BITCORA DE OBRA

ANOTACIONES

Este documento tiene por objeto ser una referencia para los responsables de anotar en las bitcoras de
obra a fin de tener notas claras y precisas, y evitar posibles supuestos cuando se presente algn
problema de no era lo que queria decir, quise decir esto.... o era en este lugar, etc..

El contenido de cada nota lo seala el inciso IV del artculo 94 del Reglamento de la Ley de Obras
Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, que a la letra dice:

El contenido de cada nota deber precisar, segn las circunstancias de cada caso: nmero, clasificacin,
fecha, descripcin del asunto, y en forma adicional ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia
econmica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la
nota que se contesta.

Nmero:
Todas las notas deben numerarse en forma seriada consecutivamente, respetando el orden sin
excepcin. Esta regla tiene por objeto su identificacin inequvoca cuando se requiera, por lo que no debe
existir una nota sin nmero.

Clasficacin:
A continuacin se sugiere una forma de clasificar las notas, primeramente por la fase y en segundo
trmino el tema, esto va a permitir facilitar la bsqueda de una nota en particular.

Fecha:
Este dato es muy importante porque es el que va a permitir tomar como referencia cuando se este
marcando algn plazo, deber de ser por cada nota sin excepcin.
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CLASIFICACIN DE NOTAS

FASE DE OBRA TEMA

Inicio de los Trabajos Solicitud de la contratista

General Generadores de Obra Incumplimientos
Planeacin Estimaciones Recepcin de Obras o Servicios
Arquitectnico Deductivas Control de Obras y Servicios
Civil-Estructural Ajuste de Costos Accidentes e incidentes
Elctrica Retencin Econmica y/o Aplicacin de Penas Personal
Instrumentacin Convencionales Obra extraordinaria y/o adicional
Mecnica Reclamaciones Permisos de trabajo
Proceso Controversias Tcnicas
Seguridad Industrial Suspensin y Reanudacin de los Trabajos
Tuberas Terminacin Anticipada
Pruebas Hidrostticas Ordenes de cambio
Pruebas y Arranque Convenios Modificatorios o Adicionales de
Desarrollo de Ingeniera Contratos
Precios Unitarios Extraordinarios
Rescisin del Contratos
Avances Fsicos-Financieros
Programas de obra
Defectos de la obra
Estado del tiempo
Ordenes o instrucciones a la contratista
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ANOTACIONES
Descripcin del asunto:
Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota e iniciarse diciendo SE
INFORMA, SE ORDENA SE INSTRUYE, SE VERIFICA, SE CERTIFICA, SE AUTORIZA, SE
CANCELA, SE TERMINA, SE SOLICITA, SE VALIDA, SE NOTIFICA, etc.. y a continuacin escribir
el asunto que motiva a la nota o el motivo de la orden que se emite, por ejemplo: SE VERIFICA la pintura
de los pisos..., SE ORDENA la sustitucin del equipo..., SE AUTORIZA el acceso a las instalaciones
....., SE VALIDA el oficio XYX de fecha xxyyzz, SE SOLICITA mediante oficio xyz de fecha xxyyzz
permiso para trabajos peligrosos....., etc..

Ubicacin (fsica):
En este dato se debe procurar precisar el lugar en forma clara, para evitar que se preste a eludir
responsabilidades, en el sentido de decir: es que yo haba entendido que era en otro lado, pense que
era aqu, etc.., por lo que hay que mencionar la ubicacin con datos que sean suficientes para localizar
con datos (proceso, coordenadas, rea, equipo, plataforma, planos, croquis, etc..) que no dejen lugar a
dudas.

Causa:
A continuacin de la ubicacin, en su caso, se debe mencionar las causas del problema o de la
observacin, en forma breve pero con precisin haciendo referencia a alguna especificacin, plano,
orden, instruccin que no se observaron o cumplieron, lo que motiv la deficiencia.

Solucin:
Despus de hacer ver las causas del problema, hay que solicitar, proponer u ordenar una solucin, por lo
que hay que anotar las acciones que se requieren para solventar el problema, con todos los datos que
sean necesarios para su correccin, precisando en especificaciones, planos, etc..
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Plazo:
Como consecuencia de las acciones que se le indiquen al contratista para dar solucin al problema u
observacin, hay que establecerle un plazo mximo para que las lleve a cabo, considerando uno que sea
factible de cumplir, sealando una fecha fija, por ejemplo: ...........para llevarlo a cabo tendr un plazo a
partir de esta fecha hasta el 25 de noviembre prximo, evitando no ser precisos como decir para la
semana prxima.

Prevencin:
Esta es una parte importante de una nota y en la que de seguro se le presta una menor atencin, cuando
un buen residente y/o supervisor toma conciencia de la importancia de este asiento es cuando se crece,
ya que si se ha encontrado el origen del problema, se saben sus causas y se ha determinado una
solucin, con toda esta informacin y experiencia se pueden tomar las medidas preventivas para que no
vuelva a presentarse otro caso igual.

As una bitcora puede ser tomada como base de conocimiento que muy pocas veces es usada para este
fin, y que pueda servirle a otros residentes y/o supervisores para tomar las lecciones aprendidas y as
todos ir creciendo y aprendiendo de todos.

Consecuencia econmica y responsabilidad si la hubiere:

Esta puede ser la ltima parte del texto de una nota, donde se debe sealar el rea responsable de cubrir
los costos, cuantificando los volmenes de materiales y de trabajo.
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Fecha de atencin:
En los casos en que se deje constancia del cumplimiento de algn evento, orden, instruccin, etc.. o se
este contestando y cerrando una nota, se debe de anotar la fecha en que se le dio atencin, lo que va a
permitir tener una referencia de los plazos y tiempos transcurridos, al tener un principo y un final.

