UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE CAMPECHE

DIRECCIN DE CONTADURA

MEMORIA DE ESTADA PROFESIONAL

IMPLEMENTACIN DE LAS 5S EN RECURSOS HUMANOS

REALIZADA EN LA EMPRESA:
JPITER SUMINISTROS Y SERVICIOS, S.A.

QUE PRESENTA:

LUIS NGEL ARCOS CRUZ

PARA OBTENER EL TTULO DE:

TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN CONTADURA

GENERACIN:
2015-2017

San Antonio Crdenas, Carmen, Campeche Septiembre de 2017

Insertar imagen de formato de Acta de Aprobacin de la Memoria de Estadas (F-DC-17).
La cual deber escanearse a color.
 AGRADECIMIENTOS

A DIOS:
Por haberme dado tanto sin pedir nada a cambio, por el alimento de cada da, as como
la salud y alegra de mi familia, siempre estar agradecido por la vida.

PADRES:
Siempre he tenido el apoyo para ir a la escuela, por tener una educacin digna y
correcta, para seguir con mis sueos e ideas que me ayudarn en un futuro prximo,
porque siempre han tenido la esperanza que puedo superarme.

I
 DATOS GENERALES DEL ALUMNO

NOMBRE:
LUIS NGEL ARCOS CRUZ

MATRCULA:
4215010206

DIRECCIN, TELFONO Y CORREO ELECTRNICO:

ANDADOR LAGUNA DE LAS PILAS, MZA. 6, LOTE 2, COL. CARACOL, CD. DEL
CARMEN, CAMPECHE.
TEL.: (938) 145 5028
CORREO ELECTRNICO: luisangelcz93@gmail.com

FECHA DE INICIO Y TERMINACIN DE ESTADA:

16 DE MAYO AL 26 DE JULIO DE 2017

ASESOR ACADMICO:
LIC. MARIO GILBERTO CHIN QUEN

ASESOR EMPRESARIAL:
LIC. MARBELLA GARCA DE LA CRUZ

CARGO DEL ASESOR EMPRESARIAL:

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

II
 NDICE

LISTA DE ILUSTRACIONES ..................................................................................... IV

LISTA DE GRFICAS ............................................................................................... IV

RESUMEN / ABSTRACT ............................................................................................ 1

INTRODUCCIN ........................................................................................................ 2

CAPTULO I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA. ........................................... 4

CAPTULO II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ................................................ 6

2.1. Descripcin del problema o necesidad. ............................................................ 6

2.2 Pregunta Principal .............................................................................................. 7
2.2.1 Preguntas especficas.................................................................................. 7
2.3. Justificacin....................................................................................................... 7
2.4. Objetivo del proyecto. ....................................................................................... 8
2.4.1. Objetivo General. ........................................................................................ 8
2.4.2. Objetivos especficos. ................................................................................. 8
CAPTULO III. MARCO CONCEPTUAL. .................................................................. 10

CAPTULO IV. METODOLOGA. .............................................................................. 16

CAPTULO V. RESULTADOS Y DISCUSIN. ......................................................... 42

CONCLUSIONES. .................................................................................................... 46

FUENTES DE INFORMACIN. ................................................................................ 48

ANEXOS. .................................................................................................................. 50

III
 LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1: Clasificacin de documentos...21

LISTA DE GRFICAS

Grfica 1: Duracin de bsqueda de informacin50

Grfica 2: Orden de rea de recursos humanos50
Grfica 3: Ahorro de turnos de limpieza.....51

IV
 RESUMEN / ABSTRACT

La importancia de las 5 S se manifiesta con el paso del tiempo, esta demuestra que
al implementarla mejora el entorno de las empresas, la calidad con la que se hacen
los procesos de trabajo, al igual resaltan dos grandes caractersticas de esta tcnica,
la sencillez y la efectividad mejoran a la empresa en la eliminacin de tiempos muertos
y costos innecesarios. Para llevar la aplicacin de esta tcnica requiere el compromiso
personal y duradero para que nuestra empresa sea un autntico modelo de
organizacin, limpieza, seguridad e higiene. Los beneficios que aporta son: trabajo en
equipo, los trabajadores se comprometen, valoran las aportaciones y conocimientos,
cambia la mentalidad permitiendo que los trabajadores sigan mejorando para no
quedar estancados y acorta el tiempo de desempeo de las actividades de los
trabajadores ya que tienen mayor movimiento y organizacin en el espacio de trabajo,
al igual mejora la imagen del empleado porque demuestra que est motivado con su
empleo.
Palabras claves: 5S, tcnica, aplicacin, organizacin, seguridad.

The importance of the 5 "S" manifests with the pass of time, this shows that
implementing this improves the business environment, the quality worked in the
processes of work, as well as stand out two great characteristics of this technique,
simplicity and effectiveness improve the company in eliminating downtime and
unnecessary costs. To carry out the application of this technique requires a personal
and lasting commitment so that the company can be an authentic model of
organization, cleanliness, safety and hygiene. The benefits this has are: teamwork,
workers commit, value contributions and knowledge, change the mentality allowing
workers to continue improving so as not to keep it in standby and shorten the time of
performance of workers' activities as they have greater Movement and organization in
the workplace, as well as improves the image of the employee because it demonstrates
that it is motivated by it employment.
Key Words: 5'S, technique, application, organization, security.

1
 INTRODUCCIN

Importancia del tema:

Se enfoca en eliminar el desperdicio en el rea de trabajo, para tener una mayor
productividad al realizar las actividades que corresponde. Esta tcnica es una
metodologa de implementacin de 5 conceptos para la mejora de reas en las
empresas, los beneficios que se obtienen son mejorar el espacio de la oficina, limpieza
en el rea, al igual que elimina tiempos muertos. Es de importante comprender a
detalle el tema. La importancia de implementar esta tcnica en la empresa tiene gran
valor debido a que el objetivo de esta es lograr el funcionamiento ms eficiente y
uniforme de las personas en los centros de trabajo. Se debe tener en cuenta sus
grandes beneficios porque la implementacin de la tcnica de las 5S es importante en
diferentes reas, por ejemplo, permite eliminar despilfarros y por otro lado permite
mejorar las condiciones de seguridad, beneficiando as a la empresa y sus empleados.
Se recomienda que se implemente la tcnica en la empresa Jpiter Suministros y
Servicios, S.A. Para mejoramiento de este departamento, no se especula o se refiere
a tener mala funcin en la empresa, solo se hace con el motivo de mejorar los mtodos
de funcionamiento de l la razn es simple, la empresa depende considerablemente
del departamento ya que este tiene la obligacin de mejorar las diferentes reas de la
empresa, para ello debe implementar tcnicas o procedimientos que mejoren la
eficiencia de las dems reas empresa.

Descripcin general del contenido por captulos:

En el captulo 1, se refiere a los datos generales de la empresa, se describir el nombre
de la empresa, direccin, sector perteneciente, giro, departamento, funcin,
organigrama, visin, misin, poltica y los objetivos de calidad.

En el captulo 2, trata del planteamiento del problema, en este apartado se realizar la

descripcin del problema o necesidad que se presenta, se formular la pregunta

2
principal y las especficas, se expondr la justificacin de esta memoria de estada, se
formular el objetivo de proyecto, el objetivo general y los objetivos especficos.

En el captulo 3, hace referencia al marco conceptual de la memoria, se dar a conocer

los aspectos tericos, estudios previos y la normatividad aplicable.

En el captulo 4, la metodologa describir paso a paso el cumplimiento de los objetivos

de acuerdo con las actividades planteadas durante la estada.

En el captulo 5, denominado resultados y discusin, se realizar mediante la

comparacin de los resultados, objetivos y estndares aplicados.

Esta memoria de estada se concluye dando a conocer el aprendizaje obtenido, el

cumplimiento de los objetivos, las contribuciones realizadas a la empresa y las
actividades que se realizarn a futuro para mejorar este proyecto.

3
 CAPTULO I. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.

La empresa Jpiter Suministros y Servicios, S.A, se encuentra ubicada en AV. Pez

Urquidi, No. 2, Col. Pallas, C.P. 24140, Ciudad del Carmen, Campeche. Perteneciente
al Sector de Servicios e Industrial, con giro en tuberas, maquinados, suministro,
arrendamiento de equipos y mantenimiento Industrial. Desarroll la estada en el
departamento de Recursos Humanos y estuve a cargo de mi asesora empresarial
Marbella Garca de la Cruz.

Las funciones del departamento de recursos humanos consiste en resguardar los

expedientes del personal de capacitaciones, llevar el control de nminas, contratos,
despidos, vacaciones del personal, capacitaciones, registrar, controlar y supervisar la
asistencia, permisos temporales de salidas, faltas e incapacidades del personal,
asegurar la operatividad de los trmites administrativos relacionados con licencias
mdicas, accidentes de trabajo, permisos y vacaciones, contabilizar horas extras
generadas por el personal, buscar el desarrollo, actualizacin y mejoras en los
procesos a cargo, aplicar encuestas de ambiente laboral, mantener actualizado los
trmites y procesos con base en las leyes y reglamentos de carcter nacional y
clculos de impuestos y retenciones correspondientes al IMSS, AFORE, INFONAVIT,
FONACOT, ISR y 2% Sobre Nmina.

El organigrama del rea se compone con el puesto de jefe de recursos humanos

teniendo como subordinado al auxiliar, encargado de reclutamiento y a la recepcin.
La empresa tiene como misin proveer Suministros y Servicios de construccin y
mantenimiento a empresas del mbito petrolero y naval, con altos estndares de
calidad, en el sureste de Mxico, ofreciendo seguridad y confianza al cliente, buscando
la mejora continua de procesos y optimizacin de los recursos, procurando el bienestar
de clientes y colaboradores.

4
 La visin es ser empresa lder en la industria petrolera, integrando el diseo y
desarrollo de ingeniera en nuestros servicios, consolidando compromisos de mayor
alcance, logrando as la satisfaccin y expectativas del cliente.

La poltica de calidad se refiere a cumplir las expectativas de los clientes y los objetivos
organizacionales, trabajando conforme a procedimientos estandarizados, para proveer
servicios que cumplan con los requerimientos legales, contractuales y de calidad
aplicables, asegurando la mejora continua de los procesos.
.

