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Esta unidad es la unidad una de las ms importantes del curso, ya que mediante funciones o
frmulas realizamos clculos y como su Excel es una hoja de clculo. Adems son importantes
porque podemos introducir distintos valores y aplicarles la misma frmula. En realidad, una
hoja de clculo es una base de datos que utilizamos con una serie de frmulas para evitar
tener que re calcular por cada cambio que hacemos.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la
creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del asistente para
funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la
sintaxis de stas.
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Introducir Frmulas y Funciones
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una
frmula siempre comienza con un signo igual (=).
Puede crear una frmula sencilla usando constantes de clculo. Por ejemplo, la frmula =10-
3*2, multiplica dos nmeros y, a continuacin, suma un nmero al resultado obtenido. Para
realizarlo nos situamos en una celda e introducimos esos valores.
Para crear una frmula sencilla se debe seguir los siguientes pasos:
=5+2 Suma 5 y 2
=5-2 Resta 2 a 5
o Haga clic en la celda que contiene el valor que desea usar en la frmula,
escriba el operador que desea usar y, a continuacin, haga clic en otra celda
que contenga un valor.
Frmula de Accin
ejemplo
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=A1/A2 Divide el valor de la celda A1 por el valor de la celda A2
Tambin puede crear una frmula usando una funcin. Por ejemplo, las frmulas
=SUMA(A1:A2) y SUMA(A1,A2) usan la funcin SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y
A2. La diferencia entre la primera y la segunda es que la primera suma desde la celda A1 hasta
la A2 y la segunda slo la celda A1 y la A2
Segn el tipo de frmula que cree, sta podr contener una o ms de las partes que se
enumeran a continuacin. Imaginemos que estamos situados en la celda A3 e introducimos la
siguiente funcin:
Veamos a qu hace referencia cada parte de esta funcin
1 Una funcin, como PI(), empieza con un signo igual (=) equivale al valor
3.14158. y entre el parntesis no debemos situar nada, es la forma de
expresar el nmero en Excel
4 Operadores Los operadores son los smbolos que se usan para especificar el
tipo de clculo que desea que realice la frmula. Por ejemplo, el operador ^
(acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia y el operador * (asterisco)
multiplica.
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Como ya hemos hablado de las funciones en Excel, pasamos a definirla: una funcin es una
frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la
frmula que la contiene.
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus
de cada parntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas u otras funciones.
Ejemplo:
=SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que ya nombramos antes y sabemos que nos devuelve como
resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as
A1:C3 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la frmula.
Ejemplo:
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=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Aqu se sumar los valores que se encuentran desde la celda A1 hasta la B4 y los de la C1 hasta
la D4 y luego se dividirn los resultados
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan.
As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y
hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin.
Recordemos: Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su
sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar
ms fcil trabajar con ellas. Imaginemos por ejemplo que queremos calcular la raz cuadrada
del valor que se encuentra en una celda, pero no sabemos cmo llama Excel a la raz, para ello
debemos actuar de la siguiente forma:
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Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin
de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre
el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que
incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las
funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una
categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de
lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. Por ejemplos sabemos que la raz
cuadrada es una funcin matemtica, por tanto ponemos en categora matemtica o
trigonomtrica y buscamos la funcin raz cuadrada que se llama RAIZ. Al seleccionarla vemos
que en la parte inferior nos habla de la sintaxis de la misma, es decir cmo debemos introducir
dicha funcin y adems nos indica cul ser el resultado.
Por tanto podramos calcular la raz del nmero 27 simplemente poniendo como funcin Pgina 6
=RAIZ(27) o teniendo el 27 en una celda, por ejemplo en la A1 y haciendo referencia a ella
=RAIZ(A1) o usando este asistente: seleccionamos la funcin RAIZ y le damos a aceptar
Colocamos el nmero el 27 o la celda A1
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Y como vemos nos da una previsualizacin del resultado
Veamos cmo usar el asistente para aplicar la funcin suma por ejemplo de los valores que hay
de la celda A1 a la B8 y el resultado situarlo en la B9.
Para ello nos situamos en la celda B9 y le damos al botn insertar funcin de la ficha funcin
directamente a de la barra de
funciones seleccionamos la suma
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Y obtenemos el cuadro Argumentos de funcin para decirle desde dnde hasta dnde
queremos sumar
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una
celda o rango de celdas tipo A1:B8 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro
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se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el
rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de
celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el
botn arrstralo hasta la ltima celda del rango)
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de
que existiera.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar.
NOTA. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande
automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5
la funcin =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente
cambiando a =SUMA(A1:A5).
AUTOSUMA
Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha
del botn.
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Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la
media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el
valor mnimo). Adems de poder acceder al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...
Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, es decir Crear una
frmula usando funciones anidadas
Las funciones anidadas usan una funcin como uno de los argumentos de otra. Puede anidar
hasta 64 niveles de funciones. La siguiente frmula suma un conjunto de nmeros (G2:G5) slo
si el promedio de otro conjunto de nmeros (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve
0.
en la barra de frmulas .
Seleccione la funcin que desea usar.
Puede escribir una pregunta que describa lo que desea hacer en el cuadro
Buscar una funcin (por ejemplo, "sumar nmeros" devuelve la funcin SUMA)
o elegir de entre las categoras del cuadro O seleccionar una categora.