Referencia:
El residente y/o supervisor debe prestar especial atencin en este punto para tener un buen control de las
notas, tal y como lo establece el Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con
las Mismas, en su inciso XI del artculo 95, que dice:

Todas las notas debern quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solucin ser posterior,
debiendo en este ltimo caso, relacionar la nota de resolucin con la que le d origen.

Por esta razn, de ser el caso se deber de poner a cada nota una referencia de la nota que le dio origen.

Tambin para cada nota se deber de referenciar si esta abierta o cerrada.

Qu entendemos por nota abierta o cerrada?

Una nota abierta es cuando del asunto de que se trate se desprendan acciones posteriores que se deban
de verificar y/o cumplir por cualquiera de las partes, como podran ser instrucciones, ordenes, reclamos,
procedimientos, etc.., la que deber cerrarse con otra nota posteriormente.

Y una nota cerrada es la que no requiere una accin posterior.

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Seguimiento de las notas:
Aunque se sabe que como en todas las cosas cada quien tiene su forma de ordenar y controlar sus
cosas, y para muchos esto es irrelevante, no est dems dar unos tips para llevar el control manual de las
notas abiertas que requieren alguna solucin as como del cumplimiento de plazos y fechas que se
deben de vigilar, para esto se propone lo siguiente:
Los seguimientos deben de manejarse independientes y fuera de la bitcora, ya sea en una libreta o
aprovechando la computadora en la aplicacin de excel o cualquier otra, de lo que se trata es llevarlo de
la forma que ms se le facilite.
En el caso de una libreta del lado izquierdo, primera columna, se va a asentar el nmero de nota (una por
rengln), en la siguiente columna se describir en forma breve la descripcin del asunto o el punto a
cumplir, en la tercera columna se anota la fecha en que vence el plazo, esto nos va a permitir verificar
todos los das las notas prximas a vencerse con la finalidad de tomar acciones preventivas o
simplemente verificar con el contratista su cumplimiento, en la cuarta columna, poner la leyenda de
CUMPLIDO o PENDIENTE, segn sea el caso, y en la quinta columna el nmero de nota que la da por
cerrada o concluda, y por ltimo en una sexta columna, de ser el caso, el nmero de nota en que se
reclama dicho incumplimiento (ver tabla 1). Con este proceso tan simple podremos estar seguros de llevar
un buen control de las notas y evitar olvidos que compliquen los finiquitos de los contratos.

FECHA
No. DE NOTA(S) DE NOTA(S) DE
DESCRIPCIN DE LA NOTA VENCIMIENTO ESTADO
NOTA ATENCION SEGUIMIENTO
DE PLAZO

0001 Notificacin de anomala en lnea de descarga de 16 8/Mayo/05 Cumplido 0002

0005 Cambio de maquinaria 24/Mayo/05 Incumplido 0015

0015 Cambio de maquinaria 30/Mayo/05 Cumplido 0020

Tabla 1
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ANOTACIONES
Ejemplo 1:

No. de Contrato:

Hoja No. 0001

(Nmero) Nota: 0001 (Fecha) 04 de Mayo de 2005 (Nota: abierta)
(Clasificacin) Fase Tuberas Tema Defectos de la Obra

(Descripcin del asunto) Se notifica al Contratista que existen anomala(s) en la ejecucin de los trabajos (En caso de ser por
oficio se indicar nmero y fecha), la(s) cual(es) se describen a continuacin:
a) Como resultado de la inspeccin radiogrfica existen defectos de falta de penetracin y quemaduras en las soldaduras No.
16A, 16B y 16C, (Ubicacin) localizadas en la lnea de descarga de 16 pulgadas de dimetro entre las coordenadas 0 + 100 al 0
+ 150, del separador horizontal TH-5, localizado en el plano No. TUB-01.
(Causas) Las causas se debieron a defectos del material (varilla de soldar) al contener mucha humedad por no estar almacenados
en el horno adecuado.
Deber (Solucin) dar solucin a esta anomala realizando las reparaciones de las soldaduras respectivas, utilizando para ello un
material de calidad de acuerdo a las especificaciones.
Se requiere que termine estas reparaciones a ms tardar el (Plazo) 8 de mayo de 2005, para poder iniciar las pruebas
hidrostticas de la lnea sealada anteriormente.
Como (Prevencin) medida preventiva deber solicitar la inspeccin del material (varilla de soldadura), antes de dar inicio a
cualquier trabajo de soldadura, sin menoscabo de cambiar el horno de almacenamiento del material.
Le manifiesto que es necesario evitar al mximo este tipo de situaciones lo cual representa un (Consecuencia econmica) costo
econmico para su empresa y su (Responsabilidad) responsabilidad si las hubiera.
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ANOTACIONES
Ejemplo 2:

No. de Contrato:

Hoja No. 0002

(Nmero) Nota: 0002 (Fecha) 07 de Mayo de 2005
(Clasificacin) Fase Tuberas Tema Defectos de la Obra
Referencia: Nota 001

Se verific la(s) reparacin de la(s) anomala(s) comunicada en nota de bitcora No. 0001 (En caso de ser por oficio se
indicar nmero y fecha), relativa a las soldaduras No. 16A, 16B y 16C, ubicadas en la lnea de descarga de 16
pulgadas de dimetro entre las coordenadas 0 + 100 al 0 + 150, del separador horizontal TH-5, localizado en el plano
No. TUB-01, causadas por defectos del material (varilla de soldadura). (fecha de atencin) Las correcciones fueron
ejecutadas y atendidas con esta fecha en tiempo y forma por el Contratista.

Con la presente nota queda cerrada la nota No. 0001.