5
 CAPTULO II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

2.1. Descripcin del problema o necesidad.

El departamento de recursos humanos es uno de los ms importantes de la empresa,
al funcionar correctamente la empresa tendr un mayor rendimiento, eficacia y
equilibrio, por lo tanto, se debe implementar las tcnicas de las 5 S en recursos
humanos, para una mayor capacidad desempeando sus actividades, al igual tiene la
obligacin de apoyar al rea de control de obras, contabilidad, finanzas, recepcin y
gerencia, entonces si este no funciona correctamente afecta a los dems
departamentos, es decir, que afecta a toda la empresa. El problema que actualmente
tiene recursos humanos proviene de los procedimientos llevado a cabo errneamente,
teniendo mala clasificacin en los documentos, como: Documentos que conforman el
currculo vitae estn desordenados, extravi de documentos y desactualizacin, no
contienen nombre las carpetas donde estn albergados por lo tanto es difcil
identificarlos debido que no estn ordenados en forma alfabtica, al igual los casilleros
son muy pequeos para resguardar todos los documentos, por ende algunos estn
desordenados en el departamento haciendo imposible detectarlos al momento de la
utilizacin, esto afecta a la ralentizacin las actividades en las que se usan, siguiendo
con los documentos estn los recibos de nminas de los trabajadores, estos
documentos son de suma importancia en la empresa teniendo la funcin de
comprobar que la empresa ha pagado el servicio que los trabajadores que han ejercido
de acuerdo a su contrato, estos recibos deben ser firmados por los trabajadores pero,
al no estar ordenados debidamente el departamento debe buscar lentamente cada
recibo segn la fecha, por lo tanto, este proceso es tedioso y cansado para que el
tiempo de bsqueda y firma no sea un problema debe implementarse una tcnica que
agilice la actividad antes mencionada. Las nminas de la empresa demuestran los
movimientos o la circulacin del dinero segn la actividad que desarrolle, es decir, el
giro de la empresa por ello las nminas deben estar en perfecto estado, por esto debe
estar conformada por una factura, requisicin de compras, los clculos es decir la
matriz de la nmina y en algunos casos los formatos que tiene la empresa por ejemplo

6
los recibos de pago, horas extras y por ltimo el timbrado de las nminas, el problema
es que todo este proceso no cumple con las normas porque no est bien ordenadas,
no tienen la firma de autorizacin y algunas nminas no estn completas ya que no
contiene algn formato en ellas, tambin existe la posibilidad de que este extraviada
la factura completa, luego de todo este proceso, siguen los recibos de nminas de los
trabajadores mencionados anteriormente al estar desordenados no se puede
completar la carpeta donde se guardan, por lo tanto, se debe mejorar el proceso de
todo los archivos del departamento de recursos humanos.

2.2 Pregunta Principal

La implementacin de las 5 S puede corregir los problemas del departamento de
Recursos Humanos?

2.2.1 Preguntas especficas

Cul es el impacto del funcionamiento del rea de recursos humanos en otros
departamentos de la empresa Jpiter, S.A.?

Cules son las condiciones ptimas para que el departamento de recursos humanos
mejore el funcionamiento de la empresa?

Cul es la probabilidad de que al aplicar las 5s adecuadamente mejore la calidad de

las actividades que se realizan en el rea de recursos humanos?

2.3. Justificacin.
El departamento de recursos humanos presenta algunas irregularidades, como el
funcionamiento lento e inseguro, es decir, los inconvenientes no permiten realizar las
actividades con un grado de eficacia y perfeccin, esto provoca en gran medida un
estancamiento, prdida de tiempo, para las dems reas. La razn de porque es
conveniente realizar este proyecto es para que funcione adecuadamente el
departamento de recursos humanos a su mxima capacidad, beneficiando
directamente a las dems reas que se relacionan porque todas empezarn a tener

7
ms eficacia, creando la mejor calidad para toda la empresa, esta implementacin
mejorar la calidad de toda la empresa y optimizar el trabajo de las personas que
laboran, estas tcnicas perfeccionaran la relacin de los trabajadores en las
actividades que se desarrollan en la empresa.

Los trabajadores tendrn ms habilidad para pensar y actan de manera grupal,

aplicando los hbitos de higiene y seguridad en la empresa.

2.4. Objetivo del proyecto.

El objetivo que se pretende lograr es corregir los errores del departamento de recursos
humanos, a travs de la aplicacin de las 5S para el rendimiento laboral y el ambiente
de trabajo en la empresa Jpiter Suministros y Servicios, S.A.

2.4.1. Objetivo General.

Aplicar la Implementacin de las 5S determinando los problemas del funcionamiento
del rea para que las actividades se desarrollen adecuadamente cuando se lleven a
cabo en la empresa Jpiter Suministros y Servicios, S.A.

2.4.2. Objetivos especficos.

Describir los procesos de la primera S, clasificando los documentos para la bsqueda
rpida de informacin cuando sea necesaria en el departamento de R.H.

Ordenar el espacio del trabajador siguiendo los mtodos de la segunda S para

optimizar y agilizar el movimiento cuando este saturada el rea.

Aplicar la limpieza mediante los procesos de la tercera S para reducir los turnos de
limpieza en la jornada laboral de la empresa.

Relatar la estandarizacin de los mtodos aplicados, sealando las medidas para

mantener los hbitos adquiridos despus de la implementacin de las 3 primeras S en
el departamento R.H.

8
Considerar la disciplina de los trabajadores, analizando la conducta, valores y cultura
para el mantenimiento de las tcnicas cuando se han aplicado las 4 primeras S en el
rea de recursos humanos.

9
 CAPTULO III. MARCO CONCEPTUAL.

Las 5S han tenido una amplia difusin y son numerosas las organizaciones de diversa
ndole que lo utilizan, como empresas industriales, empresas de servicios, hospitales,
centros educativos o asociaciones. Representa acciones que son principios
expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S, cada palabra tiene un
significado importante para la creacin de un lugar digno y seguro donde trabajar
(Justo Rosas, 2013).

Para dar seguimiento a las partes que se deben comprender se detallan a

continuacin, aunque son conceptualmente sencillas y no requieren que se imparta
una formacin compleja a toda la plantilla, ni expertos que posean conocimientos
sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodologa rigurosa y
disciplinada. Se basan en gestionar de forma sistemtica los elementos de un rea de
trabajo de acuerdo con cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que
requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas. Justo Rosas opina que esta
tcnica se divide en 5 etapas, menciona las siguientes:

Clasificacin (seiri). Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el

rea de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos ltimos,
evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo
necesario.

Algunos criterios que ayudan a tomar buenas decisiones: Se desecha (ya sea que se
venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al ao. Sin embargo, se
tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso
infrecuente, son de difcil o imposible reposicin. Ejemplo: Es posible que se tenga
papel guardado para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se utiliza
desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo papel llegado de necesitarlo. Pero no
se puede desechar una soldadora elctrica slo porque hace 2 aos que no se utiliza,

10
y comprar otra cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relacin de compromiso
y prioridades. Hoy existen incluso compaas dedicadas a la tercerizacin de
almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a
la ubicacin geogrfica del cliente cuando ste lo requiere. Todo aquello que se usa
menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la seccin de archivos, o en el
almacn en la fbrica). Aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta
no muy lejos (tpicamente en un armario en la oficina, o en una zona de
almacenamiento en la fbrica) Se usa menos de una vez por hora est en el puesto
de trabajo, al alcance de la mano. Esta jerarquizacin del material de trabajo prepara
las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden (seiton). El objetivo
particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

Organizacin (seiton): Situar necesarios. Consiste en establecer el modo en que deben

ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fcil y rpido
encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar mtodos de gestin visual para facilitar el orden, identificando los
elementos y lugares del rea. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) un lugar para
cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio
de trabajo con objeto de evitar tanto las prdidas de tiempo como de energa.
Criterios para el ordenamiento:

Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados

fciles de sostener o sobre un soporte.
Definir las reglas de ordenamiento.
Hacer obvia la colocacin de los objetos.
Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.
Clasificar los objetos por orden de utilizacin.
Estandarizar los puestos de trabajo.

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Favorecer la disciplina FIFO (del ingls First in, first out, en espaol primero en entrar,
primero en salir), utilizada en teora de colas para definir que el primer elemento en
salir de una cola de espera o un almacenamiento ser aqul que entr primero.

Limpieza (seis): Suprimir suciedad. Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el
espacio de trabajo, es mucho ms fcil limpiarlo (seis). Consiste en identificar y
eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no
vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en
perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas
consecuencias, provocando incluso anomalas o el mal funcionamiento de la
maquinaria.

Criterios de limpieza:
Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalas.
Volver a dejar sistemticamente en condiciones.
Facilitar la limpieza y la inspeccin.
Eliminar la anomala en origen.

Estandarizacin (Seiketsu): Sealizar anomalas. Consiste en detectar situaciones

irregulares o anmalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las
etapas previas de las 5S pueden aplicarse nicamente de manera puntual, en esta
etapa (Seiketsu) se crean estndares que recuerdan que el orden y la limpieza deben
mantenerse cada da.

Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:

Hacer evidentes las consignas cantidades mnimas e identificacin de zonas.
Favorecer una gestin visual.
Estandarizar los mtodos operatorios.
Formar al personal en los estndares.

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Mantenimiento de la disciplina (Shitsuke): Seguir mejorando. Con esta etapa se
pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas,
comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora
continua, cerrando el ciclo PHVA (Planificar, hacer, verificar y actuar). Si esta etapa se
aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia. Establece un control
riguroso de la aplicacin del sistema. Tras realizar ese control, comparando los
resultados obtenidos con los estndares y los objetivos establecidos, se documentan
las conclusiones y, si es necesario, se modifican los procesos y los estndares para
alcanzar los objetivos.

Mediante esta etapa se pretende obtener una comprobacin continua y fiable de la

aplicacin del mtodo de las 5S y el apoyo del personal implicado, sin olvidar que el
mtodo es un medio, no un fin en s mismo.

Forma de citar y referenciar en el texto principal del trabajo, se consideran los mtodos
segn el rea de conocimiento, previo consenso y aprobacin del Cuerpo Acadmico
correspondiente.

La calidad tambin tiene relacin con estas tcnicas, por lo tanto, se debe entender su
significado y antecedentes.

Mejorar la calidad es el resultado de un cambio profundo en la cultura de trabajo y es

un proceso difcil y permanente. Uno de los principales pilares para lograr este cambio
de cultura, se origin en Japn con la metodologa llamada 5S, estas son las iniciales
de cinco palabras japons Seiri (Clasificar), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu
(Estandarizar) y Shitsuke (Disciplina). Las tres primeras S son consideradas como
fsicamente implantables en el lugar de trabajo, es decir, que estn enfocadas a la
eliminacin de todas las cosas innecesarias, el ordenar los diversos artculos con que
cuenta una empresa y a mantener siempre condiciones adecuadas de aseo e higiene.

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La cuarta S es considerada como responsabilidad de la direccin, es ella quien debe
preocuparse por los buenos resultados que de ellas se obtengan, as como de
garantizar el xito de las mismas a travs del tiempo y por ltimo la quinta S, es
aplicada directamente a las personas.

