Phil Bartle - Supervisión y Evaluación

25/7/2017 Manualdesupervisin
Pginaprincipal
Manuales

Recomendar 22
Tweet
MANUAL DE SUPERVISIN
ISBN:9211314016UN:HS/545/98
Traducciones:
por Phil Bartle, PhD
Catal traduccin de M Lourdes Sada

English No es suficiente haber hecho justicia,
pues no se hace justicia
Espaol hasta que se nota que se ha hecho.
Annimo
Italiano
Portugus Prlogo:
Romn Este manual es el resultado de seis aos de movilizacin y de adiestramiento en

gestin comunitaria del Programa de Gestin Comunitaria de Uganda, ejecutado
/Urdu
por el CNUAH (Hbitat), e implementado por la Direccin de Desarrollo
Comunitario del Gobierno de Uganda. No obstante, est diseado para poder
aplicarse en otros pases, por lo que no se hace hincapi en situaciones
especficamente ugandesas, y el estilo de redaccin se mantiene tan simple como
Otros formatos: sea posible para facilitar su traduccin a lenguas vernculas y locales de todo el
mundo.
http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/hemons.htm 1/39
Texto Se aprendieron muchas lecciones a lo largo de los aos, algunas de los xitos,
otras de los fracasos. Gracias a todas ellas, hemos apreciado la fuerza potencial
y la asombrosa flexibilidad de las comunidades. Lo que hemos podido comprobar
es que todas las comunidades, sin importar lo pobres que sean, tienen recursos
(muchos de los cuales estn todava por descubrir) que pueden sacarse a la luz,
Otras pginas: para que ellos, y todo el pas, pueda desarrollarse. Para revelar estos enormes
recursos nacionales, son necesarios la movilizacin y el adiestramiento para la
Mdulos gestin.
Mapa del sitio A lo largo del camino, todos los interesados tienen que saber qu tal funciona la
intervencin (movilizacin y adiestramiento para la gestin). Los interesados son
Palabras clave los miembros de la comunidad, lderes, activistas sobre el terreno,
coordinadores, directivos, administradores y planificadores en los mbitos local,
Contacto regional y central.
Este manual, dirigido principalmente a los trabajadores en el terreno (y

Documentos tiles recomendado a todos los dems involucrados), proporciona cierta gua, consejos,
sugerencias y recomendaciones para poner en marcha un necesario sistema de
Enlaces tiles supervisin, con el fin de que todos puedan conocer su evolucin.
Phil Bartle, Consejero Tcnico Jefe

Laban Mbulamuko, Coordinador Nacional
Programa de Gestin Comunitaria de Uganda
1992-1998
Contenido:
Introduccin:
Prlogo
Introduccin
Este manual, complementario del Manual para activistas y del Manual de
Introduccin
generacin de riqueza, se centra en los aspectos de supervisin y evaluacin del
1.Principios
fortalecimiento comunitario. Para complementar los otros dos manuales, este
2.Supervisin
3.Evaluacin
4.Informacin trata en ms detalle sobre el propsito y los mtodos de supervisin, del mbito
5.Participacin
comunitario al nacional.
6.Niveles
7.Informes Aunque estos tres manuales se dirigen en principio a los trabajadores
8.Apndices comunitarios sobre el terreno, recomendamos que tambin los lean los
Piedepgina
planificadores, administradores y directivos involucrados en la potenciacin de
comunidades pobres. Como los otros dos, ste es un libro de tipo cmo hacer.
Hay un mnimo de descripcin, teora e historia se hace hincapi en los
conocimientos, mtodos y principios.
1. Principios de supervisin:
Este captulo explica qu es supervisin y qu propsito tiene.
1.1 Qu es supervisin?
La supervisin es la observacin y registro regular de las actividades que se

llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso rutinario de recogida de
informacin sobre todos los aspectos del proyecto. Supervisar es comprobar
cmo progresan las actividades del proyecto. Es observacin: observacin
sistemtica y pertinente.
La supervisin tambin implica informar sobre el progreso del proyecto a los

donantes, ejecutores y beneficiarios del proyecto. Estos informes permiten que
la informacin recabada se utilice en la toma de decisiones para la mejora del
funcionamiento del proyecto.
1.2 Propsito de la supervisin:
La supervisin es muy importante en la planificacin e implementacin de

Contenido:
proyectos. Es como mirar al camino cuando se va en bicicleta: puede ajustar el
recorrido para asegurarse de que no se desva.
Prlogo La supervisin proporciona informacin que puede ser til para:

Introduccin
Introduccin Analizar la situacin de la comunidad y de su proyecto
1.Principios Determinar si las aportaciones al proyecto se utilizan correctamente
2.Supervisin Identificar los problemas a los que se enfrenta la comunidad o el proyecto y
3.Evaluacin
encontrar soluciones
4.Informacin
Asegurar que todas las actividades se llevan a cabo adecuadamente, por las
5.Participacin
personas apropiadas y a tiempo
6.Niveles
Utilizar las lecciones y la experiencia de un proyecto en otro
7.Informes
8.Apndices
Determinar si la forma en que se plane el proyecto es la ms adecuada para
Piedepgina resolver el problema al que nos enfrentamos.
2. Supervisin, planificacin e implementacin:
Un proyecto es una serie de actividades (inversiones) que pretende resolver

problemas particulares dentro de un periodo y en un emplazamiento
determinados. Las inversiones incluyen recursos humanos y materiales, tiempo y
dinero. Antes de lograr los objetivos, un proyecto pasa por diferentes fases. La
supervisin debe estar presente e integrada en todas las fases del ciclo del
proyecto.
Las tres fases bsicas son:
Planificacin del proyecto (anlisis de la situacin, identificacin de los

problemas, definicin de la meta, formulacin de estrategias, diseo del
plan de trabajo y distribucin de presupuestos)
Implementacin del proyecto (movilizacin, utilizacin y control de los
recursos, y operacin del proyecto)
Evaluacin del proyecto
La supervisin deben llevarla a cabo todas las personas e instituciones

involucrados en el proyecto. Para implementar con eficiencia un proyecto, los
Contenido: planificadores y ejecutores deben planear todas las fases interrelacionadas
desde el principio.
Prlogo En el Manual para activistas decimos que las preguntas clave de la planificacin
Introduccin y la gestin son: (1) Qu queremos?, (2) Qu tenemos? (3) Cmo podemos usar
Introduccin lo que tenemos para conseguir lo que queremos?, y (4) Qu pasar cuando lo
1.Principios hagamos? Se pueden modificar, diciendo dnde en lugar de qu , pero los
2.Supervisin principios siguen siendo los mismos.
3.Evaluacin
4.Informacin La preguntas se convierten en:
5.Participacin
6.Niveles 1. Dnde estamos?
7.Informes 2. A dnde queremos ir?
8.Apndices 3. Cmo podemos llegar ah?
Piedepgina
4. Qu pasar cuando lleguemos?
2.1 Anlisis de la situacin y definicin de los problemas:
Es la respuesta a la pregunta Dnde estamos? (Qu tenemos?).
El anlisis de la situacin es un proceso por el que se identifican las

caractersticas generales y los problemas de la comunidad. Implica el
reconocimiento y definicin de las particularidades y problemas especficos de
las categoras concretas de la gente de la comunidad. Pueden ser personas con
minusvalas, mujeres, jvenes, campesinos, comerciantes o artesanos.
El anlisis de la situacin se elabora recabando la informacin necesaria para

comprender al conjunto de la comunidad y a las personas que la componen. Se
debe conseguir informacin sobre lo que ha sucedido en el pasado, lo que est
sucediendo ahora y lo que se espera que suceda en el futuro, basndose en la

