INSTITUTO DE ENSEANZA ABIERTA

IDEA
Prof. Bernardo Gonzlez V.

1.- INTRODUCCIN

Microsoft Office es una herramienta multifuncional. Su paquete ofimtico te ofrece programas para casi cualquier cosa que realizas en la oficina.

De tal manera tenemos que, si quieres elaborar documentos, cartas, oficios, etc. Tenemos el Procesador de Textos Word. Si lo que quieres es
hacer una presentacin en pblico o quieres que esa presentacin sea vista de forma confidencial, tenemos PowerPoint; si quieres hacer clculos
financieros u hojas de trabajo donde se relacionen elementos que luego deben sumarse, restarse o sacar alguna funcin financiera o matemtica,
tenemos Excel. Si tienes una gran cantidad de datos que necesitas ir recolectando para formar una base de datos, entonces Office tiene Access. Las
tarjetas de presentacin o invitaciones se hacen en Publisher y bueno, es muy grande la gama de productos para mencionarlas todas.

En IDEA veremos lo ms importante de Word y PowerPoint en Info I y Excel en Info II. Con ello tendrs las herramientas fundamentales para poder
continuar tus estudios universitarios de una manera eficiente, sin que tengas retraso alguno por desconocer tal o cual accin.

Slo te pedimos prestar mucha atencin, hacer los ejercicios y los aprobar los exmenes que se te aplicarn.

Comenzamos!

2.- QU ES Y PARA QU SIRVE EXCEL?

Excel es una Hoja de Clculo, que emula a las usadas por las empresas para realizar operaciones contables, clculos financieros, matemticos, etc.
es muy amplia la gama de uso de esta herramienta ofimtica.

2.1.- COMO SE COMPONE EXCEL

Como cualquier otro programa de Microsoft, Excel tiene una interface similar; se encuentra conformada por Pestaas las cuales te remiten a
cada Ribbon o Cinta donde se organizan todos los comandos:
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BARRA DE ACCESO RPIDO BARRA DE TTULO MINIMIZAR-EXPANDIR-CERRAR-OCULTAR CINTA DE HOJA

Barra de Frmulas

Cuadro de Nombres

FILA
COLUMNA

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
CELDA VERTICAL/HORIZONTAL

BARRA DE ETIQUETAS

BARRA DE ESTADO/VISOR DE HOJAS

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Una hoja de Excel contiene tanto Columnas como Filas que a su vez estn formadas por Celdas. Excel 2010 tiene 16,384 Columnas y 1,048,576
Filas. La interseccin de una Columna con una Fila se le llama Celda Activa (se muestra tanto la columna como la fila en otro color).

En nuestro ejemplo se puede apreciar que se ubica en H6 y se refleja en el Cuadro de Nombre donde aparece.
Al archivo en Excel, se le llama tambin Libro y un libro contiene una o ms hojas de trabajo.
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2.2.- MOVIENDOSE EN EXCEL

En Excel es muy recomendable moverse a travs de Atajo y el Teclado, es por ello que aqu veremos todas las formas de movimiento y atajos:

Otra manera es yendo al cuadro de nombre y escribir ah el nombre de la interseccin o ttulo de la misma.

Vayamos a Excel y escribamos DF15 y presionemos Enter.

Al presionar la tecla Alt aparece unos nmero al lado de los comandos. Estos nos indican los atajos que debemos presionar si queremos ejecutar
rpidamente un comando.
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Dependiendo de qu estemos haciendo, aparecern diferentes cintas con su respectivo nmero (en caso de que no se pueda ejecutar un comando,
no aparecer su letra).

2.3.- INTRODUCIR DATOS EN EXCEL

Excel maneja dos formas de informacin: texto-nmeros y clculos (matemticos, financieros, logsticos, etc). Pero por si mismo no puede pensar
qu es lo que t quieres hacer; es por ello que le debes indicar cuando un nmero es slo nmero y cuando es un clculo.

Poner en A1 2+2 y luego enter. Excel lo tomar como un simple nmero, l no sabe que quieres hacer una operacin aritmtica y te muesta slo
el 2+2 del lado izquierdo de la celda. Ahora, para indicarle a Excel que quieres hacer un clculo, tan slo tienes que poner el signo de igual (=)
antes de cualquier cifra o nmero que pongas. Ahora has esta operacin =2+2 en A2. Vers que ya aparece el resultado de la suma de 2+2.

Cuando realizas una operacin directamente en la Barra de Frmulas aparecer un cuadro de aceptacin
en la cual se indicar qu estas haciendo (suma) y la operacin en la zona blanca. La equis
cancela la operacin y regresa a la original; la paloma asemeja al enter y la Fx te abre el
cuadro de Insertar Funcin para que busques una de las tntas formulas que Excel tiene.

2.3.1. ERRORES

Como Excel tiene muchisimas funciones, a veces no le decimos bien qu es lo que tiene que hacer y nos puede mostrar o una seal de error:
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Podemos detectar tamben algn error si aparece la esquina de la parte superior izquierda
de la celda en color verde y al hacer clic en ella, se mostrar otro
coo diciendonos que tenemos un error. Al presionar
sobre l, nos abrir un men de posibles errores:
Ayudndonos a definir el problema en el cual camos.

