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Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Manual de gestin de
proyectos de
ejecucin nacional

Edicin marzo de 2008

Consultable en http://www.pnud.org.gt/frmNEX.aspx
Manual de Gestin de Proyectos de Ejecucin Nacional
Tabla de contenido
Edicin: marzo de 2008

CONTENIDO

PREFACIO

INTRODUCCIN

CAPTULO I, MARCO INSTITUCIONAL Y LEGAL

CAPTULO II, MARCO PROGRAMTICO

CAPTULO III, RECURSOS HUMANOS

CAPTULO IV, ADQUISICIN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS CIVILES

CAPTULO V, RECURSOS FINANCIEROS

CAPTULO VI, AUDITORA

SIGLAS, ABREVIATURAS Y GLOSARIO

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - Guatemala


Manual de Gestin de Proyectos de Ejecucin Nacional
Prefacio
Edicin: marzo de 2008
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PREFACIO

1. Este Manual est dirigido a las instituciones y organismos que acten como Organismo
Nacional de Ejecucin o como Socio Implementador 1 y que, por lo tanto, tienen bajo su
responsabilidad la ejecucin tcnica y administrativa de un proyecto de cooperacin para el
desarrollo en el marco del Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el De-
sarrollo y el Gobierno de la Repblica de Guatemala, suscrito el 20 de julio de 1998 y
aprobado por el Congreso de la Repblica de Guatemala mediante el Decreto nmero
17/2000 del 29 de marzo de 2000.

2. El propsito de este Manual es presentar las normas y procedimientos aplicables a la


gestin de los insumos para la obtencin de los resultados en proyectos ejecutados bajo la
modalidad de ejecucin nacional, particularmente cuando una institucin estatal acte
como Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador. Por lo tanto, ste ser
responsable de la gestin de insumos (contratacin de recursos humanos, adquisicin de
bienes y servicios, etc.) y de llevar adelante los correspondientes procedimientos (como por
ejemplo, invitaciones a licitar o a la presentacin de ofertas, seleccin de recursos huma-
nos, evaluacin de dichos procesos y la firma de los contratos resultantes) conforme a los
procedimientos establecidos en este Manual. La responsabilidad por la ejecucin de los
proyectos recae en el Gobierno de Guatemala, segn lo establecido en el Acuerdo mencio-
nado, y en el Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador, de acuerdo a lo
que se haya estipulado en el documento del proyecto.

3. La ejecucin de proyectos de cooperacin tcnica por el Gobierno (en lo sucesivo,


proyectos PNUD) requiere que la institucin estatal que acte como Organismo Nacional de
Ejecucin o Socio Implementador disponga de la capacidad tcnica y administrativa necesa-
rias para asumir la responsabilidad de movilizar y aplicar eficazmente los insumos con el fin
de alcanzar los resultados esperados.

4. El cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual corresponde a la


necesidad de asegurar un control presupuestario y financiero apropiado, as como la prepa-
racin y presentacin de informes contables de avance a ser aprobados por las instancias
pertinentes.

5. Estas normas sern de aplicacin para los proyectos de ejecucin nacional independiente-
mente de su financiacin. El mismo pude provenir de recursos propios del PNUD, de costos
compartidos provenientes del Gobierno, de instituciones multilaterales de financiamiento o
de otras fuentes. No obstante, para proyectos que cuentan con recursos de organismos
multilaterales de financiamiento, de existir discrepancia entre algunos de los procedimien-
tos de este Manual y las disposiciones de los contratos y convenios de prstamo suscritos,

1
Las definiciones de Organismo Nacional de Ejecucin y de Socio Implementador son usadas para dos
modalidades de operacin diferentes. La primera corresponde a la modalidad no armonizada; mientras que la
segunda, a la armonizada. En la Introduccin se hace referencia a estas modalidades de operacin.

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deber cumplirse lo que est establecido en el acuerdo existente entre el PNUD y el orga-
nismo financiero de que se trate. Adicionalmente, en lo relativo a la auditora de los pro-
yectos, se debern observar tanto los procedimientos de los organismos multilaterales de
financiamiento, como los del PNUD.

6. En el caso que algunos de los procedimientos sealados en este Manual fuera objeto de
revisin o actualizacin, el PNUD y el Gobierno lo comunicarn por va oficial escrita a los
Organismos Nacionales de Ejecucin o Socios Implementadores.

7. Este Manual formar parte integral del documento del proyecto, tanto del documento de
proyecto en s, como cuando ste est conformado por el Plan de Accin del Programa de
Pas (CPAP, por sus siglas en ingls) y al Plan Anual de Trabajo (AWP, por sus siglas en
ingls) respectivo.
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Introduccin
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INTRODUCCIN

1. La Asamblea General ha instado al Sistema de las Naciones Unidas (SNU) a: (i) proveer
apoyo efectivo a nivel de pas para la ejecucin de proyectos de ejecucin nacional; (ii)
descentralizar las actividades de ejecucin a nivel de los pases; (iii) lograr mayor coordina-
cin con las agencias especializadas del SNU en la ejecucin nacional; y (iv) simplificar y
armonizar los procedimientos. La Asamblea General, adems, ha reiterado que la ejecu-
cin nacional debe ser la norma que rija para los proyectos apoyados por el Sistema de las
Naciones Unidas, tomando en cuenta las necesidades y capacidades de los pases recepto-
res. 2

2. El Consejo de Administracin del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo


(PNUD) ha destacado reiteradamente que la ejecucin de proyectos por los gobiernos es un
medio efectivo de lograr la formacin de capacidades y de fomentar la sostenibilidad de sus
instituciones. 3

3. A partir de tales decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administracin, la


Direccin del PNUD en Guatemala, en consulta con la Direccin Regional para Amrica
Latina y el Caribe del PNUD, estim conveniente elaborar este manual, en el que se reflejan
las polticas y los procedimientos corporativos del PNUD y la experiencia acumulada en
Guatemala y otros pases de la regin en la ejecucin de proyectos bajo la modalidad de
ejecucin nacional.

4. A fin de definir el contexto legal de cada proyecto, se elaborar y aprobar un documento


del proyecto 4 . Este documento de proyecto constituye el instrumento al que hace referen-
cia el Artculo I, numeral 1 del Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo y el Gobierno de la Repblica de Guatemala, suscrito el 20 de julio de 1998 y
aprobado por el Congreso de la Repblica de Guatemala mediante el Decreto nmero
17/2000 del 29 de marzo de 2000. Las formas de asistencia y los servicios de apoyo que el
PNUD ofrece al Gobierno de Guatemala, en el marco de un proyecto de cooperacin tcni-
ca, incluso los prestados con el financiamiento de otras fuentes distintas al PNUD que fue-
ran aprobados, son aquellas formas enumeradas en el Artculo II del Acuerdo mencionado.

5. A los efectos de simplificar y armonizar su cooperacin, el PNUD ha puesto en vigencia


nuevas Guas de Programacin. Mediante la aplicacin de stas, en el marco de la pro-
gramacin conjunta de los programas y proyectos del SNU, se definir un Programa de
Pas (CP, por sus siglas en ingls), que ser ejecutado conforme se defina en el Plan de
Accin del Programa del Pas (CPAP, por sus siglas en ingls). Para el caso de Guatemala,
se espera contar con un CPAP firmado por el Gobierno de Guatemala una vez concluya todo

Asamblea General: Resolucin 47/199. Informe A/47/723 del 22 de diciembre de 1992.


2
3
Decisiones del Consejo de Administracin del PNUD 90/21 y 91/27 sobre ejecucin de los proyectos del PNUD por
los gobiernos.
En el caso de la modalidad armonizada de operacin, el documento de proyecto est constituido por el Plan de
4

Accin para el Programa de Pas (CPAP) y el Plan Anual de Trabajo (AWP).

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Introduccin
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todo este proceso de definiciones, muy probablemente a finales de 2009. Entonces, Gua-
temala ser, conforme a esta terminologa, un pas armonizado y los proyectos que ejecu-
te bajo el marco del CPAP, proyectos armonizados, lo que implicar la aplicacin de nue-
vos procedimientos de ejecucin, que se describen en este manual. Mientras el pas no
est armonizado, se aplicarn otros procedimientos, que tambin se describen aqu.

6. Para que las actividades del PNUD sean llevadas a cabo bajo la modalidad operacional
armonizada, se darn cambios en los trminos hasta ahora utilizados. El trmino ejecu-
cin se redefine como la responsabilidad mxima y la apropiacin en trminos generales
de las actividades del programa del PNUD a nivel de pas. El Gobierno, a travs de la auto-
ridad coordinadora correspondiente es quien ejecuta y, por lo tanto, quien es el responsa-
ble de las actividades programticas que acuerda con el PNUD al aprobar y firmar el CPAP.
Todas las actividades comprendidas en el CPAP son, consecuentemente, de ejecucin
nacional. El trmino implementacin es tambin redefinido como la conduccin gerencial
y el desarrollo de actividades del programa para alcanzar los resultados especificados en el
CPAP. Para los propsitos de implementar tales actividades, el PNUD firma Planes Anuales
de Trabajo (AWP, por sus siglas en ingls) con los Socios Implementadores.

7. No obstante, para los efectos de facilitar el camino que permita llegar a la modalidad
armonizada, este manual cubre tanto los procedimientos aplicables mientras se termina de
recorrer ese camino, como los que entonces habrn de aplicarse. As, por de pronto se
hablar de Organismo Nacional de Ejecucin, entendido en el sentido que todava tiene al
firmar un documento de proyecto individual, pero ms adelante, de Socio Implementa-
dor. 5

5
En el perodo previo a la firma de un nuevo CPAP, se entender como ejecucin nacional la que est a cargo de
instituciones estatales u organizaciones no gubernamentales, las que en calidad de organismos nacionales de
ejecucin, tendrn la plena responsabilidad de alcanzar los resultados previstos en los proyectos respectivos, as
como de su manejo administrativo y financiero. Luego de la firma del nuevo CPAP, la ejecucin nacional correspon-
der al Gobierno de Guatemala, representado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, y la implementacin de las
mismas ser responsabilidad de los Socios Implementadores, que podrn ser instituciones estatales, organizaciones
no gubernamentales y agencias del Sistema de las Naciones unidas. Estas tendrn la responsabilidad de alcanzar los
productos y los productos especficos que se les haya encomendado.
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Captulo I: Marco Institucional y Legal
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I. MARCO INSTITUCIONAL Y LEGAL

1. Las acciones que desarrolle el Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador


estarn regidas por el Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarro-
llo y el Gobierno de la Repblica de Guatemala 6 (referido aqu como Acuerdo Bsico),
suscrito el 20 de julio de 1998 y aprobado por el Congreso de la Repblica de Guatemala
mediante Decreto nmero 17-2000, del 29 de marzo de 2000, y por el respectivo documen-
to de proyecto, con exclusin de toda legislacin que le hubiere sido aplicable de no mediar
dicho Acuerdo, comportando con ello su sustraccin de la esfera de la normativa interna,
pero al solo efecto de su desempeo como organismo de ejecucin del proyecto.

2. En cumplimiento de la poltica del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo


(PNUD) de asegurar la transparencia en la ejecucin de los proyectos que reciben su asis-
tencia, y sin perjuicio del principio establecido en el numeral precedente, el Director Nacio-
nal del proyecto estar obligado a poner a disposicin de los entes de control del Estado la
informacin relativa a la ejecucin del proyecto que le fuere solicitada por ellos.

3. La aplicacin del Acuerdo Bsico en cuanto a privilegios e inmunidades, y de la normativa


especfica contenida en el documento de proyecto a las actividades previstas en l no se
extiende a las responsabilidades personales del Director del proyecto, funcionarios pblicos
y dems personas afectadas o contratadas localmente para realizar tareas en los proyectos.

4. Los individuos contratados en el marco de proyectos con Contratos de Servicio (relativos a


obra o servicios) o Acuerdo de Servicios Especiales (relativos a obra o servicios), no son
considerados funcionarios ni oficiales del Programa de las Naciones Unidas para el Desarro-
llo, a los efectos de la Convencin de Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas del
13 de febrero de 1946. En algunos casos, se les puede otorgar el status de expertos en
misin en el sentido de la Seccin 22 del Artculo VI de la Convencin. Esta determinacin
es hecha en cada caso por el Secretario General de las Naciones Unidas, quien tiene la
autoridad para determinar la inmunidad en nombre de la Organizacin. En este sentido, si
un consultor debe viajar en nombre del PNUD, le puede ser otorgado un certificado de
Naciones Unidas de acuerdo a la Seccin 26 Artculo VII de la Convencin.

5. Los conceptos bsicos aplicables a la ejecucin nacional de proyectos se describen a


continuacin:
a) Marco institucional:
o El programa y los actores responsables:
El Programa ser de ejecucin nacional, bajo la coordinacin general del Ministe-
rio de Relaciones Exteriores, quien, previo dictamen tcnico de la Secretara de Plani-
ficacin y Programacin de la Presidencia de la Republica, tiene la responsabilidad de
coordinar y avalar los convenios suscritos entre los organismos internacionales y el
Gobierno de Guatemala.

6
En este documento cuando se hace referencia a Gobierno de la Repblica de Guatemala, se entiende que es el
Estado de Guatemala, al que ste represent en el Acuerdo Bsico.

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Captulo I: Marco Institucional y Legal
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A partir de que el Gobierno de Guatemala firme el nuevo Plan de Accin del Pro-
grama del Pas (CPAP, por sus siglas en ingls), las instituciones nacionales como mi-
nisterios, entidades autnomas y descentralizadas (incluidos los municipios), los or-
ganismos Legislativo y Judicial, as como organizaciones no gubernamentales (ONGs)
y agencias del Sistema de Naciones Unidas sern los responsables de la ejecucin de
las actividades del programa, y como tales sern llamados Socio Implementador. De
esta manera, el Gobierno de Guatemala designar la institucin que ser directamen-
te responsable por la intervencin del Gobierno en cada proyecto, tal como estableci-
do en cada Plan Anual de Trabajo (AWP). Los Planes Anuales de Trabajo describirn
los resultados especficos a alcanzar, y constituirn el acuerdo entre el PNUD y cada
Socio Implementador sobre el uso de los recursos. En el perodo previo, la ejecucin
nacional estar ligada a los Organismos Nacionales de Ejecucin.

o Documento del proyecto:


Cuando se apliquen los nuevos lineamientos de Programacin del PNUD, el Plan
Anual del Programa de Pas (CPAP) junto con el Plan Anual de Trabajo (AWP) que
ser parte del CPAP, constituirn en conjunto el documento de proyecto referido en el
Acuerdo Bsico. Previamente a ello, se entendern como documentos de proyecto los
especficos que sean firmados como corresponde.

o Posibilidad de asistencia en la ejecucin nacional:


Si la capacidad del Gobierno no le permite desempear integralmente las funcio-
nes propias del proyecto, pueden convenirse los siguientes arreglos alternativos y/o
complementarios:
Apoyo del PNUD: El Organismo Nacional de Ejecucin o el Socio Implementador
pueden solicitar el apoyo del PNUD para la provisin de insumos. Los arreglos que se
convengan deben ser parte del documento de proyecto, en el contexto de apoyo a la
ejecucin nacional. Cuando le preste servicios de apoyo para la implementacin de las
actividades acordadas en el marco del Proyecto, el PNUD se regir exclusivamente por
sus normas y procedimientos.
Otros socios responsables: El Organismo Nacional de Ejecucin o el Socio Imple-
mentador puede solicitar la participacin de las Agencias Especializadas del Sistema de
las Naciones Unidas u otros socios para la provisin de determinados insumos.

b) Marco legal:
o Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y el Gobierno de
la Repblica de Guatemala (Acuerdo Bsico):
Los trminos de la relacin entre el PNUD y el Estado de Guatemala se encuen-
tran ajustados por el Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el De-
sarrollo y el Gobierno de la Repblica de Guatemala suscrito el 20 de julio de 1998 y
ratificado por el Congreso de la Repblica de Guatemala mediante Decreto nmero
17-2000, del 29 de marzo de 2000.
Las formas de asistencia y los servicios de apoyo que el Programa de las Nacio-
nes Unidas para el Desarrollo ofrece al Estado de Guatemala, en el marco de un pro-
yecto de cooperacin tcnica en las diversas reas de desarrollo social, econmico y
tecnolgico, incluso los prestados con financiamiento de otras fuentes distintas al
PNUD que fueren aprobados expresamente por ambas partes, son aquellas formas
enumeradas en el Artculo II del Acuerdo Bsico.
A travs de la suscripcin del Acuerdo Bsico, el Gobierno guatemalteco se com-
prometi a la aplicacin, respecto del PNUD, de la Convencin sobre Prerrogativas e
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Inmunidades de las Naciones Unidas, aprobada por el Congreso de la Repblica el 30


de mayo de 1947, por medio del Decreto 0412.

o Resolucin de la Asamblea General:


Resoluciones de la Asamblea General 47/199 y 44/211.

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Captulo II: Marco Programtico
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II. MARCO PROGRAMTICO

A. INTRODUCCIN

1. Los ciclos de vida de un programa y de un proyecto son procesos que brindan al PNUD la
capacidad de lograr resultados. Dentro de estos procesos se desarrollan una serie de accio-
nes, entre las que se incluyen la definicin de una clara jerarqua de resultados y un conti-
nuo monitoreo de los logros con respecto a los resultados especificados. Por lo tanto, el
monitoreo y la evaluacin del progreso y de los logros de la organizacin estn integrados
en los ciclos de vida de programa y de proyecto. La gestin eficiente de los ciclos de vida
permitir a los responsables asegurar la rendicin de cuentas con respecto al uso de los
recursos asignados, con el fin de generar los resultados y productos esperados. Tambin
proporcionar una base clara para la toma de decisiones y la acumulacin de lecciones
aprendidas a partir de la experiencia, lo que permitir guiar futuras intervenciones en el
mbito del desarrollo.

2. El Grfico 1 ilustra las relaciones que se presentan entre el ciclo de programacin de la


SNU, el ciclo de programacin del PNUD y el ciclo de proyectos del PNUD en Guatemala.

Grfico 1

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3. El ciclo de programacin del Sistema de las Naciones Unidas (SNU) para Guatemala incluye
las etapas en las cuales se establecen y miden los resultados en cuanto al alcance de las
prioridades de desarrollo nacional que sean concordantes con los Objetivos de Desarrollo
del Milenio (ODM), con el gobierno y con todos los asociados para el desarrollo de orga-
nismos de la ONU. Los resultados que se esperan de los miembros del Equipo de las Nacio-
nes Unidas de Asistencia al Pas, incluidos el PNUD y sus Fondos y Programas Asociados, se
identifican como los resultados y los productos esperados por parte del Equipo de las Na-
ciones Unidas de Asistencia al Pas (UNCT, por sus siglas en ingls), y estn formalmente
aceptados por el gobierno en la matriz de resultados del Marco de Asistencia de las Nacio-
nes Unidas para el Desarrollo (UNDAF, por sus siglas en ingls).

4. El ciclo de programacin del PNUD para Guatemala se relaciona con el alcance de


resultados obtenidos por medio de las intervenciones del PNUD. El Plan Estratgico apro-
bado por la Junta Ejecutiva del PNUD define el marco general de trabajo dentro del cual el
PNUD puede cooperar en Guatemala.

5. El ciclo de proyectos del PNUD define las etapas para el logro de los productos que se
requieren para alcanzar los resultados a nivel de programa por medio de las intervenciones
del PNUD.

6. Arreglos de gestin para proyectos: Para asegurar la responsabilidad del PNUD con
respecto a la programacin de actividades y a la utilizacin de los recursos, al mismo tiem-
po que se formula el proyecto, deben ser establecidas las modalidades de gestin apropia-
das y la supervisin de las actividades de programacin.

7. Las modalidades de gestin y supervisin requieren, como mnimo, de las funciones o roles
que se describen en los prrafos siguientes y que presentan en el organigrama del Grfico
2 (en la pgina siguiente).

8. Junta del Programa de Pas: Es responsable de la supervisin del Plan de Accin del
Programa Pas (CPAP, por sus siglas en ingls), de la integracin de los resultados indivi-
duales dentro del PNUD y de su contribucin a los esfuerzos generales del Equipo de las
Naciones Unidas de Asistencia a Guatemala, si corresponde. La Junta del Programa del
Pas, se compone, como mnimo, del Secretario(a) a cargo de la Secretara de Planificacin
y Programacin de la Presidencia de la Repblica (SEGEPLAN) y del Director(a) de Pas del
PNUD en Guatemala. De existir un fuerte nfasis y darse importancia a un rea temtica
especfica del Programa del pas, tambin es posible invitar a un representante de alto nivel
del ministerio que correspondan, segn el tema.

