APLICAR LA VALIDACIN DE DATOS A CELDAS

(Introduccin a la validacin de datos y cmo validar una celda o un rango)

Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel Starter 2010
https://support.office.com/es-es/article/Aplicar-la-validaci%C3%B3n-de-datos-a-
celdas-29fecbcc-d1b9-42c1-9d76-
eff3ce5f7249?NS=EXCEL&Version=16&SysLcid=3082&UiLcid=3082&AppVer=ZX
L160&HelpId=xlmain11.chm467148&ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

Puede usar la validacin de datos para restringir el tipo de datos o los valores que
los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos ms comunes de la validacin
de datos es crear una lista desplegable. Vea este vdeo para obtener informacin
general sobre la validacin de datos rpida.

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Descargar nuestros ejemplos

Puede descargar un libro con todos los ejemplos de validacin de datos que
encontrar en este artculo. Siga los pasos o cree sus propios escenarios de
validacin de datos.

Descargar ejemplos de validacin de datos de Excel

Agregar validacin de datos a una celda o un rango

NOTA: Los primeros tres pasos de esta seccin son para agregar cualquier tipo de
validacin de datos. Los pasos 4 a 8 son especficamente para crear una lista
desplegable.

1. Seleccione una o ms celdas para validar.

2. En la pestaa Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin
de datos.
3. En la pestaa Configuracin, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.

4. En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por
ejemplo:
a. Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "Tiene hijos?"),
escriba S,No.
b. Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones,
escriba Baja, Media, Alta.

NOTA: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de lista
que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o si
necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le ir mejor si sigue el paso
del siguiente procedimiento recomendado.

Procedimiento recomendado: Tambin puede crear entradas de la lista mediante

referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La manera ms
eficaz es crear la lista, despus aplicar el formato como una tabla de Excel (desde
la pestaa Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla > elija el estilo de
tabla que sea mejor para usted). Despus, seleccione el rango de cuerpo de datos
de la tabla, que es la parte de la tabla que solo tiene la lista, no el encabezado de la
 tabla (en este caso, Departamento), y proporcinele un nombre significativo en el
cuadro Nombre encima de la columna A.

5. En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validacin de

datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual (=).

6.
7. Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos de la
lista, su lista de validacin de datos se actualizar automticamente.
8. NOTA: Es mejor colocar sus listas en una hoja de clculo independiente (oculta si
fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.
9. Asegrese de que est activada la casilla Celda con lista desplegable.

10. Para especificar cmo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active o
desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas que tiene un

nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar de ese rango, al
seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba en la
celda validada. Esto tambin se cumple para cualquier celda a la que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si cualquier celda a la que se hace
referencia est en blanco, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que
cualquier valor se escriba en la celda validada.

11. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la
configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como
espera.

NOTAS:

Tras crear su lista desplegable, asegrese de que funciona de la manera que quiera.
Por ejemplo, puede que quiera comprobar si la celda es lo bastante ancha para
mostrar todas sus entradas.
Si la lista de entradas para lista desplegable est en otra hoja de clculo y desea
evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, piense en ocultar y proteger dicha
hoja de clculo. Para obtener ms informacin acerca de cmo proteger una hoja
de clculo, vea Bloquear celdas para protegerlas.
Eliminar validacin de datos: seleccione la celda o celdas que contienen la
validacin que desea eliminar, luego vaya a Datos > Validacin de datos y en el
dilogo de validacin de datos, presione el botn Borrar todo y despus Aceptar.
 MS SOBRE VALIDACIN DE DATOS (tema avanzado)

Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

IMPORTANTE: Este artculo se ha traducido con traduccin automtica; vea

la declinacin de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versin
en ingls de este artculo aqu.

NOTA: Este es un tema avanzado en validacin de datos. Para obtener una

introduccin a la validacin de datos y cmo validar una celda o un rango,
vea Agregar validacin de datos a una celda o un rango.

