Trabajando con Excel

Cmo desplazarnos en la hoja de clculo

Como ya vimos, la unidad elemental en Excel es la hoja de clculo y varias hojas de

clculo conforman un Libro. Podemos introducir datos en las hojas de clculo
(compuestas por celdas organizadas a travs de filas y columnas). Hay diferentes
tipos de datos y veremos luego cmo introducirlos.

Tambin es necesario que veamos cmo desplazarnos por el libro a travs de sus
hojas o en una misma hoja a travs de sus celdas

Movimiento a travs del libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de clculo aunque podramos introducir ms hojas y adems
podramos tambin configurar el programa para que aparezcan ms hojas por defecto.

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Podemos usar dos estilos de movimiento a travs de las hojas, uno a travs de la
barra de etiquetas y otro mediante combinaciones de teclas.

Mediante la barra de etiquetas.

En este caso vemos las tres hojas que se abren por defecto en nuestro libro. Cabe
destacar que la hoja activa, es decir, sobre la que vamos a trabajar es la que est
marcada en negrita e iluminada, en este caso la Hoja1

Si queremos desplazarnos a otra hoja, bastar con que hagamos clic con el ratn
sobre la misma.

A veces tenemos tantas hojas que no podemos visualizarlas en la etiqueta y para

desplazarnos a travs de ellas debemos hacer uso de los botones configurados a tal
efecto y su uso es el siguiente

Para visualizar a partir de la primera hoja, es decir, la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

 Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las ltimas hojas.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn
ningn efecto.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

Movimiento a travs de la hoja de trabajo activa

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento.

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Para desplazarnos a travs de la hoja podemos usar:

la barra de desplazamiento vertical u horizontal o el ratn, haciendo clic sobre la

celda en la que queremos aadir un dato, Nos movemos hacia arriba al pulsar

esta flechita Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita.

combinaciones de teclas:
 o, cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir, podemos
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la
barra de frmulas.

Introduciendo datos

En cada celda activa podemos introducir datos numricos, alfanumricos y frmulas,

para aadirlos debemos situarnos en la celda e introducirlos en la barra de frmulas

Para que ste valor quede introducido podemos

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dar a la tecla Intro: de esta forma queda introducido el dato y nos desplazamos
a la celta inferior
Dndole a las flechas del teclado: de esta forma la nueva celda activa ser a la
que nos desplacemos, segn le demos a la flecha derecha, izquierda, etc.

dndole al botn de aceptacin que aparece en la barra de frmulas, as el

valor quedar introducido, pero la celda activa seguir siendo la misma

Puede pasarnos lo siguiente, por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos
posicionamos en ella y escribimos: Nombre del Empleado, le damos a la tecla y
estaremos en la celda D4

En la celda D4 escribimos Departamento,

Modificando el aspecto de las celdas de la hoja de
clculo
Ancho de columna

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamao de la

columna no es suficiente para mostrar esta informacin. En Excel 2007 la anchura por
defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo suele pasar
como en el ejemplo: la anchura estndar de una columna no es suficiente para
visualizar el contenido completo de una celda.

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Sin embargo podemos ampliar el tamao de la columna de varias formas.

Para ello, aplicando la primera de las formas nos posicionamos en el lmite entre las
dos columnas C y D.

y nos aparecer una especie de crucecita con la cual podemos incrementar el

tamao

Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botn izquierdo del ratn
presionado comenzamos a mover el ratn hacia la derecha hasta alcanzar el tamao
deseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna
aparecer un recuadro que mostrar la medida del ancho de la columna

Al tener el ancho deseado soltamos el botn del ratn y dejamos de movernos hacia
la derecha. Ya se tendr la columna con un tamao suficiente para mostrar la
informacin
El segundo mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En

caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la
columna en la que nos encontramos.
Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.

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Se desplegar otro submen.

Elegir la opcin Ancho de columna...Aparecer:
 Escribir la anchura deseada y hacer clic sobre Aceptar
Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el
deseado.

Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de

entrada ms ancho, utilizando otro mtodo distinto que se llama autoajuste. Para ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.

Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.

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 Se abrir otro submen. Elegir la opcin Autoajustar ancho de columna.
De esta forma se ajusta al tamao del dato de esa columna que sea ms ancho.

