COOPEMAR LIMITADA

REGLAMENTO DE FONDO FIJO

DE CAJA RECAUDADORA

OBJETIVO, APERTURA Y VIGENCIA DEL SISTEMA DE FONDO FIJO DE CAJA

RECAUDADORA

1. El objetivo de la utilizacin del sistema de Fondo Fijo de Caja Recaudadora es contar con
dineros en efectivo que permitan entregar vuelto en sencillo por los pagos percibidos de la
venta de servicios u otros pagos recepcionados por caja, los cuales sean cancelados con
montos superiores a lo cobrado.

2. La apertura del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber ser autorizada anualmente
(diciembre de cada ao) por el Consejo de Administracin, mediante Acta de reunin de
Consejo de Administracin. Esta acta se basar en el detalle presentado por el Gerente de la
Cooperativa. Esta acta deber incluir la solicitud de Resolucin de Fondo Fijo de Caja
Recaudadora e indicar el nombre y cargo del funcionario responsable del Fondo Fijo de Caja
Recaudadora; el objetivo del fondo, su respectivo valor, y la vigencia, la que no podr ser
posterior al 31 de Diciembre de cada ao.

La Resolucin de Fondo Fijo de Caja Recaudadora ser el documento formal que facultar
la apertura de los fondos y las modificaciones que se puedan generar durante la vigencia del
fondo. Este documento adems servir de respaldo contable para hacer los ingresos
correspondientes a caja.

3. La funcin de administrar el Fondo Fijo de Caja Recaudadora no es delegable, vale decir

que la custodia del dinero y la documentacin, como as tambin la preparacin de las
Rendiciones, es de responsabilidad exclusiva del funcionario Encargado del Fondo.

4. Cualquier cambio relativo a la asignacin de un Fondo Fijo de Caja Recaudadora, ya sea de

la persona responsable, del monto asignado, o su vigencia, deber hacerse a travs de un
registro en el acta del Consejo de Administracin.

Solo en casos excepcionales y no planificados (enfermedad, licencias u otros) el Gerente

tendr la autoridad de designar una persona responsable del Fondo Fijo de Caja Recaudadora,
debiendo comunicar esta situacin en la prxima reunin de Consejo de Administracin, a
objeto de registrar en actas la designacin provisoria. Para esto el Gerente deber
confeccionar un acta inicial de traspaso del Fondo Fijo de Caja Recaudadora, y un acta final
de traspaso de devolucin de este Fondo, la cual deber estar firmada por el Gerente y el
nuevo responsable de este Fondo.

El acta confeccionada deber incluir como mnimo los siguientes parmetros: fecha, monto en
caja entregado, motivo del remplazo, nmero de boletas u otros documentos de respaldo
cancelados durante el da (en caso de que el remplazo sea durante el transcurso del da),
nombre, firma y cedula de identidad de la persona que se har responsable del Fondo y del
Gerente. El pago a efectuar a la persona que realice el remplazo deber realizarse a travs de
boleta de honorarios o liquidacin de sueldo (en caso de tener contrato de trabajo).

5. La utilizacin del Fondo Fijo de Caja Recaudadora solo es para dar vuelto de dinero en
efectivo y no se acepar por este sistema la realizacin de pagos, ni la mezcla de los dineros
existentes en este fondo, con el de otros fondos existentes.

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6. Todo ingreso recepcionado por la Caja Recaudadora deber respaldarse con la respectiva
boleta, factura, recibo de pago o Resolucin De Asignacin De Fondo Fijo de Caja
Recaudadora (ANEXO N 1), debiendo detallarse debidamente los conceptos por los cuales
se recepcionan los ingresos a caja.

7. Si se determinaran faltantes de dinero, el Encargado del Fondo deber reponer en forma

inmediata y sin reconsideracin alguna el monto correspondiente. Lo anterior, sin perjuicio de
la sancin administrativa que se deba aplicar, sobre todo si se produce reiteracin.

En el caso de existir sobrantes de caja, el Encargado del Fondo deber dar a conocer esto a la
Gerencia, debiendo llevar un registro denominado Planilla Sobrante Caja Central la cual
deber sealar la fecha del sobrante, el monto, y la firma del recaudador Encargado del
Fondo que identifico el sobrante. Estos dineros debern ser depositados en la cuenta corriente
a lo menos una vez cada seis meses, debiendo estar depositados al 31 de diciembre de cada
ao todos los sobrantes de caja identificados. Estos dineros recaudados, se debern registrar
en la contabilidad bajo el concepto de sobrantes de caja.