9. Gerente del Programa: Este papel tiene la responsabilidad de la gestin y el logro de los
resultados del Programa. Por medio de la gestin del ciclo de vida del Programa, evala si
el progreso de las intervenciones satisface los resultados del Programa, por medio de una
gestin eficiente y eficaz de los recursos. El monitoreo de las interdependencias entre pro-
yectos y los cambios de gestin al interior de los mismos y entre ellos, constituir un rea
de inters fundamental para el cumplimiento de la mencionada funcin. La Direccin de
Pas del PNUD, por definicin, cumple el papel de Gerente del Programa y puede asignar
dicha funcin a otros directores superiores del PNUD, segn se requiera.
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10. Organismo Pblico de Coordinacin: Es responsable de definir, evaluar y monitorear los


logros del Programa respecto de los resultados definidos a nivel de pas. Dicha entidad
trabajar muy estrechamente con el Gerente del Programa con el fin de asegurar que la
programacin incluya los aspectos necesarios para lograr los resultados esperados, e identi-
fica los proyectos que contribuirn al cumplimiento de los beneficios y al alcance de dichos
resultados. Las funciones del Organismo Pblico de Coordinacin sern asumidas por la
Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia (SEGEPLAN).

Grfico 2

11. Junta de Resultados: El Gerente del Programa debe garantizar que se designe una Junta de
Resultados para monitorear el cumplimiento de los resultados esperados para cada compo-
nente del Programa, al gestionar la interdependencia de los diversos proyectos. La Junta de
Resultados cumplir la funcin de Comit Local de Evaluacin de Proyectos CLEP (LPAC,
siglas en ingls) al analizar los proyectos enviados para su evaluacin o revisin y al aseso-
rar a la Direccin del PNUD respecto de su aprobacin. La Junta de Resultados deber
incluir, como mnimo, a un representante del PNUD y a representantes del Organismo P-
blico de Cooperacin, el que, en el caso de Guatemala, ser SEGEPLAN. Otros represen-
tantes podrn ser incluidos si correspondiese.

12. Junta del Proyecto: Es el grupo responsable de tomar decisiones de gestin para cada
proyecto especfico, cuando el Director(a) requiere de algn tipo de orientacin, incluida la
aprobacin de revisiones. Las revisiones del proyecto que efecta este grupo se correspon-
den con los puntos de decisin en la etapa de desarrollo del proyecto o, se realizan cuando

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lo considere el Director del Proyecto. En esta Junta deben estar representadas las siguien-
tes tres funciones: un Ejecutivo, que representa al proyecto y que acta como presidente
del grupo, generalmente el Director del Proyecto; un Proveedor Superior, que garantiza la
factibilidad tcnica del proyecto, generalmente representado por la Direccin de Pas del
PNUD, y un Beneficiario Superior, que garantiza el cumplimiento de los resultados del
proyecto desde la perspectiva de sus beneficiarios, generalmente el Gobierno, representado
por SEGEPLAN. Los potenciales miembros de la Junta del Proyecto son evaluados y reco-
mendados para su aprobacin durante la reunin del Comit Local de Evaluacin de Pro-
yecto, (CLEP LPAC, sus siglas en ingls.

13. Organismo Nacional de Ejecucin (ONE) o Socio Implementador: Es la entidad responsable


del proyecto, y quien debe rendir cuentas por su gestin, incluidos el monitoreo y evalua-
cin de las actividades, el logro de los productos y el uso eficaz de los recursos. Se designa
a un nico Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador para dirigir la gestin
de cada proyecto PNUD. Este organismo puede celebrar acuerdos con otras organizaciones
o entidades con el fin de apoyar el alcance de los productos previstos en el proyecto, segn
se especifique en el respectivo documento de proyecto o en el AWP. En proyectos no ar-
monizados de ejecucin nacional, los Organismos Nacionales de Ejecucin pueden ser insti-
tuciones estatales y organizaciones no gubernamentales. En proyectos armonizados, de-
ntro de la modalidad de ejecucin nacional, los Socios Implementadores pueden ser insti-
tuciones estatales, otros organismos de Naciones Unidas elegibles y organizaciones inter-
gubernamentales, el propio PNUD y organizaciones no gubernamentales. En ambos casos,
las organizaciones no gubernamentales u ONGs elegibles son aquellas que estn legalmen-
te registradas en el pas. Los Organismos Nacionales de Ejecucin o Socios Implementado-
res propuestos, deben ser seleccionados a partir de una evaluacin de su situacin legal,
tcnica, financiera, de gestin y administrativa. Adems, su capacidad de gestionar dinero
en efectivo debe ser evaluada de acuerdo con el Marco sobre Transferencias de Efectivo
para Socios Implementadores (tambin conocido como Enfoque Armonizado para la Trans-
ferencia de Efectivo (HACT, por su siglas en ingls).

14. Director del Proyecto: Es el funcionario designado oficialmente por el Organismo Nacional
de Ejecucin o Socio Implementador para hacerse cargo de la conduccin del proyecto. Es
responsable, en nombre del Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador, de
alcanzar los resultados o productos previstos en el proyecto, y de su manejo administrativo
y financiero. Es el enlace oficial entre el Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Imple-
mentador y el PNUD en los asuntos relativos al proyecto. Representa el rol de Ejecutivo
en la Junta del Proyecto. En los proyectos en los que la Junta del Proyecto lo considere
necesario, el Director puede designar, bajo su responsabilidad, a otro funcionario del Orga-
nismo Nacional de Ejecucin /Socio Implementador para que firme en su nombre los do-
cumentos de gestin del proyecto, previo registro de firmas.

15. Coordinador del Proyecto: Tambin denominado Gerente del Proyecto, es responsable de
la gestin y de la toma de decisiones diarias relativas al proyecto. El Coordinador o Geren-
te trabaja bajo la gua y supervisin del Director del Proyecto, y puede ser financiado con
recursos del mismo proyecto. En casos en los que la Junta del Proyecto considere innecesa-
rio contratar a un Coordinador o Gerente para el proyecto especfico, o en los casos en los
que no se cuente con el mismo, el Director del Proyecto deber asumir este papel, aunque,
como alternativa, podr designar a otro funcionario del Organismo Nacional de Ejecucin o
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Socio Implementador para ello. El Organismo Nacional de Ejecucin / Socio Implementador


nombra al Gerente/Coordinador del proyecto.

16. Garante del Proyecto: Esta funcin es responsabilidad de cada miembro de la Junta del
Proyecto, sin embargo, puede ser delegada. El Garante del Proyecto respalda la labor de la
Junta del Proyecto y de la Junta de Resultados mediante funciones de supervisin y de
monitoreo del proyecto en forma objetiva e independiente. El PNUD designa a una persona
para que desarrolle la mencionada supervisin, la cual es obligatoria para todos los proyec-
tos. Los cargos de Gerente del Proyecto y de Garante del Proyecto nunca debern ser des-
empeados por la misma persona para el mismo proyecto.

17. Instancias de apoyo al Proyecto: Proporcionan respaldo al Gerente del Proyecto en cuanto
a la administracin y gestin del proyecto. Es necesario mantener separado el papel de
apoyo del garante, con el fin de resguardar la independencia de este ltimo

B. CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS

18. El ciclo de vida de los proyectos contiene los procesos estructurales que brindan al PNUD la
capacidad de alcanzar resultados. Dentro de estos procesos se desarrollan una serie de
acciones, entre las que se incluyen la definicin de una clara jerarqua de resultados y un
continuo monitoreo de los logros con respecto a los resultados especificados. La gestin
eficiente del proyecto permitir a los responsables asegurar la rendicin de cuentas con
respecto al uso de los recursos asignados, con el fin de generar los resultados y productos
esperados. Tambin proporcionar una base clara para la toma de decisiones y la acumula-
cin de lecciones aprendidas a partir de la experiencia, lo que permitir guiar futuras inter-
venciones en el mbito del desarrollo (informacin ms detallada puede verse en:
http://content.undp.org/go/userguide/results/project/).

19. El ciclo comienza con la justificacin de los objetivos de desarrollo (los que deben estar
articulados con el Documento de Programa de Pas (CPD, por sus siglas en ingls) y por el
Plan de Accin del Programa de pas (CPAP, por sus siglas en ingls) y finaliza con el cum-
plimiento de los productos, a ser evaluados en la revisin del Programa. Este abordaje
cubre la totalidad del ciclo de vida de los proyectos desde la definicin de la idea de pro-
yecto, hasta su formulacin, la implementacin de las actividades, el monitoreo y evalua-
cin, y la generacin de los productos y su contribucin a los resultados del Programa.
El diagrama del Grfico 3 (en la siguiente pgina) muestra la interrelacin entre cada
uno de los procesos del ciclo del proyecto. Las lneas punteadas ilustran los aspectos clave
de examen y/o decisin de la gestin dentro del ciclo.

20. En los prrafos siguientes se proporciona informacin para cada proceso del ciclo, para
que:
o Se observen las polticas corporativas del PNUD;
o Los Organismos Nacionales de Ejecucin /Socios Implementadores se mantengan infor-
mados;
o Exista una estructura de gestin adecuada;
o Los productos y resultados programados sean objeto de vigilancia; y,

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Captulo II: Marco Programtico
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o El proyecto sea bien administrado.

Grfico 3

21. Los procesos que integran el ciclo del proyecto son: Justificacin, definicin, iniciacin,
desarrollo, y cierre del proyecto.

22. Justificacin: En este proceso se busca captar la idea o concepto del proyecto, ponerlo a
prueba con respecto al mandato del PNUD y con su estrategia para alcanzar los resultados
de desarrollo (UNDAF, CPD y CPAP) 7 y tomar la decisin de continuar o detenerse antes de
comprometer los recursos. El producto del proceso de justificacin es la propuesta del pro-
yecto.
Para informacin ms detallada puede consultarse el sitio siguiente:

7
UNDAF, CPD y CPAP son instrumentos para determinar los programas a nivel de pas; el primero para el Sistema de
Naciones Unidas; los segundos, para el PNUD.
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http://content.undp.org/go/userguide/results/project/justifying/.

23. Definicin: Tiene como objeto analizar si el mbito de aplicacin del proyecto es realista
para obtener resultados, y de qu forma puede alcanzar dichos resultados de manera ms
eficiente. El producto del proceso de definicin es: el Resumen del Proyecto Aprobado por
el Comit Local de Proyectos 8 .
Para informacin ms detallada puede consultarse el sitio siguiente:
http://content.undp.org/go/userguide/results/project/defining/.

24. Iniciacin: Se dirige a desarrollar en profundidad los detalles del proyecto para garantizar la
operacin eficaz y eficiente del mismo. Esto incluye definir las estructuras y enfoques para
realizar el monitoreo. Los productos del proceso de iniciacin son: Documento de proyecto,
Plan operativo global y anual, Plan de comunicacin y Monitoreo, y Registro de Problemas.
Para informacin ms detallada puede consultarse el sitio siguiente:
http://content.undp.org/go/userguide/results/project/initiating/.

25. Desarrollo: Llamado tambin ejecucin, se dirige a lograr los productos definidos en el
proyecto por medio de la realizacin de las actividades, para lo cual se requiere un conjunto
de tareas: monitorear, hacer revisiones, entregar financiacin, gestionar las actividades del
proyecto y prestar servicios de apoyo al proyecto. Los productos del proceso de desarrollo
son: Actualizacin de registro de calidad, Actualizacin del registro de problemas,
Actualizacin del registro de riesgos, Informe de progreso trimestral del proyecto, Registro
de lecciones aprendidas, Informes de Visitas de campo y reuniones de monitoreo, y Niveles
de ejecucin presupuestaria.
Para informacin ms detallada puede consultarse el sitio siguiente:
http://content.undp.org/go/userguide/results/project/running/.

26. Cierre de proyecto: Se orienta a terminar formalmente un proyecto, tanto operacional como
financieramente. Un proyecto est operacionalmente cerrado cuando sus actividades han
cesado y los productos han sido logrados. Un proyecto est financieramente cerrado cuan-
do todas las transacciones financieras han sido debidamente informadas y todas las cuen-
tas cerradas. Los productos del proceso de cierre son: Revisin final sustantiva, Revisin
final financiera, Informe final de resultados, Evaluacin final o ex post, y Lecciones apren-
didas y buenas prcticas sistematizadas.
Para informacin ms detallada puede consultarse el sitio siguiente:
http://content.undp.org/go/userguide/results/project/closing/.

C. FORMULACIN DE PROYECTOS

27. El documento del proyecto (llamado tambin Prodoc, por su abreviatura en ingls) es el

8
La aprobacin de programas y proyectos, as como el monitoreo y evaluacin de los procesos, incluidos en el ciclo
de proyectos, se describen ms adelante en este Captulo. El CLEP es parte de estas acciones de aprobacin,
monitoreo y evaluacin.

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instrumento al que hace referencia el Artculo I, numeral 1, del Acuerdo suscrito entre el
Gobierno y el PNUD, en el que las partes definen las formas de asistencia y los servicios de
apoyo que ofrece el PNUD en el marco de un proyecto de cooperacin tcnica. El documen-
to de proyecto establece los productos a ser obtenidos para alcanzar los resultados, las
actividades a ser desarrolladas y los insumos requeridos para el logro de dichos productos.
El documento del proyecto es el vehculo a travs del cual el PNUD provee asistencia tcni-
ca y financiera para la obtencin de dichos resultados.

28. El documento del proyecto es un acuerdo legalmente vinculante entre el PNUD y las
contrapartes nacionales, en el que se define el plan para alcanzar los resultados y los me-
dios para evaluar su logro. Por lo tanto, siempre se requiere de un documento de proyecto
para todos los proyectos a ejecutarse.

29. Al momento de publicacin de este Manual, en Guatemala, como pas no armonizado, se


requieren los siguientes contenidos para cumplir con lo establecido en el Acuerdo Bsico
referente a un documento de proyecto:
o Cartula (firmada por el Gobierno, el PNUD y el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio
Implementador)
o Anlisis de situacin
o Estrategias
o Marco de resultados y recursos
o Plan de trabajo, para cada uno de los aos del proyecto
o Arreglos de gestin
o Monitoreo y evaluacin (incluyendo herramientas de monitoreo del AWP)
o Contexto legal
El formato aplicable al documento del proyecto se presenta en el Anexo 2-A; las catego-
ras de las cuentas y subcuentas para disear el presupuesto, en el Anexo 2-B; y la descrip-
cin y los cdigos de las fuentes de financiamiento de los proyectos, en el Anexo 2-C.

30. Cuando Guatemala est armonizada, el documento de proyecto deber estar constituido
por, al menos:
o Cartula (firmada por el Socio Implementador y el PNUD) 9
o Plan anual de trabajo (AWP), para cada uno de los aos del proyecto
o Arreglos de gestin
o Monitoreo y evaluacin (incluyendo herramientas de monitoreo del AWP)
o Contexto legal
o Anexo: Plan Anual del Programa de Pas (CPAP) firmado por el Gobierno y el PNUD
Entonces el documento de proyecto podr tambin incluir:
o Anlisis de situacin
o Estrategias
o Marco de resultados y recursos.

D. EVALUACIN Y APROBACIN DE PROYECTOS

31. Evaluacin preliminar: La evaluacin preliminar es un anlisis crtico del diseo y formula-
cin del proyecto, conducente a su aprobacin o rechazo. Todos los proyectos deben ser
objeto de una evaluacin preliminar antes de su aprobacin, que se realiza en las instancias

9
Tambin podr firmar el documento el Organismo de Coordinacin del Gobierno, si as lo acordara con el PNUD.
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que se describen en los siguientes prrafos.

32. Pre-CLEP: Anlisis de viabilidad de la idea de proyecto en el que se consideran su


adecuacin a las necesidades del pas y su articulacin con las estrategias del Programa, y
se realiza un anlisis preliminar de las capacidades de la contraparte a fin de decidir conti-
nuar o no el proceso de formulacin. Es una instancia interna al PNUD.

33. Evaluacin ex ante y estimacin global de riesgo: La versin semi-final del documento de
proyecto es sometida a una evaluacin ex ante realizada por un evaluador externo o por un
funcionario del PNUD que no haya participado de la formulacin. Un resultado positivo de la
evaluacin previa, da lugar a convocar al Comit Local de Evaluacin de Proyectos (CLEP
LPAC, siglas en ingls). En caso se llegue a determinar que el proyecto no cuenta con
condiciones mnimas para ser aprobado, se devuelve para que sea reformulado o se cance-
la.

34. Las principales variables a considerar en esta instancia se presentan en la Tabla 1:

Tabla 1

Dimensiones Variables
Adecuacin de la o Adecuacin del objetivo del proyecto a las prioridades y objetivos
propuesta a las corporativos
necesidades del pas y a o Coherencia de la propuesta en relacin con las prioridades
los objetivos, prioridades sealadas
y normativas del PNUD
Grado de contribucin del o Desarrollo de capacidades nacionales
proyecto a las lneas de o Fortalecimiento de la apropiacin nacional
accin transversales o Apoyo a un ambiente facilitador de polticas
definidas por el PNUD o Bsqueda de soluciones Sur-Sur
o Promocin de la igualdad de gnero
o Establecimiento de alianzas para lograr resultados
Contexto poltico - o Contexto poltico
institucional o Marco poltico y normativo del sector pblico
o Grado de prioridad asignado a los objetivos del proyecto en la
poltica pblica
o Legitimacin y apoyo
o Viabilidad de financiamiento
Capacidad institucional o Adecuacin de la insercin institucional del proyecto de acuerdo a
del organismo de los requerimientos estratgicos, sustantivos y operacionales
ejecucin o Articulacin de los resultados y estrategias del proyecto con las
(Organismo Nacional de prioridades, estrategias y programacin del Organismo Nacional
Ejecucin / Socio de Ejecucin o Socio Implementador
Implementador) o Antecedentes del Organismo Nacional de Ejecucin o Socio
Implementador en el desarrollo de proyectos, en los aspectos de
capacidad de gestin, incorporacin de nuevas capacidades y
sustentabilidad de los productos y resultados
o Experiencia de articulacin con los actores con los que insoslaya-
blemente se relacionar el proyecto en su ejecucin
o Existencia y adecuacin del organigrama

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Dimensiones Variables
o Descripcin de roles y funciones de las reas, trminos de
referencia del personal clave
o Previsin de sistema de informacin adecuado a los requerimien-
tos del Plan de Monitoreo
o Procedimientos administrativos y normativa adecuada

35. Comit Local de Evaluacin de Proyecto (CLEP LPAC, siglas en ingls): Para la evaluacin
del Resumen del Proyecto, el PNUD organiza una reunin del Comit Local de Evaluacin,
la que es presidida por el PNUD y a la que invita a las contrapartes nacionales incluido el
previsto Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador y a otros actores que se
considere pertinentes. Con base en la evaluacin que se realiza, recogida en las minutas de
la reunin, el Comit le brinda al Director de Pas sus valoraciones acerca de la racionali-
dad del diseo del proyecto y le formula recomendaciones.

E. MONITOREO Y EVALUACIN 10

36. Todos los procesos y resultados a los cuales el PNUD est contribuyendo deben monito-
rearse, independientemente del presupuesto y de la duracin, para lo cual es necesario
preparar un Plan de Comunicaciones y de Monitoreo. Este plan debe desarrollarse como
parte del monitoreo general del Programa de Pas, siguiendo su matriz general de resulta-
dos.

37. El Plan de Comunicaciones y de Monitoreo debe describir qu actividades y productos sern


monitoreados, revisados y evaluados, en qu forma y por qu entidades. Asimismo, debe
indicar los tipos de comunicacin, el calendario que es requerido durante el proyecto, y los
mtodos de comunicacin con las partes interesadas. El plan deber ser elaborado toman-
do en cuenta los siguientes criterios:
a) Para cada actividad se debe contar con un calendario, en el que se identifiquen las fe-
chas de su inicio y su trmino, as como los productos especficos que va a generar.
b) Para cada actividad se debe contar con una descripcin de sus productos especficos y la
forma como stos van a ser medidos.
c) Para cada producto debern precisarse al menos un indicador, la lnea de base y la meta,
a fin de dejar establecido qu cambios se esperan y cmo podrn ser verificados o
medidos. Las metas debern ser anuales, para permitir evaluar el progreso anual alcan-
zado y facilitar la elaboracin de informes.
d) Las descripciones de los productos especficos, los indicadores y las metas debern de-
terminarse en colaboracin con el Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implemen-
tador y con la Junta del Proyecto, para asegurar la debida coherencia y pertinencia.
e) Se debern identificar los instrumentos para la recoleccin de datos.
f) Se deben asignar los recursos necesarios para asegurar que el monitoreo se lleve a cabo.
g) Debern rendirse informes trimestrales de las acciones de monitoreo, de acuerdo a for-
matos estndar. Estos debern incluir:
o Registro de riesgos: Los riesgos a ser supervisados a lo largo de toda la etapa de de-
sarrollo.

