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Mdulo 1 Generalidades
MDULO1
Generalidades
Introduccin a las hojas de clculo
Conceptos Bsicos
Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de
tipo numrico o alfanumrico; se pueden tambin crear frmulas
calculando un nuevo valor, a partir de los datos de otras celdas de la
misma hoja de clculo, de otra hoja de clculo del mismo libro, o de otro
libro.
5
Excel 2010 Estndar
Ambiente de trabajo
La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2010, se basa en la siguiente
apariencia:
6
Excel 2010 Estndar
1 9
2
3
4
5
6 7
10
14 11
8 12 13
15
7
Excel 2010 Estndar
Cinta de opciones
8
Excel 2010 Estndar
Se debe tener en cuenta que hay fichas que se activan solo si se est
usando una herramienta que requiera de proceso que no est en las fichas
predeterminadas.
9
Excel 2010 Estndar
10
Excel 2010 Estndar
Vnculos: Hipervnculos.
11
Excel 2010 Estndar
Auditora de frmulas:
Soluciones:
Ficha datos: Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y
administracin de bases de datos:
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Excel 2010 Estndar
Ficha vista:
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Excel 2010 Estndar
4
3
6 7
5
2
2
4
8
15
Excel 2010 Estndar
La cinta de opciones
1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas para activar el
men contextual con una lista de opciones.
2. Seleccionar minimizar la cinta.
Nota: Esta opcin puede estar activa o inactiva. Tambin se puede activar
o desactivar esta opcin con la combinacin de teclas <CTRL> + <F1>
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Excel 2010 Estndar
Interfaz de usuario
17
Excel 2010 Estndar
1. Lanzador
2. Galera desplegable
Hojas de clculo
Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por
hoja de clculo, ofrecindole mayor capacidad de manejo en bases de
datos y volumen de informacin. Para visualizar la ltima celda de una
hoja siga os siguientes pasos:
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
20
Excel 2010 Estndar
Mejoras en la impresin
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Excel 2010 Estndar
Formatos de archivo
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Excel 2010 Estndar
Libro de Excel (xlsx) Formato de archivo basado en XML predeterminado Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado
Libro de Excel (xlsm)
para macros.
Libro de Excel binario (xlsb) Formato de archivo binario (BIFF12) de Office Excel 2007.
Formato de archivo de Office Excel 2007 predeterminado para una
Plantilla (xltx)
plantilla de Excel.
Formato de archivo habilitado para macros de Office Excel 2007 para
Plantilla (xltm)
una plantilla de Excel.
Libro de Excel 97-Excel 2003 (xls) El formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.
Hoja de clculo XML 2003 (xml) Formato de archivo de hoja de clculo XML 2003 (XMLSS).
Datos XML (xml) Formato de datos XML.
Formato de Lotus delimitado por espacios. Guarda nicamente la hoja
Texto con formato (delimitado por espacios, prn)
activa.
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Excel 2010 Estndar
Entrada a Excel
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Definiciones
Qu es Excel?
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Excel 2010 Estndar
Qu es una columna?
Se reconocen de forma
horizontal en la hoja de
clculo, se identifican con
nmeros que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.
Qu es una celda?
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Excel 2010 Estndar
Rango
Libros
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Excel 2010 Estndar
Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del
libro. La hoja activa es la hoja en donde se est trabajando y aparece con
el nombre en negrita. Para activar una hoja basta con hacer clic en
etiqueta. De forma predeterminada Excel abre 3 hojas pero, se pueden
insertar ms hojas siempre y cuando no exceda la memoria que est
disponible. Para crear nuevas hojas basta con dar clic sobre el botn que
se encuentra al lado derecho de la hoja 3.
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Excel 2010 Estndar
Tipos de datos
Utilizando el teclado
Ctrl
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Excel 2010 Estndar
Ctrl
Utilizando el Mouse
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Excel 2010 Estndar
4 3
Punteros de Mouse
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Excel 2010 Estndar
Seleccin
Seleccin filas
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Excel 2010 Estndar
Seleccin de columnas
Seleccin de celdas
1. Ubicarse en la hoja1
2. Hacer clic sobre la celda A5
3. Con el puntero del Mouse, hacer clic sostenido y seleccionar en sentido
vertical y horizontal hasta marcar el rea A5:G14.
