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Contadura Pblica
Integrantes:
1. Grupos: donde se clasifican las cuentas, cada una con un nmero respectivo.
2. Subgrupos: se determina la subdivisin correspondiente a cada cuenta ya
previamente dividida.
3. Cuenta: comprende tanto el grupo como el subgrupo.
4. Subcuenta: constituye un mayor detalle de las cuentas de cada grupo.
5. Cuentas principales: es una subdivisin de la subcuenta, donde se toma la
cuenta en general, ya sea un activo, pasivo, patrimonio, ingreso o un egreso.
6. Cuentas auxiliares: es la segunda subdivisin de la subcuenta, donde va a
especificar y a diferenciar lo perteneciente a una cuenta principal.
1 Activo
2 Pasivo
GRUPOS
3 Patrimonio
4 Ingreso
5 Egreso
Si se tiene que codificar una cuenta como por ejemplo, Caja Chica 1:
SUBGRUPO
1.01.01.001
GRUPO AUXILIAR
CUENTA
SUBCUENTA
Luego de codificar cada cuenta con las que trabaja la empresa, se procede a
ingresarlas a la hoja de clculo de Excel. Seguido del encabezado respectivo de la
empresa y la identificacin de Asientos Resumen, la fila A corresponde a los cdigos
y la B a las cuentas. Los Asientos Resumen se separan por mes, dentro de los cuales
se especifican las columnas debe y haber correspondiente para las cuentas
Principales y las correspondientes para las cuentas Auxiliares. De esta forma:
Para lograr entrelazar los Asientos de Resumen con los mayores, se debe
hacer uso de unas frmulas, con el fin de que el programa realice los clculos y arroje
el monto correspondiente de una manera estndar, estableciendo dichas frmulas al
comienzo y que son tiles a la hora de tener la necesidad de realizar un cambio con
algn nmero dentro de todo el sistema, no afecte de manera directa ni se presente
la obligacin de cambiar todo lo realizado, al contrario, al trabajar con frmulas ya
predeterminadas, al surgir errores de cantidades, se corrigen stas e inmediatamente
el sistema aplica la formula y arroja el verdadero monto. Las frmulas de la Hoja 2 se
determinan de la siguiente manera:
Por ejemplo: Para el Mayor del Banco Banesco, se ubica en la HOJA 1, la fila y
columna en la cual se encuentra la cuenta Banesco tanto por el debe, como por el
haber.
Las frmulas a aplicar en esta Hoja, provienen de los mayores de la Hoja 2,
exactamente de la columna de Saldo en la fila del mes de diciembre. Se procede a
establecer las formulas correspondiente tanto para principales como para auxiliares.
Ejemplo: en el caso de Cajas Chicas, en la Hoja 2 la columna de Saldo de ubica en la
letra D y la fila 18, por lo que la formula sera: =Hoja2!$D$18, ubicando esta por
supuesto, en la columna del Debe por ser deudora, dentro de las correspondientes a
PRINCIPALES.
Las excepciones a esta frmula son las cuentas de Bancos, para stas se aplica
la siguiente formula. Por ejemplo, en la cuenta principal BANCOS:
=SI(Hoja2!$D$37>1;Hoja2!$D$37;0) lo cual se lee de la siguiente forma: si la
cantidad establecida en la Hoja 2 columna D fila 37 es mayor a 1; tomar la cantidad
de la Hoja 2 columna D fila 37; sino llevarlo a 0.
Luego de esto, se utiliza la frmula de Suma, para aplicar en la fila de TOTALES tanto
de la columna del debe como la del haber en la seccin de Principales. De esta forma:
=+E87-F87
=SUMA(B1:B10)