MATRIZ DE FLUJOS DE INFORMACION

OBJETIVO El propsito de esta matriz diagnstico es el de establecer y determinar los flujos de informacin en cada uno de los procesos y procedimientos de la Universidad del Pacifico, asi como para establecer la necesidades y relaciones de informacion con el entorno

NORMATIVIDAD APLICABLE: LEYES 87/1993 - 134 /1994 - 190/1995 - 594/2000 - 152 /1994 - 909/2004
BUSQUEDA Y CAPTURA DE INFORMACION GENERACION DE INFORMACION
Nomb

Electrnico (E)

Electrnico (E)
confidencial
Frecuencia Frecuencia

Informacin
re del

Externa (E)
Interna ( I )

Fsico ( F)

Fsico ( F)
Metodologa utilizada o Documento o medio Nombre del Cargos que pueden tener Documento o medio donde se
Denominacin del Informacin requerida para su Fuente de la Responsable de la Caractersticas que debe contener con que se Informacin que genera el con que se sistem
forma de captura de la donde se almacena la sistema o acceso a la informacin de almacena la informacin de Clientes de la informacin
Proceso desarrollo Informacin captura de la informacin la informacin captura la proceso genera la ao
informacin informacin aplicativo carcter confidencial salida
informacin informacin aplicat
ivo
Formato Plan anual de Accin
Solicitud por escrito Asesor de Planeacin
DIRECCIONAMIENTO Asesor de Planeacin Diligenciado en los formatos establecidos Formato Plan indicativo
Planes de Accion y Planes Indicativos Todos los procesos I-E Correo Electronico Trimestral E-F Office S Profesional de Planeacin Informes Trimestral Anuario Estadistico F-E Office Todos los Procesos
ESTRATGICO Profesional de Planeacin por cantidades y procentajes Formato Plan Anual de
Personalmente Rectora
Inversiones

Solicitudes escritas Directivos Universitarios, Comisin

Informacin oportuna, pertinenete y por medio
Comunicaciones Necesidades de las Dependencias Todos los proceos I-E Solicitudes Personales Director de Comunicacin Semanalmente Formatos de Solicitud y archivo E Formatos DVD S Nacional de T.V, Ministerio de Revistas Informativas Semestral Formato DVD E-F N:A Todos los procesos y comunidad en General
digital
Solicitudes por correo Educacin

MEJORA CONTINUA
Archivo y Correspondencia
DOCENCIA
Formato de solicitud de
Necesidades de Creacin Modificacin y Baja Aprobado por la instancia correpondiente y creacin o modificacin de
Solicitud directa a la Direccin de Listado Maestro de Documentos Segn Listado Maestro de Documentos
de documentos del Sistema de Gestin de Todos los Procesos I Direccin de Planeacin que corresponda con la estructura del Segn ocurrencia documentos y registros. F-E Office N Director de Planeacin E Office Todos los procesos
Planeacin Actualizado ocurrencia Actualizado
Calidad Sistema de Gestin de Calidad C/Procedimientos y
Formatos FINAGRO
Consulta de base de datos
- Solicitud de informacin por escrito o + Formato Control de
correo electrnico Correspondenica interna, Formato Control de Correspondenica
Correspondencia Externa e Interna Todos los procesos I- E - Consulta en archivo central Jefede Archivo y Correspondencia Segn requisitos correspondientes recibida y despachada. F-E Office (exel) S Jefe de Archivo, Secretaria y Auxiliar Listados, Informes, Alertas Diaria recibida y despachada. - E-F office Todos los procesos
- Los proveedores la radican en esta - Formatos de Inventario Formatos de Inventario Docuemental
Oficina. Docuemental
- Entrega perso
Correos Electronicos CRESUR
Rectoria
Encuestas Ofertas de Capacitacin
Direccion academica Rector Informacin oportuna, pertinenete y por medio Formato de Encuesta Registro y Control
Informe de seguimientos de Egresados I-E Solicitudes escritas. Semestral E=F Officce N Parametros de Diseo y rediseo Semestral Estableciendo E-F Office Todos los procesos
Bienestar Univeritario Docente digital y en lengaje conciso seguimiento de egresados Bienestar Universitario
Invitaciones. Curricular
Direccion Academica
Sicializaciones

