Normas y procedimientos

Concepto de normas y procedimientos

Se definen que son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras. Son
verdaderos guas de accin mas bien que depensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas
actividades deben cumplirse.
Segn Melinkoff, R(1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las
actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores".
Es un trmino que hace referencia a la accin que consiste en proceder, que significa actuar de una forma
determinada. El concepto, por otra parte, est vinculado a un mtodo o una manera de ejecutar algo.
Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de
manera eficaz. Su objetivo debera ser nico y de fcil identificacin, aunque es posible que existan diversos
procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan ms o
menos eficiencia.
"El procedimiento fue un xito: logramos incautar ms de treinta kilogramos de mercadera
ilegal", "No conozco cul es el procedimiento para solicitar un adelanto de sueldo", "Si sigues el
procedimiento habitual, no tendrs ningn problema para cumplir con la tarea que te indiqu".
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS; Gmez F. (1993) seala que: " El principal objetivo del
procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores
del tiempo, esfuerzo y dinero".
IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS; El hecho importante es que los procedimientos existen a todo
lo largo de una organizacin, aunque, como seria de esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos en los
niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la accin, de los trabajos
rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.
Segn Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a
realizar los trabajos administrativos para su mejor funcin en cuanto a las actividades dentro de la
organizacin".
Caractersticas de los procedimientos
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes caractersticas de procedimientos:

No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada situacin en particular.

-Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicacin continua y
sistemtica.

-Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes caractersticas de procedimientos:

-Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como
un sistema.

Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere especficamente a como un empleado
ejecuta una determinada actividad en su trabajo.

Por no ser una actividad especifica. Una actividad especfica es la que realiza un empleado como parte de
su trabajo en su puesto. (p.53)
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS; Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El aumento del
rendimiento laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y contribuye a llevar una
buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin".
ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS; Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:

Identificacin. Este titulo contiene la siguiente informacin; Logotipo de la organizacin, Denominacin y

extensin (general o especfico) de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la
misma.
 .- Lugar y fecha de elaboracin.

.- Numero de revisin.

.- Unidades responsables de su revisin y/o autorizacin

.- ndice o contenido; Relacin de los captulos que forman parte del documento.

.- Introduccin; Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, rea de aplicacin e importancia de

su revisin y actualizacin.

.- Objetivos de los procedimientos; Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los
procedimientos.

.- reas de aplicacin o alcance de los procedimientos.

.- Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los procedimientos en cualquiera
de sus fases.

.- Polticas o normas de operacin; En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de
accin que se determinan para facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los
procedimientos.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS; Munich G. Y Martnez G.(1979) Consideran que los procedimientos
administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y especificas". (p.
99)
Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los procedimientos administrativos son: "Una serie
de tareas relacionadas que forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a desempear"
(p.32)
Ante lo relacionado en las citas del prrafo anterior se puede conceptuar el procedimiento administrativo como
un instrumento administrativo que apoya la realizacin del que hacer cotidiano en donde ellos consignan, en
forma metdica las operaciones de las funciones.
La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los mismos:

Establecer el orden lgico que deben seguir las actividades.

Promueven la eficiencia y la optimizacin.

Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quin debe ejecutarlas y cundo.
BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Segn Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en:

Aumento del rendimiento laboral.

Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.

Contribuye a llevar una buena coordinacin y orden en las actividades de la organizacin.

Clasificacin de los procedimientos
Descripcin de los procedimientos
El conjunto de elementos que constituyen la estructura de un procedimiento especfico es el siguiente:
Portada; Todo procedimiento tendr una primera pgina, denominada portada, en la que aparecern los
siguientes tems:
ENCABEZADO
Aparecer en todas las pginas del documento, en l aparecer y se indicar:

Logotipo de la empresa.

Consideracin de procedimiento mediante la cabecera PROCEDIMIENTO ESPECFICO

Numero de revisin y fecha de la misma.

Entrada en vigor del procedimiento, desde su edicin inicial.

TTULO DEL PROCEDIMIENTO
Titulacin del procedimiento que se desarrollar segn la siguiente codificacin:

PRE: Siglas indicativas de Procedimiento Especfico.

ORGANIZACIN: Abreviatura correspondiente a la organizacin.

XX: Pareja de dgitos que har referencia al captulo de la norma ISO 9001 en el que se encaja el
procedimiento.

YY: Nmero que corresponde al procedimiento dentro del mismo captulo de la norma ISO 9001.
INDICE
Se reflejarn en l todos los apretados del procedimiento.
RECUADROS

Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisin del Procedimiento.

Fecha en la que se ha realizado la revisin del Procedimiento.

Firma de la persona que ha realizado la revisin del Procedimiento.

Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobacin del Procedimiento.

Fecha en la que se ha realizado la aprobacin del Procedimiento.

Firma de la persona que ha realizado la aprobacin del Procedimiento.

PIE DE PAGINA
En el pie se indicar lo siguiente:

PRE-ORGANIZACIN-XX-YY. Segn lo indicado anteriormente.

Nombre del procedimiento

Nmero de pginas: nmero de la pgina y nmero total de pginas.

1 OBJETO
Este apartado es obligado y se numera con el 1.
En l se expondr la actividad o actividades que se describen en el documento.
2 ALCANCE
Este apartado es obligado y se numera con el 2.
Aqu se delimita el mbito de aplicacin de las actividades recogidas en el punto 1 (objeto).
3 REFERENCIAS
Este apartado es obligado y se numera con el 3.
Se incluir un listado con todas las normas, documentos, captulos del manual de calidad, procedimientos u
otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicacin del documento.
4 DEFINICIONES
Este elemento es obligado y se numera con el 4.
Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redaccin del documento y
cuya interpretacin pudiera inducir a error o que bien no sea de uso comn. En el caso de que no se
considere necesaria la definicin de ningn trmino de los recogidos en el procedimiento, se podr omitir esta
clusula eliminando este ttulo y su numeral del conjunto del procedimiento.
5 RESPONSABILIDADES
Este apartado es obligado y se numera con el 5.
Aqu se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los distintos aspectos que se
contemplen en el documento.
Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente.
La explicacin de estas responsabilidades debe ser clara, concreta y sucinta.
6 DESARROLLO
Este apartado es obligado y se numera con el 6.
Aqu se describen, por orden cronolgico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son
objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptacin/rechazo, medios a utilizar,
calificacin del personal; si procede.
7 REGISTROS
Este elemento es obligado y se numera con el 7.
En l se recoger el ttulo de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.
8 LISTA DE DISTRIBUCIN
Este apartado es obligado y se numera con el 8.
Se deben indicar los puestos de la organizacin que han de disponer de una copia controlada del documento.
9 HISTORIAL DE REVISIONES
Este apartado es obligado y se numera con el 9.
Se indicar el nmero de la Revisin del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado u las causas
del cambio.
La informacin se recoger en una tabla.
10 ANEXOS
Este apartado es obligado y se numera con el 10.
Se indicarn todos los anexos del procedimiento, se numerarn (con cifras arbigas) y se incluir el ttulo y
referencia.
Como anexos se incluirn, siempre que se considere oportuno, los diagramas de flujo que sean necesarios
para realizar una descripcin sinptica deldesarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de
los modelos o formatos de los registros generados por stas.
Los anexos, si existen y cuando procedan, llevarn...
Identificacin en la parte superior.
Pie de pgina con la referencia:
FRCXXYYYZZ
Donde:

FRC: Es el indicativo de Formato de Registro de Calidad.

XX: Su nmero de orden en el procedimiento.

PRE-EMPRESA
 YYYY: Referencia del procedimiento al que pertenecen.

ZZ: Nmero de la Revisin del Anexo.

Recomendaciones
La mejor manera de aprender a hacer un procedimiento es conociendo y analizando otros procedimientos. Por
ello se recomienda que como primer paso, antes de aplicar la gua que se incluye en esta prctica, se proceda
a consultar la informacin que se facilita y a buscar en Internet cualquier ejemplo de esta ndole.
Muy relacionado con la especificacin de procedimientos es el desarrollo de normas. En este caso la mejor
gua es el documento XXX de AENOR y la mejor manera de aprender sobre el tema es leer y analizar un
conjunto de normas. Como se podr apreciar, existe una clara similitud entre los contenidos que se
establecen para los procedimientos y los de las normas.
Redaccin de los pocedimientos
A.- OBJETIVO; Establecer las pautas para el diseo y la metodologa para la confeccin de procedimientos e
instrucciones de trabajo.
B.- ALCANCE; Este procedimiento es de aplicacin a todos los documentos que establezcan procedimientos
o instrucciones de trabajo.
C.- REFERENCIAS; No hay referencias para este procedimiento
D.- DEFINICIONES
Procedimiento: Descripcin escrita, detallada y secuencial de la forma en que se debe llevar a cabo una
actividad a travs de las funciones operativas que intervienen en la ejecucin de la tarea o trabajo que se
regula.
Instruccin de trabajo : Descripcin escrita de las pautas centrales de como se debe llevar a cabo una tarea
que admite variantes en su realizacin, que deben ser resueltas en cada caso especfico y ante la situacin
particular, guindose por las normas generales de la profesin u oficio que se hace cargo de las funciones
operativas.
E.- RESPONSABILIDADES
Todo el personal es responsable de la aplicacin de este procedimiento.
F. DESCRIPCIN
F.1 F.1.1 Se utilizar el formato definido en la plantilla del documento denominada proced01.dot de
MSWORD 6.0 disponible en el sistema.
F.1.2. La fuente de escritura ser ARIAL NARROW en tamao 11 puntos.
F.2. El procedimiento debe llevar una cartula segn el modelo del Anexo 1.-
F.3. Los anexos se deben identificar con nmeros arbigos correlativos: 1, 2, etc..
F.4. Las hojas se numerarn en forma automtica correlativamente, extendiendo se la numeracin a los
anexos inclusive.
F.5. En la cartula se debe consignar el nmero total de hojas que contiene el documento, incluida esta, y
excluyendo los anexos.
REF: PO/04
F.6. Encabezamiento :
Se utilizarn las facilidades de "encabezamiento y pie de pgina" del programa de procesamiento de
textos.
F.6.1. En la izquierda, automticamente ir el nombre de la organizacin, en maysculas y negrita.
F.6.2. En el centro va el nombre del procedimiento, en maysculas y negrita
F.6.3. El nombre del procedimiento debe ser conciso y dar idea cabal del contenido, se iniciar con la
palabra PROCEDIMIENTO o INSTRUCCIN, segn sea el caso.
F.6.4. En la derecha aparecer: la referencia del documento, el nmero de pginas y el nmero total de
pginas del documento, el nmero de revisin y la fecha.
F.7. F.7.1. Ttulos principales:
Se utilizarn MAYSCULAS (Negrita) para el texto y se ordenarn alfabticamente en forma correlativa A, B,
C, etc..
F.7.2. Ttulos secundarios:
Se iniciarn con maysculas y continuarn con minsculas, y se ordenarn con la misma letra del ttulo
principal seguido de nmeros arbigos correlativos : F.1.-, F.2.-, F.3.-, etc..
F.7.3. Otros ttulos secundarios : Se iniciarn con maysculas y continuarn con minsculas, y se ordenarn
con la misma letra del ttulo principal seguido de nmeros arbigos correlativos en el primer nivel y en el
segundo : F.1.1-,
F.1.2-, F.1.3.-, etc..
F.7.4. tems dentro de otros ttulos secundarios: Se iniciarn con maysculas y continuarn con minsculas, y
se ordenarn con la misma letra del ttulo principal seguido de nmeros arbigos correlativos en el primer nivel
y en el segundo, correspondiendo a los tems letras minsculas correlativas : .F1.1.a.-, F.1.1.b.-, F.1.1.c.-, etc..
F.8. Contenido en secciones del formato: Todos los procedimientos o prcticas de trabajo tendrn las
siguientes secciones en este orden y con el siguiente significado :
A.- OBJETIVO/OBJETIVOS
Enunciado conciso de lo que se quiere lograr con el procedimiento o prctica de trabajo.
B.- ALCANCE
Campo de accin en el que el procedimiento o prctica va a aplicarse, puede ser no solo indicativo sino
tambin restrictivo.
REF: PO/04
C.- REFERENCIAS
Procedimientos relacionados que deben respetarse (incluso otros documentos ajenos al
Sistema de Calidad).
D.- DEFINICIONES
Se consignarn :
.- Las definiciones no usuales para la profesin u oficio.
.- Las indicativas que sean necesarias para hacer inequvoca la aplicacin del
procedimiento o prctica.
.- Se indicarn con detalle las abreviaturas y siglas que se utilizarn en la redaccin.
E.- RESPONSABILIDADES
Se indicar quien o quienes son responsables de la realizacin de la tarea descrita en el procedimiento o de
sus partes. No se utilizarn nombres propios, en cambio se usar el cargo o funcin del que debe llevar a
cabo la tarea o tareas.
F.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
Se har una descripcin detallada y secuencial de los pasos que constituyen la tarea o trabajo a realizar, ya
se trate de una procedimiento o de una instruccin de trabajo.
Cuando sea posible, se completar la descripcin escrita con diagramas de flujo descriptivos de la secuencia
desarrollada.
Esta porcin es el ncleo del procedimiento, y si bien se debe ser completa no debe extenderse con un nivel
de detalle que dificulte su uso. Todos los procedimientos y prcticas estn hechos para
personas que tienen un grado de conocimiento del oficio o profesin que ejerce la tarea.
Si bien los Procedimientos y Prcticas son un complemento de la formacin en los modos y formas del
trabajo, no son el nico y completo instrumento que debe utilizarse y debe haber conocimientos previos de las
bases del oficio o profesin para aplicarlo.
Utilice el modo IMPERATIVO IMPERSONAL para la redaccin de procedimientos o el INFINITIVO para
prcticas de trabajo y nunca el CONDICIONAL.

