MATERIAY DO EGZAMINU- BIUROWO Dorota Hoinkis

Instrukcja kancelaryjna okrela zasady i tryb postpowania przy

wykonywaniu typowych , powtarzajcych si czynnoci biurowych oraz
sposb postpowania z aktami.

Instrukcja kancelaryjna opracowana jest dla kadego przedsibiorstwa czy instytucji

indywidualnie. Jest przewodnikiem dla pracownikw biurowych w danej jednostce.

Typowa instrukcja kancelaryjna okrela:

1. ktry system kancelaryjny przyjto w jednostce, a take jakie s zasady

tego systemu
2. zasady obiegu pism/komrki organizacyjne, do ktrych powinno trafi
pismo
3. czynnoci komrki przyjmujcej korespondencje , czyli sekretariatu lub
kancelarii, dotyczce przyjmowania i wysyania pism
4. tryb przegldania pism przez kierownikw poszczeglnych komrek
organizacyjnych i przydzielania ich do zaatwienia pracownikom
5. sposb rejestracji i znakowania pism
6. wskazanie osb uprawnionych do podpisywania korespondencji
7. zasady kontroli zaatwiania spraw
8. zasady przechowywania akt, zasady archiwizacji .
9. wzory pieczci i formularzy uywanych w jednostce.

Obieg pisma- droga jaka musi przej kady dokument od momentu wpynicia do
firmy do zaatwienia sprawy.

Systemy kancelaryjne

To okrelone w instrukcji kancelaryjnej sposb postpowania z korespondencj od

chwili wszczcia sprawy do jej zamknicia.

Wyrnia si dwa systemy kancelaryjne : dziennikowy i bezdziennikowy.

Moe istnie rwnie mieszany wykorzystujcy elementy obu tych systemw.

System dziennikowy- jest oparty na rejestracji pojedynczego pisma w dzienniku

podawczym inaczej zwanym dziennikiem korespondencyjnym lub kancelaryjnym.

Numer w dzienniku podawczym okrela si tak, by kade pismo miao pojedynczy,

kolejny numer .

Po lewej stronie wpisujemy:

Numer pisma jest wpisywany w pierwszej kolumnie dziennika, natomiast w drugiej

kolumnie wpisuje si dat otrzymania pisma. tj dzie, w ktrym wpyno pismo do
jednostki.
 Kolumny 3 i 4 s przeznaczone na wpisanie numeru pisma i jego daty /daty
umieszczonej na pimie/ . w kolumnie 5 wpisuje si nazw nadawcy korespondencji,
a w 6 krtka tre korespondencji. W kolumnie 7 informacj o iloci zacznikw.

W niektrych jednostkach w kolejnych kolumnach wpisuje si inicjay osoby

przyjmujcej pisma, lub jej podpis /parafka/.

Prawa strona dziennika jest wypeniana w dwch przypadkach:

1. Gdy wysyana jest odpowiedz na pismo zapisane po lewej stronie dziennika

2. Gdy jest wysyane pismo nowe rozpoczynajce spraw

Zasada prosta do zapamitania:

Lewa strona dziennika- pisma przychodzce
Prawa sprawa dziennika pisma wychodzce i odpowiedzi na otrzymane pisma
/czyli te pisma wychodzce/

NAJWANIEJSZA CECHA SYSTEMU DZIENNIKOWEGO- wszystkie pisma

wpywajce do jednostki zostaj zarejestrowane w dzienniku .

W razie zaginicia pisma mona atwo sprawdzi, czy pismo wpyno. , a take do
kogo zostao skierowane. Pozwala dyscyplinowa pracownikw i uatwia kontrole
zaatwionych spaw. Kontrole taka atwo si przeprowadza sprawdzajc dziennik-
brak zapisu po prawej stronie gdzie wprowadzone jest pismo oznacza brak
odpowiedzi na nie. W niektrych firmach gdy na pismo nie musi by udzielona
odpowiedz- po lewej stronie pisze si nie wymaga odpowiedzi.

System ten jest jednak pracochonny,. Zalet jego jest natomiast moliwo
ledzenia drogi danego dokumentu przez cay czas zaatwiania sprawy.

Na podstawie rejestracji w dzienniku kancelaryjnym pismo otrzymuje zwoj znak, ktry

skada si z pozycji rejestracji /nr strony i pozycja na tej stronie/ , numer kolejnego
dziennika w danym roku i dwch ostatnich cyfr roku.

Np. sygnatura pisma Ldz.0.116/2/14 oznacza Ldz 0 liczba dziennika, 11 strona

dziennika,

6 pozycja na stronie, 2- drugi dziennik w roku, 14 - rok.

Liczba dziennika jest traktowana jako sygnatura pisma, ktra wpisuje si na

piecztce wpywu.

Przekazywanie pism do poszczeglnych komrek organizacyjnych z sekretariatu lub

kancelarii odbywa si za potwierdzeniem odbioru .

System dziennikowy moe by jedno i dwudziennikowy.

W systemie jednodziennikowym zarwno pisma wychodzce i przychodzce s

wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym , pisma wychodzce s
rejestrowane po prawej stronie dziennika, przychodzce po lewej. Jeeli wysyane
pismo jest odpowiedzi na otrzymane pismo w jakiej sprawie jest wpisywane w tym
samym miejscu, co otrzymane pismo, ale po prawej stronie.

Wane - naley pamita o dotrzymaniu terminu odpowiedzi na pismo zgodnie z

obowizujcymi przepisami.

Jeeli pismo nie wymaga odpowiedzi po prawej stronie zostaje wolne miejsce.

W rejestracji dwudziennikowej pisma przychodzce i wychodzce s prowadzone w

dwch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych osobno dla pism
przychodzcych i osobno dla pism wychodzcych.

UWAGA!!!!!!

Rejestracji w dziennikach korespondencyjnych nie podlegaj:

1.gazety, ogoszenia, prospekty

2.potwiedzenia odbioru, ktre s doczone do akt sprawy,

3. rachunki, faktury

4.zaproszenia, yczenia, widokwki.

W systemie dziennikowym oryginay otrzymanych pism i kopie wysanych

przechowuje si chronologiczne, wg dat, a ich odszukanie uatwiaj skorowidze
alfabetyczne uoone wg nazw i adresatw.

System bezdziennikowy-

Podstaw systemu bezdziennikowego jest Rzeczowy wykaz akt, na podstawie

ktrego klasyfikuje si pisma wpywajce oraz wychodzce z firmy.

Reczowy wykaz akt to to jednolita dla wszystkich komrek organizacyjnych

klasyfikacja i klasyfikacja archiwalna akt powstajcych w wyniku dziaa jednostki.
W systemie bezdziennikowym stanowi podstaw rejestracji i przechowywania
dokumentw.

Przy konstruowaniu wykazu akt naley stworzy kategorie spraw, ktre wystpuj w
trakcie dziaania jednostki i podzieli je na 10 grup o numerach od 0 do 9 np.

0- Organizacja i zarzdzanie
1- Kadry
2- Produkcja
3- Sprzeda
4- Finanse i ksigowo itp.

Kada jednostka organizacyjna w firmie /kady dzia, wydzia, departament otrzymuje

przynaleny mu oznaczenie literowe np. Kadry to K lub Kd , a Ksigowo to moe
by np. Fin OFin, G.Ks. itp. I za pomoc tego skrtu oznaczane s wszystkie pisma
przychodzce im wychodzce, patrzc na pismo od razu wiemy z ktrego wydziau
pochodzi.

Nastpnie w ramach kadej grupy dokonuje si ponownego podziau spraw, jednak

na nie wicej ni 10 bardziej szczegowych grup, jest to ju podzia stopnia
drugiego. Na przykad grupa pierwsza 1 .Kadry : moe by podzielona na podgrupy

10- akta osobowe pracownikw

11 urlopy

12 szkolenia pracownikw

13 delegacje itp.

Jeli zaistnieje potrzeba to kada podgrupa moe by dzielona na kolejne , jeszcze

bardziej szczegowe grupy spraw, bdzie to ju podzia trzeciego stopnia na
przykad podgrupa szkolenie pracownikw moe by podzielona nastpujco:

120- szkolenia zagraniczne

121 szkolenia krajowe

122 szkolenia krajowe organizowane w jednostce

Akta sprawy znajduj si w teczce lub segregatorze charakterystycznym dla danej

komrki organizacyjnej i danego typu spraw. Symbol ten wynika z rzeczowego
spisu akt obowizujcego w danej jednostce.

W systemie bezdziennikowym pisma wpywajce do jednostki nie s

rejestrowane w dzienniku korespondencyjnym , lecz po zadekretowaniu tj
dokonaniu odpowiedniej adnotacji na pimie przez kierownika jednostki
przekazaniu pisma do konkretnej komrki zgodnie z dokonan dekretacja.
Rejestracja pism w systemie bezdziennikowym jest prowadzona przez
pracownika merytorycznego prowadzcego dan spraw .

Rnica:

System dziennikowy pismo rejestruje sekretariat lub kancelaria firmy , a nastpnie

przekazuje do odpowiedniego dziau.

System bezdziennikowy- pismo otrzymuje dekretacj kierownictwa firmy /adnotacja,

przydzia pisma do zaatwienia/ , w ten sposb trafia do danej komrki/, nastpnie
jest rejestrowane przez pracownika zajmujcego si od pocztku do koca dan
spraw, on nadaje mu numer, prowadzi akta tej sprawy, docza kolejne pisma w
sprawie, po jej zakoczeniu przekazuje dokumenty do archiwizacji.
Pisma rejestruje si w formularzu Spis spraw, prowadzonym rcznie lub
elektronicznie.

Druk spis spraw znajduje si w kadej teczce, w ktrej przechowywane s

dokumenty.

Teczka jest zakadana dla kadej sprawy, czyli dla kadej najwszej grupy z wykazu
akt.

Spraw rejestruje si tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej

sprawie otrzymanego z zewntrz lub sporzdzonego przez dana komrk
organizacyjna.

Kade nastpne pismo w tej sprawie otrzymuje ten sam znak i zostaje doczone do
akt sprawy.

Stosowanie systemu bezdziennikowego wymaga szczegowego ustalenia zakresu

dziaa i zakresu odpowiedzialnoci w jednostce.

Znak sprawy w systemie bezdziennikowym

Symbol literowy komrki organizacyjnej przyjty w danej jednostce /np. KF -

ksigowo , DK kadry itp./ plus numer klasyfikacyjny wg rzeczowego wykazu
akt plus nr dokumentu w danej sprawie plus rok rozpoczcia sprawy, nastpnie
mog by dodane inicjay pracownika prowadzcego spraw /ten ostatni element nie
jest obowizkowy/.

Np. DK.033.16.2014. lub DK.033.16.2014. IN

System bezdziennikowy jest mniej pracochonny, stosowany w instytucjach

pastwowych i samorzdowych. Obowizkowo we wszystkich instytucjach,
ktre wytwarzaj akta archiwalne oznaczone symbolem A.

SZk. .121/2009. Szkolenie krajowe wewntrzzakadowe

2009 ...
(rok) (refere (symbol kom (oznacz, (tytu teczki wg wykazu akt)
nt) org) teczki)
OD KOGO DATA
WPYNA
S P R A W A wszcz ostate U W A G I
L.p.
(krtka tre) cia
znak pisma zdnia spraw nego
cz- (sposb
zaatwienia)
y zaat
w.
Rekrutacja na kurs komputerowy - Dzia Informatyki
1 01-02
luty 2009. Dl/121/2009 01-02
Stow. Ksig, w
2 Kurs zmiana w systemie Polsce 01-13
podatkowym. ZK/324/2009 01-10
Przykadowy Jednolity rzeczowy wykaz akt

/na przykadzie Zwizku Ochotniczych Stray Poarnych/

Symbole Kategoria
Hasa klasyfikacyjne
klasyfikacyjne archiwalna

0 ZARZDZANIE

00 Wadze krajowe ZOSP RP

001 Statut ZOSP RP A

002 Prezes Zarzdu Gwnego ZOSP RP A

003 Zjazd Krajowy ZOSP RP A

004 Zarzd Gwny ZOSP RP A

005 Prezydium Zarzdu Gwnego ZOSP RP A

006 Gwna Komisja Rewizyjna A

007 Gwny Sd Honorowy A

008 Komisje problemowe Zarzdu Gwnego ZOSP RP B 25

1 KADRY

10 Oglne zasady pracy i pac, ewidencja osobowa

100 Przepisy prawne dotyczce pracy i pac oraz spraw B25

osobowych

101 Zakadowy Ukad Zbiorowy Pracy wewntrzne akty B25

normatywne

102 Akta osobowe B50

103 Legitymacje - rejestry B5

Pozostae sprawy pracownicze- korespondencja z B5

BZOW

11 Zatrudnianie i wynagradzanie

110 Przepisy prawne dotyczce zatrudniania i B5

wynagradzania

111 Zatrudnianie i zwalnianie pracownikw B3

112 Nagradzanie i awansowanie pracownikw B3

 Wzr protokou spisu zdawczo-odbiorczego akt
/przekazanie akt do archiwum/

..................................................................................

(piecz nagwkowa)

Dzia

Spis zdawczo-odbiorczy Nr ________

Tytu Znaki i miejsce Data

Znak Daty Kategoria Liczba
Lp. przechowywania przekazania
teczki teczki skrajne Akt teczek
w archiwum akt

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

1.

2.

3.

Podpis zdajcego Podpis Przyjmujcego

..................................... .......................................

..............................................., ........................

(miejscowo, data)
Wzr opisu teczki aktowej

Nazwa firmy

DZIA:

ZNAK AKT: .. /wg rzeczowego wykazu akt/

TYTU AKT /co jest w tych aktach, jakie sprawy/

DATY SKRAJNE AKT /od jakiego nr do jakiego/

SUGNATURA ARCHIWUM
ZAKADOWEGO
 Protok brakowania akt

KOMISJA W SKADZIE: (imiona, nazwiska i stanowiska subowe czonkw komisji)

Przeprowadzia w dniu . 19.. r. brakowanie akt i zakwalifikowaa do

zniszczenia akta kategorii B wymienione w doczonym spisie, zawierajcym .
pozycji wilgoci okoo mb*) i wnosi o przedstawienie tego protokou do
zatwierdzenia przez waciwe archiwum pastwowe.

. podp i s y cz on kw

. Kom is ji ..

Za . . ka rt sp is u

*) Metry biece akt w rozumieniu Polskiego Sownika Archiwalnego

Strona 2

.. ..

(akta zakadu pracy) Archiwum Pastwowe

Data .. w .

Znak . .............

Przesyamy do zatwierdzenia

Za. .

(podpis)
Przechowywanie akt:

Akta sprawy w toku- akta biece s przechowywane przez pracownika, ktremu

powierzono spraw, w systemie bezdziennikowym, lub przez kancelari w systemie
dziennikowym.

Sposoby przechowywania: Tradycyjny- segregatory, skoroszyty, teczki,

.Akta musz by opisane, zawiera pena nazw sprawy, znak wg wykazu, dat
pierwszego i ostatniego dokumentu, oraz oznaczenie kategorii archiwalnej i okres
przechowywania akt.

Akta spraw zakoczonych- akta spraw zamknitych musza by przechowywane w

jednostce przez okrelony czas.

Zwykle przechowuje si je w komrce, w ktrej prowadzono dana spraw do koca

roku kalendarzowego, nastpnie podejmuje si decyzje co do dalszego
postpowania z nimi.

Okres przechowywania dokumentw zaley od wielu przepisw np.

Ustawa o rachunkowoci- dokumenty ksigowe przechowywane pi lat /do koca

roku kalendarzowego, w ktrym mija pi lat od kiedy w ktrym powstay/

Ustawa o rentach i emeryturach- dokumenty pacowe 50 lat od dnia ustania

zatrudnienia przez danego pracownika
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach- akta osobowe 50 lat od momentu ustania
stosunku pracy

Kategoria archiwalna- okres przechowywania akt w zalenoci od ich wanoci uytkowej i

historycznej.

Materiay stanowice narodowy zasb archiwalny kategoria A s przechowywane

wieczycie.

Nale do nich sprawozdania finansowe, akty powstania przedsibiorstw, akty wasnoci

nieruchomoci.

Materiay niearchiwalne oznacza si litera B i odpowiedni a cyfr arabska , ktra oznacza liczb lat
,jak musz by przechowywane. Lata liczy si w penych latach kalendarzowych.

Np. dowody ksigowe, deklaracje podatkowe i wiele innych dokumentw biurowych kategoria B5
oznacza e bd przechowywane przez 5 lat

akta osobowe, wszelkie dokumenty zwizane z zatrudnieniem kategoria B50- akta bd

przechowywane 50 lat od chwili ustania zatrudnienia u danego pracodawcy !, podatkowe B5.

Inne kategorie archiwalne:

BE- kategoria-zanim podejmie si decyzje o ich zniszczeniu musza by przejrzane przez eksperta

Np. kategoria BE7 oznacza , e akta mog by zniszczone po 7 latach pod warunkiem uzyskania
opinii Eksperta

BC- dokumenty biece, ktre po wykorzystaniu mog by od razu zniszczone

OCHRONA INFORMACJI W BIURZE

Postpowanie z pismami niejawnymi wie si z wystpowaniem tajemnicy pastwowej i subowej .

Tajemnica pastwowa- to informacja , ktrej ujawnienie osobom nieupowanionym moe

spowodowa istotne zagroenie dla interesw pastwa albo narazi te interesy na du szkod.

W szczeglnoci interesy te dotycz niepodlegoci, obronnoci, bezpieczestwa

Tajemnica subowa- to informacja nie bdca tajemnic pastwow , ktrej ujawnienie moe
narazi na szkod interes pastwa, interes publiczny, interes obywateli, konkretnej jednostki
organizacyjnej. Z t wiadomoci pracownik zapoznaje si w trakcie wykonywania swoich
obowizkw subowych.

Zakres i rodzaj takich wiadomoci jest okrelony przez kierownictwo jednostki.

Dokumenty zawierajc wiadomoci stanowice tajemnice pastwow okrelane s klauzula tajne lub
cile tajne, natomiast wiadomoci stanowice tajemnice subow klauzul poufne lub
zastrzeone.

Zachowanie tajemnicy pastwowej j jest obowizkiem kadej osoby, do ktrej ta tajemnica dotara.
Zachowanie tajemnicy subowej dotyczy kadego pracownika, niezalenie od stanowiska i stosunku
pracy, rwnie zatrudnionego na umow zlecenie.
11
W jednostkach, ktrych s gromadzone tajemnice pastwowe tworzona jest kancelaria tajna lub
wyodrbnione stanowisko do prowadzenia spraw przewidzianych dla kancelarii tajnej. Jedynie
pracownicy tam zatrudnieni maj dostp do wysyania i przyjmowania pism tam kierowanych.

Dostp do informacji bdcych tajemnica subow maja pracownicy posiadajcy pisemne

upowanienie kierownictwa danej komrki organizacyjnej.

Pisma poufne lub zastrzeone s przyjmowane przez sekretariat bez otwierania koperty, jeli jest na
nich adnotacja poufne, lub zastrzeone.

Pisma poufne i zastrzeone s rejestrowane w dzienniku przeznaczonym wycznie dla przesyek

poufnych. Dziennik taki jest prowadzony niezalenie czy w danej jednostce prowadzi si system
kancelaryjny dziennikowy czy bezdziennikowy.

Piecz wpywu jest przybijana nie na pimie, lecz na kopercie pisma. Przekazywanie pism-
wycznie na podstawie pokwitowania w dzienniku.

Rejestracja i zabezpieczenie danych osobowych

Kady obywatel ma prawo do ochrony dotyczcych go danych osobowych. Przetwarzanie , zbieranie

danych osobowych osb zwizanych z jednostka /pracownikw, klientw/moliwe jest tylko po
wyraeniu zgody danej osoby.

Podmiot zbierajcy , przetwarzajcy i przechowujcy dane w firmie to administrator danych

osobowych. Przechowuje dane tak dugo jak jest to konieczne. Jest zobowizany do stosowania
takich rodkw technicznych, ktre maksymalnie zabezpiecza dane przed dostpem osb
nieupowanionych.

Organem powoanym do spraw ochrony danych osobowych w pastwie polskim jest Generalny
Inspektor Ochrony Danych Osobowych powoywany przez Sejm. Jego gwnym zadaniem jest
kontrola zgodnoci przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe- informacje o osobie, pozwalajce ja zidentyfikowa. Np. imi , nazwisko,

adres, nr pesel, ale rwnie nr rejestracyjny jej samochodu, adres poczty elektronicznej /jeli
umoliwia identyfikacje osoby/, miejsce pracy, nr telefonu , informacje o jej cechach
fizycznych, spoecznych, stanie zdrowia, orientacji seksualnej, przynalenoci partyjnej,
wyznaniu itp.

Pracownik biurowy przetwarza w czasie wykonywania obowizkw subowych dane osobowe

wsppracownikw i klientw.

Dane te s objte szczeglna ochrona /Ustawa o ochronie danych osobowych z 1998r. / Ustawa
okrela:

- zasady przetwarzania danych osobowych

-prawa osb fizycznych, ktrych dane mog by przetwarzane w zbiorach danych

- prawa i obowizki organw, instytucji i osb gromadzcych dane.

Ustawa gwarantuje ochron praw i wolnoci kadej osobie fizycznej oraz poszanowanie jej ycia
prywatnego. Art. 27 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych: dane szczeglnie chronione -

12
/pochodzenie rasowe, orientacja seksualna, midzy innymi pogldy polityczne, stan zdrowia, naogi.
Informacje o skazaniu, otrzymanych mandatach/.

Obowizkiem przetwarzajcych dane jest ich zabezpieczenie przed:

- udostpnieniem osobom nieuprawnionym

- przetwarzaniem z naruszeniem ustawy

-zmianami

- utrat

-uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Przetwarzanie danych osobowych jest moliwe tylko wtedy gdy osoba, ktrej dane osobowe maja
by przetwarzane wyrazi na to zgod!

Tre klauzuli: Wyraam zgod na przetwarzanie moich danych osobowych w celach

,,,,,,,,,,,,,,,zgodnie z ustawa o ochronie danych osobowych /

Ustawa wymaga wyznaczenia w kadym zakadzie pracy pracownika penicego funkcje

Administratora Bezpieczestwa Informacji, ktrego zadaniem jest nadzr nad prawidowym
zabezpieczeniem przetwarzanych informacji w jednostce. Pracownicy powinni by cyklicznie szkoleni
w zakresie bezpieczestwa informacji.

Kada osoba, ktrej dane s przetwarzane ma prawo raz na 6 miesicy zwrci si do administratora
danych o udzielenie informacji o jej danych administrator danych musi jej takiej informacji udzieli.

Polityka czystego biurka- zasada chowania po zakoczonej pracy wszelkich dokumentw, pieczci,
wylogowania si z programu komputerowego, odpowiedniego zabezpieczenia pomieszcze
biurowych, stosowanie wygaszaczy ekranu, , chronienie hase osobistych do komputerw.

INFORMACJA NIEJAWNA - ochrona przed ujawnieniem informacji, ktrych ujawnienie

spowodowaoby szkody dla Rzeczypospolitej i byoby niekorzystne dla jej interesw.

Obowizek wynika z ustawy dnia 5 sierpnia 2010r. o ochronie informacji niejawnych.

W jednostkach, ktrych s gromadzone tajemnice pastwowe tworzona jest kancelaria tajna lub
wyodrbnione stanowisko do prowadzenia spraw przewidzianych dla kancelarii tajnej. Jedynie
pracownicy tam zatrudnieni maj dostp do wysyania i przyjmowania pism tam kierowanych.

Podzia:/klauzule tajnoci/

Informacje cile tajne- mogce zagrozi niepodlegoci kraju, zidentyfikowa funkcjonariuszy

wywiadu, sprowadzi zagroenie ycia wiadkw koronnych/.

Informacja tajna- jej ujawnienie moe spowodowa zagroenie porzdku konstytucyjnego RP ,

pogorszy stosunki z innymi pastwami, zakci funkcjonowanie organw cigania, spowodowa
znaczne straty gospodarcze

Informacja poufna ujawnienie jej moe utrudni wykonywanie zada subom bezpieczestwa ,
utrudni prowadzenie polityki zagranicznej, zakci porzdek publiczny.

13
Informacja zastrzeona- informacja, ktrej ujawnienie moe mie szkodliwy wpyw na wykonywanie
przez organy wadzy zada dotyczcych polityki zagranicznej, przestrzeganie praw i wolnoci
obywateli, interesw ekonomicznych RP.

Dla oznaczania czterech klauzuli tajnoci uprawniona jest osoba podpisujca dany dokument /ona
nadaje odpowiednia klauzul/

00- scile tajne

0- tajne

Pf- poufne

Z- zastrzeone

Wszystkie osoby majce dostp do informacji tajnych musz przej przeszkolenie!

Dokumenty s przesyane w podwjnych kopertach , koperta wewntrzna zawiera informacje o

klauzuli tajnoci

NETYKIETA- TO ZASADA PRZYZWOITEGO ZACHOWANIA SI PODCZAS KORZYSTANIA Z

INTERNETU . Nigdy w internecie nie pozostajemy anonimowi! Wszystkich uytkownikw obowizuje
zakaz pisania wulgaryzmw, obraania, wysyania acuszkw szczcia, itp. Pewne zachowania w
internecie zagroone s odpowiedzialnoci karna /np. lenie z osb publicznych, z wadz
pastwowych, obraanie innych religii, narodowoci, propagowanie totalitarnego ustroju pastwa,
nakanianie do samobjstwa itp/.

PODSTAWOWE ZASADY SPORZADZANIA PISM

Podstawowe reguy, ktrych naley przestrzega podczas sporzdzania pism to:

1. Uywanie stylu urzdowego, ktry umoliwia szybkie zrozumienie treci pisma.
Jego cechy charakterystyczne to:
zwize i jednoznaczne sformuowania (nie naley stosowa rozwlekych opisw, porwna ani
zbdnych okrele);
przewaga zda pojedynczych nad zoonymi (wystpujce po sobie zdania zoone, w ktrych
porusza si wiele wtkw, utrudniaj dotarcie do sedna sprawy);
specjalistyczna terminologia (np.: oferta, pismo informacyjne);
uywanie gotowych formu typowych dla danego rodzaju korespondencji (np.: w zwizku z
Pastwa pismem z dnia...);
brak zwrotw wyraajcych emocje (np.: jestem zainteresowany ofert zamiast: jestem
zachwycony ofert);
uprzejma forma (np.: zwracam si z uprzejm prob o, prosimy o uregulowanie zalegoci);
uywanie podstawowych zwrotw grzecznociowych; najczciej stosowane to:
a) na pocztku pism majcych posta listu: Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Dyrektorze,
Szanowni Pastwo, Szanowna Pani, Szanowny Panie;
b) w treci pisma: zwracamy si z uprzejm prob, uprzejmie prosimy, serdecznie
zapraszamy;
c) w zakoczeniu: Z powaaniem", Z wyrazami szacunku;
unikanie zwrotw obcojzycznych, jeeli istniej ich polskie odpowiedniki (np. sklep zamiast
market).
2. Jednoznaczne i precyzyjne okrelenie przedmiotu sprawy i celu pisma.
3. Przejrzysto - naley zadba o odpowiedni ukad graficzny pisma, pamitajc o tym, e sama
tre rwnie musi spenia ten warunek.
4. Kompletno - pismo powinno zawiera wszystkie informacje niezbdne do zaatwienia danej

14
 sprawy. Pominicie jednej z nich moe oznacza konieczno dodatkowej wymiany
korespondencji, co wydua czas zaatwiania sprawy i obnia wydajno pracy.
5. Sugestywno - pismo powinno sugerowa odbiorcy konieczno pozytywnego rozpatrzenia
sprawy i przedstawia odpowiednie argumenty.
6. Niedopuszczalne jest uywanie obraliwych sw i pogrek, nawet w sytuacjach konfliktowych.
Dozwolone s natomiast sformuowania kategoryczne oraz groby legalne, czyli takie, w ktrych
nadawca odwouje si do zawartych umw i przepisw dotyczcych konsekwencji niewaciwego
postpowania (np.: W przypadku niestawienia si w wyznaczonym terminie bdzie Pan obciony
dodatkowymi kosztami, a umowa zostanie rozwizana ze skutkiem natychmiastowym).
7. Zrozumiao - pismo musi by zrozumiae dla adresata. Naley wystrzega si fachowych
terminw, jeli adresat moe ich nie zna.
8. W jednym pimie powinien by poruszony tylko jeden temat. Jeli nadawca chce przekaza
wicej spraw, powinien przedstawi je w osobnych pismach, a nastpnie woy do jednej koperty.
Uatwia to adresatowi rozdzielenie spraw midzy pracownikw, a tym samym skraca czas ich
zaatwiania.
9. Uywanie skrtw - dozwolone jest stosowanie jedynie powszechnie uywanych skrtw. Nie
naley skraca zwrotw grzecznociowych ani nazw firm.

Elementy i czci skadowe pism

Typowe pisma zawieraj pewne stae elementy, ktre maj swoje okrelone miejsce, co usprawnia
obieg korespondencji w firmie .
Nagwek
Nagwek zawiera nazw i adres nadawcy pisma. Mona w nim umieci rwnie dodatkowe
informacje o nadawcy, takie jak numery telefonu, faksu i konta bankowego oraz adres strony
internetowej. Na blankietach korespondencyjnych pole to zajmuje ca grn cz pisma midzy
lewym a prawym marginesem. W niektrych jednostkach w miejscu nadawcy pisma jest
przykadana jedynie piecz firmowa.

15
Zasady pisania daty
Dopuszcza si rne warianty zapisywania dat, ale w ich obrbie obowizuj pewne zasady:
dzie i miesic powinny skada si z dwch cyfr, a rok podajemy w wersji czterocyfrowej,
np. 17.06.2012 r.;
Polska Norma (zgodna z norm midzynarodow ISO 8601) zaleca zapisywanie dat w
nastpujcej kolejnoci: peny rok, miesic i dzie, oddzielone od siebie mylnikami, np.
2012-06-17;
nazw miesica w dacie mona wpisa sownie, ale wtedy najpierw podajemy zapisany
cyframi dzie, potem sownie miesic (zawsze w dopeniaczu), a na kocu peny rok, np. 17
16
 czerwca 2012 roku;
miesica nie powinno si zapisywa cyfr rzymsk, gdy uatwia to faszowanie dat, j

Zwize okrelenie przedmiotu sprawy /

Nadawca pisma powinien krtko okreli przedmiot sprawy . W przypadku pisma z nadrukiem
po sowie Sprawa: podajemy w jednym lub kilku sowach temat sprawy, zaczynajc ma liter i
nie stawiajc na kocu kropki. Informacj o rodzaju sprawy mona wyrni przez podkrelenie,
np.:
Sprawa: reklamacja Sprawa:
zamwienie
Sprawa: propozycja nawizania transakcji handlowej
W pismach bez nadrukw piszemy sowo Dotyczy: i powoujemy si na wczeniejsze pismo,
np.:
Dotyczy: reklamacji towaru z dnia 22.06.2012 r.
Dotyczy: wystawy plakatu

W zwizku z Pana(i) pismem z

dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie...
Wprowadzenie - cz informujemy, e...
nieobowizkowa, najczciej Uprzejmie informujemy, e
Cz wstpna

nawizujemy tu do stosownie do Waszego

wczeniejszej korespondencji zamwienia nr 125/DO-l 11-
(w przypadku papieru bez na- 39/2011 z dnia...
drukw) lub innej wczeniejszej Nawizujc do Waszego
sytuacji, np. rozmowy ogoszenia zamieszczonego w
telefonicznej czy targw. Gdy
jest to pierwsze pismo, Gazecie Wyborczej z dnia 11
wprowadzamy adresata w za- maja 2011 r., uprzejmie
gadnienie, ktre chcemy informujemy, e...
poruszy w pimie. Powoujc si na rozmow
telefoniczn przeprowadzon
dnia 11 maja 2011 r. z Waszym
pracownikiem,siPanem
Zwracamy z uprzejm
Adamem
prob
Kowalskim,... o uzupenienie
Przedstawienie problemu - brakujcych
W zwizku dokumentw...
ze zmian stawki
zasadnicza i obowizkowa podatku VAT od stycznia 2011 r.
cz kadego pisma. Zamawiamy e...
informujemy, nastpujc ilo
Cz gwna

Wyjaniamy tu szczegowo sztuk towaru...

spraw, ktrej pismo dotyczy.
Informujemy, co chcemy Zapraszamy na szkolenie z
osign, o co prosimy itp.
Przedstawiamy problem jasno, zakresu...
zwile, wyczerpujco i Wzywamy Pani do...
jednoznacznie.
W decyzjach administracyjnych jestemy zainteresowani
ta cz pisma jest nazywana spotkaniem...
osnow. Uprzejmie prosimy o
przedstawienie penej wersji...
Powodem reklamacji jest...
Uzasadnienie - ma na celu Podstaw prawn zajmowanego
przekonanie adresata o przeze mnie stanowiska jest...
susznoci zajmowanego przez Posiadam odpowiednie
nas stanowiska. Wyjaniamy kwalifikacje do wykonania...,
Cz przekonujca

powody naszego po- czego dowodem jest certyfikat...

stpowania. Jest to W protokole zdawczo-
obowizkowa cz pisma, odbiorczym znalaza si
zazwyczaj dusza ni samo informacja o...
przedstawienie problemu.
Jednoczenie informuj, e
Jego tre musi by jasna, dowd zakupu...
zwiza i jednoznaczna i W zwizku z umow numer
powinna zawiera waciwe 22/2011, zawart z Wasz firm
argumenty. w dniu...
Wyrnia si dwa rodzaje W zwizku z Ustaw...
uzasadnie:
Powoujc si na instrukcj
1. Uzasadnienie faktyczne - kancelaryjn...
powoujemy si na stan
faktyczny.
2. Uzasadnienie prawne -
podaje si w nim podstaw
prawn zajmowanego
stanowiska lub prawn ocen
stanu faktycznego. 17
 Wnioski - powinny by W zwizku z powyszym
podsumowaniem treci pisma i uprzejmie prosz o przyjcie

kocowa
ponownym podkreleniem mojej dymisji.
wanoci sprawy, zwaszcza

Cz
przy rozbudowanym Podsumowujc, uprzejmie
uzasadnieniu. prosz o przychylne j
Mona si tu ograniczy do ustosunkowanie si do mojego
jednego zdania. wpiosku o... i j

Ukady graficzne treci pism

Przy pisaniu zasadniczej treci pisma trzeba wybra odpowiedni ukad graficzny tekstu, ktry moe
by napisany w
a. ukadzie blokowym lub
b. a linea, z wciciem na pocztku kadego akapitu.
W ukadzie blokowym cay tekst jest pisany od marginesu po lewej stronie, z pojedyncz interlini
pomidzy wierszami. Poszczeglne bloki tekstowe oddziela si od siebie pustymi wierszami.
Zazwyczaj kada z przedstawionych wyej czci pisma tworzy jeden blok. Tekst napisany w ten
sposb justuje si (wyrwnuje do lewego i prawego marginesu). Odkd do pisania dokumentw
wykorzystuje si komputery, styl ten jest uznawany za obowizujcy. Jego wybr wiadczy o
profesjonalizmie pracownika i dobrym opanowaniu warsztatu edytorskiego.

W ukadzie a linea kady nowy akapit (cz pisma) rozpoczyna si od wcicia a interlinia
wynosi 1,5 wiersza. Tytuy i podtytuy s wyrwnywane do rodka .

Jeeli tre pisma nie mieci si na jednej stronie, naley kontynuowa pisanie na nastpnej. W
prawym dolnym rogu pierwszej strony stawia si wwczas znak przeniesienia ./. (lub pisze verte).
Na nastpnej stronie powinny si znale przynajmniej 3-4 wiersze tekstu i podpisy. Nie wolno
przenosi na nastpn stron samych podpisw lub samych informacji dodatkowych (np. Zaczniki,
Do wiadomoci).

ZAPAMITAJ
Nie wolno miesza ukadw pisania. Jeli rozpoczynamy tekst jednym z ukadw, stosujemy go
konsekwentnie do koca pisma.

Podpis
Podpis pod pismem jest poprzedzony zwrotem grzecznociowym. Piszemy go w odstpie 3-5
wierszy od treci pisma, po prawej stronie. Po zwrocie grzecznociowym nigdy nie stawia si kropki,
ale dopuszczalny jest przecinek. Najczciej uywanymi zwrotami grzecznociowymi s:
Z powaaniem
cz wyrazy szacunku
Z wyrazami szacunku.
Podpis skada si pod zwrotem grzecznociowym. Najpierw wymieniamy zajmowane przez nas
stanowisko, a po odstpie 1-2 wierszy podajemy imi i nazwisko (ewentualnie z tytuem
naukowym). Odstp jest miejscem przeznaczonym na wasnorczny podpis. Na przykad:
Z powaaniem,
Dyrektor
dr Jan Nowak
Czsto przykada si w tym miejscu imienn piecztk pracownika, na ktrej mona zoy swj
podpis. Powinien on by peny; skrt podpisu (parafa) jest dopuszczalny tylko na kopiach pisma.
Elementy dodatkowe
S to elementy na kocu pisma, ktre wymagaj podania dodatkowych informacji: Zaczniki (ich
liczba i tytuy), Do wiadomoci lub Otrzymuj (lista nazwisk), Wg rozdzielnika.
Zaczniki
Tytu Zaczniki: umieszczamy na wysokoci podpisu po lewej stronie. Jeeli pismo podpisuj dwie
osoby lub wicej, umieszczamy go pod podpisami po lewej stronie. Jeeli w treci zostay podane
wszystkie zaczniki, na kocu pisma umieszczamy tylko informacj o ich liczbie.

18
19