SISTEMA DE VENTAS

1.- INTRODUCCION

El presente trabajo esta dirigido al estudio, anlisis y evaluacin de un

sistema de informacin, detallado de manera precisa como fluye la

informacin dentro del conjunto de componentes que interactan en el

sistema como tambin los medios a travs de los cuales circula la

informacin dentro del sistema.

Dentro de las reas de una empresa podra llamarse generadora de ingresos,

tal ves la nica y con la cual podra pagarse salarios justos a los

trabajadores, recompensas a los inversionistas con dividendos razonables,

cubrir sus obligaciones y para estar siempre en posibilidades de afrontar las

variaciones del mercado este estudio se basa en:

1. Determinacin de diagramas de flujos de datos y su intervencin.

2. Identificacin de los documentos que intervienen en los flujos de

informacin

CONCEPTO DE SISTEMAS DE VENTAS

Un sistema de ventas es en subsistema dentro de la unidad empresarial que

integre elementos necesarios de esta para conseguir que las necesidades de

los clientes sean satisfechas de una manera transparente con eficiencia y

control efectivo, tanto de dinero como de los crditos que se otorguen a los

clientes.
2.- OBJETIVOS

Es de conocer y realizar los flujos de informacin que interactan dentro

del sistema de ventas y el procesamiento de distribucin de informacin en

cumplimiento del proceso del sistema de ventas como ser:

Que la organizacin funcional del sector de ventas sea

adecuado

Que existan polticas adecuadas sobre ventas, determinacin

de precios y otras condiciones de ventas, otorgamiento de

crditos y garantas sobre mercaderas en transito.

Que existan mecanismos de decisin ptimos

Que las decisiones tomadas en materia de ventas,

determinacin de precios y condiciones, otorgamiento de

crditos y garantas.

Que la empresa no pierda oportunidades en ventas

beneficiosas

Que se obtengan constancias por las mercaderas entregadas o

servicios prestados a los clientes.

Que todas las mercaderas entregadas a clientes sean

facturadas de acuerdo con las condiciones establecidas y

cargadas

Que existan controles permanentes sobre las cuentas al cliente

que permitan asegurar que las cobranzas de las facturas se

produzcan de acuerdo con las condiciones convenidas y en el

caso contrario, se ejerzan las acciones del caso.

Que los procedimientos seguidos impiden la realizacin de

fraudes y minimicen las posibilidades de errores, al respecto

 una adecuada divisin de tareas en un pilar bsico destinado al

cumplimiento de estos propsitos.

Llevar un control estadstico de las ventas.

Que existan procedimientos y registros contables adecuados.

Brindar la informacin deseada de los productos en el momento

deseado.

3.- CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE VENTAS

Definicin de comprobantes: se habilitan facturas, pedidos,

recibos, etc.

Tabla de impuestos: definicin de los porcentajes del IVA.

Categoras de IVA: se definen responsables Inscrito, No.

Inscrito, etc.

Condiciones de venta: se define al contado, por das, etc.

Formas de cobro: efectivo, cheque, crdito bancario o tarjeta

de crdito, etc.

Vendedores: se definen las comisiones de los vendedores.

Clientes: datos de los clientes, validacin de CUIT.

Despachantes: definicin de transportes.

Definicin de tipos d asientos contables.

Informes de:

- Saldos: resumen mensual de saldos de clientes

- Cuentas corrientes: informe detallado de los movimientos de los

clientes.

- Deudores: informes de las facturas impagas.

- IVA Ventas: informe para el libro IVA ventas.

 - Cheques recibidos: Se puede buscar un cheque por fecha, numero,

banco o cliente

Informe de retenciones.

Comisiones a vendedores segn cobranzas.

Estadstica de ventas por vendedores.

Estadstica de ventas por provincia.

Estadstica de ventas por artculo.

Estadstica de ventas por condicin de venta.

Resumen de venta anual.

Posibilidad de seleccionar la salida de informes por pantalla

impresora o archivo.

Generacin de Backup

4.- FUNCIONES DE UN SISTEMA DE VENTAS

Se le atribuye que un sistema de ventas implantado en una empresa

contribuye eficientemente en una serie de funciones o ventas.

EN RELACION CON LAS POLITICAS ORGANIZATIVAS

Que existan lneas de autoridad definidas sobre las actividades con una

funcin.

EN RELACION CON LAS POLITICAS DE LA EMPRESA

Que existan polticas definidas en materia de determinacin de condiciones

de ventas (fijacin de precios, descuentos comerciales, descuento por

pronto pago, etc.)