Los procedimientos, sus caractersticas y especificidades en el mbito contable

1. Generalidades sobre manuales y procedimientos

2. Los manuales de procedimientos dentro del control interno
3. Las operaciones de pago. Principios de control interno inherentes a las operaciones de pago
4. Bibliografa

Este captulo aborda los aspectos conceptuales sobre manuales y procedimientos mediante la consulta de
la bibliografa existente. Las normativas para el diseo de los manuales y procedimientos y el control interno
para las operaciones de pago.
1.1 Generalidades sobre manuales y procedimientos.
En el desarrollo de este epgrafe se describen las caractersticas generales de los manuales de
procedimientos a partir del concepto de Contabilidad.
En el ao 1966 en una reunin del comit de la Asociacin Americana de Contabilidad se defini la
contabilidad como el proceso de identificar, medir y comunicar informacin econmica para permitir juicios
informados y decisiones por parte de los usuarios de la informacin. Segn esta definicin la contabilidad no
solo describe acontecimientos pasados, sino que tambin hacen estimaciones, aspecto importante siempre
que el resultado sea de utilidad para los usuarios en la toma de decisiones.
Segn Horngren, (1983) la contabilidad son todos aquellos procedimientos que se utilizan para registrar los
acontecimientos ocurridos en la vida de una organizacin, clasificarlos y resumirlos de una manera
significativa.
La Contabilidad tiene una larga historia, y "diferentes funciones, pero su principal objetivo es suministrar,
cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada en base a registros tcnicos, de las
operaciones realizadas por un ente pblico o privado" (Redondo, 1989)
En el concepto de Contabilidad muchos autores han emitido su criterio, por ejemplo:
"Contabilidad es el nombre genrico de todas las anotaciones, clculos y estados numricos que se llevan a
cabo en una empresa con el objeto de proporcionar: Una imagen numrica de lo que en realidad sucede en la
vida y en la actividad de la empresa, es decir conocer su patrimonio y sus modificaciones. Una base en cifras
para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones. La justificacin de la correcta gestin de
los recursos de la empresa" (Goznes y Goxen).
Para Araceli Sito, (1998) la Contabilidad "es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en
trminos monetarios la actividad econmica que acontece en una entidad", con "el propsito de proporcionar
informacin sobre una entidad econmica... de forma tal que sirva de ayuda en la planificacin y control de las
actividades de la entidad"
El registro completo de las actividades de una entidad implica un gran volumen de datos, de ah la necesidad
de clasificar la informacin en grupos o categoras por ejemplo: las transacciones a travs de las cuales se
recibe o se paga efectivo.
Registrar, clasificar y resumir informacin contable es el inicio de un proceso que incluye algo ms que la
creacin de la informacin. Involucra tambin la comunicacin de sta informacin a quienes estn
interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar a la toma de decisiones.
La contabilidad se encuentra en constante cambio, en estudio. Diversos organismos y tratadistas la enfocan
desde diferentes ngulos, pero con la mayora de los objetivos en comn.
Se puede resumir que es una tcnica en constante evolucin basada en conocimientos razonables y lgicos,
que tiene como objetivo fundamental, registrar y sintetizar las operaciones financieras de una entidad e
interpretar sus resultados.
El autor Villasmil, (2009) plantea que para lograr que la contabilidad refleje con exactitud la informacin
financiera y con ello ayudar en la toma de decisiones, se debern realizar: registros con bases en sistemas y
 procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones. Se clasificarn las operaciones registradas
como medio para obtener los objetivos propuestos y se interpretarn los resultados con el fin de dar
informacin detallada y razonada.
Para que todo esto se logre los procesos deben quedar organizados en forma de Manual de Procedimientos.
Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, se destaca lo relativo a los
manuales de procedimientos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientacin precisa
que requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o
de ejecucin, pues son una fuente en las que se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado
para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado.
Estos representan una herramienta indispensable para toda empresa u organizacin, ya que les permite
cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Para poder ejecutar sus actividades de
manera efectiva necesitan poner en prctica ciertas tcnicas y mtodos que conllevan a desarrollar
coordinadamente las operaciones. Dentro de estas tcnicas se encuentran los procedimientos
como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias.
Segn el diccionario Larousse se define la palabra Manual como el libro que contiene nociones bsicas de
una materia.
Se puede entender por Manual la herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus
funciones tanto administrativas como operativas, contribuyendo al cumplimiento de lo establecido por leyes,
resoluciones y decretos, con el objetivo de lograr un eficiente Control Interno, impidiendo que el proceso se
interrumpa (Valdivia. 1992).
Segn Reyes (2010), un manual es de suyo emprico, variable y fcil de comprender, significa un folleto, libro,
carpeta etc., en los que de manera fcil de manejar se concentran en forma sistmica, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto, orientan y uniforman la conducta que se presenta entre
cada grupo humano en la empresa.
En el libro Herramientas para el Contador se define el Manual Administrativo, como el conjunto
de normas de administracin, reglamentaciones, polticas y procedimientos preparados por la direccin,
realizado por y para los trabajadores de la empresa (Ros, 2008).
Para el logro de los objetivos de una entidad se debe contar con Manuales ya que estos constituyen una
herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto administrativas como
operativas lo que contribuye a dar cumplimiento al cuerpo legal establecido en el pas, con el objetivo de
lograr un buen Control Interno de los recursos, impidiendo que el proceso se interrumpa.
Los Manuales Administrativos son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin para
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin, antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas y procedimientos, as como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo de sus tareas.
El transcurso del tiempo es testigo de que el uso de manuales presenta ventajas, dado que son fuente
permanente de informacin sobre las prcticas generales de las empresas, logran un compendio total de las
funciones y procedimientos que desarrolla una organizacin. Son una herramienta de apoyo en
el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados, determinan la responsabilidad de cada puesto y su
relacin con otros puestos de la organizacin y representan una gua regida por normas para que el usuario
no tenga que acudir a la toma de decisiones ni a criterios personales en el momento de actuar, adems
mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la
