Rediagnstico, Implementacin de Gestin de la Calidad ISO 9001

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Giovanni Alfonso Huanqui Canto

tiene una implicacin menor en el

sistema, realizando tareas menores.
Rediagnstico,Implementacin
deGestindelaCalidadISO Entre las prioridades de la entidad est,
9001
a largo plazo, certificarse a travs de la
norma ISO 14001.
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Material recopilado de varias experiencias formativas
Problemasdelsistemadegestin
Rediagnstico es una organizacin de delacalidad
Brasil con sede en Uruguay que se
dedica a la comercializacin de
reactivos e instrumental para laboratorio Su Sistema de Gestin de la Calidad ISO
de anlisis clnicos. Cuenta con casi 20 9001, certificado desde 2002, se
aos de experiencia en el sector y encontraba ya en fase de madurez
suministra a los ms prestigiosos cuando en 2011, se plantearon cambiar
laboratorios del sector pblico y privado la gestin por una implementacin de
en el mundo. los procesos en forma automtica para
optimizar los tiempos y recursos
Es el representante oficial de marcas
destinados al mantenimiento del
lderes en el diagnstico clnico a nivel
sistema.
mundial que desarrollan tecnologas de
ltima generacin y se dedican a la La Directora Tcnica de la empresa, era
investigacin de nuevas pruebas la persona que se encargaba
bioqumicas que colaboran con la del control documental de forma
evaluacin de enfermedades de los diaria comprobando de forma manual
pacientes. que todos los documentos fueran
correctos con respecto a los requisitos
Desde el ao 2002, Rediagnstico
del SGC. Esto requera de gran cantidad
cuenta con la certificacin y
de tiempo por parte de esta persona
garanta ISO 9001 para Importacin,
dedicado a un trabajo muy laborioso y
Distribucin, Comercializacin y Servicio
un esfuerzo diario y que la apartaba de
de Post Venta para Reactivos e Insumos
poder desarrollar otras actividades
de Diagnstico e Instrumental de asociadas a su puesto de trabajo.
Laboratorio.
Algunos procesos requera de
Alrededor de unos 50 trabajadores la realizacin de varios pasos para
forman parte de la organizacin, de los documentar y validar las acciones
cuales 10 estn totalmente formados e realizadas con lo que se perciban un
involucrados en el Sistema de Gestin exceso de trabajo administrativo y una
de la Calidad para garantizar su duplicidad de tareas. Era el caso de las
mantenimiento y el resto del personal acciones de capacitacin del personal
que deban ser registradas en el plan de
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formacin y en las fichas del personal eran una fuente de riesgo: no poder
una vez realizadas. ejercer en su sector al no estar
acreditados de forma oficial.
Aunque no se haban registrado
problemas con el uso de La preparacin de los Comits de
procedimientos o instrucciones tcnicas Direccin supona una inversin de
de la organizacin, en el caso de tiempo en la recopilacin, tratamiento y
los formularios, se haban detectado presentacin de los datos que
algunas NC (no conformidades) por el precisaba ser optimizada ya que se
uso de formatos obsoletos. Adems, trabajaba con varios das de adelanto
exista el temor de que los ingenieros para tener toda la informacin
trabajasen con manuales de servicio preparada en tiempo y forma.
tcnico no actualizados de los
Las reclamaciones de clientes sobre los
instrumentos comercializados.
productos precisaban tener controlados
La bsqueda y archivo de la los tiempos de respuesta de los
documentacin tambin supona una proveedores. Esto se traduca en tener
inversin de tiempo por parte de la que establecer una planificacin sobre
Directora Tcnica. En el caso del archivo los seguimientos a proveedores.
de los registros de la calibracin del
instrumental empleado, la ubicacin del
mismo en otra parte de la oficina
supona tener que desplazarse hasta
esa zona y evitar que en el movimiento
de documentacin se perdiera algn
registro.

