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procedimentos operacionais e
instrues de trabalho da
universidade federal da bahia
primeira verso
outubro de 2015
manuais
Manual de elaborao de procedimentos operacionais e
instrues de trabalho da universidade federal da bahia
Elaborado por
Adriano de Lemos Alves Peixoto
Paulo Eduardo Dantas Marques
Robson de Almeida Silva
Vinicius Almeida Ferraz
UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA
Reitor
Joo Carlos Salles Pires da Silva
Vice-reitor
Paulo Cesar Miguez de Oliveira
Estagirios
Augusto Pessoa
Guilherme Telles
Narena Alencar
Saulo Roger
Reviso
Equipe SUPAD
SUPAD
Av. Ademar de Barros s/n, Campus de Ondina, Pavilho 4 - Tel. 3283-6484 / 6485 - Salvador - Bahia
CDD - 378.81
Sumrio
Procedimento Operacional (PO) e Instruo de Trabalho (IT) - 6
Campo de Aplicao - 7
DEFINIES - 7
SIGLAS E ABREVIATURAS - 7
FORMATAO - 7
CABEALHO - 9
RODAP - 10
SEGURANA - 11
Elementos textuais - 11
OBJETIVO - 11
DOCUMENTOS DE REFERNCIA - 11
RESPONSABILIDADES - 12
PROCEDIMENTOS - 12
PALAVRA DE BUSCA - 13
Controle de Registros - 13
Controle de Reviso - 14
Fluxograma - 15
Elementos da notao - 16
Anexos - 18
Procedimento Operacional (PO) e Instruo de Trabalho (IT)
Procedimentos Operacionais e Instrues de Trabalho so instrumentos de padroni-
zao de processos, que permitem a padronizao e o gerenciamento do Sistema de
Gesto de Processos dentro da universidade.
Embora muito parecidos, POs e ITs possuem finalidades distintas e, na maioria das ve-
zes, complementares. Isso porque os POs so voltados para padronizao do fluxo do
processo, enquanto que as ITs instruem sobre a execuo de atividades especficas.
Alguns processos organizacionais podem ser padronizados com o uso de POs, outros
com uso de ITs, ou ainda, utilizando ambos os padres.
POs e ITs so documentos estveis, mas assim como os processos podem mudar,
seja por adaptao ou melhoria, os procedimentos e as instrues tambm devem
estar em constante adaptao, caminhando junto aos processos.
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Campo de Aplicao
Ainda que as informaes aqui contidas sirvam para orientar, principalmente, as aes
da Coordenao de Desenvolvimento da SUPAD, os procedimentos e as instrues
descritas se aplicam a toda Universidade Federal da Bahia, devendo ser utilizadas
por suas unidades acadmicas e rgos da administrao central (pr-reitorias, su-
perintendncias e rgos estruturantes) como orientao bsica para todo e qualquer
processo de padronizao.
DEFINIES
SIGLAS E ABREVIATURAS
FORMATAO
O espaamento entre pargrafos deve ser de 18pt. entre as etapas; De 6pt. entre a
etapa e suas subetapas, documentos ou especificaes das etapas, e comentrios da
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etapas. Tambm de 18 pt. entre os ttulos (Glossrio de Termos e Siglas, Documen-
tos de referncia, responsabilidades e etc.).
Cabealho, rodap e ttulos devem estar com fonte Times New Roman, tamanho 11, no
formato negrito e caixa alta (somente para ttulos). As sees devem estar em fonte Ti-
mes New Roman, tamanho 11. As subsees, fonte Times New Roman e tamanho 10.
Todo texto deve ser escrito de forma clara e concisa, usando vocabulrio de uso colo-
quial na universidade, prezando pela didtica e pela fcil compreenso do documento
por seu pblico alvo. Deve-se evitar expresses e instrues que deem margem a
interpretaes imprecisas ou subjetivas.
a) Cabealho,
c) Objetivo,
d) Documentos de Referncia,
e) Responsabilidades,
g) Procedimentos (descrio),
j) Controle de Registros,
l) Fluxograma, e
n) Controle de Reviso.