MANTENCIN, OPERACIN Y CONTROL SOBRE EL FONDO FIJO DE CAJA RECAUDADORA

8. El Encargado del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber velar por el buen
funcionamiento de esta, a fin de no quedarse sin el sencillo requerido para su normal
actividad.

9. El Encargado del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber rendir diariamente los dineros
ingresados a travs de las siguientes planillas:

Informe General de Recaudacin, en el cual se adjuntan los depsitos efectuados en

banco. Este informe deber estar debidamente timbrado y firmado por el Encargado del
Fondo y el Gerente (o su remplazante), en seal de aceptacin y verificacin de la
informacin registrada.
Informe de Recaudacin Diario, donde se sealan los documentos (boleta o facturas) que
se estn pagando.
Informe detalle Forma Pago Diario, el cual indica la forma de pago si es en efectivo,
cheque, transferencia y/o depsito. Se debe adjuntar a este informe copia del cheque,
comprobante de transferencia, y/o del depsito.

En el caso de que el medio de pago sea un cheque, el encargado de la Caja Recaudadora

ser responsable de hacer cumplir las siguientes instrucciones:
a. Solo se recibirn cheques con fecha del da, y no se aceptaran cheques a fecha.
b. Recepcionar solo cheques emitidos por el dueo o titular del arranque, no pudiendo
aceptar cheques de terceras personas.
c. Aceptar cheques solo de las plazas existentes entre Talca, Linares y Colbn.
d. Cotejar que la firma registrada en el cheque sea la misma a la del carnet de identidad (el
cual deber tener a la vista al momento de recibir el pago).
e. Recepcionar solo cheques nominativos, cerrados y cruzados a nombre de la Cooperativa.
f. Verificar que el monto expresado en nmeros sea igual al registrado en palabras.

El Encargado del Fondo Fijo deber al momento de rendir a la Gerencia, entregar el

comprobante de depsito con todos los registros detallados, adjuntando un sobre que
contenga los dineros a depositar, el cual deber sealar la fecha de recaudacin y el monto.
La Gerencia deber sumar el dinero existente en el sobre y cotejarlo con el monto sealado en
el comprobante de depsito entregado por el Encargado del Fondo Fijo. La Gerencia deber

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cotejar adems el monto de los dineros recepcionados con los Informes de Recaudacin y
dejar registro (firma) de dicha verificacin.

Los Informes sealados anteriormente debern ser firmados por el Encargado del Fondo y
por el Gerente, debiendo ser guardados diariamente en los archivos de recaudacin diaria. En
ausencia del Gerente la persona que deposita deber velar por el cumplimiento de lo sealado
en los prrafos anteriores. Los Informes de Recaudacin sealados anteriormente darn
lugar a la generacin de los registros contables correspondientes.

Segn la poltica de la Cooperativa, la Gerencia deber depositar los dineros ingresados a

caja a lo menos tres veces a la semana, no pudiendo mantener ms de cien mil pesos en
caja (adicional al fondo fijo), de un da para otro. Los dineros recaudados que no sean
depositados durante el da debern ingresar a la caja fuerte de la cooperativa para su
salvaguarda y custodia, a la espera de la realizacin del depsito correspondiente.

Se podr registrar en el comprobante de depsito, el nmero correlativo de los Informes de

Recaudacin, que generaron el depsito.

Una vez terminado el mes se realizar la Planilla de Cierre de Mes, la cual incluye los
dineros diarios abonados en el Banco por concepto de recaudacin diaria.

El ltimo da hbil de cada mes, la rendicin la har el Encargado del Fondo al Gerente,
despus del cierre del horario de atencin y antes de finalizar la jornada diaria de trabajo. Esta
actividad podr realizarse en la maana del siguiente da. Ser obligacin de la Cooperativa
enviar copia del arqueo de caja de fin de mes, efectuado por el Encargado del Fondo y
Gerente, el cual deber estar firmado y timbrado.

