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TABLA DE CONTENIDO

MICROSOFT EXCEL 2010 ESTNDAR

Mdulo 1 Generalidades

Introduccin a las hojas de clculo.......................................................... 5


Conceptos Bsicos ................................................................................ 5
Ambiente de trabajo ............................................................................. 6
Cinta de opciones ................................................................................. 8
Descripcin de las fichas ...................................................................... 10
Agregar Fichas a la cinta de opciones .................................................... 13
Barra de herramientas de acceso rpido ................................................ 14
Minimizar la cinta de opciones .............................................................. 16
Mtodos abreviados de teclado ............................................................. 17
Interfaz de usuario ............................................................................. 17
Hojas de clculo ................................................................................. 18
Compatibilidad con versiones anteriores de Excel .................................. 19
Mejoras en la impresin ...................................................................... 21
Formatos de archivo ........................................................................... 22
Entrada a Excel .................................................................................. 24
Definiciones ....................................................................................... 26
Desplazamientos del cursor ................................................................. 30
Seleccin hojas de clculo ................................................................... 36
Operaciones de edicin (copiar, cortar, pegar, deshacer) ......................... 37
Listas personalizadas .......................................................................... 46
Administracin de hojas de clculo ....................................................... 48
Manejo de archivos ............................................................................. 58
Descripcin Caja de dilogo Abrir.......................................................... 59
Cerrar Libros ...................................................................................... 61
Guardar............................................................................................. 62
Mejorar la presentacin con formatos .................................................... 63
Formatos ........................................................................................... 63
Grupo Fuente ..................................................................................... 64
Bordes .............................................................................................. 68
Dibujar cuadrculas de borde ................................................................ 69
Color de relleno .................................................................................. 70
Grupo Alineacin ................................................................................ 71
Alineacin de texto ............................................................................. 72
Combinar y centrar ............................................................................. 74
Grupo nmero .................................................................................... 75
Estilo millares, aumentar reducir decimales ............................................ 76
Vista Preliminar, Configuracin e Impresin .......................................... 77
Ficha Diseo de pgina ........................................................................ 80
Grupo Configurar pgina ......................................................................80
Frmulas ........................................................................................... 88
Posiciones relativas y absolutas ............................................................ 89

Mdulo 2 Estructura de datos

Conceptos bsicos de bases de datos .................................................... 93


Crear frmulas ................................................................................... 98
Editar frmula .................................................................................... 98
Copiar frmula ................................................................................... 99
Eliminar frmula ................................................................................. 99
Posiciones relativas y absolutas ............................................................ 99
Bibliotecas Comunes ......................................................................... 103
Caja de dilogo Insertar Funcin ......................................................... 105
Escribir funciones directamente en la celda .......................................... 107
Funciones Financieras........................................................................ 114
Formatos de Tabla ............................................................................ 120
Seleccionar un estilo de tabla ............................................................. 120
Crear un estilo de tabla personal ........................................................ 122
Quitar estilo de tabla ......................................................................... 124

Mdulo 3 Integridad de datos

Administrador de Nombres ................................................................. 127


Concepto General ............................................................................ 127
Asignar nombre a una celda o rango ................................................... 128
Nombres desde seleccin ................................................................... 129
Utilizar nombres ............................................................................... 130
Administrador de nombres ................................................................. 131
Eliminar un nombre de un rango ......................................................... 133
Validacin de datos ........................................................................... 133
Configuracin ................................................................................... 134
Mensaje de entrada........................................................................... 139
Mensaje de error .............................................................................. 139
Editar celda con validacin ................................................................. 141
Buscar celdas con validacin .............................................................. 141
Modificar validacin de una celda ........................................................ 142
Eliminar una validacin ...................................................................... 142
Funciones Lgicas ............................................................................. 143
Funcin SI ....................................................................................... 143
Funcin SI anidado ........................................................................... 146
Funcin SI con Y O ......................................................................... 149
Funciones de bsqueda ..................................................................... 151
Proteger Informacin ........................................................................ 155

Mdulo 4 - Anlisis de informacin

Ordenamiento de informacin ............................................................ 161


Formato condicional .......................................................................... 163
Formato condicional avanzado............................................................ 165
Estilo de formato .............................................................................. 167
Estilo de icono .................................................................................. 168
Filtros Automtico y Avanzado ......................................................... 169
Tipos de Autofiltros ........................................................................... 170
Quitar filtros .................................................................................... 175
Filtro por color ................................................................................. 175
Filtros avanzados .............................................................................. 180
Criterio ............................................................................................ 180
Definicin de un solo criterio .............................................................. 181
Filtros avanzados con operadores lgicos (y-o)..................................... 184
Resumiendo informacin con Subtotales .............................................. 186
Quitar subtotales .............................................................................. 190
Tablas de resumen ........................................................................... 191
Creacin de grficos.......................................................................... 193
Tipos de grficos .............................................................................. 195
Partes de un grfico .......................................................................... 196
Formato al eje .................................................................................. 199
Cinta de opciones del grfico .............................................................. 199
Excel 2010 Estndar

MDULO1

Generalidades
Introduccin a las hojas de clculo
Conceptos Bsicos

En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft


Office Excel 2010, proporciona herramientas y funciones eficaces que
puede utilizar para analizar compartir y administrar los datos con facilidad.
Una de las aplicaciones informticas ms frecuentemente utilizadas en las
empresas son las hojas de clculo, que permiten al usuario emplear
cualquier informacin y administrarla segn a sus necesidades
empresariales.

Una hoja de clculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La


interseccin entre ellas forma una celda.

Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de
tipo numrico o alfanumrico; se pueden tambin crear frmulas
calculando un nuevo valor, a partir de los datos de otras celdas de la
misma hoja de clculo, de otra hoja de clculo del mismo libro, o de otro
libro.

El objetivo bsico de las hojas de clculo, es proporcionar un entorno


simple y uniforme, para generar tablas de nmeros, y a partir de ellos
obtener nuevos valores mediante frmulas y/o funciones. Las hojas de
clculo permiten a los usuarios manipular grandes bases de datos de
forma sencilla y eficiente, permitiendo clculos financieros, estadsticos,
matemticos y de desarrollo, a travs de, Aplicaciones Visual Basic.

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Excel 2010 Estndar

El rea de aplicacin ms importante, ha sido hasta ahora el anlisis


profesional para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede
citar la planificacin y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control
de balances, la gestin de personal, etc. En cualquier caso, los lmites de
este tipo de aplicaciones dependen de la imaginacin del usuario.

Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las


necesidades Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer
aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo
que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial
inters para economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.

Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el anlisis


que se desea est compuesto por clculos sistemticos. ste suele ser el
caso del anlisis financiero y contable, donde se repiten cada mes,
trimestre o ao, los mismos clculos y las mismas relaciones entre sus
elementos.

Ambiente de trabajo
La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2010, se basa en la siguiente
apariencia:

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Excel 2010 Estndar

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1. Barra de herramientas de acceso rpido: Aparece de forma


predeterminada en la parte superior, a la izquierda de la barra de
ttulo y proporciona un acceso rpido a las herramientas y a los
comandos.
2. Cinta de Opciones: Est compuesta por fichas, grupos, comandos y
el men archivo.
3. Cuadro de nombres: Muestra el nombre de la celda activa y
permite ir a una posicin especfica de la hoja.
4. Barra de frmulas: En ella se muestra la informacin que se ha
registrado en cada celda, en la medida en que se desplace el cursor.
Desde la barra de frmulas se puede editar cualquier informacin
que se registre, no solamente frmulas.
5. Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de
clculo, se identifican con letras y permiten organizar los campos de
una base de datos.
6. Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de
clculo, se identifican con nmeros ordenados y permiten organizar
los registros de una base de datos.

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Excel 2010 Estndar

7. Celdas: Es la interseccin entre una columna y una fila. Las celdas


se identifican por el nombre de la columna y la fila a la que
pertenece.
8. Etiquetas de hojas: Cada hoja est formada por una matriz
organizada en las columnas y filas que ya se han definido. Un libro
puede estar formado por una o ms hojas de clculo, de forma
predeterminada el libro tiene 3.
9. Libro: Son los archivos que se crean con Microsoft Excel 2010. Un
libro puede estar formado por una o ms hojas, como ya se dijo de
forma predeterminada el libro inserta 3 hojas.
10. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rpido
desplazamiento entre filas.
11. Barra de desplazamiento horizontal: Permite un rpido
desplazamiento entre columnas.
12. Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rpidamente a
3 vistas: la vista normal, que es la vista predeterminada; la vista de
diseo de pgina, que muestra cmo quedara la impresin de la
hoja; y la vista de salto de pgina, para mostrar y manipular
manualmente los saltos de pginas entre columnas y entre filas.
13. Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor,
para tener un acercamiento de la ventana, o en caso contrario, alejar
la imagen para tener mayor cobertura de visualizacin.
14. Botones de desplazamiento: Los botones que se encuentran al
lado izquierdo de la barra en donde se identifican las hojas, permiten
deslizar la misma, para poder activar una hoja que se desea utilizar
y que no se est visualizando. Esto ocurre cuando se han insertado
ms hojas en el libro y su vista no es completa.
15. Barra de estado: Es la ltima barra de la ventana de Excel, en
donde se presenta una lnea de ayuda sobre el comando o botn
seleccionado. Adems, presenta el clculo establecido por defecto
para la opcin expandida de autosuma, y una serie de indicadores
que le ayudan a identificar el estado de algunas teclas y funciones
especficas utilizadas en Excel.

Cinta de opciones

La cinta de opciones, fue diseada para encontrar rpidamente las


herramientas que en versiones como Excel 2003 y anteriores, se
encontraban en las barras de herramientas, o en la barra de men. La

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Excel 2010 Estndar

cinta de opciones de Microsoft Excel 2010 est compuesta por 4 elementos


bsicos:

1. Men Archivo: Se encuentra ubicado a la izquierda de la cinta de


opciones. Al dar un clic sobre el men archivo se despliega Vista
Backstage, permitiendo administrar archivos y configurar el programa.
2. Fichas de programa: Las fichas agrupan las herramientas segn
temticas (grupos) relacionadas con una tarea especfica. Contiene
botones de comando organizados por grupos permitiendo acceder
rpidamente y fcilmente a las herramientas que ofrece Microsoft Excel
2010.
3. Grupos de comando: Los grupos dentro de cada ficha dividen una
tarea en subtareas. Cada grupo contiene herramientas (botones de
comando) asociados a l.
4. Botones de comando: Son las herramientas que ejecutan tareas
especficas, por ejemplo; copiar, cambiar tamao de letra, color de
letra, etc.

Se debe tener en cuenta que hay fichas que se activan solo si se est
usando una herramienta que requiera de proceso que no est en las fichas
predeterminadas.

Por ejemplo, si se est insertando un grfico, se activan las fichas


Agrupadas en Herramientas de grfico, de manera que ellas permiten
tener caractersticas concretas para el grfico seleccionado.

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Excel 2010 Estndar

Descripcin de las fichas

Ficha Inicio: En la parte inferior aparecen nombrados los siguientes


grupos:

Portapapeles: cortar, copiar, copiar formato y pegar.

Fuente: tipo, tamao, color y estilo de fuente, sombreado, bordes.

Alineacin: alineacin de texto, sangra, ajustar texto, combinar y


centrar.

Nmero: formato nmero, moneda, porcentual, aumentar y disminuir


decimales.

Estilos: formato condicional, formato de tabla, estilos de celda.

Celdas :insertar, eliminar, celdas.

Modificar: funciones, series, ordenar, filtrar y buscar y reemplazar.

Ficha insertar: Se encuentran los siguientes grupos:

Tablas: contiene referencia de tablas y grficos dinmicos y tablas.

Ilustraciones: contiene elementos como imgenes formas y Smartart.

Grficos: contiene referencia de formatos estilos y diseos de grficos,


Minigrficos (contiene comandos como lnea, columna, ganancia o
prdida),

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Excel 2010 Estndar

Filtro: Segmentacin de datos.

Vnculos: Hipervnculos.

Texto: Cuadro de texto, encabezado y pie de pgina entre otros.

Ficha diseo de pgina: Encuentra los siguientes grupos:

Temas: Hace referencia a colores, fuentes y efectos.

Configurar pgina: Hace referencia a mrgenes, orientacin e impresin.

Ajustar rea de impresin: Hace referencia a los ajustes de la hoja,


ancho y alto.

Opciones de la hoja: Hace referencia a lneas de cuadrcula y


encabezados.

Organizar: Hace referencia al manejo de objetos.

Ficha frmulas: Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas


herramientas complemento:

Biblioteca de funciones: Hace referencia a las funciones lgicas,


financieras, texto entre otras.

Nombres definidos: Hace referencia a la administracin de nombres de


rango y seleccin.

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Excel 2010 Estndar

Auditora de frmulas:

Soluciones:

Ficha datos: Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y
administracin de bases de datos:

Grupo Obtener Datos externos: Se refiere a la importacin de datos de


otras fuentes.
Grupo Conexiones: Hace referencia al manejo de vnculos de libros.
Grupo ordenar y filtrar: Hace referencia a organizar y depurar base de
datos.
Grupo herramientas de datos: Hace referencia al manejo de la
informacin texto a columnas, quitar duplicados validacin, consolidacin y
anlisis.
Grupo Esquema: Hace referencia al manejo de subtotalizar datos y
agrupar.

Ficha revisar: Esta ficha contiene los grupos y botones de verificacin,


variaciones y notas.

Revisin: Hace referencia a ortografa, sinnimos.

Idioma: Para realizar traducciones)

Comentarios: Hace referencia a notas y propiedades de la misma.

Cambios: Hace referencia a Proteccin de hojas, libros y control de


cambios.

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Excel 2010 Estndar

Ficha vista:

Vistas del libro: Hace referencia a las diferentes formas de observar la


hoja y sus caractersticas.

Zoom: Hace referencia a las formas de acercar y alejar la informacin de


la hoja de clculo.

Ventana: Hace referencia al manejo de ventanas, reas de trabajo y


paneles.

Macros: Hace referencia al manejo de aplicaciones y desarrollo de tareas


automticas.

Agregar Fichas a la cinta de opciones

La versin 2010 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y


grupos a la cinta de opciones as como modificar el orden preestablecido
para tener a la mano los comandos usados frecuentemente.
Pasos:
1. Clic en el men Archivo.
2. Seleccionar Opciones del men
3. En la ventana Opciones de Excel seleccionar Personalizar lista
4. A la derecha de la ventana Opciones de Excel muestra el listado de
Fichas principales. El signo ms y menos permite expandir o
contraer los elementos de la ficha o grupo. Dar clic al botn Nueva
Pestaa. Se crea una nueva ficha con nombre Nueva pestaa
(personalizada) y contiene un grupo llamado nuevo grupo
(personalizada).
5. Cambiar el nombre de la ficha dando clic en el botn Cambiar
nombre. Escribir el nombre de la ficha y clic en Aceptar. Cambiar
nombre de la misma manera para el grupo.
6. Agregar comandos al grupo. Seleccionar el comando de comandos
disponibles y dar clic en el botn agregar.
7. Si se quiere cambiar el orden de los comandos o fichas, seleccionarlo
y clic en los botones bajar o subir segn sea el caso.
8. Clic en el botn Aceptar.

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Excel 2010 Estndar

NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas


preestablecidas por esta razn lo muestra inactivo (gris); es decir,
Microsoft Excel, permite agregar grupos a una ficha nueva o existente y
agregar comandos a dicho grupo pero no permite modificar un grupo
predeterminado de Excel.

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Barra de herramientas de acceso rpido

Para agregar botones a la Barra de herramientas de acceso rpido, se


debe
1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra
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Excel 2010 Estndar

2. Hacer clic sobre el botn ms comandos.


3. Seleccionar de la lista la opcin Barra de herramientas de acceso
rpido
4. Seleccionar un comando de la lista y hacer clic en agregar, repetir
la accin tantas veces se necesite.
5. Hacer clic en Aceptar.

De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos


disponibles y personalizar el ambiente de trabajo.

Tambin podemos cambiar la posicin de la barra de herramientas de


acceso rpido, para ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra


2. Seleccionar la opcin Mostrar debajo de la cinta de opciones

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Excel 2010 Estndar

La cinta de opciones

La cinta de Opciones se puede mostrar minimizada o expandida, segn la


necesidad del usuario.

Minimizar la cinta de opciones

1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas para activar el
men contextual con una lista de opciones.
2. Seleccionar minimizar la cinta.

Nota: Esta opcin puede estar activa o inactiva. Tambin se puede activar
o desactivar esta opcin con la combinacin de teclas <CTRL> + <F1>

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Excel 2010 Estndar

Mtodos abreviados de teclado

Si se quieren activar las fichas y comandos por medio del teclado se


oprime la tecla ALT y se presentan unos cuadros de letras que no es ms
que el mtodo abreviado para activar cada una de las fichas.

Al activar la ficha se activarn los mtodos abreviados de cada comando


correspondiente a dicha ficha como se ve en el grfico siguiente.

Interfaz de usuario

La interfaz de usuario de Excel 2010 as como en la versin 2007 desplaza


las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva
versin, orientada a tareas que contienen grupos lgicos de comandos,
pero incluyeron el men Archivo que contiene las opciones para la
administracin de archivos. Muchos cuadros de dilogo fueron
reemplazados por galeras desplegables que muestran las opciones
disponibles, adems se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas
y vistas previas de ejemplo.