Direccionamiento Radicaccion Secretaria de la direccion Planes de accion de los diferentes Direccionamiento estrategico
Plan de Accin Anual I Oportuna , Lenguaje consiso y veraz Anual Formato de Plan de accion E=F Oficce N Todos los procesos Anual Formato Plan de Accion E=F Office
Estrategico Correo Electronico academica Programas y Departamentos Evaluacion y Apoyo

Comunicados
Portafolio de programas y actividades de Director Academico Orientaciones esecificas para la
Bienestar Universitario I E=Mail Clara , presisa y veraz Semestral Archivo F N.A. N Todos los procesos Mensual N.A F=E Office Programas y Departamentos
Bienestar Universitario Directores de programas comunidad academicca
Personalmente

Electronica
Resultados de Investigacin Investigacion I Director Academico Pertinencia y medio Digital Semestral Archivo de Informes F=E Office S Lectura Mejoramiento de Planes de estudio Semestralmente N.A F=E Office Programas y Departamentos
E mail

Evalaucion
Personal Director de Docencia
Informes de Auditorias Evaluacion I-E Director Academico Oportuna , Lenguaje consiso, veraz, legible Semestralmente Archivo de Informes F = E N.A. S Planes de Mejoramiento Semestralmente Formato planes de Mejoramiento F=E Office Apoyo
E mail Auditado
Estrategico

Fax
Normatividad legislacion y decretos Ministerio, ICFES, Jefe de Regsitro y Control
Registro y Control Acadmco E Correo Elestronico, Pag Web Oportuna, Veraz Segn ocurrencia Archivo F-E PDF N Todos los procesos Circulares difusion de la Informacin Segn ocurrencia Archivo F-E Office Comunidad Educativa
reglamentarios Congreso Academico
Correo Personal

Directores de Programas
Va Web
Documentos y Requisitos de Inscripcin y Jefe de Regsitro y Control Documentacin completa y de acuedo a Director Acadmica Academ
Comunidad en General I-E Registros de Inscripcin Semestral Archivo Carpetas F-E Academusoft S Listados de Admisin Semestral Academusoft F=E Comunidad Educativa
Admisin Academico Secreataria exigencias Director Administrativ y Financiero usoft
Personal
Bienestar Universitario
Jefe de programas
Directores de Programas
Programas Jefe de Regsitro y Control Jefe de Control y Regsitro Academ
Solicitud de Matricula I Pag WEB, Correo electronico Oportuna, Veridica y Real Semestral Formato solicitud de Matricula F=E Academusoft S Listados de Clases Semestral Academusoft F=E Docentes
Academicos Academico Secreataria Estudiante usoft
Estuduantes
Docente
Jefe de programas
Jefe de Regsitro y Control Directores de Programas
Pag Web Jefe de Control y Regsitro Academ
Reporte de Calificaciones Docentes I Academico Secreataria y Oportuna y veraz Semestral Pag Web E=F Academusoft S Informes Academico Semestral Academusoft F=E Docentes
Entrega Personal Estudiante usoft
Directores de Programas Estuduantes
Docentes
Director Academico Director Academico Director Academico
Encuestras
Usarios y Comunidad Secreataria General Secreataria General Secreataria General
Necesidades de los usuarios y partes Interesadas I-E Buzon de Sugerencias Clara , presisa y veraz Diariio Formato de PQR F NA S Plan de mejora Segn criterio Sin definir F Office
en general Director Academico Director Academico Director Academico
Personal
Consejo Academico Consejo Academico Consejo Academico

