Excel Avanzado

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EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1
FRMULAS AVANZADAS
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1.1 - CLCULOS AUTOMTICOS
Una de las tareas que probablemente realizar con ms frecuencia es sumar los valores
numricos que puedan contener determinadas filas y columnas. Puede crear una nueva frmula
cada vez que necesite sumar una fila o una columna, aunque no es necesario puesto que Excel
ofrece una herramienta para ello. Se trata del botn Autosuma de la barra de herramientas
Estndar. Pero adems de la suma automtica, Excel da la posibilidad de calcular
automticamente tambin el promedio, contar, buscar el mximo y el mnimo.
Puede utilizar el botn Autosuma para localizar y hacer el clculo correspondiente tanto
a las filas o a las columnas del rango ms cercano a la celda activa, o tambin para calcular
cualquier rango de celdas que se seleccione.
PARA CALCULAR AUTOMTICAMENTE:

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR
Para calcular automticamente el rango ms cercano deber hacer clic en la flecha del botn Autosuma ,
seleccionar la opcin deseada y luego pulsar <Intro>.Para calcular automticamente un rango concreto de celdas ,
deber hacer clic en la flecha en el botn Autosuma , seleccionar la opcin de clculo y el rango de celdas a
calcular, y finalmente pulsar <Intro> para acabar de calcular la frmula.
Independientemente del mtodo de clculo que utilice, para delimitar el rango a calcular
es aconsejable que haya una fila o una columna en blanco o con datos no numricos rodeando los
datos que desee calcular. Esto es debido a que Excel necesita determinar de alguna manera el
rango de datos que ha de calcular cuando se pulse el botn Autosuma.
L Abra el libro Clculos automticos.xls que tiene guardado en Mis

Documentos.
Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas de los artculos
que se fabrican en una determinada empresa. En la zona con fondo amarillo se guardan las ventas
diarias de cada uno de los artculos, mientras que en la celdas coloreadas en verde, calcularemos
algunos de los totales asociados a las anteriores ventas.
CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06
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L Seleccione el rango de celdas B7:F10, y haga clic en el botn Autosuma ,

no en la flecha de la derecha. Observar cmo en el rango B11:F11 aparecen
calculadas las ventas totales para cada uno de los das de la semana.
Si lo que deseamos hacer es calcular la media, el mximo o el mnimo lo que debemos

hacer es lo siguiente:
L Vuelva a seleccionar el rango de celdas B7:F10, esta vez s que debe hacer clic en
la flecha de Autosuma y seleccione la palabra Promedio. Este nos
calcular la media y la pondr en la casilla vaca situada ms abajo.
L Ahora repita la misma operacin, pero, escoja en la lista de Autosuma la

opcin de Mx, para ver cual fue la mayor cantidad de cada da.
Como ha podido comprobar, para hacer la suma automticamente es suficiente con hacer
clic en el icono, y para efectuar cualquier otro clculo es necesario abrir la lista y seleccionar el
que corresponde. Ahora volveremos a practicar la suma:
L Seleccione ahora por ejemplo la celda G7, y haga clic en el botn Autosuma
. En dicha celda habr aparecido la expresin =SUMA(B7:F7). Pulse
<Intro>, la frmula calcular el nmero de sillas vendidas durante toda la
semana.
L Seleccione el rango G8:G10, y haga clic en el botn Autosuma . Observar

cmo automticamente se habrn calculado las ventas semanales para cada
uno de los artculos.
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L Cierre el libro de trabajo que acaba de usar, y conteste afirmativamente a la

pregunta de si desea guardar el documento.
El punto negativo de las funciones es que debe conocerlas; para facilitar o eliminar esta
ardua tarea de memorizar los nombres de las funciones y la forma en que deben utilizarse, Excel
incorpora una potente herramienta que muestra de una manera clara y concisa las funciones
disponibles, as como su utilidad y la forma de utilizarse. Hablamos del Asistente para funciones.
1.2 - ASISTENTE PARA FUNCIONES
La puesta en marcha del Asistente para funciones puede hacerse de diversas formas:
PARA PONER EN MARCHA EL ASISTENTE PARA FUNCIONES:

MEDIANTE LOS MENS
Seleccionando la opcin Funcin... del men Insertar.
MEDIANTE EL TECLADO
Pulsando <Mays>+<F3>
El Asistente para funciones trabaja bsicamente en dos etapas. En la primera muestra una
ventana con todas las funciones que ofrece el sistema, y en la que el usuario puede escoger la que
ms le interese. En la segunda etapa el Asistente permite al usuario introducir los argumentos para
la funcin que se seleccion, explicndole lo que representa cada uno de los argumentos, cmo
deben utilizarse, etc.
Veremos a continuacin con ms detalle cada una de estas etapas, explicando las diversas
partes de las ventanas que componen el Asistente para funciones. No es necesario que de
momento haga nada en su libro de trabajo, aunque si lo desea, puede poner en marcha el Asistente,
e ir echando un vistazo a los diferentes cuadros de dilogo que explicaremos a continuacin.
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1.2.1.- Primera Etapa
Al poner en marcha la opcin Insertar funcin, aparece el siguiente cuadro de dilogo:
El nmero de funciones que ofrece Excel es muy elevado, y es por esto que estn
clasificadas o agrupadas en diversas categoras o grupos para facilitar la bsqueda. Una vez
seleccionada la funcin que se desea utilizar, y pulsando el botn Aceptar, aparece otro cuadro
de dilogo en la parte superior de la hoja, que corresponde a la segunda de las etapas.
1.2.2.- Segunda Etapa

Se trata de un cuadro de dilogo que cambia significativamente de aspecto, dependiendo
de la funcin seleccionada en la etapa anterior.
Para cada uno de los argumentos, se tendr que introducir un valor, una referencia, un
nombre, u otra funcin , dentro del cuadro de edicin de argumento correspondiente.
Entre cada argumento y su cuadro de argumento aparece un botn, que al ser pulsado,
hace desaparecer el cuadro para poder seleccionar con el ratn un rango de celdas.
Cuando se hayan introducido todos los argumentos requeridos por la funcin, en el
apartado Resultado de la frmula aparecer el valor que provisionalmente calcula la funcin con
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los parmetros o argumentos introducidos hasta el momento. Al pulsar Aceptar se da por
finalizado el proceso.
1.2.3.- Utilizando el asistente

Realizaremos a continuacin un pequeo ejercicio, en el que se calculen los servicios
medios efectuados por una determinada empresa, a lo largo de los diferentes meses de un ao.
Utilizaremos para ello el Asistente para funciones. Siga los pasos que se le indiquen.
L Abra el libro Asistente.xls que tiene guardado en Mis Documentos.
Como puede observar, los servicios efectuados en cada uno de los meses estn
almacenados en el rango de celdas E3:E14.
L Para calcular el nmero de servicios medios, seleccione en primer lugar la celda
que desea almacenar dicho clculo. En este caso, la celda I10.
L Haga clic en Funcin... del men Insertar, aparecer el cuadro de dilogo

correspondiente al primer paso o etapa del Asistente, y que recibe el nombre
de Insertar funcin.
L Seleccione la categora Estadsticas de la lista de categoras que aparece en la

lista de Categora.
Al seleccionar la categora Estadsticas, aparecer en el cuadro Seleccionar una funcin

todas las funciones que Excel incluye dentro de esa categora.
L Seleccione la funcin PROMEDIO de la lista de funciones que aparece en el
cuadro Seleccionar una funcin. Es esta la funcin que utilizaremos para
calcular las ventas medias de nuestra hoja.
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L Cuando tenga seleccionada la funcin que desea utilizar, haga clic en el botn
Aceptar. Esto har que desaparezca el cuadro de dilogo actual, y aparezca
otro correspondiente a la segunda de las etapas del Asistente.
El nuevo cuadro de dilogo est dedicado ntegramente a la funcin Promedio que

seleccion en la anterior etapa. Permite especificar los argumentos para dicha funcin, as como
consultar su funcionalidad a la hora de ser utilizada.
Si por cualquier motivo desea obtener ms informacin de la que ofrece este cuadro de
dilogo, puede hacer clic en el vnculo Ayuda sobre esta funcin y aparecer en pantalla una
nueva ventana con una extensa explicacin acerca de la funcin seleccionada.
L Haga clic en el vnculo Ayuda sobre esta funcin para observar dicha ventana
informativa. Le aparecer la ayuda de Office.
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En la Ayuda de Office aparecen dos secciones, a la derecha aparece una explicacin sobre
la ayuda que hemos solicitado, donde consultaremos las posibles dudas que podamos tener, y a
la izquierda tenemos la posibilidad de realizar una nueva bsqueda.
L Para regresar de nuevo a la hoja de clculo, simplemente cierre la ventana
donde se muestra la ayuda.
Puede observar que en el cuadro Nmero aparece un rango, ha seleccionado el rango

completo de toda la informacin de la hoja.
L Seleccione la informacin del recuadro Nmero1 y elimnela. En l especificaremos
el rango de celdas sobre las que la funcin tiene que actuar.
L Escriba en dicho recuadro el rango de celdas E3:E14, o bien seleccinelo con el

ratn. Es el rango donde se encuentran los servicios de los diferentes meses,
y a partir de los cuales tenemos que calcular el promedio.
Una vez especificado el rango sobre la funcin que debe de actuar, el cuadro de dilogo
presenta a la derecha el valor que provisionalmente calcular para el rango seleccionado.
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L Cuando crea que la funcin ya es correcta, haga clic en el botn Aceptar. La
funcin se introducir en la celda que tena seleccionada justo antes de poner
en marcha el Asistente para funciones, mostrando en ella su resultado.
Observe como en la celda I10 de su hoja de clculo, ha aparecido calculado el promedio

de los servicios efectuados mensualmente por Gras Geno.
L Ocpese ahora usted mismo de calcular en la celda I16 de este mismo libro,
Asistente.xls, la suma total de los servicios efectuados durante todo el ao.
L Para ello, deber usar el Asistente para funciones y dentro de l, seleccionar la

funcin Suma que est dentro de la familia de funciones Matemticas y
trigonomtricas. El argumento que necesita la funcin es el mismo que
necesit la funcin Promedio, es decir, el rango E3:E14, correspondiente a los
servicios efectuados en cada uno de los meses.
L Cuando lo tenga terminado guarde y cierre el libro Asistente.xls.
1.3 - HERRAMIENTAS DE FORMULAS
Ahora veremos el funcionamiento de dos barras de herramientas destinadas a las frmulas,

Auditoria de frmulas y Ventana inspeccin. Estas dos herramientas nos permiten comprobar
el correcto funcionamiento de las frmulas que tenemos en nuestras hojas de clculo.
1.3.1.- Auditora de frmulas

La Auditoria de frmulas es un seguimiento que podemos realizar a las frmulas que
estamos realizando dentro de nuestra hoja de clculo. De modo que mediante esta herramienta
podremos averiguar desde donde proceden los datos, a que otra frmula va un dato o incluso
marcar aquellas casillas con un resultado determinado segn nos interesa, veamos como funciona
esta herramienta.
L Abra el libro de trabajo Frmulas.xls que tiene en la carpeta Mis Documentos.
Seguidamente active la barra de herramientas Auditora de formulas.
Elemento Descripcin
Comprueba de que todas las formulas estn
Comprobacin de errores correctamente.

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Elemento Descripcin
Mira en la formula de qu valores proceden sus
Rastrear precedentes clculos.
Quita un nivel de procedencia del rastreo de los
Quitar un nivel de precedentes valores.
Rastrear dependientes Mira si esta celda forma porte de alguna frmula.
Quitar un nivel de dependientes Quita la flecha de la dependencia de alguna frmula.
Quitar todas las flechas Elimina todas las dependencias y rastreos.

Seala mediante un crculo rojo algn valor de frmula
Rodear con un crculo datos no vlidos que no es vlido.
Elimina los crculos rojos que indican valores
Borrar crculos de validacin incorrectos en las frmulas.
Mostrar ventana de inspeccin Muestra la ventana del inspeccin.
Evaluar frmula Evala la funcin que tenemos sealada.
L Sitese en la casilla C13 de la hoja F. Trigonom., seguidamente haga clic en el

icono Rastrear precedentes .
Observe como aparece una flecha que va desde la celda C13

hasta la celda E8, esto es debido a que la frmula que hay en la
celda C13 hace referencia a la celda E8.
L Vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes .

Observe como ahora aparece una nueva lnea
desde E8 hasta C4, esto es debido a que la
frmula de la celda E8 hace referencia a la celda
C4.
Ahora si deseamos quitar estas lneas precedentes, simplemente tendremos que utilizar el
icono de Quitar un nivel de precedentes .
L Haga clic una vez sobre el icono Quitar un nivel de precedentes , observe
como ahora ha desaparecido la lnea que una las celdas E8 y C4, vuelva a
pulsar sobre el mismo icono y observe como desaparece tambin la unin de
C13 con E8.
Igual que podemos buscar, tal como acabamos de hacer, de donde proceden los valores
de una frmula, esta bsqueda tambin podemos hacerla en sentido contrario, es decir, en que
frmulas aparece la celda que tengo seleccionada.

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L Sitese en la celda C4 y haga clic en Rastrear
dependientes , ver como aparece una flecha
que va desde C4 hasta E8, seguidamente vuelva
a pulsar sobre el icono anterior y observe como
esta vez aparecen tres flechas que van desde la
celda E8 hasta las celdas C13, C14 y C15.
Ahora igual que hicimos en el ejemplo anterior de

precedentes, si quisiramos eliminar alguna de estas dependencias
tendramos que hacer clic en el icono Quitar un nivel de dependientes . Ahora bien, si lo que
deseamos es eliminar todas las lneas directamente, tendremos que seleccionar Quitar todas las
flechas .
L Ahora eliminaremos todas las flechas directamente, haga clic en el icono Quitar
todas las flechas .
A continuacin explicaremos como funciona la Ventana de inspeccin. Todas aquellas

opciones que no veamos ahora, sern explicadas ms adelante.
1.3.2.- Ventana de inspeccin
L Haga clic en el icono Ventana de inspeccin , de la barra de herramientas

Auditora de frmulas. Ver como aparece la siguiente ventana.
L Ahora haga clic en Agregar inspeccin... de la ventana Ventana Inspeccin.

L Seleccione la celda E8, y haga clic en Agregar. La Ventana inspeccin adoptar
el siguiente aspecto.
Desde esta ventana podremos observar diferentes caractersticas sobre la celda que hemos
seleccionado y su frmula. Aqu, como podemos observar nos muestra el libro al que pertenece
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Frmulas.xls, la hoja en la que nos encontramos (F. Trigonom.), el nombre de la celda, (que en
este caso no tiene), la celda en que nos situamos (E8), el valor de la frmula (0.27925268) y la
frmula en cuestin (=RADIANES(C4)).
L Agregue usted ahora una nueva inspeccin, por ejemplo la celda G2 y observe
como debe aparecer el siguiente resultado:
Finalmente si desea quitar algunas de las inspecciones slo debe seleccionar la que desea
y hacer clic sobre el icono de Eliminar inspeccin. Veamos un ejemplo:
L Seleccione la primera inspeccin, la de los Radianes, seguidamente, una vez ha
quedado marcada, haga clic en Eliminar inspeccin y observe como
automticamente esta desaparece.
L Vuelva a repetir los pasos con la otra inspeccin, de modo que quede vaca.
Finalmente cierre la Ventana Inspeccin.
L Ahora cierre el documento Frmulas.xls sin guardar los posibles cambios

efectuados.
1.4 - MATRICES
El concepto de matriz que aqu vamos a ver proviene de los lenguajes de programacin.
Las matrices deben su existencia a la necesidad de trabajar con varios elementos de una forma
rpida y cmoda. Gracias a las matrices podemos combinar varios clculos en uno slo
introduciendo nicamente una frmula matricial, es decir, una frmula que incluye una o ms
matrices entre sus argumentos.
Una matriz no es ms que una serie de elementos que forman filas (este tipo de matrices
se denominan unidimensionales) o filas y columnas (bidimensionales). La matriz ser un rango
de celdas contiguo.
La siguiente tabla representa una matriz unidimensional
Mientras la que sigue es una matriz bidimensional
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Fjese que en la primera tabla se ha numerado cada celda con un nico nmero, mientras
que en la segunda cada celda viene numerada por un par de nmeros. Observe que, por ejemplo,
el nombre del elemento 3,4 significa que ste se encuentra en la fila 3 y la columna 4.
Podemos tener un grupo de celdas en forma de matriz y aplicar una determinada frmula
en ellas de forma que nos ahorramos tiempo y esfuerzo en la escritura de frmulas. En Excel las
frmulas que hacen referencia a matrices se encierran entre llaves {}.
1.4.1.- Introducir una frmula matricial
L Abra el libro de trabajo Matrices.xls de la carpeta Mis Documentos.
Si se sita en cualquiera de las celdas del rango C6:F6 podr observar que se ha realizado
una simple multiplicacin para calcular el precio total de las unidades. Adems el valor que hay
en C8 tambin se debe a otra sencilla frmula.
Aunque en este ejemplo las frmulas son muy simples, se han tenido que introducir varias
para llegar al resultado que hay en la celda C8. En vez de esto se podran haber combinado todos
los clculos posibles en uno slo utilizando una frmula matricial. Gracias a las frmulas
matriciales nos evitamos tener que realizar clculos intermedios.
PARA INTRODUCIR UNA FRMULA MATRICIAL:

MEDIANTE EL TECLADO
Para introducir una frmula matricial lo haremos del mismo modo que una frmula cualquiera, pero en lugar de finalizar
pulsando <Intro> debemos hacerlo mediante la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<Intro>, y Excel
colocar de forma automtica las llaves {}.
Vamos a modificar la hoja para que realice las operaciones con slo introducir una
frmula.
L Borre las celdas adecuadas para que la Hoja1 quede como sigue:
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L Site el cursor en la celda C8 e introduzca la frmula =SUMA(C4:F4*C5:F5) sin

pulsar <Intro> al finalizar.
L Acepte la frmula mediante la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<Intro>

y compruebe que Excel la muestra entre llaves, dentro de la barra de frmulas.
Tenga en cuenta que el resultado no ser el esperado si usted introduce manualmente las
llaves y nicamente pulsa <Intro> (en ese caso Excel considerar lo introducido como texto). Para
aceptar una frmula matricial siempre debe emplear la combinacin de teclas
<Control>+<Mays>+<Intro>.
Tambin debe tener cuidado al editar celdas pertenecientes a una matriz ya que los cambios
que realicemos afectarn sin duda a las frmulas que operen con ella, pero recuerde que no debe
eliminar, insertar o mover las celdas que la componen. Si quisiramos modificar la frmula para
que operara con una matriz distinta, igualmente deberamos finalizar con la combinacin de teclas
conocida.
#Matriz como parmetro de una comparacin

Ahora que ha visto cmo se introduce una frmula matricial, vamos a ver un ejemplo ms
del empleo de matrices. En el ejemplo anterior hemos utilizado la matriz como parmetro de la
funcin SUMA para, mediante la introduccin de una nica frmula, obtener un resultado
partiendo de varias operaciones. En el siguiente ejemplo va a ver que una matriz tambin puede
utilizarse para comparar valores.
L Ahora seguidamente sitese en la Hoja2 y observe la siguiente imagen:
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L Seleccione el rango F6:G9 y escriba: =SI(C6:D9>=10;"Bien";"Mal").

L Finalice con <Control>+<Mays>+<Intro> y compruebe que el resultado es el que
muestra la imagen.
1.4.2.- Constantes matriciales

En los ejemplos anteriores ya ha aprendido a introducir frmulas que utilizaban matrices.
Pero lo que realmente hemos hecho es indicar a la frmula el rango de celdas en el cual se
encuentra la matriz que debe utilizar. Es decir, el resultado de la frmula puede variar slo con que
modifiquemos alguna de las celdas que forman la matriz, y esto no siempre nos puede interesar.
Pudiera ser que en algunos clculos necesitramos una matriz de valores constantes. Al
igual que en las frmulas normales podemos incluir referencias a datos fijos o constantes, en las
frmulas matriciales tambin podemos incluir datos constantes. A estos datos se les llama
constantes matriciales y se debe incluir un separador de columnas (smbolo ;) y un separador de
filas (smbolo \).
NOTA: No confundir el smbolo \ con el smbolo /.
Por ejemplo, para incluir una matriz como constante matricial:
30 2531 18
Debemos escribir {30;25\31;18}
Ahora vamos a introducir una frmula que multiplica los elementos de una matriz por los
de otra matriz que es constante.
L Si es necesario, abra el libro Matrices.xls almacenado en Mis Documentos.

L Sitese en la Hoja3 y escriba lo siguiente.
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L Seleccione el rango D1:E2 y escriba all =A1:B2*{10;20\30;40}. Acepte la frmula

con la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<Intro>.
Observe que Excel ha ido multiplicando los valores de la matriz por los nmeros
introducidos en la frmula (C1=A1*10, C2=B1*20, etc.):
Cuando trabajamos con frmulas matriciales, cada uno de los elementos de la misma debe
tener idntico nmero de filas y columnas, porque de lo contrario, Excel expandira las frmulas
matriciales.
Por ejemplo, la expresin ={1;2;3}*{2\3} sera incorrecta ya que la primera matriz tiene
una fila y tres columnas, mientras que la segunda tiene dos filas pero una nica columna. Como
Excel exige igual nmero de filas y de columnas para las dos matrices de dicha expresin, sta
ser transformada en otra que seguramente no es la que deseamos.
Vamos a comprobarlo con un ejemplo.
L En la Hoja3, seleccione el rango D4:F5. Introduzca la frmula matricial

=A4:B4+{2;5;0\3;9;5} y acptela pulsando <Control>+<Mays>+<Intro>.
Observe que Excel devuelve un mensaje de error en las celdas F4 y F5, significando que
el rango seleccionado es diferente al de la matriz original. Esto se debe a que hemos intentado
sumar una matriz de 2x2 con una matriz constante de 3x3.
L Guarde y cierre el libro de trabajo Matrices.xls.
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1.5 - SUBTOTALES
En listas de datos agrupados por un campo, es til mostrar a veces no slo el total general
de una columna, sino tambin los subtotales parciales de cada elemento comn.
L Cree un Nuevo libro de trabajo.
L Introduzca una tabla como la siguiente, aplicando los formatos que crea
convenientes:
L Seleccione todo el rango de datos (A1:C8).

L Seleccione en el men Datos, Subtotales..., le aparecer el siguiente cuadro:
L Excel nos muestra por defecto una configuracin para crear subtotales, cambie en
la casilla Para cada cambio en por Equipo y luego pulse Aceptar.
Observe la agrupacin que ha hecho Excel, calculando las compras por equipos y
obteniendo las sumas parciales de cada uno de ellos.
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En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor o

menor nivel de resumen en los subtotales. Vamos a ver cmo funcionan.
L Pulse uno a uno los botones y observe el resultado.
L Con el rango de celdas an seleccionado, vuelva a Subtotales... dentro de Datos.

L Abra la lista de Usar funcin y elija la funcin Promedio.
L Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borrara los que ya
hay escritos. Pulse Aceptar.
Ahora tiene los datos agrupados por totales (funcin Suma) y promedios. Pruebe los
distintos botones del margen izquierdo para ir viendo mayor o menor nivel de detalle en los
subtotales.
Si quisiera eliminar los subtotales y dejar la tabla como estaba antes podra hacerlo
pulsando el botn Quitar todos del cuadro de dilogo Subtotales.
L Acceda al men Datos, opcin Subtotales... y pulse en el botn Quitar todos.
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L Cierre el libro y no es necesario que lo guarde.
Si se quisieran crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo Pas) deberamos
primero ordenar la lista por ese campo, para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla.
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1.6 - EJERCICIOS
L Con lo visto hasta ahora realice los siguientes ejercicios.
1.6.1.- Pizzas a domicilio

L Cree un nuevo libro de trabajo e introduzca los datos que hay a continuacin,
asigne tambin el ancho de columnas necesario:
L En cuanto a los tipos de letra, y enfatizados, si no encuentra algn tipo de letra,

escoja otra que se parezca. El rango de B6:G11 se quedar con el tipo de letra
y enfatizado que tenga por defecto.
L Aplicar los siguientes bordes:
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L Asignar los siguientes colores:
L Para el fondo asgnele el color Amarillo, para la lnea de Control de repartos a

domicilio, asgnele el color Anaranjado claro, para las casillas de
Repartidores:, Productos, y Servicios individuales, poner en color Oro, para
los tipos de pizzas, repartidores y Totales por producto color Verde claro, para
las sumas Turquesa claro y para las pizzas repartidas Azul plido.
Se trata de una hoja destinada a facilitar el control de los repartos a domicilio que realiza
una conocida pizzera. Interesa apuntar en las zonas coloreadas en Azul plido, los servicios
realizados por cada uno de los repartidores, as como calcular el nmero total de platos servidos
para cada uno de los tipos de pizza.
L Para calcular dichos resultados, puede optar por introducir frmulas normales en
las que se sumen determinados rangos de celdas; puede usar el botn
Autosuma; o bien puede utilizar directamente la funcin SUMA.
Sera bueno que intentase realizar el ejercicio usando cada uno de los tres mtodos
anteriores.
L Guarde el libro con el nombre de Pizza-Jat.xls, cuando considere acabado el

ejercicio y cirrelo.
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1.6.2.- Subtotales
L En un nuevo libro de trabajo, cree la siguiente hoja:
L Obtenga los subtotales para cada empresa, acumulando las ventas.

L Elimine dichos subtotales (mediante el botn Quitar todos) y cree unos nuevos
subtotales obteniendo el promedio de las ventas por empresa.
L Visualice nicamente el promedio general. Para ello debe pulsar uno de los
botones que hay en el margen izquierdo de la ventana.
L Elimine esos subtotales y cree subtotales por pases, obteniendo la suma de

ventas por pases.
L Quite todos los clculos y djelo como al principio.

L Cierre el libro, guardelo con el nombre Cuentas.xls.
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EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1
TRATAMIENTO DE
2 DATOS
2.1 - DENOMINACIN DE RANGOS
Un rango es en general un conjunto de celdas cuyos datos tienen algo en comn.

Cuando necesite en una frmula hacer referencia a un rango podr introducirlo mediante
sus referencias de celda, o bien, tal y como veremos a continuacin, podr darle un nombre al
rango y despus usar este nombre en la frmula. La denominacin de rangos puede ahorrar mucho
tiempo y esfuerzo a la hora de construir frmulas, puesto que un nombre es mucho ms fcil de
recordar que la primera y ltima referencia de un rango.
As pues, un nombre es un identificador creado por la persona que confecciona una hoja
de clculo, y que es usado para referirse a una celda, o a un conjunto de celdas. Las frmulas son
ms legibles y se recuerdan ms fcilmente si en ellas se emplean nombres en lugar de referencias.
2.1.1.- Crear nombres de rango

Es fcil darle nombre a un determinado rango de la hoja de clculo, gracias a los diversos
mtodos que para ello podemos utilizar.
La siguiente tabla cita brevemente los mtodos que pueden seguirse para crear nombres
de rango, y que enseguida veremos.
PARA CREAR NOMBRES DE RANGO:

MEDIANTE LOS MENS
Seleccionando el rango a nombrar, y usando despus la opcin Crear... del submen Nombre que se encuentra dentro
del men Insertar.
MEDIANTE LA BARRA FRMULAS
Seleccionando el rango a nombrar, y usando despus el cuadro Nombres de la barra de frmulas.
MEDIANTE EL TECLADO
Seleccionando el rango a nombrar, y pulsar la combinacin <Control>+<Mays>+<F3>
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Es posible seleccionar el rango que deseemos nombrar, y despus darle nombre en el
cuadro Nombres de la barra de frmulas.
Es muy comn que la introduccin de informacin en una hoja de clculo se realice en

forma de tabla, de tal manera que los datos introducidos se identifiquen rpidamente mirando la
fila y la columna de la tabla a la que pertenecen. Aprovechando esta caracterstica, Excel
incorpora una herramienta para generar nombres automticamente basndose en las cabeceras de
fila y de columna que se introducen en la mayora de estas tablas.
Los nombres de rango pueden incluir cualquier carcter, excepto espacios en blanco,
puntos, o comas. Normalmente, un nombre de rango consta de una palabra o varias palabras
separadas por caracteres de subrayado. Por ejemplo, los nombres Cargas o Ventas_impresoras
son nombres de rango correctos. Sin embargo, los nombres Ventas impresoras o
Ventas.impresoras, no lo son puesto que incluyen alguno de los caracteres que hemos clasificado
como incorrectos.
En general, se deben utilizar nombres que se puedan recordar y escribir fcilmente, y
sobretodo, nombres que tengan algo que ver con el rango de datos que representan.
Realizaremos a continuacin un ejercicio, en el que se utilizarn los mtodos que acabamos
de explicar para darle nombre a diversos rangos de su hoja de clculo. Siga los pasos que se le
indiquen.
L Abra el libro Consultas con Nombres de Rango.xls que tiene guardado en

Mis Documentos.
El libro que acaba de abrir consta de una zona donde se almacena informacin, del
rango H1:K16, y de otra donde introduciremos frmulas para calcular determinados resultados,
del rango A1:F15.
Antes de introducir estas frmulas, daremos nombre a algunos rangos de la hoja, de forma
que su confeccin nos resulte ms fcil y clara.
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#Creando nombres de rango manualmente...
L Seleccione la celda E12.
L Haga clic en el recuadro Nombres de la barra de frmulas, escriba

en ella la palabra Consultado y pulse <Intro>. Dicha palabra
intenta reflejar el dato que contendr esa celda, es decir, el
cdigo del artculo que se desea consultar.
L Seleccione el rango de celdas H2:K16. Para dar nombre a este rango, haga clic en
el recuadro Nombres, escriba la palabra Artculos y pulse <Intro>.
L Seleccione el rango I2:K15, y dle el nombre de Datos tal y como lo acaba de

hacer para los rangos anteriores.
L Si hace clic en la flecha que aparece junto el recuadro Nombres,

podr observar una lista desplegable con los tres nombres de
rango que ha creado hasta ahora.
#Creando nombres de rango automticamente...

Aprovechando que los datos de los artculos estn almacenados en forma de tabla dentro
de la hoja, crearemos a continuacin otros dos nombres de rango de forma automtica.
L Seleccione el rango H1:I15. Observe cmo en dicho rango, adems de los cdigos
y los precios de los artculos, tambin estn incluidos en la primera fila los
ttulos o las cabeceras de cada una de las columnas.
L Seleccione la opcin Crear... del submen Nombre, que se encuentra dentro del
men Insertar.
Aparece en pantalla el cuadro de dilogo Crear nombres.
Este cuadro de dilogo permite especificar los nombres de rango que se desean crear.
L Observe que la opcin para utilizar las cabeceras de la fila superior como nombres
de rango ya est seleccionada, si no es as active la opcin Fila superior, y
desactive todas las dems, cuando tenga todo como en el grfico anterior haga
clic en el botn Aceptar.
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Excel habr generado automticamente nombres de rango para las columnas del rea
seleccionada, y los habr incluido en el recuadro Nombres de la barra de frmulas.
Una vez definidos los nombres de rango, puede usar el cuadro Nombres de la barra de
frmulas para seleccionar alguno de ellos.
L Despliegue la lista, haciendo clic tal y como se muestra en la
siguiente ilustracin:
L Por ejemplo, haga clic en el nombre de rango Precio de la lista de

Nombres.
Observe cmo aparece seleccionado el rango de datos al que haca referencia dicho
nombre de rango y en el que se encuentran los precios de los diferentes artculos.
L Seleccione ahora usted mismo algn otro nombre de rango y compruebe que el
rango de celdas al que haca referencia tambin queda seleccionado.
2.1.2.- Modificar nombres de rango

Es posible modificar un nombre de rango ya creado, o bien cambiar las celdas incluidas en
el rango que representaba dicho nombre.
PARA MODIFICAR NOMBRES DE RANGO:

MEDIANTE LOS MENS
Opcin Definir... del submen Nombre que se encuentra dentro del men Insertar.
A continuacin, y a modo de ejemplo, crearemos un nuevo nombre de rango, realizaremos

diversas modificaciones sobre ese nombre y finalmente lo eliminaremos para dejar la hoja tal y
como est en este momento.
Siga los pasos que se le indiquen:
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L Dle el nombre de Curiosidades al rango de celdas B3:F10 y pulse <Intro>.
L Seleccione en el men Insertar, Nombre, Definir.... Aparece el siguiente cuadro,

cuya funcin es permitir modificar las caractersticas de los nombres de rango:
L Desplcese a lo largo de la lista y seleccione el nombre de rango Curiosidades,

que usted mismo acaba de crear.
A partir de este nombre de rango, definiremos otro modificando mnimamente el rango de

celdas al que hace referencia.
L En el recuadro Se refiere a aparece el rango de celdas que abarca el nombre
seleccionado. Reemplace el nmero 10 por un 15.
Con esto habremos extendido el rea que antes inclua ese nombre de rango.
L En el recuadro Nombres en el libro, reemplace el nombre Curiosidades por el
nombre ZonaConsulta
NOTA: Pondremos el nombre sin espacio, debido a que ste no los acepta.
L Pulse el botn Agregar para que el nuevo nombre de rango se incluya en la lista.
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L Haga clic en el botn Aceptar, y compruebe que efectivamente ahora el nombre

ZonaConsulta hace referencia a otro rango.
Por ltimo, veremos cmo eliminar un nombre de rango. Eliminaremos de la lista de

nombre de rango ZonaConsulta que acaba de crear.
L Desde el men Insertar, seleccione de nuevo Nombre, Definir....
L Seleccione ahora ZonaConsulta, de la misma forma que lo hizo antes. Despus
haga clic en el botn Eliminar del cuadro de dilogo, para borrar el nombre
seleccionado de la lista.
L Para acabar, haga clic en el botn Cerrar del cuadro de dilogo.
2.1.3.- Usar nombres de rango

Como ya comentamos anteriormente, el principal motivo de usar nombres de rango es
evitar en lo posible el trabajo directo con las referencias de celdas que describen el rea que
engloba un rango. El uso directo de estas referencias hace que resulte mucho ms complejo e
ilegible el proceso de creacin de frmulas, y en consecuencia, hace que se cometan muchos ms
errores de los deseados.
En lugar de las referencias de celdas se pueden utilizar los nombres de rango que
previamente se hayan generado. Por ejemplo, en vez de escribir en una frmula la referencia del
rango H2:H15, puede utilizar el nombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.
El uso de estos nombres puede hacer que sus frmulas sean mucho ms fciles de
comprender y corregir, en caso de ser necesario, o simplemente puede ayudar a comprender
exactamente qu es lo que hace y para qu sirve cada una de sus frmulas.
Confeccionaremos a continuacin una serie de frmulas, de forma que pueda experimentar
lo cmodo que resulta utilizar nombres de rango en lugar de referencias directas a celdas.
Siga los pasos que se le indiquen:
L Seleccione la celda D4, para calcular en ella el cdigo ms pequeo de los
artculos existentes actualmente. Utilizaremos para ello la funcin MIN y el
nombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.
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L Introduzca la expresin =MIN(Codigo_artic) en la celda que acaba de seleccionar
y pulse <Intro>.
Para calcular el cdigo mximo haremos algo muy parecido.

