteger hoja. Este tipo de seguridad va
impedir que se pueda borrar, agregar o modificar datos de la hoja de clculo.

Se debe marcar todos las casillas para mayor seguridad y debemos asignarle una
contrasea.

Ahora si tratamos de eliminar algn dato, visualizar un mensaje de advertencia.

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Seguridad en frmulas:
Algunas veces necesitamos proteger las frmulas que aplicamos en Excel, el
procedimiento es el siguiente:
o Seleccionar el rango de celdas que contienen la frmula, clic derecho,
formato de celda, ir a la ficha proteger y marcar la opcin oculta,
verificar que este marcado la opcin bloqueada, finalmente aplicarle la
seguridad de hoja.

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Nota:
Por defecto, las celdas de Excel son del tipo bloqueado, pero podemos
desmarcar esta opcin y al momento de colocar la seguridad de hoja, si va hacer
posible modificar los valores de las celdas.

T
rabajando con listas: Podemos trabajar con listados y aplicar las diferentes
herramientas de Excel para sacar provecho de datos importantes que nos
permitirn tomar decisiones.

En el caso de trabajar con listas, debemos usar los trminos registros (filas) y campos
(columnas).

O
rdenar listas: Este proceso consiste en ordenar en forma ascendente o
descendente la lista por cualquiera de los campos, que esta contenga. Podemos
ordenar por 1, 2, 3, 4 o mas campos.

Para esto, debemos hacer clic en el men datos, ordenar y ordenar por uno o mas
campos de acuerdo a nuestras necesidades.

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Nota:
Para ordenar por mas de tres campos, procedemos a ordenar solo por el ultimo
campo que es el menos importante y despus procedemos a ordenar por los tres
primeros, de esta manera logramos ordenar por cuatro campos.

F
ormulario: Esta herramienta nos va a permitir llenar un listado haciendo uso de
una ventana bastante amigable, que me va a permitir buscar, eliminar, ingresar,
pasar de uno a uno cada registro.

Debemos hacer clic en cualquier celda, dentro de la lista, clic en el men datos, elegir
formulario y observar lo siguiente.

V
alidacin: Nos va a permitir saber que tipo de dato debo ingresar a cada celda,
dentro de un registro, por ejemplo un numero entero, decimal, lista, fecha, hora,
etc. Adems permitir programar un mensaje de error que nos avisar, el tipo de
dato correcto.
Para trabajar con esta opcin debo seleccionar la celda o celdas que quiero que cumplan
una condicin determinada, por ejemplo precio mayor que 50 nuevos soles.

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F
iltros automticos: Nos permite filtrar la lista por algn criterio especifico de
manera automtica en la misma lista . Solo debemos hacer clic en los controles de
cada campo y seleccionar el criterio a filtrar.

Para ello, debemos hacer clic en el men datos, filtro, autofiltro.

F
iltros avanzados: Es un tipo de filtro especial que me va a permitir filtrar la lista
de acuerdo a mas de un criterio y colocar el resultado en otro lugar. Pude ser de
dos tipos: filtro con criterio normal y filtro con criterio calculado.

Fig1.

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Fig.2

Fig.3

S
ubtotales: Nos va a permitir visualizar la lista de forma ordenada y realizado
subtotales por ejemplo, por departamentos, por especialidades y dems. Puedo
sumar, contar, promediar, sacar el mximo, mnimo, etc

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Para ello debo, hacer clic en el men datos, subtotales, previamente debemos ordenar la
lista por el campo el cual vamos a realzar los subtotales.
Fig.1

Fig.2

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P
lantillas: Soluciones de hoja de clculo: En muchas ocasiones, necesitamos hacer
uso de alguna factura, algn informe de gasto o nota de pedido, Excel nos
presenta una serie de plantillas que me va a permitir personalizar dichos
documentos y utilizarlos de acuerdo a nuestras necesidades.

Para ello debemos hacer clic en el men archivo, nuevo y elegir la ficha Soluciones de
hoja de clculo, como se muestra en la figura.

Fig.1

Fig.2

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T
rabajando con formularios: La herramienta formularios, nos va a permitir,
trabajar con un conjunto de controles, en el cual vamos a poder realizar un test de
algn tema, evaluacin, etc, a travs del uso de macros automticas.

Para ello vamos a hacer clic en el men ver, barra de herramientas y activamos
formularios.

Fig.1

Presentamos unos ejemplos:

Fig2.