excusa del desconocimiento de las normas vigentes; facilitan el control por parte de los supervisores de las
tareas delegadas al existir un instrumento que define la responsabilidad y brindan soluciones a situaciones
que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Poseer Manuales brinda ventajas pero a su vez tambin tiene limitaciones, ya que constituyen una
herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar; exigen
una permanente actualizacin para no perder su vigencia y convertirse en inutilizable; su utilidad se ve
limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y por tanto la
comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
Dentro de los Manuales Administrativos se pueden encontrar los siguientes:
Manuales de Organizacin
Manuales de Procedimientos
Manuales de Polticas
Manuales para Especialistas
Manual del Empleado
Manual de contenido mltiple.
Manuales de Finanzas
Manuales del Sistema
Los ms utilizados son los Manuales de Organizacin y los Manuales de Procedimientos que constituyen el
punto de referencia para elaborar los dems tipos de manuales, en ellos se describen los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura.
Los Manuales de Organizacin presentan una determinada estructura, esta contiene: portada del manual, hoja
de identificacin de firmas, ndice, introduccin o presentacin, antecedentes histricos, marco jurdico de la
entidad, estructura orgnica, atribuciones, organigrama general, cartula, organigramas especficos y
estructura funcional. (Ros, 2008).
En el libro Herramienta para el Contador se plantea que los Manuales de Organizacin contemplan la forma
en que se integra y coordina una organizacin. Constituye un instrumento de referencia para elaborar otros
tipos de Manuales como son los de Procedimientos y Polticos. Constituyen la revisin pormenorizada de la
organizacin formal de cualquier institucin, que se realiza a travs de la descripcin de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura. Es
comn que dicho Manual de Organizacin refleje una informacin detallada sobre los antecedentes histricos,
las atribuciones, el marco jurdico de la unidad organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones y las
lneas de comunicacin y coordinacin que se debe dar en una unidad organizativa, dependencia o unidad
administrativa. La existencia del mismo es un valioso instrumento de control para organizar la supervisin de
tareas y funciones, resolver los conflictos de autoridad y la separacin de responsabilidades de los procesos
de la organizacin.
Tomando en cuenta las caractersticas y necesidades de una entidad organizativa que intenta definir sus
funciones los Manuales de Organizacin se pueden clasificar en:
Manuales Generales de Organizacin.
Manuales Especficos de Organizacin. (Ros, 2008)
Los primeros son aquellos que abarcan todas las unidades administrativas de la empresa, mientras que los
especficos se ocupan de una parte, ejemplo: un departamento en particular.
Los planteamientos expuestos sobre los Manuales de Organizacin estn interrelacionados porque queda
bien claro que los mismos dejan detallado por escrito la organizacin formal a travs de la descripcin de los
objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo componiendo su estructura
y el tipo de informacin que contienen.
El Manual de Procedimientos es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los
que se canalizan las actividades operativas de la empresa, como la declaracin de normas de funcionamiento
bsicas a las cuales debern ajustarse los miembros de la misma.
Al igual que en los Manuales de organizacin, no existe un patrn ni una forma nica para la elaboracin de
un Manual de procedimientos, as como tampoco existe uniformidad en su contenido, ya que estos se disean
considerando las necesidades y formas de trabajo especficas de las instituciones.
Como Manual de Procedimientos Terry (2011) afirma que es una expresin formal de todas las informaciones
e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la
direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Otro concepto de Manual de Procedimientos segn Graham (2011) es que: los manuales presentan sistemas
y tcnicas especficas, que sealan el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal
de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo.
En resumen se puede decir que Manual de Procedimientos es la herramienta que define tareas y
responsabilidades, detallando procesos, funciones especficas y lgicas a seguir por el usuario para lograr
la eficiencia en el control.
Partiendo de las definiciones anteriores se asume como manual de procedimiento al conjunto de
procedimientos o acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de esta y un
eficiente control interno.
Los Manuales de Procedimientos son documentos que se elaboran segn las necesidades de la entidad,
proceso o subsistema, por lo que no tienen que ser exactamente iguales los manuales confeccionados por
distintas entidades, ni siquiera cuando estas sean similares, no obstante casi todos los manuales coinciden en
la estructura; parten de una introduccin, definen los objetivos de los procedimientos, las polticas y normas de
procedimiento, los responsables de su utilizacin, diagrama de flujo y la descripcin narrativa de los
procedimientos entre otros detalles.
Para la elaboracin de un Manual hay que hacer una recopilacin de informacin, a lo que se puede llamar
delimitacin del universo de estudio, definir y delimitar el trabajo para estar en posibilidad de actuar en l, para
lo cual hay que realizar un estudio preliminar como paso indispensable para conocer, de forma general las
funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con la necesidad de un
manual se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de
la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y
en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
 Cada entidad debe poseer manuales de procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la
organizacin y autocontrol de las diferentes actividades y para la confeccin de estos es necesario tener en
cuenta las regulaciones vigentes.
Si el diseo del manual de procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los
requerimientos especficos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento
debido y preciso. Entonces se puede decir que si existe un manual correctamente elaborado y se utiliza
debidamente se estara en presencia de un eficiente control interno.
En resumen los Manuales de Procedimientos son de suma importancia para lograr la economa eficiencia
y eficacia de las operaciones, constituyendo una gua a seguir, la que tiene que permanecer actualizada para
ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores existentes permitiendo la mejora
continua del sistema de control interno.
Definicin de procedimiento.
Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en prctica ciertas
tcnicas y mtodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro de estas tcnicas se
encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias.
A tal efecto. Gmez, R. (2002), plantea que los procedimientos tienen una actuacin muy importante en la
consecucin de los objetivos de toda organizacin progresista, puesto que estos indican la manera de ejecutar
las diferentes rutinas laborales que all se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas.
