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Diseo Grfico y Publicitario

Tablas Dinmicas en Excel Tutorial

El uso de tablas dinmicas en Excel es una de las funcionalidades que ms temen los
usuarios y que ms les puede servir en su da a da. La curva de aprendizaje es rapidsima,
pero exige un par de horas de concentracin y algunos ejercicios prcticos para poder
manejarse bien con las tablas dinmicas en Excel.

A continuacin vamos a explicar algunas de las opciones ms interesantes de las tablas

dinmicas Excel.

QU ES UNA TABLA DINMICA DE EXCEL?

Para saber lo que es una tabla dinmica en excel, lo primero que hay que tener preparado
en Excel ser nuestra tabla de datos. Siempre habremos de partir de una tabla de datos
donde la informacin se organiza por filas y las columnas son los diferentes atributos o
caractersticas de nuestra informacin para trabajar con las tablas dinmicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:

En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de

diferentes productos.

Si quisiramos saber cmo organizar esta informacin por vendedor y producto podramos
hacer una serie de filtros, o clculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho ms rpido
y fcil (cuando la informacin es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla
dinmica.

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Tablas Dinmicas
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CMO CREAR UNA TABLA DINMICA EN EXCEL

Primero, en Excel hay que seleccionar toda la informacin de nuestros datos. Para
ello recomiendo convertir nuestro rango donde encontramos nuestra informacin a una
tabla de datos. Cmo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar >> Grupo
Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la informacin de nuestra tabla quedar de la siguiente
manera:

Esto nos permitir, que, al hacer crecer la informacin de nuestra tabla en nmero de filas,
al refrescar las tablas dinmicas, todo el rango sea cogido por la tabla dinmica en cuestin.

Pero ahora s, para crear una tabla dinmica en excel seleccionamos nuestra recin creada
tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinmica
Al hacer click en tabla dinmica aparecer una ventana como la siguiente:

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En esta pestaa vemos que el rango/tabla que ha seleccioando. En la siguiente parte nos
permitir elegir donde situaremos nuestra tabla dinmica. En este caso vamos a permitir
que cree una hoja nueva y nos coloque la tabla dinmica ah. Haciendo click en OK lo que
veremos ser lo siguiente: una nueva hoja con el espacio creado para una tabla dinmica
genrica y a la derecha un display para ordenar la informacin de nuestra tabla dinmica.

ORGANIZAR UNA TABLA DINMICA EN EXCEL

En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los
ttulos de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una
de las cajitas de abajo.

EN LA TABLA DINMICA EXCEL, QU SON LAS CAJITAS DE ABAJO?

Filtros de reporte: nos permitir filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios
elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.
Columnas: nos permitir organizar nuestra informacin por columnas (podremos
seleccionar uno o varios elementos de la coleccin)
Filas: nos permite organizar nuestra informacin por filas (podremos seleccionar
uno o varios elementos de la coleccin)
Valores: sern los valores de clculo. Podremos visualizar los valores como suma,
mximo, media, contar valores

En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

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Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido segn los filtros seleccionados.
Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que
queremos conocer los datos de ventas.
Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo
que han vendido en el mes seleccionado.
Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosar para
cada vendedor los productos que ha vendido y la suma de su precio.

Esto, explicado as, es un poco abstracto, lo mejor ser ver cmo queda la tabla dinmica
Excel una vez que hemos hecho las diferentes selecciones:

En la imagen anterior vemos como la informacin de ventas queda organizada para el mes
de enero segn los vendedores y los diferentes productos. Adems de esto, veremos las
columnas de totales de ventas por productos y por vendedores (fila inferior y columna
derecha respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinmicas en Excel es mucho ms sencillo de lo que habas
pensado nunca y en cuanto le cojas el truco podrs ir a toda velocidad sacando interesantes
conclusiones de tus anlisis.

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Por ltimo, cmo cambio el tipo de valores mostrados? y si me viniera mejor ver cmo
se reparten porcentualmente las ventas? Pues es muy sencillo, tan slo tendremos que
seguir los siguientes pasos:
Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinmicas sobre los
valores que queremos cambiar (en nuestro ejemplo el valor suma de precio).
Elegimos la opcin de Configuracin de campo de valor.
Elegimos la pestaa de Mostrar valores como.
Del desplegable de Mostrar valores como elegimos % de Gran Total.
De esta manera el resultado obtenido ser:

En la ventana Campos de tabla dinmica diseamos su estructura de filas (y su orden),

columnas, filtros y la forma de presentar los datos. Sigamos con el ejemplo del tutorial de
tablas dinmicas.