10
Por monitoreo se entender la accin de dar seguimiento, supervisar y sistematizar las acciones relativas al ciclo
del proyecto. El monitoreo debe rendir informacin ordenada para los efectos de facilitar la evaluacin.
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o Registro de hechos importantes: Los hechos importantes relativos a cambios y pro-


blemas que se dan en el desarrollo del proyecto.
o Registro de lecciones aprendidas: Las lecciones aprendidas a partir del proyecto.

38. Estas herramientas de monitoreo debern ser establecidas durante el proceso de Iniciacin
del proyecto, y debern ser examinadas y actualizadas durante los procesos de Desarrollo y
de Cierre del Proyecto. Es de suma importancia que las actividades de monitoreo sean
planificadas y que los vnculos entre stas y las actividades de evaluacin sean claros. Tan-
to las actividades de evaluacin como el plan de evaluacin deben verse reflejados en el
plan de Comunicaciones y de Monitoreo.

39. Las observaciones y recomendaciones de los Informes de Auditoria debern ser considera-
das por los responsables del proyecto. Su cumplimiento ser monitoreado por el PNUD
mediante visitas de monitoreo y de seguimiento, y control de gestin.

F. REVISIONES DEL DOCUMENTO DE PROYECTO

40. De mutuo acuerdo el Gobierno y el PNUD pueden introducir modificaciones en el documen-


to de proyecto. Estas modificaciones o ajustes se denominan "revisiones al documento de
proyecto".

41. En la Tabla 2 se describen los tipos de revisiones del documento de proyecto que puede
ser necesarias durante la ejecucin del mismo a fin de introducir modificaciones en las
secciones que requieren revisin y/o actualizacin y/o reflejar la asignacin real de los
recursos financieros.

Tabla 2

Revisin del documento de proyecto Revisin del presupuesto


(incluido su presupuesto)
o Modificaciones de los resultados previstos o Transferencias entre cuentas y sub-cuentas
(efectos, productos, productos especficos) y/o entre aos
Modificaciones en las actividades o Aumentos y disminuciones en el presupuesto
o Modificaciones en el marco institucional total.
o Extensiones, reprogramaciones, cancelaciones.
o Otras modificaciones que merezcan
consideracin especial.

42. Cuando la revisin implica un cambio en los resultados (efectos, productos y productos
especficos) del proyecto, o en el monto total de su presupuesto, todos los signatarios del
documento de proyecto deben firmar la revisin.

43. En los dems casos, es posible que slo el Director de Pas firme la revisin, a condicin de
que los dems signatarios no formulen objeciones. Este procedimiento puede aplicarse, por
ejemplo, cuando el propsito de la revisin es reprogramar las actividades.

44. A los fines de una correcta gestin financiera, los planes de trabajo deben mantenerse

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actualizados teniendo en cuenta las estimaciones de gastos para el ao en curso, por lo


que se deben preparar revisiones, sea o no necesario introducir cambios en los efectos, los
productos, los productos especficos, las actividades, las metas, los indicadores y los insu-
mos, o en el total del presupuesto.

G. CIERRE DEL PROYECTO

45. El proceso de cierre se justifica cuando un proyecto alcanza los productos previstos o
cuando la Junta del Proyecto toma la decisin de cancelarlo. Lo fundamental de este proce-
so est en la evidencia de la terminacin, en las lecciones aprendidas, en el seguimiento de
los beneficios y en los traspasos necesarios.

46. Los proyectos debern estar financieramente cerrados a ms tardar doce (12) meses
despus de su cierre operacional o de la fecha de cancelacin. Durante el lapso transcurri-
do entre el cierre operacional y el cierre financiero, el Organismo Nacional de Ejecucin o
Socio Implementador debe identificar y saldar todos los compromisos financieros contra-
dos, adems de preparar un informe final de gastos. No se pueden hacer ajustes a un
proyecto financieramente cerrado.

47. Para garantizar el adecuado cierre del proyecto, el Coordinador ser responsable de las
siguientes acciones:
a) La presentacin del Informe final del proyecto, sesenta (60) das antes de su finalizacin,
el que podr ser sometido a una reunin de revisin con el PNUD, el Gobierno y otros
actores relevantes.

a) Efectuar la rendicin de caja chica, la liberacin de pagos pendientes y gestionar la


transferencia de los bienes que se hayan adquirido con los fondos del proyecto. , de-
biendo presentar constancia de la transferencia de los bienes adquiridos con los fondos
del Proyecto.
b) Solicitar la auditora final, en el caso que corresponda y de acuerdo al plan anual del
PNUD, cuyo informe deber adjuntarse a la documentacin de cierre. Asimismo deber
comunicar qu funcionario ser responsable de recibir a los auditores.
c) Solicitar y presentar propuesta de la Revisin final del proyecto.
d) Indicar dnde permanecern los archivos y registros del proyecto.

H. POLTICA DE RECUPERACIN DE COSTOS

48. De acuerdo a la decisin de la Junta Ejecutiva del PNUD No. 98/2 del ao 2003, la poltica
de recuperacin de costos se basa en dos categoras de servicios brindados a los fondos de
los proyectos; la primera incluye la supervisin, gestin y control de calidad generales, y la
segunda incluye los servicios directos en el contexto de la puesta en prctica. Esta poltica
entr en vigor a partir del 1 de enero de 2004 para todos los nuevos proyectos aprobados
a partir de esa fecha, y a partir del 1 de enero de 2005 para los proyectos ya en ejecu-
cin.

49. Los proyectos financiados de fuentes usuales regulares del PNUD (por ejemplo, fondos
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TRAC) no sern sujetos a esta recuperacin, ya que estas fuentes pagan la estructura bsi-
ca del PNUD que provee esos servicios.

50. Para los proyectos financiados total o parcialmente por otras fuentes (Gobierno, terceras
partes, bilaterales, multilaterales y otros), la recuperacin de estos servicios, que no estn
directamente relacionados con los aportes o actividades del proyecto, se realiza por medio
de un porcentaje. Este porcentaje cubre la supervisin y la gestin generales de la Sede del
PNUD y de las oficinas de campo:
a) En los proyectos financiados con fondos negociados directamente por el PNUD, mediante
Fondos de fideicomiso o de Terceras partes, el porcentaje es del siete por ciento (7%) sobre
los fondos ejecutados.
b) Para los proyectos financiados con fondos aportados por el Gobierno, independientemente
del origen de dichos fondos (organismos multilaterales de crdito, donantes o cooperantes
bilaterales o fondos presupuestales), el porcentaje base a aplicar ser de tres y medio por
ciento (3.5%) de los fondos ejecutados. Dicho porcentaje podr ser aumentado
dependiendo de la complejidad de cada operacin.

I. IMPLEMENTACIN DE PROYECTOS CON ORGANIZACIONES NO


GUBERNAMENTALES (ONGs)

51. Para PNUD, una organizacin no gubernamental es una organizacin sin fines de lucro,
grupo o institucin que opera independientemente del Gobierno y que tiene objetivos
humanitarios o de desarrollo. Si una ONG es designada para implementar un proyecto del
PNUD, es necesario que tenga el estatus legal para poder operar de acuerdo a las leyes
que apliquen para la operativa de las ONGs en el pas. Para cada proyecto, el PNUD firma
un Acuerdo de Cooperacin con la ONG designada, que sirve de acuerdo legal entre ambos.

52. Cuando una ONG acte como Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador de
un proyecto del PNUD, ser responsable del logro de los resultados establecidos. La ventaja
de este tipo de arreglo se basa en que la ONG podr tener el control pleno de las operacio-
nes del proyecto, y podr utilizar sus capacidades de procurar los insumos requeridos,
siempre que el proceso est en lnea con los requerimientos bsicos del PNUD.

53. El PNUD debe evaluar la capacidad de la ONG para llevar adelante el proyecto. El documen-
to de proyecto debe especificar cualesquiera medidas de asistencia requeridas para que la
ONG alcance los requerimientos del PNUD para la conduccin del proyecto. Generalmente
se requiere de un proceso competitivo para seleccionar una ONG para ejecutar un proyec-
to.

J. ANEXOS REFERENTES AL CAPTULO II MARCO PROGRAMTICO

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Anexo Ttulo del documento

2-A Formato del documento de proyecto


2-B Categoras de cuentas y sub-cuentas presupuestarias
2-C Fuentes de financiamiento de los proyectos
2-D Procedimientos especiales para la ejecucin de proyectos de costos compartidos
provenientes de operaciones con el Banco Mundial
2-E Procedimientos especiales para la ejecucin de proyectos de costos compartidos
provenientes de operaciones con el BID
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III. RECURSOS HUMANOS

A. CRITERIOS GENERALES 11

1. Contratacin de recursos humanos: En el marco de la ejecucin nacional de proyectos la


regla general del PNUD es que los contratos, enmiendas y rescisiones sean firmados por el
Organismo Nacional de Ejecucin / Socio Implementador del proyecto, representado por el
Director del Proyecto o, en caso que as est previsto en el documento de proyecto, por el
Coordinador del proyecto. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador ser
responsable de todos los procesos relacionados con las contrataciones: planificacin, elabo-
racin de trminos de referencia, proceso de seleccin, elaboracin y firma del contrato,
pago de servicios, enmiendas y cierre del contrato (ver Grfico 4).

Grfico 4

Planificacin Elaboracin
(parte del POA trminos
g lo b a l y a n u a l) d e r e fe r e n c ia

Enmiendas / Cierre Pago de los Elaboracin y Seleccin


del contrato Servicios a p r o b a c i n d e
solicitud, y firma de
c o n tr a to

2. Se realizarn contrataciones nicamente para el cumplimiento de las actividades previstas y


presupuestadas en el documento de proyecto.

3. Principios para la seleccin de contratados: Los siguientes principios deben ser observados
en los procesos de contratacin del equipo del proyecto:
a) Competitividad: Esto significa que utilizando prcticas universalmente reconocidas:
o Se efecte una amplia bsqueda para seleccionar los candidatos mejor calificados;
o Se contrate a la persona ms idnea, o se acepte la mejor candidatura en relacin a
la descripcin de funciones, en un equilibrado balance entre calificaciones, eficiencia
y costos.

11
Las normas y procedimientos que se presentan en este captulo son de aplicacin para el Socio Implementador
/Organismo Nacional de Ejecucin o en los proyectos de ejecucin nacional, segn lo especificado en el documento
de proyecto. Cuando el PNUD o un organismo del Sistema de las Naciones Unidas preste servicios de apoyo para la
implementacin de las actividades acordadas en el marco del proyecto, el PNUD o el Organismo de que se trate se
regirn, exclusivamente, por sus normas y procedimientos.

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Captulo III: Recursos Humanos
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b) Transparencia: Implica un proceso de seleccin abierto, que ofrezca informacin comple-


ta y en condiciones de igualdad a todos los potenciales candidatos.
c) Multilateralismo: En el sentido que la seleccin se efecta con independencia del pas de
origen.

4. El Organismo Nacional de Ejecucin o Socio Implementador, ya sea nacional o internacional


es responsable de efectuar la bsqueda y evaluacin de postulantes que cumplan con los
requisitos para cada funcin y de preseleccionar un candidato para ser contratado.

5. Para el caso de bsquedas de consultoras de alta complejidad o cuando la cantidad de


candidatos lo justifique, se recomienda realizar, en todo lo posible, una invitacin pblica
con amplia difusin y un proceso de oposicin y mritos para identificar los mejores postu-
lantes. En ciertos casos podr realizarse una invitacin por lista corta, identificando pos-
tulantes de otros procesos de seleccin, selecciones realizadas por Universidades, consulto-
ras u otros (es decir, lograr candidatos de diferentes fuentes) a fin de identificar el mayor
nmero posible de postulantes en condiciones de competitividad, transparencia y multilate-
ralismo, y un mnimo de tres (3) postulantes. En todos los casos, para la evaluacin de las
candidaturas deber nombrarse un Panel de Seleccin que ser responsable de la misma.

6. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador podr solicitar apoyo a al Oficina


del PNUD y, a travs de ste, de las agencias especializadas del Sistema de Naciones Uni-
das, a fin de identificar el especialista requerido.

7. El PNUD tiene el derecho de intervenir en el proceso de seleccin con el fin de actuar como
observador y controlador, validando los trminos de referencia y el proceso de Seleccin en
su totalidad.

8. La documentacin y antecedentes de este proceso de bsqueda y evaluacin sern


conservados por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador y sern solici-
tados en cumplimiento de planes de auditora, si es considerado necesario. El procedimien-
to de seleccin descrito no ser aplicable cuando se trate de la renovacin de un contrato
dentro del mismo proyecto o de una continuacin de ste ltimo.

9. La poltica del PNUD es no debilitar a los organismos internacionales o al Gobierno


contratando a funcionarios del Estado, de gobiernos departamentales, entes, y servicios
descentralizados, cualquiera sea la naturaleza del vnculo (remunerado o no), o contratado
bajo cualquier modalidad por dichas personas pblicas y estatales. No obstante, se acepta-
r la contratacin de aquellas personas cuyo vnculo con el Estado en sentido amplio est
dado exclusivamente por su condicin de docente de la Enseanza Pblica.

10. La persona a contratar no podr tener un contrato de servicio vigente en algn otro
proyecto del PNUD, ni con otro organismo internacional cuya ejecucin se superponga en el
tiempo con el nuevo contrato, excepto que ambos contratos sean de dedicacin parcial
(50% del tiempo laboral).

11. La persona a contratar no podr poseer vnculos familiares (padre, madre, hijo, hija,
hermano, hermana) con el Coordinador ni con el Director del proyecto o con una persona
con un contrato vigente dentro del mismo proyecto, ni ser cnyuge de una persona contra-
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tada en el proyecto con una funcin superior o subordinada en la va jerrquica a la del


contrato a suscribir.

12. La persona a contratar no podr pertenecer a los cuadros funcionales de un organismo


internacional.

13. Los responsables de los proyectos debern abstenerse de autorizar el inicio de las
actividades del propuesto candidato hasta tanto se haya firmado el respectivo contrato o
sus eventuales prrrogas acordadas a travs de enmiendas. No se acepta la celebracin o
enmienda de contratos retroactivos. Se procesarn slo contratos cuyas solicitudes cuen-
ten con todos los elementos constitutivos requeridos (incluidas las afiliaciones a las corres-
pondientes cajas, es decir, afiliaciones a la Superintendencia de Administracin Tributaria,
seguro mdico, etc.), curriculum vitae, trminos de referencia, declaracin jurada firmada,
acreditaciones de la formacin y especializaciones de organismos con competencia para
avalar dichos documentos, etc. El contrato entrar en vigor a partir de la fecha de su sus-
cripcin.

14. Los contratos se emiten en tres (3) ejemplares originales:


a) Un ejemplar para el contratado,
b) Un ejemplar para los archivos del proyecto,
c) Un ejemplar para los archivos del PNUD.

15. Los contratos pueden ser modificados mediante la firma de una enmienda al contrato
original. Las razones por las cuales se pueden originar enmienda son:
a) Extensin en la duracin del contrato
b) Cambios en los trminos de referencia que no impliquen una variacin significativa en la
naturaleza, el alcance y responsabilidades de los servicios.
c) Cambio de dedicacin a tiempo completo o parcial.
d) Interrupcin por un perodo determinado.
Los cambios en los niveles de remuneracin por cambios sustantivos en los trminos de
referencia deben considerarse como un nuevo contrato y requiere de una nueva seleccin.

16. Rescisin de contratos: Las rescisiones de contratos pueden tener lugar por decisin del
Director del proyecto, o por decisin del contratado o por mutuo acuerdo. En todos los
casos se debe respetar el plazo de quince (15) das de notificacin previa establecido en el
contrato. En caso que la duracin del contrato sea reducida por el proyecto, el titular del
contrato tendr derecho a indemnizacin equivalente a una semana de remuneracin bruta
por cada mes de servicio no completado. Si tal reduccin es resultado de una violacin a
las normas de conducta o a otras estipulaciones importantes del contrato, la persona no
tendr derecho a ningn perodo de preaviso ni a ningn tipo de indemnizacin. En tales
casos dichas personas no sern elegibles para ningn contrato de servicios futuros.

17. La contratacin de profesionales internacionales podr realizarse cuando el pas carezca de


profesionales con capacidad suficiente para las necesidades a contratar o los mismos no
estn disponibles.

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B. PROFESIONALES INTERNACIONALES 12

18. Elegibilidad de quienes pueden ser contratados como profesionales internacionales: Se


puede contratar nicamente a profesionales extranjeros con residencia en el exterior. Los
profesionales nacionales residentes en el exterior slo pueden ser contratados en proyectos
del programa nacional de acuerdo con los arreglos contractuales y honorarios aplicables a
los profesionales nacionales.

19. Modalidades del contrato: Los profesionales internacionales se pueden contratar mediante
un Contrato de Servicios o un Contrato por Producto, segn se requiera, en funcin de
las caractersticas que se describen en la Tabla 3.

Tabla 3

Caractersticas de las contrataciones

Contrato por servicios Contrato por producto

Se busca contratar el tiempo del consultor y Se busca contratar la entrega de productos


sus servicios. especficos.

La forma de pago cuando el contrato excede el La forma de pago es contra entregas parciales,
mes, es mensual, con controles de avance a recibidas satisfactoriamente. El pago final est
determinar. El pago final est sujeto a sujeto a la entrega en forma satisfactoria de la
comprobacin y certificacin de que los totalidad de los productos acordados.
servicios fueron prestados en forma satisfacto-
ria. Se deber fijar una fecha lmite para la
obtencin de los productos esperados, la que
deber ser respetada. Si este plazo no puede ser
cumplido por razones justificables, se deber
realizar una enmienda del contrato estipulando
una nueva fecha de entrega de los productos.
Tambin se deber estipular una fecha lmite
para la realizacin del pago final, con una
clusula de vencimiento de la obligacin de pago
si el producto no es entregado a satisfaccin en
el plazo estipulado.

20. Duracin del contrato: El contrato no podr extenderse por un perodo mayor a tres (3)
aos consecutivos.

21. Condicin jurdica de los contratados: Los expertos y consultores internacionales no sern
considerados funcionarios del PNUD ni estarn amparados por la Convencin sobre Privile-
gios e Inmunidades de las Naciones Unidas.

12
Componente personal del Proyecto: cuenta 71200 del presupuesto
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El contratante proveer de una pliza de seguros que cubra las contingencias de acci-
dentes de trabajo y fallecimiento durante el perodo contractual.

22. Honorarios: Para determinar los honorarios se tendrn en cuenta los siguientes factores:
complejidad de las actividades a realizar, calificaciones y experiencia profesional, y duracin
de la misin.
Los honorarios pueden ser indicados en el contrato como un monto diario, mensual o
global, entendindose en este ltimo caso que el monto incluye compensacin por pasaje y
viticos. En el caso que los honorarios sean establecidos sobre una base diaria, se deber
certificar la cantidad exacta de das trabajados al trmino de la misin.
Se debe establecer, en acuerdo entre el Gobierno y el PNUD, una escala de honorarios
para utilizar como referencia al momento de establecer la remuneracin de los consultores.
Dicha escala deber contemplar los reglamentos internos del PNUD. Cualquier desvo a esta
escala deber responder a situaciones de real excepcin y deber ser debidamente justifica-
da por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador y acordada con el PNUD.

23. Pasajes y viticos: El pasaje y los viticos correspondientes a la misin del consultor podrn
ser proporcionados en forma separada o bien estar comprendidos dentro del monto total
del contrato, tal como se menciona en el prrafo anterior.
Los viticos slo son aplicables para misiones de corta duracin. No podrn abonarse
viticos despus del sexto mes de contrato ya que se infiere que el consultor habr realizado
arreglos para establecerse durante perodos de mayor duracin. En estos casos, los honora-
rios convenidos debern tomar en cuenta este factor.

24. Proceso de seleccin: La seleccin de los profesionales internacionales se realiza con base
en los principios generales indicados en la Seccin A, Criterios Generales (prrafos 4 a 16
de este Captulo III), la descripcin de funciones aprobadas en el documento de proyecto y
la calificacin necesaria para cumplir dichas funciones.

25. Documentacin necesaria: La documentacin bsica requerida para contratar profesionales


internacionales es la siguiente:
a) Solicitud de contratacin firmada por el Director del Proyecto;
b) Antecedentes del proceso de seleccin;
c) Trminos de referencia firmados por el Coordinador del Proyecto, en los que se especifi-
quen los servicios o los productos respectivos, segn corresponda;
d) Curriculum vitae;
e) Acreditacin de la formacin acadmica y profesional;
f) Certificado mdico de aptitud mental y fsica para las tareas a realizar. Los consultores
de ms de 65 aos debern ser objeto de un examen mdico completo con anteriori-
dad al comienzo de la misin.
g) Declaracin jurada firmada (Ver Anexo 3-F).