Segn Melinkoff, (1990) los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades
a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminucin de errores.
Al respecto, Gmez F. (1993) seala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor
forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero.
En el libro Herramientas del Contador se expresa que procedimiento es el conjunto de documentos que
describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operacin o funcin que se
realiza en la unidad organizativa. (Ros, 2008)
Segn Florencia (2010) el trmino procedimiento, se refiere a la accin, modo de proceder o mtodo que se
implementa para llevar a cabo ciertas cosas o tareas. Bsicamente, un procedimiento consiste de una serie de
pasos bien definidos que permitirn y facilitarn la realizacin de un trabajo de la manera ms correcta y
exitosa posible.
A partir de las definiciones anteriores se asume como definicin lo siguiente: procedimiento es un mtodo o
una manera de ejecutar algo. En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar
una labor de manera eficaz. Su objetivo debera ser nico y de fcil identificacin, aunque es posible que
existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y
que ofrezcan ms o menos eficiencia.
Caractersticas de los procedimientos
Las principales caractersticas de los procedimientos segn Melinkoff (1990), consisten en que no son de
aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender de cada situacin en particular, son de gran
aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicacin continua y sistemtica y son
flexibles y elsticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
Desde otro punto de vista Gmez G (1997) se enfoca en las siguientes caractersticas de procedimientos:
Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
Mtodo de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.
No se centran en una actividad especfica. Un procedimiento est compuesto por varias actividades que a su
vez contienen tareas.
Clasificacin de los procedimientos
La organizacin administrativa en una institucin puede establecerse a travs de la clasificacin de los
procedimientos en dos grandes grupos
Procedimientos contables
Procedimientos no contables
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos
aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del anlisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada
uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos
contables, son los siguientes:
Recepcin de inventarios
Ventas de productos
Fabricacin de productos
Registro de estimaciones
Destruccin de inventarios
Gestin de pago
 Pago de Nmina y estipendio
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como
procedimientos contables de acuerdo con la definicin dada al principio, permite conocer en profundidad todas
las posibles operaciones que pueden a afectar la entidad. Cuando se est realizando el anlisis de todos los
procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos
clasificables como procedimientos contables. Por su parte los procedimientos no contables son aquellos
que no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los
siguientes:
Procedimiento para contratacin de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
Cada entidad debe poseer procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la organizacin
y autocontrol de las diferentes actividades y para la confeccin de estos es necesario tener en cuenta las
regulaciones vigentes.
Es necesario cuando se est diseando cualquier procedimiento, se debe tener presente algunos aspectos
esenciales que redundan en el xito de la implementacin final. Se deben tener en cuenta las siguientes
recomendaciones:
Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento. Esto debido a que los procedimientos deben ser
acordes a los clientes que los utilizaran en su cotidiano trabajo. Un procedimiento que no sea adecuado
al cliente, puede ser determinante en la calidad de la informacin que se reciba.
Determinar la informacin que en realidad sea relevante para la empresa cuando se disee un procedimiento.
Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadsticas o las bases de datos que se requiere
rescatar en un proceso. El exceso de informacin, en ocasiones innecesaria, intil, repetida o inadecuada
puede llevar a que la calidad de la informacin no sea la mejor, o que toda la informacin no sea plasmada en
el documento.
Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la informacin que se requiere, y poder centrar el
proceso en la bsqueda de la calidad de la informacin. Es muy comn que en diferentes procedimientos se
requiera o se incluya diligenciar una informacin. En ocasiones esto es necesario para confrontar, controlar y
hacerle seguimiento a un proceso. No obstante, se deben seleccionar muy bien las fuentes generadoras de
informacin debido a que una fuente inadecuada le puede acarrear grandes problemas y prdidas de tiempo a
causa de falsas alarmas. Una fuente adecuada debe ser aquella que genere un cliente cuyo manejo de esta
informacin hace parte de sus funciones bsicas de su cargo y su perfil le permite darle la suficiente
importancia y conocimiento de dicha informacin.
El diseo de un procedimiento debe tener en cuenta el tipo de cliente al que va dirigido el procedimiento como
es el caso de su perfil, escolaridad y tipo de labor, adems de otros aspectos como es el lugar donde
generalmente se lleva a cabo el procedimiento.
Si el diseo de los procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los requerimientos
especficos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento debido y preciso.
Entonces se puede decir que si existe un procedimiento correctamente elaborado y se utiliza debidamente se
estara en presencia de un eficiente control interno. En resumen los procedimientos son de suma importancia
para lograr la economa, eficiencia y eficacia de las operaciones, constituyendo una gua a seguir, la que tiene
que permanecer actualizada para ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores
existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control interno.
En Cuba existe la normativa requerida para la confeccin de los manuales de contabilidad. En el epgrafe
siguiente se hace mencin y anlisis de la resolucin 54 del 24 de marzo de 2005, que establece los
elementos generales que deben contener los documentos normativos sobre contabilidad en las entidades,
como parte del sistema de control interno.
1.2 Los manuales de procedimientos dentro del control interno.
Segn la Resolucin No. 54 del 24 de marzo de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) las
empresas estatales, privadas y mixtas, grupos empresariales, uniones de
empresas, organizaciones econmicas estatales, unidades presupuestadas y entidades del sector cooperativo
y campesino, deben elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad
Gubernamental, un documento que contenga la base normativa contable de cada entidad, como parte del
Sistema de Control Interno, el documento que elabore la entidad a estos efectos, puede adoptar la forma de
Manual o de Reglamento, de manera independiente, o formar parte como Seccin de otros documentos
normativos de la empresa y deber ponerse en vigor por el mximo responsable de la entidad.