Otorgamiento de crditos (limites de crditos, plazos, tares de inters,

etc.) y relaciones con clientes (acciones a tomar en caso de atraso,

descuento tomado fuera de las condiciones habituales).

Tales polticas se encuentran expresadas por escrito-

EN RELACION CON LA DETERMINACION DE LAS CONDICIONES DE

VENTAS

Deben existir normas adecuadas para instrumentar las

polticas de la empresa.

Estas normas deben encontrar por escrito.

Que se cuente con la informacin necesaria para la toma de

decisiones (situaciones de mercado, disposiciones legales en

materia de comercializacin, etc.)-

EN RELACION CON LAS OPERACIONES DE VENTAS

Que para obtener ventas se empleen los canales mas adecuados

al tipo de negocios.

Que el crdito sea autorizado por un funcionario de jerarqua.

En algunas empresas se acostumbra que tal autorizacin emane

de un comit de crdito en el que intervienen representantes

de los sectores de finanzas y ventas.

 Lo importante al respecto, es que salvo la modalidad de los

negocios lo requiere, la concesin de crditos sea una actividad

dependiente de las ventas en si.

Que se deje constancia escrita de tal autorizacin. Un

procedimiento razonable al respecto puede consistir en

archivar una copia de las autorizaciones (o de la nota de pedido

si es que este documento es tal apropiacin) es el legajo

individual del cliente.

EN RELACION CON LAS DEVOLUCIONES

Que por toda devolucin se separe un formulario preenumerado

de informe de reseccin.

Que exista un control de las cantidades devueltas.

Controlar la calidad de las mercaderas devueltas y se emitan

informes al respecto.

EN RALACION CON LA FACTURACION

Que el sector de facturacin reciba del sector de ventas

copias de las notas de pedidos con las notas autorizadas

realizando las verificaciones especficas.

Controlar la correlatividad numrica de las notas de pedido y

remitidos a travs de la facturacin.

EN RELACION CON LOS DOCUMENTOS A COBRAR

 Que por toda recepcin de documentos se deje constancia

escrita de su aprobacin.

Que existan medidas de proteccin y seguridad adecuada

sobre los formularios de ingresos y egresos de tales elementos.

Que los documentos pagados por los clientes les sean

devueltos.

Que los pagos parciales sean anotados en el reverso de los

documentos para as facilitar la condicin de recursos sin

perjuicios de los procedimientos contables que al respecto se

estabilizan.

EN RALACION CON LOS PROCEDIMIENTOS Y EL REGISTRO CONTABLE

Que se empleen registros individuales para controlar los saldos

de los clientes, documentos a cobrar, comprobantes de venta

con tarjetas de crditos o vales no pagados, etc. Estos

registros citados permiten controlar en todo momento el

monto de crditos utilizado por el cliente.

5.- CONCLUSIONES DE LAS FUNCIONES DE UN SISTEMA DE VENTA

Un buen sistema de ventas impide:

a) Despachos autorizados a clientes reales o ficticios y no facturados a

los mismos.

b) Despachos en exceso de las autoridades, facturados luego la cantidad

autorizada.

c) Facturaciones a precios inferiores de los normales..

 d) Alteraciones en las sumas o multiplicaciones de las facturas

preparadas.

e) Facturas no debitadas en las cuentas de los clientes para

posteriormente interceptar las correspondientes cobranzas.

6.-ALCANCE DEL SISTEMA DE VENTAS

El sistema de ventas deber ser diseado especialmente para cubrir los

requerimientos de la gestin de ventas, deber incluir bsicamente todo

aquel lo concerniente a facturacin, cuenta de clientes y control de stock,

trabajando de manera que en todos los procesos, deber permitir tener

actualizada la informacin almacenada y adems poder emitir en cualquier

momento los reportes que sean necesarios.

El sistema de ventas as como todo producto debe ser til, confiable y

eficiente. El sistema debe ser asegurado pero tambin flexible.

Suelen existir modificaciones en los precios, descuentos y modalidades de

ventas en general. El sistema debe facilitar estas tareas mediante

procedimientos de bsqueda, ordenamiento y agregacin de nuevos tems o

productos.

Adems para fines de control mas adecuado y formulacin de polticas de

ventas se necesitan informes que brinden la informacin requerida que

podra tratarse de entregas realizadas, entregas pendientes, relacin entre

cotizaciones y ventas realizadas durante la semana o mes.

El sistema tiene las aplicaciones para registrar y controlar las operaciones

de ventas al contado, al crdito; recaudaciones y vendedores.

7.- DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

En forma general los requerimientos e informacin comprendidos en esta

area son los siguientes:

Control de ventas divididas por servicios y por productos.

