III. DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS.

Qu es la determinacin de requerimientos?

La determinacin de requerimientos es el estudio de un sistema para conocer

como trabaja
y saber donde es necesario efectuar mejoras.

Un requerimiento es una caracterstica que debe incluir en un nuevo sistema,

la determinacin de requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la
recopilacin de detalles relacionados con l.

Como el analista no conocen toda la situacin de una empresa, entonces ellos

deben realizar un estudio y llegar a comprender la situacin a resolver.

3.1 Requerimientos bsicos

Los analistas estructuran su investigacin y buscan respuestas a las

siguientes cuatro preguntas principales:

Cual es el proceso bsico?

Que datos se utilizan o se producen durante este proceso?

Cuales son los limites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo?

Que controles de rendimientos se utilizan?

ENTENDER EL PROCESO
 Se empezar con lo bsico. Con preguntas que proporcionen, una las
descripciones del sistema y antecedente de los datos. Las siguientes preguntas
ayudaran a adquirir el conocimiento necesario:

Cul es el propsito de esta actividad?

Cules son los pasos que realizan?

Dnde se realizan?

Quin los ejecuta?

Cunto tiempo consumen?

Con qu frecuencia se realizan?

Quin utiliza la informacin resultante?

Por ejemplo:

Supngase que se investiga un sistema de reorden de inventarios, tema sobre

el cual se conoce muy poco. Dnde se comenzar? A continuacin se listan
respuestas breves a las preguntas bsicas del sistema de reorden de inventarios.
Estos son los tipos de respuestas que se deberan buscar para cualquier sistema que
se estudie.

Cual es el objetivo del reorden de inventario?

Asegurar que cantidades adecuadas de existencias y materiales estn

disponibles para sus uso, sin tener que manejar una cantidad excesiva y por lo tanto
costosa.

Cuales son los pasos que su realizan?

Se verifica la existencia disponible. Se determinan los requerimientos futuros

y el momento ideal para colocar los pedidos, as como las cantidades por ordenar.
Se coloca el pedido.

Donde se llevan a cabo?

El departamento de compras, al utilizar la informacin proporcionada por

produccin, ventas y por miembros del grupo de inventario, as como por sus
registros, maneja la proyeccin de pedidos y tiempo de entrega.

Quin desempea estas tareas?

Los gerentes de compras aprueban todos los pedidos. Ellos integran las
instrucciones de compra y escriben los pedidos.

Cunto tiempo consumen?

El proceso puede tomar unos cuantos minutos para pedidos simples y

rutinarios, o puede requerir horas en pedidos que incluyen un nuevo articulo de
precio alto o de circunstancias especiales.

Con qu frecuencia se realizan?

Este es un proceso continuo donde siempre se estn disponiendo artculos

deferentes.

Quin utiliza la informacin resultante?

 El resultado de la informacin producida es un subproducto de este proceso
y se utiliza en el manejo de inventarios, los servicios que canlendariza produccin,
control de compras y pagos a proveedores. Tambin se usa para cubrir los
requerimientos inesperados de compra y la informacin de reorden de inventarios.

Estas preguntas nos ayudan a tener una visin ms general de un

reorden de inventario, sin embargo esto no termina aqu. Porque el
analista necesita ms informacin para entender el proceso.

IDENTIFICACION DE LOS DATOS UTILIZADOS Y LA INFORMACION

PRODUCIDA

A continuacin, el analista necesita encontrar que datos se deben utilizar para

realizar cada actividad; por ejemplo, para reordenar un inventario.
 Detalle Cantidad de existencia
de
artculos

Expectativas Identificacin
de del proveedor
Detalles del Datos
pronstico del
ventas prov.

Ventas Ventas actuales

clientes

DETERMINACION DEL TIEMPO DEL PROCESO Y LA CANTIDAD

La frecuencia de las actividades del negocio vara enormemente;

Por ejemplo, el pago de impuestos.

Para un analista saber la cantidad de tiempo y la cantidad de informacin que

se necesitan puede servirle de gua para encontrar muchas preguntas adicionales e
importantes y determinar la razn de la frecuencia y su efecto en la actividades del
negocio.
 La forma ms fcil es identificar la razn de la actividad: Qu ocasiona que
se desarrolle esta actividad?. Los analistas a veces se refieren ala causa directa
como la funcin de iniciacin. (Inician la actividad).

El tiempo no determina la importancia de una actividad, aunque afecta la

manera en que los analistas evalan ciertos pasos al llevar a cabo el desempeo.
.