Tambin en algunos grupos a la derecha de l aparecen unos lanzadores


que activan las cajas de dilogo como se mostraban en las versiones 2003
y anteriores.

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Excel 2010 Estndar

1. Lanzador
2. Galera desplegable

Hojas de clculo

Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por
hoja de clculo, ofrecindole mayor capacidad de manejo en bases de
datos y volumen de informacin. Para visualizar la ltima celda de una
hoja siga os siguientes pasos:

1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos


2. Presionar las teclas<FIN> + <>
3. Presionar las teclas <FIN> + <>

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Excel 2010 Estndar

Compatibilidad con versiones anteriores de Excel

Se puede comprobar un libro de Office Excel 2010 para ver si contiene


funciones o formatos que no son compatibles con una versin anterior de
Excel y poder llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una mejor
compatibilidad con versiones anteriores. En versiones anteriores de Excel,
se pueden instalar actualizaciones y convertidores que le ayudarn a abrir
un libro de Office Excel 2010 para poder modificarlo, guardarlo y abrirlo de
nuevo en Office Excel 2007 sin perder ninguna funcionalidad o funcin
especficas de Office Excel 2007.

Para comprobar que un libro de la versin 2010 no tiene problemas de


compatibilidad se puede ejecutar el comprobador de compatibilidad, si
encuentra posibles problemas de compatibilidad l entrega un informe
para resolverlo.

1. Abrir el libro que se quiere comprobar.

2. Activar el Men Archivo

3. Seleccionar la categora Informacin

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Excel 2010 Estndar

4. Clic en Comprobar si hay problemas y seleccionar la opcin


Comprobar compatibilidad.

Si no se han encontrado problemas de compatibilidad Microsoft Excel lo


mostrar en una caja de dilogo como se muestra a continuacin.

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Excel 2010 Estndar

Si encuentra problemas de compatibilidad los muestra en un mensaje


como este

Mejoras en la impresin

Vista Diseo de pgina: Adems de las vistas Normal y Saltos de


pgina, Office Excel 2007 proporciona una vista Diseo de pgina, se
puede utilizar esta vista para crear una hoja de clculo mientras se
observa el aspecto que tendr cuando se imprima. En esta vista se puede
trabajar con la configuracin de encabezados de pgina, pies de pgina y
mrgenes directamente en la hoja de clculo, adems de colocar objetos
como grficos o formas exactamente en el lugar que se desee. Tambin
puede obtener acceso a todas las opciones de configuracin de pgina en
la ficha Diseo de pgina de la nueva interfaz de usuario para poder
especificar rpidamente opciones como la orientacin de pgina. Es muy
fcil ver lo que se imprimir en cada pgina y as se evitar tener que
realizar varios intentos de impresin y obtener copias impresas con los
datos truncados.

Guardar en formatos PDF y XPS Podr guardar como un archivo PDF o


XPS de un programa 2007 Microsoft Office system nicamente despus de

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Excel 2010 Estndar

instalar un complemento. Para obtener ms informacin, ver Habilitar la


compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.

Formatos de archivo

Para mostrar los nuevos formatos de archivo, se deben seguir los


siguientes pasos:

Hacer clic en el men Archivo, seleccionar la opcin Guardar o Guardar


como. Se activa la caja de dilogo Guardar como, En guardar como
tipo seleccionar la flecha desplegable. Excel muestra el listado de todos
los tipos de libros en que se puede guardar el archivo.

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Excel 2010 Estndar

A continuacin se describirn algunos de los tipos de libros que se pueden


guardar con su descripcin.

Formato / Extensin Descripcin

Libro de Excel (xlsx) Formato de archivo basado en XML predeterminado Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado
Libro de Excel (xlsm)
para macros.
Libro de Excel binario (xlsb) Formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 predeterminado para una
Plantilla (xltx)
plantilla de Excel.
Formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2007 para
Plantilla (xltm)
una plantilla de Excel.
Libro de Excel 97-Excel 2003 (xls) El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.
Hoja de clculo XML 2003 (xml) Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003 (XMLSS).
Datos XML (xml) Formato de datos XML.
Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda nicamente la hoja
Texto con formato (delimitado por espacios, prn)
activa.

Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones


para su uso en otro sistema operativo Microsoft Windows y garantiza
Texto (delimitado por tabulaciones, txt)
que los caracteres de tabulacin, los saltos de lnea y otros caracteres
se interpreten correctamente. Guarda nicamente la hoja activa.

Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para


su uso en otro sistema operativo Windows y garantiza que los
CSV (delimitado por comas, csv)
caracteres de tabulacin, los saltos de lnea y otros caracteres se
interpreten correctamente. Guarda nicamente la hoja activa.

Formato de archivo basado en XML En 2007 Microsoft Office System,


Microsoft presenta nuevos formatos de archivo para Word, Excel y
PowerPoint, que se denominan formatos XML abiertos de Microsoft Office.
Estos nuevos formatos de archivo facilitan la integracin con orgenes de
datos externos a la vez que reducen los tamaos de archivo y mejoran la
recuperacin de datos. En Office Excel 2010, el formato predeterminado de
un libro de Excel es el formato de archivo basado en XML de Office Excel
2010 (.xlsx). Otros formatos basados en XML disponibles son el formato
de archivo basado en XML y habilitado para macros de Office Excel 2007
(.xlsm), el formato de archivo para una plantilla de Excel de Office Excel
2010 (.xltx) y el formato de archivo habilitado para macros para una
plantilla de Excel de Office Excel 2007 (.xltm).

Formato de archivo binario de Office Excel 2010: Adems de los nuevos


formatos de archivo basados en XML, Office Excel 2010 incluye tambin
una versin binaria del formato de archivo comprimido segmentado para
libros grandes o complejos. Este formato de archivo, el formato de archivo

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Excel 2010 Estndar

binario (o BIFF12) de Office Excel 2010 (.xls), se puede utilizar para


obtener un rendimiento ptimo as como compatibilidad con versiones
anteriores.

Entrada a Excel

1. Abrir el men inicio

2. Dar clic en Todos los programas

3. Seleccionar Microsoft Office

4. Seleccionar Microsoft Office 2010

Una vez seleccionado el icono de Microsoft Excel 2010, se abre la ventana


mientras se carga el programa. Esperar hasta que termine de cargar.

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Excel 2010 Estndar

Desde el cuadro buscar archivos y programas

1. Abrir el men inicio

2. En el cuadro buscar archivos y programas, escribir el nombre de


la aplicacin (Excel)., Cada vez que se escribe un caracter Windows
7 se encargar de buscar todas las aplicaciones que comiencen por E
o que comiencen por la cadena de caracteres ingresada en el cuadro
de texto, hasta encontrar la aplicacin que se quiere abrir.

3. Seleccionar Microsoft Excel 2010 de la lista.

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Excel 2010 Estndar

Definiciones

Qu es Excel?

Es un programa creado por Microsoft. El libro de trabajo de Excel contiene


hojas de clculo que le permiten al usuario organizar informacin. La
extensin del libro o archivo de Excel es .xlsx.

Qu es una hoja de clculo?

Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le


permiten al usuario ingresar informacin ordenadamente. Cada libro tiene
de forma predeterminada 3 hojas de clculo y es posible insertar hasta
255 hojas.

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Excel 2010 Estndar

Qu es una columna?

Se reconocen de forma vertical en la hoja de


clculo, se identifican con letras que van desde A
hasta XFD, para un total de 16384 columnas,

Qu es una fila? Fila

Se reconocen de forma
horizontal en la hoja de
clculo, se identifican con
nmeros que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.

Qu es una celda?

Es la interseccin entre una columna y


una fila utilizada para registrar
informacin. Cada celda tiene una
identificacin dada por combinacin de la

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Excel 2010 Estndar

letra de columna y el nmero de fila en donde se encuentra.

Rango

Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o


verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de informacin cuando
se desea aplicar una operacin (por ejemplo, cambiar el tipo de letra,
obtener un resultado mediante una funcin: suma, promedio), la cual
afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango,
la celda inicial del mismo, queda en blanco.

Libros

Los Archivos de Excel se denominan libros, quin se guarda en un espacio


del disco duro, estos nuevos archivos tendrn una extensin .xlsx, a
diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versin soporta las
extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no al contrario;
Se nombrarn algunas caractersticas de un libro.
El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato
compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos
especficos.
Un libro est compuesto por una o ms hojas de clculo
Se pueden trabajar varios libros de forma simultnea siempre y
cuando no exceda la memoria disponible.

Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:

1. Activar el men Archivo


2. Dar clic en la opcin Nuevo
3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo
plantillas disponibles y un listado de plantillas que se cargan en lnea
en el grupo Plantillas de office.com para crear libros con modelos
especficos. Seleccionar Libro en blanco.
4. Clic en el botn Crear.

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Excel 2010 Estndar

Hojas

Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del
libro. La hoja activa es la hoja en donde se est trabajando y aparece con
el nombre en negrita. Para activar una hoja basta con hacer clic en
etiqueta. De forma predeterminada Excel abre 3 hojas pero, se pueden
insertar ms hojas siempre y cuando no exceda la memoria que est
disponible. Para crear nuevas hojas basta con dar clic sobre el botn que
se encuentra al lado derecho de la hoja 3.

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Excel 2010 Estndar

Tipos de datos

Numrica: Corresponde a cualquier nmero. Este tipo de informacin


puede ser utilizado para realizar clculos.

Carcter: Corresponde a las letras o smbolos. No puede ser utilizada en


clculos.

Fecha / Hora: Corresponde a la informacin donde se deba ingresar


horas, minutos y segundos y da, mes y ao.

Desplazamientos del cursor

Mover el cursor dentro de la hoja de clculo a sitios estratgicos de la


misma, es posible si se utiliza el mtodo correcto.

En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a


los extremos de la hoja en forma rpida o ir a una celda especfica, esto se
puede hacer:

Utilizando el teclado

Cada tecla realiza el desplazamiento celda por celda segn su direccin.


La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la ltima


columna de la fila actual.

Ctrl

La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera


columna de la fila actual.
Ctrl Inicio

La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la ltima fila de


la columna actual.
Ctrl

30
Excel 2010 Estndar

La combinacin de estas teclas realiza el desplazamiento a la primera fila


de la columna actual.

Ctrl

Desplaza el cursor a la celda A1.


Ctrl Inicio

Desplaza el cursor a la celda especificada. Digitar la celda en el campo


Referencia.
F5

El cursor est ubicado en la lnea de referencia en la que el usuario escribe


la direccin de la celda a la cual quiere llegar. Luego hacer clic al botn
Aceptar.

El botn Especial, permite hacer localizaciones en celdas que contienen


datos especiales como comentarios o frmulas y se explicar ms adelante
cuando se explique el tema correspondiente.

Utilizando el Mouse

Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de clculo es haciendo clic


en las barras de desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la
parte derecha e inferior de la hoja.

31
Excel 2010 Estndar

4 3

1. Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba


2. Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo
3. Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha
4. Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda

Punteros de Mouse

Dependiendo de la posicin en que se encuentre el Mouse se presentan


diferentes formas de punteros as:

Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una seleccin de


rango o para seleccionar toda la hoja de clculo. Esta presentacin se
muestra en la hoja de clculo.

Para seleccionar completamente Columnas.

Para seleccionar completamente Filas.

Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece


sobre el borde de la celda activa.

Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas


ubicadas en cualquier direccin de la celda(a la derecha, a la izquierda,

32
Excel 2010 Estndar

arriba o abajo de la celda activa). Esta cruz aparece si se ubica el puntero


del mouse en la parte inferior derecha de la celda activa.

Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se


ubica el Mouse en la lnea de divisin entre Columnas.

Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica


el Mouse en la lnea de divisin entre Filas.

El puntero de texto se muestra en la celda que se est editando, o


sobre la barra de frmulas para hacer cambios o modificacin en la
informacin.

Seleccin

Excel permite seleccionar filas, columnas, hojas de 2 formas Mouse y


teclado, las filas se identifican con nmeros, las columnas se identifican
con letras.

Seleccin filas

1. Ubicarse sobre la celda A1


2. Haga clic sobre el encabezado de la fila, es decir, sobre el nmero y se
observar que se seleccionar todo ese registro.

Otra forma de seleccionar, es oprimiendo las teclas <SHIFT> + Barra


espaciadora. Se seleccionar la fila de la celda activa.

33
Excel 2010 Estndar

Seleccin de columnas

Excel posee 16384 columnas, va hasta la columna XFD

1. Hacer clic sobre la celda B1


2. Hacer clic sobre el encabezado de las columnas (letras) para seleccionar
toda la columna.

Otra forma de seleccionar es oprimiendo las teclas <CTRL> + Barra


espaciadora, se seleccionar la columna de la celda activa.

Si se quiere seleccionar filas y columnas simultneamente, se debe oprimir


la tecla <CTRL>y sin soltar, hacer clic sobre las filas y las columnas y de
esa forma se selecciona de forma aleatoria.

Seleccin de celdas

Para la seleccin de celdas puede realizarlo haciendo clic sobre un rango


de celdas, por ejemplo:

1. Ubicarse en la hoja1
2. Hacer clic sobre la celda A5
3. Con el puntero del Mouse, hacer clic sostenido y seleccionar en sentido
vertical y horizontal hasta marcar el rea A5:G14.

34
Excel 2010 Estndar

Formas de seleccin

oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado

Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla
almacena seleccin

oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de


teclado

Oprimir de nuevo con la tecla <F8> para cancelar el rea de seleccin

Ejemplo de seleccin discontinua:

Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben


realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rea A5:B10


2. Oprimir la tecla <Shift> + <F8>
3. Con las flechas del teclado desplazarse hasta la celda a12 y seleccionar
el rango C12:E18
4. Oprimir las teclas <Shift> + <F8>

35
Excel 2010 Estndar

De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua

Seleccin hojas de clculo

Se pueden seleccionar hojas de clculo de 2 formas:

1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila nmero 1,
se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto
hacer clic.

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Excel 2010 Estndar

Operaciones de edicin (copiar, cortar, pegar, deshacer)

Cortar Con esta operacin el usuario puede trasladar informacin bien


sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.

Copiar Con esta operacin el usuario puede duplicar informacin bien


sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.

Nota: Para duplicar un rango de informacin o el contenido de una sola


celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en
el extremo inferior derecho de la celda se visualizar una cruz, se debe
hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiar en el rango
marcado.

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Excel 2010 Estndar

Pegar Con esta operacin el usuario puede colocar informacin en


una hoja de clculo, en un libro, o en otro archivo

Pasos para cortar y pegar

1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar (mover)


2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
3. Ubicarse en la celda a donde se mover.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

3
1

Pasos para copiar y pegar

1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.


2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.

38
Excel 2010 Estndar

3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.

3
1

Copiar formato: Con esta operacin se copian los formatos de una o ms


celdas a otras que no lo tienen.

El proceso a seguir es:

1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.

2. Hacer clic al botn Copiar formato

3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un


formato, se debe entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic
sobre la celda a la cual se le quiere pegar el formato.

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Excel 2010 Estndar

1
3

Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el


portapapeles, puede pegarse directamente con el botn Pegar, o
establecer opciones adicionales con el comando Pegado especial del
men contextual sobre una celda, o del men Edicin.

40
Excel 2010 Estndar

De esta caja de dilogo pueden establecerse cinco partes plenamente


identificables:

El cuadro Pegar contiene siete botones de seleccin, de los cuales debe


seleccionarse el que se adapte a los datos que se desean pegar,
dependiendo si son formatos, valores, frmulas, u otras caractersticas del
rango seleccionado.

El cuadro Operacin es el que permite efectuar operaciones entre el


rango fuente y el rango destino, teniendo en cuenta que los datos
quedarn en el rango sobre el cual se est pegando la informacin,
reemplazando los anteriores.

La casilla de verificacin Saltar blancos permite ignorar las celdas en


blanco que hayan sido copiadas del rango original. Si esta casilla est en
blanco, las celdas destino sern reemplazadas por las del rango origen,
incluso si se encuentran en blanco.

La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el


rango destino, es decir, que las filas se conviertan en columnas, y
viceversa.

El botn Pegar vnculos establece un vnculo entre el rango origen y el


destino, de tal forma que si el rango original es actualizado, los cambios se
reflejan en el rango destino, sin importar que este ltimo se encuentre en
otra hoja u otro libro.

Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de


dilogo que se presenta, vara de acuerdo con la aplicacin servidora de
los datos. Por ejemplo, si los datos provienen de un documento de Word,
la caja de dilogo presentar opciones para pegar como objeto de Word,
como imagen o texto, mientras que si el origen es un recorte de Paint, se
tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como
mapa de bits.

Opciones de rellenar

Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de


una hoja de clculo. Tambin se puede configurar Excel para que contine
automticamente una serie de nmeros, combinaciones de nmeros y
texto, fechas o perodos de tiempo, en funcin de un modelo establecido.

41
Excel 2010 Estndar

Sin embargo, para rellenar rpidamente varios tipos de series de datos,


seleccionar las celdas y arrastrar el controlador de relleno.

Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si


son de tipo fecha, l permite trabajar series de fecha, si es informacin de
tipo numricos se activan las series Para datos de tipo numrico de la
misma manera con la informacin de tipo texto se activan otras series de
datos. Ver los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1: Informacin de tipo fecha

1. Ubicarse en la Hoja2 en la celda A1

2. Ingresarla fecha 05/02/2007

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior


derecho, cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido
arrastrar en la direccin deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y


muestra las siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato
de la celda origen.

Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un da


en un da.

Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la


celda inicialmente seleccionada.

Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda
origen.

Rellenar das: Auto rellena segn das laborales y no laborales.

Rellenar das de la semana: Auto rellena solo das laborales.

Rellenar meses: Auto-rellena en meses del ao.

Rellenar-aos: Auto-rellena en aos.

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Excel 2010 Estndar

Ejemplo 2: Informacin de tipo nmero

1. Ubicarse en la Hoja3 en la celda A1

2. Ingresar la fecha 1250000

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior


derecho, cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido
arrastrar en la direccin deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y


muestra las siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato
de la celda origen.

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Excel 2010 Estndar

Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la ltima celda


seleccionada.

Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente


seleccionada a las celdas destino.

Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato.

Ejemplo 3: Informacin de tipo texto

1. Ubicarse en la Hoja4 en la celda A1.

2. Ingresar el texto Lunes.

3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vrtice inferior


derecho, cuando cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido
arrastrar en la direccin deseada.

4. Se activa una etiqueta al final de la seleccin, dar un clic sobre ella y


muestra las siguientes opciones.

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Excel 2010 Estndar

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato
de la celda origen.

Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la ltima celda


seleccionada.

Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente


seleccionada a las celdas destino.

Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato.

Rellenar das: Auto rellena segn das laborales y no laborales es decir de


lunes a domingo.

Rellenar das de la semana: Auto rellena solo das laborales es decir de


lunes a viernes.

Para la informacin de tipo texto solo existen series de datos para los das
de la semana y los meses del ao. Si se quieren crear series con otro tipo
de informacin se deben crear listas personalizadas.

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Excel 2010 Estndar

Listas personalizadas

Las listas personalizadas son utilizadas para rellenar celdas con


informacin de tipo texto en un orden definido por el usuario. Al realizar la
instalacin de Excel se guardan listas con los das de la semana y los
meses del ao pero tambin permite crear nuevas listas segn las
necesidades del usuario.

Las listas personalizadas se guardan en la aplicacin, luego pueden ser


utilizadas en cualquier libro

Crear listas personalizadas

Para crear una lista personalizada se deben tener en cuenta los siguientes
pasos.
1. Activar el Men Archivo.
2. Seleccionar del men Opciones
3. Seleccionar la categora Avanzadas
4. En el panel derecho de la ventana dar clic en el botn Modificar
listas personalizadas que se encuentra en el extremo inferior del
panel.
5. Clic en Aceptar.

Se abre la caja de dilogo Listas personalizadas. En el panel izquierdo se


muestra el listado de listas existentes en Microsoft Excel.

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Excel 2010 Estndar

6. Seleccionar la opcin Nueva lista del panel Izquierdo.


7. En el panel derecho escribir la informacin que se quieren como
serie de datos, uno debajo del otro o separados por coma.
8. Dar clic en el botn Agregar para que la informacin pase al panel
izquierdo.
9. Clic en el botn Aceptar.

Una vez creada la lista personalizada ingresar en una celda cualquier


dato de la lista, con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el
vrtice inferior derecho de la celda, cuando cambie este a una cruz
delgada , hacer clic sostenido arrastrar en la direccin deseada.

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Excel 2010 Estndar

Administracin de hojas de clculo

Trabajar con hojas de clculo

Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar


hojas nuevas, eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas,
Protegerlas y darles un color de etiqueta como lo muestra para dar una
vista diferente.

Para realizar cada una de estas acciones, se deben seguir los siguientes
pasos:

Insertar hojas

Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el


men contextual o con el botn Insertar Hoja de clculo.

Desde la cinta de opciones

1. Seleccionar la ficha Inicio


2. En el grupo Celdas seleccionar la opcin Insertar
3. Seleccionar la opcin Insertar hoja

1
2

Con el Men contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de clculo, hacer clic derecho del Mouse.


2. Hacer clic en insertar.
3. En la pestaa general, hacer clic en hoja de clculo.
4. Hacer clic en aceptar.

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Excel 2010 Estndar

Botn Insertar hoja de clculo


1. Dar clic en el botn Insertar hoja de clculo que se encuentra a la derecha de las
etiquetas de las hojas o presionar el mtodo abreviado Mayusc + F11

Eliminar hojas
Desde la cinta de opciones

1. Seleccionar la ficha Inicio


2. En el grupo Celdas seleccionar la opcin Eliminar
3. Seleccionar la opcin Eliminar hoja

Con el Men contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de clculo, hacer clic derecho del Mouse.


2. Hacer clic en Eliminar.

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Excel 2010 Estndar

3. Si la hoja de clculo contiene informacin se presentar un mensaje


de confirmacin. Clic en Eliminar

Cambiar nombre hoja

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para


ello, se hace doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

Mover hojas
Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo se debe:

1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover


2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un
tringulo que indica dnde se va a insertar la hoja.Una vez en la
posicin deseada, se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se
mover a la nueva posicin.

Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y


arrastrndolas a la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no

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Excel 2010 Estndar

fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas una al lado de la


otra. Tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla <Ctrl> clic derecho del


Mouse sobre la etiqueta y seleccionar mover o copiar.
2. Seleccionar de la caja de dilogo mover o copiar El libro al que se
movern las hojas. Definir en qu posicin del libro se mover
seleccionando la hoja en el listado de a ventana Antes de la hoja
haciendo clic a donde se desee mover.
3. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la


casilla de verificacin

Ocultar hojas

Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:

1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la
etiqueta de la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar
varias hojas simultneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla
<Ctrl> mantenido) todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botn
derecho del Mouse.

2. En el men contextual, seleccionar Ocultar.

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Excel 2010 Estndar

Desde la cinta de opciones tambin podemos ocultar hojas.


1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar.
2. Dar activar la ficha inicio.
3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opcin
Formato.
4. En el grupo visibilidad seleccionar la opcin Ocultar y mostrar.
5. Dar clic en la opcin Ocultar.
6. Hoja.

Mostrar hojas

Al ocultar hojas se activa la opcin Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas


las hojas de un libro, una a una y no de forma simultnea. Para realizarlo
se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la ficha inicio.

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Excel 2010 Estndar

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn
formato.
3. Del Men desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo
Visibilidad
4. l mostrar un submen, hacer clic sobre la opcin mostrar hoja.
5. Se activa una caja de dilogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere
mostrar
6. Hacer clic en Aceptar.

Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las
etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

Otra forma de seleccionar una hoja de clculo es oprimir las teclas


<Ctrl> + <Shift>+<Barra espaciadora>

Color de etiqueta

Se puede aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla


<Ctrl>
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.

2. Seleccionar del men contextual color de etiqueta y seleccionar el


color de la paleta de colores.

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Excel 2010 Estndar

Desde la cinta de opciones:

1. Hacer clic en la ficha de inicio.


2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn
formato.
3. Del Men desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrar un
submen, hacer clic sobre un color de ellos.

Cambiar el Alto de la fila

Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del
Mouse o por el grupo celdas.

1. Seleccionar las filas a las que se les modificar el alto.

2. En la ficha de inicio,

3. Grupo celdas, hacer clic sobre el botn formato,

4. Aparecer un men desplegable, seleccionar alto de la fila.

5. En la caja de dilogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor


correspondiente.

54
Excel 2010 Estndar

Ancho de columna

1. Seleccionar las filas a las que se les modificar el alto.


2. En la ficha de inicio.
3. Grupo celdas, hacer clic sobre el botn formato,
4. Aparecer un men desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de dilogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor
correspondiente.

Ocultar filas

1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas


continuas o discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe

55
Excel 2010 Estndar

hacer la seleccin de la primera fila, presionar la tecla <Ctrl> y


seleccionar las otras filas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botn formato.
4. En el men, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar filas.

Ocultar columnas

1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar


columnas continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas
discontinuas se debe hacer la seleccin de la primera columna,
presionar la tecla <Ctrl> y seleccionar las otras columnas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botn formato.
4. En el men, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar columnas.

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Excel 2010 Estndar

Existen mtodos abreviados para la administracin de la hoja de clculo


as:

Ocultar columnas

1. Seleccionar la o las columnas a ocultar


2. <CTRL> + 0

Ocultar filas

1. Seleccionar la o las filas a ocultar


2. <CTRL> + 9

Mostrar columnas

1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.


2. <CTRL> + May + )

Mostrar filas

1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.


2. <CTRL> + May + (

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Excel 2010 Estndar

Manejo de archivos

Abrir

Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo


original para su modificacin, abrir una copia o abrir el archivo en modo de
slo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.

Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Activar el men Archivo


2. Seleccionar la opcin Abrir
3. Se abre la caja de dilogo Abrir. Seleccionar del panel izquierdo la
ubicacin del archivo. Por ejemplo, Escritorio, Disco local C:, Red,
Documentos, etc.
4. Seleccionar la carpeta si el archivo est dentro de una carpeta
especfica y abrirla con doble clic.
5. Seleccionar el archivo que se quiere abrir
6. Clic al botn Abrir.

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Excel 2010 Estndar

Nota: Se puede mostrar el cuadro de dilogo abrir oprimiendo las


teclas <Ctrl> + A

Descripcin Caja de dilogo Abrir

1. Atrs: Est activo si se ha cambiado de carpeta de bsqueda


permitiendo ir a la anterior.
2. Adelante: Est activo solo si se ha utilizado el botn atrs y permite
volver a la carpeta de bsqueda siguiente.
3. Ruta: Permite ver la ubicacin actual o cambiar de ubicacin.
4. Filtro de bsqueda: Permite buscar el listado de los archivos o
carpetas segn una cadena de caracteres.
5. Panel de navegacin: Permite seleccionar posiciones especficas
del Pc activando as otra ruta de archivos.
6. Panel de contenido: muestra el listado de archivos y carpetas
segn la carpeta o unidad de disco seleccionada en el panel de

59
Excel 2010 Estndar

navegacin. Tambin puede mostrar el listado de archivos o carpetas


especificados en la bsqueda.
7. Nombre del archivo: Aqu se puede escribir el nombre del archivo,
despus de indicar su ubicacin en la unidad de disco. Al seleccionar
un archivo del panel de contenido se muestra en esta caja de texto.
8. Todos los archivos de Excel: Esta opcin despliega una lista de los
tipos de archivos que Excel puede leer, se debe seleccionar el
deseado y automticamente mostrar los archivos que existen de
ese tipo.

9. Herramientas: Permite conectarse a unidades de red, o de sitios


web para usarlo como almacn de informacin.

10. Abrir: Este botn permite abrir el libro seleccionado.

60
Excel 2010 Estndar

11. Cancelar: Cierra la caja de dilogo Abrir.

Nueva carpeta Crea una carpeta o un directorio nuevo en el


lugar en el que se est ubicado.

Vistas: Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de


contenido de varias maneras.

Panel Vista previa: permite activar o desactivar el panel de vista


previa permitiendo ver el contenido del archivo seleccionado.

Cerrar Libros

Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por ltima vez y
no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningn contratiempo.
Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar ms,

61
Excel 2010 Estndar

ya que si permanece abierto se puede desaprovechar memoria


innecesariamente.

Guardar

Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarn los


formatos y las caractersticas exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De
forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan nicamente
la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de pgina
Web) guardan todas las hojas de clculo del libro. Si se desea guardar slo
hojas de clculo especficas, se puede ocultar las hojas de clculo que no
se desean guardar.

Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Activar el men Archivo


2. Seleccionar la opcin Guardar
3. Se abre la caja de dilogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo
la carpeta en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco
local C:, Red, Documentos, etc. Seleccionar la carpeta especfica en
la que se guardar el archivo. Seleccionarla del panel de contenido.
4. Dar nombre al archivo
5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opcin
predeterminada Libro Excel lo guardar en la versin 2010.
6. Clic al botn Guardar.

62
Excel 2010 Estndar

Mejorar la presentacin con formatos

Formatos

En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados


exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas
el grupo Fuente, Alineacin y Nmero.

Una caracterstica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre


la hoja de clculo. A medida que vamos por las distintas opciones de
formato sugeridos en la herramienta se va mostrando en la hoja de
clculo. Los formatos se pueden aplicar antes o despus de ingresar la
informacin.

63
Excel 2010 Estndar

Grupo Fuente

1. Fuente
2. Tamao de fuente
3. Aumentar tamao
4. Disminuir tamao
5. Negrita
6. Cursiva
7. Subrayado
8. Bordes
9. Color de relleno
10. Color de fuente

Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las
que se les va a aplicar. Se mostrarn algunos ejemplos prcticos para
asignar formatos.

Fuente

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Excel 2010 Estndar

Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras


seleccionadas.

1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra


2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botn fuente
Calibri
4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse


exactamente en el borde inferior del botn fuente con un clic sostenido
izquierdo puede variar el tamao de ese desplegable.

Tamao de fuente
Se puede Cambiar el tamao de la letra, en el rango de celdas o palabras
seleccionadas:

1. Seleccionar las celdas a las que se les cambiar el tamao de la letra


2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamao de
fuente.
4. Seleccionar de la lista el tamao deseado.

65
Excel 2010 Estndar

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse


exactamente en el borde inferior del botn tamao de fuente con un clic
sostenido izquierdo puede variar el tamao de ese desplegable.

Aumentar o disminuir tamao de la fuente

Aumentar el tamao de la fuente se realiza de 2 puntos en 2 puntos,


mostrando el tamao que se desea. Ejemplo:

1. Seleccionar las celdas a las que se quiere cambiar el tamao de la


fuente.
2. Hacer clic en la ficha de inicio

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Excel 2010 Estndar

3. En el grupo fuente, de nuevo hacer doble clic en el botn Aumentar


tamao de la fuente
4. Hacer clic en el botn Disminuir tamao de la fuente

Color de fuente

El color de la fuente en Excel 2010 al igual que el color de relleno basta


con pasar el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores,
y automticamente lo actualiza en la seleccin. Ejemplo:

1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificar el color.


2. Clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botn color de fuente y dar clic
en la lista desplegable.
4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero
del Mouse lentamente por una fila de colores. Se mostrar la vista
previa en la hoja de clculo segn el color. Seleccionar el color
deseado.

67
Excel 2010 Estndar

Negrilla, Cursiva y Subrayado

Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos


seleccionados. Ejemplo:

1. Seleccionarlas celdas a quienes se aplicar el formato.


2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los
botones:
Negrilla
Cursiva
Subrayado

Tambin se pueden realizar utilizando los mtodos abreviados:

Negrilla <ctrl> + <N>


Cursiva <ctrl> + <K>
Subrayado <ctrl> +<S>

Bordes

En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se


aplicarn a las celdas seleccionadas.

1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde.


2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botn bordes y activar la lista
desplegable.

68
Excel 2010 Estndar

4. Seleccionar el modelo de bordes segn el modelo deseado.

Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez


de aplicar bordes en un rango de celdas.

Dibujar cuadrculas de borde

1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botn bordes.


2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la lnea.
3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opcin dibujar
cuadrcula de borde.
4. El puntero del Mouse cambia a un lpiz, seleccionar un rango de celdas
5. Oprimir la tecla <Esc> para deshabilitar el modo lpiz de la hoja de
clculo.

Con la opcin dibujar borde solo se dibuja un borde externo.

Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes


pasos:

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Excel 2010 Estndar

1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botn bordes.


2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la
lnea.
3. El puntero del Mouse cambia a un lpiz, de nuevo seleccionar un rango
de celdas.
4. Oprimir la tecla <Esc> para deshabilitar el modo lpiz de la hoja de
clculo.

Color de relleno

El color de relleno en Excel 2010 a diferencia de las versiones anteriores,


aplicaba el color despus de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar
el puntero del Mouse por cualquier color en la paleta de colores.

1. Seleccionar Las celdas a las que se aplicar el color de relleno.


2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botn color de
relleno.
4. En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por
una fila de colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.

Se puede agregar este botn a la barra de herramientas de acceso


rpido dando un clic derecho del Mouse
sobre l.

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Excel 2010 Estndar

Grupo Alineacin

1. Alinear en la parte superior Alineacin con respecto al alto de la


2. Alinear en el medio fila.
3. Alinear en la parte inferior
4. Orientacin

5. Alinear texto a la izquierda Alineacin con respecto al ancho de la


6. Alinear texto a la derecha columna
7. Alinear texto a la derecha
8. Disminuir sangra Formatos utilizados en informacin
9. Aumentar sangra alineada a la izquierda. Aumenta o
disminuye el espacio entre el borde de
la celda y el texto

71
Excel 2010 Estndar

10. Ajustar texto

11. Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas

Alineacin de texto

La alineacin de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustndolo en la


celda:

Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineacin.


Hacer clic sobre la ficha inicio
En el grupo alineacin, seleccionar el botn correspondiente alinear
en el medio
En la misma ficha de inicio, grupo alineacin, botn centrar

La alineacin se puede realizar de la siguiente forma:

Alinear en la parte coloca el texto en la parte superior


superior de la celda
coloca el texto en la parte central
Alinear en el medio
de la celda
coloca el texto en la parte inferior Aj
Alinear en la parte Inferior us
de la celda
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la te
izquierda izquierda de la celda de
Desplaza el texto hacia el centro te
centrar
de la celda xt
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la derecha
derecha de la celda
o

72
Excel 2010 Estndar

Cuando se ajusta el texto, Excel adapta el contenido de la celda al ancho


de columna y al alto de la celda. Ejemplo:

1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar.