experiencia de la comunidad.
La informacin necesaria para entender a la comunidad incluye, entre otras

cosas:
Caractersticas de la poblacin (sexo, edad, tribu, religin y tamao de

Contenido: las familias).
Estructuras polticas y administrativas (como comits comunales y
consejos locales).
Prlogo Actividades econmicas (incluyendo agricultura, comercio y pesca)
Introduccin Tradiciones culturales (por ejemplo la herencia y el sistema de clanes),
Introduccin
transiciones (bodas, ritos funerarios), y ritos de trnsito (por ejemplo,
1.Principios
la circuncisin)
2.Supervisin
Proyectos en marcha, como los comarcales, de distrito, planes
3.Evaluacin
nacionales, organizaciones no gubernamentales (ONG), y organizaciones
4.Informacin
5.Participacin
basadas en la comunidad (OBC)
6.Niveles Infraestructura socioeconmica o prestaciones comunales, (escuelas,
7.Informes centros de salud, vas de acceso)
8.Apndices Organizaciones comunitarias (como grupos de ahorro y crdito, grupos
Piedepgina de mujeres, grupos de auto ayuda y grupos de enterramientos), sus
funciones y actividades.
La informacin para el anlisis de la situacin debe recabarse con la colaboracin

de los miembros de la comunidad, utilizando varias tcnicas. Con ello se pretende
asegurar una informacin vlida, fiable y comprensible sobre la comunidad y sus
problemas.
Se pueden emplear algunas de estas tcnicas:
Revisin de documentos
Seguimiento
Discusiones con grupos y personas especficas y con el conjunto de la
comunidad
Entrevistas
Observaciones
Escuchar a la gente
Tormenta de ideas
Conversaciones informales
Recursos sociales, servicios y oportunidades de la localidad
Recorridos, mapas
Esquemas de los problemas
Contenido:
El anlisis de la situacin es muy importante antes de hacer ningn intento de
resolver los problemas porque:
Prlogo
Introduccin
Proporciona una oportunidad de comprender la dinmica de la comunidad
Introduccin
Ayuda a aclarar las condiciones sociales, econmicas, culturales y polticas
1.Principios Proporciona una oportunidad inicial para la participacin de la gente en todas
2.Supervisin las actividades del proyecto
3.Evaluacin Facilita la definicin de los problemas comunitarios y sus soluciones
4.Informacin Proporciona la informacin necesaria para determinar objetivos,
5.Participacin planificarlos e implementarlos
6.Niveles
7.Informes El anlisis de la situacin debe ser continuo, para proporcionar informacin
8.Apndices adicional durante la implementacin del proyecto, su supervisin y su
Piedepgina replanteamiento. El anlisis de la situacin y la identificacin de problemas debe
supervisarse para asegurar que siempre hay disponible informacin correcta y
actualizada sobre la comunidad y sus dificultades.
Ya que la supervisin debe estar integrada en todos los aspectos o fases del
proceso, estudiemos cada fase y lo que interesa supervisar en ellas.
2.2 Establecer las metas y objetivos:
El establecimiento de las metas equivale a la pregunta Dnde queremos ir?

(Qu queremos?).
Antes de hacer ningn intento de implementar un proyecto, los planificadores,

implementadores y beneficiarios deben establecer las metas y objetivos. Ver
Tormenta de ideas, un mtodo participativo de hacerlo. Una meta es una
declaracin general de lo que se debe hacer para resolver un problema. Es una
definicin genrica de lo que se espera de un proyecto.
Una meta surge del problema que debe considerarse y seala el destino final de
un proyecto. Los objetivos son partes limitadas de una meta y para ser posibles
deben ser especficos.
Los objetivos deben ser SMART. Tienen que ser:

Contenido:
Especfico: claro sobre qu, dnde, cundo y cmo se debe cambiar la
situacin
Prlogo
Medible: que sea posible cuantificar los fines y beneficios
Introduccin
Introduccin
Realizable: que sea posible alcanzar los objetivos (conociendo los recursos y
1.Principios capacidades a disposicin de la comunidad )
2.Supervisin Realista: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo
3.Evaluacin Finito: con un tiempo limitado para completarlo.
4.Informacin
5.Participacin Para lograr los objetivos de un proyecto, es esencial evaluar los recursos
6.Niveles disponibles en la comunidad, y los recursos externos a los que se puede acceder.
7.Informes Ver Descubrir recursos ocultos. Los planificadores, implementadores y miembros
8.Apndices de la comunidad deben tambin identificar los impedimentos a los que se
Piedepgina enfrentarn cuando ejecuten el proyecto y cmo pueden soslayarlos. Basndose

en la amplitud de los obstculos y de las fuerzas positivas, los implementadores
deben decidir si continuar con el proyecto o abandonarlo.
Las metas y los objetivos proporcionan la base para la supervisin y evaluacin de

un proyecto. Son los criterios segn los que se mide el xito o fracaso de un
proyecto.
2.3 Generar estructuras y estrategias:
Este aspecto equivale a la tercera pregunta clave, Cmo llegar ah? (Cmo
conseguir lo que queremos con lo que tenemos ?).
Los planificadores e implementadores (las comunidades y sus valedores ) deben

decidir cmo van a ejecutar el proyecto, lo que constituye la estrategia. Un
acuerdo sobre la estrategia implica determinar de todo lo que hace falta
(aportaciones) para llevarlo a cabo, definir los diferentes grupos o personas y los
cometidos que cada uno va a tener en el proyecto. Estos grupos y personas con
distintas funciones en el proyecto se denominan ejecutores.
Por lo tanto, la generacin de estructuras y estrategias implica:
Discutir y acordar las actividades que se van a emprender durante la

implementacin
Definir los distintos ejecutantes dentro y fuera de la comunidad, y sus
Contenido:
cometidos
Definir y distribuir los costes y materiales necesarios para implementar el
Prlogo proyecto.
Introduccin
Introduccin Despus de establecer la idoneidad de las decisiones, la ejecutiva debe discutir y
1.Principios acordar con todos los ejecutantes la forma en la que se debe implementar el
2.Supervisin proyecto. Esto se denomina disear un plan de trabajo. (Cmo conseguimos lo
3.Evaluacin que queremos?). Un plan de trabajo es una descripcin de las actividades

4.Informacin
necesarias clasificadas en fases, con una indicacin aproximada de su agenda.
5.Participacin
6.Niveles Para preparar un buen plan de trabajo, los implementadores deben:
7.Informes
8.Apndices Listar todas las tareas necesarias para implementar un proyecto
Piedepgina Colocar las tareas en el orden en que se deben emprender
Exponer la distribucin de responsabilidades a los ejecutantes
Marcar la agenda para cada actividad.
El plan de trabajo es una gua para la implementacin del proyecto y la base para
su supervisin. Por lo tanto ayuda a:
Finalizar el proyecto a tiempo

Hacer lo que se debe en el orden que se debe
Identificar quin debe responsabilizarse de cada actividad
Determinar cundo empezar la implementacin del proyecto.
Los implementadores y planificadores deben acordar los indicadores de

supervisin. Estos indicadores son signos cuantitativos y cualitativos (criterios)
para la medicin o evaluacin de los logros de las actividades y objetivos del
proyecto. Los indicadores mostrarn hasta qu grado se han alcanzado los
objetivos de cada actividad. Los indicadores de supervisin deben ser explcitos,
pertinentes y objetivamente verificables.
Los indicadores de supervisin son de cuatro tipos:
Indicadores de aportaciones: describen lo que sucede en el proyecto (por

ejemplo, nmero de ladrillos necesarios y cantidad de dinero gastada)
Indicadores de rendimiento: describen la actividad del proyecto (por
ejemplo, nmero de aulas construidas)
Contenido:
Prlogo Indicadores de resultados: describen la produccin de la actividad (por