Tambin podemos, para autoajustar, situarnos sobre la lnea divisoria al lado derecho
de la columna que deseas modificar. Tal como vimos a la hora de modificar la altura
con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Hacemos
doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

Ancho estndar de columna

Puede ser que pretendamos trabajar en un libro con textos grandes y que el tamao
estndar de las columnas no nos sea de utilidad. Excel 2007 nos permite modificar la
anchura estndar para todas las columnas de la hoja que tienen asignada. Si
deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

Desplegar el men Formato de la pestaa Inicio.

Se abrir otro submen.

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Elegir la opcin Ancho predeterminado...

Aparecer:

Escribir la anchura estndar deseada.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas

que tuvieran asignada una anchura particular.

Ya hemos visto, por tanto, las distintas formas de modificar el tamao de una
columna.
Alto de fila

Excel 2007 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra
ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2
es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman
de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a
15,75.

Ya en el apartado anterior al digitar Nombre del Empleado en una columna, tuvo que
aumentarse su tamao para presentar esta informacin. De igual manera, puede ser
realizado con una fila, ya que su ancho tambin puede variarse y drsele el que se
desee.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar tres mtodos:

El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes

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pasos:

Para ello nos posicionamos en el lmite entre la fila que se quiere

ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho
de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4

Luego pulsamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo

apretado nos movemos hacia abajo, hasta darle el ancho
requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra
el tamao (Alto) que se le va dando a la fila.

Finalmente se tendr la fila del tamao que se quiere.

Para el segundo mtodo actuamos de la siguiente forma:

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Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En

caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la
fila en la que nos encontramos.
Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa
Inicio.
Elegir la opcin Alto de fila...
 Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el
que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales
utilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la

altura que tiene la fila por defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan
efectivos.

Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la

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entrada ms alta de la fila, utilizando el mtodo de autoajuste.

Para ello:

Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

Seleccionar del men Formato que se encuentra en la pestaa
Inicio.
Elige la opcin Autoajustar alto de fila.

Tambin podemos, para autoajustar, situarnos sobre la lnea divisoria por debajo de la
fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de
modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos
puntas. Hacemos doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

CAMBIOS DE TAMAO DE LA HOJA DE TRABAJO

Tambin podemos cambiar el tamao de la visualizacin de la pantalla de
trabajo. Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la pgina, es decir ver
ms columnas y filas pero en la que la letra se ve ms pequea; y otros usuarios que
prefieren tener una panormica ms limitada pero que la letra y nmeros se ven ms
grandes.

Veremos ahora cmo cambiar la vista de trabajo

1. Nos posicionamos en el botn Vista de la barra de herramientas

2. Buscamos la opcin Zoom, que se utiliza para ajustar el tamao de visualizacin de

la hoja de trabajo

3. Se abrir un recuadro en el que se selecciona este tamao, por ejemplo podemos

seleccionar el 75%

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ya podremos visualizar muchas ms filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la
letra y los nmeros que escribamos se vern ms pequeos.

Modificando datos

Puede ser que antes de introducir la informacin desees restaurar el contenido de la

celda a su valor inicial, para ello slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer

clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los

nuevos datos y la celda seguir con el valor que tena.
Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no.

Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la
celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est

escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.

Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede

modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la
tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la

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celda adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o
iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a
modificar.

La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.

En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la informacin.

Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn

Aceptar o damos al botn de validacin de la barra de frmulas.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se
introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la

celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.
Tipos de datos

En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a

otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En
una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe
empezar siempre por el signo =.

Ms adelante dedicaremos un tema exclusivo a las frmulas

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Errores en los datos.

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que
ves, en este caso he introducido una frmula del tipo = a 1 y he dejado un espacio en
el valor correspondiente a la celda a1, nos avisa del error y nos dice que si realmente
nos estamos refiriendo a a1, podemos aceptar la correccin o no.
Tambin es posible que nos d un error sin indicarnos una posible correccin,
tendremos un cuadro de dilogo del tipo

Tambin es posible detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con

un smbolo en la esquina superior izquierda similar a ste:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como que nos permitir saber
ms sobre el error.

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Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un
cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente o que el nombre no es vlido y nos
deja elegir entre diferentes opciones.

Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no

podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el
smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por
ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o

cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o
funcin.

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#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando
incorrecto, como puede ser sumar textos
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se
intersecan.

En todos estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un

smbolo en la esquina superior izquierda tal como .