2. Hacer clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo alineacin, dar clic en el botn ajustar texto.

Se observa que ahora el texto se adapta a lo alto y a lo ancho de la celda


dando una mejor apariencia a la informacin que se adapta a la base de
datos:

Otra forma de realizarlo es con las teclas <Alt> + <Enter>

73
Excel 2010 Estndar

Combinar y centrar

Es un botn de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas


formando una sola celda con mayor tamao y centrando el contenido.

1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.


2. Hacer clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo alineacin, dar clic en el botn Combinar y centrar.

Ejemplo:

1. Ubicarse en la celda A1

2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar


una fila)

3. Oprimir los botones <Ctrl> + <+> (para insertar una fila)

4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos

5. Seleccionar las celdas A1:H1

6. En la flecha Inicio, grupo alineacin, hacer clic sobre el botn


combinar y centrar.

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Excel 2010 Estndar

Grupo nmero

Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje,


moneda, fecha y hora etc.

Formato de moneda

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignar el formato


moneda.

2. Hacer clic en la ficha Inicio.

3. En el grupo Nmero, dar clic en el botn Combinar y centrar.

4. En la ficha de inicio, grupo nmero, hacer clic sobre el botn formato


nmero, seleccionar moneda.

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Excel 2010 Estndar

Estilo millares, aumentar reducir decimales

Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicar el formato


Millares.

2. En la ficha de inicio.

3. En el grupo nmero, hacer clic sobre el botn estilo millares.

4. Hacer tantos clic sobre el botn aumentar decimales como


decimales quiera

5. Hacer tantos clic sobre el botn reducir decimales como decimales


quiera.

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Excel 2010 Estndar

Vista Preliminar, Configuracin e Impresin

Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos


que afectan la presentacin de las hojas impresas. La versin de Excel
2010 ha incluido en una sola pantalla la posibilidad de Configurar la
pgina, la vista preliminar y la impresin.

Para activar las opciones de impresin se puede realizar de dos maneras.


1. En el men Archivo se escoge la opcin Imprimir.
2. Mediante el teclado utilizando la combinacin de las teclas <Ctrl> +
<P>

1. La seccin impresin permite definir qu es lo que se quiere


imprimir, si todo el libro o si alguna parte de l, como hojas, celdas,
etc.

2. La Configuracin de pginas. Permite establecer las hojas a


imprimir, seleccionando de la lista si se imprimir todo el libro, las
hojas activas o una seleccin de celdas. Adems permite establecer

77
Excel 2010 Estndar

el tamao de papel, la orientacin, escalar la impresin para ajustar


el contenido de hojas de clculo optimizando as la presentacin de
las tablas al ser impresas.

3. La vista preliminar muestra a la derecha de la ventana cmo


quedara la impresin con esas caractersticas en la configuracin de
pgina.

Microsoft Excel tiene 3 formas bsicas de visualizar una hoja de clculo. La


vista normal, la vista de diseo de pgina y la vista de salto de pgina.
Para 9cambiar de vista se puede activar el botn de la parte inferior
derecha de la ventana.

1. Vista Normal: Es la vista predeterminada. Permite ver el contenido


de la hoja es un solo espacio de trabajo.

2. Vista Diseo de pgina: esta vista permite ver los saltos de


pgina, los mrgenes, los encabezados y pie de pgina controlando
as los espacios de trabajo.

3. Vista Salto de pgina: Permite ver los saltos de pgina pero


tambin ajustarlos segn las necesidades del usuario.

78
Excel 2010 Estndar

La Vista Diseo de pgina muestra el espacio que se ha determinado en


todos los mrgenes, permitiendo su modificacin rpida desde all. As,
podemos ver que existen varias maneras de modificar los mrgenes de
una manera muy eficiente.

79
Excel 2010 Estndar

De la misma manera permite la creacin de los encabezados y pies de


pgina activando la seccin con un solo clic.

Nota: Las reglas se pueden ocultar desactivando la casilla de verificacin


Regla que se encuentra en el grupo mostrar u ocultar de la ficha Vista.

Ficha Diseo de pgina

En esta ficha podemos Configurar pgina, Ajustar rea de impresin y


mostrar la hoja o la impresin de formas diferentes. A continuacin se
detallarn estas opciones de la ficha.

Grupo Configurar pgina

En este grupo se podr modificar las mrgenes, la orientacin del papel, el


tamao el rea de impresin saltos, fondos, imprimir ttulos.

El comando mrgenes permite establecer unas mrgenes sugeridas por


el sistema simplemente con dar clic en el comando se mostrarn varios
estilos con las medidas correspondientes.

80
Excel 2010 Estndar

Si las mrgenes no corresponden a las necesidades del usuario se pueden


personalizar dando clic al botn mrgenes personalizadas. Se abre una
caja de dilogo para establecer el margen que cubra necesidades
especficas.

81
Excel 2010 Estndar

Basta con aumentar el valor para cada margen escribindolo en el cuadro


de texto correspondiente o bien aumentar lo o disminuirlo dando clic en las
flechas dirigidas hacia arriba (para aumentar) o hacia abajo (para

disminuir) el tamao del margen.

Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, Microsoft 2010 permite


indicar a cuantos centmetros del borde del papel quiere mostrarse con las
opciones margen de encabezado y margen de pe de pgina.

Para centrar la impresin horizontal y verticalmente con respecto a la hoja


se puede hacer automticamente activando la casilla de verificacin
Centrar en la pgina horizontalmente y verticalmente.

Como vemos, hay varias maneras de establecer los mrgenes en una hoja
de clculo.

1. Activar la ficha Diseo de pgina.

82
Excel 2010 Estndar

2. En la vista Diseo de pgina, ubicar el puntero del mouse en el


borde del margen a cambiar hasta que se convierta en una flecha
doble, con clic sostenido definir el tamao.
3. Desde la opcin de Impresin en el Men Archivo.

El comando Orientacin permite establecer la orientacin del papel


seleccionando de la lista si es vertical u horizontal como se muestra en la
imagen.

El comando Tamao permite definir el tamao de papel en el que se


imprimir. Seleccionar de la lista desplegable o establecer uno
personalizado si ninguno de la lista cumple sus expectativas.

83
Excel 2010 Estndar

rea de impresin permite definir un rango para que slo la seleccin se


imprima. Para esto se debe seleccionar las celdas que se quieren imprimir
y luego dar clic en el comando rea de impresin y luego seleccionar la
opcin Establecer rea de impresin.

Si se quiere eliminar el rea de impresin basta con entrar nuevamente al


comando rea de impresin y seleccionar la opcin Borrar rea de
impresin.

84
Excel 2010 Estndar

El comando Saltos, permite realizar saltos de pgina manuales y se


insertarn siempre a la izquierda y encima de la posicin del cursor. Para
insertar saltos de pgina primero se debe ubicar el cursor en la posicin en
donde se quiere insertar la pgina y luego dar clic en el comando Saltos y
seleccionar la opcin Insertar salto de pgina.

Si se quiere quitar el salto de pgina se puede hacer de 2 maneras.


Ubicarse en la celda en la que se insert el salto de pgina (solo borrar el
salto de la celda activa) y dar clic a la opcin Quitar salto de pgina del
comando Saltos, o bien seleccionar la opcin Restablecer todos los
saltos de pgina para que vuelvan las pginas predeterminados.

Fondo permite seleccionar una imagen que mostrar como fondo de la


hoja de clculo. Se repetir la imagen en toda la hoja de clculo. Para
agregar un fondo, Seleccionar el comando Fondo de la ficha Diseo de
pgina, y hacer clic sobre la opcin Agregar Fondo. Buscar luego el
archivo, seleccionarlo y clic en Aceptar.

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Excel 2010 Estndar

Configuracin de impresin

Existen varias formas de configurar las hojas para ser impresas.

rea de impresin

Esta opcin permite seleccionar un rea para realizar una impresin


especfica, para realizar una nueva impresin primero debe borrar rea de
impresin actual y seguir los pasos siguientes:

1. Seleccionar el rango de celdas que ser impreso.


2. Clic en la Ficha Diseo de pgina.
3. Seleccionar el comando rea de Impresin.
4. Clic a la opcin Establecer rea de impresin.

El rea de impresin permanece definida en el momento de enviar un


trabajo de impresin al dispositivo seleccionado, y es nica para cada hoja
del libro sobre el cual se est trabajando.

Imprimir ttulos

Si se desea imprimir los ttulos en todas las pginas, filas y/o columnas
fijas para todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en
parte superior las referencias de dichos ttulos (rango). Si los ttulos se
encuentran en la parte izquierda de la hoja, entonces en la opcin repetir
columnas a la izquierda se marca la columna que se tomar como ttulo
o se introduce la referencia de celda.

86
Excel 2010 Estndar

Si se desea que aparezcan las lneas de divisin de celdas se debe activar


la opcin Lneas de divisin. Si se tiene una impresora a color y se
quiere imprimir en blanco y negro se debe activar la opcin Blanco y
Negro, esto permite mejorar la calidad de impresin. Para que en la
impresin aparezcan las notas de celda (estas aparecen en pginas
adicionales) se activa la opcin Comentarios.

Si se desea que en la impresin aparezcan los ttulos de filas y columnas


se activa la opcin Encabezados de filas y columnas.

Para reducir el tiempo de impresin se activa la opcin Calidad de


borrador. Se imprimen menos grficos y se suprime la impresin de las
lneas de divisin de celdas.

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Excel 2010 Estndar

Si se quiere controlar el orden en que se enumerarn e imprimirn los


datos cuando no caben en una sola pgina se debe indicar el orden a
seguir:

Para enumerar e imprimir las pginas en un orden descendente y luego a


la derecha, se debe activar la opcin Abajo, luego hacia la derecha. Si
en cambio se desea enumerar las pginas de izquierda a derecha y luego
hacia abajo, se activa la opcin derecha luego hacia abajo.

Frmulas
Crear frmulas

Una frmula permite operar matemticamente entre dos o ms celdas.


Para crear una frmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuacin:

Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.


Digitar el signo igual.
Hacer clic al primer valor o componente de la frmula, Excel insertar la
direccin de la celda. Ejemplo: B11.
Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
Hacer clic al segundo valor o componente de la frmula y pulsar
<Enter>.

Al crear frmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:


1. Parntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicacin y divisin *, /
4. Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar parntesis para asociar operaciones en caso de


construir una frmula que as lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.

Editar frmula

Para Editar Frmulas o el contenido de una celda en especial se puede


Recurrir a varias Opciones:

88
Excel 2010 Estndar

Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de funcin <F2>.


Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecer el cursor o puntero de
texto dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de frmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botn modificar frmula de la barra de frmulas.

Copiar frmula

Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que


contenga una frmula, un valor o texto, se presenta una pequea cruz,
que permite copiar la informacin que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la direccin de copiado que se
desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar.
Si se trata de una frmula o funcin que se puede generar
automticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenar las
celdas con la frmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la
izquierda.

Si por el contrario la frmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar


dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operacin utilizando la
opcin Pegado especial que se explic anteriormente.

Eliminar frmula

Una frmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de


una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la
tecla <Supr>.

Posiciones relativas y absolutas

Una referencia identifica una celda dentro de una frmula; dicha referencia
puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la
operacin de copiar y/o mover.

Posiciones relativas: Forman parte de una frmula y cuando sta es


copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posicin, es decir, que la
posicin cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:

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Excel 2010 Estndar

Si la celda D1 contiene la frmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la


frmula quedar (B2*C2).

Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda


referenciada dentro de una frmula, no vare en el momento de copiarla.
Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del nmero
referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante slo la fila, slo la
columna o ambos segn sea el caso.

Ejemplos:

(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.

(B1*$C1) = Permanece constante slo la columna C en el momento de


copiar la frmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.

(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la frmula en


forma horizontal y variando la columna C.

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante,


se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel
inserta en forma automtica el signo $ para fijar completamente la
columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir slo
la fila o slo la columna en constante.

Ejemplo:

En la figura se puede observar un tpico caso del uso de referencias


absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8,
para calcular el valor del Descuento (columna F), se debe multiplicar el
total (columna E).

Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8


y dar clic sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las
ventas.

La celda E8 por ser relativa variar de celda en celda al ser copiada, de


manera que mostrar el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por
ser absoluta permanecer constante al ser copiada.

90
Excel 2010 Estndar

En la celda F8 se puede crear una frmula as: =F4*B1. Sin embargo, al


copiar esta frmula la celda G5, tendr la frmula =F5*B2, la frmula
cambiar las posiciones. Si se analiza, la posicin G5 corresponde al
subtotal y B2 est en blanco. Entonces es necesario mantener absoluta la
celda del % IVA, para que al copiar la frmula todos los subtotales se
multipliquen por B1.

91
Excel 2010 Estndar

MDULO 2

Estructura de datos

Conceptos bsicos de bases de datos


Las bases de datos permiten organizar, administrar y recuperar
informacin. Al crear una base de datos se deben seguir las
instrucciones:

Componentes de las bases de datos

Campo: Cada columna de una base de datos es un campo individual y


cada una de las celdas de una columna es un campo. Los elementos de
un campo pueden ser texto, nmeros, fechas, frmulas o funciones.

Registro: Es una fila individual de una base de datos.

Nombre de campo: Es un nombre que identifica los datos guardados


en l. La fila superior de una base de datos debe contener los nombres
de campo, cada columna debe tener un nombre de campo.

Campo calculado: Corresponde a los campos que contienen frmulas o


funciones Estas son algunas consideraciones a tener cuando se elabora
una base de datos

Tamao de la base de datos: Puede ocupar toda la hoja de clculo.

Ubicacin de los nombres de los campos: La primera fila deber


contener los nombres de los campos o tambin se denominan
Encabezados de columnas.

Valores permitidos en los nombres de los campos: Deben ser


valores de tipo texto.

93
Excel 2010 Estndar

Longitud de nombre de campo: Pueden contener un mximo de 255


caracteres.

Registros: Cada registro deber tener los mismos campos, pero no es


necesario insertar datos en cada campo.

Uso de Maysculas: Se puede usar maysculas o minsculas y


cualquier tipo de formato.

De esta forma se identifican las bases de datos en hojas de clculo y


posteriormente en programas para bases de datos.

Para el manejo de Base de Datos es necesario tener en cuenta varios


factores y parmetros que influyen en el momento de realizar
operaciones entre ellas.

94
Excel 2010 Estndar

Los problemas ms comunes que podemos encontrar en una base de


datos son:

Espacios en los nombres de los campos.


Los datos de los campos no son uniformes y/o contienen espacios.
Los tipos de datos (fecha, nmeros, textos) no son uniformes.
Celdas combinadas.
Campos repetidos.

Cuando hablamos de los tipos de datos encontramos que dentro de una


hoja de clculo se pueden manejas datos de tipo nmero, texto, fecha y
hora.

La mayora de tipo de datos depende de la configuracin de cada


mquina, es decir los tipos de datos numricos cuando se manejan
decimales, depende del separador de lista que este en la configuracin
de la mquina que puede ser coma o punto y coma. Esta configuracin
se puede personalizar desde el panel de control, configuracin regional y
personalizar.

95
Excel 2010 Estndar

En esta ventana es posible establecer el formato de fecha que se


empleara y este cambio se ver reflejado en programas como Excel.

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Excel 2010 Estndar

Al hacer clic en configuracin adicional aparece una caja de dilogo que


permite establecer las opciones para los tipos de datos numricos, como
por ejemplo el separador de lista, el smbolo decimal y el formato de
nmeros negativos entre otros.

Tipo de Dato Numrico: Es importante tener en cuenta que los datos


numricos cuando se ingresan a Excel, estos deben quedar alineados a
la derecha, es decir si se ingresa 0,5 en una celda y este queda hacia la
izquierda de la celda, significa que el numero lo est tomando como
texto y no funcionar para operaciones matemticas, para esto es mejor
siempre utilizar el punto del teclado numrico el cual est configurado
como nmero. Recuerde que puede ser coma (,) o punto (.), recuerde
tambin que los nmeros se ingresan en Excel sin puntos ni comas para
separar millares a no ser que se necesiten los decimales.

Tipo de Dato Fecha/hora: Las fechas enExcelse deben ingresar da,


mes y ao, teniendo en cuenta que esto puede variar dependiendo de la
configuracin regional, mencionada anteriormente. Las fechas dentro de
las funciones como la funcin Si es necesario digitarlas dentro de la

97
Excel 2010 Estndar

funcin fecha, es decir se debe digitar =fecha(ao;mes;da) pero si las


fechas las vamos a utilizar para operaciones matemticas interactuando
entre las celdas no es necesario ingresarlas como funcin. Cuando se
ingresan las fechas o las horas dentro de una celda de Excel estas
tambin deben quedar alineadas a la derecha, de lo contrario no se
podrn operar con ellas; si se necesita restar dos fechas es necesarias
ingresarlas entre comillas ejemplo en la celda C8 est escrito
02/02/2010 y necesitamos saber cuntos das hay de diferencia entre el
1 de Julio del 2010 y la fecha de la celda C8, se debe digitar entre de
lo contrario el signo / lo toma como dividido Ejemplo ="01/07/2010"-
C8.

Crear frmulas

Una frmula permite operar matemticamente entre dos o ms celdas.


Para crear una frmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuacin:
Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.
Digitar el signo igual.
Hacer clic al primer valor o componente de la frmula, Excel insertar
la direccin de la celda. Ejemplo: B11.
Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
Hacer clic al segundo valor o componente de la frmula y pulsar
<ENTER>.

Al crear frmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:


Parntesis ( )
Exponencial ^
Multiplicacin y divisin *, /
Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar parntesis para asociar operaciones en caso de


construir una frmula que as lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-
D10)/B8.