26. Pago de honorarios: El pago de honorarios responder a las satisfactorias prestacin de los
servicios o entrega de los productos, segn el tipo de contrato y lo establecido en el mis-
mo.

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a) El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe efectuar y documentar el


avance en funcin de lo contratado y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad
deficiente, etc.), suspender el pago de honorarios hasta que el contratado cumpla satis-
factoriamente con lo acordado.
b) Para los contratos por servicios, el perodo mximo de tiempo entre cada control de
avance para autorizar que efecte los pagos es de tres (3) meses. El pago final est
siempre condicionado a la certificacin por parte del Director del Proyecto y a la entrega
y aprobacin del informe final.
c) Para los contratos por producto, todos los pagos estarn sujetos a control de avance. El
Coordinador del Proyecto debe certificar todos los pagos a efectuar. En el caso de pago
final, el Director debe certificar su conformidad con el informe final del contratado y con
la satisfactoria recepcin de los productos.
d) Para los contratos por producto no se efecta pago de anticipo alguno, excepto que
existan razones fundadas debidamente documentadas, en cuyo caso se podr pagar
hasta un veinte por ciento (20%) al momento de la firma del contrato. Los honorarios
que se abonen en funcin del avance de los resultados, nunca pueden superar el setenta
por ciento (70%) del total del contrato. El pago final est sujeto tambin a certificacin
por parte del Director del Proyecto. Para el caso de contrataciones realizadas por un
monto global que incluya pasaje y viticos, se podr realizar un anticipo por un monto
equivalente al de estos conceptos al comienzo de la misin.
e) Las notificaciones y/o certificaciones de pagos debe ser remitidas a la oficina responsa-
ble con la necesaria antelacin para asegurar una oportuna accin, ya sea para incluir o
suspender pagos.

C. PROFESIONALES NACIONALES 13

27. Elegibilidad de quienes pueden ser contratados como profesionales nacionales: Se puede
contratar en esta modalidad tanto a profesionales nacionales, como a extranjeros con resi-
dencia en el pas, siempre y cuando cumplan con lo establecido en la Seccin A, Criterios
Generales (prrafos 4 a 16 de este Captulo III).

28. Modalidad de contrato: Los profesionales nacionales pueden ser contratados mediante un
Contrato de Servicios o un Contrato por Producto, segn se requiera, en funcin de las
caractersticas que se describen en la Tabla 4.

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Componente personal del Proyecto: cuenta 71300 o 71400 del presupuesto.
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Tabla 4

Caractersticas de las modalidades de contratacin

Contrato por servicios profesionales Contrato por producto

Concurre a las oficinas del proyecto o a los No es imprescindible que concurra a las oficinas
lugares de desarrollo de las actividades del del proyecto.
proyecto.

En general integra un equipo de trabajo. En general no integra un equipo de trabajo.

La forma de pago es mensual, con controles La forma de pago es contra entregas parciales,
regulares. El pago final est sujeto a recibidas satisfactoriamente. El pago final est
comprobacin y certificacin de que los sujeto a las entrega en forma satisfactoria de la
servicios fueron prestados en forma totalidad de los productos acordados.
satisfactoria. Se deber fijar una fecha lmite para la
obtencin de los productos esperados, que
deber ser respetada. Si este plazo no puede ser
cumplido por razones justificables, se deber
realizar una enmienda del contrato estipulando
una nueva fecha de entrega de los productos.
Tambin se deber estipular una fecha lmite
para la realizacin del pago final, con una
clusula de vencimiento de la obligacin de pago
si el producto no es entregado a satisfaccin en
el plazo estipulado.

Se busca contratar tiempo del consultor y sus Se busca contratar la entrega de productos
servicios. especficos.

29. Duracin del contrato: La duracin de los contratos puede ser de hasta doce (12) meses
ininterrumpidos, renovables de acuerdo a las necesidades del proyecto.

30. Condicin jurdica de los contratados:


a) Su desempeo profesional se considerar independiente y autnomo. Por consiguiente,
correr por su exclusiva cuenta el cumplimiento de toda obligacin derivada de la legis-
lacin tributaria, de seguridad social y/o asistencia mdica vigentes en el pas. Como
consecuencia de ello, el contratado, al firmar el contrato respectivo, releva al Organismo
Nacional de Ejecucin/Socio Implementador y al PNUD de toda obligacin referida a as-
pectos tributarios, de sistemas de previsin social, asistenciales y/o de coberturas mdi-
cas.
b) El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador contratar un seguro de acci-
dente a favor de los contratados (aplicable tanto a los contratos por servicios, como a los
por producto), que los cubra durante la duracin del contrato en el proyecto. En los
casos de contratos por servicios, el contratado deber contar con un seguro de protec-
cin mdica y deber estar cubierto con un fondo de pensin. En estos casos, el Orga-
nismo Nacional de Ejecucin/ Socio Implementador le aportar al contratado fondos para

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ra el financiamiento o cofinanciamiento del costo de estos durante el perodo de contra-


tacin, lo cual obligar a ste a proporcionarle al Organismo Nacional de Ejecucin/ So-
cio Implementador copia de las plizas respectivas de seguros para su verificacin y ar-
chivo. Si falleciera el contratado en el perodo de vigencia del contrato o si resultara con
discapacidad producida por la prestacin del servicio, el Organismo Nacional de Ejecu-
cin /Socio Implementador deber respaldar las respectivas gestiones de reclamo ante
las compaas correspondientes, a favor del afectado o sus beneficiarios.
c) Quien es contratado en estas modalidades no es considerado funcionario del Sistema de
Naciones Unidas ni est cubierto por la Convencin sobre Privilegios e Inmunidades de
las Naciones Unidas y Organismos Especializados. No constituir relacin jurdico-laboral
de dependencia y/o subordinacin con el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Im-
plementador, el PNUD ni con el Gobierno.
d) Los derechos y obligaciones del contratado sern exclusivamente los previstos en el
contrato. Por consiguiente no tendr derecho a recibir del proyecto, Organismo Nacional
de Ejecucin/Socio Implementador, del Gobierno y/o del PNUD ningn beneficio, presta-
cin, compensacin u otro pago fuera de los estipulados expresamente en el contrato.
e) No est exento del pago de impuestos en virtud del contrato o de su responsabilidad del
pago de los mismos, ni de inscribirse para fines impositivos o de previsin social segn le
sea aplicable conforme a la ley.
f) Previamente a la firma del contrato por servicios, el titular deber presentar evidencia de
su afiliacin en el seguro medico y de pensin
g) En las contrataciones por servicios se prever un descanso anual, de acuerdo a la prcti-
ca local general.
h) Los trminos particulares de los contratos contendrn previsiones respecto de las con-
tingencias de maternidad, paternidad y licencia por enfermedad, de acuerdo a la prctica
local general.

31. Honorarios: Para determinar los honorarios se tendrn en cuenta los siguientes factores:
complejidad de las actividades a realizar; calificaciones y experiencia profesional; ubicacin
del consultor a contratar de acuerdo con la descripcin de funciones correspondiente en la
escala de honorarios mensuales a consultores; y disponibilidad presupuestaria del proyecto.
La escala de honorarios mensuales ser acordada entre el Gobierno y PNUD.

32. Proceso de seleccin: La seleccin de los profesionales nacionales se realiza con base en los
principios generales indicados en la Seccin A, Criterios Generales (prrafos 4 a 16 de este
Captulo III), la descripcin de funciones aprobadas en el documento de proyecto y la
calificacin necesaria para cumplir dichas funciones.

33. Documentacin necesaria: La documentacin bsica requerida para contratar profesionales


nacionales es la siguiente:
a) Solicitud de contratacin firmada por el Director del Proyecto;
b) Antecedentes del proceso de seleccin;
c) Trminos de referencia firmados por el Coordinador del Proyecto, en los que se especifi-
quen los servicios o los productos respectivos, segn corresponda;
d) Curriculum vitae;
e) Acreditaciones de la formacin acadmica y profesional: El Organismo Nacional de Eje-
cucin/Socio Implementador deber exigir la presentacin de originales o copias autenti-
cadas de la documentacin de respaldo de ttulos, mritos y antecedentes, y deber
conservar fotocopias de los mismos en los archivos del proyecto, para su control por par-
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te de la auditora.
f) Certificado mdico de aptitud mental y fsica para las tareas a realizar;
g) Constancias de inscripciones en los organismos impositivos (copia del carnet de identifi-
cacin tributaria, en donde se consigne el nmero de NIT);
h) Evidencia de cobertura mdica y de fondo de pensin;
i) Fotocopia de Cdula de Vecindad o pasaporte;
j) Declaracin Jurada firmada (Ver Anexo 3-F).

34. Pago de honorarios: El pago de honorarios responder a las satisfactorias prestacin de los
servicios o entrega de los productos, segn el tipo de contrato y lo establecido en el mismo.

a) El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe efectuar y documentar el


avance en funcin de lo contratado y en casos de incumplimiento (atrasos, calidad
deficiente, etc.), suspender el pago de honorarios hasta que el contratado cumpla satis-
factoriamente con lo acordado.
b) Para los contratos por servicios, el perodo mximo de tiempo entre cada control de
avance para autorizar pagos es de tres (3) meses. El pago final est siempre condicio-
nado a la certificacin por parte del Director del Proyecto y a la entrega y aprobacin del
informe final.
c) Para los contratos por producto, todos los pagos estarn sujetos a control de avance. El
Coordinador del Proyecto debe certificar todos los pagos a efectuar. En el caso de pago
final, el Director debe certificar su conformidad con el informe final del consultor y con la
satisfactoria recepcin de los productos.
d) Para los contratos por producto no se efecta pago de anticipo alguno, excepto que
existan razones fundadas debidamente documentadas, en cuyo caso se podr pagar
hasta un veinte por ciento (20%) al momento de la firma del contrato. Los honorarios
que se abonen en funcin del avance de los resultados, nunca pueden superar el setenta
por ciento (70%) del total del contrato. El pago final est sujeto tambin a certificacin
por parte del Director.del Proyecto.
e) Las notificaciones y/o certificaciones de pagos debe ser remitidas a la oficina responsa-
ble con la necesaria antelacin, para asegurar una oportuna accin, ya sea para incluir o
suspender pagos.

35. Comprobantes de pago de honorarios: El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Imple-


mentador tiene la responsabilidad de solicitar a todos los profesionales nacionales, con
contratos de servicios o producto, que hagan entrega de los comprobantes de pago, factu-
ras o recibos establecidos por la legislacin local por los pagos que les sean realizados
tanto de manera directa, como mediante cheque o acreditacin en cuenta bancaria o cual-
quier otra modalidad permitida. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador
deber proceder a la interrupcin de los pagos en caso de el contratado no cumpla con la
entrega de tales comprobantes como corresponde; pero podr continuar con los pagos tan
pronto como se regularice la situacin.

36. Sistema de archivos: A efectos de unificar los sistemas de archivos, el Organismo Nacional
de Ejecucin/Socio Implementador deber habilitar para cada uno de los profesionales
nacionales contratados una carpeta con los antecedentes de sus contrataciones, contra-
tos, enmiendas, comprobantes de pago, informes de avance, informes finales y toda otra

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documentacin relacionada con la contratacin. En esta carpeta deber haber copias del
ttulo profesional y de las inscripciones impositivas y del sistema de previsin social en los
archivos individuales, con la firma del contratado como constancia de que se responsabiliza
de su autenticidad. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador es responsa-
ble de la custodia y archivo de estos documentos, y de que estn disponibles para consulta
por parte de los auditores cuando sea requerido, durante siete (7) aos.

D. APOYO ADMINISTRATIVO 14

37. El apoyo administrativo necesario para llevar a cabo las actividades previstas en el
documento de proyecto, debe ser proporcionado por el Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador. Slo en casos excepcionales podr destinarse fondos del pro-
yecto para este rubro.

38. La contratacin de apoyo administrativo se regir, en lo que resulte aplicable, a las normas
y procedimientos descritos para la contratacin de profesionales.

E. CAPACITACIN 15

39. Aprobacin de actividades de capacitacin: Las actividades de capacitacin debern ser


aprobadas por el Director del Proyecto o por el Coordinador del Proyecto; debern cumplir
con los objetivos del proyecto y estar previstas expresamente en el documento de proyecto
y en el presupuesto correspondiente.

40. Personal elegible para capacitacin: Son elegibles para participar en actividades de
capacitacin el personal institucional de planta del Organismo Nacional de Ejecucin/Socio
Implementador y las personas que hayan sido contratadas por ste en el marco del proyec-
to.

41. Modalidades de capacitacin: Las actividades de capacitacin pueden tener lugar en las
siguientes modalidades:
a) Becas individuales: Programas estructurados de estudios en el exterior (cursos, semina-
rios o talleres);
b) Viajes de estudio: Visita a instituciones en el exterior por un perodo corto, a fin de ad-
quirir conocimientos vinculados a las funciones desempeadas dentro del Organismo Na-
cional de Ejecucin/Socio Implementador.

c) Capacitacin en grupo: Cursos, seminarios, talleres, simposios y visitas a proyectos simi-


lares en el exterior o en el pas por perodos muy breves.
d) Capacitacin en servicio: Programas especiales de capacitacin en el lugar de trabajo.

42. En los casos de capacitacin en grupo o en servicio dentro del pas, se puede suscribir un
acuerdo sobre productos desarrollados (Ver Anexo 3-G) a fin de cubrir la participacin de

14 Apoyo administrativo (tcnicos de apoyo): cuenta 71300 o 71400 del presupuesto.


15 Las erogaciones previstas deben desagregarse en los distintos componentes en que est formado el gasto,
imputando cada uno de ellos a la cuenta que le corresponda (consultora, viajes, insumos, etc.)
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docentes o conferenciantes en esta actividad.

43. La realizacin de actividades de capacitacin est sujeta a los siguientes procedimientos:


a) Todos los gastos inherentes a la capacitacin (viajes, viticos/estipendios, etc.) se impu-
tan a las cuentas correspondientes.
b) Los estipendios y otras asignaciones financiadas por el Proyecto no deben exceder el
estipendio mensual mximo para becas aplicable en el Sistema de las Naciones Unidas.
c) El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe asegurarse que los be-
neficiarios de la capacitacin conserven el pago continuo de sus salarios u honorarios
mientras dure la capacitacin.
d) En aquellos casos excepcionales en que, para asegurar el xito de la capacitacin, resul-
te necesario reconocer y reintegrar directamente a los beneficiarios algunos costos deri-
vados de su participacin, tales como materiales de estudio, traslados, etc., se les podr
abonar por un plazo predeterminado expresamente al momento de iniciarse la capaci-
tacin una asignacin cuyo monto se determinar teniendo en cuenta dichos costos.
e) La documentacin bsica requerida para procesar actividades de capacitacin es la si-
guiente:
o Solicitud de pago firmada por el Director del Proyecto;
o Descripcin de los objetivos de la capacitacin y del impacto esperado en el desem-
peo de las funciones dentro del Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implemen-
tador.
o Curriculum vitae de quienes van a estar a cargo de las actividades de capacitacin y
de quienes participarn en la capacitacin;
o Convenios con pases e instituciones anfitrionas, cuando corresponda.

F. VIAJES Y MISIONES RELACIONADAS CON LA PREPARACIN Y LA


EJECUCIN DEL PROYECTO 16

44. Autorizacin de viajes: Todos los viajes deben ser autorizados por el Coordinador del
Proyecto, con excepcin de cuando ste deba viajar, caso en el que la autorizacin corres-
ponder al Director del Proyecto.
Podrn ser cubiertos con recursos del proyecto los costos de viajes de las personas que
hayan sido contratadas por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador en el
marco del proyecto, personal institucional de planta del Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador o de otras instituciones nacionales de contraparte del proyecto, y
el personal y consultores del PNUD asignados para trabajar en apoyo al proyecto.
Los viajes a ser cubiertos debern ser nicamente para el cumplimiento de las activida-
des del proyecto, lo cual abarca tanto viajes al exterior, como a ciudades o localidades
dentro del pas.

45. Requisitos de cobertura mdica: Los consultores que viajen debern contar con una
cobertura mdica adecuada por el plazo equivalente a la duracin de la misin y sin costo
para el titular.

16
Viajes y misiones: cuenta 71600 del presupuesto.

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46. Boletos areos: Los boletos areos debern ser comprados para la ruta ms directa y la
tarifa ms conveniente y econmica. Los boletos de viajes con ms de nueve (9) horas de
vuelo pueden ser emitidos para clase ejecutiva, mediante una justificacin por parte de la
autoridad mxima del Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador.

47. Tarifas de viticos: El proyecto podr utilizar las tarifas especficas de viticos que hayan
sido fijadas para el mismo en el respectivo anexo del documento de proyecto, pero stas
no podrn ser mayores a las de las Naciones Unidas, ni exceder las del PNUD.
La determinacin de dichas tarifas deber estar adecuadamente formalizada a fin de fa-
cilitar las auditoras. De no haberse formalizado una tarifa propia del proyecto, se aplicarn
las tarifas del PNUD.
Se deber consultar a la oficina del PNUD cuando en situaciones excepcionales sea ne-
cesario alojarse en un hotel de costo muy elevado, caso en el que se podr considerar la
aplicacin de viticos suplementarios (para lo cual se deber presentar la factura original del
hotel).

48. Gastos adicionales que se pueden reconocer adems de los viticos: Aparte de los viticos,
el proyecto podr cubrir los costos de gastos terminales y de tasas e impuestos de embar-
que. Para el reembolso de los primeros, aplicable cuando el pasajero no tenga a su disposi-
cin transporte proporcionado desde o hacia el aeropuerto, se debern presentar los com-
probantes que respalden los gastos, los que sern reconocidos sin exceder los topes esta-
blecidos de acuerdo a la escala vigente de Naciones Unidas para cada ciudad. Para el re-
embolso de tasas e impuestos de embarque, debern presentarse los comprobantes res-
pectivos.

49. Viajes en automvil privado relacionados con las actividades del proyecto: El Organismo
Nacional de Ejecucin/Socio Implementador podr autorizar el uso de automviles particu-
lares para viajes relacionados con actividades del proyecto. En dicho caso se reembolsarn
los peajes (mediante presentacin de los comprobantes respectivos) y los costos incurridos
por la utilizacin del automvil, mediante presentacin del formulario de Solicitud de Re-
embolso de Gastos de Viaje (o Voucher for reimbursement of expenses, ver Anexo 3-I),
indicando los kilmetros recorridos. El reembolso se hace en funcin de kilmetro recorri-
do, en dlares de los Estados Unidos (US$) para viajes al exterior o en su equivalente en
moneda local para viajes en el interior del pas, de acuerdo con las tarifas que al respecto
fije el PNUD.

50. Forma de liquidacin del vitico diario:


a) Se paga un vitico completo por el da en el cual comienza un viaje ms cada perodo de
veinticuatro (24) horas, desde medianoche hasta medianoche, excepto para el da que
finaliza el viaje.
b) Corresponde el pago del cuarenta por ciento (40%) del valor del vitico diario cuando el
viaje excede las diez (10) horas pero no se extiende ms all de la medianoche. Si el
viaje es menos de diez (10) horas no corresponde pago de viticos, pero se podr rem-
bolsar gastos de comidas y transporte mediante presentacin de comprobantes (emiti-
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dos a nombre del PNUD) 17 .


c) El monto total del vitico se compone de la siguiente manera:
d) Alojamiento: cincuenta por ciento ( 50%)
e) Comidas: treinta por ciento (30%)
f) Transporte y otros: veinte por ciento (20%).
g) Cuando el proyecto asegure alojamiento y/o comida el pasajero, el monto del vitico se
deber reducir proporcionalmente.
h) Viticos para viajes en el territorio nacional: Para el pago de los mismos, se podr abo-
nar el cien por ciento (100%) del vitico con anterioridad a la partida.
i) Viticos para viajes al exterior: Para el pago de los mismos, se calcular y abonar el
ochenta por ciento (80%) con anterioridad a la partida. Al regreso del viaje mediante el
formulario de Solicitud de Reembolso de Gastos de Viaje (o Voucher for reimbusement
of expenses, ver Anexo 3-I) se reembolsar el veinte por ciento (20%) restante y los
gastos adicionales aplicables (Tasa o impuestos de embargue y gastos terminales). Con
dicho formulario se debern presentar los boletos areos originales y los originales de
otros comprobantes pertinente del viaje.