CONTINUACIN DEL TUTORIAL DE TABLAS DINMICAS

Como ya vimos en el tutorial, la lista de todos los campos disponibles se encuentra en el
cuadro superior de la ventana. Esos campos son los nombres de columna de los datos que
estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos dar un error si intentamos insertar una

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tabla dinmica utilizando como fuente un rango al que falte un nombre de columna. Esto
suele pasar cuando utilizas un rango con muchas columnas, alguna se nos pasa.
Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1, Campo2,
imagnate cuando quieras estructurar el informe. No sern nombres largos pero s lo
suficientemente descriptivos para que sepas su contenido.
Bien. Dejamos nuestra tabla con la siguiente estructura y diseo:

Este informe es el diseo por defecto que Excel nos presenta: algo difcil de leer porque los
nmeros no tienen formato, no podemos seguir las lneas fcilmente, cada columna tiene
el ancho por defecto. Lo iremos modificaremos paso a paso, algunas cosas hoy otras en
posteriores artculos.

Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestaas en la cinta de opciones. Son
las herramientas de tablas dinmicas:
Una se llama Analizar

la otra Diseo

Por supuesto, como en otras ocasiones, slo tendremos acceso a ellas si la celda en la que
nos encontramos se sita en el informe. Desde estas dos pestaas podremos hacer todos

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los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos aadido o cambiado
alguna informacin.

Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinmica, en concreto a la zona de reas en

las que hemos situado algunos campos. Observa la flecha a la derecha del nombre de
columna, si haces clic en ella tendrs acceso a un men contextual desde el que podrs
realizar distintas acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarn accesibles y otras
no, dependiendo del tipo de dato y del rea en la que se encuentre.

Entra en Configuracin de campo. Esta opcin del men te da acceso a una ventana con dos
pestaas.

Por ejemplo, si el campo en el que trabajas est en el rea Filas, podrs indicar a Excel que
no quieres un subtotal para este campo o que el subtotal ser uno concreto. Tambin le
podrs indicar que quieres personalizar el nombre de la columna, elementos sin datos y que
repita etiquetas de elementos.

CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR

Ahora ve al rea Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de Precio y
elige Configuracin de campo de valor.

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Y s, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestaas tienen otro nombre
y realizan otras tareas. Es una ventana pensada para trabajar con datos. Primeramente, aqu
podremos formatear cada uno de los campos de datos que tengamos (ver botn de
comando Formato de nmero) e incluso cambiar el nombre de la columna a otro ms
descriptivo. Tambin podremos mostrar los valores como porcentaje de diferentes
maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de nmero con dos decimales a mi campo.
Mi informe tendr el siguiente aspecto:

QU HACEMOS CON EL CAMPO MES?

No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:

No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los que dispongo.
Aadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinmica. Esto ya lo
conocemos pero ser buena idea un pequeo recordatorio en este enlace.
Poner un filtro de informe.
Incluirlo como un campo de fila.
Incluirlo como un campo de columna.

PONER UN FILTRO DE INFORME.

Lo nico que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al rea Filtro para obtener un
informe como el siguiente:

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Como veis, parece que la nica diferencia con respecto al informe anterior es que ahora
tenemos una fila adicional ms arriba, en la que aparece Mes y, a la derecha (Todas). La
potencia de este filtro es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la derecha tenemos
una lista en la que podemos seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el botn
Seleccionar varios elementos y elegimos febrero y marzo, nos quedar un informe como el
siguiente:

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE FILA

Al arrastrar el campo Mes al rea Filas el informe quedar como esto:

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El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos una vista
de lo que ha vendido cada Vendedor por Mes y por Producto. Qu pasa si cambiamos el
orden y ponemos el campo Mes encima del campo Vendedor? Este es el resultado:

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Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. Cul es el mejor informe?
Obviamente depender de lo que queramos ver en cada momento. Lo ms interesante es
que los cambios los podemos hacer con muy pocos clics.

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE COLUMNA

Arrastramos nuestro campo Mes al rea Columnas, debajo de Producto y tendremos un
informe como el que sigue:

Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada producto
con sus correspondientes de ventas por Mes pero a efectos didcticos esto es suficiente
para ver de qu estamos hablando.

Si quieres ejercitarte con la tabla que estamos trabajando este es el enlace. No estara de
ms gastar algo de tiempo en hacer cambios de un rea a otra, probar formatos de nmero,
etc.

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