SOLUCIN TEMA 1

DOCUMENTOS

1. LOS COMPROBANTES
Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones
deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben
presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin
y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

Contenido del comprobante.

Fecha
Origen
Descripcin
Y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos,
caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el
concepto a que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares
y en aquel en que se registre en orden.

2. Estatuto Tributario Nacional.

ARTCULO 615. Obligados de expedir facturas. Para efectos tributarios, todas las personas o
entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios
inherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, debern expedir
factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que
realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos
administrados por la Direccin General de Impuestos Nacionales.
Para quienes utilicen mquinas registradoras, el documento equivalente ser el tiquete
expedido por sta.

PARGRAFO 1. Adicionado. Ley 49/1990, Art. 64. La boleta de ingreso a las salas de exhibicin
cinematogrfica constituye el documento equivalente a la factura.

PARGRAFO 2. Adicionado. Ley 223/1995, Art. 34. Quienes tengan la calidad de agentes de retencin del
impuesto sobre las ventas, debern expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el
artculo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retencin expedir un
certificado por cada retencin efectuada, el cual deber contener las mismas especificaciones del certificado
bimestral.

En los dems aspectos se aplicarn las previsiones del pargrafo 1 y 2 del artculo 381 del Estatuto
Tributario.

Artculo 616. Libro Fiscal de Registro de Operaciones. Quienes comercialicen bienes o presten servicios
gravados perteneciendo al rgimen simplificado, debern llevar el libro fiscal de registro de operaciones
diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, est debidamente foliado y se
anoten diariamente en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes
debern, con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisicin
de bienes y servicios, as como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad.
"Este libro fiscal deber reposar en el establecimiento de comercio y la no presentacin del mismo al momento
que lo requiera la administracin, o la constatacin del atraso, dar lugar a la aplicacin de las sanciones y
procedimientos contemplados en el artculo 652, pudindose establecer tales hechos mediante el mtodo
sealado en el artculo 653".

ARTCULO 617. Sustituido. Ley 223/1995, Art. 40. Requisitos de la factura de venta. Para efectos
tributarios, la expedicin de factura a que se refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de la
misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
 a) Estar denominada expresamente como factura de venta;
b) Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;
c) Subrogado. Ley 788/2002, Art. 64. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los
bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado;
d) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta;
e) Fecha de su expedicin;
f) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados;
g) Valor total de la operacin;
h) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura, e
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), debern estar previamente
impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin
efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa.
El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer los medios
necesarios para su verificacin y auditora.

ARTCULO 618-2. Adicionado. Ley 223/1995, Art. 41. Las personas o entidades que elaboren facturas
o documentos equivalentes, debern cumplir las siguientes obligaciones:

1. Elaborar las facturas o documentos equivalentes con los requisitos sealados en el Estatuto Tributario y con las
caractersticas que prescriba la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.
2. Llevar un registro de las personas o entidades que hayan solicitado la elaboracin de facturas, con su
identificacin, direccin, nmero de facturas elaboradas para cada cliente y numeracin respectiva.
3. Abstenerse de elaborar facturacin en relacin con un determinado cliente a quien se le haya elaborado por
parte de dicha empresa la misma numeracin.
4. Expedir factura por la prestacin del servicio, la cual, adems de cumplir con los requisitos establecidos en el
artculo 617 del Estatuto Tributario, deber tener la constancia del primero y ltimo nmero consecutivo de dichos
documentos, que haya elaborado al adquirente del servicio.

3. Decreto 2649/93
TITULO TERCERO
De las normas sobre registros y libros

Art. 123. Soportes.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que se trate, los hechos
econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y
autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal
circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal manera que sea posible su verificacin.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, as como ser utilizados para registrar
las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

4. Soportes y Libros de Contabilidad

SOPORTES CONTABLES:

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en
original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que trate, los hechos
econmicos deben documentarse mediante soportes, de orgenes internos o externos, debidamente fechados y
autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal
circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su
verificacin.
SOPORTES DE CONTABILIDAD EXTERNOS

1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar
al comprobante diario de contabilidad.
2. RECIBO DE CONSIGNACION
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El
original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
3. COMPROBANTE DE DEPSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS
Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para
que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con
la cuanta y exigencia del cliente.
4. FACTURA DE VENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.
5. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRDITO
La tarjeta de crdito (o dinero plstico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los
establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crdito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilizacin de tarjeta de crdito, suscrito
mediante entidad financiera y una persona natural o jurdica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se
compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la entidad
financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a travs de este medio.
6. CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que
pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

7. COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago
de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo
LETRA DE CAMBIO
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada
"girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en
una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor
hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a
sus proveedores y se llaman letras por pagar.
8. PAGAR
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios.
9. NOTA DBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto
de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago
de sus obligaciones.

