Diseno de Sistema Control Gestion Inventario CVG Venalum

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA
ANTONIO JOS DE SUCRE

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERA INDUSTRIAL
TRABAJO DE GRADO
DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

PARA LA COORDINACIN, PLANIFICACIN Y CONTROL
DE INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIN ALMACN
DE CVG VENALUM
Autor: Cequea P, Edglenis A.
CIUDAD GUAYANA, JUNIO DE 2008

DE INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIN ALMACN
DE CVG VENALUM
TRABAJO DE GRADO

DE INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIN ALMACN DE
CVG VENALUM
Autor: Cequea P, Edglenis A.
Trabajo presentado ante el Departamento Ingeniera Industrial de la

UNEXPO Vice-Rectorado Puerto Ordaz como parte de los requisitos para
optar por el Ttulo de Ingeniero Industrial.
_______________________ _______________________
Ing. Jorge Cristancho Ing. Luis Paredes
Tutor Acadmico Tutor Industrial
CIUDAD GUAYANA, JUNIO 2008

Cequea P., Edglenis A.
Diseo de un Sistema de Control de Gestin para la

Coordinacin Planificacin y Control de Inventario Adscrita a
la Divisin Almacn de CVG VENALUM.
209 Pg.
Trabajo de Grado.
Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de
Sucre.Vicerrectorado Puerto Ordaz.
Departamento de Ingeniera Industrial.
Tutor Acadmico: Ing. Jorge Cristancho

Tutor Industrial: Ing. Luis Paredes
Bibliografia pg.100
Captulos:
I. Planteamiento del Problema. II Generalidades de la Empresa.
III. Marco Terico. IV. Marco Metodolgico. V. Situacin Actual.
VI. Propuesta. Conclusiones. Recomendaciones. Bibliografa.
Anexos.
TRABAJO DE GRADO
ACTA DE APROBACIN
Quienes suscriben, miembros del jurado evaluador designado por la

comisin de Trabajo de Grado del Departamento de Ingeniera Industrial de
la Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre
Vice-rectorado Puerto Ordaz, para examinar el Trabajo de Grado presentado
por la Br. Cequea Padilla Edglenis Aideline, con Cdula de Identidad N
17631859, titulado DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
PARA LA COORDINACIN, PLANIFICACIN Y CONTROL DE
INVENTARIO ADSCRITA A LA DIVISIN ALMACN DE CVG VENALUM,
para optar por el ttulo de Ingeniero Industrial, consideramos que dicho
Trabajo de Grado cumple con los requisitos exigidos para tal efecto y por lo
tanto lo declaramos: APROBADO.
En la ciudad de Puerto Ordaz a los trece das del mes de Junio de 2008.
________________________ _______________________
Ingeniero Jorge Cristancho Ingeniero Luis Paredes
Tutor Acadmico Tutor Industrial
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Ingeniero Ivn Turmero MSc Ingeniero Andrs E. Blanco
Jurado Evaluador Jurado Evaluador
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DEDICATORIA
A Dios, Dueo y Seor de mi vida. Porque todo lo que existe fue creado por
medio de l y para l.
A mis amados padres Orlando Cequea y Aida Padilla, quienes han llenado
mi vida de felicidad con su amor y dedicacin. Su apoyo incondicional me ha
impulsado a llegar hasta aqu.
A mi amado hermano por estar siempre a mi lado y ser ejemplo constancia y

superacin.
A mis queridas primas Hilce y Cehil Muoz porque han sido para mi ejemplo
de esfuerzo y firmeza.
A los nios de la casa, Adrian, Fabiola, Neomaris y Anthony, quienes

comienzan a tener sueos, que maana pueden convertirse en una
realidad.
A mi familia, hermoso regalo que Dios me ha dado.
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AGRADECIMIENTO
A mi Dios, jams tendr como pagar tanto Amor y Sacrificio. Gracias por las
fuerzas que me has dado para lograr cada meta, cada sueo. Todo lo que
soy te lo bebo a ti.
A mi Papi, Orlando Cequea y a mi Mami, Aida Padilla, porque me han

brindado su amor, amistad y confianza. Porque he dado cada paso de la
vida tomada de sus consejos y ejemplos.
A mi hermano, por estimularme a seguir siempre adelante y estar siempre

conmigo.
A mi ta Hilcia, por ser para m una madre y por haberme enseado mis
primeras letras.
A mis tas katy, mam Belkis , Esther y Lucette, por estar siempre cerca y
darme amor y cuidado.
A los nios de la casa por llena de alegras mis das.
A Juan por brindarme tu ayuda en el momento indicado, has sido de gran

bendicin para m.
A CVG VENALUM por prestar sus instalaciones para la realizacin de esta

Trabajo de Grado.
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A mi Tutor Acadmico Jorge Cristancho, por brindarme estmulo y a Luis

Paredes mi Tutor Industrial, gracias a su ayuda y apoyo se hace realidad
este proyecto.
A la UNEXPO y todo el personal que en ella labora, en especial todos los

profesores que han participado en mi formacin acadmica.
A mis amigos y compaeros de clase por hacer tan amenos mis das de
estudio, especialmente a Karen, Sahara, Alfonso, Kelly, Paula y Joanny.
A mis compaeros de pasanta Karen, Enerlis, Edison, Jennifer, Mada, Isidro

y Orlynes por brindarme su apoyo y alegra, por los gratos momentos que
compartimos.
A todo el personal que labora en la Coordinacin Planificacin y Control de

Inventario, en especial a Jubert y Maritza por hacer agradable mi estada en
planta.
A aquellas personas que me han tenido presente en sus oraciones.
A todos gracias!!!
viii
Cequea P, Edglenis Aideline (2008). Diseo de un Sistema de Control de
Gestin para la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario
Adscrita a la Divisin Almacn de CVG VENALUM. Trabajo de Grado.
Departamento de Ingeniera Industrial. Vice-Rectorado Puerto Ordaz.
UNEXPO. Tutor Acadmico: Ing. Jorge Cristancho. Tutor Industrial: Ing.Luis
Paredes.
RESUMEN
El trabajo que se presenta a continuacin est orientado hacia el Diseo de

un Sistema de Control de Gestin para la Coordinacin Planificacin y
Control de Inventario. La metodologa utilizada para desarrollar la
investigacin fue de tipo descriptiva, de campo. La elaboracin del diseo se
bas en el control de indicadores para lo cual se realiz un estudio de los
procesos que se ejecutan en la coordinacin, a travs de observacin
directa y entrevistas no estructuradas a fin de determinar los factores
fundamentales para el cumplimiento de los objetivos de la misma, lo que
permiti definir indicadores tiles para evaluar y controlar dichos factores.
Los indicadores fueron normalizados de acuerdo al perfil del indicador de
CVG VENALUM. Para cada indicador se dise un sistema de evaluacin y
control que proporciona informacin estratgica para la toma de decisiones.
El sistema de control de gestin propuesto da lugar a la mejora continua de
la empresa.
Palabras claves: Indicadores, Proceso, Control, Gestin, Normalizacin,

evaluacin
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DEDICATORIA vi
AGRADECIMIENTOS vii
RESUMEN ix
INTRODUCCIN 1
CAPTULO I. EL PROBLEMA 3
1.1 Planteamiento del Problema 3
1.2 Alcance 5
1.3 Limitaciones 5
1.4 Justificacin 5
1.5 Objetivos 6
1.5.1 Objetivo General 6
1.5.2 Objetivos Especficos 6
CAPTULO II. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 8

2.1 Nombre y Razn Social 8
2.2 Resea histrica 8
2.3 Ubicacin Geogrfica 11
2.4 Espacio Fsico 13
2.5 Descripcin de la Empresa 14
2.5.1 Sector Productivo 14
2.5.2 Tipo de Mercado 14
2.5.3 Misin 15
2.5.4 Visin 15
2.5.5 Poltica de Calidad 15
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2.5.6 Objetivos Estratgicos- Estrategias 16

2.6 Funciones 18
2.7 Estructura Organizativa General 20
2.8 Proceso Productivo 25
2.8.1 Planta de Carbn 25
2.8.1.1 Molienda y Compactacin 26
2.8.1.2 Hornos de Coccin 26
2.8.1.3 Sala de Envarillado 26
2.8.1.4 Estaciones de Bao 27
2.8.2 Reduccin 27
2.8.3 Colada 28
2.9 Descripcin de la Unidad en la cual se efecta la pasanta 28
2.9.1.Divisin Almacn 29
2.9.2 Misin 29
2.9.3 Coordinacin Planificacin y Control de Inventario 29
2.9.4 mbito Funcional 30
CAPTULO III. MARCO TERICO 33

3.1Gestin de Inventarios 33
3.1.1 Otros Conceptos 33
3.1.2 Objetivo de la Gestin de Inventario 34
3.1.3 Elementos Asociados 34
3.1.4 Indicadores de Gestin para el Control de Inventarios 36
3.1.4.1 Definicin de los indicadores de Gestin 36
3.1.4.1.1 Rotacin 37
3.1.4.1.2 Cobertura 37
3.1.4.1.3 Nivel de Servicio 37
3.1.4.1.4Pureza del Inventario 38
3.1.4.5Obsolescencia 38
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3.1.5 Razones para Mantener un Inventario 38

3.1.6 Funciones del Inventario 39
3.1.7 Clasificacin del Inventario Segn su Funcin 40
3.1.7.1 Inventario en Transito 40
3.1.7.2 Inventario Cclico 40
3.1.7.3 Inventario de Seguridad 40
3.1.7.4 Inventario Estacional 40
3.2 Control de Gestin 41
3.2.1 Proceso Metodolgico para el Desarrollo del Sistema de
42
Control de Gestin
3.2.1.1 Diagnstico Institucional 42
3.2.1.2 Identificacin de Procesos Claves 43
3.2.1.3 Diseo de Sistema de Indicadores 43
3.2.2 Condiciones que Influyen en el Control de Gestin 43
3.3 Indicadores de Gestin 44
3.3.1 Definicin de Indicadores de Gestin 44
3.3.2 Tipos de Indicadores de Control de Gestin 46
3.3.2.1 Indicadores de Eficiencia 46
3.3.2.2 Indicadores de Efectividad 46
3.3.2.3 Indicadores de Eficacia 46
3.3.2.4 Indicadores Econmicos 47
3.3.2.1 Indicadores de Calidad 47
3.3.3 Beneficios de la Implantacin de Indicadores de Gestin 47
3.4 Elaboracin de Indicadores de Gestin 48
3.4.1 Definir las Caractersticas Importantes 48
3.4.2 Evaluar los Indicadores Propuestos 48
3.4.3 Normalizacin de Indicadores 49
CAPTULO IV. MARCO METODOLGICO 55
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4.1 Tipo de Estudio 55

4.1.1 Segn el Nivel de Profundidad 55
4.1.2 Segn la Estrategia Empleada para la Recoleccin de
55
Datos
4.2 Poblacin y Muestra 56
4.3 Tcnica y/o Instrumento de Recoleccin de Datos 56
4.3.1Entrevistas 56
4.3.2 Registro de Datos de la Empresa 57
4.4 Materiales de Recoleccin de Datos 57
4.5 Procedimientos de la Investigacin 57
CAPTULO V. SITUACIN ACTUAL

5 Situacin actual de la Coordinacin Planificacin y Control 60
de Inventarios
5.1 Descripcin de los Procesos de la Coordinacin 65
Planificacin y Control de Inventarios
5.1.1 Planificar en Base a Requerimientos 65
5.1.2 Revisar y Actualizar los Niveles de Inventario 66
5.1.3Emitir Solicitudes de Pedido 66
5.1.4 Seguimiento a las Solicitudes de Pedido 67
5.1.5Planificar la Toma de Inventario 69
5.1.6 Tramitar Prestamos a Terceros 70
5.1.7 Desincorporacin de Materiales 71
5.18 Inclusin de Materiales al Stock 72
5.2 Situacin Actual del Sistema de Control de Gestin 73
5.2.1 Deficiencias del Informe Mensual de Desempeo 73
CAPTULO VI. SITUACIN PROPUESTA 78

6.1 Determinacin de los Factores Crticos de xito 79
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6.2 Indicadores de Gestin Propuestos 81

6.2.1 Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes 82
Previsionales
6.2.2Efectividad de la s Solicitudes de Pedido Emitidas 82
6.2.3 Cantidad de Renglones en Stock Cero si Gestin de 82
Procura
6.2.4 Consumo del Presupuesto 82
6.2.5 Cumplimiento de la Planificacin de la Toma de Inventario 83
6.3 Normalizacin 83
6.3.1Perfil del Indicador 83
6.3.1.1 Definicin y Clculo 84
6.3.1.2 Recoleccin y Procesamiento de la Informacin 85
6.3.1.3Periodicidad 85
6.3.1.4Niveles de Referencia y Responsabilidad 85
6.3.1.5 Consideraciones de Gestin 86
6.4 Diseo de Formulario para Captura de Datos 88
6.5 Diseo de Base de Datos 89
6.6 Diseo de reportes de Gestin 89
6.7 Elaboracin del Informe de Gestin Mensual 94
6.8 Beneficios que Ofrece el Sistema de Gestin Propuestos 94
CONCLUSINES 96
RECOMENDACIONES 98
BIBLIOGRAFA 100
APNDICES 101
ANEXOS 193
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NDICE DE TABLAS Y FIGURAS
Tabla Pgina
2.1 reas de la Empresa 12

2.2 Objetivos Estratgicos de la Empresa 16
6.1 Perfil del Indicador 87
6.2 Formulario de Captura de Datos 89
Figuras
2.1 Ubicacin Geogrfica de la Empresa 13
5.1 Estructura Organizativa de la Divisin Almacn 62
5.2 Diagrama de Caracterizacin de la Divisin Almacn 63
5.3 Diagrama de Caracterizacin de la CPCI 64
5.4 Flujograma Planificar en Base a Requerimientos 65
5.5 Flujograma Revisar y Actualizar los Niveles de 66
Inventario
5.6 Flujograma Emitir Solicitudes de Pedido 67
57 Flujograma Seguimiento a las Solicitudes de Pedido 68
5.8 Flujograma Planificar la Toma de Inventario 69
5.9 Flujograma Tramitar Prestamos a Terceros 70
5.10 Flujograma Desincorporacin de Materiales 71
5.11 Flujograma Inclusin de Materiales al Stock 72
5.11 Diagrama Causa- Efecto 75
6.1 Formato de Reporte de Gestin
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INTRODUCCIN
CVG VENALUM como principal industria de produccin y comercializacin

del aluminio en Venezuela, representa un pilar fundamental en la economa
del pas, as como tambin un ejemplo de rentabilidad y sustentabilidad,
gracias a que se mantiene en mejoramiento continuo de sus procesos y por
ende en sus productos.
Una forma de contribuir a la mejora del proceso productivo es a travs del

desarrollo de un sistema de control de gestin que permita la continua
medicin y evaluacin del cumplimiento de los planes operativos que
conllevan al logro de sus objetivos, ya que aunque la empresa cuente con
magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin
eficiente, siempre se hace importante cerciorarse de que los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
El presente trabajo enmarca el diseo de un sistema de control de gestin

para la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario, orientndose
hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de
medicin cualitativos y cuantitativos, ajustados a los factores que estn
ligados a las estrategias que se van a desarrollar.
La importancia de esta investigacin radica en la necesidad crear

indicadores o mecanismos de medicin que proporcionen informacin
auditable y que ofrezcan informacin estratgica para la toma de decisiones
y permita identificar los logros institucionales a fin de optimizar la gestin de
la Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios, ya que esta juega un
papel muy importante en el establecimiento de los niveles adecuados de
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inventario, facilitando el servicio a la necesidad de planta y de este modo

contribuir a la continuidad del proceso productivo de la empresa.
El diseo del sistema de control de gestin est basado en la identificacin

de aquellos factores crticos de los que hay que cuidar para garantizar el
xito en la gestin de la coordinacin, para los cuales se define de manera
conceptual y matemtica un indicador que permite su continuo monitoreo y
ha de ser evaluado a travs de un reporte de gestin.
El informe est estructurado por VI captulos cuyo contenido es el siguiente:

Captulo I: Planteamiento del Problema, en este se describe el problema,
Alcance, Limitaciones, justificacin y objetivos a alcanzar durante la
investigacin. Captulo II: Generalidades de la Empresa, contiene los
antecedentes histricos, misin, visin, objetivos estratgicos, entere otros
aspectos de la empresa CVG VENALUM, y la Coordinacin Planificacin y
Control de Inventario. Captulo III: Marco Terico, en este se presentan los
fundamentos tericos que sirven de respaldo a la investigacin. Captulo IV:
Marco Metodolgico, presenta el tipo de investigacin, seleccin de la
poblacin y muestra a estudiar, tcnicas, procedimientos e instrumentos a
utilizar en la recoleccin de datos. Captulo V: Situacin actual, refleja las
condiciones actuales de la Coordinacin Planificacin y Control de
Inventarios. Captulo VI: Situacin Propuesta, donde se muestra de manera
detallada el procedimiento para la construccin del sistema de indicadores
propuestos.
En ltimo lugar, se presentan una serie de conclusiones y recomendaciones.
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CAPTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El presente captulo muestra la descripcin de la formulacin del problema.
1.1 Planteamiento del Problema
La industria Venezolana del Aluminio CVG VENALUM, hoy convertida en un

ejemplo de rentabilidad y sustentabilidad, busca da a da la excelencia de
gestin a travs de la filosofa de Mejoramiento continuo que debe ser
aplicada en todo el proceso productivo, de modo que se garantice el
incremento de la productividad y competitividad organizacional.
CVG VENALUM en su estructura cuenta con una serie de gerencias,

divisiones y coordinaciones que desempean importantes labores para
contribuir al logro de objetivos y metas de la empresa desarrollando
programas y proyectos, fundados en criterios de eficiencia y economa,
adecuados a la naturaleza y fines de la misma. El seguimiento mensual y
anual del cumplimiento de los planes operativos corresponde a cada
gerencia y la informacin derivada del mismo, es controlada por la Gerencia
de Planificacin y Presupuesto, quien elabora un informe integrado de la
Gestin de la Empresa para su posterior presentacin a la presidencia.
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Dentro de la Gerencia de Logstica un elemento de atencin permanente es

la gestin de inventario, la cual est a cargo de la Coordinacin Planificacin
y Control de Inventarios (unidad lineo-funcional adscrita a la Divisin de
Almacn), encargada de definir estrategias, acciones y mecanismos
orientados al establecimiento del proceso de planificacin y control de
inventario dentro de la empresa. Dicha coordinacin tiene el deber de
identificar los requerimientos de materiales, equipos, repuestos e insumos,
necesarios para el cumplimiento de las operaciones en todas las reas de la
planta y actualizar los parmetros de inventario de acuerdo a estadsticas
registradas en el sistema de informacin suministrada por los usuarios,
adems de determinar la incorporacin y desincorporacin adecuada de
materiales y efectuar las tramitaciones pertinentes para la adquisicin,
seguimiento y control de estos a fin de mantener los niveles de existencia
requeridos, de acuerdo con los estndares de consumo.
Otra de las funciones de la Coordinacin Planificacin y Control de

Inventario es la de controlar y evaluar los resultados de su gestin
suministrando informacin sobre el nivel de los indicadores establecidos, a
fin de tomar acciones que garanticen la estabilidad de los mismos y efectuar
los correspondientes ajustes en caso de que se presenten desviaciones
frente a lo esperado.
En la actualidad la medicin y evaluacin de la Gestin Control de Inventario

se efecta en base a pocos indicadores de Gestin, lo que da lugar a que la
informacin obtenida no sea lo suficientemente objetiva y por ende se tomen
decisiones que no garanticen un diagnstico 100% confiable, ya que se
estn obviando ciertos parmetros como la pureza del inventario o nivel
optimo del mismo, cobertura y % exactitud de pronstico, los cuales en
concordancia con la teora de inventario deben ser medidos, debido a la
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relevancia de los mismos para el control de inventarios. Por tal razn se

propone el Diseo de un Sistema de Control de Gestin para la
Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios, que permita medir de
manera ms certera la efectividad, la eficacia y eficiencia de la misma, e
identificar las oportunidades de mejora en los factores de vital importancia
para la Gestin de Inventarios.
1.2 Alcance
El presente trabajo est orientado hacia la determinacin de las variables y

factores de vital importancia para la gestin de planificacin y control de
inventario, con el fin de disear un sistema de indicadores de gestin que
permitan el mejoramiento en la ejecucin de las actividades
correspondientes a la Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios de
CVG VENALUM.
1.3 Limitaciones
Dificultades en el momento de recolectar datos, debido a la falta de

disponibilidad de tiempo por parte de los trabajadores para
suministrar informacin.
1.4 Justificacin
Para la empresa CVG VENALUM es de gran importancia contar con los

repuestos, insumos y materiales necesarios de manera oportuna para
garantizar la continuidad de su proceso productivo; por consiguiente la
implementacin de un Sistema de Control de Gestin para la Coordinacin
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Planificacin y Control de Inventarios que abarque el monitoreo de todos los

factores fundamentales para la administracin de los mismos le permitir a
dicha coordinacin disponer de una herramienta de informacin de gestin
apto para determinar su eficacia y eficiencia en el logro de objetivos tanto de
la coordinacin en estudio como de la empresa.
1.5 Objetivos
A continuacin se presentan los objetivos alcanzados en la presente

investigacin:
1.5.1 Objetivo General
Disear un Sistema de Control de Gestin para la Coordinacin

Planificacin y Control de Inventarios adscrita a la Divisin de Almacn de
CVG VENALUM.
1.5.2 Objetivos Especficos
1. Realizar un diagnstico de la situacin actual de la Coordinacin,

Planificacin y Control de Inventarios.
2. Analizar las funciones y procesos desarrollados en dicha

coordinacin.
3. Disear los diagramas de caracterizacin y de flujo de proceso

correspondientes.
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4. Identificar los factores crticos de xito asociados a la gestin de

control de inventario.
5. Establecer y evaluar los indicadores para cada factor crtico de xito

determinado.
6. Normalizar los indicadores propuestos para el control de la gestin

de la Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios.
7. Disear formulario para la captura de datos.
8. Generar el Informe de Gestin Mensual con los datos suministrados

durante un periodo seleccionado aplicando el nuevo formato.
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CAPTULO II
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
Este captulo contiene los antecedentes histricos, misin, visin, objetivos

estratgicos, entre otros aspectos de la empresa CVG VENALUM y la
Coordinacin Planificacin y Control de Inventario.
2.1 Razn Social y Nombre Comercial
La Industria Venezolana del Aluminio, C.A. (CVG VENALUM), adscrita a la

Corporacin Venezolana de Guayana (CVG), es de capital mixto y por su
condicin jurdica es una Compaa Annima.
2.2 Resea Histrica
La Industria Venezolana de Aluminio, CA, se constituy el 29 de Agosto de

