Professional Documents
Culture Documents
Obieg pisma- droga jaka musi przej kady dokument od momentu wpynicia do
firmy do zaatwienia sprawy.
Systemy kancelaryjne
W razie zaginicia pisma mona atwo sprawdzi, czy pismo wpyno. , a take do
kogo zostao skierowane. Pozwala dyscyplinowa pracownikw i uatwia kontrole
zaatwionych spaw. Kontrole taka atwo si przeprowadza sprawdzajc dziennik-
brak zapisu po prawej stronie gdzie wprowadzone jest pismo oznacza brak
odpowiedzi na nie. W niektrych firmach gdy na pismo nie musi by udzielona
odpowiedz- po lewej stronie pisze si nie wymaga odpowiedzi.
System ten jest jednak pracochonny,. Zalet jego jest natomiast moliwo
ledzenia drogi danego dokumentu przez cay czas zaatwiania sprawy.
Jeeli pismo nie wymaga odpowiedzi po prawej stronie zostaje wolne miejsce.
UWAGA!!!!!!
3. rachunki, faktury
System bezdziennikowy-
Przy konstruowaniu wykazu akt naley stworzy kategorie spraw, ktre wystpuj w
trakcie dziaania jednostki i podzieli je na 10 grup o numerach od 0 do 9 np.
0- Organizacja i zarzdzanie
1- Kadry
2- Produkcja
3- Sprzeda
4- Finanse i ksigowo itp.
11 urlopy
12 szkolenia pracownikw
13 delegacje itp.
Rnica:
Teczka jest zakadana dla kadej sprawy, czyli dla kadej najwszej grupy z wykazu
akt.
Kade nastpne pismo w tej sprawie otrzymuje ten sam znak i zostaje doczone do
akt sprawy.
Symbole Kategoria
Hasa klasyfikacyjne
klasyfikacyjne archiwalna
0 ZARZDZANIE
1 KADRY
11 Zatrudnianie i wynagradzanie
..................................................................................
(piecz nagwkowa)
Dzia
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
1.
2.
3.
..................................... .......................................
..............................................., ........................
(miejscowo, data)
Wzr opisu teczki aktowej
Nazwa firmy
DZIA:
SUGNATURA ARCHIWUM
ZAKADOWEGO
Protok brakowania akt
. podp i s y cz on kw
. Kom is ji ..
Za . . ka rt sp is u
Strona 2
.. ..
Data .. w .
Znak . .............
Przesyamy do zatwierdzenia
Za. .
(podpis)
Przechowywanie akt:
.Akta musz by opisane, zawiera pena nazw sprawy, znak wg wykazu, dat
pierwszego i ostatniego dokumentu, oraz oznaczenie kategorii archiwalnej i okres
przechowywania akt.
Materiay niearchiwalne oznacza si litera B i odpowiedni a cyfr arabska , ktra oznacza liczb lat
,jak musz by przechowywane. Lata liczy si w penych latach kalendarzowych.
Np. dowody ksigowe, deklaracje podatkowe i wiele innych dokumentw biurowych kategoria B5
oznacza e bd przechowywane przez 5 lat
BE- kategoria-zanim podejmie si decyzje o ich zniszczeniu musza by przejrzane przez eksperta
Np. kategoria BE7 oznacza , e akta mog by zniszczone po 7 latach pod warunkiem uzyskania
opinii Eksperta
Tajemnica subowa- to informacja nie bdca tajemnic pastwow , ktrej ujawnienie moe
narazi na szkod interes pastwa, interes publiczny, interes obywateli, konkretnej jednostki
organizacyjnej. Z t wiadomoci pracownik zapoznaje si w trakcie wykonywania swoich
obowizkw subowych.
Dokumenty zawierajc wiadomoci stanowice tajemnice pastwow okrelane s klauzula tajne lub
cile tajne, natomiast wiadomoci stanowice tajemnice subow klauzul poufne lub
zastrzeone.
Zachowanie tajemnicy pastwowej j jest obowizkiem kadej osoby, do ktrej ta tajemnica dotara.
Zachowanie tajemnicy subowej dotyczy kadego pracownika, niezalenie od stanowiska i stosunku
pracy, rwnie zatrudnionego na umow zlecenie.
11
W jednostkach, ktrych s gromadzone tajemnice pastwowe tworzona jest kancelaria tajna lub
wyodrbnione stanowisko do prowadzenia spraw przewidzianych dla kancelarii tajnej. Jedynie
pracownicy tam zatrudnieni maj dostp do wysyania i przyjmowania pism tam kierowanych.
