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Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria

Universidad del Zulia

Ncleo Punto Fijo

Contadura Pblica

MANUAL PARA LA ELABORACIN DE SISTEMAS CONTABLES EN


MICROSOFT EXCEL

Integrantes:

Falco Fabiana, C.I: 26057000

Ochoa Mara Gabriela, C.I: 25605711

Punto Fijo, febrero de 2017


Introduccin
Manual para la elaboracin de un Sistema Contable a travs de Microsoft Excel

Luego de comprobar la instalacin del programa Microsoft Excel en el ordenador


a utilizar, se procede a ingresar un plan de cuentas con el que va a trabajar la empresa
en la hoja de clculo que proporciona el programa. Resulta importante contar con un
manual de cuentas donde stas se encuentren codificadas y las formas de utilizacin
de las cuentas seleccionadas, dicho manual codifica las cuentas por:

1. Grupos: donde se clasifican las cuentas, cada una con un nmero respectivo.
2. Subgrupos: se determina la subdivisin correspondiente a cada cuenta ya
previamente dividida.
3. Cuenta: comprende tanto el grupo como el subgrupo.
4. Subcuenta: constituye un mayor detalle de las cuentas de cada grupo.
5. Cuentas principales: es una subdivisin de la subcuenta, donde se toma la
cuenta en general, ya sea un activo, pasivo, patrimonio, ingreso o un egreso.
6. Cuentas auxiliares: es la segunda subdivisin de la subcuenta, donde va a
especificar y a diferenciar lo perteneciente a una cuenta principal.

1 Activo
2 Pasivo
GRUPOS
3 Patrimonio
4 Ingreso
5 Egreso

Grupo - Subgrupo Grupo - Subgrupo


1 1 Corriente
2 No Corriente
2 1 Corriente
2 No Corriente
3 1 Capital
2 Reservas
3 Supervit
4 1 Ordinarios
2 Extraordinarios
5 1 Administrativos
2 Operacionales
3 Generales

Si se tiene que codificar una cuenta como por ejemplo, Caja Chica 1:

SUBGRUPO

1.01.01.001
GRUPO AUXILIAR
CUENTA

SUBCUENTA

Luego de codificar cada cuenta con las que trabaja la empresa, se procede a
ingresarlas a la hoja de clculo de Excel. Seguido del encabezado respectivo de la
empresa y la identificacin de Asientos Resumen, la fila A corresponde a los cdigos
y la B a las cuentas. Los Asientos Resumen se separan por mes, dentro de los cuales
se especifican las columnas debe y haber correspondiente para las cuentas
Principales y las correspondientes para las cuentas Auxiliares. De esta forma:

Queda al gusto y criterio de cada persona colocarle estilos de celdas y fondos


a la hoja de clculo con el fin de darle ms vistosidad y una mejor comprensin a la
hora de su apreciacin.

Siguiendo con la elaboracin del sistema, se debe insertar la Hoja 2 que


corresponde a los Libros Mayores. Para insertar dicha Hoja, es necesario ubicar
dentro del programa, en su parte inferior la pestaa que identifica a la Hoja 1, se va a
presionar a un lado de sta, donde aparece una figura de una Hoja o Carpeta con
una estrella amarilla.

Despus de insertar la Hoja 2, se debe colocar nuevamente el encabezado


correspondiente a la empresa, con la identificacin de Libro Mayor, y cada ttulo que
corresponda a dichos libros. Es importante resaltar que se ubican dependiendo de la
cuenta, de forma vertical dejando una lnea de por medio para indicar la separacin
de cada cuenta principal, y se desglosan al lado de cada principal, es decir, en forma
horizontal los auxiliares que le correspondan.

En este sentido, se recuerda que en la fila 1, fila 2 y fila 3, se rellenan con el


encabezado, el ttulo de MAYOR para referirse a los libros mayores y el nombre de
la cuenta respectivamente. As se procede a llenar la hoja con todos los mayores que
correspondan, colocando nuevamente el encabezado completo para cada cuenta. A
su vez, es importante mencionar que las columnas de esta Hoja sern la lista de
meses de enero a diciembre, debe, haber y saldo. Antes de comenzar la lista de
meses, cada cuenta principal o auxiliar, lleva una fila de Saldo Inicial. Para muestra
de esto:

Para lograr entrelazar los Asientos de Resumen con los mayores, se debe
hacer uso de unas frmulas, con el fin de que el programa realice los clculos y arroje
el monto correspondiente de una manera estndar, estableciendo dichas frmulas al
comienzo y que son tiles a la hora de tener la necesidad de realizar un cambio con
algn nmero dentro de todo el sistema, no afecte de manera directa ni se presente
la obligacin de cambiar todo lo realizado, al contrario, al trabajar con frmulas ya
predeterminadas, al surgir errores de cantidades, se corrigen stas e inmediatamente
el sistema aplica la formula y arroja el verdadero monto. Las frmulas de la Hoja 2 se
determinan de la siguiente manera:
Por ejemplo: Para el Mayor del Banco Banesco, se ubica en la HOJA 1, la fila y
columna en la cual se encuentra la cuenta Banesco tanto por el debe, como por el
haber.

En este caso, en el mes de enero, el Debe se ubica en la fila 11, columna C.

Y el Haber, corresponde a la fila 11, columna D.

Luego de identificar esto, se procede a colocar en la celda correspondiente para


el libro mayor de BANESCO del mes de enero, la siguiente frmula:

=Hoja1!$C$11 en la columna del debe y =Hoja1!$D$11 para la columna del haber,


en la columna de Saldo se establece la siguiente: =G25+E26-F26.

Para entender el origen de la frmula: en el programa Excel, el signo de =


demuestra que lo siguiente a l constituye una frmula. A su vez, se debe colocar
Hoja 1, para indicarle la Hoja a la pertenece el monto a tomar, para que se enlacen
dichas cantidades de una hoja a otra, es necesario colocar los signos !$ y
dependiendo de la ubicacin de la cuenta que corresponda a cada mayor, variara la
letra de la columna y el nmero de la fila, aadindole el signo $ para enlazar la
cantidad respectiva. Existe una particularidad con la columna correspondiente al
Saldo, sta se establece de la siguiente manera: para el caso de las cuentas deudoras
la frmula es: la celda correspondiente al saldo inicial ms el debe menos el haber
(Saldo inicial + debe haber) y en el caso de cuentas acreedoras: saldo inicial menos
debe ms haber (Saldo inicial debe + haber). Esto se har sucesivamente,
dependiendo del nmero de fila y letra de columna en donde se ubique cada cuenta.

A manera de informacin, se seala que no es recomendable cambiar los


nombres a las Hojas y no se puede dejar espacio entre las frmulas, ya que esto las
afecta de manera directa. Adems de aclarar que las cuentas deudoras quedarn
positivas y las acreedoras negativas luego de la instalacin de frmulas.

El siguiente paso a realizar, es el Balance de Comprobacin, el cual se ubica


en la Hoja 3. Se procede a insertar la Hoja, de igual manera a la mencionada
anteriormente, luego se coloca el encabezado respectivo, indicando nombre de la
empresa, el ttulo que en este caso es BALANCE DE COMPROBACIN y la fecha
ser 31/12 del ao a tratar. Ubicarse en la Hoja 1, copiar los cdigos y las cuenta
incluyendo las filas de totales y diferencia, junto a lo concerniente a las columnas debe
y haber de Principales y de Auxiliares slo del mes de Enero, esto porque solo se
necesita un solo conjunto de dichas columnas. De esta manera:


Las frmulas a aplicar en esta Hoja, provienen de los mayores de la Hoja 2,
exactamente de la columna de Saldo en la fila del mes de diciembre. Se procede a
establecer las formulas correspondiente tanto para principales como para auxiliares.
Ejemplo: en el caso de Cajas Chicas, en la Hoja 2 la columna de Saldo de ubica en la
letra D y la fila 18, por lo que la formula sera: =Hoja2!$D$18, ubicando esta por
supuesto, en la columna del Debe por ser deudora, dentro de las correspondientes a
PRINCIPALES.

Las excepciones a esta frmula son las cuentas de Bancos, para stas se aplica
la siguiente formula. Por ejemplo, en la cuenta principal BANCOS:
=SI(Hoja2!$D$37>1;Hoja2!$D$37;0) lo cual se lee de la siguiente forma: si la
cantidad establecida en la Hoja 2 columna D fila 37 es mayor a 1; tomar la cantidad
de la Hoja 2 columna D fila 37; sino llevarlo a 0.