Editar frmula

Para Editar Frmulas o el contenido de una celda en especial se puede


Recurrir a varias Opciones:

Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de funcin <F2>.

98
Excel 2010 Estndar

Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecer el cursor o puntero de


texto dentro de la celda.

Hacer clic en la barra de frmulas y realizar el cambio correspondiente.

Hacer clic al botn modificar frmula de la barra de frmulas.

Copiar frmula

Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que


contenga una frmula, un valor o texto, se presenta una pequea cruz,
que permite copiar la informacin que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la direccin de copiado que
se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera
llenar. Si se trata de una frmula o funcin que se puede generar
automticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenar
las celdas con la frmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a
la izquierda.

Si por el contrario la frmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar


dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operacin utilizando
la opcin Pegado especial que se explic anteriormente.

Eliminar frmula

Una frmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido


de una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se
pulsa la tecla <Supr>.

Posiciones relativas y absolutas

Una referencia identifica una celda dentro de una frmula; dicha


referencia puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede
constatar mediante la operacin de copiar y/o mover.

Posiciones relativas: Forman parte de una frmula y cuando sta es


copiada se ajusta de acuerdo con la nueva posicin, es decir, que la
posicin cambia de acuerdo con la fila o columna en donde se copie.
Ejemplo:

Si la celda D1 contiene la frmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la


frmula quedar (B2*C2).

99
Excel 2010 Estndar

Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda


referenciada dentro de una frmula, no vare en el momento de copiarla.
Se indica colocando el signo $ antes de la letra o antes del nmero
referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante slo la fila, slo
la columna o ambos segn sea el caso.

Ejemplos:

(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.


(B1*$C1) = Permanece constante slo la columna C en el momento de
copiar la frmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la frmula
en forma horizontal y variando la columna C.

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser


constante, se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia
absoluta, Excel inserta en forma automtica el signo $ para fijar
completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se
desea convertir slo la fila o slo la columna en constante.

Ejemplo:

En la figura se puede observar un tpico caso del uso de referencias


absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda g4,
para calcular el valor IVA (columna G), se debe multiplicar el total
(columna F) por el % IVA (celda B1).

En la celda G4 se puede crear una frmula as: =F4*B1. Sin embargo,


al copiar esta frmula la celda G5, tendr la frmula =F5*B2, la
frmula cambiar las posiciones. Si se analiza, la posicin G5
corresponde al subtotal y B2 est en blanco. Entonces es necesario

100
Excel 2010 Estndar

mantener absoluta la celda del % IVA, para que al copiar la frmula


todos los subtotales se multipliquen por B1.

Operaciones Matemticas:

En Excel es posible trabajar operaciones bsicas como son sumas,


restas, multiplicaciones y divisiones, operaciones entre celdas, por
ejemplo al sumar: A1+A2+A3-A4 y el resultado es 19.

Cuando se trabajan operaciones bsicas entre celdas es necesario tener


cuidado con el uso de parntesis es decir si necesitamos sumar y restar
entre celdas el uso o no de parntesis no afectara la formula pero entre
multiplicaciones y divisiones debemos tener cuidado en usarlos o sino la
formula nos dar un valor que no corresponde al real.

Por ejemplo al sumar A1+A2+A3 Y dividirlo por A4 el resultado es 21.8

Pero al hacer la misma operacin pero encerrando entre parntesis la


suma el resultado es 2.9

En el primer caso la celda A4 est dividiendo solamente el ultimo valor


es decir la ltima celda seleccionada en este caso A4, en el segundo
ejemplo al encerrar entre parntesis la suma de las tres celdas obliga a
que internamente se realice la suma y el resultado completo de esa
operacin la divida entre 10 que es el valor que se encuentra en la celda
A4.

101
Excel 2010 Estndar

Tambin es posible realizar estas operaciones o las funciones entre


hojas o entre libros hay que tener en cuenta que cualquier cambio que
se haga en las celdas dependientes este se ve reflejado
automticamente en las celdas resultado que dependan de ella.

Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en la celda A1 de


la Hoja1 + el valor de la celda E5 de la Hoja2 y este resultado se ubicara
en la celda B2 de la Hoja3. La sintaxis de la formula queda:

Operaciones entre libros:

Ejemplo se necesita sumar un valor que se encuentra en Libro1 de la


celda A1 de la Hoja1 + el valor del Libro2 de la celda E5 de la Hoja2 y
este resultado se ubicara en la celda B2 de la Hoja3. La sintaxis de la
formula queda:

Funciones:

Una funcin consiste en el desarrollo de frmulas abreviadas que posee


Excel para solucionar aplicaciones de orden estadstico, financiero,
matemtico, lgico, de bsqueda, etc.

La funcin permite al usuario obtener resultados con slo definir


parmetros en la misma.

Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o


utilizar las bibliotecas comunes, que se encuentran en la ficha formulas.

102
Excel 2010 Estndar

Bibliotecas Comunes

Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la funcin requerida en una


forma fcil y con la posibilidad de detectar errores. En l se encuentra
un gran nmero de funciones organizadas por categoras: Insertar
Funcin, Autosuma, Recientes, Financieras, Lgicas, Texto, fecha y hora,
Bsquedas y referencias, Matemticas y trigonomtricas y ms
funciones.

Cada categora presenta una lista con las funciones relacionadas a ese
tema, al ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la
sintaxis y una pequea definicin o ayuda de lo que realiza esa funcin,
en el momento de detectar cual es la funcin que necesitamos o nos
sirve para desarrollar n planteamiento hacemos clic en ella para que
abra una caja de dialogo solicitando los parmetros para utilizar esa
funcin.

Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones


la categora Lgicas y la funcin si, al ubicarnos encima de esta nos
presenta la sintaxis que se debe emplear y la definicin de la funcin
lgica si, al hacer clic sobre ella, aparecer una ventana pequea
solicitando los valores para cada parmetro y as completar la funcin de
acuerdo a lo que se necesite.

103
Excel 2010 Estndar

El botn Insertar Funcin abre una caja de dialogo que contiene


las funciones de Excel.

104
Excel 2010 Estndar

En esta caja de dialogo es posible buscar una funcin o seleccionar una


categora, en la parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y
la definicin de la funcin.

Otra manera de acceder a las funciones es haciendo clic en el icono de


Insertar funcin que se encuentra en la barra de funciones
y al hacer clic aparece la misma caja de dialogo
mencionada anteriormente.

Caja de dilogo Insertar Funcin

Categora de la funcin

Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles.


Si selecciona Todas en el cuadro Categoras de funciones, se
presentar una lista de todas las funciones disponibles. Si se selecciona
cualquier otra categora, se presentarn slo aquellas que pertenecen a
la misma.

Las funciones personalizadas que se definan se incluirn bajo sus


categoras asignadas, o en la categora Definidas por el usuario si no
se asignan otras categoras.
105
Excel 2010 Estndar

Nombre de la funcin

Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que estn


disponibles en la categora seleccionada. As mismo, enumera las
funciones de macros incorporadas y personalizadas si una hoja de
macros est activa. El rea de presentacin describe la funcin
seleccionada.

Aceptar: Al aceptar la funcin seleccionada se activa la ventana


correspondiente al siguiente paso que consiste en establecer los
parmetros o argumentos de la funcin.

Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo Asistente para funciones sin


realizar ninguna introduccin en la barra de frmulas ni en la celda
seleccionada.

Este cuadro de dilogo cambia de acuerdo con la funcin que se


seleccione en el paso anterior. Cada lnea de argumento tiene al lado
derecho un botn que permite ocultar temporalmente la ventana de
la funcin para seleccionar el valor correspondiente si ste se encuentra
en la hoja de clculo.

Despus de haber introducido los valores para cada uno de los


argumentos requeridos, el valor calculado para la funcin aparece al
final de los argumentos de la funcin en la lnea Resultado de la Frmula
=.

106
Excel 2010 Estndar

Escribir funciones directamente en la celda

Para escribir una funcin en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda


donde se desea obtener el resultado, a continuacin se escribe el
nombre de la funcin anteponiendo el carcter =, y entre parntesis
se escriben los parmetros respectivos separados por coma.

=funcin(parmetro1,parmetro2,parmetro n)

ENTERO: Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.

El parmetro de la funcin es:

=ENTERO(nmero)

PRODUCTO: Multiplica todos los nmeros que son argumentos y


devuelve el producto.

=PRODUCTO(nmero1,nmero2...)
Ejemplo:

FORMULA RESULTADO
=PROMEDIO(C2:C6) 4,2 EL PROMEDIO ES
DE 4,2
=ENTERO(PROMEDIO(C2:C6) 4 REDONDEA EL
PROMEDIO A 4

SUMAR.SI: Suma un conjunto de valores de acuerdo a la condicin


especificada.

107
Excel 2010 Estndar

PROMEDIO.SI: Promedia un conjunto de valores de acuerdo a la


condicin especificada.

Los parmetros de estas dos funciones son los mismos.

=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango de la suma)

=PROMEDIO.SI(Rango;Criterio;Rango del promedio)

Rango: Seleccionar el rango de celdas que se evaluarn. (Rango del


criterio).

Criterio: Definir la condicin para determinar qu celdas se sumarn.


Los criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparacin.
Rango de la suma: Definir el rango de celdas que se sumarn. Si se
omite este parmetro quiere decir que el rango del criterio ser el
mismo rango de la suma.

Rango del promedio: Definir el rango de celdas que se promediarn.


Si se omite este parmetro quiere decir que el rango del criterio ser el
mismo rango del promedio.

Ejemplo:

Por ejemplo, se necesita sumar los totales de las cantidades mayores a


4, la frmula que se debe ingresar es:

=SUMAR.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es 245.000

Si se necesita el promedio de los totales cuyas cantidades sean mayores


a 4 la frmula que se debe ingresar es:

108
Excel 2010 Estndar

=PROMEDIO.SI(C2:C6;">4";D2:D6) y el resultado es: 122.500

CONTAR.SI: Cuenta el nmero de celdas que cumplen una condicin


especificada.

Los parmetros de esta funcin son.

=CONTAR.SI(Rango;Criterio)

Rango: Seleccionar el rango de celdas que se contarn.

Criterio: Definir la condicin para determinar qu celdas se contarn.


Los criterios deben ser definidos entre comillas si son de tipo texto o si
incluyen operadores de comparacin.
Ejemplo:

Se necesita contar cuantos productos vendieron ms de 2 unidades, la


sintaxis de la formula seria de la siguiente manera:

=CONTAR.SI(D2:D6;">=2")

SUMAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a


ms de una condicin.

PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Promedia un conjunto de valores de


acuerdo a la condicin especificada.

Los parmetros de estas dos funciones son los mismos.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Rango2
_criterio;Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Ran
go2_criterio;Criterio2;Rango3_criterio;Criterio3)

Rango_Suma: Seleccionar el rango de celdas que se sumarn.

Rango_Promedio: Seleccionar el rango de celdas que se promediarn.

Rango1_Criterio: Seleccionar el rango del primer criterio.

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Excel 2010 Estndar

Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio

Rango2_Criterio: Seleccionar el rango del segundo criterio.

Criterio_2: Definir el segundo criterio de la suma o del promedio

Ejemplo:

Se necesita hallar el total de los artculos que empiezan por la letra T


de aquellos en donde la cantidad sea mayor o igual a 2.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")

El resultado es $ 285.000,00.

Promedio del total de ventas de los artculos que empiezan por la letra

T con cantidad vendida mayor o igual a 2

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")

El resultado es $ 142.500,00 .

CONTAR.SI.CONJUNTO: Suma un conjunto de valores de acuerdo a


ms de una condicin.

Los parmetros de la funcin es:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1;Criterio1;

Rango_criterio2;Criterio2; Rango_criterio3;Criterio3)

Nmero de registro de ventas realizadas de Renault 9 Gts con


cantidades mayores o iguales a 1.

Utilizando el asistente para funciones tener en cuenta los siguientes


pasos:

1. Ubicar el cursor donde se quiere el resultado de la funcin.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin .

110
Excel 2010 Estndar

3. Seleccionar la categora de la funcin as:

CATEGORIA FUNCIN
Matemticas y trigonomtricas. Sumar.si
Matemticas y trigonomtricas. Sumar.si.conjunto
Estadsticas. Promedio.si
Estadsticas. Promedio.si.conjunto
Estadsticas. Contar.si
Estadsticas. Contar.si.conjunto

Seleccionar la funcin deseada. Para el ejemplo se hallar el promedio


de ventas realizadas de los artculos que comienzan por la letra Tde
las cantidades mayores o iguales a 2.
4. Seleccionar la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
5. Se abre una ventana para ingresar los argumentos de la funcin.

6. Clic en Aceptar.

Funciones de Texto

MAYUSC: Permite cambiar a mayscula el texto existente en una celda.

Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

111
Excel 2010 Estndar

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin convertida


en maysculas.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Mayscy Aceptar.
5. Marcar la celda donde est la informacin que se cambiar a
mayscula y Aceptar.

MINUSC: Permite cambiar a minscula el texto existente en


determinada celda.

Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos
a continuacin:

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin convertida


en minsculas.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Minuscy Aceptar.
5. Marcar la celda donde est la informacin que se cambiar a
minscula y Aceptar.

NOMPROPIO: Permite cambiar una cadena de caracteres donde la


primera letra de cada palabra quedar en mayscula y las dems en
minscula.

Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar la informacin con la


primera letra de cada palabra en mayscula y las dems en minscula.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Nompropioy Aceptar.
5. Marcar la celda donde est la informacin y Aceptar.

CONCATENAR: Permite unir el contenido de varias celdas en una sola.

112
Excel 2010 Estndar

Para utilizar esta funcin se deben seguir los pasos a continuacin:

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar unida la informacin.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Concatenar y Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros el contenido de cada una de las celdas y/o
cadenas de texto a concatenar y Aceptar.

Nota: Para generar espacios o caracteres especiales entre el contenido


es necesario digitar el espacio o el carcter especial entre comillas.

LARGO: Permite contar el nmero de caracteres de una cadena de


texto.

Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en la celda donde quedar el valor numrico de la


cantidad de caracteres existente en una celda.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Texto.
4. Marcar la funcin Largo y Aceptar.

113
Excel 2010 Estndar

5. Marcar la celda donde est la informacin y Aceptar.

Funciones Es

Permiten comprobar el valor del argumento para determinar si el


resultado es VERDADERO O FALSO.

La estructura de las funciones Es =Nombre_de_Funcin(valor)


ESBLANCO: Permite establecer si el valor de la referencia contiene una
celda vaca o no.

ESERR: Permite identificar los valores con error #N/A.


ESERROR: Permite identificar valores con cualquier tipo de error
#REF!,#VALOR!;#DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE?, #NULO!, #N/A.

ESLOGICO: Permite determinar si el valor se refiere a un valor lgico es


decir verdadero o falso.

ESTEXTO: Determina si el valor del argumento es texto.

ESNOTEXTO: Determina si el valor del argumento no es texto.

ESNUMERO: Determina si el valor del argumento es nmero.

ESREF: Determina si el valor del argumento es una referencia.

Funciones Financieras

Funcin VA: Se utiliza para hallar el valor presente o valor actual de un


pago futuro o una serie de pagos futuros.

Para utilizar esta funcin, hacer los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el valor actual.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin VA y Aceptar
5. Ingresar en los parmetros, los valores conocidos para hallar el
resultado del valor actual y Aceptar.

114
Excel 2010 Estndar

El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por


anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.

Ejemplo:

Roberto Fernndez est proyectando pagar su primer semestre de


carrera en la universidad. Comenzar a ahorrar en una entidad que le
ofrece una tasa de inters del 23% anual. Cunto debe depositar hoy
por una sola vez para alcanzar la suma de $5.400.000 dentro 3 aos?

Respuesta: Aplicando la funcin VA e ingresando en los parmetros los


valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que el
seor Roberto Fernndez debe depositar hoy en la cuenta de ahorros es
de $ -2.901.873,16. El valor aparecer en Excel en color rojo y con
signo negativo porque representa el egreso que el seor Roberto
Fernndez debe realizar para obtener el ahorro que necesita.

Funcin VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente
o una serie de cuotas uniformes.

Para utilizar esta funcin, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el valor actual.

115
Excel 2010 Estndar

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Vfy Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros los valores conocidos para hallar el
resultado del valor futuro y Aceptar.

El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por


anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.

Ejemplo:
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que
produce el 22% anual. Si no se retira ninguna cantidad cunto se
tendr ahorrado dentro de 4 aos?

Respuesta: Aplicando la funcin VF e ingresando en los parmetros los


valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VA), el valor que se
obtendr en la cuenta dentro de 4 aos es de $1.772.268. Para este
caso en el parmetro Va se antepone el signo y el valor futuro
quedar positivo.

116
Excel 2010 Estndar

Funcin PAGO: Se utiliza para hallar la cuota o pago de una suma


presente o una suma futura.

Para utilizar esta funcin, se deben realizar los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el valor actual.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Pago y Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros los valores conocidos para hallar el
resultado del pago y Aceptar.
El parmetro tipo es necesario cuando la cuota se va a pagar por
anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.

Ejemplo:

Cunto debe ahorrar mensualmente una persona si desea retirar


dentro de 36 meses $3.500.000 y la cuenta le reconoce una tasa de
inters del 3% mensual?

Respuesta: Aplicando la funcin PAGO e ingresando en los parmetros


los valores conocidos en el problema (TASA, NPER, VF), el valor que se
debe ahorrar mensualmente para retirar dentro de 36 meses la suma de
$3.500.000 es de $ -55.313,28.