Algunos de los sealamientos de error ms comunes son:

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Si queremos introducir varias lineas en una misma celda, al dar enter nos pasar a la siguiente celda, es por ello que debemos presionar Alt+Enter
para hacer eso. Probemos: Tomemos a celda B3 e introducimos: 2+2 luego presionamos Alt + Enter y escribimos *3 y volvemos a presionar Enter.
El resultado es el siguiente:
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De esta forma, logramos tener varias lneas en una sola celda, para cuando usamos frmulas muy extensas.

Si cometemos un error al ir realizando la frmula y queremos regresar, se dbe usar la tecla retroceder del
teclado y no la flecha izquierda ya que sta flecha slo validar la operacin.

2.4. TIPOS DE DATOS

Existen dferentes tipos de datos que podemos introducir a Excel y son los siguientes:

@ Valores Constantes. Es un dato que se introduce en una celda, sea nmero, fecha, hora o texto. Se le llama Constante porque nn general,
es un valor de tipo permanente, que no puede modificarse. se denomina constante a aquella magnitud cuyo valor no vara en el tiempo.
@ Valores Variables: Una variable es un elemento de una frmula, proposicin o algoritmo que puede adquirir o ser sustituido por un valor
cualquiera.
@ Frmulas: Son una secuencia de datos formada por Valores constantes, variables; referencias a otras celdas; nombres, funciones u
operaciones. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos, como los aritmticos: +,-,*,/ (suma, resta, multiplicacin y divisin).

2.5. SELECCIN DE CELDAS

Seleccionar celdas es muy importante en Excel. A travs de ellas podemos unir grupos para realizar una operacin (sumas, por ejemplo),
por lo que se requiere conocer lo siguiente:

Cuando das clic en una celda, el curso aparece como una cruz ancha (o signo de +) en color blanco. Para seleccionar varias celdas,
tan slo debemos dar clic en una y de ah arrastrar hasta el rango deseado .
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Si queremos una gran cantidad de celdas (A1 a C5), debemos dar clic en A1, presionar la techa Shift y dar otro clic en C5:

Si queremos seleccionar toda la Fila o toda la Fila, hay que dar clic en la letra (Columna) o en el nmero (Fila). Recordemos que Excel pone letras a
las columnas y nmeros a las filas y en el cuadro de nombres aparece primero la letra (columna) y despus el nmero (fila).

Con Ctrl+E se selecciona toda la hoja.

Cuando queremos hacer una copia con la cantidad, por diferentes razones, debemos poner el cursor en el ngulo inferior derecho, hasta que se
convierta en una una cruz delgada y negra (llamado Controlador de Relleno); entonces extendemos con clic sostenido hasta la celda deseada y
nos aparecer una etiqueta inteligente que nos dar una serie de opciones a escoger:
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Tambin podemos poner en tres celdas distintas 1,2,3 y extendemos con el ratn hasta 7, llenndose la serie automticamente:

(esto se puede hacer a partir de dos nmero en Excel 2010).

Lo mismo sucede con los das de la semana; podemos escribir lunes, dar clic y extender y automticamente pondr el resto de los das deseados.

2.6. COPIAR Y PEGAR

En Excel podemos copar de dos formas; tal cual est la celda o como imagen.

Al copiar como imagen, se nos presenta la siguiente ventana:

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2.7. PEGADO

La funcin Pegar en Excel es muy basta. Aparecen muchas opciones con las cuales trabajar:

Veamos ahora de qu trata:

Excel pega todo el contenido de las celdas seleccionadas incluyendo frmulas y formato.

Excel pega todo el texto, nmeros y frmulas pero sin formato.

Formato de Excel pega el formato de los nmeros que tienen las celdas seleccionadas as como sus frmulas.
frmulas y
nmeros
Formato de Excel copia el formato de las celdas originales y lo pega en las celdas destino junto con el contenido.
frmulas y
Nmeros. Excel crea vnculos hacia las celdas origen de manera que cualquier cambio hecho en ellas se vea
reflejado en las celdas destino.
Pegar
vnculo. Imagen Excel pega solamente una imagen copiada de la celda origen.

Imagen Excel pega una imagen que est vinculada a la celda origen.
vinculada

Con el cuadro de dilogo Pegado especial adicionalmente podrs acceder a otras opciones de pegado en Excel a travs del cuadro de
dilogo Pegado especial, que puedes abrir haciendo clic en el men del botn Pegar, que se encuentra en la ficha Inicio, y seleccionando la
opcin Pegado especial.
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2.8. FUNCIONES RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Cuando copiamos celdas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo: =A2+3 la frmula variar, dependiendo de donde vayamos
a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos referencias relativas y son relativas a la
celda que las contiene.

As, si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda a B3 a la celda B4, esta ltima contedr la frmula =B3+3. Pudiendo
ser un problema la actualizacin de la celda por omisin. Para ello, estn las referencias constantes y mixtas.

Para crear una referencia constante basta poner el signo de pesos ($) antes de la columna y la fila =$A$2 as al copiarla, sta quedar
inamovible.

Para indicar una referencia mixta pondremos el signo de pesos ($) ya sea en la letra (columna) o fila (nmero) =$A2 o =A$2, dependiendo de qu
queramos fijar.
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2.9. BORRAR

Otra herramienta til en Excel es Borrar y puede borrar varias cosas como formato, contenido, comentarios,
hipervnculos o todo.

El otro modo, el ms usado, para borar contenido, es situarse en la o las celdas a borar y preciosar la tecla Supr.