10. El Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber ser mantenido por la persona responsable, en
dinero efectivo (o cheques), dentro de una caja especialmente habilitada para tal efecto y
debidamente resguardada. Una vez terminado el horario de trabajo, la Caja Chica
Recaudadora deber quedar resguardada diariamente en la caja fuerte de la Cooperativa.

11. Los Egresos de dinero del Fondo Fijo de Caja Recaudadora sern slo por va de la
rendicin diaria, conforme a los informes de recaudacin.

12. La caja que contiene el Fondo Fijo de Caja Recaudadora debe en todo momento poseer
los dineros recepcionados por concepto de los ingresos generados durante el da, ms los
dineros entregados por la Resolucin de Asignacin de Fondo Fijo. En ningn caso se
deber guardar en dicha caja dineros personales, ni otros documentos que no correspondan.

13. El Gerente de la Cooperativa, tiene la facultad y el deber de fiscalizar el cumplimiento de lo

indicado en este Reglamento, pudiendo para ello usar los mecanismos de control que
correspondan, en donde se incluye la tcnica del arqueo sorpresivo. De igual forma, la tarea de
la revisin rutinaria y de control administrativo sobre los Fondos Fijos corresponder de igual
forma al Gerente de la Cooperativa.

Ser obligacin del Gerente realizar diariamente (al final del da o en la maana del da
siguiente) un arqueo de caja al Fondo Fijo de Caja Recaudadora.

Los miembros del Consejo de Administracin podrn participar como supervisores de los
arqueos sorpresivos (o diarios), pudiendo designar adems una persona externa a ellos, para
realizarlos. La ejecucin de estos arqueos deber desarrollarse sin perjudicar el normal
funcionamiento.

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14. El Gerente para realizar la revisin y control administrativo sobre el Fondo Fijo de Caja
Recaudadora, deber regirse por lo determinado en el presente Reglamento.

15. Las dudas surgidas al respecto, deber resolverla el Gerente. El Gerente slo aclarar dudas
y hechos ya consumados, situacin que si corresponde, se deber aplicar lo consignado en el
punto 7 de este Reglamento.

SOBRE LAS RENDICIONES DE CUENTAS

16. Al recibir el Gerente la rendicin para su aprobacin, sta debe estar debidamente preparada,
vale decir, firmada, fechada, con toda la documentacin de respaldo debidamente sumada y
con todos los conceptos claramente detallados. Si todos los documentos son aprobados debe
proceder a firmar todos los informes de recaudacin.

17. Si una rendicin es rechazada por el Gerente, sta debe ser devuelta al Encargado con la
indicacin del motivo del rechazo. El encargado deber rehacerla segn la indicacin del
Gerente. Si el rechazo implica la falta de fondos, el Encargado deber reponer de
inmediato el monto correspondiente segn se establece en el punto 7 del presente
Reglamento.

18. La reiteracin en la aprobacin de rendiciones por parte del Gerente que no se apeguen a lo
establecido en el presente instrumento, implicar la aplicacin de sanciones administrativas.

19. En el caso del Fondo Fijo de Caja Recaudadora asignado, las respectivas rendiciones
(Informes de Recaudacin) se debern remitir directamente al Gerente para su aprobacin, o
rechazo.

CIERRE DEL FONDO FIJO DE CAJA RECAUDADORA

20. Al penltimo da hbil de Diciembre de cada ao, todos los Fondos Fijos deben quedar
cerrados, excepto el Fondo Fijo determinado. Este cierre implica rendir todos los ingresos
incluyendo en la documentacin, la respectiva boleta de depsito bancaria. Se deber cerrar
el ao solo con el dinero destinado como Fondo Fijo, el cual se utiliza para entregar vuelto en
sencillo por los pagos percibidos de la venta de servicios.

21. Por efectos del cierre contable que debe realizarse anualmente, la fecha de cierre de recepcin
de dineros por parte del Fondo Fijo de Caja Recaudadora deber hacerse el antepenltimo
da hbil de diciembre de cada ao. Es hasta este da que la Cooperativa recepcionar
ingresos de dinero por caja.

