7Aqo8yf4fkAMZESU Man Ofimatica UAM X 02 U2

Manual
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ca
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ci
na
----------------------------------------------------------------- HERRAMIENTAS DE OFIMTICA PARA LA OFICINA
2
NDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 5
OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................................. 5
WORD .............................................................................................................................................. 6
Comando de correspondencia .................................................................................................... 8
Pasos para combinar correspondencia ..................................................................................... 11
Formulario ................................................................................................................................. 13
Combinacin de correspondencia para personalizar las letras de correo masivo ................... 15
Hipervnculos en Word .............................................................................................................. 17
Administracin de bases de datos en Excel .............................................................................. 18
Docencia .................................................................................................................................... 20
Agregar una imagen a la etiqueta ............................................................................................. 21
Agregar una marca de agua slo a pginas seleccionadas ....................................................... 22
Hipervnculos en una tabla de contenido ................................................................................. 23
EXCEL ............................................................................................................................................. 26
Administracin de datos en una tabla de Excel ........................................................................ 26
Usar varias tablas para crear una tabla dinmica ..................................................................... 26
Usar modelo de datos para crear una nueva tabla dinmica ................................................... 29
Modelo de datos internos ......................................................................................................... 29
Actualizacin de las tablas dinmicas ....................................................................................... 29
Creacin de grficos en tablas dinmicas ................................................................................. 29
Propiedades de tabla y campo .................................................................................................. 31
Relaciones de tablas .................................................................................................................. 31
Establecer las propiedades de tabla en una base de datos ...................................................... 32
Formulario mediante el Asistente ............................................................................................. 34
Formulario de datos .................................................................................................................. 34
Hoja de clculo con controles de formulario ............................................................................ 34
Formularios de usuario en Visual Basic Avanzado .................................................................... 34
Realizar un formulario empleando las macros de Excel ........................................................... 35
POWER POINT ............................................................................................................................... 37
3
Tareas bsicas para crear una presentacin de Power Point ................................................... 37
Agregar imgenes...................................................................................................................... 40
Agregar transiciones entre diapositivas .................................................................................... 41
Establecer opciones de "Reproducir" a vdeo una presentacin .............................................. 44
Texto, objetos visuales, imgenes y tablas ............................................................................... 45
Bsqueda de informacin, exploracin de pginas de INTERNET ................................................ 49
Qu es la web? Qu es www? ............................................................................................... 49
Qu se puede hacer en internet? ............................................................................................ 50
Especificacin de una direccin web ........................................................................................ 50
Exploracin bsica ..................................................................................................................... 51
Bsqueda en la web .................................................................................................................. 52
Guardar sus pginas web favoritas ........................................................................................... 54
Exploracin de sitios.................................................................................................................. 55
GLOSARIO .......................................................................................................................................... 59
BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 63
DIRECTORIO....................................................................................................................................... 64
4
INTRODUCCIN
Ofimtica es la aplicacin de los programas que constituyen el Office de Microsoft.
Bsicamente se enfoca al Word, que es un procesador de palabras, el Excel, que
constituye una hoja de clculo, el Power Point, que corresponde a un programa
para elaborar presentaciones, tambin tiene una base de datos llamada Access.
OBJETIVO GENERAL
Consolidar las competencias fundamentales vinculadas a las actividades del
personal con funciones administrativas para la realizacin eficaz y eficiente de sus
actividades.
5
EXCEL
Administracin de datos en una tabla de Excel
Microsoft Access y Microsoft Excel tienen muchas similitudes, motivo por el cual
se puede hacer difcil elegir el programa a utilizar. Ambos programas permiten
almacenar una gran cantidad de datos, ejecutar revisiones efectivas y utilizar
herramientas para el anlisis que permitan configurar los datos y tambin efectuar
clculos ms complejos que reintegran los datos necesarios.
Se debe considerar que cada uno de estos programas ofrece ventajas segn las
necesidades que se tengan en funcin del tipo de datos que se estn
administrando y qu desea hacerse con ellos.
Partiendo de ello, se puede decir que Excel es el programa ms adecuado para