Facturacin y control en lneas de inventarios.

Registro de operaciones de crdito, para el control de

inversin en cuentas por cobrar.

Registro y control de recaudaciones.

Registro y control de comisiones a vendedores.

Obtener reportes de apoyo a la gerencia de rea.

8.- MODELO DE VENTAS

Este modelo es el encargado de registrar las operaciones que se realizan en

una venta, desde el pedido del cliente hasta el registro de la venta con su

correspondiente factura o nota de remisin.

Este modulo lleva un control delos pedidos de clientes, con el objeto de

mantener registro y control de los pedidos para una optima atencin al

cliente.

Las operaciones de ventas se registran bajo dos modalidades: la venta de

mercadera, sean estas al contado o al crdito. El modulo de ventas esta

integrado con el modulo de caja para que este reciba el pago a las cobranzas

y con almacenes.
9.- ANALISIS DEL PROCESO DE INFORMACION

Se detalla en esta seccin todos los procesos que efectan cada uno de los

mdulos y las formas como se relacionan todos ellos en las operaciones que

realizan.

10.- MODULO DE VENTAS (PROCESO)

El modulo de ventas es el primer contacto con el cliente en el sistema en el

que se registran los pedidos y las ventas propiamente dichas, las cuales se

pueden efectuar bajo dos modalidades: ventas al contado y al crdito.

Para iniciar el proceso de ventas, el cliente efecta su pedido

que es registrado en la opcin de registro de pedido, se colocan

todos los datos que se precisan para poder llevar un adecuado

control de pedido.

Una vez concluido el proceso de pedido, se procede a registrar

la venta propiamente dicha, se elabora una factura o nota de

revisin donde se detallan todas las caractersticas propias de

la venta.

Como la venta de mercaderas se realizan en forma integrada

con, los mdulos de control de existencia, caja, vendedores y

crditos; todos aquellos datos registrados en el modulo de

ventas son traspasados en forma automtica a donde

corresponda, por ejemplo los cdigos de los artculos se

relacionan con el modulo de control de existencia ya que al

momento de registrar lo mismo y grabarlos automticamente

son descontados del inventario fsico de almacenes.

 Al mismo tiempo, el numero de notas de remisin o factura y el

importe total de la venta pasan al modelo de caja para que el

encargado del modelo efectu el cobro respectivo; el cdigo

del vendedor para el modulo de vendedores, para el

correspondiente calculo de las comisiones, etc. As todos los

datos son transferidos de acuerdo al modulo donde se los

requiere de manera tal que el sistema es alimentado y

actualizado en lneas.

Para aquellas ventas al crdito, previamente el cliente tiene

que efectuar sus trmites de solidaridad de crdito.

Una vez concluido este tramite el modulo de ventas recibe el

numero de crdito, el cdigo del cliente al que corresponde al

crdito y al importe total del crdito con el cual podr

proceder recin a efectuar las respectivas Nota de remisin o

Factura por ventas al crdito. Todas estas apreciaciones las

observamos mejor en el siguiente flujo grama de venta de

mercaderas al crdito.

En lo referido a solicitudes y aprobaciones de crditos, es importante

mencionar que la concesin de crdito no es una aplicacin de software para

anlisis de crditos, sus opciones es solamente la de registrar la solicitud y

su estado, con la finalidad de contar con un histrico de los clientes a los

que se otorgan o rechazado un crdito.

Cuando el crdito es otorgado, el modulo de crdito registrar la

programacin del mismo en la opcin de control de crdito, el monto de

capital se traspasa a ventas para otro de la misma y a caja para las

recaudaciones respectivas.
Es el encargado de llevar un registro y control de todos los crditos que

haya concedido la empresa, para ello efecta dos operaciones principales,

las cuales son: Concesin y

Control de Crditos, el siguiente es la descripcin de la secuencia de

procesos concernientes a crditos.

El cliente para poder acceder a un crdito debe primeramente presentar su

solicitud de crdito, esta solicitud es registrada en el sistema en la opcin

concesin de crdito, cabe aclarar que esta opcin no esta diseada para

otorgar o rechazar un crdito sino simplemente para llevar un registro de

todas solicitudes de crdito presentadas a la empresa donde se podr

obtener un histrico de aquellos clientes que hayan efectuado este tramite.

Una vez registrada la solicitud de crdito con su correspondiente estado(en

curso, aceptada, rechazada), se guarda la decisin del departamento de

crdito de conceder o no el crdito de acuerdo a las polticas de crediticias

que tuviera la empresa, obtenido el resultado se procede a cambiar el

estado de la solicitud.