Pisma poufne lub zastrzeone s przyjmowane przez sekretariat bez otwierania koperty, jeli jest na
nich adnotacja poufne, lub zastrzeone.
Piecz wpywu jest przybijana nie na pimie, lecz na kopercie pisma. Przekazywanie pism-
wycznie na podstawie pokwitowania w dzienniku.
Organem powoanym do spraw ochrony danych osobowych w pastwie polskim jest Generalny
Inspektor Ochrony Danych Osobowych powoywany przez Sejm. Jego gwnym zadaniem jest
kontrola zgodnoci przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych.
Dane te s objte szczeglna ochrona /Ustawa o ochronie danych osobowych z 1998r. / Ustawa
okrela:
Ustawa gwarantuje ochron praw i wolnoci kadej osobie fizycznej oraz poszanowanie jej ycia
prywatnego. Art. 27 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych: dane szczeglnie chronione -
12
/pochodzenie rasowe, orientacja seksualna, midzy innymi pogldy polityczne, stan zdrowia, naogi.
Informacje o skazaniu, otrzymanych mandatach/.
-zmianami
- utrat
Przetwarzanie danych osobowych jest moliwe tylko wtedy gdy osoba, ktrej dane osobowe maja
by przetwarzane wyrazi na to zgod!
Kada osoba, ktrej dane s przetwarzane ma prawo raz na 6 miesicy zwrci si do administratora
danych o udzielenie informacji o jej danych administrator danych musi jej takiej informacji udzieli.
Polityka czystego biurka- zasada chowania po zakoczonej pracy wszelkich dokumentw, pieczci,
wylogowania si z programu komputerowego, odpowiedniego zabezpieczenia pomieszcze
biurowych, stosowanie wygaszaczy ekranu, , chronienie hase osobistych do komputerw.
W jednostkach, ktrych s gromadzone tajemnice pastwowe tworzona jest kancelaria tajna lub
wyodrbnione stanowisko do prowadzenia spraw przewidzianych dla kancelarii tajnej. Jedynie
pracownicy tam zatrudnieni maj dostp do wysyania i przyjmowania pism tam kierowanych.
Podzia:/klauzule tajnoci/
Informacja poufna ujawnienie jej moe utrudni wykonywanie zada subom bezpieczestwa ,
utrudni prowadzenie polityki zagranicznej, zakci porzdek publiczny.
13
Informacja zastrzeona- informacja, ktrej ujawnienie moe mie szkodliwy wpyw na wykonywanie
przez organy wadzy zada dotyczcych polityki zagranicznej, przestrzeganie praw i wolnoci
obywateli, interesw ekonomicznych RP.
Dla oznaczania czterech klauzuli tajnoci uprawniona jest osoba podpisujca dany dokument /ona
nadaje odpowiednia klauzul/
0- tajne
Pf- poufne
Z- zastrzeone
14
sprawy. Pominicie jednej z nich moe oznacza konieczno dodatkowej wymiany
korespondencji, co wydua czas zaatwiania sprawy i obnia wydajno pracy.
5. Sugestywno - pismo powinno sugerowa odbiorcy konieczno pozytywnego rozpatrzenia
sprawy i przedstawia odpowiednie argumenty.
6. Niedopuszczalne jest uywanie obraliwych sw i pogrek, nawet w sytuacjach konfliktowych.
Dozwolone s natomiast sformuowania kategoryczne oraz groby legalne, czyli takie, w ktrych
nadawca odwouje si do zawartych umw i przepisw dotyczcych konsekwencji niewaciwego
postpowania (np.: W przypadku niestawienia si w wyznaczonym terminie bdzie Pan obciony
dodatkowymi kosztami, a umowa zostanie rozwizana ze skutkiem natychmiastowym).
7. Zrozumiao - pismo musi by zrozumiae dla adresata. Naley wystrzega si fachowych
terminw, jeli adresat moe ich nie zna.
8. W jednym pimie powinien by poruszony tylko jeden temat. Jeli nadawca chce przekaza
wicej spraw, powinien przedstawi je w osobnych pismach, a nastpnie woy do jednej koperty.
Uatwia to adresatowi rozdzielenie spraw midzy pracownikw, a tym samym skraca czas ich
zaatwiania.
9. Uywanie skrtw - dozwolone jest stosowanie jedynie powszechnie uywanych skrtw. Nie
naley skraca zwrotw grzecznociowych ani nazw firm.