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Excel 2010 Estndar

Funcin TASA: Se utiliza para hallar la tasa o porcentaje de inters


pagado por periodo de un prstamo o de una inversin.

Para utilizar esta funcin, se deben seguir los pasos descritos a


continuacin:

1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr la tasa.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Tasa y Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros, los valores conocidos para hallar el
resultado de la tasa y Aceptar.

El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por


anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.

Ejemplo:

Si una persona ahorra $80.000 mensuales durante 24 meses y retira


$2.300.000 el ltimo mes A qu tasa de inters ahorr?

118
Excel 2010 Estndar

Respuesta: Aplicando la funcin TASA e ingresando en los parmetros


los valores conocidos en el problema (NPER, VF, PAGO), el porcentaje al
que se ahorr mensualmente es de 1,53%.

Funcin NPER: Se utiliza para hallar el nmero de pagos realizados en


una inversin.

Para utilizar esta funcin, hacer los siguientes pasos:

1. Ubicar el cursor en la celda donde se obtendr el nmero de periodos.

2. Presionar clic en el icono insertar funcin


3. Elegir la categora Financieras.
4. Marcar la funcin Npery Aceptar.
5. Ingresar en los parmetros los valores conocidos para hallar el
resultado del nmero de periodos y Aceptar.

El parmetro tipo, es necesario cuando la cuota se va a pagar por


anticipado o vencido. Los valores a ingresar son 0 u omitir para el valor
vencido y 1 para anticipado.

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Excel 2010 Estndar

Ejemplo:

Si se desea retirar de una cuenta de ahorros, la suma de $70.000


despus de haber depositado por una sola vez $10.000 a una tasa de
2.5% mensual. Cunto se debe esperar?

Respuesta: Aplicando la funcin NPER e ingresando en los parmetros


los valores conocidos en el problema (TASA, VA, VF), el tiempo que se
debe esperar para retirar de la cuenta $70.000, despus de haber
depositado $10.000 a una tasa del 2,5% mensual son 78, 8 meses.

Formatos de Tabla

Permite dar formato de manera rpida a un conjunto de celdas


convirtindolo en una tabla con un estilo predefinido, estilos rpidos.
Estos estilos es posible personalizarlos para las tablas, encabezados de
filas y totales, la primera y ltima columna, y las filas y columnas con
bandas.

Seleccionar un estilo de tabla

Dentro de la hoja de clculo se debe seleccionar el rango al que se


necesita aplicar el formato de tabla; la tabla puede contener informacin
o estar el rango en blanco.

120
Excel 2010 Estndar

Primero es necesario seleccionar el rango o estar dentro de la tabla que


contiene los datos que deseamos convertir a tabla.

En la ficha Inicio Grupo de Estilos Dar Formato como tabla.

Al hacer clic despliega una serie de estilos marcados como Claro, Medio
u Oscuro.

121
Excel 2010 Estndar

Al escoger el estilo aparece una venta confirmando el rango de la tabla,


si corresponde al rango que habamos seleccionado hacemos clic en
Aceptar y si la tabla contiene encabezados se habilita la casilla de
verificacin.

Y la apariencia del rango en la hoja de clculo ser de la siguiente


manera.

Crear un estilo de tabla personal

Se puede personalizar un estilo aunque este estilo solo se podr usar


para el libro actual, es decir si se abre otro archivo o libro este estilo
no aparecer.

Dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio, hacer clic en la opcin Dar
Formato como Tabla.

En la parte inferior de las opciones aparece un botn Nuevo estilo de


tabla

122
Excel 2010 Estndar

Aparece una caja de dialogo que permitir crear el nuevo estilo, en


Nombre digitar el nombre del estilo a crear y en la parte inferior de la
ventana seleccionar cada elemento que conforma la tabla, seleccionar el
elemento y clic en formato, de esa manera se personaliza, por ejemplo
hemos creado un estilo llamado Elegante para ese estilo necesitamos
que este resaltado el relleno de la primera franja de columnas y de filas
de color rosado, y la primera columna de color de color gris en el
relleno.

Se puede seleccionar un color para la fuente, el borde o el relleno.

123
Excel 2010 Estndar

La ventana ira mostrando una vista previa del estilo antes de aplicarlo,
permitiendo borrar o modificar.

Al hacer clic en la Ficha Inicio dentro de las opciones Dar formato


como tabla ya aparece el nuevo Estilo Elegante dentro de los estilos
personalizados.

Para eliminar el estilo personalizado con el botn derecho del mouse clic
en Eliminar.

Quitar estilo de tabla

Ubicar el cursor dentro la tabla que tiene el estilo, en la cinta de


opciones se activa una ficha Diseo dentro de las opciones

124
Excel 2010 Estndar

Herramientas de tabla, en el grupo de Estilo de tablas en el botn


Ms

Clic en Borrar

Dentro de esta ficha es posible tambin establecer opciones de estilo


de tabla, que permite establecer formatos especiales para los
encabezados y/o totales de las tablas.

125
Excel 2010 Estndar

MDULO 3

Integridad de Datos
Excel trabaja con diferentes tipos de datos como nmeros, fechas y textos
y es importante para una base de datos mantener los datos confiables
para que de esta manera los reportes se puedan ejecutar de forma rpida
y segura.

Administrador de Nombres

Concepto General

Es posible asignar un nombre a celdas o rangos de celdas. Esta opcin


permite crear frmulas o utilizar herramientas de datos de una forma
segura y rpida.

El siguiente ejemplo ilustra una frmula que utiliza referencias de nombre


y no de celdas.

La referencia $B$1 tiene como


nombre interes, en la frmula
se utiliza el nombre y no la
referencia $B$1

<

127
Excel 2010 Estndar

Asignar nombre a una celda o rango

1. Seleccionar la celda o rango


2. Ir a la ficha formulas, grupo Nombres definidos y elegir la opcin
Asignar nombre

3. En el cuadro de dialogo Nombre nuevo:


a. Nombre: El nombre que tomara el rango teniendo en cuenta

El primer carcter de un nombre deber ser una letra o un


carcter de subrayado. Los dems caracteres del nombre
pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres de
subrayado.
Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como A1 o A$1.
Un nombre debe ser nico en la hoja de clculo.
Se pueden usar varias palabras pero no se permiten
espacios. Puede utilizarse caracteres de subrayado y puntos
como separadores.
Un nombre puede contener 255 caracteres como mximo.

b. mbito: Define el lugar del archivo en el que se puede utilizar


la referencia.

La opcin Libro permite que la referencia de nombre pueda


ser usada en cualquier parte del archivo
Si se elige una hoja en particular, el nombre solo podr ser
usado en dicha hoja.

128
Excel 2010 Estndar

c. Comentario: es posible digitar alguna nota sobre el contenido


de la celda y posteriormente ser consultado.
d. Hace referencia a: Muestra la hoja y celda a la que har
referencia el nombre.

4. Una vez creado el nombre, se puede ver en la barra de frmulas al


seleccionar la celda.
5. Tambin es posible seleccionar la celda o rango y digitar el nombre
directamente en la barra de frmulas. (el mbito por defecto es
libro)

Nombres desde seleccin

Se utiliza esta opcin para asignar el nombre de la columna izquierda,


derecha, inferior o derecha a una seleccin de varios datos.

1. Seleccionar el rango al que se desee asignar un nombre, incluidos los


rtulos de fila o de columna.

2. En la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, hacer clic en


Crear desde la seleccin.

3. En el cuadro Crear nombres a partir de la seleccin, designar la


ubicacin que contiene los rtulos, activando las casillas de
verificacin Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o
Columna derecha.

129
Excel 2010 Estndar

Cada una de las celdas numricas adquiere el nombre de la celda de la


izquierda.

Utilizar nombres
Al momento de utilizar la referencia de nombre Excel asocia el nombre al
contenido de la celda:

Para utilizar el nombre de una referencia en una formula o funcin se


pude realizar alguna de las siguientes acciones:

1. Digitar el nombre de forma directa en la formula.

Al digitar el nombre de una celda Excel muestra una lista para elegir.

2. Ir a la ficha formulas, grupo nombres definidos y la opcin: Utilizar


en la formula

130
Excel 2010 Estndar

3. Pulsar la tecla F3

Administrador de nombres

Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para modificar,


eliminar o examinar comentarios de todos los nombres definidos en el
libro.

Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el grupo


Nombres definidos de la ficha Frmulas, hacer clic en Administrador de
nombres.

131
Excel 2010 Estndar

El cuadro de dilogo Administrador de nombres, permite visualizar los


nombres definidos, el valor de la celda o rango, la referencia del nombre,
el mbito y el comentario. Si se desea ajustar el tamao de las columnas
en este cuadro de dilogo, hacer doble clic en la parte derecha del
encabezado de la columna y para ordenar la lista de nombres en orden
ascendente o descendente, hacer clic alternativamente en el encabezado
de la columna.

Utilizar los comandos de lista desplegable Filtro para que se muestre


enseguida un subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se
activa o desactiva la operacin de filtrado, lo que facilita combinar o quitar
distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados
deseados.

Para cambiar un nombre a un rango, seleccionar el nombre y dar clic en el


botn Editar. Cambiar algunas de las opciones en el cuadro Editar
Nombre. Si se cambia un nombre definido o de tabla, tambin se
cambian todos los usos de ese nombre en el libro.

Tambin es posible hacer doble clic en un nombre para editarlo.

132
Excel 2010 Estndar

Eliminar un nombre de un rango

Seleccionar el nombre y dar clic en la opcin Eliminar. Confirmar la


eliminacin. Tambin se puede presionar la tecla <Supr>.

Ejemplo:

El rango de los totales se le asign el nombre Total.


Posteriormente para hallar el subtotal se realiza una funcin de suma y se
inserta el nombre del rango que se quiere sumar.

Validacin de datos

La validacin de datos permite crear una restriccin de entrada de datos a


una celda, la principal funcin de la validacin de datos es evitar errores al
momento de introducir los datos, esta opcin permite tener informacin
ms confiable en las organizaciones.

133
Excel 2010 Estndar

Es posible crear una validacin de datos a un rango de celdas vacas o un


rango de celdas con datos y detectar posteriormente los datos que no
cumplen la condicin

Para crear una validacin de datos se debe definir el tipo de dato y el


criterio que debe cumplir al momento de introducir informacin

1. Seleccionar las celdas a validar.


2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en el
botn validacin de datos
3. Muestra la ventana de dilogo Validacin de datos en la que se
configura de la siguiente forma:

Configuracin

En esta opcin se define el tipo de dato y criterios que debe cumplir el


usuario al momento de ingresar la informacin.

Nmero entero: Permite introducir nmeros enteros nicamente, una


vez seleccionada la opcin Nmero entero Excel muestra la opcin datos
en la que es posible configurar la condicin que debe cumplir el nmero
digitado.

134
Excel 2010 Estndar

Decimal: Permite introducir nmeros enteros y decimales.

Lista: Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la
opcin origen se puede introducir la lista de dos formas.

1. De forma directa separando cada opcin con punto y coma ( o el


separador de lista del computador)

135
Excel 2010 Estndar

2. Desde un nombre de rango definido previamente, para es necesario


anteponer el signo igual y el nombre del rango pulsar f3 y
elegirlo.

136
Excel 2010 Estndar

Fecha: Valida que el dato introducido sea una fecha, tambin es posible
configurar restricciones.

Hora: Configura restriccin para horas, el formato de horas es


hora:minutos:segundos ejemplos : 10:45:20 - 13:50:00 - 1:30:45 pm

Longitud de texto: Permite ingresar un nmero determinado de


caracteres en la celda.

137
Excel 2010 Estndar

Personalizada: Permite introducir valores en la celda dependiendo del


contenido de otra. En el siguiente ejemplo solo se permite ingresar un
ahorro voluntario para ingresos mayores a $5.000.000

138
Excel 2010 Estndar

Mensaje de entrada

Esta opcin permite crear un mensaje para indicar al usuario las


restricciones existentes como debe introducir los datos.
El mensaje de entrada tiene un ttulo y un mensaje.

Mensaje de error

Esta opcin permite definir y personalizar un mensaje de respuesta para


cuando el usuario introduce datos con error.

139
Excel 2010 Estndar

Los mensajes de error pueden ser de tres tipos:

Detener: nicamente acepta los datos de la validacin.

Advertencia: Genera un error pero proporciona la opcin de aceptar el


dato, la integridad de los datos para esta opcin queda condicionada a la
persona que ingresa la informacin.

140
Excel 2010 Estndar

Informacin: Genera un error para informar al usuario pero introduce el


dato en la celda.

Editar celda con validacin

Es posible cambiar, eliminar o buscar celdas con validacin

Buscar celdas con validacin

1. Hacer clic en la ficha inicio, grupo modificar y la opcin buscar y


seleccionar y a continuacin Ir a o directamente con la tecla <F5>
2. Pulsar el botn especial del cuadro de dilogo Ir a
3. Seleccionar la opcin Celdas con validacin de datos (es posible
elegir todas o las similares a la validacin de la celda actual)

141
Excel 2010 Estndar

Modificar validacin de una celda

1. Seleccionar la celda con validacin.


2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuacin
Validacin de datos.
3. Cambiar la validacin actual.
4. Para aplicar el cambio a otras celdas con la misma validacin,
seleccionar la opcin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
validacin en la pestaa configuracin.

Eliminar una validacin

1. Seleccionar la celda con validacin


2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuacin Validacin de
datos.
3. Pulsar el botn Borrar todos de la pestaa configuracin

142
Excel 2010 Estndar

Funciones Lgicas

Las funciones lgicas permiten obtener resultados de forma segura, estas


funciones son ideales para crear tablas con datos seguros.

Funcin SI

La funcin si evala una condicin y devuelve un valor verdadero si la


condicin se cumple o un valor falso si no se cumple.

Ejemplo: Generar un bono de 50.000 para todas las cantidades mayores a


300, para el resto de valores 0.

En este ejemplo la condicin es que la cantidad sea mayor a 300, el


valor verdadero es 50000 que corresponde al valor que se utiliza para las
cantidades mayores a 300, el valor falso es 0 que ser el valor utilizado
cuando no se cumple la condicin.

Estructura de la funcin si.

143
Excel 2010 Estndar

Prueba lgica: Es la condicin que debe cumplir el dato evaluado para


asignar el valor verdadero, ejemplo: las cantidades mayores a 300.

La prueba lgica determina el valor que se le asigna a la celda de


respuesta dependiendo si la condicin se cumple o no.

La prueba lgica tiene tres componentes:

Dato(d3): Es el dato que se desea evaluar


Operador de relacin(>): Es el operador que permite
condicionar el dato ( > mayor que; < menor que; <>
diferente de; = Igual a; >= mayor o igual que; <= menor o
igual que.
Comparacin (300): el valor contra el cual se compara el
dato.

Valor SI Verdadero: Es el valor asignado por Excel para los casos en


que se cumpla la condicin de la prueba lgica. El valor puede ser el
resultado de una frmula un valor digitado por usuario (si el valor
verdadero es texto, se debe utilizar comillas)

Valor SI Falso: Es el valor asignado por Excel para cuando no se cumpla


la condicin de la prueba lgica. El valor puede ser el resultado de una
frmula un valor digitado por usuario.(si el valor falso es texto, se debe
utilizar comillas)

Asistente de Funciones

Para utilizar la funcin SI desde el asistente de funciones se debe realizar:

144
Excel 2010 Estndar

1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuacin grupo Biblioteca de


funciones, elegir la librera Lgicas y pulsar en SI

2. Completar la prueba lgica, valor verdadero y valor falso segn


corresponda. El asistente no requiere que el usuario ponga
parntesis, comillas o separador de lista.

Ejemplos:

1. Si la cantidad es mayor a 50 entonces, al subtotal aplicar el


porcentaje de descuento sino, cero

145
Excel 2010 Estndar

2. Si la fecha de pago es mayor al 10 de junio de 2010 entonces el


1,5% del valor sino cero. (cuando la fecha se debe poner en la
funcin debe introducirse con la funcin fecha)

3. La categora para los tipos A, es Principal, para el resto es General

Funcin SI anidado

Si anidado permite evaluar ms de una condicin dentro de la misma


funcin, se usa para casos en los que el resultado final dependa de varias
condiciones.

146
Excel 2010 Estndar

Ejemplo: Se define el rea responsable de acuerdo a la Identificacin de


inventario de la siguiente forma:

Si es R-2, entonces Seguridad si es R-3, entonces Sistemas, si es R-4


entonces Logstica, si es R-5 entonces Administrativo, si no Error.

Estructura Si anidado

=si(prueba lgica1;verdadero1;si(prueba lgica2;verdadeo2;falso))

1. Se inicia con un Si normal en el que se genera la primera condicin


prueba lgica,
2. Poner el separador de lista (;)
3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condicin.
4. Poner el separador de lista (;)
5. Se inicia otro SI sin cerrar el parntesis del anterior.
6. Indicar la condicin dos prueba lgica.
7. Poner el separador de lista (;)
8. Crear el valor que le corresponde si se cumple la segunda condicin.
9. Repetir el ciclo hasta mximo 8 condiciones.

147
Excel 2010 Estndar

10. Al final de la ltima condicin se pone el valor falso que Excel


usar cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.
11. Cerrar un parntesis por cada SI que se utiliz.