Introduccin
ejemplo, nmero de alumnos que acuden a la escuela)
Introduccin
Indicadores de impacto: miden el cambio en las condiciones de la comunidad
1.Principios
(por ejemplo, la reduccin del analfabetismo en la comunidad).
2.Supervisin
3.Evaluacin
Registrar por escrito las estructuras y estrategias ayuda a la supervisin del
4.Informacin
proyecto, porque especifican lo que se tiene que hacer en su implementacin. La
5.Participacin
planificacin debe indicar lo que debe supervisarse, quin debe supervisar y cmo
6.Niveles
debe abordarse la supervisin.
7.Informes
8.Apndices
Piedepgina
2.4 Implementacin:
La supervisin de la implementacin equivale a la cuarta pregunta clave Qu

pasar cuando lo hagamos?
La implementacin es la fase en la que se acometen todas las actividades

planificadas. Antes de la implementacin de un proyecto, los implementadores
(encabezados por el comit o la ejecutiva del proyecto) deben identificar sus
puntos fuertes y dbiles (fuerzas internas), oportunidades y obstculos (fuerzas
externas).
Los puntos fuertes y las oportunidades son fuerzas positivas que deben ser
explotadas para implementar eficazmente un proyecto. Los puntos dbiles y los
obstculos pueden entorpecer esta implementacin. Los ejecutores deben
asegurarse que encuentran medios para soslayarlos.
En esta fase de implementacin es importante una supervisin que asegure que el

proyecto se desarrolla segn la agenda. Es un proceso continuo que debe
organizarse antes de que empiece la implementacin del proyecto. Por ello, las
actividades de supervisin tienen que aparecer en el plan de trabajo y deben
comprometer a todos los interesados. Si las actividades no estn yendo bien, hay
que hacer los arreglos necesarios para identificar el problema y poder corregirlo.
La supervisin tambin es importante para asegurar que las actividades se

implementan como se planific. Esto ayuda a los implementadores a medir en qu
Contenido: grado estn consiguiendo sus metas. Se basa en la evidencia de que el proceso a
travs del cual se implementa un proyecto tiene un gran efecto en su uso,
operatividad y mantenimiento. Por lo tanto, cuando la implementacin del
Prlogo proyecto no est cumpliendo los objetivos marcados, se impone que los
Introduccin
implementadores se hagan y respondan la pregunta, cmo llegaremos mejor?.
Introduccin
1.Principios 2.5 Resumen de la relacin:
2.Supervisin
3.Evaluacin Todo lo anterior ilustra la estrecha relacin entre supervisin, planificacin e
4.Informacin
implementacin.
5.Participacin
6.Niveles
7.Informes
Demuestra que:
8.Apndices
La planificacin describe las formas en las que
Piedepgina
se debe hacer la implementacin y la
supervisin
La implementacin y la supervisin se guan por
el plan de trabajo del proyecto
La supervisin proporciona informacin sobre
la planificacin e implementacin del proyecto.
Hay una estrecha relacin de refuerzo (apoyo) mutuo entre planificacin,

implementacin y supervisin. Ninguna de las tres puede efectuarse de forma
aislada de las otras dos, y cuando se lleva una a cabo, los planificadores e
implementadores tienen que ocuparse tambin de las otras.
3. Evaluacin:
La evaluacin es diferente de la supervisin, pero estn estrechamente

relacionadas.
3. 1El significado de la evaluacin:
La evaluacin es el proceso de juzgar los logros que un proyecto o programa ha

conseguido, especialmente en relacin con las actividades planificadas y los
objetivos generales. Implica un juicio de valor, y por tanto, es diferente a la
Contenido: supervisin (que es observacin e informacin de las observaciones).
3.2 Propsito de la evaluacin:

Prlogo
Introduccin
La evaluacin es importante para identificar los obstculos o estancamientos que
Introduccin
impiden al proyecto alcanzar sus objetivos. Las soluciones a los obstculos pueden
1.Principios
as identificarse e implementarse.
2.Supervisin
3.Evaluacin
Valorar los beneficios y costes que corresponden a los beneficiarios directos e
4.Informacin
indirectos del proyecto. Si el proyecto implementado es, por ejemplo, la
5.Participacin
6.Niveles
proteccin de un manantial, su evaluacin evidencia la gente que recoge y utiliza
7.Informes
el agua y los propietarios cuya tierra se desaprovecha y cuyos cultivos se
8.Apndices destruyen en el proceso de obtencin de agua.
Piedepgina
Adquirir experiencia de la implementacin del proyecto, y utilizar esta
experiencia en el replanteamiento de proyectos en esa comunidad o en otras. y
Proporcionar un panorama claro del grado en que se han realizado los objetivos
previstos de las actividades y el proyecto.
3.3 El proceso de evaluacin:
La evaluacin puede y debe hacerse (a) antes, (b) durante y (c) despus de la
implementacin.
Antes de la implementacin del proyecto es precisa una evaluacin para:
Valorar las posibles consecuencias de los proyectos planeados para la gente

de la comunidad en un periodo determinado
Tomar una decisin final sobre qu alternativa de proyecto se debe
implementar
Ayudar a tomar una decisin sobre la forma en la que se debe implementar
el proyecto.
Durante la implementacin del proyecto: La evaluacin debe ser un proceso

continuo y debe efectuarse en todas las actividades de implementacin.
Facilita a los planificadores e implementadores del proyecto la revisin

Contenido: progresiva de las estrategias segn los cambios en las circunstancias, para
conseguir los objetivos deseados de la actividad o proyecto.
Prlogo Despus de la implementacin del proyecto: Sirve para recapitular los procesos
Introduccin de planificacin e implementacin del proyecto, y los resultados despus de su
Introduccin implementacin. Adems ayuda a:
1.Principios
2.Supervisin Identificar obstculos y estancamientos inherentes a la fase de
3.Evaluacin implementacin
4.Informacin
Valorar los beneficios reales y el nmero de personas que se benefician
5.Participacin
Proporcionar ideas de la solidez del proyecto, para posibles repeticiones
6.Niveles
Proporcionar un panorama real del grado en que se han logrado los objetivos
7.Informes
que se pretenden con este proyecto.
8.Apndices
Piedepgina
4. Informacin para la gestin:
La informacin para la gestin y la gestin de la informacin son dos

conceptos diferentes la informacin para la gestin es un tipo de
informacin (los datos) la gestin de la informacin es un tipo de gestin (el

sistema).
La gestin de la informacin es el proceso de analizar y utilizar la

informacin que se ha recabado y registrado para permitir a los
administradores (de todos los niveles) tomar decisiones documentadas. La
informacin para la gestin es la informacin necesaria para tomar
decisiones de gestin.
La supervisin proporciona informacin sobre el estado de cosas en el

proyecto.
Esta informacin se recoge durante las fases de planificacin e

implementacin. La informacin ayuda a detectar cualquier cosa que vaya mal
en el proyecto. En consecuencia, los administradores pueden encontrar
soluciones para asegurar el xito.
4.1 La importancia de la informacin para la gestin:

Contenido:
La informacin para la gestin es importante para:
Tomar las decisiones necesarias para mejorar la gestin de