L Seleccione la celda D5 y escriba en ella =MAX(
L Desde el men Insertar, seleccione la opcin
Nombre y a continuacin Pegar..., le aparecer
el siguiente cuadro desde el que podr
seleccionar el nombre de rango a utilizar.
L Seleccione el nombre Codigo_artic y el botn

Aceptar. El nombre de rango ha sido introducido
en la celda.
L Para acabar de introducir la frmula, escriba ) y pulse <Intro>.

Observe cmo en la celda D5 ha aparecido calculado el nmero 14, que corresponde al
cdigo ms grande de los artculos existentes.
Calcularemos ahora algunos datos de inters con respecto a los precios de nuestros
productos.
L En la celda C8 calcularemos el precio medio de los artculos. Para ello introduzca
la expresin =PROMEDIO(Precio) en dicha celda.
L En la celda C9 calcularemos el precio ms bajo, con la expresin =MIN(Precio)

L Para consultar el nombre del artculo que tiene este precio mnimo, introduzca en
la celda D9 la expresin =BUSCARV(C9;Datos;2)
L Introduzca en C10 la expresin =MAX(Precio). Con ella calcularemos el precio ms

alto.
L Para consultar el nombre del artculo con el precio ms alto, copie la frmula que
introdujo en D9 a la celda D10.
Por ltimo, introduciremos una serie de frmulas que permitan calcular los datos de un
determinado artculo a partir de su cdigo.
L Introduzca un cdigo de artculo en la E12, entre los valores 1 y 14.
L Para calcular la descripcin del artculo, introduzca en C13 la expresin
=BUSCARV(Consultado;Artculos;3)
L Para calcular el tipo del artculo, introduzca en C14 la expresin

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L Para calcular el precio unitario del artculo, introduzca en C15 la expresin
L Cambie varias veces el cdigo del artculo, para comprobar que siempre localiza
sus datos correspondientes.
L Guarde y cierre el libro de trabajo.
Como habr podido comprobar, las frmulas que acabamos de introducir y las que usamos
en el ejemplo anterior son bsicamente las mismas. Sin embargo, al utilizar nombres de rango en
lugar de referencias directas a celdas, la claridad de dichas frmulas, ha aumentado en gran
medida. Es la ventaja de utilizar nombres de rango.
2.2 - REGLA DE VALIDACIN
Un tema importante para que las hojas de Excel sean eficaces es controlar que los datos
introducidos son correctos. Aunque no es posible controlar todos los errores posibles, podemos
establecer una regla de validacin, que garantizan que los datos introducidos en una celda
cumplen ciertas normas.
Para ver su funcionamiento utilizaremos un ejemplo:
L Abra el documento Validacin.xls. Seleccione la celda K4. Escoja la opcin
Validacin en el men Datos.
El cuadro de dialogo Validacin de datos aparece en la pantalla con las opciones de la

ficha Configuracin.
L En el cuadro Permitir, haga clic en la flecha y en la lista que aparece, seleccione

Decimal.
Los cuadros etiquetados como Mnimo y Mximo aparecen debajo del cuadro Datos.
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L En el cuadro de Datos, haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,
seleccione menor o igual que. El cuadro Mnimo desaparecer.
L En el cuadro Mximo, introduzca 2500. Desactive la casilla de verificacin Omitir

blancos.
L Seleccione ahora la ficha Mensaje entrante.

Las opciones de la ficha Mensaje entrante aparecen en este momento en pantalla.
L En el cuadro Ttulo: introduzca Introducir lmite.
L En el cuadro Mensaje de entrada:, teclee Limite el crdito del cliente, omitiendo
el smbolo del i.
L Ahora seleccione la ficha de Mensaje de error. En el cuadro Estilo,
haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,
seleccione Advertencia, ver cmo el icono cambia por ste.
Haga clic en Aceptar.
Es aconsejable dejar el cuadro Mensaje de error en blanco, por que de esta forma Excel
mostrar su mensaje por defecto: Valor no vlido. El usuario slo puede introducir ciertos
valores en esta celda.
L Ahora sitese en la casilla K4 si no lo est, escriba el valor 2600 y pulse <Intro>.
Aparecer el siguiente mensaje de advertencia:
L Ahora pulse que No. El cuadro de advertencia desaparece y nos permite volver a
introducir la cantidad, indique ahora 2100 y pulse <intro>. Ahora Excel si que
acepta la entrada del dato en cuestin.
L Haga clic en Guardar y Cerrar cuando termine con el ejercicio.
2.3 - ORDENAR DATOS
Excel permite ordenar las filas de una lista de acuerdo con los valores de una o varias
columnas. Por ejemplo en el ejercicio Consulta con nombres de Rango.xls, la Lista de
Artculos que tena estaba ordenada segn el Cdigo del Artculo, le podra haber interesado
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ordenar por el Precio, o mejor an por el Tipo de Artculo para hacer un rpido anlisis de los
tipos de que dispone. Tambin podr ordenar por ms de un dato a la vez; siguiendo con el mismo
ejemplo, podramos ordenar la Lista de Artculos, primero por el Tipo de Artculo, y dentro de
cada Tipo, ordenar por el nombre del Producto.
Para ordenar podr emplear estas herramientas:
PARA ORDENAR LISTAS DE DATOS:

MEDIANTE LOS MENS
Seleccionar el rango y acceder a la opcin Ordenar... del men Datos.
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR
Botones Orden ascendente y Orden descendente , despus de haber seleccionado el rango a ordenar.
Siga los siguientes ejemplos:
L Abra el libro Departamento de mantenimiento.xls. Seleccione el rango

B4:E16 y haga clic en Nombres de la barra de Frmulas, escriba Empleados
y pulse <Intro>.
L Pulse el botn Orden ascendente . Automticamente la lista de empleados ha

sido ordenada ascendentemente por el NOMBRE DEL EMPLEADO (primera
columna del rango seleccionado).
Ahora la ordenacin ser en orden descendente, es decir de la Z a la A.
L Haga clic en el botn Orden descendente , tendr los nombres ordenados

descendentemente. Finalmente pulse <Control>+<Inicio> para deseleccionar
los datos.
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Empleando los botones de la barra de herramientas Estndar, tan slo se puede ordenar
por el primer concepto de los que forman la lista, en el ejemplo anterior por el nombre del
empleado. Si se quiere ordenar por otro concepto, por ejemplo fecha de nacimiento o por el
importe del sueldo, deber hacerlo a travs de las opciones del men Datos. Siga estos ejemplos:
L Seleccione el rango Empleados mediante el cuadro Nombres de la barra de
Frmulas.
L Seleccione del men Datos, la opcin Ordenar..., aparecer el siguiente cuadro

de dilogo, llamado Ordenar.
Mediante este cuadro de dilogo, se pueden indicar diferentes criterios de ordenacin,

hasta un mximo de tres, as como indicar si existe una fila con los ttulos de las columnas o no.
El cuadro anterior muestra la actual seleccin de ordenacin. Slo hay establecido un criterio de
ordenacin (NOMBRE DEL EMPLEADO), primera columna del rango seleccionado) en orden
descendente, y existe fila de ttulos. Seguidamente ordenar por la fecha de nacimiento:
L Pulse la flecha que hay a la derecha del cuadro Ordenar por, aparecern los
posibles conceptos por los que se puede ordenar el rango seleccionado y
seleccione FECHA DE NACIMIENTO.
L En las opciones que aparecen a la derecha de Ordenar por, haga clic dentro de
Descendente, para que ordene a las personas por edad de menor a mayor.
Por ltimo haga clic en el botn Aceptar, para salir del cuadro de dilogo
Ordenar.
Observe como los datos se han ordenado de modo descendente segn la fecha de
nacimiento.
2.4 - COMBINACIN DE DATOS
Excel le proporciona mltiples herramientas para la gestin y manipulacin de la

informacin de las distintos ficheros combinandolos en un mismo documento.
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2.4.1.- Las plantillas

Una vez creado y guardado un libro de trabajo, probablemente haya casos en el cual
queramos utilizar hojas similares o idnticas a la anterior. Por ejemplo cuando hacemos un libro
para las ventas o gastos mensuales, en principio estas hojas sirven tambin para meses posteriores.
Una vez se ha escogido el diseo adecuado para el libro u hoja, la guardaremos
como plantilla, o patrn. En principio debera eliminar cualquier dato existente que pueda haber
en un libro para evitar errores en la entrada de datos y eliminar cualquier posible confusin en
cuanto si el libro es un plantilla.
Veamos ahora un ejemplo para ver como conseguimos hacer una plantilla:
L Haga clic sobre el icono de Abrir en la barra de Herramientas. Abra el fichero
Plantilla.xls.
L A continuacin elimine las hojas Hoja2 y Hoja3.

L Ahora haga clic en la opcin Guardar como... del men Archivo. Cuando
aparezca la ventana de Guardar como... seleccione la carpeta Mis
Documentos y en Guardar como tipo escoja plantilla y haga clic en el botn
Guardar.
L Ahora cierre el documento, tenga cuidado en no cerrar Excel. Ahora seleccione el

Panel de tareas en el men Ver. En la seccin Nuevo seleccionar A partir de
un libro existente del panel de tareas.
L En el cuadro de dilogo, seleccione el archivo Plantilla.xlt. De esta forma

aparecer un nuevo libro en pantalla denominado Plantilla1.xls.
Como puede comprobar este libro es exactamente igual al que utilizamos para crear la
plantilla.
L Ahora guarde el documento como Plantilla Excel.xls en la carpeta Mis
Documentos, y cierre el documento.
2.4.2.- Conjuntos de datos

Cuando trabajamos con Excel, es posible que llevemos la informacin en ms de un libro
de trabajo. Adems puede darse el caso en el que necesite ver la informacin de ambos libros a
la vez. Para abrir ms de un libro de trabajo puede ir accediendo varias veces a la ventana de
dilogo Abrir o tambin puede abrir diversos libros a la vez desde la misma ventana de dilogo
Abrir.
L Para ello vamos a abrir dos libros, Enero.xls y Febrero.xls. Vaya al men Archivo
y haga clic en Abrir. Ahora en el cuadro de dialogo Abrir, seleccione con un clic
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el archivo Enero.xls y a continuacin con la tecla <Control> pulsada haga
tambin clic en Febrero.xls, por ltimo haga clic en Abrir.
L Ahora seleccione la opcin Organizar del men Ventana. Aparecer el siguiente

cuadro:
L Seleccione el botn de opcin Cascada y luego haga clic en Aceptar.

Las ventanas de los documentos Enero y Febrero estn expuestas en forma de cascada,
es decir, una sobre la otra pero sin llegar a taparse del todo.
L Active la ventana de Enero y seleccione Guardar como... en el men Archivo y
gurdelo con el nombre de Primer Trimestre.xls.
L Ahora seleccione el archivo Febrero, haga clic con el botn

secundario en la etiqueta de Febrero y en el men
contextual seleccione Mover o copiar. De esta forma
aparece el cuadro de dilogo del mismo ttulo.
L En la opcin Al libro abra la lista y escoja Primer

Trimestre.xls. En la opcin Antes de la hoja, seleccione
mover al final, y en la parte inferior, donde pregunta si
mover o copiar seleccionamos la casilla de Crear una
copia. Haga clic en Aceptar.
Ahora en el documento de Primer Trimestre.xls, a continuacin de la hoja de Enero

aparece tambin la hja de Febrero, pero si vemos la hoja de Febrero, vemos que desde la casilla
D38 hasta la M38 contienen un error, mostrado por un smbolo de color verde en la esquina
superior izquierda de cada celda.
La frmula puede no incluir una referencia correcta. Si una frmula hace referencia a un
rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar
de ser correctas. La frmula no siempre actualiza automticamente su referencia para incluir las
nuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las
celdas adyacentes contienen ms nmeros (no son celdas en blanco), entonces se anota el
problema.
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L Ahora seleccione estas casillas, es decir desde la D38 hasta la M38, haga clic en
el botn Opciones de error y luego en el men contextual, seleccione Omitir
error.
L Cierre y guarde todos los documentos.
2.4.3.- Vincular datos de otros libros

Como hemos visto tenemos la posibilidad de mover los datos de una hoja a otra segn nos
interesa. Pero adems tenemos la opcin de en una tercera tabla reflejar los datos de otras tablas.
Por ejemplo y viendo los ejercicios anteriores, queremos guardar en un libro a parte la medias de
todos los meses, para esto haramos los pasos siguientes:
L Creamos una hoja nueva haciendo clic en Nuevo de la barra de herramientas

Estndar. Ahora en la celda C3 escribimos Total Enero: y el la celda C4
ponemos Total Febrero:.
L Ahora nos situamos en la celda D3 y escribimos la siguiente frmula

=[Enero.xls]Enero!O38.
En el caso de que el nombre del libro, tuviera un nombre con espacios en blanco. Estos
espacios deberan ser borrados para el funcionamiento de la anterior formula.
Con esto queremos decir, entre corchetes el nombre del documento, a continuacin y entre
los smbolos de admiracin el nombre de la pgina, en caso de que slo haya una pgina
quietaramos la primera admiracin y el nombre de la pgina, y por ltimo ponemos la celda
correspondiente.
L Ahora haga los mismo pero para el total de febrero, para ello pondremos la frmula
=[Febrero.xls]Febrero!O38 en la celda D4.
L A continuacin haremos la media, as que nos situamos en la casilla D6 y

escribimos =PROMEDIO(D3:D4). Seguidamente seleccione las celdas D3, D4
y D6 y haga clic en el icono Euro .
L Cierre el documento guardandolo como Media de enero y febrero.xls.
2.4.4.- Resumir conjuntos de datos

En ocasiones creamos hojas con datos similares, y para estos casos como hemos visto en
apartados anteriores utilizamos las plantillas. Tambin podramos crear una nueva plantilla donde
mostraramos un resumen de un conjunto de datos, por ejemplo, la suma de ellos, la media , la
moda u otros datos.
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Para combinar estos datos, podemos utilizar los vnculos de datos de otras hojas e ir
haciendolo de uno en uno, cuando tenemos pocos datos esta herramienta nos puede ser de gran
utilidad, pero tener que trabajar de esta forma con cientos de celdas puede ser complicado.
Para ello Excel nos proporciona una herramienta denominada consolidacin de datos, de
forma que podemos definir rangos de celdas de varias hojas y hacer que Excel resuma los datos.
Veamos un ejemplo.
L Cree un libro nuevo a partir de la plantilla Plantilla.xlt, tambin abra los archivos
Enero.xls y Febrero.xls.
L Ahora sitese en la hoja nueva, seleccione las celdas D6 a O6 y seleccione la

opcin Consolidar... del men Datos. Aparecer la ventana siguiente:
L Ahora mediante el botn seleccione las celdas de D6 a O6 del libro Enero.xls

y pulse Agregar de la ventana Consolidar. Haga exactamente lo mismo para
las celdas del libro Febrero.xls y finalice pulsando Aceptar.
Para obtener la media simplemente ha de cambiar el contenido de la casilla Funcin a la

operacin deseada, en este caso escogemos Promedio.
L Ahora terminaremos de llenar la tabla con la media. Seleccione las celdas de D7
a O36. Pulse en Consolidar... del men Datos. En Funcin seleccione
Promedio, y en Referencia escriba: [Enero.xls]Enero!$D$7:$O$36 y pulse
Agregar, ahora escriba: [Febrero.xls]Febrero!$D$7:$O$36 y pulse otra vez
Agregar y finalice con Aceptar.
L Una vez realizado esto observe cmo ha calculado la media en el rango que hemos
indicado. Ahora guarde el documento con el nombre Consolidar.xls.
L Cierre ahora todos los libros que estn abiertos.

NOTA: Slo puede definir un resumen de consolidacin de datos por libro.
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2.5 - EJERCICIOS
2.5.1.- Fbrica de bicicletas
El ejercicio consiste en acabar de confeccionar una hoja de clculo, introduciendo frmulas

que calculen diferentes resultados.
L Abra el libro de trabajo Enjoy-Ciclos.xls que tiene guardado en la carpeta Mis
Documentos y chele un vistazo para familiarizarse con l.
Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas mensuales de
una empresa dedicada a la fabricacin de bicicletas.
L Usted deber rellenar las zonas verdes, usando frmulas que calculen los
resultados esperados.
L Para cada uno de los artculos se deber calcular el Importe Ingresado y el Stock
Restante. Adems, tendrn que calcularse tambin los ingresos totales del
mes y el Valor total del stock.
L Para deducir las frmulas a usar puede basarse en las siguientes equivalencias.
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Para cada uno de los artculos:
Importe Ingresado = Unidades Vendidas * Precio Unitario
Stock Restante = Stock Inicial - Unidades Vendidas
(Intente hacerlo como matrices, aunque a continuacin lo expliquemos como copia de frmula)
Para calcular el Ingreso Mensual:

Total Ingresos Mensuales = Ser la suma de los ingresos derivados de cada uno de los artculos.
Para calcular Valor del Stock Inicial:

El Valor Total del Stock Inicial = Ser la matriz del Precio Unitario por el Stock Inicial.
NOTA: Recuerde que cada vez que utilice un rango de datos para poner la frmula,
deber utilizar un nombre.
Cuando realice la copia de las frmulas comprobar que tambin le copia los bordes, para
que esto no suceda lo puede hacer con la opcin Pegado especial... del men Edicin, los pasos
a seguir seran:
L Escribir las frmulas correctas en D11 y E11,
seleccionar el rango D11:E11 y pulsar el botn
Copiar , seguidamente seleccionar el rango
donde desea copiar las frmulas, es decir desde
D12 hasta E15, elegir la opcin Pegado
especial... del men Edicin, activar la opcin
Todo excepto bordes, del cuadro de dilogo
Pegado especial, cuando lo tenga activado pulse
el botn Aceptar.
L Una vez realizado el ejercicio sobre su libro de trabajo, comprelo con el que se
muestra en la siguiente ilustracin. Si detecta alguna diferencia en los
resultados hallados, revise sus frmulas e intente ver y corregir el posible error.
L Cuando tenga todas las frmulas correctas, guarde y cierre el libro de

trabajo.

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L Abra el libro de trabajo, Pizza-Jat.xls, que se encuentra en la carpeta Mis

Documentos.
L Ordene los datos de forma descendente para saber cual ha sido el producto ms
vendido, tendr que ordenar segn los Totales por producto.
L Una vez ordenados cierre y guardelo manteniendo su nombre original.
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EXCEL XP 3 - Grficos Avanzados Nivel Avanzado V.1
GRFICOS AVANZADOS
3
3.1 - MODIFICACIN DE UN GRFICO
En muchas ocasiones, una vez creado un grfico aparece la necesidad de modificarlo, bien
sea porque no aparecen los ttulos como se desea, bien por querer un tipo de letra distinto, etc...
Aspectos que se pueden modificar de un grfico.
Modificar todo el grfico Seleccionando el grfico y usando el asistente.
Modificar los valores de la hoja de clculo Se modificar automticamente la apariencia del grfico.
Men Grfico o men contextual Permite agregar, eliminar o modificar la apariencia de los
componentes del grfico.
Excel permite modificar todos los aspectos de un grfico, colores, tamaos de letra,
orientacin del texto, la posicin del ttulo o de leyenda, etc... Adems, Excel crea un vnculo
la
entre el grfico y los datos correspondientes, de manera que si se modifica algn valor se modifica
tambin en el grfico.
3.1.1.- Cmo seleccionar un Grfico para modificarlo

Antes de realizar cualquier cambio en el diseo o formato del grfico es necesario
seleccionarlo. Segn se trate de un grfico incrustado o un grfico en una hoja, se deber seguir
un mtodo u otro.
PARA SELECCIONAR UN GRFICO:

GRFICOS INCRUSTADOS
Haciendo clic con el ratn en l.
GRFICOS EN UNA HOJA
Basta con seleccionar la hoja del grfico.
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#Un Grfico Incrustado
Puede seleccionar un grfico incrustado
situndose en l con el ratn y haciendo clic.
El grfico estar seleccionado cuando se
muestre rodeado con 8 marcadores de tamao (como
en la figura de la derecha).
Si el grfico no cabe entero en pantalla (es
demasiado grande), lo podremos situar en una ventana
diferente utilizando la opcin Ventana de grfico del
men Ver (siempre que el grfico haya sido
seleccionado). Para volver al modo normal ha de volver
a seleccionar la misma opcin.
#Un Grfico en una Hoja

No es necesario seleccionar los grficos creados en hojas para grficos, pues se pueden
modificar directamente. Basta con seleccionar la hoja del grfico.
Si lo desea, para probar lo explicado, use los grficos creados en el libro Bolsa de
Barcelona.xls que debe tener abierto.
3.1.2.- Elementos de un Grfico

Antes de empezar a explicar cmo se modifica un grfico se explicarn cuales son sus
elementos y cuales son sus caractersticas. Estas caractersticas son distintas segn el tipo de
grfico.
Los elementos ms importantes son: el rea de trazado, el ttulo del grfico, la leyenda,
los ttulos de los ejes y los ejes (estos ltimos no existen en los grficos de anillos, ni en los
grficos de sectores). En el siguiente grfico se indican dichos elementos. Si sita el cursor en uno
de los elementos aparecer un cuadro amarillo con el nombre del elemento sealado.
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Tipo Descripcin
Ttulo del grfico De este elemento se podr modificar el recuadro, el tipo de letra (tamao, fuente...), los
colores del texto y del fondo, su contenido, y la alineacin del texto dentro del recuadro.
rea de trazado El rea de trazado es aquella zona que rodea inmediatamente al grfico, en los grficos
de lneas, barras o columnas es la zona que se encuentra dentro de los ejes, para los
grficos de anillos, sectores o 3D es un rectngulo dentro del cual se dibuja el grfico. Se
podr modificar el color y los bordes.
La leyenda La leyenda es el cuadro donde aparecen el nombre de las series. De este elemento se
puede modificar los bordes del cuadro, las fuentes, el color de fondo y el del texto y su
posicin respecto al grfico.
Los ejes En todos los grficos excepto en los grficos de anillos y en los grficos circulares
existen por lo menos 2 ejes, el Eje X y elEje Y (son ejes principales, pueden existir
tambin ejes secundarios), y el Eje Z si son grficos de tipo tridimensional y tienen ms
de una serie. En los grficos de radar el nmero de ejes depender de los datos a analizar.
Los ttulos de los ejes Slo se les puede poner ttulos a los ejes de los grficos que tengan ejes. Estos ttulos
suelen ser del tipo: millones, Libros vendidos (miles), etc...
Las series Una serie es un grupo de datos que deben analizarse juntos y que por lo tanto pueden ser
tratados como una unidad. Se pueden representar una o varias series en un mismo
grfico, excepto en los grficos circulares y los grficos de anillos donde slo se puede
representar una serie.Excel enlaza (crea un vnculo) las series con su representacin
grfica de manera que si se modifican los datos de la hoja se modifica su representacin.
En el siguiente ejemplo se mostrar cmo se seleccionan sus distintos elementos.

L Para realizarlo deber utilizar el libro Bolsa de Barcelona.xls. Y active la barra de
herramientas Grfico si no la tiene ya en pantalla.
L Seleccione un grfico de los que encontramos en el libro, por ejemplo el que hay
en la hoja Grfico1.
L Vaya seleccionando los elementos del grfico, pulsando el botn primario del ratn
en ellos. Comprobar cmo en la lista Objetos del grfico
en la barra de herramientas Grfico aparece el nombre que asigna Excel a esa
parte del grfico.
3.1.3.- Mover y dimensionar los Elementos de un Grfico

Para mover o dimensionar un elemento de un grfico o un objeto incrustado, es
necesario seleccionarlo previamente.
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43
PARA MOVER Y DIMENSIONAR UN ELEMENTO:

MOVER
Para mover un elemento, hay que hacer clic en el objeto seleccionado y sin soltar el botn del ratn arrastrarlo hasta la
posicin deseada.
DIMENSIONAR
Para modificar el tamao de un elemento, hay que situar el puntero del ratn en uno de los cuadritos negros que lo
rodean. Si el puntero se transforma en una doble flecha de color negro hay que hacer clic y sin soltar el botn del ratn
colocar el puntero en la posicin deseada.
Hasta ahora ha visto cmo se crea un grfico, cmo se insertan y hasta cmo se modifican
las propiedades de sus elementos. Ahora ver cmo se mueven o se dimensionan algunos de ellos,
porque no todos pueden ser redimensionados, como por ejemplo los rtulos y los ttulos, tanto
el del grfico, como el de los ejes.
#Modificar el Tamao
Para poder modificar el tamao o la posicin de un elemento, es necesario seleccionarlo
previamente. Entonces aparecen los marcadores que ya conoce a su alrededor.
Para saber cuales son los elementos a los que se les puede modificar el tamao, basta con
que una vez seleccionados se compruebe si el puntero del ratn cambia al situarse en un cuadrito
negro.
L Para comprobar lo explicado, utilice el Grfico1 y pruebe a cambiar el tamao de
todos los elementos que pueda seleccionar.
#Mover Elementos
Para mover un elemento es necesario seleccionarlo previamente, cuando aparecen los
cuadritos negros basta con hacer clic en el elemento y sin soltar el botn del ratn desplazarse
hasta la posicin que se le quiera asignar.
L Para practicar utilice el mismo grfico anterior y pruebe a mover todos los
elementos que lo forman, finalmente cierre el libro de trabajo sin guardar los
cambios realizados.
3.1.4.- Modificar el grfico desde la hoja de clculo

Como habr podido observar, cuando se crea un grfico incrustado y se selecciona, los
datos que se utilizaron para crear el grfico aparecen rodeados por unas lneas de colores. Estas
lneas muestran los rangos utilizados para los distintos elementos del grfico.
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Estas lneas son modificables de manera que podr alterar el grfico modificando los
rangos utilizados para la creacin del grfico. Pero vemoslo en un ejemplo.
L Vuelva a abrir el libro Bolsa de Barcelona.xls de Mis Documentos.

L En la hoja de datos seleccione el rango B3:D11, seleccione el men Insertar,
Grfico... para que aparezca el Asistente para grficos.
L Seleccione uno de Tipo columnas y pulse Siguiente >.

L Asegrese de que el rango est bien seleccionado y pulse Siguiente >.
L Como Ttulo de grfico escriba Comparativa IPC, site la Leyenda a la derecha
del grfico y pulse el botn Siguiente >.
L Seleccione Como objeto en y seleccione Finalizar.

El grfico aparece seleccionado en la hoja de clculo ocultando una parte de la
informacin.
L Desplcelo hasta que quede tal y como muestra la ilustracin siguiente. Recuerde
que ha de hacer clic en una zona en blanco del grfico y manteniendo el botn
pulsado ha de desplazar el grfico a la nueva posicin.
Cuando el grfico permanece seleccionado en la hoja de clculo aparecen rangos rodeados

por lneas de tres colores diferentes, una verde, una azul y otra violeta. Modificando estos rangos
de colores se modifica automticamente el grfico. Para ello realice los siguientes pasos.
L Seleccione el grfico si no lo est ya, para que aparezcan los rangos en colores.
L Site el cursor en la esquina inferior derecha del rango azul, el cursor
tomar la forma de una flecha negra (ilustracin de la derecha).
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L Haga clic con el botn primario y arrstrelo hasta que envuelva la celda D16 (como
muestra la siguiente ilustracin). Suelte el botn del ratn y observe como el
grfico se actualiza con el nuevo rango de datos.
Adems de modificarse el rango azul, tambin se ha actualizado el rango violeta. Si

hubiramos desplazado el rango hacia la derecha (en vez de hacia abajo) se hubiera modificado
el rango verde. Como ha podido observar es muy fcil modificar el rango que se utiliz para crear
el grfico.
L Guarde el libro de trabajo, y no lo cierre pues continuar trabajando con l.
3.1.5.- Uso del Asistente para Modificar un Grfico

Se puede usar el Asistente para grficos para modificar todos los elementos que
componen el grfico, para aadir por ejemplo valores a las series o una serie nueva. Cuando se usa
el asistente para modificar un grfico, ste consta de todos los pasos, de manera que se pueden
utilizar todas las opciones descritas al crear un grfico.
Para poder modificar un grfico con el asistente, en primer lugar hay que seleccionarlo.
Si se trata de un grfico incrustado en la hoja de clculo, se selecciona haciendo clic con el ratn
en l. Si se trata de un grfico en una hoja para grficos, bastar con seleccionar la hoja.
Una vez seleccionado el grfico, ya se puede activar el asistente. Pruebe con estos
ejemplos:
L Abra el fichero Bolsa de Barcelona.xls (si no lo tiene abierto ya).
L Seleccione el grfico incrustado de la derecha (haciendo clic en l) y pulse el botn
Asistente para grficos . Aparecer el paso 1 de 4.
Este cuadro permite modificar el tipo de grfico que se ha utilizado para la creacin del
mismo.
L Pulse el botn Siguiente >. Le aparecer el paso 2 de 4, en el que puede
modificar el rango utilizado para la creacin del grfico.
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L Pulse el botn Siguiente >. Le aparecer el paso 3 de 4, en el que podr modificar
los elementos del grfico.
L Seleccione la ficha Leyenda, desactive la casilla de verificacin Mostrar leyenda

para indicar que no queremos que aparezca la leyenda en el grfico.
L Pulse el botn Siguiente >. Le aparecer el paso 4 de 4, en el que podr

seleccionar si quiere el grfico incrustado o en otra hoja. Dejelo tal y como
aparece y pulse el botn Finalizar.
L Guarde el libro de trabajo, y cirrelo .
3.1.6.- Insertar Elementos en un Grfico

Para insertar elementos en un grfico, previamente ser necesario seleccionarlo, si se trata
de un grfico incrustado haciendo clic en l; sino, seleccionando la hoja del grfico.
PARA INSERTAR ELEMENTOS EN UN GRFICO:

MEDIANTE EL MEN
Utilizando las opciones del men Grfico.
MEDIANTE EL MEN CONTEXTUAL
Utilizando las opciones Tipo de grfico..., Datos de origen..., Opciones de grfico... y Ubicacin... del men
contextual.
#El Men Grfico

El men Grfico permite agregar elementos del grfico que
no se hayan puesto o eliminar algunos elementos que existan (se
utilizan los mismos cuadros que los utilizados desde el Asistente
para grficos). Este men es de tipo dinmico, slo aparecer
cuando se haya seleccionado un grfico.
Las opciones que aparecen seguidas de puntos suspensivos
muestran un cuadro de dilogo, con el que se puede agregar o
eliminar el elemento o los elementos en cuestin.
#El Men Contextual

El men contextual, como su mismo nombre indica, es un men
que se adapta al contexto, es decir, que es distinto segn la accin que se
desea emprender.
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Su uso es muy sencillo, basta con pulsar el botn secundario del ratn en el objeto
deseado. Automticamente aparece el men contextual, con todas las opciones del men que
permitan modificar el objeto seleccionado.
Este men simplifica notablemente la modificacin de los grficos, pues mediante la
pulsacin del botn secundario del ratn se obtienen las mismas opciones que se obtienen con los
mens Formato y Grfico.
Resulta adems mucho ms cmodo utilizar este men, pues no es necesario tener que
desplazar el ratn por toda la pantalla, y adems aparecen slo las opciones que se pueden utilizar
en referencia al objeto seleccionado.
Ver el uso de este men utilizndolo en los prximos ejemplos.
Ver que hay una opcin que no se puede seleccionar. Corresponde a Vista en 3D.... Esta
opcin se utilizar con grficos tridimensionales.
Para comprobar el funcionamiento del resto de las opciones de este men deber realizar
el siguiente ejemplo. Si no tiene tiempo de terminarlo, gurdelo para poder seguir la prxima vez
en el mismo punto donde lo ha dejado.
L Para seguir las prximas explicaciones deber realizar el siguiente ejemplo. Cierre
todos los libros de trabajo que tenga abiertos y abra el libro Frutas de
Almenar.xls que se encuentra almacenado en Mis Documentos. Si no tuviese
tiempo de acabarlo en una sola sesin guarde el libro para poder seguir otro
da.
L Primero seleccione el rango A6:E12, con el que generar el grfico.

L Inserte un grfico de lneas, sin ttulo, sin ttulos en los ejes y con leyenda.
Puede incrustar el grfico en la hoja de clculo o crearlo en un hoja para
grficos, segn lo prefiera.
L Seleccione el grfico para modificarlo. Recuerde que si se trata de un grfico

incrustado debe de hacer clic en l con el botn primario del ratn, y si se trata
de un grfico en un hoja para grficos bastar con tener la hoja activa.
#Insertar Ttulos
L Ahora seleccione la opcin Opciones de grfico... del men Grfico, aparecer
el siguiente cuadro de dilogo:
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El cuadro permite insertar o eliminar varios ttulos a la vez. Observe que es el mismo
cuadro que el del paso 3 de 4 del Asistente para grficos. Ha de escribir el ttulo que quiera en
la casilla correspondiente.
L Escriba como ttulo del grfico VENTA DE FRUTAS 1er SEMESTRE
L Escriba el ttulo del eje X y el ttulo del eje Y, Meses y Toneladas respectivamente
y seleccione Aceptar.
#Insertar Lneas de Divisin

L Seleccione ahora la opcin Opciones de grfico... haciendo clic con el botn
secundario sobre el grfico, y seleccione la ficha Lneas de divisin. Aparecer
en pantalla un cuadro de dilogo parecido al de los ttulos.
Se pueden agregar o eliminar lneas de divisin principales o secundarias para los

distintos ejes, y adems se puede realizar cualquier combinacin entre ellas. Estas lneas son un
elemento ms del grfico, del que se podr cambiar la escala y el diseo (color, grosor y estilo).
L Active las casillas que quiera y compruebe cmo se insertan las lneas
correspondientes en el grfico. Deje activadas las Lneas de divisin
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principales del eje de valores (Y) y el de categoras (X), las Lneas de
divisin secundarias deben estar desactivadas, seleccione Aceptar.
# Insertar Ejes
La ficha Eje de la opcin Opciones de grfico... del men Grfico, permite mostrar u
ocultar los ejes del grfico. Seleccionando la opcin aparece un cuadro parecido a los vistos con
anterioridad.
L Regrese al cuadro Opciones de grfico y seleccione la ficha Eje.
L Active o desactive las casillas y compruebe el efecto que causa en el grfico.