1973, con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas con
fines de exportacin convirtindose en una empresa mixta, con una
capacidad de 150.000 T/Ao y un capital mixto de 34.000 millones de
bolvares; donde el 80% fue suscrito por seis empresas japonesas y el 20%
restante de la Corporacin Venezolana de Guayana.
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En 1974 el 80% del capital, fue representado por la Corporacin Venezolana

de Guayana (CVG), y un 20% de capital extranjero, suscrito por el consorcio
japons integrado por Showa Denko KK, Kobe Steel Company Ltd., y
Marubeni Corporation. Posteriormente la propuesta fue considerada por el
Ejecutivo Nacional, para Octubre de 1974 VENALUM ampla su capacidad a
280.000 TM/Ao y se negocia con los socios japoneses, no solo el
incremento del capital social, sino tambin un cambio estructural que
favorece a Venezuela, tomando CVG posesin del 80% de las acciones,
mientras que la participacin japonesa se reduce al 20%.
El 11 de Diciembre de 1974 el capital fue aumentado a 550.000.000

bolvares, por resolucin de la Asamblea General Extraordinaria de
Accionistas. En Octubre de 1978 el capital se increment a 750.000.000
bolvares. Donde este aumento fue totalmente suscrito por el Fondo de
Inversiones de Venezuela (FIV). Finalmente el 12 de Diciembre de 1978 por
resolucin de la Asamblea de Accionistas, el capital fue aumentado a
1000.000.000 bolvares.
Tanto la construccin, tecnologa, entrenamiento del personal y la asistencia

tcnica, para el arranque de la planta fue suministrada por la compaa
japonesa SHOWA DENKO. Luego, al obtener la CVG una participacin
mayoritaria, se contrata a REYNOLDS INTERNATIONAL INCORPORATED
para prestar asesoramiento tcnico a la construccin de una planta con una
capacidad de 280.000 T/Ao.
Con la finalidad de aumentar la produccin de aluminio se realiz un

proyecto de mejoras operativas y la expansin de una lnea de celdas, V
Lnea, que constituye el proyecto ms slido realizado por VENALUM, al
permitir la instalacin de 180 celdas de reduccin electroltica.
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En cuanto a la ampliacin, la planta tendra ahora cuatro lneas de reduccin

de 280 celdas, cada una con un total de 720 celdas. Con la alimentacin
central y un sistema de control automatizado de proceso.
En 1977 se inicia el funcionamiento de la Planta de Ctodos y el muelle de

carga y descarga sobre el margen del Ro Orinoco para atracar barcos de
hasta 30.000 toneladas. El 27 de Enero de 1978 arranca la celda 302 de la
sala 3, lnea II. Al da siguiente se produce aluminio por primera vez en
VENALUM.
Desde su inauguracin oficial, VENALUM se ha convertido, paulatinamente

en uno de los pilares fundamentales de la economa Venezolana, siendo a
su vez en su tipo, la planta ms grande de Latinoamrica, con una fuerza
laboral de 3.200 trabajadores aproximadamente y una de las instalaciones
ms modernas del mundo; produciendo anualmente 440.000 T de aluminio
primario por ao. Parte de este producto se integra al mercado nacional,
mientras un mayor porcentaje es destinado a la exportacin, sea el 75% de
la produccin esta destinado a los mercados de los Estados Unidos, Europa
y Japn, colocndose el 25% restante en el mercado nacional.
El periodo econmico fue cerrado con 400 celdas en funcionamiento y una

produccin de 112.503 T de aluminio. Para 1980 se logra culminar el
proyecto al entrar en funcionamiento las 720 celdas y alcanzndose operar a
plena capacidad de produccin en 1981. Para el ao 1985 se comienza a
construir un complejo de reduccin de aluminio que lleva por nombre V
Lnea, el cual estara formado por 180 celdas electrolticas del tipo Niagara,
La V Lnea fue terminada de construir y puesta en funcionamiento en el ao
1987 y entra en plena operacin en 1989, con una capacidad de produccin
de 1.722 Kg. de aluminio por da.
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Para el ao 1993, la industria del aluminio CVG VENALUM se une

administrativamente a CVG BAUXILUM. En 1996 por primera vez en su
historia VENALUM alcanz su mxima capacidad de produccin instalada,
430.000 T de aluminio primario, un logro sin precedentes, lo cual coloca a
esta industria como lder en el mercado internacional, especialmente como
la mayor planta productora de metal en el mundo occidental (Fuente: Manual
de Induccin y Pgina Web de CVG VENALUM).
La constitucin de esta nueva sociedad trajo consigo complejidades e

ineficiencia en el desenvolvimiento competitivo de las Empresas del
Aluminio en los mercados, fue entonces cuando la Asamblea General de
Accionistas de la Empresa Corporacin de Aluminios de Venezuela
(CAVSA) conjuntamente con el Directorio de la Corporacin Venezolana de
Guayana, aprob el 4 de Abril de 2002, la disolucin de esta sociedad
obteniendo cada empresa su autonoma de gestin.
A raz de la disolucin de estas Empresas, CVG VENALUM, C.A. modific

su estructura organizativa y teniendo ya su autonoma, decidi adecuarse a
la nueva versin de la ISO 9001:2000, la cual especfica los requisitos para
los Sistema de Gestin de la Calidad aplicables a toda organizacin.
CVG VENALUM, CA trabajando sobre esta nueva meta, logr cumplir con
todos los requisitos exigidos por la ISO 9001:2000, implantando
satisfactoriamente el Sistema de Gestin de la Calidad, el 30 de Enero de
2004 en el proceso de Colada y toda la lnea de productos, motivndose as
a continuar por el sendero de la excelencia, orientado hacia el logro del
mejoramiento continuo.
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2.3 Ubicacin Geogrfica
CVG VENALUM est ubicada en la Zona Industrial Matanzas en Ciudad

Guayana, urbe creada por decreto presidencial el 2 de Julio de 1961
mediante fusin de Puerto Ordaz y San Flix.(ver figura 2.1)
La escogencia de la zona de Guayana, como sede de la gran industria del

aluminio, no obedece a razones fortuitas:
Integrada por los Estados Bolvar, Delta Amacuro y Amazonas, zona

geogrfica ubicada al sur del Ro Orinoco y cuya porcin de 448.000 km2
ocupa exactamente la mitad de Venezuela, rene innumerables recursos
naturales.
El agua constituye el recurso bsico por excelencia en la regin

guayanesa, regada por los ros ms caudalosos del pas, como el Orinoco,
Caron, Paraguas y Cuyun, entre otros.
La presa Ral Leon en Gur, con una capacidad generadora de 10

millones de Kw., es una de las plantas hidroelctricas de mayor potencia
instalada en el mundo, y su energa es requerida por las empresas de
Guayana, para la produccin de acero, almina, aluminio, mineral de hierro y
ferro silicio.
La navegacin a travs del Ro Orinoco en barcos de gran calado en

una distancia aproximada de 184 millas nuticas (314 km.) hasta el Mar
Caribe
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*
Venalum
*
ESTADO
BOLVAR
Figura 2.1Ubicacin Geogrfica de la Empresa

Fuente: Manual de Induccin de CVG VENALUM.
Todos estos privilegios y virtudes habidos en la regin de Guayana,

determinan su notable independencia en materia de insumos y un alto grado
de integracin vertical en el proceso de produccin de aluminio.
2.4 Espacio Fsico
La empresa cuenta con un rea suficiente para su infraestructura actual y

para desarrollar aun ms su capacidad en el futuro. ( ver tabla 2.1)
Tabla 2.1 reas de la Empresa
AREA TOTAL 1.455.634,78 M2

rea Techada 233.000 m2 (Edificio Industrial)
rea Construida 14.808 m2 (Edificio Administrativo)
reas Verdes 40 Hectreas
Carreteras 10 Km.
Fuente: Manual de Induccin de CVG VENALUM
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2.5 Descripcin de la Empresa
La empresa CVG VENALUM se encarga de la produccin del aluminio,

utilizando como materia prima la almina, criolita y aditivos qumicos
(fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se
realiza en celdas electrolticas.
Dentro del proceso de produccin de la planta industrial, existen

mecanismos de alimentacin que desempean un papel fundamental en el
funcionamiento de la misma, los cuales son: la Planta de Carbn, Planta de
Colada, Planta de Reduccin e instalaciones auxiliares.
2.5.1 Sector Productivo
La industria del aluminio CVG VENALUM, es una empresa de sector

productivo secundario, ya que esta se encarga de transformar la almina
(materia prima) en aluminio, el cual es procesado en diferentes formas:
cilindros, pailas, lingotes, etc., de acuerdo a los pedidos realizados por sus
clientes.
2.5.2 Tipo de Mercado
La estructura de mercado de esta industria es del tipo Monopolio de Estado,

por ser una de las dos (2) industrias del aluminio existentes en el pas, las
cuales no compiten entre s por pertenecer a la misma corporacin.
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2.5.3 Misin
CVG VENALUM tiene por misin producir y comercializar aluminio de forma

productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso
social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y
los proveedores para as contribuir a fomentar el desarrollo endgeno de la
Repblica Bolivariana de Venezuela.
2.5.4 Visin
CVG VENALUM ser la empresa lder en productividad y calidad en la

produccin sustentable de aluminio con trabajadores formados y
capacitados en un ambiente de bienestar y compromiso social que
promuevan la diversificacin productiva y la soberana tecnolgica,
fomentando el desarrollo endgeno y la economa popular de la Repblica
Bolivariana de Venezuela.
2.5.5 Poltica de Calidad
CVG VENALUM tiene como Poltica de la Calidad producir y comercializar

aluminio, con la participacin protagnica de sus trabajadores y proveedores
en un Sistema de Gestin que garantiza el mejoramiento continuo y la
sustentabilidad de sus procesos y productos, satisfaciendo los requisitos de
los clientes.
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2.5.6 Objetivos Estratgicos Estrategias
A continuacin se presentan los Objetivos y Estrategias aplicadas por CVG

VENALUM.
Tabla 2.2 Objetivos Estratgicos de la Empresa
Objetivos Estrategias
1. Garantizar la rentabilidad 1. Cumplir metas de produccin,

econmica y social de la ventas, optimizacin de costos y
empresa. calidad.
2. Promover el desarrollo 2.1. Desarrollar asociaciones
Impulsar el desarrollo del estratgicas aguas abajo con
Sector Transformador PyMES, Cooperativas, EPSY otras
Nacional. formas asociativas.
3. Fomentar y consolidar 2.2. Promocin de productos del
la soberana tecnolgica. sector transformador.
3.1. Fomentar la sustitucin de
importaciones.
3.2. Fomentar la investigacin y
desarrollo.
1. Garantizar el disfrute de 1. Fomentar la participacin en

los derechos sociales de los educacin, salud, vivienda, seguridad,
trabajadores y familiares. alimentacin, capacitacin continua,
2. Fortalecer la actividad cultural y deportiva.
participacin de los 2. Establecer e implementar los
trabajadores en esquemas organizativos para la
planificacin y control de participacin de los trabajadores en la
gestin. planificacin y control.
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3. Impulsar la formacin 3. Implantar programas de formacin

de conciencia social en los social y promotores comunitarios.
trabajadores. 4.1. Garantizar satisfaccin de
4. Desarrollar polticas de clientes y asegurar el cumplimiento
Calidad y adecuacin de sus expectativas.
ambiental. 4.2. Garantizar el sistema de gestin
5. Fortalecer la a travs de mantenimiento y la mejora
participacin social y apoyo continua.
a las comunidades. 4.3. Garantizar trabajadores
capacitados y motivados que laboren
en condiciones seguras.
4.4. Promover la consolidacin de
proveedores corresponsales.
4.5. Adecuar la empresa a las
regulaciones ambientales vigentes
para contribuir a mejorar la calidad de
vida de los trabajadores y las
comunidades de su entorno.
5.1. Impulsar el voluntariado social,
convenios interinstitucionales.
5.2. Mejorar la estructura fsica y
social de las comunidades.
1. Facilitar la inclusin de 1. Implantar programas de formacin

los trabajadores y socio-poltica.
accionistas en los procesos 2. Divulgacin e institucionalizacin
de participacin ciudadana. en la documentacin de la
2. Promover y fomentar empresa.
los principios y valores. 3. Establecer convenios y acuerdos
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3. Profundizar relaciones con instituciones pblicas y

interinstitucionales con el privadas
estado.
1.1 Diversificar los canales de

distribucin del producto hasta llegar a
1. Promover la ocupacin todas las reas del pas.
integral del territorio local, 1.2 Contribuir a la formacin y
Regional y nacional. sostenimiento de la NUDES.
1.3 Reactivacin de empresas
transformadoras.
1.1 Ampliar el mercado de

proveedores de materias primas en el
Caribe, Suramrica, Europa, Asia y
frica
1. Promover y coordinar 1.2 Ampliar el mercado de venta de
nuevos mercados. productos hacia el Caribe,
Suramrica, Europa, Asia y frica.
2. Promover la participacin de la
empresa en cmara binacionales con
los cuales se han firmado cartas de
entendimiento.
Fuente: Manual de Induccin de CVG VENALUM
2.6 Funciones
La Industria Venezolana del Aluminio, tiene con principal funcin producir y

comercializar aluminio primario y sus derivados en forma rentable. Para
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cumplir con este propsito CVG VENALUM se orienta hacia aquellos

productos y mercados que resulten estratgicamente atractivos. Es una
empresa dedicada a la excelencia, a los costos ms bajos posibles de la
industria y participar en aquellos negocios que ofrezcan las mayores
posibilidades de crecimientos y utilidad. Entre las funciones que conforman
la industrial del aluminio se pueden mencionar:
Produccin: Alcanzar el nivel ptimo de productividad, respondiendo

a las exigencias del mercado bajo controles de calidad establecidos,
asegurando las mejores condiciones de rentabilidad y seguridad, en
concordancia con la capacidad instalada y de acuerdo a las exigencias de
los mercados internacionales con relacin a calidad, costo y oportunidad
Comercializacin: Optimizar la gestin de comercializacin para

elevar las ventas de la empresa y cumplir oportunamente con los
requerimientos y necesidades del mercado.
Tecnologa: Establecer y desarrollar la tecnologa adecuada para

alcanzar una produccin eficiente, que aumente la competitividad de la
industria del aluminio.
Mercado y Ventas: Maximizar los ingresos de la empresa mediante

la venta de productos, cumpliendo oportunamente con los clientes, con la
calidad requerida y a precios competitivos.
Procura: Garantizar la adquisicin de materia prima, equipos,

insumos y servicios en la calidad y oportunidad requerida a costos
competitivos.
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Finanzas: Mantener una adecuada estructura financiera que

contribuya a mejorar la competitividad y el valor de la empresa.
Organizacin: disponer de una ptima estructura organizativa de los

sistemas de soportes que faciliten el cabal cumplimiento de los objetivos de
la empresa.
Recursos Humanos: Disponer de un recurso humano competente,

identificado con la organizacin de la empresa y asegurar que sea el ms
efectivo y especializado.
Imagen: Proyectar a CVG VENALUM como una empresa rentable

competitiva vinculada con el desarrollo nacional y regional.
2.7 Estructura Organizativa General
La estructura organizativa de CVG VENALUM es de tipo lineal y de

asesora, donde las lneas de autoridad y responsabilidad se encuentran
bien definidas, actualmente fue reestructurada y aprobada por la
Corporacin Venezolana de Guayana el 28 de Febrero del presente ao,
debido a la disolucin de la Industria Aluminios de Venezuela, esta
constituida por gerencias administrativas y operativas, a continuacin se
hace una breve descripcin de cada una de unidades:
Junta Directiva: sta es la principal Unidad que conforma la

estructura de la empresa. Tiene como funcin dirigir los movimientos
realizados en la misma, ya que est constituida por los accionistas
japoneses y venezolanos.
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Presidencia: Es la unidad de lnea adscrita directamente a la Junta

Directiva, Tiene como misin dirigir la administracin y funcionamiento de la
empresa hacia el logro de los objetivos previstos y en concordancia con las
disposiciones de la Junta Directiva y de la Asamblea de Accionistas.
Adems tiene como apoyo a la Consultora Jurdica y la Gerencia de Enlace
con Accionistas.
Consultora Jurdica: Es una unidad staff a la Presidencia. Tiene

como misin mantener las actuaciones de la empresa dentro del marco legal
vigente, orientado a la administracin en la adecuada interpretacin de las
Leyes, Decretos y Reglamentos Legales, Judiciales y Extrajudiciales que le
sean confiados.
Contralora Interna: Es una unidad staff adscrita a la Presidencia.

Tiene como misin asegurar la salvaguardia de los intereses de la empresa,
velando por el cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias y
normativa interna vigente.
Gerencia Enlace con Accionistas: Es una unidad staff, adscrita a la

Presidencia. Su misin es promover y desarrollar las relaciones entre la
empresa y sus accionistas (propietarios de las acciones clases B, C y D),
manteniendo un flujo adecuado de informacin relativa a la administracin
del negocio.
Gerencia Planificacin y Presupuesto: Es una unidad staff adscrita

a la Presidencia. Tiene como misin controlar la situacin econmica y
financiera de la empresa.
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Gerencia Administracin y Finanzas: Es una unidad de lnea

funcional adscrita a la Presidencia. Su misin es dirigir la Gestin
Administrativa FinancieroContable de la empresa, garantizando la
contabilizacin de sus operaciones presentes y futuras, dentro de la poltica
y estrategias aprobadas por la Alta Direccin, con apego a las leyes y
disposiciones que rigen la materia.
Gerencia Sistemas y Organizacin: Es una unidad de lnea

funcional adscrita a la Presidencia. Una de sus misiones est dirigida a la
instalacin, mantenimiento y control de los sistemas de computacin y la
otra funcin es el diseo, organizacin e implementacin de los procesos
administrativos de la empresa.
Gerencia Logstica: Es una unidad de lnea funcional adscrita

directamente a la Presidencia. Su misin es garantizar la Gestin de Procura
de Insumos, Bienes y Servicios en las mejores condiciones de oportunidad,
calidad, costos y resguardo, control y despacho de los materiales requeridos
para asegurar la continuidad de los procesos de extraccin de bauxita y de
produccin de almina y aluminio.
Gerencia Investigacin y Desarrollo: Es una unidad de lnea

funcional adscrita directamente a la Presidencia. Su misin es generar
innovaciones tecnolgicas y determinar la factibilidad de adaptacin de
nuevas tecnologas, con el fin de aumentar la rentabilidad, competitividad e
imagen de la empresa.
Gerencia Personal: Es una unidad de lnea funcional adscrita

directamente a la Presidencia. Su misin es asegurar la disponibilidad de
recursos humanos cnsonos con los requerimientos de la empresa y las
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condiciones para que la actividad laboral se desarrolle en concordancia con

los parmetros de eficiencia y productividad exigidos.
Gerencia Comercializacin: Es una unidad de lnea funcional

adscrita a la Presidencia. Tiene como misin dirigir la actividad comercial de
la empresa para garantizar la colocacin y transporte oportuno de los
productos terminados y subproductos industriales, en los mercados
nacionales e internacionales.
Gerencia General de Planta: Es una unidad de lnea funcional,

adscrita a la Presidencia. Tiene como misin garantizar la produccin de
aluminio primario y sus aleaciones en condiciones de eficiencia y
productividad definidas en los planes y metas propuestos.
Gerencia Reduccin: Es una unidad de lnea funcional adscrita la

Gerencia General de Planta. Tiene como misin garantizar la produccin de
aluminio primario, a travs de las celdas mediante el proceso de reduccin
electroltica que hace posible la transformacin de almina en aluminio, de
acuerdo al plan anual de produccin y en concordancia con los parmetros
de calidad, rentabilidad y seguridad.
Gerencia Colada: Es una unidad de lnea funcional adscrita la

Gerencia General de Planta. Tiene como misin asegurar el cumplimiento de
las metas de produccin para la obtencin del producto terminado (lingotes,
cilindros, entre otros) y despachos de metal lquido de conformidad con el
plan de produccin acordado, en condiciones de cantidad, calidad,
oportunidad y costos establecidos.
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Gerencia Carbn: Es una unidad de lnea funcional adscrita a la

Gerencia General de Planta. Tiene como misin garantizar la produccin de
nodos envarillados y suministro de bao electroltico, en condiciones de
calidad, cantidad y oportunidad requerida en el proceso de reduccin del
aluminio.
Gerencia Mantenimiento Industrial: Es una unidad de lnea

funcional adscrita la Gerencia General de Planta. Tiene como misin
conservar en ptimas condiciones el funcionamiento de las mquinas e
instalaciones de la planta, estableciendo como prcticas operativas los
mantenimientos de rutina, preventivos y correctivos.
Gerencia Suministros Industriales: Es una unidad de lnea y de

servicios a las gerencias de produccin, adscrita a la Gerencia General de
Planta. Tiene como misin garantizar la disponibilidad y suministro de celdas
reacondicionadas y de la materia prima para los procesos productivos de
conformidad a los requerimientos del plan de produccin y en condiciones
de calidad, cantidad costo y oportunidad establecidos.
Gerencia Control de Calidad y Procesos: Es una unidad de lnea

funcional adscrita a la Gerencia General de Planta. Su funcin es la
instalacin, mantenimiento y control de los sistemas computarizados
dirigidos a los procesos de produccin en planta, as como garantizar la
calidad de los productos de insumos y el producto final.
Gerencia Ingeniera Industrial: Es una unidad staff adscrita a la

Presidencia. Tiene como misin suministrar servicios de asesora y
asistencia tcnica en materia de Ingeniera de Mtodos e Ingeniera
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Econmica que garanticen la calidad y conlleven a la optimizacin en el uso

de los recursos de la empresa as como la mejora continua de sus procesos.
2.8 Proceso Productivo
A continuacin se describe el desarrollo del proceso productivo de CVG

VENALUM. (Ver Anexo 1)
2.8.1 Planta de Carbn
En la Planta de Carbn y sus instalaciones se fabrican los nodos que

hacen posible el proceso electroltico. En el rea de Molienda y
Compactacin se construyen los bloques de nodos verdes a partir de
cque de petrleo, alquitrn y remanentes de nodos consumidos. Los
nodos son colocados en hornos de coccin, con la finalidad de mejorar su
dureza y conductividad elctrica. Luego el nodo es acoplado a una barra
conductora de electricidad en la Sala de Envarillado. La Planta de Pasta
Catdica produce la mezcla de alquitrn y antracita que sirve para revestir
las celdas, que una vez cumplida su vida til, se limpian, se reparan y
reacondicionan con bloques de ctodos y pasta catdica.
Las instalaciones que comprenden el rea de carbn son:
Molienda y Compactacin.
Hornos de Coccin.
Sala de Envarillado.
Estaciones de Bao
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2.8.1.1 Molienda y Compactacin
Esta Planta fue diseada para producir aproximadamente 240.000