Prlogo
prestaciones y servicios
Introduccin
Introduccin
Poner en prctica la planificacin, implementacin, supervisin y
1.Principios evaluacin participativas.
2.Supervisin
3.Evaluacin
4.2 Cmo gestionar la informacin:
4.Informacin
5.Participacin
Para poder utilizar la informacin para tomar decisiones de gestin, debe
6.Niveles gestionarse la informacin (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestin
7.Informes de la informacin (el proceso de recabar y guardar la informacin) y la
8.Apndices informacin para la gestin (la informacin necesaria para tomar decisiones
Piedepgina bien documentadas) son diferentes, se refuerzan entre s y no pueden

separarse en las operaciones cotidianas.
Por lo tanto, la gestin de la informacin implica:
determinar la informacin que se precisa

recoger y analizar la informacin
registrarla y recuperarla cuando sea necesaria
utilizarla
divulgarla
Determinar la informacin necesaria para la gestin: Durante la

planificacin, gestin y supervisin del proyecto se genera mucha
informacin. Parte de ella es necesaria para tomar decisiones de gestin
inmediatas, parte para decisiones de gestin posteriores.
Un buen sistema de gestin de la informacin debe, por lo tanto, ayudar a

los administradores del proyecto a saber qu informacin necesitan recabar,
para tomar diferentes decisiones en distintos momentos.
Obtener y analizar la informacin para gestionarla: La informacin puede

conseguirse de informes de tcnicos, libros de registro, formularios de los
diferentes ejecutantes, reuniones con la comunidad, entrevistas,
observacin y mapas comunitarios.
Contenido: Registro de la informacin: Es importante guardar la informacin para
futuras referencias. Puede guardarse en libros de registro locales, informes
Prlogo de progreso, formularios o incluso en la cabeza. El principio ms importante
Introduccin del registro de informaciones es la facilidad con la que pueden recuperarse.
Introduccin
1.Principios
Empleo de la informacin: Se puede utilizar para solucionar problemas
2.Supervisin comunitarios, determinar recursos (cantidad y naturaleza), solicitar apoyos
3.Evaluacin y planear futuros proyectos.

4.Informacin
5.Participacin Divulgacin o flujo de informacin: Para que la informacin tenga un uso
6.Niveles adecuado tiene que compartirse con los dems interesados o usuarios. Esta
7.Informes informacin puede ayudarles en sus decisiones de gestin y tambin puede
8.Apndices
ayudar al que la recoge a encontrar significados o usos relacionados con la
Piedepgina
gestin.
La informacin deben compartirla los miembros de la localidad, parroquia,

comarca, distrito, ministerio, ONG y donantes. La informacin para la
gestin forma parte de la supervisin porque dicha informacin surge de
ella, y ayuda en la planificacin y la implementacin de las actividades de
supervisin.
Ya venga del personal o de los interesados, una de las formas ms efectivas

de conseguir informacin til de la supervisin es por medio de la Revisin
anual. Aunque se describe en su cometido de conseguir informacin para la
gestin participativa, es igualmente aplicable a la obtencin de informacin
para la supervisin.
5. Participacin en la supervisin del proyecto:
La supervisin es un cometido de la gestin y la implementacin que no puede

dejarse a un nico interesado. Todas las personas e instituciones que tengan
algn inters en el proyecto, a cualquier nivel, deben participar en su
supervisin en la medida de lo posible.
5.1 Ventajas de la participacin:
Las ventajas de la participacin son, entre otras: (a) realizacin comn, (b)
Contenido: incremento de la responsabilidad, (c) mejora de las decisiones, (d) aumento
del rendimiento, (e) perfeccionamiento del diseo y (f) mayor informacin.
Prlogo Concordancia en la interpretacin de los problemas e identificacin de las

Introduccin
soluciones: La supervisin participativa ayuda a los interesados a tener una
Introduccin
percepcin compartida de los problemas a los que se enfrenta la comunidad
1.Principios
o el proyecto (sus causas, magnitud, efectos e implicaciones). Esto facilita la
2.Supervisin
identificacin de soluciones. Es ms probable que estas soluciones sean las
3.Evaluacin
4.Informacin
adecuadas porque se derivan de la situacin presente.
5.Participacin
Beneficios para los grupos destinatarios e incremento de la responsabilidad:
6.Niveles
La participacin en la supervisin asegura que los que se benefician del
7.Informes
8.Apndices
proyecto son los mismos para los que se concibi.
Piedepgina
Aumenta la conciencia de los derechos de las personas, lo que suscita su
participacin en la vigilancia para evitar la malversacin de fondos del
proyecto, lo que a su vez hace la implementacin del proyecto menos
costosa.
Mejora de las decisiones: La supervisin proporciona la informacin

necesaria para tomar decisiones de gestin.
El que mucha gente participe en la supervisin significa que participan

proporcionando informacin para la gestin y contribuyen a la toma de
decisiones. Las decisiones que se toman a partir de esta informacin son
probablemente ms aceptables y relevantes para la mayora de la poblacin.
Esto facilita la movilizacin de personas y recursos para la implementacin
del proyecto.
Mejora del rendimiento durante la supervisin: si se detecta una disminucin

en el rendimiento, se pueden idear soluciones. La obtencin de decisiones
que puedan implementarse requiere la participacin de los que tienen que
poner en prctica la solucin.
Por lo tanto, la participacin en la supervisin puede ayudar a mejorar el

rendimiento del proyecto.
Contenido:
Diseo de proyectos: La informacin generada durante la supervisin del
proyecto ayuda a rectificarlos para hacerlos ms aceptables en una
Prlogo ubicacin concreta.
Introduccin
Introduccin Las experiencias que se acumulan tambin pueden utilizarse en el diseo de
1.Principios proyectos similares en otros lugares.
2.Supervisin
3.Evaluacin
Recopilacin de la informacin: Si mucha gente participa en la supervisin,
4.Informacin es ms probable que se consiga una informacin ms exacta. Esto sucede
5.Participacin porque la informacin que unos omiten se consigue a travs de otros.
6.Niveles
7.Informes Los interesados enfatizan en grados diferentes los distintos aspectos del
8.Apndices proyecto, utilizando mtodos diferentes. Paralelamente, sabiendo que la
Piedepgina informacin que recaban ser verificada, evitan deliberadamente los
informes errneos.
5.2 Retos de la participacin en la supervisin:
Aunque la participacin en la supervisin tiene muchas ventajas, es fcil

encontrar algunos obstculos. Entre otros: (a) alto coste, (b) variaciones en
la informacin y (c) imprecisiones.
Altos costes iniciales: La participacin en la supervisin requiere muchos

recursos (por ejemplo, tiempo, transporte y dietas relacionadas con las
intervenciones). Es un proceso exigente que puede desbordar el nimo de
voluntariado de la comunidad y los recursos financieros nacionales y de
distrito. Por lo tanto, debe ser simple y centrada en los elementos vitales.
Cantidad y variedad de la informacin: La supervisin exige la recopilacin,

documentacin y comunicacin de una gran variedad de informaciones. Esto
requiere muchos conocimientos que son escasos en las comunidades. Por lo
tanto, exige mucho tiempo y recursos para el desarrollo de esta capacidad.
Tambin existe el riesgo de los informes errneos.
Imprecisin de la informacin: Algunos interesados, desde un nivel

comunitario hasta un nivel nacional, pueden proporcionar intencionadamente
informaciones falsas para simular mejores rendimientos y resultados o por
diferencias con la comunidad o el proyecto. Para contrarrestar los informes
falsos o incorrectos hace falta toma de conciencia y desarrollo del
consenso, lo que resulta difcil de conseguir.
Las ventajas de la participacin en la supervisin son, evidentemente, ms

numerosas que los inconvenientes. Por lo tanto, es necesario estimular y
apoyar la supervisin participativa a la vez que ideamos formas de
contrarrestar sus riesgos.
6. Niveles de supervisin:
La supervisin la deben efectuar todos interesados en todos los mbitos. No

obstante, cada nivel tiene objetivos, mtodos y, en consecuencia, cometidos
especficos para la supervisin. Para que la supervisin sea efectiva, es
necesario un mecanismo de consideracin de las reacciones de todos los
implicados a todos los niveles (comunidad, regin, nacin y donantes).
6.1 Supervisin en el mbito comunitario:
En este nivel tienen lugar la implementacin y la utilizacin de los beneficios

del proyecto. En muchos casos, se trata de vecindarios o localidades. En
este nivel, el propsito ms importante de la supervisin es el de mejorar la
implementacin y la gestin de los proyectos. El inters del conjunto de una
comunidad en la supervisin de la construccin de una escuela, por ejemplo,

es asegurar que dicha construccin (resultado) se lleve a cabo como se
planific.
Por tanto, los objetivos especficos de la supervisin en este mbito incluyen