Luego deje el grfico con los 2 ejes activados (de las opciones del eje X deje
seleccionada la opcin Automtico) y pulse Aceptar.
# Insertar Rtulos de Datos
La ficha Rtulos de datos del cuadro de dilogo Opciones de grfico permite incluir
dentro del grfico el valor o el rtulo del eje X, y el valor de la ordenada (Eje Y). Si no se
selecciona ninguna serie, los rtulos aparecern para todas las series del grfico, en cambio si se
utiliza la opcin habiendo seleccionado previamente una serie los rtulos de datos slo se
insertarn para esa serie. Segn del tipo de grfico que se trate se podrn aadir uno u otro tipo
de rtulos.
L Regrese al cuadro Opciones de grfico y seleccione la ficha Rtulos de datos.
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L Pruebe a aadir todos los tipos de rtulos que estn permitidos. Luego deje el
grfico sin ningn tipo de rtulos de datos y pulse Aceptar.
L El grfico deber tener ms o menos el aspecto que se muestra a continuacin:
L Guarde el libro de trabajo y no lo cierre, modificar este grfico en el prximo

ejemplo.
#Las Lneas de Tendencia

Las lneas de tendencia se usan cuando se representan series estadsticas. Su principal
funcin es la de representar curvas estndar (son series lineales). Se pueden insertar lneas de
tendencia en los grficos de lneas, reas, dispersin, columnas y barras. No pueden usarse en los
grficos de 3 dimensiones ni en los de anillos o circulares. Slo se podr insertar lneas de
tendencia en relacin a una serie (seleccionando la serie deseada en el mismo cuadro). Para
insertar la lneas de tendencia ha de seleccionar la opcin Agregar lnea de tendencia... del men
Grfico.
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Las lneas de tendencia se tratan de la misma forma que una serie normal, de manera que
aparecen en la leyenda. Mediante la ficha Opciones se puede modificar entre otras cosas el texto
que aparecer en la leyenda. Si desea obtener ms informacin sobre las opciones de este o
cualquier otro cuadro no dude en consultar la ayuda de Excel usando el botn de ayuda incluido
en las barras de Ttulo.
Cuando se modifica el formato de una lnea de tendencia aparece adems el cuadro de

dilogo Diseo, que permite modificar el aspecto de la lnea de tendencia. Este cuadro es muy
parecido al cuadro Diseo que aparece cuando se modifica una serie de un grfico de lneas.
#Las Barras de Error

Las barras de error aparecen en el grfico y expresan un margen de error o una
incertidumbre. Se da en muchos campos que se estime que los valores de una serie no son del
todo ciertos. Las barras de error se usarn para representar esa incertidumbre. Slo se podrn
insertar barras de error en relacin a una serie, y en los grficos que lo admitan, es decir, los de
lneas, columnas, etc.
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Por ejemplo, se pueden usar para representar los resultados de unas elecciones antes de
que se haya realizado el 100% del escrutinio.
L Si no lo tiene en pantalla, abra el libro Frutas de Almenar.xls para modificar el
grfico de lneas que cre en el ejemplo anterior.
L Seleccione la serie de las Manzanas (deber comprobar con ayuda de la leyenda

a qu lnea corresponde, si sita el cursor en la serie aparecer un cuadro de
ayuda con el nombre) con el botn secundario del ratn. En el men contextual
seleccione Formato de serie de datos.... Aparecen las fichas de formato.
L Seleccione la ficha Barras de error Y.

En el caso que nos ocupa (las manzanas) simularemos una incertidumbre del 10% pues
faltan datos de un distribuidor.
L Seleccione las barras Por exceso, luego en Porcentaje escriba 10 y Aceptar.
L Para ver mejor los cambios efectuados, desactive las Lneas de divisin
principales que corresponden al Eje de categoras (X) de la ficha Lneas de
divisin de la opcin Opciones de grfico..., que activ con anterioridad.
L Guarde el libro de trabajo.
3.1.7.- Modificar los Elementos de un Grfico

Para modificar cualquier elemento de un grfico hay que seleccionar el objeto, y luego:
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PARA MODIFICAR LOS ELEMENTOS DE UN GRFICO:

MEDIANTE LOS MENS
Utilizar los mens o el ratn para activar las fichas de formato de cada elemento.
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO
Utilizar los botones de la barra de herramientas Formato para modificar ciertos aspectos de los elementos.
Para modificar o dar formato a un elemento del grfico se pueden usar los botones de las
barras de herramientas o se pueden usar las opciones de los mens. Es ms completo el uso de los
mens pues las opciones son mucho ms concretas y precisas.
#Men Formato
Este men permite modificar el formato de cada elemento del grfico, ya sean las series,
el rea de trazado,
los ejes, etc... Por ejemplo, para el ttulo del grfico y los ttulos de los ejes
se puede modificar la fuente, los colores y los bordes.

La opcin rea del grfico seleccionada... permite modificar la parte del grfico que se
encuentra seleccionada en este preciso momento.
Adems de la opcin del men Formato tambin se utilizarn las opciones que se han
utilizado del men Grfico, como Tipo de grfico..., Datos de origen... y Vista en 3D....
Para poder modificar las caractersticas de un elemento de un grfico primero hay que
seleccionarlo. Para ello debe pulsar el botn primario con el puntero situado en el elemento.
Tambin puede usar el teclado, una vez ya est seleccionado el grfico, con la
combinacin <Control>+<Flecha derecha> o <Control>+<Flecha izquierda>.
#Objeto Seleccionado...
De todas estas opciones cabe destacar la primera, Objeto seleccionado.... Esta es la
opcin que permite modificar el formato del elemento seleccionado. La modificacin del formato
se hace mediante un cuadro de dilogo compuesto por fichas.
Segn el elemento que est seleccionado, el nombre de la opcin puede ser distinto. Por
ejemplo, si est seleccionado el ttulo del grfico, la opcin Objeto seleccionado... ser Ttulo
del grfico seleccionado....
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PARA ACTIVAR LAS FICHAS DE FORMATO:

MEDIANTE LOS MENS
Seleccionando el elemento con el ratn y luego usando la opcin Elemento seleccionado... del men Formato.
Seleccionando el elemento y usando el men contextual.
MEDIANTE EL RATN
Haciendo doble clic con el botn primario del ratn en el elemento que se desea modificar.
MEDIANTE EL TECLADO
Seleccionando el elemento y pulsando <Control>+<1>.
Se obtiene el mismo efecto (modificar el formato de un elemento) pulsando las teclas

<Control>+<1> o haciendo doble clic con el ratn en el elemento a modificar.
# Tipo de Grfico...
Esta opcin del men Grfico permite modificar el tipo de grfico. Tambin puede usarse
esta opcin para modificar el tipo de una serie y as generar un grfico combinado. No se pueden
combinar grficos de sectores o anillos, ni grficos de 3 dimensiones. Es el mismo cuadro que el
paso 1 de 4 del asistente para grficos.
El cuadro permite escoger el mbito de aplicacin de las modificaciones del tipo de grfico
que puede ser la serie seleccionada, un grupo de series o todo el grfico (es la opcin que se usa
para combinar grficos). Realice el siguiente ejemplo para probar el funcionamiento de este cuadro
de dilogo.
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L Primero crear un grfico combinado y luego se modificar el formato de alguno
de sus elementos. Para realizar el ejercicio debe usar el libro Frutas de
Almenar.xls (bralo si no lo tiene abierto ya).
L En primer lugar deber crear un grfico nuevo en una hoja nueva (seleccionar En
una hoja nueva en el paso 4 de 4). Para generar el grfico use el rango
A6:E12, deber ser de columnas y con leyenda.
L Ponga el ttulo que quiera y si lo desea pngale ttulos a los ejes. A la hoja del
grfico pngale el siguiente nombre: Grfico combinado.
El grfico deber tener un aspecto parecido al siguiente:
L Seleccione una columna que corresponda a las Manzanas (fjese en el color que
le corresponde en la leyenda), ver como en todas las columnas de la serie
aparece un cuadrito negro en el centro.
L Seleccione la opcin Tipo de grfico... del men Grfico, aparecer el cuadro de

dilogo visto anteriormente.
L Sin cambiar nada ms escoja el tipo de grfico Lneas y seleccione Aceptar. Ver
que en el grfico aparece, superpuesta a las columnas, una lnea. Fjese que
la leyenda se ha adaptado a este cambio y muestra cual es la serie que
aparece en forma de lnea.
L Vuelva a seleccionar la misma serie y luego la misma opcin (Tipo de grfico...).

Fjese en la parte inferior izquierda del cuadro de dilogo:
La opcin Aplicar a la seleccin permitir que los cambios que

se hagan slo afecten a la serie seleccionada (est opcin es la que
aparece por defecto y la que deber utilizar).
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L Cierre el cuadro de dilogo Tipo de grfico (pulsando el botn Cancelar) y siga
las instrucciones que se indican a continuacin:
L Seleccione la serie que corresponde a las Manzanas, y seleccione la opcin Datos

de origen... del men Grfico. All seleccione la ficha Serie, esta ficha permite
modificar el rango del que se toman los datos para representar la serie.
En la casilla Nombre aparece la celda donde se encuentra el nombre de la serie, es el que

aparece en la leyenda. En esta casilla se puede escribir texto, en vez de poner una referencia a una
celda.
La casilla Valores contiene la referencia al rango donde se encuentran los datos.
L Modifique la casilla Nombre, eliminando su contenido y escribiendo la palabra
Albaricoques. Seleccione el botn Aceptar, comprobar que en la leyenda
donde antes pona Manzanas ahora pone Albaricoques.
L Es muy posible que la palabra Albaricoques aparezca cortada en dos o no

muestre en su totalidad la informacin, para remediarlo es necesario modificar
el tamao de la leyenda.
L Seleccione la leyenda (haga clic con el botn primario del ratn

en ella), aparecer seleccionada con los marcadores. Haga
clic en el cuadro del centro del lado izquierdo y sin soltarlo
desplace el ratn hacia la izquierda, cuando suelte el botn
la leyenda tomar el tamao nuevo. Repita la operacin con
el mismo cuadrito o con otros hasta que la leyenda tome la apariencia deseada.
A continuacin se utilizar el men Formato para modificar el formato de las series

seleccionadas y los dems elementos del grfico.
L Seleccione cualquiera de las series de tipo columnas y seleccione la opcin Serie
de datos seleccionada... del men Formato (recuerde que se obtiene el
mismo efecto pulsando las teclas <Control>+<1> o haciendo doble clic con el
botn primario del ratn). Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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Este cuadro de dilogo est compuesto por fichas. Algunas de estas fichas son muy
parecidas a las que vio en el captulo correspondiente al formato de las celdas.
L Seleccione la ficha Tramas. Cabe destacar la casilla Invertir si es negativo que
invierte los colores del primer plano y del fondo de una serie de datos cuando
el valor representado es negativo (grfico de barras, de columnas o circular).
L Salga de este cuadro de dilogo pulsando el botn Cancelar.

L Seleccione una columna, por ejemplo la correspondiente a las fresas y haga doble
clic en ella, aparecern de nuevo las fichas que ha visto antes. Seleccione
Rtulos de datos.
Esta ficha permite insertar rtulos en el grfico. Un rtulo es texto (pueden ser nmeros)
que aparece en el grfico de forma que hace ms fcil la interpretacin de los datos que se
muestran. Se puede utilizar tambin la ficha Rtulos de datos de la opcin Opciones de grfico...
del men Grfico para agregar o eliminar los rtulos. Las opciones que en este momento no se
pueden seleccionar corresponden a grficos de anillos o sectores.
L Active la opcin Valor y pulse el botn Aceptar. Aparece en el grfico
el valor que representan las columnas de Fresas.
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L Seleccione ahora una columna que corresponda a las Peras, inserte los
rtulos de datos que muestran las categoras (el valor de las
abscisas). Aparece en el grfico el mes a que corresponde cada
grupo de columnas.
L Guarde el libro de trabajo pero no lo cierre, pues seguiremos trabajando.
3.1.8.- Eliminar Elementos de un Grfico

Algunos elementos que "sobran" se pueden eliminar utilizando la misma opcin del men
que se utiliza para insertarlos. La forma ms sencilla de hacerlo y que sirve para todos los
elementos, es seleccionando el elemento u objeto que se quiere borrar y pulsar la tecla <Supr>.
PARA ELIMINAR UN ELEMENTO DE UN GRFICO:

MEDIANTE LOS MENS
Seleccionando el elemento u objeto y utilizando la opcin Borrar del men Edicin.
Seleccionando el elemento u objeto y utilizando la opcin Borrar del men contextual.
MEDIANTE EL TECLADO
Seleccionando el elemento u objeto y pulsar la tecla <Supr>.
L Seleccione la hoja Grfico combinado que cre anteriormente.

L Seleccione el rea de trazado y pulse la tecla <Supr>, ver como desaparece el
rea.
L Ahora eliminar una serie del grfico, concretamente la correspondiente a las

Cerezas. Seleccione una columna y use la subopcin Serie dentro de la opcin
Borrar del men Edicin. La serie entera desaparecer.
L Cierre el libro de trabajo, sin guardar los cambios realizados.
3.2 - GRFICOS DE 3 DIMENSIONES
Los grficos de 3 dimensiones tienen los mismos elementos que los de 2 dimensiones,
aunque sin embargo incorporan nuevas propiedades para, por ejemplo, determinar su disposicin
en el espacio.
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Una de las propiedades ms importantes es la posicin desde la que se ve el grfico (o

punto de vista), es decir, la posibilidad de cambiar la orientacin del grfico y girarlo de manera
que se pueda observar desde abajo, desde arriba, desde atrs, etc...
No se pueden combinar grficos de 3 dimensiones, es decir y a modo de ejemplo, en un
mismo grfico no podrn representarse simultneamente un grupo de series de tipo columnas 3-D
con otro grupo de series de lneas 3-D, ni tampoco se podrn combinar grficos 2D con 3D.
3.2.1.- Elementos de un Grfico 3-D
#Planos Laterales - Plano Inferior

Los planos laterales son los paneles que rodean al grfico, uno de fondo y otro en el
lateral izquierdo. Estos paneles le dan en parte al grfico su apariencia de 3 dimensiones, y en
algunos casos permiten al observar el grfico, reconocer en que posicin se encuentra.
El plano inferior es el plano de debajo del grfico. Igual que los planos laterales le dan
parte de su apariencia de 3-D al grfico.
El formato de todos los planos es el mismo que el del rea de trazado. Se puede modificar
su diseo, color y bordes. No existen planos laterales ni plano inferior en los grficos circulares
3-D.
#El Eje 3
Al crear un grfico de 3 dimensiones aparece un nuevo eje o una nueva dimensin (en 2-D
2 ejes, en 3-D 3 ejes). A este nuevo eje le denominaremos Eje 3, aunque en realidad se trata del
que hasta ahora conocamos como Eje Y. Es decir, en 3-D, el Eje X es el de las abscisas, el Eje
Z es el de las ordenadas, y el Eje Y es el de las series.
No existe Eje Z en los grficos circulares 3-D.
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3.2.2.- Modificar el Aspecto Tridimensional de un Grfico 3-D
PARA MODIFICAR LA PRESENTACIN DE LOS GRFICOS 3-D:

MEDIANTE LOS MENS
Opcin Vista en 3D... del men Grfico.Ficha Opciones, de la opcin Serie de datos seleccionada... del men
Formato.
Opcin Vista en 3D... del men contextual.Ficha Opciones, de la opcin Formato de serie de datos del men
contextual.
MEDIANTE EL RATN
Seleccionando las Esquinas de los planos del grfico, y arrastrando una de ellas hasta la posicin deseada.
#Opciones del Tipo de Grfico

Las opciones del tipo de grfico se seleccionan en la ficha Opciones del formato de la
serie.
Se pueden activar esas fichas de la siguiente forma.

Una es utilizando la opcin Serie de datos seleccionada... del men Formato o del men
contextual la opcin Formato de serie de datos.... Aparecer un cuadro de dilogo con fichas,
entre las cuales podr encontrar la denominada ficha Opciones.
#Vista en 3D...
La opcin Vista en 3D... controla los ngulos de los ejes en los grficos de 3 dimensiones.
Podramos imaginar que el grfico se encuentra dentro de un cubo, y que mediante esta opcin
nos es posible modificar la elevacin, la perspectiva, y el giro de ese cubo. Se modifica por tanto
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61
la posicin del grfico respecto al punto desde donde se mira. Cada uno de estos parmetros
pueden ser modificados cambiando el valor de la casilla correspondiente o usando los botones
correspondientes.
! La elevacin corresponde a realizar un movimiento vertical con respecto al grfico, de

manera que se determina la altura desde donde se observa dicho grfico. Los
valores pueden oscilar entre -90 y 90 grados para los grficos de columnas 3D y
los de lneas 3D. El valor 0 corresponde a la mxima altura del grfico y a la vista
desde el centro.
! La perspectiva corresponde a la profundidad del grfico. No puede modificarse la
perspectiva en los grficos de barras 3D, ni en los circulares. En el resto de
grficos slo se podr modificar si la casilla Ejes en ngulo recto est
desactivada.
! El girocontrola la rotacin del grfico entorno al eje vertical, de manera que el grfico
gira lateralmente. Los valores que puede adoptar oscilan entre los 0 y 360 grados.
El valor 180 muestra el grfico desde atrs.
! El alto del grfico es la relacin entre la longitud de la base y la altura del grfico. Por
defecto esta relacin es del 100%. Aumentando este valor se aumentar la altura
del grfico, convirtindose en un grfico ms largo y ms estrecho.
Activando la casilla Ejes en ngulo recto, se consigue que el eje de las abscisas y el eje
de ordenadas se crucen en ngulo recto. Con esta opcin activada no puede modificarse
la perspectiva.
En los siguientes ejemplos se pondr en prctica todo lo explicado:
L Abra el libro Clculos automticos.xls de Mis Documentos.
L En la hoja Ventas seleccione el rango A6:F11, y cree un grfico en una hoja nueva
del tipo columnas 3-D (la nica opcin de la tercera fila del apartado Subtipo
de grfico). Escriba como ttulo VENTAS del 18 al 22 de SEPTIEMBRE. No le
ponga leyenda, ni tampoco ttulos en los ejes. Aproximadamente podr tener
este aspecto:
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L Seleccione una de las series y seleccione la opcin Serie de datos seleccionada

del men Formato.
L Seleccione la ficha Orden de las series. Seleccione la serie Sillas verdes en el

cuadro Orden de las series.
L Pulse el botn Bajar hasta que el nombre de la serie se coloque en la penltima

posicin de la lista. Compruebe que en el grfico de muestra, la serie aparezca
ahora en la parte ms posterior. Finalmente, pulse el botn Aceptar.
El grfico habr tomado aproximadamente el siguiente aspecto:
El grfico resulta ahora mucho ms claro, aunque an hay alguna columna que no se
muestra en su totalidad. Para remediarlo, veremos a continuacin cmo se puede hacer girar el
grfico usando la denominada Vista en 3D.
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L Active la Vista en 3D... (men Grfico o men contextual). Modifique el Giro con
el valor 13. Modifique la Elevacin con el valor 20. Observe los efectos de los
cambios que se van realizando. Finalmente, pulse el botn Aceptar.
L Para practicar con la Vista en 3D, vuelva a modificar la elevacin y la perspectiva,

observando los resultados obtenidos. Cuando finalice cada una de las
modificaciones, pulse el botn Predeterminado si es que desea devolver al
grfico su apariencia original.
L Elimine este grfico, a continuacin crearemos uno nuevo.

L Cree un grfico incrustado debajo de los datos de la hoja de clculo, utilizando las
ventas semanales, (no las totales). La hoja deber adoptar un aspecto similar
al mostrado en la siguiente ilustracin:
L Seleccione una de las series, seleccione la opcin Serie de datos seleccionada...

del men Formato.
L Seleccione la ficha Opciones.

Ahora modificar los valores de profundidad y ancho del intervalo y de profundidad
del grfico. Mientras vaya modificando los valores se irn mostrando los cambios en el grfico
de muestra que aparece en la ficha. Si no puede apreciar los cambios seleccione Aceptar cada vez
que introduzca un nuevo valor. Los valores que debe introducir son los siguientes:
L Profundidad del rango: 60; Ancho del rango: 100; Profundidad del grfico: 360.
L Una vez haya comprobado el efecto de estos nuevos valores, guarde y cierre
el libro de trabajo.
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3.3 - EJERCICIOS
3.3.1.- Venta de muebles

L Abra el libro Clculos automticos.xls de Mis Documentos, y observe los datos
de la hoja Ventas. Deber generar nuevos grficos como los siguientes, que
ayuden a interpretar ms fcilmente la informacin que proporciona dicha hoja.
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L Cuando considere terminado el ejercicio, saque una copia impresa de cada uno de
los grficos que ha generado, y para acabar, cierre el libro de trabajo
guardando los cambios efectuados.

L Abra el libro Pizza-Jat.xls de Mis Documentos, y observe la Hoja1. Al igual que
en el ejercicio anterior, genere grficos similares a los siguientes:
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66
L Guarde y cierre el libro de trabajo cuando considere acabado el ejercicio.
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EXCEL 2003 4 - Imgenes y Dibujos en Excel Nivel Avanzado V.1
IMGENES Y DIBUJOS
4 EN EXCEL
En ocasiones puede interesar incluir en una hoja de clculo imgenes como por ejemplo
crculos, cuadros, lneas, flechas, fotos, etc. Esto permite resaltar determinados datos de una
hoja, hacindolos ms visibles, o simplemente, enfatizarlos a nuestro gusto.
Estos elementos grficos en realidad no forman parte de la hoja, sino que se insertan en
una capa transparente colocada sobre la hoja de clculo original. Es por esto que su disposicin
en la hoja es francamente flexible, no teniendo as que estar ligados a una celda concreta. En este
sentido, un elemento grfico es como un grfico incrustado.
4.1 - INSERTAR IMGENES
Excel permite incluir o mostrar imgenes en sus hojas de clculo, mejorando as

notablemente la presentacin de stas. Las imgenes son tratadas por Excel como un objeto, de
tal forma que la modificacin del tamao u otros aspectos se realizar tambin mediante un cuadro
de fichas, semejante a los que ya conoce.
Hay dos tipos de imgenes, las Imgenes prediseadas que son un tipo de imgenes que
vienen con el propio programa o introducir las imgenes desde el disco, que sern imgenes ajenas
al programa.
Se pueden utilizar distintos mtodos para incorporar imgenes en las hojas de clculo. Se
utilizar uno u otro segn de donde provengan.
4.1.1.- Insertar imagen del Disco

Se incorporan imgenes del disco utilizando la opcin Imagen... del men Insertar. Excel
es capaz de reconocer un gran nmero de formatos grficos, es decir, capaz de trabajar con un
gran nmero de tipos de imgenes.
La subopcin Desde archivo... de la opcin Imagen del men Insertar permitir
introducir las imgenes ajenas al programa, y la subopcin Imgenes prediseadas... de la misma
opcin permitir insertar las imgenes prediseadas, estas ltimas imgenes slo pueden usarse
desde una hoja de clculo, puesto que la subopcin desaparece del men cuando se est
trabajando en una hoja de grficos.
Las imgenes a insertar con la subopcin Desde archivo... en la hoja tienen que estar
almacenadas en archivos grficos, cuyo formato ha de coincidir con alguno de los reconocidos por
Excel. En general, Excel trabaja con la mayora de los formatos grficos del mercado (PCX, TIF,
71
68
DXF, WMF, BMP, entre otros), por lo que, tambin en general, podremos incluir cualquier tipo
de imagen en las hojas de clculo.
L Abra el libro Empresa Ladera.xls, que se encuentra en Mis Documentos.
L Sitese en la celda F2 y seleccione la subopcin Desde archivo... de la opcin
Imagen del men Insertar. Aparecer un cuadro de dilogo en el que deber
seleccionar la carpeta Mis Documentos y una vez seleccionado, quedar de
la siguiente manera.
Este cuadro es muy similar al utilizado para abrir un libro de trabajo. En este caso, permite
adems ver la imagen del archivo incluso antes de insertarlo en la hoja.
L Seleccione el fichero grfico Monedas.jpg, y pulse el botn Insertar.
La imagen se insertar en la hoja con su tamao original, tal y como habr podido
comprobar.
La imagen incrustada, al igual que los grficos incrustados, es tratada como un objeto, de
tal forma, y como ya se ha hecho, nos ser posible modificar las propiedades que lo caracterizan.
Para hacerlo, basta con seleccionar la imagen haciendo doble clic en ella, o bien seleccionndola
y usando despus la opcin Imagen... del men Formato.
L Haga doble clic sobre la imagen Monedas que acabamos de insertar.
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69
Aparecer un cuadro de dilogo con una serie de fichas que van a permitir modificar tanto
el tamao de la imagen como el aspecto que presente en la hoja de clculo. Las fichas son las
siguientes.
#Ficha Colores y lneas

Desde esta ficha podr modificar el aspecto de la imagen.
L Seleccione la ficha Colores y lneas, si no la tiene ya seleccionada.
L Despliegue la lista Color del apartado Relleno y seleccione Sin relleno, tal como
aparece, ya que esta imagen no tiene fondo.
L Despliegue la lista Color del apartado Lnea y seleccione el color Azul, ste ser
el color de la lnea del borde, el resto de listas de este apartado permiten
modificar el tipo de lnea del borde.
.
#Ficha Tamao
Desde esta ficha se puede modificar el tamao que ha de tener la imagen, el tamao se
puede indicar en centmetros en el apartado Tamao y rotacin o en porcentaje de escala en
el apartado Escala. El botn Restablecer devuelve a la imagen el tamao original.
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70
#Ficha Imagen
Permitir modificar la aparicin de la imagen en el cuadro. Es decir, que se podr indicar
que no se quiere ver toda la imagen sino una parte de ella, recortando zonas de la imagen. El
apartado Recortar permitir indicar cuantos centmetros no se muestran de la imagen por cada
uno de sus costados.
El apartado Control de imagen permite modificar las propiedades de los colores de la
imagen. Las opciones de Brillo y Contraste son como los botones de una televisin, pero slo
para esa imagen. La lista Color permite seleccionar diferentes combinaciones de colores para la
imagen.
Las dos fichas son las mismas que ya vio cuando se vieron las opciones de los grficos, si
selecciona las fichas podr observar que la ficha Propiedades y Proteger son las mismas que las
que mostraban las propiedades de los grficos.
L Seleccione ahora la ficha Web.
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71
#Ficha Web
Esta opcin permite que mostrar un texto a la imagen cuando nos situamos con el ratn
encima de ella. Pero esta opcin, simplemente es vlida cuando guardamos el documento como
Pgina Web, y es publicada.
Para visualizar el texto en internet, debemos escribir el comentario en la casilla texto
alternativo.
L Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro Formato de imagen.

Tambin hay una barra de herramientas desde la cual se puede hacer lo mismo que desde
esta ficha. Es la barra de herramientas Imagen.
Este botn... se utiliza para...

Insertar imagen desde archivo Permite introducir una nueva imagen desde un archivo, realiza lo
mismo que la subopcin Desde archivo... de la opcin Imagen del
men Insertar.
Permite modificar la presentacin de la imagen, es decir si la muestra
Control de color tal y como es, si la muestra en blanco y negro, en escala de grises o
como una imagen de bajo contraste.
Ms contraste Aumenta el contraste de la imagen.
Menos contraste Disminuye el contraste de la imagen.

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72

Ms brillo Aumenta el brillo de la imagen.
Menos brillo Disminuye el brillo de la imagen.
Recortar Permite recortar la imagen, para solo mostrar una parte de la misma.
Girar 90 a la izquierda Permite voltear la imagen 90 hacia la izquierda.
Estilo de lnea Permite modificar el estilo de la lnea del borde de la imagen.

Permite reducir el tamao de la imagen en el disco, mediante la
Comprimir imgenes reduccin de calidad de la misma.
Hace aparecer el cuadro de dilogo Formato de imagen, con la ficha
Formato de imagen Imagen seleccionada.
Permite definir un color como transparente (que no oculta lo que hay
Definir color transparente debajo) en algunos tipos de imgenes.
Restablecer imagen Devuelve a la imagen los valores iniciales.
Desde esta barra de herramientas puede realizar las mismas modificaciones que desde el
cuadro anterior (Formato de imagen).
L Pruebe los diferentes botones de la barra de herramientas para comprobar cmo
se modifica la imagen, cuando termine pulse el botn Restablecer imagen
para devolver la imagen a los valores originales.
L Finalmente, guarde y cierre el libro de trabajo.

L Abra el libro VideoClub Studio3000.xls, de Mis Documentos.
L Seleccione la hoja Ficha, y seleccione la subopcin Desde archivo de la opcin
Imagen del men Insertar.
L Haga doble clic en el archivo 52645585H.jpg que contiene la imagen con la

fotografa de la carpeta Mis Documentos.
L Coloque la foto en la zona naranja de la seccin foto, tal y como se muestra a

continuacin.

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L Ahora, guarde el libro de trabajo, pero no lo cierre, pues seguiremos

trabajando con l.
4.1.2.- Insertar imagen prediseadas

stas son las opciones que se han de utilizar para insertar una imagen desde un archivo del
disco, a continuacin veremos las opciones necesarias para insertar una imagen prediseada.
L Seleccione en el men Insertar, Imagen, Imgenes prediseadas.... Se activar
el panel de tareas Imgenes prediseadas.
L Ahora haga clic en Buscar en:, se abrir una lista con la

ubicacin de las imgenes que queremos insertar. Deje
seleccionada solamente Colecciones de Office.
L Seguidamente pulse sobre el smbolo de ms (+) que se encuentra en la izquierda

y ahora seleccione Edificios.
L Haga clic ahora en Los resultados deben ser y deje

activada solamente la opcin de Imagenes.
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L En la casilla Buscar escriba apartamentos y haga clic en el botn Buscar.
Seleccione la imagen que aparece. De esta forma la aadimos a la hoja,
La imagen aparece en la hoja de clculo, la puede tratar como al resto de imgenes y los
grficos. La opcin Imagen... del men Formato muestra el mismo cuadro que para las imgenes
que vio anteriormente.
L Haga doble clic sobre la imagen que acabamos de insertar, seleccione la ficha
Tamao, en el apartado Escala modifique el valor de la casilla Alto al valor
50%, el valor de Ancho se modificar de manera automtica. Pulse Aceptar.
L Desplcela a la derecha del titulo VideoClub Studio3000

de manera que no oculte la informacin de la hoja.
L Por ltimo, guarde el libro de trabajo y cirrelo .
4.1.3.- Insertar imagen como encabezado o pi de pgina

Como hemos visto en captulos anteriores, desde el cuadro de dilogo Encabezado,
podemos aadir nuestro texto propio, o utilizar los botones para introducir, el nmero de hoja,
la fecha, etc.. Pero Excel tambin ofrece la posibilidad de incorporar una imagen como podra ser
un logotipo de una empresa u otras imgenes que nos interesen.
En este ejercicio, crear un encabezado para un informe. Aadiendo una imagen desde un
archivo en el encabezado.
L En la barra de herramientas Estndar, mediante el botn Abrir abra el fichero

Informe web.xls. Aparecer la siguiente documento:
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L Seleccione Encabezado y pie de pgina del men Ver.

L Haga clic en el botn Personalizar Encabezado.... A continuacin haga clic en
cualquier parte de la seccin central. Seguidamente pulse el botn de insertar
imagen . Seleccione el archivo llamado Web de Mis Documentos.
Ahora en la seccin central debera aparecer el siguiente texto: "&[Imagen]"

L Acepte el cuadro de Encabezado.
L Ahora haga clic en el botn Vista preliminar.
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L Por ltimo imprima el documento y cirrelo guardando los cambios.
4.2 - BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO
Excel incorpora una herramienta que permite incluir fcilmente elementos grficos en una
hoja de clculo. Dicha herramienta recibe el nombre de barra de herramientas Dibujo.
Cada uno de los botones que componen la Barra de herramientas Dibujo, realiza una
funcin concreta con respecto a los elementos grficos que se pueden incluir en una hoja de
clculo.
Los botones que aparecen en la primera fila de la barra, sirven para incluir en la hoja los
elementos grficos que representan, como por ejemplo lneas, cuadros, crculos, etc.
Los botones de la segunda fila de la barra sirven para establecer determinados formatos
y aspectos de las imagenes que se incluyan en la hoja.
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Seleccionar objetos Activar el modo para designar entidades de dibujo.
Lnea Dibujar una lnea.
Flecha Dibujar una flecha.
Rectngulo Dibujar un rectngulo.
Elipse Dibujar una elipse.
Cuadro de texto Dibujar un cuadro de texto para escribir en su interior.
Insertar WordArt Inserta texto con formas especiales.

Insertar Diagrama u Organigrama
Inserta un diagrama u organigrama sobre una organizacin.
Insertar imagen prediseada Inserta una imagen ya creado por Excel.
Insertar imagen desde archivo Inserta una imagen a partir de un archivo nuestro.
Color de relleno Cambiar el color de fondo de los objetos seleccionados.
Color de lnea Cambiar el color de las lneas de los objetos seleccionados.
Color de fuente Cambiar el color de las letras de los objetos seleccionados.
Estilo de lnea Cambiar el estilo de lnea de los objetos seleccionados.
Estilo de guin Cambiar el tipo de lnea de los objetos seleccionados.
Estilo de flecha Cambiar el estilo de flecha de los objetos seleccionados.
Sombra Dar un efecto de sombra al objeto seleccionado.
3D Dar un efecto 3d al objeto seleccionado.
L Cree una nueva hoja en blanco, haciendo clic en Nuevo, . Ahora pulse el botn
Dibujo de la barra de herramientas Estndar para abrir la barra de
herramientas Dibujo y mantngala en pantalla para poder poner en prctica lo
que se vaya explicando.

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L Si cuando activ la Barra de herramientas Dibujo sta qued en mitad de la hoja
llvela encima de barra de estado, para ello haga doble clic en su barra de ttulo
para que quede como a continuacin:
4.3 - TRABAJAR CON DIBUJOS
En este apartado aprenderemos a manejar la barra de herramientas Dibujo en su esencia,

y adems poder practicar un poco con estos dibujos, en cuanto a su tratamiento, modificaciones,
etc.
4.3.1.- Insertar dibujos

PARA LA INSERCIN DE OBJETOS GRFICOS:
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO
Para insertar nuevos objetos grficos en la hoja, se ha de hacer clic en el botn que representa dicho elemento grfico,
y posteriormente seleccionar el rea de la hoja donde se desea incluir.
Realizaremos ejemplos en los que se incluirn en su hoja elementos de varios tipos. Siga
los pasos que se le indiquen.
L Escriba los siguientes ttulos en la hoja y cntrelos:
Cuando selecciona un botn de dibujo y arrastra el ratn, podr observar como el tamao
y la forma del objeto va cambiando en funcin de donde lo tengamos situado. Cuando considere
adecuada la forma del objeto grfico, suelte el botn que mantena pulsado y observar como el
elemento grfico se habr plasmado definitivamente en su hoja.
L Haga clic en el botn Lnea de la barra de herramientas Dibujo, el puntero

debi transformarse adoptando esta forma +, haga clic en el medio de la celda
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B4, arrastre hasta el borde izquierdo de la celda B10 y suelte el botn del ratn,
tal y como muestra la siguiente ilustracin:
Si al dibujar una lnea mantiene pulsada <Mays>, se dibujar en ngulo recto o

diagonales.
L Ahora seleccione el botn Rectngulo y haga clic en el borde izquierdo de la

celda D4, y arrastre hasta el borde derecho de la celda D6, tal y como muestra
la siguiente ilustracin:
Si al dibujar un rectngulo, mantiene pulsada la tecla <Mays>, se dibujarn cuadrados.