administrar datos numricos de cualquier tipo de complejidad que se pretende
analizar con cierto grado de profundidad.
Excel permite el empleo de herramientas para efectuar anlisis y la previsin de

resultados en una hoja de clculo modelo. Adems simplifica el anlisis de
pruebas de hiptesis, haciendo posible efectuarla en distintos escenarios con los
datos y comparar los resultados entre diferentes contextos para un informe
preliminar o final.
Excel ofrece tablas dinmicas avanzadas y grficos con caractersticas

especficas, lo que permite tener mejor calidad en los informes que se requieran.
La hoja de clculo Excel puede almacenar grandes cantidades de datos, los

cuales estarn concentrados en libros, los cuales pueden tener una gran cantidad
de hojas.
El usuario puede obtener una gran cantidad de plantillas para muchas de las
actividades propias dentro de la administracin, para ello puede consultar
Plantillas Excel en la pgina de Microsoft Office Online.
Usar varias tablas para crear una tabla dinmica
Las tablas dinmicas son cuadros interactivos permiten agrupar y resumir grandes
cantidades de informacin empleando un formato especfico para generar reportes
y analizar de datos de forma sencilla.
Las tablas dinmicas permiten generar crnicas visuales empleando informacin

contenida en una hoja de clculo. Tambin se puede utilizar informacin
procedente de una fuente externa.
26
Requisitos:
Tener por lo menos una columna con valores repetidos, es decir, tener datos
iguales.
Debe contener informacin numrica, ya que es el elemento que realizar la
comparacin y efectuar el total en la tabla.
En la seccin de Insertar, se selecciona la opcin de Tablas dinmicas; en el

cuadro de dilogo que aparece, el usuario deber elegir la clase de datos que va a
emplear, se deben tener especificados los valores y las etiquetas que constituirn
la tabla dinmica.
Al aceptar la seleccin de datos, el programa genera automticamente

una nueva hoja dentro del libro, en la cual se solicita la informacin
para realizar el reporte. Se podr observar a la izquierda el recuadro
donde se generar la tabla, a la derecha la

lista de los campos que tenemos activos en la
tabla. Al seleccionar cualquiera de ellos, la
tabla dinmica abrir el contenido del campo.
Por ejemplo si eligiramos la lista de
nombres, entonces en esa Tabla dinmica 1
aparecern los diferentes datos que ah se
27
tienen. Si se desea cambiar algunos datos de la tabla generada, entonces se
procede a activar la funcin de Tabla dinmica, ah se selecciona Opciones,
entonces aparece el cuadro de dilogo donde se pueden hacer los cambios en la
tabla que el usuario desee, por ejemplo el nombre.
Al insertar cualquiera de los campos, automticamente despliega la informacin. A

la derecha se puede apreciar el cuadro de reas de caractersticas de informacin,
las cuales pueden ser Filtros, Columnas, Filas y Valores. Ah es donde el
usuario colocar el orden de la informacin que se quiere presentar en el informe
mediante la tabla dinmica.
Como ejemplo, si se
selecciona el campo
Nombre dentro del
recuadro del informe,
entonces se podr
observar que los datos se
colocan justamente sobre las celdas donde se encuentre el cursor, generalmente
es en la primera columna del informe; si se asigna un nuevo campo, entonces
podremos ver que se coloca debajo de la informacin ya presente, eso significa
que automticamente se ubicar sobre esa columna, entonces el usuario elegir el
lugar donde se deber colocar, para ello se utiliza el Cuadro de reas, as podr
establecer la tabla del informe.
El usuario puede utilizar ms de una tabla para

completar la estructura de su tabla dinmica, para
ello deber seleccionar en el cuadro de dilogo el
nombre de la tabla que quiere agregar. Recuerde
que se podrn agregar nicamente los
campos deseados. Si se requiere cambiar el
nombre de la tabla esto se efectuar desde la
opcin de Diseo, en la seccin de Propiedades,
con la tabla seleccionada. Siempre debe
actualizarse la Tabla dinmica, lo cual se hace
ubicando el cursor ubicado sobre la tabla y
seleccionando la opcin de Actualizar que se
localiza en la parte del men de la cinta de
opciones del comando Analizar ubicado en la seccin de Herramientas de tabla
dinmica.
28
Usar modelo de datos para crear una nueva tabla dinmica
Modelo de datos internos
Al desarrollar tablas dinmicas en Excel, puede tenerlas en la misma hoja del libro
de trabajo, o tambin en hojas diferentes, lo importante es que cuente con ellas.
Adems en cada una de las tablas deber tener un campo en comn, conocido
como el identificador (ID), que puede ser una clave o un nombre.
Al construir la tabla dinmica, se relacionan los diferentes campos de las tablas

individuales; simplemente se activa la opcin de Crear tabla dinmica y se sigue
el procedimiento de una tabla dinmica, para realizarlo se requiere que las
diferentes tablas se encuentren dentro del mismo libro.
Actualizacin de las tablas dinmicas
Cuando se realizan cambios o se agregan campos a las tablas dinmicas, es

necesario actualizarlas. Para ello se coloca el cursor sobre la tabla, en la opcin
de Herramientas de tabla dinmica, dentro de la seccin Analizar, se procede a la
activacin del comando Actualizar, donde se elige la opcin deseada, ya que se
tienen las opciones de Actualizar que solamente reajusta la tabla que se est
trabajando en funcin de los cambios que se le realizaron; la otra es la de
Actualizar todo, que ejecuta la accin de reconstruir todas las tablas dinmicas
que se tengan y que hayan sido modificadas.
Creacin de grficos en tablas dinmicas
Para generar el grfico dinmico de una tabla dinmica,

en la opcin de Insertar se selecciona el comando
Grfico dinmico, el cual muestra un cuadro de
dilogo donde ofrece las opciones
Grfico dinmico y Grfico dinmico con
tabla dinmica. Al ejecutar la primera opcin se abrir el cuadro de
dilogo, que es el espacio donde el usuario definir el tipo de
grfico que quiere emplear para su informe. El procedimiento que
se sigue es el mismo que se utiliza para cualquier grfico en Excel.
Una vez generada la grfica se podr

observar que en ella aparecen los nombres de los
campos que se tienen dentro de la tabla, los cuales se
pueden manipular para que aparezcan o no en la grfica.
Al seleccionar cualquiera de ellos se abre el cuadro de
dilogo, que permite elegir los datos que se quieren quitar
de la grfica. sta se vera as:
29
Se debe tomar en cuenta que conforme se realicen cambios en las tablas
dinmicas originales, estos se vern reflejados en la tabla dinmica final y en la
grfica.
Tambin se pueden generar grficos dinmicos de datos externos, que pueden

estar en un libro diferente o en una conexin externa al equipo. El procedimiento
es similar a la creacin de grficos dinmicos ya revisado anteriormente, los pasos
a seguir son:
Abrir una nueva hoja de clculo.

Ubicar el cursor del programa en la opcin Insertar.
Activar la funcin Grfico dinmico que se localiza en la cinta de opciones.
Del men desplegable se elige la opcin de grfico dinmico, ya que la otra
estructura la tabla dinmica y su grfico.
Se asigna la opcin de Utilice una fuente de datos externa.
En el cuadro de dilogo se selecciona Elegir conexin.
En ese momento se despliega el cuadro de dilogo que
permite todas las conexiones, ah es donde se elige el lugar
donde se encuentra la tabla dinmica, y se selecciona la
opcin deseada.
Si en el cuadro de dilogo no aparece el libro que buscamos, hay que seleccionar
Examinar en busca de ms.
Entonces, en el cuadro de dilogo que
aparece, se busca la carpeta y el archivo de
Excel que contiene la informacin. Aparecer
otro cuadro de dilogo, que nos muestra las
diferentes tablas que se encuentran en el
archivo seleccionado, al seleccionarlo se
ejecuta Aceptar.
Se observar que aparece el cuadro donde se solicita que el usuario asigne cules
son los campos que se considerarn para la grfica, estos deben ser seleccionados
de la tabla dinmica que se vincul con la hoja de clculo.
Finalmente, cuando ya se asignaron los campos, se podr observar que aparece la
grfica dinmica.
30
Propiedades de tabla y campo
Los campos de una tabla poseen una serie de caractersticas particulares que
proporcionan un control adicional sobre la manera de funcionar.
Con la tabla seleccionada, en Herramientas de Tabla Dinmica, se despliega el

men de tabla dinmica , ah elegimos la funcin Opciones y al volver a
elegir Opciones, se observar que se despliega el cuadro de dilogo,
que es donde se podrn realizar los diferentes ajustes que se quieran dar a las
propiedades de las tablas y los datos, donde
sobresalen las caractersticas de Diseo y
formato, Totales y filtros, Mostrar,
Impresin, Datos y Texto alternativo; ya
realizados los ajustes, se elige el botn de
Aceptar.
Relaciones de tablas
Cuando se est trabajando con varias tablas

dinmicas para poder generar una total, es
necesario que las columnas que contiene cada tabla estn relacionadas, de otra
forma los resultados que arroje sern errneos.
31
El programa lo
detecta, por lo que, al
estar relacionando
diferentes tablas, ya
sea en el mismo libro
o externas, enva el
mensaje de la
necesidad de realizar
los movimientos necesarios para que se den, es decir, Puede
que se necesite una relacin entre tablas, al elegir la opcin
de Crear. Inmediatamente se despliega un cuadro de dilogo, donde se debern
indicar las tablas y las columnas que sern relacionadas, considerando la
estructura que queremos obtener de la tabla dinmica final. Observe que se
solicitan la Tabla base y el campo que ser relacionado, en la otra parte del
cuadro de opciones se solicita la Tabla que ser relacionada y el campo mediante
el cual se van a realizar las relaciones, en la parte inferior del cuadro podemos
observar el botn de Administrar relaciones, que es la opcin que presenta para
que el usuario pueda rehacer las relaciones entre tablas, permitiendo cambiar la
tabla y el campo a relacionar.
En este caso el usuario deber de tener claro cules son las tablas y los campos a
relacionar, es importante que cuando se va a realizar este tipo de tablas, las tablas
dinmicas de origen debern tener por lo menos un campo en comn.
Establecer las propiedades de tabla en una base de datos
Cada campo de una tabla dispone de una serie de propiedades que permiten un
control aadido sobre la forma de funcionar del campo, localizada en la opcin
Desarrollador.
Las propiedades se encuentran en dos pestaas, la

Alfabtica donde se muestran las caractersticas generales
y la de Por categoras donde se definen los valores del
campo.
32
La primera puede cambiar para el tipo de dato, mientras que en la segunda se
cambia segn el control asociado al campo.
Se debe considerar que al modificar las propiedades de un campo despus de

introducir datos en l, estos se pueden perder.
Tamao de campo:
Para los campos Texto corto, se tienen 255 caracteres de forma automtica y el
valor mximo.
Para los campos Numrico, se tienen varias opciones:
Byte (equivalente a un carcter).

Entero para valores comprendidos entre -32 000 y 32 001 aproximadamente.
Decimal para valores entre -10^35 y 10^37.
Formato de campo:
Esta propiedad personaliza la presentacin de los datos en la pantalla o en el

informe. Se establece en todos los tipos de datos con excepcin de OLE o de
Hipervnculo.
Nmero general: los nmeros aparecen como fueron introducidos.
Moneda: los nmeros aparecen con el smbolo monetario seleccionado.
Porcentaje: el nmero es multiplicado por 100 y acompaado del signo %.
Cientfico: el nmero es representado con la notacin cientfica A^n.
Mascara de entrada:
Es empleada para simplificar la entrada de datos y controlar los valores que se

pueden introducir, con la finalidad de simplificar la estructura exacta de ellos.
Valor predeterminado:
Es el que se almacenar automticamente en el campo si no se introduce ningn

valor.
Regla de validacin:
Permite controlar la entrada de datos en funcin del criterio especificado.
Indexado:
Se emplea para establecer ndices de un solo campo.
33
Formulario mediante el Asistente
Los formularios son un mtodo para ingresar datos a las hojas,

son muy tiles para evitar errores al momento de capturar
informacin. Contienen instrucciones exactas de lo que se
solicita formadas por recuadros necesarios para introducir datos,
los comandos se encuentran dentro del Desarrollador.
Los formularios en Excel son de tres diferentes tipos:

Formulario de datos
Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX.

Formularios de usuario en VBA
Permiten mostrar al usuario la informacin contenida en una sola fila dentro de una
tabla, permitiendo editar la informacin o generar un registro nuevo.
Hoja de clculo con controles de formulario
Las celdas de una hoja de Excel permiten introducir informacin, son como un gran
formulario. Si agregamos controles de formulario a la hoja se generan entradas de
datos muy tiles. Tambin se pueden agregar botones, casillas de verificacin,
cuadros combinados y otro tipo de controles que permitirn generar formularios
ms avanzados.
Formularios de usuario en Visual Basic Avanzado
Los formularios UserForm son cuadros de dilogo que emplean controles de

formulario, donde se solicita informacin al usuario. Son generados desde el editor
de Visual Basic y administrados con cdigo VBA.
Para crearlos, los pasos son los siguientes:
Crear una hoja nueva, se puede etiquetar con el nombre que corresponda al
formulario.
En la opcin Desarrollador, se selecciona el comando Visual Basic.
Al desplegarse la pantalla del formulario, se inicia su estructuracin
colocando los controles que se encuentran disponibles en el Cuadro
de herramientas.
En l se estructura el formulario y se guarda.
Para ejecutar el formato se debe activar la opcin de Ejecutar Sub/UserForm, en la
seccin de Ejecutar.
34
Realizar un formulario empleando las macros de Excel
Para este tipo de formularios, el usuario no necesita conocer el lenguaje de

programacin Visual Basic Avanzado, simplemente se realiza mediante un
programa macro, el cual se desarrolla de forma simple, utilizando los principios de
la hoja de clculo de Excel.
El procedimiento es:
Se abre una hoja de clculo nueva, donde se desarrollar el formulario para ser
aplicado.
Se estructura el formulario, el usuario definir dicha estructura.
En la seccin de Desarrollador, se selecciona Insertar para elegir el botn (control
de formulario), que ser el que active el proceso de captura de la informacin, el
cursor deber estar ubicado en el lugar donde se colocar el botn.
Se genera una nueva hoja de clculo, que ser el lugar donde se va a generar el
reporte.
En ella se copian los datos de la hoja de registro, considerando el formato y con la
estructura que el usuario quiera, empleando el Pegado especial, donde se
seleccionan las caractersticas requeridas, las etiquetas del formato.
Con el botn de accin seleccionado se abre la opcin de Vista y se elige la opcin
de Macros, en el cuadro de opciones se selecciona Grabar
macro.
En el cuadro de dilogo se asigna el nombre de la macro. Se
recomienda que se le asigne el nombre del botn, o de la accin
que se vaya a desarrollar.
Se seleccionan los espacios donde se va a capturar la informacin, que son los que
se dejaron en blanco, y se efecta la funcin de copiar.
Regresamos a la hoja de reporte y colocamos el cursor en una de las lneas de
abajo, calculando un poco el nmero de registros que se van a aadir; puede ser un
poco ms abajo o ms arriba.
Si se desea se puede ordenar. El usuario definir el campo a utilizar, puede ser el
nombre o el nmero de matrcula, etc. Para ello se seleccionan todas las filas que
van a almacenar la informacin y se le asigna la funcin de Ordenar, que se
localiza en la funcin Datos; en el cuadro de dilogo que despliega se selecciona la
casilla de Mis datos tienen encabezado, y se elige dentro del campo Ordenar
por, el que se vaya a emplear para la accin y se pulsa Aceptar.
Retornamos a la hoja que contiene el formato de captura y seleccionamos las
celdas donde se guardarn los registros, en este caso las que quedaron en fondo
blanco; se aplica el comando de borrar, que se localiza en la funcin Inicio y en
Borrar contenido, de tal manera que cada vez que sea capturado un registro, el
espacio quede sin informacin.
35
Regresamos el cursor a la primera celda de captura y detenemos
la grabacin de la macro, recuerde que se ejecuta la accin en la
funcin Vista-Macros y al desplegar el men se selecciona
Detener grabacin.
En el botn de control se asigna la macro que se cre, colocando
el cursor sobre el botn y con el botn derecho del mouse se abre
el men, ah se selecciona Asignar macro, y se presiona Aceptar.
En ese momento la macro ya est vinculada con el botn del
formulario.
Finalmente se tiene listo el formulario, de tal manera que ya se
pueden capturar los datos. Al finalizar la captura de un registro debe activarse el
botn de accin.
Para guardar el archivo se aplica el procedimiento normal, Archivo-Guardar como.
En el cuadro de dilogo se elige la carpeta donde se guardar, entonces se asigna
el nombre del libro (archivo) y se elige el tipo de archivo Libro de Excel habilitado
para macros, para que se guarde con el procedimiento de la macro, y as pueda
funcionar el formulario.
Si se desea utilizar la opcin de Macros del men Desarrollador, el

procedimiento es el mismo que se revis.
36
GLOSARIO
Bases de datos Un conjunto de datos informativos organizados dentro de un
mismo contexto para su aplicacin vinculacin.
Son bancos de informacin que presentan datos sobre diferentes temticas, los
cuales estn condicionados de diferente forma y que comparten algn vnculo o
correspondencia para ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
Combinacin Acto y consecuencia de unir, complementar o ensamblar diversas

cosas para alcanzar un combinado.
De acuerdo a la teora, se concibe como la secuencia ordenada de signos, ya

sean letras y/o nmeros que permite abrir o accionar determinados mecanismos
Un arreglo de elementos donde el lugar o posicin que ocupan los mismos dentro
del arreglo no son importantes, la meta es formar grupos y su contenido.
Combinacin de correspondencia Herramienta empleada para enviar el mismo

documento diferentes destinatarios con los datos personales de cada uno.
Tambin se les conoce como documentos personalizados.
Sistema para enviar cartas masivas a diferentes destinatarios empleando un

esquema diseado (una plantilla).
Correspondencia La accin de identificar o nombrar aquello que tiene proporcin

o relacin con otra cosa, es la participacin en lo referente a responder o
contestar. Designacin a textos de intercambio escrito.
Exploracin Observacin y reconocimiento de forma detallada y concreta sobre

un tema o lugar especfico.
Grficos Son representaciones visuales de una serie de datos, la cual tiene la

finalidad de exponer datos de una forma visual ms agradable y sencilla de
entender para adquirir una idea sobre el volumen, la cantidad de elementos que
componen ese conjunto o realizar comparaciones. Tambin se les conoce como
pictografa.
Grafico dinmico Es la representacin por medio de figuras geomtricas de una

tabla dinmica, que permite mostrar de forma ms sencilla los datos elegidos y as
facilitar la interpretacin de la informacin. Son los grficos desarrollados en base
a tablas dinmicas.
Hipervnculo Referencia o elemento de navegacin que simplifica el vnculo de un

documento electrnico a otro o dentro del mismo documento.
59
Partes importante de la red de Internet. Tambin son ms conocidos como
enlaces hiperlinks o simplemente links.
Informtica Procesamiento automtico de la informacin empleando

instrumentos electrnicos y sistemas computacionales. Con la capacidad de
cumplir tres tareas bsicas: entrada (captura de la informacin), procesamiento y
salida (transmisin de resultados), conocidas como algoritmo.
Internet Es considerada como la red de redes, conjunto de elementos que

permiten la interconexin descentralizada de equipo de cmputo mediante un
conjunto de protocolos, generalmente llamados TCP/IP.
Neologismo que hace referencia a la red informtica descentralizada de alcance

global.
Lenguaje de programacin Las macros se escriben en un lenguaje especial para

computadora, conocido como Visual Basic for Applications (VBA).
Macros Son conjuntos de instrucciones y comandos que se almacena en un lugar

especfico de tal manera que siempre estn disponibles cuando se requiera su
ejecucin.
Marca de agua Una frase o dibujo atenuado que es incorporado al papel durante
la elaboracin de un documento. Es til para proteger los derechos de autor, o
resaltar el logo de alguna institucin.
Objetos visuales La parte visual debe considerarse como todo aquello

relacionado con el sentido de la vista.
Es lo referente a la lnea recta que abarca desde el ojo humano hasta el objeto de
inters.
Ofimtica Acrnimo compuesto por los trminos oficina e informtica. La

automatizacin de los procesos de comunicacin y actividades efectuadas dentro
de una oficina.
Combinacin de hardware y software para la generacin, el manejo, el

almacenamiento y la transmisin digital de informacin dentro de las actividades
de una oficina para lograr sus metas.
El conjunto de tcnicas, instrumentos y aplicaciones de la informtica utilizados en

las funciones de una oficina para optimizar perfeccionar los procedimientos.
60
Plantillas Es un documento compuesto de lneas y tablas, con diferentes
mrgenes y tamaos, las cuales simplifican el desarrollo de pginas web, cartas u
otros contenidos.
Forma de dispositivo que facilita la separacin entre la forma o la estructura y su

contenido. Permite simplificar la reproduccin de varias copias.
Presentacin en Power Point Una presentacin en PowerPoint es una

presentacin creada utilizando el software Microsoft PowerPoint. La presentacin
es una coleccin de diapositivas individuales que contienen informacin sobre un
tema. Son comnmente utilizadas en reuniones y entrenamientos de negocios y
con propsitos educacionales.
Tabla dinmica Herramienta eficaz del Excel, son de gran utilidad para resumir y
analizar con sencillez una gran cantidad de informacin con solo organizar las
columnas que formarn el reporte.
Proporciona la facilidad de modificar la apariencia de un grupo de elementos de

forma cmoda y resumida, permitiendo reacomodar campos dentro del informe.
Trminos ms comunes de tablas dinmicas
Lista de campos: Conjunto de campos seleccionables para generar una tabla

dinmica.
Valores: Datos en los cuales se permite establecer operaciones matemticas.
Filtros de informes: Permite especificar la informacin que se mostrar en la

tabla.
Campo activo: Es la celda que se encuentra activa, permitiendo efectuar una

gran cantidad de cambios en ese espacio.
Actualizar: Realiza la actualizacin de los datos de la tabla si se han introducido

modificaciones en la fuente de datos desde la que se ha creado.
Estilos de tabla dinmica: Hace referencia a los formatos predefinidos por el

programa sobre las tablas dinmicas para que el usuario pueda personalizarlas.
Cambiar origen de datos: Opcin que permite modificar la serie inicial de datos
que estructuran la tabla dinmica.
Transiciones El concepto implica un cambio en un modo de ser o estar.
Representa una etapa temporal entre dos estados.
Generalmente se emplea para definir un cambio o la evolucin de un estado a

otro.
61
WEB World Wide Web, sistema de documentos de hipertexto y/o hipermedios
enlazados mediante el Internet.
Permite visualizar pginas web que pueden estar formadas por texto, imgenes,
vdeos y variados elementos estructurados en multimedia.
62
BIBLIOGRAFA
Pea, P. R. (2016). Office 2016. Mxico: Editorial Altaria.
Pea, R., Cuartero, F., Borja, O. (2016). Office 2016, paso a paso. Mxico: Editorial
Alfaomega/Altaria Editorial.
Pea, P. R., Orbegoza, B., A. (2016). Excel 2016, Manual prctico paso a paso.
Mxico: Editorial Alfaomega.
Ojeda, S. C., Mndez, A. C. (2016). Excel for Masters, Macros y Aplicaciones VBA.
Mxico: Editorial Macro Alfaomega.
63
DIRECTORIO
Dra. Patricia E. Alfaro Moctezuma

Rectora de la Unidad
Lic. Guillermo Joaqun Jimnez Mercado

Secretario de Unidad
Lic. J. Francisco Javier Huerta Moreno

Coordinador de Educacin Continua y a Distancia
Dr. Mauricio Andin Gamboa

Laboratorio: Aula Multimedia
Lic. Mara Elena Alonzo Fernndez

Asistente Administrativo
Lic. Antonio Ramrez Lpez

Educacin Virtual y a Distancia
Profra. Victoria Alvarado Melndez

rea de Capacitacin
64

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Administracin de datos en una tabla de Excel

Partiendo de ello, se puede decir que Excel es el programa ms adecuado para

Excel permite el empleo de herramientas para efectuar anlisis y la previsin de

Excel ofrece tablas dinmicas avanzadas y grficos con caractersticas

La hoja de clculo Excel puede almacenar grandes cantidades de datos, los

Las tablas dinmicas permiten generar crnicas visuales empleando informacin

En la seccin de Insertar, se selecciona la opcin de Tablas dinmicas; en el

Al aceptar la seleccin de datos, el programa genera automticamente

donde se generar la tabla, a la derecha la

Al insertar cualquiera de los campos, automticamente despliega la informacin. A

El usuario puede utilizar ms de una tabla para

Modelo de datos internos

Al construir la tabla dinmica, se relacionan los diferentes campos de las tablas

Cuando se realizan cambios o se agregan campos a las tablas dinmicas, es

Para generar el grfico dinmico de una tabla dinmica,

Una vez generada la grfica se podr

Tambin se pueden generar grficos dinmicos de datos externos, que pueden

Abrir una nueva hoja de clculo.

Propiedades de tabla y campo

Con la tabla seleccionada, en Herramientas de Tabla Dinmica, se despliega el

Cuando se est trabajando con varias tablas

Establecer las propiedades de tabla en una base de datos

Las propiedades se encuentran en dos pestaas, la

Se debe considerar que al modificar las propiedades de un campo despus de

Para los campos Numrico, se tienen varias opciones:

Byte (equivalente a un carcter).

Esta propiedad personaliza la presentacin de los datos en la pantalla o en el

Es empleada para simplificar la entrada de datos y controlar los valores que se

Es el que se almacenar automticamente en el campo si no se introduce ningn

Permite controlar la entrada de datos en funcin del criterio especificado.

Se emplea para establecer ndices de un solo campo.

Los formularios son un mtodo para ingresar datos a las hojas,

Los formularios en Excel son de tres diferentes tipos:

Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX.

Hoja de clculo con controles de formulario

Formularios de usuario en Visual Basic Avanzado

Los formularios UserForm son cuadros de dilogo que emplean controles de

Para crearlos, los pasos son los siguientes:

Para este tipo de formularios, el usuario no necesita conocer el lenguaje de

Si se desea utilizar la opcin de Macros del men Desarrollador, el

Combinacin Acto y consecuencia de unir, complementar o ensamblar diversas

De acuerdo a la teora, se concibe como la secuencia ordenada de signos, ya

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