(a) asegurar que los proyectos se implementan a tiempo, (b) que son de
buena calidad y (c) que las aportaciones al proyecto se utilizan
adecuadamente.
La supervisin en este contexto implica:
Identificar un proyecto comunitario. Debe efectuarse de forma

participativa para que refleje las necesidades comunitarias y estimule el
inters de la gente en su implementacin y supervisin.
Si el proceso de identificacin de proyecto no se lleva a cabo correctamente

y no refleja los intereses de la comunidad, es poco probable que dicha
comunidad participe en las actividades de supervisin e implementacin.
Identificar el (los) equipo(s) que dirigir(n) la supervisin. Se deben

especificar y explicar los cometidos de cada equipo, cmo deben llevar a
cabo el proceso de supervisin, la utilizacin y intercambio de la informacin
generada con otros grupos dentro y fuera de la comunidad.
Disear un plan de trabajo que sirva de gua de la supervisin del proyecto.

Este plan de trabajo debe especificar las actividades en el orden en que se
deben ejecutar y las personas que van a hacerlo.
Esto ayuda a la gente que supervisa a conocer las actividades que deben
llevar a cabo personas en concreto en un periodo de tiempo dado. Si las
actividades no se efectan, los supervisores se orientan obteniendo
soluciones.
Determinar las actividades principales del plan de trabajo. Aunque todas las
actividades de este plan son necesarias y tienen que supervisarse, es
conveniente identificar las actividades ms importantes en base a los
objetivos e indicadores que se establecern.
Por ejemplo, si las actividades previas a la construccin de una escuela

incluyen movilizacin comunitaria, prstamo de azadas de un poblado vecino,
perforacin del suelo y obtencin de agua para la fabricacin de ladrillos, la
actividad principal que resume todas las dems sera la fabricacin de
ladrillos.
Determinar los indicadores de objetivos para cada actividad. Los

indicadores ayudan al equipo de supervisin a saber lo que se ha avanzado en
la consecucin de los objetivos de cada actividad. En nuestro ejemplo, un
indicador sera el nmero de ladrillos elaborados.
Comparar lo que est sucediendo con lo que se planific que se hara durante
el proceso para establecer si el proyecto cumple la agenda y se desarrolla
conforme a los planes. Los supervisores deben verificar todos los
indicadores para medir hasta qu punto han conseguido alcanzar los
objetivos. Esto conllevara el estudio de la calidad del trabajo para verificar
que es ptima. El equipo de supervisin puede necesitar la colaboracin de un
tcnico, como un artesano local o un tcnico de la administracin que
compruebe la calidad del proyecto (si se trata de una construccin).
El equipo de supervisin debe entonces acordar la frecuencia con la que se

va a visitar la ubicacin del proyecto como medio de cotejar lo que all
sucede. En un proyecto comunitario, estas inspecciones se deben llevar a
cabo al menos una vez por semana, para evitar grandes desviaciones del plan
de trabajo. En estas visitas, el equipo debe observar lo que sucede
(escrutar) y hablar con todos los que estn implicados en el proyecto.
El equipo de supervisin tiene que identificar los objetivos de cada

actividad. Por ejemplo, el objetivos de la fabricacin de ladrillos como
actividad dentro del proyecto de construccin de una escuela puede ser la
elaboracin de diez mil ladrillos antes de finales de febrero.
Cada ver que se hace una inspeccin, estos supervisores deben registrar por
escrito sus conclusiones. Pueden utilizar un formulario adjunto al anexo, o
acordar cualquier otro tipo de formato de informe que recoja los resultados
del ejercicio en relacin con el plan de trabajo. Las conclusiones de las
inspecciones deben discutirse con otros miembros del comit de
implementacin. Los equipos de supervisin e implementacin utilizarn la
informacin recabada para detectar y resolver los problemas a los que se
enfrenta el proyecto.
Los equipos de supervisin e implementacin deben clasificar

adecuadamente la informacin para su uso en acciones futuras y para
informar a los dems interesados. Cada sitio debe contar con un archivo que
contenga las copias de los informes de la supervisin y otros documentos
relacionados con el proyecto.
6.2 Supervisin en el mbito regional y comarcal:
Los funcionarios regionales y comarcales deben obtener informacin de la

supervisin comunitaria (supervisin del rendimiento en cuanto a la
conversin de las aportaciones en resultados). Tambin tienen que
supervisar el rendimiento del proyecto (por ejemplo, el efecto de la
construccin de la escuela en el incremento de las inscripciones). La regin
tiene tambin que supervisar el incremento en la fuerza, capacidad y poder
de la comunidad destinataria para el estmulo de su propio desarrollo.
Por lo tanto, los objetivos comprenden: apoyo de la mejora del rendimiento

del proyecto y medicin de la posibilidad de aplicar la forma en la que el
proyecto se ha diseado para el fortalecimiento comunitario. Los mtodos

de supervisin que se pueden adoptar en este contexto incluyen (a)
supervisin de rutina y (b) apoyo cualitativo.
Supervisin de rutina y apoyo a la supervisin: Esto exige que el coordinador

regional del proyecto, el asistente al desarrollo comunitario y otros
miembros tcnicos del personal y polticos regionales y comarcales visiten
las ubicaciones del proyecto para comparar lo que acontece con lo que se ha
planificado.
Tiene que conservarse una copia del plan de trabajo y de los informes de
supervisin en el archivo del lugar del proyecto. Esto ayudar a cualquiera
que lo desee a cotejar el progreso con el plan de trabajo, y a obtener los
comentarios del equipo de supervisin necesarios para esta comparacin sin
necesidad de localizar a los miembros de este equipo que no estn
disponibles en ese momento.
Durante la supervisin de rutina, se debe conversar con todos los implicados

en la implementacin y la supervisin del proyecto. Fjese en la forma en que
cada equipo lleva a cabo sus obligaciones (como medio de verificar el
incremento de la capacidad comunitaria). Debata y registre todos los
comentarios sobre los elementos buenos y malos del proyecto. Recomiende
soluciones que manifiesten quin debe llevarlas a cabo, y los efectos
negativos financieros y retrasos que pueden afectar al proyecto si no se
aplican. En el archivo del lugar del proyecto se debe dejar una copia, y la
otra tiene que discutirse y archivarse en la sede regional.
Las comarcas y regiones tienen que organizar discusiones sobre los

progresos del proyecto al menos de forma mensual. Archive y remita
tambin un informe de los progresos del proyecto como parte del informe
rutinario mensual a las oficinas regional y comarcal.
Los principales factores a inspeccionar en las supervisiones de rutina

regionales y comarcales son:
Niveles reales de contribucin de la comunidad, comarca, regin y

donantes (incluyendo fondos, materiales, tiempo y ayuda tcnica)
Puntualidad en la implementacin y calidad del proyecto
Conformidad y responsabilidad en el uso de los recursos de la
comunidad y los donantes
Nivel de implicacin de la comunidad en el proyecto
Compromiso y rendimiento de los comits comunitarios
Puntualidad en el uso de la informacin generada a travs de la
supervisin de rutina comunitaria.
Investigacin cualitativa: La regin, junto con la comarca, debe organizar

discusiones en grupo sobre los planteamientos, entrevistas con los
informantes clave y discusiones de grupo con la comunidad, al menos dos
veces a ao, con la comunidad y los informantes clave.
Estas investigaciones ayudarn a la regin a:
Verificar parte de la informacin recabada por la comunidad y la regin