Toneladas de nodos verdes por ao suficientes para abastecerlas 900
celdas de los complejos I y II Y V lnea. Los nodos verdes se fabrican
mediante la trituracin, mezclado en caliente y moldeados en la pasta
andica.
2.8.1.2 Hornos de Coccin
El bloque de carbn producido en la Planta de Molienda y Compactacin

requiere un proceso de coccin con el objetivo de obtener la dureza y
conductividad elctrica requerida, adems para eliminar sustancias voltiles.
Los nodos son sometidos a un proceso de coccin en hornos especiales a
una temperatura de 1150 a 1200 C, durante un perodo de 24 a 28 das
dependiendo del ciclo. La sala de coccin se compone de dos (2) naves de
cinco (5) grupos de coccin por nave, cada grupo est compuesto de
diecisis (16) secciones, cada seccin tiene cinco (5) fosas con capacidad
de dieciocho (18) bloques por fosa, para una capacidad total de 90 bloques
por seccin. Actualmente esta instalacin tiene una capacidad de 396.000 T
de nodos cocidos al ao con mejoras operativas.
2.8.1.3 Sala de Envarillado
En esta rea se acopla la varilla y el nodo cocido para ser debidamente

utilizado en las celdas electrolticas, as mismo, se acondicionan barras que
han sido usadas para su posterior restauracin. Los nodos cocidos son
recibidos desde el Departamento de Hornos de Coccin y son unidos a la
varilla por medio de una fundicin gris, la cual es producida en los hornos de
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induccin, despus de envarillar los nodos estos son rociados con aluminio
lquido y enviados a las celdas de reduccin. Actualmente esta instalacin
tiene una capacidad de 458.400 nodos envarillados al ao con mejoras
operativas.
2.8.1.4 Estaciones de Bao
Estas instalaciones tienen como finalidad remover y recuperar el material de

bao sobre los cabos y retornarlos en ciertas caractersticas de calidad y
granulometra a las lneas de produccin, igualmente se utiliza para
recuperar el bao de los baskets y carretas producto del traslado de cabos
de las celdas de reduccin a las Estaciones de Baos; estas instalaciones
tambin permiten recuperar los cabos y varillas de los nodos consumidos.
Existen dos Estaciones de Bao, una ubicada en el Complejo 1 y la otra en
el Complejo TI, cada una de stas estaciones tiene una capacidad nominal
de 264 T/das (11,0 t/hr).
2.8.2 Reduccin
En las celdas se lleva a cabo el proceso de reduccin electroltica que hace

posible la transformacin de la almina en aluminio. El rea de Reduccin
esta compuesta por Complejo I, II, y V Lnea para un total de 900 celdas,
720 de tecnologa Reynolds y 180 de tecnologa Hydro Aluminiun.
Adicionalmente, existen cinco (5) celdas experimentales V-350, un proyecto
desarrollado por ingenieros venezolanos al servicio de la empresa. La
capacidad nominal de estas plantas es de 430.000 t/ao. El funcionamiento
de las celdas electrolticas, as como la regulacin y distribucin del flujo de
corriente elctrica, son supervisados por un sistema computarizado que
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ejerce control sobre el voltaje, la rotura de costra, la alimentacin de almina

y el estado general de las celdas.
2.8.3 Colada
La Sala de Colada VENALUM, funciona como una planta independiente, en

la cual la gerencia de colada es encargada de encargada de garantizar la
transformacin de aluminio lquido en productos terminados, as como la
disponibilidad de inventario y la oportunidad en el despacho de productos,
de acuerdo con los parmetros de calidad, cantidad, rentabilidad y
seguridad.
El aluminio lquido obtenido en las salas de celdas es trasegado y trasladado

en crisoles al rea de Colada, donde se elaboran los productos terminados.
El aluminio se vierte en hornos de retencin y se le agregan, si es requerido
por los clientes, los aleantes que necesitan algunos productos.
Cada Horno de Retencin determina la colada de una forma especfica:

lingotes de 10 kg. con capacidad nominal de 20.100 t/ao., lingotes de 22kg.
con capacidad de 250.000 t/ao, lingotes de 680Kg. con capacidad de
100.000 t/ao, cilindros con capacidad para 85.000 t/ao. y metal liquido.
Concluido este proceso el aluminio esta listo para la venta a los mercados
nacionales e internacionales.
2.9 Descripcin de la Unidad en la cual se Efectu la Pasanta.
A continuacin se presenta la descripcin de la unidad a en la cual se realiz

la presente investigacin:
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2.9.1 Divisin Almacn
La Divisin de Almacn, es una unidad de lnea que presta servicios a todas

las unidades de la Empresa y est adscrita a la Gerencia Logstica.
2.9.2 Misin
Garantizar la recepcin, ubicacin y despacho de los equipos, materiales,

insumos y repuestos de stock de almacn as como el establecimiento de los
niveles adecuados de inventarios, facilitando el servicio a la necesidad de
planta, a objeto de contribuir a la continuidad del proceso productivo de la
empresa.
Dentro de la filosofa de la Divisin Almacn, comparte y practica los

principios siguientes: a) Garantizar la calidad y cantidad de los equipos,
materiales, repuestos recepcionados en el almacn, b) Optimizar los costos
de inventario y almacenamiento, c) Satisfacer en condiciones de cantidad y
oportunidad los requerimientos de los usuarios, d) Mantener un alto factor de
servicio, e) Mantener una ptima rotacin de inventario f) Prestacin del
servicio a satisfaccin del cliente.
2.9.3 Coordinacin Planificacin y Control de Inventario
La Coordinacin de Planificacin y Control de Inventario, es una unidad

lineo-funcional que supervisar el stock y, en concreto, crear
automticamente propuestas de pedidos para el departamento de compras y
de fabricacin (rdenes provisionales, solicitudes de pedido repartos), de
acuerdo a un factor de servicio, estndares de consumo y rotacin de
inventario adecuada.
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2.9.1.4 mbito funcional
A los fines de concretar su misin, la Coordinacin de Planificacin y Control

de Inventario compromete su actuacin en el mbito funcional siguiente:
1. Mantener custodia de la estacin de servicio disponible en la

Empresa, as como tambin el suministro de combustible a la flota
de vehculos y equipo mvil autorizados.
2. Definir estrategias acciones y mecanismos orientados al

establecimiento del proceso de planificacin y control de inventario
en la empresa.
3. Recepcionar de los entes usuarios, los requerimientos de

materiales, equipos, repuestos e insumos stock de almacn, a fin de
tramitar su adquisicin, seguimiento y control ante las unidades
correspondientes.
4. Mantener niveles de existencias de repuestos, insumos y materiales

stock de almacn, de acuerdo a un factor de servicio, estndares de
consumo y rotacin de inventario adecuada.
5. Emitir solicitudes de pedido segn los anlisis de consumo,

demanda, tiempo de reposicin, modelo de inventario actual y
requerimientos extraordinarios por comunicaciones enviadas de las
reas usuarias.
6. Actualizar los parmetros de inventario, de acuerdo a estadsticas

registradas en el sistema e informacin suministrada por el usuario.
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7. Determinar las inclusiones de materiales como rengln al almacn,

con la informacin necesaria para su adquisicin a partir de las
guas enviadas por la unidad de normalizacin.
8. Planificar un inventario cclico anual y el inventario general segn

requerimientos, en base a una muestra de renglones seleccionados
bajo ciertos criterios establecidos en el sistema, para el logro de los
objetivos funcionales de las operaciones de la unidad a fin de
garantizar la realizacin de los inventarios fsicos de acuerdo a las
normas y procedimientos establecidos.
9. Efectuar una vez tomados los inventarios fsicos, el registro de los

conteos en el sistema control de inventario, as como realizar anlisis
y tramitar ajustes si existen diferencias.
10. Garantizar la desincorporacin de renglones que por obsolescencia

deban ser retirados del inventario, a fin de poner a disposicin del
Departamento de Control y Disposicin de Materiales para la venta
los mismos.
11. Coordinar con la Divisin Servicios a Compras, el suministro de

informacin correspondiente a los renglones con demanda
constantes y los requerimientos por mantenimiento preventivo, a fin
de facilitar la elaboracin del Plan Anual de Compras.
12. Planificar el presupuesto de consumo de materiales y controlar la

ejecucin del mismo.
13. Mantener seguimiento de inventarios en trnsito con el rea de
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compras y trfico.
14. Coordinar la recepcin de los bienes y materiales de cargo directo

as como las compras menores en funcin de lo establecido en la
normativa legal y procedimental vigente, a fin de asegurar la
disponibilidad de los mismos en las instalaciones de la Empresa as
como autorizar a la unidad correspondiente para su cancelacin.
15. Establecer planes de mejoramiento continuo que permitan satisfacer

los requerimientos, expectativas y necesidades de sus clientes
internos, as como aplicar las medidas preventivas y correctivas ante
las desviaciones detectadas en la ejecucin de los mismos.
16. Establecer planes y proyectos de mejoras de gestin ambiental,

considerando los objetivos ambientales, recursos y
responsabilidades, as como identificar y mantener la documentacin
relacionada con el sistema de gestin ambiental de la Gerencia.
17. Controlar y evaluar los resultados de la gestin de la Divisin, a fin de

tomar acciones preventivas y correctivas a las que hubiere lugar que
conlleven al logro de los objetivos establecidos por la Gerencia de
Logstica.
18. Evaluar y emitir para los niveles correspondientes, informacin sobre

los indicadores de gestin establecidos y dems informacin
requerida sobre el comportamiento y resultados de la gestin.
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CAPTULO III
MARCO TERICO
El Presente Captulo enmarca las bases tericas que sustentan la

investigacin.
3.1 Gestin de inventarios
En trminos generales, inventario es el almacenamiento de cualquier

elemento o recurso que emplea la organizacin.
3.1.1 Otros conceptos
Son todos los materiales adquiridos por la empresa, que se encuentran

incluidos en las cuentas de inventario y que conforman el capital de trabajo
de la misma.
Contablemente el inventario constituye toda aquella mercanca que posee

una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta,
suministro o actividades productivas.
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3.1.2 Objetivo de la gestin de inventario
Garantizar la disponibilidad de los materiales requeridos para asegurar la

continuidad operativa de la empresa. En consecuencia entre la demanda y
el inventario debe existir una relacin muy estrecha.
3.1.3 Elementos asociados
El trmino inventario se ha asociado con las existencias en almacn y con la

responsabilidad por la custodia de los materiales. Estas consideraciones
quedan evidenciadas con las siguientes definiciones:
Existencia contable
Valor del total de los materiales que afectan las cuentas de inventario de la
empresa.
Existencia fsica
Totalidad de materiales y equipos incluidos en las cuentas de inventario de
la empresa.
Catalogacin
Actividad que tiene por objeto identificar de una manera precisa los
materiales y equipos, asociando sus caractersticas fsicas y tcnicas para la
generacin de un cdigo nico en el catlogo de materiales.
Estandarizacin
Actividad orientada a la reduccin de diversidades de materiales, equipos y
sus repuestos, y en general todo aquello que comnmente es empleado en
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las operaciones, contribuyendo a facilitar el control, aprovechar mejor los

recursos y facilitar los procesos de adquisicin.
Inventario ptimo
Es el inventario que permite satisfacer la demanda de los materiales
requeridos por la empresa, en cantidad, calidad y oportunidad, con los
niveles de existencias, acorde al nivel de actividad de la empresa, de tal
manera que no habr costos de penalizacin por desabastecimiento ni por
excedentes.
Indicador ABC
Un aspecto importante para el anlisis y la administracin de un inventario
es determinar qu artculos representan la mayor parte del valor del mismo.
Estos artculos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los

que se consumen en mayor proporcin, sino aquellos cuyas valorizaciones
(precio unitario x consumo o demanda) constituyen un porcentaje elevado
dentro del valor del inventario total. Generalmente sucede que,
aproximadamente el 20% del total de los artculos, representan un 80% del
valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artculos
inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.
El grfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una
herramienta que permite visualizar esta relacin y Determinar, en forma
simple, cules artculos son de mayor valor, optimizando as la
administracin de los recursos de inventario y permitiendo tomas de
decisiones ms eficientes. Segn este mtodo, se clasifican los artculos en
clases, generalmente en tres (A, B o C), permitiendo dar un orden de
prioridades a los distintos productos:
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1. ARTICULOS A: Los ms importantes a los efectos del control.

2. ARTICULOS B: Aquellos artculos de importancia secundaria.
3. ARTICULOS C: Los de importancia reducida.
La designacin de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier

nmero de clases. Tambin el porcentaje exacto de artculos de cada clase
vara de un inventario al siguiente. Los factores ms importantes son los dos
extremos: unos pocos artculos significativos y un gran nmero de artculos
de relativa importancia. Esta relacin emprica formulada por Pareto, ha
demostrado ser una herramienta muy til y sencilla de aplicar a la gestin
empresaria. Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las causas
ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar.
El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a:
1. Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectan las
mismas (optimizacin de pedidos).
2. El valor del stock y el nmero de tems de los almacenes.
3. Los costos y sus componentes.
3.1.4 Indicadores de gestin para el control de inventarios
3.1.4.1 Definicin de los indicadores de gestin
Otros conceptos relacionados con la gestin de inventarios son los

indicadores de control de inventarios que nos ayudan a la toma de
decisiones, estos son:
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3.1.4.1.1 Rotacin: Es un indicador de movimiento de inventario e indica el

nmero de veces o frecuencia que se consume el inventario en un perodo.
Generalmente se emplea un ao como perodo de referencia y sus
expresiones matemticas es:
R = Consumos (ltimos 12 meses)/Inventario Final.
3.1.4.1.2 Cobertura: Este indicador de movimiento se define como la

relacin entre existencias y demandas peridicas. Generalmente se expresa
en meses y para calcularla se utiliza la demanda anual.
Este concepto indica el nmero de meses de demanda esperada que se

puede atender con las existencias del momento
C = Inventario final*12/Consumos (ltimos 12 meses).
Tericamente la rotacin es el inverso de la cobertura, sin embargo en la

prctica se usan perodos de referencia diferentes, meses para cobertura y
aos para la rotacin, por ello a una cobertura de 6 meses se corresponde
una rotacin de 2 (dos veces en el ao se repone). Al interpretarse ambas
se nota una correlacin inversa y por lo tanto a una cobertura alta
corresponde una rotacin baja y viceversa.
3.1.4.1.3 Nivel de Servicio: Mide la capacidad para satisfacer

oportunamente la demanda de materiales con renglones de existencia y se
expresa como una relacin entre los eventos exitosos y el total de eventos.
NS= Unidades despachadas oportunamente*100/Unidades demandadas
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3.1.4.1.4 Pureza de inventario: Se define como el nivel de inventario ptimo

acorde al nivel de actividad de una empresa, sin excedentes, sobrantes y
materiales obsoletos.
3.1.4.1.5 Obsolescencia: Es el proceso inevitable de envejecimiento del

inventario por desuso generando perdida contable a la empresa, surgiendo
dicho envejecimiento por tiempo sin movimiento (entradas y salidas) y la
perdida de calidad de uso (cualidad del material)
3.1.5 Razones para mantener un inventario
El inventario tiene por objeto garantizar la disponibilidad de los materiales

requeridos para asegurar la continuidad operativa de la empresa, por tanto
est orientado hacia cubrir las expectativas de requerimientos de materiales
en las operaciones de la empresa. Para poder cubrir lo anterior y ser una
garanta deben ser empleadas estrategias de control y anlisis para
reposicin del inventario, lo cual redundar en nuestro servicio para el
mantenimiento ordinario y los mantenimientos programados mediante la
disponibilidad de los materiales en el inventario.
Las razones expuestas para mantener un inventario son las siguientes:
1. Que no existan otras estrategias de procura que garanticen la entrega

oportuna de materiales, con la calidad requerida y al menor costo
total.
2. Imposibilidad fsica y/o econmica de obtener el volumen adecuado
de existencias en el momento exacto para satisfacer una demanda.
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3. Dificultad en la entrega al mismo tiempo de los diferentes materiales

de diferentes proveedores destinados a la fabricacin/reparacin de
determinado producto.
4. Estacionalidad de la demanda, principalmente en aquellos productos
que motivados a caractersticas especiales de su adquisicin deben
ser adquiridos para sostener su demanda en un determinado periodo.
5. Reduccin de costos de transporte.
6. Para reducir los tiempos de entrega por espera entre adquisiciones.
7. Economas de escala por compras en grandes volmenes.
3.1.6 Funciones del Inventario.
Los inventarios tienen diversas funciones, como son:
Garantizar la disponibilidad oportuna del producto y de los materiales.
Minimizar los costos relacionados al inventario.
El aislamiento. Son reservas de materiales y se puede usar para

amortiguar al proceso de produccin.
Establecimiento de las cargas diarias y de temporadas no

establecidas.
Mantener una fuerza de trabajo relativamente constante, lo que evita

la contratacin apresurada en las pocas de mucho trabajo.
Facilita las compras de artculos baratos. Los ahorros aparentes de

estas polticas de compras deben ponderarse con los costos de
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inventario por almacenamiento, manejo, depreciacin y tasa de

inters.
3.1.7 Clasificacin de Inventario Segn su Funcin
3.1.7.1 Inventario en Trnsito
Son principalmente inventarios de conductos, y que existen por la necesidad

de transportar los inventarios de un punto A a un punto B. Ligando a la
compaa con sus proveedores y con sus clientes.
3.1.7.2 Inventario Cclico
Resultan cuando se procesan, compran o transportan lotes de artculos

mayores a las cantidades pedidas buscando reducir costos. Este inventario
se requiere cuando se necesita operar dentro de la empresa con un tamao
de lote.
3.1.7.3 Inventario de Seguridad
Se utilizan para manejar variaciones en demanda o en la operacin del

sistema. Respalda la incertidumbre que surge de tanto en la demanda como
en la oferta de cierta compaa.
3.1.7.4 Inventario Estacional
Se emplean para manejar las diferencias entre la demanda y el plan de

produccin.
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3.2 El control de gestin
Definir el concepto de control de gestin implica considerar el desarrollo del

mismo en su mbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto
de acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la
mayora coincide en que es un sistema dinmico e importante para el logro
de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso
de planeacin como requisito bsico para el diseo y aplicacin del mismo,
dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.
Dentro de la descripcin y valoracin del control de gestin se especifican

dos concepciones comunes aceptadas en el mbito administrativo, por un
lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de direccin
(enfoque racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no
slo a la direccin formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno,
la estrategia, lo psicolgico, lo social y la calidad, representados por los
llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.
No basta con decir claramente a donde queremos llegar con nuestros

esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible establecer cules
son para la organizacin aquellos factores crticos que hay que cuidar para
tener xito (FCE), muchos de los cuales estn ntimamente ligados con las
estrategias que se van a desarrollar. De ah que, si queremos tener dominio
(control) sobre lo que esta ocurriendo, el control debe estar enfocado a
evaluar el comportamiento de los factores crticos que inciden en el
cumplimiento de las estrategias. As, el control debe ser flexible, ajustndose
permanentemente a las cambiantes estrategias de la organizacin.
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El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de

herramientas y tcnicas de control de los procesos bsicos de la
organizacin; entre ellas se tienen al control estadstico de procesos, control
de la calidad total y la gestin de la calidad total. Sus principios se centran
en la formacin y preparacin de los empleados, la unin entre directivos y
empleados para la formulacin de estndares, el papel de la inspeccin por
parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso
productivo y la revisin de los errores o desviaciones bajo la premisa de
mejora continua.
3.2.1 Proceso metodolgico para el desarrollo del sistema de control

de gestin
Los pasos que se deben seguir para desarrollar un sistema de indicadores

son los siguientes:
3.2.1.1 Diagnstico Institucional
Todo proceso de control de gestin comienza con el estudio propio del

sistema a controlar. El diagnstico tiene como objetivo, segn Abad ,
identificar posibles obstculos que puedan interferir en la eficacia del
sistema, del mismo modo establecer si estn dadas las condiciones para la
ejecucin del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que
el sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo
posible el xito organizacional. Generalmente los anlisis institucionales se
orientan hacia el estudio estratgico de la organizacin, es decir
identificando fortalezas y debilidades internas con su relacin al entorno
amenazante o facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza
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normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad

estratgica, desempeo institucional de recursos humanos, entre otros.
3.2.1.2 Identificacin de procesos Claves
Luego de conocer como se encuentra el sistema a controlar, es necesario

identificar los procesos claves para el xito empresarial, el control de
gestin no acta sobre todos los procesos internos de la organizacin, sino
por el contrario se centra en aquellos suficientemente importantes en el
desempeo eficaz del sistema a controlar, van desde la situacin financiera,
pasando por la situacin comercial, produccin, productividad, personal,
servicios al cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad,
pertenencia, entre otros.
3.2.1.2 Diseo del sistema de indicadores
De la identificacin de las reas claves, se originan los indicadores que van

a permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones
pertinentes para su correccin. Un indicador se define como la relacin
entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situacin
y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado,
respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas.
3.2.2 Condiciones que influyen en el control de gestin
El entorno: este puede ser estable o dinmico, variante cclicamente o

completamente atpico. Una buena adaptacin del entorno facilitada en
desarrollo en la empresa.
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Los objetivos de la empresa: ya sean de rentabilidad, de crecimiento,

sociales y ambientales.
La estructura de la organizacin: segn sea, funcional o divisional,

implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de
control tambin distintos.
El tamao de la empresa: esta condicin est relacionada con la

centralizacin, mientras ms grande la empresa es necesario
descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran
cantidad de informacin que se maneja.
La cultura de la empresa: las relaciones humanas son muy importantes,

y se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.
3.3 Indicadores de Gestin