Por la importancia de que cada empresa u organismo tenga su propio Manual de Procedimientos actualizado
con todo lo establecido por la legislacin vigente en Cuba, cada entidad debe trabajar en la preparacin de
sus Manuales acorde a sus particularidades.
Segn dispone la Resolucin 54-2005 del MFP deber formar parte del Manual, entre otras, la informacin
siguiente:
De la Contabilidad General:
Se trata la organizacin del registro contable, subdivisiones para el registro de la informacin primaria en
reas, departamentos, divisiones, entre otros; en otro aspecto se refiere a las principales caractersticas de
explotacin del Sistema Contable Financiero, soportado sobre tecnologa de la informacin. Si procede se
debe detallar el sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisin de las
informaciones derivadas del mismo, bien sean: informatizadas, manual, parcialmente informatizado,
centralizado o descentralizado e integrado o no, adems se debe exponer el Nomenclador de Cuentas, que
precise cuentas, subcuentas y anlisis, tanto de uso general como especfico, que deben utilizarse en la
entidad.
Segn Resolucin 54-2005 del MFP, se debe elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y de
Contabilidad Gubernamental, manuales que contengan la base normativa contable de cada entidad, es por
ello que se hace mencin de las normas teniendo en cuenta las cuentas por pagar como activo de los estados
financieros.
Las Normas Cubanas de Contabilidad, entran en vigor mediante la Resolucin 235/05 del MFP. Estas normas
surgen como resultado del proceso de perfeccionamiento del ejercicio de la profesin contable que se lleva a
cabo en el pas. En este proceso ha tenido un lugar significativo las Normas Generales de Contabilidad para la
actividad empresarial, as como presupuestada, las cuales definen las Normas de Valoracin y Exposicin y el
Nomenclador de Cuentas, este ltimo recibi transformaciones a partir de la Resolucin 426-2012 del MFP.
Las normas de valoracin y exposicin puestas en vigor en la Resolucin No. 235/05 del MFP constituyen un
marco de referencia normativo, por intermedio del cual se registran los hechos econmicos y financieros sobre
bases predeterminadas y permanentes que aseguran la transparencia de la gestin en la entidad.
Las Normas Cubanas de Contabilidad estn armonizadas con las Normas Internacionales, acorde a las
caractersticas de la Economa Cubana y las normas concebidas son la Norma de Contabilidad No.1.
Presentacin de los Estados Financieros, la cual tiene como objetivo establecer las bases para la
presentacin de los Estados Financieros. La Norma de Contabilidad No.2 que expresa que la informacin
relacionada con los Flujos de Efectivo es til porque suministra a los usuarios de los Estados Financieros
informacin para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo,
as como sus necesidades de liquidez, lo que constituye un instrumento necesario para tomar decisiones
econmicas, pues permite a los usuarios evaluar la capacidad que la entidad posee, as como las fechas en
que se producen estos flujos y el grado de certidumbre relativa de la aparicin de los mismos. La Norma de
Contabilidad No.3 que establece el Contenido Mnimo de la Informacin Financiera Intermedio, adems
establece los criterios para el reconocimiento y la valoracin que deben seguirse en la elaboracin de los
Estados Financieros Intermedios, ya se presenten de forma completa o condensada. Esta Norma es de
aplicacin para la presentacin de todo tipo de Estados Financieros que se presente en perodos intermedios
del perodo contable anual, siguiendo las Normas Cubanas de Informacin Financiera.
En el proceso de elaboracin de los Estados Financieros pueden surgir dismiles situaciones entre ellas
cambios en las estimaciones contables y errores, para ello surge la Norma Cubana de Contabilidad No. 4 con
el objetivo de definir los criterios para seleccionar y modificar las Polticas Contables, as como el tratamiento
contable y la informacin a revelar acerca de los cambios en dichas polticas, de los cambios en
las estimaciones contables y de la correccin de errores.
En la elaboracin de los Estados Financieros no solo pueden presentarse situaciones como las anteriores sino
que tambin pudieran presentarse hechos posteriores a la fecha del balance y la Norma Cubana de
Contabilidad No.5 define cuando una entidad ajustar sus Estados Financieros por hechos posteriores a la
fecha del balance; y las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los Estados
Financieros han sido formulados o autorizados para su divulgacin, as como respecto a los hechos
posteriores a la fecha del balance. Esta Norma ser aplicable en la contabilizacin y en la informacin a
revelar correspondiente a los hechos posteriores a la fecha del balance y para la aplicacin de ajustes
retroactivos, la entidad deber contar con la aprobacin expresa de la Direccin de Poltica Contable del MFP
sobre la base de la legislacin fiscal vigente.
En la UCLV se encuentra diseado el Manual de procedimientos del sistema de contabilidad con el objetivo de
presentar de forma organizada y resumida las Normas y Procedimientos de dicho sistema, con el fin de
garantizar un eficiente control de los recursos materiales, humanos y financieros y propiciar una informacin
objetiva, fiable y oportuna para la toma de decisiones a los diferentes niveles de direccin.
Diseo de los Estados Financieros de la entidad:
Debe abordarse sobre los procedimientos a aplicar en cada subsistema contable, basado en las regulaciones
emitidas por los rganos estatales y los especficos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su
actividad y a los requerimientos de su organizacin y direccin. Estos procedimientos pueden contener
ejemplos ilustrativos del registro contable del hecho econmico. Adems debe incluir el diseo del conjunto
de modelos y documentos que se necesita utilizar en la entidad y las instrucciones para su confeccin.
De la Contabilidad de Costos:
La confeccin del Manual de Procedimientos contables presupone tambin los aspectos requeridos en la
Contabilidad de Costos que resulte consecuente con las normativas vigentes en esta materia, condicionados a
las particularidades de las actividades que desarrolla la entidad.
Otra regulacin existente en el pas que norma aspectos a incluirse en un Manual es el Decreto Ley 281 del
Consejo de Ministros, el mismo al referirse al Control Interno expresa que: "los manuales de procedimientos
contables deben ser confeccionados teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales
de Control Interno" (Decreto Ley 281, 2007)
El Manual de Procedimientos Contables deber cumplir con lo establecido en la Resolucin 60 del 2011 de la
Contralora General de la Repblica (CGR).
La Resolucin 60 del 2011 de la Contralora General de la Repblica, en la sesin primera de
los principios bsicos de la legalidad, plantea que los rganos, organismos, organizaciones y entidades dictan
normas legales y procedimientos en correspondencia con lo establecido en la legislacin vigente, para el
diseo, armonizacin e implementacin de los Sistemas de Control Interno en el cumplimiento de su funcin
rectora o interna a su sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones, es decir a cada
entidad se le dan facultades para disear su propio sistema de Control Interno, siempre que este cumpla con