Si anidado desde el asistente de funciones

1. Hacer clic en la ficha formulas, a continuacin grupo Biblioteca de


funciones, elegir la librera Lgicas y pulsar en SI

2. Crear la condicin uno prueba lgica


3. Crear el valor que le corresponde si se cumple la primera condicin
4. Hacer clic en la opcin Valor si Falso del asistente.
5. Seleccionar del cuadro de nombres (barra de frmulas) la funcin SI
para indicar al asistente que se realizar un nuevo SI dentro del
actual.
6. El asistente queda vaco pero en la barra de frmulas se construye
el SI anidado.

148
Excel 2010 Estndar

7. Repetir el ciclo hasta mximo 8 condiciones.


8. Al final de la ltima condicin se pone el valor falso que Excel usar
cuando no se cumpla ninguna de las condiciones.

Funcin SI con Y - O

La funcin SI con Y-O permite evaluar dos o ms condiciones al mismo


tiempo. Se usa para casos en los que el resultado final depende de 2 o
ms criterios.

Ejemplo:

Crear un descuento del 3% del Valor, si la sucursal es Norte y la


Cantidad es mayor a 10, para el resto cero.

Para este caso es necesario cumplir 2 condiciones, que la sucursal sea


Norte y que la cantidad sea mayor a 10, si una de estas condiciones se
deja de cumplir toda la respuesta es falsa.

149
Excel 2010 Estndar

Estructura Si con Y O

=si (Y(Valor lgico1; Valor lgico2);Verdadero;Falso)

La funcin SI con Y puede evaluar ms de dos condiciones al mismo


tiempo y se deben cumplir todas para que la respuesta sea verdadera, si
no se cumple ninguna condicin o se deja de cumplir alguna la respuesta
es falsa.

=si (O(Valor lgico1; Valor lgico2);Verdadero;Falso)

La funcin SI con O puede evaluar ms de dos condiciones al mismo


tiempo y se puede cumplir cualquiera para que la respuesta sea
verdadera.

Ejemplos:

Funcin si para calcular el tipo de peso segn la masa corporal.

150
Excel 2010 Estndar

Funciones de bsqueda

Funcin consultar

La funcin de consultar permite buscar un dato en comn dentro de un


rango de datos para devuelve una informacin especfica

La funcin consultar es efectiva a la hora de comparar rangos de datos o


ubicacin de valores dentro de grandes matrices.

Existen dos opciones para consultar segn la ubicacin de los datos en el


rango de bsqueda

La consulta puede ser V (vertical) o puede ser H (Horizontal) dependiendo


del rango de datos en el que Excel busca la informacin

CONSULTAV: Para rangos en los que los datos estn en columna

151
Excel 2010 Estndar

CONSULTAH: Para rangos en los que los datos estn en fila

Estructura de la funcin consultar

1 - Valor Buscado: Corresponde al dato en comn, un dato para que


Excel lo pueda ubicar dentro de un rango.

2 - Matriz buscar en: Es el rango nombre del rango en el cual Excel


buscar el dato en comn valor buscado, es importante saber que el
valor buscado siempre se realiza por la primera columna del rango
seleccionado.

152
Excel 2010 Estndar

3 - Indicador: Permite ubicar dentro del rango seleccionado la


informacin que devuelve la funcin, el indicador debe ser un nmero de
fila o columna de la siguiente forma:

Si la funcin es ConsultarV: Indicador_Columna, es porque los datos


estn en columna dentro del rango seleccionado, se debe contar el
nmero de columnas seleccionadas y digitar el nmero de la columna de
la cual se necesita obtener la informacin.

En ejemplo se pretende buscar el saldo del proveedor de acuerdo al


cdigo, el rango de datos en el que se est buscando tiene tres columnas,

153
Excel 2010 Estndar

como es el saldo lo que se busca se digitara en la funcin el nmero 3


que corresponde al nmero de columna con la informacin que se
necesita.

Si la funcin es ConsultarH: Indicador_Fila, es porque los datos estn en


fila dentro del rango seleccionado, se debe contar el nmero de filas
seleccionadas y digitar el nmero de la columna de la cual se necesita
obtener la informacin.

En ejemplo se pretende buscar el Valor del gasto de acuerdo al mes, el


rango de datos en el que se est buscando tiene siete filas, como es
educacin lo que se busca se digitara en la funcin el nmero 4 que
corresponde al nmero de fila con la informacin que se necesita.

4 - Ordenado: Esta opcin permite obtener informacin exacta o


aproxima dependiendo la informacin de la columna 1.

En el siguiente ejemplo se muestra una consulta de sucursal por Id


Oficina, esta consulta debe tener un grado de coincidencia exacta puesto
que cada sucursal depende de un Id exacto como 10, 20 etc., por otro
lado cada cliente se le asigna una categora de acuerdo al saldo, en la
tabla de categoras existen valores que van desde 0 a 2000000 de
2000000 hasta 5000000 de 5000000 hasta 10000000 y mayores de
10000000, esta consulta debe tener un grado de coincidencia aproximada
para que segn el valor del saldo le asigne la categora correspondiente.

154
Excel 2010 Estndar

Cuando en la columna de Id Oficina existe un valor inexacto la funcin


marca #N/A por que debe ser exacto.

Cuando en la columna saldo existe un valor que est entre 0 y 2000000 le


asigna Bsico que es el ms prximo, si el valor est entre 2000000 y
5000000 le asigna Junior y as sucesivamente segn se ajuste el valor.

Proteger Informacin

Proteger la informacin puede resultar til para mantener la integridad de


los datos o restringir el acceso a datos archivos importantes.

Es posible proteger el archivo, la estructura del libro, hojas o celdas.

Proteger Archivo

Si se restringe mediante contrasea, se dar entrada al archivo slo si


tiene una clave de acceso, as slo el usuario con la contrasea podr ver
o modificar el libro protegindolo de accesos no autorizados.

155
Excel 2010 Estndar

La proteccin de un archivo tiene 2 contraseas como opcin, una de


apertura en la que se accede al archivo solo con esa clave, y otra de
escritura que permite que el usuario ingrese al archivo pero no pueda
guardar los cambios.

Asignar una contrasea al archivo:

1. Clic en la ficha inicio y seleccionar la opcin guardar como

2. Clic la opcin Herramientas que se encuentra en el extremo


inferior de la ventana Guardar como.
3. Seleccionar la opcin Opciones generales

4. Definir la contrasea de apertura para proteger el archivo de accesos


no autorizados.
5. Definir contrasea de escritura si se desea que los usuarios abran el
archivo como slo lectura, tendr acceso a modificaciones si conoce
la contrasea
6. Activar la casilla de verificacin Recomendado de slo lectura si se
desea mostrar al usuario que puede abrir el archivo como, slo
lectura, cuando abra el libro
7. Dar clic en el botn Aceptar. Es posible que Excel pida reemplazar el
archivo.

Al momento de volver a abrir el archivo Excel pedir la contrasea.


Para quitar la contrasea a un libro se deben realizar los pasos anteriores
y eliminar la contrasea actual.

156
Excel 2010 Estndar

Proteger Libro

Proteger el libro significa que el usuario no puede realizar ninguna


operacin con hijas como insertar, Mover, ocultar, mostrar etc., es ideal
para mantener una estructura del archivo y evitar perdida de datos.

Tambin es posible proteger la opcin de manejo de ventanas como


organizar, minimizar, etc.

Asignar una contrasea al libro:

1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en


proteger libro.

2. Activar la opcin Proteger estructura y ventanas.


3. Escribir la contrasea si se desea que esta proteccin, no la quite
cualquier usuario.
4. Dar clic en el botn Aceptar.

Proteger Libros compartidos

Antes de protegerlo se debe cancelar el uso de libro compartido (desactive


la casilla de verificacin Permitir modificacin por varios usuarios a la vez
desde el la opcin Compartir libro que se encuentra en la ficha del grupo
Cambios).

157
Excel 2010 Estndar

1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin en


Proteger libro compartido.

2. Activar la casilla de verificacin Compartir con control de


cambios.
3. Digitar la contrasea si se desea que otros usuarios no desactiven el
uso de libro compartido, dar clic en el botn Aceptar.
4. Volver a escribir la contrasea y dar clic en Aceptar.

Proteger Hoja

Una hoja de Excel se protege para que el usuario no ingrese o modifique


informacin en las celdas, no obstante es posible asignar permisos al
usuario as como permitir que ingrese o modifique datos en algunas
celdas.

1. Hacer clic en la ficha Revisar, grupo cambios y a continuacin


en Proteger hoja.

158
Excel 2010 Estndar

2. Digitar la contrasea para desproteger la hoja.

Activar desactivar las casillas de verificacin de acuerdo a lo que se


quiera permitir al usuario.

Proteger celdas especficas en la hoja de clculo

Al proteger la hoja Excel mantiene por defecto todas las celdas


bloqueadas, para los casos en que el usuario deba modificar unas celdas y
otras no, se debe realizar lo siguiente:

1. Seleccionar las celdas que se pueden editar una vez protegida la hoja.

2. Seleccionar la ficha Inicio, grupo celdas y la opcin Formato de


celda clic derecho en una de las celdas seleccionadas y elegir la opcin
formato de celdas.

3. En la ficha proteger, desactivar la casilla de verificacin Bloqueada.

4. Activar la casilla de verificacin Oculta si no se desea mostrar la


frmula en esas celdas y dar clic en Aceptar.

5. Proteger la hoja.

159
Excel 2010 Estndar

MDULO 4

Anlisis de informacin
Analice grficamente y eficientemente informacin mediante el uso de las
siguientes herramientas:

Ordenamiento de informacin

Excel 2010 permite ordenar los datos por color y por ms de 3 niveles
(hasta un mximo de 64). Tambin se puede filtrar los datos por color o
por fechas, mostrar ms de 1000 elementos en la lista desplegable
Autofiltro.

La opcin de ordenar se encuentra ubicada en dos sitios:

1. En la ficha Datos en el grupo Insertar

2. En la ficha Inicio en el grupo Modificar

161
Excel 2010 Estndar

Para ordenar de forma ascendente por varios campos a la vez, por


ejemplo nombre, apellidos, artculos, cantidad y valor de forma
descendente, siga los siguientes pasos:

1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos.


2. Ubicarse en la ficha datos, hacer clic en el botn ordenar.
3. Hacer clic sobre el botn agregar nivel para ir adicionando cada
uno de los campos que se necesita para ordenar.
4. En los campos luego por ir colocando los campos por los cuales se
va a ordenar.
5. El campo Ordenar segn, permite ordenar:

por color de la celda ordena por el color de fondo


color de la fuente ordena por el color del texto
icono de la celda ordena por objetos grficos

6. El campo criterio de ordenacin permite escoger si se ordena de


forma Ascendente (A-Z) o de forma descendente (Z-A).

162
Excel 2010 Estndar

A Continuacin se describen cada uno de los botones de la ventana


ordenar:

1. Agrega nuevos niveles para ordenar la informacin.


2. Elimina niveles de ordenamiento agregados.
3. Copia los niveles de ordenamiento y sus criterios.
4. Sube o baja niveles de ordenamiento en la base de datos.
5. Hace distinguir entre maysculas y minsculas en los niveles.
6. Si la base de datos posee nombres de columna y se quiere que no
incluya el ordenamiento de ellas mismas.

Cuando solo se desea ordenar por un campo se pueden utilizar los


botones de ordenar ordenar ascendente u ordenar descendente.

Para utilizar esta siga los pasos que se describen a continuacin:

1. Ubicarse en una celda del campo por el cual se desea ordenar


2. Dar clic sobre el botn de ordenar segn se desee o

Formato condicional

Se puede utilizar el formato condicional para visualizar fines analticos de


presentacin. Puede implementar y administrar varias reglas de formatos
condicionales en forma de degradados de color, barras de datos y
conjuntos de iconos a los datos que cumplan dichas reglas, puede cumplir
un mximo de setenta y cuatro (74) condiciones, las versiones anteriores

163
Excel 2010 Estndar

solo puede utilizar hasta tres (3). Los intervalos de formato condicional
de las celdas se pueden superponer.

1. Seleccionar un rango de celdas a las cuales se les va a colocar el


formato condicional.
2. Hacer clic en la ficha inicio en el grupo estilos.
3. Hacer clic en la flecha de Formato condicional, esperar a que se
despliegue un men y seleccionar uno de los tems de la Barra de
datos.

El formato condicional se aplica de acuerdo al campo que se seleccione,


hay formatos condicionales para texto, fecha y nmero.

Para aplicar formato a celdas de texto o fecha utilice los formatos que se
encuentran en la opcin Resaltar reglas de celdas.

164
Excel 2010 Estndar

Formato condicional avanzado

Permite definir reglas (condiciones) asignando as uno o ms formatos


para una misma celda o conjunto de celdas.

1. Seleccionar un rango de celdas.


2. Hacer clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos, dar clic en el botn
Formato condicional.
3. Seleccionar el formato a aplicar.
4. Dar clic en Ms reglas.

165
Excel 2010 Estndar

5. Aparece la ventana Nueva regla de formato en la cual se crea la


regla a aplicar.
6. El primer paso es seleccionar le tipo de regla a aplicar.
7. Luego se debe editar la descripcin de la regla. Dependiendo de la
regla seleccionada, la descripcin cambia, para el ejemplo se utiliz
los estilos en iconos.

166
Excel 2010 Estndar

Los campos en Editar una descripcin de regla son:

Estilo de formato

Se encuentran los diferentes estilos que se pueden colocar a la celda como


son:

Escala de 2 colores
Escala de 3 colores
Barra de Datos
Conjunto de iconos

Dependiendo del estilo de formato las opciones cambian, como se escogi


la opcin de Conjunto de iconos, se deben seleccionar las dems opciones
correspondientes a la regla.

167
Excel 2010 Estndar

Estilo de icono

Se encuentran los diferentes iconos que se pueden aplicar a la regla.

Icono

En esta opcin se encuentran las opciones para configurar cada uno de los
iconos de la regla.

Puede colocar iconos diferentes, colocar el valor y el tipo para cada icono.

Luego de configurar la regla se da clic en el botn Aceptar.

168
Excel 2010 Estndar

Filtros Automtico y Avanzado

Esta Herramienta permite al usuario mostrar los registros que cumplen un


determinado criterio, entendiendo como criterio, una condicin que se
especifica de acuerdo a los valores contenidos en un campo.

Los Filtros se pueden clasificar en Autofiltros y Filtros Avanzados.

Autofiltros

Existen dos formas para activar los autofiltros, las cuales se describen a
continuacin:

1. Ubicarse en una celda dentro de la base de datos, en la ficha Inicio,


en el grupo Modificar dar clic sobre el botn Ordenar y filtrar, en
el men desplegable seleccionar la opcin Filtro.

Al activar los filtros se activa unas flechas en el encabezado de cada


columna. Al dar clic en la flecha de la columna de acuerdo al tipo de datos
que se tenga, se activan opciones de filtrado diferente y opciones de
ordenamiento.

169
Excel 2010 Estndar

Se pueden activar varios autofiltros y la informacin se basa en el filtro


anterior, reduciendo la cantidad de registros visibles.

Es posible crear tipos de autofiltros: por una lista de valores, por un


formato, por criterios, por fechas. Estos tipos de filtro se excluyen
mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Es decir que
no se puede filtrar por dos tipos de autofiltro al tiempo.

Tipos de Autofiltros

Por una lista de Valores: Cuando la columna del autofiltro contiene


valores numricos se deben activar o desactivar las casillas de acuerdo al
criterio, como mximo soporta 10.000 entradas. Si la lista en muy grande
se debe desactivar la opcin Seleccionar todo de la parte superior, y
seleccionar solamente los valores a mostrar.

Ejemplo:

Mostrar todas las categoras que son Caf:

1. En la flecha desplegable de categoras, deshabilitar el cuadro de


chequeo seleccionar todo.

170
Excel 2010 Estndar

2. Seleccionar la opcin Caf.


3. Hacer clic en Aceptar.

Dependiendo del campo en el cual se hace el filtro se puede aplicar filtros


con rangos de comparacin, filtros de Fecha, filtros de texto y filtros de
nmero.

Por ejemplo:

Dar clic en el filtro del campo Precio unidad y luego dar clic en la opcin
Filtros de Numero, se despliega un men con ms opciones de
comparacin para nmeros.

171
Excel 2010 Estndar

Ejemplo:

Identificar todas las cantidades que estn entre 30 y 40:

1. Hacer clic sobre la flecha desplegable de cantidad, seleccionar


filtros de nmero y del nuevo submen seleccionar el operador
entre.

172
Excel 2010 Estndar

A continuacin en la ventana de Autofiltro personalizado en el cuadro


de texto es mayor o igual a escribir 30 y en el segundo cuadro de texto
es menor o igual a escribir 40.

Si se desea mostrar los valores ms altos o bajos de un rango se debe


seleccionar la opcin Diez mejores.

173
Excel 2010 Estndar

Ejemplo:

Mostrar los productos que ms cantidad tienen:

En la flecha desplegable del campo cantidad seleccionar filtros por


nmero y a continuacin Diez mejores.

Del nuevo cuadro desplegable seleccionar superiores 10.

Superiores: Muestra el valor superior de un rango de celdas


numrico.
Inferiores: Muestra el valor inferior de un rango de celdas
numrico.

174
Excel 2010 Estndar

Quitar filtros

Los campos en los cuales se activ el filtro se identifican porque el icono


de la columna tiene un embudo para quitarlo se da clic en el
icono y se selecciona la opcin Borrar filtro de Categora.

Filtro por color

Para aplicar filtros por color primero se debe colocar un formato


condicional a las celdas.