Para desarrollar un sistema de control de gestin es necesario hablar de
indicadores.
3.3.1 Definicin de Indicadores de Gestin
Indicador es la expresin matemtica que cuantifica el estado de la

caracterstica o hecho que queremos controlar. El Indicador debe contemplar
la caracterstica (el efecto) que se observar y se medir. Si el problema se
ha definido adecuadamente, el indicador surgir directamente de dicha
definicin.
La importancia de la medicin de la productividad y calidad de una empresa

por medio de indicadores, radica en que permite planificar con mayor
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certeza, distinguir con mayor precisin las oportunidades de mejoras,

analizar y explicar como han sucedido los hechos.
Los indicadores segn como se hayan definido, pueden guardar relacin

unos con otros y un valor desviado en uno de ellos puede afectar
directamente a otro indicador que guarde relacin con este. Por esta causa
se deben tener sealados e identificados todos los indicadores que guardan
relacin entre si, ya que esto nos facilitar identificar las posibles causas de
una variacin o discrepancia en los objetivos preestablecidos.
Los indicadores cuantitativos y cualitativos no se contraponen, sino que se

complementan, dando luz a diferentes fenmenos. Se seala que lo
cuantitativo puede verse como una forma de orientar la reflexin y el
conocimiento del proceso; y lo cualitativo, asentndose sobre lo cuantitativo,
alimenta este proceso de tal forma que permite un conocimiento ms afinado
de la gestin.
No obstante la importancia de captar la diversidad del objeto estudiado, no

se puede ir en desmejoro de la sencillez que debe tener un indicador.
Mientras mayor sea el nivel de sencillez, el indicador es ms utilizable por la
poblacin en general y su valor aumenta.
Para medir el desempeo de una empresa ya sea en calidad, productividad,

costo, seguridad, etc., es necesario disponer de un sistema de indicadores.
El estar claro y manejar el concepto y criterio presentado al principio no es
suficiente. En la prctica normalmente se cometen muchos errores, o existe
un sin nmero de deficiencias que son producto de la falta de rigurosidad en
el tratamiento del tema.
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3.3.2 Tipos de indicadores de control de gestin
Existen varios tipos de indicadores, a continuacin se muestra la definicin

de los ms importantes:
3.3.2.1 Indicadores de Eficiencia: Se le utiliza para dar cuenta del uso de

los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones la primera,
como relacin entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de
recursos que se haba estimado o programado utilizar; la segunda, como
grado en que se aprovechan los recursos utilizados transformndolos en
productos.
3.3.2.2 Indicadores de Efectividad: Son aquellos que permiten evaluar la

relacin entre los resultados logrados y los resultados propuestos y da
cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que se han planificado.
Tambin son llamados indicadores de carga de trabajo y permiten tambin
medir la magnitud de la labor realizada. A travs de ellos es posible
cuantificar los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos, una
vez que se ha determinado la capacidad de produccin o de operacin con
que se cuenta.
3.3.2.3 Indicadores de Eficacia: Son todos aquellos que permiten valorar el

impacto de lo que se hace, del producto o servicio que se presta. No basta
con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos,
tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el
adecuado, aquel que lograr realmente satisfacer al cliente o impactar en
nuestro mercado. Como puede deducirse la eficacia es un criterio muy
relacionado con la calidad (adecuacin al uso, satisfaccin del cliente), sin
embargo, considerando a sta ltima en sentido amplio (calidad de
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procesos, sistemas, recursos), la eficacia debe ser utilizada en conjuncin

con los dos criterios anteriores.
La eficacia es la medida de la propia contribucin al objetivo de quien recibe

nuestros productos/servicios. Tambin son llamados indicadores de servicio
y se utilizan para medir el grado en que se est cumpliendo con la funcin
encomendada por la organizacin. A travs de ellos se mide la recurrencia
de eventos deseados o no deseados y/o el tiempo de respuesta para el
producto o servicio esperado de la organizacin.
3.3.2.4 Indicadores Econmicos: Son aquellos que permiten cuantificar los

costos beneficios, en trminos monetarios derivados de una actividad.
3.3.2.5 Indicadores de Calidad: Mide la concordancia de las

especificaciones de producto o servicio con las del cliente, est expresado
en el nivel de rechazo, devoluciones, quejas o reclamos. La nocin de
calidad est ms enfocada a evaluar el producto o servicio del sistema y de
sus partes y en qu medida se adeca o satisface lo que se espera (el
cliente) de l.
3.3.3 Beneficios en la implantacin de indicadores de gestin
La implantacin de uno o de otro tipo de indicador depender del tipo de

actividad que se desea medir. Entre otros, los principales beneficios que
ofrece su utilizacin son:
Proveer de una base para establecer los objetivos y evaluar el
comportamiento registrado.
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Sirven de gua para la toma de decisiones, enfocando la atencin sobre

los factores que contribuyen a alcanzar los objetivos de la empresa.
Realzan la motivacin y satisfaccin por el trabajo. El personal tiende a
prestar ms atencin a las actividades que estn siendo medidas.
Constituyen una retroalimentacin y una fuente para aprender y
participar.
Proporcionan reconocimiento cuando se realizan las mejoras.
Facilita el control del desarrollo de los procesos y operaciones, permite
comparar los planes y presupuesto establecidos con los resultados que
se obtienen.
3.3.4 Elaboracin de indicadores de gestin
La tcnica para elaborar indicadores es simple. El proceso sugerido para

hacerlo es el siguiente:
3.3.4.1 Definir las Caractersticas Importantes: Mediante el uso de un

diagrama de caracterizacin de proceso se obtiene el mayor nmero de
ideas acerca de indicadores que puedan utilizarse para medir, las
actividades o los resultados del mismo, la efectividad, eficacia y la eficiencia,
segn sea el caso. Asimismo, los atributos ms importantes que debe tener
el indicador. Luego, por consenso, seleccionar los ms apropiados.
3.3.4.2 Evaluar los Indicadores Propuestos: Se realiza una seleccin, los

indicadores deben ser vlidos para tomar decisiones, de tal manera que un
cambio en l, es indicativo de que se ha presentado un cambio en el
resultado o en las actividades medidas y debe tomarse accin. Asimismo, el
indicador debe ser fcil de crear, mantener y usar.
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Analizar entonces, aspectos como si los datos estn disponibles y si se

encuentran en una computadora, si se posee software disponible para
extraer los datos deseados y manipularlos despus de extraerlo de la base
de datos, como tambin si se cuenta con el conocimiento y la experiencia
para producir el anlisis deseado de los datos.
Las dos caractersticas esenciales en un buen indicador, validez y

practicidad, se pueden expresar en tres criterios de evaluacin el
indicador puede medirse, es entendible y controlable?. Pueden usarse
otros criterios para definir finalmente los indicadores a usar.
3.3.4.3 Normalizacin de indicadores
Condiciones especficas que debe cumplir un indicador

(normalizacin).Existen siete (7) pasos que podemos considerar para que un
indicador se encuentre Normalizado, los cuales se detallan a continuacin:
1. Definicin del indicador: la definicin consta de dos (2) partes
La Expresin Matemtica con el significado de cada uno de las

variables.
La Expresin Conceptual que describe el significado del resultado que

arroja el indicador.
2. Objetivos: El objetivo debe expresar el para que? queremos generar el

indicador seleccionado. Expresa el lineamiento poltico, la mejora que se
busca y el sentido de esa mejora (maximizar, minimizar, eliminar, otros).
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El objetivo en consecuencia, permitir seleccionar y combinar acciones

preventivas y correctivas en una sola direccin. Esta combinacin
depender de la magnitud de los problemas y el momento (oportunidad) de
intervencin.
El objetivo nos permitir tener la claridad sobre lo que significa mantener un

estndar en niveles de excelencia (cero defectos que se convierten en
partes por milln, cero accidentes, cero retrasos en las entregas, etc.) y
adecuarlo permanentemente ante los diversos cambios, as como
proponerse nuevos retos.
3. Niveles de Referencia
El acto de medir se realiza a travs de una comparacin y esta no es posible

si no se cuenta con una referencia contra la cual contrastar el valor de un
indicador. Esa desviacin es la que realmente se transforma en el reto a
resolver. Un mismo valor actual de un indicador puede sealar varios tipos
de problemas si lo comparamos contra diversos niveles de referencias.
Existen diversos niveles de referencia:
Histrico
El nivel de referencia histrico se determina a partir del anlisis que

se haga de la serie de tiempo de un indicador, da la manera como ha
variado en el tiempo. Con esa informacin y aplicando las tcnicas de
anlisis y proyeccin adecuadas, se puede proyectar y calcular un valor
esperado para el perodo que se est gerenciando bajo la premisa de que
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nada cambiar. El valor histrico es clave para presupuestos y programas

sobre bases realistas y para ilustrar el logro en la evolucin de los
resultados.
El valor histrico seala la variacin de los resultados de la unidad de

anlisis, su capacidad real, actual y probada.
El Estndar
Se calcula utilizando las tcnicas de estudio de mtodos y de medicin del

trabajo. En general el estndar seala el potencial de un sistema
determinado, vale decir, unos equipos, insumos y mano de obra dada, con
unos mtodos de trabajo dados en unas instalaciones dadas, etc.
Representa el mejor valor. En tal sentido, representa el valor lograble si se
estn haciendo "bien" las tareas.
El Nivel Terico
Tambin llamado de diseo se utiliza fundamentalmente como referencia de

indicadores vinculados a capacidades de mquinas equipos en cuanto a
produccin, consumo de materiales, fallas esperadas. El nivel terico de
referencia es un dato que da el fabricante del equipo en un dato de diseo.
Este da la mxima capacidad del sistema con una maquinaria y equipos
determinados, cuya operacin slo puede ser superada si mejoramos,
modificamos, innovamos o sustituimos la tecnologa durante el mismo.
Nivel de Requerimientos de los Usuarios
Para su clculo, hay que hacer un detallado estudio de las necesidades que
el usuario requiere del producto. Por qu compra nuestro producto?
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Cules son sus expectativas?, Por qu comprara el nuestro y no el de la

competencia?, La utilizacin de los requerimientos del cliente como nivel de
referencia, nos sealan las pautas inmediatas de la mejora en caso que
estemos deficientes. En el caso de que las cumplamos holgadamente nos
pueden llevar a reorientar acciones frente a la competencia (por ejemplo,
Normalizacin Nacional) o a redefinir polticas de precios, o a incursionar en
mercados ms exigentes y atractivos.
Nivel de Consideracin Poltica
Con frecuencia, se establecen valores de referencia por razones de

prestigio, por compromisos de seguridad o por ganarse a la comunidad
circundante de una Planta, a travs de la consideracin de los dos niveles
anteriores se fija una poltica de seguir respecto a la competencia y al
usuario.
Nivel Planificado
Hemos visto diversos niveles de referencia con mtodos de clculos

cientficos, los cuales tienen utilidad para establecer responsabilidad para
mejorar a diferentes niveles, o para tipificar las causas particulares.
Entre cada nivel habr mayores o menores desviaciones a ser gerenciadas

a travs de un plan de acciones especficas, por ello entre cada nivel,
tendremos niveles de referencia planificados, que no son otra cosa que los
niveles-meta que podemos y debemos alcanzar en el futuro inmediato.
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Estado del Arte
Representa el mejor nivel que puede alcanzar el indicador, si incorporamos

al proceso, la tecnologa mas avanzada, el mejor mtodo de trabajo o la
mejor calidad de materia prima.
Tcnicas de Consenso
Cuando no se cuenta con sistemas de informacin que den cuenta de los

valores histricos de un indicador, ni se cuenta con estudios de Ingeniera
Industrial para sacar valores estndar; o de mercadeo para obtener
requerimientos del usuario o estudios sobre la competencia, una forma
rpida de obtener los niveles de referencia es acudiendo a la experiencia
acumulada del grupo involucrado.
4. Subdivisin
Es necesario identificar posibles partes o subdivisiones del indicador, en las

cuales puede haber diferencias acerca del comportamiento del mismo, lo
cual permite identificar con mayor precisin y claridad donde hacer nfasis
con base en la desviacin que se presente.
La subdivisin puede ser por:
Proceso.
Producto y/o servicio.
Zona.
Cliente.
Funciones.
Etapas de proceso.
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Equipos.
Lneas de Produccin.
Niveles de la organizacin.
5. rbol de Factores y Responsabilidad
Los factores son aquellos que contribuyen a causar "efecto" elementos que
concurren en la produccin de bienes y servicios: Capital y Trabajo. Los
factores tpicos de un indicador estn asociados a: Tecnologa (Materiales y
Mquinas), Organizacin y Procesos (Mtodos) y Personal (Hombre).
Analizar un indicador, exige conocer las causas especiales que pueden
influir en su comportamiento. Los factores responden a la pregunta qu
puede "mover" este indicador. La respuesta a esta pregunta, puede ser otro
indicador o un factor de muy difcil cuantificacin.
6. Reporte y Consideraciones de Gestin
Se definen todos los puntos de informacin, control, y anlisis. Los puntos

de informacin son reportes que utilizando semforos en cdigo de colores
basados en el valor y tendencia del indicador, informa a todas las personas
que lo analizan qu indicadores y en qu rea no tienen un comportamiento
adecuado con lo planificado.
El punto de control detalla las causas que afectaron el indicador y en forma

genrica presenta la variacin del indicador (Grfico de los ltimos datos,
causas de la variacin y las acciones a tomar para corregir tal desviacin).
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CAPTULO IV
MARCO METODOLGICO
En este captulo se describe la metodologa utilizada para el desarrollo de la

presente investigacin.
4.1 Tipo de Estudio
De acuerdo a los diferentes enfoques metodolgicos esta investigacin

corresponde la mezcla de los siguientes tipos de estudio:
4.1.1 Segn el nivel de profundidad
Investigacin Descriptiva: La investigacin se considera descriptiva

debido a que a travs del mismo se pudo describir, registrar y analizar de
manera especfica y detallada los procesos que se realizan en la
Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios.
4.1.2 Segn la estrategia empleada para la recoleccin de datos
Investigacin de Campo: El estudio se considera de campo debido a

que se apoy en informacin extrada de manera directa del rea de estudio,
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utilizando como herramientas la observacin directa y entrevistas no

estructurada.
4.2 Poblacin y Muestra
En este Diseo de un Sistema de Control de Gestin para la Coordinacin

Planificacin y Control de Inventarios la poblacin estuvo conformada por
las 8 divisiones adscritas a la Gerencia de Logstica de CVG VENALUM y la
muestra fue representada por la Coordinacin Planificacin y Control de
Inventarios (adscrita a la Divisin de Almacn), donde se recopil la
informacin necesaria sobre los procesos que se efectan en dicha
coordinacin, a fin de disear los indicadores que permiten medir la gestin
de la misma.
4.3 Tcnicas de Recoleccin de Datos
La recopilacin de informacin necesaria para el Diseo de un Sistema de

Control de Gestin para la Coordinacin Planificacin y Control de
Inventarios se bas en:
4.3.1 Entrevistas
Se realizaron entrevistas no estructuradas al Jefe de Divisin, Coordinador

del rea en estudio y a los Analistas de Inventario, lo que permiti tener un
mayor conocimiento sobre los procedimientos y metodologas que se llevan
a cabo en la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario, adscrita a la,
Divisin Almacn de CVG VENALUM.
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4.3.2 Registro de Datos de la Empresa
A travs de esta tcnica se recopil toda la informacin estadstica

disponible referida a los Informes de Gestin mensual y semanal de la
coordinacin en estudio. De igual modo se revis el Manual de Indicadores,
Manual de Organizacin y el Manual de Procedimientos de la empresa, con
el propsito de conocer sus actividades
4.4 Materiales de Recoleccin de Datos
Lpiz
Papel
Calculadora
Computadora
Dispositivo de almacenamiento o memoria extrable (Pendrive)
Paquetes computarizados para procesamiento de la informacin
recopilada: Microsoft Internet Explorer, Microsoft Word, Microsoft Excel.
Equipos de proteccin personal:
Camisa de caqui, manga larga.
Pantaln blue jeans largo.
Botas de Seguridad.
4.5 Procedimiento de la Investigacin
El procedimiento utilizado para llevar a cabo la investigacin fue el

siguiente:
4.5.1 Recopilacin de informacin que guarden relacin con el tema.
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4.5.2 Diagnstico de la situacin actual de la Coordinacin Planificacin y

Control de Inventarios.
4.5.3 Identificacin de los procesos que se llevan a cabo en dicha

coordinacin.
4.5.4 Diseo de los diagramas de caracterizacin y de flujo de proceso

correspondientes.
4.5.5 Determinacin de los indicadores de gestin que se emplean en la

coordinacin.
4.5.6 Diseo de metodologa para la identificacin de los factores crticos

de xito asociados a la Gestin de Inventario.
4.5.7 Establecimiento de indicadores para cada factor crtico de xito

identificado.
4.5.8 Recopilacin de la informacin necesaria sobre las variables

asociadas a los distintos indicadores de gestin para el
establecimiento de los valores referenciales.
4.5.9 Establecimiento de los mecanismos de medicin ms adecuados.
4.5.10 Normalizacin de los Indicadores para el Control de Gestin de la

Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios.
4.5.11 Diseo de formulario para la captura de datos.
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4.5.12 Generacin del Informe de Gestin Mensual con los datos

suministrados durante un periodo seleccionado aplicando el nuevo
formato.
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CAPTULO V
SITUACIN ACTUAL
En el presente capitulo se describe la situacin actual de la de la

Coordinacin planificacin y Control de Inventario y su sistema de Control de
Gestin.
5. Situacin actual de la Coordinacin Planificacin y Control de

Inventario
La Coordinacin, Planificacin y Control de Inventarios es una unidad de

lnea adscrita a la Divisin Almacn (Ver Figura 5.1) y tanto su misin como
objetivos, estn comprendidos en el mbito funcional de la divisin expuesto
en el Manual de Organizacin de la misma. Razn por la cual no se ha
establecido un plan de trabajo ni objetivos estratgicos para la coordinacin,
por ende se trabaja a fin de cumplir directamente los objetivos de la divisin,
los cuales estn basados en los siguientes principios:
Satisfacer en condiciones de cantidad y oportunidad los

requerimientos de los usuarios.
Mantener un alto factor de servicio.
Mantener una optima rotacin de inventario.
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Prestacin del servicio a satisfaccin del cliente.
Las principales funciones del la Divisin Almacn atribuidas a la

coordinacin Planificacin y Control de Inventarios son las siguientes:
1. Mantener niveles de existencias de repuestos, insumos y materiales

stock de almacn, de acuerdo a un factor de servicio, estndares de
consumo y rotacin de inventario adecuada.
2. Emitir solicitudes de pedido segn los anlisis de consumo, demanda,
tiempo de reposicin, modelo de inventario actual y requerimientos
extraordinarios por comunicaciones enviadas de las reas usuarias.
3. Actualizar los parmetros de inventario, de acuerdo a estadsticas
registradas en el sistema e informacin suministrada por el usuario.
4. Determinar las inclusiones de materiales como rengln de almacn, con
la informacin necesaria para su adquisicin a partir de las guas
enviadas por la unidad de normalizacin.
5. Planificar un inventario cclico anual segn requerimientos, en base a
una muestra de renglones seleccionados bajo ciertos criterios
establecidos en el sistema, para el logro de los objetivos funcionales
de las operaciones de la unidad a fin de garantizar la realizacin de los
inventarios fsicos de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos.
6. Coordinar con la Divisin Servicios a Compras, el suministro de
informacin correspondiente a los renglones con demanda constantes
y los requerimientos por mantenimiento preventivo, a fin de facilitar la
elaboracin del Plan Anual de Compras.
Para el cumplimiento de sus objetivos la Coordinacin Planificacin y Control

de Inventarios actualmente ejecuta los siguientes procesos:
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1. Planificar los requerimientos de inventario del Almacn:

Planificar en base a requerimientos del rea.
Revisar y actualizar los niveles de Inventario.
Emisin de Solicitudes de Pedidos.
Inclusin de materiales al stock almacn.
2. Controlar la reposicin y existencia fsica de los materiales y

repuestos stock de Almacn.
Seguimiento a las Solicitudes de Pedidos.
3. Planificar la toma de inventario cclico.

Planificar la toma de Inventarios.
Tramitar prstamos a terceros.
Desincorporacin de materiales.
Divisin Almacn
Secretaria
Coordinacin
Planificacin Y Control Recepcin de Materiales Despacho de Materiales
de Inventarios
Recepcin Nacional Recepcin Internacional
Figura 5.1 Estructura Organizativa de la Divisin Almacn.

Fuente: Elaboracin propia
A continuacin se presenta los diagramas de caracterizacin de la Divisin

Almacn y de la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario
respectivamente:
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UNIDAD: Divisin Almacn.

OBJETIVO FUNCIONAL: Garantizar la recepcin, ubicacin y despacho de los equipos, materiales, insumos y repuestos del stock de almacn as como
el establecimiento de los niveles de inventario, facilitando el servicio a la necesidad de planta, a objeto de contribuir a la continuidad del proceso
productivo de la empresa.
PROVEEDORES INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS CLIENTES
Div. Adq. Bienes y Plan de Adquisicin. Recepcionar las partes, Partes, piezas, Todas las unidades de
Materiales. piezas, repuestos e repuestos e insumos la Empresa.
Plan de Mantenimiento. insumos. despachados.
Todas las unidades de Div. Adquisic. Bienes y
la empresa. Programa de Produccin. Inventariar las partes, Solicitud de Pedido. Mat.
piezas, repuestos e
Proveedores externos. Solicitudes de Materiales insumos stock de Materiales Dpto. Control y
o reservas. almacn. desincorporados y Disposicin de
Dpto. Costos. disponibles para la Materiales.
Nota de entrega. Preservar y ubicar las venta.
Dpto. Control de partes, piezas, repuestos
Calidad en Recepcin. Solicitud de incorporacin e insumos stock de
o desincorporacin de almacn
Div. Seguros. renglones.
Despachar de acuerdo a
Div. Servicios a Pedidos de Compras y los requerimientos as
Compras. Documentacin como tambin a la
Relacionada. disponibilidad de los
tems.
Informe de Control de
Calidad Garantizar la gestin de
reabastecimiento.
RECURSOS
ATRIBUTOS ATRIBUTOS
Recurso Humano.
Oportuno Oportuno.
Equipos.
Calidad Calidad.
Infraestructura.
Confiable Confiable.
Sistemas de Informacin.
FIGURA 5.2 DIAGRAMA DE CARACTERIZACIN DE LA DIVISIN ALMACN

FUENTE: ELABORACIN PROPIA

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UNIDAD: Coordinacin, Planificacin y Control de Inventarios

OBJETIVO FUNCIONAL: Garantizar la gestin de reabastecimiento, a travs del establecimiento de los niveles adecuados de inventario e inicio del
proceso de procura, facilitando el servicio a la necesidad de planta, a fin de contribuir a la continuidad operativa del proceso productivo de la Empresa.
PROVEEDORES INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS CLIENTES

Plan de Adquisicin. Planificar en base a
Todas las unidades de Solicitud de Pedido. Todas las unidades
la empresa. requerimientos del rea.
Plan de Mantenimiento. de la Empresa.
Materiales
Superintendencia de Revisar y actualizar los desincorporados y
Programa de Produccin. niveles de inventario.
Planificacin e disponibles para la
Ingeniera de venta.
Solicitud de incorporacin Emitir solicitudes de
Mantenimiento. o desincorporacin de Pedido segn
renglones. requerimiento de los
usuarios.
Pedidos de Compras y
Documentacin Realizar Seguimiento y
Relacionada. Control de las reas
usuarias.
Planificar la toma de
Inventarios.
Tramitar Prstamos.
Emitir Solicitud de
Desincorporacin de
equipos.
Inclusin de Materiales
ATRIBUTOS RECURSOS ATRIBUTOS
Oportuno Recurso Humano. Oportuno.

Equipos.
Calidad Calidad.
Infraestructura.
Confiable Confiable.
Sistemas de Informacin.
FIGURA 5.3 DIAGRAMA DE CARACTRERIZACIN DE LA COORDINACION PLANIFICACIN Y CONTROL DE INVENTARIO

FUENTE: ELABORACIN PROPIA.