L Dibuje el cuadrado de la siguiente ilustracin:
Si con el botn Rectngulo podemos dibujar cuadrados perfectos, con el botn

Elipse podemos dibujar Crculos, empleando para ello el mtodo de mantener pulsada la tecla
<Mays>.
L Termine estos dibujos:
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L Ahora seleccione el botn Flecha y haga clic en el borde izquierdo de la celda

D4 y arrastre hasta el borde derecho de la celda L10, tal y como muestra la
siguiente ilustracin:
Insertaremos ahora un cuadro de texto.
L Seleccione ahora el botn Cuadro de texto de la barra de herramientas

Dibujo, y haga clic en la mitad de la casilla E11.
L Escriba Formas, figuras y texto en Excel. Luego haga clic en el borde que se
ha creado para seleccionar el objeto.
L Ahora pondremos un borde y el fondo blanco. Para ello seleccione el botn de

Estilo de lnea , escoja 1pto y a continuacin el botn de Color de relleno,
y escoja el color blanco.
L Debe aparece algo parecido a esto:
L Guarde el libro con el nombre Dibujos pero no lo cierre, pues seguiremos

trabajando con l.
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4.3.2.- Modificar el aspecto de los dibujos
Son tres los aspectos bsicos que se pueden cambiar de un elemento grfico: cambiar su
forma y tamao, cambiar su color y por ltimo aadirle sombreado.
PARA MODIFICAR EL ASPECTO DE LOS ELEM. GRFICOS:

MODIFICAR LA FORMA DE ELEMENTOS GRFICOS
Seleccionarlo y arrastrar alguna de las marcas que aparecen en sus vrtices y extremos.
MODIFICAR LAS LNEAS DE LOS BORDES
Seleccionarlo y utilizar las herramientas de modificacin de las lneas, Estilos de lnea , Estilo de guin y
Estilo de flecha de la Barra de herramientas Dibujo y en ellos seleccionar la opcin deseada.
MODIFICAR EL COLOR
Seleccionarlo, a continuacin desplegar la paleta Color de relleno o la paleta Color de lnea de la barra de
herramientas Dibujo y en ellas seleccionar el color deseado.
SOMBREAR UN OBJETO GRFICO
Seleccionarlo, hacer clic en el botn Sombra y seleccionar el tipo de sombra deseada.
EFECTOS TRIDIMENSIONALES
Seleccionarlo, hacer clic en el botn 3D y seleccionar el tipo de efecto deseado.
L Seleccione la lnea que tiene dibujada y arrastre primero el extremo superior hasta
la izquierda de la celda B4, ahora arrastre el extremo inferior hasta la derecha
de la celda B10. De esta manera habr cambiado su posicin y su tamao. Su
hoja debe tener aproximadamente el siguiente aspecto:
Cambiaremos ahora a modo de ejemplo tanto el color como las lneas del rectngulo.
L Seleccione el rectngulo haciendo clic en l.
L Despliegue ahora la paleta Color de relleno y seleccione el color verde.
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L Asigne los siguientes colores de relleno. Al cuadrado asgnele el color azul. A la
elipse, el color turquesa. Al crculo, el color amarillo.
L Asgnele al cuadro de texto el mismo color que al crculo.

Para eliminar el color basta con seleccionar el objeto y aplicar el color Sin relleno que
aparece en la primera posicin. Eso es lo que haremos con el cuadro de texto:
L Seleccione el cuadro de texto, despliegue la paleta Color de relleno y

seleccione Sin relleno, que aparece en la primera fila de la Paleta.
Ahora modificaremos las lneas de estos objetos, para ello utilizaremos Estilo de lnea,
Estilo de guin y Color de lnea.
L Seleccione la elipse, haga clic en el botn Estilo de lnea , se desplegar una

lista con los estilos de lnea disponibles, seleccione el estilo de lnea 3pto.
L Seleccione el botn Estilo de guin , aparece una lista mostrando

los tipos de lnea que se pueden seleccionar.
L Seleccione el tipo de lnea Guin que es la tercera empezando por

arriba de la lista.
L Seleccione el botn Color de lnea , se despliega la lista con los colores,

seleccione el color rojo. El resultado ser como el de la siguiente ilustracin.
Igual que hemos modificado los tipos de lnea, tambin podemos cambiar el tipo de flecha
con el que trabajamos, vamos a ver un ejemplo de esto:
L Primero de todo seleccione la flecha haciendo clic sobre ella.
L A continuacin seleccione el botn Estilo de flecha , aparece
una lista mostrando los tipos de lnea que se pueden seleccionar.
L Seleccione el tipo de flecha Estilo de flecha 9, es la tercera

empezando por abajo de la lista.
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Ahora sombrearemos algunos objetos.
L Seleccione el cuadrado y haga clic en el botn Sombra , se

desplegar una lista con los diferentes tipos de sombra que se
pueden seleccionar.
L Seleccione la Sombra estilo 8, es la cuarta columna en la segunda

fila empezando por arriba.
El objeto grfico seleccionado mostrar ahora una sombra en su parte

inferior, tal y como muestra la siguiente ilustracin.
Lo nico que falta es utilizar los efectos tridimensionales sobre los objetos,
el sistema a utilizar para aplicar estos efectos es el mismo que el utilizado para el
resto de modificaciones, es decir, hay que seleccionar el objeto, desplegar la lista
correspondiente y seleccionar una de las posibilidades de la lista.
L Seleccione el Rectngulo, a continuacin haga clic en el botn 3D
.
L Seleccione el Estilo 3D 11, es el tercero de la tercera fila, el efecto se

aplicar sobre la rectngulo.
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L Haga clic en guardar de la barra de herramientas Estndar, no lo cierre pues

seguiremos trabajando con l.
4.4 - ELIMINACIN DE IMGENES Y DIBUJOS
PARA ELIMINAR OBJETOS GRFICOS:

MEDIANTE EL RATN Y TECLADO
Para eliminar uno de los objetos grficos que haya colocado en su hoja, simplemente ha de seleccionarlo (haciendo clic
en l), y despus pulsar la tecla <Supr>.
Realizaremos un ejemplo. Siga los pasos que se le indiquen.

L Coloque el cursor sobre la lnea que dibuj, ver que al situarse sobre ella el
puntero del ratn se transforma adoptando esta forma , entonces haga clic
con el botn primario del ratn y la lnea quedar seleccionada. Habrn
aparecido unos cuadraditos en sus extremos, indicando que est seleccionada.
L Pulse la tecla <Supr> y observe cmo el elemento desaparece de su hoja.

L Cierre el libro de trabajo, pero no guarde los cambios realizados.
4.5 - WORDART Y AUTOFORMAS
A continuacin pasar a utilizar dos tipos de objetos grficos ms completos. El primero

de ellos es el objeto grfico WordArt, este objeto grfico es texto con un formato especial,
permite crear texto con unos efectos diferentes a los habituales.
El segundo tipo de creacin de objetos son las Autoformas, al principio de este captulo
vio los mens que permitan crear estos objetos, ms adelante crearemos diferentes objetos de este
tipo.
L Haga clic en nuevo para crear un nuevo libro de trabajo.
L Seleccione el botn Insertar WordArt de la barra de herramientas Dibujo, le
aparecer el siguiente cuadro.
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De este cuadro ha de seleccionar la forma que quiera que tenga el texto a introducir a
continuacin, realice los siguientes pasos.
L Seleccione el quinto de la tercera fila, en la que el texto est de color
azul, seguidamente haga clic en el botn Aceptar. Le aparecer el
siguiente cuadro.
L Elimine el texto que hay en el cuadro Texto y escriba lo siguiente: Curso Excel,
este ser el texto que aparecer en la hoja de clculo.
L Como tipo de letra seleccione la fuente Tahoma de tamao 36. La negrita y

cursiva han de estar desactivadas. Seleccione Aceptar.
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L Modifique la imagen utilizando lo explicado hasta
ahora, de modo que quede de la siguiente
forma y posicin:
L Ahora guarde el documento bajo el nombre de WordArt.xls, en la carpeta Mis

Documentos.
Como ha podido comprobar, al utilizar la herramienta WordArt, se activa

automticamente una barra de herramientas propia, la barra de herramientas WordArt. Desde ella
podremos modificar el aspecto, el color, la forma, etc.

Insertar WordArt Inserta texto con formas especiales.
Modificar texto Permite modificar el texto de un WordArt ya creado.
Galera de WordArt Permite cambiar el tipo de WordArt que utilizamos.
Formato de WordArt Con esta opcin cambiamos el aspecto general del WordArt.
Forma de WordArt Permite variar la forma inicial que trae el WordArt.
Mismo alto de letra de WordArt Hace que todas las letras del WordArt tengan la misma altura.
Texto vertical de WordArt Pone el texto en modo vertical.
Alineacin de WordArt Alinea el texto que hemos introducido.

Espacio entre caracteres de WordArt
Modifica el espacio que hay entre las letras del WordArt.
Ahora probaremos cada una de las opciones para ver como funcionan cada una de ellas:
L Haga clic sobre el elemento WordArt que hemos creado, y seleccione la opcin
Modificar Texto... . Aparecer el cuadro para escribir el texto
que vimos anteriormente, modifique su contenido por Aprendiendo Excel.

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L Finalmente pulse en Aceptar para que se actualicen los cambios realizados.

Ahora bien si lo que desea es modificar el tipo de WordArt que est utilizando, deber
seguir los siguientes pasos:
L Seleccione de nuevo, si no lo est ya, el elemento WordArt y haga clic
en Galera de WordArt . Seleccione la opcin que se encuentra
en la segunda fila, tercera columna y pulse Aceptar.
Observe como ha variado el aspecto original del elemento WordArt que estamos
modificando:
L Ahora haga clic en Formato de WordArt , aparecer el cuadro de dilogo

Formato de WordArt.
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Este cuadro se compone de cinco fichas, en las cuales las tres ltimas, proteger,
propiedades y web , ya las conoce de ejemplos anteriores.

Las dos primeras fichas son especiales: Colores y lneas, nos permite cambiar el color
original del elemento WordArt que estamos tratando, mientras que la ficha Tamao, nos permite
variar las dimensiones del objeto en cuestin.
L Cierre el cuadro de dilogo Formato de WordArt haciendo clic en
Cancelar, seguidamente pulse en Forma de WordArt .
Seleccione el elemento de la segunda fila, segunda columna
.
Observe como se ha modificado la forma original del objeto WordArt, de modo que se
adapta perfectamente a la nueva forma que hemos seleccionado.
L Pruebe ahora las dos siguientes opciones, Mismo alto de WordArt y Texto
vertical de WordArt .
Observe los resultados al hacer clic sobre cada una de estas dos opciones, la primera,
Mismo alto de WordArt, iguala la altura de todas las letras que componen el objeto, ya sean
maysculas o minsculas.
Si hace clic sobre el segundo icono, observe como el texto se escribe desde arriba hacia
abajo.
L Despus de probarlo, dejelo tal y como estaba en el ejemplo anterior.
La opcin de Alineacin , permite alinear el texto de modo justificado, alineado a la
derecha, izquierda o centrado, igual que un texto normal.
L Ahora veremos la ltima opcin de la barra de herramientas WordArt, Espacio
entre caracteres de WordArt .
L Haga clic en este icono y observe el men que aparece: nos permite escoger el tipo
de separacin que habr entre los caracteres del objeto WordArt. Escoja Muy
separado, y observe el resultado, el cual debera ser como el siguiente grfico:
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L Ahora guarde los cambios realizados, pero no cierre el documento.
4.5.1.- Autoformas
Adems de todos los botones que existen en la barra de herramientas
Dibujo, que nos permiten dibujar una serie de formas con aspectos diferentes,
como son las flechas, las lneas, las elipses, encontramos otras formas ms
"libres" denominadas autoformas, estas estn agrupadas en unos mens en los
cuales dentro de cada una de ellas encontraremos muchas otras formas que
estn en comn entre ellas.
A continuacin aparecen las diferentes paletas de formas que forman
parte del men Autoformas, as cmo una explicacin de los tipos de formas
que se pueden crear.
! Lneas: Desde esta paleta se pueden obtener formas de lneas
rectas, flechas, curvas, formas libres (compuestas por
lneas) o formas realizadas a mano alzada. Si seala con el
cursor del ratn cada uno de los botones de la paleta le
aparecer un cuadro mostrando el nombre del tipo de
forma que se puede realizar con ese botn.
! Conectores: Permiten unir con flechas
diferentes formas, es decir son
flechas que se utilizan para unir
diferentes formas que hayan sido
creadas en la hoja de clculo.
! Formas bsicas: Permite dibujar toda
una serie de polgonos o formas
con unas determinadas caractersticas.
! Flechas de bloque: Permite dibujar
todas una serie de flechas, cada
una de las opciones muestra un
tipo de flecha diferente.
! Diagramas de flujo: Permite dibujar
una serie de elementos que se
utilizan para la creacin de organigramas.
! Cintas y estrellas: Permite dibujar toda
una serie de estrellas de diferentes
puntas y cintas de
conmemoraciones.
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90
! Llamadas: Permite dibujar elementos con formas de llamada,
como los bocadillos de los tebeos, se utilizan para poner
texto a la imagen fija.
L Seleccione de la barra de herramientas Dibujo el men

Autoformas, de las opciones que aparecen seleccione
Cintas y estrellas.
L Seleccione la autoforma de la tercera columna y tercera fila.

Ha de crear la autoforma en el rango G2:J5 para ello realice el siguiente paso.
L Haga clic y mantenga apretado el botn primario en la parte superior izquierda de
la celda G2 y arrstrelo hasta la parte inferior derecha de la celda J5 y suelte
el botn del ratn.
L Finalmente guarde y cierre el libro de trabajo WordArt.xls.
4.6 - DIAGRAMAS Y ORGANIGRAMAS
L Si no aparece una hoja nueva en blanco creela.
4.6.1.- Diagramas en Excel

Excel incluye diversos diagramas integrados de tipo piramidal, de ciclo, radial, crculos
concntricos y de Venn, as como organigramas. Con el uso de los diagramas se facilita la creacin
y modificacin de grficos, sin necesidad de crearlos desde el principio.
#Insertar un diagrama de organizacin

Para insertar un diagrama de organizacin, usted podr utilizar diversas formas como se
le muestra en la siguiente tabla.
PARA INSERTAR UN DIAGRAMA DE ORGANIZACIN:

94
91
MEDIANTE LA BARRA DE MEN
Insertar, Diagrama... Accede al cuadro de dilogo Galera de diagramas.
Permite seleccionar el tipo de diagrama a aplicar.
L Haga clic en Diagrama , de la barra de herramientas Dibujo.
En el cuadro Galera de diagramas aparecen diferentes tipos de diagramas, cuando se

selecciona un tipo de diagrama en parte inferior del cuadro aparece una breve explicacin como
observa en la imagen siguiente.
L Seleccione cada uno de los diagramas y lea la explicacin de la parte inferior del
cuadro.
L Cuando acabe, elija Diagrama radial del apartado Seleccione un tipo de

diagrama.
L Pulse el botn Aceptar. El diagrama aparece en la hoja de clculo con el siguiente

aspecto.
95
92
L Adems por pantalla se muestra la barra de herramientas Diagrama.
A continuacin, le explicaremos de qu opciones consta la barra de herramientas

Diagrama.
HERRAMIENTA DESCRIPCIN
Insertar forma . Aade una forma al diagrama. Para suprimir esta forma tendr que
seleccionarla y pulsar <supr> .
Mover forma hacia atrs .

Cada vez que pulse este botn, ir seleccionando las formas en sentido
contrario a la agujas del reloj.
Mover forma hacia delante .
Esta opcin es la misma que la anterior, con la diferencia de que va
seleccionando formas en sentido de las agujas de reloj
Invertir diagrama .
Cada vez que pulse esta opcin volver a seleccionar la ltima forma
que seleccion, y al pulsar de nuevo vuelve a seleccionar la forma
actual
Diseo . Con este botn podr hacer todo tipo de ajustes a diagrama,
expandirlo, ajustarlo, etc.
Autoformato .
Indica el tipo de formato que puede aplicar sobre la forma, por defecto
ya existen algunos formatos.
Cambiar a En esta opcin le aparece una lista de todos los diagramas. Al elegir
una se cambiar el tipo de diagrama.

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L Seleccione tres veces Insertar forma de la barra de herramienta
Diagrama, ver cmo se han introducido nuevas formas.
L Haga un clic en cada forma y escriba su texto correspondiente como observa en

la imagen siguiente, aplique formato negrita a los nombres.
L Guarde la presentacin en la carpeta Mis documentos con el nombre Personal de

contacto.xls.
#Modificacin de un diagrama de organizacin

Una vez creado el tipo de diagrama en la diapositiva, vamos a practicar las posibles
modificaciones para que tenga una imagen mucho ms profesional.
L Seleccione una forma (que no sea la central), y mediante los botones Mover
forma hacia delante o Mover forma hacia atrs , site las formas
como se muestra en el grfico.
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L Haga clic en el botn Diseo , le aparecer una

lista como la que se muestra a la derecha de ste
prrafo. En esta lista seleccione la ltima opcin
Autodiseo.
L Acabamos de desactivar el Autodiseo, ahora si selecciona cualquiera de los

objetos, ver como puede modificar su tamao.
L Seleccione la forma central, haga que se pueda modificar de tamao y modifique

la altura y anchura de forma que sobresalga en su tamao del resto de formas,
finalmente cntrelo respecto al resto.
A pesar de que hemos mejorado nuestro diagrama, podemos acabar de perfeccionar

nuestra presentacin con el botn Autoformato. Con esta opcin podremos aplicar algunos de
los estilos que tiene por defecto y mejorar la presentacin del diagrama.
L Seleccione cualquier forma y haga clic en el botn Autoformato . Le aparecer

el cuadro Galera de estilos de diagrama.
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95
L En el apartado Seleccione un estilo de diagrama:, seleccione cada una de las

opciones y observe en la parte derecha cmo se va modificando su contenido.
L Finalmente, elija Color 3D y haga clic en Aceptar. En el documento habr

cambiado el formato de las formas.
L Si fuera necesario, modifique los tamaos de las formas para que el documento se
asemeje a la siguiente ilustracin. (Si no le aparecen los controladores de
tamao, recuerde que puede volver a activarlos con la opcin Autodiseo).
L Cambie el nombre de la hoja1 por Diagramas.

L Guarde el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos con el mismo nombre
pero no lo cierre.
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96
4.6.2.- Creacin de organigramas
Un organigrama muestra esquemticamente la relacin entre las personas de una
organizacin, el organigrama puede variar segn la categora de cada trabajador. A continuacin
mostraremos cmo se puede insertar un organigrama y cmo puede modificarlo.
#Insertar un Organigrama de Organizacin

L Cambie el nombre de la Hoja2 por Organigramas y entre dentro de esta hoja.
L Seleccione la opcin Diagrama... del men Insertar. Aparece el cuadro Galera de

diagramas que ya conoce. Seleccione como tipo de diagrama Organigrama.
L Haga clic en el botn Aceptar y observe el resultado.
Aparece la barra de herramientas Organigrama. Su funcionamiento es muy parecido a la

barra de herramientas Diagrama.
A continuacin, le explicaremos de qu opciones consta la barra de herramientas

Organigrama.
Insertar forma . Aade una forma al organigrama. Para suprimir esta forma tendr
que seleccionarla y pulsar <supr> .
Diseo . Con este botn podr hacer todo tipo de ajustes a diagrama,
expandirlo, ajustarlo, etc.
Seleccionar Permite hacer diferentes tipos de seleccin de las formas.
Autoformato .
Indica el tipo de formato que puede aplicar sobre la forma, por
defecto ya existen algunos formatos.

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97
Zoom Esta opcin nos permite aumentar o disminuir el tamao de la
visin en pantalla del organigrama.
L Guarde el documento y no lo cierre pues seguiremos trabajando con l.

#Modificacin del rea del Organigrama de Organizacin
Veamos cmo se modifica el rea del organigrama.
L Seleccione el organigrama mediante el ratn.
Aparece un cuadro de seleccin con unos marcadores, estos marcadores sern los que
vamos a utilizar para agrandar el rea del organigrama.
L Site el cursor en el marcador inferior central y ver que el cursor adopta la forma
de doble flecha. Haga clic en l y arrastrelo hasta situarlo 3 celdas ms hacia
abajo.
Observe cmo el rea del organigrama ha sido ampliada.
# Aadir Nuevos Cuadros a los Organigramas

En ste apartado veremos como insertar nuevas formas. Es muy til a la hora de crear un
esquema dentro del organigrama.
L Seleccione la tercera forma de la parte inferior del organigrama. Haga clic en la
flecha de la derecha del botn Insertar forma, le aparecer una lista.
L Elija la opcin Subordinado, automticamente aparece una forma por debajo.

L Vuelva a abrir la lista y seleccione la opcin Compaero de trabajo, en ste caso
aparece una forma al lado.
L Vuelva a abrir la lista y elija la opcin Ayudante, aparece una forma en el lado
derecho bajo la forma seleccionada.
L Haga un clic en cualquier parte fuera del rea del organigrama para deseleccionar.
! El organigrama tendr el siguiente aspecto.

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98
L Guarde el documento con el mismo nombre en la carpeta Mis documentos.

#Modificar el Diseo del Organigrama
Aparte del modo de insercin de una forma, el organigrama puede modificar su diseo por
completo. La estructura del organigrama depender de la manera en que usted quiera organizar
los datos.
L Seleccione la forma que est situada en la parte superior del organigrama.
L En la barra de herramienta Organigrama, pulse la flecha
derecha del botn Diseo.
Aparece una lista desplegable con diferentes opciones, la ltima

ya la conoce cuando trabaj con diagramas.
L Elija uno por uno los primeros cuatro diseos y observe cmo se va modificando
el organigrama.
L Finalmente escoja la primera opcin Estndar, para que el organigrama sea el

mismo que antes.
#Insertar Texto en el Organigrama

Para la introduccin de texto en los Cuadros de Organigrama, debe primero
seleccionarlos y cuando el puntero de texto est parpadeando en su interior deber escribir el texto
correspondiente.
L Haga clic en el centro de la forma situada en la parte superior del organigrama. La
forma quedar seleccionada y el cursor de texto parpadeando en su interior.
L Asegrese que el tipo de letra es Arial en Negrita y el tamao de 7,5.

L Escriba UPC TERRASSA y haga un clic en cualquier parte del documento fuera del
rea del organigrama para que el texto quede deseleccionado.
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L Introduzca los siguientes textos en el organigrama para que se visualice como en
el siguiente grfico.
L Guarde el libro de trabajo en Mis documentos con el mismo nombre y cirrelo.
4.7 - MEN DIBUJO
Una de las ltimas opciones que encontramos en la barra de

herramientas Dibujo se refiere al men Dibujo, a continuacin veremos
cada una de sus opciones y como funcionan.
4.7.1.- Agrupacin de objetos

A veces es interesante que la modificacin de propiedades de objetos grficos no afecten
a uno slo, sino que sea posible seleccionar varios, para especificar el nuevo aspecto de todos
ellos.
La manera de hacer que Excel considere a un grupo de objetos grficos como si fuesen
uno slo, es agruparlos.
PARA AGRUPAR OBJETOS GRFICOS:

Para agrupar varios objetos grficos en una sola entidad, debe seleccionar los objetos a agrupar, y despus hacer clic
en la opcin Agrupar, del men de Dibujo de la barra de herramientas de Dibujo. Para seleccionar varios objetos, se
debe seleccionar el primero de ellos, mantener pulsada la tecla <Mays> e ir seleccionando el resto.
L Abra el libro de trabajo Dibujos.xls de Mis Documentos. Despus seleccione

todos los objetos grficos de la primera fila a excepcin de la lnea y la flecha
(rectngulo, cuadrado, elipse y crculo). Recuerde que para seleccionarlos debe
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100
hacer clic en el primero de ellos y con la tecla <Mays> pulsada, ir
seleccionando los restantes.
L Cuando todos los elementos que desee agrupar estn seleccionados, haga clic en
el men Dibujo de la barra de herramientas Dibujo, y seleccione Agrupar.
A partir de ahora, los objetos que acaba de agrupar sern considerados como si fuesen una
sola entidad, de tal forma que si selecciona uno de ellos quedarn seleccionados todos los dems,
o si por ejemplo cambia el color, se lo estar cambiando a todos ellos.
L Haga clic en uno de los objetos grficos del grupo que acaba de crear para que
este ltimo quede seleccionado.
L Sitese en la marca que hay en medio de la parte derecha del objeto agrupado,
pulse el botn primario del ratn, y arrstrelo hasta la columna anterior, tal y
como muestra la siguiente ilustracin. Observar que no slo cambia el tamao
y la forma de un objeto, sino que cambia el aspecto de todos los objetos que
estn incluidos en ese grupo.
L Con el grupo an seleccionado, despliegue la paleta Color de relleno ,

seleccione el color Rojo. Observe como el color ha sido aplicado a todo el
grupo.
Igual que es posible agrupar objetos de forma que estn incluidos en una nica entidad,
tambin es posible desagrupar este tipo de entidades de manera que los objetos incluidos en ella
pasen a ser independientes.
PARA DESAGRUPAR OBJETOS GRFICOS:

Para desagrupar objetos grficos, debe seleccionar el grupo donde estn incluidos, y despus hacer clic en la opcin
Desagrupar del men Dibujo de la barra de herramientas Dibujo.
L Seleccione el grupo de objetos grficos que cre anteriormente, y desagrpelo

haciendo clic en la opcin Desagrupar del men Dibujo de la barra de
herramientas Dibujo.
L Compruebe que realmente los elementos incluidos en lo que era el grupo, son
ahora totalmente independientes.
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101
4.7.2.- Ordenacin de objetos
Cuando se incluyen varios objetos grficos en una hoja, puede ocurrir que dos o ms de
estos objetos estn situados sobre una misma zona, es decir, que unos se superpongan a otros.
Excel permite establecer cual de los elementos superpuestos queremos que se vea en primer plano
y cuales en segundo, es decir, cual de ellos ha de mostrarse por encima de los dems.
PARA ORDENAR ELEMENTOS GRFICOS:

PONER UN OBJETO GRFICO EN PRIMER PLANO
Debe seleccionar el objeto que desea poner delante de los restantes, y hacer clic en la opcin Traer al frente del men
desplegable Ordenar del men Dibujo de la barra de herramientas Dibujo.
PONER UN OBJETO GRFICO EN SEGUNDO PLANO
Debe seleccionar el objeto que desea poner detrs de los dems, y hacer clic en la opcin Enviar al fondo del men
desplegable Ordenar del men Dibujo de la barra de herramientas Dibujo.
Observe la siguiente ilustracin en la que se intenta mostrar la idea de ordenacin entre

objetos grficos.
L Mueva el crculo sobre el rectngulo de manera que el rectngulo quede

parcialmente cubierto por el crculo, para ello seleccione el crculo y cuando
aparezca rodeado de cuadraditos blancos site el ratn en l y cuando el
puntero adopte la forma , haga clic en el crculo y arrstrelo hasta
depositarlo sobre el rectngulo. Haga la prueba de Traer al frente y Enviar al
fondo, hasta que le quede claro el funcionamiento.
L Por ltimo desplace el crculo a su posicin de origen.

L Guarde el libro de trabajo con el mismo nombre y cirrelo .
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4.7.3.- Distribucin de objetos
L Ahora cree un documento nuevo haciendo clic en el icono Nuevo .
#Ajustar
L Vaya al men Dibujo y seleccione la opcin Ajustar/A la
cuadricula, ahora seleccione Rectngulo y dibuje
uno, observe como se ajusta automticamente a las
celdas.
L Seguidamente, vuelva a seleccionar la misma opcin y dibuje

debajo del rectngulo anterior otro rectngulo, observe
como ahora no se ajusta a las celdas.
L Ahora seleccione A la forma de la opcin Ajustar del men Dibujo de la barra de

L Seguidamente, vuelva a seleccionar Rectngulo , ahora

dibuje un rectngulo, ajustndolo al borde izquierdo del
segundo rectngulo y al lado inferior del primer rectngulo.
Observe como esta opcin nos ha permitido ajustar el rectngulo tanto a un objeto como
a las celdas. Recuerde que para utilizar esta opcin se activa automticamente la opcin A la
cuadrcula y que debe estar activada siempre.
#Alinear o distribuir
Esta opcin nos permite ordenar los elementos de forma
automtica y de modo que quedan bien alineados, centrados, etc,
dependiendo el tipo de alineacin que escoja.
L Seleccione todos los elementos que ha dibujado con la
ayuda de <Mays> y seguidamente pulse una a una
todas los opciones, observe como Excel va ordenando automticamente los
objetos.
#Empujar
Esta opcin nos permite desplazar un elemento que tenemos dibujado, para
ello disponemos de cuatro opciones, arriba, abajo, izquierda y derecha. Este
desplazamiento se hace celda a celda.
L Seleccione uno de los objetos y pruebe cada una de las opciones.
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4.7.4.- Modificaciones de objetos
#Giro o volterar
L Seleccione uno de los elementos que tiene dibujado.
A continuacin probaremos de realizar rotaciones de los dibujos, para ello utilizaremos el

crculo verde que aparece en la parte superior al seleccionar el objeto .
L A continuacin ponga el cursor del ratn encima del circulo verde, el cursor se
habr transformado a esta imagen, ..
L En ese momento haga clic y desplace el puntero, podr girar el dibujo a travs de
ese punto. Grelo unos 45 y suelte el botn del ratn, el dibujo permanecer
con ese giro. Pruebe a girar los otros elementos del dibujo.
A dems de esta posibilidad, encontramos otra en el men Dibujo de la barra de

herramientas Dibujo. Veamos un ejemplo.
L Seleccione de nuevo uno de los objetos creados. Ahora seleccione la opcin Girar
libremente de la opcin Girar o voltear del men Dibujo en la barra de
Observe como en las cuatro esquinas del objeto seleccionado aparece de nuevo el smbolo
, el cual nos permite girar libremente el objeto.
L Posicione el cursor sobre cualquiera de los smbolos verdes y compruebe como el
objeto gira. Deje el objeto con la orientacin que ms le guste.
L Para finalizar pruebe cualquiera de las otras cuatro opciones

del men Girar o voltear.
#Cambiar autoforma
Por ltimo nos encontramos en el men Dibujo con esta opcin, Cambiar autoforma.
Esta opcin nos permite convertir cualquier objeto de los dibujos que hemos introducido en una
de las autoformas que trae este men. Ahora mediante un ejemplo, veremos como funciona.
L Seleccione cualquiera de los tres objetos que debera tener en pantalla.
Seguidamente seleccione cualquiera de las Autoformas que encontrar dentro
de la opcin Cambiar autoforma del men Dibujo de la barra de herramientas
Dibujo.
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L Pruebelo tantas veces como quiera, cuando finalice, cierre el documento sin
guardar los cambios realizados.
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4.8 - EJERCICIOS
4.8.1.- Empresa Ladera S.L.

L Abra el libro Empresa Ladera.xls de Mis Documentos y aada los siguientes
elementos grficos modificando adems lo que a continuacin se le detalla:
L Cambie el tamao y la posicin del dibujo de las monedas que hay insertado.
L Guarde y cierre el libro de trabajo cuando considere acabado el ejercicio.
4.8.2.- Naturaleza
L Utilizando un diagrama de tipo Piramidal, intente crear la siguiente pirmide tal y
como aparece en la siguiente imagen:
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L Cuando finalice, guarde el libro de trabajo con el nombre de Naturaleza.xls y cierre

el libro.
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#Ejercicio de Evaluacin
Antes de proseguir con el temario del curso, debe realizar un ejercicio de evaluacin.
L Abra el icono que aparece a la derecha de ste prrafo, ubicado en la carpeta Mis
Documentos, le aparecern los ejercicios que debe realizar.
Mientras est realizando el ejercicio de evaluacin, podr consultar el dossier tanto como
sea necesario.
Si comprende que todava no est preparado para realizarlo,
podr anularlo mediante el botn que aparece a la derecha de este
prrafo y repasar los puntos en los que tiene dudas.
Podr volver a realizarlo cuando est mejor preparado.
Una vez haya terminado el ejercicio de evaluacin, los resultados pasarn a formar parte
de su expediente acadmico, no existiendo la opcin de volver a repetirlo.
Ver el resultado de manera automtica,
mediante el botn de la derecha, en el cul se le indicarn
las preguntas que ha acertado, las que ha fallado y las
aclaraciones a las preguntas propuestas. La finalidad de ste es que repase los puntos en los que
ha fallado, antes de continuar con el temario del curso.
Recuerde que NO PODR CAMBIAR DE CURSO , si no tiene todos los ejercicios de evaluacin realizados.
Ante cualquier duda consulte con el profesor.

L Una vez terminado este ejercicio de evaluacin, ya puede continuar con el temario
del curso.

113
108
EXCEL 2003 5 - Bases de Datos en Excel Nivel Avanzado V.1
BASES DE DATOS EN
5 EXCEL
Antes de empezar a emplear bases de datos mediante Excel debemos definir qu es una
base de datos y para qu sirve.
Una base de datos es un conjunto de informacin relativa a un asunto en concreto, como
una lista de clientes o el mantenimiento de una coleccin de CDs. Los datos individuales (de un
cliente o de un CD en particular) se colocan en fila y se denomina registro. Cada registro se
estructura en columnas o campos, donde almacenaremos los datos referentes a un tipo o categora
de informacin.
Resumiendo pues, un registro es una fila de una base de datos, un campo es una columna,
y un nombre de campo (o rtulo) identifica una determinada columna con un nombre, que se
encontrar en la fila superior de la base de datos.
A pesar de todo, debe tener en cuenta que Excel no es un sistema gestor de bases de datos
(como lo son Access o dBase, por ejemplo) y su funcionalidad con las bases de datos se basa
sobretodo en su capacidad como herramienta de anlisis.
As pues, antes de decidirse por las hojas de clculo como lugar para almacenar
permanentemente los datos, debe conocer sus limitaciones:
Una base de datos de Excel puede contener como mximo 65.536 registros y 256 campos, debido a la propia
limitacin de las hojas de clculo.
La base de datos entera (la hoja de clculo) estar cargada en la memoria.
Los datos ocuparn por lo general ms espacio en disco que los datos almacenados en una base de datos
convencional, ya que la hoja de trabajo adems puede contener formatos, grficos, frmulas, etc.
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Al disear una base de datos con Excel deberemos tener en cuenta las siguientes reglas:
Los nombres de campo o rtulos pueden tener como mximo 255 caracteres, y no se pueden repetir en distintos
campos.
Todas las entradas de un campo deben contener el mismo tipo de datos. Cada campo de un registro puede contener
texto, nmeros, funciones y frmulas. Excel no distingue maysculas de minsculas.
Un registro no puede ocupar ms de una lnea o fila.
Las entradas de datos se pueden formatear de igual modo que las celdas de una hoja de clculo.
Excel nos permite crear y definir bases de datos, la edicin de sus datos (aadir, eliminar
y modificar la informacin que almacene) y buscar datos concretos o filtrarlos.
5.1 - EDITAR REGISTROS
Ahora vamos a crear paso a paso una base de datos en Excel. Primero va a necesitar una hoja
en blanco, ya que una base de datos siempre debe estar contenida en una nica hoja de clculo.
L Cree un nuevo libro de trabajo pulsando el botn Nuevo .
L En la Hoja1 introduzca la siguiente lista, aplicando los formatos que crea oportuno:
L Ponga en negrita los nombres de campo (rango A1:C1).

L Asegrese de que se encuentra como celda activa alguna de las de la lista que ha
introducido. Luego acceda a Formulario...
en el men Datos. Le aparecer el
siguiente cuadro de dilogo:
Mediante este cuadro de dilogo podremos trabajar

cmodamente con la base de datos aadiendo, visualizando,
buscando y borrando registros de una forma sencilla.
El cuadro de dilogo se encuentra dividido en dos
partes: la parte izquierda muestra los registros de la base
uno a uno, mientras que en la parte derecha se encuentran
diversos botones de acciones. En el centro se encuentra una
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barra de desplazamiento, que nos permitir desplazarnos por los distintos registros. Por ltimo en
la esquina superior derecha se nos informa del nmero total de registros de la base de datos y el
nmero de registro en el que actualmente estamos situados.
L Pulse varias veces en los botones Buscar siguiente y Buscar anterior para
avanzar y retroceder registro a registro.
L Ahora desplcese por los registros mediante la barra de desplazamiento.