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Caso no seja pertinente a utilizao de algum dos ttulos ao documento descrito, in-
serir a inscrio No se aplica, em itlico, na sua seo.
CABEALHO
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Modelo do cabealho para primeira pgina:
RODAP
Modelo de rodap:
SEGURANA
Identificar o nvel de segurana e sigilo que deve ser atribudo ao documento. Ser
indicado com o texto de classificao em marca dgua cinza, diagonal e caixa alta
(branco, plano de fundo 1, mais escuro 25%), trazendo a escrita RESTRITO ou CON-
FIDENCIAL. O documento no classificado em funo de seu nvel de segurana ser
considerado PBLICO no sendo necessria nenhuma indicao especfica neste
sentido no corpo do documento.
Pblico estar aberto consulta pblica, podendo ser impresso e/ou divulgado
no site da unidade interessada e no Manual de Procedimentos da Universidade (site
UFBA).
Restrito ter seu acesso restrito unidade administrativa ou acadmica da qual faz
parte. No poder ser publicado em site, nem impresso, estando alocado apenas em
acervo restrito unidade. Acesso ao PO ou IT ser controlado e cada cpia eventual-
mente produzida dever ser destruda aps a sua utilizao.
Confidencial ter seu acesso limitado ao setor (ou funo) responsvel pela exe-
cuo da atividade documentada. No poder ser publicado em site, nem impresso,
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estando alocado apenas em acervo ao setor no qual foi criado. Acesso ao PO ou IT
ser controlado e cada cpia eventualmente produzida dever ser destruda aps a
sua utilizao.
Somente podero ser classificado como procedimentos de acesso RESTRITO ou
CONFIDENCIAL aqueles cuja divulgao coloque em risco a segurana da informa-
o, do patrimnio e/ou a integridade fsica dos membros da comunidade acadmica
ou pblico em geral.
Exemplo:
PO-R/Unidade/Coordenao/N do Processo
PO-C/Unidade/Coordenao/N do Processo
Elementos textuais
OBJETIVO
DOCUMENTOS DE REFERNCIA
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RESPONSABILIDADES
Explicitar as principais atribuies por setor (ou funo) nas unidades/rgos, para o
cumprimento da rotina descrita. A lista de responsveis deve ser organizada por ordem
de execuo de atividades no procedimento.
PROCEDIMENTOS
Ao longo do PO, podem existir comentrios que ajudem a compreender a forma como
a etapa deve ser realizada. Os comentrios devem vir abaixo da descrio, alinhados
etapa ou subetapa qual se refere.
Podem ainda existir etapas de deciso quando dois ou mais caminhos distintos de
execuo da atividade so apresentados. A sequencia do procedimento fica ento con-
dicionada satisfao de alguma condio ou deciso formal conforme a situao
indicada no PO ou IT.
Nestes caso, abaixo da cada etapa decisria devem ser descritos os possveis encami-
nhamentos e as condies que determinam a escolha de uma u outra opo.
A etapa de deciso estar alocada dentro de uma etapa, como se fosse uma subetapa,
entretanto no mesmo nvel e sem numerao.
Exemplo:
1. Etapas devem estar no nvel 1. (Times New Roman, n11 e recuo de 1,15cm).
Comentrios da etapa devem estar no nvel 2, sem numerao. (Times New Roman,
n10 e recuo de 2cm).
2. Etapas devem estar no nvel 1. (Times New Roman, n11 e recuo de 1,15cm).
2.1 Subetapas devem estar no nvel 2. (Times New Roman, n10 e recuo de 2cm).
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3. Etapas devem estar no nvel 1. (Times New Roman, n11 e recuo de 1,15cm).
Etapa de deciso? (formato de pergunta, no nvel 2, com fonte Time New Roman,
n10, e recuo de 2cm).
Fim do Processo deve estar no nvel 1 (Times New Roman, n11 e recuo de
1,15cm).