Obtener informacin sobre temas que no se han recogido durante la
supervisin de rutina
Discutir sobre el terreno con las comunidades las posibles soluciones a
los problemas que amenazan al rendimiento del proyecto
Dialogar con la comunidad, aprender de ellos, explicar los principios del
desarrollo de las capacidades.
Estas investigaciones cualitativas deben ser simples e involucrar a los

miembros de la comunidad para reducir costos y darles la oportunidad de
aprender cmo hacerlos como medio de fortalecimiento comunitario. Los
resultados deben analizarse comparndolos con los de la comunidad y la
regin, y tambin deben utilizarse para discutir soluciones. Las conclusiones

deben estar bien documentadas y tienen que comunicarse a los estamentos
nacionales para complementar la informacin para la gestin nacional.
Los puntos ms importantes de las investigaciones cualitativas son:
Establecer si los proyectos corresponden a las prioridades

comunitarias (y tambin la conveniencia de la identificacin del
proyecto)
Conocimiento y apreciacin de la metodologa del proyecto por parte de
los miembros de la comunidad, y su predisposicin a participar y
contribuir a las actividades del proyecto
Efectividad de los miembros de la comunidad en la supervisin del
proyecto
Opiniones de los miembros de la comunidad sobre la calidad y uso de los
recursos (justificacin)
Conocimientos (por ejemplo, capacidad de toma de decisiones y de
negociacin) adquiridos por categoras de gente en la comunidad
durante la implementacin del proyecto
Conciencia de la comunidad sobre sus derechos y deberes.
Antes de una investigacin cualitativa, cada regin y comarca tiene que

identificar y discutir cualquier vaco de informacin de gestin para
elaborar temas peridicos. En esta fase tambin hay que acordar los diseos
especficos.
6.3. Supervisin en el contexto nacional y de donantes:
La supervisin en el mbito nacional y de donantes sirve para comprobar si

las aportaciones se utilizan correctamente (es decir, que se alcanzan los
objetivos deseados), si el diseo del proyecto es el adecuado y para adquirir
experiencia.
Los objetivos de la supervisin en este contexto son:
Asegurarse de que las aportaciones se utilizan con eficiencia y

efectividad
Que las actividades planificadas se realizan
Medir la posibilidad de aplicar la metodologa al fortalecimiento
comunitario
Adquirir experiencia de la intervencin en el proyecto para futuros
proyectos en el pas y fuera de l. La experiencia proporcionar la base
para repetir la metodologa del proyecto.
Los mtodos de supervisin en este mbito son: (a) supervisin de rutina, (b)
investigacin de acciones y estudios cualitativos y (c) seguimiento.
Supervisiones de rutina: El personal del proyecto y del departamento

ministerial de planificacin deben hacerla trimestralmente para constatar
los niveles de actividad y logros. Ya que el medio ministerial obtiene
informacin sobre los proyectos y actividades a travs de los informes de
progreso mensuales de la regin, la supervisin de rutina nacional debe tener
un alcance limitado.
Tiene que cubrir aspectos que parecen contradictorios, problemticos, muy

satisfactorios o nicos. Esto permitir a la oficina nacional proporcionar el
apoyo necesario y adquirir experiencia.
Investigacin de acciones y estudios cualitativos: La oficina nacional debe

llevar a cabo estudios cualitativos profundos una vez al ao. Estos estudios
deben centrarse en adquirir experiencia a partir de los ensayos en el diseo
y la implementacin del proyecto para su repeticin.
Por lo tanto, los asuntos ms importantes en este contexto son:
La contribucin de los proyectos comunitarios a las prioridades del pas

y los donantes
La satisfaccin experimentada en las comunidades (grado de servicio y
de utilizacin de las prestaciones)
Capacidad de la comunidad para operar y mantener los servicios y
prestaciones
Capacidad de los miembros de la comunidad para pagar por los servicios
y prestaciones
Conveniencia de la metodologa del proyecto con respecto a las polticas
nacionales
Liderazgo, autoridad y confianza dentro de las comunidades
Desarrollo de las capacidades y eficiencia de los empleados de los
gobiernos locales y regionales
Representacin (especialmente de mujeres) en el proceso de toma de
decisiones comunitarias
Repeticin de experiencias en otros proyectos e instituciones de
adiestramiento
Desarrollo de las capacidades de las personas e instituciones
existentes
Funcionamiento de los sistemas de informacin de la supervisin y la
gestin.
Seguimientos: Tambin deben efectuarse para obtener datos cuantificables

y complementar la informacin generada a travs de otros mtodos. Pueden
delegarse en instituciones de investigacin, como las universidades.
6.4. reas y procedimientos de supervisin en los diferentes

mbitos:
Aqu se describen las reas y procedimientos en cada contexto. Esto se

hace para enfatizar que los interesados deben encabezar, pero no llevar a
cabo en exclusividad, la supervisin. En la prctica, las reas y

procedimientos de los diferentes interesados pueden coincidir en parte.
Cada uno de ellos debe apoyar a los otros en sus responsabilidades de
supervisin.
La lista de reas que aqu se expone no es exhaustiva, pero indica lo que se

debe hacer. Por tanto, cada mbito tiene que recoger informacin sobre
cualquier otro rea que considere relevante para una situacin en particular.
Se presentan en tres tablas (1) mbito comunitario, (2) mbito regional y (3)
mbito nacional, indicando los temas claves en cada uno.
6.5. mbito comunitario:
En este contexto los tres ejecutantes principales que tienen inters en la

intervencin para el fortalecimiento comunitario son:
La ejecutiva de la OBC o el comit de implementacin (CIC) del

proyecto comunitario
Los activistas comunitarios
El comit local de desarrollo (CLD).
La tabla siguiente examina los principales temas de inters, indicadores de

supervisin, medios de observacin, frecuencia y procedimientos de
supervisin sugeridos, para cada uno de los tres interesados mencionados.
Indicador de Medios de Procedimiento de

Interesado Tema Frecuencia
supervisin observacin supervisin
Comit Puntualidad en la Nmero de Visitas rutinarias al Semanal Los miembros utilizan el
ejecutivo implementacinde actividades del proyecto formulario de supervisin

los proyectos proyecto de rutina
implementadas a su
debido tiempo
Los miembros utilizan el

Visitas rutinarias al
Uso adecuado de formulario de supervisin
No se desvan proyecto.
los recursos del Semanal de rutina. Se verifican las
recursos Verificaciones de
proyecto calidades segn las
las calidades
orientaciones del tcnico
Obtencin y Porcentaje de Los miembros del comit de

registro proyectos con Revisin de los proyecto revisan los
adecuados de la archivos in situ archivos del Semanal archivos, informes y
informacin nmero de informes emplazamiento comentarios en el
sobre el proyecto en los archivos emplazamiento
Los activistas (1) revisan la