Luego se debe escoger el campo por el cual se va a aplicar el filtro, por


ejemplo se va a aplicar un filtro por color al campo Categora.

En la flecha desplegable de categora, habilitar la opcin filtro por color, se


escoge la opcin por la cual se va a aplicar el filtro, por color de celda o
por color de fuente.

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Excel 2010 Estndar

Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios
varan y se presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la
opcin Filtro Personalizado.

176
Excel 2010 Estndar

Al activar la opcin Filtro personalizado, Excel 2010 muestra una caja


de dilogo que permite seleccionar hasta dos condiciones utilizando el
operador lgico Y y el operador lgico O.

177
Excel 2010 Estndar

En la lista desplegable izquierda, seleccionar el operador de comparacin


(es igual a, no es igual a, comienza por, no comienza por, etc.) y en la
lista desplegable derecha seleccionar el valor.

Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Men cuenta con
la opcin Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el manejo
de tiempos. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de
celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquas de aos, meses
y das. Si se activa un nivel se desactivan los otros niveles.

178
Excel 2010 Estndar

En el men aparece la opcin Filtro Personalizado, adems de aplicar


filtros con los operadores de comparacin, es posible aplicar operadores
lgicos (Y, O), para obtener registros que cumplan condiciones al tiempo.
Los autofiltros pueden ser activados oprimiendo las teclas CTRL + SHIFT +
L.

Cuando se presentan celdas en blanco se activa una casilla de verificacin


Vacas, en el cuadro de filtro, que al activarla muestra los registros cuyo
criterio para ese campo es vaco. Para volver a mostrar todos los registros
se activa la opcin Borrar Filtro

Filtrar por seleccin: Tambin es posible activar los autofiltros dando


clic derecho en la celda a filtrar, seleccionar la opcin filtrar y de acuerdo
al tipo de datos seleccionar:

Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por
valor de la celda seleccionada.

Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.

Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente
de la celda seleccionada.

Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda
seleccionada.

179
Excel 2010 Estndar

Filtros avanzados

Los filtros avanzados muestran los registros que cumplen determinados


criterios, y a diferencia de los autofiltros permiten copiar la informacin
filtrada a otro lugar, admite ms criterios y especificarla informacin de
los campos filtrados.

Criterio

Un criterio es una condicin que se debe establecer para seleccionar


registros de la lista o base de datos. Los criterios pueden ser de tipo texto,
nmero, fecha, hora.

El rea de datos corresponde a la informacin que se evaluar con


respecto al ttulo del criterio, es decir, la condicin que debe cumplir el
criterio o criterios seleccionados.

180
Excel 2010 Estndar

Los criterios se utilizan para realizar consultas fuera de la base de datos, y


pueden estar compuestos por uno o varios campos, el cual puede tener
conector lgico Y, O.

Definicin de un solo criterio

Se usa cuando la consulta debe cumplir una condicin. Para definir un


Criterio sencillo, es decir con un solo campo se debe:

Copiar el Ttulo del campo que ser el criterio.


Desplazar el cursor una celda hacia abajo y escribir la condicin que
debe cumplir el campo.

Las condiciones en los criterios de tipo numrico y fecha deben tener un


operador que permita comparar (>, <, >=, <=, <>). El signo igual se
omite.

Por ejemplo:

Dar clic en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en


Opciones avanzadas.

Si se desea que el filtro Oculte las filas que no cumplen los criterios, se
debe hacer clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. (El
resultado se muestra como en Autofiltros, dentro de la misma base de
datos)

181
Excel 2010 Estndar

Para filtrar los registros copiando las filas que cumplen los criterios a otra
rea de la hoja de clculo, a otra hoja de clculo a otro arch ivo, se
debe activar la opcin Copiar a otro lugar.

1. En la casilla Rango de la lista se debe seleccionar el rango de los


datos de la base de datos, incluyendo los ttulos de las columnas,
colocar el nombre que se le haya dado a la base de datos, al
presionar la tecla F3aparece una ventana en la cual se selecciona el
nombre que se le dio a la base de datos.

Para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo Filtro avanzado


mientras se selecciona un rango, se hace clic en el botn Contraer
dilogo y presionar Expandir dilogo , para retornar al
cuadro presionar la tecla <Enter>.

2. En el Rango de criterios seleccionar las celdas correspondientes a


los criterios incluidos los rtulos de criterios. Es decir las celdas:

3. Para copiar la informacin a otro lugar se debe activar la opcin


Copiar a otro lugar, para que se habilita la casilla Copiar a donde
se debe seleccionar la celda en la cual quedarn los datos del filtro.
Al seleccionar una celda en blanco, se copian todos los campos y los
registros que cumplan la condicin dada.

182
Excel 2010 Estndar

Si solo se desea copiar algunos campos de la base de datos, se copian


previamente los encabezados de los campos que se desean y en el cuadro
Copiar a se debe seleccionar este rango.

Si se requiere ubicar los datos filtrados en otra hoja o en otro libro, el


rango de criterios se debe ubicar en la hoja donde se mostraran los
registros filtrados y desde all se debe empezar a realizar el filtro
avanzado.

Ejemplo:

Crear un filtro avanzado que muestre el listado de los registros de


Envigado.

1. Primero se asignar un nombre a la base de datos, oprimir las teclas


CTRL + * estando en una celda dentro de la base de datos para
seleccionarla.
2. Asignar un nombre a la base de datos.
3. Crear el criterio de lo que se va a filtrar, colocar en la celda K1
Municipio; en la celda K2 Envigado.
4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, hacer clic en el
botn avanzadas.
5. Clic en el cuadro rango de lista y seleccionar la base de datos u
oprimir la tecla F3 para seleccionar el nombre de la base de datos.
6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y seleccionark1:k2.
7. Seleccionar el botn Copiar a otro lugar y en el cuadro de texto
copiar a, hacer clic sobre la celda k8.
8. Clic en el botn Aceptar.

183
Excel 2010 Estndar

Filtros avanzados con operadores lgicos (y-o)

Las condiciones en los criterios de tipo numrico y fecha deben tener un


operador que permita comparar (>, <, >=, <=, <>). El signo igual se
omite.

Dos criterios conectados con Y

Trae la informacin de los que son del municipio


Envigado y que tengan un salario mayor a 1000000.

Dos criterios conectados con O

Trae los registros que son del municipio de Envigado o


Copacabana.

184
Excel 2010 Estndar

Utilizando el operador O y el operador Y

Trae los registros que son de Envigado o Copacabana


con un salario mayor a 1000000.

Operadores

Trae los registros que son diferentes a envigado y


que tengan un salario mayor a 1500000.

Ejemplo:

Crear un filtro avanzado que muestre el cdigo, nombre, apellido y cargo


de los empleados del municipio de Copacabana.

1. Darle nombre a la base de datos. Oprimir las teclas <Ctrl> + <*>


estando en una celda de la base de datos para seleccionarla,
asignarle el nombre de base.

2. Colocar en la celda k5municipio; en la celda k6Copacabana.


Asignarle a esas 2 celdas el nombre criterios.

3. Copiar los nombres de los campos Cdigo, Nombre, Apellido y


Cargo a partir de la celda k9. Asignarle a esas 3 celdas el nombre
resultados.

4. En la ficha de datos, del grupo ordenar y filtrar, dar clic en el


botn avanzadas.

185
Excel 2010 Estndar

5. Clic en el cuadro rango de lista y escribir el nombre de la base de


datos o seleccionarla oprimiendo la tecla F3.

6. Clic en el cuadro de texto rango de criterios y escribir el nombre


del criterio o seleccionarlo oprimiendo la tecla F3.

7. Seleccionar el botn de opcin copiar a otro lugar y en el cuadro


de texto copiar a, escribir el nombre de la salida o seleccionarlo
oprimiendo F3.

La caja de dilogo Filtro Avanzado, quedar como se muestra en el


siguiente grfico.

Clic en el botn Aceptar.

Nota: Si la base de datos tiene registros idnticos, al activar la casilla de


verificacin Slo registros nicos, Excel 2010 traer solo uno de cada
registro que se encuentre duplicado.

Resumiendo informacin con Subtotales

Subtotales

Al utilizar la herramienta de subtotales en bases de datos se pueden


aplicar varias formulas (suma, promedio, mnimo, mximo, contar,
contara, producto, varianza, desviacin estndar) para analizar la
informacin dependiendo del campo.

186
Excel 2010 Estndar

Para aplicar los subtotales, en primer lugar se debe ordenar la base por el
campo que se va a sacar el subtotal.

Una vez se encuentra ordenada la base y que se encuentre ubicado en


una celda dentro de la base dar clic en la ficha Datos, en el Grupo
Esquema dar clic en la opcin de Subtotal.

En la lista desplegable Para cada cambio en, se debe seleccionar el


campo por el cual fue ordenada la base de datos.

En la lista desplegable Usar funcin, hacer clic en la funcin de resumen


que se desee utilizar para calcular los subtotales.

En el cuadro de lista Agregar subtotal a, activar la casilla de verificacin


correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales se
deseen calcular.

La opcin de Reemplazar Subtotales actuales, se utiliza para


sobrescribir los subtotales existentes. Si se desea conservar los subtotales
que se vallan generando se debe desactivar esta casilla.

La opcin Salto de pgina entre grupos, se aplica cuando se desea


imprimir cada grupo en una pgina independiente.

Si el total se desea agregar en la parte inferior de la columna se debe


activar la casilla de Verificacin Resumen debajo de los datos, de lo
contrario el total se ver reflejado al comienzo de la columna.

Ejemplo:

Calcular el total del salario por municipios.

1. Ordenar la base de datos por municipio, en la ficha datos, grupo


esquema, hacer clic sobre el botn subtotal.
2. Aparecer un cuadro de dilogo, de subtotales.

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Excel 2010 Estndar

3. Seleccionar de la primera lista desplegable para cada cambio en


la palabra municipio.
4. Seleccionar de la segunda lista desplegable usar funcin, la
palabra suma.
5. Seleccionar del cuadro de lista, el cuadro de chequeo salario.
6. Dar clic sobre el botn Aceptar.

Cuando se aplican los subtotales, en la parte izquierda de la hoja de


clculo se activan unos smbolos de esquema que aparecen junto a
los nmeros de fila. Los smbolos y permiten mostrar u ocultar las
filas de detalle de los subtotales.

188
Excel 2010 Estndar

Subtotales anidados

Tambin es posible agregar Subtotales con diferentes funciones hasta 7


veces repitiendo los procedimientos descritos anteriormente y
desactivando la casilla de verificacin de Reemplazar Subtotales
Actuales, para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes.

Los Subtotales se calculan con una funcin de resumen, el primer


argumento es un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101
a 111 (pasa por alto valores ocultos) y el segundo argumento
corresponde a los rangos o referencias para los cuales desea calcular el
subtotal, que pueden ser de 1 a 254. Los nmeros de las funciones de
resumen se describen en la siguiente tabla:

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Excel 2010 Estndar

Nmero_funcin Nmero_funcin Funcin


(incluye valores ocultos) (pasa por alto valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST

Quitar subtotales

1. En la ficha datos, grupo esquema, hacer clic sobre el botn


subtotal. Aparecer un cuadro de dilogo, de subtotales.
2. Dar clic sobre el botn quitar todos.
3. Dar clic en Aceptar.

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Excel 2010 Estndar

Tablas de resumen

Las tablas de resumen permite analizar informacin de bases datos


utilizando funciones de base de datos y tablas de datos.
Para crear las tablas de resumen siga los siguientes pasos:

1. Se debe crear la lista del campo al cual se va a crear la tabla de


resumen.
2. Colocar el campo que se va a analizar en la formula de base de
datos.
3. Crear la formula de base de datos para analizar la informacin.
4. Crear la tabla de datos con una sola variable.

Ejemplo:

Crear una tabla de resumen donde se analicen el total de los salarios y los
salarios por cada uno de los municipios.

1. Crear el listado de los municipios.


2. Colocar en una celda el campo que se va a analizar, para el ejemplo
va a ser el campo salario bsico.
3. Colocar la frmula para analizar los datos de la tabla de entrada,
para el ejemplo se utilizo la frmula BDSUMA, para sumar el salario
de los datos de la base de datos.

1 3

191
Excel 2010 Estndar

4. Crear la tabla de datos de los municipios, seleccionar desde b4:c16,


dar clic en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos dar
clic en Anlisis Y si, seleccionar Tabla de datos, en el cuadro de
texto Celda de entrada (columna) dar clic en la celda b4, dar clic
en Aceptar.

Los municipios tendrn el consolidado de los datos de acuerdo a la


formula que se utilizo.

192
Excel 2010 Estndar

Creacin de grficos

Esta herramienta permite mostrar la informacin de forma grfica para ser


analizada.

Los grficos pueden crearse directamente en las hojas de clculo o en


hojas nuevas de forma predeterminada con el nombre de grfico y un
nmero (grfico1).

La informacin de la base de datos y del grfico est directamente


vinculada.

Pasos para crear un grfico

1. Ubicarse en una celda dentro del grfico.


2. Dar clic en la ficha Insertar, en el grupo de grficos, dar clic sobre
alguna de las categoras de los grficos.

3. Seleccionar el subtipo de grfico que desea crear, para el ejemplo se


selecciona en Columna y Columna agrupada 3D, de una vez el
grfico aparece en la hoja.

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Excel 2010 Estndar

194
Excel 2010 Estndar

Tipos de grficos

Grficos en Columnas

Los grficos en columnas se utilizan para comparar valores de categoras.

Grficos en Lneas

Los grficos en lneas se utilizan para mostrar las tendencias a lo largo del
tiempo.

Grfico Circular

Muestra el tamao proporcional de los elementos que conforma una serie


de datos.

Grfico en Barra

Los grficos en barra se utilizan para comparar varios valores

195
Excel 2010 Estndar

Grfico en rea

Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

Grfico Dispersin

Este grfico compara pares de valores

Partes de un grfico

Un grfico est compuesto de diferentes partes entre los cuales estn:

196
Excel 2010 Estndar

1
4
9
8 7 3

1
0

6 5

1. Titulo del Grfico

Texto descriptivo alienado en la parte superior de los grficos.


Al dar doble clic sobre el titulo del grfico se habilita la ventana
para dar Formato a los ttulos del grfico.

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Excel 2010 Estndar

Relleno: Permite colocar un color de fondo, degradado, imagen,


textura o trama, al ttulo del grfico.
Color de borde: Permite aplicar un color al borde del ttulo.
Estilos de borde: Permite aplicar un estilo de borde al ttulo.
Sombra: Permite aplicar diferentes tipos de sombras.
Iluminado y bordes suaves: Permite aplicar efectos de iluminacin
a los bordes.
Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior
de imgenes, textos editando profundidad, contorno y superficies.
Alineacin: Permite aplicar una orientacin al texto que puede ser
de tipo vertical y horizontal.

2. Leyenda

Smbolos que muestran las tramas y colores asignados a la serie de


datos. Se puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del
grfico, con colores, fuentes, estilos y efectos.

3. Series de datos
Puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico, que
tienen relacin con la informacin a graficar. Permite colocar fondos,
colores de lnea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.

4. rea del grfico

Es el rea que delimita el grfico, se ubica en el fondo del grfico.


Se puede aplicar un formato al borde, color borde, estilos de borde,
sombra, iluminado y bordes suaves, formato 3D, Giro 3D, etc.

5. Eje vertical lneas de divisin verticales

Permite dar formato a las lneas de divisin del grfico, en cuanto


al color, estilo de la lnea, sombra, iluminado y bordes suaves.

6. Plano posterior o lateral

Permite dar formato al fondo del grafico en cuanto al relleno, color,


estilos de borde, sombra, etc.

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Excel 2010 Estndar

Formato al eje

Permite dar formato a los ejes (Vertical y horizontal), lnea que rodea el
rea de trazado, utiliza un marco como referencia para delimitar los
planos.

7. Eje horizontal (Categoras)


8. Titulo eje horizontal
9. Eje Vertical (Valor)
10. Titulo eje vertical

Cinta de opciones del grfico

Ficha Diseo

Permite mediante los 5 grupos que posee cambiar el diseo que se aplica
al grfico.

Cambiar tipo de grfico: Da la opcin de cambiar del tipo de grfico


que se aplico.

Guardar como plantilla: Permite crear una plantilla de algn diseo


que se halla creado para un grafico y despus poderlo aplicar a los
dems grficos que se creen.

Cambiar entre filas y columnas: Da la posibilidad de intercambiar los


datos del grafico entre filas y columnas.

Seleccionar Datos: Permite seleccionar o cambiar el rango de los datos


que se tomaron para graficar.

Diseos de grficos: Permite cambiar el diseo que tiene el grafico,


existen 10 diseos para aplicar al grafico, por ejemplo un diseo que
coloca los ttulos al grfico, cambia de posicin la leyenda, diseo con la
tabla de datos, etc.

199
Excel 2010 Estndar

Estilos de grfico: Teniendo presente los tipos de grficos, se puede


cambiar de una forma gil el estilo de un grfico, colores de barras con
fondos negros entre otros.

Ficha Presentacin

En la ficha presentacin, cada grupo permite dar formato adicional a


cada una de las partes del grfico, ejes, ttulo del grfico, etiquetas,
fondos, anlisis.

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Excel 2010 Estndar

Ficha Formato

La ficha formato con 5 grupos permite seleccionar cada parte del grfico
para aplicar formato, estilos de forma, estilos de wordart, manejo y
edicin de textos, y tamao.

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