Correos electronicos Director de Investigacin y Director de Investigacin

Ministerio de
Correo Certificadod Proyeccin Social Comsejo acadmico Directrices, Resoluciones y
INVESTIGACIN Lineamientos y politicas Nacionales y Regionales Educacin E Debe ser Oficial, Clara Segn ocurrencia Sin formalizar F N.A. N Segn ocurrencia Archivo F N.A Todos los procesos
Medios de Comunicacin como T.V, Asistente de Investigacin y Comit de investigacin deficiniciones
Colcienias
radicacin Personal proyeccin Social Docentes investigacdores

Director de Investigacin y
Poliricas de la Universidad y lineas de Consejo Superior, Correos electronicos Director de Investigacin Propuestas de Politicas, Ejercicios
I Proyeccin Social Oficial, clara y pertinente Segn ocurrencia Archvo F-E Office N Segn ocurrencia Archivo F Office Toodos los procesos
Investigacin de cada programa Consejo acadmico Documentos de Acuerdo Asistente de Investigacin de Planifiacin, Directrices
Asistente de Investigacin y
Director de Investigacin y
Director de Investigacin Propuestas de Proyectos y
Informacin de Investigacin Embajadas y ONG E Pag WEB, Correo electronico Proyeccin Social Oficial, oportuna y pertinente Segn ocurrencia Archivo F-E Office N Segn ocurrencia Archivo F Office Todos los Procesos
Asistente de Investigacin lineamientos
Asistente de Investigacin y
Director de Investigacin y
Director de Investigacin Propuestas de Proyectos y
PROYECCIN SOCIAL Informacin de Investigacin Embajadas y ONG E Pag WEB, Correo electronico Proyeccin Social Oficial, oportuna y pertinente Segn ocurrencia Archivo F-E Office N Segn ocurrencia Archivo F Office Todos los Procesos
Asistente de Investigacin lineamientos
Asistente de Investigacin y
Director de Investigacin y
Necesidades de Informacin del Secrtor y Gremios o sectores de Director de Proyeccin Social Directrices, Resoluciones y
E Boletines, Radicacin de Documentos Proyeccin Social Oficial, oportuna y pertinente Segn ocurrencia Archivo F N.A. N Seguun ocurrenciaArchivo F-E Office Todos los procesos
comunitario de la regin la Regin Asistente de Proyeccin Social deficiniciones
Asistente de Investigacin y
Director de Binenestar
Encuestas
Coordinadores de reas
BIENESTAR Sugerencias para la realizacin de Solicitudes escritas Planillas Plan de accion
Todos los Procesos I Secretarias Pertinencia con la comunidad Universitaria Semestral F NA N Todos los procesos Semestralmente Plan de accin F-E Office Todos los procesos
UNIVERSITARIO actividades Plan de accin Institucional Archivo Plan actividades
Enfermeras
Invitaciones
Jefe de Archivo y correspondencia
Entrega personal por parte Secretario Director Administrativo y Financiero Formato de Ejecucicion de Gastos y
Presupuesto Acuerdo de Presupuesto para la Vigencia Consejo Superior I Cantidades y cifras reales y veridicas Anual Archvo E Oficce N Todos los procesos Ejecucion de Gastos e Ingreso Mensual F=E Office Todos los procesos
General Asistnte Administrativo y Financiero Ingresos
Director Administrativo y Financiero
Ministerio de Correo Certificado Rectora
Tesoreria Orden de Pago para la Vigencia E Tesorera Cantidades especificas Mensual Archivo Interno F=E N.A. N Informe de Ingreso Mensual Formato de Ingresos F=E Office Contabildiad y presupuesto
Educacin Nacional E-mail Jefe de presupuesto
Contabilidad
Solicitud escrita
Necesidades de los Usuarios, Programas, Por Visualaizacin colecciones Ser pertinente a las necesidades de la Institucin
Bibioteca Usuarios I-E Director de Biblioteca Formatos de Solicitud F S Solo Consulta Catalogo SABUC 8 Diaria Catalogo SIABUC 8 E Siabuc 8 Todos los usuarios Externos e internos
Docentes y los vacios de las condiones Solicitud de Informacin insatifechas por mes
Usuarios Radican la Solicitud