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5.1 Descripcin de los Procesos Desarrollados en la Coordinacin

Planificacin y Control de Inventarios.
5.1.1 Planificar en base a requerimientos del rea: Consiste en la

elaboracin del Plan Anual de Compras, basado en el comportamiento
estadstico de los renglones con demanda constante e incluyendo los
requerimientos por mantenimiento preventivo, a fin de proyectar las
cantidades a pedir y el monto por el cual se va a solicitar. A continuacin se
presenta una descripcin del proceso a travs del flujograma de la figura 5.4
PROCESO: PLANIFICAR EN BASE A REQUERIMIENTOS (PLAN DE COMPRAS)
Analista de Inventario
Accesa al Sap en
ZMR00810
Analiza material por

cdigo
PREVENTIVO RUTINA
A qu Centro
pertenece?
Analiza consumo
Analiza Listado de promedio de los ltimos
Requerimiento cuatro aos segn su
suministrado por grupo de artculos con
Mantenimiento al sistema transaccin MC.B
Sap, convertidas en
ordenes previsionales
Analiza existencia ms
transito Analiza existencia ms
transito
Existencia menor
que requerimiento ? No
Si No Existencia
+Transito<15 meses
No Planifica la de consumo?
compra
Planifica compra de la No Planifica la
cantidad necesaria compra
Si
Planifica compra de la
cantidad necesaria para
completar el consumo
de los 15 meses
Accesa al Sap en
ZMATERIALES ubica
precio referencial
Multiplica cantidad a
comprar por precio
referencial
Suma cantidad total a

comprar por grupo de
Articulo
Enva a analista
encargado de ensamblar
la planificacin de todos
los grupos de artculos
Recibe, ensambla y enva

a Servicios a Compra
Figura 5.4 Flujograma Planifican en Base Requerimientos (Plan de Compras)

Fuente: Elaboracin Propia
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5.1.2 Revisar y actualizar los niveles de inventarios:

Este proceso consiste en ejecutar diariamente la adecuada rotacin del
inventario segn el punto de pedido. Ver descripcin de proceso en el
flujograma de la Figura 5.5.
PROCESO: REVISIN Y ACTUALIZACIN DE LOS NIVELES DE INVENTARIO
Accesa al Sap en
MBSB para visualizar el
consumo por periodos
Analiza consumo ZMR00810
Entra en Planificacin de
Necesidades 1 y cambia
parmetros:Entorno, Stock
Maximo, Punto de Pedido.
Entra en Planificacin de
Accesa a Necesidades 2
Necesidades 1 y cambia
parmetros:Entorno,
Cambia Stock
Stock de Seguridady
Maximo, Punto
prasiona de Pedido.
GRABAR.
Figura 5.4 Flujograma Revisin y Actualizacin de los niveles de Inventario

5.1.3 Emitir Solicitudes de Pedido:

Consiste en elaborar solicitudes de pedido con planes de entrega basado en
el requerimiento de materiales, atendiendo a las ordenes previsionales
propuestas por el sistema Sap. En la Figura 5.6 se presenta la descripcin
del proceso.
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PROCESO: EMISIN DE SOLICITUDES DE PEDIDO
Sistema Sap
Analista de inventario
Genera Propuestas de Pedidos
Ordenes Previsionales Realiza remisin de
documento
Analiza y Evala Ordenes Remisin de documento
Previsionales
Une remisin de Documento

con Solicitud de Pedido.
Modificar ?
Si No
Solicitud de pedido
Remisin de documento
Modifica Orden Previsional Div. Servicios
MD12. Con numero de orden a Compras
Convierte Orden Previsional en

Solicitud de pedido.
Completa informacin
detallada ME52N
Imprime
Solicitud de pedido
Firma y enva al Coordinador
Coordinador
Recibe y revisa
No
Solicitud Devuelve a analista para
aprobada ? correccin
Si
Solicitud de pedido
Firma en seal de aprobacin
y enva a analista
Corrige solicitud y enva
Solicitud de pedido Aprobada nuevamente al coordinador
Figura 5.6 Flujograma proceso de Emisin de Solicitudes de Pedidos

5.1.4 Seguimiento a las Solicitudes de Pedido:

Este proceso consiste en hacer seguimiento a la Solicitud de Pedido de
renglones Stock de Almacn desde la liberacin de la misma hasta su
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respectiva asignacin de pedido. En la Figura 5.7 se presenta una

descripcin del proceso.
PROCESO: SEGUIMIENTO A SOLICITUDES DE PEDIDOS
Accesa al Sap en
ZMR00810 Y el MRP
Analiza listado de renglones en

requerimiento
Gestin de No
compra Emite solicitud de pedido
Pendiente?
Si Solicitud de pedido
Agiliza entrega
Evala Solicitudes en VEN
No
Data Elimina S/P en VEN que no han
actualizada? sido aprobadas de DATA VIEJA
Canaliza la aprobacin y
liberacin de se Solicitudes
de pedidos
Solicitud de pedido aprobada Div. Servicios

a Compras
Guarda copia de Solicitud de

Pedido
Vela por pronta asignacin del

respectivo grupo de compra
Vela por pronta asignacin del

respectivo pedido de compra
Figura 5.7 Flujograma Seguimiento a Emisin de Solicitudes de Pedido

Elaboracin Propia
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5.1.5 Planificacin y toma de inventario:

Consiste en comprobar que la existencia real de los inventarios de activos y
materiales de la empresa coincidan con las cantidades registradas en el
sistema SAP con el fin detectar y corregir las desviaciones. (ver Figura 5.8)
PROCESO: Planificacin y Ejecucin del Inventario
Planifica el Programa de
Inventario Cclico mensual Analiza en conjunto con los
Supervisores Generales de
Obtiene tres copias y enva a Almacn Obtiene reporte y firma del
instancias correspondientes Supervisor General del Almacn.
Informa a Coordinador
No Planificacin y Control de
Diferencia Inventario.
Programa de Conteo Fsico subsanada?
para todo el Ao T Solicita reunin con
representantes de la Div.
Si Administracin/Depto. Costos y
Auditoria Interna
Extrae Programa de Conteo Contabiliza el en el
Fsico archivo temporal. sistema la cantidad real
Crea en el sistema Verifican deferencias de los

Sap/ R3 Documento Archiva el reporte Listado de renglones y firman Listado de
del Inventario (MI0) Resultado para su control Resultado para su control
Documento del Inventario

Elabora Formulario
Realiza el Conteo Solicitud de Ajuste al

Inventario
Registra el conteo
Anexa documento soporte y
entrega ala Coordinador para su
conformacin.
No
Existe Contabiliza el en el
diferencia? sistema Soporte
Informe
Si
Solicitud de Ajuste al
Archiva temporalmente
Modifica el recuento Inventario
Programa de Conteo Fsico
con la transaccin
y hoja de 1er conteo.
(MI02)
Coordindor PCI/ Jefe Divisin

Documento (MI11) Almacn
firman en seal de conformidad y
regresa analista documentos
Realiza el 2do Conteo.
Inicia Anlisis de Analista de Inventario
Variaciones para Ajustes.
Recibe documentos
Contabiliza el en el
Genera reporte aprobados
sistema
Listado de Resultados
Archiva duplicado de
documentos para su control
y enva original a
Soporte
Informe
A Departamento Costos
Solicitud de Ajuste al
Inventario
Figura 5.8 Flujograma Planificacin y toma de Inventario

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5.1.6 Tramitar Prstamos a Terceros: Consiste en el prstamo de material

entre operadoras del sector aluminio cuando en condiciones de emergencia
no se cuente con el mismo. Ver flujograma de la Figura 5.9.
PROCESO: Prstamo de Materiales
Empresa
Filial Comunicacin Solicitud de
Prstamo de Material
Elabora
Divisin Almacn
Recibe y Enva a la Autorizacin Salida/
Coordinacin Planificacin y Traslado de Materiales
Control de Inventario
Enva a instancia
Analista de Inventario correspondiente
Recibe Solicitud
Soportes
Accesa al Sap y verifica Autorizacin Prstamo

consumo trafico y Autorizacin
existencia de material Salida/ Traslado de
Materiales
Solicitud No
Comunicacin
Procedente? inherente al rechazo. Realiza reserva de
material
Si Empresa
filial
Realiza anlisis de Despacho
solicitud en
Entrega material
Autorizacin Prestamos
Materiales
Archiva copia de
documentacin
Divisin Almacn inherente al prstamo
Recibe, evala y firma en
seal de Aprobacin y enva
a la Coord. Planificacin y
Control de Inv.
Autorizacin Prestamos
Materiales
Recibe e Informa
telefnicamente a la
empresa filial la aprobacin
del prstamo y solicita
datos del transportista
Reporta
Analistaen
deCronolgico
Inventario
de Prestamos
Figura 5.9 Flujograma Prstamo de Materiales

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5.1.7 Desincorporacin de Materiales:

Este proceso consiste en la desincorporacin de los activos fijos, materiales
o repuestos stock almacn. Ver Figura 5.10
PROCESO: DESINCORPORACIN DER MATERIALES

Identifica, cuantifica y valoriza Genera Reporte de
los materiales o repuestos Renglones Desincorporados
stock que presenten un a Peticin de Borrado.
periodo de cinco (5) aos sin Verifica que el material o
consumo repuesto no se encuentre en
proceso de procura
Emite listado de
Renglones sin Consumo Analista
Elabora
de Inventario
y Elabora
Acta de Entrega de Materiales

Comunicacin
Relacin de Renglones
Listado de Renglones Archiva copia de Declarados a Desincorporar
sin Consumo documentos
A Dpto. De Costos y
Unidades Usuarias Obtiene firmas en el acta de :
Depto. de Costos Coordinador de Planificacin y

Control de Inventario.
Recibe y revisa informacin
Jefe de Divisin de Almacn.
Jefe Dpto. Control y Disposicin
Actualiza en el sistema de Materiales
cuenta Provisin por
Jefe Dpto. Costos
Obsolescencia de
Inventario Repuestos y Jefe Dpto. Seguridad Patrimonial
Suministros
Obtiene fotocopias
Archiva Para su Control

Entrega Material o
repuesto adjunto a
Unidad Usuaria
Recibe comunicacin
y listado
Acta de Entrega de Materiales
firmados
Analiza y determina los Relacin de Renglones
materiales o repuestos a Declarados a Desincorporar A Dpto. Control y
desincorporar o Disposicin de
permanecer en stock. Materiales
Elabora y enva
Por duplicado Elabora
comunicacin y adjunta a
Comunicacin
Relacin de Archiva copia de Acta de Entrega de Materiales

Renglones Declarados documentos
a Desincorporar Relacin de Renglones
Declarados a Desincorporar A Normalizacin
A Div. Almacn
Comunicacin Solicitud de
Analista de Inventario Desincorporacin del Activo Archiva copia de
documentos
Recibe, revisa y realiza toma
de Inventario Fsico. Archiva
documento para su control Distribuye copias al :Comit
Dispisicin y Venta de Activos Fijos y
Materiales Desincorporados, Dpto.
Costos , Gerencia Auditora Interna,
Div. Asuntos Fiscales
Figura 5.10 Flujograma Desincorporacin de Materiales

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5.1.8 Inclusin de materiales al Stock: Consiste en determinar la inclusin

de materiales como rengln de almacn, con la informacin necesaria para
su adquisicin a partir de la guas enviadas por la unidad de normalizacin.
Ver flujograma de proceso en la Figura 5.11
PROCESO: INCLUSIN DE MATERIALES AL STOK
Unidad Usuaria
Llena formato de Solicitud
Maestro de Materiales
Solicitud Maestro de Materiales Normalizacin
Normalizacin
Recibe y enva a la Divisin
Almacn
Divisin Almacn
Enva a la Coordinacin
Planificacin y Control de
Inventario
Analiza bajo Matriz de Para determinar
Inclusin si es procedente
Comunica resultado de A Normalizacin

evaluacin
Resultado de Evaluacin
Normalizacin
No
Procedente? Elimina Solicitud
Si
Normalizacin
Crea cdigo para nuevo
material
Figura 5.11 Flujograma Inclusin de Materiales

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5.2 Situacin actual del sistema de Control de Gestin Utilizado en la

Coordinacin Planificacin y Control de Inventario
La Coordinacin Planificacin y Control de Inventario, evala su gestin a

travs de informes semanales que por lo general reflejan la cantidad de
materiales que poseen solicitudes de pedidos emitidas durante la semana y
su monto correspondiente; as mismo se reportan en dicho informe
eventualidades como la asistencia a reuniones extraordinarias y tramitacin
de prstamos. El informe semanal es realizado por una persona, utilizando
informacin soportada por el reporte ZMR02100 proporcionado por el
Sistema Aplicaciones y Producto (SAP R/3).
Al mismo tiempo el control de gestin para dicha coordinacin est

determinado por un Informe Mensual de Desempeo que contempla
informacin muy extensa reflejando las condiciones generales de la misma,
debido a que se presenta como un resumen del estatus de los recursos en
inventario, lo cual dificulta el control y seguimiento de las principales
actividades ejecutadas por la coordinacin y no constituye una medicin
significativa de la gestin del personal, trayendo como consecuencia que la
informacin no est bien estructurada y por consiguiente el Informe de
Gestin Mensual no sea lo suficientemente objetivo. Por otro lado la
responsabilidad de elaboracin del informe de gestin recae sobre una sola
persona, afectando de este modo la fiabilidad de la informacin, ya que se
da lugar a la existencia del error humano.
5.2.1 Deficiencias en la Estructura del Informe Mensual
El Informe mensual de Desempeo de la Coordinacin Planificacin y

Control de Inventario est constituido por una serie de variables que indican
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O
el estatus actual del inventario, sin embargo la mayora de estas no pueden

ser controladas por la coordinacin, debido a que su comportamiento no
depende directamente de las funciones que en ella se desempean. Por
esta razn se considera como un error definir dichas variables como
indicadores del desempeo de la gestin de esta coordinacin, aunque
podran ser de utilidad para el establecimiento de verdaderos indicadores.
Por otro lado existen indicadores como el factor de servicio que alcanza a
describir directamente la gestin de toda la Divisin Almacn, por lo que no
puede considerarse un indicador de gestin de la Coordinacin Planificacin
y Control de Inventario.
Algunos de los indicadores del sistema de control actual son los siguientes:
(ver Anexo 2)
FACTOR DE SERVICIO VS
INSATISFECHOS
120,00
100,00
80,00
60,00
%
40,00
20,00 FACTOR DE
0,00 SERVICIO %
NOVIEMBRE
JULIO
SEPTIEMBRE
MARZO
ENERO
MAYO
-20,00
FACTOR
INSATISFECHO
DEL MES %
M ESES
Grfico 5.1 Indicador de gestin Factor de Servicio Vs Insatisfecho

Fuente: Informe Mensual Octubre 2007
% DE RENGLONES EN CERO TOTAL %
30,00
25,00 % DE
20,00
RENGLONES
15,00
10,00 EN CERO
5,00 TOTAL %
0,00
NOVIEMBRE
SEPTIEMBRE
JULIO
ENERO
MARZO
MAYO
Grfico 5.2 Indicador renglones en cero Total

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2500
2000 SOL. PEDIDOS
GENERADOS
1500 (MES) C/U
1000 CANT. RENG.
SOLICITADOS
500 (MES) C/U
0
A L
N
Y
A R
E
O
B
P
T
JU
JU
A
A
N
FE
E
C
G
M
M
E
S
O
Grfico 5.3 Renglones Solicitados Vs Sol. Pedidos Generados
En su mayora, los indicadores utilizados en la coordinacin se presentan

como muestra la figura anterior, y no existen metas establecidas para ellos
ni puntos de comparacin.
Por lo antes mencionado se ha considerado que la herramienta utilizada

actualmente carece de eficacia para evaluar, controlar y supervisar la
gestin de la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario; aunado a
esto se encuentra la vigente necesidad de fortalecer la conducta de mejora
continua adoptada por la empresa para alcanzar un alto nivel de desempeo
en su gestin y a su vez el cumplimiento de sus objetivos.
A continuacin se presenta un anlisis causa- efecto de las Deficiencias del

Sistema de Control de Gestin que actualmente es utilizado en la
Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios. (ver Figura 5.12)
METODOLOG
METODOLOGA MATERIALES
INFORMACIN FORMATOS NO
INADECUADA ADECUADOS
FALTA DE
OBJETIVIDAD
NO EXISTE UNA
Deficiencia del
METODOLOGA DEFINIDA
Sistema de
Control de
FALTA CLARIDAD Gesti
RESPONSABILIDAD Gestin
Falta DEFINICIN
FALTA DE ERROR
ADIESTRAMIENTO HUMANO POCOS INDICADORES
MANO DE OBRA MEDICI

MEDICIN
Figura 5.12 Diagrama Causa-Efecto de la Deficiencia del sistema de Control de gestin

de la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario.
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O
Los factores que inciden directamente sobre la deficiencia del Sistema de

Control de gestin actual para la Coordinacin, Planificacin y Control de
Inventario se explican de la manera siguiente:
Metodologa: Segn revisin y evaluacin de los Informes de Gestin

Mensual del ao 2007, la informacin presentada en el Informe
Mensual de Desempeo corresponde principalmente al estatus de
los materiales y equipos Stock de almacn, sin hacer mucho nfasis
en el anlisis de la gestin realizada por el personal que labora en la
coordinacin, haciendo referencia a esta como informacin adicional
o complementaria; esto trae como consecuencia una medicin poco
objetiva en cuanto al desempeo del personal. Por otro lado no
existe una definicin o procedimiento de ejecucin de la misma.
Mano de obra: Basado en la observacin directa de la realizacin del

Informe mensual de desempeo, se considera la mano de obra como
factor incidente en la deficiencia del Sistema de Control de Gestin de
la Coordinacin debido a que este est bajo la responsabilidad de
una sola persona, la cual a su vez debe cumplir con mltiples
actividades, lo que da lugar a la existencia del error humano y afecta
la oportunidad de entrega del mismo. El personal designado para la
realizacin del Informe Mensual no esta diestro en la ubicacin y
anlisis de toda la informacin que se refleja en el mismo, por lo cual
se requiere de adiestramiento.
Materiales: No existe un formato definido para la presentacin del

informe semanal y para el Informe mensual se esta utilizando un
formato anual con cortes mensuales de la informacin, presentando
as la informacin de todos los meses transcurridos en el ao. Los
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O
formatos utilizados en lugar de reflejar el comportamiento de los

indicadores de gestin durante el mes solo presentan su estado su
estado final; adems los mismos estn cargados de informacin
innecesaria para la evaluacin de los indicadores.
Medicin: Este es un factor de gran influencia en la deficiencia del

Sistema de Control de Gestin debido a que en el sistema de
medicin no se estn utilizando los indicadores adecuados y a su vez
estos carecen de definicin, presentando as errores conceptuales en
cuanto al establecimiento de metas, lo cual desva el proceso de
evaluacin y control.
La Coordinacin Planificacin y Control de Inventario en bsqueda de

mejorar su gestin ha decidido desarrollar un sistema de control que facilite
su anlisis y evaluacin, de forma estratgica, grfica y sencilla, a travs de
indicadores de los factores crticos de xito que muestren el comportamiento
o desempeo de la gestin del personal de dicha coordinacin, con la
finalidad de monitorear el logro de sus objetivos y metas internas,
manteniendo siempre la relacin con los objetivos de la Divisin.
77
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O
CAPTULO VI
SITUACIN PROPUESTA
La Coordinacin Planificacin y Control de Inventarios frente a la necesidad

agregar valor a su gestin en cuanto a la evaluacin de desempeo y en
bsqueda de un desarrollo basado en la mejora continua, se ha propuesto la
introduccin un sistema de control de gestin cimentado en el uso de
indicadores que permitan evaluar de manera estratgica el logro de su
objetivos funcionales y los de la Divisin Almacn, y por ende los objetivos
institucionales de CVG VENALUM.
El sistema de control de gestin diseado para la Coordinacin Planificacin

y Control de Inventario tiene como objeto asegurar la evaluacin de su
desempeo a travs de la medicin del cumplimiento de aquellas funciones
que determinan el desarrollo de los principales procesos que en ella se
efectan. De este modo la propuesta constituye una herramienta que alerta
de manera oportuna sobre la necesidad de ajustes, dando lugar a la
implementacin de mejoras que le conduzcan hacia la eficacia y eficiencia
en el logro de sus metas.
El sistema de control de gestin propuesto est conformado por cinco (5)

indicadores auditables que corresponden a las acciones de impacto de los
78
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O
principales procesos desarrollados en la Coordinacin Planificacin y Control

de Inventarios, a fin de controlar y evaluar el desempeo de la misma a
travs de la definicin de variables que relacionadas con los objetivos y
metas planteadas para cada indicador permiten identificar logros
institucionales y tomar decisiones con el menor grado de incertidumbre,
garantizando la estabilidad de los proceso.
A travs de este sistema se proporcionan indicadores factibles para CVG

VENALUM en las siguientes categoras:
Eficacia: Es la relacin entre los resultados logrados y los resultados

propuestos y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que nos
hemos planteado.
Efectividad: Valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio
que prestamos.
Eficiencia: Es el criterio econmico que revela la capacidad de la
institucin para movilizar adecuadamente los recursos financieros para el
cumplimiento de sus objetivos.
Para la elaboracin del sistema de control de gestin de la Coordinacin

Panificacin y Control de inventarios se llevaron a cabo los pasos que se
describen a continuacin:
6.1 Determinacin de los factores crticos de xito
El estudio de las actividades realizadas en cada proceso desarrollado por la

Coordinacin Planificacin y Control de Inventario para el desarrollo de sus
objetivos funcionales, efectuado en el captulo anterior, en conjunto con
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informacin suministrada a travs la aplicacin de entrevistas no

estructuradas, al personal que en ella labora, han permitido identificar las
acciones de impacto efectuadas en dichos procesos, las cuales se
consideran factores crticos de xito ya que determinan la eficiencia,
efectividad y calidad de la gestin de la misma.
Las acciones de Impacto determinadas para cada proceso son las

siguientes:
1. Planificar los requerimientos de inventario del Almacn.
Atencin oportuna a las ordenes previsionales de renglones

planificables del stock almacn: el sistema Sap crea automticamente
ordenes previsionales de aquellos renglones stock de almacn cuyas
cantidades en existencia y en gestiones de pedido, se encuentran por
debajo del Stock Medio y no posean requisicin de compras, la atencin
oportuna de las mismas garantiza la adecuada existencia en el
inventario de materiales, repuestos y equipos.
Efectividad de la Informacin Detallada en las Solicitudes de

Pedido: Las solicitudes de pedido emitidas por la coordinacin adems
de dar respuesta a los requerimientos del rea debe cumplir con una lista
de especificaciones exigidas por la Divisin Adquisicin Bienes y
Materiales, quien se encarga de aprobar dichas solicitudes, decretando
as la efectividad de las mismas.
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2. Controlar la reposicin y existencia fsica de los materiales y

repuestos stock de Almacn.
Atencin al stock cero sin gestin de procura: Existe una cantidad de

renglones stock de almacn planificables que se encuentran en
existencia cero y no se ha dado inicio a su gestin de procura. La
oportuna atencin de estos renglones garantiza la ejecucin de los
mantenimientos rutinarios y programados de la planta.
Consumo de presupuesto: A la Gerencia de Logstica se le asigna

anualmente una cantidad monetaria para la adquisicin de materiales y
repuestos stock de almacn, la cual debe ser bien administrada durante
el ao, ya que de su utilizacin depender la satisfaccin en cantidad y
oportunidad del requerimiento de los usuarios.
3. Planificar la toma de inventario cclico.
Cumplimiento de planificacin de la toma de Inventario: A inicio de

cada ao la coordinacin elabora una planificacin para la toma de
inventario cclico o por muestra de renglones a contar mensualmente, lo
que permitir conocer y registrar en el sistema Sap/ R3 la cantidad de
materiales y repuestos disponibles.
6.2 Indicadores de gestin propuestos para la Coordinacin

Planificacin y Control de Inventario.
De acuerdo a los objetivos funcionales de la Coordinacin Planificacin y

Control de Inventario y los factores crticos de xito o acciones de impacto
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determinadas en cada proceso ejecutado en la misma, se definen los

siguientes indicadores para la coordinacin:
6.2.1 Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes Previsionales:

Indicador que mide la eficacia en la gestin oportuna de los Renglones
Planificables Stock de Almacn cuyas cantidades en existencia y en
gestiones de pedido se encuentran por debajo del Stock Medio y no posean
requisicin de compras, a fin de disminuirlos, garantizando as en
oportunidad el inventario de materiales, repuestos y equipos.
6.2.2 Efectividad de las Solicitudes de Pedido Emitidas: indicador de que

mide la efectividad de las Solicitudes de Pedidos emitidas, en cuanto a las
caractersticas de la informacin detallada en las mismas, para identificar los
atributos a ser mejorados y el nivel de cumplimiento con las especificaciones
del cliente.
6.2.3 Cantidad de Renglones en Stock Cero sin Gestin de Procura:

Indicador de eficacia que muestra la cantidad de renglones planificables
stock de almacn que se encuentran en existencias cero y que aun no se ha
gestionado su procura, a fin de disminuirlos y garantizar de este modo la
gestin de reabastecimiento oportuno.
6.2.4 Consumo del presupuesto: Este indicador permite medir el grado de

consumo del presupuesto con respecto al presupuesto previsto para la
adquisicin de materiales y repuestos stock de almacn durante un periodo
determinado.
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6.2.5 Cumplimiento de Planificacin de la Toma de Inventario: Indicador

de eficacia diseado para medir y controlar peridicamente el cumplimiento
de la planificacin de la toma de inventarios, garantizando que la existencia
real de los inventarios de activos y materiales de la empresa coincida con las
cantidades registradas en el sistema Sap.
6.3 Normalizacin de Indicadores
La construccin del sistema de control de gestin basado en indicadores

tiene como fundamento el Manual de Indicadores de CVG VENALUM donde
se presentan una serie de aspectos a normalizar, los cuales permiten
establecer el perfil del indicador para la empresa. A continuacin se presenta
los elementos que permiten su redaccin descripcin y anlisis.
6.3.1 Perfil del Indicador
Las condiciones especficas que cumplen los indicadores de gestin

propuestos para la coordinacin Planificacin y Control de Inventario
cumplen con el siguiente perfil:
Cdigo Unidad: Cdigo de la Gerencia Evaluada.
Fecha Inicio: Fecha en que se ha formul el indicador
Fecha ltima Modificacin: Fecha en que se procedi a modificar el

indicador.
Status Actual: Muestra si el indicador se encuentra activo o inactivo.
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6.3.1.1 Definicin y Clculo
Cdigo: Cdigo que identifica al indicador

Titulo: Establece la identidad del indicador, en la forma ms sencilla
posible y de acuerdo con la utilidad que le reporta a la gerencia.
U.M: Muestra la determinacin concreta de la forma como expresar el
resultado al aplicar el indicador.
Objetivo del Indicador: Define claramente qu se pretende medir,
describe la utilidad, cul es la finalidad del indicador, porqu hay que
medirlo y cul es su importancia.
Nivel de Gestin: Clasifica al indicador segn el diagrama de
caracterizacin de la unidad.
mbito Desempeo: Establece cual es el fin de medir el indicador de
desempeo.
Expresin Conceptual: Es la forma del cmo se meden o
compararn las variables definidas del indicador en relacin con la
unidad de medida establecida. Describe la relacin conceptual
numerador/denominador ante un determinado nivel de complejidad,
as como su delimitacin.
Expresin Matemtica: Formula o ecuacin del indicador, definiendo
cada una de las variables.
Categora de las variables: Caracterizar las variables del indicador si
son: fsicas, econmicas, cronolgicas o una combinacin de ellas.
Tipo: Est asociado con el comportamiento al cual estar sujeto el
indicador, tiene 4 opciones: suma o promedio positivo y suma o
promedio negativo. Esta relacionado con su comportamiento
Comportamiento: Es la direccin que tiene un indicador a aumentar
(maximizar), disminuir (minimizar) o mantener en un rango.
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Criterio de Integracin: Modalidad de la relacin Numerador/

Denominador y puede ser: ndice, proporcin, promedio o porcentaje.
6.3.1.2. Recoleccin y Procesamiento de la Informacin
Fuente y Procesamiento de Informacin: Establece la(s) fuente(s)

auditable(s) desde donde se toman los datos y el procedimiento de
clculo, de modo que indique: fuentes de informacin, cmo se
procesa la informacin.
6.3.1.3. Periodicidad
Frecuencia de Medicin: se establece la frecuencia con la que se

mide el indicador, ya sea diaria, semanal, mensual, etc.
Frecuencia de reporte: se establece la frecuencia con la que se

presenta el informe, ya sea diaria, semanal, mensual, etc.
6.3.1.4 Niveles de Referencia y Responsabilidad
Referencia: Determina el punto de referencia y su comparacin con

la situacin real del indicador:
Histrico: Periodos anteriores.
Planificado: Meta.
Estndar: Capacidad.
Diseo: Diseo de la planta.
Competencia: Otras Plantas.
Legal: Normas, leyes, reglamentos, disposiciones.
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Criterio Desempeo: Define el rango del indicador (Nivel de

tolerancia) y su respectiva calificacin de acuerdo al criterio al que se
adapte:
Deficiente
Regular
Bueno
Excelente
Niveles de Responsabilidad: Muestra a quien le corresponde la

modificacin de las diferencias entre los niveles de referencia.
6.3.1.5 Consideraciones de Gestin
Indicadores vinculados: Muestra cuales son los indicadores

cercanos a l, anterior y posterior, lo cual ayuda a tomar una decisin
amparada en un sistema de vinculaciones confiables, para
complementar la explicacin de su comportamiento.
Causas que Explican el Comportamiento: A travs de la utilizacin

de diagramas Por Qu?, Por Qu? Se determinan las causas que
pueden afectar el comportamiento de uno o ms indicadores.
Soluciones y/o Decisiones: A travs de la utilizacin de diagramas

Cmo?, Cmo? Se determinan los pasos especficos que se deben
seguir para formular un plan de accin.
Todas las caractersticas antes mencionadas constituyen el perfil del

indicador para CVG VENALUM, las cuales fueron aplicadas a cada uno de
los indicadores que conforman el sistema de Control de gestin propuesto.
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A continuacin se muestra el perfil del indicador para uno de los indicadores

propuestos: ( ver Tabla 6.1)
Tabla 6.1 Perfil del Indicador Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes
Provisionales
Perfil del Indicador
Cdigo/ Unidad : 50012819 Gerencia de Logstica
Fecha de inicio: 18/04/2008 Status actual: Inactivo
Definicin y Clculo
Cdigo: Titulo: CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
GL-001 PREVISIONALES
Objetivo: Medir la eficacia en la gestin oportuna de los renglones planificables, cuya
cantidad existencia y gestin estn por debajo del stock medio y no poseen requisicin de
compras, a fin de disminuirlos, garantizando as en oportunidad el inventario de materiales,
repuestos y equipos.
U.M: Nivel de Gestin: mbito Desempeo:
CANTIDAD Proceso Eficacia
Expresin Conceptual: Expresa una comparacin de la cantidad de renglones con
Ordenes Provisionales que no fueron atendidas Vs. El 50% del valor promedio mensual de
renglones planificables con rdenes provisionales.
Expresin Matemtica:
N de Renglones con O / P 50% Valor Pomedio Mensual
Categora de las variables: Comportamiento: Criterio de Integracin:
Fsicas Minimizar Nmero
Recoleccin y Procesamiento de Informacin
Fuente de Informacin Procesamiento de la Inf.
Reporte Sap ZMR00810 Hoja de clculo Excel Reporte de Gestin
Periodicidad
Frecuencia de Medicin Frecuencia de Reporte
Mensual Mensual
Niveles de Referencia
Referencia Criterio de Desempeo
Histrico (2007)=1313 Excelente: Cantidad 657
Planificado= cantidad<657 Bueno:657<cantidad<1313
Malo: cantidad>1313
Consideraciones de Gestin
Causas: Supervisin y Control, Solucin: Mejorar sup. Y Control,
planificacin, Herramientas Planificacin , Solicitar Herramientas
Funte: Elaboracin Propia.
Para cada uno de los indicadores de la Coordinacin Planificacin y Control

de Inventario se elabor de forma individual un documento de
Normalizacin, donde se desarrollan cada una de las caractersticas
expuestas en la tabla 6.1. Ver Normalizacin en los siguientes Apndices:
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Apndice A: Normalizacin del Indicador Cantidad de Renglones

Planificables con Ordenes Provisionales.
Apndice B: Normalizacin del Indicador Efectividad de la
Solicitudes de Pedido Emitidas.
Apndice C: Normalizacin del Indicador Cantidad de Renglones
Cero sin Gestin de Procura.
Apndice D: Normalizacin del Indicador Ejecucin del Presupuesto
Apndice E: Normalizacin del Indicador Cumplimiento de la
Planificacin para la Toma de Inventario.
6.4 Diseo de Formulario para la Captura de Datos
El sistema de control de gestin propuesto requiere de la compilacin de

toda la informacin necesaria para el clculo de los indicadores, por lo que
se elabor de forma individual un formulario de captura de datos que cumpla
con los requerimientos de cada indicador.
El formato para la captura de datos de cada indicador en conjunto con su

correspondiente instructivo de llenado se encuentra anexo a su respectivo
documento de Normalizacin.
A continuacin se muestra el formulario para la captura de datos

correspondiente al indicador Cantidad de Renglones Planificables con
Ordenes Provisionales: (ver Tabla 6.2)
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Tabla 6.2 Formulario de captura de datos

Cantidad de Renglones Planificables con rdenes Previsionales
RENGLONES CON ORDEN PREVISONAL

PERIODO UNIDAD
VB VM TOTAL
6.5 Diseo de la base de datos
El procesamiento de la informacin concerniente a cada indicador de

gestin de la Coordinacin Planificacin y Control de inventario fue diseado
en una hoja de clculo con el programa Microsoft Excel. Para ello se
realizaron las siguientes actividades:
Identificacin de datos requeridos para los clculos principales y clculos

asociados a cada indicador.
Definicin de los campos de datos y clculos necesarios.
Creacin de formatos para la carga de informacin.
Diseo de clculos.
La base de datos diseada permite la generacin automtica de los grficos

correspondientes al reporte de cada indicador. El uso adecuado de esta
herramienta facilita el anlisis y control de cada indicador.
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6.6 Diseo de los Reportes de Gestin
Se dise un formato de reporte de gestin que permite monitorear el

comportamiento de los indicadores de manera clara y sencilla, facilitando a
su vez la toma de decisiones.
La estructura de los reportes de gestin es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporacin Venezolana de Guayana y CVG VENALUM.

Unidad organizativa emisora del reporte.
Nombre del indicador y frecuencia reportada.
Periodo reportado.
b. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeo

utilizado para la medicin del indicador, definiendo el color y el rango de
valores que determinan el estado del mismo
c. Grficos:
El tipo de grafico utilizado en los reportes depende de las caractersticas

propias de cada indicador. En general los grficos resumen el
comportamiento del indicador en un determinado.
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d. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado

actual del mismo.
e. Consideraciones de gestin:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que

ha tenido el indicador, ya sea que la desviacin detectada sea positiva o
negativa para la organizacin.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento

del indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprendern a objeto de

normalizar el comportamiento del indicador.
f. Pie de Pgina:
En el pie de pgina del Reporte de Gestin se muestra las siguientes

aspectos:
Elaborado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que elabor el Reporte.
Fecha: Fecha de elaboracin.
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revis (conform) el
Reporte.
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Fecha: Fecha de conformacin.
Aprobado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que aprob el Reporte.

Fecha: Fecha de aprobacin.
Los formatos de Reporte de Gestin para cada indicador propuesto para la

Coordinacin Planificacin y control de inventario estn contenidos en el
documento de normalizacin del indicador correspondiente.
A continuacin se muestra el formato de reporte de gestin diseado para el

indicador Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes Previsionales:
(ver Figura 6.1)
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COORDINACIN PLANIFICACIN Y CONTROL DE INVENTARIO

CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES PREVISIONALES
REPORTE DE GESTIN MENSUAL
PERIODO:ABRIL
TOLERANCIA RANGO ESTADO CAUSAS DEL COMPORTAMIENTO

EXCELENTE CANTIDAD<657
BUENO 657CANTIDAD<1313
DEFICIENTE CANTIDAD>1313
CANTIDAD DE RENGLONE CON ORDEN PREVISIONAL

RENGLONES
2500
2000
IMPACTO
1500
1000
500
0
1 2 3 4 MES
RENGLONES VB 2004 1604 1480 1090

RENGLONES VM 28 8 8 4
RENGLONES PLANIFICABLES CON O/P

C/M
ACCIONES A TOMAR
2500
2000
1500
RENGLONES CON O/P C/M
1000
META C/M
500
0
ENE FEB MAR ABR MES
VARIABLE UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RENGLONES CON O/P C/M 2032 1612 1488 1094
META C/M 657 657 657 657
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
FIGURA 6.1 FORMATO DE REPORTE DE GESTIN PARA INDICADOR

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6.7 Elaboracin del Informe de Gestin Mensual
La evaluacin y control de los indicadores de gestin diseados para la

Coordinacin Planificacin y Control de Inventario tiene su aplicacin en la
elaboracin y presentacin de un Informe Mensual de Desempeo, el cual
consiste en dar cuenta a la Divisin Almacn sobre el comportamiento y
resultados de su gestin.
Con la finalidad de brindar a la Divisin Almacn informacin clara y

objetiva, se propone como estructura del informe de gestin Mensual la
presentacin de los Reportes de Gestin de cada uno de los cinco (5)
indicadores de gestin propuestos. De este modo se garantiza que la
informacin estar basada en factores que definen la gestin de la
Ver en Apndice F el Informe de Gestin Mensual para el mes de Abril,

basado en la estructura propuesta.
6.8 Beneficios que Ofrece el Sistema de Control de Gestin

Propuesto.
Concentra un sistema de control basado en las prioridades de la

Permite visualizar las debilidades y fortalezas de la gestin de la
Coordinacin.
Propicia niveles superiores de eficiencia, eficacia y efectividad.
Genera mayor compromiso hacia el logro de las metas propuestas.
Incrementa la calidad de la informacin sobre los indicadores.
Genera reportes que facilitan el anlisis de los indicadores.
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Facilita la toma de decisiones disminuyendo el grado de incertidumbre.

Clarifica las oportunidades de mejora en las actividades que presenten
comportamientos desfavorables.
Se ajusta a la Norma de Planificacin, Control de Gestin y Evaluacin
de Desempeo de CVG VENALUM.
Permite ser actualizado o adecuado a las necesidades futuras de forma
sencilla.
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CONCLUSIONES
Una vez diseado el sistema de indicadores se concluye lo siguiente:
1. El Sistema de Control de Gestin actual de la Coordinacin Planificacin y

Control de Inventario presenta deficiencia en la definicin de indicadores.
2. Los indicadores utilizados actualmente por la Coordinacin no presentan

metas definidas.
3. El Sistema de Control de Gestin Propuesto esta conformado por cinco

(5) indicadores orientados hacia el control de los principales factores que
la coordinacin debe cuidar para tener xito.
4. Los indicadores propuestos no son solo datos, estos entregan informacin

que al ser bien utilizada revelan oportunidades de mejora para la
coordinacin, agregando valor a su gestin.
5. La normalizacin de los indicadores permiti definir caractersticas

mnimas que debe cumplir el indicador, por lo que se hace ms fcil el uso
e interpretacin de los mismos.
6. La informacin utilizada para el control de indicadores debe ser verificada y

analizada, de esto depender el buen funcionamiento del sistema.
7. La normalizacin de los indicadores esta basada en el manual de

indicadores de CVG Venalum, por lo que representa la continuidad de un
proceso de mejora.
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8. Los formularios para la captura de datos permitirn obtener la informacin

que se precisa para el control de los indicadores, de manera ordenada y
entendible.
9. Los indicadores propuestos demanda dedicacin y compromiso por parte

del personal.
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RECOMENDACIONES
Basados en las conclusiones resultantes de la investigacin realizada se

recomienda lo siguiente:
1. Se recomienda implantar el sistema de control de gestin propuesto para

la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario para medir y controlar
el desempeo de su gestin.
2. Verificar y analizar la informacin requerida para cada indicador.
3. Asignar el anlisis de desviaciones a personal especializado en

conocimiento estadstico que este identificado con lo que se desea medir,
es decir con conocimiento sobre el control de gestin.
4. Utilizar el sistema de control propuesto como herramienta para la toma de

decisiones estratgicas.
5. Utilizar los reportes de gestin de cada indicador como estructura del

informe mensual de desempeo.
6. Convocar reuniones para analizar en conjunto el comportamiento de los

indicadores.
7. Divulgar en la coordinacin el comportamiento de los indicadores de

manera que se mantenga al personal informado y de este modo adquiera
compromiso hacia la mejora del mismo.
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8. Definir como indicadores solo aquellos factores vinculados a las

estrategias de la coordinacin y que necesitan ser monitoreados para
tener xito.
9. Divulgar a la dems reas de la divisin la metodologa para la definicin e

implementacin de los indicadores, a fin de que todos cuenten con
instrumentos de medicin auditables.
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BIBLIOGRAFA
CHANDARI, Hctor. ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE CONTROL

DE INVENTARIO DE LOS REACTIVOS EN EL LABORATORIO DE C.V.G.
ALCASA. UNEG, 2003.
DELGADO Y MANRIQUE (2005). SISTEMA DE INDICADORES DE

GESTIN: s/e.
HAIME LEVY, Luis (2004) Reestructuracin integral de empresas: Como

base de la supervivencia, Mxico.
HERNANDEZ S, Roberto. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN,

Mxico D.F, Editorial Mc Graw Hill, Segunda edicin, 1998.
HODSON K, William (1996). MAYNARD, MANUAL DEL INGENIERO

INDUSTRIAL TOMO I. Mxico, D.F: editorial McGrawHill.
LERMA, H. (2005). METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN:

PROPUESTA, ANTEPROYECTO Y PROYECTO. Bogot: Ediciones Ecoe.
3ra. Ed.
NARVEZ, R (1997). ORIENTACIONES PRCTICAS PARA LA

ELABORACIN DE INFORMES DE INVESTIGACIN. Guayana. Ediciones
Unexpo. Segunda Edicin.
OMEGA, Consultores Gerenciales. CONTROL DE GESTIN Y

DESARROLLO DE INDICADORES PARA LA CVG. Abril 2000.
http://www.dipres.cl/control_gestion/indicadores/Guia_Indicadores_1996.pdf
100
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101
APNDICE A
NORMALIZACIN DE INDICADOR
CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES
CON ORDENES PREVISIONALES
DIV. ALMACEN
COORD. PLANIFICACIN Y CONTROL DE INVENTARIO
102
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE
RENGLONES PLANIFICABLES CON ORDENES
PROVISIONALES
INDICE
I. OBJETIVO....3
II. PERFIL DEL INDICADOR......3
III. REPORTE....11
IV. ANEXO....15
Elaborado Conformado Aprobado Vigencia

Nombre y Apellido Nombre y Apellido Nombre y Apellido
Firma: Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:

103
Asunto Cdigo
PROVISIONALES
I. OBJETIVO
Definir las condiciones especficas del indicador Cantidad de Renglones

Planificables con Ordenes Provisionales, de acuerdo al perfil del indicador
establecido en el Manual de Indicadores de CVG Venalum sustentado en la
Norma Planificacin, Control de Gestin y Evaluacin de Desempeo.
II. PERFIL DEL INDICADOR
1. Cdigo Unidad: 50012822 Gerencia Logstica.
2. Fecha Inicio: 18/04/08 Fecha en la que es formulado el indicador
3. Fecha ltima Modificacin: 18/04/08
4. Status Actual: Inactivo
DEFINICION Y CLCULO
5. Cdigo: GL-003
6. Titulo: Cantidad de Renglones Planificables con rdenes Provisionales


104
Asunto Cdigo
PROVISIONALES
7. U.M: Cantidad
8. Objetivo del Indicador:
Medir la Eficacia en la gestin oportuna de los Renglones planificables Stock

de Almacn cuyas cantidades en existencia y en gestiones de pedido se
encuentran por debajo del Stock Medio y no posean requisicin de compras,
garantizando as en oportunidad el inventario de materiales, repuestos y
equipos.
9. Nivel de Gestin: Proceso
10. mbito Desempeo: Eficacia
11. Expresin Conceptual:
Expresa la cantidad de renglones cuya existencia y transito est por debajo del
punto de pedido y aun no se ha gestionado su procura. Esta cantidad ser
comparada con el 50% del valor promedio mensual de renglones con Ordenes
previsionales.


105
Asunto Cdigo
PROVISIONALES
12. Expresin Matemtica:
N de Renglones con Ordenes Previsionales 50% Valor Pomedio Mensual
Donde:
N de renglones con Ordenes Previsionales: es ala cantidad de renglones

planificables VB y VM que al cerrar el mes quedan con ordenes previsionales.
50% Valor Promedio Mensual: Es el valor promedio de renglones planificables

que al cierre de mes quedan con ordenes previsionales
13. Categora de las variables: Fsica
14. Tipo: 2
15. Comportamiento: Minimizar
16. Criterio de Integracin: Nmero


106
Asunto Cdigo
PROVISIONALES
RECOLECCIN Y PROCESAMIENTO
17. Fuente de Informacin:
La recoleccin de datos se realizar mediante un Formato de Captura de Datos

diseado para el indicador (Ver Anexo). La informacin ser tomada del siguiente
reporte:
Reporte Sap MD 16 Renglones con Ordenes Previsionales: Para ver O/P

por planificador.
Reporte Sap ZMR 00810: Para ver O/P de todos los planificadores es
necesario filtrar los renglones con O/P y con caracterstica de planificacin
VB, VM.
18. Procesamiento de la informacin:
La informacin ser procesada para generar un Reporte de Gestin del

indicador Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes Provisionales a
travs la utilizacin de una Hoja de Clculo en Excel.(Ver Captulo III).
PERIODICIDAD
19. Frecuencia de Medicin: Mensual


107
Asunto Cdigo
PROVISIONALES
20. Frecuencia de Reporte: Mensual
NIVELES DE REFERENCIA Y RESPONSABLIDAD
21. Referencia:
Los niveles de referencia se calculan de acuerdo a los criterios siguientes:
NIVEL DE REFERENCIA MTODO DE CLCULO

Corresponder al la cantidad promedio mensual de
Histrico
renglones con Ordenes Previsionales del ao 2007.
La cantidad de Renglones con Ordenes Previsionales
Real del mes anterior, con respecto al mes actual.
Meta Cantidad 657
22. Criterio Desempeo:
NIVEL DE TOLERANCIA RANGO DE VALORES

Excelente Cantidad 657
Bueno 657 Cantidad 1313
Deficiente Cantidad 1313


108
Asunto Cdigo
PROVISIONALES
23. Niveles de Responsabilidad:
A quin le corresponde la modificacin de las diferencias entre los niveles de

referencia.
NIVEL DE REFERENCIA RESPONSABLE

Histrico Analista
Coordinador de Planificacin y
Real
Meta Jefe de Divisin
24. Indicadores vinculados:
Cantidad de Renglones Cero sin Gestin


109
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES
CON ORDENES PROVISIONALES
25. Causas que Explican el Comportamiento:
Multiplicidad de actividades
Falta priorizar Integracin y Compromiso

las actividades
Deficiencias en Distribucin de la carga de trabajo
la Planificacin
Imprevistos
Veracidad de
Informacin
Disponibilidad de Mobiliarios y Equipos
Actualizacin
Deficiencia en las Herramientas del Sistema
Disponibilidad del Sistema
GESTIN OPORTUNA DE
LOS RENGLONES
PLANIFICABLES DEL
No existe una Metodologa
STOCK DE ALMACN
Deficiencia en Ejecucin
Compromiso
Sistema de Evaluacin
Supervisin y Falta de Planificacin
Control
Dominio del Personal
110
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES
CON ORDENES PROVISIONALES
26. Soluciones y/o Decisiones:
Definir actividades
conforme a las necesidades
Priorizar Incrementar la Integracin y
Compromiso
Fortalecer la las actividades
Redistribuir la carga de trabajo
Planificacin de
Actividades
Minimizar la improvisaciones
Solicitar revisin y
Garantizar la disponibilidad de actualizacin del la
Mobiliarios y Equipos informacin suministrada
Deficiencia en las Herramientas por el sistema
Exigir la Disponibilidad del
GESTIN OPORTUNA DE
Sistema
LOS RENGLONES
PLANIFICABLES DEL
STOCK DE ALMACN
Actualizar la ejecucin de
las actividades Compromiso
Sistema de Evaluacin
Supervisin y Falta de Planificacin
Control
Dominio del Personal

111
Asunto NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE Cdigo

PROVISIONALES
III. REPORTE
La estructura del reporte de gestin es la siguiente:
a. Encabezado:
Logos de la Corporacin Venezolana de Guayana y CVG Venalum.
Unidad organizativa emisora del reporte: Coordinacin Planificacin y Control
de Inventario
Nombre del indicador: Cantidad de Renglones Planificables con Ordenes
Provisionales.
Frecuencia reportada: Reporte de Gestin Mensual
Periodo reportado: Mes
c. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeo utilizado para

la medicin del indicador, definiendo el color y el rango de valores que determinan el
estado del mismo
c. Grficos:
Cantidad de Renglones con Orden Provisional: Muestra la cantidad de renglones

planificables VB, VM que a finalizar cada mes han quedado con orden provisional.
Renglones Planificables con O/P: Muestra dos lneas de tendencia, una representa la
cantidad total de renglones que a fin de mes a quedado en con O/P, y la otra la meta

112

PROVISIONALES
e. Datos del indicador:
Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado actual del mismo.
f. Consideraciones de gestin:
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que ha tenido el

indicador, ya sea que la desviacin detectada sea positiva o negativa para la
organizacin.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento del indicador.
Acciones a tomar: Muestra las acciones que se emprendern a objeto de normalizar

el comportamiento del indicador.
f. Pie de Pgina:
En el pie de pgina del Reporte de Gestin se muestran los siguientes aspectos:
Elaborado por:
Revisado por:
Nombre: Nombre y Apellido de la persona que revis (conform) el Reporte.