IDENTIFICACION DE CONTROLES

Durante la etapa de anlisis, el analista debe examinar los mtodos de control

para saber si el rendimiento en realidad corresponde a lo que debera ser (estandar)
y para ello tiene las siguientes preguntas:

Existen normas especificas de rendimiento?

Quin compara el rendimiento contra estas normas?

Cmo se descubren los errores ?

Cmo se manejan estos?

Son excesivos?.

Encontrar controles dbiles o faltantes es un descubrimiento importante en

cualquier investigacin de sistemas.

REQUERIMIENTOS DE TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS

Los sistemas del nivel de transaccin captan, procesan y almacenan los datos.
Por ejemplo: en un sistema de entrada de pedidos, los pedidos de ventas de
los clientes se procesan de manera que puedan embarcarse los artculos
especificados. Este procedimiento se aplica a cada pedido que se recibe.

Los analistas asignados para trabajar en un sistema de entrada de pedidos

querrn saber ms acerca de cmo se procesan estas transacciones.

Que conforma la transaccin que se est procesando?

 Qu inicia la transaccin?

Quin inicia realmente el pedido? Para qu propsito?

Con qu frecuencia ocurren los pedidos?

Qu cantidad se asocia con cada uno?

Existen condiciones diferentes que puedan afectar la forma en la que

los pedidos procesados?.

Qu datos se necesitan para procesar la transaccin?

Qu informacin se genera? Qu datos se almacena?

REQUERIMIENTOS DE DECISION DE LOS USUARIOS

Las decisiones pueden no seguir un procedimiento especifico.

Las decisiones se hacen al integrar informacin en forma tal, que los gerentes
puedan saber que acciones llevar a cabo. Los sistemas de toma de decisiones
pueden enfocarse hacia el pasado, el presente o el futuro.

El analista que est investigando los sistemas de apoyo para la toma de

decisiones debe realizar las mismas preguntas.
 Qu informacin se utiliza para tomar la decisin?

Cul es la fuente de la informacin?

Qu sistemas de transacciones producen los datos utilizados en el

proceso de decisin?

Qu datos del procesamiento de transacciones se requieren, pero no

resultan del procesamiento mismo?

Qu datos se originan de las fuentes externas a la empresa?

Cmo deben procesarse los datos para producir la informacin

necesaria?

Cmo debe presentarse la informacin?

3.2 TECNICAS PARA HALLAR DATOS

Los mtodos usados por los analistas son :

Entrevistas
Cuestionarios
Inspeccin de registros
Observacin

3.2.1 ENTREVISTAS.

Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, las

preguntas se realizan a gerentes o empleados, usuarios potenciales del sistema
propuesto, aquellos que sern afectados por la aplicacin propuesta.
 Las entrevistas pueden ser individual o en grupo.

RECABAR DATOS MEDIANTE LA ENTREVISTA

Los analistas pueden conocer datos que no estn disponibles en ninguna otra
forma.

En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de

la informacin son importantes. La informacin cualitativa esta relacionada con
opiniones, polticas y descripciones narrativas de actividades y problemas, mientras
que las descripciones cuantitativas tratan con nmeros, frecuencias o cantidades.

En las entrevistas son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias

en relacin a como se podra hacer el trabajo. La entrevista, a veces es la mejor
forma para conocer las actividades de la empresa.

DETERMINACON DEL TIPO DE ENTREVISTA

La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica

adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin
estructura, con una sesin de preguntas y respuestas libres.

Sin embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos ms especficos

sobre la aplicacin o desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas puede
ser entrevistas abiertas o cerradas; las preguntas para respuestas abierta permiten a
los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Pueden contestar
por completo con sus propias palabra. Con las preguntas para respuestas cerradas
se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar.

Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparacin,

porque no se necesita tener por anticipacin las palabras precisas de las preguntas.

Analizar las respuestas despus de las entrevistas lleva mas tiempo que con
las entrevista estructuradas.
 El mayor costo radica en la preparacin ,administracin y anlisis de las
entrevistas estructuradas para preguntas cerradas

REALIZACION DE LA ENTREVISTA

Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la

preparacin del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por
realizar a una persona determinada.

El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a

asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier
oportunidad de xito.

Quienes responden tambin pueden crear situaciones difciles. Los analistas

deben estar al tanto de cualquier intento por minimizar el esfuerzo de la
investigacin con preguntas evasivas o incompletas.