PALAVRA DE BUSCA
Controle de Registros
Identifica os principais aspectos e caractersticas associadas ao arquivamento, acesso
e disposio de documentos gerados durante a execuo da rotina. Os dados sero
preenchidos em tabela, fonte Times New Roman, n 10, conforme orientao e modelo
abaixo:
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Tempo de reteno: Tempo que o registro fica retido (guardado) no local originaria-
mente arquivado. Este tempo de reteno est relacionado com as necessidades de
consulta imediatas ao documento.
Disposio: Medida adotada para descarte ou local onde ser acondicionado o regis-
tro aps o tempo de reteno. Devem ser observadas as normas legais para disposi-
o do documento em funo do seu tipo.
Controle de Reviso
Mantem o controle de versionamento e alteraes do contedo do documento. Os
dados sero preenchidos em tabela, fonte Times New Roman, n 10, conforme orien-
tao e modelo abaixo.
Reviso: Nmero atribudo reviso. Indicar dois dgitos para identificao da revi-
so; se for a emisso inicial, utilizar 00; a cada reviso, este nmero deve ser incre-
mentado em uma unidade.
Data: Data da reviso. Informar a data em que foi realizada a modificao no formato:
dd/mm/aaaa.
Histrico das revises: Dever conter um breve histrico informando a alterao que
foi introduzida na verso especfica do PO ou IT.
Item Revisado: Dever informar o Item/Itens que foi/foram revisado(s).
Revisado por: Dever informar o autor da alterao, modificao, reviso, aprovao,
ou qualquer outra ao no documento. Somente a primeira linha poder conter mais
de um nome.
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Fluxograma
Consiste em uma representao grfica do PO (ou IT) descrito, mantendo suas carac-
tersticas bsicas (etapas, sequncia, responsveis, entradas e sadas). a represen-
tao esquemtica do processo.
O fluxograma ser parte integral do prprio documento (PO ou IT), podendo ser sepa-
rado em fases que permitam dividi-lo em pginas, sem prejudicar sua visualizao em
funo de seu tamanho ou complexidade.
Deve-se utilizar sempre que possvel o fluxograma multifuncional ainda que o fluxogra-
ma simples seja permitido.
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ELEMENTOS DA NOTAO
EVENTOS
Incio
Fim
ATIVIDADES
DECISO
OBJETO DE CONEXO
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ARTEFATOS
Indica um objeto de dados que fornece informaes para que uma atividade pos-
sa ser executada ou sobre o que ela pode produzir. So exemplos de artefatos:
Editais, relatrios, ofcios ou quaisquer documentos do gnero.
RAIAS
Lane 1
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Anexos
Procedimento Operacional ou Instruo de Trabalho de acesso Pblico
Processo Verso N de
Identificao folhas
Nome do Processo 00
IT ou PO/Unidade/Coordena- 1 de 1
o/ Ncleo/N do Processo
I. OBJETIVO
III. RESPONSABILIDADES
V. PROCEDIMENTOS
IX. FLUXOGRAMA
X. CONTROLE DE REVISES
/ /
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Procedimento Operacional ou Instruo de Trabalho de acesso Restrito
O
Glossrio de Siglas e Termos
I T
I. OBJETIVO
R
II. DOCUMENTOS DE REFERNCIA
T
III. RESPONSABILIDADES
S
IV. HORRIO E TEMPO DE EXECUO (se aplica apenas ao IT)
E
V. PROCEDIMENTOS
R
VI. PALAVRAS DE BUSCA (se aplica apenas ao IT)
IX. FLUXOGRAMA
X. CONTROLE DE REVISES
/ /
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Procedimento Operacional ou Instruo de Trabalho de acesso Confidencial
L
Glossrio de Siglas e Termos
I. OBJETIVO
I A
C
II. DOCUMENTOS DE REFERNCIA
III. RESPONSABILIDADES
E N
D
IV. HORRIO E TEMPO DE EXECUO (se aplica apenas ao IT)
V. PROCEDIMENTOS
F I
N
VI. PALAVRAS DE BUSCA (se aplica apenas ao IT)
O
VII. FORMULRIOS E MODELOS CORRELATOS
C
VIII. CONTROLE DE REGISTROS
IX. FLUXOGRAMA
X. CONTROLE DE REVISES
/ /
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