Plan de trabajo Nmero de planes
Comparar la secuencia de los planes de
de de trabajo del
planificacin de trabajo del proyecto con un
implementacin proyecto con las Mensual
actividades con su tcnico, y (2) presiden
del proyecto actividades en el
implementacin visitas mensuales a su
realista orden correcto
Activistas emplazamiento.
comunitarios Nmero de
Participacin actividades. Visitas al lugar del
Nmero de personas
comunitaria en Cantidad de proyecto. Discusiones con
que cumplen sus Mensual
las actividades recursos la gente sobre su
cometidos
del proyecto proporcionados por contribucin
la comunidad
Comit de Justificacin de Porcentaje de Formulario de Trimestral Los miembros del CDL

desarrollo los recursos del recursos justificacin de utilizan el formulario de
local proyecto contabilizados recursos justificacin de recursos

del proyecto

6.6. mbito regional y local:
En este contexto (ms que en el comunitario), los principales ejecutantes que

tienen inters en la intervencin para el fortalecimiento comunitarios son:
Los asistentes de desarrollo comunitario (ADC)

El departamento de planificacin
El coordinador regional de proyecto (CRP), que en en caso de ser un
funcionario ministerial, normalmente es un oficial de desarrollo comunitario
(ODC) o su equivalente en una ONG
La tabla siguiente examina los temas de mayor inters, indicadores de

supervisin, medios de observacin, frecuencia y procedimientos de supervisin
sugeridos para cada uno de estos tres interesados.
Indicador de Medio de
Interesado rea Frecuencia Procedimiento de supervisin
supervisin verificacin
Eficacia de los Nmero de

Asistente de Revisin del Los ADC determinan la eficacia
activistas y comits que
desarrollo rendimiento de los Semestral de cada comit durante los
comits cumplen con sus
comunitario comits estudios cualitativos
comunitarios cometidos
Coordinador Identificacin Nmero de FuncRevisin de Semestral Los departamentos revisan los

regional de proyectos proyectos los informes de planes locales, para establecer
del proyecto que encajan en identificacin de si encajan con los planes
y los planes adscritos al plan proyectos. Visitas regionales y las reas

departamento regionales y las regional a sus prioritarias nacionales
de prioridades emplazamientos
planificacin nacionales tioning
El departamento de
Adquisicin por Nmero de Revisin de
planificacin dirige estudios
parte de los localidades que informes de
cualitativos para averiguar si
lderes usan la proyectos.
las comunidades participan en
comunitarios participacin Orientacin de
Semestral las actividades del proyecto.
de comunitaria en la grupos de
Los procedimientos regionales
conocimientos planificacin e discusin y otras
especficos deben disearse
de gestin implementacin de tcnicas de
cuando se llevan a cabo los
comunitaria proyectos estudio cualitativo
ejercicios

6.7 mbito nacional y de donantes:
En este contexto, hay dos interesados principales, (1) el ministerio o agencia que
est implementando la intervencin o proyecto y (2) cualquier donante nacional o
internacional que est contribuyendo a ello.
Procedimiento de
Interesado rea Indicador de supervisin Medio de verificacin Frecuencia
supervisin
Oficina Seguimientos, grupos

Conocimiento de La agencia o el
nacional Proporcin de gente de convergencia,
la metodologa ministerio disean y
consciente de la discusiones, Anual
por parte de la dirigen los estudios
y metodologa entrevistas con
comunidad anuales
informantes clave
donantes
Efectividad del Porcentaje de objetivos Revisin de informes Anual La agencia o

diseo del del proyecto conseguidos. del proyecto, ministerio disea y
proyecto Porcentaje de los seguimientos, dirige los estudios
aspectos del diseo que discusiones de grupos anuales
han merecido la de convergencia,
aprobacin de la entrevistas con
comunidad. informantes clave
La agencia o
ministerio preside
Adaptacin de la reuniones con
experiencia de instituciones
implementacin Proporcin de aspectos acadmicas y
Discusiones nacionales
en otros del diseo del proyecto Anual proyectos
e internacionales
proyectos e adaptados comunitarios para
instituciones del averiguas los
pas aspectos de la
metodologa que se
han repetido

7. Informes:
Contenido:
La confeccin de informes es una actividad importante durante la supervisin del
proyecto. Es la forma en la que la informacin sobre el proceso y el comienzo de
Prlogo
Introduccin
cada actividad, y no slo el trabajo, se comparte entre todos los interesados en
Introduccin el proyecto.
1.Principios
2.Supervisin
En el caso de la construccin de una escuela, el informe no termina al mencionar
3.Evaluacin
el nmero de veces que la comunidad se rene para colocar ladrillos y alzar las
4.Informacin
5.Participacin paredes del colegio, sino que tambin habla del nmero de ladrillos y paredes que
6.Niveles
se han levantado, adems de describir el proceso de su edificacin.
7.Informes
8.Apndices En proyectos comunitarios, los informes se hacen normalmente en dos formas:
Piedepgina verbales y escritos.
7.1 Informes verbales:
Es un proceso en el que la informacin se da oralmente. Es la forma ms comn de

informar. Para los miembros de la comunidad es ms sencillo y efectivo
comunicarse con los dems oralmente.
Las ventajas del informe verbal son:
La posibilidad de participacin de una gran parte de la comunidad. Muchos

de sus miembros, especialmente en reas rurales, son analfabetos y no
saben escribir. Los que s saben consideran que la redaccin de informes
consume una gran cantidad de tiempo y recursos, lo que les hace reluctantes
a documentar la informacin obtenida durante la supervisin del proyecto.
Claridad y rapidez de distribucin de la informacin. El informe verbal se
hace inmediatamente despus de un evento. Esto hace que la informacin
que surge del proceso sea ms vlida, fiel y actual que la que se documenta.
La gente que da los informes tiene la oportunidad de discutirlos con la
comunidad y obtener una respuesta inmediata. Esto ayuda en la toma de
decisiones.
Bajo costo. Los informes verbales ahorran una cantidad significativa de
tiempo y otros recursos que se invierten en informar.
Contenido: Los inconvenientes de los informes verbales incluyen:
Falsa informacin. Algunos miembros de la comunidad pueden diseminar

Prlogo deliberadamente informaciones falseadas para proteger sus propios
Introduccin intereses. La informacin verbal es tentadora porque el que la da sabe que

Introduccin
nadie puede rebatirla. En otros casos, la gente que informa no tiene tiempo
1.Principios
de pensar las respuestas.
2.Supervisin
Archivo, copia y exactitud: Ya que la informacin verbal no se documenta ni
3.Evaluacin
se archiva, es muy difcil de guardar y recuperar para uso posterior. Este
4.Informacin
5.Participacin
tipo de informacin slo queda en las mentes de las personas que han
6.Niveles
participado en la implementacin del proyecto. Por tanto, se hace difcil
7.Informes compartirla con gente de fuera de la comunidad, especialmente en las
8.Apndices instancias en las que las personas que tienen la informacin no pueden o
Piedepgina desean revelarla. La informacin que se consigue puede tambin ser poco
exacta, sobre todo en casos en los que se precise utilizar hechos pasados
para generar nuevos datos.
7.2 Informes escritos:
Durante la supervisin es importante informar no slo de las actividades, sino

tambin de sus resultados. Escriba lo que observe, adems de los informes de las
revisiones de los tcnicos.
Las ventajas de los informes escritos son:
Proporcionan informacin fiable para la gerencia (los informes escritos

pueden compararse despus de un tiempo con otra informacin para
establecer su exactitud)
Ayudan a procurar informacin a los tcnicos
Los informes escritos son sencillos de manejar.
Los inconvenientes de los informes escritos son:
En el da a da de las actividades de supervisin del proyecto, su redaccin

se ignora sistemticamente
La documentacin de estos informes es muy costosa tanto en tiempo como