A travs de la entrevista, los analistas deben preguntarse a si mismos las

siguientes interrogantes:

1. Qu es lo que me sta diciendo la persona?

2. Por qu me lo est diciendo a m?

 3. Qu se est olvidando?

4. Qu espera esta persona que haga yo?

3.2.2. CUESTIONARIO

Los cuestionarios deben disearse en forma cuidadosa para que trate de

enfocar lo mejor posible todo el problema.

Da la posibilidad de poder contactarse con un gran nmero de personas para

conocer varios aspectos diferentes.

RECABACION DE DATOS

Al no ser posible observar expresiones de las personas y por el motivo que

son annimas, esto puede ser una ventaja con respecto a las respuestas por el hecho
de ser ms honestas.

Cmo son los cuestionarios?

Importante formato

Hechos significativos en la recopilacin de preguntas.

Cmo se seleccionan los cuestionarios?

 Existen dos tipos de cuestionarios que se aplican dependiendo de si se
conocen todas las posibles respuesta de las preguntas.

1. Cuestionarios abiertos

2. Cuestionarios cerrados
1. Cuestionario abierto

Se aplican para conocer los sentimientos , opiniones y experiencias generales,

tambin se puede ver bsicamente cul es el problema.

El formato abierto permite dar a los usuarios la oportunidad de escribir sus

razones, sus ideas.

2. Cuestionario cerrado

Limita las respuestas del interrogado.

Las preguntas deben abarcar y controlar el marco de referencia.

Fuerza a las personas a tomar una posicin.

Las respuesta estn limitas a: si/no, bueno/regular/malo, etc.

ETAPAS EN EL DESARROLLO DE UN CUESTIONARIO

Determinar el objetivo del cuestionario Qu datos quiere conocer el

anlista a travs de su uso?

Determinar el tipo de cuestionario que se va a realizar.

Elaborar preguntas bin estructuradas, las que se puedan modificar antes

de imprimirse.

COMO SE SELECCIONA A LAS PERSONA?

 Se selecciona de acuerdo a la informacin
que puedan aportar para el desarrollo del
problema

1.Verificando antecedentes

2.Verificando experiencia

3.2.3. REVISION DE REGISTROS.

La revisin de registros sirve para:

Examinar datos.
Describir datos que ya estn
escritos.
Relacin del sistema y los
departamentos de usuarios.

Los registros permiten ver una forma de comparacin con la historia de donde
se va a realizar el sistema con lo que presenta y con lo que debera suceder.

Permite familiarizarse con las operaciones, oficinas de la compaa y

relaciones formales a las que debe darse apoyo.

Los registros no muestran:

Como se producen las actividades

Como se realizan las actividades
Donde se producen las decisiones

QUE REGISTROS SELECCIONAR?

 Se debe tener presente que los
registros de documentacin y las
formas que se utilizan el sistema
aportaran conocimientos necesarios
para el desarrollo del sistema.

3.2.4. OBSERVACION

Existe informacin que no se puede obtener si no es observando. Ver para creer.

La observacin es importante cuando:

Se necesita seguir un procedimiento

Ver como se llevan a cabo el manejo de documentos
Como se llevan cabo los procesos, si ocurren los pasos especificados.
Detectar los errores.

Tambin les permite saber quines son las personas que utilizan la informacin
o que la generan para saber quien es importante entrevistar. O si utilizan todos los
pasos para desarrollar en una actividad, darse cuenta de como en realidad surgen los
errores y as detectar ms rpidamente del porqu y cmo nacen los problemas.

Tambin existe la observacin participativa en donde el analista participa

activamente en una labor dndose cuenta y aprendiendo los pasos a seguir.

La observacin le ensea al analista:

Lo que debe suceder: Lo que realmente ocurre

Procedimientos Retraso al hacer el trabajo
normales de operacin

Controles y verificaciones Informacin que se recuerda de

de exactitud y grado de
terminacin
Documentos llenados en
forma apropiada
memoria (incorrectamente)
Etapas omitidas
Documentos mal llenados
Fotocopia extra necesaria

Terminacin del trabajo Necesidades de nuevos controles

en forma eficiente
y a tiempo. Informacin que no se encuentra
en el archivo telefnico de llamadas

Los empleados no estn consientes

de los procedimientos prescritos.

Para poder analizar y organizar los datos recopilados y saber donde se necesitan
hacemos un estudio de anlisis de flujo de datos.