Si se ha desplazado al ltimo registro (6 de 6) y luego ha intentado avanzar con la barra
de desplazamiento, habr visto cmo el formulario queda a la espera de la introduccin de un
nuevo registro.
5.1.1.- Aadir registros desde un formulario

Hasta ahora, cuando queramos introducir una serie de datos lo hacamos directamente en
la hoja de clculo. Si lo que queremos es aadir datos a una base de datos creada con Excel,
tambin podramos seguir empleando el mismo mtodo, pero puede que nos resulte ms cmodo
hacerlo desde un formulario como el visto.
Para aadir un nuevo registro desde el formulario, podemos hacerlo bien situandonos en
un nuevo registro (desplazando la barra de desplazamiento hasta su extremo inferior), o bien
pulsando directamente en el botn Nuevo.
Va a aadir un nuevo registro utilizando para ello el formulario de datos.
L Pulse en el botn Nuevo del formulario, aadir un nuevo registro.
L En el cuadro de texto etiquetado como Producto: escriba Bluetooth. Pulse <Tab>
para situarse en el siguiente campo.
L En el campo Cantidad introduzca 11. Vuelva a pulsar <Tab> e introduzca 27,12 en

el campo Precio/Unidad..
El registro an no se ha almacenado en la hoja de clculo. Adems an no ha guardado el

libro de trabajo, con lo cual podra perder todo lo que ha hecho hasta ahora.
L Mueva el cuadro de dilogo de forma que le permita ver toda la lista de datos que
introdujo al principio del ejercicio. Luego pulse <Intro> para aadir el nuevo
registro.
Compruebe que efectivamente se ha aadido el nuevo registro en la hoja de clculo.
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L Pulse Cerrar para salir del cuadro de dilogo.

L Guarde el libro de trabajo con el nombre de Artculos de Informtica.xls pero
no lo cierre. Va a seguir trabajando en l.
5.1.2.- Buscar registros desde un formulario

Mediante el empleo del botn Criterios podemos realizar sencillas consultas o bsquedas
en nuestra base de datos. Esta opcin no permite extraer los registros y slo los podremos
visualizar, pero a pesar de eso resulta una herramienta muy til por su sencillo manejo.
Una vez hemos pulsado dicho botn, podemos especificar el criterio de bsqueda
introducindolo directamente en el campo a buscar. Asimismo podemos utilizar los caracteres
comodn * y ?, y emplear los operadores relacionales (<,=,>,<=,>=).
Vamos a ver unos cuantos ejemplos de bsqueda de registros. Sigue en el libro de trabajo
Artculos de informtica.xls y se encuentra situado en la hoja de clculo Hoja1.
L Seleccione como celda activa una de las que se encuentran en el rango A1:C8.
L Acceda al formulario de datos mediante el men Datos/Formulario....
L Pulse en el botn Criterios para aadir un criterio de bsqueda.
Al hacerlo, el botn Criterios pasa a denominarse Formulario. El botn Formulario
sirve para abandonar la especificacin de criterios y volver a la edicin de registros. En esta
primera bsqueda vamos a buscar los registros cuyo campo Producto empiece por M.
L Introduzca el cursor en el campo Producto: e introduzca M*.
L Pulse varias veces en los botones Buscar siguiente y Buscar anterior para ver
los tres registros (1 de 7 y 4 de 7) que cumplen con dicho criterio.
Mediante el empleo de estos dos botones podemos visualizar slo los registros que
cumplan con el criterio especificado. Si se desplaza por los registros mediante la barra de
118
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desplazamiento, podr ver que por el contrario no se tiene en cuenta el criterio especificado y se
visualizan todos los registros.
L Posicinese en el primer registro y vuelva a pulsar en Criterios.
L Pulse <Supr> para borrar el criterio que insert anteriormente.
L Site el cursor en el campo Cantidad: y escriba >=40.
L Utilice los botones Buscar siguiente y Buscar anterior para ver los tres registros
(1 de 7, 3 de 7 y 6 de 7) con su campo Cantidad igual o mayor a 40 unidades.
Por ltimo vamos a realizar una bsqueda con varios criterios. Queremos encontrar los
artculos cuyo nombre empiece por M y con precio inferior a 240,40i.
L Sitese en el primer registro y pulse en Criterios. Pulse en el botn Borrar para
borrar los criterios introducidos antes.
Si ahora quisiera recuperar esos criterios debera emplear el botn Restaurar.

L Escriba M* en el campo Producto: y <240 en el campo Precio/Unidad:.
L Emplee los botones de bsqueda. Slo encuentra el registro 4 de 7.
L Vuelva a pulsar en el botn Criterios.
El botn Formulario sirve para salir del modo de introduccin de criterios y volver al
modo de edicin del formulario. Cuando lo pulsamos se vuelve a permitir la introduccin de
nuevos registros, su modificacin y eliminacin.
L Pulse en el botn Formulario. ste se transforma en el botn Criterios y se vuelve
al modo de edicin de registros.
L Pulse en el botn Cerrar para salir del formulario.

5.1.3.- Modificar registros desde un formulario
Imagnese que desea modificar un determinado campo o campos de un registro en
concreto. Estando situado en la hoja de clculo primero debera localizar dicho registro (por
ejemplo, mediante el men Edicin, Buscar...) para luego realizar la modificacin deseada.
Si estaba trabajando ya directamente en la hoja de clculo esa podra ser una buena forma
de hacerlo, pero si por el contrario se encontraba en el formulario entonces preferira realizar la
modificacin desde all.
L Sitese en la Hoja1 del libro de trabajo Artculos de informtica.xls.
L Seleccione como celda activa una cualquiera de las de la tabla y acceda al
formulario de datos.
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Vamos a modificar el producto "Modem" para aumentar su cantidad a 21. Aunque en
nuestro caso tenemos pocos registros y podramos buscar dicho producto mediante la barra de
desplazamiento, normalmente ser preferible seguir el mtodo visto en el apartado anterior.
L Pulse en el botn Criterios para buscar registros que tengan Modem en el campo
Producto:. Introduzca el criterio Modem en dicho campo y luego pulse <Intro>.
Le debera aparecer el registro buscado.

L Haga doble clic en el valor del campo Cantidad: y pulse <Supr> para borrar su
contenido.
L Introduzca 21 en dicho campo.

La modificacin se har efectiva tanto si pulsa <Intro> cmo si se desplaza a otro registro
mediante la barra de desplazamiento.
L Pulse en cualquiera de los botones de la barra de desplazamiento y observe lo
que sucede en la hoja de clculo. Comprobar que la modificacin se ha
producido.
5.1.4.- Eliminar registros desde un formulario

El procedimiento a seguir para eliminar un determinado registro desde el formulario es
similar al aplicado en la modificacin. Primero debemos encontrar el registro a eliminar y una vez
en l, pulsamos en el botn Eliminar.
Vamos a eliminar el producto "Monitor". An se encuentra en el formulario de datos.
L Desplcese al registro cuyo campo Producto: contenga Monitor.
L Pulse en el botn Eliminar. Le surgir un cuadro de confirmacin.
L Acptelo, el registro eliminado desaparece de la hoja de clculo y los que le

seguan se desplazan una fila hacia arriba.
L Pulse en el botn Cerrar para salir del formulario.

Observe que la eliminacin realizada desde formulario no se puede deshacer. La insercin
de nuevos registros y la modificacin, aunque se realicen desde formulario, s se pueden deshacer.
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No as ocurre con la eliminacin, que slo se puede deshacer si la realizamos con
Edicin/Eliminar.
L Guarde el libro de trabajo y cirrelo .
5.2 - FILTRO DE REGISTROS
A veces puede resultar til mostrar slo los registros de la base de datos que cumplan unos
determinados criterios. Esto se lleva a cabo filtrando dicha base de datos.
El filtrado de registros oculta provisionalmente las filas que no cumplen el criterio
especificado. Mientras el filtro est activado, muchos comandos y caractersticas de Excel slo
funcionarn con las filas visibles. Esto nos permitir realizar clculos slo con determinados
registros, poder copiar o mover fcilmente slo una parte de los registros, etctera.
Podemos ejecutar, con listas filtradas, entre otras las siguientes tareas:
Tipo Descripcin
Imprimir Slo los registros filtrados.
Cortar, Copiar, Pegar, Borrar y Eliminar... Slo se aplican a las celdas visibles despus del filtrado.
Autosuma (barra de herramientas Estndar) Calcular el total correspondiente a los datos presentados por el
filtro, y no considerar los ocultos.
Ordenar una lista filtrada Slo se reorganizan las filas visibles. Las ocultas no se
desplazarn de sus posiciones originales.
Existen dos modos de establecer filtros para la bsqueda de registro en una lista con Excel:
El autofiltro para realizar filtrados rpidos con criterios sencillos y el filtro avanzado, que
emplea criterios ms complejos o calculados.
5.2.1.- Buscar registros mediante el Autofiltro

Mediante la opcin Autofiltro, del comando Filtro en el men Datos, podemos filtrar
rpidamente los datos que tengamos almacenados en la hoja de clculo.
A continuacin vamos a aplicar distintos filtros mediante el Autofiltro a una hoja de datos.
L Abra el libro Clientes.xls que tiene guardado en Mis Documentos.
L Site cmo celda activa una cualquiera de las pertenecientes a la lista.
Debe indicar a Excel dnde se encuentran los datos que desea filtrar.
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L Seleccione Datos/Filtro y pulse en Autofiltro para que esta opcin quede
marcada.
A partir de este momento ya podr empezar a aplicar los filtros deseados y observar sus
efectos sobre la hoja de clculo. Recuerde que si quisiera deshacer dichos filtros debera
desmarcar Autofiltro.
Vamos a ver un ejemplo muy sencillo de cmo filtrar los datos por un determinado campo.
L Para filtrar los registros por el campo Regin, pulse en la flecha
situada a la derecha del nombre de dicho campo. De la lista
con los diferentes valores que toma el campo Regin
seleccione Oeste.
Ahora slo son visibles los registros cuyo campo Regin es Oeste.
Observe que los indicadores de las filas filtradas son azules, y en la barra de
estado se indica el nmero de registros seleccionados por el filtro ("Se
encontraron 3 de 12 registros").
Adems de aplicar un filtro determinado sobre un campo cualquiera, es posible aplicar ms
de un filtro sobre los datos. Ahora ya los ha filtrado de forma que slo los que pertenecen a la
regin Oeste son visibles. Ahora vamos a aplicar un nuevo filtro sobre esos datos ya filtrados.
L Pulse en la flecha del nombre de campo Categora, y seleccione el valor

Servicios. Slo sern visibles los clientes con N Cliente 3 y 7.
Recuerde que imprimir una hoja de clculo filtrada slo imprimir los datos visibles en ella.
L Seleccione la opcin Vista preliminar del men Archivo para ver cmo se
imprimira la hoja de clculo filtrada. Luego cirrela pulsando en Cerrar.
Vamos a comprobar cmo el botn Autosuma slo nos calcula el total correspondiente
a los datos visibles por el filtro. Ello se podra aplicar tambin a otras frmulas que trabajen con
una fila o columna de datos cualquiera.
L Sitese en la celda F15 y pulse en Autosuma . Acepte con <Intro>.
El valor que se encuentra en F15 es el de la suma de los dos campos Ventas/mes visibles,
es decir 1566,24. Este valor cambiar si cambiamos el filtro.
122
116
L Pulse en la flecha del nombre de campo Regin, y seleccione (Todas) para
que el filtro considere todas las regiones (siempre que cumplan con el filtro
aplicado en el campo Categora).
El valor almacenado en F15 se modifica y pasa a ser de 6710,9. Se han considerado los
nuevos registros visibles.
Tambin podemos ordenar los datos visibles, sin que ello afecte a los datos no visibles por
el filtro. Vamos a ordenar los datos que tiene visibles actualmente, para que luego pueda ver que
la ordenacin no se aplica en los no visibles.
L Seleccione el rango B2:G14 y acceda a Datos/Ordenar....
L Ordene por el campo Nombre de forma descendente.
Los datos se ordenan por nombre de forma descendente.
L Elimine los filtros accediendo a Datos/Filtro y quitando la marca a Autofiltro.
Como podr comprobar, la ordenacin realizada anteriormente ya no tiene efecto; los
datos del campo Nombre aparecen desordenados debido a que se han aadido datos que no
figuraban cuando se realiz la ordenacin.
L Ordene la lista por el nmero de cliente.
L Sitese en la celda F15 y pulse <Supr> para eliminar la Autosuma.
#Tipos de Autofiltro
Antes ha observado que al realizar un filtro de un campo en concreto le apareca una lista
con los distintos valores que tomaba ese campo, ms tres valores entre parntesis
denominados (Todas), (Diez mejores...) y (Personalizar...). Adems, si en la lista existieran
campos vacos apareceran tambin (Vacas) y (No vacas).
El primer tipo de Autofiltro, Todas, hace que todos los valores del campo sean visibles.
Se suele emplear para anular un filtro anteriormente aplicado sobre ese campo. Adems es el filtro
por defecto en todos los campos es decir, si no indicamos lo contrario se mostrarn todos los
registros que contengan cualquier valor en ese campo.
L Sitese en cualquier celda del rango de datos, vaya a Datos/Filtro y active el
Autofiltro.
L Sitese en E2 y pulse en la flecha de Regin y seleccione Sur en la lista

desplegable.
L Vuelva a la misma lista y seleccione (Todas).

Ahora vuelven a aparecer todos los registros ya que no existe ningn campo filtrado.
123
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Cuando seleccionamos el segundo tipo de Autofiltro Diez mejores... y slo si el campo
es de tipo numrico o fecha/hora, nos surgir un cuadro de dilogo. Este cuadro de dilogo
permite cambiar el nmero de registros filtrados y elegir el nmero mximo o mnimo de dichos
registros (por ejemplo, los 10 mximos o los 3 mnimos).
L Pulse en la flecha al lado de Regin y seleccione (Diez mejores...).
No sucede nada ya que el campo Regin no contiene nmeros, ni fechas ni horas.

L Pulse ahora en la flecha al lado de Ventas/mes y seleccione (Diez mejores...).
Le aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro de diez mejores.
La caja de texto central nos permite indicar el nmero de elementos y con la lista
desplegable de la izquierda establecemos si se muestran los n elementos superiores o inferiores.
Mediante la lista desplegable de la derecha indicamos si queremos visualizar los n elementos
mejores segn su valor o segn su porcentaje.
Vamos a filtrar el campo Ventas/mes de modo que nos muestre los 5 elementos con mayor
valor.
L Haga clic en la caja de texto central, borre su contenido e introduzca 5.
L Compruebe que en la lista izquierda se muestra el valor superiores y en la derecha
el valor elementos. Pulse en Aceptar.
Observe que efectivamente le aparecen los 5 registros cuyo valor en el campo Ventas/mes
es superior, pero no obstante no aparecen ordenados. El filtro no los ordena, slo los muestra.
L Pulse en la flecha al lado de Ventas/mes y seleccione luego (Diez mejores...).
L En el cuadro de texto central, introduzca el valor 20.
L De la lista de la derecha seleccione por ciento. Termine pulsando Aceptar.
124
118
Como el 20 por ciento de las 12 filas que forman nuestros datos es de 2,4 (se redondea
a 2), se visualizan slo las 2 filas con un valor superior de Ventas/mes.
L Desactive este filtro seleccionando (Todas) en la lista de Ventas/mes.
Antes de finalizar, vamos a ver el filtro Personalizar.... Los filtros que vimos primero se
basaban en un determinado campo que era igual a un valor concreto. Por aadido, los autofiltros
personalizados nos van a permitir especificar relaciones distintas de igual a.
La lista desplegable que hay a la izquierda nos permitir especificar el operador relacional
(igual a, no igual a, mayor a, menor a, etctera). La lista desplegable a la derecha nos permite
especificar el valor del campo. Las listas desplegables inferiores nos permiten aadir un segundo
criterio de comparacin opcional y se utilizarn junto a uno de los dos operadores (Y,O).
L Pulse en la flecha al lado de Regin y seleccione luego (Personalizar...).
L Deje el cuadro de dilogo como sigue y termine pulsando en Aceptar.
Se muestran todos los registros cuyo campo Regin es Este o es Sur.

L Seleccione (Personalizar...) en la lista del campo Nombre.
Vuelve a surgir el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.
L En la lista desplegable superior izquierda seleccione comienza por.
L Haga clic en la lista superior derecha e introduzca T. Luego pulse Aceptar.
125
119
Sobre el filtro que haba realizado antes se ha aplicado este nuevo filtro, que se limita a los
clientes cuyo nombre comienza por la letra T. Este ltimo filtro tambin se hubiera podido
realizar mediante el operador es igual a, insertando entonces en la lista derecha el texto T*.
Empleamos el carcter comodn * para sustituir a cualquier carcter o caracteres en la
misma posicin o siguientes. El carcter comodn ? sustituye un nico carcter en la posicin
indicada.
Criterio buscara...
Talleres Lpez (campo Nombre) Los registros cuyo nombre sea Talleres Lpez.
T* (campo Nombre) Los registros cuyo nombre empiece por T.
??? (campo Nombre) Los registros cuyo nombre tenga 3 caracteres.
*ez (campo Nombre) Los registros cuyo nombre termine en ez.
Para finalizar con el aprendizaje del Autofiltro, vamos a ver los dos tipos de filtros que
mencionamos pero que an no ha visto.
L Elimine los filtros accediendo a Datos/Filtro y quitando la marca a Autofiltro.
L En la columna Nombre, elimine el contenido Talleres Lpez, situndose en l y
pulsando <Supr>.
L Vuelva a activar el Autofiltro.

L Pulse en la flecha al lado de Nombre y seleccione luego (Vacas).
Slo se visualiza el registro que tiene vaco su campo Nombre.
Este tipo de filtrado resulta muy prctico cuando tenemos un gran nmero de registros y
queremos conocer cules se encuentran vacos (por ejemplo, para rellenarlos).
L Ahora, en la lista del nombre de campo Nombre seleccione (No vacas).
Le aparecen ahora slo los clientes con nombre. Este tipo de filtro puede resultar til por
ejemplo cundo queremos que slo se impriman los registros que no tengan campos vacos.
L Vuelva a desactivar el Autofiltro para que se muestren todos los datos originales.
L Rellene de nuevo la celda borrada con Talleres Lpez.
126
120
5.2.2.- Filtrar mediante criterios avanzados

El filtrado mediante criterios avanzados es en cierto modo muy parecido al filtro
personalizado, slo que ste no se limita al mximo de dos condiciones que nos ofreca el segundo
y adems podremos especificar condiciones creadas como resultado de una frmula.
L Haga clic en cualquier celda perteneciente a la lista de clientes.
L Haga clic en Datos/Filtro y Filtro avanzado....
Le aparece el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Observe
que automticamente se le selecciona el rango de celdas donde tiene
almacenada la lista de datos y dicho rango se muestra ya en el
cuadro de dilogo (celda Rango de la lista:).
Con los botones de opcin podremos aplicar el filtro sobre
la misma lista o bien conservar sta y hacer que los datos filtrados
se muestren en otro lugar. En Rango de la lista: especificamos qu
datos se deben considerar en el filtrado, y en Rango de criterios:
especificamos las celdas donde se encuentran los criterios. Copiar
a: sirve para indicar dnde se copian los datos filtrados. Marcando
la casilla Slo registros nicos se omiten en el filtro los registros duplicados.
Cuando vayamos a aplicar un filtro mediante criterios avanzados hay que tener en cuenta
varias consideraciones iniciales. Primero de todo hay que conocer en qu parte de la hoja de
clculo queremos ubicar la lista de datos, ya que de ello depender posteriormente la situacin y
capacidad de la lista de criterios (y opcionalmente la ubicacin de los datos filtrados, si queremos
que stos se muestren en otro lugar).
Tambin es imprescindible que la lista de datos original disponga de nombres de campo,
ya que los criterios que aplicaremos identificarn los campos slo a travs de sus respectivos
nombres de campo.
L Cierre el dilogo Filtro avanzado pulsando en Cancelar.
Vamos a duplicar una fila completa de datos.
L Seleccione el rango B14:G14 y pulse en Copiar .
L Sitese en la celda B15 y pulse en Pegar .

Antes de usar el filtro avanzado vamos a especificar los criterios de filtrado. Debemos
copiar primero la fila donde se encuentran los nombres de campo, para que luego Excel pueda
identificar correctamente los criterios de filtrado que introduzcamos debajo.
L Copie el rango B2:G2 en B20:G20.
Vamos a introducir un criterio que filtre los clientes de la categora Servicios con unas
ventas mensuales superiores a 1502,53i.
127
121
L Introduzca Servicios en la celda D21, y en F21 teclee >2000 y <Intro>.
Cuando queremos introducir varias condiciones del tipo condicin Y condicin Y ...
1 2
condicin las debemos tener dispuestas en la misma fila. Si por contra las condiciones son del
N
tipo condicin O condicin O ... condicinN entonces deberemos disponerlas en filas distintas.
1 2
L Haga clic en Datos/Filtro y Filtro avanzado....

Vamos a filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
L Con el ratn seleccione el rango de la lista (B2:G15).
L Haga clic a la derecha de Rango de criterios: y seleccione el rango B20:G21.
L Marque la opcin de Slo registros nicos.
L Pulse Aceptar.
Para quitar los filtros avanzados, slo cuando stos no se aplican copindolos a otro lugar,
debemos ir al men Datos, Filtro, y hacer clic en Mostrar todo.
L Quite el filtro aplicado haciendo clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.
Vamos a aplicar un nuevo filtro: buscaremos todos los clientes cuyo nombre empiece por
T o que empiece por I. Recuerde los caracteres comodn * y ? que ya vio con el Autofiltro
personalizado.
L Borre el contenido de las celdas D21 y F21.
L Introduzca en C21 el criterio T* y en C22 el criterio I*.
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122
L Acceda al cuadro de dilogo Filtro avanzado y djelo
como sigue:
L Pulse Aceptar. Observe que se cumplen los criterios

indicados.
Vamos a realizar un nuevo filtrado sobre el filtro ya realizado. Esta vez vamos a hacer que
nos muestre slo registros nicos, y que adems el filtro se copie a un lugar distinto para poder
ver los cambios respecto al filtro anterior (ya que mantenemos los mismos criterios en principio
el resultado debera ser el mismo).
L Vuelva al cuadro de dilogo Filtro avanzado y pulse en Copiar a otro lugar.
Se activa la caja de texto Copiar a: para poder especificar dnde mostrar los datos
filtrados.
L Compruebe que el rango de la lista es el B2:G15, y el de criterios el B20:G22.
L Seleccione el rango B28:G34 en Copiar a: y marque la casilla Slo registros
nicos. Termine pulsando Aceptar.
L Haga clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.

Se muestran la lista original junto a los criterios empleados y el resultado del ltimo
filtrado.
L Guarde el libro de trabajo y cirrelo .
129
123
#Condiciones creadas como resultado de una frmula
Hasta ahora, los criterios que hemos utilizado en este ltimo tipo de filtrado no difieren
mucho de los que podamos emplear mediante el Autofiltro. En realidad, la principal potencia de
los filtros avanzados se basa en la posibilidad de disear criterios con condiciones creadas como
resultado de una frmula.
Podemos emplear como criterio un valor calculado como resultado de una frmula. La
frmula deber emplear una referencia relativa para hacer referencia al nombre de campo, o al
campo correspondiente del primer registro. Todas las dems referencias que podamos emplear
en la frmula deben ser referencias absolutas. Adems, al ser un criterio lo que especificamos,
la frmula deber poder evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Para especificar un criterio de este tipo lo haremos de forma parecida a como se suele
hacer con los filtros avanzados. Copiaremos los nombres de campo a una zona libre de la hoja
de clculo y debajo iremos aadiendo los criterios deseados. No obstante, los criterios que
emplean frmulas debemos aadirlos en columnas sin nombre.
Veamos un ejemplo que nos mostrar los datos de los vendedores que superan el promedio
de ventas de un determinado ao.
L Abra el libro Vendedores.xls que tiene almacenado en Mis Documentos.
La hoja de clculo contiene un listado de vendedores y facturacin lograda durante los

aos 2004 y 2005. Se han aadido los promedios de cada ao para que pueda ver qu vendedores
lo superan.
En ambos aos los vendedores que superan el promedio son Alejandro, Laura y Nuria.
L Copie el rango B2:D2 y pguelo en la celda B15.
L Introduzca en C16 el criterio =C3>PROMEDIO($C$3:$C$8) y pulse <Intro>.
El criterio que hemos introducido emplea una referencia relativa a la celda C3 para
referirse no slo a sta sino a todas las que pertenezcan al campo 2004. La frmula empleada filtra
los registros cuyo campo 2004 supera el promedio de los valores existentes en el rango C3:C8.
En la celda C16 se le muestra el valor VERDADERO. De hecho este valor no nos interesa
en absoluto ya que lo nico que nos est diciendo es que el valor que hay en C3 es superior al
promedio. Otras veces incluso se nos puede mostrar el mensaje de error #NOMBRE? en esta
celda que contiene el criterio, pero se puede ignorar ya que no afecta al modo en que Excel filtra
la lista.
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124
L Vaya a Datos/Filtro/Filtro avanzado....
L Seleccione si es necesario el rango B2:D8 como rango de la lista.
L Seleccione B15:D16 como rango de criterios.
L Pulse Aceptar.
No se visualiza ningn registro, a pesar de que sabemos que existen tres vendedores que
cumplen el criterio especificado. Lo que sucede es que hemos aadido el criterio debajo de la
celda C15, una celda no vaca ya que contiene el nombre de campo 2004. Para que el filtro
funcione correctamente debemos introducir dicho criterio en una celda que no se encuentre debajo
de un nombre de campo, o eliminar ste.
L Mueva el contenido de la celda C16 a la E16.
L Quite el filtro haciendo clic en Datos/Filtro/Mostrar todo.
L Sitese en una celda cualquiera del rango B2:D8.
L Vaya a Datos/Filtro/Filtro avanzado... para realizar un nuevo filtro.
Aparece correctamente seleccionado el rango de la lista B2:D8.
L Seleccione el rango de criterios B15:E16 y pulse Aceptar.
Ahora s se muestran los registros correspondientes a los vendedores Alejandro, Laura y
Nuria. Esto se debe a que cuando el criterio no es una cantidad fija o definida, sino que es un
calculo que debemos hacer esta condicin debe ponerse de modo aislada.
L Quite tambin este filtro.
Podemos utilizar este tipo de criterios de forma aislada o conjuntamente con otros
criterios. Recuerde que disponer todos los criterios en la misma fila significa que todos deben
cumplirse para que supere el filtro (funcionan como el operador lgico Y) mientras que si se
encuentran en filas distintas funcionarn cmo el operador lgico O.
L Introduzca Carlos en la celda B17.
Queremos que se muestre el vendedor Carlos Y los vendedores que superan el promedio.
L Sitese en una celda cualquiera del rango B2:D8, y luego aplique el filtro
avanzado que haga uso de los criterios necesarios.
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Observe como en la ilustracin anterior, nos muestra el vendedor Carlos y los vendedores
que superan el promedio.
L Quite el filtro y elimine las celdas B17 y E16, cuando finalice guarde el libro
de trabajo y cirrelo .
5.3 - FUNCIONES PARA BASES DE DATOS
Un aspecto muy til de la relacin entre programas de hojas de clculo y bases de datos
es que es posible crear muchas funciones de resumen de datos de bases de datos en programas de
hoja de clculo y viceversa.
Existen funciones disponibles para su uso con las listas de datos de Excel, BDSUMA,
BDPROMEDIO, BDCONTAR, BDMAX y BDMIN. Cada funcin opera del mismo modo que
su versin ms sencilla y que ya a utilizado en captulos anteriores.
Pero a diferencia de las sencillas, con las funciones de bases de datos, puede definir
criterios para restringir las celdas que la funcin considera cuando genera su resultado. Cada
funcin de bases de datos sigue este formato. Usaremos como ejemplo el BDSUMA.
=BDSUMA(Base de datos;"Nombre del campo";criterios)
Base de datos es el rango de celdas que comprende la lista de datos, Nombre de campo
el nombre del campo, no letra de la columna, y criterios es el rango de celdas que contiene los
nombres de campo y criterios a tener en cuenta. Por ejemplo:
=BDSUMA(A10:F687;"Compras";A1:F2)
L Abra el libro de trabajo Funciones en base de datos.xls de la carpeta Mis
Documentos. Seguidamente escriba Hora en la celda G1.
La creacin de un segunda encabezado Hora le permite incluir ms de una restriccin

sobre los valore del campo Hora.
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L Seleccione las celdas A1:G1 y haga clic en Copiar de la barra de herramientas
Estndar. Ahora seleccione la celda A3 y en la barra de herramientas Estndar
haga clic en Pegar .
L Seleccione la celda A5 y haga clic en Pegar otra vez.

L Ahora aada los siguientes datos, de modo que quede tal y como puede observar
en el siguiente grfico:
L Ahora todo seguido en la celda H8 escriba Total ventas Mi de 1pm a 4pm en

Febrero.
L Ahora todo seguido en la celda H9 escriba Horas de Marzo en la semana 2 con

ventas por encima de 200 . i
L Ahora todo seguido en la celda H10 escriba Ventas ms altas por hora en Enero.
L Una vez puesto los rtulos, escriba la frmula =BDSUMA(A11:F1127;
Ventas;A1:G2) en la celda I8 y pulse <Intro>. Aparecer 4.463,00 i.
L En la celda I9, escriba la frmula =BDCONTAR(A11:F1127; Horas;A3:G4). Dar

como resultado 51.
L En la celda I10, escriba la frmula =BDMAX(A11:F1127; Ventas;A5:G6). Debe

aparecer el valor 1.028,00 i.
L Finalmente guarde el libro de trabajo y a continuacin cierrelo, pues no seguiremos

trabajando en ello.
133
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5.4 - MICROSOFT QUERY
A veces puede ocurrir que necesitemos datos que originalmente se crearon con otros
programas especficos para ese cometido. Podemos tener una base de datos que fue creada con
Access o dBase (por citar dos de los gestores de bases de datos ms conocidos) y ahora querer
importar esos datos a Excel para poder trabajar con ellos.
Para esos casos disponemos de una aplicacin especial llamada Microsoft Query. Query
es un programa que permite incorporar datos de orgenes externos a otros programas de Office,
en especial a Excel.
Tambin es posible que slo nos interese acceder a un conjunto de datos y no a todos los
datos de la base por completo, por lo que utilizaremos una consulta, que no es ms que un
conjunto de parmetros especiales donde podemos elegir qu datos queremos visualizar o
importar hacia Excel.
Para acceder a un tipo de datos especfico, ser necesario haber instalado previamente los
controladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo podra comprobar
desde Windows accediendo a Herramientas Administrativas, icono Orgenes de datos (OBDC).
5.4.1.- Creacin de una consulta de datos
Mediante la aplicacin Query podemos insertar datos procedentes de una fuente de datos
externa a Excel en nuestra hoja de clculo. Cuando creamos una consulta de datos mediante
Query, estamos filtrando esa fuente de datos de modo que slo se copian a nuestra hoja los datos
que cumplan unos determinados criterios. Seguidamente vamos a ver qu pasos hay que seguir
para ello.
Para comenzar es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos, indicando la
fuente de datos y las tablas que queremos importar. Si no tiene nociones de la utilizacin de los
programas gestores de bases de datos, no se preocupe puesto que en este ejercicio slo vamos a
extraer datos de una base de datos ya existente.
L Cree un nuevo libro de trabajo pulsando el botn Nuevo de la barra de

herramientas Estndar.
Vamos a utilizar la hoja de clculo actual como destino para los datos externos deseados.
L Acceda al men Datos, submen Obtener datos externos y desde all haga clic
en Nueva consulta de base de datos....
Se inicia la aplicacin Microsoft Query, apareciendo el cuadro de dilogo Elegir origen

de datos.
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128
Vamos a elegir como origen de los datos una base de datos creada con Access.
L De la ficha Bases de datos, escoja el elemento MS Access Database* y pulse en
Aceptar.
Query le mostrar el mensaje "Conectando al origen de

datos" y el cuadro de dilogo desde donde vamos a indicarle el
archivo que contiene los datos a consultar (en nuestro caso se
tratar de la base de datos Neptuno.mdb, que forma parte de los
archivos de ejemplo de Access).
L Sitese si an no lo est en Mis Documentos, seleccione el archivo Neptuno.mdb

y pulse en Aceptar.
Ya hemos indicado a Query que emplee como fuente de datos el archivo Neptuno.mdb.
Los datos de dicho archivo se encuentran almacenados en estructuras conocidas como tablas; stas
podramos equipararlas a hojas de datos creadas con Excel como los que ha visto al principio de
este captulo.
Ahora Query nos pregunta qu tabla o tablas del archivo a importar queremos incluir en
la consulta.
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129
L En la lista de la izquierda seleccione la tabla Clientes.

L Haga clic en el smbolo al lado del nombre de la tabla seleccionada.
Se mostrarn los campos que forman esa tabla. Para realizar la consulta slo
seleccionaremos algunos de ellos.
L Seleccione el campo IdCliente en la lista de la izquierda y desplcelo a la lista de
la derecha haciendo clic en el botn .
L Aada de igual modo los campos Direccin, Ciudad y Telfono.
L Pulse en el botn Siguiente >.

L Deje el cuadro Filtrar datos como sigue y vuelva a pulsar en Siguiente >.
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L Elija el campo IdCliente como campo para la ordenacin ascendente.
L Pulse en Siguiente >.
Ahora podramos importar directamente los datos filtrados a la hoja de clculo,
seleccionando el botn de opcin Devolver datos a Microsoft Excel y pulsando en Finalizar.
No obstante vamos a realizarlo de otro modo, para poder ver cmo funciona la ventana de Query.
L Haga clic en Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query y luego pulse
en Finalizar. Se abrir una ventana como la siguiente.
Desde esta pantalla de trabajo de Microsoft Query podemos modificar las opciones de
consulta, el modo de ordenacin, aadir o eliminar campos para dicha consulta, etc. Observe las
tres partes principales de dicha pantalla de trabajo: en la parte superior disponemos de la tpica
barra de botones. En la parte central aparecen el nombre y los campos de la tabla elegida, as como
la ventana de criterios de seleccin. Por ltimo, en la parte inferior tenemos los campos filtrados
en forma de columna.
Podemos aadir campos a la consulta seleccionndolos de la tabla y arrastrndolos hacia
una nueva columna de la parte inferior. En nuestro caso, vemos que slo hay un cliente que
cumpla la condicin de ser de la ciudad de Barcelona.
L Borre el criterio Barcelona (a la derecha de Valor: y debajo del campo Ciudad).
El resultado de la consulta que se muestre en la parte inferior an no ha variado. Debe
actualizarse la consulta pulsando en el botn Ejecutar consulta ahora.
L Pulse en el botn Ejecutar consulta ahora de la barra de herramientas.
Como no existe ningn criterio de filtrado, se muestran todos los registros existentes en
la tabla Clientes. En concreto se trata de 91 registros o filas, de cuatro campos o columnas cada
uno.
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Vamos por fin a exportar esos datos a nuestra hoja de clculo.
L Abra el men Archivo y pulse en la opcin Devolver datos a Microsoft Office
Excel.
Por ltimo, Excel le preguntar dnde quiere insertar los datos. En nuestro caso vamos
a introducirlos en la hoja de clculo existente y a partir de la primera celda de la misma.
L Deje el cuadro de dilogo como en la siguiente imagen y acabe pulsando Aceptar.
La hoja de clculo actual se rellenar con todos los datos seleccionados por la consulta.
Ahora esta hoja de clculo estar vinculada con la tabla de la base de datos seleccionada, es decir,
cualquier modificacin sobre sta se ver reflejada en nuestra hoja de clculo.
Podemos igualmente tratar los datos como si fueran columnas
normales de Excel, pero con la ventaja que tambin podemos modificar
algunos parmetros desde la barra de herramientas que aparece (Datos
Externos), y que estar disponible siempre que nos encontremos en
una hoja de clculo que contenga datos externos.
A travs de esta barra tendremos siempre la posibilidad de actualizar la consulta (mediante
los botones Actualizar datos y Actualizar todo ), haya o no haya ocurrido alguna
modificacin en ella. Esto es posible gracias a que el programa almacena en el propio libro de
trabajo la definicin de la consulta de donde son originarios los datos.
Si en el cuadro Propiedades del rango de datos externo desactivamos la casilla

Guardar definicin de consulta y guardamos el libro, Excel no podr volver a actualizar los
datos externos porque stos sern guardados como un rango esttico de datos. Adems, si
activamos Actualizar al abrir archivo los datos externos se actualizarn cada vez que abramos
el libro.
Recuerde que, para que sea posible la actualizacin de los datos externos, se necesita
almacenar la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo.
L Finalice cerrando el libro, gurdelo con el nombre de Query.xls en la carpeta Mis
Documentos.
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5.5 - EJERCICIOS
5.5.1.- Electro-Ecel
ELECTRO-ECEL es un comercio destinado a la venta de electrodomsticos que emplea
el libro de trabajo Datos Artculos.xls para almacenar informacin sobre los artculos que
comercializa.
L Abra el libro Datos Artculos.xls que se encuentra en la carpeta Mis Documentos.
L Seleccione el rango B6:E13 y acceda al formulario de Excel.

