Dossier Ofimática 2

FACULTAD DE CIENCIAS
EMPRESARIALES Y
EDUCACIN
OFIM TIC II
GARY GARCA
GMEZ
Ofimtica II
OFIM TIC II
GARY GARCA
GMEZ
42
ADMINISTRACION Y NEGOCIOS INTERNACIONALES
PRESENTACIN
Bienvenido al curso de Ofimtica II, que es una gua de clase elaborada que contiene las principales
herramientas del curso en mencin; fcil de comprender y muy enriquecedora.
El objetivo principal del curso, es aprender bsicamente el programa Microsoft Excel; de hecho se
dedica ms tiempo a aprender este paquete, para dar luego paso a una introduccin del programa
Microsoft Access.
El texto est dividido en captulos. Cada captulo contiene los objetivos, desarrollo de contenidos,
gua de referencia rpida, preguntas de repaso y hojas de prctica. En los captulos se describen las
principales herramientas y funciones usadas en este paquete. Las instrucciones prcticas para
aprender Microsoft Excel, van acompaadas de imgenes que muestran exactamente lo que est
ocurriendo en la pantalla, para hacer ms sencillo su aprendizaje.
Al final de cada captulo, se propone una hoja de prctica a desarrollar en clase; contando siempre
con la asesora por parte del docente. El alumno debe leer este manual desde el principio, probar las
herramientas o ejemplos y desarrollar las prcticas en clase.
41
41
Ofimtica II
42
Contenido
PRESENTACIN.......................................................................................................................................3
MICROSOFT EXCEL..................................................................................................................................8
Qu es y para qu sirve Excel?.........................................................................................................8
Libro de trabajo..................................................................................................................................8
El Inicio...............................................................................................................................................8
Ventana Principal de Microsoft Excel.................................................................................................9
Los mens de Excel............................................................................................................................9
Algunos Conceptos.............................................................................................................................9
Barra de frmulas.............................................................................................................................10
Formas del puntero del mouse:.......................................................................................................10
Movimientos en la hoja....................................................................................................................11
Comando Ir a...............................................................................................................................11
Seleccin de celdas:.....................................................................................................................12
OPERACIONES CON ARCHIVOS.............................................................................................................12
Empezar un nuevo libro de trabajo..................................................................................................13
Abrir un libro de trabajo ya existente...............................................................................................13
Abrir libros de trabajo se slo lectura..............................................................................................13
Guardar un libro de trabajo..............................................................................................................14
DATOS EN EXCEL...................................................................................................................................14
Introducir datos................................................................................................................................14
Modificar y borrar texto en Excel.....................................................................................................15
Para borrar el texto de una celda podemos:....................................................................................15
Tipos de datos..................................................................................................................................15
Errores en los datos..........................................................................................................................16
EDICION DE CELDAS..............................................................................................................................16
Cortar...............................................................................................................................................17
Copiar...............................................................................................................................................17
Pegar................................................................................................................................................17
Pegado Especial................................................................................................................................17
Deshacer acciones............................................................................................................................18
Rehacer Acciones.............................................................................................................................18
Borrar Celdas....................................................................................................................................18
FORMATOS Y AUTOLLENADO...............................................................................................................20
41
41
Ofimtica II
SERIES..............................................................................................................................................20
Autollenado.....................................................................................................................................21
Buscar un Texto................................................................................................................................21
Reemplazar un Texto........................................................................................................................21
VALIDACIN DE DATOS.........................................................................................................................21
FORMATO DE CELDAS...........................................................................................................................22
BARRA DE FORMATOS..........................................................................................................................23
Formato de Fuente...........................................................................................................................24
Formato de Alineacin de celdas.....................................................................................................24
Formato de nmeros........................................................................................................................25
Estilos predefinidos..........................................................................................................................25
Copiar Formatos...............................................................................................................................25
FORMATO CONDICIONAL.....................................................................................................................26
TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS DE EXCEL.....................................................................................27
Insertar filas y columnas en Excel.....................................................................................................27
Eliminar filas y columnas en Excel....................................................................................................28
Ocultar filas y columnas en Excel.....................................................................................................28
Cambiar ancho y alto de columnas y filas........................................................................................30
FRMULAS...........................................................................................................................................31
INTRODUCIR UNA FRMULA...........................................................................................................32
REFERENCIAS EN FORMULAS...........................................................................................................33
Tipos de referencias.....................................................................................................................33
Insertar nombre a una constante.....................................................................................................35
FUNCIONES...........................................................................................................................................35
Importancia de las Funciones...........................................................................................................36
Cmo utilizar funciones....................................................................................................................36
Asistente para funciones..................................................................................................................37
FUNCIONES ESTADISTICAS....................................................................................................................39
FUNCIN PROMEDIO...........................................................................................................................39
FUNCION MAX......................................................................................................................................40
FUNCION MIN......................................................................................................................................41
FUNCION CONTAR................................................................................................................................42
FUNCION CONTAR.SI............................................................................................................................43
FUNCION K.ESIMO. MAYOR..................................................................................................................44
FUNCION K.ESIMO. MENOR.................................................................................................................44
42
FUNCIONES ANIDADAS.........................................................................................................................45
FUNCION SI...........................................................................................................................................47
FUNCION BUSCARV..............................................................................................................................49
FILTROS.................................................................................................................................................52
Qu SON LOS FILTROS?...................................................................................................................52
Autofiltros........................................................................................................................................52
FILTROS AVANZADOS........................................................................................................................53
FUNCIONES DE BASES DE DATOS..........................................................................................................55
Funcin BDCONTAR..........................................................................................................................55
Funcin BDPROMEDIO.....................................................................................................................55
Funcin BDSUMA.............................................................................................................................56
TABLAS DINMICAS..............................................................................................................................56
Crear una tabla dinmica en Excel 2010...........................................................................................56
MICROSOFT ACCESS.............................................................................................................................76
Entorno de trabajo...........................................................................................................................76
Las barras.........................................................................................................................................77
CREAR UNA BASE DE DATOS.................................................................................................................78
CREAR UNA TABLA DE DATOS...........................................................................................................83
La clave principal..........................................................................................................................85
Guardar una tabla........................................................................................................................86
Cerrar una tabla...........................................................................................................................87
Modificar el diseo de una tabla en Vista Diseo........................................................................87
Modificar el diseo de una tabla en Vista Hoja de Datos.............................................................88
Introducir y modificar datos en una tabla....................................................................................89
Desplazarse dentro de una tabla..................................................................................................90
RELACIONES.....................................................................................................................................91
Aadir tablas a la ventana Relaciones..........................................................................................91
Quitar tablas de la ventana Relaciones........................................................................................91
Modificar relaciones....................................................................................................................92
Eliminar relaciones.......................................................................................................................92
Limpiar la ventana relaciones......................................................................................................93
Mostrar relaciones directas.........................................................................................................93
Visualizar todas las relaciones......................................................................................................94
Tipos de consultas............................................................................................................................94
Crear una consulta...........................................................................................................................95
41
41
Ofimtica II
La Vista Diseo.............................................................................................................................96
Guardar la consulta......................................................................................................................98
INFORMES..........................................................................................................................................108
Crear un informe............................................................................................................................108
42
MICROSOFT EXCEL
Qu es y para qu sirve Excel?
Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo; que permite realizar
operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar
desde simples sumas hasta clculos complejos. Excel es una hoja de clculo
integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa
de Office, como Word, PowerPoint, etc. te resultar familiar utilizar Excel, puesto
que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los
programas de Office.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la
extensin .XLSX para que la computadora los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesin de
Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo
puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de ttulo en la parte superior de la ventana
vers cmo pone Microsoft Excel - Libro1.
El Inicio
Al acceder a Microsoft Excel 2013 nos muestra esta pantalla en la que podemos localizar dos partes,
la parte izquierda de color verde dnde nos va a mostrar los archivos utilizados recientemente, en
este caso nos indica que todava no hemos creado ningn libro, es decir, no hemos realizado ningn
ejercicio, de manera que la lista parece vaca.
Podemos acceder a la opcin abrir otros libros para acceder a ejercicios realizados y almacenado en
nuestro equipo, de esta forma podemos colocarlos en pantalla y continuar con su edicin. En la parte
derecha, de color blanco, tenemos diferentes opciones para ejecutar de forma automtica, ya sea un
libro en blanco, para crear un ejercicio nuevo, o visualizar un pequeo tutorial de funcionamiento
41
41
Ofimtica II
aplicacin. Despus disponemos de diferentes plantillas predefinidas, como por ejemplo para crear
un presupuesto, un calendario, tareas escolares, etc.
Ventana Principal de Microsoft Excel
Los mens de Excel

Los mens de Excel contienen acciones muy comunes en la mayora de aplicaciones Windows. Las
acciones ms importantes, a grandes rasgos, son las siguientes:
Men Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel XP incorpora una nueva
caracterstica en este men que es la posibilidad de guardar el archivo en formato HTML.
Men Edicin: permite la mayora de acciones conocidas como copiar, pegar, buscar,
reemplazar, etc.
Men Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una caracterstica especial de este
men es la posibilidad de ver los saltos de pgina previos a una impresin.
Men Insertar: permite insertar celdas, hojas, saltos de pgina, grficos o funciones.
Men Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc.
Men Herramientas: revisin ortogrfica, auditoria, o realizar macros.
Men Datos: til para gestionar bases de datos, listas, o esquemas resumidos.
Men Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada, mosaico, etc.
Men Ayuda: informacin sobre aprendizaje y uso de Excel.
Algunos Conceptos
Hoja: Se denomina as a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo
que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la
pantalla. Estos nombres se pueden cambiar. Con al ltima versin de Excel podemos tener ms de
500 hojas en un solo archivo de Excel. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256
columnas y 65.536 filas. Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas.
Celda: La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda
42
pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel
podrs comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor est posicionado en alguna
celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque
aparece ms remarcada que las dems.
Columna: se nombran de la A a la Z y estn dispuestas en vertical. Despus de la columna Z, nos
encontramos con la columna AA, AB, AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB.. y
as hasta la ltima columna que es la XFD (ms de 16 000 columnas).
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 1048576 que es la ltima.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero
con la extensin XLS con todas las hojas que tuviese el libro.
Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va
desde la A1 hasta la A5 se reflejara con el siguiente nombre: A1:A5.
Seleccin de celdas: Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio de una
celda, pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar hacia alguna direccin. Es
exactamente igual que cuando seleccionas un texto en cualquier aplicacin Windows.
Barra de frmulas
Debajo de la zona de la pantalla de herramientas que hemos visto anteriormente, tenemos esta parte
a la pantalla central, la cual est dividida en tres partes. La parte izquierda, el recuadro con la palabra
A1, se llama cuadro de nombres, inicialmente en esta parte de la pantalla vamos a visualizar
nuestra posicin dentro de la hoja de clculo. A continuacin tenemos otra zona, con tres iconos, es
la zona de aceptar las frmulas de clculo, quiere decir, que mediante esta cruz nosotros podremos
anular una frmula de clculo que le hemos indicado a Microsoft Excel.
Con este signo de visto podemos aceptar una frmula que la hallamos indicado a Microsoft Excel para
que l realice el clculo. Despus tenemos en la opcin de FX, que es para acceder a la librera de
funciones predefinidas que tiene Microsoft Excel
Formas del puntero del mouse:
Movimientos en la hoja
41
41
Ofimtica II
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL + INICIO
Primera celda de la columna activa CTRL +
ltima celda de la columna activa CTRL +
Primera celda de la fila activa CTRL + o INICIO
ltima celda de la fila activa CTRL +
Comando Ir a
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir
es utilizando el cuadro de dilogo Ir a.
Para acceder al cuadro de dilogo Ir a podemos pulsar la tecla
F5, podemos usar el teclado con la combinacin Ctrl+I
tambin podemos desplegar el men Edicin y seleccionar la
opcin Ir a...
Movimiento rpido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo a veces tenemos varias
hojas de clculo.
En este apartado trataremos los distintos mtodos para
movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
Seleccin de celdas:
42
SELECCIONAR TECLADO
Celda Abajo Shift +
Celda Arriba Shift +
Celda Derecha Shift +
Celda Izquierda Shift +
Toda una fila Shift + Barra espaciadora
Toda una columna CTRL + Barra espaciadora
Celda A1 CTRL + INICIO
Primera celda de la columna activa SHIFT + CTRL +
ltima celda de la columna activa SHIFT + CTRL +
Primera celda de la fila activa SHIFT + CTRL + o INICIO
ltima celda de la fila activa SHIFT + CTRL +
Toda la Hoja CTRL + SHIFT + Barra espaciadora
Para cerrar un libro de Excel:
Click en el icono x de la barra de mens.