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Excel 2010 Estndar
Formas de seleccin
Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla
almacena seleccin
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Excel 2010 Estndar
1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila nmero 1,
se encuentra un objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto
hacer clic.
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
3
1
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Excel 2010 Estndar
3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.
3
1
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Excel 2010 Estndar
1
3
40
Excel 2010 Estndar
Opciones de rellenar
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Excel 2010 Estndar
Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato
de la celda origen.
Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda
origen.
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Excel 2010 Estndar
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato
de la celda origen.
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Excel 2010 Estndar
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato.
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Excel 2010 Estndar
Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y el mismo formato
de la celda origen.
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin
formato.
Para la informacin de tipo texto solo existen series de datos para los das
de la semana y los meses del ao. Si se quieren crear series con otro tipo
de informacin se deben crear listas personalizadas.
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Excel 2010 Estndar
Listas personalizadas
Para crear una lista personalizada se deben tener en cuenta los siguientes
pasos.
1. Activar el Men Archivo.
2. Seleccionar del men Opciones
3. Seleccionar la categora Avanzadas
4. En el panel derecho de la ventana dar clic en el botn Modificar
listas personalizadas que se encuentra en el extremo inferior del
panel.
5. Clic en Aceptar.
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Para realizar cada una de estas acciones, se deben seguir los siguientes
pasos:
Insertar hojas
1
2
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Excel 2010 Estndar
Eliminar hojas
Desde la cinta de opciones
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Excel 2010 Estndar
Mover hojas
Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo se debe:
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Excel 2010 Estndar
Ocultar hojas
1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la
etiqueta de la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar
varias hojas simultneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla
<Ctrl> mantenido) todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botn
derecho del Mouse.
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Excel 2010 Estndar
Mostrar hojas
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Excel 2010 Estndar
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn
formato.
3. Del Men desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo
Visibilidad
4. l mostrar un submen, hacer clic sobre la opcin mostrar hoja.
5. Se activa una caja de dilogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere
mostrar
6. Hacer clic en Aceptar.
Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las
etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.
Color de etiqueta
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Excel 2010 Estndar
Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del
Mouse o por el grupo celdas.
2. En la ficha de inicio,
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Excel 2010 Estndar
Ancho de columna
Ocultar filas
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Excel 2010 Estndar
Ocultar columnas
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Excel 2010 Estndar
Ocultar columnas
Ocultar filas
Mostrar columnas
Mostrar filas
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Excel 2010 Estndar
Manejo de archivos
Abrir
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Excel 2010 Estndar
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60
Excel 2010 Estndar
Cerrar Libros
Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por ltima vez y
no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningn contratiempo.
Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar ms,
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Excel 2010 Estndar
Guardar
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Excel 2010 Estndar
Formatos
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Excel 2010 Estndar
Grupo Fuente
1. Fuente
2. Tamao de fuente
3. Aumentar tamao
4. Disminuir tamao
5. Negrita
6. Cursiva
7. Subrayado
8. Bordes
9. Color de relleno
10. Color de fuente
Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las
que se les va a aplicar. Se mostrarn algunos ejemplos prcticos para
asignar formatos.
Fuente
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Excel 2010 Estndar
Tamao de fuente
Se puede Cambiar el tamao de la letra, en el rango de celdas o palabras
seleccionadas:
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Color de fuente
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Bordes
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Color de relleno
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Grupo Alineacin
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Alineacin de texto
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Combinar y centrar
Ejemplo:
1. Ubicarse en la celda A1
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Excel 2010 Estndar
Grupo nmero
Formato de moneda
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Excel 2010 Estndar
2. En la ficha de inicio.
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Excel 2010 Estndar
Como vemos, hay varias maneras de establecer los mrgenes en una hoja
de clculo.