Para que las personas adopten el Kaizen, es preciso crear las condiciones que eviten
la desmotivacin y faciliten la realizacin del trabajo. Por lo tanto, es necesario por un
lado mejorar fsicamente el ambiente de trabajo, aplicado tcnicas como la
metodologa 5S y por otro lado eliminar los dems factores que causan desmotivacin.
Para entender el tema se desprenden situaciones y antecedentes de estas tcnicas
La metodologa 5S en Mxico es la mejor alternativa para el involucramiento y
desarrollo del personal, no obstante, la bsqueda de nuevos enfoques ha hecho que
en algunos casos se substituyan por grupos interfuncionales, equipos de mejora o
grupos por tarea, que en muchos casos concluyen una vez terminado su proyecto. La
metodologa 5S debe evolucionar, que se han convertido en grupos naturales de
trabajo y continuarse estimulndoles para que crecer en su alcance y que rebasen la
solucin de problemas para incursionar en la optimizacin de recursos y en la
innovacin, como es el caso de las empresas en que ms evolucionado este enfoque.

Es la representacin de las llamadas fuerzas de mercado. Al finalizar la presente

dcada habr alcanzado su calidad cerca de dos millones de empresas en el mundo.
El gran movimiento para establecer sistemas de gestin y aseguramiento de la calidad
no slo abarca a las empresas privadas. Se ha extendido a todos los mbitos de la
vida de las naciones. El movimiento de calidad crece muy rpidamente en todos los
pases del mundo (Oria, 2003).

El Gobierno mexicano impuls un modelo para la innovacin y la calidad de la

administracin pblica como un cambio paradigmtico que permite reemplazar los
sistemas tradicionales de gestin pblica por otros avanzados, acordes a las nuevas
tecnologas de la informacin, a las necesidades de una sociedad civil activa y
participativa y al proceso de globalizacin (Muoz, 2004).

14
La innovacin debe llevar a las dependencias gubernamentales a mejorar, cambiar,
reinventar y finalmente, a realizar con calidad se aplican en la bsqueda de la eficiencia
organizacional, incluyendo lo conceptual, las tcnicas y procesos de medicin y las
tecnologas de cambio. Las normas ISO 9001:2000, a travs de la metodologa 5S
son herramientas metodolgicas privilegiadas para mejorar el desempeo de las
organizaciones, incrementar su productividad y competir en mercados cada vez ms
exigentes. Expone que el diseo, desarrollo e implementacin de un sistema de
gestin de la calidad de acuerdo con los elementos de las normas ISO 9001:2000,
ofrece una ventaja competitiva slida y duradera a la organizacin y se convierte en
un elemento bsico para el desarrollo del personal (Galicia, 2005).

La organizacin debe reconocer la estandarizacin, el control y mejora de los

procesos. La organizacin debe reconocer la estandarizacin, el control y mejora de
los procesos como una herramienta que asegura la calidad en el servicio educativo.

Al igual que otras dependencias y entidades de la administracin pblica federal, el

Infonavit solicita a sus proveedores como requisito para la contratacin de algunos
servicios, estar certificado, en procesos de certificacin o dispuestos a certificarse bajo
la norma ISO 9000. Ello como complemento a los procesos internos de calidad que
cada organismo del sector pblico est siguiendo (Carla V, 2015).

El principal beneficio obtenido tras la aplicacin de las 5S en Monroe es la motivacin

de todas las personas que han participado en el proyecto. Ha aumentado su
credibilidad en la empresa. Los trabajadores se han hecho partcipes de un proyecto
comn de empresa, la empresa incorpora sus ideas y se ha creado una rueda de
entusiasmo. Ahora se cuida y se mima el puesto de trabajo. (Manuel Quevedo,2015).

15
 CAPTULO IV. METODOLOGA.

El departamento de Recursos Humanos tiene una funcionalidad exageradamente

importante en la empresa, cabe resaltar que sin un buen funcionamiento o error que
tenga afecta gradualmente a toda la empresa. Es importante llevar a cabo el proyecto
para tener adecuadamente las actividades del departamento, se busca corregir los
errores o malos controles que se presentan en l y lo ms importante de este proyecto,
se puede extender a las dems reas de la empresa, aplicando las tcnicas en el
departamento, se puede obtener un buen funcionamiento para alcanzar su mxima
capacidad favoreciendo toda la empresa.

La base primordial para el xito de cualquier proyecto estriba en disear una estrategia
eficaz que permita alcanzar los objetivos generales y especficos, por lo que este
estudio se realiz a partir de conocer cmo es el entorno laboral de la organizacin
para poder aplicar la metodologa.

El diseo de estudio aplicado en el proyecto corresponde a una investigacin

descriptiva, tiene como finalidad identificar todo el contexto bajo el que se desarrollan
los principales procesos y actividades realizadas en el departamento de recursos
humanos. Como poblacin de estudio se tom a todo el personal que labora en l, al
igual que las actividades desarrolladas por lo que no fue necesario realizar un
muestreo, debido a que la poblacin es finita y se requera considerarlas a todas y
cada una. A continuacin, se describe el mtodo general utilizado. En este caso, para
el propsito de la investigacin se aplic un cuestionario para realizar un diagnstico
del departamento; Este cuestionario sirvi para partir de un anlisis organizacional ya
que se dio la restructuracin del departamento. La primera variable investiga aspectos
sobre la motivacin, la cual proporcionar a la direccin una buena integracin de su
equipo de trabajo y que se manifieste un clima organizacional idneo.

16
La segunda parte investiga aspectos de comunicacin donde la comunicacin se ha
convertido en uno de los ejes centrales de la organizacin, por medio de ella existe
una mejor relacin comunicativa entre empleados y esto se refleja en el trato con los
clientes. La tercera parte analiza la estructura organizacional, la cual determina las
jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas
y sus funciones dentro del grupo social.

La cuarta parte investiga aspectos de liderazgo. El liderazgo es una cuestin de

espritu, una combinacin de personalidad y visin. Y por ltimo la quinta parte analiza
aspectos de servicio en el cual se define un marco en donde las actividades se
desarrollarn con la idea de fijar una expectativa en el resultado de stas. El anlisis
de las reas del departamento se llev a cabo haciendo un recorrido a travs de sus
instalaciones y de la observacin tomando evidencias personales. Este anlisis se
elabor con el equipo de calidad y los miembros del departamento a travs de lluvia
de ideas, con la finalidad de conocer el nivel de capacitacin con el que cuentan, las
condiciones de las instalaciones, as como el grado de sensibilizacin en cuanto a la
cultura de calidad, gracias a ello, se detectan las deficiencias que existen en cuanto a
el servicio, la capacitacin, as como las fortalezas y debilidades en la organizacin.
Derivado de estas actividades se podrn decidir las adecuaciones a la metodologa
programada y el lenguaje en funcin de los resultados, participacin y compromiso
observado. Posteriormente se implementa de las 5S en el departamento de recursos
humanos. Por todo esto se propone la metodologa como a continuacin se detalla.

4.1. CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS PARA LA BSQUEDA RPIDA

APLICANDO LA PRIMERA S (SEIRI).

Para resolver estos problemas se da una breve informacin de Implantacin de

clasificacin (seiri): Se identificaron y separaron todos aquellos elementos necesarios
de los innecesarios dentro del rea de recursos humanos. El propsito de clasificar
significa retirar de las reas de trabajo todos los elementos que no son necesarios para

17
las operaciones de tales como nminas, contratos, convenios y leyes establecida des
del departamento o actividades cotidianas. Los elementos necesarios se deben
mantener cerca de la accin, mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o
eliminar, posteriormente se enlistaron los elementos innecesarios: esta lista se debe
disear y ensear durante la fase de preparacin. Esta lista permite registrar el
elemento innecesario, su ubicacin, cantidad encontrada, posible causa y accin
sugerida para su eliminacin. El registro esta complementado por el empleado
encargado u observador durante el tiempo en que se ha decidido realizar la campaa
de clasificacin de dichos elementos.

Para realizar el primer paso se utilizaron tarjetas de color: Permite marcar o denunciar
que en el sitio de trabajo existe algo innecesario, como son cajas, flderes, mquinas
de escribir, impresoras, equipos de cmputo, sillas u cualquier otro objeto y que se
debe tomar una accin correctiva. Plan de accin para retirar los elementos, una vez
visualizados y marcados con tarjetas los elementos innecesarios, se tendr que hacer
las siguientes consultas: 1) mover el elemento a una nueva ubicacin o al archivo de
concentracin, almacenar el archivo muerto y relacionado en bitcoras fuera del rea
de trabajo y eliminar el elemento. Se pretende dirigir las actividades del proceso de
aprendizaje a una primera etapa de sensibilizacin y asimilacin para el cambio de
hbitos en el personal y asesores.

Implantacin de organizacin: Se pretende ubicar los elementos necesarios en sitios

donde se puedan encontrar de manera fcil para su uso y nuevamente retornarlos al
correspondiente sitio, siempre y cuando sirvan nuevamente. Con esta aplicacin se
desea mejorar la identificacin y marcacin de los documentos que se mencionarn
detalladamente ms adelante. Esto va a permitir la ubicacin de la informacin
requerida de forma rpida, mejora la imagen del departamento, da la impresin de que
las cosas se hacen bien, ayuda a la coordinacin para la ejecucin de trabajos. Se
tiene como objetivo; establecer la forma en que se deben ubicarse e identificarse todos
los elementos dentro del rea de tal manera que sean fciles de encontrar. Ahora se

18
pretende detallar cada paso de la documentacin ya que es el principal problema del
departamento de recursos humanos.

El espacio del departamento de recursos humanos contiene cosas innecesarias tales

como documentos inservibles, obsoletos y algunos que no corresponden al
departamento, por lo tanto, se debe llevar la tcnica de clasificacin y descarte, por
esta razn se dividir en documentos necesarios y documentos innecesarios.

Los documentos que se encuentran en el departamento ocupan una gran parte del
departamento, esto causa que sea difcil y tardada la bsqueda de documentos a
utilizar en el momento, por lo tanto, para mejorar el departamento se debe empezar
por lo bsico.

La clasificacin tiene que dividirse como fue mencionado anteriormente, los

documentos son: Recibos de nminas de los trabajadores, recibos de pago por parte
de la empresa, nminas generales de la empresa que se dividen por periodos
semanales y catorcenales, dando seguimiento se encuentran los expedientes de los
trabajadores resaltando la importancia e impacto que generan en la empresa, tambin,
pagares, documentos de los proyectos realizados, recibos de trabajadores de
plataforma, estos documentos seria lo primero que se debe clasificar y descartar.