Men Archivo / Cerrar
CTRL + F4
Para Cerrar el programa Excel:

Click en el icono X de la barra de ttulo.
Men Archivo / Salir
Alt + F4
OPERACIONES CON ARCHIVOS

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar,
guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar
con libros de trabajo de Excel.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Podemos abrir un nuevo libro de Excel de los modos siguientes:
Click en el icono Nuevo de la barra de herramientas

Men Archivo / Nuevo
CTRL + U
Al utilizar el Men Archivo / Nuevo, se activa el panel de tareas y en ello podemos utilizar plantillas,
ya sea propias o incluso podemos descargarlas de Internet. Para buscar en la net, hacer clic en la
opcin Plantillas en Office Online
41
41
Ofimtica II
Abrir un libro de trabajo ya existente

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Existen
varias formas para abrir un archivo ya existente.
Click en el icono Abrir de la barra de herramientas

Men Archivo / Abrir
CTRL + A
Abrir libros de trabajo se slo lectura

Para evitar modificar la versin de un archivo al
guardarlo en disco, podremos abrir como archivo de
slo lectura. Para ello:
Seleccionar el men Archivo y elegir la opcin
Abrir... O hacer clic sobre el botn Abrir.
Seleccionar el archivo a abrir.
Hacer clic sobre la flecha de la derecha para
que se abra la lista desplegable del botn
Abrir.
Elegir la opcin Abrir como de slo lectura.
Excel abrir el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos guardarlo con el
mismo nombre. A la hora de guardarlo nos pedir otro nombre mediante el cuadro de dilogo
Guardar como.
Guardar un libro de trabajo
42
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo

en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier
operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad
de disco, esta operacin se denomina Guardar. Tambin cuando tengamos un
libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan
deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Click en el icono Guardar de la barra de herramientas

Men Archivo / Guardar
CTRL + G
Ms opciones de guardar
Utilice el comando Guardar como, para guardar una copia del libro, en otra
ubicacin.
Si est trabajando en un libro ya grabado anteriormente y est modificando datos en dicho libro, solo
presione CTRL + G o haga clic en el icono
Para guardar un libro con contrasea, utilice la opcin
Guardar como, luego en la ventana activa, hacer clic sobre
la flecha de la derecha del botn Herramientas, elegir la
opcin Opciones generales...
Escribir una contrasea de lectura y escritura (puede usar
la misma clave para ambas), repetir las claves y aceptar.
Luego guardar.
DATOS EN EXCEL
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees
introducir.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente:
Modificar y borrar texto en Excel
Para modificar el dato de una celda, hacer clic en la celda a modificar y luego podemos realizar
cualquiera de las 3 operaciones siguientes.
Presionar la tecla F2
41
41
Ofimtica II
Hacer clic en el dato de la barra de frmulas.

Doble clic en la celda.
Una vez modificado el contenido de la celda, presionar la tecla Enter.
Para borrar el texto de una celda podemos:

Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr
Ir a Inicio - Borrar
Pulsar el botn derecho y escoger la opcin Eliminar
Siempre es recomendable optar por la solucin ms rpida (en este caso, la tecla Del o Supr).
Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha, una hora o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una
frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
La frmula debe empezar siempre por el signo =.
NMEROS Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . .
Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir
precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico
en contabilidad.
Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como , 6/89 , debes escribir primero un cero, luego un espacio y
recin la fraccin; para que no se confundan con nmeros de fecha. (Ejemplo: 0 )
Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin
cientfica.
Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.
Fecha y hora Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas
que aparezca.
Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados
a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario
introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn
comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo.
Ejemplos:
12/03/16 12-03-16 2:30 PM
14:30 12/12/99 14:30 12/07/2016
TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto
puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
42
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha
para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Errores en los datos
Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Nos mostrar a veces una ventana de error y una sugerencia para modificar dicha frmula el cual
aceptamos o no.
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o
una hora negativa.
EDICION DE CELDAS
Todas las aplicaciones que operan en el entorno de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar
informacin en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante. Por ello uno de los
mens que se pueden encontrar en todas las aplicaciones de Windows es el men Edicin que
siempre contiene las opciones Cortar, Copiar y Pegar.
Al realizar la operacin de Cortar o Copiar, la informacin se coloca en un rea de memoria llamada el
Portapapeles. Cuando existe informacin colocada en el portapapeles, se encuentra disponible para
ser utilizada para cualquier aplicacin de Windows.
Cortar
La accin Cortar coloca la informacin seleccionada en el Portapapeles pero elimina la informacin de
su ubicacin original. Es la opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino.
Para Cortar primero se selecciona una celda o un rango de celdas y despus se realiza una de las
siguientes acciones:
Clic en el icono cortar de la barra de formato

Men Inicio / Cortar
CTRL + X
Copiar
La accin Copiar coloca la informacin seleccionada en el Portapapeles sin borrar el original, para
luego ser pegada cuantas veces se desee, mientras est activo la marquesina.
Para Copiar primero se selecciona una celda o un rango de celdas y despus se realiza una de las
siguientes acciones:
41
41
Ofimtica II
Clic en el icono copiar de la barra de formato

Men Inicio / Copiar
CTRL + C
Pegar
El comando Pegar es el final de las dos acciones anteriores, coloca el contenido del Portapapeles en la
aplicacin de destino y en el lugar deseado. Si se ha seleccionado cortar, solo se puede pegar por una
sola vez. En cambio si se ha elegido copiar, se puede pegar tantas veces, mientras est activada la
marquesina.
Para Pegar se utiliza alguno de los siguientes mtodos:
Clic en el icono pegar

Men Inicio / Pegar
CTRL + V
Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la frmula, o
copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a
copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Copiar las celdas seleccionadas.
Hacer clic en la celda donde deseamos pegar.
Selecciona el men Inicio / Pegar / Pegado especial
Activar una de las opciones disponibles, de acuerdo a lo que uno desee copiar y luego
aceptar.
La opcin Pegar vnculos, permite que tanto la celda que ha sido copiada como la nueva celda
pegada, se mantengan vinculadas, haciendo posible que cualquier cambio en la celda original,
tambin afecte a la celda pegada.
Deshacer acciones
Excel ofrece la posibilidad de deshacer acciones y regresar al estado anterior antes de que se hiciera
esa accin o esas acciones. Para Deshacer una operacin, se utiliza alguno de los siguientes mtodos:
Clic en el icono deshacer de la barra de acceso rpido

CTRL + Z
42
Rehacer Acciones
La accin contraria a deshacer es rehacer o repetir que se utiliza para regresar a la situacin original
cuando la accin deshacer no dio el resultado esperado.
Clic en el icono rehacer de la barra de acceso rpido

CTRL + Y
Borrar Celdas
Veremos cmo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como
puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede
ser el color el tipo de letra, la alineacin del texto, etc) o el contenido de
stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado.
El modo ms comn para borrar es usando la tecla SUPR, pero recordar que
con este mtodo, solo se borra el contenido.
Otro modo de borrar es seleccionando las celdas, luego autollenar de abajo hacia arriba. Est mtodo
tambin solo elimina el contenido, mas no as los formatos ni comentarios.
41
41
Ofimtica II
FORMATOS Y AUTOLLENADO
SERIES
Excel nos permite realizar de una manera sencilla, series aritmticas, geomtricas
y de fecha.
Para utilizar este comando, ingrese solo el primer dato en una celda, luego
ubquese en dicha celda y realice:
Men Inicio / Rellenar /series
Series en: Indica si lo deseamos en Filas o Columnas

Tipo: Elegimos un tipo de serie
Incremento: Aqu escribimos el nmero con el que ir incrementando la serie
Lmite: Con esta opcin podemos escribir un nmero lmite para la respectiva serie
Una vez elegidos estos tems, Aceptar.
Un ejemplo sencillo: Realizar la serie 2, 6, 18, 54,
Primero observamos que se trata de una serie geomtrica, puesto que vemos que se estn
multiplicando por 3 cada dato
Ingresar el dato 2 en una celda cualquiera.
Seleccionar un rango de celdas incluido la
celda con el dato 2.
Abrir el Men Archivo / Rellenar / Series
Elegir la serie Tipo Geomtrica y escribir el
nmero 3 en Incremento.
En caso deseemos que la serie tenga un nmero
lmite, solo lo escribimos en la casilla lmite (en nuestro ejemplo pondremos 1000)
Finalmente Aceptar y tendremos la siguiente serie geomtrica.
Autollenado
42
A travs de esta opcin, podemos realizar series aritmticas de manera ms sencilla, as mismo series
de fechas.
Pasos:
Ingresar los dos primeros datos de la serie que deseamos.
Seleccionar las dos celdas.
Ubicar el puntero del mouse en la parte inferior derecha de la
seleccin y sin soltar el clic del mouse, arrastre el mouse para
completar la serie.
Buscar un Texto
Al igual que en el programa Microsoft Word,
podemos buscar un texto determinado, dentro
de la hoja de clculo.
Men Inicio / Buscar
Control + B
Reemplazar un Texto
Excel permite buscar un texto determinado y
luego ser reemplazado por el texto que
queramos.
Men Inicio / Reemplazar
Control + L
VALIDACIN DE DATOS
Se utiliza para bloquear celdas de tal modo que solo se ingresen datos que cumplan con un cierto
requisito.
Pasos:
Seleccionar las celdas que deseamos validar.
Men Datos / Validacin
Se mostrar la siguiente ventana:

Casilla Configuracin: En esta casilla, se colocan los
requisitos que deseamos que cumplan las celdas
seleccionadas
Mensaje entrante: Muestra un texto ni bien
pasemos por las celdas seleccionadas
Casilla Mensaje de error: En esta casilla, escribimos
un mensaje que aparecer en caso se haya
ingresado un dato que no cumple con las condiciones establecidas.
En la opcin Estilo, podemos elegir entre Lmite que no permitir ingresar el dato, Advertencia
que avisar del error pero dejar ingresar el valor e Informacin que tambin permitir ingresar
el dato previo aviso.
FORMATO DE CELDAS
41
41
Ofimtica II
Se utiliza para cambiar el aspecto de las celdas de una hoja de

clculo, con esta opcin podemos modificar el tipo y aspecto de la
letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar
nmeros en la celda.
Para darle formato a un rango de celdas, primero seleccionar las
celdas.
Luego realizar una de las opciones siguientes:
Men Inicio / Formato / Formato de celdas
Control + 1 (del teclado alfanumrico)
Botn derecho (Anticlic) / Formato de celdas
Nmero
En esta ventana, podemos darle formato al nmero, para colocar
nmeros negativos, nmero de decimales, indicar si es moneda, as
como tambin modificar la manera de ver las fechas, horas, fraccin,
porcentaje.
O tambin nosotros mismos personalizar el formato numrico de las celdas.
Ejemplo: Podemos hacer que una nota 7 se muestre como 07, eligiendo la Categora Personalizar,
luego escribir en la casilla de Tipo el nmero 00, debido a que deseamos mostrar dos cifras
Alineacin
Se usa para alinear el contenido de la celda ya sea en forma
horizontal o vertical. Asi mismo tenemos la opcin de darle
Sangra.
Control de texto. Muy usado para que el texto se acomode al
ancho de la columna. Tambin tenemos la opcin para que el
texto se reduzca hasta que pueda caber en el ancho de una
celda y finalmente la opcin Combinar celdas.
Con Orientacin, podemos girar el contenido de una celda; un
determinado nmero de grados en sentido horario o
antihorario.
Fuente
Seleccione el tipo, el estilo y el tamao de la fuente, y otras opciones de formato para el texto
seleccionado.
Tamao
42
Puede escribir cualquier nmero entre 1 y 1638. Los tamaos

de la lista Tamao dependern de la fuente seleccionada y de
la impresora activa.
Fuente normal
Active la casilla de verificacin Fuente normal para restablecer
la fuente, el estilo de fuente, el tamao y los efectos al estilo
Normal (predeterminado).
Una opcin muy usada es usar los efectos, como superndice o
subndice.
Bordes
Preestablecidos Seleccione esta opcin para aplicar o quitar
bordes a las celdas seleccionadas.
Lnea. Seleccione una opcin en Estilo para especificar el
tamao de lnea y el estilo de un borde. Si desea cambiar un
estilo de lnea en un borde que ya existe, seleccione la opcin
de estilo de lnea que desee y, a continuacin, haga clic en el
rea del borde en el modelo de Borde en que se desea que
aparezca el nuevo estilo de lnea
Color Seleccione un color de la lista para cambiar el color del
texto u objeto seleccionado.
Borde haga clic en un estilo de lnea en el cuadro Estilo y despus haga clic en los botones situados
bajo Preestablecidos o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas. Haga clic en Ninguno
para quitar todos los bordes.
Tramas
Se usa para darle un color de fondo para la celda seleccionada.
Sombreado de celda. Seleccione un color de fondo en el
cuadro Color y despus seleccione una trama en el cuadro
Trama para aplicar formato a la seleccin con tramas de
colores.
Proteger
Bloqueada: Evita que se modifiquen, muevan o eliminen las celdas, o que se cambie su tamao. El
bloqueo de celdas no surte efecto a menos que la hoja est
protegida. Para proteger una hoja, elija el men Proteccin en
el men Herramientas, haga clic en Proteger hoja y, a
continuacin, active la casilla de verificacin Contenido.
Oculta: Oculta una frmula de una celda, de forma que no
aparezca en la barra de frmulas cuando se seleccione la celda.
Si selecciona esta opcin, no surtir efecto a menos que la hoja
est protegida. Para proteger una hoja, elija Proteccin en el
men Herramientas, haga clic en Proteger hoja y, a
continuacin, active la casilla de verificacin Contenido.
41
41
Ofimtica II
BARRA DE FORMATOS
Formato de Fuente
Formato de Alineacin de celdas