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Configuracin de impresin
rea de impresin
Imprimir ttulos
Si se desea imprimir los ttulos en todas las pginas, filas y/o columnas
fijas para todas las hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en
parte superior las referencias de dichos ttulos (rango). Si los ttulos se
encuentran en la parte izquierda de la hoja, entonces en la opcin repetir
columnas a la izquierda se marca la columna que se tomar como ttulo
o se introduce la referencia de celda.
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Excel 2010 Estndar
87
Excel 2010 Estndar
Frmulas
Crear frmulas
Editar frmula
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Excel 2010 Estndar
Copiar frmula
Eliminar frmula
Una referencia identifica una celda dentro de una frmula; dicha referencia
puede ser relativa o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la
operacin de copiar y/o mover.
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Excel 2010 Estndar
Ejemplos:
Ejemplo:
90
Excel 2010 Estndar
91
Excel 2010 Estndar
MDULO 2
Estructura de datos
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Excel 2010 Estndar
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97
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Crear frmulas
Editar frmula
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Copiar frmula
Eliminar frmula
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Excel 2010 Estndar
Ejemplos:
Ejemplo:
100
Excel 2010 Estndar
Operaciones Matemticas:
101
Excel 2010 Estndar
Funciones:
102
Excel 2010 Estndar
Bibliotecas Comunes
Cada categora presenta una lista con las funciones relacionadas a ese
tema, al ubicar o desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la
sintaxis y una pequea definicin o ayuda de lo que realiza esa funcin,
en el momento de detectar cual es la funcin que necesitamos o nos
sirve para desarrollar n planteamiento hacemos clic en ella para que
abra una caja de dialogo solicitando los parmetros para utilizar esa
funcin.
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Excel 2010 Estndar
104
Excel 2010 Estndar
Categora de la funcin
Nombre de la funcin
106
Excel 2010 Estndar
=funcin(parmetro1,parmetro2,parmetro n)
=ENTERO(nmero)
=PRODUCTO(nmero1,nmero2...)
Ejemplo:
FORMULA RESULTADO
=PROMEDIO(C2:C6) 4,2 EL PROMEDIO ES
DE 4,2
=ENTERO(PROMEDIO(C2:C6) 4 REDONDEA EL
PROMEDIO A 4
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Excel 2010 Estndar
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango de la suma)
Ejemplo:
108
Excel 2010 Estndar
=CONTAR.SI(Rango;Criterio)
=CONTAR.SI(D2:D6;">=2")
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Rango2
_criterio;Criterio2; Rango3_criterio;Criterio3)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(Rango_suma;Rango1_criterio;Criterio1;Ran
go2_criterio;Criterio2;Rango3_criterio;Criterio3)
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Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 285.000,00.
Promedio del total de ventas de los artculos que empiezan por la letra
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D2:D6;A2:A6;"T*";C2:C6;">=2")
El resultado es $ 142.500,00 .
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_criterio1;Criterio1;
Rango_criterio2;Criterio2; Rango_criterio3;Criterio3)
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Excel 2010 Estndar
CATEGORIA FUNCIN
Matemticas y trigonomtricas. Sumar.si
Matemticas y trigonomtricas. Sumar.si.conjunto
Estadsticas. Promedio.si
Estadsticas. Promedio.si.conjunto
Estadsticas. Contar.si
Estadsticas. Contar.si.conjunto
6. Clic en Aceptar.
Funciones de Texto
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
111
Excel 2010 Estndar
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos
a continuacin:
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
112
Excel 2010 Estndar
Para utilizar esta funcin se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
113
Excel 2010 Estndar
Funciones Es
Funciones Financieras
114
Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
Funcin VF: Se utiliza para hallar el valor futuro de una suma presente
o una serie de cuotas uniformes.
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Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
Suponer que se invierten $800.000 en una cuenta de ahorros que
produce el 22% anual. Si no se retira ninguna cantidad cunto se
tendr ahorrado dentro de 4 aos?