las caractersticas de ser flexible razonable e integral.
Adems plantea que en la actividad de riesgos un aspecto a tener en cuenta son las modificaciones en el
contexto externo con cambios en las disposiciones legales que conduzcan a cambios en la estrategia y
procedimientos, que en caso de no adoptarse provocaran obsolescencia tcnica, entre otros; en el contexto
interno, variaciones de los niveles de produccin o servicios, modificaciones de carcter organizativo y de
estructura u otros (Resolucin 60, 2011)
La Resolucin expuesta regula los siguientes principios bsicos de control interno: legalidad, objetividad,
probidad administrativa, divisin de funciones, fijacin de responsabilidades, cargo y descargo y autocontrol
los cuales deben ser cumplidos por todas las empresas estatales cubanas.
Los cinco componentes del Control Interno mantienen su vigencia en la Resolucin 60, as como el estrecho
vnculo con los procedimientos que se implementan en una entidad, lo cual se aborda a continuacin.
En el primero de ellos, Ambiente de Control, se refleja la importancia del Sistema de Control Interno. Este
puede considerarse como la base de los dems componentes. Conforma el conjunto de buenas prcticas y
documentos referidos a la constitucin de la organizacin, al marco legal de las operaciones aprobadas, a la
creacin de sus rganos de direccin y consultivos, a los procesos, sistemas, polticas, disposiciones legales y
procedimientos; lo que tiene que ser del dominio de todos los implicados y estar a su alcance.
En el componente Gestin y Prevencin de riesgos se seala la necesidad de la actualizacin peridica de los
manuales, debido a que las legislaciones estn sujetas a cambios y la desactualizacin del manual puede
conducir a violaciones por lo que hay que crear herramientas en el sistema de control interno que permitan
actualizar los procedimientos.
En las Actividades de Control, se hace nfasis en la utilizacin de procedimientos que sean capaces de
gestionar y verificar la calidad de los procesos con los requerimientos necesarios, separacin de tareas,
responsabilidades y niveles de autorizacin; en este componente tambin se hace referencia a la rotacin del
personal en las tareas claves.
El componente Informacin y Comunicacin precisa que los rganos, organismos, organizaciones y dems
entidades deben disponer de informacin oportuna, fiable y definir su sistema de informacin adecuado a sus
caractersticas; que genera datos, documentos y reportes que sustentan los resultados de las actividades
operativas, financieras y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con
mecanismos de retroalimentacin y la rendicin transparente de cuentas. La informacin debe protegerse y
conservarse segn las disposiciones legales vigentes.
La Supervisin y el Monitoreo estn dirigidos a detectar posibles errores de los procedimientos en aras de
erradicarlos y corregirlos de manera que sean siempre tiles; este proceso permite la retroalimentacin y la
mejora continua de la calidad del sistema de control interno de una entidad.
Manuales de procedimientos dentro del control interno.
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de
procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los
funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener
una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organizacin.
Las empresas en todo el proceso de disear e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar
los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las reas,
generando informacin til y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos
que participen en el cumplimiento con la funcin empresarial.
 El sistema de control interno aparte de ser una poltica de gerencia, se constituye como una herramienta de
apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados,
con calidad y eficiencia.La evaluacin del sistema de control interno por medio de los manuales de
procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestinEn razn de esta importancia que
adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de
procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los
cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y
economa en todos los procesos.
Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y tcnicamente
identificados, dndole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional.
Contenido del Manual de Procedimientos (Giovanny E Gmez, 2001)
1. Ttulo y cdigo del procedimiento.
2. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento.
3. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripcin del procedimiento.
4.1. Objetivos del procedimiento
4.2. Normas aplicables al procedimiento
4.3. Requisitos, documentos y archive
4.4. Descripcin de la operacin y sus participantes
4.5. Grfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones.
8. Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de autocontrol.
Como se puede apreciar entre el contenido a exponer en el procedimiento se encuentran las medidas de
seguridad y autocontrol aplicables a mismo por lo que en el epgrafe siguiente se definen los principios de
control interno inherentes a las operaciones de pago.
1.3 Las operaciones de pago. Principios de control interno inherentes a las operaciones de pago.
Al realizar la adquisicin de bienes o servicios uno de los factores que influirn en la misma ser la forma de
pago. El pago puede realizarse al contado o aplazado. La eleccin de una u otra modalidad corresponder a
las partes implicadas en el proceso de compra-venta, ya que la decisin depender de las condiciones
pactadas entre ambas y de la liquidez del cliente para hacer frente a la deuda que va a contraer. La
realizacin del pago al contado puede hacerse de muy diversas formas; entre las ms habituales se
encuentran: la entrega de dinero en efectivo, en cuyo caso, aparecer en la factura la firma del proveedor
indicando el recib o una frmula equivalente, o bien ste emitir al cliente un recibo para acreditar la entrega
del dinero; ingreso en efectivo en la cuenta corriente del proveedor, la transferencia bancaria, el cheque,
las tarjetas de dbito y crdito y lacarta de crdito.
En la UCLV las formas de pago ms utilizadas son el cheque y la transferencia bancaria. Esta ltima consiste
en dar la orden a la sucursal bancaria donde se encuentra la cuenta corriente para que traspase la cantidad
que se indique a la cuenta corriente del proveedor. Para poder realizar una transferencia se cumplimentar un
impreso facilitado por la propia sucursal. Una vez realizada la transferencia, el banco enviar una informacin
de la misma que servir de justificante del pago. El cheque es un documento que ha de librarse contra un
banco o entidad de crdito que tenga fondos a disposicin del librador, y de conformidad con un acuerdo
expreso o tcito, segn el cual el librador tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos.
El pago de los bienes y servicios incluye algunas funciones como autorizacin de la compra o solicitud
de servicio, adquisicin de bienes tales como mercancas, servicios y mano de obra as como el pago de
estas adquisiciones, la clasificacin, resumen e informe de los que se adquiri y pag. Por lo que a
continuacin se exponen los principios de control interno inherente a las operaciones de pago y a lo relativo a
los pagos por cheques (Del Ro Herrera Mileidy ,2009).