L Desde ste, introduzca los siguientes registros:
L Busque y elimine los artculos cuyas unidades vendidas han sido 1.

L Modifique el nombre del artculo Despertador A2 para que sea Despertador X2.
L Cierre el formulario.
L Mediante el correspondiente Autofiltro, visualice los tres registros con menor
cantidad de unidades vendidas.
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L Empleando el Autofiltro personalizado, haga que se muestren los registros cuyo
precio unitario se encuentre entre 50 y 250.
L Desactive el Autofiltro para poder ver todos los registros.

L Copie el rango B6:E6 a un rea libre de la hoja de clculo.
L Introduzca los criterios necesarios que filtren la lista de modo que slo se visualicen
los registros cuyas existencias y unidades vendidas sean mayores o igual
de 5.
L Aplique dicho filtro.
L Quite ese filtro avanzado y borre los criterios anteriores.

L Aada un criterio que emplee una frmula de modo que se filtren los registros
cuyo precio unitario sea mayor que el promedio.
L Quite ese filtro avanzado y aplique uno que nos muestre slo los registros cuyo
nombre de artculo empiece por D.
L Cuando finalice guarde el libro cirrelo .
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5.5.2.- Consulta de pedidos
En este ejercicio deber crear una hoja de clculo que contenga datos procedentes de una
consulta realizada en una base de datos externa.
L Sitese en una nueva hoja de clculo en un nuevo libro de trabajo, pulsando en el

botn Nuevo .
L Pulse en Datos/Obtener datos externos y haga clic en Nueva consulta de base

de datos....
L Cree un origen de datos del tipo MS Access Database* y seleccione la base de

datos Neptuno.mdb que tiene en Mis Documentos.
L Seleccione la tabla Pedidos, y de ella los campos IdPedido, IdCliente,

IdEmpleado, Destinatario, FechaPedido, FechaEntrega y
CiudadDestinatario.
L Fltrela de modo que slo se incluyan los pedidos que tengan como destinatario
Tortuga Restaurante.
L Ordnela por el campo IdPedido.

L Devuelva los datos directamente a Excel, situndolos a partir de la celda B4.
L Cuando haya finalizado guarde el libro con el nombre Pedidos Tortuga.xls y

cirrelo.
141
135
EXCEL 2003 6 - Herramientas Avanzadas Nivel Avanzado V.1
HERRAMIENTAS
6 AVANZADAS
6.1 - LAS LISTAS
Una lista de Microsoft Excel proporciona caractersticas diseadas para facilitar la

administracin y el anlisis de grupos de datos relacionados en una hoja de clculo de Excel.
Si designa un rango como una lista, podr administrar y analizar los datos de la lista sin
tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila
para totales, e incluso crear un informe de tabla dinmica utilizando nicamente los datos de la
lista.
Puede tener varias listas en una hoja de clculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para
separar los datos en funcin de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.
L Abra el fichero Datos Artculos.xls de la carpeta Mis Documentos. Deshaga
cualquier filtro o autofiltro que encuentre en este documento.
L Seguidamente, seleccione el rango de datos de B6 a E14. Ahora haga clic en

Crear lista de la opcin Lista del men Datos.
L Aparecer una ventana con el rango que nosotros hemos seleccionado,

compruebe de que sea correcto y pulse Aceptar.
De esta forma acaba de convertir un rango de datos en una lista, en la cual podr hacer
diferentes consultas.
L Seguidamente active, si no lo est ya, la barra de herramientas Lista.
143
136
L Si despliega la opcin Lista , desde aqu podramos aadir o eliminar filas

o columnas de la lista que estamos utilizando actualmente, veamos algn
ejemplo.
L Con el cursor situado dentro de la lista que estamos utilizando, haga clic en Lista
, seguidamente pulse en Insertar/Fila. Vera como directamente se aade
un fila en blanco encima de la celda que tena seleccionada.
L Rellene esta fila con estos datos: Sony Z600, 34, 180 y 11.
Del mismo modo que hemos aadido una fila nueva podramos haber introducido otra
columna nueva, por ejemplo una sobre las referencias. Seguidamente eliminaremos una de las filas.
L Seleccione la celda B13 y seleccione la opcin Lista , seguidamente pulse
en Eliminar, Fila. Como podr comprobar automticamente desaparece esta
lnea y por tanto queda eliminada.
Otras de las opciones importantes es la de Ajustar el tamao de la lista, con esta opcin
podemos mover el contenido de la lista, de modo que podemos dejar fuera de la lista alguno de
los rangos. O al contrario podramos crear nuevos huecos para aadir ms datos.
L Seleccione la opcin Lista , seguidamente pulse en Ajustar el tamao de
la lista. Aparecer el siguiente cuadro, donde podremos modificar directamente
el rango que debe formar la lista. Haga clic en Cancelar.
Otras de las opciones que encontramos, como Formulario o Asistente para Grficos,
ya los ha visto en captulos anteriores y su funcionamiento es exactamente el mismo.
L Cierre el libro de trabajo sin guardar los cambios realizados.
6.2 - LAS ETIQUETAS
A menudo es necesario incorporar alguna nota o algn tipo de aviso en alguna celda de
porqu ese dato es de esa forma o simplemente para recordarnos qu significado tiene. Esta es una
144
137
herramienta especialmente til cuando estamos compartiendo una hoja de trabajo, puesto que
podemos hacer modificaciones a nuestro modo sin saber si el otro usuario lo entender
correctamente.
Cuando aadimos un comentario a una celda, aparece una marca en la esquina superior
derecha de la misma, de forma que cuando situamos el ratn en esta marca, aparece un cuadro
junto a la celda, con el nombre del usuario y el contenido.
Ahora vamos a aadir un comentario en una celda:
L Abra el archivo Comentario del primer libro.xls, sitese en la celda D10, y ahora
haga clic en la opcin Comentario en el men Insertar.
L Ahora escriba el siguiente comentario: Este fue el

primer libro que utilizamos en Excel..
L Una vez haya terminado de escribir, haga clic fuera de

la zona amarilla del comentario y este
desaparecer, ahora aparece el smbolo en la celda correspondiente.
Ahora si queremos ver el contenido de la nota podemos

mover el ratn por el smbolo de nota y automticamente se
mostrar. Cuando dejemos de estar sobre el smbolo la nota
desaparecer.
L Ahora haga clic con el botn secundario sobre el smbolo para mostrar el men
contextual de la nota. Nos centraremos sobre las opciones de nota:
Si hacemos clic en la opcin Modificar comentario, volver a aparecer el cuadro amarillo

en el que introducimos la nota, para poder hacer las modificaciones correspondientes. Con la
opcin Eliminar comentario podemos quitar el comentario. Y la ltima opcin, Mostrar u
ocultar comentario, hace que est visible o invisible el comentario.
Adems del men contextual, tambin podemos recurrir a una barra de herramientas que
nos muestra opciones sobre las etiquetas, la barra de herramientas Revisin
L A continuacin active la barra de herramientas Revisin.
Nos centraremos especialmente en los iconos relacionados con las etiquetas:
ICONO DESCRIPCIN
Nuevo/Modificar comentario Permite crear un comentario nuevo o bien modificar el existente.
Comentario anterior Nos desplaza hasta el comentario situado anteriormente.
145
138
ICONO DESCRIPCIN
Comentario siguiente Nos desplaza hasta el comentario situado a continuacin.
Mostrar u ocultar comentarios Visualiza o deja de visualizar el comentario seleccionado.
Mostrar todos los comentarios Visualiza o deja de visualizar todos los comentarios del libro.
Eliminar comentario Elimina el comentario que tengamos seleccionado.
L Ahora sitese en la celda H10 y haga clic en Nuevo comentario de la barra

de herramientas Revisin.
L Y escriba: Aqu termina el texto del libro de trabajo.

L Seguidamente sitese en la celda D10 nuevamente, haga clic en Comentario
siguiente , se habr situado en el primer comentario. Vuelva a pulsar y se
situar en el ltimo comentario, ahora haga clic en Comentario anterior
y volver al primer comentario.
L Seguidamente haga clic en Mostrar u ocultar comentario .
Si pulsa sucesivas veces ver como el comentario se ir mostrando y ocultado

sucesivamente.
L Ahora haga clic en Mostrar todos los comentarios , haga los mismo que en
el paso anterior, haga clic sucesivamente y observe como todos los
comentarios de la hoja se muestran y se visualizan sucesivamente.
L Por ltimo, sitese en la celda H10 y haga clic en Eliminar comentario ,

observe como desaparece el smbolo rojo de esta celda.
L Cierre la barra de herramientas Revisin, ahora cierre el documento actual y

acepte cuando le pregunte si desea guardar los cambios.
6.3 - TEXTO A VOZ
Excel tiene una herramienta que permite al equipo leer de forma audible los datos
insertados en una hoja de clculo. Esta opcin puede usarla mediante la barra de herramientas
Texto a voz para que el equipo lea los datos seleccionados para su verificacin.
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139
Cada celda aparece resaltada mientras se lee el valor correspondiente. Si oye un error,
puede detener la lectura para corregir el error en la celda. Si lo prefiere, puede optar por or el
valor de la celda inmediatamente despus de insertar datos en cada celda .
El equipo lee lo que est visible en la hoja de clculo. Es decir, si la hoja de clculo se
encuentra en la vista de frmulas, el equipo lee las frmulas, si los datos de la hoja de clculo estn
ocultos, el equipo no lee estos datos.
Puede elegir si el equipo debe leer por filas o por columnas . De forma
predeterminada, el equipo lee una fila en sentido horizontal y luego pasa a la fila siguiente. Si elige
la opcin de lectura por columnas , el equipo lee una columna de arriba a abajo y luego pasa
a la siguiente columna.
Una vez que hemos seleccionado el tipo de lectura que va a realizar Excel, tenemos que
indicarle que empiece la reproduccin , en cualquier momento nosotros podemos detener sta
haciendo clic directamente en la opcin de detener .
NOTA: Como ha podido observar, no hemos realizado ningn ejemplo, ya que la opcin
Texto a voz est desactivada mientras no tengamos instalado un programa de controlador de voz.
6.4 - ANLISIS DE HIPTESIS
Hay veces en los que al trabajar con frmulas, conocemos el resultado que se desea
obtener, pero no las variables que necesita la frmula para alcanzar dicho resultado. Situaciones
como stas resultan frecuentes en anlisis comerciales o en la elaboracin de pronsticos
financieros.
Este tipo de situaciones requieren de los denominados anlisis de hiptesis, es decir,
poder saber qu condiciones iniciales previas son las ms idneas par obtener un resultado
adecuado.
6.4.1.- Bsqueda de objetivos
La principal caracterstica de la herramienta de bsqueda de objetivos es que nos permite
ajustar el valor de una entrada y comprobar el efecto que produce en las celdas dependientes de
ella. sta es una herramienta de anlisis de datos muy til cuando conocemos el resultado que se
desea obtener de una frmula, pero no el valor necesario de las variables que intervienen en sta.
Por ejemplo, una empresa en concreto deseara determinar el precio de venta que debe dar
a un determinado producto para que se consiga aumentar los beneficios en un 5 %. El resultado
u objetivo a alcanzar es dicho aumento de beneficios, y el precio de venta sera la variable de la
cual queremos conocer su valor.
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140
Suponga ahora que desea pedir al banco un prstamo de 10.820 i. y ste le otorga dos
aos para devolverlo. Para calcular el pago mensual de dicha devolucin, primero debemos
identificar los elementos que intervienen en ste:
El capital implicado en el prstamo (10.820 i en nuestro caso).El inters que nos pida el
banco por dicho prstamo (variar segn el banco).El perodo para devolverlo (ser de dos aos).
Cuanto menos inters nos pidan y mayor sea el perodo de devolucin, mejor. Estos dos
valores varan segn el banco; nuestro objetivo es determinar cual nos ofrece mejores condiciones
para obtener el capital deseado. Para ello existe una frmula en Excel, llamada PAGO, que nos
dar la cuota mensual a pagar segn un capital, un inters y un perodo en aos.
La funcin PAGO siempre devuelve el resultado en nmeros negativos, por lo que si
queremos eliminar el signo del resultado convirtiendo ste en positivo debemos emplear la funcin
ABS (valor absoluto). sta ltima convierte cualquier nmero en positivo.
L Estando en Excel, abra un nuevo libro de trabajo .
L Edite la hoja de clculo, con los formatos necesarios, para que le quede de la
siguiente forma:
L Realice los cambios oportunos para que la celda B5 tenga el formato en Euros.
L Introduzca en B5 la frmula =PAGO(B2/12;B3*12;B1).
El primer parmetro de la funcin es el inters anual (transformado en meses), el segundo
es el nmero de cuotas o mensualidades a pagar, y el tercero es el capital.
La cuota mensual a pagar ha resultado ser de -472.27 i..
L Modifique la frmula en B5 para que sea =ABS( PAGO(B2/12;B3*12;B1)).
Las funciones ABS() crean valores absolutos, estos valores siempre tienen un valor
positivo, de modo que convierte los valores negativos en positivos.
L Guarde el libro en Mis Documentos con el nombre Pagos Mensuales.xls pero

no lo cierre.
An no ha utilizado ninguna herramienta para la bsqueda de objetivos, pero con este

ejemplo podra ir variando los valores del capital, el inters y los aos para comprobar diferentes
resultados.
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141
Ahora imaginemos que slo disponemos de 400 i. para pagar cada mensualidad. El banco
actual nos ofrece un inters del 4,50 %, as que vamos a ver qu inters tendramos que conseguir
para llegar a pagar los 400 i que podemos pagar.
Podramos ir cambiando manualmente la celda que contiene el inters hasta conseguir el
resultado requerido, pero en muchos casos esto podra llegar a ser muy lento y pesado de llevar
a cabo. Para evitar esto tenemos la opcin de Buscar objetivos, a travs de la cual Excel nos
proporcionar el resultado buscado.
Vamos a buscar el inters que ms nos conviene, teniendo en cuenta que slo disponemos
de los 400 i. para cada mensualidad. Nos interesa que la cuota mensual tenga ese valor, y
queremos que la herramienta Buscar objetivos nos determine el inters necesario para ello.
L Sitese en B5.
L Acceda al men Herramientas, opcin Buscar objetivo.... Le aparecer el cuadro
del mismo nombre.
Tipo Descripcin
Definir la celda Se escribe la referencia absoluta o relativa, o nombre de la celda que contenga la frmula
para la que se desea buscar una solucin.
Con el valor Escribimos el valor del objetivo a resolver.
Para cambiar la Se introduce la referencia de la celda que contiene el valor que se desea buscar para
celda lograr el objetivo. A esta celda deber hacer referencia directa o indirectamente la
frmula especificada en Definir la celda.
L Deje el cuadro Buscar objetivo como sigue.
L Pulse en Aceptar.
Le aparecer el cuadro de dilogo Estado de la bsqueda de objetivo, informndonos
que Excel ha encontrado una solucin al problema.
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142
L Pulse de nuevo en Aceptar.
Excel ha modificado el inters pero ste aparece en negativo. Por tanto, el resultado no
ha sido el esperado, puesto que el banco no nos tiene que pagar el inters a nosotros sino
cobrrnoslo. Esto quiere decir que no es posible devolver el dinero en 2 aos pagando esa
cantidad.
Tendremos que volver a emplear la herramienta de nuevo, pero antes debemos cambiar
a otra celda, para evitar que se vuelva a emplear el inters. Como no podemos renunciar al capital,
ya que necesitamos los 10.820 i, slo nos queda intentarlo con los aos.
Veamos cmo hacerlo. Primero tenemos que restaurar los valores iniciales.
Siempre que se cambien los valores iniciales por otros al aplicar la solucin del objetivo
y deseemos restaurar los primeros, deberemos emplear la orden Deshacer del men Edicin o el
botn equivalente de la barra de herramientas Estndar.
L Deshaga Buscar objetivo.
L Vuelva a Herramientas/Buscar objetivo....
L Rellene las casillas que aparecen a continuacin.
L Haga clic en Aceptar del cuadro Buscar objetivo y Estado de la bsqueda de

objetivo.
Observe que han aparecido decimales pero, por lo menos, ya sabemos que podemos
cambiar el nmero de meses a pagar, si es que no podemos modificar el inters.
L Cambie el formato de la celda B3 para que slo se muestren dos decimales.
El perodo actual es de 2,38 aos, es decir dos aos y cuatro meses.
L Guarde los cambios realizados sobre el libro y cirrelo .
Es posible que otro banco nos ofrezca un inters ms bajo, por lo que en ese caso
podremos volver a buscar un nuevo valor para el perodo.
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# Trabajar con Buscar Objetivos
Para trabajar con la opcin de Buscar Objetivos, y en general en todas las herramientas
para anlisis de datos que ofrece Excel, hay que tener presente lo siguiente:
! Una variable o celda cambiante deber tener un valor del que dependa la frmula para
la que se desea encontrar una solucin especfica.
! Una celda cambiante no puede contener una frmula.
! Si no se obtiene el resultado esperado, hay que deshacer la accin.
6.4.2.- Tablas de datos
Aparte de la herramienta Buscar objetivos contamos con otro mtodo para buscar valores
deseados, llamado tablas de datos o tablas de variables.
Una tabla de datos es un rango de celdas situada en un rea en blanco de la hoja de
clculo, donde Excel mostrar cmo afecta el cambio de algunos valores de las frmulas a los
resultados de las mismas.
A diferencia de lo que sucede en Buscar objetivos, las tablas de datos nos permiten
calcular de una sola vez varias versiones de una determinada bsqueda, lo cual nos permitir ver
y comparar los distintos resultados para poder tomar la mejor decisin.
Existen dos tipos de tablas:
! Tablas de datos de una variable
Estas tablas se emplean cuando se quiere comprobar cmo afecta un valor determinado
a una o varias frmulas. Por ejemplo, utilizaramos una tabla de este tipo cuando deseramos ver
de qu modo afectaran distintos tipos de inters al pago mensual de una hipoteca.
! Tablas de datos de dos variables
Suelen utilizarse para comprobar cmo afectan dos valores a una determinada frmula. Por
ejemplo, emplearamos una tabla de dos variables para que nos mostrara cmo afectan los distintos
tipos de inters y plazos del prstamo al pago de una hipoteca.
# Trabajar con tablas de datos de una variable
L Abra el libro Pagos Mensuales 2.xls de Mis Documentos.
Ver que esta hoja de clculo se basa en el mismo caso que estudi en el apartado anterior.
Se trata de analizar en definitiva qu tipo de inters nos puede resultar ms favorable, si pedimos
un prstamo de 10.820i y tenemos un plazo fijo de dos aos para efectuar su devolucin.
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Cuando trabajamos con tablas de una variable necesitamos varios datos. Necesitamos una
celda o variable de entrada para indicar a Excel dnde ir introducindose la lista de valores
(en este caso, el rango A6:B10) uno a uno en la frmula o frmulas cuyos resultados deseamos
ver.
En este ejemplo, la celda B2 ser la variable de entrada que necesitamos. Aunque ya
tiene un valor, Excel lo ir sustituyendo por los que hay en A6:A10 en la frmula almacenada
en B5. Siempre que vayamos a crear una tabla de datos de una variable necesitaremos estos tres
elementos: una variable de entrada, una fila o columna de valores que tomar dicha variable, y una
fila o columna de frmulas que empleen esa variable de entrada (s, podemos emplear ms de una
frmula en tablas de una variable, aunque en este ejemplo nos limitaremos a una nica frmula
para que le sea ms sencillo).
L D al rango B6:B10 el mismo formato de moneda que tiene B5.
Los valores que va a tomar la frmula se han organizado en columna, as que deberan
encontrarse inmediatamente debajo y en la columna a la izquierda de la frmula que los va a
utilizar. Si por contra los valores se hubieran distribuido en fila, stos se habran tenido que situar
una fila por encima y a partir de la primera columna a la derecha de la frmula que las emplease.
Tenemos los valores en columna, y todos los datos ya se encuentran distribuidos
correctamente, pero antes de solicitar a Excel que nos genere la tabla tenemos que especificarle
dnde la queremos.
L Seleccione el rango A5:B10.
L Acceda al men Datos, opcin Tabla....
Le aparece el cuadro Tabla. Como estamos trabajando con
una tabla de una nica variable, slo tenemos que rellenar una de
las dos casillas. En este cuadro de dilogo se nos pide la referencia
de la variable de entrada, que la introduciremos en Celda de
entrada (fila): si los valores se han organizado en fila, o en Celda
de entrada (columna): si se han organizado en columna.
Como en nuestro caso los valores se han distribuido en columna, debemos introducir la
referencia absoluta $B$2 en la segunda casilla. Tenga en cuenta adems que una vez generada la
tabla, sta no se podr deshacer (si se equivoca deber borrar las nuevas celdas y crear la tabla
de nuevo).
L Escriba $B$2 en la casilla Celda de entrada (columna) y pulse Aceptar.
Se rellena la tabla con las distintas cuotas mensuales segn el inters. Como era de prever,
la menor cuota mensual (nuestro objetivo) se da con el inters ms bajo.
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# Trabajar con tablas de datos de dos variables
El resultado del ejemplo anterior ha resultado obvio, dado que slo se vea implicada una
nica variable. Aunque a pesar de eso la utilidad de las tablas de una variable no debera verse
cuestionada (entre otras cosas porque podramos emplear varias frmulas distintas, aunque todas
emplearan la misma variable) hay casos en los que resultar ms interesante poder analizar a la vez
dos variables. En cambio, en las tablas de datos con dos variables slo podremos emplear una
nica frmula.
Continuemos con el ejemplo de la tabla de amortizacin del prstamo. Nuestro objetivo
es pagar la menor cuota mensual posible y no podemos reducir el capital, pero s podemos ir
variando los intereses y el plazo de devolucin segn las distintas opciones que nos ofrezcan.
Antes nos hemos limitado a tomar la mejor decisin teniendo en cuenta slo los intereses, y ahora
vamos a tener en cuenta tambin dicho plazo de devolucin.
Vamos a crear la tabla de dos variables en la misma hoja de clculo, debajo de la tabla de
una variable que cre en el apartado anterior.
L Copie A5 en A17.
L Sitese en B17, introduzca la siguiente formula: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)).
Vamos a volver a distribuir en columna los intereses a sustituir en la frmula. Los valores
en columna deben quedar siempre justo debajo de la celda que contiene la frmula.
L Copie el rango A6:A10 en B18:B22.
La fila de la tabla estar formada por los distintos aos o plazos de devolucin. Los
distintos valores que tomen las filas debern empezar siempre en la siguiente columna a la derecha
de la celda que contiene la frmula.
L Introduzca un 1 en la celda C17, y un 2 en la D17. Seleccinelas y con el ratn
rellene hasta la celda F17.
L Seleccione el rango B17:F22 y acceda a Datos/Tabla....

L Deje el cuadro de dilogo Tabla como sigue y luego pulse en Aceptar.
L Seleccione el rango C18:F22 y dle el formato de celda adecuado para que los
datos de la tabla se vean como en la siguiente imagen:
153
146
Gracias a esta tabla de dos variables podemos analizar de una sola vez varios aos y varios
tipos de inters. Teniendo en cuenta los tipos de inters disponibles y los plazos de devolucin que
nos ofrezcan los bancos, podremos tomar una decisin acertada despus de consultarla.
L Guarde los cambios realizados sobre el libro y cirrelo .
6.4.3.- Resolucin de problemas complejos

En este apartado vamos a utilizar la herramienta Solver. Solver se utiliza para resolver
problemas complejos, creando un modelo de hoja con mltiples celdas cambiantes. Se trata de
una herramienta compleja pero que puede ahorrar dinero y recursos, encontrando formas mejores
y ms eficaces de asignar recursos. En definitiva, resuelve los problemas que son demasiado
complejos para la herramienta Buscar objetivo, y adems Solver puede hallar la mejor solucin.
Puede haber distintas soluciones ptimas para un mismo problema, dependiendo de las
tcnicas matemticas que Solver emplee para resolverlo. Las opciones que tiene por defecto son
adecuadas para muchos problemas, pero podemos experimentar con ellas hasta que nos
proporcione los mejores resultados posibles.
Hallar una solucin para segn qu problemas puede ser un proceso de prueba y error muy
largo si se utilizan los mtodos convencionales. En lugar de ello, Solver puede encargarse de
encontrar esa solucin.
Antes de ver cmo resolver problemas con Solver, debemos definir varios conceptos:
! La celda objetivo es el objetivo especfico del problema, la celda cuyo valor deseamos
aumentar, disminuir o determinar.
! Las celdas cambiantes sern las utilizadas por Solver para encontrar el valor deseado
en la celda objetivo.
! Las restricciones son lmites que se aplicarn sobre las celdas cambiantes, la celda
objetivo o cualquier otra celda que intervenga en los clculos.
#El Complemento Solver

En el siguiente ejemplo veremos como una determinada empresa puede aumentar sus
beneficios utilizando Solver y sus datos sobre ingresos y gastos. En concreto, queremos encontrar
el mximo beneficio posible variando los presupuestos trimestrales en publicidad, sin que ello
afecte al total del presupuesto destinado para sta. Siga los pasos que se le indiquen.
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L Abra el libro Resultados Trimestre.xls almacenado en Mis Documentos.
La hoja de clculo Resultados por trimestre almacena el balance de ingresos y gastos de

una empresa determinada, que vende artculos a un precio de 0,21 i. la unidad. Las unidades
que se espera se vendan en cada trimestre (rango A3:F3) son el resultado de una compleja frmula
que depende del factor estacional (en qu perodos se espera vender; rango A2:F2) y el
presupuesto en publicidad (supuestas ventas favorables; rango A6:F6). El resultado que deseamos
sea el mximo beneficio (rango A9:F9) se calcular como la diferencia entre ingresos y gastos.
Antes de empezar con Solver deber aadir las frmulas que faltan. Primero vamos a
introducir una frmula que emplea una raz cuadrada. Esto se representa mediante el smbolo "^".
L Introduzca en B3 la frmula que calcula la cantidad de unidades que se espera
vender =21*B2*(B6+3000)^0,5, y cpiela en C3:E3.
NOTA: Esta es una frmula estadstica que se utiliza para hacer un clculo aproximado
de lo que se espera vender en el siguiente periodo de tiempo.
Automticamente se le calcular el total de las unidades vendidas. En los dos siguientes
clculos tambin le suceder eso.
L Obtenga los ingresos de cada trimestre, introduciendo en B4 la frmula =B3*0,21
y copindola en C4:E4.
L Por ltimo, haga lo mismo con los resultados. Introduzca =B4-B8 en B9 y copie la
expresin en C9:E9.
El objetivo es establecer cul es la mejor distribucin del gasto en publicidad a lo largo

del ao. En todo caso, la empresa establece que el presupuesto en publicidad para este ao no
debe sobrepasar los 275 i anuales.
Resumiendo: queremos obtener el mximo beneficio posible (celda F9) variando los
presupuestos trimestrales en publicidad (rango B6:E6), teniendo en cuenta que el presupuesto
total para la publicidad no debe exceder los 275 i. al ao.
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148
L Sitese en la celda objetivo de nuestro anlisis, la celda F9.
Para utilizar el complemento Solver, hay que ir al men Herramientas, opcin Solver....
NOTA: En el caso que esta opcin no se encuentre en el men, deber ir a Herramientas,

Complementos..., activar la casilla correspondiente a Solver. Luego finalice pulsando en
Aceptar.
L Vaya al men Herramientas y haga clic en Solver....
Le aparece el dilogo Parmetros de Solver, desde donde podemos acceder a cualquiera
de las opciones de esta herramienta.
En Parmetros de Solver tenemos las siguientes opciones:

! En Celda objetivo escribimos la referencia o nombre de la celda objetivo (debe
contener una frmula).
! En Valor de la celda objetivo especificamos a Solver que nos busque el valor mximo,
mnimo o un valor determinado para la celda objetivo.
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149
! En Cambiando las celdas le indicamos las referencias o nombres de las celdas
cambiantes, las celdas cuyos valores puede ir variando Solver hasta obtener el
resultado buscado. Las referencias mltiples las podemos separar mediante el
smbolo ";". Adems, mediante el botn Estimar podemos hacer que Solver
determine automticamente las celdas cambiantes basndose en la celda objetivo.
! El cuadro Sujetas a las siguientes restricciones contendr las restricciones que
deseemos fijar sobre las celdas cambiantes. Se pueden agregar a la lista con el
botn Agregar..., modificar con el botn Cambiar... y eliminar con Eliminar.
Adems, el botn Opciones... nos permite acceder a diversas opciones de Solver, y el
botn Restablecer todo vaca todos los campos del cuadro de dilogo (adems de restablecer las
opciones por defecto).
! Y por ltimo, el botn Resolver, que iniciar la resolucin del problema por parte de
Solver.
L Si no le apareciera la referencia objetivo $F$9 en el campo Celda objetivo,
introdzcala. El Valor de la celda objetivo debe encontrarse como Mximo;
queremos encontrar el mximo valor posible para la celda objetivo.
Ahora va a seleccionar el rango de celdas cambiantes que en este ejemplo es el que

contiene los presupuestos trimestrales de la publicidad.
L Site el cursor en el campo Cambiando las celdas y pulse el botn de minimizar
dilogo .
L Seleccione el rango B6:E6 y pulse en para mostrar el dilogo de nuevo.
A continuacin vamos a aadir las restricciones que se debern cumplir en los clculos que
realice Solver. Recuerde que el presupuesto total en publicidad no exceder los 275 i.
L Pulse en el botn Agregar..., y agregue $F$6 en el campo referencia de la celda.
L Introduzca 275 en Restriccin y compruebe que el cuadro queda cmo se muestra
en la imagen.
L Pulse en Agregar para aadir la restriccin actual y volver a introducir una

segunda restriccin.
L Rellene ahora el cuadro Cambiar restriccin para que quede como el siguiente
grfico.
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150
L Introduzca otras tres restricciones iguales a la anterior, para las referencias $C$6,
$D$6 y $E$6. Para la ltima restriccin haga clic en Aceptar en vez de agregar.
L Compruebe que el cuadro Parmetros de Solver aparece exactamente con los

mismos datos que muestra la imagen siguiente:
L Una vez introducidos todos los datos necesarios, pulse en el botn Resolver.
Solver le mostrar un mensaje como el que se muestra a continuacin:
En dicho mensaje Solver le informa que ha hallado una solucin al problema, satisfaciendo
todas las restricciones y condiciones impuestas. Puede aceptar esta solucin o restaurar los valores
originales en la hoja de clculo y volver a aplicar Solver para intentar mejorarla.
Vemos en la hoja de clculo que Solver ha reducido considerablemente los presupuestos
de la publicidad para los trimestres y que los ha reducido en todos hasta los 45i, sin que por ello
el total se salga de los 275 i presupuestadas.
Observe asimismo el cuadro Informes en Resultados de Solver. Aqu podemos
seleccionar, si lo deseamos, uno o ms de los tipos de informe que se presentan. Una vez pulsemos
Aceptar, los informes que hayamos seleccionado se crearn como nuevas hojas de clculo en
nuestro libro.
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L Haga clic en cada uno de los tipos de informe, de forma que los tres queden
seleccionados y seguido pulse Aceptar.
Adems de modificarse los datos de la hoja de clculo actual, se le habrn generado tres
nuevas hojas denominadas Informe de respuestas 1, Informe de sensibilidad 1 e Informe de
lmites 1.
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L Guarde el libro pero no lo cierre, vamos a seguir con l.
#Configuracin de Solver
Ya ha visto cmo emplear Solver para buscar objetivos mediante la introduccin de
diversos parmetros. Ahora veremos cmo este complemento de Excel puede configurarse para
obtener mejores resultados, y obtenerlos con mayor rapidez.
L Sitese si es necesario en la hoja Resultados por trimestre.
L Acceda a Herramientas/Solver....
L Pulse en el botn Opciones....
En el cuadro Opciones de Solver disponemos de varias opciones que, entre otras

funciones, nos permitirn controlar las caractersticas avanzadas del proceso de solucin. Cada
opcin tiene una configuracin predeterminada adecuada a la mayora de los problemas; para
restablecer dichas opciones por defecto hay que pulsar en el botn Restablecer todo del cuadro
de dilogo Parmetros de Solver.
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153
stas son las opciones ms importantes:
Tipo Descripcin
Tiempo Aqu indicaremos el tiempo mximo en segundos transcurridos para encontrar una
solucin. El mximo aceptado es de 32.767 segundos, pero el valor predeterminado de
100 es ms que suficiente para la mayora de casos.
Iteraciones Tambin limita el tiempo dedicado a la obtencin de una solucin, limitando el nmero
de clculos internos o iteraciones. Su mximo tambin es de 32.767 pero 100 es el
predeterminado para la mayor parte de problemas.
Precisin Ser una fraccin entre 0 y 1, necesario para saber si el valor de una celda alcanza su
objetivo o cumple un lmite superior o inferior. Cuantos ms decimales tenga, mayor
ser la precisin (por ejemplo, 0,00001 indica mayor precisin que 0,01 ).
Tolerancia Porcentaje de error aceptable como solucin ptima. Slo se considera cuando el
problema tenga restricciones enteras. Un valor alto tiende a acelerar el proceso de
solucin.
Convergencia Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el nmero introducido
en el cuadro Convergencia para las ltimas cinco iteraciones, Solver se detendr. La
convergencia se aplica nicamente a los problemas no lineales y debe indicarse
mediante una fraccin entre 0 (cero) y 1. Cuantas ms posiciones decimales tenga el
nmero que se escriba, menor ser la convergencia; por ejemplo, 0,0001 indica un
cambio relativo menor que 0,01. Cuanto menor sea el valor de convergencia, ms
tiempo se tardar en encontrar una solucin.
Adoptar modelo lineal Si activa esta opcin, se acelera el proceso de clculo.
Mostrar resultado de Si se activa esta opcin, se interrumpir el proceso para visualizar los resultados de
iteraciones cada iteracin.
Usar escala automtica Se debe activar si la magnitud de los valores de entrada son muy distintos de los
valores de salida.
Como vio en el ejercicio anterior, las opciones por defecto le proporcionaron en poco
tiempo una solucin ptima. No ser por tanto necesario modificar dichas opciones y volver a
ejecutar Solver.
L Pulse Cancelar en Opciones de Solver.
L Cierre el cuadro Parmetros de Solver, pulsando Cerrar.
L Finalmente, cierre el libro sin guardar los posibles cambios.
6.4.4.- Estadsticas descriptivas
Los empresarios expertos pueden decir mucho sobre los nmeros a simple vista para
comprobar si "parece que estn bien", es decir, las cifras de ventas son las supuestas para una
hora, un da o un mes determinado, la media aritmtica parece que est bien y las ventas han
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154
aumentado de un ao a otro. No obstante si necesita algo ms de asesoramiento, puede usar la
herramientas de estadsticas descriptivas.
L Abra el libro de trabajo Estadstica descriptiva.xls de la carpeta Mis Documentos.
L Seleccione la opcin Anlisis de datos del men Herramientas. Se abre el cuadro
de dilogo Anlisis de datos.
L Seleccione la opcin Estadstica descriptiva y todo seguido pulse en Aceptar.