116
Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
117
Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
118
Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
Formatos de Tabla
120
Excel 2010 Estndar
Al hacer clic despliega una serie de estilos marcados como Claro, Medio
u Oscuro.
121
Excel 2010 Estndar
Dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio, hacer clic en la opcin Dar
Formato como Tabla.
122
Excel 2010 Estndar
123
Excel 2010 Estndar
La ventana ira mostrando una vista previa del estilo antes de aplicarlo,
permitiendo borrar o modificar.
Para eliminar el estilo personalizado con el botn derecho del mouse clic
en Eliminar.
124
Excel 2010 Estndar
Clic en Borrar
125
Excel 2010 Estndar
MDULO 3
Integridad de Datos
Excel trabaja con diferentes tipos de datos como nmeros, fechas y textos
y es importante para una base de datos mantener los datos confiables
para que de esta manera los reportes se puedan ejecutar de forma rpida
y segura.
Administrador de Nombres
Concepto General
<
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Excel 2010 Estndar
128
Excel 2010 Estndar
129
Excel 2010 Estndar
Utilizar nombres
Al momento de utilizar la referencia de nombre Excel asocia el nombre al
contenido de la celda:
Al digitar el nombre de una celda Excel muestra una lista para elegir.
130
Excel 2010 Estndar
3. Pulsar la tecla F3
Administrador de nombres
131
Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
Validacin de datos
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Excel 2010 Estndar
Configuracin
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Excel 2010 Estndar
Lista: Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la
opcin origen se puede introducir la lista de dos formas.
135
Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Fecha: Valida que el dato introducido sea una fecha, tambin es posible
configurar restricciones.
137
Excel 2010 Estndar
138
Excel 2010 Estndar
Mensaje de entrada
Mensaje de error
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
141
Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Funciones Lgicas
Funcin SI
143
Excel 2010 Estndar
Asistente de Funciones
144
Excel 2010 Estndar
Ejemplos:
145
Excel 2010 Estndar
Funcin SI anidado
146
Excel 2010 Estndar
Estructura Si anidado
147
Excel 2010 Estndar
148
Excel 2010 Estndar
Funcin SI con Y - O
Ejemplo:
149
Excel 2010 Estndar
Estructura Si con Y O
Ejemplos:
150
Excel 2010 Estndar
Funciones de bsqueda
Funcin consultar
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
154
Excel 2010 Estndar
Proteger Informacin
Proteger Archivo
155
Excel 2010 Estndar
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Excel 2010 Estndar
Proteger Libro
157
Excel 2010 Estndar
Proteger Hoja
158
Excel 2010 Estndar
1. Seleccionar las celdas que se pueden editar una vez protegida la hoja.
5. Proteger la hoja.
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Excel 2010 Estndar
MDULO 4
Anlisis de informacin
Analice grficamente y eficientemente informacin mediante el uso de las
siguientes herramientas:
Ordenamiento de informacin
Excel 2010 permite ordenar los datos por color y por ms de 3 niveles
(hasta un mximo de 64). Tambin se puede filtrar los datos por color o
por fechas, mostrar ms de 1000 elementos en la lista desplegable
Autofiltro.
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Excel 2010 Estndar
162
Excel 2010 Estndar
Formato condicional
163
Excel 2010 Estndar
solo puede utilizar hasta tres (3). Los intervalos de formato condicional
de las celdas se pueden superponer.
Para aplicar formato a celdas de texto o fecha utilice los formatos que se
encuentran en la opcin Resaltar reglas de celdas.
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Excel 2010 Estndar
165
Excel 2010 Estndar
166
Excel 2010 Estndar
Estilo de formato
Escala de 2 colores
Escala de 3 colores
Barra de Datos
Conjunto de iconos
167
Excel 2010 Estndar
Estilo de icono
Icono
En esta opcin se encuentran las opciones para configurar cada uno de los
iconos de la regla.
Puede colocar iconos diferentes, colocar el valor y el tipo para cada icono.