51. Rendiciones y liquidaciones de viaje:


a) Los anticipos y rendiciones de viajes al exterior y a ciudades dentro del pas se liquidan
de acuerdo a la escala correspondiente y son pagadas mediante cheque o transferencia
bancaria.
b) Gastos de Viaje (o Voucher for reimbursement of expenses, ver Anexo 3-I) en original,
conjuntamente con los comprobantes originales y la Solicitud de pago de pasajes y vi-
ticos (Anexo 3-H) debidamente firmada, lo que deber ser presentado en un plazo
mximo de diez (10) das de concluida la misin.
c) El interesado puede solicitar copia del formulario de reembolso debidamente liquidado al
momento de recibir el pago.

G. GASTOS DE MISIONES RELACIONADAS CON LA PREPARACIN,


EJECUCIN Y EVALUACIN DEL PROYECTO 18
52. Acuerdos para la realizacin de misiones: El Director del Proyecto y el PNUD podrn
acordar la realizacin de una misin, a iniciativa de cualquiera de ellos.

53. Los viajes relacionados con los gastos de misiones son aquellos vinculados a la revisin y
evaluacin de las actividades del proyecto.

54. Los trmites relativos a la contratacin de consultores para misiones sern realizados
directamente por PNUD.

55. Los gastos se refieren a remuneraciones, gastos de viaje y gastos conexos correspondien-
tes a la contratacin de consultores para tareas especiales en las revisiones y evaluaciones
de las actividades del proyecto.

17
Bajo la siguiente denominacin: Programa Naciones Unidas para el Desarrollo, NIT 312583-1
18
Gastos de misin: cuenta 71600 gastos de viaje y 71200 honorarios, del presupuesto.

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56. En circunstancias excepcionales y con la debida justificacin por escrito, los oficiales de
Gobierno pueden efectuar viajes para asistir a una reunin intergubernamental de las Na-
ciones Unidas relacionada con actividades del proyecto, debitando de la cuenta 71600.

57. Los viajes se realizan nicamente para el cumplimiento de las actividades de la misin. Los
viajes se estiman segn costos reales e incluyen: Los viajes hacia y desde el exterior y los
viajes a ciudades u otras localidades dentro del pas.

58. Para la comprar de boletos, pago de viticos y otros gastos adicionales relacionados con las
misiones, aplican las mismas normas mencionadas en la Seccin F, Viajes y misiones rela-
cionadas con la preparacin y la ejecucin del proyecto (prrafos 44 a 51 de este Captulo
III).

H. ANEXOS REFERENTES AL CAPTULO III RECURSOS HUMANOS

Anexo Ttulo del documento

3-A Instructivo para la elaboracin de trminos de referencia


3-B Criterios para seleccin de candidatos
3-C Criterios para aplicacin de viticos en el proyecto
3-D Modelo del contrato de servicio
3-E Modelo del contrato por producto
3-F Modelo de la declaracin jurada
3-G Formato de acuerdo sobre productos desarrollados
3-H Formato de solicitud de pago de pasaje y viticos
3-I Voucher for reimbursement of expenses
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Captulo IV: Adquisicin de Bienes, Servicios y Obras Civiles
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IV. ADQUISICIN DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS CIVILES

A. CONSIDERACIONES GENERALES

1. El propsito del presente Captulo es el establecimiento de una gua mnima de normas y


procedimientos para la realizacin de los procesos de adquisicin de bienes, servicios y/u
obras civiles en los proyectos de ejecucin nacional.

2. Cuando las actividades del proyecto son implementadas con el apoyo de una Agencia del
Sistema de las Naciones Unidas, las normas y procedimientos que son aplicables para su
ejercicio propio son las establecidas corporativamente por la Agencia respectiva.

3. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador es responsable de la adecuada


conduccin de los procesos de adquisicin de bienes, servicios y obras civiles que se reali-
cen dentro del marco del proyecto. Deber observar principios internacionalmente acepta-
dos para la seleccin de firmas consultoras y empresas proveedoras de bienes, servicios
y/u obras civiles, dando la seguridad de procesos transparentes, otorgando imparcialidad, y
buscando la mayor rentabilidad para los proyectos. Utilizar normas y procedimientos de
acuerdo a las regulaciones establecidas por instituciones financieras internacionales, en el
caso que stas financien las compras o contrataciones a realizarse en el marco de un pro-
yecto de ejecucin nacional.

4. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber asegurarse de haber


transferido los fondos suficientes a las cuentas del PNUD para el cumplimiento de los com-
promisos adquiridos y la realizacin de los pagos previstos, siguiendo las Regulaciones
Financieras del PNUD para estos casos.

5. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador o el Gobierno, en su caso,


debern, obligatoriamente, mantener durante siete (7) aos la documentacin que avale
que los procesos que se detallan en este Captulo se han cumplido, ya sea para la Auditora
que se realizar al proyecto o para cualquier solicitud de informacin del PNUD.

B. PRINCIPIOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

6. Definicin: La adquisicin de bienes, servicios y/u obras civiles es un proceso que abarca
desde la identificacin de las necesidades, seleccin de modalidad de compra, preparacin
y acuerdo del contrato, y todas las fases de la administracin del contrato, hasta el final de
los servicios contractuales o de la vida til del bien (activo).
La adquisicin de bienes y servicios, es una de las actividades que mayor impacto tiene
sobre la ejecucin adecuada de un proyecto. De la estrategia de adquisiciones depender,
en buena parte, el logro de los resultados del proyecto y su oportuna conclusin.

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La aplicacin de normas a travs de procedimientos equitativos y transparentes, consti-


tuyen herramientas indispensables para resguardar los principios de responsabilidad de
gestin y uso efectivo de los fondos, as como para crear mercados confiables y estables,
incentivando la participacin de oferentes competentes.
En este sentido, los procedimientos de adquisiciones aqu contenidos, incluyen normati-
vas que aseguran trato igualitario a los oferentes y permiten reducir o eliminar la discrecio-
nalidad o abuso intencional, tanto de las personas encargadas de la administracin de los
procesos, como de los oferentes que participan en los mismos.

7. Planificacin de las Adquisiciones: La planificacin de las adquisiciones es esencial para


lograr la realizacin efectiva y oportuna de procesos, de adjudicacin de contratos y la
entrega de los bienes y servicios requeridos. Por esta razn, el Organismo Nacional de
Ejecucin/ Socio Implementador deber preparar y mantener actualizados planes anuales
de adquisiciones para el proyecto, que complementarn el plan de trabajo anual del pro-
yecto (ver Anexo 4-A). Para la preparacin de este plan, debern tenerse en cuenta al
menos los siguientes aspectos:
a) Mtodo para realizar las adquisiciones.
b) Existencia de una lista de potenciales fuentes de adquisiciones.
c) Disponibilidad segura de fondos y autorizacin para utilizarlos.
d) Preparacin y entrega de descripciones adecuadas de las adquisiciones.
e) Plazos de entrega.
f) Criterios de evaluacin.
g) Justificacin adecuada en el caso de realizar adquisiciones no competitivas. (No es acep-
table la indicacin de urgencia, cuando sta es el resultado de una falta de planificacin
previa y debida).

8. Principios que deben ser observados en los procesos de adquisicin de bienes, servicios u
obras civiles:
a) Mejor valor por el dinero (Best Value for Money): Significa la seleccin basada en la
integracin de factores tcnicos, organizacionales y de precios, de acuerdo a la impor-
tancia de cada uno de los mismos, y, por consiguiente, no significa la eleccin del menor
precio propuesto u ofertado. Una mejor relacin calidad-precio considera una evaluacin
integral de los factores tcnicos, organizacionales y de precios, a la luz de sus respecti-
vas importancias (confiabilidad, calidad, experiencia, rendimiento anterior, costos reales
de mercado, entre otros, y no se interpreta simplemente como aquella opcin que ofrece
el precio inicial ms bajo.
b) Imparcialidad, integridad y transparencia: Como la competencia es lo bsico para la
eficiencia, imparcialidad y transparencia en las adquisiciones, el Organismo Nacional de
Ejecucin/Socio Implementador es el responsable de asegurar la integridad del proceso
de adquisiciones y el mantenimiento de la imparcialidad de todos los oferentes. Las
normas y reglas aplicables deben ser claras y no ambiguas.
c) Efectiva competencia: El objetivo de la misma es proveer a todos los licitantes elegibles
de los requerimientos del Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador en
tiempo y con adecuada notificacin y con la misma igualdad de oportunidades a todos
ellos.

9. tica en las adquisiciones: Durante los procesos de compra y ejecucin de una orden de
compra o contrato, se exige que los oferentes, as como los funcionarios o personas invo-
lucradas que participen en los procesos, observen los ms altos niveles ticos. A este res-
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pecto, se deben tener en cuenta las polticas del PNUD en estos asuntos. A modo de ejem-
plo, se incluye la Declaracin de tica utilizada por el PNUD, la cual deber ser firmada
por toda persona involucrada en procesos de adquisicin o contratacin del proyecto. (Ver
Anexo 4-B).

10. Consideraciones ambientales: El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador


debe realizar sus actividades de una manera responsable en relacin con el medio ambien-
te, lo cual implica, que los bienes y/o servicios que se seleccionen minimicen el impacto
ambiental 19 . Para determinar el grado de respeto por el ambiente de los bienes y/o servi-
cios, se puede aplicar indicadores que sealan el nivel oficial ambiental con que fue apro-
bado el producto, como ser: Energy Star, EU Eco label, Energuide, etc.

C. MTODOS DE ADQUISICIN

11. Introduccin: Adicionalmente a la economa y eficiencia, el PNUD requiere del Organismo


Nacional de Ejecucin/Socio Implementador transparencia y responsabilidad en el uso de
los fondos pblicos, lo cual afecta la eleccin del mtodo de adquisicin, la documentacin
y procedimientos a ser utilizados.

12. Mtodos de solicitud de ofertas. Cuando la solicitud ha sido aprobada, los fondos han sido
asegurados y las especificaciones, trminos de referencia o insumos tcnicos para obras
han sido preparados y se cuenta con el monto estimado para la adquisicin, el Organismo
Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe decidir qu mtodo de adquisicin ser
utilizado.

13. Los mtodos de solicitud de ofertas utilizados para la adquisicin de bienes, obras o
servicios son los siguientes:
a) Compras locales (CL) (< US$2,500)
b) Solicitud de Cotizacin (SDC) (> US$2,500 < US$100,000)
c) Solicitud de Propuesta (SDP) (> US$100,000), y
d) Invitacin a Licitar (IAL) (> US$100,000)
e) Compra Directa (UNGM, LTA)

14. Compras locales (CL) (< US$2,500): Es el proceso de compra aplicable cuando el monto de
la adquisicin es inferior a US$2,500. Se recomienda la obtencin de tres (3) ofertas com-
petitivas, mediante un proceso informal (las ofertas recibidas debern constar por escrito,
ya sea carta, fax o correo electrnico).

15. Solicitud de Cotizacin (SDC) (> US$2,500 < US$100,000): Es el proceso competitivo para
adquirir bienes, servicios u obras civiles, aplicable cuando el contrato previsto es por un
monto superior a los US$2,500 e inferior a los US$100,000. Se exige la obtencin de un
mnimo de tres (3) ofertas competitivas por escrito y en sobre cerrado.
La competencia est dada por la obtencin de un mnimo de tres (3) ofertas competiti-
vas (es decir, que cumplen con los requerimientos y trminos establecidos) y calificadas

19
Los proyectos debern cumplir con las leyes y reglamentos nacionales relativos al medio ambiente.

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(donde el proveedor se ajusta a los criterios de elegibilidad establecidos), y donde se selec-


ciona la oferta de menor precio.
Se lleva a cabo preferentemente en forma pblica, a travs de anuncios en peridicos,
uso de portales Web (por ejemplo, el del Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Imple-
mentador, Guatecompras, entre otros), aunque podr realizarse mediante invitacin a em-
presas precalificadas o preseleccionadas mediante los distintos mtodos existentes (prese-
leccin, expresiones de inters, registro de proveedores, proveedores que hayan cumplido
satisfactoriamente sus contratos en procesos anteriores, etc.). Se sugiere que en caso de
adquisicin de bienes, la lista de empresas preseleccionadas incluya entre seis (6) a doce
(12) empresas.
Se incluye modelo de texto de SDC (Anexo 4-C).

16. Solicitud de Propuestas (SDP) (> US$100,000): Se utiliza mayoritariamente para servicios
de consultora o servicios similares o bienes complejos. Una SDP tambin puede usarse
para adquisiciones menores a US$100,000 de bienes, servicios u obras civiles.
Una SDP conduce a la seleccin de la propuesta que mejor se ajuste a los requisitos es-
pecificados, incluyendo precio y otros factores, de acuerdo al mtodo de dos sobres. Es un
proceso pblico, que debe observar procedimientos formales
Se incluye modelo de texto de SDP (Anexo 4-D).

17. Invitacin a Licitar (IAL) (> US$100,000): Es generalmente utilizada en compras mayores a
US$100,000, para la compra de bienes, obras civiles o servicios que puedan ser cuantifica-
bles en cantidad y en calidad.
La IAL debe ser difundida pblicamente, mediante avisos publicados en la prensa local
e internacional, uso de portales Web (por ejemplo, el del Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador, PNUD Guatemala, PNUD Sede, Guatecompras, entre otros), o
invitaciones a licitar a una lista de empresas pre-calificadas. En caso se aplique, la pre-
calificacin se basa en un proceso pblico y abierto, el cual se define con base en las nor-
mas y procedimientos del PNUD.
Para asegurar economa y eficiencia, la seleccin est dada por la obtencin de un m-
nimo de tres (3) ofertas competitivas (es decir, que cumplen con los requerimientos y tr-
minos establecidos) y calificadas (donde el proveedor se ajusta a los criterios de elegibili-
dad establecidos) y donde se selecciona la propuesta aceptable de menor precio.
Se incluye modelo de texto de IAL (Anexo 4-E).

18. Compra Directa (CD): La compra directa puede utilizarse como mtodo nicamente cuando
la adquisicin se realice a travs del United Nations Global Marketplace (UNGM) o se
ejecute dentro del marco de un Acuerdo a Largo Plazo 20 (LTA, por sus siglas en ingls) del
PNUD. Para artculos comnmente utilizados, como computadoras, programas informticos
(software), equipos de oficina y vehculos, el PNUD cuenta con acuerdos a largo plazo con
diferentes proveedores, aplicables a su red mundial de oficinas, los cuales puede poner a
disposicin del Organismo Nacional de Ejecucin/ Socio Implementador para adquisiciones
mayores a US$100,000.

20 El Acuerdo a Largo Plazo (LTA) es el resultado de un proceso competitivo a nivel internacional, conducido por la
Sede del PNUD en Nueva York, en el cual se establece un acuerdo mutuo con un proveedor, de proporcionar bienes
o servicios, segn se requiera, por un perodo de tiempo especfico, donde la cantidad se determina en precios o
disposiciones de precios ya fijados. Un LTA puede ser regional, local, o a travs de Agencias del Sistema de las
Naciones Unidas.
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19. Tipos de competencia: Dependiendo de la naturaleza y tamao del proceso de adquisicin,


los mtodos de competencia comnmente utilizados por el PNUD para la adquisicin de
bienes, servicios u obras civiles, son los siguientes:
a) LPI Licitacin Pblica Internacional
b) LIR Licitacin Internacional Restringida
c) LPN - Licitacin Pblica Nacional

20. Licitacin Pblica Internacional (LPI): La licitacin pblica internacional, mtodo preferido
para las adquisiciones, intenta proveer informacin en forma igualitaria y al mismo tiempo
a todos los licitantes elegibles, sobre los requerimientos del Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador. Se inicia mediante un anuncio publicado en prensa local e inter-
nacional, invitando a los licitantes interesados a consultar o solicitar los documentos de
licitacin al Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador correspondiente.
Para contratos de entre US$100,000 y US$500,000, se aconseja publicar en la pgina
Web del PNUD Guatemala y de la Sede (Procurement Notice on UNDP). Para contratos que
superen los US$500,000 adicionalmente deben ser publicados en la revista Development
Business y/o cualquier otra publicacin relevante de circulacin internacional. El perodo
entre el anuncio de la LPI y la recepcin de ofertas, no debe ser inferior a treinta (30) das
calendario, dependiendo de la complejidad y naturaleza de bienes, servicios u obras civiles
requeridas.

21. Licitacin Internacional Restringida (LIR): sta se limita a una lista corta de proveedores
pre-calificados, seleccionados de una manera no discriminatoria por el Organismo Nacional
de Ejecucin/Socio Implementador, a partir de un registro de proveedores idneos, una
lista de proveedores pre-calificados, una lista de aquellos que hayan expresado su inters y
otras fuentes.
La pre-calificacin se realiza mediante una evaluacin de proveedores interesados en
participar en una licitacin, para lo cual se realiza una publicacin en medios de prensa
nacional e internacional. El perodo entre el anuncio de invitacin a pre-calificar y la ltima
fecha de entrega de la informacin solicitada en el anuncio no debe ser inferior a los quince
(15) das calendario. La pre-calificacin se mantendr vigente por un (1) ao.

22. Licitacin Pblica Nacional (LPN): El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementa-


dor puede utilizar la competencia local o nacional para los siguientes casos, mediante publi-
cacin en diarios locales o nacionales para asegurar la competencia:
a) Obras civiles, cuando el pas posee suficiente base de oferentes (mnimo de tres),
b) Servicios profesionales menores a US$30,000,
c) Bienes disponibles en el mercado local, cuyo precio es inferior a los precios de referencia
indicados por Agencias de Naciones Unidas, o acuerdos a largo plazo del PNUD,
d) Servicios para programas que requieran el conocimiento del sistema/realidad nacional.
El perodo entre el anuncio de la LPN y la recepcin de ofertas no debe ser inferior a
veintin (21) das calendario.

23. Excepciones a la competencia: Las causas de excepcin a la competencia deben estar


enmarcadas en la legislacin nacional que aplique al Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador, siempre y cuando no contradiga los principios del PNUD. A
modo de ejemplo, a continuacin se indican algunas causales de excepcin de competencia

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permitidas por el PNUD, as como ejemplos de justificaciones aceptables y algunas conside-


raciones prcticas:
a) Compras menores a US$2,500: Compra local.
b) No existe un mercado competitivo (Precios/ tarifas establecidas): Existencia de un mo-
nopolio, precios fijados por la legislacin nacional, o cuando el requerimiento involucre
productos o servicios propietarios. Indicar nombre del organismo regulador o de la ley
que controla las tarifas o que establece los precios. Se debe adjuntar una lista impresa
de las tarifas en vigencia, si la misma estuviera disponible.
c) Producto o servicio amparado por un derecho de propiedad intelectual: Explicar por qu
otras fuentes no tienen la capacidad de prestar el servicio o proveer el producto adecua-
damente.
d) Normalizacin/ estandarizacin: Cuando se requiera que un bien se ajuste o adapte a un
tipo, modelo o norma. Por ejemplo: la plataforma informtica existente exige compati-
bilidad de equipamiento o software propietario. Proporcionar informacin sencilla, sim-
ple y directa, basada en hechos concretos, de modo que una persona sin conocimientos
tcnicos pueda comprender el motivo.
e) Cooperacin con otras organizaciones de las Naciones Unidas: Vincular el acuerdo a
largo plazo por parte de cualquier otra organizacin de las Naciones Unidas.
f) Bienes adicionales con requerimientos idnticos: Bienes que han sido adquiridos a tra-
vs de un proceso competitivo dentro de los ltimos doce (12) meses y donde los pre-
cios, cantidades mximas y condiciones ofertadas se mantienen. Proporcionar informa-
cin detallada sobre el requerimiento adicional.
g) Proceso competitivo no produjo resultados satisfactorios: Como resultado de un proceso
competitivo se recibieron menos de tres (3) ofertas, o a pesar de haber recibido ms de
tres (3) ofertas, luego de efectuada la evaluacin, no se cuenta con tres (3) ofertas
comparables.
h) Compra o arrendamiento de una propiedad: Se selecciona el lugar con base en conside-
raciones de seguridad, ubicacin, presupuesto, entre otros.
i) Emergencia: Desastres naturales, epidemias o situaciones de crisis, declaradas por el
Coordinador de Asistencia Humanitaria del PNUD.
j) Servicios profesionales que no pueden ser evaluados objetivamente: Esto se relaciona
con Servicios complejos de Investigacin y Desarrollo.