Para escribir los argumentos, siga uno o varios de estos procedimientos:
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o Para especificar referencias de celda como argumento, haga clic en
Ahora veremos todas las posibles funciones ofrecidas por Excel ordenadas por categoras
NOTA. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmero
de serie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900
hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah
empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o
bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
Funcin Descripcin
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moneda de un estado miembro; o convierte un
nmero dado de una moneda de un estado
miembro a la de otro con el euro como moneda
intermedia (triangulacin)
Funciones de cubo
Funcin Descripcin
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Funciones de base de datos
Funcin Descripcin
BDEXTRAER Extrae de una base de datos un nico registro que cumple los
criterios especificados.
Funcin Descripcin
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FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero
de serie.
Funciones de ingeniera
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Funcin Descripcin
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IM.LN Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero
complejo.
Funcin Descripcin
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CUPON.FECHA.L2 Devuelve la fecha del prximo cupn despus de la
fecha de liquidacin.
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valor burstil con un valor nominal supuesto de 100
$.
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LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO Devuelve el rendimiento de un bono equivalente a
una letra del Tesoro (de EE.UU.)
Funcin Descripcin
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ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A.
Funciones lgicas
Funcin Descripcin
Funcin Descripcin
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja
de clculo.
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COLUMNA Devuelve el nmero de columna de una referencia.
Funcin Descripcin
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MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un nmero al entero ms prximo o al mltiplo
significativo ms cercano.
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COCIENTE Devuelve la parte entera de una divisin.
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TANH Devuelve la tangente hiperblica de un nmero.
Funciones estadsticas
Funcin Descripcin
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argumentos.
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INTERSECCION.EJE Devuelve la interseccin de la lnea de regresin
lineal.
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PERMUTACIONES Devuelve el nmero de permutaciones de un nmero
determinado de objetos.
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VARP Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin.
Funciones de texto
Funcin Descripcin
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EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena
de texto que comienza en la posicin que se especifique.
IMPORTANTE
Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por
ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto
es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS
RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante
del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la
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celda a otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la
columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
3 24
5 34
2 14
7 28
(E12)
Y vamos a suponer que la tabla ocupa las celdas de la C6 a la E12. Para calcular los totales nos
situaremos en la celda E7 y colocaremos la frmula =C7*D7 y obtendremos el resultado de la
multiplicacin, que es 28. Como queremos realizar la misma operacin en el resto de celdas de
la fila E, basta con que copiemos la frmula en todas las casillas, de esta manera se aplicar la
frmula en dichas celdas. Para copiar, recordamos, que basta con seleccionar la esquina
inferior derecha y arrastrarla hasta E11, y obtenemos
2 14 28
3 24 72
5 34 170
2 14 28
7 28 196
(C12)
Si nos fijamos en las frmulas de la columna totales, se han adaptado a su posicin, es decir,
en la posicin E8 la frmula sera =C8*D8 y en la 9 =C9*D9 etc.
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Ahora vamos a calcular los totales, para ello necesitaremos la funcin suma. Nos situamos en
la celda C12 y colocamos la siguiente funcin =SUMA(C7:C11), de esta forma nos sumar las
cantidades. Como para obtener el precio total tambin queremos sumar los resultados de la
columna E, basta con que copiemos la frmula de C12 en E12 y obtendremos:
2 14 28
3 24 72
5 34 170
2 14 28
7 28 196
19 494
De esta forma hemos usado los comandos copiar y pegar para simplificar los clculos. A todas
estas referencias a celdas que hemos usado se las llama referencias relativas porque se
adaptan a la posicin en la que estn.
Veamos ahora las referencias absolutas. Imaginemos que tengo calculado el precio medio de
los productos del ejemplo y que es 26. Situamos el 26 por ejemplo en la celda F7
2 14 28 26
3 24 72
5 34 170
2 14 28
7 28 196
19 494
Y ahora queremos calcular cunto se desva cada precio unitario de la media, es decir la resta
del precio unitario menos la media, para ello introduciremos, por ejemplo en la celda G7 la
siguiente frmula =D7-E7 y obtenemos
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cantidad precio unitario totales precio medio desviacin
2 14 28 26 -12
3 24 72
5 34 170
2 14 28
7 28 196
19 494
Pero el problema se obtiene al copiar la frmula en las celdas inferiores ya que se traslada
dicha frmula y en la posicin correspondiente al precio medio en dichas celdas no hay ningn
valor y obtendramos
2 14 28 26 -12
3 24 72 24
5 34 170 34
2 14 28 14
7 28 196 28
19 494
Que no es lo que pretendamos. En realidad queramos restara cada precio unitario el mismo
valor, en este caso 26. Para evitar que ste se modifique bastar con que al insertar la frmula
le coloquemos al valor de la fila y la columna, delante, el smbolo $. Es decir nuestra frmula
en la posicin G7 pasar a ser =D7-$E$7, si ahora copiamos la frmula en las celdas inferiores
obtendremos el resultado pretendido
precio
cantidad unitario totales precio medio desviacin
2 14 28 26 -12
3 24 72 -2
5 34 170 8
2 14 28 -12
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7 28 196 2
19 494