168
Excel 2010 Estndar
Autofiltros
Existen dos formas para activar los autofiltros, las cuales se describen a
continuacin:
169
Excel 2010 Estndar
Tipos de Autofiltros
Ejemplo:
170
Excel 2010 Estndar
Por ejemplo:
Dar clic en el filtro del campo Precio unidad y luego dar clic en la opcin
Filtros de Numero, se despliega un men con ms opciones de
comparacin para nmeros.
171
Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
172
Excel 2010 Estndar
173
Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
174
Excel 2010 Estndar
Quitar filtros
175
Excel 2010 Estndar
Por criterios: Cuando los datos a filtrar son de tipo texto, los criterios
varan y se presentan diferentes alternativas de Filtros por Texto en la
opcin Filtro Personalizado.
176
Excel 2010 Estndar
177
Excel 2010 Estndar
Por fechas: Si la lista presenta valores de tipo fecha, el Men cuenta con
la opcin Filtros por Fecha con diferentes posibilidades para el manejo
de tiempos. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de
celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquas de aos, meses
y das. Si se activa un nivel se desactivan los otros niveles.
178
Excel 2010 Estndar
Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, hacer clic en Filtrar por
valor de la celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, hacer clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, hacer clic en Filtrar por color de fuente
de la celda seleccionada.
Para filtrar por icono, hacer clic en Filtrar por icono de la celda
seleccionada.
179
Excel 2010 Estndar
Filtros avanzados
Criterio
180
Excel 2010 Estndar
Por ejemplo:
Si se desea que el filtro Oculte las filas que no cumplen los criterios, se
debe hacer clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. (El
resultado se muestra como en Autofiltros, dentro de la misma base de
datos)
181
Excel 2010 Estndar
Para filtrar los registros copiando las filas que cumplen los criterios a otra
rea de la hoja de clculo, a otra hoja de clculo a otro arch ivo, se
debe activar la opcin Copiar a otro lugar.
182
Excel 2010 Estndar
Ejemplo:
183
Excel 2010 Estndar
184
Excel 2010 Estndar
Operadores
Ejemplo:
185
Excel 2010 Estndar
Subtotales
186
Excel 2010 Estndar
Para aplicar los subtotales, en primer lugar se debe ordenar la base por el
campo que se va a sacar el subtotal.
Ejemplo:
187
Excel 2010 Estndar
188
Excel 2010 Estndar
Subtotales anidados
189
Excel 2010 Estndar
Quitar subtotales
190
Excel 2010 Estndar
Tablas de resumen
Ejemplo:
Crear una tabla de resumen donde se analicen el total de los salarios y los
salarios por cada uno de los municipios.
1 3
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Excel 2010 Estndar
192
Excel 2010 Estndar
Creacin de grficos
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Excel 2010 Estndar
194
Excel 2010 Estndar
Tipos de grficos
Grficos en Columnas
Grficos en Lneas
Los grficos en lneas se utilizan para mostrar las tendencias a lo largo del
tiempo.
Grfico Circular
Grfico en Barra
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Excel 2010 Estndar
Grfico en rea
Grfico Dispersin
Partes de un grfico
196
Excel 2010 Estndar
1
4
9
8 7 3
1
0
6 5
197
Excel 2010 Estndar
2. Leyenda
3. Series de datos
Puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico, que
tienen relacin con la informacin a graficar. Permite colocar fondos,
colores de lnea, formatos y efectos 3D sobre las mismas.
198
Excel 2010 Estndar
Formato al eje
Permite dar formato a los ejes (Vertical y horizontal), lnea que rodea el
rea de trazado, utiliza un marco como referencia para delimitar los
planos.
Ficha Diseo
Permite mediante los 5 grupos que posee cambiar el diseo que se aplica
al grfico.
199
Excel 2010 Estndar
Ficha Presentacin
200
Excel 2010 Estndar
Ficha Formato
La ficha formato con 5 grupos permite seleccionar cada parte del grfico
para aplicar formato, estilos de forma, estilos de wordart, manejo y
edicin de textos, y tamao.
201