Cuando el crdito es aceptado, el siguiente paso es el de la programacin de

pagos, se establece la modalidad del Plan de Pagos respectivos.

Estos datos son de transferidos al modulo de caja para que la misma realice

el respectivo cobro al cliente cuando corresponda.

El siguiente proceso con el que cuenta este modulo es el de control de

crdito, este proceso es alimentado y actualizado continuamente por el

modulo de caja, es el encargado de hacer un seguimiento de todos los pagos

que se hicieran por concepto de amortizacin de crditos, esto con el fin de

detectar aquellos clientes que no estuvieran cumpliendo con el plan de pagos

acordado inicialmente.

11.- MODULO DE CAJA

El modulo de caja es relativamente sencillo en su operacin, registra las

recaudaciones que se efectan en la empresa, como consecuencia de las

operaciones regulares del area comercial.

12.- PRINCIPALES DOCUMENTOS PARA UN SISTEMA DE VENTAS

En un sistema de ventas son muy importantes los diferentes listados que

realizan debido alas constantes modificaciones que sufre.

En los listados y reportes mas importantes podemos mencionar:

Clientes (al da, deudores).

Mercaderas(caractersticas, productores, domicilio)

Precios.

Ventas(al da, semana, mes)

Adems tenemos que contar con otro tipo de documentacin que respalda

aquella transaccin que se efecta en forma diaria y que es necesario para

registrar en los registros contables.

13.- DOCUMENTOS FUENTES

Pro-forma

Nota de Venta
 Nota de Remisin

14.- DOCUMENTOS DE ENTRADA

Factura comercial

Comprobante de Ingreso y

Egreso(contabilidad)

Recibos oficiales de pago(clientes)

Comprobante de traspaso

15.- DOCUMENTO DE SALIDA

Estado de saldo del cliente

16.- CONCEPTO DE VENTAS

Es ceder un articulo a un precio convenido por la oferta y la demanda del

mercado.

17.- TIPOS DE VENTAS

a) PRE-VENTAS

El vendedor tome el pedido llenando una nota de pedido para cada

cliente.

Cada pedido es revisado, no debe existir pagos pendientes y no se

debe exceder el limite de su crdito para ser aprobado

 Una vez aprobado el pedido se elabora la nota de entrega por

remisin, donde se describe el producto, el costo y el total. El cliente

y el vendedor firman debidamente la nota.

Cada nota de entrega es colocada a la cuenta individual del cliente,

cada semana el departamento de crditos otorga al vendedor un

listado de crdito vencido para que efectu la cobranza.

Si el mismo cliente realiza otro pedido y no a cancelado su deuda

anterior, dicho pedido es rechazado por cartera.

b) SISTEMA DE VENTAS AL CONTADO

Es un ingreso de efectivo por una transaccin comercial realizada

entre un vendedor y un comprador.

c) SISTEMA DE VENTAS AL CREDITO

Es una generacin de ingresos mediante una cuenta por cobrar que se

har efectivo a un tiempo determinado por una transaccin comercial

realizada entre un vendedor y un comprador.

d) SISTEMA DE VENTAS CON DESCUENTOS

Son los descuentos por pronto pago otorgados a los clientes

Descuentos.-

Existen dos tipos de descuentos, descuentos comerciales y descuentos por

pronto pago.

Descuento comercial

Son las deducciones que el vendedor realiza al precio de lista por

motivos principalmente comerciales (cantidad, volumen de ventas y

 pagos al contado) con el fin de beneficiar al cliente. Usualmente este

tipo de descuentos no es motivo de registro ya que el precio de

factura tanto en compras y ventas de bienes son registrados al precio

neto pagado o recibido por la transaccin.

Descuento por pronto pago

Es aquel descuento que se concede o se obtienen (segn se trate de

ventas o compras) por el pago realizado con anterioridad del

vencimiento convenido. Este tipo de descuentos se deben contabilizar

utilizando la cuenta descuentos y bonificaciones sobre ventas o

compras o descuentos por Pronto Pago, ya que se trata de

descuento no incluido en la factura y en la operacin original no se

conoce el aprovechamiento de la oferta del descuento por pronto

pago.

DEVOLUCIONES, DESCUENTOS Y BONIFICACIONES EN VENTAS

Las devoluciones de mercaderas realizadas por los clientes o los

descuentos por pronto pago y bonificaciones otorgados a los clientes en el

periodo fiscal generan crdito fiscal.

Suele presentarse dos casos en la devolucin:

1. Que la compra o venta se haya realizado al contado, por tanto

el comprador esperara que le reintegre su dinero en efectivo.