Abriremos el cuadro de dilogo Estadstica descriptiva.
L En el cuadro Rango de entrada indique las celdas $D$38:$0$38. Seguidamente

seleccione la opcin Filas.
L Y en Opciones de salida deje marcada En una hoja nueva:

y active la casilla de verificacin Resumen de estadsticas.
Haga clic en Aceptar.
Se cierra el cuadro de dilogo Estadstica descriptiva y aparece en

su libro de trabajo una hoja de clculo nueva con las estadsticas que
describen sus datos.
L Cierre el libro, guardando los posibles cambios.
162
155
6.5 - ESCENARIOS
Un escenario es un grupo de celdas cambiantes o variables que se pueden sustituir de

forma automtica en una hoja de clculo, y que se guarda con un nombre. Podemos crear y
guardar varios escenarios en una misma hoja de clculo y luego utilizar cualquiera de ellos y
observar los distintos resultados que producen; tambin podremos utilizarlos a la vez para
compararlos.
Los escenarios son tiles cuando se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, si
deseamos crear un presupuesto pero no estamos seguros de los ingresos y los gastos, podramos
definir distintos valores o escenarios para los ingresos y gastos y al cambiar entre escenarios
analizaramos los distintos resultados.
6.5.1.- Administrador de escenarios

El administrador de escenarios es una herramienta de anlisis que nos permite crear
escenarios y utilizarlos para comprobar como stos afectan a los datos de la hoja de clculo.
Vamos a recuperar el libro que cre durante el captulo de bsqueda de objetivos, para
utilizar sus datos en la creacin de varios escenarios, pero primero modificaremos los formatos
de las celdas que los contienen.
L Abra el libro Pagos Mensuales.xls almacenado en Mis Documentos.
L Modifique los aos para que sean dos aos justos.
L Acceda al men Herramientas, y pulse en la opcin
Escenarios....
Le aparece el Administrador de escenarios, indicndole que an no tiene definido ningn

escenario. Siempre que vaya a aadir un escenario deber usar el botn Agregar... de este
administrador.
163
156
L Pulse en Agregar... para agregar un nuevo escenario. Ver el cuadro de dilogo
Agregar escenario, que consta de los siguientes campos:
Tipo Descripcin
Nombre del escenario Introduciremos un nombre significativo para el escenario.
Celdas cambiantes Indicaremos las referencias de celda de todas las celdas que contengan los valores que
deseemos cambiar.
Comentarios A diferencia de los dos anteriores es opcional.
Adems dispone de las casillas Evitar cambios y Ocultar. Cuando Evitar cambios se
encuentra activada y luego protege la hoja de clculo (Herramientas/Proteger) no se le permitir
eliminar el escenario ni en la hoja ni en el Administrador de escenarios. La casilla Ocultar
funciona de forma anloga, y oculta el escenario dentro del Administrador de escenarios.
Seguidamente va a introducir un escenario cuyo nombre sea Capital: 10.820,00 i para
indicar que el escenario considerar ese valor para el capital. Debemos asimismo indicar el rango
de celdas cambiantes B1:B3, que almacenan los datos referentes al capital, el inters y los aos.
Finalmente, podr aadir los comentarios que desee.
L Rellene el cuadro Modificar escenario para que le quede como se muestra en la
siguiente imagen (en el campo Comentarios: puede poner su nombre en lugar
de Alumno, as como otros comentarios que desee).
L Cuando haya finalizado, pulse Aceptar.
164
157
Ahora le aparece el cuadro Valores del escenario con los valores que tienen las
celdas B1, B2 y B3 en la hoja de clculo. Esta ventana le da la oportunidad de modificar estos
valores para el escenario que acaba de crear. El botn Agregar aade el escenario y vuelve al
cuadro Modificar escenario para que pueda aadir un nuevo escenario; el botn Aceptar
nicamente aade el escenario.
Ms adelante, cuando creemos otros escenarios, tendr la oportunidad de modificar dichos
valores. Ahora, como el escenario que hemos creado considerar un capital de 10.820,00 i, los
valores que Excel le da por defecto son los que queremos. Tiene que aceptarlos.
L Pulse en Aceptar. Regresar al Administrador de escenarios.
Ahora el Administrador de escenarios muestra el nombre del escenario que acaba de
crear.
A pesar de que marc la casilla Evitar cambios puede ver que tanto el botn Eliminar
como el botn Modificar... aparecen activos. La proteccin del escenario slo se aplicar despus
de proteger la hoja de clculo.
L Pulse en Cerrar para cerrar el Administrador de escenarios.
L Vaya a Herramientas/Proteger/Proteger hoja... y compruebe que la casilla
Modificar escenarios se encuentra desactivada.
L No es necesario que introduzca ninguna contrasea. Pulse en Aceptar.

Ahora el escenario ya se encontrar protegido contra posibles modificaciones.
L Site el cursor en una de las celdas del escenario y pulse <Supr>. Se mostrar el
siguiente mensaje:
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L Lea y haga clic en Aceptar del cuadro de mensaje Excel.

L Regrese al Administrador de escenarios. Ver que los botones Eliminar y
Modificar... estn desactivados.
Antes de finalizar vamos a aadir otros dos escenarios.

L Pulse en Agregar....
Vuelve a aparecer el dilogo Agregar escenario. Puede comprobar que el rango de celdas
cambiantes sigue siendo el B1:B3. No necesitaremos modificarlo pero s dar un nombre al
escenario.
L En la casilla Nombre del escenario: introduzca Capital: 15.000,00 i.
L Introduzca los comentarios que desee.
Fjese que las casillas de proteccin se encuentran inhabilitadas. Esto sucede porque la hoja
de clculo sigue protegida. Si quisiera activarlas o desactivarlas primero debera desproteger la
hoja y luego modificar el escenario.
L Pulse Aceptar.
Aparece el cuadro Valores del escenario, pero los valores que muestra no son los que
queremos para este segundo escenario. Queremos que el capital sea de 15.000 i.
L Introduzca 15000 en la caja de texto a la derecha de $B$1, y luego pulse Aceptar.
Vamos a crear y ocultar el tercer y ltimo escenario. Para ello es necesario que primero
desprotejamos la hoja de clculo.
L Pulse Cerrar para salir del Administrador de escenarios.
L En el men Herramientas, pulse en Proteger/Desproteger hoja....
L Pulse en Herramientas/Escenarios... y luego en el botn Agregar... para agregar
un ltimo escenario.
En este tercer escenario dejaremos el capital inicial de 10.820,00 i , y modificaremos el

inters para que sea del 5 %.
L En Nombre del escenario: introduzca Capital: 10.820,00 i al 5%.
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L Compruebe que el rango de celdas cambiantes es el B1:B3.
L Marque la casilla Ocultar dentro de Proteccin para que quede activada.
L Pulse en Aceptar.
L En el dilogo Valores del escenario, modifique el nmero a la derecha de $B$2
para que sea 0,050.
Hemos modificado el inters para que sea del 5 %.
L Haga clic en el botn Aceptar del cuadro Valores del escenario.
Acabamos de crear tres escenarios con distintas celdas

cambiantes para un mismo modelo de hoja y una misma
frmula.
Recuerde que el primer escenario de la lista lo
protegi contra modificaciones, y el tercero adems est
oculto. A pesar de ello, ahora todos pueden modificarse y el
que ocult permanece visible. Debera proteger la hoja para
que esas protecciones tuvieran efecto.
L Cierre el Administrador de escenarios y
proteja la hoja de clculo.
L Vuelva al Administrador de escenarios.

167
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Ahora no podr realizar modificaciones sobre el escenario Capital:10.820,00 i, ni
tampoco visualizar y por tanto emplear el escenario oculto Capital: 10.820,00 i al 5%.
Vamos a dejar sin proteccin todos los escenarios que hemos creado.
L Desproteja la hoja de clculo, si no lo est.
L Vuelva al Administrador de escenarios y, teniendo seleccionado el escenario
Capital: 10.820,00 i, pulse en Modificar....
L Desmarque la casilla Evitar cambios y pulse Aceptar. En el siguiente cuadro
vuelva a pulsar Aceptar.
L Modifique tambin el escenario Capital: 10.820,00 i al 5% desmarcando las dos

casillas de Proteccin. Luego vaya pulsando Aceptar hasta volver al
Administrador de escenarios.
Para observar los resultados que se producen al mostrar cada uno de los escenarios que
hemos creado, tenemos la posibilidad de verlos uno a uno desde el Administrador de
escenarios, o crear un cuadro de resumen en una nueva hoja que los muestre todos a la vez.
Vamos a observarlos de la primera forma.
L En la lista Escenarios: seleccione el escenario con nombre Capital: 15.000,00 i
y pulse en el botn Mostrar.
Observe en la hoja de clculo (desplazando el cuadro Administrador de escenarios si es

necesario) que los datos han cambiado. Excel slo ha modificado la celda cambiante
correspondiente al capital, y por ello tambin se ha visto afectado el resultado de la frmula que
hay en la celda B5.
L Seleccione ahora el escenario Capital: 10.820,00 i y luego pulse en Mostrar.
Vuelve a tener los valores que inicialmente tena en la hoja de clculo.
L Seleccione ahora Capital: 10.820,00 i al 5% y pulse en Mostrar.
Se modifica la celda cambiante correspondiente al inters, y consecuentemente tambin el
resultado de la frmula en B5.
L Cierre el Administrador de escenarios.
L Guarde los cambios realizados sobre el libro, pero no lo cierre an.
6.5.2.- Resumen de los escenarios

Ha visto cmo crear escenarios y comprobar uno a uno los resultados que muestra cada
uno de ellos. Ahora vamos a ver cmo generar un resumen de todos los escenarios existentes en
la hoja, para poder observar y comparar los resultados que producen.
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! Se encuentra en el libro Pagos Mensuales.xls. Los datos que se visualizan en la hoja
corresponden al ltimo escenario que aplic.
L Vaya al men Herramientas y haga clic en la opcin Escenarios....

Le aparece el Administrador de escenarios. Da igual el escenario que tenga seleccionado,
ya que vamos a crear un resumen de todos los escenarios.
L Pulse en Resumen.... Le aparecer el cuadro Resumen del escenario.
En este cuadro de dilogo podemos indicar si queremos un resumen de todos los

escenarios en una nueva hoja, o bien que el informe generado sea una tabla dinmica.
En el campo Celdas resultantes: indicaremos la celda o celdas que contengan frmulas
afectadas por los escenarios.
L En Tipo de informe seleccione Resumen. Compruebe tambin que en Celdas
resultantes: est seleccionada la celda B5. Pulse Aceptar.
Le aparece una nueva hoja de clculo etiquetada como Resumen de escenario. En ella
se muestran las celdas cambiantes y las celdas de resultado, distribuidas en cuatro columnas: una
para los valores actuales y otras tres para cada uno de los escenarios disponibles.
Probablemente la columna de valores actuales y la ltima columna correspondiente al
escenario Capital: 10.820,00 al 5% coincidan. Ello es debido a que antes de generar el resumen
habamos aplicado dicho escenario. Fjese tambin que las columnas correspondientes a los
escenarios se marcan en gris, al igual que las referencias a las celdas cambiantes y la de resultado.
Observe que la nueva hoja que ha creado Excel se encuentra en formato de subtotales.
Esta hoja puede ser tratada como cualquier otra hoja de subtotales, expandiendo y contrayendo
niveles.
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L Expanda y contraiga los niveles pulsando en los botones .
Si lo desea, vuelva a la hoja dnde tiene los escenarios y genere un nuevo informe, pero
esta vez en Tipo de informe seleccione Tabla dinmica. Ver que Excel le generar sta en una
nueva hoja de clculo.
L Cuando finalice, cierre el libro guardando los cambios realizados.
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6.6 - EJERCICIOS
6.6.1.- Ajustando un precio de venta

L En un nuevo libro de trabajo nuevo introduzca la siguiente tabla, utilizando las
frmulas y formatos de celda adecuados:
L Introduzca en C6 la frmula =$C$4*$C$5.

L Introduzca la frmula =$C$4+$C$6 en la celda C7.
L Utilizando la herramienta Buscar objetivo, tendr que calcular a qu precio se
debe vender el producto para que no suba a ms de 240,40 i. el precio final
del mismo.
L Guarde el libro en Mis Documentos con el nombre Ejercicio de Anlisis.xls

pero no lo cierre an. Va a seguir trabajando en l.
6.6.2.- Ajustar precios con Solver

L Estando abierto el libro Ejercicio de Anlisis.xls, disee en una nueva hoja la
siguiente tabla:
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L Introduzca las frmulas necesarias en las celdas correspondientes a los totales, al

IVA (considere un IVA del 16%), y al precio de venta al pblico.
L Utilizando la herramienta Solver, ajuste los precios de los productos para rebajar
el precio final (celda G8) a 300,00 i, teniendo en cuenta lo siguiente:
! El producto xxxx1 debe tener un precio unitario entre las 9,00 i y las 16,00 i.
! El producto xxxx2 debe tener un precio unitario entre 14,00 i y 23,50 i.
! El producto xxxx3 debe tener un precio unitario entre 19,65 i y 27,83 i.
NOTA: Tenga en cuenta que solver realiza siempre clculos diferentes, de modo que
existe la posibilidad que sus resultados no sean exactos al grfico anterior. Simplemente,
compruebe que los datos se mueven dentro de las restricciones que hemos indicado.
L Cuando finalice, cierre el libro guardando los cambios.
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EXCEL 2003 7 - Visual Basic en Excel Nivel Avanzado V.1
VISUAL BASIC EN
7 EXCEL
7.1 - QU ES UNA MACRO?
Imagnese que hay una tarea que realiza con mucha frecuencia, por ejemplo, la insercin
de una imagen (como puede ser el logotipo de su empresa), en diversos lugares de su hoja de
clculo. Esto le resulta pesado cada vez que tiene que hacerlo, pues esta imagen la tiene en una
determinada carpeta, y cada vez que debe insertarla debe recorrer la estructura de carpetas hasta
dar con ella.
Si el anterior proceso se guarda en una macro, tan slo se realizar una vez, ya que queda
grabado para su posterior uso. En definitiva una macro es la automatizacin de procesos
repetitivos.
Excel dispone de la barra de herramientas Visual Basic, que facilitar la tarea de registrar
y ejecutar macros, dicha barra la puede activar a travs del men Ver, opcin Barras de
herramientas..., y dentro del men desplegable que aparece activar la barra de herramientas
Visual Basic. Tambin puede activarla pulsando el botn secundario del ratn en cualquier barra
de herramientas, y activar Visual Basic.
L Cierre cualquier libro que tenga abierto, y cree uno Nuevo .
L Active la barra de herramientas Visual Basic, empleando cualquiera de los dos
mtodos explicados.
A continuacin se hace una breve descripcin de lo que hace cada uno los botones que
emplear para la creacin de las Macros.

Ejecutar macro Ejecuta una macro creada con anterioridad.
Detiene la ejecucin o grabacin de una macro, este botn aparece cuando se
Detener grabacin est grabando una macro.
Seguridad Establece el nivel de seguridad ante macros que pudiesen contener virus.

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Grabar macro Comienza la grabacin de una macro.
Editor de Visual Basic Acceso al Editor de Visual Basic desde el que se puede modificar una macro.
Aparece un cuadro con una serie de controles que se pueden utilizar para crear
Cuadro de controles una macro.
Activa el modo diseo de formularios, se utiliza cuando va a realizar un
Modo diseo programa de Visual Basic desde Excel.
7.1.1.- Grabar una Macro

Es importante que se tome un tiempo para el planteamiento de una macro antes de
comenzar a grabarla, pues en el proceso de grabacin se guardarn todas las acciones que realice,
incluso las que sean errneas, es por ese motivo por el que antes de empezar a grabar, debe tener
un claro planteamiento de cuales son las acciones a realizar, para evitar que la macro almacene
dichos errores.
Una macro se graba a travs de la Grabadora de macros que se puede activar mediante:
PARA ACTIVAR LA GRABADORA DE MACROS:

MEDIANTE LOS MENS
Seleccionando del men Herramientas, la opcin Macro y de las subopciones que aparecen, elegir Grabar nueva
macro..., aparecer el cuadro de dilogo Grabar nueva macro. En el cuadro de dilogo se le dar un nombre y se
comenzar la grabacin, para terminar debe pulsar el botn Detener grabacin .
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISUAL BASIC
Pulsando el botn Grabar macro y aparecer el cuadro de dilogo Grabar nueva macro. Aqu se le dar un
nombre, y se comenzar la grabacin, para terminar debe pulsar el botn Detener grabacin .
Al comenzar la grabacin de una macro, si hace clic en una celda se grabar la direccin
absoluta de la celda, esto quiere decir que la macro slo actuar sobre ella. Si lo que quiere es que
la macro se pueda aplicar a cualquier celda, deber situarse en la celda deseada antes de comenzar
a grabar.
Tambin puede optar por grabar las direcciones relativas de las celdas incluidas en la
macro. Esto lo conseguir, activando el botn Referencias relativas de la barra de herramientas
Detener grabacin, esta opcin permanecer activada hasta que no se desactive expresamente.
L Escriba los siguientes datos, y ample el ancho de las columnas si es necesario:

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La primera de las macros consistir en asignar una fuente, un estilo de fuente, un tamao
de fuente y un formato de puntuacin, para la celda donde nos encontremos:
L Guarde el libro de trabajo con el nombre de VisualBasic.xls.
L Sitese en la celda E7 (la que corresponde al primero de los precios de discos
vendidos), para que la macro no guarde ninguna direccin de celda, as podr
ser utilizada la macro en cualquier celda.
L Pulse el botn Grabar macro , aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro:
Tipo Descripcin
Nombre de la macro Apartado escribir el nombre de la macro
Descripcin En este apartado se puede dar una descripcin de lo que hace la macro.
Mtodo abreviado En este apartado se puede indicar una combinacin de teclas a travs de la cual se podr
ejecutar la macro.
Guardar macro en indica dnde queremos guardar la macro que por defecto es Este libro.
L Escriba el siguiente nombre y descripcin:

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L Pulse el botn Aceptar, no haga nada que no se le indique, pues a partir de ahora
cualquier accin ser registrada en la macro, incluso las errneas.
L Pulse la combinacin <Control>+<1> para acceder al cuadro Formato de celdas.

En la ficha Nmero cambie lo siguiente: Categora seleccione Moneda.
L Seleccione la ficha Fuente y cambie lo siguiente: Fuente Courier New, Estilo de

fuente Negrita, en Tamao de fuente 11.
L Pulse el botn Aceptar para salir del cuadro de dilogo Formato de celdas. Como
ya hemos terminado la macro, pulsamos el botn Detener grabacin .
L Borre el resto de hojas que estn vacas, seleccione la hoja Hoja3, mantenga
pulsada la tecla <Mays> y seleccione la hoja Hoja2 (han debido quedar
seleccionadas la Hoja2 y la Hoja 3), ya puede soltar la tecla <Mays>. Ahora
sobre cualquier hoja seleccionada pulse el botn secundario del ratn y en el
men contextual que aparece seleccione Eliminar, y confirme la operacin de
borrado. Se habr quedado con tan solo la hoja de datos (Hoja1).
7.1.2.- Recuperar libros de trabajo con macros

Cuando se intenta recuperar un libro de trabajo que contiene macros, aparece un cuadro
preguntando si quiere utilizar las macros o no le interesa que se utilicen. Esto es debido a la
aparicin de los Virus de macros, que son macros que pueden ocasionar problemas en su
ordenador. Si el libro de trabajo procede de una fuente segura, habilite el uso de las macros, si no
conoce la procedencia del libro de trabajo, sera recomendable deshabilitar las macros para evitar
posibles problemas.
L Abra el libro VisualBasic.xls que tiene guardado en Mis Documentos. Le

aparecer el siguiente cuadro.
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L Como la macro ha sido creada por nosotros, sabemos que no nos dar ningn
problema. Por tanto, no har falta cambiar el nivel de seguridad, ni pedir ningn
certificado. Pulse Aceptar.
L En la barra de herramientas Visual Basic haga clic en el botn Seguridad... y

seleccione Bajo, de esta forma permitiremos ejecutar todas las macros. Acepte
el cuadro, para confirmar los cambios y guarde y cierre el libro.
L Vuelva a abrir el libro VisualBasic.xls y ver que ahora no le indica que las macros
han sido deshabilitadas.
7.1.3.- Ejecutar una Macro
Para ejecutar una macro puede emplear los siguientes mtodos:
PARA EJECUTAR UNA MACRO:

MEDIANTE LOS MENS
Seleccionando en el men Herramientas, Macro, Macros..., hace aparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionar
de la lista, la macro que se desea ejecutar y pulsar el botn Ejecutar
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS VISUAL BASIC
Pulsando el botn Ejecutar macro hace aparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionar de la lista la macro
que se desea ejecutar y pulsar el botn Ejecutar
MEDIANTE EL TECLADO
La combinacin <Alt>+<F8> hace aparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionar de la lista la macro que se desea
ejecutar y pulsar el botn Ejecutar
L Sitese en la celda E8 y seleccione Herramientas/Macro/Macros... y har

aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
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L De la lista de macros que aparecen seleccione la que acaba de crear que lleva por
nombre Formato1, y haga clic en el botn Ejecutar.
L Sitese ahora en la celda E9 y pulse el botn Ejecutar macro de la barra de

herramientas Visual Basic, cuando aparezca el cuadro de dilogo Macro,
seleccione de la lista Formato1 y haga clic en el botn Ejecutar.
7.1.4.- Mtodos abreviados

Para que la macro creada sea ms eficaz puede indicar que se ejecute al presionar una
determinada combinacin de teclas, al hacer clic en un elemento de men, o en un elemento
grfico. Todos estos mtodos estn descritos en el siguiente cuadro:
PARA ASIGNAR UNA MACRO:

ASIGNAR A UNA COMBINACIN DE TECLAS
En el men Herramientas, seleccionar la opcin Macro, de las subopciones que aparecen seleccionar Macro..., hace
aparecer el cuadro de dilogo Macro, seleccionar de la lista, la macro que se desea asignar, pulsar el botn Opciones...,
aparecer el cuadro de dilogo Opciones de la macro, activar la casilla Mtodo abreviado, en el cuadro Control+
escriba una letra o presione <Mays>+ una letra. Salir de las opciones pulsando Aceptar y del cuadro de dilogo
macro, pulsando el botn Cerrar. Tambin se le puede asignar en el momento de crearla en el cuadro Grabar macro.
ASIGNAR A UN OBJETO GRFICO
Seleccionar el objeto grfico, pulsar el botn secundario del ratn, y en el men contextual seleccionar Asignar
macro..., aparece el cuadro de dilogo Asignar macro, en el cuadro Nombre de la macro escribir el nombre de la
macro que se quiere asignar o seleccionarla de la lista que hay justo debajo del recuadro, y pulsar Aceptar.
La asignacin de mtodo abreviado de teclado reemplaza a las equivalentes de Excel. Por

ejemplo, si se crea una macro asignada a la combinacin de teclas <Control>+<N>, sustituir a
la propia combinacin <Control>+<N> que Excel tiene asignado a activar/desactivar negrita.
Para que una macro est disponible todo el tiempo, almacnela en el Libro de macros
personal. Este libro siempre est abierto. Se accede a esta opcin a travs del cuadro de
dilogo Grabar macro.
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Seguidamente crear otra macro que cambiar el color de fondo y el color de texto
asignndole la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<C>. Pero esta vez durante la
grabacin de la macro, har clic en una celda, a diferencia de la macro anterior que se situ antes
de comenzar a registrar la macro. As podr comprobar cmo funcionan las referencias absolutas
dentro de las macros.
L Pulse el botn Grabar macro , le aparecer el cuadro de dilogo Grabar

nueva macro. En l escriba el nombre de la macro, CambiaColor.
L En el apartado Metodo abreviado:, sitese en el recuadro que hay a la derecha

de CTRL+, borre cualquier carcter que haya dentro de este recuadro y pulse
la combinacin <Mays>+<C>. Observe como se ha modificado.
L En el apartado Descripcin:, escriba el texto que aparece en la imagen anterior

y pulse Aceptar para comenzar.
L Haga clic en la celda D7, pulse el botn paleta porttil Color de relleno y
seleccione el color Gris 25%, pulse el botn paleta porttil Color de fuente
y seleccione el color Amarillo.
L La macro est terminada. Pulse el botn Detener grabacin .
Va a ejecutar la macro empleando la combinacin de teclas.

L Sitese en D8, y pulse la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<C>,
observe que no aplica el formato sobre la celda activa, sino que vuelve a aplicar
el formato en la celda D7.
Esto es debido a que al grabar la macro, se grab tambin en ella la referencia de la celda
sobre la que aplic el formato, y por eso al ejecutarla, el formato se aplicar siempre sobre la
celda D7.
7.1.5.- Eliminar una Macro

L Seleccione la opcin Herramientas/Macro y la opcin Macros. Seguidamente
marque CambiaColor y haga clic en el botn Eliminar.
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L Ahora nos mostrar una ventana de confirmacin para la eliminacin, conteste
afirmativamente.
L Grabe de nuevo una macro que pueda aplicar los colores de relleno y de fuente
anteriores a cualquier celda (recuerde que antes de iniciar la grabacin de la
macro deber situarse en la celda que desee).
L Una vez grabada la macro CambiarColor, aplquela al rango de celdas D7:D20.
7.1.6.- Crear una Imagen de Macro

Puede crear sus propias imgenes dentro de la hoja y asignarles a stas una macro.
L Inserte la imagen cdrom.jpg que encontrar en la carpeta Mis Documentos, y
djela con el mismo tamao y posicin que puede observar en el siguiente
grfico:
L Seleccione la imagen que acaba de insertar, haga clic en la imagen con el botn
secundario y seleccione Asignar macro. Inmediatamente aparecer el cuadro
de dilogo Asignar macro.
L Ahora marque la opcin Fomato1, y pulse Aceptar.

L Seleccione el rango de datos D7:D20, a continuacin site el puntero en la imagen
que acaba de crear. Observe que el puntero adopta la forma de una mano,
haga clic en dicha imagen.
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Observe como en el rango D7:D20 se aplican los formatos que se definieron en la macro
de Formato1.
L Desactive la barra de herramientas Visual Basic. Despus Guarde el

documento, pero no lo cierre, pues seguiremos trabajando con l.
7.1.7.- Crear Men de macros

Igual que creamos barras de herramientas personalizadas, podemos crear mens
personalizados para que contengan aquellas macros que hemos creado. Seguidamente haremos
un ejemplo con las macros que tenemos.
L Haga clic en Personalizar del men Herramientas. De esta forma aparecer el
cuadro de dilogo Personalizar.
L Si es necesario, haga clic en la ficha Comandos para mostrar la pgina de la ficha

Comandos.
L Ahora seleccione Nuevo Men de la lista Categoras. Aparece la opcin Nuevo

men en la lista de Comandos. Arrastrelo hasta el final de la barra de mens,
de modo que quede como la siguiente imagen:
L Haga clic con el botn secundario en el ttulo Nuevo men y seleccione Nombre
del men contextual.
L Ahora escriba en la casilla de nombres &Mis Macros. Finalmente pulse <Intro>.

El smbolo & hace que en la opcin del men la siguiente letra aparezca
subrayada, en nuestro caso la M, de modo que con las teclas <Alt>+<M>
podremos acceder a este men directamente.
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L Todo seguido seleccione Macros de la lista Categoras del cuadro de dilogo
Personalizar. De este modo se actualiza el contenido de la lista Comandos
para reflejar su eleccin.
L En la lista Comandos, arrastre el comando Personalizar elemento de men hasta

el ttulo Mis Macros.
L Observe como aparece un cuadro debajo del men que hemos

creado, deposite ah el comando Personalizar elemento de
men.
L Haga clic con el botn secundario en Personalizar elemento de men y

seleccione Nombre del men contextual. Escriba Cambia color.
L Seguidamente vuelva ha hacer clic con el botn secundario sobre la opcin de

men Cambia color y seleccione del men contextual Asignar macro.
Aparecer la ventana de macros, seleccione CambiaColor y pulse Aceptar.
De este modo tan sencillo, hemos asignado la macro CambiaColor a la opcin de men
Cambia Color que acabamos de crear. Seguidamente cree una nueva opcin del men llamada
Formato1 y asignele la macro del mismo nombre.
L Seleccione cualquier celda sin formato y seleccione cada una de las opciones de
men que a creado para comprobar que funcionan correctamente. Finalmente
guarde el libro de trabajo y no lo cierre pues seguiremos trabajando con l.
NOTA: Las herramientas que ahora le explicaremos, formularios y cuadro de controles,

se vern slo su funcionamiento, no se profundizar en cuanto a su programacin, dado que
entraramos en el temario de la programacin entorno al lenguaje Visual Basic, as que slo
explicaremos los componentes.
7.2 - FORMULARIOS
L Active la barra de herramientas Formularios.

A continuacin le mostramos un grfico con el contenido de la barra de herramientas
Formulario:
Estos controles podemos aadirlos a la hoja de clculo que estamos utilizando y aplicarle
una macro que hayamos creado con anterioridad. Por ejemplo podemos acoplar la macro de
formato1 al control del botn. Veremos un ejemplo a continuacin:
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L Haga clic el icono Botn , seguidamente haga clic en una zona libre de la hoja
de clculo, as aadiremos el botn a nuestra hoja. Realice usted el tamao de
botn que crea conveniente.
L Ahora podemos ver el cuadro de dilogo Asignar macro, desde donde indicaremos
que macro deseamos utilizar, seleccione Formato1 y pulse Aceptar.
L A continuacin cambie el nombre del botn por Formato1. Seguidamente

seleccione una celda que no tenga formato alguno y haga clic en el botn que
acabamos de crear, ver como esta celda recoge el formato.
7.3 - CUADRO DE CONTROLES
Este cuadro contiene elementos muy parecidos a la barra de herramientas Formulario,

pero a diferencia de la anterior, los cuadros de control no utilizan en general macros, sino que
funcionan mediante una programacin VisualBasic interna que llevan.
Ahora simplemente mostraremos la barra de herramientas para que observe como es, pero
como indicamos anteriormente, no trabajaremos con ella, debido a que es necesario el
conocimiento de VisualBasic.
Como puede observar, muchos de estos controles son los mismos que los de la barra de
herramientas Formularios, pero como hemos indicado anteriormente, trabajaban con un lenguaje
de programacin en vez de las macros.
L Por ltimo Guarde el documento y cirrelo.
7.4 - DATOS XML
La compatibilidad con XML, incluyendo la posibilidad de guardar archivos como

documentos XML, se introdujo en la versin XP, pero esta tecnologa es uno de los puntos
centrales de Office 2003. Si trabaja en una empresa que intercambia datos con otras
organizaciones en forma de pedidos de compra, datos sobre artculos, datos financieros o
catlogos de productos, puede usar XML para transferir los datos independientes del programa
utilizado para crearlos.
L Abra un libro de trabajo nuevo, seguidamente seleccione Origen de datos de la
opcin Datos/XML de la barra de men. De esta forma activaremos el panel de
tareas Origen XML.
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L Ahora haga clic en Asignaciones XML.... En el cuadro de dilogo Asignaciones
XML y haga clic en Agregar, de esta forma activamos el cuadro de dilogo
Seleccionar origen XML.
L Seleccione el fichero Productos.xsd.xml y haga clic en Abrir.

Aparece una entrada en el cuadro de dilogo Asignaciones XML
representando a Productos.xsd.xml.
L Haga clic en Aceptar. Aparece el esquema de Productos
en el panel de tareas Origen XML.
L Arrastre el elemento IdProducto desde el panel de tareas

hasta la celda B2. Haga clic en el icono que aparece a
la derecha de la celda y despus haga clic en Colocar
encabezado XML a la izquierda.
En este momento aparece el nombre del elemento IdProducto en la celda A2.

L Ahora arrastre el elemento Nombreproducto desde el panel de tareas hasta la
celda B3. Haga clic en el icono que aparece junto a la celda y seleccione de
nuevo Colocar encabezado XML a la izquierda.
De esta forma aparece el nombre del elemento Nombreproducto en la celda A3.

L Por ltimo arrastre el elemento Precio en la celda B4 y coloquelo a la izquierda, en
la celda A4, tal como hizo en los ejemplos anteriores.
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L A continuacin, seleccione Importar de la opcin Datos/XML. De esta forma
accedemos al cuadro de dilogo Importar XML.
L Seleccione el archivo Producto.xml y despus en Importar.