Afrontar las auditoras internas y

externas del Sistema de Gestin de la
Calidad se vea como una labor
compleja en la que era fundamental
tener toda la documentacin y registros
en regla para poder superarlas.
Adems, se necesitaba tener
documentadas las causas raz de las NC
detectadas. Teniendo en cuenta que la
organizacin ha de superar una
auditora con una serie de requisitos
especficos regulados por la legislacin
sanitaria del Ministerio de Salud que la
habilita para trabajar en su sector,
adems de un esfuerzo, estas auditoras

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Los empleados de las reas de Servicios
Tcnicos (reparaciones en hospitales y
laboratorios) y Bioqumica pueden
SOLUCION:Automatizacindesu
acceder a cualquier documento e
SistemadeGestindelaCalidad.
informacin desde cualquier lugar
gracias a la implantacin en la
Una plataforma con la que simplificar y modalidad cloud (nube).
optimizar la gestin documental, Se ha mejorado la planificacin del
prescindir de los documentos en papel y trabajo de la Responsable de
mantener un archivo en la nube de Calidad respecto a la gestin de las
toda la informacin del Sistema de quejas y reclamaciones. Ahora puede
Gestin en el que poder consultar de contactar rpidamente con los
forma fcil cualquier documento. proveedores y poder exigirles la
Una herramienta que permita contar devolucin de un producto gracias a un
con un control de las actividades a sistema de registro y avisos mucho ms
realizar apoyado en un sistema de gil que el manual. Adems, los
avisos que facilite la realizacin de los proveedores interactan tambin con
seguimientos necesarios, sobre todo en el software accediendo a los
el caso de las no conformidades y los requerimientos y comunicaciones que
reclamos de clientes relacionados con se les hace de forma ms fluida y
productos de los proveedores. transparente.

Un software que permitiera unificar La informacin est concentrada y al

pasos de un mismo proceso evitando alcance de la mano lo que agiliza la
duplicidades y haciendo ms fcil la actividad de auditoras internas y
gestin del sistema. externas, adems de simplificar
Una solucin que asegure que se est las bsquedas, la actualizacin de los
trabajando siempre con las versiones documentos y el archivo de la
vigentes de los documentos y que informacin el tiempo que marca la
ayude al cumplimiento con los requisitos legislacin aplicable.
de las normas y legislaciones aplicables,
Se ha reducido el gasto de papel en la
garantizando la superacin de las
empresa gracias a la implantacin del
auditoras externas de tercera parte
Sistema de Gestin de Calidad salvo
necesarias para mantener la actividad
ciertos documentos de carcter
realizada.
comercial como es el caso de los
registros que precisan ser firmados por
Mejorasquesehanalcanzadoen los clientes. Esto supone una reduccin
el sistema de gestin integrado superior al 60% del consumo de papel y
graciasalsoftware prescindir de parte del sistema de
archivo.

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El personal trabaja solo con los resultados obtenidos por el personal
los documentos vigentes sin necesidad capacitado.
de controlarlos. Por ejemplo, la
El personal, desde la alta direccin
plataforma no permite registrar
hasta cualquiera de las reas de la
actividades en los formularios obsoletos
organizacin, se ha comprometido e
con lo que tiene una preocupacin
involucrado en la adaptacin de la
menos.
plataforma, dndose cuenta de la
Toda la informacin se muestra simplificacin de los procesos y
en tiempo real, no hay retrasos posibles. actividades fundamentales para evitar
Esto ha facilitado la preparacin de las la demora y dar respuesta a tiempo a los
reuniones de Comit de Direccin, ya clientes.
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que la informacin est disponible para Giovanni Alfonso Huanqui Canto
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el da previsto y con diferentes

posibilidades de visualizacin y
comparacin solo con ingresar los
correspondientes datos y contando con
recordatorios que avisan a los
responsables de ello.

Los trabajadores pueden acceder y

contar con el listado de causas races
de las NC ya que la flexibilidad de la
plataforma ha permitido su adaptacin
total al modelo de trabajo.

Hay mejoras palpables en la

planificacin de la gestin de trabajo
de modo que pueden efectuar sin
demora la actividad definida en esa
fecha dosificando los esfuerzos y
haciendo que el sistema sea
ms prctico y proactivo y menos
administrativo.

Se ha aprovechado la plataforma para

trabajar en otros elementos de la
organizacin ms all del sistema de
gestin hacindolos ms simples. Por
ejemplo, en el mbito de la
capacitacin, se emplean las encuestas
de la plataforma para enviar los
exmenes y obtener las estadsticas de
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