De manera predeterminada Excel alinea los valores numricos a la derecha y el texto a la izquierda
pero es posible modificar esta alineacin utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineacin.
Alineacin vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente
ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
Alineacin horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.
Orientacin: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ngulo especfico lo cual es de utilidad
cuando necesitamos cambiar la orientacin del ttulo de una columna muy estrecha.
Sangra: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando
ajustar el texto en varias lneas para mostrar todo el contenido.
42
Combinar y centrar: Combinar las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y adems centrar
el contenido. Al pulsar en la flecha del men desplegable se mostrarn algunas opciones adicionales
como la de volver a separar las celdas.
Estos mismos comandos de alineacin los podemos encontrar en el cuadro de dilogo Formato de
celdas dentro de la seccin Alineacin.
Formato de nmeros
Estilos predefinidos
Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la
mejor opcin son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la
seccin Estilos encontrars los botones Dar formato como tabla y Estilos de
celda.
Si vas a dar formato a las celdas, debers seleccionarlas y pulsar el
botn Estilos de celda. Vers muchas opciones entre las que elegir. Al hacer clic sobre una de ellas, el
estilo se aplicar automticamente.
Uno de los estilos predefinidos es Normal, de forma que si quieres que una celda formateada, ya sea
con un estilo predefinido o con uno personalizado, recupere el formato normal, slo tendrs que
elegir esta opcin.
Si vas a dar formato a varias celdas, para formar una tabla, seleccinalas y pulsa Dar formato como
tabla. La forma de proceder es similar a la anterior, elegirs de un listado el estilo que prefieras y se
aplicar. La nica diferencia es que aparecer un pequeo cuadro de dilogo para que selecciones las
celdas que quieres que formen parte de la nueva tabla y elijas si sta contendr encabezados.
Una vez finalices el formateo, lo que habrs creado ser una tabla, por lo que aparecer la
pestaa Herramientas de tabla.
Copiar Formatos
Si queremos que una celda tenga el mismo formato que otra, lo ms rpido muchas veces es copiar el
formato
Pasos:
Primero, seleccionar la celda con el formato que queremos copiar.
41
41
Ofimtica II
Luego, en la pestaa Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato (Est situada en la

categora Portapapeles, junto a las opciones para copiar, cortar y pegar)
Observars que al pasar el cursor por la hoja de clculo, el cursor tiene el siguiente aspecto .
Seleccionaremos la celda o el conjunto de celdas al que queremos aplicar el formato.
Y ya est. De esta sencilla forma nos ahorraremos el trabajo de tener que volver a establecer todos y
cada uno de los parmetros de formato a mano: color, fuente, relleno, bordes, etc.
FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la

celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para
valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las
celdas segn el valor contenido en ella, etc.
Cmo aplicar un formato condicional a una celda:
Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato
condicional.
Accedemos al men Formato condicional de la
pestaa Inicio. Aqu tenemos varias opciones, como
resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin con
otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor
o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de
color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a
determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que
permite crear una regla personalizada para aplicar un
formato concreto a aquellas celdas que cumplan
determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de
formato como el que vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla.

Normalmente querremos que se aplique el formato
nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la
celda y de qu forma se marcar.
De esta forma, si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como
pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y
condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
42
Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el
formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar,
el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el
valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato
especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.
TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS DE EXCEL

Un libro de Excel est formado por varias hojas y a su vez cada hoja est compuesta de columnas y
filas que dan forma a cada una de las celdas. Cada hoja en Excel 2013 tiene la cantidad fija de
1048576 filas y 16384 columnas.
Insertar filas y columnas en Excel

Ya que todas las hojas de Excel tienen un nmero de filas y de
columnas mximo y no podemos hacer nada por aumentar
dicho nmero, cuando hablamos de insertar una
fila o columna hablamos en realidad de desplazar
los datos hacia abajo o hacia la derecha para
mostrar una fila o columna vaca. Podemos insertar
una fila de la siguiente manera. Haz clic derecho en
el encabezado de fila y selecciona la opcin
Insertar y observars que Excel desplaza los datos
hacia abajo para colocar una fila vaca. Tambin
podemos insertar una fila con el comando Inicio >
Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.
Excel insertar la nueva fila por arriba de la celda

que est activa al momento de ejecutar el
comando. Por otro lado, si lo que deseamos es insertar una columna podemos utilizar el comando
Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja y Excel insertar la columna a la izquierda de la
celda activa. Tambin podemos insertar una columna a la izquierda si hacemos clic derecho sobre el
encabezado de columna y seleccionamos la opcin Insertar.
Eliminar filas y columnas en Excel

En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de nuestra hoja porque los
datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya
no necesitamos dicha informacin. Selecciona una celda de
la fila que deseas eliminar y ve a Inicio > Celdas > Eliminar >
Eliminar filas de hoja.
Excel eliminar la fila y mover las filas restantes hacia
arriba. Tambin podemos eliminar un fila si hacemos clic
derecho sobre su encabezado y seleccionamos la opcin
Eliminar. Para eliminar una columna debes seleccionar el
comando Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar columnas de
hoja y se eliminar la columna de la celda activa. Tambin
puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna y seleccionar la opcin Eliminar:
41
41
Ofimtica II
Si despus de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un error puedes
revertir la eliminacin con el comando Deshacer o pulsando la combinacin de teclas Ctrl + Z.
Ocultar filas y columnas en Excel
Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja

de Excel no vean cierta informacin, entonces
puedes ocultar aquellas filas o columnas que
contienen dichos datos. Para ocultar una
fila puedes hacer clic derecho sobre su
encabezado y seleccionar la opcin Ocultar o
tambin puedes ir a
Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y
mostrar > Ocultar filas.
Tambin puedes ocultar una columna con el comando

Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas. Tambin podemos hacer
clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionar la opcin Ocultar.
Despus de haber ocultado una fila o una columna

observars que Excel an muestra un encabezado muy
pequeo como smbolo de que existe una fila o columna
oculta. En la siguiente imagen puedes observar que he
ocultado la fila 4 y es posible distinguir un encabezado de
fila miniatura:
42
Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 mtodos que explico a continuacin:
En el cuadro de nombres coloca la direccin de una celda que pertenezca a la fila o columna
oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la
opcin Mostrar filas o Mostrar columnas segn sea el caso.
Otra opcin es hacer clic derecho sobre ese pequeo encabezado de fila o columna que est
oculto y seleccionar la opcin de men Mostrar.
Cambiar ancho y alto de columnas y filas

A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para que los datos se ajusten al
rea de impresin o tal vez estamos creando una tabla y deseamos que las celdas sean ms grandes
que su tamao predeterminado. Cualquiera que sea la razn es importante saber cmo ajustar el
ancho de una columna y el alto de una fila. Para cambiar el ancho de una columna debes hacer clic
derecho sobre su encabezado y seleccionar la opcin Ancho de columna y se mostrar un cuadro de
dilogo donde podrs indicar el nuevo valor:
Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar el botn Aceptar para hacer permanentes los
cambios. Otra manera de llegar a este mismo cuadro de dilogo es desde Inicio > Celdas > Formato >
Ancho de columna. Por otro lado, para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de
la fila deseada e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.
Esto mostrar el cuadro de dilogo necesario para modificar el valor del alto de la fila. Por supuesto
que tambin podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic derecho en su encabezado y
seleccionamos la opcin Alto de fila. Una ltima alternativa para ajustar el ancho de una columna es
arrastrar el borde derecho de su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado. Tambin puedes
arrastrar el borde inferior del encabezado de una fila para hacerla ms alta.
41
41
Ofimtica II
Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de

fila el cual podemos lograr haciendo doble clic sobre el
borde derecho del encabezado de una columna o sobre
el borde inferior del encabezado una fila. Esto har que la
columna se autoajuste al ancho del contenido o que la
fila se autoajuste al alto de su contenido. La
opcin Autoajustar es muy til y por eso encontramos
ambos comandos en Inicio > Celdas > Formato:
Las columnas y filas en Excel 2013 delimitan las celdas que contendrn nuestros datos y por eso es
importante aprender a manipularlas correctamente para hacer un mejor uso de la herramienta.
FRMULAS
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar
diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, /, Sen, Cos,
etc.
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la celda o en la barra de frmulas y debe
empezar siempre por el signo = (igual).
Operadores matemticos
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son:
OPERADORES ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + - * / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico
(verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <>
OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser
utilizado en la frmula. En Excel pueden ser:
Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5
42
Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo:
A1, G5
Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de
izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a
menor):
ARITMTICOS LGICOS
Exponenciacin (^) Not
Multiplicacin (*) y Divisin (/) Negacin (-)
Adicin (+) y Sustraccin (-) And Or
Concatenacin de caracteres (&)
INTRODUCIR UNA FRMULA
Veamos un ejemplo sencillo: En la celda A3, obtener la suma de los datos de las celdas (A1 y A15) :
Primero digitar el smbolo =

Hacer clic en la celda (A1), (si por error se hace clic en otra celda, solo hay que volver a hacer
clic en la celda A1, Excel se encarga de corregir automticamente la sintaxis de la frmula).
Luego digitar el smbolo +
Al hacer esta operacin, vemos que en la barra de frmulas, se va mostrando la sintaxis de la
frmula.
41
41
Ofimtica II
Finalmente hacer clic en la segunda celda (C2), y presionar la tecla Enter. De este modo
obtenemos el resultado en la celda A3
Observamos la correcta sintaxis de la frmula:

= A1 + C2
En caso modifiquemos una de los datos de las celdas A1 o C2, Excel cambiar
automticamente tambin el resultado en la celda A3.
REFERENCIAS EN FORMULAS
En la celda A3, queremos obtener la suma de los datos de las celdas (A1 y C2) :
Primero digitar el smbolo =

Luego hacer clic en la primera celda (A1), digitar el smbolo + y finalmente hacemos clic
en la segunda celda (C2)
En caso de fallar al hacer clic en una de las celdas, simplemente volver a hacer clic en la
celda, Excel corregir la sintaxis
Tipos de referencias
Referencia Relativa: Las frmulas de Excel contienen referencias a otras celdas. Por ejemplo, en la
frmula '=A1+B1' se est haciendo referencia a unas celdas en concreto. Esta referencia es relativa, ya
que si copiamos esta frmula y la pegamos en otra celda las referencias habrn cambiado tantas filas
y columnas como hay entre la celda original y la celda destino. Por ejemplo, pensemos que la frmula
anterior estaba en la celda C1 y la copiamos y la pegamos en la celda C3. La nueva frmula tendr
esta sintaxis '=A3+B3'. Esto es as porque cuando Excel copia y pega las frmulas no las reproduce
exactamente, sino que suma una unidad a cada una de las referencias.
42
Referencia Absoluta: Las referencias absolutas son referencias a celdas ubicadas en una posicin
especfica. Para crear una referencia absoluta nicamente hay que introducir delante de la letra
(columna) y el nmero (fila) el signo de dlar ($). Por ejemplo, queremos multiplicar los 4 datos de las
celdas A1:B2 por el nmero 3 que se encuentra en la celda D1. Introducimos la frmula en la celda
D1, luego colocamos el smbolo $ en la celda D1, antes de la columna y la fila (presionar la tecla F4
una vez), presionar enter y autollenar.
Referencia Mixta: Son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna (o
viceversa, referencia absoluta a la columna y relativa a la fila). Se distinguen porque solamente tienen
un signo de dlar. Por ejemplo, $A1 es una
referencia absoluta a la columna y relativa a la
fila. Si quisiramos hacerlo al revs la referencia
debera ser A$1. Podemos usarla por ejemplo
cuando queremos multiplicar toda una columna
por una sola celda, tal como se muestra en el
ejemplo.
41
41
Ofimtica II
Insertar nombre a una constante
A veces es preferible colocar nombres a determinadas celdas, frmulas o constantes. En este caso,
aprenderemos colocar un nombre a una
constante. Por ejemplo, supongamos que
queremos darle un nombre a la constante PI =
3.1415.
Men Insertar / Nombres
Ctrl + F3
En Nombres en el libro, escribimos PI y en el