Aparecen los datos de Producto.xml en las celdas B2:B4.
L Seguidamente Opciones del panel de tareas Origen XML y seleccione la opcin

Ocultar bordes de listas inactivas. Seguidamente haga clic en cualquier celda
que no se encuentre en la lista. Observe como han desaparecido los bordes
alrededor de la lista.
L Ahora haga clic con el botn secundario sobre Nombreproducto del panel de
tareas Origen XML y seleccione Quitar elemento.
L Seguidamente haga clic en Asignaciones XML en el panel de tareas Origen XML,

se abrir el cuadro de dilogo Asignaciones XML resaltando la entrada que
representa Producto.xsd.
L Haga clic en Eliminar y apto seguido en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje
resultante.
L Haga clic de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Asignaciones

XML.
Observe que Excel elimina la asociacin entre Producto.xsd y su libro de trabajo, pero
los datos permanecen en su sitio.
L Finalmente guarde y cierre el libro de trabajo con el nombre de Ejemplo XML en
la carpeta Mis Documentos.
7.5 - EJERCICIOS
185
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7.5.1.- Automatizar estadsticas
L Abra el fichero Mediterraneo.xls de la carpeta Mis Documentos.
L Crear una macro con el nombre de Borrar, que automatice el borrado del mes al
que corresponden los datos (celda C3), as como los turistas de cada ciudad
(rango de celdas A6:A21), y el rango de las temperaturas (F6:F21), por ltimo
que deje como celda activa la C3.
L Observe los resultados al ejecutar la macro, debera quedar como el grfico

siguiente:
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L Por ltimo guarde y cierre el libro de trabajo.
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EXCEL 2003 8 - Tablas Dinmicas Avanzadas Nivel Avanzado V.1
TABLAS DINMICAS
8 AVANZADAS
Las tablas dinmicas proporcionan un modo de resumir y analizar fcilmente grandes
volmenes de datos. Se llaman tablas dinmicas porque se puede cambiar su disposicin
reordenando o cambiando de posicin los encabezados de fila y columna, rpida y fcilmente.
Las tablas dinmicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:
Tipo Descripcin
Resumir bases de datos grandes Se pueden utilizar las tablas dinmicas para resumir grandes
cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o
en una base de datos externa.
Preparar datos para su representacin grfica Los grficos basados en tablas dinmicas cambiarn
automticamente cuando cambie la tabla dinmica. Muchos
problemas vienen disponiendo los datos de un modo que
permita crear grficos, las tablas dinmicas son ideales para
este propsito.
Anlisis de datos adecuado Se analizarn de forma adecuada las bases de datos mediante
las tablas dinmicas, buscando tendencias, excepciones y
problemas. Se puede organizar rpidamente el modo en que se
resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de
detalle cuando se desee.
Crear Informes Es uno de los usos ms habituales de Excel, ya que se puede
interactuar en la pantalla o imprimir.
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181
Tipo Descripcin
Lista o base de datos Podr crear una tabla dinmica a partir de una lista o base de
datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de
varias hojas de clculo de Microsoft Excel o de otra tabla
dinmica.
Botones de campo para reordenar los datos Una tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales
resume mltiples filas de informacin de los datos originales.
Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabla
dinmica, podr ver los datos de distintas maneras. Por
ejemplo, podr ver los nombres de los vendedores en las filas
o en las columnas.
! Tabla dinmica resultante: Para crear una tabla dinmica, utilice el Informe de tablas
y grficos dinmicos como gua para la bsqueda y organizacin de los datos que
desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y grficos
dinmicos... del men Datos.
! Datos Resumidos: La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de resumen
que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir
automticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas
agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de
los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinmica.
Dentro de la tabla dinmica se pueden distinguir los siguientes elementos:
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Tipo Descripcin
Campo de Pgina Un campo de pgina es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientacin de pgina en una tabla dinmica. En el ejemplo, Regin
es un campo de pgina que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por
regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de pgina, la tabla dinmica
cambiar para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
Elemento de un campo de Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la
Pgina tabla ser un elemento en la lista de un campo de pgina. En el ejemplo, el
elemento Este se presenta actualmente en el campo de pgina Regin y la tabla
dinmica muestra nicamente los datos resumidos para dicha regin.
Campos de Fila Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha
asignado una orientacin de fila en la tabla dinmica. En el ejemplo, Producto y
Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los
ms prximos al rea de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, estn
situados a la izquierda de los campos de la fila interior.
Campos de Columna Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientacin de columna en una tabla dinmica. En el ejemplo,
Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los
campos de columna interiores son los que tienen sus elementos ms prximos al
rea de datos; los campos de columna exteriores estn encima de los campos de
columna interiores (en el ejemplo se muestra nicamente un campo de columna).
Campo de Datos Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene
datos. En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que
resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de
origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numricos, como
estadsticas o importes de ventas, pero tambin puede contener texto. Como valor
predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinmica mediante la
funcin Contar y los datos numricos mediante la funcin Suma.
Elementos Los elementos son una subcategora de un campo de la tabla dinmica. En el
ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos
representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen
exclusivas. Los elementos aparecen como rtulos de columna o de fila, o aparecen
en las listas desplegables de los campos.
rea de Datos El rea de datos es la parte de la tabla dinmica que contiene los datos resumidos.
Las celdas del rea de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los
campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del rea de datos
representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el
ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada
registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.
8.1 - DOMINAR LAS TABLAS DINMICAS
Hasta ahora slo ha visto superficialmente las tablas dinmicas (es necesario que tenga
claro lo hasta ahora aprendido), a partir de ahora se profundizar mucho ms en esta herramienta.
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Para acceder a las opciones de una tabla dinmica, puede hacerlo a travs de su men
contextual o a travs de la barra de herramientas Tabla dinmica:
8.1.1.- Trabajar con Campos de Datos

Seguidamente ver los temas relacionados con los campos de datos, que son los que se
sitan en la zona de datos de una tabla dinmica.
# Cambiar la Orientacin
En el ejemplo de Tabla dinmica sencilla que realiz anteriormente, ya vio lo fcil que
resulta hacer esto, por lo que ahora no se volver a realizar. Slo mencionaremos para que sirva
de recordatorio que se poda hacer directamente, arrastrando los campos en fila a columnas hasta
que el cursor adoptara esta forma , o a la inversa de columnas a filas hasta que el cursor
adoptara esta otra . Tambin poda hacerlo con el paso 3 del Asistente.
#Cambiar el modo en el que se resumen los Datos

Cuando un campo de datos de una tabla dinmica es numrico, el resumen realizado por
la tabla dinmica es una suma, si el campo no es numrico, el clculo automticamente es una
cuenta. Hay otras formas de resumir un campo de Datos y se detallan a continuacin:
Funcin Se utiliza para...
Suma La suma de los valores.

Contar Nmero de registros (filas).
Promedio Valor medio de los datos subyacentes.
Mx Valor mximo de los datos subyacentes.
Min Valor mnimo de los datos subyacentes.
Producto Producto de los datos subyacentes.
Contar nmeros Nmero de registros (filas) que contienen nmeros.
Desvest Desviacin estndar estimada de poblaciones en la que los datos subyacentes representan
la muestra.
Desvestp Desviacin estndar de poblacin en la que los datos subyacentes representan a toda la
poblacin.
Var Varianza de poblacin en la que los datos subyacentes representan la muestra.

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Funcin Se utiliza para...
Varp Varianza de poblacin en la que los datos subyacentes representan a toda la poblacin.
L Cierre si es que tiene abierto algn libro de trabajo y abra de la carpeta Mis
documentos el libro Inventario.xls.
En el libro de trabajo hay un inventario de los ordenadores comprados en el ltimo ao por

la empresa CEMENT S.A. Primero crear una tabla dinmica de este inventario.
L Haga clic en cualquier celda donde se encuentren los datos, y seleccione del men
Datos/Informe de tablas y grficos dinmicos....
L En el paso 1 de 3 deje seleccionada la opcin Lista o base de datos de Microsoft

Excel que aparece por defecto y pulse el botn Siguiente >.
L En el paso 2 de 3, no modifique tampoco nada ya que el rango de origen de los

datos es correcto ($A$1:$H$94), pulse botn Siguiente >.
L En el paso 3 de 3 haga clic en el botn Diseo... deje el cuadro como el que se

muestra a continuacin:
L Pulse el botn Aceptar.

L En el cuadro actual deje la opcin que aparece activada por defecto Hoja de
clculo nueva y pulse el botn Finalizar.
Lo que se obtiene es un resumen de los ordenadores que hay en la empresa agrupados por
tipo y velocidad, quin ha sido el proveedor y qu es lo que han costado.
193
185
Pero ahora nos interesa saber, no el coste de los ordenadores, sino la cantidad que hay.
Como por defecto en un campo numrico aparece la funcin SUMA, se tendr que sustituir sta
por la funcin CONTAR.
L Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier celda de la tabla dinmica
creada, en el men contextual seleccione Asistente para tablas dinmicas.
L Aparecer el paso 3 de 3 del Asistente para tablas dinmicas. Haga clic en el botn
Diseo... y a continuacin, doble clic en el campo Suma de Precio en el rea
de DATOS. Aparecer el cuadro de dilogo Campo de la tabla dinmica:
L En la lista que aparece en el apartado Resumir por, seleccione la funcin Cuenta,

y pulse el botn Aceptar. Acepte tambin el diseo de la tabla.
L De vuelta al Asistente haga clic en el botn Finalizar.

Obtenemos un resumen con el total de ordenadores de cada tipo, y quin los suministra.
L Elimine la columna Velocidad de la tabla dinmica para ver un resumen pero
mucho ms general (recuerde que para eliminar debe arrastrar el campo fuera
de la tabla hasta que el puntero del ratn adopte esta forma ).
#Realizar dos clculos en un solo Campo de Datos

Suponga que desea calcular la suma de un campo de datos y calcular la media del mismo
campo. El mismo campo puede situarse en la zona de datos ms de una vez, y despus se tratan
como campos distintos, uno se establece como SUMA y el otro como MEDIA.
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A continuacin aadiremos de nuevo el campo Precio al rea de DATOS, pero esta vez
en lugar de indicar SUMA indicaremos PROMEDIO para saber el precio medio por ordenador.
L Acceda al men contextual de la tabla dinmica y seleccione la opcin Asistente
para tablas dinmicas.
L Pulse el botn Diseo... para que aparezca el cuadro de diseo de la tabla

dinmica y all, arrastre al rea de DATOS el campo Precio.
Como es un campo numrico automticamente le ha aplicado la funcin SUMA,

seguidamente se cambiar por la funcin PROMEDIO.
L Haga doble clic en el campo Suma de Precio y seleccione la funcin Promedio
dentro de la lista Resumir por, pulse Aceptar y acepte tambin el diseo. De
vuelta al Asistente pulse Finalizar.
#Cambiar nombre a los campos

Tras crear una tabla dinmica, lo primero que los usuarios desean cambiar son los nombres
de los campos (especialmente los de los campos de datos). La mayora de campos de datos estn
realizando la funcin SUMA, as el prefijo Suma de incorporado automticamente al nombre del
campo no es recordado por los usuarios, y empeora el aspecto visual de la presentacin, adems
de los problemas de las columnas ridculamente anchas que son resultado de estos largos nombres
de campo.
Para cambiar los nombres de campo es tan sencillo como seleccionar la celda e introducir
un nuevo nombre. Pero hay un problema, y es que no podremos dar un nombre de un campo que
ya exista, por ejemplo si incluimos en el rea de DATOS un campo que se llama Unidades, en
el rea de datos aparecer como Suma de Unidades, no podremos cambiar el campo Suma de
Unidades por el de Unidades, puesto que en este caso coincide con el original. Podemos utilizar
un pequeo truco que es anteponer un espacio al nombre de campo, o un guin de subrayado,
siempre y cuando seamos conscientes de este cambio.
L En la tabla dinmica creada haga clic en la celda que contiene el valor Cuenta de
Precio.
L Escriba N Ordenadores y pulse <Intro>.

L Cambie el nombre del campo Promedio de Precio por el de Precio Medio y pulse
<Intro>.
8.1.2.- Campos de Pgina

Un campo de pgina es un cuadro de lista desplegable situado en la parte superior de la
tabla dinmica, que permite filtrar los datos que se muestran en la tabla dinmica permitiendo
seleccionar pginas individuales. Una tabla dinmica puede no tener campos de pgina, tener uno
slo o muchos.
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#Mostrar Pginas
Desde el campo de pgina podr ver los datos pertenecientes a cualquier pgina,
seleccionando un elemento de la lista desplegable, o bien ver todas las pginas resumidas en una
sola cuando est seleccionado (Todas). Pero suponga que desea imprimir cada pgina individual,
el proceso es bastante tedioso, primero seleccionar manualmente la primera de las pginas, luego
imprimirlas y este proceso repetirlo para cada valor del campo pgina. Existe un mtodo para
hacer esto:
Desde el men contextual de la tabla dinmica, seleccionar la opcin Mostrar pginas...,
y en el cuadro de dilogo Mostrar pginas que aparece seleccionar la pgina a la que quiera hacer
referencia y pulsar Aceptar, se aadirn tantas hojas de trabajo como valores tenga en la lista
desplegable del campo pgina, los nombres de estas hojas coincidirn con el de la lista desplegable.
Esto mismo tambin puede hacerlo con la opcin Tabla dinmica/Mostrar pginas... de la barra
de herramientas Tabla dinmica.
L Marque cualquier celda de la tabla dinmica y seleccione la opcin Tabla
dinmica/ Mostrar pginas... de la barra de herramientas Tabla Dinmica.
Aparece el cuadro de dilogo Mostrar pginas.
L Seleccione el valor Micro y pulse Aceptar.

Se han creado dos hojas nuevas con los nombres del valor del
campo de pgina (PIII y PIV). Las hojas nuevas creadas son una copia
exacta de la tabla dinmica original, slo que cada una de ellas tiene un
valor diferente para el campo pgina.
L Seleccione las dos hojas creadas (PIII y PIV) y elimnelas.
#Personalizar la disposicin
En el caso de que haya ms de un campo de pgina, stos se apilan unos sobre otros. Se
puede cambiar esta disposicin desde el cuadro de dilogo Opciones de la tabla dinmica al que
puede acceder con la opcin Opciones de tabla... del men contextual de la tabla dinmica o a
travs del Asistente, en el paso 3 de 3 con el botn Opciones....
L Haga clic con el botn secundario en cualquier celda de la tabla dinmica y
seleccione Asistente para tablas dinmicas, aparecer el paso 3 de 3 del
Asistente, deje el cuadro Diseo como se muestra a continuacin (recuerde
que N Ordenadores y Precio medio ya los cre antes en un apartado anterior):
NOTA: Si no tiene activada la barra de herramientas Tabla dinmica, recuerde que puede
activarla haciendo clic con el botn secundario en la zona de las barras de herramientas y en men
contextual que aparece escoger Tabla dinmica.
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L Pulse Aceptar y a continuacin el botn Finalizar del asistente para regresar a la

tabla dinmica.
Con esto hemos aadido varios campos de pgina a la tabla dinmica.

L Seleccione la opcin Opciones de tabla... del men contextual de la tabla
dinmica, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En este cuadro hay dos opciones que permiten personalizar esta disposicin. Una es la
opcin Campos por columna, que permite colocar los campos de pgina en ms de una columna,
el valor inicial es 0, que quiere decir que todos los campos de pgina se sitan en una columna.
La segunda opcin es Diseo de pgina que proporciona dos opciones:
! Hacia abajo, luego horizontalmente: el primer campo de pgina se sita en A1, el
segundo en A2 el tercero en C1 el cuarto en C2, etc.
! Horizontalmente, luego hacia abajo: el primer campo de pgina se sita en A1, el
segundo en C1 el tercero en A2 el cuarto en C2, etc.
L En Campos por columna seleccione un 2 y pulse Aceptar.

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Observe cmo ha cambiado la distribucin de los campos de pgina.
L Regrese a las opciones de la tabla dinmica y en la lista Diseo de pgina
seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo y pulse Aceptar.
Entienda la nueva disposicin.

L Finalice dejndolo como estaba al principio: en Diseo de pgina seleccione Hacia
abajo, luego horizontalmente, en Campos por columna seleccione un 0 y
pulse Aceptar.
8.1.3.- Agrupar datos

Puede haber ocasiones en las que una base de datos de origen est estructurada de tal
modo que no se adapte al modo en que se desean presentar los datos en la tabla dinmica. Este
problema se produce a menudo cuando se utilizan fechas en las bases de datos.
Por ejemplo en la tabla dinmica en la que estamos trabajando queremos saber para cada
Proveedor qu cantidad nos ha facturado anualmente.
L Con el Asistente para tablas dinmicas, modifique la tabla actual en los
siguientes aspectos:
L Pulse el botn Aceptar y luego Finalizar, de vuelta al asistente, para que actualice
la tabla.
L Si en el campo de pgina Tipo tiene seleccionado un valor concreto cmbielo y

seleccione (Todas).
Como puede comprobar cada fecha de la base de datos de origen ocupa una columna
distinta, y la informacin ofrecida por las fechas es demasiado detallada para los objetivos que se
pretendan. La solucin a este problema es agrupar las fechas por aos. Siga los pasos que se
muestran a continuacin:
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L Sitese en cualquier valor del campo de columna
Fecha, (por ejemplo en el valor 15/03/2004), pulse
el botn secundario del ratn y en el men
contextual seleccione Agrupar y mostrar detalle/
Agrupar..., aparece el siguiente cuadro de dilogo:
L En la lista desplegable Por, seleccione slo Meses y

pulse Aceptar.
L Una vez en la hoja donde se encuentra la tabla

dinmica, haga doble clic en el campo Fecha y
cmbiele el nombre por Meses.
Ahora el resumen queda mucho ms claro.

Para desagrupar las columnas simplemente debe hacer clic con el botn derecho en
cualquier celda del encabezado de columna y seleccionar Agrupar y mostrar
detalle/Desagrupar....
L Ahora haga clic con el botn secundario sobre cualquier mes y seleccione Agrupar
y mostrar detalle/Desagrupar....
8.2 - DAR FORMATO A UNA TABLA DINMICA
Hasta ahora hemos visto como poder agrupar u ordenar los campos de la tabla dinmica;
ahora veremos como podemos modificar la forma del contenido, la forma en la cual utilizaremos
este mtodo es similar al Formato de campo que hemos visto con anterioridad.
8.2.1.- Formato del campo

Las celdas de una tabla dinmica difieren bastante de la celdas normales de una hoja de
trabajo, y precisamente en el formato es donde ms difieren, a continuacin se describirn las
tcnicas empleadas para formatear las tablas dinmicas.
L Primero debe modificar la tabla dinmica para que tenga el siguiente aspecto, la
columna Precio Total es la Suma de Precio, y luego hay que cambiarle el
nombre:
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191
.
L Seleccione una celda cualquiera o varias del campo de datos Precio Medio, y en
el men contextual de la tabla dinmica seleccione la opcin Configuracin de
campo..., aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Tambin podra haber accedido a este cuadro a travs del botn Configuracin de campo
de la barra de herramientas Tabla dinmica, o desde el Asistente con el botn Diseo... del paso
3 de 3, haciendo doble clic en el campo de datos, igual que cuando quera cambiar una funcin.
L Pulse el botn Nmero..., el cuadro que aparece es el que ya conoce, seleccione
de la lista Categora la opcin Moneda y pulse Aceptar dos veces para
regresar a la tabla dinmica.
L Dele el mismo formato al campo Precio Total.

Ahora al manipular la tabla cada campo conservar su formato numrico.
8.2.2.- Combinar Rtulos

Esta sencilla funcin puede resultar til para mejorar la visin de una tabla dinmica.
L Cambie arrastrando los campos de la tabla dinmica hasta que la tabla quede con
este aspecto:
200
192
L Seleccione en el men contextual de la tabla la opcin Opciones de tabla... active

la casilla Combinar rtulos y pulse Aceptar.
L Observe cmo los valores del campo Micro se han centrado sobre las tres
columnas inferiores.
8.2.3.- Seleccin estructurada

Aunque en principio puede parecer que este apartado no tenga que ver mucho con el
formato de una tabla dinmica, en realidad no es as, ya que la finalidad de esta opcin es facilitar
y ayudar al usuario en la tarea de dar formato a las tablas dinmicas, como en seguida comprobar.
La seleccin estructurada puede activarse y desactivarse, las tablas dinmicas se comportan
de manera diferente segn el estado de esta opcin. Para activar o desactivar esta opcin puede
hacerlo a travs del men contextual de la tabla dinmica, seleccionando Seleccionar y despus
Habilitar seleccin o tambin desde la barra de herramientas Tablas dinmicas con la opcin
Tabla dinmica/ Seleccionar/Habilitar seleccin.
L Para comprobar si la seleccin est activada o desactivada pruebe a situar el ratn
en un ttulo de campo hasta que aparezca una pequea flecha negra y hacer
clic, por ejemplo pruebe con el campo N Ordenadores.
L Si apareci la flecha, es que la seleccin estructurada est activada, en caso

contrario seleccione en la barra de herramientas Tabla dinmica la opcin
Tabla dinmica/Seleccionar/Habilitar seleccin y vuelva a hacer clic en la
misma opcin.
201
193
L Compruebe usted mismo el resultado de tener esta opcin activada. Haga clic,
cuando aparezca la flecha negra, en diversos valores de campos que forman
la tabla dinmica, por ejemplo en Precio Medio, Precio Total o en PIII.
Hay tres opciones disponibles en la opcin Tabla dinmica/Seleccin, de la barra de

herramientas Tabla dinmica cuando Habilitar seleccin est activada, y son Rtulo, Datos,
y Datos y rtulo, el funcionamiento de estos botones lo entender con el siguiente ejemplo.
L Haga clic en el valor Mito S.A. del campo Proveedor, y luego active la seleccin
haciendo clic en la lnea superior de la celda. Aparecer la flecha (todas las
filas ha debido quedar seleccionadas).
L Haga clic en la opcin Rtulo de la opcin Tabla dinmica/Seleccionar,

solamente el rtulo ha debido quedar seleccionado.
L Ahora repita para seleccionar la opcin Datos, en este caso slo los datos
quedarn seleccionados.
L Pruebe a hacer clic en la opcin Datos y rtulo, quedan seleccionadas de nuevo

todas las filas.
L Realice diversas pruebas hasta que entienda bien el funcionamiento de estos

botones.
L Una vez haya terminado estos pasos guarde los cambios.
8.3 - GRFICOS DINMICOS
Las tablas dinmicas tienen gran importancia cuando se representan datos grficamente.
Esto se debe a que los grficos son especialmente especficos para las tablas dinmicas. Un grfico
creado a partir de una tabla dinmica cambiar automticamente cuando cambie la tabla dinmica
y viceversa.
Existen dos formas de crear un grfico dinmico, a travs del Asistente para grficos y
de forma manual.
#Creacin de un grfico dinmico usando el Asistente para grficos

Para crear un grfico dinmico a travs del Asistente para grficos no se puede
seleccionar el rango de celdas antes de empezar el asistente.
A continuacin ver cmo crear este tipo de grfico.
L Continuamos trabajando con el libro Inventario.xls.
202
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L En la hoja donde se encuentra la tabla dinmica haga clic en cualquier celda fuera
de sta, para no seleccionarla.
L Seleccione Asistente para grficos de la barra de herramientas Estndar.
Aparece el paso 1 de 4 del asistente.

L Asegrese de tener seleccionado el tipo Columna agrupada y haga clic en
Siguiente >.
L En este segundo paso es donde tendr que seleccionar el rango de celdas. Para
realizar esto, tan slo tiene que situar el ratn en una celda de la tabla dinmica
y pulsar el botn Siguiente >.
L Pulse Siguiente > en el paso 3 de 4.

L En este ltimo paso seleccione En una hoja nueva y pulse Finalizar.
El grfico ha aparecido en la hoja Grfico1 con los campos que contiene la tabla dinmica.
Como ya se ha dicho antes, si se actualiza la tabla dinmica, el grfico dinmico lo hace
automticamente y viceversa. Observe cmo el grfico da la opcin, al igual que la tabla, de elegir
los datos que deseamos representar, pero hay que tener en cuenta que en la tabla tambin se
efectuarn los cambios.
A continuacin ver un ejemplo de modificacin de tabla a travs del grfico.
L Teniendo en pantalla el grfico dinmico, haga clic en la flecha que hay al lado del
campo Tipo.
L Seleccione tan slo la opcin DX. Pulse Aceptar.

L Ver cmo el grfico ha cambiado.
L Ahora vaya a la hoja que contiene la tabla dinmica y compruebe que sta slo
visualiza el tipo de ordenador seleccionado anteriormente.
Este es el aspecto que tiene que presentar la tabla dinmica.
L Seguidamente elimine las hojas Grfico1 y Hoja4.
203
195
#Creacin de un grfico dinmico para modificarlo manualmente
Para crear un grfico dinmico sin utilizar el asistente, slo ser necesario tener el puntero
del ratn situado en la tabla dinmica.
L A continuacin cree de nuevo una tabla dinmica con los datos que ver a
continuacin.
L Haga clic en cualquier celda de la tabla para que sta se active.

L Pulse el botn Asistente para grficos de la barra de herramientas Tabla
Dinmica. Aparece en una hoja nueva un grfico dinmico.
L Seleccione en el men contextual del grfico Tipo de grfico... y en el cuadro que

aparece escoja el de tipo Lneas/Lnea.
L Pulse Aceptar.
Observe cmo la lnea que representa el tipo de 0 no aparece en los proveedores que
corresponden. Esto se debe a que stos poseen un valor 0 en ese periodo.
Ahora va a activar la opcin que permite que ese valor 0 se represente.
L Vaya a la hoja donde se encuentra la tabla dinmica.
L En el men contextual de la tabla seleccione Opciones de tabla...
204
196
L Sitese en el cuadro situado a la derecha de la opcin Para celdas vacas,
mostrar:, una vez ah, escriba 0 y pulse Aceptar.
L Vaya ahora a la hoja del grfico que estaba modificando y compruebe cmo la
lnea que representa ya aparece en todos los proveedores.
Los grficos dinmicos se caracterizan por el hecho de actualizarse automticamente al

modificar los datos de la tabla origen. Mientras que las tablas es necesario que se actualicen
manualmente, como vimos en un principio.
A continuacin realizar una serie de modificaciones en la tabla dinmica para comprobar
la actualizacin automtica de los grficos.
L Sitese en la hoja que contiene la tabla dinmica.
L Modifique el campo Tipo, de tal forma que muestre todos los componentes.
L Modifique ahora la tabla para que aparezca de la siguiente forma:
L Vaya ahora a la hoja del grfico y observe cmo el grfico ha cambiado su

estructura al modificar la tabla dinmica.
L Por ltimo Guarde el libro de trabajo y cirrelo .
8.4 - EJERCICIOS
8.4.1.- Venta de productos
L Abra el libro Ventas de la regin.xls y con los datos de la hoja, genere una tabla
dinmica como la que se muestra a continuacin.
205
197
L Modifique la disposicin de los campos en el asistente para obtener esta otra tabla.
L Guarde el libro de trabajo y no lo cierre.
8.4.2.- Grficos de ventas
L Genere el grfico siguiente con los datos obtenidos en la tabla dinmica.
L Modifique la tabla dinmica para que el grfico adopte el siguiente aspecto.
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#Ejercicio de Evaluacin
Antes de proseguir con el temario del curso, debe realizar un ejercicio de evaluacin.
L Abra el icono que aparece a la derecha de ste prrafo, ubicado en la
carpeta Mis Documentos, le aparecern los ejercicios que debe
realizar.
Mientras est realizando el ejercicio de evaluacin, podr consultar el dossier tanto como
sea necesario.
Si comprende que todava no est preparado para realizarlo,
podr anularlo mediante el botn que aparece a la derecha de este
prrafo y repasar los puntos en los que tiene dudas.
Podr volver a realizarlo cuando est mejor preparado.
Una vez haya terminado el ejercicio de evaluacin, los resultados pasarn a formar parte
de su expediente acadmico, no existiendo la opcin de volver a repetirlo.
Ver el resultado de manera automtica,
mediante el botn de la derecha, en el cul se le indicarn
las preguntas que ha acertado, las que ha fallado y las
aclaraciones a las preguntas propuestas. La finalidad de ste es que repase los puntos en los que
ha fallado, antes de continuar con el temario del curso.
Recuerde que NO PODR CAMBIAR DE CURSO , si no tiene todos los ejercicios de evaluacin realizados.
Ante cualquier duda consulte con el profesor.

L Una vez terminado este ejercicio de evaluacin, ya puede continuar con el temario
del curso.

208
200
Nombre Curso y Versin ndice Alfabtico V.N
ndice Alfabtico
Elementos de un Grfico . . . . . 61
A
Agrupar Objetos Grficos . . . . . . . . . . 103
Objetos Grficos . . . . . . . . . . . 88
Escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Crear resumen . . . . . . . . . . . . 169
Anlisis de datos
Bsqueda de objetivos . . . . . . 147
Tablas de datos . . . . . . . . . . . . 151
Asistente de Funciones . . . . . . . . . . . . . . 3
F
Filtro de registros . . . . . . . . . . . . . . . 121
Asistente para Grficos . . . . . . . . . . . . . 48
Autofiltro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
AutoSuma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 G
Grabadora de Macros . . . . . . . . . . . . 174
B
Barra de Herramientas Dibujo . . . . . 34, 80
Grficos de 3 Dimensiones . . . . . . . . . 61
rea de Trazado . . . . . . . . . . . 44
Barras de Error . . . . . . . . . . . . 54
Barra de Herramientas Visual Basic . . 173 Dimensionar Elementos . . . . . . 46
Bases de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Dinmicos . . . . . . . . . . . . . . . 202
Microsoft Query . . . . . . . . . . . 134 Eje 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Registros . . . . . . . . . . . . . . . . 116 Ejes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Botn Elementos . . . . . . . . . . . . . . . . 44
AutoSuma . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Elementos 3-D . . . . . . . . . . . . 62
Crear cuadro de texto . . . . . 81, 90 Elevacin . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Cuadro de controles . . . . . . . . 174 Fichas de Formato . . . . . . . . . . 57
Detener grabacin . . . . . . . . . . 173 Giro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Editor Visual Basic . . . . . . . . . 174 Incorporar Imgenes . . . . . . . . 71
Ejecutar macro . . . . . . . . . . . . 173 Insertar Ejes . . . . . . . . . . . . . . 52
Elipse . . . . . . . . . . . . . . . . . 81, 90 Insertar Elementos . . . . . . . . . 49
Flecha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Insertar Lneas de Divisin . . . 51
Grabar macro . . . . . . . . . . . . . 174 Insertar Rtulos de Datos . . . . 52
Lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . 81, 90 Insertar Ttulos . . . . . . . . . . . . 51
Modo diseo . . . . . . . . . . . . . . 174 Leyenda . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Orden ascendente . . . . . . . . . . . 32 Lneas de Tendencia . . . . . . . . 53
Orden descendente . . . . . . . . . . 32 Men Contextual . . . . . . . . . . 50
Paleta porttil Diseo . . . . . . . . 81 Men Formato . . . . . . . . . . . . 56
Puntero . . . . . . . . . . . . . . . . 81, 90 Men Grfico . . . . . . . . . . . . . 49
Rectngulo . . . . . . . . . . . . . 81, 90 Modificar . . . . . . . . . . . . . 43, 48
Sombra inferior . . . . . . . . . . . . . 81 Modificar Aspecto Graf. 3-D . 63
Modificar Elementos de un Grf. 55
D
Denominacin de Rangos . . . . . . . . . . . 23
Mover Elementos . . . . . . . . . . 46
Objeto Seleccionado . . . . . . . . 56
Perspectiva . . . . . . . . . . . . . . . 64
Desagrupar Objetos Grficos . . . . . . . 104 Plano Inferior . . . . . . . . . . . . . 62
Dibujos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Planos Laterales . . . . . . . . . . . 62
Tipo de Grfico . . . . . . . . . . . . 57
E
Eliminar
Ttulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Ttulos de los Ejes . . . . . . . . . . 44
Grficos dinmicos . . . . . . . . . . . . . . 202

201
Nombre Curso y Versin ndice Alfabtico V.N
IIncorporar Imgenes . . . . . . . . . . . . . . 71 R
Rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Insercin de Objetos Grficos . . . . . . . 82 Registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Insertar Filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Organigrama . . . . . . . . . . . . . 100
Insertar Elementos en un Grfico . . . . . 49
S
L
Libro de macros personal . . . . . . . . . . 179
Seleccionar Grficos . . . . . . . . . . . . . . 43
Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Configuracin . . . . . . . . . . . . 160
Sombrear un Objeto Grfico . . . . . . . . 85
M
Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Suma Automtica . . . . . . . . . . . . . . 1, 13
Superponer Objetos Grficos . . . . . . . 105
Asignar . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Ejecutar . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Grabadora de Macros . . . . . . . 174
Grabar . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
T
Tablas de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Microsoft Query . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Tablas dinmicas . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Modificar Aspecto Grfico 3-D . . . . . . 63 Formatear . . . . . . . . . . . . . . . 199
Modificar el color . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Grficos dinmicos . . . . . . . . . 202
Modificar Elementos de un Grfico . . . 56
Modificar Elementos Grficos . . . . . . . 85
Mover y Dimensionar Elementos Grficos46
N
Nombres de Rango
Crear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Crear Automticamente . . . . . . 25
Crear Manualmente . . . . . . . . . 25
Modificar . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Uso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
O
Objetos Grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Ordenar Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
P
Pegado especial . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Q
Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

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1

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1

PARA CALCULAR AUTOMTICAMENTE:

L Abra el libro Clculos automticos.xls que tiene guardado en Mis

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06

L Seleccione el rango de celdas B7:F10, y haga clic en el botn Autosuma ,

Si lo que deseamos hacer es calcular la media, el mximo o el mnimo lo que debemos

L Ahora repita la misma operacin, pero, escoja en la lista de Autosuma la

L Seleccione el rango G8:G10, y haga clic en el botn Autosuma . Observar

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L Cierre el libro de trabajo que acaba de usar, y conteste afirmativamente a la

1.2 - ASISTENTE PARA FUNCIONES

PARA PONER EN MARCHA EL ASISTENTE PARA FUNCIONES:

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1.2.2.- Segunda Etapa

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1.2.3.- Utilizando el asistente

L Haga clic en Funcin... del men Insertar, aparecer el cuadro de dilogo

L Seleccione la categora Estadsticas de la lista de categoras que aparece en la

Al seleccionar la categora Estadsticas, aparecer en el cuadro Seleccionar una funcin

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06

El nuevo cuadro de dilogo est dedicado ntegramente a la funcin Promedio que

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Puede observar que en el cuadro Nmero aparece un rango, ha seleccionado el rango

L Escriba en dicho recuadro el rango de celdas E3:E14, o bien seleccinelo con el

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Observe como en la celda I10 de su hoja de clculo, ha aparecido calculado el promedio

L Para ello, deber usar el Asistente para funciones y dentro de l, seleccionar la

L Cuando lo tenga terminado guarde y cierre el libro Asistente.xls.

1.3 - HERRAMIENTAS DE FORMULAS

Ahora veremos el funcionamiento de dos barras de herramientas destinadas a las frmulas,

1.3.1.- Auditora de frmulas

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Rastrear dependientes Mira si esta celda forma porte de alguna frmula.

Quitar un nivel de dependientes Quita la flecha de la dependencia de alguna frmula.

Quitar todas las flechas Elimina todas las dependencias y rastreos.

Mostrar ventana de inspeccin Muestra la ventana del inspeccin.

Evaluar frmula Evala la funcin que tenemos sealada.

L Sitese en la casilla C13 de la hoja F. Trigonom., seguidamente haga clic en el

Observe como aparece una flecha que va desde la celda C13

L Vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes .

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Ahora igual que hicimos en el ejemplo anterior de

A continuacin explicaremos como funciona la Ventana de inspeccin. Todas aquellas

1.3.2.- Ventana de inspeccin

L Haga clic en el icono Ventana de inspeccin , de la barra de herramientas

L Ahora haga clic en Agregar inspeccin... de la ventana Ventana Inspeccin.

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L Ahora cierre el documento Frmulas.xls sin guardar los posibles cambios

Mientras la que sigue es una matriz bidimensional

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1.4.1.- Introducir una frmula matricial

L Abra el libro de trabajo Matrices.xls de la carpeta Mis Documentos.

PARA INTRODUCIR UNA FRMULA MATRICIAL:

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L Site el cursor en la celda C8 e introduzca la frmula =SUMA(C4:F4*C5:F5) sin

L Acepte la frmula mediante la combinacin de teclas <Control>+<Mays>+<Intro>

#Matriz como parmetro de una comparacin

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L Seleccione el rango F6:G9 y escriba: =SI(C6:D9>=10;"Bien";"Mal").

1.4.2.- Constantes matriciales

L Si es necesario, abra el libro Matrices.xls almacenado en Mis Documentos.

L Seleccione el rango D1:E2 y escriba all =A1:B2*{10;20\30;40}. Acepte la frmula

L En la Hoja3, seleccione el rango D4:F5. Introduzca la frmula matricial