en dinero.
Contenido:
La explicacin de los niveles utilizados aqu se encuentra en Niveles de
Prlogo supervisin
Introduccin
Introduccin 7.3. Responsabilidad informativa de los participantes clave:
1.Principios
2.Supervisin En la comunidad:
3.Evaluacin
4.Informacin
Comits del proyecto:
5.Participacin
Designar y divulgar (en combinacin con los activistas) el plan de trabajos de
6.Niveles
7.Informes
implementacin del proyecto al comit de desarrollo comarcal, ayuntamiento
8.Apndices y comunidad
Piedepgina Redactar y divulgar el informe mensual de progreso del proyecto al comit
de desarrollo comarcal, ayuntamientos del lugar y del distrito y al asistente
de desarrollo comunitario
Mantener el archivo del lugar del proyecto (incluyendo planes de trabajo,
informes de control y cualquier otra informacin especfica del proyecto)
para cada proyecto.
Activistas comunitarios:
Preparar informes sobre el nivel de identificacin del pueblo con el proyecto

y remitir copias al comit de desarrollo comarcal y al asistente de
desarrollo comunitario
Recabar y enviar informes sobre la comunidad e individuos especficos de
ella
Remitir informes de todo el adiestramiento que se ha llevado a cabo en la
comunidad.
Comits de desarrollo comarcales:
Poner al da a la comunidad sobre los proyectos en la zona en los plenos del

ayuntamiento local
Informar a la comunidad y al asistente de desarrollo comunitario (ADC)
sobre los recursos y cmo se utilizan en cada proyecto
Enviar un informe anual al ACD sobre los protagonistas de los proyectos
comunitarios.
Ayuntamientos uno y dos:
Documentar el tiempo que se invierte en los plenos y reuniones de la

ejecutiva para la toma de decisiones y uso por los equipos nacional, provincial
y de distrito.
En la provincia y distrito:
Asistente de desarrollo comunitario:
Remitir un sumario mensual de los progresos del proyecto al distrito

Informar de la misin y el esfuerzo demostrado por los activistas
comunitarios, comits de proyecto y comits de desarrollo comarcales
Remitir un resumen del adiestramiento impartido a los activistas y del que
ellos imparten
Enviar un informe al distrito sobre los principales contribuyentes a los
proyectos comunitarios.
Oficial de desarrollo comunitario (coordinador de distrito):
Remitir mensualmente un resumen de los informes de progreso del distrito a

la delegacin nacional.
Delegacin nacional:
Coordinador nacional:
Enviar un informe semestral de los progresos en la provincia al comit de

gobierno nacional, ministerio y donantes
Preparar las actualizaciones de las actividades del proyecto y el rendimiento
y enviar copias a todos los distritos, que a su vez divulgarn el informe a las
comarcas y poblaciones
Remitir informes de FFOR (fuerzas, flaquezas, oportunidades, retos) dos
veces al ao sobre la vitalidad y los puntos dbiles del diseo del proyecto al
ministerio y donantes. Incluir buenas y malas experiencias en su
implementacin. Puede ser parte del informe semestral
Recopilar y divulgar los resultados de la supervisin y inspecciones de
control cada vez que se efecten.
8. Apndices:
Los apndices estn ahora integrados en los mdulos. Pulse en el mdulo

complementario que le interese:
Mdulos complementarios:
Supervisin y evaluacin, Redaccin de informes,
Ilustraciones de supervisin e informes,
Investigacin comunitaria, Medir el fortalecimiento.
Tres manuales para cooperantes:

Manual para activistas
Manual de generacin de riqueza
Manual de supervisin

Phil Bartle - Supervisión y Evaluación

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Phil Bartle - Supervisión y Evaluación

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

25/7/2017 Manualdesupervisin

Romn Este manual es el resultado de seis aos de movilizacin y de adiestramiento en

Este manual, dirigido principalmente a los trabajadores en el terreno (y

Phil Bartle, Consejero Tcnico Jefe

Este captulo explica qu es supervisin y qu propsito tiene.

La supervisin es la observacin y registro regular de las actividades que se

La supervisin tambin implica informar sobre el progreso del proyecto a los

1.2 Propsito de la supervisin:

La supervisin es muy importante en la planificacin e implementacin de

Prlogo La supervisin proporciona informacin que puede ser til para:

2. Supervisin, planificacin e implementacin:

Un proyecto es una serie de actividades (inversiones) que pretende resolver

Las tres fases bsicas son:

Planificacin del proyecto (anlisis de la situacin, identificacin de los

La supervisin deben llevarla a cabo todas las personas e instituciones

2.1 Anlisis de la situacin y definicin de los problemas:

Es la respuesta a la pregunta Dnde estamos? (Qu tenemos?).

El anlisis de la situacin es un proceso por el que se identifican las

El anlisis de la situacin se elabora recabando la informacin necesaria para

sucediendo ahora y lo que se espera que suceda en el futuro, basndose en la

La informacin necesaria para entender a la comunidad incluye, entre otras

Caractersticas de la poblacin (sexo, edad, tribu, religin y tamao de

La informacin para el anlisis de la situacin debe recabarse con la colaboracin

Se pueden emplear algunas de estas tcnicas:

2.2 Establecer las metas y objetivos:

El establecimiento de las metas equivale a la pregunta Dnde queremos ir?

Antes de hacer ningn intento de implementar un proyecto, los planificadores,

Los objetivos deben ser SMART. Tienen que ser:

Piedepgina enfrentarn cuando ejecuten el proyecto y cmo pueden soslayarlos. Basndose

Las metas y los objetivos proporcionan la base para la supervisin y evaluacin de

2.3 Generar estructuras y estrategias:

Los planificadores e implementadores (las comunidades y sus valedores ) deben

Por lo tanto, la generacin de estructuras y estrategias implica:

Discutir y acordar las actividades que se van a emprender durante la

3.Evaluacin que queremos?). Un plan de trabajo es una descripcin de las actividades

Finalizar el proyecto a tiempo

Los implementadores y planificadores deben acordar los indicadores de

Los indicadores de supervisin son de cuatro tipos:

Indicadores de aportaciones: describen lo que sucede en el proyecto (por

Prlogo Indicadores de resultados: describen la produccin de la actividad (por

La supervisin de la implementacin equivale a la cuarta pregunta clave Qu

La implementacin es la fase en la que se acometen todas las actividades

En esta fase de implementacin es importante una supervisin que asegure que el

La supervisin tambin es importante para asegurar que las actividades se

Hay una estrecha relacin de refuerzo (apoyo) mutuo entre planificacin,

La evaluacin es diferente de la supervisin, pero estn estrechamente

3. 1El significado de la evaluacin:

La evaluacin es el proceso de juzgar los logros que un proyecto o programa ha

3.2 Propsito de la evaluacin:

3.3 El proceso de evaluacin:

Antes de la implementacin del proyecto es precisa una evaluacin para:

Valorar las posibles consecuencias de los proyectos planeados para la gente

Durante la implementacin del proyecto: La evaluacin debe ser un proceso

Facilita a los planificadores e implementadores del proyecto la revisin

La informacin para la gestin y la gestin de la informacin son dos

informacin (los datos) la gestin de la informacin es un tipo de gestin (el

La gestin de la informacin es el proceso de analizar y utilizar la

La supervisin proporciona informacin sobre el estado de cosas en el

Esta informacin se recoge durante las fases de planificacin e

4.1 La importancia de la informacin para la gestin:

Tomar las decisiones necesarias para mejorar la gestin de

Piedepgina bien documentadas) son diferentes, se refuerzan entre s y no pueden

Por lo tanto, la gestin de la informacin implica: