Fondos de Caja Chica Principales pautas para un adecuado control

I. Introduccin
El desenvolvimiento normal del gran universo empresarial, implica el desarrollo de distintas operaciones, las
cuales permiten contemplar situaciones en las cuales la empresa requiere de un buen proceso de control
financiero y de un sistema contable los mismos que constituirn una base de una administracin financiera
efectiva y oportuna.
En esta oportunidad nos estamos refiriendo a los pagos en efectivo que son inevitablemente necesarios. Es por
dicha razn, que todas las empresas habilitan los fondos de "caja chica" destinadas a cubrir los desembolsos de
aquellos gastos menores, tales como gastos de movilidad otorgados a los trabajadores que se requieren para que
puedan realizar sus labores diarias (es decir aquellos otorgados como condicin de trabajo), o para la adquisicin
de artculos de oficina, artculos de limpieza u otros gastos de menor cuanta que deban ser de rpida
cancelacin y que por sus caractersticas no puedan ser cancelados con cheques.
Especficamente, los controles financieros nos garantizarn que:
Los fondos y recursos se utilicen de manera responsable y adecuada;
Los ingresos y egresos (salidas de dinero) se manejen nicamente de acuerdo con los
procedimientos autorizados;
Las operaciones se registren correctamente;
El acceso a los activos sea permitido solamente con la autorizacin del
administrador responsable.

Por lo antes expuesto, en esta oportunidad abordaremos el tema desarrollando los aspectos ms importantes
relacionados con el uso de los fondos de caja chica, los controles adecuados que se deben establecer con el fin
de evitar el mal uso de dichos fondos, as como las posibles contingencias
INFORMATIVO
CABALLERO BUSTAMANTE
tributarias derivadas del manejo de los desembolsos que se realicen en efectivo sin observar los requisitos
establecidos por las normas tributarias.
II. Aspectos generales

1. Definicin
El fondo de Caja Chica est constituido por un importe fijo de dinero en efectivo restituible, cuyos montos son
autorizados de acuerdo con los requerimientos, dicho fondo sirve para cancelar obligaciones de valor reducido y
por lo cual no es comn ni frecuente que se paguen mediante la emisin de cheques.
2. Objetivo del fondo de caja chica
El objetivo principal de contar con un fondo de caja chica es la de mantener la disponibilidad financiera que
permita cubrir los gastos menores derivados del funcionamiento interno, urgentes y de rpida cancelacin.
3. Sistema de Control
El sistema de control interno resulta importante para una empresa a fin de resguardar los fondos asignados a
caja chica.
En este caso correspondera efectuar o realizar un control financiero para:
Evitar prdidaspor concepto de fraudes o robos.
Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y
saldos del efectivo.
Mantener el saldo suficiente para hacer pagos necesarios y afrontar
emergencias.
Evitar cifras grandes de dinero ocioso.
Los elementos ms importantes del Sistema de Control son los siguientes:
3.1. Plan de organizacin
Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones, especificando
de corresponder la facultad de tomar decisiones. En tal sentido, dentro de este elemento de control debe
evidenciarse, entre otros, principalmente lo siguiente:
Existencia de Polticas y Procedimientos.
Personal capacitado.
Ejecucin adecuada de los procedimientos.
3.2. Fases
Las fases vinculadas con el fondo de caja chica son las siguientes:
Autorizacin, dicha responsabilidad debe estar a cargo de la gerencia del rea o general.
Aprobacin.
Ejecucin.
Registro.
3.3. Objetivos del sistema de control
Algunos de los objetivos que se desean alcanzar con el establecimiento del sistema de control son:
a. Asignacin de un Fondo Fijo adecuado.
b. Que exista un sistema adecuado de autorizacin de egresos.
c. Evitar situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos como por ejemplo:
c1. Cancelar gastos no reales.
Contabilizar y pagar facturas falsas.
Contabilizar y pagar duplicados de documentos.
c2. Adulterar documentos corrigiendo cifras.
c3. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.
c4. Utilizar los fondos asignados para cubrir gastos personales del encargado de administrar el fondo o de otros
trabajadores.
4. Sujetos responsables del manejo
A efectos de poder asegurar el buen manejo de los fondos se deben designar a las personas responsables de
dicha actividad:
4.1. Funcionario de mayor jerarqua
Encargado de nombrar al responsable del manejo del fondo de caja chica y de autorizar la apertura o ampliacin
de los fondos asignados.
4.2. Administrador del fondo de caja chica
Es el Funcionario o empleado responsable de la custodia del efectivo, administracin y uso conforme a las
disposiciones que se establezcan.
4.2.1. Establecer el perfil conteniendo los requisitos que debe reunir el responsable del manejo de los fondos
de caja chica
Tiempo mnimo de permanencia cumplido en la empresa (por ejemplo 90 das).
Haber recibido la instruccin por parte del funcionario de mayor jerarqua para el manejo de los fondos.
Debe ser una persona sin ningn vnculo a los encargados del giro de cheques, cajero y personal que
maneje registros contables o realice funciones contables.

4.2.2. Consideraciones para un adecuado manejo

El administrador del fondo debe tener en cuenta lo siguiente:
Conservar el efectivo bajo llave en una caja de seguridad (caja fuerte);
Establecer un monto mximo aproximadamente teniendo como referencia al total de
gastos menores que se realizan en el mes;
Utilizar recibos de caja con numeracin correlativa impresa, los que debern ser
emitidos cada vez que se autorice retiro de dinero del fondo.
FONDO FIJO: CAJA CHICA
Su Tratamiento Contable, y otros procedimientos
El Fondo Fijo.- Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisin
de cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.

Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se debe utilizar
ingresos para efectuar pagos y estos se deben realizar por medio de cheques.

EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.- Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro
del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros , siempre al contado, para
eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo
incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelacin al inicio de las operaciones, para ser
utilizado en la atencin de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos
peridicamente a su importe original, que por la cuanta no es recomendable afectar directamente a
Caja Central. Reciben tambin el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una
cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, as
sucesivamente.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA.- La Caja Chica puede tener dos clases de fondos:

a).- Caja Chica con Fondo Fijo

b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la
operacin se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser
repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho
que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el
empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio
de la operacin o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para
asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos estn de acuerdo a la
Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es
decir que puede variar.
EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor
cuanta.

- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiqun
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y peridicos
- Envos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefnicas
- Gastos de3 servicios de limpieza
- Gastos de artculos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

b).- Este tipo de gastos se efecta el pago en efectivo.

c).- Peridicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es
conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposicin de los fondos (llamase
Recibo de Egresos)

EJERCICIO : 1.- La empresa Habanos del norte decide aperturar su fondo fijo de caja con el cheque 001
de Bancamex a favor de Juan Prez por la cantidad de $10,000.

2.-Se decide incrementar el fondo fijo con que cheque 0010 de Bancamex a favor de Juan Prez por la cantidad de
$3000

3.- Se decide disminuir el fondo fijo depositando a la cuenta de Bancamex la cantidad de $2000

La cuenta que se utiliza en contabilidad para controlar estas operaciones generalmente se

denomina fondo fijo de caja, donde:
 Presentacin en el balance general:
Activo circulante
POLTICA
Cada empresa de acuerdo a sus necesidades determina el importe del fondo fijo tales como el monto
mximo de pago, los conceptos permitidos y los no permitidos, monto mnimo de efectivo, etc. as
mismo implementa las fechas o momentos de su reposicin, a su vez, es posible la existencia de varios
fondos fijos en caso que la organizacin lo requiera.