casillero Se refiere a, digitamos los nmeros,
luego clic en Aceptar
FUNCIONES
Anteriormente se vio la importancia, ventajas y usos de las frmulas. Las frmulas son fundamentales
para el manejo de una hoja de clculo y en el buen uso de ellas reside toda la extraordinaria potencia
de esta hoja de clculo.
Adems de las frmulas que el usuario pueda crear segn sus necesidades, Excel cuenta con una
herramienta ms que son las FUNCIONES. Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y
que acepta un valor o valores (argumentos), realiza una operacin y devuelve un valor o valores
(resultado). Pueden usarse solas o como componentes para hacer frmulas ms extensas.
La secuencia de caracteres para introducir una funcin vlida se llama sintaxis. Todas las funciones
tienen la misma sintaxis y estn formadas por argumentos separados por un punto y coma (;) y todos
encerrados entre parntesis. Cuando el argumento para una funcin es otra funcin, se dice que est
anidado. En Excel, podr anidar hasta siete niveles de funciones en una frmula. La sintaxis de las
funciones de Excel es la siguiente:
= Funcin (Arg1, Arg2, Arg3,)
Dependiendo de la funcin, esta puede tener ninguno, uno o varios argumentos. Por ejemplo, la
funcin ALEATORIO no tiene argumentos, la funcin COS (coseno) tiene un argumento, y la funcin
SUMA puede tener entre 1 y 30 argumentos.
42
Importancia de las Funciones
Una funcin es una serie de frmulas pero en forma simplificada, ms sencilla y ms fcil de escribir.
Las funciones resuelven problemas que tambin se pueden resolver con frmulas normales, pero lo
hacen en un solo paso en lugar de muchos. Por ejemplo, si tenemos los siguientes datos:
La frmula para sumar estos datos, como se muestra en la barra de frmulas es = B4+B5+B6+B7. Si
existieran ms filas, la frmula seguira creciendo hasta tener como trmino de la frmula a los
valores de todas las filas. Adems, es muy fcil cometer errores mientras mayor sea el nmero de
datos que se deban ingresar a una frmula. Ahora, veamos el mismo ejemplo pero ahora utilizando
una funcin para realizar la operacin:
Aqu se utiliz la funcin SUMA, que es una de las ms usadas, y que permite sumar varios grupos de
nmeros (En este caso es slo el rango B4 a B8) Ntese que para escribir esta frmula el nmero de
letras utilizado es mucho menor al del ejemplo anterior. Este tamao vara muy poco aunque se trate
de datos en 10, 20 o ms celdas, porque se est haciendo referencia a un rango de celdas. Al escribir
B4:B8 la funcin considera que debe realizar la operacin desde la celda B4 hasta la celda b8,
incluyendo todas sus celdas intermedias.
Cmo utilizar funciones
Para incluir una funcin dentro de la hoja de clculo se pueden utilizar cualquiera de los siguientes
mtodos:
Men Insertar / Funcin
Teclado Shift + F3
Clic en el icono (Este botn se encuentra en la barra de frmulas)
Asistente para funciones
41
41
Ofimtica II
Cualquiera de los 3 mtodos nos lleva a la siguiente caja de dilogo:
Buscar una funcin. Es una lista de categoras que agrupan funciones u operaciones similares, para
facilitar la ubicacin de una funcin determinada.
Seleccionar una Funcin. Muestra una lista de las funciones de la categora elegida.
Debajo de estas cajas, se encuentra el formato de la funcin, es decir, qu argumentos debe llevar
para que sea empleada correctamente. Tambin hay una breve descripcin de lo que hace la funcin
escogida.
La caja nmero 1 va a contener la referencia o rango de celdas de la funcin. En esta caja se puede
escribir la referencia o rango de las celdas, pero adems Excel provee la facilidad de indicarle el rango
con el mouse. Para hacerlo primero damos clic en este botn:
Nos permite modificar el alto de la paleta de frmulas (caja de dilogo) de tal manera que
tenga un panorama ms amplio de la hoja de clculo.
Luego damos un clic sobre la celda deseada o un clic sostenido sobre el rea del rango
deseado.
42
Al sealar el rango o referencia en la hoja se coloca una lnea punteada sobre la seleccin y la celda o
rango automticamente se escribe en la barra de frmulas. Con los signos separacin de listas y de
puntuacin necesarios.
Se pueden incluir ms nmeros o rangos, dando un clic sobre la caja de Nmero 2 y realizando el
mismo procedimiento. Automticamente se van generando las cajas Nmero3, Nmero4, etc. Una
vez terminada la funcin y hechos todos los cambios, se presiona el botn Aceptar y la funcin queda
insertada como una frmula en la celda activa.
El Asistente para funciones es un mtodo sencillo para aplicar las funciones, pero tambin se pueden
escribir directamente con todos sus elementos. Para iniciar la funcin, recuerde siempre el signo igual
(=) como se hace con las frmulas.
La funcin SUMA, por ser una de las ms usadas, se puede insertar directamente con el
botn Autosuma de la barra de herramientas estndar. Utilizando este botn, Excel
automticamente supone cules son las celdas que se desean incluir en la funcin.
Como esta operacin se realiza, generalmente, en la parte inferior de una tabla, asume todos los
valores que se encuentran hacia arriba de la celda activa.
Las funciones, se comportan como frmulas normales en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con
parntesis, hacer combinaciones y anidar una dentro de otra sin que sea necesario que sean del
mismo tipo. Los que siguen son ejemplos de combinaciones de funciones vlidas:
= SUMA(C1:C4)*5
= SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10)
= SUMA(MAX(A1:A5), MIN(A1:C5))
Existen ms de 200 funciones de diferentes categoras y dependiendo de las necesidades especficas
del usuario. Ejemplo de Categoras:
Texto
Financieras
Lgicas
Estadsticas
Base de datos
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas, etc.
41
41
Ofimtica II
FUNCIONES ESTADISTICAS
A continuacin, estudiaremos las funciones ms usadas y conocidas de la categora Estadsticas.
Funcin PROMEDIO
Funcin MAX
Funcin MIN
Funcin CONTAR
Funcin CONTAR.SI
Funcin K.ESIMO.MAYOR
Funcin K.ESIMO.MENOR
FUNCIN PROMEDIO
Funcin que nos devolver la media aritmtica de los nmeros o el rango encerrado entre parntesis.
Sintaxis =PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;......)
Ejemplo: En la celda E1 deseamos hallar el promedio siguiente:
=PROMEDIO(A1:D1) promedio de los nmeros de las celdas A1, B1, C1 y D1
Para ello nos ubicamos en la celda E1 y elegimos la funcin PROMEDIO (Categora Estadsticas) y en la
caja Nmero1 que se nos muestra, seleccionamos las celdas A1:D1 y luego aceptamos.
42
FUNCION MAX
Funcin que nos devolver el valor mximo de un rango de valores numricos (nmero mayor del
rango).
Sintaxis =MAX(Nmero1;Nmero2;......)
Ejemplo: Deseamos saber cual es la nota ms alta de todo el grupo de notas (rango A1:C7). Para ello
nos ubicamos en la celda E1 y buscamos la funcin MAX.
En la ventana de MAX, se muestran las cajas de Nmero1 y Nmero2, entonces desde Nmero1
seleccionamos todo el bloque de notas (A1:C7) y luego aceptamos, obteniendo como resultado 20.
FUNCION MIN
Funcin que nos devolver el valor mnimo de un rango de valores numricos (nmero menor del
rango).
Sintaxis =MIN(Nmero1;Nmero2;......)
Ejemplo: Deseamos saber cual es la nota ms baja de todo el grupo de notas (rango A1:C7). Para ello
nos ubicamos en la celda E1 y buscamos la funcin MIN.
41
41
Ofimtica II
En la ventana de MIN, tambin se muestran las cajas de Nmero1 y Nmero2, entonces desde
Nmero1 seleccionamos todo el bloque de notas (A1:C7) y luego aceptamos, obteniendo como
resultado 5.
FUNCION CONTAR
Funcin que cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros. No cuenta las celdas con texto o
vacas.
Sintaxis =CONTAR(ref1,ref2,......)
Ejemplo: Deseamos saber cuantas notas tenemos en el rango A1:C7. Para ello nos ubicamos en la
celda E1 y buscamos la funcin CONTAR.
42
En la ventana de CONTAR, en la opcin de Ref1, seleccionamos todo el bloque de notas (A1:C7) y

luego aceptamos, obteniendo como resultado 21 celdas que contienen nmeros.
FUNCION CONTAR.SI
Funcin que cuenta el nmero de celdas que cumplen con una condicin dada.
Sintaxis =CONTAR.SI(rango,criterio)
Ejemplo: Deseamos saber cuntas notas aprobadas hay en ese bloque de notas (rango A1:C7). Para
ello nos ubicamos en la celda E1 y buscamos la funcin CONTAR.SI.
En la ventana de CONTAR.SI, aparece seleccionado la opcin Rango, entonces desde all,

seleccionamos todo el bloque de notas (A1:C7) y luego hacemos clic en la caja Criterio y escribimos
>=10.5 puesto que deseamos saber cuntas notas aprobadas existen. Luego aceptamos.
41
41
Ofimtica II
FUNCION K.ESIMO. MAYOR

Funcin que nos devolver el valor k.esimo mayor de un conjunto de datos (el primer nmero mayor,
el segundo mayor, el tercer mayor, etc.)
Sintaxis =K.ESIMO.MAYOR(matriz,k)
Ejemplo: Deseamos saber cual es la segunda nota ms alta de todo el grupo de notas (rango A1:C7).
Para ello nos ubicamos en la celda E1 y buscamos la funcin K.ESIMO.MAYOR
En la ventana de K.ESIMO.MAYOR se muestran las opciones de Matriz y K, en Matriz, elegimos todo el

bloque de notas (A1:C7) y en K, escribimos el nmero 2, debido a que deseamos la 2da mejor nota.
(Si nos pidieran la tercera mayor nota, escribiramos 3)
FUNCION K.ESIMO. MENOR

Funcin que nos devolver el valor k.esimo menor de un conjunto de datos (el nmero menor, el
penltimo nmero menor, el tercer peor nmero, etc.) Al revs de la funcin K.ESIMO.MAYOR
Sintaxis =K.ESIMO.MENOR(matriz,k)
Ejemplo: Deseamos saber cual es la antepenltima nota del rango A1:C7. Para ello nos ubicamos en
la celda E1 y buscamos la funcin K.ESIMO.MENOR
42
En la ventana de K.ESIMO.MENOR se muestran las opciones de Matriz y K, en Matriz, elegimos todo

el bloque de notas (A1:C7) y en K, escribimos el nmero 3, debido a que deseamos la antepenltima
nota. (Si nos pidieran la peor nota, escribiramos 1)
FUNCIONES ANIDADAS
Se llama funciones anidadas cuando en una sola sintaxis, mezclamos o combinamos varias funciones.
Entenderemos mejor este tema, con el siguiente ejemplo:
Para el siguiente grupo de nmeros, deseamos hallar el promedio del nmero mayor con el nmero
menor.
Tener presente que se desea hallar el promedio de la nota mayor (que hallaremos con la funcin
MAX) y la nota menor (que hallaremos con la funcin MIN). Por tanto, nos ubicamos en la celda E1 y
sacamos la funcin PROMEDIO. Ni bien se muestre la caja de Promedio, de frente hacemos clic en el
men o pestaa de la parte izquierda de la barra de frmulas, para sacar la funcin MAX
41
41
Ofimtica II
Al hacer clic en dicho men, se muestran las ltimas funciones utilizadas, buscamos la funcin MAX
(en caso no se muestre como en nuestra figura, hacemos clic en ms funciones y buscamos la funcin
MAX). Al elegir la funcin MAX, notaremos que se muestra su respectiva caja, de donde en la opcin
Nmero1 seleccionamos todo el bloque de celdas (A1:C4). Luego hacemos clic en la sintaxis de la
funcin PROMEDIO, que est en la parte derecha de la barra de frmulas (crculo rojo)
Cuando hacemos clic en la sintaxis de la funcin PROMEDIO, observamos que hemos regresado a la
caja de la dicha funcin. Luego hacemos clic dentro de la caja blanca de la opcin Nmero2.
En dicha caja, elegimos la funcin MIN, del men de la parte izquierda de la barra de frmulas, tal
como sacamos la funcin MAX. En dicha caja del MIN, seleccionamos el rango (A1:C4), como
podemos observar en la siguiente figura.
42
Finalmente si deseamos, podemos hacer clic en la sintaxis de la funcin PROMEDIO (parte derecha de
la barra de frmulas), de donde podemos observar el detalle todo lo que se hizo. Vemos que en la
caja Nmero1 obtuvimos el valor mayor de ese grupo de celdas y en Nmero2 el valor menor. Por
tanto al aceptar, la funcin promedio nos dar el resultado deseado.
FUNCION SI
Funcin de la categora Lgicas, que comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se
evala como VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO.
Sintaxis
=SI(prueba_lgica,valor si_verdadero,valor_si_falso)
Ejemplo: Tenemos unos promedios respectivos, deseamos que al lado derecho de dichos promedios
aparezcan los textos APROBADO o DESAPROBADO, de acuerdo a los promedios.
En la ventana de SI, se muestran tres cajas, en Prueba_lgica, colocamos la condicin que nos dir si
ese promedio es una nota desaprobatoria o no, para lo cual, hacemos clic en la celda G2 y aadimos
si es menor que 10.5, luego en Valor_si_verdadero, escribimos el texto DESAPROBADO, ya que si una
nota es menor que 10.5 es obvio que es desaprobado. Y en Valor_si_falso escribiremos APROBADO,
ya que en esta casilla colocamos lo que debe hacer Excel, en caso no se cumpla la prueba lgica
(G2<10.5)
Otro ejemplo:
41
41
Ofimtica II
Para este ejemplo, cambiaremos las condiciones siguientes:

Si la nota de promedio:
Es menor que 10.5 = Desaprobado
Est entre 10.5 y menor a 16.5 = Aprobado
Est entre 16.5 y 20 = Excelente
Solucin: Esta vez tenemos 3 condiciones (aprobado, desaprobado y excelente) entonces

necesitaremos dos funciones SI anidadas.
Nos ubicamos en la celda H2 y sacamos la funcin Lgica SI, entonces en Prueba_lgica hacemos clic
en la celda G2 y aumentamos <10.5. Luego en Valor_si_verdadero escribimos DESAPROBADO, luego
hacemos clic en la caja de Valor_si_falso y de la parte izquierda de la varra de frmulas, sacamos otra
funcin SI, debido a que nos quedan dos condiciones ms (APROBADO y EXCELENTE)
En la nueva caja de la funcin SI, Prueba_lgica hacemos clic en la celda G2 y aumentamos <16.5.
Luego en Valor_si_verdadero escribimos APROBADO y luego hacemos clic en la caja de Valor_si_falso
y escribimos EXCELENTE. Siempre en la ltima funcin SI, se escriben en ambas cajas de Valor_si-
verdadro y valor_si_falso. Tambin tener presente que si se utilizan n condiciones, necesitaremos n-1
funciones SI.
42
FUNCION BUSCARV
Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado
nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.
Sintaxis
=BUSCARV(Valor_buscado,Matriz_buscar_en,indicador_columnas,ordenado)
Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo argumento, de forma vertical
el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta bsqueda Excel la hace pensando
que esta primera columna est ordenada. Justo colocamos el valor CERO en Ordenado, para obviar si
la lista est ordenada o desordenada.
Veamos un ejemplo:
Tenemos en la Hoja1 la base de datos de los alumnos del colegio Salesiano San Juan Bosco,
agrupados en una sola hoja (1000 alumnos). Donde se muestran las notas bimestrales de cada curso,
ms el puntaje, promedio, etc.
Deseamos elaborar el siguiente formulario en la HOja2.
41
41
Ofimtica II
En dicho formulario, al escribir el cdigo del alumno, automticamente debern mostrarse todos los
datos del alumno respectivo, consignados en Hoja1. Para este tipo de problemas, usaremos la funcin
BUSCARV y de manera sencilla, podremos obtener dichos datos.
Solucin:
Nos ubicamos en la celda B2 para obtener los Apellidos y Nombres respectivo.