2. Cuando el comprador de mercaderas no ha pagado aun la

factura, entonces el proveedor le conceder un crdito (Nota

de abono o crdito) para aplicar contra el importe adeudado.

18.- RELACIONES CON EL SISTEMA DE VENTAS

CUENTAS POR COBRAR

Hoy en la actualidad se esta implementando un nuevo sistema de crdito en

la cual se clasifica a los clientes segn la capacidad de apoyo,

responsabilidad, consumo (personas estables) y no sufrir riesgo de perdidas.

Tiene relacin con el sistema de ventas por las siguientes causas:

Que por toda recepcin que se haga de los documentos se har una

constancia de su aprobacin.

Que haya medidas de proteccin y seguridad para aquellos

documentos en cartera.

Que el custodio de los documentos controle la correlatividad

numrica de los formularios de ingreso y egreso de tales elementos.

Que exista medios de informacin sobre los documentos vencidos

Que los documentos pagados por los clientes le sean devueltos.

Que los pagos parciales sean anotados en el reverso de los

documentos para asi facilitar la conciliacin de recursos sin perjuicios

de los procedimientos contables que al respecto se estabilizan.

TESORERIA

Es un conjunto de componentes o elementos que forma todo lo

estructurado, es decir, los recursos humanos, recursos materiales, todas

estas estn en permanente proceso de transformacin y que tiene por

objeto el lograr algn fin.

Tesorera es el rea central donde esta destinado la custodia del efectivo

cuya finalidad es poder controlar eficientemente tal manejo del efectivo.

ALMACENES

Se encarga del control escrito de la entrada de mercadera a almacenes,

control de la existencia o estacionamientos de productos, tiene un control

riguroso de la salida de productos, control de las devoluciones de los

proveedores y de las devoluciones de clientes, control por cambio de

productos (vencimiento o roturas.)

Por lo tanto almacenes se relaciona con las ventas de manera estrecha ya

que el jefe de ventas tiene que saber como esta el stock de almacn, que

cantidad de productos tiene para poder vender al mercado nacional. Todo

ese control se lo realiza diariamente.

Para poder conocer como se relaciona almacn con las ventas le mostramos

un pequeo grafico:

CONTABILIDAD

Se relaciona con el procedimiento y registros contables, se emplean

registros individuales para controlar los saldos de los clientes, tambin se

realizan documentos para cobrar, comprobantes de ventas con tarjetas,

cheques o vales. Estos registros permitirn tener un control en todo

momento, acerca de los montos de dinero (en crdito) utilizados por los

clientes de la empresa.

Con la ayuda del departamento contable el sistema de ventas se encarga de

los cobros a los clientes por las ventas al contado o al crdito.

IMPUESTOS A PAGAR LEY No 843

Los impuestos que deben pagar las empresas son las siguientes:

Segn el decreto supremo No. 24602 Ley del 6 de junio de 1997 Titulo I

Capitulo

Art. 1 crease en todo el territorio nacional un impuesto al Valor Agregado

(IVA) que se aplicara sobre:

Las ventas colocadas en el territorio nacional del pas efectuado por los

sujetos definidos en el Art. 3 de esta ley.

Art. 3 son sujetos pasivos del impuesto quienes:

Realicen obras o prestaciones de servicios o de cualquier naturaleza.

Art. 2 Esta ley considera venta a toda transferencia a titulo oneroso

(grava), por la transmisin de dominio de casas, muebles (venta y otros que

conduzcan al mismo fin).

Tambin considera ventas a toda incorporacin de casas muebles con

destino al uso o consumo particular de dueos, socios o sociedades de

personas.

Art. 4 En el caso de ventas, sean estas al contado o al crdito, en el

momento de la entrega del bien se supone la transferencia de dominio, lo

cual debe estar respaldada obligatoriamente por las emisin de la factura

fiscal.

Art. 5 Se entender por precio de venta el que resulta de deducir del

precio total lo siguiente:

Bonificaciones y descuentos precios al comprador con las costumbres de la

plaza.

Art. 6 En caso de importaciones, la base imponible estar dada por el valor

CIF aduana establecido por la liquidacin de la aduana respectiva, mas el

importe y los derechos aduaneros y toda erogacin que resulte necesaria

para efectuar el despacho aduanero.

Art. 15 La alcuota general nica de este impuesto ser del 13 % debe ser

presentado en la declaracin jurada No. 143 en el termino de los primeros

15 das del mes.

Otros impuestos a pagarse son:

Impuesto a las transacciones (IT) 3 %

Impuesto a las utilidades de las empresas (IUE) 25 %

RC-IVA para empleados que presentan facturas para descargos.