113

PROVISIONALES
Aprobado por:
A continuacin se presenta formato de Reporte de Gestin:

114
Formato de Reporte de Gestin

PERIODO:ABRIL


RENGLONES
2500
2000
IMPACTO
1500
1000
500
0
1 2 3 4 MES
RENGLONES VB 2004 1604 1480 1090


C/M
ACCIONES A TOMAR
2500
2000
1500
1000
META C/M
500
0
ENE FEB MAR ABR MES
META C/M 657 657 657 657

115

PROVISIONALES
IV. ANEXOS
Formulario e instructivo de llenado:

Renglones con Ordenes Previsionales.
116
FORMULARIO
Asunto CAPTURA DE DATOS Cdigo

CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON
ORDENES PROVISIONALES
DIV. ALMACN: COORD. PLANIFICACIN Y CONTROL DE INVENTARIO
a. Renglones con Ordenes Previsionales Ao________
RENGLONES CON ORDEN PREVISONAL

b.PERIODO c.UNIDAD
d.VB e.VM f.TOTAL
117
FORMULARIO

CANTIDAD DE RENGLONES PLANIFICABLES CON
ORDENES PROVISIONALES
INSTRUCTUVO DE LLENADO
a. Indicar el ao al cual corresponden los datos

b. Indicar el mes al cual corresponde los datos
c. Indicar la unidad de medicin del indicador (C/M)
d.Indicar la cantidad de renglones VB que han que dado con ordenes previsionales a
final de mes.
e. Indicar la cantidad de renglones VM que han que dado con ordenes previsionales
a final de mes.
f. Indicar la cantidad total de renglones VB y VM que han que dado con ordenes
previsionales a final de mes.
118
APNDICE B
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE
PEDIDO EMITIDAS
DIV. ALMACEN
119
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE
LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
INDICE
I. OBJETIVO....3
III. REPORTE....14
IV. ANEXO....15


120
Asunto Cdigo
I. OBJETIVO
Definir las condiciones especficas del indicador Efectividad de las Solicitudes

de Pedidos Emitidas por la Coordinacin Planificacin y Control de Inventario,
de acuerdo al perfil del indicador establecido en el Manual de Indicadores de
CVG Venalum sustentado en la Norma Planificacin, Control de Gestin y
Evaluacin de Desempeo.
DEFINICION Y CLCULO
5. Cdigo: GL-002
6. Titulo: Efectividad de las Solicitudes de Pedidos Emitidas


121
Asunto Cdigo
7. U.M: Porcentaje (%)
Medir la efectividad de las Solicitudes de Pedidos emitidas, en cuanto a las

caractersticas de la informacin detallada en las mismas, para identificar los
atributos a ser mejorados y el nivel de cumplimiento con las especificaciones
del cliente.
9. Nivel de Gestin: Producto
10. mbito Desempeo: Efectividad
Expresa el porcentaje de solicitudes de pedidos emitidas que son Aprobadas

pro el cliente, restando al Total de solicitudes emitidas las S/P devueltas a la
coordinacin por faltas en las que incurre el personal encargado de su
elaboracin.
Total Solicitudes de Pedidos Emitidas Solicitudes Devueltas por Falla del Personal
% ESPE * 100
Total de Solicitudes de Pedidos Emitidas


122
Asunto Cdigo
Donde:
ESPE: Eficiencia de las Solicitudes de Pedidos Emitidas.
Total de Solicitudes de Pedidos Emitidas: Son el nmero total de Solicitudes

de Pedidos que han sido emitidas durante un mes.
Solicitudes devueltas por falla de personal: Son la cantidad de solicitudes que

han sido devueltas a la coordinacin PCI debido a fallas que dependen del
personal encargado de su elaboracin.
13. Categora de las variables: Fsicas
14. Tipo: 2
15. Comportamiento: Maximizar
16. Criterio de Integracin: Porcentaje


123
Asunto Cdigo
La recoleccin de datos se realizar mediante un Formato de Captura de

Datos diseado para el indicador (Ver Anexo). La informacin ser tomada
de los siguientes reportes:
Reporte Sap ZMR02100 Solicitudes de Pedidos Emitidas.
Reporte Excel Control de Devoluciones de Coordinacin Planificacin

y Control de Inventario.

indicador Efectividad de las Solicitudes de Pedido Emitidas a travs la
utilizacin de una Hoja de Calculo en Excel. (Ver Captulo III).
PERIODICIDAD


124
Asunto Cdigo
21. Referencia:

Corresponder al % de Efectividad que ha tenido la
emisin de Solicitudes de Pedido los ltimos tres
Histrico
meses del ao 2007 y los tres meses anteriores al
periodo actual. (Informacin no disponible).
El % de Efectividad que ha tenido la emisin de
Real Solicitudes de Pedido del mes anterior, con respecto
al mes actual.
Meta 100%
Nivel de Tolerancia Rango de Valores

DEFICIENTE 0% INDICE < 70 %
BUENO 70 % INDICE < 85 %
EXCELENTE 85 % INDICE 100 %


125
Asunto Cdigo

referencia.

HISTRICO Analista
REAL


126
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE
PEDIDO EMITIDAS

Falta definir lineamientos
Deficiencia en interpretacin de
las Especificaciones del Cliente
Falta de Comunicacin
Deficiencia en el Servicio Falta normalizacin de
Dominio de ejecucin actividad los Procedimientos
Baja Confiabilidad Falta de dominio
Falta establecimiento de prioridad Falta de Compromiso
Deficiencia en Mecanismo
Deficiencia en la utilizado
Supervisin y Control
Falta de Compromiso
Efectividad de las Deficiencia en la Informacin Desactualizada

solicitudes de Pedido Deficiencia de Recursos
Disponibilidad del sistema
emitidas
Deficiencia en Ejecucin de
Baja Eficiencia Actividades
Deficiencia de la Planificacin
Deficiencia en Formulacin
Deficiencia Presupuestaria


127
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE
PEDIDO EMITIDAS

Definir lineamientos
Atender las
Especificaciones del Cliente
Formalizar acuerdos con el cliente
Mejoramiento del Solicitar normalizacin y
Servicio actualizacin de los procedimientos
Aumentar la Garantizar la buena ejecucin
Confiabilidad de las actividades Adiestramiento
Priorizar Actividades Compromiso
Mejora Mecanismo Utilizado

Fortalecer la
Supervisin y Control Incentivar al personal
Efectividad de las Solicitar acceso a Informacin Solicitar

Deficiencia de Recursos actualizacin
solicitudes de Pedido
Exigir la disponibilidad del
emitidas sistema
Supervisar la ejecucin de
Aumentar la Eficiencia Actividades
Fortalecer la planificacin y
cumplimiento de la misma
Sincerar el consumo anual para la

Aprovechamiento del Presupuesto elaboracin del presupuesto
Planificar el consumo del

presupuesto.


128
Asunto NORMALIZACIN DE INDICADOR EFECTIVIDAD DE Cdigo

III. REPORTE
a. Encabezado:
Unidad organizativa emisora del reporte: Coordinacin Planificacin y
Nombre del indicador: Efectividad de las solicitudes de Pedido emitidas
d. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeo utilizado

para la medicin del indicador, definiendo el color y el rango de valores que
determinan el estado del mismo
c. Grficos:
Efectividad de las Solicitudes de Pedido: Muestra tres lneas de tendencia que

representan el porcentaje de solicitudes d pedido que han sido efectivas, el
porcentaje de solicitudes de pedido que han sido devueltas y la meta de
efectividad.

129

Muestra los valores de las variables asociadas al indicador y el estado actual del
mismo , con respecto a la meta.
Causas del comportamiento: Explica el motivo del comportamiento que ha

tenido el indicador, ya sea que la desviacin detectada sea positiva o negativa
para la organizacin.
Impacto: Muestra las consecuencias que ha dejado el comportamiento del

indicador.

f. Pie de Pgina:

Elaborado por:
Revisado por:
130

Aprobado por:
A continuacin se presenta Formato de Reporte de Gestin:

131

EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
PERIODO: ABRIL

EXCELENTE 85%INDICE100%
BUENO 70%INDICE<85%
DEFICIENTE 0INDICE<70%
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS IMPACTO
120,00%
100,00%
80,00%
60,00%
40,00%
ACCIONES A TOMAR
20,00%
0,00%
1 2 3 4
MES
S/PDEVUELTAS S/P EFECTIVAS META
S/P DEVUELTAS CUSA CPCI % 1,07% 2,38% 16,55% 8,12%
EFECTIVIDAD DE LAS S/P % 98,93% 97,62% 83,45% 91,88%
META % 100% 100% 100% 100%

132
NORMALIZACIN DEL INDICADOR
IV. ANEXOS

Control de Solicitudes Devueltas
Efectividad de las solicitudes de pedido emitidas

133
Formulario
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO
EMITIDAS
CONTROL DE SOLICITUDES DEVUELTAS
a. AO_______
c.FECHA DE d.N DE e.FECHA DE g.ANALISTA h.FALLA DE
f.CAUSA DE
b.MES
DEVOLUCIN SOLICITUD EMISIN S/P DEVOLUCIN RESPONSABLE CPCI


134
Formulario
EMITIDAS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
a. Indique el ao al cual corresponde la informacin.
b. Indique el mes al cual corresponde la informacin.
c. Indicar nmero de Solicitud.
d. Indicar fecha d emisin de la solicitud de pedido devuelta
e. Indicar causa de la devolucin.
f. Indicar el nombre del analista responsable de emitir la solicitud.
g. Marque con una Xsi la causa de devolucin es una falla de la Coordinacin

Planificacin y Control de Inventario.
Nota: Se consideran fallas del personal las deficiencias en aquellos atributos de las
solicitudes de pedido, que dependan nicamente de la participacin del Analista
encargado de su Elaboracin. Las fallas atribuidas al personal de la Coordinacin
Planificacin y Control de Inventario son las que se incurran en las siguientes
aspectos:
Liberacin: La solicitud de pedido debe ser liberada antes de ser enviada.

Firmas de Aprobacin: deben contener las firmas de aprobacin
correspondientes.
Imputacin correcta.


135
Formulario
EMITIDAS
Requerimiento contemplado en el plan de compras: Si el requerimiento

no esta contemplado en el plan de compras debe llevar anexo
justificativo.
Plan de entrega: Si es necesario.
Planos: en caso de requerirse.


136
Formulario
EMITIDAS
Efectividad de las solicitudes de pedido emitidas

a. Ao________
d. S/P DEVUELTAS
c.TOTAL S/P e.%S/P DEVUELTAS POR
b.MES POR f. % EFECTIVIDAD S/P
EMITIDAS
CAUSA DE CPCI CUSA DE CPCI


137
Formulario
EMITIDAS
a. Indique el ao al cual pertenecen los datos.

b. Indique el mes al cual corresponden los datos.
c. Indique el total de solicitudes de pedido emitidas durante el mes.
d. Indique la cantidad de solicitudes que fueron devueltas por fallas de la
e. Indique el porcentaje (%) de solicitudes que fueron devueltas por causa de la
CPCI.
f. Indique el porcentaje de Solicitudes que fueron efectivas durante el mes


138
APNDICE C
CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO
SIN GESTIN DE PROCURA
DIV. ALMACEN
139
Asunto Cdigo
RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIN DE PROCURA
INDICE
I. OBJETIVO....3
III. REPORTE....11
IV. ANEXO....15


140
Asunto Cdigo
I. OBJETIVO
Definir las condiciones especficas del indicador Cantidad de Renglones en

Stock Cero sin Gestin de Procura, de acuerdo al perfil del indicador
II. NORMALIZACIN DEL INDICADOR
DEFINICIN Y CLCULO
5. Cdigo: GL-002


141
Asunto Cdigo
6. Titulo: Cantidad de Renglones en Stock Cero sin Gestin de Procura.
7. U.M: Cantidad
Medir la cantidad de renglones planificables stock de almacn que se

encuentran en existencias cero y que aun no se ha gestionado su procura, a fin
de disminuirlos y garantizar de este modo la gestin de reabastecimiento
oportuno.
9. Nivel de Gestin: Proceso
10. mbito Desempeo: Eficacia
Muestra la comparacin de la cantidad de renglones planificables stock de

almacn que se encuentran en existencias cero y que aun no se ha gestionado su
procura, contra el 50 % del Valor Promedio Mensual de renglones cero sin
gestin.


142
Asunto Cdigo
N de Renglonesen Stock Cero sin Gestin 50% Valor Pomedio Mensual
13. Categora de las variables: Fsica
14. Tipo: 2
15. Comportamiento: Minimizar
16. Criterio de Integracin: Nmero
La recoleccin de datos se realizar mediante un Formato de Captura de

Datos diseado para el indicador (Ver Anexo). La informacin ser tomada
del siguiente reporte Sap ZMR 00810, el cual debe ser filtrado y tomar la
informacin de los renglones que poseen las siguientes caractersticas:
Caracterstica de Planificacin: VB, VM.

Existencia: Cero.
Documento: Orden Provisional (O/P)
Comprador: Vaco.

143
Asunto Cdigo

indicador Cantidad de Renglones en Stock Cero sin Gestin de Procura a travs
la utilizacin de una Hoja de Calculo en Excel. (Ver Captulo III)
PERIODICIDAD
21. Referencia:

Corresponder al la cantidad promedio mensual de
Histrico
renglones cero sin gestin del ao 2007.(1136)
La cantidad de Renglones Cero sin Gestin del mes
Real anterior, con respecto al mes actual.
Meta Cantidad 568


144
Asunto Cdigo
NIVEL DE TOLERANCIA RANGO DE VALORES

Excelente Cantidad 568
Bueno 568 Cantidad 1136
Deficiente Cantidad 1136

referencia.

HISTRICO Analista
REAL
24. Indicadores vinculados:
Indicador Gestin Oportuna de los Renglones Planificables Stock de

Almacn.


145
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK
CERO SIN GESTIN DE PROCURA
Niveles de Inventario Mal Definidos

Deficiencia en las Herramientas
Distribucin de la carga de trabajo

Baja Atencin
Deficiencia en la Metodologa de Trabajo
Priorizar Renglones
Motivacin
Falta de Compromiso
Dominio Capacitacin
Imprevistos
Falta Metodologa de Seguimiento

Insuficiencia en la Bajo grado de Dominio del Personal
Cantidad de Falta Compromiso
Renglones en Stock Deficiencia en la Planificacin de Actividades
Cero sin Gestin de
Procura
Deficiencia en Lineamiento de Programacin
Deficiencia en Planificacin de Actividades

Deficiencia en la Planificacin
Falta de Compromiso

146
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK
CERO SIN GESTIN DE PROCURA
Redefinir los Niveles de Inventario

Exigir la disponibilidad del sistema

Mejorar la Atencin
Priorizar Renglones
Estimular
Fortalecer el Compromiso
Dominio Solicitar Capacitacin
Hacer seguimiento al Movimiento de los Materiales

Cantidad de Insuficiencia en la Planificar y Controlar el Adiestramiento del Personal
Renglones en Stock Supervisin y Control
Cero sin Gestin de Falta Compromiso
Procura
Supervisar y Controlar el Cumplimiento
de la Actividades Planificadas
Sincerar cantidades en la Formulacin del Presupuesto
Aprovechamiento del
Presupuesto Controlar el Consumo del Presupuesto
Definir lineamientos de planificacin
Velar por la Elaboracin y Cumplimiento

Optimizar la Planificacin
de La Planificacin de actividades
Motivacin

147

RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIN DE
PROCURA
III. REPORTE
a. Encabezado:
Provisionales.
e. Niveles de tolerancia:
En el cuadro de niveles de tolerancia se describe el criterio de desempeo

utilizado para la medicin del indicador, definiendo el color y el rango de
valores que determinan el estado del mismo
c. Grficos:
Cantidad de Renglones en stock cero sin gestin de procura: Muestra la cantidad

total de renglones con existencia cero y que aun no se ha iniciado su
correspondiente proceso de procura.


148

PROCURA
% de renglones Planificables cero sin gestin: Muestra la el porcentaje de

renglones planificables con existencia cero y que aun no poseen gestin de
procura.
mismo.

indicador.

f. Pie de Pgina:
Elaborado por:


149

PROCURA
Revisado por:
Aprobado por:


150
COORDINACIN PLANIFICACIN Y CONROL DE INVENTARIO

CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIN DE PROCURA
PERIODO:ABRIL 2008

% DE RENGOLES PLANIFICABLES CERO SIN GESTIN
8,00%
6,00%
IMPACTO
4,00%
2,00%
0,00%
MES
1 2 3 4
% RPCSG
Cantidad de renglones en stock cero sin gestin de

RENGLONES
procura ACCIONES A TOMAR
15000
10000
5000
0
1 2 3 4 MES
RENGLONES ACTIVOS RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIN META
VARIABLES UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RENGLONES EN STOCK ACTIVO C/M 13322 13400 13262 13149
RENGLONES EN CERO SIN GESTIN C/M 890 649 606 563
META C/M 568 568 568 568

151

PROCURA
V. ANEXOS

Renglones Planificables en stock cero sin Gestin.


152
FORMULARIO
Asunto CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN Cdigo

GESTIN DE PROCURA
Div. Almacn: Coordinacin Planificacin y Control de Inventario.
RENGLONES PLANIFICABLES VB, VM EN STOCK CERO SIN

GESTIN DE PROCURA.
a. Ao_______
RENGLONES STOCK RENGLONES CERO SIN J.% DE

b.PERIODO c.UNIDAD ACTIVOS GESTION RENGLONES
d.VB e.VM f.TOTAL g.VB h.VM i.TOTAL CERO SIN GESTION


153
FORMULARIO
Asunto CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN Cdigo

GESTIN DE PROCURA
Div. Almacn: Coordinacin Planificacin y Control de Inventario.
a. Indique el ao al cual corresponden los datos.
b. Indique el mes a cual corresponden los datos.
c. Indicar la cantidad de renglones VB que se encuentran en stock activo.
d. Indicar la cantidad de renglones VM que se encuentran en stock activo.
e. Indicar el total de renglones planificables que se encuentran en stock activo.
f. Indicar la cantidad de renglones VB que se encuentran en stock cero sin

gestin de procura.
g. Indicar la cantidad de renglones VM que se encuentran en stock cero sin

gestin de procura.
h. Indicar el total de renglones planificables que se encuentran en stock cero

sin gestin de procura.
i. Indicar el % de renglones activos planificables que se encuentran en stock cero

sin gestin de procura.


154
APNDICE D
Consumo del Presupuesto
DIV. ALMACEN
155
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CONSUMO DEL
PREUPUESTO
INDICE
I. OBJETIVO....3
III. REPORTE....11
IV. ANEXO....15


156
Asunto Cdigo
PREUPUESTO
I. OBJETIVO
Definir las condiciones especficas del indicador Consumo del Presupuesto, de

acuerdo al perfil del indicador establecido en el Manual de Indicadores de CVG
Venalum sustentado en la Norma Planificacin, Control de Gestin y
Evaluacin de Desempeo.
II. PERFIL DEL INDICADOR DEL INDICADOR
DEFINICIN Y CLCULO
5. Cdigo: GL-004


157
Asunto Cdigo
PREUPUESTO
6. Titulo: Consumo del Presupuesto.
Medir y controlar el consumo mensual del presupuesto previsto para la

adquisicin de materiales y repuestos stock de almacn.
9. Nivel de Gestin: Proceso.
10. mbito Desempeo: Eficiencia.
Mide el porcentaje de consumo del presupuesto con respecto 100% asignado a

inicio del ejercicio.
Presupuesto inicial - Presupuesto Disponible

%CP *100
Perusupuesto inicial


158
Asunto Cdigo
PREUPUESTO
Donde:
%CP: Es el % de Consumo del Presupuesto
Presupuesto inicial: Cantidad monetaria asignada a principio de ao.
Presupuesto Disponible: Cantidad monetaria que no se ha consumido.
13. Categora de las variables: Econmica
14. Tipo: 1
15. Comportamiento: Mantener un rengo.
La informacin requerida proviene del Reporte ZMR01000

del sistema Sap

indicador Consumo del Presupuesto a travs la utilizacin de una Hoja de
Calculo en Excel. (Ver Captulo III)

159
Asunto Cdigo
PREUPUESTO
PERIODICIDAD
21. Referencia:
NIVEL DE
MTODO DE CLCULO
REFERENCIA
Corresponder al consumo de presupuesto mensual del
Histrico ao 2007(Informacin no disponible)
Real Valor del grado de cumplimiento del mes anterior.
Corresponde a un porcentaje de consumo para cada
Meta
mes.


160
Asunto Cdigo
PREUPUESTO
Asignacin de meta mensual:
Mes % Consumo % Consumo

Mensual. Acumulado
Enero 10 10
Febrero 25 35
Marzo 25 60
Abril 10 70
Mayo 8 78
Junio 6 84
Julio 4 88
Agosto 4 92
Septiembre 4 96
Octubre 2 98
Noviembre 2 100
Diciembre 0

DEFICIENTE %Consumo > meta
BUENO % Consumo < Meta
EXCELENTE % Consumo = meta


161
Asunto Cdigo
PREUPUESTO

referencia.

HISTRICO Analista
REAL


162
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO
Niveles de Inventario Mal Definidos

Distribucin de la carga de trabajo

Baja Atencin
Priorizar Renglones
Motivacin
Falta de Compromiso
Dominio Capacitacin
Imprevistos
Falta Metodologa de Seguimiento

Insuficiencia en la Bajo grado de Dominio del Personal
Cantidad de Falta Compromiso
Renglones en Stock Deficiencia en la Planificacin de Actividades
Cero sin Gestin de
Procura
Deficiencia en Lineamiento de Programacin
Deficiencia en Planificacin de Actividades

Deficiencia en la Planificacin
Falta de Compromiso

163
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO
Redefinir los Niveles de Inventario

Exigir la disponibilidad del sistema

Mejorar la Atencin
Priorizar Renglones
Estimular
Fortalecer el Compromiso
Dominio Solicitar Capacitacin
Hacer seguimiento al Movimiento de los Materiales

Cantidad de Insuficiencia en la Planificar y Controlar el Adiestramiento del Personal
Renglones en Stock Supervisin y Control
Cero sin Gestin de Falta Compromiso
Procura
Supervisar y Controlar el Cumplimiento
de la Actividades Planificadas
Sincerar cantidades en la Formulacin del Presupuesto
Aprovechamiento del
Presupuesto Controlar el Consumo del Presupuesto
Definir lineamientos de planificacin
Velar por la Elaboracin y Cumplimiento

Optimizar la Planificacin
de La Planificacin de actividades
Motivacin

164

PROCURA
IV. REPORTE
a. Encabezado:
Provisionales.
f. Niveles de tolerancia:

c. Grficos:
Consumo mensual del presupuesto: indica el porcentaje de presupuesto que es

consumido es un mes, y su relacin con respecto a la meta.
Consumo del presupuesto: indica cual ha sido el consumo total del presupuesto
hasta la fecha, y su relacin con la meta.