Una vez en la celda B2, sacamos la funcin BUSCARV de la categora Bsqueda y referencia
En Valor_buscado hacemos clic en la celda donde la persona digitar el cdigo del alumno (B1), luego
en Matriz elegimos todo el cuadro de la base de datos de la otra hoja (seleccionar todo el cuadro,
incluido los encabezados como Cdigo del alumno, Apellidos, etc.). En Indicador_columnas
escribimos el nmero 2 ya que los apellidos y nombres estn en la columna nmero dos empezando
de la izquierda de dicho cuadro.
Y por ltimo en Ordenado escribimos el nmero cero 0 y de este modo, obviamos si la lista est
ordenada o desordenada. Aceptamos la funcin y listo. Ahora al escribir el cdigo del alumno en el
casillero B1, podemos ver que en la celda B2 nos muestra dicho apellido y nombre.
42
Para los dems datos, tendremos que colocar la funcin BuscarV en cada celda de la columna B y solo
cambiaremos el indicador de columnas. Y listo, al final al cambiar el cdigo, se mostrarn
automticamente todos los datos de dicho alumno.
De all en adelante bastar con digitar el cdigo respectivo de cualquier alumno y Excel nos mostrar
todos los datos para dicho alumno.
41
41
Ofimtica II
FILTROS
Qu SON LOS FILTROS?
Cuando en una tabla, lista u hoja de clculo creada con Excel se cuenta con informacin variada y
abundante sobre un tema, distribuida en las diferentes filas y columnas de la tabla de datos, el
anlisis de la informacin puede llegar a complicarse, al estar presentada de una sola vez toda la
informacin disponible.
Excel dispone de ciertas herramientas en el men Datos, llamadas Filtros, las cuales facilitan
grandemente el anlisis de la informacin, mediante la aplicacin de criterios especficos indicados
por el usuario para presentar solamente la informacin que cumple con dichos criterios. La
informacin filtrada mediante uno o ms criterios se puede visualizar de inmediato por medio de una
nueva tabla, de un nuevo grfico o de ambas formas a la vez. En cualquier momento se puede volver
a la tabla completa de datos de origen, sin ms que desactivar el filtro aplicado.
A continuacin se explica el uso de Filtros Avanzados y de Autofiltros, sobre una planilla Excel de
datos de origen correspondiente a datos de alumnos ficticios de un curso de informtica.
Autofiltros
Los Autofiltros permiten aplicar varios filtros simultneamente sobre una columna de una lista o
sobre varias columnas a la vez, incluyendo la posibilidad de usar los conectivos lgicos Y (conjuncin)
y O (disyuncin), todo ello con mayor sencillez que con la herramienta Filtros Avanzados.
1. Abrir el archivo con los datos originales completos. Seleccionar los encabezados de todas las
columnas de la tabla (rtulos de columnas).
2. En el men Datos, seleccionar la opcin Filtro, Autofiltro. Observar que todos los rtulos de las
columnas darn origen a un men desplegable al hacer clic en la pequea flecha negra del
extremo derecho de cada celda.
3. Desplegar el men de la columna SITUACIN y elegir la opcin repitente. Se podr ver de
inmediato la tabla y grfico de notas
de los alumnos repitentes, excluyendo
al resto.
4. En el men Datos, elegir la opcin
Filtro y Mostrar todos para volver a la
tabla original. Desplegar ahora el
men de la columna SEXO y elegir la
opcin F, para obtener la informacin
de alumnas.
5. Volver a la tabla original. Pruebe usar Autofiltros para obtener la informacin de alumnos(as)
repitentes de la comuna de Santiago.
42
6. Volver a la tabla original. Desplegar el men de la columna N FINAL y elegir la opcin

Personalizar. Se podrn establecer criterios de Autofiltro mediante mens desplegables en las 4
casillas de la caja de dilogo, pudiendo conectarse las 2 condiciones superiores por conjuncin (Y)
o por Disyuncin (O) con las 2 condiciones inferiores.
7. Seleccionar Es mayor que y 5 para

las dos casillas superiores,
respectivamente, y Es menor que y
6 para las dos inferiores. Dejar la
marca sugerida por la caja en la
conectiva Y. Despus Aceptar.
8. Si le sorprende que en la informacin filtrada aparezcan alumnos con nota final 5,0 no obstante
haberse usado la condicin Mayor que 5, la explicacin se encuentra al examinar los promedios
de que derivan las notas finales en la tabla. En efecto, las notas 5,0 de la columna N FINAL
provienen de aproximaciones a 1 decimal de las notas de la columna PROMEDIOS, que estn con
2 decimales, donde tales notas son en realidad 5,03, que es efectivamente mayor que 5. Es decir,
el filtro condicional trabaj con todos los decimales de los datos de origen.
9. Aplicar Autofiltros apropiados para obtener los datos de los alumnos(as) de las comunas de La
Florida o de La Granja.
FILTROS AVANZADOS
A B C D E F G H I
PROMEDIO
1
ALUMNOS SEXO SITUACION COMUNA EVAL1 EVAL2 EVAL3 S N FINAL
2 Acevedo, R. M nuevo La Granja 6.1 4.7 5.3 5.37 5.4
3 Alvarez, O. M nuevo La Florida 5.4 6.0 3.7 5.03 5.0
4 Fernndez, B. F repitente Santiago 5.5 6.6 5.7 5.93 5.9
5 Gonzlez, P. F nuevo uoa 5.6 4.3 5.0 4.97 5.0
6 Lpez, K. F nuevo Santiago 6.3 3.5 4.8 4.87 4.9
7 Morales, M. M nuevo La Florida 3.1 5.3 4.7 4.37 4.4
Huechurab
8
Nez, E. F repitente a 5.0 4.9 4.7 4.87 4.9
9 Ordenes, F. M repitente uoa 4.2 5.6 5.3 5.03 5.0
1
0 Parra, D. F nuevo Santiago 4.7 5.5 6.2 5.47 5.5
1
1 Romero, T. M repitente Santiago 2.5 4.7 4.2 3.80 3.8
1 Trujillo, L. M repitente La Reina 4.8 3.8 5.6 4.73 4.7
41
41
Ofimtica II
2
1
3 Urbina, H. M nuevo La Florida 5.2 2.0 6.4 4.53 4.5
1
4 Vidal, C. F nuevo La Granja 7.0 5.7 6.6 6.43 6.4
1
5 Yez, E. F repitente Santiago 4.4 5.4 5.3 5.03 5.0
1
6 Zamora, M. F nuevo La Granja 6.0 4.4 5.3 5.23 5.2
1. Supongamos que deseamos ver la informacin correspondiente a alumnos repitentes, sin

distincin de sexo ni de comuna ni de otra clase. Para especificar este criterio de filtrado, ubicar el
cursor en cualquier celda, para nuestro caso nos ubicaremos en la celda C18 y escribiremos en
ella SITUACIN (rtulo de la columna que contiene los datos de alumnos nuevos y repitentes). En
la celda C19 escribiremos el texto repitente (situacin que interesa filtrar).
2. Hacer clic en cualquier celda de la tabla con la base de datos (en este ejemplo, por ejemplo hacer
clic en la celda D7). Ir al men Datos y seleccionar la opcin Filtro y luego Filtro Avanzado...
3. En la caja de dilogo que se abrir, verificar que en la opcin

Rango de la lista est seleccionado toda la tabla, ($A$1:$E$16,
que indica el rea completa de los datos originales, usando
referencias absolutas para las celdas inicial y final). Luego en
Rango de criterios seleccionar las celdas donde estn las
condiciones, en nuestro caso $C$18:$C$19.
4. Hacer clic en Aceptar y observar el resultado: se muestran
solamente los datos de los alumnos repitentes. Para volver a la
visualizacin completa de los datos originales, basta seleccionar la
opcin Mostrar todo del men Datos, Filtro.
Ejemplo: Para nuestra lista original. Filtraremos la informacin de todos los alumnos(as) que viven en
la comuna de La Florida y que tengan promedio mayor a 5.
En este caso colocaremos como rango de criterios en cualquier celda debajo del cuadro original, lo
siguiente:
42
Hacemos clic en una celda dentro del cuadro principal, luego clic en el Men Datos, Filtros y Filtros
Avanzados, verificar en el cuadro que se muestra; que Rango de la lista est seleccionado toda la
tabla, ($A$1:$E$16). Luego en Rango de criterios seleccionar las celdas donde est el criterio
($D$18:$H$19) y aceptar.
Otro ejemplo: Filtre la informacin de promedios mayores que 5 y menores que 6. Para eso es
necesario especificar el criterio poniendo los datos en dos columnas contiguas, usando los
smbolos > (mayor que) y < (menor que):
FUNCIONES DE BASES DE DATOS
Funcin BDCONTAR
Sintaxis:
(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo), considerando
unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros
que entran en el recuento.
Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2
Cmo se forman las condiciones?
Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos
reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la
base de datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de clculoPara
realizar una operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco
debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.
Funcin BDPROMEDIO
Sintaxis
41
41
Ofimtica II
Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando
unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.de una columna o lista que cumplen los
criterios establecidos.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
que entran en el clculo.
Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33
Funcin BDSUMA
Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando
unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
que entran en el clculo.
Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566
TABLAS DINMICAS
Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la
informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un
ejemplo claro de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla
dinmica.
42
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha
Insertar.
Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de
datos que se considerar en la tabla dinmica.
41
41
Ofimtica II
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva
hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de
campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de
los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma
al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el
ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al
campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.
42
De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta
despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de
utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que
permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
41
41
Ofimtica II
GRFICOS EN EXCEL
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y

facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de clculo.
La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos.
A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Para poder insertar un

grfico, previamente
necesitamos tener
creada una hoja Excel
con los datos que
queramos mostrar en el
grfico. Para ello es
necesario
SELECCIONAR bien
antes los datos que
deseamos graficar. Esto
lo entenderemos mejor
con un ejemplo
sencillo: En una hoja de Excel tenemos los siguientes datos referidos a una concesionaria de venta de
coches con las siguientes caractersticas:
a) En primer caso realizar un grfico simple sobre los rangos A1:E2, es decir sobre las Ventas
Totales de vehculos por trimestre. Como primer paso, vamos a seleccionar los datos que se
encuentran en la celda A1:E2 como se ve en la figura
b) Luego nos vamos al Men INSERTAR y elegimos un tipo de grfico, en este caso elegiremos la
opcin Columnas y luego la primera opcin de columnas en 3D.
42
Una vez elegido este tipo de columna, Excel nos mostrar el grfico siguiente:
Unidades vendidas
120
100
80 Unidades vendidas
60
40
20
0
1 2 3 4
Al insertar un grfico, Excel muestra 3 opciones o mens dentro de la

HERRAMIENTA DE GRFICOS, que son Diseo, Presentacin y Formato. En la
figura se observan los iconos de la opcin DISEO, como Cambiar tipo de
Grfico, Guardar como plantilla, Cambiar entre filas y columnas, etc.
Por ejemplo queremos que nuestro grfico se muestre en una hoja aparte, para ello hacemos
clic en el ltimo icono llamado Mover Grfico y elegimos la opcin Hoja Nueva y si deseamos
le cambiamos el nombre de Grfico 1 por el que queramos. Luego hacemos clic en Aceptar.
41
41
Ofimtica II
Excel mostrar el cuadro en una hoja completa, tal como se muestra en la siguiente figura:
En este nuevo cuadro podemos hacer algunas modificaciones, primero vamos a mostrar los
valores de cada columna, para ello hacemos anticlic (botn derecho del mouse) dentro de
cualquiera de las columnas y elegimos la opcin AGREGAR ETIQUETA DE HOJAS. Esto har
que se muestren los valores en la parte superior de cada columna; incluso podemos mover
dichas cajitas de los valores al lugar donde queramos.
Del mismo modo podemos seleccionar el ttulo y aumentar el tamao de letra o cambiarle de
color, del mismo modo con los rtulos del eje X o la leyenda. Todo es modificable, solo hay
que seleccionar con un clic izquierdo y elegir las opciones de fuente del men Inicio como si
se tratarse de un texto cualquiera.
Por ejemplo queremos colocar un color distinto en cada columna, para ello primero hacemos
clic en cualquiera de las columnas, esto har que se seleccionen todas las columnas.
Volvemos a hacer clic en una de ellas y esto har que se seleccione solo dicha columna, con
lo cual en las opciones de relleno del Men Inicio, podemos elegir un color cualquiera
42
Una vez modificado todas las opciones que elegimos, nuestro cuadro queda del modo
siguiente:
PARECE
SENCILLO!
VEAMOS OTRO
EJEMPLO
41
41
Ofimtica II
Esta vez haremos un grfico que representa el Total de Ventas por Modelo, para ello
seleccionar el Rango A1:E1 y manteniendo pulsada la tecla CTRL., seleccionar con el mouse
el Rango A3:E5, tal como se muestra en la figura siguiente. Luego de seleccionar, hacemos
clic en el Men INSERTAR del Excel y elegimos la opcin COLUMNAS y clic en Columna
agrupada 3D.
Luego enviamos a una hoja nueva haciendo clic en MOVER GRFICO del Men Presentacin
dentro de las Herramientas de Grfico. Observamos que nos falta el ttulo, por lo que
hacemos clic en el Diseo 1 de la opcin Diseos de Grfico que esta en los iconos del Men
Presentacin, tal como se muestra en la figura siguiente
Escribimos el ttulo siguiente: TOTAL DE VENTAS POR MODELO. Luego hacemos anticlic en la
columna de color azul por ejemplo y elegimos AGREGAR ETIQUETA DE DATOS, para que nos
muestre los valores respectivos. Procedemos del mismo modo con las otras columnas. Al final
nuestro grfico se mostrar como en la figura siguiente:
TOTAL DE VENTAS POR MODELO