D. PROCESO DE SOLICITUD DE OFERTAS

24. Introduccin: Despus de determinar cul mtodo de adquisiciones se utilizar, el


Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe elaborar los documentos para
solicitar la presentacin de ofertas para los bienes, servicios u obras civiles que se requie-
ran. Aunque el nivel de detalle y la complejidad de estos documentos variar segn la
naturaleza y el monto del contrato previsto, deber contener toda la informacin necesaria
para preparar una oferta, propuesta o cotizacin que ofrezca el mejor valor por los bienes,
obras o servicios a ser provistos.
Los documentos de solicitud generalmente deben incluir lo siguiente:
a) Carta de invitacin;
b) Instrucciones a los oferentes;
c) Forma de la solicitud de oferta (es decir, propuesta, licitacin, cotizacin);
d) Forma del contrato propuesto (es decir, orden de compra, contrato por servicios profe-
sionales de empresas, etc.);
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e) Condiciones del contrato, generales y especiales;


f) Especificaciones tcnicas o trminos de referencia o descripcin de las obras;
g) Criterios de evaluacin; y
h) Requerimientos mnimos de calificacin.

25. Los Documentos de Solicitud: En el proceso de preparacin de los documentos de


solicitud, el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debera considerar los
siguientes escenarios para los insumos requeridos:
a) Las ofertas pueden solicitarse sobre la base de un monto global o suma alzada. Cuando
el documento para licitar abarca una gran cantidad de elementos de bajo costo con rela-
cin a los cuales las adjudicaciones por separado no resultaran ventajosas para el pro-
yecto por razones de logstica, podr solicitarse las ofertas sobre la base de un monto
global. En dichos casos, los oferentes tambin podrn responder sobre la base de cada
elemento o sobre la base de un todo o nada. Si as se especificase en los documentos
para licitar o cotizar, el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador podr
mantener la opcin de convertir los montos globales de los precios de la oferta en pre-
cios unitarios prorrateados.
b) Agrupamiento de tems similares: Los tems similares siempre deben ser agrupados, se
soliciten o no las ofertas basadas en un grupo de elementos. Si dichos tems no fuesen
similares puede ser aconsejable dividirlos en invitaciones a licitar independientes o lotes.
c) Cambios en las cantidades: Cuando no se tiene certeza sobre la cantidad exacta requeri-
da, puede indicarse una cantidad estimada en la invitacin con una clusula que aclare
que el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador se reserva el derecho de
aumentar o disminuir la cantidad indicada en un veinticinco por ciento (25%) como
mximo, al momento de adjudicar, sin que se modifiquen los trminos y condiciones.
Este porcentaje podr ser en valor o en cantidad de unidades, equivalentes al porcentaje
antes indicado.

26. Idioma: Los documentos de solicitud y las ofertas deber ser preparadas en espaol, as
como el contrato firmado con el licitante seleccionado, y ese idioma ser el que regir entre
el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador y el contratado.

27. Carta de Invitacin: Debe incluir:


a) Referencia y ttulo del proceso;
b) Marco Legal del proceso y normas aplicables;
c) Lista de documentos incluidos;
d) Lugar, fecha y hora lmite de recepcin y apertura pblica de ofertas, cuando correspon-
da.

28. Instrucciones a los oferentes: El propsito de las instrucciones es expresar todas las guas
relevantes que gobiernan la preparacin, presentacin y evaluacin de las ofertas. Las
instrucciones contendrn una lista de los documentos que se requieran para constituir un
proceso de licitacin completo, as como la indicacin de que una oferta podr ser rechaza-
da si no contiene todos los elementos que se solicitan.

29. Cuando se establezca el perodo para presentar ofertas, el Organismo Nacional de


Ejecucin/Socio Implementador deber asegurase que el tiempo es el adecuado para que

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cada oferente prepare su oferta, teniendo en cuenta el tamao y la naturaleza de lo reque-


rido. Dicho perodo puede ser de una (1) a seis (6) semanas dependiendo la complejidad
del insumo deseado y el tipo de competencia aplicable.

30. Propuestas alternativas: Los documentos de solicitud deben indicar claramente si ser
permitida o no la presentacin de propuestas alternativas, es decir, cuando un proveedor
presenta dos o ms ofertas con variaciones para el mismo requerimiento.

31. Modificaciones a los documentos de licitacin: Las instrucciones estipularn que alguna
informacin adicional, clarificacin, correccin de errores o modificacin de los documentos
de licitacin, podr ser informada por escrito a todos los oferentes, con suficiente antela-
cin a la fecha de recepcin de las ofertas.

32. Moneda y Pagos: Se darn instrucciones especficas con relacin a la moneda de cotizacin
y de pago que se utilizar para el proceso y contrato. Para propsito de comparacin de
las ofertas recibidas, el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber
convertir los precios ofertados a una sola moneda. A modo de ejemplo, el PNUD utiliza la
Tasa operacional de cambio de las Naciones Unidas vigente en la fecha de apertura de las
ofertas, la cual puede ser consultada en el sitio Web: www.un.org/depts/treasury.

33. Plazo de validez de oferta: Es el plazo en el cual el oferente se compromete a mantener las
condiciones y trminos de su oferta. El plazo de validez de ofertas deber establecerse en
los documentos de invitacin y podr oscilar entre treinta (30) y ciento veinte (120) das.

34. Garantas de oferta/propuesta: El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador


tiene la opcin de requerir una garanta bancaria o pliza de seguro. Cuando corresponda,
la garanta se determinar sobre la base del monto y de la complejidad del contrato. Es
aconsejable que se utilice para todos los procesos por contratos que excedan los
US$300,000 y el monto de dicha garanta puede llegar a casi el dos por ciento (2%) del
valor estimado del contrato. Debe expresarse como un monto especfico ms que como un
porcentaje de dicho valor estimado.
El perodo de validez de la garanta deber ser como mnimo treinta (30) das adicionales
al de validez de la oferta indicado en los documentos de solicitud, el cual dependiendo de la
complejidad de los bienes, servicios u obras a ser comprados, un plazo suficiente se en-
cuentra entre treinta (30) y ciento veinte (120) das, lo cual es aceptable para evaluar las
propuestas u ofertas. Si se ha solicitado una garanta para una Oferta/Propuesta, cualquier
oferta no garantizada ser rechazada.
Todas las garantas de oferta/propuesta sern devueltas una vez firmado el contrato
con el proveedor seleccionado.

35. Garanta de Cumplimiento de Contrato: Se requiere para todos los contratos por un monto
superior a US$500,000, a fin de asegurar el cumplimiento del contrato. El monto de la
garanta puede variar dependiendo de la naturaleza y magnitud del contrato. Se recomien-
da que el monto de la garanta sea por el equivalente al diez por ciento (10%) del valor del
contrato y su validez exceda en al menos treinta (30) das, la fecha prevista para el cum-
plimiento de todas las obligaciones contractuales por parte del proveedor.
La garanta de cumplimiento debe ser emitida en la misma moneda del contrato y en
una de las siguientes formas:
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a) Garanta bancaria,
b) Cheque de caja o cheque certificado,
c) Pliza de seguro, si es pagadera a la vista,
d) Porcentaje del total del pago retenido hasta la aceptacin final del bien, servicio u obra.
La garanta de cumplimiento de contrato deber ser devuelta al contratista/proveedor
dentro de los treinta (30) das de completado el contrato respectivo, incluyendo cualquiera
obligacin garantizada.

36. Consultas de los oferentes: Las consultas de los oferentes se manejar en forma escrita
(carta, fax o correo electrnico):
a) Mtodo escrito: Cualquier potencial oferente que necesite una aclaracin con relacin a
los documentos del proceso, debe presentar sus consultas por escrito, y nicamente
quien emitir los documentos dar respuesta. Las respuestas a dichas consultas sern
otorgadas por escrito. Estas contestaciones, junto con el texto de las preguntas, deben
enviarse a todos los potenciales oferentes o ser publicada, sin citar el origen de la con-
sulta. Las respuestas otorgadas formarn parte y ser ledas conjuntamente con los do-
cumentos del proceso.
b) Conferencia previa: De ser necesario, se podr realizar para ampliar la informacin de
los documentos de licitacin; sin embargo no es un mecanismo para responder consul-
tas. Las consultas y respuestas se manejarn por escrito, dentro de los plazos y a travs
de los medios indicados en los documentos de licitacin.

37. Presentacin de las Ofertas: Es responsabilidad de los oferentes asegurarse que las ofertas
sean presentadas en el lugar de entrega estipulado y dentro de la fecha y hora lmite, debi-
damente firmadas por los representantes legalmente autorizados.
Si las ofertas se entregan en mano, los oferentes deben completar y firmar el registro
de entrega de ofertas que tendr disponible el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio
Implementador en el que figure la fecha y la hora de la entrega.
Las ofertas/propuestas tardas deben ser rechazadas. Las ofertas/propuestas recibidas
con posterioridad a la hora fijada deben ser devueltas sin abrirse en el momento de su
presentacin.

38. Recepcin de las Ofertas: En el caso de Cotizacin Local (CL), las ofertas remitidas por
correo electrnico, se deber considerar que la fecha y hora vlidas sern las de recepcin
por parte del Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador.
En el caso de las Solicitudes de Cotizacin (SDC), el funcionario o persona encargada de
las adquisiciones recibir las ofertas presentadas en sobre cerrado.
En el caso de las Invitaciones a Licitar (IAL) o de las Solicitudes de Propuestas (SDP),
todas las ofertas/propuestas debe recibirlas una persona que no se encuentre directamente
involucrada con el proceso de adquisiciones. A todas las ofertas/ propuestas se les debe
sellar la hora/fecha de su recepcin y quien entrega por parte del oferente, deber comple-
tar el registro de entrega de ofertas. Las ofertas sern abiertas inmediatamente despus
de cumplido el plazo mnimo de recepcin. Las ofertas/propuestas recibidas debern ser
mantenidas en un lugar seguro y bajo llave.

39. Modelos de Solicitud de Ofertas: Los modelos utilizados por el PNUD de acuerdo al mtodo
de adquisiciones que corresponda, constituyen anexos a este Manual (Ver Anexos 4-C, 4-D

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y 4-E).

E. EVALUACIN DE LAS OFERTAS

40. Apertura de las ofertas o propuestas (superiores a US$100,000): cuando las ofertas han
sido obtenidas a travs de una Invitacin a Licitar (IAL), deben abrirse en pblico a la hora
y en el lugar especificados en la IAL. La apertura debe realizarse inmediatamente despus
de cumplido el plazo mximo establecido de recepcin de ofertas, y en presencia de repre-
sentantes de los oferentes.

41. Durante el acto de apertura, la persona designada por la autoridad del proyecto que
corresponda, completar y firmar un formulario en el que conste, entre otros:
a) Nombre del oferente y de su representante en el acto de apertura, quien tambin firma-
r el formulario,
b) Precio y moneda de la oferta, por lote, cuando corresponda,
c) Precios de ofertas alternativas, an cuando se haya establecido que no son aceptables,
d) Presentacin o no de una garanta de oferta, si fue requerida, y
e) Descuentos, si son ofertados.

42. En el caso de la Solicitud de Propuestas (SDP) no es necesaria la apertura en pblico de los


sobres que contienen las propuesta tcnicas, ya que las propuestas econmicas no pueden
abrirse sin haber completado la evaluacin tcnica.

43. Aplicacin de los criterios de evaluacin: El propsito de la evaluacin, de acuerdo con los
principios del PNUD, es asegurar la seleccin de la oferta mejor calificada y que asegure
obtener el mejor valor por el dinero.

44. Evaluacin de las Solicitudes de Cotizacin (SDC): Despus de recibidas las cotizaciones,
las ofertas ser abiertas y evaluadas en presencia del Comit de Evaluacin, designado por
el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador. Generalmente dicho Comit
deber estar formado por al menos tres (3) funcionarios o personas capacitadas, para ase-
gurar transparencia e imparcialidad. Cada integrante del Comit de Evaluacin, deber
firmar una Declaracin de Imparcialidad y Confidencialidad conforme al modelo que se
adjunta (Anexo 4-I).
Todas las ofertas debern ser evaluadas contra los criterios de evaluacin establecidos
en los documentos de invitacin para determinar: (i) si los bienes, servicios u obras civiles
estn de acuerdo con lo solicitado, y (ii) si el oferente cumple en los siguientes aspectos:

a) Conformidad con las especificaciones / trminos de referencia;


b) Calidad del producto, es decir, conformidad con las normas nacionales / internacionales
aplicables al mismo;
c) Fecha establecida para la entrega;
d) Cumplimiento con los trminos y condiciones generales del PNUD, segn aplique;
e) Mantenimiento y disponibilidad de accesorios o repuestos post-venta en el pas; y
f) Precio ofertado segn condiciones establecidas.
Todo lo actuado durante la evaluacin quedar reflejado en un informe de evaluacin,
firmado por todos los integrantes del Comit de Evaluacin.
En el caso de la SDC, el precio sirve como la medida para adjudicar el contrato, a menos
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que la oferta sea rechazada por razones especficas.

45. Evaluacin de las Invitaciones a Licitar (IAL): Luego de abiertas pblicamente las ofertas, el
Comit de Evaluacin, designado por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implemen-
tador, realizar la evaluacin respectiva. Dicho Comit deber estar formado por tres (3) a
cinco (5) funcionarios o personas capacitadas, para asegurar transparencia e imparcialidad.
Cuando fuese necesario, podr contratarse un consultor especializado para ayudar con el
anlisis de las ofertas. Cada integrante del Comit de Evaluacin, deber firmar una Decla-
racin de Imparcialidad y Confidencialidad conforme al modelo que se adjunta (Anexo 4-
I).

46. Todas las ofertas debern ser evaluadas contra las especificaciones, descripcin de los
trabajos o trminos de referencia estipulados en los documentos de solicitud. El sistema de
puntaje o criterios de evaluacin deben establecerse desde los documentos de invitacin,
considerando los siguientes factores:
a) Conformidad con las especificaciones, descripcin de los trabajos o trminos de referen-
cia;
b) Calidad del Producto, es decir su conformidad con normas nacionales / internacionales;
c) Plazo de entrega;
d) Cumplimiento con los trminos y condiciones generales del PNUD, segn aplique;
e) Mantenimiento post-venta;
f) Mantenimiento y disponibilidad de repuestos;
g) Capacidad tcnica y financiera del proveedor; y
h) Precio ofertado segn condiciones establecidas.
Todo lo actuado durante la evaluacin quedar reflejado en un informe de evaluacin,
firmado por todos los integrantes del Comit de Evaluacin. Solamente ser consideradas
aceptables aquellas ofertas que ofrezcan elementos que cumplan o excedan las caracters-
ticas establecidas o mnimos requeridos. Una calificacin que realice un oferente en las
especificaciones de su oferta y que no est contemplada en la invitacin a licitar ser cui-
dadosamente examinada para asegurarse que la oferta responda a los trminos y condicio-
nes de la invitacin a licitar. En el caso de la IAL, el precio sirve como la medida para ad-
judicar el contrato, a menos que la oferta sea rechazada por razones especficas.

47. Evaluacin de las Solicitudes de Propuestas (SDP): Luego de recibidas y abiertas las
propuestas tcnicas, el Comit de Evaluacin, designado por el Organismo Nacional de
Ejecucin/Socio Implementador, realizar la evaluacin respectiva. Dicho Comit deber
estar formado por tres (3) a cinco (5) funcionarios o personas capacitadas, para asegurar
transparencia e imparcialidad. Cuando fuese necesario, podr contratarse un consultor
especializado para ayudar con el anlisis de las ofertas. Cada integrante del Comit de
Evaluacin, deber firmar una Declaracin de Imparcialidad y Confidencialidad conforme al
modelo se adjunta (Anexo 4-I).

48. Cuando se trate de servicios profesionales de empresas, ONGs, etc., la propuesta econmi-
ca deber proveer los detalles de costos, tales como: los honorarios de la consultora por
da, cantidad de das de trabajo, estimacin de gastos de viaje, etc., para permitir poder
negociar aspectos tcnicos con el oferente que pueden redundar en el precio.

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49. Recibidas en dos sobres separados, el Comit Evaluacin debe primero abrir las propuestas
tcnicas, y luego las propuestas econmicas habilitadas. El Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador tendr dos opciones para la evaluacin de las propuestas tcni-
cas:
a) Menor Precio: Los proveedores deber considerarse como calificados y con capacidad de
responder correctamente si obtienen el puntaje tcnico mnimo indicado en la SDP. Se
debe considerar calificada o habilitada una propuesta que alcance un puntaje de al me-
nos un setenta por ciento (70%). Las propuestas que no cumplen con este requisito de-
ben ser rechazadas por no poder responder a lo solicitado. Solamente se abrirn las
propuestas econmicas de aquellos oferentes que obtuvieron el mnimo de setenta por
ciento (70%) durante la evaluacin tcnica. Las restantes propuestas econmicas per-
manecern cerradas.
b) Anlisis Acumulativo: Bajo esta metodologa el total de la calificacin se obtiene de la
combinacin de factores tcnicos y econmicos. Una propuesta tcnica se considera cali-
ficada o aceptable de acuerdo con el puntaje atribuido en relacin a cmo la misma
cumple con los criterios fijados en la SDP. El costo de la propuesta es considerado como
un criterio de evaluacin, el cual no puede ser menor a un treinta por ciento (30%) del
total de cien por ciento (100%) de los factores indicados en la SDP. La ponderacin de
la propuesta tcnica no puede ser menor a un setenta por ciento (70%) del total de cien
por ciento (100%) de los factores indicados en la SDP. El puntaje de las propuestas
tcnica y econmica debe estar claramente indicado en la SDP.

F. ADJUDICACIN DEL CONTRATO

50. Introduccin: Para todos los contratos de US$ 30,000 o ms, el PNUD designa por un
perodo mximo de dos (2) aos un Comit de Contratos y Adquisiciones (CAP, por sus
siglas en ingls), el cual tiene por cometido asesorar por escrito en forma independiente y
objetiva sobre las adquisiciones y cumplimiento de las reglas y polticas aplicables. Asi-
mismo revisa los casos de excepcionalidad. Cabe sealar que, de forma de asegurar la
responsabilidad del PNUD, el Director de Pas puede solicitar al proyecto que someta cual-
quier caso al anlisis del comit mencionado, para su revisin y asesoramiento final por
escrito.

51. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador adjudicar los contratos dentro


del perodo de validez de las propuestas/ofertas, cuando: (i) se ha respondido sustancial-
mente a los documentos de solicitud, y (ii) se obtiene el mejor valor por el dinero.

52. Cuando se ha utilizado la Solicitud de Cotizacin (SDC), los contratos son adjudicados al
proveedor calificado que responda a los requisitos, que presente la oferta de menor precio.

53. Cuando se haya utilizado la Invitacin a Licitar (IAL), los contratos se adjudican al oferente
habilitado que haya cotizado el menor precio evaluado. Este trmino incluye el costo de
otros elementos (si fuese posible) tales como los costos operativos y de mantenimiento.

54. Cuando se haya utilizado una Solicitud de Propuesta (SDP) la adjudicacin se puede realizar
de acuerdo a los siguientes mtodos (estas condiciones deber estar previamente estable-
cidas en el pliego de la SDP):
a) Los oferentes que obtengan el mnimo puntaje requerido para su habilitacin tcnica,
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sern invitados a la apertura de sobres conteniendo sus ofertas econmicas, adjudicn-


dose a la de menor precio ofertado; y
b) Los oferentes que obtengan el mnimo puntaje requerido para su habilitacin tcnica,
ser invitados a la apertura de sobres que contengan sus ofertas econmicas, y se pro-
ceder a la aplicacin del peso relativo establecido en el documento del proceso, adjudi-
cndose a la de mayor puntaje.

55. Negociacin. Cuando el precio es factor de seleccin, no es recomendable ninguna


negociacin del mismo. Sin embargo, pueden realizarse negociaciones con el proveedor
seleccionado para acordar la forma de pago, trminos y condiciones especiales, plazo de
entrega, etc. siempre y cuando no se modifiquen los aspectos que fueron considerados
para determinar la evaluacin que llev a la seleccin de la oferta. Es de suma importancia
que las negociaciones conduzcan a una comprensin clara por ambas partes sobre cules
son las responsabilidades que tienen bajo el contrato.

56. Tipos y formas de contrato: El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador


utilizar los tipos y formas de contrato puestos a disposicin por el PNUD-Guatemala.

57. Enmiendas a los contratos: En general no es una buena prctica la enmienda de contratos,
por lo que se debera tratar de evitarse, salvo en situaciones especficas como cuando de-
ben cambiarse ciertos aspectos no relevantes del contrato.

58. Informacin a oferentes no seleccionados y procedimientos de protesta: El Organismo


Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber indicar en los documentos de solicitud
los mecanismos y los procedimientos a ser utilizados en estos casos.

59. Transparencia: A fin de transparentar las acciones tomadas dentro de un proceso, el


Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber publicar los resultados de
todos los procesos realizados valuados en ms de US$100,000, en los portales Web utiliza-
dos para la difusin del proceso, (por ejemplo, el del Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador, PNUD Guatemala, PNUD Sede, Guatecompras, entre otros).