Las normas ISO

La ISO (International Standarization Organization) es la entidad internacional encargada de favorecer la

normalizacin en el mundo. Con sede en Ginebra, es una federacin de organismos

nacionales, stos, a su vez, son oficinas de normalizacin que actuan de delegadas en cada pas, como por
ejemplo: AENOR en Espaa, AFNOR en Francia, DIN en Alemania, etc. con comits tcnicos que llevan a
trmino las normas. Se cre para dar ms eficacia a las normas nacionales.

Qu es una norma?
Las normas son un modelo, un patrn, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una frmula que tiene valor
de regla y tiene por finalidad definir las carectersticas que debe poseer un objeto y los productos que han de
tener una compatibilidad para ser usados a nivel internacional. Pongamos, por ejemplo, el problema que
ocasiona a muchos usuarios los distintos modelos de enchufes que existen a escala internacional para poder
acoplar pequeas mquinas de uso personal: secadores de cabello, mquinas de afeitar, etc. cuando se viaja.
La incompatibilidad repercute en muchos campos. La normalizacin de los productos es, pues, importante.

La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unificar los usos para conseguir
menores costes y efectividad.

Tiene valor indicativo y de gua. Actualmente su uso se va extendiendo y hay un gran inters en seguir las
normas existentes porque desde el punto de vista econmico reduce costes, tiempo y trabajo. Criterios de
eficacia y de capacidad de respuesta a los cambios. Por eso, las normas que presentemos, del campo de la
informacin y documentacin, son de gran utilidad porque dan respuesta al reto de las nuevas tecnologias

Tipologa de normas
Las normas pueden ser cuantitativas (normas de dimensin, por ej. las DIN-A, etc) i cualitativas (las 9000 de
cualidad, etc.)

Los campos de aplicacin son amplios y en el mbito de la informacin cientfica y tcnica es tambin muy
importante.

Las normas en el campo de la informacin y documentacin que presentamos son tiles para la redaccin de
las Referencias bibliogrficas

.ISO. Norme international ISO 690 (F). Documentation Rfrences bibliographiques- contenu, forme et
structure. 2a ed. Genve: ISO, 1987, 11 p.

.ISO. Norme international ISO 690-2 : (F). Information Rfrences bibliographiques. Partie 2:
Documents lectroniques, documents ou parties de documents. Premire edition. Genve: ISO, 1987, 18
p.

Ambas normas son tiles para la redaccin de Bibliografias. La primera se refiere a la cita de documentos en
soporte papel, mientras que la segunda, explica como hacer referencias de los documentos electrnicos. Su
importancia radica en la actualizacin.

Son orientaciones, como una especie de autopista por donde conducir la informacin, para hacer bibliografias.
La explicitacin de la informacin, los elementos que han de mencionarse, siguen una secuencia ordenada
que se va manteniendo en todos los casos. No obstante, deja tambin opcin a destacar algunos campos
como los de autor y los de ttulos.

La primera norma, va analizando en forma de exposicin los diferentes campos de aplicacin y el orden en
que deben citarse los elementos.

Da recomendaciones por lo que afecta al concepto de autor o reponsabilidad principal del documento, al
nmero de autores, al concepto de entidad y al uso de maysculas o minsculas para los apellidos de autor,
segn los usos y costumbres de cada lengua.

Comenta su aplicacin para citar documentos completos y partes de documentos tanto si son libros y
monografias, como publicaciones peridicas y documentos de patentes. Va explicando con ejemplos sus
aplicaciones.

Hace hincapi en la posibilidad de remarcar palabras, por ejemplo los ttulos i subttulos, para destacarlas de
los otros elementos de informacin. Comenta, adems, la ordenacin de las referencias bibliogrficas en una
lista.

La segunda norma actualiza la anterior ofreciendo una gua para la descripcin de las referencias de
documentos electrnicos: programas informticos, bases de datos, ficheros o registros electrnicos,
documentos en lnea, en discos, en videos, revistas elctrnicas, etc. Toda la documentacin referida a las
nuevas tecnologas de la informacin.

Va explicando cmo referenciar documentos completos o partes. Ofrece esquemticamente la secuencia en la

que se han de explicitar los datos con ejemplos ilustrativos.

Diferencia los datos cuya mencin es obligatoria de los que son opcionales. Sobre el uso de maysculas y
minsculas, como en la norma anterior, lo deja al criterio de los usos y costumbres de cada lengua.

Especifica los diferentes elementos siguiendo una secuencia: respecto al concepto de autor, si son varios
autores o entidades; respecto al ttulo, al tipo de soporte documental, lugar y fecha de publicacin, etc.

Ambas normas siguen los mismos criterios y se complementan porque entre las dos abarcan la posibilidad de
citar los documentos sea cual sea el soporte en el que aparecen.

Creemos, pues, que su consulta es muy interesante para poder redactar bibliografias normalizadas y al mismo
tiempo que se vayan universalizando los mismos criterios sean cuales sean los usuarios y los destinatarios.

NORMAS ISO Objetivos

Objetivo general:Generar en el futuro ingeniero un cambio de conducta, fundamentado en el conocimiento y

las implicaciones de la utilizacin de algunas normas de la Organizacin Internacional de Estandarizacin
(ISO), aplicables a organizaciones del sector pblico y privado.
Objetivos especficos:

Reconocer la importancia de los diferentes sistemas de gestin orientados en las normas ISO, as como
el escenario sistmico donde se aplican dichas normas.
Entender el proceso de auditora orientado en la ISO 19011:2012.
Conocer la estructura de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
Entender la diferencia en la aplicacin de la norma de gestin de la calidad, la norma de gestin
ambiental y la norma de seguridad y salud ocupacional.
Estudiar la integracin de la norma de gestin de la calidad con la norma de gestin ambiental y la norma
de seguridad y salud ocupacional.
Explorar otras normas ISO y NTC ms reconocidas en Colombia.