49
50 44
45
38 37
40 35
32
35 Modelo 1
28
30 25 Modelo 2
25 21 20 Modelo 3
20 15 16
15
10
5
0 Para poder copiar un grfico de Excel a Word, puedes hacer clic
1 2 en el borde3 4 de Excel, CTRL + C (COPIAR) y en el
de todo el grfico
Word pegas (CTRL + V)
El cuadro se mostrar tal como est en este manual
Incluso podemos cambiar el grfico anterior por lneas, haciendo
clic en el Icono CAMBIAR TIPO DE GRAFICO que es la primera
opcin en el Men42 Presentacin. Nuestro grfico se mostrar
como en la figura siguiente.
TOTAL DE VENTAS POR MODELO

60
50 49
44
40 38 Modelo 1
35 37
32 Modelo 2
30 28
25 Modelo 3
20 21 20
15 16
10
0
1 2 3 4
OTRO EJEMPLO
Ahora haremos un Grfico que represente la Incidencia Porcentual

anual de costos. Para ello en la Hoja 1 de nuestro cuadro,
seleccionamos con el mouse el Rango A10:A13; luego manteniendo presionado la tecla CTRL
seleccionamos las celdas F10:F13. (Parte verde de nuestro cuadro)
Esta vez elegiremos del Men INSERTAR, la opcin de CIRCULAR y luego clic en Grfico
Circular seccionado con efecto 3D.
41
41
Ofimtica II
Una vez que se muestre el grfico circular seccionado 3D, repetimos los pasos anteriores
de los otros ejemplos para mover grfico y asimismo elegimos el Diseo 1 de las opciones
de DISEO DE GRAFICO.
Esto har que le coloque porcentajes automticos a nuestro grfico. Escribimos el ttulo
respectivo: INCIDENCIA PORCENTUAL ANUAL DE COSTOS. Podemos mover los
porcentajes y sus leyendas respectivas al lugar que ms nos convenga. Nuestro grfico se
mostrar del modo siguiente:
42
Un ejemplo distinto, donde se cometen errores

por no seleccionar bien.
Usaremos la opcin SELECCIONAR DATOS
para poder graficar correctamente.
VEAMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO!
1. Mostrar el grfico para los siguientes datos.
2. Una vez copiados los datos, seleccionamos los datos (A1:D5), en este ejemplo veremos un
error comn, puesto que si seleccionamos todos los datos en conjunto, Excel tomar como
datos a graficar, los aos tambin. El grfico en caso elijamos Columnas, sera el siguiente:
41
41
Ofimtica II
Tal como se anunci, este grfico est incorrecto debido a que tom como datos los aos.
Para corregir y graficar bien, tenemos que obviar por ahora los aos, seleccionar slo desde la
celda B1:D5, (sin seleccionar los aos). Veamos. (En nuestro grfico sera seleccionar solo la parte
amarilla)
Luego de seleccionar los datos, hacemos clic en el Men INSERTAR y elegimos la opcin
de Columna, Columnas Agrupadas.
Aparentemente nuestro grfico ya est correcto; observamos que en el eje x se muestran
solo nmeros 1, 2, 3 y 4. All deberan mostrarse los aos, cmo corregimos este
problema. Muy fcil!.
Si deseamos que aparezcan los aos, hacemos clic en el icono SELECCIONAR DATOS
(Men Presentacin)
Se mostrar esta ventana, donde es importante observar dnde se ubican los datos que
queremos cambiar por los aos. Algunas veces puede aparecer en el lado derecho como
en este ejemplo, en otras ocasiones aparecer en el lado izquierdo, solo hay que editarlo
correctamente.
Siguiendo con nuestro ejemplo, vemos que nuestros datos estn en el lado derecho, por
tanto hacemos clic en el botn editar de la parte derecha de nuestro cuadro
42
Luego de hacer clic en EDITAR, seleccionamos las celdas donde se ubican los aos,
(A2:A5) (2005, 2008, 2010 Y 2011), luego aceptamos el cuadro y Excel nos mostrar los
aos en el eje X como debe de ser.
Ahora si procedemos con nuestros ejemplos anteriores, donde primero trasladamos

nuestro grfico a una hoja nueva (Opcin de Mover Grfico), elegimos un Diseo donde
se muestre el ttulo y digitamos: PROYECCIN DE VENTAS POR MODELO. Finalmente le
hacemos anticlic a cada columna para obtener las etiquetas de los datos (respectivos
valores)
Nuestro grfico quedar como la figura que se muestra a continuacin:
41
41
Ofimtica II
J: En el grfico mostrado, observamos que en la parte inferior, Excel consider los aos
2005, 2008, 2010 y 2011 como si fueran segmentos iguales. Por tanto, siempre que tengamos
este tipo de datos con aos desiguales, cambiaremos el tipo de grfico de COLUMNA a la opcin
de XY (Dispersin) Subtipo: Dispersin con lneas suavizadas y marcadores tal como se
muestra en la figura.
Ahora si el grfico nos muestra los intervalos correctos de los aos en la parte inferior. Y
tambin de cmo va la tendencia de las ventas, en forma de curvas.
PROYECCIN DE VENTAS POR MODELO

800
732
700
600
570
543
500 Modelo 1
422 Modelo 2
400 Modelo 3
348
325
300
271
241
200
162 155
126
100
72
0
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
42
PIRAMIDES DE
POBLACIN
En el siguiente ejemplo, nos piden hallar el grfico Pirmide de poblacin con los datos siguientes:
Para ello tenemos que calcular los porcentajes de cada segmento (mujeres y hombres)
Nos ubicamos en la celda B2 y obtendremos el porcentaje respectivo de las mujeres con la
siguiente frmula de divisin:
= D2/D21
Luego hacemos clic en el icono de porcentaje del Men Inicio y aumentamos un decimal
Para poder autollenar los datos hacia abajo, tendremos que corregir nuestra frmula en la
barra de frmulas; fijar el TOTAL de MUJERES, para ello presionamos 2 veces la tecla F4 y
luego enter
41
41
Ofimtica II
La frmula corregida ser =D2/D$21, luego autollenamos y ya tendremos los porcentajes

para mujeres
Para el caso de Hombres, procederemos del modo siguiente pero con la condicin de
convertirlos a negativo (para que el grfico nos muestre al lado izquierdo a los varones y a la
derecha a mujeres)
Para esto hacemos la siguiente frmula en la celda C2, con la correccin para fijar la celda
igual que en el caso anterior:
= -E2/E$21 y autollenamos, tendremos el cuadro siguiente:
Ahora para graficar seleccionamos desde la celda A1 hasta la celda C20.

Men Insertar y elegimos Barra, la primera opcin Barra agrupada
42
Pasamos nuestro grfico a una Hoja nueva y hacemos anticlic (clic derecho del mouse) a
cualquiera de las barras azules o rojas y elegimos la opcin Dar formato a serie de datos
En la ventana que nos muestre, tenemos que modificar la superposicin de series a
Superpuesta (100%) y en ancho de intervalo a Sin intervalo (0%). Luego cerrar
41
41
Ofimtica II
Luego seleccionamos la parte azul con un clic en cualquier lado azul y nos dirigimos al Men
Formato y en la opcin de Contorno de forma elegimos el color negro para que se note los
bordes. Hacemos lo mismo con el lado rojo, le damos contorno color negro.
Ya solo nos falta colocar a la izquierda a los rtulos de las edades que est al centro, para ello
hacemos anticlic en cualquiera de los rtulos de las edades (4549, 4044, etc.) y
seleccionamos la opcin Dar formato a eje y se mostrar el siguiente cuadro, donde en la
opcin Etiquetas del eje, debemos seleccionar la opcin Bajo y luego cerrar.
Luego podemos agregarle el ttulo, rtulo de datos y dems detalles que ya sabemos que se
puede hacer en cualquier grfico de Excel, nuestro cuadro final es el siguiente:
42
41
41
Ofimtica II
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access 2013 es la aplicacin de bases de datos de Microsoft Office 2013, dirigida a usuarios
domsticos y pequeas empresas. Ofrece numerosas plantillas y una interfaz grfica muy intuitiva
que permite que cualquier usuario (sin ser experto informtico) pueda aprender a manejarla
rpidamente.
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como el de la imagen. La pantalla que se muestra a
continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario
puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.
La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando plantillas o crear una
nueva base de datos en blanco seleccionando el icono que ves remarcado en la imagen (Base de
datos del escritorio en blanco).
Tambin nos permite Iniciar sesin para obtener el mximo rendimiento de Office Es una novedad de
Office 2013 y ms adelante.
A la izquierda aparecen listadas las ltimas bases de datos abiertas (Recientes). Haciendo clic sobre
una de ellas se abrir directamente.
O podemos Abrir otros archivos.
Entorno de trabajo
Una vez abierta una base de datos trabajaremos con el siguiente entorno de trabajo:
42
Las barras
La barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el
momento actual y en su extremo derecho estn los botones para acceder a la ayuda,
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de Acceso rpido
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar
, Deshacer o Rehacer .
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que se quiera.
La Cinta de opciones
La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic
en una pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens, organizados en categoras
o grupos. En la imagen anterior se ve la pestaa INICIO.
Para referirnos a un determinado botn necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para

ms sea, el grupo. De tal forma que INICIO> Portapapeles > Pegar sera la localizacin exacta del
botn Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaa INICIO.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un
color atenuado, gris.
La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para simplificarte el trabajo,
mostrando solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern
pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submen. En tal caso,
aparecern nuevos caracteres para estas nuevas opciones. Las opciones no disponibles en el
41
41
Ofimtica II
momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a
pulsar la tecla ALT.
Si en un momento dado necesitas disponer de ms espacio de trabajo, puedes contraer la cinta de

opciones haciendo clic sobre el botn situado en la parte derecha de la cinta . Las opciones
volvern a mostrarse en el momento en que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa, pero no se
fijarn, para volver fijarlas tendrs que pulsar el botn situado en la parte derecha de la cinta.
CREAR UNA BASE DE DATOS
De momento vamos a crear una base de datos en blanco y luego la rellenaremos. Para crear una
nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la pestaa Archivo y luego elegir la opcin Nuevo de la vista Backstage.
Se mostrarn en la zona de la derecha las distintas opciones para nuevas bases de datos. La primera
opcin permite Personalizar una aplicacin web, la segunda crear una Base de datos del escritorio en
blanco las dems son plantillas. Nosotros veremos de momento la de base de datos en blanco. Elijas
la opcin que elijas, se abrir un cuadro de dilogo para que puedas completar la operacin con los
datos que Access que pida. En nuestro caso aparecer esta pantalla.
42
En este caso slo nos pide el nombre que queremos dar a la base de datos. Debajo aparece el
nombre y ruta de la carpeta donde se crear la base de datos, si queremos cambiar esa ubicacin,
solo tenemos que hacer clic sobre la carpeta que aparece a la derecha del nombre. Se abrir el
siguiente cuadro de dilogo:
Deberemos utilizar la barra de direcciones superior o explorar las carpetas desde el panel izquierdo
para situarnos en la carpeta en que queramos guardar la base de datos. Y en el cuadro Nombre de
archivo podrs escribir el nombre que quieres dar a la base de datos. Luego, hacer clic en Aceptar. Se
cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla anterior. Solo faltar pulsar el botn Crear para
crear la base de datos.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin
.ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007 y 2010, por lo que no presentan
problemas de compatibilidad excepto algunas caractersticas avanzadas que comentaremos ms
adelante. Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1, posiblemente aparecer una
mensaje como este:
41
41
Ofimtica II
Nos advierte que, por defecto, estn deshabilitadas las Macros de VBA, que en ocasiones pueden
contener virus, puesto que el archivo es nuevo y lo estamos creando nosotros podemos pulsar en
Habilitar contenido. Tambin podemos cerrar la advertencia si no vamos a utilizar Macros VBA, pero
nos volver a aparecer la prxima vez que abramos la base de datos. Este mismo aviso tambin lo
puedes encontrar en la pantalla del Backstage:
Una vez eliminada esta advertencia veremos la Tabla1 y podremos empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se
crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde
donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar . Desplegando la cabecera del panel
puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.
Cerrar la base de datos
Para cerrar la base de datos que tenemos abierta manteniendo el Access abierto debemos elegir en
la pestaa Archivo, la opcin Cerrar de la vista Backstage. Otra forma de cerrar la base de datos es
cerrando Access, obviamente la base tambin se cerrar.
Abrir una base de datos
Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas:

Desde el acceso rpido a las ltimas bases abiertas al abrir Access: Como vimos en el tema
anterior, nada ms abrir Access aparece la vista Backstage con la lista de bases de datos
Recientes, las ltimas abiertas. Si la base de datos est en la lista solo tendremos que hacer
42
clic sobre ella, y si no hacer clic sobre la opcin Abrir otros archivos que nos llevar a la
opcin Abrir de la pestaa Archivo que te explicamos a continuacin.
Desde la opcin Abrir de la pestaa Archivo:
Desde la opcin Abrir podemos abrir una de las bases de datos Recientes.
Hay que tener en cuenta que, tanto en la lista de archivos recientes de la primera pantalla de
Access como en esta pantalla, se abrir con el nombre y ubicacin que tena la ltima vez que
se abri. Esto quiere decir que no es "inteligente". Si le cambias el nombre a una base de
datos o la trasladas a otra carpeta, la lista quedar desactualizada y al tratar de abrir una base
se mostrar un mensaje indicando que no es capaz de encontrar el archivo. Si ocurre esto,
debers buscar manualmente el archivo en su actual carpeta contenedora.
Si la base de datos no est en Skydrive ni en la lista de recientes la podemos buscar manualmente

seleccionando Equipo:
Pulsando el botn Examinar se abre el cuadro de dilogo Abrir de Windows para que selecciones el
archivo que quieres abrir:
41
41
Ofimtica II
Debers situarte en la carpeta donde se encuentre la base y hacer doble clic sobre el archivo o bien
seleccionarlo y pulsar el botn Abrir.
Desde las teclas rpidas CTRL+A.
CREAR UNA TABLA DE DATOS
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el
grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la
tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que
tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso
al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de aplicacin, que permite
crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendr y otras consideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la barra de estado
inferior. Tambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver > Vista Diseo, en
la pestaa Campos de las Herramientas de tabla.
42
Aparecer la Vista Diseo de la tabla:
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla,
Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde
definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la
primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que estamos
definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la
rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de
datos determina la clase de valores que admitir el campo.
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:
41
41
Ofimtica II
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de
datos, por defecto nos pone Texto corto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.
En Office 2013 se han incluido dos nuevos tipos de datos, Texto corto, sustituyendo al
tipo Texto y Texto largo, sustituyendo al tipo Memo.
Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda

columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente
a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms
caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la
unidad temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la

rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que
nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una
descripcin del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este
cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos

(columnas) de la tabla.
La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona
un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta
clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir
ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un
campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botn Clave principal del
grupo Herramientas.
42
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la
clave principal de la tabla.
Si quieres que el sistema se encargue automticamente de generar los valores del campo que
es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeracin.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los
campos pulsando simultneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez
seleccionados todos los campos hacer clic en el botn Clave principal, que acabamos de ver.
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una
tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en
el campo/s clave principal.
Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no
nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:
Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:
Pulsar en el botn Archivo y elegir la opcin Guardar.

O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.
Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Escribir el nombre de la tabla.
41
41
Ofimtica II
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de
dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos
que S nos aade un campo de tipo autonumeracin y lo define como clave principal. Si le decimos
que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente
pero no obligatorio.
Cerrar una tabla
Podemos cerrar una tabla de varias formas:
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men
emergente.
Hacer clic con el botn central del ratn sobre la pestaa con el nombre de la tabla. En
algunos ratones el botn central es la propia ruedecita que nos ayuda a desplazarnos hacia
arriba y hacia abajo.
bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel
que la pestaa.
Modificar el diseo de una tabla en Vista Diseo
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una
modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar en el Panel de navegacin,
seleccionar Vista Diseo en el men contextual:
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior.
Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar
las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo:
42
Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo.

O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la
pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos
posicionados.
Para eliminar un campo:

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo.
Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y

cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin

desaparecern. Por ltimo, guardar la tabla.
Modificar el diseo de una tabla en Vista Hoja de Datos
La Vista de Hoja de datos se utiliza normalmente para editar los datos que contiene la tabla, aunque
tambin podemos modificar su diseo. Para abrir la tabla en esta vista:
Si la tabla no est abierta, desde el Panel de Navegacin: Hacer doble clic sobre el nombre de
la tabla.
O bien hacer clic derecho sobre la tabla y seleccionar la opcin en el men
contextual.
Si tenemos la tabla abierta, pero en Vista Diseo:

Desde la pestaa Diseo o Inicio > grupo Vista > botn Ver, cambiaremos la vista.
Tambin desde el botn de la barra de estado.
La Vista Hoja de datos tiene un aspecto como el siguiente:
A la derecha de las columnas que hayamos creado veremos una columna llamada Haga clic para
agregar.
41
41
Ofimtica II
Si hacemos clic sobre el encabezado, se desplegar un men que nos permitir elegir el tipo de
datos que contendr la nueva columna (o campo). Al pulsar sobre el que nos interese, se insertar
automticamente en la tabla.
El encabezado del nuevo campo contendr un nombre por defecto: Campo1. Si insertas otros se
llamarn Campo2, Campo3, etc. Para darle un nombre a los campos no hay ms que seleccionar el
encabezado con un doble clic y borrar el texto Campo1, para a continuacin escribir el nuevo
nombre. Al finalizar, pulsar INTRO para que se guarde.
Otra forma de cambiar el nombre es hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezado y
seleccionar la opcin Cambiar nombre de campo en el men contextual.
Tambin desde el men contextual podremos Eliminar campo, si queremos deshacernos de una
determinada columna.
Estas opciones nos pueden venir bien en un momento dado, si estamos modificando el contenido de
la tabla y decidimos realizar un pequeo cambio en su diseo, pero recomendamos realizar los
cambios de diseo en la Vista Diseo, ya que disponemos de un mayor control de la edicin.
Introducir y modificar datos en una tabla
Como hemos comentado, la Vista Hoja de datos sirve principalmente para introducir y modificar los
datos de una tabla.
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
Para introducir registros:
Escribir el valor del primer campo del registro. En funcin del tipo de datos que sea lo haremos de un
modo u otro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir
todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estbamos introduciendo se

almacenar, no es necesario guardar los cambios de la tabla. Al finalizar, puedes cerrar la tabla, o
cambiar de vista, segn lo que quieras hacer a continuacin.
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
En la pestaa Inicio > grupo Registros > pulsar Eliminar. O bien pulsar la tecla SUPR del teclado.
42
De la misma forma podemos eliminar una columna, si la seleccionamos y utilizamos el botn Eliminar.
Para modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y
volverlo a escribir.
Desplazarse dentro de una tabla
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El
recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual en que estamos situados, del total. En este
caso estamos en el registro 2 de un total de 3.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al ltimo registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.
Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro de texto donde pone el nmero del registro actual. Escribir el
nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros utilizando el teclado. Pulsando
las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA ARRIBA cambiamos de registro al anterior o posterior. Con las
teclas FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA nos movemos dentro del mismo registro por las
distintas columnas.
Tambin puedes utilizar las teclas INICIO y FIN para desplazarte al primer campo o al ltimo, en el
mismo registro. Y las teclas RE PG y AV PG para situarte en el primer registro o en el ltimo. Para
poder utilizar el teclado a la hora de desplazarnos entre los registros, el foco debe estar en un registro
cualquiera de la tabla. Si no es as, simplemente haz clic en un registro.
RELACIONES
41
41
Ofimtica II
Aadir tablas a la ventana Relaciones
Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la
ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la

pestaa Herramientas de base de datos.
Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.
Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.
Quitar tablas de la ventana Relaciones
Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la

ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de
datos. Despus podemos elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual
que aparecer
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.
42
Modificar relaciones
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
Hacer clic con el botn derecho sobre la lnea que

representa la relacin a modificar y elegir la
opcin Modificar relacin... del men contextual que
aparecer,
Hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en

el botn Modificar relaciones que encontrars en la
pestaa Diseo de la banda de opciones.
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios
deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Eliminar relaciones
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a
borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual,
O bien, hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a
continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de
datos.
Limpiar la ventana relaciones
Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la

ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta
dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus
relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que
describiremos a continuacin.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:
41
41
Ofimtica II
Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las
relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la
ventana.
A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la
opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin
Mostrar directas que explicaremos a continuacin.
Mostrar relaciones directas
Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla
determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual
que aparecer
O bien hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones
directas en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas
relaciones.
Visualizar todas las relaciones
Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del
men contextual que aparecer
42
O pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.
Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas
Tipos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla
lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador
y cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de
eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Las veremos ms adelante.
Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que
definir directamente en SQL, como por ejemplo las de Unin. Estas consultas no se estudiarn en este
curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
41
41
Ofimtica II
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el
botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el
apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los
datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si
queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
42
La Vista Diseo
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE
definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que
detallamos brevemente a continuacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas
basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se

suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que
aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren slo los coches vendidos de una
determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sera repetitivo y no aportara
informacin adicional.
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin
que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est
formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.
Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en
la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del
ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna
delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
41
41
Ofimtica II
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha
para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si
tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en
la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna
vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos
utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
7.5. Definir campos calculados
Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado tambin
podemos incluir campos calculados en las consultas.
Cundo incluir la expresin en una tabla y cundo en una consulta? La respuesta depender de cada
caso concreto. Si el resultado de la expresin se va a utilizar frecuentemente en consultas, listados o
estadsticas, puede ser ms interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio se trata de un
clculo ms especfico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para conservar estos
valores, definiendo un campo calculado en la consulta.
Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresin en el espacio
reservado para indicar el campo. La sintaxis ser:
Nombre del campo: expresin
Por ejemplo, si disponemos de un campo Precio, podramos realizar la siguiente expresin: Precio con
IVA: Precio * 1,18
Al pulsar INTRO se guardar la expresin y se aplicarn ciertos cambios, como encerrar entre
corchetes los campos referenciados o eliminar espacios innecesarios, etc.: Precio con IVA:
[Precio]*1,18
7.6. Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos
cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo
y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados.
Veamos el siguiente ejemplo:
La consulta muestra los modelos de coche vendidos de la marca Ford. Habamos decidido no mostrar
la informacin Marca porque sera reinterativa, pero en tal caso no tendramos ninguna informacin
sobre qu modelos estamos visualizando. Una posible solucin sera cambiar el nombre de
campo Modelo por Modelo Ford, como ves en la imagen, incluyendo en el Campo Modelo Ford:
Modelo
As, los encabezados de la tabla se mostrarn as:
Cambiar el orden de los campos
Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos
mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
42
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic,
la columna aparecer resaltada (est seleccionada).
Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha . Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo
arrastrar la columna hasta la posicin deseada.
Para mover una columna cortndola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando

aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien
teclear Ctrl+X), desaparecer la columna.
A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que
hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo. Seleccionar esa columna y
hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V).
Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la

tecla MAYS pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas
y todas la columnas que se encuentren entre las dos.
Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta

Haciendo clic sobre el botn de la barra de Acceso Rpido,
o bien, seleccionando la opcin Guardar dla pestaa Archivo .
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .
7.9. Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de
navegacin.
Desde el Panel de navegacin, haciendo doble clic sobre su nombre.
Desde la vista diseo de la consulta, haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la
tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no
permiten esas modificaciones).
Para practicar puedes realizar el Ejercicio Crear consultas simples.
7.10. Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en el Panel de Navegacin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.
41
41
Ofimtica II
En el men contextual seleccionar .

Los formularios (I)
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta.
En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar
su diseo.
11.1. Crear formularios
Para crear un formulario tenemos varias opciones.

Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos
de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la Vista Diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya
que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente
y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin contenido, pero en vez de abrirse
en Vista Diseo como la anterior opcin, se abrir en Vista Presentacin. Esta vista ofrece ventajas,
como poder incorporar datos simplemente arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde
el Panel de Navegacin.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del
formulario.
Navegacin te permite crear un formulario dedicado a la navegacin, que simula la estructura
tpica de mens de una pgina web. Podrs elegir entre seis diseos distintos.
Ms formularios despliega un men con otros tipos de formularios disponibles, como Varios
elementos, Hoja de datos, Formulario dividido y Cuadro de dilogo modal.
42
11.2. El asistente para formularios

Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios.
El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente para formulario.
Esta es la primera ventana:
En ella elegimos en qu tabla o consulta se basar el formulario y los campos que queremos incluir en
l.
Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable superior. Si queremos sacar
datos de ms de una tabla lo mejor es crear una consulta previamente que convine los datos y luego
crear el formulario sobre ella.
A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y
pulsando el botn o simplemente haciendo doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:
41
41
Ofimtica II
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Al seleccionar una opcin
de formato aparecer a su izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.
A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver a continuacin...
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre
asignado al formulario.
En anteriores versiones disponamos de un paso previo que nos permita incorporar cierto estilo
utilizando las distintas opciones de diseo disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este
aspecto esttico en la propia creacin del formulario. Ser ms adelante cuando lo manipularemos
para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.
Antes de pulsar el botn Finalizar podremos elegir entre:
Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
42
o bien, Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo
de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:
Editar datos de un formulario

Para editar , debemos abrirlo haciendo doble clic en l, desde el Panel de navegacin. Tambin lo
puedes abrir con el botn derecho del ratn,
Seleccionando en el men contextual.
El formulario que has creado mostrar sus datos en la Vista
Formulario.
Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores,
modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una
tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de
desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio
Crear formularios.
11.4. La Vista Diseo de formulario
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe
presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos
ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Navegacin y hacer clic
derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual. O bien abrirlo y
luego cambiar la vista desde el botn que ya conocemos de la pestaa Inicio.
Nos aparece la ventana Diseo de formulario:
41
41
Ofimtica II
El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
formulario.
La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno
slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla,
debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la opcin Encabezado o Pie del
formulario del men contextual de los mismos.
Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente,
que tambin puedes ver en la imagen anterior del men contextual del formulario.
La pestaa Diseo de formulario
En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece
cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.
El primer botn que vemos est localizado en el grupo Vistas, y nos permite pasar de una vista a
otra. Lo utilizaremos mucho.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo (la que estamos describiendo ahora) y la Vista
Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la
vista diseo.
Adems disponemos de la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que
lo hacemos con la Vista Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a
42
tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea
aproximada de cmo ser su aspecto final.
En el grupo Temas encontrars herramientas para dar un estilo
homogneo al formulario. Lo veremos ms adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen
todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea
de diseo como veremos ms adelante. Tambin encontramos algunos
elementos que podemos incluir en el encabezado y pie de pgina.
En el grupo Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos
existentes entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de
diseo como veremos ms adelante.
Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo
haciendo clic sobre el botn .
Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control

seleccionado. Puedes ver cmo funciona la hoja de propiedades en el siguiente bsico . Si lo que
quieres es profundizar en las propiedades del formulario haz clic aqu .
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn para acceder a la ayuda de
Access.
11.6. Temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un formulario.
Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizar por defecto. Si cambias el tema, no
lo cambiars nicamente al formulario en cuestin, sino a todos ellos. sto no implica que no se
pueda personalizar alguno de sus elementos de forma independiente, de hecho podemos hacerlo
con las herramientas de la pestaa Formato.
Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaa Diseo de
las Herramientas de diseo de formulario, en el
grupo Temas.
Desde el botn Temas, podremos seleccionar de una amplia
lista el que ms nos guste.
En anteriores versiones no existan los temas, sino que en el
momento de la creacin del formulario se utilizaban unas
plantillas con un estilo determinado. El concepto es similar,
con la ventaja de que los temas son ms flexibles.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de
Office.com, Access se conectar con la pgina web de
Microsoft para adquirir ms temas cuando stos estn
disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los
estilos con los colores de nuestra empresa, por ejemplo,
podemos pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y
utilizarlo en otros formularios.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro
libro, haremos clic en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, all
donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que desearas, puedes
cambiar alguno de sus aspectos mediante los botones Colores y Fuentes.
41
41
Ofimtica II
El grupo Controles
Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que
llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se
utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un
botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y
agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles.
En el grupo Controles de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se
pueden aadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior derecha del recuadro
que los contiene:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo
clic con el botn secundario del ratn sobre l. En el men contextual elegiremos Colocar varios
controles.
A partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin
necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic
sobre el botn o volvemos a seleccionar la opcin del men contextual para desactivarla.
El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la
imagen) al crear determinados controles se abrir un asistente para guiarnos.
Ahora vamos a ver uno por uno los tipos de controles disponibles:
Icono Control Descripcin
Vuelve a dar al cursor la funcionalidad de seleccin, anulando

Seleccionar
cualquier otro control que hubiese seleccionado.
Cuadro de Se utiliza principalmente para presentar un dato almacenado en

texto un campo del origen del formulario. Puede ser de dos tipos:
dependiente o independiente.
- El cuadro de texto dependiente depende de los datos de un

campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista
Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Su
propiedad Origen del control suele ser el nombre del campo a la
que est asociado.
- El cuadro de texto independiente permite por ejemplo

presentar los resultados de un clculo o aceptar la entrada de
datos. Modificar el dato de este campo no modifica su tabla
42
origen. Su propiedad Origen del control ser la frmula que

calcular el valor a mostrar, que siempre ir precedida por el
signo =.
Sirve para visualizar un texto literal, que escribiremos

Etiqueta
directamente en el control o en su propiedad Ttulo.
Al pulsarlo se ejecutar la accin que se le indique, tanto

Botn acciones personalizadas como acciones predefinidas de entre las
ms de 30 disponibles en su asistente.
Control de
Permite organizar la informacin a mostrar en pestaas distintas.
pestaa
Para incluir un enlace a una pgina web, un correo electrnico o

Hipervnculo
un programa.
Control de
Permite incrustar una pgina web en el formulario, indicando su
explorador
direccin.
web
Inserta en el formulario un objeto que facilita la navegacin por

Control de
l. Tiene el mismo efecto que crear directamente un formulario
navegacin
de tipo Navegacin.
Permite delimitar una serie de opciones disponibles que guardan

una relacin entre s. Por ejemplo el grupo Gnero que podra
englobar las opcionesHombre y Mujer.
Grupo de
Se recomienda utilizarlo cuando no haya muchas opciones. Si
opciones
son ms es preferible ahorrar espacio con cuadros de lista o
combinados.
Se definen sus opciones mediante un asistente.
Insertar
No tiene efecto en la Vista Formulario pero s en la Vista
salto de
Preliminar y a la hora de imprimir.
lnea
Es una lista de posibilidades entre las que el usuario puede

Cuadro
escoger si la despliega.
combinado
Se definen sus opciones mediante un asistente.
41
41
Ofimtica II
Representacin grfica de datos que ayuda a su interpretacin

Grfico
de forma visual.
Permite dibujar lneas en el formulario, para ayudar a organizar

Lnea
la informacin.
Se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de

Botn de opciones ya creado. Tambin se puede utilizar para presentar un
alternar campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn
aparecer presionado.
A diferencia del cuadro combinado, la lista de valores aparece

desplegada en todo momento. Esto favorece la posibilidad de
Cuadro de seleccionar ms de una opcin a la vez.
lista Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede
tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin
encabezados. Se define mediante un asistente.
Permite dibujar rectngulos en el formulario, para ayudar a

Rectngulo
organizar la informacin.

Casilla de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si
verificacin el campo contiene el valorS, la casilla tendr este aspecto ,
sino este otro .
Marco de
Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de
objeto
clculo, etc. No varian cuando cambiamos de registro
independien
(independientes), y no estn en ninguna tabla de la base.
te
Esta es la forma ms moderna y ptima de incluir archivos en un

formulario. Equivale a los marcos de objeto, solo que Datos
Datos
adjuntos est disponible para las nuevas bases hechas en Access
adjuntos
2007 o versiones superiores (.accdb) y los marcos pertenecen a
las versiones anteriores (.mdb).

Botn de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si
opcin el campo contiene el valorS, el botn tendr este aspecto ,
sino, este otro .
42
Para incluir un subformulario o subinforme dentro del

Subformular
formulario. Un asistente te permitir elegirlo.
io/
En versiones anteriores un formulario no poda incluir un
Subinforme
subinforme, en este aspecto se ha mejorado.
Para insertar archivos como un documento Word, una hoja de

Marco de clculo, etc. Varian cuando cambiamos de registro
objeto (dependientes), porque se encuentran en una tabla de la base.
dependiente Ejemplos: La foto o el currculum de una persona, las ventas de
un empleado, etc.
Permite insertar imgenes en el formulario, que no dependern

Imagen de ningn registro. Por ejemplo, el logo de la empresa en la zona
superior.
Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn .
INFORMES
Introduccin
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo
se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms
fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
Crear un informe
Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaa Crear:
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegacin. Si no tenemos ninguna tabla o
consulta seleccionada la opcin aparece deshabilitada.
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme
o utilizar el asistente y despus sobre el resultado modificar el diseo para ajustar el informe
a nuestras necesidades.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin
del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.
41
41
Ofimtica II
Etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe
para imprimir etiquetas a partir de los datos de una tabla o consulta. Si no tenemos ninguna
tabla o consulta seleccionada la opcin aparece deshabilitada.
El asistente para informes
En la pestaa Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el

botn .
Esta es la primera ventana que veremos:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas
este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una
consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre
el botn o simplemente doble clic sobre el campo.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn y el campo se quita de la lista de campos
seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .
Luego, pulsamos el botn Siguiente > y aparece la ventana que puedes ver
42
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los
registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera
y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual
queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe,
en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo,
encima aparece un grupo por cdigo de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese

botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Para cada campo por el que se va a agrupar la informacin del informe podremos elegir su intervalo
de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en funcin de
determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarn en funcin del
tipo de datos y los valores que contenga. Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana
anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente > y
pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente imagen...
41
41
Ofimtica II
En esta pantalla podemos elegir cmo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que
queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin
ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo slo deberemos
pulsar el botn y cambiar a Descendente. Como mximo podremos ordenar por 4 criterios (campos)
distintos.
Para seguir con el asistente, pulsamos el botn Siguiente > y aparece la ventana
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir

Haz clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.
Despliega la pestaa Archivo y pulsa Imprimir. A la derecha aparecern ms opciones,
escoge Imprimir.
Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin
como te explicaremos a continuacin:
42
Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red,
desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la
impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o
bien slo algunas pginas.
Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a
imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la
opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no
est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si
activamosIntercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir a archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez
de mandarlo a la impresora.
Con el botn Propiedades accedemos a la ventana Propiedades de la impresora, esta ventana
cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por
ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.
Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias
columnas, etc.
Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar o
pulsamos Cancelar no se imprime nada.
Abrir el informe en Vista preliminar

Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista preliminar del informe
en pantalla para luego si nos parece bien ordenar la impresin definitiva. Hay varias formas de abrir
la Vista Preliminar:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar la pestaa Archivo, pulsar Imprimir y
seleccionar Vista previa.
Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Navegacin y seleccionar la
opcin en el men contextual.

O, si ya lo tienes abierto, pulsar Ver > Vista preliminar en el grupo Vistas de la
pestaa Diseo o Inicio.
41
41
Ofimtica II
42

Dossier Ofimática 2

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Dossier Ofimática 2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

FACULTAD DE CIENCIAS

Qu es y para qu sirve Excel?

Ventana Principal de Microsoft Excel

Los mens de Excel

Formas del puntero del mouse:

Para cerrar un libro de Excel:

Click en el icono x de la barra de mens.

Para Cerrar el programa Excel:

OPERACIONES CON ARCHIVOS

Empezar un nuevo libro de trabajo

Podemos abrir un nuevo libro de Excel de los modos siguientes:

Click en el icono Nuevo de la barra de herramientas

Abrir un libro de trabajo ya existente

Click en el icono Abrir de la barra de herramientas

Abrir libros de trabajo se slo lectura

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo

Click en el icono Guardar de la barra de herramientas

Modificar y borrar texto en Excel

Hacer clic en el dato de la barra de frmulas.

Para borrar el texto de una celda podemos:

Errores en los datos

Clic en el icono cortar de la barra de formato

Clic en el icono copiar de la barra de formato

Clic en el icono pegar

Clic en el icono deshacer de la barra de acceso rpido

Clic en el icono rehacer de la barra de acceso rpido

Series en: Indica si lo deseamos en Filas o Columnas

Se mostrar la siguiente ventana:

Se utiliza para cambiar el aspecto de las celdas de una hoja de

Puede escribir cualquier nmero entre 1 y 1638. Los tamaos

Formato de Alineacin de celdas

Luego, en la pestaa Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato (Est situada en la

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla.

TRABAJAR CON FILAS Y COLUMNAS DE EXCEL

Insertar filas y columnas en Excel

Excel insertar la nueva fila por arriba de la celda

Eliminar filas y columnas en Excel

Ocultar filas y columnas en Excel

Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja

Tambin puedes ocultar una columna con el comando

Despus de haber ocultado una fila o una columna

Cambiar ancho y alto de columnas y filas

Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de

INTRODUCIR UNA FRMULA

Primero digitar el smbolo =

Observamos la correcta sintaxis de la frmula:

Primero digitar el smbolo =

Insertar nombre a una constante

En Nombres en el libro, escribimos PI y en el

Importancia de las Funciones

Cmo utilizar funciones

Clic en el icono (Este botn se encuentra en la barra de frmulas)

Asistente para funciones

Cualquiera de los 3 mtodos nos lleva a la siguiente caja de dilogo:

Ejemplo: En la celda E1 deseamos hallar el promedio siguiente:

=PROMEDIO(A1:D1) promedio de los nmeros de las celdas A1, B1, C1 y D1

En la ventana de CONTAR, en la opcin de Ref1, seleccionamos todo el bloque de notas (A1:C7) y

En la ventana de CONTAR.SI, aparece seleccionado la opcin Rango, entonces desde all,

FUNCION K.ESIMO. MAYOR

En la ventana de K.ESIMO.MAYOR se muestran las opciones de Matriz y K, en Matriz, elegimos todo el

FUNCION K.ESIMO. MENOR

En la ventana de K.ESIMO.MENOR se muestran las opciones de Matriz y K, en Matriz, elegimos todo