Recibos de nminas de trabajadores en tierra, estos se dividen en periodos semanales

y catorcenales por ello se pondrn en una carpeta de 3 pulgadas, la carpeta semanal
tendr un lomo con la descripcin siguiente: Recibos de nminas de los trabajadores
periodo semanal con separadores por meses, es decir, tendr 12 separadores con sus
respectivos meses, entonces el orden de esta es mensual y dentro de cada mes debe
ir ordenado alfabticamente, empezando por la letra del apellido paterno, seguido del
apellido materno y nombre, actualmente la empresa recibe estos documentos cada
semana, el problema de los recibos se encuentran regados por todo el departamento,
la razn de su importancia, deben estar debidamente firmados por el trabajador, segn
sea la nmina.

19
A continuacin, se debe llevar un proceso detallado: 1. Al recibir los recibos a la
empresa; el auxiliar de recursos humanos debe ordenarlos porque estos contienen el
original y la copia, el documento original debe quedarse en el departamento de
recursos humanos, la copia debe entregarse al trabajador que corresponde el recibo.
2. Debe contener la firma en tiempo y dando seguimiento debe estar ordenado el recibo
original y la copia, para realizar el proceso, puede solicitar al trabajado presentarse en
el departamento de recursos humanos mediante una llamada telefnica a su extensin
dentro de la empresa o la segunda opcin, personalmente se encargue el auxiliar de
llevar los recibos a los puestos de los trabajadores, depende del tiempo que genere,
estos procesos, el segundo mtodo tiene ms efectividad debido que al entregrselo
personalmente se ahorra tiempo, por otro lado el primer mtodo es ms tedioso si la
persona encargada decide hablar por telfono el trabajador suele ignorar el aviso o
simplemente dejarlo para despus, debido a la ocupacin del trabajador consume
tiempo, si esto pasa pierde tiempo innecesario se debe esperar hasta tener el ltimo
recibo firmado, entonces se recomienda aplicar el segundo mtodo por ser seguro y
ahorrar tiempo. Recomendacin para que se cumpla con la parte de tiempo y forma se
debe usar el mtodo que mejor se acople a la empresa, el color de la tinta de la firma
debe ser de color azul o negro, la tinta roja no se considera aceptable para este
documento.
ltimo paso 3. Los Recibos de los trabajadores deben ordenarse alfabticamente e
introducirse en el periodo correspondiente, es decir, en la semana que se pag, sin
olvidar al mes correspondiente, en la carpeta con la leyenda de Recibos semanales
de los trabajadores.

Para los recibos de periodos catorcenales se debe tener una carpeta con la leyenda
de Recibos de los trabajadores periodo catorcenal, siguiendo los mismos pasos que
se emplearon en el periodo semanal. Este proceso se debe repetir cada semana y
catorcena, al igual se puede adaptar a otros periodos, y por ltimo se debe emplear un
programa para llevar el control de los recibos, en este caso se utilizar Excel porque
este programa es eficaz y sencillo de usar.

20
Uso de Excel para registro de actividades: Abrir una hoja de Excel para introducir las
actividades que se emplea en los recibos de los trabajares. Este proceso es sencillo y
til, en la hoja de Excel se pondrn las columnas segn la siguiente clasificacin:
Nombre, apellido paterno, apellido materno, siguiente columna nombra por el mes al
que pertenecen los recibos como se empieza de cero se debe poner el primer mes del
ao, abajo del mes se pondr el periodo de los recibos, existen recibos firmados, no
firmados y extraviados por lo tanto se pondrn de 3 colores de letras en los recibos, el
recibo firmado tendr el color verde, no firmado tendr el color azul y el extraviado
tendr el color en rojo, este detalle es importante debido que con esto se tendr
conocimiento de la ubicacin de donde se encuentra el recibo, los recibos en las
carpetas se encuentran clasificados obviamente el proceso ser rpido y sencillo por
eso el registro en Excel debe estar elaborado con claridad para que sea fcil de
encontrar cada recibo de los trabajadores, este proceso es necesario porque existen
las variantes de que los recibos estn extraviados, no firmados o simplemente el
trabajador necesita algn recibo. Se le puede perder o daar, por esas variantes es
obligatorio hacer la clasificacin de seiri, la busque se puede realizar ms rpido con
la aplicacin de filtros en la hoja de Excel, analizando lo antes acontecido se nota los
errores corregidos con un resultado positivo que mejora el tiempo de bsqueda de los
trabajadores. Es te proceso se puede admirar en la ilustracin 1. Registros de
clasificacin de documentos.

Ilustracin 1. Registro de clasificacin de documentos.

Fuente: Elaboracin propia.

21
Los Recibos de pago de la empresa se debe llevar a cabo segn el orden de
importancia, fecha y cantidad ejercida, se adquieren cuando se hace el pago de
nminas de los trabajadores, compran productos de limpieza o de mantenimiento
dentro de la empresa, al igual puede ser que se page algn material para los proyectos
que se ejercen. El primer paso para su clasificacin es ordenarlos por importancia, la
forma de medir la importancia de los pagos es segn la fecha en que se requiere el
pago, por ello si se compra algo en el momento se debe registrar el recibo de pago, el
factor que se debe tener en cuenta es la cantidad de que se est pagando y la fecha
que cubri el pago. Segundo paso es ordenarlos por carpetas nombradas de la
siguiente manera: Recibos de pagos por nmina de trabajadores, recibo de pagos por
artculos de limpieza de la empresa, recibos de pago de mantenimiento y recibo de
pago a terceros. Tercer paso; correctamente clasificados deben contener la firma y el
sello del rea que efectu el pago, para ello tambin debe estar firmado por las
personas que autorizaron el pago, el proceso es detallado, se debe llevar
obligatoriamente los pasos anteriores, esto permite respaldar los problemas futuros
relacionados a los pagos que se hacen as como a el dinero que la empresa paga por
cada actividad que esta debe hacer, al igual se comprueba el dinero que se gast para
no tener duda o problemas con el personal, este procedimiento soluciona los conflictos
de robos y extravi del dinero que fluye en la empresa.

Asimismo, se puede llevar un registro en Excel como el de los recibos de los

trabajadores para localizar con efectividad de la ubicacin de los pagos de la empresa.
Nminas generales de la empresa: Este documento debe llevar una correcta
clasificacin debido a que existe una clasificacin por periodo dividida en semanal y
catorcenal ya que la empresa lleva ese tipo de nminas, entonces, el primer proceso
ser para la nmina semanal por esto se debe seguir los siguientes pasos: Paso 1.
Organizar las nminas que se encuentran en pilas de documentos dispersas por todo
el departamento, se hace una bsqueda minuciosa. Paso 2: en este paso se
encuentran problemas como nminas prdidas o nminas daadas para solucionarlo
existen varias opciones, la primera es pedir prestada las nminas al departamento de
contabilidad o de finanzas debido a que el departamento de recursos humanos se

22
encarga de que al momento de la terminacin de nmina se enva copias respectivas
a los departamentos anteriormente mencionados, por lo tanto, se podra pedir la copia
y recopilar para archivarla segn corresponda, claramente se debe tener una buena
relacin con esos departamentos, al igual se procura no desordenar los documentos
de los dems departamentos por esto se tiene en cuenta las dems opciones, si se
quiere evitar problemas que pueda ocasionar, mejor se recurre a la siguiente opcin;
el jefe de recursos humanos revise su base de datos en la red de recursos humanos
e imprima de nuevo la nmina, solo se firma y se une todo el soporte junto con la orden
de compra.

Los currculos vitae (C.V) de los trabajadores tambin contienen fallos, los cuales son:
falta de documentos, detalladamente, sera que no cumple o no contiene todos los
documentos que la empresa exige, otro problema se origina porque est
desactualizado algn documento relevante, se debe solucionar estos errores, el primer
paso es ordenar los C.V. estos se clasifican en costa fuera y personal en tierra, por lo
tanto se debe tener casilleros separados, una vez separados se debe arreglar el
casillero con estas especificaciones. Debe dividirse por sectores o separadores de
documentos, seguido de pestaas con orden alfabtico, para las personas costa fuera
se divide el casillero en produccin y perforacin, se revisa en la base de datos que
trabajadores pertenecen a esa seccin, luego se ordenan segn la primera letra de
apellido. Para el personal de tierra se debe ordenar alfabticamente (no se divide
porque no existen secciones en el). Ahora lo importante es el contenido del C.V. para
ello se tiene un formato segn la ISO 9001 que se implement en la empresa, para
darle solucin a los documentos actualizados se busca en la base de datos los cantos
que el trabajador proporciono, puede ser cualquier red social, numero o correo,
dependiendo el caso, se avisa que documento debe actualizar y se fija una fecha para
reponerlo, al igual si no cumple con todos los documentos se hace el aviso, una
solucin sencilla y fcil.

Los pagars y documentos que contienen valor contractual tambin sufren de una
mala clasificacin para ello se deben ordenar en una carpeta especial, esta contiene

23
el nombre de documentos por pagar o documentos por cobrar dependiendo el caso se
dividir por cobrar y pagar, se ordena por fecha del documento, con separadores de
meses.

Al igual se debe llevar un registro en Excel donde especifique la fecha y concepto del
documento, as como su importancia, se abre Excel y se crea una hoja de Excel para
registrar cada uno de ellos por columnas donde se especifique el concepto, la fecha y
la cantidad por la que est valorada el documento, es recomendable seguir los pasos
a detalle sin omitir alguno.

Los documentos que se emplean en la creacin de proyectos, solo se tiene en digital

por lo cual dificulta la bsqueda de informacin para el seguimiento de ellos debido a
este problema se debe imprimir y organizar en una carpeta de 3 pulgadas,
normalmente se busca informacin de proyectos anteriores de modo que se usa la
base de datos, para la creacin de nuevos, esto soluciona el problema de la dificultad
de la bsqueda de informacin con referente a proyectos, para clasificarlos se ponen
separadores en la carpeta segn el periodo, es decir, puede ser semanal o catorcenal,
al igual clasificar a los trabajadores que se involucren en ella, por lo que no tiene un
registro de las personas que llevan a cabo esta tarea, no se lleva registro, podra traer
un problema a largo plazo, por lo tanto, se debe establecer en la nmina de proyectos
que se lleva acabo cada semana y posteriormente catorcenal, se recomienda que use
el programa de COMPAQ para poder crear nminas para aquellos trabajadores que la
conforman. Para fundamentar estas bases se llevar a cabo una nmina de proyectos
donde especifique el sueldo, prestaciones y deducciones de las personas que
conforman la nmina.