15
Zasady pisania daty
Dopuszcza si rne warianty zapisywania dat, ale w ich obrbie obowizuj pewne zasady:
dzie i miesic powinny skada si z dwch cyfr, a rok podajemy w wersji czterocyfrowej,
np. 17.06.2012 r.;
Polska Norma (zgodna z norm midzynarodow ISO 8601) zaleca zapisywanie dat w
nastpujcej kolejnoci: peny rok, miesic i dzie, oddzielone od siebie mylnikami, np.
2012-06-17;
nazw miesica w dacie mona wpisa sownie, ale wtedy najpierw podajemy zapisany
cyframi dzie, potem sownie miesic (zawsze w dopeniaczu), a na kocu peny rok, np. 17
16
czerwca 2012 roku;
miesica nie powinno si zapisywa cyfr rzymsk, gdy uatwia to faszowanie dat, j
kocowa
ponownym podkreleniem mojej dymisji.
wanoci sprawy, zwaszcza
Cz
przy rozbudowanym Podsumowujc, uprzejmie
uzasadnieniu. prosz o przychylne j
Mona si tu ograniczy do ustosunkowanie si do mojego
jednego zdania. wpiosku o... i j
Przy pisaniu zasadniczej treci pisma trzeba wybra odpowiedni ukad graficzny tekstu, ktry moe
by napisany w
a. ukadzie blokowym lub
b. a linea, z wciciem na pocztku kadego akapitu.
W ukadzie blokowym cay tekst jest pisany od marginesu po lewej stronie, z pojedyncz interlini
pomidzy wierszami. Poszczeglne bloki tekstowe oddziela si od siebie pustymi wierszami.
Zazwyczaj kada z przedstawionych wyej czci pisma tworzy jeden blok. Tekst napisany w ten
sposb justuje si (wyrwnuje do lewego i prawego marginesu). Odkd do pisania dokumentw
wykorzystuje si komputery, styl ten jest uznawany za obowizujcy. Jego wybr wiadczy o
profesjonalizmie pracownika i dobrym opanowaniu warsztatu edytorskiego.
W ukadzie a linea kady nowy akapit (cz pisma) rozpoczyna si od wcicia a interlinia
wynosi 1,5 wiersza. Tytuy i podtytuy s wyrwnywane do rodka .
Jeeli tre pisma nie mieci si na jednej stronie, naley kontynuowa pisanie na nastpnej. W
prawym dolnym rogu pierwszej strony stawia si wwczas znak przeniesienia ./. (lub pisze verte).
Na nastpnej stronie powinny si znale przynajmniej 3-4 wiersze tekstu i podpisy. Nie wolno
przenosi na nastpn stron samych podpisw lub samych informacji dodatkowych (np. Zaczniki,
Do wiadomoci).
ZAPAMITAJ
Nie wolno miesza ukadw pisania. Jeli rozpoczynamy tekst jednym z ukadw, stosujemy go
konsekwentnie do koca pisma.
Podpis
Podpis pod pismem jest poprzedzony zwrotem grzecznociowym. Piszemy go w odstpie 3-5
wierszy od treci pisma, po prawej stronie. Po zwrocie grzecznociowym nigdy nie stawia si kropki,
ale dopuszczalny jest przecinek. Najczciej uywanymi zwrotami grzecznociowymi s:
Z powaaniem
cz wyrazy szacunku
Z wyrazami szacunku.
Podpis skada si pod zwrotem grzecznociowym. Najpierw wymieniamy zajmowane przez nas
stanowisko, a po odstpie 1-2 wierszy podajemy imi i nazwisko (ewentualnie z tytuem
naukowym). Odstp jest miejscem przeznaczonym na wasnorczny podpis. Na przykad:
Z powaaniem,
Dyrektor
dr Jan Nowak
Czsto przykada si w tym miejscu imienn piecztk pracownika, na ktrej mona zoy swj
podpis. Powinien on by peny; skrt podpisu (parafa) jest dopuszczalny tylko na kopiach pisma.
Elementy dodatkowe
S to elementy na kocu pisma, ktre wymagaj podania dodatkowych informacji: Zaczniki (ich
liczba i tytuy), Do wiadomoci lub Otrzymuj (lista nazwisk), Wg rozdzielnika.
Zaczniki
Tytu Zaczniki: umieszczamy na wysokoci podpisu po lewej stronie. Jeeli pismo podpisuj dwie
osoby lub wicej, umieszczamy go pod podpisami po lewej stronie. Jeeli w treci zostay podane
wszystkie zaczniki, na kocu pisma umieszczamy tylko informacj o ich liczbie.
18
19