FUNCIONAMIENTO
Se carga
* Del importe en efectivo que se destine para iniciar el Fondo Fijo
* Del importe en efectivo que se requiera para incrementarlo
Se abona
* Por la Cancelacin parcial o total del fondo
--Saldo Deudor--
Presentacin en el balance general: Activo circulante
Palabras desconocidas:
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando
adecuadamente.
Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas
por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de
control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada
Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta Diferencias de Caja se
deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos desembolsos, y se asigna a una
persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeos, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el
desarrollo gil de ciertas actividades, por lo que la solucin es la constitucin de un fondo de caja mejor que se
encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se
manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 ser
suficiente, en otras ser necesario disponer de un fondo de varios millones.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementacin de cierta polticas, como por ejemplo, que
por este se harn pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no
se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos plata de bolsillo, por lo que es preciso
tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y
responsabilidad para que lo administre.

Constitucin del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la
contabilizacin ser:

110510 100.000

111005 100.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero
utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos
para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilizacin del reembolso ser:

51XXXX 80.000

111005 80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo,
aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algn reembolso, de ah que se considera como un fondo
fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento,
se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causacin de las facturas, puesto que estas se
contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que segn
los principios de causacin y realizacin, los hechos econmicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en
la factura, lo cual no ser posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan
contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho econmico que soportan.

Trminos y Definiciones

Efectivo en Caja: Lo constituye el dinero de curso legal, que se determine tener en una instalacin apropiada (caja)
de la empresa.

Fondos Fijos para pagos menores: Lo constituye el efectivo en caja y con fines determinados y en un importe
aprobado que posee la Empresa en una instalacin apropiada para ello (CAJA).

Procedimiento de Control Interno

El Jefe Mximo de la entidad podr autorizar por Resolucin Interna la

creacin, modificacin o cancelacin del Fondo Fijo para atender las operaciones de pagos menores, a propuesta
del Jefe del rea de Economa o Contabilidad, por acuerdo del Consejo de Direccin. (Artculo 16, Resolucin
324/94 del BNC).

Copia de la Resolucin Interna que aprueba la Creacin del Fondo Fijo para Pagos Menores debe ser archivada y
conservada en el rea de Contabilidad y estar disponible para ser mostrada a los Supervisores y Auditores.

El efectivo que se destinar al Fondo Fijo, as como todos sus movimientos ser extrado o reintegrado a la cuenta
de operaciones bancaria de la entidad.
El fondo fijo ser utilizado en los conceptos, trminos y lmites que a continuacin se relacionan:
Pagos Menores
Anticipos y Liquidacin de Gastos de Viajes
1. Los pagos en efectivo que realice la Empresa a partir del Fondo Fijo, no podrn ser superiores a quinientos
pesos ($ 500.00 CUP) (Artculo 15, Resolucin 324/94 del BNC).
2. La Empresa slo podr realizar pagos al sector privado hasta un mximo de cien pesos ($ 100.00 CUP) y
autorizados en todos los casos por el Jefe Mximo de la entidad (Resuelvo Noveno, Resolucin 42/01 del BCC) el
cual velar por la legalidad, otras soluciones y que no se convierta en una prctica. Limitndose en el caso de
compra de materiales al sector mayorista.
3. Queda expresamente prohibido realizar operaciones de cobros y/o pagos en moneda nacional con entidades que
no estn autorizadas a realizar transacciones comerciales en esta moneda (Artculo 11, Resolucin 56/00 del
BCC).
4. Queda expresamente prohibido realizar pagos globales que incluyan a ms de una persona, fraccionar los
mismos y/o designar beneficiarios o intermediarios. Los pagos se harn directamente al vendedor del bien o al
ejecutor de servicio prestado (Resuelvo Noveno, Resolucin 42/01 del BCC).
5. En la Caja de la entidad se habilitar un Modelo MC-3-01 Control de Firmas Autorizadas Operaciones de
Caja (Documento 08-03-10-00), para determinar los funcionarios autorizados a firmar los documentos
justificantes de los vales de Pagos Menores, del cual tendr copia el rea de Contabilidad.
6. Para formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo Fijo para Pagos Menores y servir de
justificantes provisional del efectivo entregado como anticipo, hasta tanto se efecte su liquidacin o reintegro al
amparo de las regulaciones vigentes, se utilizar el modelo SC303 Vale para Pagos Menores (Documento 08-
03-03-00) atendiendo a:

Este modelo es de uso obligatorio, se expide cada vez que se realiza un pago o se efecta entrega de efectivo
como anticipo.
Los vales para pagos menores deben numerarse por el rea de Contabilidad en orden consecutivo dentro del ao,
quien deber habilitar un Registro para llevar el Control de los modelos entregados al Custodio de la Caja.
Slo se aceptar como justificante de un pago el original del documento, sin enmiendas, tachaduras, borrones o
seales de haber sido alterado.
Los vales para pagos menores sern autorizados por los funcionarios autorizados por el Jefe Mximo de la
entidad al cual se le cargar el gasto y ser el responsable de cumplimentar los plazos y trminos establecidos en la
presente y en casos de fuerza mayor y en lo establecido en el punto 5.6 sern aprobados por el Jefe Mximo de la
entidad, comprobndose en todos los casos que la firma y los datos se corresponde con el registrado en el modelo
MC-3-01 Control de Firmas Autorizadas para Operaciones de Caja. (Documento No. 08-03-10-00)

Vales de pagos menores y justificantes

Todos los vales de pagos menores estarn acompaados de sus correspondientes justificantes y stos deben
ajustarse a lo establecido.

1. Se prohbe expresamente entregar anticipos para pagos menores a una persona que tiene pendiente la
liquidacin o reintegro de uno anterior.

2. Al efectuarse el reembolso del Fondo Fijo se procede a cancelar el vale y los justificantes por el especialista que
atiende el subsistema de caja y banco, mediante un gomgrafo con la palabra PAGADO, en caso de no tener
gomgrafo escribir en letra grande y en lugar visible la palabra PAGADO.

3. En el caso de que el beneficiario sea uno de los Jefes Autorizados a firmar, la firma autorizando la operacin
ser el Jefe Mximo de la entidad.

4. En el caso que se detecten hechos que revistan caractersticas delictivas, debern conservarse esos documentos
hasta que se emita el dictamen final por las autoridades competentes.

Modelos y registros

Procedimiento No. 07-04-14-00, Ajuste por Faltantes y Sobrantes de Efectivo.

Modelo No. 08-03-03-00, SC303 Vale para Pagos Menores
Modelo No. 08-03-06-00, SC306 Arqueo de Efectivo en Caja
Modelo No. 08-03-10-00, MC-3-01 Control de Firmas Autorizadas Operaciones de Caja

Responsabilidades

De su Aprobacin Jefe de la Direccin de Economa del Ministerio

De su Actualizacin:
rea de Contabilidad de la Direccin de Economa del Ministerio
 De su Aplicacin: Presidentes de los Grupos y Directores de Empresas
De su Supervisin: Direccin de Auditora y Supervisin del Ministerio
ARCHIVO:

1- Los documentos sern archivados por un trmino de cinco (5) aos a partir de la fecha de cierre del ejercicio
contable. (Resuelvo Octavo, Resolucin No. 54/05, MFP)

2- Las condiciones del archivo de los documentos de las acciones preventivas tomadas ya sea en soporte
magntico o escrito sern las adecuadas para su custodia e impedir su deterioro. Igualmente estarn clasificados y
ordenados de forma que sea fcil su utilizacin, proteccin y recuperacin. Teniendo en cuenta lo establecido en el
Procedimiento 01.00.08.00 del Manual de Contabilidad)

3- Las entidades en su procedimiento deben definir en que legajo se archiva, as como su localizacin fsica.
(Procedimiento 01-00-09-00, Apartado 5.4.)