165

PROCURA
mismo.

indicador.
f. Pie de Pgina:

Elaborado por:
Revisado por:


166

PROCURA
Aprobado por:


167

CONSUMO DE PRESUPUESTO
REPORTE DE GESTIN
PERIODO:ABRIL 2008
TOLERANCIA RANGO ESTADO CAUSA DE COMPORTAMIENTO

EXCELENTE CONSUMO= META
BUENO COSUMO<META
DEFICIENTE CONSUMO<META
% CONSUMO
120,00
100,00
80,00
% Consumo
Hasta la 60,00
IMPACTO
fecha 40,00
20,00
META
0,00 MES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
CONSUMO MENSUAL DEL PRESUPUESTO

%
30 ACCIONES A TOMAR
25
20
15
10
0
MES
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
CONSUMO MENSUAL % META %
VARIABLES UNID. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
CONSUMO MENSUAL % 12,8298 22,6914 21,2068 9,0598
META % 10 25 25 10 8 6 4 4 4 2 2 0

168
Asunto NORMALIZACIN DE INDICADOR CONSUMO DEL Cdigo

PRESUPUESTO
VI. ANEXOS

Consumo del presupuesto


169
FORMULARIO
Asunto Cdigo
CONSUMO DEL PRESUPUESTO
a. Ao_____________
c.Presupuesto d.P.Disponible e.Consumo f.% Consumo g.% CONSUMO

b.PERIODO
Inicial Hasta la fecha Hasta la fecha Hasta la fecha MENSUAL


170
FORMULARIO
Asunto Cdigo
a. Indique el ao al cual pertenecen los datos.
b. Indique el mes al cual pertenecen los datos.
c. Indique la cantidad de presupuesto asignada inicialmente.
d. Indique la cantidad de presupuesto que se encuentra disponible a la fecha.
e. Indique la cantidad consumida hasta el mes en fecha.
f. Indique el porcentaje total de consumo hasta la fecha.
g. Indique el % de consumo mensual.


171
APNDICE E
Cumplimiento de la Planificacin para la Toma
de Inventario
DIV. ALMACEN
172
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE
PLANIFICACIN PARA LA TOMA DE INVENTARIO.
INDICE
I. OBJETIVO.....3
II. PERFIL DEL INDICADOR...3
III. REPORTE.....11
IV. ANEXO.....15


173
Asunto Cdigo
I. OBJETIVO
Definir las condiciones especficas del indicador Cumplimiento de la

Planificacin para la Toma de Inventario, de acuerdo al perfil del indicador
DEFINICIN Y CLCULO
5. Cdigo: GL-005
6. Titulo: Cumplimiento de la Planificacin para la Toma de Inventario.


174
Asunto Cdigo
Medir y controlar peridicamente el cumplimiento de la planificacin para la

toma de inventarios, garantizando que la existencia real de los inventarios de
activos y materiales de la empresa coincida con las cantidades registradas en el
sistema Sap.
9. Nivel de Gestin: Proceso.
10. mbito Desempeo: Eficacia.
Mide en porcentaje (%) el cumplimiento de la planificacin para la toma de

inventario.
Cantidad de Renglones Planificad os Inventaria dos

%CPTI * 100
Cantidada de Renglones Planificad os
Donde:

175
Asunto Cdigo
CPTI: Cumplimiento de la Planificacin para la Toma de Inventario.

Cantidad de Renglones Planificados: Cantidad de renglones planificados para
Inventariar en un (1) mes.
Cantidad de Renglones Planificados Inventariados: Cantidad de renglones
planificados e inventariados durante en un (1) mes determinado.
13. Categora de las variables: Fsica- Cronolgica.
14. Tipo: 1
15. Comportamiento: Maximizar
La informacin requerida ser proporcionada por el personal responsable del

inventario sustentado en:
Programa Anual de Inventario Cclico.

Sistema Sap Transaccin MI 24


176
Asunto Cdigo

indicador Cumplimiento de la Planificacin para la Toma de Inventario a travs
la utilizacin de una Hoja de Calculo en Excel (Ver Captulo III).
PERIODICIDAD
21. Referencia:
NIVEL DE
MTODO DE CLCULO
REFERENCIA
Corresponder al grado de cumplimiento del ao
Histrico
2007.(Informacin no disponible)
Real Valor del grado de cumplimiento del mes anterior.
Meta 100%


177
Asunto Cdigo

DEFICIENTE 0% INDICE < 70 %
BUENO 70 % INDICE < 85 %
EXCELENTE 85 % INDICE 100 %

referencia.

HISTRICO Analista
REAL


178
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIN DE LA
TOMA DE INVENTARIO
No se Usa
Deficiencia en la Metodologa de
para la elaboracin del Plan
Deficiencia en la Falta Divulgacin
Planificacin
Inadecuada Distribucin de la Planificacin de las
Carga de Trabajo Actividades del Personal
Falta de Destreza
Bajo Grado de Dominio del
Personal Falta de Conocimiento
Deficiencias del Sistema

CUMPLIMIENTO DE LA Deficiencia en las Herramientas
PLANIFICACIN DE TOMA Disponibilidad del Sistema
DE INVENTARIO
Insuficiencia de Personal
Error Humano
Factor Humano
Falta de Compromiso
Falta de conocimiento
Bajo grado de Dominio del Destreza
Personal
Deficiencia en la
Ejecucin del Plan
No existe
Deficiencia en la Supervisin No se Usa
y Seguimiento
Deficiencia en la Formulacin de Metodologa


179
Asunto Cdigo
NORMALIZACIN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIN DE LA
TOMA DE INVENTARIO
Usar Metodologa
Mejorar la Metodologa de para la

elaboracin del Plan Divulgar la Metodologa
Optimizar la
Planificacin Planificar las Actividades del Personal
Redistribuir la Carga de
Trabajo Planificar en Base a las Necesidades
Motivar al personal
Garantizar el Dominio del
Personal Solicitara Adiestramiento
Solicitar Disponibilidad del

CUMPLIMIENTO DE LA Solicitar Mejora en las Herramientas Sistema
PLANIFICACIN DE TOMA
DE INVENTARIO
Dotar de personal adecuado
para la labor
Disminuir el Error Motivar

Humano
Mejorar el Dominio del Solicitar Adiestramiento

Personal
Perfeccionar
la Ejecucin
Optimizar en la Supervisin y Definir Metodologa para

Seguimiento Supervisin y Seguimiento


180
Asunto NORMALIZACIN DE INDICADOR CUMPLIMIENTO DE Cdigo

PLINIFICACIN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
IV. REPORTE
a. Encabezado:
Nombre del indicador: Cumplimiento de Planificacin de la Toma de
Inventario
g. Niveles de tolerancia:

c. Grficos:
Cumplimiento de la planificacin para la toma de inventario: Muestra el

comportamiento del grado de cumplimiento de la planificacin durante los meses
transcurridos, con respecto a la meta.
Planificado vs. Ejecutado. Muestra la cantidad de renglones planificados para la

toma de inventario y la cantidad de renglones inventariados.

181

mismo.


indicador.

f. Pie de Pgina:

Elaborado por:
Revisado por:


182

Aprobado por:


183
Formato Reporte de Gestin
CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIN DE LA TOMA DE INVENTARIO
REPORTE DE GESTIN
RERIODO: ABRIL 2008

DEFICIENTE 0% INDICE70<70%
BUENO 70%INDICE<85%
EXCELENTE 85%NDICE100%
PLANIFICACIN Vs EJECUCIN
RENGLONES
400
IMPACTO
300
200
100
0
1 2 3 4 MES
PLANIFICADOS TOTAL RENG. INVENTARIADOS
CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIN DE PARA LA TOMA DE INVENTARIO
% ACCIONES A TOMAR
120,00
GRADO DE
100,00 CUMPLIMIENTO DE
80,00 PLANIF. %
60,00
40,00 META %
20,00
0,00
1 2 3 MES
VARIABLES UNIDAD FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
GRADO DE CUMPLIMIENTO DE PLANIF. % 63,16 42,90 88,49
META % 100 100 100

184
Asunto NORMALIZACIN DEL INDICADOR CUMPLIMIENTO Cdigo

DE PLINIFICACIN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
VII. ANEXOS
Cumplimiento de la planificacin de toma de inventario.


185
FORMULARIO
Asunto Cdigo
CUMPLIMIENTO DE PLINIFICACIN PARA LA TOMA DE INVENTARIO
COMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIN DE TOMA DE INVENTARIO.
a. AO_____________
c.RENGLONES % DE
e.RENGL.PLANIF. INVNT. f.TOTAL RENG.
PLANIFICADOS d.TOTAL RENG. g.CUMPLIMIENTO
b.PERIODO
CLASE CLASE CLASE
CLASE A CLASE B INVENTARIADOS
A B C PLANIFICADOS CLASE C DE PLANIFICACIN

186
FORMULARIO
Asunto CUMPLIMIENTO DE PLINIFICACIN PARA LA TOMA Cdigo

DE INVENTARIO
h. Indique el ao al cual corresponden los datos.

i. Indique el mes al cual correspondan los datos.
j. Indique la cantidad de renglones planificados para ser inventariado, que
corresponda a cada clase.
k. Indique el total de renglones planificados.
l. Indique para cada clase, cantidad de renglones planificados inventariados durante
el mes.
m. Indique el total de renglones planificados e inventariados.
n. Indique el porcentaje de Cumplimiento de la planificacin para la toma de
inventario.


187
APNDICE F
COORDINACIN PLANIFICACIN Y CONTROL DE

INVENTARIO
INFORME DE GESTIN MENSUAL

ABRIL 2008


188
PERIODO:ABRIL


RENGLONES
2500
2000
IMPACTO
1500
1000
500
0
1 2 3 4 MES
RENGLONES VB 2004 1604 1480 1090


C/M
ACCIONES A TOMAR
2500
2000
1500
1000
META C/M
500
0
ENE FEB MAR ABR MES
META C/M 657 657 657 657

189
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS
PERIODO: ABRIL

EXCELENTE 85%INDICE100%
BUENO 70%INDICE<85%
DEFICIENTE 0INDICE<70%
EFECTIVIDAD DE LAS SOLICITUDES DE PEDIDO EMITIDAS IMPACTO
120,00%
100,00%
80,00%
60,00%
40,00%
ACCIONES A TOMAR
20,00%
0,00%
1 2 3 4
MES
S/PDEVUELTAS S/P EFECTIVAS META
S/P DEVUELTAS CUSA CPCI % 1,07% 2,38% 16,55% 8,12%
EFECTIVIDAD DE LAS S/P % 98,93% 97,62% 83,45% 91,88%
META % 100% 100% 100% 100%

190
COORDINACIN PLANIFICACIN Y CONROL DE INVENTARIO
CANTIDAD DE RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIN DE PROCURA
PERIODO:ABRIL 2008

% DE RENGOLES PLANIFICABLES CERO SIN GESTIN
8,00%
6,00%
IMPACTO
4,00%
2,00%
0,00%
MES
1 2 3 4
% RPCSG
Cantidad de renglones en stock cero sin gestin de

RENGLONES
procura ACCIONES A TOMAR
15000
10000
5000
0
1 2 3 4 MES
RENGLONES ACTIVOS RENGLONES EN STOCK CERO SIN GESTIN META
VARIABLES UNIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RENGLONES EN STOCK ACTIVO C/M 13322 13400 13262 13149
RENGLONES EN CERO SIN GESTIN C/M 890 649 606 563
META C/M 568 568 568 568

191
CONSUMO DE PRESUPUESTO
REPORTE DE GESTIN
PERIODO:ABRIL 2008
TOLERANCIA RANGO ESTADO CAUSA DE COMPORTAMIENTO

EXCELENTE CONSUMO= META
BUENO COSUMO<META
DEFICIENTE CONSUMO<META
% CONSUMO
120,00
100,00
80,00
% Consumo
Hasta la 60,00
fecha
IMPACTO
40,00
META
20,00
0,00 MES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
CONSUMO MENSUAL DEL PRESUPUESTO

%
30 ACCIONES A TOMAR
25
20
15
10
0
MES
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
CONSUMO MENSUAL % META %
VARIABLES UNID. ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
CONSUMO MENSUAL % 12,8298 22,6914 21,2068 9,0598
META % 10 25 25 10 8 6 4 4 4 2 2 0

192
CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICACIN DE LA TOMA DE INVENTARIO
REPORTE DE GESTIN
RERIODO: ABRIL 2008

DEFICIENTE 0% INDICE70<70%
BUENO 70%INDICE<85%
EXCELENTE 85%NDICE100%
PLANIFICACIN Vs EJECUCIN
RENGLONES
400
IMPACTO
300
200
100
0
1 2 3 4 MES
PLANIFICADOS TOTAL RENG. INVENTARIADOS
CUMPLIMIENTO DE PLANIFICACIN DE PARA LA TOMA DE INVENTARIO
% ACCIONES A TOMAR
120,00
100,00 GRADO DE
CUMPLIMIENTO DE
80,00 PLANIF. %
60,00
40,00 META %
20,00
0,00
1 2 3 MES
VARIABLES UNIDAD FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
GRADO DE CUMPLIMIENTO DE PLANIF. % 63,16 42,90 88,49
META % 100 100 100

193
U
N
E
X
P
O
194
U
N
E
X
P
O
ANEXO 1
Proceso Productivo del Aluminio
195
ANEXO 2
DIVISION DE ALMACEN
INFORME MENSUAL DE DESEMPEO AO 2007
PLANIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIO
DEL 01/10/2007 AL 31/10/2007
OCTUBRE
INDICADORES UNID ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
RENGLONES EN STOCK ACTIVO (VB),(V1),(VM) C/U 13.634 11.685 13.224 13.518 13.985 14.470 13.558 13.359 13.351 13.303
RENGLONES (OBS) C/U 0 0 0 0 0 0 122 8 0 0
RENGLONES EN CERO (VB) C/U 2.813 2.988 2.594 2.651 2.359 2.576 2.502 2.213 2.114 2.095
SOL. PEDIDOS GENERADOS (MES) C/U 373 516 899 511 665 446 317 201 161 175
CANT. RENG. SOLICITADOS (MES) C/U 690 750 2.138 895 1.389 794 508 229 200 227
RENGLONES EXCLUIDOS (ND) C/U 18 0 85 60 60 60 65 8 0 48
AJUSTE POR EXCESO M/BS. 0 0 0 232.036.745 232.036.745 3.027.340 22.954.684 3.306.000 192.490 90.487.386
AJUSTE POR DEFECTO M/BS. 0 0 0 34.493.251 34.493.251 1.901.675 51.270.009 11.301 4.857.916 189.673.494
TOTAL AJUSTE NETO M/BS. 0 0 0 197.543.494 197.543.494 1.125.665 28.315.325 -3.294.699 -4.665.426 99.186.108
CONSUMO INVENTARIO DEL MES MM/Bs. 5.492.352 10.332.104.570 39.389.933.851 6.097.571.142 7.955.470.427 7.123.766.923 9.393.075.705 9.719.324.843 10.821.112.928 7.860.689.708
VALOR DE INVENTARIO MM/Bs. 100.479.154.888 97.672.791.076 102.296.726.651 105.082.076.044 110.506.599.781 116.115.514.726 116.488.654.709 125.963.722.474 128.006.318.160 131.819.908.503
% DE RENGLONES EN CERO TOTAL % 33,03 25,55 19,60 19,61 16,87 17,80 18,45 16,56 15,83 15,75
FACTOR DE SERVICIO EN ATENCION A SOLICITUDES % 96,21 94,81 93,98 95,38 94,98 95,15 96,32 95,47 94,28 96,13
FACTOR INSATISFECHO DEL MES % 3,8 5,19 6,02 4,62 5,02 4,85 3,68 4,53 5,72 3,87
TOTAL DE INSATIFECHOS C/U 167 266 272 229 335 363 253 215 546 205
ITEMS SIN GESTION EN ALMACEN C/U 62 128 53 65 80 61 29 58 138 74
ITEMS SIN GESTION/COMPRAS LIBERADAS (VEN) C/U 26 38 22 22 20 14 12 8 6 8
SOLICITUD DE PEDIDOS EN GESTION DE COMPRA C/U 34 55 33 36 117 55 50 39 20 19
PEDIDOS C/U 45 91 101 62 109 82 68 82 45 101
ITEMS CON GESTION/COMPRA C/U 79 184 134 98 226 137 118 121 65 120
PEDIDOS CON - Fecha activas: C/U 0 32 32 59 33 41 39 38 20 34
PEDIDOS - Fechas de entregas vencidas C/U 44 59 69 39 76 41 29 44 25 86
ROTACIN DE INV. MENSUAL TIPO A FRC 1,47 2,61 2,60 2,73 1,31 1,41 2,75 3,05 2,70 2,78
ROTACIN DE INV. MENSUAL TIPO B FRC 3,13 1,40 1,40 1,29 3,03 3,22 1,28 1,60 1,29 1,25
ROTAC. DE INV. ANUAL, ACUM FRC 1,1 1,13 1,12 1,14 1,13 1,31 1,10 1,26 1,09 1,07
PRECOMPROMETIDO PRESUPUESTO M/BS. 8.075.160 15.258.290.022 17.751.968.181 14.692.010.989 24.828.589.594 20.696.681.367 19.971.918.698 14.725.839.307 12.620.556.321 8.217.139.227
COMPROMETIDO MM/Bs 31.827.448 31.523.761.737 33.235.318.580 39.298.928.445 38.995.459.063 45.406.106.837 49.521.452.577 51.907.851.318 54.710.366.120 53.922.314.443
Descripcin Cant. En Cero

ND 4.152 2.104 Relacin V01 V02 V03 V04 V05 V06 V07 V08 V09 V10 Total
RR 643 294 Solic. de Pedido 29 44 17 16 2 5 32 27 3 0 175
PD Total Renglones 29 58 21 18 2 5 35 56 3 0 227
VB 13.214 2.085
VM 89 10
Total Activos 18.098
Total en Cero 4.493
OBS =
196
ANEXO 2
16.000
14.000 2500
12.000 ENE SOL. PEDIDOS
2000
10.000 FEB GENERADOS
8.000 MAR 1500 (MES) C/U
6.000 ABR
1000 CANT. RENG.
4.000 MAY
SOLICITADOS
2.000 JUN 500 (MES) C/U
0 JUL
C/U C/U C/U 0
RENGLONES EN RENGLONES RENGLONES EN
AG L
N
AY
AR
E
SEO
B
STOCK ACTIVO (OBS) CERO (VB)
P
T
JU
JU
EN
FE
AB
C
M
M
(VB),(V1),(VM)
O
solicitudes vs renglones 120,00
250 100,00
200 80,00
FACT
150
Solic. de Pedido 60,00
OR DE
cantidad
100
Total Renglones
40,00 SERVI
50 20,00 FACT
0
0,00 OR
01
02
03
04
05
06
07
08
To 0
09
INSATI
ta
1
V
V
V
V
V
V
V
V
N
V
AG L
E
O P
R
AY
M B
ABR
T
O
JU
JU
EN
FE
SE
A
C
M
analistas
197

Diseno de Sistema Control Gestion Inventario CVG Venalum

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA

ANTONIO JOS DE SUCRE

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

Autor: Cequea P, Edglenis A.

CIUDAD GUAYANA, JUNIO DE 2008

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

Autor: Cequea P, Edglenis A.

Trabajo presentado ante el Departamento Ingeniera Industrial de la

CIUDAD GUAYANA, JUNIO 2008

Diseo de un Sistema de Control de Gestin para la

Tutor Acadmico: Ing. Jorge Cristancho

Quienes suscriben, miembros del jurado evaluador designado por la

A mi amado hermano por estar siempre a mi lado y ser ejemplo constancia y

A los nios de la casa, Adrian, Fabiola, Neomaris y Anthony, quienes

A mi familia, hermoso regalo que Dios me ha dado.

A mi Papi, Orlando Cequea y a mi Mami, Aida Padilla, porque me han

A mi hermano, por estimularme a seguir siempre adelante y estar siempre

A los nios de la casa por llena de alegras mis das.

A Juan por brindarme tu ayuda en el momento indicado, has sido de gran

A CVG VENALUM por prestar sus instalaciones para la realizacin de esta

A mi Tutor Acadmico Jorge Cristancho, por brindarme estmulo y a Luis

A la UNEXPO y todo el personal que en ella labora, en especial todos los

A mis compaeros de pasanta Karen, Enerlis, Edison, Jennifer, Mada, Isidro

A todo el personal que labora en la Coordinacin Planificacin y Control de

A aquellas personas que me han tenido presente en sus oraciones.

El trabajo que se presenta a continuacin est orientado hacia el Diseo de

Palabras claves: Indicadores, Proceso, Control, Gestin, Normalizacin,

CAPTULO II. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 8

2.5.6 Objetivos Estratgicos- Estrategias 16

CAPTULO III. MARCO TERICO 33

3.1.5 Razones para Mantener un Inventario 38

CAPTULO IV. MARCO METODOLGICO 55

4.1 Tipo de Estudio 55

CAPTULO V. SITUACIN ACTUAL

CAPTULO VI. SITUACIN PROPUESTA 78

6.2 Indicadores de Gestin Propuestos 81

NDICE DE TABLAS Y FIGURAS

2.1 reas de la Empresa 12

CVG VENALUM como principal industria de produccin y comercializacin

Una forma de contribuir a la mejora del proceso productivo es a travs del

El presente trabajo enmarca el diseo de un sistema de control de gestin

La importancia de esta investigacin radica en la necesidad crear

inventario, facilitando el servicio a la necesidad de planta y de este modo

El diseo del sistema de control de gestin est basado en la identificacin

El informe est estructurado por VI captulos cuyo contenido es el siguiente:

En ltimo lugar, se presentan una serie de conclusiones y recomendaciones.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El presente captulo muestra la descripcin de la formulacin del problema.

1.1 Planteamiento del Problema

La industria Venezolana del Aluminio CVG VENALUM, hoy convertida en un

CVG VENALUM en su estructura cuenta con una serie de gerencias,

Dentro de la Gerencia de Logstica un elemento de atencin permanente es

Otra de las funciones de la Coordinacin Planificacin y Control de

En la actualidad la medicin y evaluacin de la Gestin Control de Inventario

relevancia de los mismos para el control de inventarios. Por tal razn se

El presente trabajo est orientado hacia la determinacin de las variables y

Dificultades en el momento de recolectar datos, debido a la falta de

Para la empresa CVG VENALUM es de gran importancia contar con los

Planificacin y Control de Inventarios que abarque el monitoreo de todos los

A continuacin se presentan los objetivos alcanzados en la presente

1.5.1 Objetivo General

Disear un Sistema de Control de Gestin para la Coordinacin