Descarte: Para descartar los documentos que afectan el funcionamiento del

departamento de recursos humanos se deben de igual forma clasificar. Los
documentos contienen especificaciones como son la fecha donde fueron creados, por
lo tanto no tienen funcin en el ao en curso, detalladamente se debe clasificar por
aos, en este caso documentos como 2016, 2015 y posteriores no tienen funcin en

24
el ao, para solucionar esto, se debe poner en cajas especiales de plstico para
asegurar su perduracin, porque puede que sean anteriores pero la ley especfica que
las empresas deben guardar los documentos importantes de la empresa con una
duracin de cinco aos despus de que dejaron de usar, debido a esto se deben
almacenar en el depsito de documentos anteriores que tiene la empresa, claramente
empaquetados y clasificados.

4.2. ESPACIO DEL TRABAJADOR SIGUIENDO LOS MTODOS DE LA SEGUNDA

S (SEITO) PARA OPTIMIZAR Y AGILIZAR EL MOVIMIENTO.

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz. El orden es la esencia de la

estandarizacin, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de
aplicar cualquier tipo de estandarizacin. Se tiene que reunir al personal para
informacin del tema determinado el tiempo que se le dedicar a dicha actividad, se
presenta un ideal de organizacin por rea de trabajo, para esto se debe acudir a cada
uno de los sitios del rea de Recursos Humanos. Para observar las reas y definir
cmo podran verse organizadas. Se puede formar equipos de trabajo y se
encomiendan tareas a realizar por persona y departamento.

Se debe llevar a cabo controles visuales los cuales fueron utilizados para informar de
una manera fcil entre otros los siguientes temas: Sitio donde se encuentra
clasificados los expedientes de las distintas actividades, sitio donde se debe ubicarse
los elementos de aseo, limpieza, etc. donde ubicar la papelera, maquinaria y equipo
de oficina. El observador debe registrar todas sus observaciones en una minuta. Con
esta actividad se pretende incrementar la productividad eliminando desperdicios al
tratar de localizar la informacin (expedientes patronales, ejecutores, etc.) en el menor
tiempo.

Entonces para que el rea de recursos humanos este perfectamente ordenado se debe
detallar cada proceso, para empezar, el ordenamiento de las carpetas que se

25
clasificaron con la tcnica de seiri, por lo tanto, esas carpetas deben tener un sitio
practico dentro del departamento de recursos humanos con el fin de tener a la mano
la informacin, entonces se debe definir donde ubicar las carpetas que recientemente
se clasificaron, para ello, se debe tener en cuenta que el lugar donde se ponga no
contenga alguna gotera, debido a que son documentos se pueden daar se debe
verificar si existe alguna fuga de agua, o tierra que pueda afectar a la documentacin.
Puede sonar exageracin por parte del que implementa el mtodo, pero es necesario
evitar problemas que afecten a las etapas que se llevaron a cabo, por lo tanto, es de
suma importancia llevar acabo esa evaluacin.

Una vez determinado el sitio perfecto, se debe acomodar el mueve donde se guardar
la documentacin, los C.V. de los trabadores se ponen en los casilleros, las carpetas
en un mueble dividido en recibos de trabajadores, este debe abarcar recibos de
trabajadores en tierra, costa fuera y trabajadores de proyecto, por lo general el
inmueble debe estar ordenado de esa manera, asimismo se debe clasificar su periodo,
es decir, si abarca recibos semanas o por periodo catorcenal, depender el caso.

Las nminas de igual forma son muy importantes por lo cual se debe tener en cuenta
los factores mencionados como la seguridad de ellos y el orden que se asign a cada
documento. Los pagars y documentos por cobrar y pegar deben tener su propio
aparcamiento para no confundir los documentos.

El ordenamiento de los documentos que afectaban el departamento de recursos

humanos se soluciona con las dos tcnicas antes efectuados, por lo tanto, ese
problema queda resuelto de manera efectiva.

Se debe ordenar el espacio de los trabajadores del departamento de recursos

humanos, primero debemos tomar en cuenta los siguientes factores:
Es muy habitual tener las mesas desordenadas, llenas de bolgrafos, botes, tijeras,
etctera. Se debe ordenar de manera quisquillosa cada aspecto de la mesa de trabajo
del departamento de recursos humanos, empezando por el jefe de recursos humanos,

26
los bolgrafos se deben tener en una base o recipiente para que no estn regado por
toda la mesa, obviamente se requiere tener en cuenta solo lo necesario y justo para
evitar un estancamiento al usar alguna de ellas, las hojas que estn en ellas se deben
ordenar y poner en un estante segn su utilidad e importancia, por lo tanto, si estn
ordenadas ser ms fcil su ubicacin y nos permitir ganar tiempo en la bsqueda.
Otro factor que afecta en movimiento en la mesa de trabajo es los postis o clics que
estn por toda la mesa, la forma ms fcil de solucionar es poner un sitio donde solo
se pegue cada postis para no dejarlos en plena mesa y los clics deben reunir todos y
almacenar en un recipiente que permita su alcance y fcil utilizacin. El equipo
computacional se debe poner de forma que no afecte en gran medida a la vista
humana, es decir, tener un lugar designado que no est demasiado cerca o lejos de la
persona que trabaja en ese sitio, por ello, se debe tener en cuenta la posicin de la
luz, ya que esta puede reflejar en la computadora y daar a la persona.

Una vez efectuado los procedimientos anteriores se debe notar el gran cambio del
funcionamiento del departamento de recursos humanos que mejora en gran medida.

4.3. LIMPIEZA MEDIANTE LOS PROCESOS DE LA TERCERA S (SEITON) PARA

REDUCIR LOS TURNOS DE LIMPIEZA.

Implantacin de limpieza: Se pretende incentivar la actitud de limpieza del sitio de

trabajo y la conservacin de las clasificaciones y el orden de los elementos. El proceso
de implantacin se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro
de los elementos necesarios para su realizacin, como tambin del tiempo requerido
para su ejecucin. Se debe identificar y eliminar las fuentes de suciedad de todos los
elementos de un lugar de trabajo, asegurando que los elementos que integran el rea
de proceso y entorno se encuentran en condiciones de higiene. Se lleva a cabo una
campaa de limpieza la que se considera como un buen inicio y preparacin para la
prctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un
estndar de la forma como deben estar los equipos de oficina permanentemente. Las

27
acciones de limpieza deben ayudar a mantener el estndar alcanzado el da de la
jornada inicial. Como evento motivacional ayuda a comprometer a la direccin y
empleados en el proceso de implantacin seguro de la 5S. Para poder planificar el
mantenimiento. Se informa a los participantes en que consiste limpieza y la manera
de cmo se va a aplicar, conceptos tcnicos y enfatizar la importancia de la limpieza
con la finalidad de sensibilizar al personal. Se debe formar equipos de trabajo para
llevar a cabo la limpieza, se retir polvo, basura, se asegura la limpieza de la suciedad
del suelo, paredes, cajones, mobiliario y equipo de oficina etc. Se rescatan los colores
de la pintura y del equipo de oficina por el polvo.

En cuanto a la limpieza se debe llevar a cabo muchas acciones debido que este es un
problema en gran medida, el departamento debe ayudar al medio ambiente, puede
que esto no beneficie a todo el planeta pero aportando una pequea parte se pretende
concientizar a las personas para que cuiden del medio ambiente, esto se pude
solucionar, primero se debe establecer y ensear de que parte de la basura es
reciclable y que parte no se recicla por lo tanto se debe tener por lo menos varios botes
de basura para dividirla en reciclables, no reciclables, plstico, metal, entre otros.
Tambin recae un tema delicado que tienen que ver con la limpieza y el medio
ambiente, un proceso conocido como reciclo de hojas, es decir, la empresa debe llevar
un control de estas hojas porque puede maximizarlas y evitar el exceso de hojas
blancas por lo tanto entre ms se recicle, menos hojas habr y menos suciedad
provocara al igual ayuda ahorrar las hojas.

Otro problema en la limpieza del departamento es la facilidad con las que se ensucia
el piso del departamento, esto ocurre a diario y empeora en tiempos de lluvia, por lo
tanto, se debe utilizar calzado especial, normalmente se compran calzado especial
solo para utilizar durante este el personal en el departamento, pueden ser de trapo o
plstico especializado para no ensuciar en gran medida, con esto se pretende mejorar
el sitio donde se trabaja, se mantiene limpio el piso, no desprende suciedad, polvo y
se mantiene una higiene buena, permitiendo que no se disperse enfermedades en el
departamento de recursos humanos.

28
4.4. ESTANDARIZACIN DE LOS MTODOS APLICADOS, SEALANDO LAS
MEDIDAS PARA MANTENER LOS HBITOS ADQUIRIDOS (SEIKETSU).

Implantacin de estandarizacin: En esta etapa se tiende a conservar lo que se ha

logrado aplicando estndares a la prctica de las tres primeras S. Esta cuarta S est
fuertemente relacionada con la creacin de los hbitos para conservar el lugar de
trabajo en condiciones perfectas. Se debe reglamentar los logros alcanzados con las
tres primeras S, a travs de normar procedimientos y reglamentos, se rene al
personal para informacin del tema explicando al personal que entendemos por
estandarizacin que consiste en tratar de estabilizar el funcionamiento de todas las
reglas definidas en las etapas precedentes, con un mejoramiento y una evolucin de
la limpieza, ratificando todo lo que se hace un balance de esta etapa y se obtiene una
reflexin acerca de los elementos encontrados para poder darle una solucin. Asignar
trabajos y responsabilidades.
Para mantener las condiciones de las tres primeras S, cada uno de los integrantes de
la entidad debe conocer exactamente cules son sus responsabilidades sobre lo que
tiene que hacer y cundo, dnde y cmo hacerlo.

La ayuda que se emplea para la asignacin de responsabilidades. Debido a que

integra las acciones de clasificacin, orden y limpieza en los trabajos de rutina: El
estndar de limpieza de mantenimiento autnomo facilita el seguimiento de las
acciones de limpieza y control de elementos de ajuste y fijacin. Estos estndares
ofrecen toda la informacin necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las
condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada da. El
observador registra todas sus apreciaciones en una minuta. Al realizar las actividades
se espera lograr un ambiente de trabajo adecuado y perdurable basndose en las tres
primeras fases. Seiketsu significa mantener la limpieza de la persona por medio del
uso de ropa de trabajo adecuada, lentes, guantes, cascos, caretas y zapatos de
seguridad, as como mantener en entorno de trabajo saludable y limpio. Esto est
directamente relacionado con el punto anterior sobre las tres. En relacin con la
proteccin de los ojos es posible contar actualmente con lentes para cada tipo de

29
riesgo posible; pero el problema ms grande es que muchos operarios no aceptan usar
siempre el equipo de seguridad para proteger sus ojos. Es donde la disciplina toma
importancia fundamental, brindndole la informacin para que el empleado sea en todo
momento consciente de los riesgos, y mentalizndolo para actuar conforme a las
normativas de seguridad de la empresa.