ARQUEO DE CAJA
Una sana poltica de control interno en lo referente a la caja establece que cada cierto tiempo y de manera
sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada en la empresa en lo referente a los fondos
de Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se est haciendo de este dinero por parte
de las personas responsables.
Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo
asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se
cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero ha hecho un uso indebido del mismo.
Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.
El monto del fondo fijo de caja es de $ 8,000.00
En caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:
- Cobrarle el faltante al cajero
- Considerarlo como gasto para la empresa
Ejemplo
Efectivo en caja
Billetes:
10 billetes de $ 50.00
1 billete de $ 200.00
2 billetesde $ 100
3 billetes de $ 20.00
1 billete de $ 500.00
Moneda fraccionaria
5 monedas de $ 10.00
8 monedas de $ 5.00
12 monedas de $ 2.00
6 monedas de $ 1.00
4 monedas de $ 0.50
Se tienen los siguientes recibos por comprobar:
Juan Perez debe: $ 250.00
Rosa Martnez debe $ 300.00
Existen las siguientes facturas por reembolsar
Factura No. 12 por compra de varios $ 150.00
Factura No. 235 por compra de papelera $ 130.00
Comprobantes con requisitos fiscales
- Facturas para reembolso $ 4,950.00

Tiempo ( 35 minutos)
CONCEPTO: Se define al Arqueo de Caja como la operacin de recuento y l a verificacin
del saldo de los caudales de Caja.
Dicho de otra manera Arqueo de Caja es una operacin por medio de la cual se comprueba si
el saldo que arroja el libro, es conforme o no
PROCEDIMIENTO CONTABLE

6.1. Por el Reembolso del Fondo Fijo.

Cdigo Descripcin de las Cuentas y Subcuentas Parcial Debe Haber

xxx Cuenta de Costo o Gasto que corresponda xxx.xx

- Analizar por Tipo de Moneda xxx.xx
- - Analizar por Elementos de Gastos xxx.xx
- - - Analizar por Centro de Costo o Gasto xxx.xx
101 Efectivo en Caja xxx.xx
- Analizar por Tipo de Moneda xxx.xx
 - - Fondo para Pagos Menores (Especificar) xxx.xx

6.2. Extraccin del Efectivo para el Reembolso del Fondo Fijo para Pagos Menores.

Cdigo Descripcin de las Cuentas y Subcuentas Parcial Debe Haber

101 Efectivo en Caja xxx.xx

- Analizar por Tipo de Moneda xxx.xx
- - Fondo para Pagos Menores (Especificar) xxx.xx
110 Efectivo en Banco y en Otras Instituciones xxx.xx
- Analizar por Tipo de Moneda xxx.xx
- - Analizar por Cuenta Bancaria xxx.xx
 MODELO SC-3-03 VALE PARA PAGOS MENORES

Documento de Referencia:

Resolucin No. 012/2007, Ministerio de Finanzas y Precios, 18/01/2007

OBJETIVO:

Formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo para Pagos Menores y servir
de justificante provisional del efectivo entregado como anticipo (con excepcin de los
anticipos de gastos de viajes), hasta tanto se efecte su liquidacin al amparo de las
regulaciones vigentes.

ALCANCE:

Este modelo es de uso obligatorio para todas las entidades que radican en el territorio
nacional.

EMISIN, DISTRIBUCIN Y UTILIZACIN:

Se emite por el Cajero y cada entidad definir las reas productoras del documento, as
como la distribucin de copias, si procede, acorde a sus caractersticas organizativas.

DATOS DE USO OBLIGATORIO:

1. Nombre y cdigo de la entidad.

2. Fecha de emisin del modelo.
3. Nombre y apellidos de la persona a la que se paga el importe del Vale.
4. Cantidad en letras del importe del pago.
5. Detalle e importe de la operacin que origina el pago.
6. Importe total del Vale.
7. Firma del funcionario que autoriza el pago.
8. Firma del Custodio que ejecuta el pago.
9. Firma del receptor del importe del Vale.
10. Nmero consecutivo del modelo.
FECHA DE VIGENCIA:

Entra en vigor a los veinte (20) das posteriores a la fecha de su publicacin de la

Resolucin de referencia.