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Fig3.

G
uardar el rea de trabajo: en algunas ocasiones estamos trabajando con una lista
bastante extensa, de 100 a mas registros en el cual debemos corregir o actualizar
algunos datos de los registros y deseamos dejar nuestra labor temporalmente por
lo que necesitamos marcar alguna zona del registro exacto que dejamos la ultima ves
que cerramos el trabajo.

Para hacer esto hacemos uso del comando guardar rea de trabajo, esta herramienta crea
un archivo de extensin *.xlw, con el nombre de reanudar, que va a potarse como un
acceso directo al archivo de Excel, y solo bastar con abrirlo para que se visualice la
hoja de calculo y nos deja en el lugar donde nos habamos quedado para continuar
nuestra labor.

Debemos hacer clic en el men archivo, guardar rea de trabajo y visualizar lo

siguiente:

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Fig.1

V
ista previa con salto de pgina: Este tipo de vista, nos permite personalizar y
reconfigurar las hojas de clculo. Por ejemplo, si tenemos datos que salen
impresos en mas de una hoja, a travs de esta vista podemos corregir este
problema y hacer que salga en una sola.

Para activar esta vista, debemos hacer clic en el men ver , elegir la opcin vista previa
de salto de pgina.

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Nota:
Podemos hacer clic en la lnea azul punteada y jalarla hacia la derecha o
izquierda, para el ejemplo de la ilustracin, si se imprime as, saldra en dos
hojas, tendramos que jalar la lnea punteada azul hacia la derecha, hasta que
coincida con la otra lnea azul y as aseguraremos que va a salir en una sola
pgina.

O
btener datos externos: Nos permite obtener informacin que se encuentre en otro
formato, llamase en un bloc de notas(txt), como archivos de Microsoft Access o
Fox Pro, con el fin de poder visualizarlas en la hoja de clculo de excel,
pudiendo despus de esto, realizar ordenamiento, consultas, como si fueran de origen
archivos de Excel.

Supongamos que tenemos datos estadsticos en un programa cualquiera que graba sus
reportes en archivos de textos, entonces si quisiramos trasladar estos datos a la hoja de
excel, tendramos que hacer lo siguiente:
Ir al men Datos, obtener datos externos, importar archivo de texto.

Fig.1.

A continuacin ubique el archivo de texto y clic en importar.

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Fig.2

Seguir los pasos del asistente y en una de las opciones (paso 2 de 3) debemos
establecer las celdas por cada registro, para que salga cada una en su respectiva
celda. Esto se logra haciendo clic en entre la letra y el nmero que aparece y
automticamente se generar una fecha que apunta hacia arriba.

Fig.3.

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 Clic en siguiente y finalizar, ahora me pedir en que celda deseo que importe la
lista seleccionar la celda A1( esta por defecto).

Fig.4

Finalmente observar el resultado.

Fig.5

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P
ropiedades de la hoja de clculo: Siempre es necesario registrar nuestro trabajo
con nuestros datos, titulo de la hoja de clculo y comentarios adicionales.
Para ello, vamos a hacer uso del comando propiedades de la hoja de clculo.

Debemos hacer clic en el men archivo, propiedades y llenar los datos que se solicitan,
clic en aceptar .

Fig.1

M
over o copiar hojas de libros externos: Esta opcin se usa de mera interna
dentro de un libro de trabajo o entre libros. Es decir si queremos mover o
copiar una hoja de calculo a otra posicin dentro del libro, es decir a la ultima
posicin, debemos hacer clic derecho sobre la hoja en mencin y hacemos un clic sobre
mover o copiar, esto abrir una ventana en donde podemos incluirlo a la ultima posicin
del libro y si abrimos el men desplegable podemos moverlo hacia otro libro externo.

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Nota:

Cabe resaltar que para pasar una hoja electrnica de un libro a otro ambos libros
deben estar abiertos.

S
eleccionar solo celdas visibles: Algunas veces requerimos solo enviar parte de la
informacin completa que tenemos, por lo cual ocultamos las filas o columnas
que no debera visualizarse y lo enviamos, pero esto no es suficiente, por que as
como lo ocultamos, el destinatario tambin pueden desocultarlo. Para esto debemos
complementar el procedimiento, es decir ocultar la informacin que no queremos que
vea y despus seleccionar solo las celdas visibles, al hacer esto, copiamos estas celdas y
la pegamos a una nueva hoja, tenga por seguro que solo se pegaran las celdas que
elegimos y las que estaban ocultas no.