DE LA VIGENCIA Y MODIFICACIONES AL PRESENTE REGLAMENTO

22. El presente Reglamento comenzar a regir a partir de la fecha de su difusin, la que se har
por escrito con la entrega de un ejemplar al Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia y al
Encargado de Fondo Fijo de Caja Recaudadora, quedando caducado cualquier otro instructivo
anterior que verse sobre esta materia.

23. Las modificaciones al presente Reglamento podr hacerlas el Gerente, quien deber solicitar el
visto bueno al Consejo de Administracin.

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24. Antes de la vigencia de las respectivas modificaciones que sufra este Reglamento, deber
informarse por escrito al Consejo de Administracin, Junta de Vigilancia y Encargado de
Fondo Fijo de Caja Recaudadora.

A continuacin firman en seal de aceptacin y aprobacin del presente Reglamento de Fondo

Fijo de Caja Recaudadora, los miembros presentes del Consejo de Administracin y el Gerente
de la Cooperativa,

Presidente Secretario
Consejo de Administracin Consejo de Administracin

Vicepresidente Consejero
Consejo de Administracin Consejo de Administracin

Consejero Gerente
Consejo de Administracin Consejo de Administracin

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ANEXO N 1
RESOLUCIN DE ASIGNACIN DE FONDO FIJO DE CAJA RECAUDADORA

Resolucin N 1/2014.

Los Lleuques, Comuna de Pinto, VIII Regin.

VISTOS:

El Reglamento de Fondo Fijo de Caja Recaudadora aprobado en Acta de Consejo

de Administracin Ordinaria N 1/2014, de fecha 25 de Junio de 2014, el cual tiene
como objetivo regular los procedimientos para la apertura y reintegro de Fondo
Fijo de Caja de Recaudacin y en general las polticas a utilizar con respecto a
dicho fondo.

CONSIDERANDO:

Que, de acuerdo a Solicitud de Resolucin efectuada en Acta de sesin Ordinaria

de Consejo de Administracin N 1/2014, de fecha 25 de Junio de 2014, donde
se estableci el nombre y cargo del funcionario responsable del Fondo Fijo de
Caja Recaudadora; su respectivo valor, y vigencia; la cual cumple con las
exigencias impartidas en el Reglamento de Fondo Fijo de Caja Recaudadora y
permite autorizar, se dicta lo siguiente:

RESOLUCIN:

1.- Establecer como encargado de dicho fondo a Mara Nathaly Oyarce

Saavedra, Cdula de Identidad N 16.784716-1, la cual ostenta el cargo de
Gerente.

2.- Autorizar la cantidad de $ 50.000. como monto para la creacin y reintegro

del Fondo Fijo de Caja Recaudadora.

3.- Establecer como vigencia de este fondo el 31 de diciembre de 2014.

Antese, comunquese y notifquese;

Firma Firma
Nelson Prez Ortz Edith Palma Villagra
Presidente Vice-Presidente
C.I. 3.085.545-0 C.I. 6.865.232-4

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ANEXO N 2
RENDICIN DIARIA DE FONDO FIJO DE CAJA RECAUDADORA

(ver formato Excel)

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ANEXO N 3

COMPROBANTE DE INGRESOS DIARIOS

Folio N ..

A objeto de contabilizar los ingresos recepcionados por el Fondo Fijo de Caja Recaudadora de la
empresa COOPEMAR LTDA., con fecha da , de de
20, se procedi confeccionar el presente Comprobante de Ingresos Diarios.

De acuerdo a lo anterior y visto los siguientes antecedentes:

N Tipo de Documento Cantidad Monto

TOTAL

La empresa COOPEMAR LTDA., ingresa a sus registros contables la suma de $.....................

( pesos), segn Rendicin de Fondo Fijo de Caja Recaudadora N .,
por los siguientes conceptos:

N Concepto Monto
1 Consumo de agua por cobrar
2 Servicios de alcantarillado por cobrar
3 Cuota de Incorporacin
4 Cuota de Participacin
5 Intereses o multas por atraso
6 Corte y reposicin
7 Conexin al Servicio de Agua
8 Conexin al Servicio de Alcantarillado
9 Traslado de Medidor
10 Multas por inasistencia de JGS
11 Otros

TOTAL

Depostense los fondos ingresados a la cuenta corriente nmero 43600009703 del Banco Estado,
de la comuna de San Clemente, segn depsito N

Gerente
COOPEMAR LTDA.