En lo referente al cuidado de la piel en el departamento de recursos humanos, adems

de las causas conocidas de problemas de la piel, cada da surgen nuevos problemas.
El riesgo de enfermedades se da casi en todas las reas de las empresas. Las resinas
actuales, enfriadores, solventes y sustancias qumicas, presentan un riesgo creciente
para las personas que tratan de controlar los padecimientos de la piel. Para la mejor
proteccin en lo relativo a esto se requiere adoptar las siguientes preocupaciones:

A) Orden y limpieza adecuados. La importancia de un ambiente limpio y seguro, no

pueden dejar a un lado. Si una persona est trabajando en un ambiente sucio y
descuidado, puede pensarse que no tiene mucho cuidado en su higiene personal,

B) Consulta y prevencin. El modo ms sencillo de tener limpieza es hacer que los

trabajadores participen en juntas o charlas sobre trabajo, en comits de seguridad o
crculos de control de calidad, a los efectos tanto de conocer los riesgos, como de
adoptar planes preventivos, y

C) Equipo de proteccin. Guantes, mascarillas y delantales, contribuyen mucho a

reducir el contacto y son muy tiles contra los riesgos fsicos y mecnicos de la piel;
pero el mejor equipo de proteccin es intil si no se mantiene limpio. Para personas
que estn expuestas a irritantes de la piel que tienen antecedentes de riesgo de
dermatitis, debe haber provisiones de crema apropiada para el trabajo. Seleccin,
proteccin, higiene personal esmerada, buena limpieza en el departamento y un buen
programa de educacin continua son medidas muy tiles para eliminar los casos de
enfermedades de la piel en cualquier empresa.

30
El departamento de recursos humanos debe disear sistemas y procedimientos que
aseguren la continuidad de seiri, seiton y Seiso; lo cual es el otro significado del
Seiketsu (sistematizar). Si las mquinas e instalaciones son importantes, no lo es
menos el trabajador, el ser humano que da a da agrega valor en los procesos
productivos. Por tal motivo el implantar descansos y ejercicios fsicos livianos son
fundamentales pues el tiempo que en ello se utiliza se ve compensado con creces al
disminuir las ausencias por enfermedades, evitar el agotamiento fsico y los
accidentes, mejorando los aspectos generales tanto de la locomocin como mentales,
de manera tal de aumentar sensiblemente los niveles de productividad. De igual forma
es cuidado de la vista tanto con buenos sistemas de iluminacin, protectores
especiales en monitores, y an la existencia de gotas especiales para el descanso
visual en los lugares de trabajo resultan fundamentales tanto los talleres como en las
reas administrativas.

Para lograr que los esfuerzos por mejorar el ambiente de trabajo sean perdurables, es
necesario que la accin sea simultnea, que se sincronicen los esfuerzos de todos y
que todos acten al mismo tiempo.

Esta se puede lograr en forma constante en la operacin mediante un procedimiento

o norma que uniforme el proceso. Estandarizar es fijar especificaciones sobre algo a
travs de normas, reglamentos o procedimientos, es un estado que se mantiene de
acuerdo con lo normado con el objeto de obtener un resultado especfico.

4.5. DISCIPLINA DE LOS TRABAJADORES, ANALIZANDO LA CONDUCTA,

VALORES Y CULTURA PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS TCNICAS
(SHITSUKE).

Implantacin de disciplina. La prctica de la disciplina pretende lograr el hbito de

respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estndares y controles
previamente desarrollados. En lo que se refiere a la implantacin de la tcnica, la

31
disciplina es importante porque sin ella, la implantacin de las cuatro primeras S se
deteriora rpidamente, Shitsuke implica autodisciplina. Las 5S pueden considerarse
como una filosofa, una forma de vida en nuestro trabajo diario. La esencia de estas
es seguir lo que se ha acordado. En este punto entra el tema de que tan fcil resulta
la implantacin de las 5S en una organizacin. Implantarlo implica quebrar la
tendencia a la acumulacin de elementos innecesarios, al no realizar una limpieza
continua y a no mantener en su debido orden los elementos y componentes. Tambin
implica cumplir con los principios de higiene y cuidados personales. Vencida la
resistencia al cambio, por medio de la informacin, la capacitacin y brindndole los
elementos necesarios, se hace fundamental la autodisciplina para mantener y mejorar
da a da el nuevo orden establecido.

Las 5S no son una moda, ni el programa del mes, sino una conducta de vida diaria.
Como Kaizen hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso
consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten la tcnica antes
de dar comienzo a la campaa. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de estas, debe
asignarse un tiempo para analizar la filosofa implcita en las S y sus beneficios:
Creando ambientes de trabajo limpio, higinico, agradable y seguro. Revitalizando el
entorno laboral y mejoramiento sustancialmente el estado de nimo, la moral, y la
motivacin de los empleados.

Eliminando las diversas clases de mudas (desperdicio), minimizando la necesidad de

buscar herramientas, haciendo ms fcil el trabajo de los operadores, reduciendo el
trabajo fsicamente agotador y liberando espacio. La gerencia tambin debe
comprender los muchos beneficios de este mtodo en el gemba para la totalidad de la
empresa. Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina; destaca los muchos y
diversos tipos de mudas; ayuda a detectar productos defectuosos y excedentes de
inventario; reduce el movimiento innecesario y el trabajo agotador; facilita identificar
visualmente los problemas relacionados con escasez de materiales, lneas des
balanceadas, avera en las mquinas y demoras de entrega; resuelve de manera
simple problemas de logstica en el gemba; hace visible los problemas de calidad;

32
mejora la eficiencia en el trabajo y reduce los costos de operacin; reduce los
accidentes y enfermedades de trabajo; mejora la relacin de la empresa con los
consumidores y la comunidad.

Sin disciplina no importa que tanto esfuerzo se ponga en la implantacin de las S con
el tiempo estas tienden a desaparecer, convirtindose las reas de trabajo
nuevamente en lugares desorganizados y sucios. La disciplina es el apego a un
conjunto de leyes o reglamentos que rigen a una empresa y se logra a travs de un
entrenamiento de las facultades mentales, fsicas o morales, es decir su prctica
sostenida desarrolla en la persona disciplina un comportamiento confiable.

Es importante remarcar que las 5S representan un medio para el logro de mejoras,

sin que esto quiera decir que con ellas se van a resolver todos los problemas
relacionados con la calidad que existen en la empresa, pero si constituirn una base
slida para que surjan mejoras con el tiempo apoyadas principalmente en la disciplina,
Para en base a ello y poder aplicar la metodologa 5S, en la organizacin es necesario
conocer la cultura y clima organizacional del departamento ya que son factores
determinantes en la eficacia del personal. Todo esto requiere de un cambio de hbitos
integrados en nuevas formas de trabajar y relacionarse al interior de los equipos de
trabajo, adems de un cambio en la mentalidad de la direccin, quien deber favorecer
la participacin y apoyar las iniciativas del personal.

La metodologa de las 5S facilita la adopcin de nuevas formas de trabajo en las que

se integra la autodisciplina, el orden, la limpieza y la economa. A pesar de los grandes
beneficios que reporta a bajos costos para su implementacin, son pocas las
empresas, talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las 5S.

Descripcin de los pasos de la implantacin. La disciplina no es visible y no puede

medirse a diferencia de las otras 5S que se explicaron anteriormente. Existe en la
mente y en la voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la presencia, sin
embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la prctica de la disciplina. Es

33
necesario educar e introducir el entrenamiento de aprender haciendo, de cada una de
las S.

El papel de la direccin: Para crear las condiciones que promueven o favorecen la

implantacin de la disciplina, la direccin tiene las siguientes responsabilidades:
Educar al personal sobre los principios y tcnicas de las 5S, y mantenimiento
autnomo; crear un equipo promotor lder para la implantacin en todo el departamento
de Recursos humanos, suministrar los recursos para la implantacin de las cinco S
dentro del rea donde se vaya aplicar; motivar y participar directamente en la
promocin de sus actividades; evaluar el progreso y evolucin de la implantacin en el
departamento de recursos humanos, participar en las auditorias de progreso; aplicar
las 5 en su rea de trabajo; ensear con el ejemplo y demostrar su compromiso y el
de la organizacin para la implantacin de las 5. El papel de los empleados y
colaboradores es comprometerse con el ejercicio y la prctica de esta metodologa,
estar consiente que no es una moda, sino un estilo de vida, pues de no ser as se
corre el riesgo de caer en la misma deficiencia con las que se tena al inicio.

Se pretende motivar al personal hacia una cultura de calidad, observando los

beneficios tanto a la organizacin como de manera individual. Despus de haber sido
aplicada la metodologa se recomienda llevar acabo un mantenimiento de la misma
donde se deben fortalecer los hbitos en los empleados del departamento de recursos
humanos La implantacin de la metodologa 5S se basa en el trabajo en equipo, ello
permite involucrar a todos los trabajadores en el proceso de mejora desde su
conocimiento del puesto de trabajo.

Los trabajadores se comprometen en el momento que son valorados sus adaptaciones

y sus conocimientos, esto es fundamental para conformar una cultura de mejora
continua, lo que es tarea de todos. Para que esto no quede en una primera instancia,
se recomienda llevar a cabo las siguientes actividades: Creacin de un comit de
mantenimiento y continuidad, el cual estar conformado por el jefe de recursos
humanos, auxiliar de recursos humanos, un ejecutor y un responsable de cada

34
proceso. Este comit se encarg de monitorear, dar seguimiento y verificar el
cumplimiento de las metas propuestas en cada una de las fases de la metodologa.
As tambin programar reuniones para evaluar los logros alcanzados en cada proceso,
mes con mes. Para dicha evaluacin, se propone la tabla de efectividad en donde se
registrar el grado de cumplimiento que ha logrado en cada uno de los procesos. Se
conformar una tabla comparativa de todos los procesos, y se valorar aquel proceso
que haya logrado mejores resultados, una vez seleccionado el proceso ganador, se le
otorgar reconocimiento al rea responsable de dicho proceso. Mes con mes se
otorgar dicho reconocimiento para fomentar la continua mejora en los todos procesos.

Se debe de establecer una campaa para que los logros de esta metodologa perduren
tales como: ayudas visuales, publicacin de fotos del antes y despus, boletines
informativos, carteles, usos de insignias, concursos de lema y logotipo; y realizar
evaluaciones peridicas, utilizando criterios preestablecidos, de manera interna e
independiente antes de la evaluacin mensual general del departamento.

Para esta etapa se deben implementar normas para el mantenimiento de las 5S esta
fase que permite mantener los logros alcanzados con la aplicacin de las tres primeras
S, consiste en distinguir fcilmente una situacin normal de otra anormal mediante
normas sencillas y visibles para todos, si no existe un proceso para conservar los
logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos
innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con las acciones efectuadas.