Para hacer esto debemos seleccionar la lista donde esta la informacin y despus hacer
clic en el men edicin, elegir la opcin Ir a y hacer clic en el botn especial, despus
elegir la opcin que dice solo celdas visibles(2) y clic en el botn aceptar, copiamos
con el men Edicin copiar y nos vamos a otra hoja y pegamos el contenido, ntese que
solo se pegarn las celdas visibles.

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 Debemos copiar y pegar en otra hoja de clculo.

O
rganigramas: Podemos realizar organigramas institucionales en Microsoft Excel,
para ello debo hacer clic en el men insertar, elegir objeto, y la opcin Ms.
organization chart 2.0

Fig.1

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Fig.2

H
ipervnculos: Esta versin de Excel, es decir 2000, esta orientada
a Internet, en donde podemos hacer uso de hipervnculos
para:

Ir de hoja a hoja de un mismo libro.

Ir de una hoja de un libro a otra hoja de otro libro externo.
Ir de Excel a Word.
Ir de Excel a Power Point
Ir de Excel a Access
Ir a pginas web de internet.
Abrir el correo electrnico.
Para eso debemos abrir cualquier hoja de clculo y crear hipervnculos dentro de ella
(Marcador) o hacia otra ubicacin (Archivo).

Fig.1

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T
ablas dinmicas: Nos va a permitir trabajar con datos de una lista y generar
reportes dinmicos de ellos, adems de generar graficas con respecto a los
resultados obtenidos.

Son de dos tipos:

Tablas dinmicas por resumen: Va hacer uso solo de dos datos, en donde exista
una condicin, por ejemplo, cantidad de personas por sexo.
Tablas dinmicas por anlisis de datos: va hacer uso de mas de dos campos y
debemos analizar que datos vamos a necesitar para incluirlo en nuestra tabla, por
ejemplo, mostrar el sueldo bsico, afp de los varones casados, sin hijos.

Debemos tener en cuenta lo siguiente:

En pgina se coloca siempre la condicin si la hubiera

En fila colocar el registro a mostrar

En columna normalmente vaci dependiendo de la consulta

En datos colocar los datos a analizar generalmente numricos

Clic en el men datos, informe de tablas y grficos dinmicos, y observar lo siguiente:

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 Seleccionar automticamente la lista, clic en siguiente, no al mensaje que
sale.

Clic en diseo.

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 Observar lo siguiente:

Ubicar en los campos antes mencionados lo que se requiera de acuerdo a lo

pedido y cuando termine clic en Aceptar y finalizar.

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C
ontrol de cambios: Nos va a permitir poder observar los cambios que se
realizaron en la hoja de clculo, ya sea si se agrego, borro o cambios algn texto
o frmula .

Para activar el control de cambios debemos hacer clic en el men herramientas, control
de cambios, resaltar cambios.

Activar el check, efectuar control de cambios al modificar y desactivar los

dems checks, esto guardar el libro.

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 A partir de aqu, se podr enviar el archivo y para ver los cambios realizados,
debemos realizar el mismo procedimiento, esta ves debemos verificar que solo
se encuentre con el check Resaltar cambios en pantalla y Efectuar control de
cambios al modificar , los dems check si lo hubieran debemos desmarcarlos.

Para aceptar o rechazar los cambios vamos al mismo men y elegimos la opcin
Aceptar o rechazar cambios

A
uditora de formulas: Nos va a permitir ver en donde interviene una o mas
celdas dentro de una frmula, para as corregir errores en ella si se presentan.
Debemos tener en consideracin dos conceptos importantes:

Rastrear precedentes: Indica quien dio origen al resultado

Rastrear dependientes: Indica en que formulas interviene la celda

Para activar la auditoria debemos hacer clic en el men herramientas, auditoria,

previamente debemos ubicarnos en la celda que queremos auditar, de acuerdo a esto
elegimos rastrear precedentes o dependientes.

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 En este ejemplo deseo saber en que celdas intervino el tipo de cambio (rastrear
dependientes).

G
rabar libro como pgina web: esta opcin me permite poder convertir mi hoja
de clculo en una pgina web para difundirlo a travs de internet solo
colocndolo en un servidor.

Para eso debo hacer clic en el men archivo, guardar como pgina web y ver que
crear un archivo de tipo html (pgina web).

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