Puede usar la validacin de datos para restringir el tipo de datos o valores que los
usuarios inserten en las celdas. Por ejemplo, puede usar la validacin de datos para
calcular el valor mximo permitido en una celda basndose en un valor en otro lugar
del libro. En el ejemplo siguiente, el usuario escribi abc, que no es un valor
aceptable de dicha celda.
 Cundo es til la validacin de datos?

Validacin de datos es sumamente til cuando desea compartir un libro con otros
usuarios y desea que los datos que ha escrito para sean exactos y
coherentes. Entre otras cosas, puede usar la validacin de datos para lo siguiente:

Restringir entradas a elementos predefinidos de una lista, por ejemplo, puede

limitar las selecciones de departamento de un usuario a contabilidad, nminas, HR,
entre otros.
Restringir los nmeros fuera de un intervalo especfico, por ejemplo, puede
especificar una entrada de mximo porcentaje de aumento de valor anual de un
empleado, vamos a Supongamos, por ejemplo 3%, o permitir que solo un nmero
entero entre 1 y 100.
Restringir fechas fuera de un perodo de tiempo determinado, por ejemplo, una
hora de empleado solicitud, puede impedir que un usuario seleccionar una fecha
anterior a la fecha de hoy.
Restringir horas fuera de un perodo de tiempo determinado, por ejemplo,
puede especificar la programacin de 8:00 A.M. a 5:00 de la reunin.
Limitar el nmero de caracteres de texto, por ejemplo, puede limitar el texto en
una celda de 10 caracteres permitido.
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas, por ejemplo, puede usar
la validacin de datos para establecer un lmite mximo de comisiones y
bonificaciones segn el valor de nminas proyectado general. Si los usuarios
escriben ms de la cantidad de lmite, aparecer un mensaje de error.

Entrada de validacin de datos y mensajes de Error

Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario selecciona la
celda. Mensajes de entrada se usan normalmente para ofrecer a los usuarios
instrucciones sobre el tipo de datos que desee introducir en la celda. Este tipo de
mensaje aparece cerca de la celda. Puede mover este mensaje si desea y sigue
estando visible hasta que se mueve a otra celda o presione Esc.

Configurar el mensaje de entrada en la segunda ficha validacin de datos.

Una vez que los usuarios obtengan utilizado para el mensaje de entrada, puede
desactivar la opcin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda .

Tambin puede mostrar un Mensaje de Error que aparece despus de que los
usuarios escriben datos no vlidos.
 Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icon Tipo Se usa para

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda.

Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que son vlidos, sin impedir que se escrib

Cuando aparezca un mensaje de alerta de Advertencia , los usuarios puede

clic en S para aceptar la entrada no vlida, No para editar la entrada no v
en Cancelar para quitar la entrada no vlida.
Informacin Informar a los usuarios que los datos que son vlidos, sin impedir que se escrib
tipo de alerta de error es el ms flexible.

Cuando aparezca un mensaje de alerta de informacin , los usuarios ha

en Aceptar para aceptar el valor no vlido o Cancelar para rechazarlo.

Sugerencias para trabajar con la validacin de datos

Use estas sugerencias para trabajar con la validacin de datos en Excel.

NOTA: Si desea usar la validacin de datos con libros en servicios de Excel o Excel
Web App, deber crear la validacin de datos en la versin de escritorio de Excel
en primer lugar.

El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que tiene
la validacin de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para
evitar truncar el ancho de las entradas vlidas que son mayores que el ancho de la
lista desplegable.
Si va a proteger la hoja de clculo o libro, proteger despus de que haya terminado
de especificar cualquier configuracin de validacin. Asegrese de que desbloquea
 cualquier celda validada antes de proteger la hoja de clculo. En caso contrario, los
usuarios no podrn escribir datos en las celdas. Vea proteger una hoja de clculo.
Si va a compartir el libro, compartir solo cuando haya terminado de especificar la
configuracin de validacin y la proteccin de datos. Despus de compartir un libro,
no podr cambiar la configuracin de validacin a menos que dejar de compartir.
Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No
obstante, Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes
contienen datos no vlidos. En este escenario, puede resaltar los datos no vlidos
indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja de clculo. Una vez que
haya identificado los datos no vlidos, puede ocultar los crculos nuevamente. Si
corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer automticamente.

Para aplicar los crculos, seleccione las celdas que desea evaluar y vaya
a datos > Herramientas de datos > Validacin de datos > Crculo datos no
vlidos.

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccinelo y, a

continuacin, vaya a datos > Herramientas de datos > Validacin de
datos > configuracin > Borrar todo.
Para encontrar las celdas de la hoja de clculo que tengan validacin de datos, en
la ficha Inicio , en el grupo Edicin , haga clic en Buscar y seleccionary, a
continuacin, haga clic en Validacin de datos. Una vez que haya encontrado las
celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la
configuracin de validacin.
Al crear una lista desplegable, puede usar el comando Definir
nombre (fichafrmulas , grupo Nombres definidos ) para definir un nombre para
el rango que contiene la lista. Despus de crear la lista en otra hoja de clculo,
puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y, a continuacin, proteger el
libro para que los usuarios no tienen acceso a la lista.
Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se
pueden aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma
configuracin. Para ello, en la pestaa Configuracin, active la casilla Aplicar
estos cambios a otras celdas con la misma configuracin.
 Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que:
o Los usuarios no estn copiando o rellenando datos - validacin de datos est
diseada para mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los
usuarios escriban datos directamente en una celda. Cuando se copian o rellenan
datos, no aparecen los mensajes. Para evitar que los usuarios copiar y rellenar datos
mediante arrastrar y colocar celdas, vaya
a archivo > Opciones > Avanzadas > Opciones de edicin > Borrar
controlador Habilitar relleno y las celdas de arrastrar y colocar casilla de
verificacin y, a continuacin, proteger la hoja de clculo.
o Actualizacin manual est desactivada - si est activado el reclculo manual, las
celdas no calculadas pueden impedir que datos validando correctamente. Para
desactivar el reclculo manual, vaya a la pestaa frmulas >
grupo clculo > Opciones de clculo > haga clic en automtico.
o Las frmulas no contienen errores : asegrese de que las frmulas en celdas
validadas no provocar errores, como por ejemplo #REF! o #DIV/0!. Excel pasa por
alto la validacin de datos hasta que corregir el error.
o Las celdas que se hace referencia en las frmulas son correctas : si una celda
de referencia cambia para que una frmula en una celda validada calcula un
resultado no vlido, no aparecer el mensaje de validacin de la celda.
o Tabla de Excel podra estar vinculado a un sitio de SharePoint : no se puede
agregar validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio de
SharePoint. Para agregar validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o
convertir la tabla de Excel en un rango.
o Es posible que actualmente se escribiendo datos - comando la validacin de
datos no est disponible mientras se introducen datos en una celda. Para terminar
de escribir los datos, presione ENTRAR o ESC para salir.
o La hoja de clculo podra estar protegido o compartido - no puede cambiar la
configuracin de validacin de datos si el libro est compartido o est protegido.
Debe dejar de compartir o desproteger el libro en primer lugar.

Cmo actualizar o quitar validacin de datos en un libro heredado

Si se hereda un libro con validacin de datos, puede modificar o quitar a menos que
la hoja de clculo est protegida. Si est protegido con una contrasea no sabe que
deber intentar ponerse en contacto con el propietario anterior para ayudarle a
desproteger la hoja de clculo, Excel no tiene ninguna forma recuperar contraseas
desconocidas o perdidas. Puede tambin copiar los datos en otra hoja de clculo y,
a continuacin, quite la validacin de datos.

Si una alerta de validacin de datos al tratar de especificar o cambiar datos en una

celda, y */*no tiene claro lo que desea especificar, pngase en contacto con el
propietario del libro.