10. NOTA CRDITO

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes
hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante
llamado nota crdito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
11. RECIBO DE CAJA MENOR
 El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no
requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

SOPORTES DE CONTABILIDAD INTERNOS

1. NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el
caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
2. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el
nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

LIBROS CONTABLES:
Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cules se registran en
forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

LIBROS PRINCIPALES
Llamados tambin mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes
libros:

Libro de Inventarios y Balances: Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance
general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse
todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo
contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos). El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que
conforman los rubros anteriormente descritos.
Libro Diario: Es un libro principal, denominado tambin "diario columnario", en l se registran en orden cronolgico
todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento
mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, trasladndolos al libro mayor. En
este libro se encuentra informacin como la fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario, La
descripcin del comprobante, La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta, Los saldos finales de
cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor, Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y
registros contables de acuerdo con la normatividad del cdigo del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances: Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual
de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en l se encuentra se toma del libro Diario y se detalla
analticamente en los libros auxiliares.
En el se encuentra la siguiente informacin:
La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas de la empresa).

LIBROS AUXILIARES
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los valores e informacin registrada
en los libros principales. Cada empresa determina el nmero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y
el trabajo que se tenga que realizar.
En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son:
Registro de las operaciones cronolgicamente.
Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la informacin de una cuenta en varias subcuentas, para evitar
los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libro mayores y diario y contiene los valores
correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma
detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las
cuentas por cobrar.
Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de actas y
registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc.

Legalidad contable:
Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos, contados desde el cierre de aquellos o
la fecha del ltimo asiento o comprobante.

1. SOPORTES DE CONTABILIDAD

SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que
se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.
Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades
de la empresa exijan.

SOPORTES EXTERNOS SOPORTES INTERNOS

1. Recibo de caja o comprobantes de 1. Nota de contabilidad

ingreso. 2. Comprobante diario de
2. Recibo de consignacin contabilidad
3. Comprobante de depsito y retiro
de cuentas de ahorros.
4. Factura de venta
5. Comprobante de venta con tarjeta
de crdito
6. Cheque
7. Comprobante de pago o de egreso
8. Letra de cambio
9. Pagar
10. Nota dbito
11. Nota crdito
12. Recibo de caja menor

2. Los Archivos Administrativos

Desde el punto de vista de la Ciencia de la documentacin y la archivstica el documento es la combinacin de un

soporte y la informacin registrada en l, ese documento puede ser utilizado como prueba o para la consulta. Un
documento de archivo ser cualquier tipo de soporte que contenga informacin y que sea el resultado de una actividad.

CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS.

Carcter seriado. Los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo se forman serie documentales.
Gnesis. Estos documentos se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de
las tareas de su productor.
Exclusividad o unicidad. El documento de archivo es nico e irremplazable. La informacin que contiene rara vez se
encuentra en otro documento con la misma intensidad y extensin.
Interrelacin. Todo documento de forma aislada no tiene mucho sentido, su razn de ser viene precisamente por
pertenecer a un conjunto o unidad y por las relaciones que se establece entre ellos.

CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS.

Hay dos tipos de caractersticas, las externas y las internas:

Caractersticas externas: Hacen referencia a la estructura fsica de los documentos y son las siguientes:
Clase: La clase del documento va a estar determinada por el procedimiento empleado para transmitir la informacin. En
funcin de la clase vamos a tener distintos documentos:
Textual: se caracteriza porque transmite la informacin mediante texto escrito. stos son el 90% de la produccin de la
Administracin Pblica.
Iconogrfico: se caracteriza porque emplean imgenes, es decir, signos no textuales para representar la informacin
(mapas, fotos etc).
Sonoros: permiten gravar y reproducir cualquier sonido, en el caso de documentos casi siempre son palabras.
Audiovisuales: combinan la imagen y el sonido.
Electrnicos o informticos: son aquellos documentos generados por ordenador.
Tipo: El tipo es una caracterstica que va ms all de lo meramente fsico o externo, porque revela tanto el contenido
como la estructura del documento. Normalmente deriva de la accin representada, por ejemplo, si la accin es una
pregunta el tipo es cuestionario.

CONCEPTO DE ARCHIVO.
Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material producido o recibido por toda
persona fsica o moral y por todo servicio u organismo pblico o privado en el ejercicio de su actividad y son
considerados o bien por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades o bien transmitidos a la
institucin de archivo competente en razn de su valor archivstico, es decir, valor secundario.

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS.

Las funciones de los archivos son tres:

1. Recoger la documentacin producida por una institucin.

2. Conservar la documentacin, utilizando las tcnicas que garanticen su organizacin, su instalacin y su
preservacin.
3. Difusin de la documentacin, creando los mecanismos necesarios para que sea recuperable la informacin.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.
Aunque los documentos y expedientes administrativos son el elementos comn de trabajo de los funcionarios hasta
la actualidad no ha existido ningn inters por el anlisis de la realidad de los documentos administrativos ni si
quiera por el Derecho Administrativo que ha sido en Espaa quien generalmente se ha ocupado en el sentido de la
Administracin Pblica.
La misma incertidumbre exista con respecto a la clasificacin de los documentos y esa distinta clasificacin estaba
en funcin de los puntos de vista desde los cuales eran elaborados. Podemos encontrar diferentes documentos:

LAS FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

Los documentos administrativos tienen dos funciones importantes:

Funcin de constancia: La funcin de constancia consiste en que el documento asegura la pervivencia de los
actos administrativos, ya que constituye el soporte material. Con esta funcin de constancia se logra garantizar la
conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o defectos y
tambin sirve para garantizar el derecho de acceso que tienen los ciudadanos.

Funcin de comunicacin: Los documentos van a servir como medio de comunicacin de los actos de la
Administracin Pblica y podemos distinguir dos tipos de comunicacin:

Comunicacin interna: Se produce entre las unidades que componen la organizacin administrativa.
 Comunicacin externa: Se da entre la Administracin y los ciudadanos o bien entre los distintos rganos
administrativos.

LA CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

Se distinguen cinco tipos de documentos:

Documento de decisin:
La resolucin.
El acuerdo.

Documento de transmisin:
La comunicacin.
La notificacin.
La publicacin.
La nota interior.
El oficio.
La carta.

Documento de constancia:
El acta.
El certificado.
La certificacin de los actos presuntos.

Documento de juicio:
El informe.

Documento de ciudadano:
La solicitud.
La denuncia.
La alegacin.
El recurso.

Manejo Automatizado de la Informacin

El manejo de informacin requiere desarrollar un conjunto de habilidades que permiten definir la informacin necesaria,
obtenerla y aprovecharla; exige lograr un dominio de las herramientas informticas para lograr rapidez, reducir el
esfuerzo, representar y comunicar la informacin; y desarrollar un aprendizaje del que se pueda tener control,
independientemente del ritmo con que las tecnologas o la informacin se transforman.

Desarrollo de habilidades en el manejo de la informacin

Las habilidades que se deben desarrollar informtico para manejar informacin son las siguientes:

Delimitar temas de investigacin.

Definir el objetivo a lograr con el manejo de la informacin
Habilidad para definir el Precisar preguntas pertinentes al tema, como guas de exploracin y
tema. articulacin de la informacin.
Anticipar la estructura de informacin u organizacin de temas,
subtemas, supratemas y temas relacionados.

Habilidad para identificar

y evaluar fuentes de
Validez, Pertinencia, Confiabilidad, Relevancia, Actualidad o Vigencia,
informacin.
Referencia de las fuentes
 Habilidad para determinar
los medios a usar en la
bsqueda,
Identificar, reconocer los medios existentes
registro, procesamiento,
Determinar cules son los adecuados segn el objetivo de trabajo
organizacin,
representacin y Mismas variables: tiempo, confiabilidad, actualidad
comunicacin de la
informacin.
Contactar la fuente registrarla y realizar primera exploracin
Conseguir o acceder la informacin.
Habilidad para buscar,
Emplear estrategias de bsqueda:
localizar y obtener
o descriptores (palabras claves), operadores booleanos, direcciones.
informacin.
o lectura, subrayado, ideas claves, fichas (bibliogrficas, de trabajo,
de concentracin).

Uso y aplicacin de herramientas informticas

Por herramientas informticas entendemos el conjunto de instrumentos empleados para manejar informacin por medio
de la computadora como el procesador de texto, la base de datos, graficadores, correo electrnico, hojas de clculo,
buscadores, programas de diseo, presentadores, redes de telecomunicaciones, etc. El uso de estas herramientas,
adems de un conocimiento de la computadora requiere un conocimiento de las mismas en sus elementos, objetos que
manejan y operaciones bsicas; para sus aplicaciones se exige reconocer sus lgicas de uso, esquemas de organizacin
y representacin. De esta manera sabremos qu se puede hacer con ellas.

Dominio de las herramientas

El dominio de las herramientas integra tres aspectos: operaciones, conceptos y habilidades:

Identificar y realizar las operaciones bsicas

Operaciones Primeras operaciones y pasos en la bsqueda de la seguridad personal

Identificar y clarificar trminos y conceptos relacionados con las operaciones

Conceptos Manejo adecuado de trminos y conceptos

Identificar y operar patrones bsicos (grficos y de accin).

Reconocer ambientes de trabajo
Identificar aspectos concretos de las aplicaciones
o Componentes generales
Habilidades o conjuntos de elementos particulares
o Posibilidades de aplicacin de los recursos informticos
o Cmo se modifica mi actividad con el uso de las HI

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE TEMA 1

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus
derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio

* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones.

 Aplica normas de manejo y conservacin de archivos
Los archivos de oficina o de gestin estn formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en
el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la
toma de decisiones, tramitacin de asuntos y defensa de derechos.

Recomendaciones Prcticas
Casi todos los documentos forman parte de un expediente. Se entiende por expediente administrativo un conjunto
ordenado de documentos generados por una unidad u oficina (productor) en la resolucin administrativa de un mismo
asunto.
Todos los documentos y expedientes forman parte de una serie. Se entiende por serie al conjunto de
documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultados de una misma gestin, actividad o
procedimiento.
Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolucin
de un asunto. Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra,
para cada acta, para cada peticin de traslado, para cada convocatoria de oposiciones)

Determine el ttulo oficial del expediente y de la serie, que suelen estar establecidos en normativas,
reglamentos, en la propia documentacin, etc. Las series deben identificarse por el tipo de informacin que
contienen, y una vez determinado su ttulo debe mantenerse en el tiempo.

No use como ttulos de series denominaciones como oficios, expedientes generales, varios, etc.

Los criterios para la formacin de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el
personal de la unidad.

No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo
expediente como para satisfacer peticin de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo
con los datos del documento, da y persona a la que se lo ha prestado.

Nivel Bsico de Organizacin del Archivo

En cada puesto de trabajo estarn los expedientes en tramitacin, individualizados en carpetillas (de las habituales de
colores o de las grises con anagrama de la UCA) que agrupan a todos los documentos del expediente, y en cuya solapa
debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:
En la portada de cada carpetilla se sealar: nombre de la oficina, ttulo de la serie, fechas de inicio del expediente (la
fecha de inicio de un expediente es la fecha de recepcin de la solicitud, instancia, etc. en el Registro) y fecha de
finalizacin, resumen del asunto, dgitos del cuadro de clasificacin (si se conoce), relacin de contenido (al menos de los
documentos esenciales, con breve descripcin de cada documento, fechas y n de orden dentro del expediente).

En general, la ordenacin de los documentos dentro del expedientes ser cronolgica ya que las
actividades encaminadas a su resolucin tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer
documento ser el ms antiguo y el ltimo el ms reciente.
Los expedientes dentro de su serie se ordenarn de forma alfabtica por nombres de personas u
organismos (ej.: expedientes personales, expedientes acadmicos de alumnos), alfabtica por asuntos
o materias (ej.: expedientes de plazas de concursos, informes), cronolgica (ej.: nminas), numrica por
cdigo del expediente o por la combinacin de las formas de ordenacin citadas.

TEMA 2: TTULOS VALORES

Generalidades
Los ttulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autnomo que en ellos se
incorpora, pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de participacin y de tradicin o representativo de
mercancas.

Desde el punto de vista material el ttulo valor es un documento escrito, siempre firmado (unilateralmente) por el deudor;
es adems un pedazo de papel que contiene diversas menciones En un segundo plano, se define al ttulo valor como un
derecho en beneficio de una persona. El derecho consignado en el documento, nace con la creacin de ste. Tiene un
valor en la actividad econmica en general y en los negocios mercantiles en especial, por ello y para el desarrollo de la
economa de un pas, interesa que el titulo como valor en s mismo, pueda entrar en circulacin econmica como los
dems bienes.
Quien suscribe un ttulo valor se obliga a una prestacin frente al poseedor del ttulo, o quin resulte tal, y no subordina
esa obligacin a ninguna aceptacin, ni a ninguna contraprestacin.

Adems de lo dispuesto para cada ttulo-valor en particular, los ttulos-valores debern llenar los siguientes requisitos:
1) La mencin del derecho que en el ttulo se incorpora, y
2) La firma de quin lo crea.
La firma podr sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del ttulo, por un signo o contrasea que puede ser
mecnicamente impuesto.
Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo ser el del domicilio del creador del ttulo; y si
tuviere varios, entre ellos podr elegir el tenedor, quien tendr igualmente derecho de eleccin si el ttulo seala varios
lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el ttulo sea representativo de mercaderas, tambin podr
ejercerse la accin derivada del mismo en el lugar en que stas deban ser entregadas.

Si no se menciona la fecha y el lugar de creacin del ttulo se tendrn como tales la fecha y el lugar de su entrega.

Si en el ttulo se dejan espacios en blanco cualquier tenedor legtimo podr llenarlos, conforme a las instrucciones del
suscriptor que los haya dejado, antes de presentar el ttulo para el ejercicio del derecho que en l se incorpora.

TTULOS NOMINATIVOS
El ttulo-valor ser nominativo cuando en l o en la norma que rige su creacin se exija la inscripcin del tenedor en el
registro que llevar el creador del ttulo. Solo ser reconocido como tenedor legtimo quien figure, a la vez, en el texto del
documento y en el registro de ste.
La transferencia de un ttulo nominativo por endoso dar derecho al adquirente para obtener la inscripcin de que trata
este artculo.
El creador del ttulo podr exigir que la firma del transmisor se autentique. Salvo justa causa, el creador del ttulo no
podr negar la anotacin en su registro de la transmisin del documento.

TTULOS A LA ORDEN
Los ttulos-valores expedidos a favor de determinada persona, en los cuales se agregue la clusula "a la orden" o se
exprese que son transferibles por endoso, o se diga que son negociables, o se indique su denominacin especfica de
ttulo-valor sern a la orden y se transmitirn por endoso y entrega del ttulo, sin perjuicio de lo dispuesto en el artculo.
La transferencia de un ttulo a la orden por medio diverso del endoso, subroga al adquirente en todos los derechos que el
ttulo confiera; pero lo sujeta a todas las excepciones que se hubieran podido oponer al enajenante. Quin justifique que
se le ha transferido un ttulo a la orden por medio distinto del endoso, podr exigir que el juez en va de jurisdiccin
voluntaria haga constar la transferencia en el ttulo o en una hoja adherida a l. La constancia que ponga el juez en el
ttulo, se tendr como endoso. El endoso puede hacerse en propiedad, en procuracin o en garanta.

TTULOS AL PORTADOR.
Son ttulos al portador los que no se expidan a favor de persona determinada, aunque no incluyan la clusula "al
portador", y los que contengan dicha clusula.
La simple exhibicin del ttulo legitimar al portador y su tradicin se producir por la sola entrega.
Los ttulos al portador slo podrn expedirse en los casos expresamente autorizados por la ley.
Los ttulos creados en contravencin a lo dispuesto en el artculo anterior, no producirn efectos como ttulos-valores.

CLASES DE TITULOS VALORES

LETRA DE CAMBIO: La letra de cambio es uno de los Ttulos valores que se extiende por una persona (acreedor -
librador) y recoge una obligacin de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en
la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Cdigo de comercio Colombiano en sus artculos 691 a
708.
Elementos de la Letra de Cambio
Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando la orden de pago a otra persona (deudor).
Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).
Endosante: acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de cobro.
Endosatario: persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro.
Tenedor: persona poseedora del ttulo en cada momento.
Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago.

Vencimiento de la letra de cambio

A la vista: debiendo pagarse en el momento de su presentacin.
A un plazo contado desde la fecha del libramiento.
A un plazo contado desde la vista.

Endoso de una letra de cambio

La letra de cambio y, por tanto, el derecho de cobro, se puede transmitir a otra persona mediante la frmula del endoso
tantas veces como se quiera.
La declaracin del endosante se debe realizar en el reverso de la letra de cambio, en el espacio destinado al endoso.

Aval de la letra de cambio

El aval es el compromiso que adquiere una tercera persona de realizar el pago, en caso de no hacerlo el librado.
Pudiendo comprender la totalidad de la deuda o parte de ella. El aval se debe hacer constar en el reverso de la letra de
cambio Aceptacin de la letra de cambio

La aceptacin convierte al aceptante en principal obligado.

El aceptante quedar obligado cambiariamente an con el girado; y carecer de accin cambiaria contra ste y contra
los dems signatarios de la letra, salvo cuando una parte, a sabiendas, suscriba un ttulo sin que exista contraprestacin
cambiaria a las obligaciones que adquiere, las partes en cuyo favor aquella prest su firma quedarn obligadas para con
el suscriptor por lo que ste pague y no podrn ejercitar contra l las acciones derivadas del ttulo.

Pago de la letra de cambio

La letra de cambio deber presentarse para su pago el da de su vencimiento o dentro de los ocho das siguientes. No se
puede exigir la presentacin y menos exigir el pago antes de la fecha de vencimiento, aunque voluntariamente si se
puede hacer. Tampoco se puede obligar al tenedor de la letra de cambio a recibir el pago antes del vencimiento pactado.
La presentacin para el pago de la letra a la vista, deber hacerse dentro del ao que siga a la fecha del ttulo.
Cualquiera de los obligados podr reducir ese plazo, si lo consigna as en la letra. El girador podr, en la misma forma,
ampliarlo y prohibir la presentacin antes de determinada poca.

Protesto de la letra de cambio

El protesto es un acto notarial que sirve para acreditar que se ha producido la falta de aceptacin o de pago de la letra de
cambio. El protesto se practicar necesariamente con intervencin de notario pblico y su omisin producir la caducidad
de las Acciones de regreso.
El protesto por falta de aceptacin deber hacerse antes de la fecha del vencimiento.
El protesto por falta de pago se har dentro de los quince das comunes siguientes al del vencimiento.
Pagar: Es un ttulo de crdito o ttulo valor que contiene la promesa incondicional de una persona, a la cual se le
denomina suscriptora, de que pagar a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora, una suma determinada de
dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaracin de obligaciones:
"debo y pagar". Al ser un instrumento de pago formal, el pagar debe poseer ciertos requisitos llamados de validez.
Se debe indicar que el instrumento es un "pagar" -o de otra forma- deber contener este trmino dentro del texto del
documento, siendo expresado en el idioma que se firme el convenio de pago. Al ser impreso el documento, el ttulo del
pagar debe ser escrito totalmente en el mismo idioma del pas donde se suscribe. Este requisito es imprescindible. El
pagar, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa incondicional de pagar una suma de dinero en moneda
nacional o su equivalente internacional.

Si el pagar vence a la vista, deber presentarse para su pago dentro de un trmino de seis meses a contar de la fecha
de suscripcin.

Pago parcial El tomador est obligado a recibir un pago parcial del pagar; pero retendr el documento en su poder
mientras no se le cubra ntegramente, anotar en el cuerpo del mismo los pagos parciales que reciba, y extender recibo
por separado en cada caso. Conservando los derechos contra los dems obligados.
Protesto
El protesto es un acto de naturaleza formal, que sirve para demostrar de manera autntica, que el pagar fue presentado
oportunamente para su pago.
Se practica el protesto por medio de un funcionario que tenga fe pblica y se levantar la correspondiente acta de
protesto contra el suscriptor o sus avalistas.

CHEQUE: El cheque es un titulo-valor de gran importancia en el mbito econmico de una sociedad, ya que sin el seria
difcil concretar muchas transacciones mercantiles de gran importancia, por esto se le debe dar un uso correcto para as
evitarnos molestias y no terminar perjudicados por un instrumento que ha sido creado para beneficiar a la comunidad.

CONTENIDO
Los componentes esenciales que debe presentar todo titulo-valor denominado cheque son los siguientes:
a) El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentacin, que necesariamente ha de ser un banco o entidad de
crdito.
b) Lugar de pago.
c) Fecha de emisin del cheque.
d) Un espacio en blanco precedido del signo $ en donde se registra el valor del cheque en nmeros.
e) La indicacin PGUESE A o PGUESE A LA ORDEN DE, en donde va el nombre del beneficiario del cheque.
f) La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero implcita en la formula LA SUMA DE, delante de la
cual se registra el valor del cheque en letras.
g) Firma del que expide el cheque. La firma ha de ser de puo y letra no admitindose impresa o estampada.
h) Sellos. En caso de que el Girador sea una empresa legalmente constituida, la firma deber estar acompaada por los
respectivos sellos debidamente registrados con anterioridad en el banco, ya que la falta de alguno de ellos dar origen al
no pago del cheque. Cuando se presente la clusula Y/O, que tantas veces se ha utilizado en los Ttulos valores, es
inadmisible que la entidad bancaria alegue contradiccin, inconveniencia o duda, pues al hacerse efectivo el derecho
incorporado a uno de los beneficiarios automticamente se excluye a los dems.

BONOS: El Bono es un ttulo de deuda, de renta fija o variable, emitido por un Estado, por un gobierno regional, por un
municipio o por una empresa industrial, comercial o de servicios. Tambin puede ser emitido por una institucin
supranacional (Banco Mundial, Banco Europeo de Inversiones, Corporacin Andina de Fomento...), con el objetivo de
obtener fondos directamente de los mercados financieros. El emisor se compromete a devolver el capital principal junto
con los intereses.

Los principales tipos de bonos son:

Bono canjeable: Bono que puede ser canjeado por acciones ya existentes. No provoca ni la elevacin del
capital ni la reduccin del valor de las acciones.
Bono Convertible: Bono que concede a su poseedor la opcin de canjearlo por acciones de nueva emisin a
un precio prefijado. Ofrece a cambio un cupn (una rentabilidad) inferior al que tendra sin la opcin de
conversin.
Bono cero cupn: Ttulo que no paga intereses durante su vida, sino que lo hace ntegramente en el
momento en el que se amortiza, es decir cuando el importe del bono es devuelto. En compensacin, su
precio es inferior a su valor nominal.
Strips: Algunos bonos del Estado son "strippables", esto es, que puede segregarse cada uno de los pagos
que realiza ese bono, esto es distinguiendo entre principal e intereses (cupn), y negociarlos por separado.
Bonos de deuda perpetua: Son aquellos que nunca devuelven el principal, (esto es, el nominal del bono, que
generalmente coincide con la inversin inicial), sino que pagan intereses (cupones) regularmente de forma
indefinida. Son los ms sensibles a variaciones en el tipo de inters.

Otro caso es el de los bonos basura, que se definen como ttulos de alto riesgo y baja calificacin, que ofrece, en
contrapartida, un alto rendimiento.
A los propietarios de bonos se les conoce con el nombre de "tenedores" o "bonistas". Algunas emisiones de bonos llevan
incorporadas opciones o warrants que permiten amortizaciones anticipadas, conversin en acciones o en otros activos
financieros, etc...

FACTURA CAMBIARIA
La factura cambiaria de compraventa es un titulo valor a la orden, que el vendedor puede librar y entregar o remitir al
comprador. No puede librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de mercancas entregadas real
y materialmente al comprador.
La Factura cambiaria de compraventa se emite como titulo valor de carcter crediticio, puede sustituir tanto a la factura
comercial (siempre y cuando cumpla tambin los requisitos que exigen las normas tributarias) como a las letras de
cambio que suelen acompaar a esta, de conformidad con los plazos y cuotas acordadas para el pago.

Caractersticas de Factura Cambiaria de Compra Venta

La firma del representante legal de la persona jurdica que la crea.
La mencin de ser Factura Cambiaria de Compraventa.
El nmero de orden del titulo.
El nombre y domicilio del comprador.
La denominacin y caractersticas que identifiquen las mercaderas vendidas y la constancia de su
entrega real y material.
El precio unitario y el valor total de las mismas.
La expresin en letras y sitio visibles de que se asimila en sus efectos a la letra de cambio.
La firma del comprador aceptando la operacin de compra venta de un producto y comprometindose a
su respectivo pago.
No debe presentar enmendaduras o errores.
 LAS ACCIONES:
Es un ttulo que establece la participacin proporcional que su poseedor tiene en el capital de una empresa. Como tal, la
accin convierte a su titular en propietario y socio capitalista de la firma en proporcin al monto de acciones que ha
suscrito.
En la misma medida le confiere el derecho a votar en las asambleas generales de la empresa y a recibir los dividendos
que le corresponden de acuerdo a las ganancias que se hayan obtenido. La clase y el nmero de acciones que posee
una persona definen sus derechos y la magnitud de su propiedad.

Aunque existen en la prctica muchas clases diferentes de acciones las mismas pueden clasificarse en dos tipos
bsicos: las acciones ordinarias son las que soportan el riesgo de la actividad empresarial pues a ellas pertenecen las
recompensas en los buenos tiempos y las cargas en los malos, no otorgando a sus tenedores ningn beneficio o
proteccin especial; las acciones preferidas, o privilegiadas, dan a sus poseedores una prioridad sobre los tenedores de
acciones ordinarias.
Dicho privilegio puede referirse al pago de dividendos, a la devolucin del capital -en el caso de liquidacin de la
sociedad- o al derecho a voto. En otros casos las acciones preferidas no tienen derecho a voto porque las empresas las
emiten como una forma de obtener recursos financieros, ofreciendo atractivas condiciones a los inversionistas -como por
ejemplo un dividendo fijo garantizado- pero sin tener que ceder el control sobre la marcha de la misma. Existen otras
diversas modalidades que, segn los casos, se utilizan para la emisin de acciones preferidas.
Las acciones, por otra parte, pueden ser a la orden, cuando figura en ellas el nombre de su poseedor, y al portador,
cuando son suscritas sin tal especificacin. Las primeras se traspasan mediante endoso, en tanto que las segundas
son compradas y vendidas libremente en la bolsa de valores donde se cotizan

EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE TEMA 2

1. PRECISE LAS PRINCIPALES CARACTERSTICAS DE LOS DIVERSOS TITULOS VALORES

LETRA DE CAMBIO:
La letra de cambio es uno de los Ttulos valores que se extiende por una persona (acreedor - librador) y
recoge una obligacin de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en
la fecha de su vencimiento. L
La letra de cambio deber contener:
1) La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero;
2) El nombre del girado;
3) La forma del vencimiento, y
4) La indicacin de ser pagadera a la orden o al portador.

Pagar
ttulo valor que contiene la promesa incondicional de una persona, a la cual se le denomina suscriptora, de
que pagar a una segunda persona llamada beneficiaria o tenedora, una suma determinada de dinero en un
determinado plazo de tiempo.
El pagar debe contener:
1) La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero;
2) El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago;
3) La indicacin de ser pagadero a la orden o al portador, y
4) La forma de vencimiento.
La accin cambiaria: Es la accin ejecutiva derivada del pagar. La accin cambiaria es directa o de
regreso. Ser directa cuando su fundamento sea una obligacin cambiaria directa y de regreso cuando sirva
para exigir una obligacin cambiaria de regreso.

Cheque
El cheque es un titulo-valor de gran importancia en el mbito econmico de una sociedad, ya que sin la seria
difcil concretar muchas transacciones mercantiles de gran importancia, por esto se le debe dar un uso
correcto para as evitarnos molestias y no terminar perjudicados por un instrumento que ha sido creado para
beneficiar a la comunidad.
El cheque deber contener:
1) La orden incondicional de pagar una determinada suma de dinero;
2) El nombre del banco librado, y
3) La indicacin de ser pagadero a la orden o al portador.

Bono
 Los bonos son ttulos-valores que incorporan una parte alcuota de un crdito colectivo constituido a cargo
de una sociedad o entidad sujetas a la inspeccin y vigilancia del Gobierno.
Los ttulos de los bonos contendrn:
1) La palabra "bono" y la fecha de su expedicin;
2) El nombre de la sociedad o entidad emisora y su domicilio;
3) El capital suscrito, el pagado y la reserva legal de la sociedad;
4) La serie, nmero, valor nominal y primas, si las hubiere;
5) El tipo de inters;
6) El monto de la emisin, la forma, lugar y plazo para amortizar el capital y los intereses;

Factura cambiaria
Es un ttulo-valor que el vendedor podr librar y entregar o remitir al comprador.
No podr librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de mercaderas entregadas
real y materialmente al comprador.
La factura cambiaria de compraventa deber contener:
1) La mencin de ser "factura cambiaria de compraventa";
2) El nmero de orden del ttulo;
3) El nombre y domicilio del comprador;
4) La denominacin y caractersticas que identifiquen las mercaderas vendidas y la constancia de su
entrega real y material;

Acciones
Es un ttulo que establece la participacin proporcional que su poseedor tiene en el capital de una empresa.
Como tal, la accin convierte a su titular en propietario y socio capitalista de la firma en proporcin al monto de
acciones que ha suscrito.
La accin cambiaria se ejercitar:
1) En caso de falta de aceptacin o de aceptacin parcial;
2) En caso de falta de pago o de pago parcial, y
3) La indicacin de ser pagadero a la orden o al portador.