En el caso de los auxiliares: por ejemplo, BANCO PROVINCIAL: en la columna


del debe correspondiente a Auxiliares, la formula a aplicar es
=SI(Hoja2!$P$37>1;Hoja2!$P$37;0) la cual se lee: si la cantidad establecida en la
Hoja 2 columna P fila 37 es mayor a 1; tomar la cantidad establecida en la Hoja 2
columna P fila 37; sino llevarlo a 0. De esta manera, la formula a aplicar en la columna
Haber correspondiente a Auxiliares es, =SI(Hoja2!$P$37<1;Hoja2!$P$37*-1;0) la
cual se lee: Si la cantidad establecida en la Hoja 2 columna P fila 37 es menor a 1;
tomar la cantidad establecida en la Hoja 2 columna P fila 37 multiplicada por menos
uno (-1); sino tomar 0. Esta frmula es llamada una frmula de Condicin.

En el caso de que exista un sobregiro bancario, se debe indicar la siguiente formula


en la fila de Sobregiro Bancario, perteneciente a Cuentas por Pagar, en el mismo
ejemplo sera:
=SI(Hoja2!$D$37<1;Hoja2!$D$37*-1;0)

Frmula aplicada en la celda de BANCOS, en la seccin de Principales por la


columna del Debe.

Formula aplicada en la celda de BANESCO, en la seccin de Auxiliares por la


columna del Debe.

Frmula aplicada en la celda de BANESCO, en la seccin de Auxiliares por la


columna del Haber
Frmula aplicada en la celda de SOBREGIRO BANCARIO, en el caso de que
ste exista.

Luego de esto, se utiliza la frmula de Suma, para aplicar en la fila de TOTALES tanto
de la columna del debe como la del haber en la seccin de Principales. De esta forma:

=SUMA(E7:E86) para la columna del DEBE

=SUMA(F7:F86) para la columna del HABER


Con respecto a la fila de DIFERENCIAS, la frmula a establecer es en este caso:

=+E87-F87

Como quinto paso se encuentra la Nmina de Trabajadores o Empleados. Se inserta


la Hoja de clculo 4, se comienza colocando el encabezado de la empresa, ttulo de
la hoja Nmina de Trabajadores o Nmina de Empleados segn sea el caso y la
fecha del ltimo mes consumado. En este caso, el encabezado ocupa las celdas de
A1 a A3 hasta I1 a I3, se combina y se centra. En la fila 5 se procede a colocar los
nombres que ocupan cada columna; en la columna A1 se ubican los nombres de los
trabajadores o empleados, B1 sueldos, C1 sueldos acumulados, D1 SSO, E1 PIE, F1
FAOV, G1 SINDICATO, H1 INCES y por ltimo I1 A Pagar. Al final de las columnas,
se establecen las frmulas de Suma. Ejemplo:

En el caso de la columna B1 correspondiente a SUELDOS, la frmula de Suma:

=SUMA(B1:B10)

Igualmente corresponde establecerla en cada columna.

Se le agrega la cantidad de trabajadores o empleados que correspondan y


tambin puede variar depende del orden que se le quiera dar. Al realizarse por mes,
es recomendable dejar una lnea de por medio entre cada mes con el fin de diferenciar.
En cada mes es necesaria la identificacin correspondiente junto al encabezado de la
empresa.
Conclusin

Los sistemas contables son herramientas necesarias para el registro de las


operaciones diarias y de resultados financieros correspondientes a una empresa. En
l se encuentran incursos Asientos de Resumen, libros mayores, balance de
comprobacin, nminas de trabajadores y empleados entre otras operaciones. Todo
esto se entrelaza siguiendo unas frmulas que garantizan el buen funcionamiento del
sistema, partiendo de que al establecer las frmulas correctas a la hora de la creacin
de dicho sistema, se vacan las cantidades correspondientes y en caso de existir algn
error en cualquier monto, slo con corregir dicho monto quedara saldado el error, sin
tener que desperdiciar todo lo realizado, significando esto una ventaja considerable
en la utilizacin de ste.

Resulta importante y una herramienta de ayuda el presente manual para la


elaboracin de Sistemas Contables en Microsoft Excel ya que la mayora de
programas utilizados para esto, suelen ser costosos y requieren de una preparacin
del personal encargado para lograr utilizarlo. Excel adems de ser un programa
comn en las computadoras, cuenta con herramientas capaces de proporcionar un
ordenado y adecuado sistema contable de una manera sencilla y prctica de fcil
comprensin. Resulta interesante tomarlo en cuenta para desempear este tipo de
labor tomando como base la informacin detallada en dicho manual.

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