60. Transporte y seguro: El flete, o el costo de los servicios de transporte, es un elemento


importante en el precio de entrega de muchos bienes importados, que debe tomarse en
cuenta desde la preparacin de los documentos de invitacin, tomando en consideracin si
la responsabilidad es del comprador o del proveedor, en funcin del INCOTERM utilizado.

61. Seguro de carga: Durante el transporte y almacenamiento, la carga puede quedar expuesta
a riesgos de dao, robo, rotura, no-recepcin de parte o de la totalidad de los bienes en-
viados y otros. El seguro de carga protege contra las prdidas econmicas producidas por
estos riesgos, lo cual tambin debe tomarse en cuenta desde la preparacin de los docu-
mentos de invitacin, tomando en consideracin si la responsabilidad es del comprador o
del proveedor, en funcin del INCOTERM utilizado.

62. INCOTERMS 2000: The International Commercial Terms (INCOTERMS) define las obligacio-
nes del comprador y del proveedor en relacin al transporte de bienes. Es importante que
dichos trminos sean aplicados en todos los contratos que involucren el transporte de bie-

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nes que realice el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador, dado que su uso
es generalizado a nivel internacional. Estos deben definirse desde la preparacin de los
documentos de invitacin.

G. ADMINISTRACIN DE LOS CONTRATOS

63. Formas de Pago: En los siguientes prrafos, a modo de ejemplo, se indican las normas
usualmente utilizadas en los contratos por el PNUD.

64. Salvo cuando las prcticas comerciales habituales o el inters del PNUD as lo requiera, no
se firmar contrato u orden de compra alguno que requiera pagos anticipados o a cuenta
por bienes o servicios de un contrato. Cuando se acuerde un pago anticipado, las razones
para ello debern registrarse. En tales casos se les solicitar a los proveedores otorgar una
garanta bancaria o cheque certificado, los que debern tener validez por la duracin total
del contrato. El monto del anticipo no podr exceder del veinte por ciento (20%) del mon-
to total del contrato.

65. En el caso de bienes, la forma de pago debe vincularse con los plazos de entrega
(INCOTERMS 2000) aplicados a las adquisiciones. En todos los casos, salvo cuando se
utilicen trminos de entrega, entre otros, DDU (Delivery Duty Unpaid Entregada Derechos
No Pagados) o CIF (Cost, Insurance and Freight - Coste, Seguro y Flete), el pago se
efectuar dentro de los plazos establecidos en los documentos de invitacin, una vez reci-
bidos los documentos de embarque y las facturas. Similarmente, en los casos que se utilice
los trminos de entrega DDP (Delivery Duty Paid Entrega Derechos Pagados) o CIP (Ca-
rriage and Insurance Paid to - Entrega Derechos Pagados), el pago se realizar dentro de
los plazos establecidos en los documentos de invitacin, una vez recibidos los bienes.

66. En el caso de servicios u obras civiles, los pagos se realizar en etapas y en relacin con los
productos entregados.

H. ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

67. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber mantener en regla y


organizado el inventario de todo el equipo que sea adquirido en el marco del proyecto res-
pectivo. Asimismo, ser responsable de asegurarse que el equipo y los suministros adquiri-
dos sean utilizados estrictamente para propsitos del proyecto, y que el equipo sea mante-
nido en buen estado de funcionamiento, as como, de la obtencin de las respectivas pli-
zas de seguro.

68. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe proveer anualmente al


PNUD Guatemala un inventario de todo el equipo adquirido en el marco del proyecto. Asi-
mismo, el PNUD le podr solicitar actualizacin del inventario de equipo en cualquier mo-
mento, segn se requiera.

69. En caso de dao, hurto o prdida de cualquier equipo adquirido en el marco del proyecto,
el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber suministrar un informe
reportando dicho acontecimiento al PNUD Guatemala, adjuntando a ste la respectiva de-
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nuncia policial en donde se establezcan los detalles y los eventos que hayan dado lugar a la
prdida o dao del equipo. Este informe puede ser usado con el propsito de solicitud de
reposicin al seguro y para acciones disciplinarias.

70. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador tomar las medidas necesarias


en relacin con la actualizacin del inventario y la consecucin de plizas de seguros. stas
debern ser tramitadas directamente por el Coordinador del Proyecto, y en el caso de veh-
culos que an no han sido transferidos al Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Imple-
mentador, se deber enviar copia de las plizas al PNUD para un correcto control de las
mismas.

71. Por transferencia del equipo se entiende el trmite por el cual el PNUD transfiere la
propiedad de bienes adquiridos en el marco de un proyecto al Organismo Nacional de Eje-
cucin/Socio Implementador o, en casos especiales, a otras contrapartes, de acuerdo a lo
establecido en el documento de proyecto o convenio de donacin.

72. El Director de Pas del PNUD, en consulta con el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio
Implementador y con los donantes correspondientes, decidir sobre la transferencia y otras
disposiciones del equipo adquirido en el marco del proyecto. La transferencia se formaliza
mediante la firma de un Acta de transferencia.

73. En cualquier momento durante la ejecucin del proyecto, el equipo podr ser transferido al
Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador, a otro proyecto para que ste lo
administre durante el desarrollo de las actividades propias del proyecto o podr ser vendido
previa consulta con el PNUD. Sin embargo es una buena prctica transferir los equipos
inmediatamente despus de su recepcin y aceptacin, salvo los adquiridos libres de im-
puestos de importacin, mediante franquicia. Despus de la transferencia, la institucin
que lo recibe ser la responsable del equipo a partir de la entrega de ste.

74. En todos los casos de transferencia, el documento de transferencia debe ser firmado y
conservado por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador.

75. Cuando se solicite la transferencia de vehculos antes de cumplir con el plazo establecido
por el Gobierno para la exencin total de impuestos sobre dicho bien, el Organismo Nacio-
nal de Ejecucin/Socio Implementador deber cubrir los impuestos que correspondan y los
gastos de transferencia, y una vez autorizada sta, para los casos en los cuales el vehculo
tuviere placas de Misin Internacional (MI), el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio
Implementador deber devolvrselas al PNUD (para que ste a su vez pueda devolverlas a
quien corresponda en el Gobierno). Para todos los casos en que el PNUD transfiera vehcu-
los, el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber acreditar que los
mismos se encuentran libres del pago de multas, ya que de ser as, el Organismo Nacional
de Ejecucin/ Socio Implementador ser responsable del pago previo de las mismas.

I. ANEXOS REFERENTES AL CAPITULO IV ADQUISICIN DE BIENES,


SERVICIOS Y OBRAS CIVILES

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Captulo IV: Adquisicin de Bienes, Servicios y Obras Civiles
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Anexo Ttulo del documento

4-A Modelo de Plan de adquisiciones


4-B Modelo de Declaracin de tica
4-C Modelo de Solicitud de Cotizacin (SDC)
4-D Modelo de Solicitud de Propuesta (SDP)
4-E Modelo de Invitacin a Licitar (IAL)
4-F Modelo de Condiciones generales para compra de bienes
4-G Modelo de Condiciones generales para servicios profesionales
4-H Modelo de Condiciones generales para servicios comerciales
4-I Modelo de Declaracin de Imparcialidad y Confidencialidad
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V. RECURSOS FINANCIEROS

A. FUENTES DE FINANCIAMIENTO

1. Independientemente de cul sea la procedencia de los recursos financieros de un proyecto


de ejecucin nacional, la operacin del mismo se regir por las normas y regulaciones con-
tenidas en este manual. Adems de los recursos regulares del PNUD (TRAC) el financia-
miento de las actividades acordadas en el documento de proyecto puede provenir de otras
fuentes, tales cmo:
a) Recursos especiales administrados por el PNUD: Estos recursos pueden provenir de
fuentes como: Capacidad 2015 Fondo del Protocolo de Montreal, Fondo Mundial para el
Medio Ambiente (GEF), Fondos de Fideicomiso (Trust Funds).
b) Fondos de Agencias del sistema de Naciones Unidas: Estos fondos pueden ser adminis-
trados por el PNUD, tales como Fondo de Poblacin de las Naciones Unidas (UNFPA),
Fondos de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC), ONUSIDA, etc.
c) Costos compartidos: En los presupuestos de los proyectos que administra el PNUD pue-
den confluir recursos financieros provenientes de diferentes fuentes (gobierno; sector
privado; organismos bilaterales, regionales y multilaterales como el Banco Interamerica-
no de Desarrollo, el Banco Mundial, la Unin Europea entre otros). Bajo esta modalidad,
llamada costos compartidos, los recursos son depositados en las cuentas bancarias del
PNUD destinadas a la financiacin de las actividades acordadas en el documento de pro-
yecto.
El PNUD deber disponer del registro del primer depsito de fondos como requisito para
dar inicio a las actividades financieras del proyecto. Los depsitos subsiguientes se efectua-
rn de acuerdo al calendario de contribuciones previsto en el documento de proyecto y/o
convenio de donacin firmado por las partes.

B. PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

2. Las normas generales que se aplican a los procedimientos financieros para la ejecucin
nacional son las siguientes:

3. El manejo de los recursos financieros de un proyecto de ejecucin nacional puede realizarse


a travs de cuatro modalidades de transferencia de fondos:
a) Transferencia directa de fondos adelantos de fondos: El proyecto solicita trimestral-
mente adelantos de fondos para la implementacin de actividades conforme a un pro-
grama de los gastos contemplados, y reporta gastos realizados. Este programa de gas-
tos deber corresponder al AWP.
b) Reembolsos (aplicable al estar Guatemala armonizada): El proyecto realiza gastos pre-
vistos en el AWP y solicita posterior reembolso al PNUD.

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Captulo V: Recursos Financieros
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c) Pagos directos El proyecto solicita al PNUD realizar los pagos de insumos que gestion
previamente.
d) Implementacin directa por Agencia: Cuando se le solicita al PNUD o a otra Agencia del
Sistema de las Naciones Unidas que implemente algunas actividades de los proyectos.
En este caso el PNUD o la Agencia implementa todo el proceso requerido y realiza los
pagos, sin transferir fondos al proyecto.

4. Todas las transacciones financieras, tanto ingresos como egresos (inclusive los adelantos
solicitados al PNUD), que se realicen en los proyectos, se registrarn en la moneda en que
se efectuaron, y se contabilizarn en dlares estadounidenses, utilizando el tipo de cambio
operacional de las Naciones Unidas vigente en la fecha del registro de la transaccin.

5. Como resultado de las fluctuaciones de la moneda local con relacin al dlar estadouniden-
se, se podrn calcular las prdidas y ganancias sobre los siguientes rubros:
a) Costos compartidos: En el momento que se produzca una modificacin en el tipo de
cambio operacional de las Naciones Unidas como resultado de una devaluacin o reva-
luacin monetaria, los saldos remanentes en moneda local no utilizados por la Tesorera
del PNUD estn sujetos a ser revaluados. Las prdidas/ganancias resultantes de dicho
revalo se distribuirn entre los proyectos que hayan depositado sus contribuciones en
el perodo de corte de tasas de cambio de Naciones Unidas, considerando los saldos re-
manentes entre los fondos depositados y los adelantos de fondos pagos directos efec-
tuados durante el perodo. En todos los casos, este procedimiento est sujeto a disposi-
ciones de la Tesorera Central del PNUD.
b) Saldos remanentes de Adelantos de Fondos: Los saldos remanentes no utilizados al
momento de modificarse el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente
se revalan. De dicho revalo se originan las prdidas/ganancias por diferencias de
cambio.
c) Pagos efectivamente realizados por el PNUD, a un tipo de cambio operacional de las
Naciones Unidas diferente al de la contabilizacin del gasto (conocido en Atlas como ga-
nancias/perdidas efectuadas).

6. A menos que el documento de proyecto indique otro procedimiento acordado entre las
partes, los costos compartidos se debern depositar o transferir a las cuentas del PNUD
utilizadas a tales efectos.
Podra haber cuentas especficas para monedas especficas (i.e una cuenta exclusiva pa-
ra operaciones en dlares de los Estados Unidos, otra para moneda local, etc.)
Luego de que se realiza un depsito / transferencia a las cuentas del PNUD, el Organis-
mo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe enviar, a la brevedad, una copia del
comprobante al PNUD para lograr una rpida identificacin del monto y proceder con la
debida acreditacin al proyecto correspondiente.
El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber informar al PNUD de
la planificacin trimestral de los posibles depsitos que efectuar l o el Gobierno, segn
corresponda, para la financiacin del proyecto, conforme a lo establecido en el calendario de
pagos del documento de proyecto.
Las contribuciones de costos compartidos estarn sujetas a estas reglas financieras y
condiciones, para mitigacin del riesgo financiero, y sern depositadas en las cuentas del
PNUD siguiendo el acuerdo firmado entre las partes.
El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe asegurarse que los
riesgos sean mitigados en todo lo posible.
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7. Se deben planificar los desembolsos de conformidad con el plan de trabajo y el documento


de proyecto, e instituir mecanismos de control presupuestario a fin de asegurar que todas
las solicitudes de pagos, adelantos de fondos y pagos directos sean tramitadas nicamente
si hay disponibilidad financiera y presupuestaria.

8. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador es responsable de mantener un


sistema contable actualizado que contenga libros, registros y el control suficiente que ase-
gure la confiabilidad y exactitud en la rendicin de cuentas y en la informacin financiera
de los proyectos. El sistema contable se deber mantener al da con el respectivo cierre de
libros. Es necesario instituir mecanismos de control a fin de asegurar que todas las solicitu-
des de pago directo y adelanto de fondos se tramiten con base en las actividades y cuentas
aprobadas en el presupuesto vigente y en la disponibilidad real de recursos.

9. En los casos que el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador realice los


pagos directamente mediante adelantos de fondos, ste debe mantener en archivos sepa-
rados toda la documentacin original que respalde los pagos que efecte a cargo del Pro-
yecto durante siete (7) aos.
Igual responsabilidad tendr el Organismo Nacional de Ejecucin /Socio Implementador
de mantener en archivo la documentacin respectiva, cuando, por tramitacin de pagos de
contrapartida nacional, el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador le solicite
al PNUD que efectu los pagos directamente, caso en el que el PNUD los procesar con base
en copias certificadas por el primero. No obstante, cuando la solicitud de pago al PNUD
corresponda a recursos que no sean de contrapartida nacional, ste mantendr toda la
documentacin original en sus archivos tambin durante siete (7) aos.
Para solicitar pagos directos, adelantos de fondos, revisiones presupuestales y/o cual-
quier otro trmite con el PNUD, se requiere entregar al PNUD una carta para el registro de
firmas autorizadas (Ver Anexo 5-A). Cabe sealar que las solicitudes de contratacin slo
pueden ser solicitadas por el Director del Proyecto.

C. TRANSFERENCIA DIRECTA DE FONDOS ADELANTO DE FONDOS

10. La modalidad de adelanto de fondos o transferencia directa de fondos consiste en solicitar


al PNUD un monto de fondos para que el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Imple-
mentador lo ejecute directamente, el cual deber rendir cuenta de todos los fondos solici-
tados y ejecutados.

11. El adelanto de fondos se otorga por un perodo mximo de un trimestre, con cierres en
marzo, junio, septiembre y diciembre, debiendo reportar por lo menos a la finalizacin de
cada trimestre los gastos efectuados en el perodo anterior.

12. El PNUD requiere que el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador utilice un


solo formulario estndar para solicitar adelantos y rendir los fondos ejecutados:
a) Para los programas an sin aplicar la modalidad operacional armonizada, se deber
presentar el Informe Financiero (Ver Anexo 5-B).
b) A partir de que Guatemala est armonizada, se deber utilizar el formulario de Autoriza-
cin de Financiacin y Certificacin de Gastos, conocido por su sigla en ingls: FACE

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(Funding Authorization and Certificate of Expenditures) para solicitar adelantos y repor-


tar gastos efectuados. (Ver Anexo 5-C).

13. Para recibir y desembolsar los fondos de adelantos solicitados a PNUD, el Organismo
Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe abrir una cuenta bancaria (cuenta co-
rriente) en un banco de plaza, bajo la denominacin PNUD - Nmero del Proyecto - Nom-
bre del proyecto. Dicha cuenta se deber utilizar exclusivamente para dichos fondos. Dicha
cuenta no podr tener acceso a ninguna opcin de crdito, tal como sobregiros, depsitos a
plazo fijo, etc. Al finalizar el proyecto ser responsabilidad del Organismo Nacional de Eje-
cucin/Socio Implementador el cierre de la cuenta bancaria y el reintegro del saldo rema-
nente al PNUD.
En el caso de generarse intereses en dicha cuenta, stos debern ser acreditados al
proyecto, registrndolos como un crdito en la cuenta "varios" al momento de reportar el
Informe Financiero/FACE.
La cuenta deber tener dos titulares y los fondos debern ser retirados a dos firmas
conjuntas (de acuerdo a las firmas autorizadas), siendo el Director del Proyecto el responsa-
ble por el adecuado uso de dichos fondos, as como de la contabilizacin y conservacin de
los comprobantes de pagos efectuados. Asimismo, al momento de abrir la cuenta, se debe-
r autorizar al PNUD para consultar los saldos y movimientos de la misma.
Para permitir la apertura de la cuenta con fondos, el PNUD tramitar la emisin del pri-
mer desembolso por medio de cheque.
El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador ser responsable por mante-
ner un estricto control de esta cuenta, realizando conciliaciones al menos trimestralmente
(aconsejable mensualmente), y debe conservar en los archivos del proyecto toda la docu-
mentacin de respaldo de los movimientos. La cuenta de adelantos, no podr ser utilizada
para otro fin que no sea recibir los fondos que el PNUD le adelanta y realizar los pagos
correspondientes al proyecto a realizarse con los fondos adelantados por el PNUD.
Es importante notar que esta cuenta bancaria no ser considerada cuenta del PNUD y
que, por lo mismo, el PNUD no otorgar ninguna garanta para su apertura.

14. Los gastos efectuados contra los saldos de adelantos de fondos debern cumplir todos los
procedimientos establecidos en este Manual.

15. En el caso que se emitan cheques o transferencias bancarias, debern ser emitidos
nicamente a nombre del beneficiario.

16. Adjunto con cada Informe Financiero/FACE se deber presentar la conciliacin bancaria a
la fecha de cierre del perodo/trimestre y copia del estado de cuenta bancario al cierre del
perodo/trimestre. El PNUD podr requerir en cualquier momento un Informe de plan de
actividades y resultados trimestrales del proyecto.

17. Los adelantos de fondos son solicitados a travs de:


a) Mientras Guatemala no est armonizada, una suma global, utilizando el Informe Finan-
ciero, o
b) Cuando Guatemala est armonizada, montos detallados por Actividad, Donante, Fondo y
Cuenta, utilizando el formulario FACE considerando el plan de actividades y resultados
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del perodo/trimestre. Se considerarn slo las obligaciones que sern abonadas con
cargo al proyecto.

18. Para solicitar adelantos y/o reportar gastos se debe completar y enviar al PNUD el
formulario estndar Informe Financiero/FACE, el cual tiene las siguientes caractersticas:
a) Debe presentarse cada vez que se solicite un adelanto y a fin de cada trimestre.
b) Los gastos deben reportarse en el mes que fueron efectuados y en las actividades y
cuentas del presupuesto aprobado.
c) En todos los casos los gastos deben realizarse en la misma moneda en que se realiz el
adelanto.
d) Se debe detallar informacin de la cuenta bancaria donde se debe realizar el/los depsi-
to/s solicitados.
e) Todos los gastos hechos con cargo a cada adelanto en el curso del trimestre se contabi-
lizarn en dlares estadounidenses equivalentes al tipo de cambio de Naciones Unidas
vigente en el mes del gasto.
f) Al terminar cada trimestre, los saldos no reportados de los adelantos en moneda local se
revaluarn al tipo de cambio vigente al final de dicho trimestre y se calcularn las pr-
didas/ganancias por tipo de cambio, resultantes de dicha revaluacin. Dichas prdi-
das/ganancias se imputarn al presupuesto del proyecto. A fin de minimizar las diferen-
cias de cambio, es importante reportar gastos y solicitar adelantos ajustando este mane-
jo de fondos a las reales necesidades de desembolso para el perodo requerido.
g) Los intereses que pudieran generarse en la cuenta bancaria utilizada en los adelantos de
fondos, se debern acreditar al proyecto (reportndose como un crdito) en el rubro
varios al momento de presentar el Informe Financiero/FACE al PNUD.

19. Al momento de solicitar el adelanto, el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implemen-


tador debe cerciorarse de que queden recursos disponibles en el proyecto y que la suma
solicitada no exceda el monto razonablemente necesario para efectuar los gastos corres-
pondientes a los tres (3) prximos meses.