La Estandarizacin permite la creacin de normas o estndares que establecen las

caractersticas comunes con las que deben cumplir los productos y que son respetadas
en diferentes partes del mundo. Por lo tanto, el jefe de recursos humanos debe poner
esas normas para mantener el proceso, debe establecer ciertas reglas como: No
desordenar los documentos del departamento, ni dejar que otra persona que no est
asignada al departamento revise o desorganice los documentos que fueron ordenados
con la primera S, no se permitir llevar o retirar documentos del departamento de
recursos humanos.

35
Otras normas son: Quien sea sorprendido tirando basura al suelo ser castigado. Evita
comer en tu escritorio. Sobre todo, si se trata de alimentos condimentados o de olor
fuerte, como atn o cebolla, ya que pueden resultar molestos para tus compaeros.
No pasar nada si te desapareces durante un par de minutos para comer
tranquilamente en el comedor. No se debe decir palabras altisonantes, aunque se
encuentre muy molesto. Si se dificulta controlarse, debe recordar que este tipo de
actitudes slo demuestran la falta de respeto hacia los dems. Mantener el escritorio
ordenado: se quiere dar una buena impresin a los compaeros y jefes lo mejor es
que tenga el escritorio ordenado y limpio. Esto tambin ayudar a crear un ambiente
de trabajo agradable. Usar audfonos para escuchar msica: ya sea que el gusto de la
msica clsica, el rock o la salsa, los compaeros no tienen por qu escucharlo. Por
respeto a ellos, cada vez que quiera trabajar con msica utiliza audfonos a un nivel
moderado. Entre otras normas que se deben mantener en el departamento de recursos
humanos, es esencial seguir las normas para que sigan en funcionamiento las dems
S.

La organizacin tambin juega un papel importante en la implementacin de las 5S

por lo tanto se debe aplicar. Las organizaciones son unidades sociales creadas
deliberadamente a fin de alcanzar objetivos especficos, para ello cuentan con tres
tipos de recursos, materiales, tcnicos y humanos.

Los recursos materiales son todos aquellos elementos necesarios para llevar a cabo
nuestro trabajo como son: transporte, diablitos, bodega, construccin y bienes
muebles.

Los recursos tcnicos son las tecnologas utilizadas para llevar a cabo la realizacin
del trabajo y sirven como apoyo tanto en el rea administrativa como en el almacn,
estas herramientas son: software, computadoras y registros, y por ltimo el recurso
humano, que son todas las personas que intervienen en la realizacin de dicho trabajo.

36
La organizacin se puede definir como un conjunto de personas, sistemas, funciones,
oficinas, instalaciones y dependencias que constituyen un cuerpo o institucin social,
que se rige por uso, normas, polticas y costumbres propias y tienen un objetivo
especfico.

Tambin es un sistema y todas las personas que trabajan en un sistema pueden

contribuir a su mejora, lo que acrecentar su gusto por el trabajo. Muchos factores
dentro del sistema afectan el rendimiento individual de un empleado, por ejemplo: la
capacitacin recibida, la informacin y los recursos proporcionados, el liderazgo de
supervisores y gerentes, las interrupciones en el trabajo, las polticas y prcticas
administrativas. Pocas evaluaciones de desempeo reconocen estos factores y a
menudo culpan a individuos con poca capacidad de control en su entorno. Ello
confronta a trabajadores o departamentos entre s, en busca de recursos es
autodestructivo para las organizaciones. Los individuos o departamentos se
desempearn a fin de maximizar sus propias ganancias esperadas y no la ganancia
de toda la empresa; por lo tanto, la optimizacin del sistema requiere de cooperacin
interna, esencialmente la organizacin, naci de la necesidad humana de cooperar.

El ser humano se ha visto obligado a cooperar para obtener sus fines personales, por
razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, sicolgicas y sociales. En la mayor parte
de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se
dispone de una estructura de organizacin. Se dice que con un buen personal
cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener
cierto grado de imprecisin en la organizacin, de esta manera la gente se ve obligada
a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas
capaces que deseen cooperar entre s trabajarn mucho ms efectivamente si todos
conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan
unas con otras. Este en un principio general, vlido tanto en la administracin de
empresas como en cualquier institucin. As, una estructura de organizacin debe
estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar
determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma

37
se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de
responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que
refleja y promueve los objetivos de la organizacin.

La cultura organizacional juega un papel fundamental ya que, en toda organizacin, el

trabajo debe implicar un alto grado de compromiso y ofrecer grandes satisfacciones.
Debe ser reflejo de una vida agradable. La vida agradable y el grado de compromiso
a la que se hace referencia en la cita slo puede ser logrado a travs de una efectiva
proyeccin cultural de la organizacin hacia sus empleados y, por ende, determinar
el clima organizacional en el que se lograr la misin de la empresa.
La cultura a travs del tiempo ha sido una mezcla y distintivos espirituales y afectivos,
que caracterizan a una sociedad en un periodo determinado. Engloba adems modos
de vida, tecnologa, sistemas de valores, derechos fundamentales del ser humano,
tradiciones y creencias.

El trmino de cultura se define como la forma de actuar en una organizacin, no hay

una cultura correcta para una empresa dada. Solo hay una cultura correcta para una
situacin empresarial. Empresas inmersas en un entorno de feroz competencia
necesitan un tipo de cultura.

Las que requieren creatividad explosiva deben acudir a otra bien distinta. Algunas
necesitan ambas. La cultura es una forma comn de pensar, lo que produce una forma
de accin comn en el lugar de trabajo, o en la fabricacin del producto en la empresa.
Normalmente estas asunciones, creencias y valores compartidos no son explcitos sino
implcitos. A pesar de no explicarse, pueden marcar la diferencia entre las compaas
que ganan y las que pierden, para el individuo, esto marca la diferencia entre el
compromiso y desafeccin entre un trabajo placentero y una tarea desagradable.

La ltima etapa de las S correspondiente a disciplina implica necesariamente el

desarrollo de habilidades de los asesores o consultores para interpretar y evaluar la
cultura organizacional. Es decir, la percepcin comn mantenida por los miembros de

38
la organizacin y los mecanismos de control y sensatez que guan y moldean las
actitudes y el comportamiento de los empleados, ya que de estos emanan las barreras
contra el cambio. No debe de perderse de vista que la cultura organizacional se
expresa en hbitos o respuestas programadas y la resistencia a cambiarlos es
inherente a la naturaleza humana; particularmente en algunos grupos que sus
expresiones no siguen mecanismos estandarizados y que es ms difcil combatirla
cuando no es abierta e inmediata. Pero a pesar de esto puede llegarse a la
administracin del cambio planeado.
Casi todas las prcticas relacionadas con la filosofa japonesa son opuestas a ciertos
rasgos de la cultura mexicana, por lo que, en un principio, dichas tcnicas de
administracin de calidad sern difciles de implantar en Mxico, a menos que
previamente se implanten estrategias de cambio cultural.

En Japn, las 5 S operan exclusivamente sobre el carcter tcnico. Ya que las bases
que los sustentan y permiten su operacin a largo plazo, son parte de la cultura
nacional japonesa, por lo que, para garantizar un proceso exitoso, deben considerarse
estas observaciones y atacarlas directamente. Desde mi punto de vista aseguro que
esta empresa puede y tiene los valores para implementarlas de eso no tengo ninguna
duda.

Para finalizar la metodologa se debe analizar el cambio organizacional la fuerza

trabajadora se formar con empleados que son agentes independientes. Estos
empleados estarn acostumbrados al cambio. El cambio no puede detenerse, por eso
los empleados tienen que tomar medidas para adaptarse por medio del desarrollo de
habilidades que les brindarn un trabajo. Los empleados tendrn que prepararse para
enfrentar los retos: alcanzar una visin del trabajo, desafiar a otras personas, desafiar
sistemas y desafiarse a s mismos.

Los trabajadores debern estar dispuestos a cambiar, proporcionar una visin

compartida, la cual es inspiracin a; estar dispuestos a facilitar que otros acten, ganar
el respeto de los trabajadores jvenes y de sus lugares de empleo y proyectar un

39
compromiso y una actitud de entusiasmo que causar que las empresas los retenga
Un modelo de cambio planeado, dirigido a mejorar sostenidamente la calidad, la
productividad y la integracin del personal. Por lo tanto, es importante manejar el
concepto de cambio en mayor o menor grado, segn se necesite en cada caso.

En general se afirma que para que el cambio, es necesario que haya por lo menos un
mnimo de insatisfaccin, desaliento y tensin en el trabajo o en sus resultados. Por lo
que es condicin para este modelo que se d en cada nivel y en cada persona, pero
no slo en los resultados, sino principalmente en las actitudes, comportamientos,
estilos de direccin etc.

Los resultados son el producto de lo que se realiza, cmo se hace y los dems hacen.
Por lo tanto, es en el ser y actuar donde se necesita el cambio. Definimos al cambio
como: la modificacin significativa de las condiciones de trabajo, tanto interna como
externa, en la organizacin, cuando se presenta un cambio, cualquiera que ste sea,
siempre personas que se resisten de una u otra manera, ya que es una reaccin
humana y natural. El grado de resistencia depender de la preparacin que se tenga
para manejar el cambio.

Mayor eficiencia en el trabajo, ahorro de tiempo, mayor satisfaccin y motivacin del

personal, mayor integracin del personal, mejor ambiente de trabajo, reduccin de
problemas humanos, mayor grado de desarrollo personal tanto del jefe como de sus
colaboradores, mayor compromiso de la calidad y productividad.

Podemos decir que el proceso de cambio juega un papel importante en las

organizaciones. La estrategia de proceso consiste en ejercer un dominio sobre el
cambio. Donde surge el concepto de desarrollo organizacional, que se preocupa de
conocer y sistematizar las conductas de las personas para afrontar y dirigir en mejor
forma los cambios y vencer la resistencia que provoca en las personas y en los grupos
una efectiva y renovada gestin en la organizacin.

40
Entonces el desarrollo organizacional es un proceso usado para enlazar la eficiencia
de una organizacin y el bienestar de sus miembros a travs de intervenciones
planteadas. Debe haber un conjunto de actividades estructuradas en las cuales la
organizacin, las unidades y los individuos se comprometen en una secuencia de
tareas para alcanzar la mejora de la organizacin.
Durante el desarrollo del proceso, los cambios sern reflejados dentro de la
organizacin. Como la reasignacin de responsabilidades llega a ser parte del trabajo
de los trabajadores deben ser enterados de estos cambios, como son retenidos para
permanecer en el empleo y llegada a ser ms eficiente. Se ha detectado que el 85%
de los problemas de calidad tiene que ver con los materiales y los procesos y no con
el desempeo del empleado por lo tanto la tarea consiste en disear el equipo y los
procesos que produzcan la calidad deseada.

Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados
empezando con la aplicacin de la metodologa 5S logrando en forma diaria las
tcnicas para construir la confianza de los empleados incluyen: La construccin de
redes de comunicacin que incluyan a los empleados, supervisiones abiertas y
partidarias, mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados,
construir organizaciones con moral alta y tcnicas formales como la creacin de
equipos, crculos de calidad y metodologa 5S.

41
 CAPTULO V. RESULTADOS Y DISCUSIN.

La situacin del rea de recursos humanos anteriormente a la implementacin de las

5S y la situacin actual, se muestra, ver grfica 1, anexo, pagina 51, por lo tanto se
analiza los resultados que se obtienen antes y despus de la implementacin, el primer
anexo se describe en una grfica lineal el tiempo de bsqueda de documentos en el
departamento, tomando como base un estudio a los trabajadores de la empresa,
donde el personal que requera documentacin de recursos humanos tiene problemas,
estos documentos son necesarios para desarrollar las actividades del jefe de rea, al
igual los documentos son utilizados por jefe de control de obra, jefe de control de
calidad, jefe de contabilidad y gerencia. La lnea color azul detalla el antes de este
proceso por lo tanto, el estudio revela que la documentacin requerida de nminas
semanales y catorcenales, recibos de plataforma, recibos de trabajadores en tierra,
recibos de trabajadores de proyecto, recibos de pagos, C.V de trabajadores, pagars
y documentos por cobrar y pagar se estima que la bsqueda de cualquier documento
antes mencionado tarda 10 minutos aproximadamente, las variantes para determinar
el tiempo son el mal ordenamiento, la mala clasificacin, archivo de tiempo muerto y
traspapelo de documentacin que no tiene relacin con las actividades que ejerce el
departamento de recursos humanos, por lo tanto, el estudio indica que esas variantes
determinan el tiempo que ocupa la bsqueda de documentacin necesaria para
realizar actividades que difieren del departamento.

Por otro lado el estudio revela la duracin de bsqueda de documentacin despus de

la implementacin de las 5S, al aplicar la primera y segunda S se corrigen las variantes
que se presentan, estas son la mala clasificacin, el descarte de documentos de
tiempo muerto y el orden del departamento, por lo tanto, las variantes que se
presentaban antes de la implementacin con la que se determina el tiempo de duracin
de la bsqueda de los documentos mencionados fueron eliminadas, el estudio indica
que al no tener variantes que afecten la documentacin agiliza la extraccin de
documentos para desarrollar las actividades, en otras palabras, al corregir o

42
deshabilitar las variantes se ahorra el tiempo de bsqueda dando resultado a dos
minutos, por lo tanto, el resultado de clasificar en carpetas de forma alfabticamente
con separadores por periodos semanales, catorcenales y mensuales; descarta
documentos de aos anteriores y ordenar especficamente el lugar donde est toda
la documentacin, segn indica las 5S se gana 8 minutos de diferencia comparando
el antes del departamento y el despus de la implementacin de las S en el rea de
trabajo, beneficiando a las reas mencionadas, agilizando los procesos, mejora en
aspecto y ambiente laboral. Logrando resolver el problema de la documentacin en
toda el rea, el resultado es positivo y anima a los empleados a mejorar da a da.

Referente al orden del departamento, las dimensiones que ocupa y requiere cada
mueble, equipo y espacio asignado, (ver grfica 2, anexo, pgina 51), la grfica 2
muestra la comparativa de antes y despus de aplicar la segunda S. El rea de trabajo
con forme al orden de las mesas, sillas, documentos y casilleros, al igual que espacio
libre se aplica el estudio de antes y despus del ordenamiento del rea. Se conforma
por 2 metros que ocupa la mesa, 1 metro que contiene la silla de la oficina, los
inmuebles de los documentos ocupan 1.5 metros y los casilleros donde se resguardan
los C.V. de los empleados de produccin, Pemex, perforacin, administrativos y
operativos de la empresa tienen un rea designada de 2 metros, por lo tanto, con la
segunda S, optimiza toda el rea de trabajo aprovechando los espacios libres
innecesarios.

El orden se da por la mesa donde resulta que esta tiene una posicin central y alberga
1 metro de espacio de lado derecho y 1 metro de lado izquierdo, por lo tanto, se debe
mover a la derecha, junto a la pared librando el metro innecesario para aumentar el
lado izquierdo a 2 metros donde se permite mejorar la visin a la venta teniendo la
posibilidad de aumentar el brillo en el rea de computo, la silla al correrla de lugar se
optimiza medio metro considerable a la pared, destacando una mejor postura para la
larga estancia de trabajo, los documentos se almacenan en un estante donde estn
clasificadas y ordenas las carpetas que los contienen, posicionado en la parte de la
entrada a la oficina, esta afecta el paso de las personas al entrar y salir del

43
departamento, al igual que la visin del sitio de trabajo, para optimizar el lugar de los
documentos se mueve hasta la parte inferior de lado izquierdo a la mesa y silla del
trabajador disminuyendo el rea en medio metro para un posible casillero faltante en
un futuro prximo.

La comparacin de antes y despus de ordenar con forme a la segunda S (Ver grfica

3, anexos, pgina 52) obtiene un resultado positivo al mejorar las condiciones de
trabajo, favoreciendo al empleado para un mayor rendimiento en las actividades y
eliminando problemas futuros que afecten el desempeo del rea, al igual mejora el
aspecto y ambiente del departamento.

La limpieza del rea es uno de los aspectos ms importantes de la empresa, por lo

tanto, debe tomar prioridad y seriedad por esto se hace la comparativa de la limpieza
antes y despus de la implantacin de la tercera S, analizado con el estudio que realice
durante la estancia en la empresa. El antes se describe de la siguiente manera: La
limpieza en la empresa consta de dos tiempos, el primero se da en la maana del da
laboral y el segundo por la tarde del mismo da, dando como resultado a dos limpiezas
por da , como resultado en la semana se desempea doce veces, esto afecta a la
persona encargada de dicha actividad, por lo tanto se planteaba contratar ms
personal y aumenta el dinero a pagar por parte de la empresa, entonces, se propone
utilizar mtodos recomendados y basados en la tercera S, conforme a la cultura
japonesa me baso en mtodos que ayuden al proceso de limpieza en el rea, propuse
calzado especial para evitar ensuciar constantemente el rea, este calzado est
elaborado de plstico especial que no permite adherir suciedad como la tierra, polvo y
aceites que ensucien el departamento de recursos humanos, este calzado redujo la
limpieza a un solo turno en la maana y elimino el turno de la tarde permitiendo que el
empleado a cargo tuviera tiempo de limpiar toda la empresa sin retrasos y ahorra el
material de limpieza a da, al igual que se descart la posible contratacin de nuevo
personal.

44
El resultado de la cuarta y quinta S solo se describe como el mantenimiento que se
realiza para llevar a cabo las anteriores S, por lo tanto, al estandarizar se lleva a cabo
ciertas funciones para adquirir costumbres de seguir mejorando las actividades que se
ejercen conforme a las 5S y tambin se realizan las normas en el departamento
mejorando la higiene, conciencia y moral de los trabajadores, mejorando el sentido de
responsabilidad y calidad al ejercer sus actividades.

45
 CONCLUSIONES.

La implementacin de la tcnica de las 5S, fue aplicada con xito en el departamento

de recursos humanos, resolviendo las problemticas planteadas en el proyecto. El
aprendizaje obtenido fue gratificante, al extender los conceptos y problemticas se
obtuvo detalladamente conocimiento e informacin para resolver errores en la
empresa Jpiter Suministros y Servicios, S.A, cabe resaltar que la persona encargada
del departamento de recursos humanos me apoy para adquirir nuevos conocimientos
sobre el entorno laboral obteniendo dotes de experiencia y desarrollar la habilidad de
toma de decisin como trabajador activo en la sociedad. Resaltando lo anteriormente
mencionado se resuelven dudas y situaciones que he resuelto al generar experiencia
laboral. El cumplimiento de los objetivos fue placentero, propuse mtodos para
resolver la problemtica que surgi en el departamento de recursos humanos, como
resultado se mejor la capacidad del rea para solventar las actividades que se
realizan.

Al implementar la tcnica conocida como las 5S, se agilizo las funciones del
departamento y la eficacia con la que se desempea el rea de recursos humanos.
Las contribuciones realizadas a la empresa son varias, Agilizar el tiempo de bsqueda
de documentos importantes para el departamento y las reas de control de obra,
gerencia, recepcin, control de calidad y gerencia, optimizacin del espacio de los
trabajadores en su debido orden, clasificacin de cada documento en la empresa,
limpieza en el departamento favoreciendo a las dems reas, este mtodo reduce
considerablemente el tiempo y esfuerzo que emplea dicha persona a cargo, reduce el
gasto de material de higiene y limpieza, ahorrando dinero y estableciendo seguridad a
los trabajadores, el calzado que se propuso tiene una buena funcin porque resolvi
los problemas de limpieza, aumento el tiempo que se aplica en dicha actividad, y
disminuy los recursos empleados, as como favoreci para que se implemente en
otras reas. La estandarizacin y la disciplina favorecen a la empresa porque se vuelve
una costumbre aplicar las 5S y se anime a establecer normas de conducta e higiene

46
en la empresa, mejorando la actitud y forma de pensar de cada trabador que labora en
la empresa, por ltimo, la ventaja de esta tcnica es la aplicacin y adaptacin en toda
la empresa, es decir, con el mismo procedimiento empleado en rea de recursos
humanos se utiliza en los dems departamentos, cada uno tiene la responsabilidad de
implementarla en su rea de trabajo. Para el futuro del mejoramiento de la empresa
se debe aplicar en todas las reas mejorando y optimizando las actividades de los
departamentos.

47
 FUENTES DE INFORMACIN.

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48
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Recuperado: 02 agosto, 2016.

49
 ANEXOS.

Duracion de Busqueda de documentos

12

10

0
Doc perdida Doc daada Ahorro

Antes Dspues Columna1

Grfica 1: Duracin de bsqueda de informacin.

Fuente: Elaboracin propia.

Orden de rea por metro

2.5

1.5
Optimizacin
1
Despues
0.5
Antes
0
Mesas Sillas Documentos Casilleros

Antes Despues Optimizacin

Grfica 2: Orden de rea de recursos humanos.

Fuente: Elaboracin propia.

50
 Tiempo de limpieza

4.5
4
3.5
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
Turno 1 Turno2

Antes Despues Resultado

Grfica 3: Ahorro de turnos de limpieza.

Fuente: Elaboracin propia.

51