20. Los fondos que traspase el PNUD al Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementa-
dor como concepto de adelantos, sern de entera responsabilidad de ste, debiendo utili-
zarlos siguiendo las normas y procedimientos establecidos en este Manual y de acuerdo al
documento del proyecto.

21. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe presentar el Informe


Financiero/FACE de cada trimestre dentro de los primeros 15 das del trimestre siguiente.
En caso de no recibirse el informe financiero trimestral dentro del plazo establecido, y a los
efectos de proceder al cierre financiero trimestral y posterior emisin de los Informes Com-
binados de Gastos (CDR), se considerar que no se efectuaron desembolsos en el perodo
en cuestin y se proceder a revaluar los fondos al tipo de cambio vigente con la consi-
guiente diferencia de cambio que ser cargada al presupuesto del proyecto.

22. Los desembolsos efectuados por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador


correspondiente al perodo/trimestre no presentado dentro de los plazos establecidos, de-
bern ser reportados en el siguiente perodo, con la correspondiente justificacin del in-
cumplimiento de los plazos.

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Captulo V: Recursos Financieros
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23. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber mantener un estricto


control de la cuenta de adelantos de fondos, realizando conciliaciones bancarias por lo
menos una vez por trimestre y manteniendo los comprobantes que respalden cada movi-
miento de dicha cuenta.

24. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber presentar, mediante una


solicitud del PNUD o de sus auditores, los registros de los adelantos de fondos, los estados
de cuenta bancarios, las conciliaciones bancarias y todos los comprobantes que respalden
los movimientos del mismo.

25. En el caso que el PNUD considere que el sistema de adelantos de fondos no se est
utilizando correctamente o no se estn realizando los suficientes controles para un ade-
cuado uso del mismo, puede descontinuar el uso del mismo para dicho proyecto, debien-
do realizarse todos los pagos mediante solicitudes de pagos directos.

D. PAGOS DIRECTOS

26. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador puede solicitar al PNUD que


pague a terceros directamente bienes y servicios que se hayan adquirido y/o contratado de
conformidad con el documento de proyecto y su presupuesto. Para ello, presenta el formu-
lario estndar Solicitud de Pago, debidamente completado y firmado (Ver Anexo 5-D) en
los casos de proyectos no "armonizados", y el formulario FACE (Anexo 5-C) en los casos
de proyectos "armonizados".

27. Los pagos directos pueden realizarse de acuerdo a los siguientes mecanismos: transferen-
cia electrnica (local o internacional), emisin de cheques, y por conducto de otras oficinas
del PNUD. La solicitud debidamente completada, y autorizada por la autoridad competente,
se presentar al PNUD con por lo menos cinco (5) das (o 40 horas hbiles) de anticipacin
a la fecha prevista de pago acompaada con la documentacin original de soporte 21 .

28. Cuando el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador no trabaje por adelan-


tos, podrn procesarse pagos por los siguientes conceptos:
a) Pago directo a proveedores: La solicitud de pago deber ser igual o mayor a US $
100.00 o su equivalente en quetzales. Los pagos menores a esta suma, debern efec-
tuarse con recursos provenientes de la Caja Chica o Anticipo para Actividades Especfi-
cas.

b) Caja Chica: Los fondos para gastos de caja chica, se solicitarn con cargo a la cuenta de
Anticipos de Proyectos, 74605. Al momento de la liquidacin, se asignarn a las cuentas
correspondientes de acuerdo a la naturaleza del gasto. Los procedimientos aplicables
se indican en la tabla que se publicar por medio de la pgina Web del PNUD.
c) Anticipos para actividades especficas: Los fondos de anticipos destinados a actividades
especficas, se solicitarn con cargo a la cuenta Anticipos de Proyectos, 74605. La apro-
bacin de la solicitud se limitar a actividades de capacitacin y compra de bienes no

Cada pago deber cumplir con el proceso establecido en las normas y procedimientos del PNUD y una copia
21

completa del proceso y documentacin de respaldo deber permanecer en el proyecto.


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Captulo V: Recursos Financieros
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fungibles en que el proyecto deba incurrir en el corto plazo. Al momento de la liquida-


cin, se asignarn a las cuentas correspondientes de acuerdo a la naturaleza del gasto.
Los procedimientos aplicables para su administracin se indican en la tabla que se publi-
car por medio de la pgina Web del PNUD. Estos anticipos no son aplicables a los que
operan bajo la modalidad de adelanto trimestral de fondos.
d) Viajes (boletos y viticos). Para su descripcin, ver el Captulo IV, Recursos Humanos.
El Anexo 5-D proporciona orientacin sobre los gastos aceptables bajo cada opcin.

29. Las Solicitudes de Pago/FACE deben estar acompaadas siempre por documentacin
original y legal que avale dicha solicitud de pago.

30. Toda la documentacin (por ejemplo facturas y recibos) que un tercero emita a favor de un
Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador en el marco de un proyecto PNUD,
debern realizarse bajo la siguiente denominacin: Programa Naciones Unidas para el
Desarrollo, NIT 312583-1, y en la descripcin de la misma deber hacerse mencin expre-
sa al nombre y nmero del proyecto.

31. Para solicitar pagos al PNUD relativos a contratos de recursos humanos de proyectos, ya
sean productos o servicios, se deben haber cumplido las normas de contratacin estipula-
das en el Captulo III, Recursos Humanos, de este manual.

32. Para solicitar pagos directos al PNUD se deben haber cumplido las normas de adquisiciones
de bienes y contratacin de servicios, estipuladas en el Captulo IV, Adquisicin de Bienes,
Servicios y Obras Civiles.

33. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador debe cerciorarse de que queden


recursos disponibles en el presupuesto del proyecto y de que la suma solicitada no exceda
los fondos disponibles que cuenta el Proyecto.

34. En caso de que la Solicitud de Pago/FACE sea recibida por el PNUD y no se cuente con los
fondos suficientes o la Solicitud de Pago no contenga la informacin requerida para proce-
sar el mismo, el PNUD no realizar el pago e informar al Coordinador del Proyecto de la
situacin.

E. INFORME COMBINADO DE GASTOS (CDR)

35. Este informe expresa, en dlares estadounidenses, el monto total de los gastos cargados
al proyecto. Tambin reflejar los compromisos firmados vigentes a la fecha de emisin del
Informe Combinado de Gastos (CDR, por sus siglas en ingls), si stos han sido registrados
en el sistema Atlas. Las prdidas y ganancias generadas en los saldos de adelantos en
moneda local y por pagos hechos en fecha posterior al registro del compromiso, as como
los cargos por recuperacin de costos del PNUD, sern incluidos en el CDR.

36. El CDR deber ser controlado y conciliado con los registros del proyecto y la informacin
final proporcionada por el PNUD. El PNUD enviar el CDR al Organismo Nacional de Ejecu-
cin/Socio Implementador, quien lo deber verificar y certificar en el plazo de quince (15)

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das de recibido, con la firma del Director del Proyecto, y deber devolverlo al PNUD para
fines de custodia y archivo, acompaado del formato de ajustes que se presenta como
Anexo 5-E.

37. La frecuencia de emisin de los CDR es trimestral.

38. La presentacin del CDR debidamente firmado de acuerdo a los plazos establecidos es un
prerrequisito para continuar anticipando fondos al proyecto y realizar pagos directos y
efectuar pagos relacionados con el normal desembolso del mismo. Si el CDR no es firmado
en tiempo y forma por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador, el PNUD
podr detener las actividades del proyecto hasta que dicha situacin sea solucionada.

39. El CDR ser considerado el informe oficial de gastos del proyecto, que ser tambin la
base para el examen de los auditores.

40. Si el proyecto informa por escrito oportunamente de la evidencia de errores en un CDR, la


Oficina del PNUD procede a corregirlo, previa comprobacin. La correccin se reflejar en
el siguiente CDR.

F. INFORMACIN FINANCIERA

41. El PNUD le brindar al Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador y al Director


y/o Coordinador del Proyecto toda la informacin financiera y presupuestal sobre la ejecu-
cin del mismo que sea requerida.

42. El PNUD proporcionar al Director y/o al Coordinador del Proyecto, de forma peridica,
todos los informes financieros sobre la ejecucin del mismo y les facilitar acceso electr-
nico a dicha informacin. La informacin financiera se constituye por los instrumentos que
se enumeran a continuacin.

43. Informe Mensual de Gastos: El objetivo principal del informe mensual de gastos es reflejar
los desembolsos que el PNUD ha realizado con base en las solicitudes de pago y contratos
que han sido remitidos por ste al PNUD. El mismo es entregado a ms tardar el 15 del
mes subsiguiente al mes reportado (Ver Anexo 5-F).
El proyecto debe revisar cuidadosamente el informe, para confirmar que los gastos re-
portados le corresponden y en caso contrario solicitar al PNUD la reclasificacin de cargos,
a efecto de que las correcciones pertinentes puedan realizarse de inmediato y en todo caso,
en el trmino de los quince (15) das posteriores a la recepcin del informe.
Los siguientes documentos constituirn anexos a cada informe mensual:

a) Comprobante/s de Desembolso (DV Disbursement Voucher). Su propsito es registrar


los desembolsos efectuados por el proyecto (Ver Anexo 5-G) y se emite para todos los
pagos realizados, adjuntando a los mismos copia de: recibos de caja de proveedores
(cuando aplica), exencin de IVA, factura de boletos areos, documentacin de clculo
de pagos (planillas), transferencias bancarias (cuando aplica).
b) Comprobante de Depsito de Fondos (Deposit Voucher). Constituye documento oficial de
recepcin e ingreso de fondos (Ver Anexo 5-H)
c) Comprobante de Correccin de Partidas (JV Journal Voucher): Se utiliza para registrar
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correcciones o reclasificaciones que no impliquen traslados de fondos desde o para el


proyecto o en casos cuando no se modifica el fondo, donante o proyecto. Se utiliza
asimismo para registrar los crditos contables derivados de los reembolsos de gastos
miscelneos (Ver Anexo 5-I).
d) Pliza Contable (GLJV Journal Entry Detail Report) Este comprobante se utiliza
para registrar correcciones o reversiones de gastos entre proyectos y traslado de fondos
entre proyectos (Ver Anexo 5-J) y debe prepararse nicamente en dlares de los Esta-
dos Unidos (US$).
e) Comprobante de Cancelacin de Transaccin (CDV Cancel Disbursement Voucher): Es
un documento cuyo propsito es anular un desembolso efectuado por el proyecto. (Ver
Anexo 5-K)

44. Balance Presupuestario (Project Budget Balance) (Ver Anexo 5-L): Este informe compara el
presupuesto vigente con los gastos efectuados a la fecha de impresin, por resultado y
categora. El manejo presupuestario del proyecto se encuentra normado en el Captulo 2,
Marco Programtico.

45. Estado de Contribuciones (Cost Sharing Appportionment) (Ver Anexo 5-M): Este informe
mensual, refleja los ingresos, gastos y el saldo de caja del proyecto.

46. En el caso de que el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador requiera


contar con copia de la documentacin que respalde los movimientos contables registrados
en los sistemas del PNUD, deber solicitarlo y llegar a un acuerdo con la Oficina del PNUD,
en el que se fijar la forma y la periodicidad de presentacin.

47. Existen tres mecanismos que se aplican para mantener un monitoreo de que los recursos
provistos al Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador sean recibidos, gasta-
dos y reportados de acuerdo a las actividades acordadas en el documento de proyecto (o
CPAP-AWP, al estar armonizados):
a) Revisin peridica del sistema contable del Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Im-
plementador, utilizado para los fondos recibidos (chequeos realizados por el PNUD o por
consultores externos, o auditoras especiales).
b) Confirmacin de la implementacin de las actividades previstas (visitas al proyecto por
quienes estn a cargo de su seguimiento por parte del PNUD, revisiones anuales y eva-
luaciones.
c) Auditoras programadas para anlisis de los controles internos del Socio Implementador,
en el manejo de los fondos.

G. HERRAMIENTAS PARA PRODUCIR INFORMES Y ACCESO EXTERNO A


LA INFORMACIN FINANCIERA EN ATLAS

48. El PNUD puede proveer herramientas para producir informes y acceso externo a la
informacin financiera en Atlas para cada proyecto. A tal efecto, se han desarrollado dos
aplicaciones informticas:
a) MAERA: Esta aplicacin informtica fue desarrollada para proveer informacin presu-

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Captulo V: Recursos Financieros
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puestal y transaccional a los proyectos. Con un dispositivo de seguridad, las oficinas del
PNUD estn en posicin de otorgar permisos de seguridad estructurados para asociados
seleccionados, permitindoles acceso slo a la informacin relacionada con sus proyec-
tos. Esta aplicacin se ofrece a los proyectos sin costo (Ver Anexo 5-N).
b) Acceso externo al sistema Atlas: Es como otorgar un permiso de usuario general al
sistema, pero con limitaciones de acceso de acuerdo al perfil del usuario. Con un dispo-
sitivo de seguridad, las oficinas del PNUD estn en posicin de otorgar permisos de se-
guridad estructurados para asociados seleccionados, permitindoles acceso slo a la in-
formacin relacionada con sus proyectos. Esta aplicacin se ofrece a un costo por licen-
cia otorgada (Ver Anexo 5-N).

H. MARCO CONTROL INTERNO

49. Este Manual incluye el Marco de Control Interno (Ver Anexo 5-O), un documento que
presenta mejores prcticas y estndares internacionales que pueden ser usados como refe-
rencia para el control interno de las Unidades Ejecutoras de los proyectos.

I. ANEXOS REFERENTES AL CAPITULO V RECURSOS FINANCIEROS

Anexo Ttulo del documento

5-A Modelo de carta para registro de firmas


5-B Formulario del Informe financiero
5-C Formulario FACE
5-D Gua de procedimientos para pagos directos
5-E Formulario GLJE - APJV
5-F Ejemplo de Informe mensual de gastos
5-G Instructivo y modelo de Comprobante de desembolso
5-H Ejemplo de Comprobante de depsito de fondos
5-I Instructivo y modelo de Comprobante de correccin de partidas
5-J Ejemplo de Pliza contable (GLJV)
5-K Instructivo y modelo de Comprobante de cancelacin de transaccin
5-L Ejemplo de informe de Balance presupuestario de proyecto
5-M Ejemplo de informe de Estado de contribuciones
5-N Descripcin de las herramientas para informes y acceso directo
5-O Marco de control interno
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Captulo V: Recursos Financieros
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Captulo VI: Auditora
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VI. AUDITORA

A. INFORMES DE AUDITORA 22

1. El objetivo de auditar un proyecto ejecutado por el Organismo Nacional de Ejecucin/Socio


Implementador es obtener una seguridad razonable de que los recursos estn siendo ad-
ministrados de acuerdo a:
a) Las normas, regulaciones, prcticas y procedimientos financieros establecidos para el
proyecto;
b) El documento de apoyo al programa o documento de proyecto y los planes de trabajo,
incluyendo las actividades, arreglos de administracin e implementacin, as como las
disposiciones referentes al monitoreo, evaluacin y presentacin de informes;
c) Los requisitos para la ejecucin en los aspectos de gestin, administracin y finanzas.

2. Los proyectos deben ser auditados por lo menos una vez durante su ejecucin. El PNUD
preparar un plan anual de proyectos a ser auditados, el que definir tomando en cuenta el
volumen de operaciones, la complejidad de las mismas y otros factores que pudieran de-
terminar la necesidad de contar con una auditora externa con una frecuencia que podr ir
desde auditoras anuales o bi-anuales a una auditora nica en la duracin del proyecto.
Dicho plan ser acordado con las autoridades nacionales.

3. Es deseable que los proyectos de ejecucin nacional sean objeto de auditora por parte de
las instituciones nacionales de control, las que, al hacer auditora de los mismos, convendr
que apliquen normas y procedimientos equivalentes a los contenidos en este Manual. Si
tales instituciones de control no estuvieran en condiciones de realizar las auditoras, el
PNUD seleccionar una empresa auditora privada. Sin embargo, podr realizar acuerdos
con instituciones nacionales de control para que tomen conocimiento de los informes de
auditora dentro del marco de transparencia propio de los proyectos PNUD.

4. Cada proyecto debe contar con un informe de auditora separado. El informe Financiero
Combinado del proyecto (CDR, por sus siglas en ingls), que constituye la base del examen
financiero, debe ser firmado y sellado por el auditor y debe ajustarse al informe de audito-
ra.

5. La auditora de los proyectos de ejecucin nacional debe abarcar los siguientes aspectos,
cuya enumeracin no es taxativa:
a) Evaluacin del ndice de ejecucin y avance en el cumplimiento del plan de trabajo;
b) Contabilidad financiera, monitoreo y presentacin de informes;
c) Sistemas de administracin para el registro, la documentacin y la presentacin de in-
formes sobre la utilizacin de los recursos;

Los gastos de auditora se imputan a la cuenta 74110 del presupuesto del proyecto.
22

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Manual de Gestin de Proyectos de Ejecucin Nacional
Captulo VI: Auditora
Edicin: marzo de 2008
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d) Uso y administracin de los bienes (mobiliario y equipo) a cargo del proyecto;


e) Estructura administrativa, incluyendo la idoneidad del control interno y de los mecanis-
mos de registro;
f) Verificacin del proceso de seleccin del personal contratado por el proyecto.

6. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador deber observar las disposicio-


nes sobre auditora que figuren en el documento del proyecto; proporcionarle a los audito-
res toda la informacin que le sea requerida, as como presentarle comentarios a sus reco-
mendaciones; y facilitar a los auditores espacio de oficina para realizar su trabajo.

7. El Organismo Nacional de Ejecucin/Socio Implementador y el PNUD debern darle un


adecuado seguimiento a las recomendaciones de los auditores.

8. Los trminos de referencia de las auditoras realizadas a los proyectos de ejecucin


nacional debern satisfacer los requisitos del Anexo 6-A.

B. ANEXOS REFERENTES AL CAPTULO VI AUDITORA

Anexo Ttulo del documento

6-A Modelo de trminos de referencia para auditoras de proyectos de ejecucin


nacional
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Siglas, Abreviaturas y Glosario
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SIGLAS, ABREVIATURAS Y GLOSARIO

Acuerdo Acuerdo entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo y el Gobierno
Bsico de la Repblica de Guatemala, suscrito el 20 de julio de 1998 y aprobado por el
Congreso de la Repblica de Guatemala mediante el Decreto nmero 17/2000 del 29
de marzo de 2000.
Atlas Sistema informtico de planificacin de recursos y gestin utilizado mundialmente por
el PNUD para el monitoreo de gestin de proyectos, controles contables, seguimiento
financiero, etc. Es un sistema de planificacin de recursos empresariales tipo ERP
(de Enterprise resource planning, generado por PeopleSoft.
AWP Plan Anual de Trabajo (Annual Work Plan)
CDR Informe combinado de gastos / Combined Delivery Report
CDV Comprobante de cancelacin de transaccin / Cancel Disbursement Voucher
CIF Coste, seguro y flete / Cost, Insurance and Freight
CL Compras locales
CLEP / LPAC Comit Local de Evaluacin de Proyectos / Local Project Appraisal Committee
CP Programa de Pas (Country Programme)
CPAP Plan de Accin del Programa de Pas Country Programme Action Plan
CPD Documento de Programa de Pas (Country Programme Document)
DDP / CIP Entrega derechos pagados / Carriage and insurance paid to
DDU Entrega Derechos No pagaados / Delivery Duty Unpaid
DV Comprobante de desembolso / Disbursement Voucher
FACE Autorizacin de Financiacin y Certificacin de Gastos / Funding Authorization and
Certificate of Expenditures
GLJV Pliza contable / Journal Entry Detail Report
GMS Apoyo Gerencial de Gestin (General Management Support)
IAL Invitacin a licitar
INCOTERMS International Commercial Terms
ISS Servicios de Apoyo a la Implementacin (Implementing Support Services)
JV Comprobante de correccin de partidas / Journal Voucher
LIR Licitacin internacional restringida
LPI Licitacin pblica internacional
LPN Licitacin pblica nacional

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Siglas, Abreviaturas y Glosario
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LTA Compra directa mediante un acuerdo de largo plazo / Long Term Agreement
NEX (Modalidad de) Ejecucin Nacional (National Execution modality)
ODM Objetivos de Desarrollo del Milenio
ONE Organismo Nacional de Ejecucin
ONG Organizacin no gubernamental
ONU Organizacin de las Naciones Unidas
PNUD Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
Prodoc Documento del proyecto
SDC Solicitud de cotizacin
SDP Solicitud de propuesta
SEGEPLAN Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia de la Repblica
SNU Sistema de las Naciones Unidas
UNCT Equipo de las Naciones Unidas de Asistencia al Pas
UNDAF Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (United Nations
Development Assistance Framework)
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Siglas, Abreviaturas y Glosario
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