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Coordinacin
de
Informtica
Formato y
operaciones
en Excel
Manual del
Participante
FORMATO Y OPERACIONES CON EXCEL PRESENTACION
ndice:
Presentacin.......................................................................................................................... 5
Formato y Operaciones en Excel......................................................................................... 7
Unidad Bsica Fundamentos de Excel 2003....................................................................... 9

Fundamentos de Excel 2003 (Parte 1) ...........................................................................................................11
1. Cmo entrar y salir de Excel 2003? .........................................................................................................11
2. Manejo De Libros De Trabajo .....................................................................................................................12
3. Manejo de las Hojas de Trabajo .................................................................................................................13
4. Herramientas de Seleccin .........................................................................................................................15
Fundamentos de Excel 2003 (Parte 2) ...........................................................................................................18
1. Conceptos Bsicos .....................................................................................................................................18
2. Introduccin de Datos .................................................................................................................................18
3. Modificar informacin en celdas: ................................................................................................................19
4. Series y Listas Personalizadas ...................................................................................................................19
5. Editando Informacin ..................................................................................................................................21
6. Deshacer, Rehacer y Repetir una accin realizada ...................................................................................22
7. Pegado Especial .........................................................................................................................................23
8. Buscar y Reemplazar informacin ..............................................................................................................24
9. Verificar Ortografa......................................................................................................................................26
10. Formato de Celdas, Filas y Columnas ........................................................................................................27
Mdulo I: Frmulas ............................................................................................................. 35

INTRODUCCIN ............................................................................................................................................37
1.1 SINTAXIS DE UNA FRMULA ................................................................................................................37
1.2 LOS OPERADORES DE CLCULO ........................................................................................................37
1.3 CREACIN E INSERCIN DE FRMULAS. ..........................................................................................39
1.4 TIPOS DE REFERENCIAS DE CELDAS .................................................................................................40
1.5 USO DE FRMULAS ...............................................................................................................................42
1.6 CONCATENACIN DE TEXTOS .............................................................................................................43
1.7 USO DE NOMBRES EN CELDAS Y RANGOS DE CELDAS. .................................................................44
1.8 ERRORES EN LAS FRMULAS .............................................................................................................45
Resumen .........................................................................................................................................................46
Mdulo II: Funciones Bsicas ............................................................................................ 47

INTRODUCCIN ............................................................................................................................................49
2.1 ESTRUCTURA GENERAL DE UNA FUNCIN .......................................................................................49
2.2 EL ASISTENTE PARA FUNCIONES DE EXCEL ....................................................................................49
CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 3

FORMATO Y OPERACIONES CON EXCEL PRESENTACION
2.3 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS .........................................................................50

2.4 FUNCIONES ESTADSTICAS ..................................................................................................................52
2.5 FUNCIONES FINANCIERAS...................................................................................................................53
2.6 FUNCIONES DE FECHA Y HORA ..........................................................................................................54
2.7 FUNCIONES DE TEXTO .........................................................................................................................56
Resumen .........................................................................................................................................................58
Mdulo III Gestin de Bases de Datos .............................................................................. 59

INTRODUCCIN ............................................................................................................................................61
2.1 Generalidades sobre Bases de Datos .........................................................................................................61
2.2 FORMULARIOS O FICHAS......................................................................................................................61
2.3 Ordenar Listas ..........................................................................................................................................62
2.4 Filtrado y Consultas de Datos ...................................................................................................................63
FILTROS AUTOMTICOS ...............................................................................................................................63
FILTROS AVANZADOS ...................................................................................................................................65
Mdulo IV Creacin y Edicin de Grficos ...................................................................... 69

INTRODUCCIN ............................................................................................................................................71
3.1 Elementos de un Grfico de Excel ...........................................................................................................71
3.2 El Asistente para Grficos ........................................................................................................................72
3.3 Seleccin de un Tipo de Grfico ...............................................................................................................72
3.4 Edicin y Formato de los Elementos de un Grfico..................................................................................73
3.5 Resumen y Procedimiento para Crear Grficos ................................................................................75
Mdulo V Impresin de Hojas de Clculo ......................................................................... 79

INTRODUCCION ............................................................................................................................................81
4.1 rea de Impresin .....................................................................................................................................81
4.2 Configuracin de las opciones de impresin ............................................................................................81
4.3 Vista Preliminar .........................................................................................................................................84
4.3 Insertar y Eliminar Saltos de Pgina. ........................................................................................................85
4.4 Imprimir el Documento ..............................................................................................................................85
Comentarios ........................................................................................................................ 87
4 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD IMSS-SNTSS

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL PRESENTACION
Presentacin
El Instituto Mexicano del Seguro Social conjuntamente con el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro
Social comprometidos con la superacin y actualizacin del personal, impulsan la Capacitacin en materia de
Informtica, Humanstica, Promocional y de Programas Institucionales que se vinculen a la solucin de los
problemas de la operacin, favoreciendo el otorgamiento de servicios de calidad.
En este contexto la Coordinacin de Informtica del Centro Nacional de Capacitacin y Calidad, cumple con la
tarea de Disear los cursos de capacitacin y elaborar los Materiales de Apoyo Didcticos de conformidad con la
NTCL (Norma Tcnica de Competencia Laboral) Diseo e Imparticin de Cursos de Capacitacin para sustentar el
programa de capacitacin en Informtica que integran el Plan de Trabajo de esta Coordinacin y que estn
abiertos a todos nuestros compaeros trabajadores basados en la NTCL Elaboracin de documentos mediante
herramientas de cmputo.
As pues, se presenta a continuacin el Material de Apoyo Didctico del Participante Formato y Operaciones en
Excel, que ha sido elaborado con base en la Unidad de Competencia Elaboracin de hojas de clculo mediante
aplicaciones de cmputo Cdigo UINF0652.01 con informacin actualizada y el sustento pedaggico y didctico
para que cumpla con el fin para el cual fue elaborado: guiar y ayudar en el aprendizaje de los trabajadores, que
implica la autosuficiencia en la operacin de herramientas para el procesamiento de Hojas de Clculo, desde el
inicio de la aplicacin, el formato a la Hoja, el tratamiento a los datos, la reproduccin en impresora o archivos y el
guardado del documento.

PRESENTACION FORMATO Y OPERACIONES CON EXCEL
Este material de apoyo didctico para el participante est estructurado en cuatro Mdulos.
Mdulo I: Frmulas. Para introducir un clculo en una hoja de clculo puede utilizarse una calculadora de bolsillo
pero es mejor introducir una frmula en una hoja de Excel y tenerla disponible al instante para hacer los clculos y
modificaciones deseadas en el futuro. Se pueden realizar clculos con sus datos utilizando frmulas, las cuales
estn formadas por operadores de datos y con frecuencia de funciones. Este mdulo le capacitar en el uso y
elaboracin de frmulas para la solucin de problemas matemticos, estadsticos y de gestin de datos.
Mdulo II: Funciones Bsicas. Las funciones resuelven problemas que tambin se pueden resolver con frmulas
normales, pero lo hacen en un solo paso en lugar de varios. Son frmulas simplificadas de las operaciones que se
realizan comnmente como una sumatoria, un promedio, etc. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas. En ste mdulo usted se introducir al mundo de las funciones que Excel le
proporciona para la solucin de problemas de distinta ndole.
Mdulo III: Gestin de Bases de Datos Una de las cosas que probablemente har con frecuencia en Excel es
ordenar y gestionar listas de datos. Los datos estn organizados dentro de una lista con cabeceras de columna
que definen campos y filas que contienen registros. Un campo es un elemento especfico de informacin de su lista
de datos como por ejemplo, Nombre, Matrcula, Puesto y Sueldo. Un registro contiene toda la informacin sobre un
apartado concreto de su lista. Se denomina base de datos a una lista completa de datos organizada en campos y
registros como por ejemplo, la lista de empleados de su empresa.
Mdulo IV: Creacin y Edicin de Grficos: Excel 2003 calcula y presenta diferencias, similitudes y cambios
entre nmeros a lo largo del tiempo, pero los datos en s no pueden ilustrar estos conceptos. Cuando hace una
presentacin o muestra, un avance o modificacin de un informe, los datos no pueden ilustrar sus ideas o
percepciones de forma tan eficaz como lo hara una representacin grfica. Puede crear un grfico para mostrar
los cambios de sus datos en el tiempo. Puede reorganizar sus datos, incluso despus de haberlos representado en
un grfico, o aadir datos omitidos anteriormente. Con Excel 2003, el Asistente para grficos podr fcilmente,
convertir sus datos en grficos dinmicos y utilizarlos en sus presentaciones o informes.
Mdulo V: Impresin de Hojas de Clculo: La impresin de un modelo o documento es de gran importancia para
toda persona que desee presentar o archivar sus resultados de una forma atractiva y funcional. Entre mejor sea la
apariencia que tenga el documento presentado, ms positivo ser el efecto logrado en las personas que lo vean. A
diferencia de los documentos de Word, que normalmente se disean para un determinado tamao de papel, las
hojas de Excel son entornos de trabajo de tamao libre que crecen en todas direcciones. Para poder imprimir
correctamente una hoja de gran tamao deber planificar el proceso con antelacin y ser bastante creativo.
Es recomendable que para un buen aprovechamiento de este curso adquiera el conocimiento previo que le brindan
los cursos Introduccin al uso y Operacin de las Microcomputadoras, Administracin de Recursos con
Windows XP y Fundamentos de Programacin (Opcional), con lo que seguir un proceso contino de
enseanza-aprendizaje.
Es indispensable la prctica cotidiana de los temas tratados en este material de apoyo didctico, a fin de que
adquiera un mayor dominio de Excel 2003.

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL PRESENTACION
Formato y Operaciones en Excel
Objetivo General: Al trmino del curso el participante utilizar las herramientas de la hoja de clculo
(frmulas, funciones, grficos, base de datos), para obtener resultados que resuelvan
problemas especficos en sus actividades laborales y personales.
Dirigido: Personal de reas contables, financieras, estadsticas, actuariales, etc., que utilizan una
hoja de clculo para realizar sus tareas diarias.
Requisitos: Cursos Introduccin al uso y operacin de las Microcomputadoras, Administracin

de Recursos con Windows XP y Fundamentos de Programacin (Opcional) con lo
que seguir un proceso continuo de enseanza-aprendizaje.

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL FUNDAMENTOS DE EXCEL
Unidad Bsica
Fundamentos
de Excel 2003
La informacin contenida en ste apartado corresponde a los

conocimientos que usted adquiri en los cursos bsicos de
Introduccin al Uso y Operacin de las Microcomputadoras y
Administracin de Recursos con Windows XP. Esta informacin se
incluye en ste manual para que la repase o la estudie por su cuenta
en caso de no haber tomado los cursos mencionados ya que
contiene los conocimientos bsicos sobre Excel que usted debe
dominar al momento de iniciar ste curso.

FUNDAMENTOS DE EXCEL FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL

Fundamentos de Excel 2003 (Parte 1)

Objetivo Especfico: 1. Cmo entrar y salir de Excel 2003?
El Participante conocer y aplicar los elementos Cmo Entrar a Excel?
bsicos de Excel 2003 como la pantalla, y la forma
de entrar y salir de esta aplicacin. Para entrar a Excel 2003 deber realizar dos pasos:
Identificar la diferencia entre un libro y una hoja de Clic al botn de Inicio que se encuentra localizado
trabajo por medio de su aplicacin, adems en la parte inferior izquierda de la pantalla general
conocer la forma de manejar un libro de trabajo, de Microsoft Windows.
utilizando las opciones de Nombrar, Copiar, Mover, Seleccione el grupo Programas y enseguida
Insertar e Eliminar hojas todo esto para un mejor Microsoft Excel 2003.
manejo y clasificacin de la Informacin dentro de
los libros de trabajo.
Microsoft Excel 2003 es un potente programa de hojas de

clculo que puede utilizar para evaluar y revisar datos,
calcular y comparar nmeros, crear informes y grficos de
forma eficaz.
Con Excel 2003, puede publicar fcilmente una hoja de

clculo, un grfico, un informe de tabla dinmica en su Otra manera de entrar es dar clic a cualquier icono de
Intranet (red de trabajo privada) o en un sitio Internet archivo cuya identificacin corresponda a Excel 2003
(red de trabajo pblica), permitiendo incluso a sus dentro del Explorador o en cualquier ventana.
colegas que introduzcan sus propios datos.
La Pantalla Principal De Excel 2003
Tambin ofrece mejor integracin con otros programas
de Microsoft Office 2003, facilitando la incorporacin de Cuando se abre el programa, se observa que el rea
una hoja electrnica, un informe de tabla dinmica de trabajo consta de cinco partes: la barra de mens, la
dentro de Microsoft Word o de un documento de barra de frmulas, la barra de estado, la barra de
Microsoft Power Point. En este curso aprender a herramientas formato, la barra de herramientas
trabajar en Excel 2003, a introducir informacin, estndar y la ventana del Libro.
conocer como hacer frmulas simples, manejar
grficas y objetos e imprimir la informacin.
Con Excel 2003 es fcil introducir informacin en una

hoja y cambiar, suprimir o aadir dicha informacin. No
tiene que preocuparse si inicialmente sus datos no han
quedado perfectamente introducidos o no lo ha hecho
de forma completa. Siempre podr cambiarlos o terminar
de introducirlos ms tarde. Cada archivo de Excel 2003 es
un libro de trabajo con varias hojas que pueden
intercambiar informacin entre s fcilmente e introducir
rpidamente datos en ellas. Puede ordenar las hojas
de un libro de trabajo y ponerles un nombre para poder
localizar rpidamente la informacin que se necesita.
En este mdulo aprender cmo tiene que trabajar con
las hojas y con los libros de trabajo; aprender tambin
a abrir, guardar y cerrar un archivo y a introducir y
editar datos de una hoja.
Barra de mens: Los comandos (rdenes) en Excel
Cuando ponga nombres a sus hojas, usted y otros 2003 se agrupan en mens de acuerdo a lo que
usuarios podrn comprender el objetivo, la lgica y las realizan cada uno. Estos comandos agrupados se
suposiciones que este nombre representa, haciendo que localizan en la barra de mens.
sus hojas sean ms fciles de usar.

Barra de herramientas estndar: En esta barra se como hojas de clculo, una para enero, otra para
encuentran los botones de las tareas ms comunes de febrero, etc.
Excel 2003 (los comandos simplificados de la Barra de
mens) Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256
columnas, haciendo un total de 16,777,216 celdas.
Barra de herramientas formato: En esta barra se Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,
encuentran los botones que permiten modificar la ..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son
apariencia de la hoja de clculo (cambiarle el tamao a identificadas mediante nmeros (1, 2, 3, ..., 65536).
la letra, agregar el signo de pesos a los nmeros, etc).
Una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de
Barra de frmulas: Este espacio permite introducir la la columna, seguidas del nmero indicativo de la fila
informacin o datos, ya sea texto, nmeros o frmulas. (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.).
Barra de estado: En este espacio aparecen mensajes que Para conocer los libros de trabajo es necesario:
indican el estado de la aplicacin, es decir la actividad que
Abrirlos
est realizando o por realizar. Por ejemplo, si est
Desplazarnos en ellos
tecleando informacin, aparece la palabra introducir.
Renombrar las hojas de clculo
Ventana del libro de trabajo: Es el rea en la cual se Agregar y eliminar hojas de clculo
visualiza toda la informacin que se introduce. Guardar el libro
Cerrar el libro
Cmo salir de Excel 2003?
Cmo crear Libros de Trabajo?
Para salir de Excel 2003 realice los siguientes dos pasos:
Para crear un libro de trabajo siga los siguientes tres
D un clic sobre el men Archivo. pasos:
Con el puntero del ratn seale el comando Cerrar D un clic sobre el men Archivo.
que aparecer marcado por una sombra Con el puntero del ratn seleccione la opcin
rectangular y d un clic sobre ste. Nuevo.
Es muy importante guardar su trabajo antes de cerrar la Otra forma ms sencilla de crear nuevos libros de
sesin, si no lo hace toda la informacin se perder. trabajo es utilizando el botn Nuevo documento en
Otra manera ms gil de concluir la sesin de Excel blanco de la barra de herramientas estndar. Esta
2003, es mediante el botn Cerrar de la ventana de opcin abre directamente un nuevo libro de trabajo y ya
Excel 2003 que se encuentra localizado en la parte no aparecer el cuadro de dilogo anterior.
superior derecha. Cmo Guardar un Libro de Trabajo?
2. Manejo De Libros De Trabajo Para guardar por primera vez un libro de trabajo,
realice los siguientes pasos:
Qu es un Libro de Trabajo y qu es una Hoja
de Trabajo? Clic sobre el men Archivo.
Seleccionar el comando Guardar como (se
Un libro de trabajo representa el entorno de trabajo sombrear) y dar un clic sobre l. Aparecer el
bsico de Excel 2003. Es el lugar donde se trabaja y se siguiente cuadro de dilogo:
almacena la informacin (datos).
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas

o celdas pueden contener: texto, valores numricos,
fechas y datos horarios, frmulas o funciones
matemticas, que permiten determinar el valor de esta
celda en funcin de los valores de otras celdas.
Excel 2003 puede trabajar simultneamente con un

nmero ilimitado de hojas de clculo siempre que la
memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de
clculo se agrupan formando un fichero denominado
libro de trabajo, por ejemplo: un libro de gastos que
podra contener 12 hojas de trabajo tambin conocidas

Guardar en: Es el lugar donde se almacenar el libro Los botones de desplazamiento de la etiqueta de
de trabajo ya sea un disco duro, diskette, unidad de hoja, localizados en la parte inferior izquierda de la
CD, etc. Si da un clic sobre la flecha localizada en la ventana del libro, tambin pueden ayudarle a
parte superior derecha del cuadro, se va a desplegar el desplazarse por el libro de trabajo.
contenido del escritorio de trabajo que se encuentra en
su computadora, y le ser ms fcil seleccionar con el Los dos botones de desplazamiento de la etiqueta de
puntero del ratn, el disco o la carpeta en donde hoja que estn en medio desplazan las etiquetas una
guardar el archivo. hoja cada vez y en la direccin que indican los botones.
Nombre de archivo: En este espacio se escribir el

nombre del libro de trabajo. Microsoft Excel 2003
agrega la extensin .xls
Guardar como tipo: Aqu seleccionar el formato con

el cual se guardar el libro de trabajo. Excel 2003 le da
la opcin de guardar el libro en una versin anterior, o
en formatos estndar como CSV y archivos separados
por tabuladores.
Despus de seleccionar el lugar de almacenamiento, el

nombre y el formato del archivo slo d un clic en el
botn Guardar. Los dos botones de desplazamiento de etiqueta de los
extremos le proporcionan la capacidad de ver la
En las siguientes ocasiones que desee guardar los primera o ltima etiqueta del libro, dependiendo de que
cambios hechos al libro de trabajo ya no habr direccin elija. Por lo tanto se denominan Botn de
necesidad de darle un nombre puesto que ya lo tiene, primera etiqueta y Botn de ltima etiqueta.
slo hay que guardar los cambios y para esto utilice el
comando Guardar del men Archivo, o bien el botn A diferencia de las etiquetas de hoja, los botones de
Guardar de la barra de herramientas estndar. desplazamiento de etiqueta no activan una hoja. Slo
le permiten desplazarse a travs de las etiquetas de
Cmo desplazarse en los libros de trabajo? hoja del libro. Una vez que d clic en una etiqueta de
hoja, esa hoja se convertir en la hoja activa.
Para desplazarse fcilmente a travs de un libro de
trabajo y ver su contenido, Excel 2003 proporciona
varias herramientas fciles de usar. Estas herramientas
3. Manejo de las Hojas de Trabajo
de exploracin aparecen siempre en la parte inferior de Como cambiar nombre a las hojas
la ventana del libro con la forma de etiquetas de hoja y
botones de desplazamiento de etiquetas de hoja.} Seleccione o d un clic en el men Formato.
Ahora seleccione la opcin Hoja. Se mostrar un
submen al lado derecho.
Con el puntero del ratn seleccione la opcin
Cambiar Nombre y d un clic sobre ella.
La pestaa del nombre de la hoja se va a sombrear
y deber teclear el nombre con el que desee titular
esa hoja. Al finalizar presione la tecla Enter.
La hoja activa es la que est habilitada para trabajar en ella.
Las etiquetas de hoja representan las hojas individuales

que aparecen dentro de un libro y se muestran como
etiquetas en la parte inferior de la ventana del libro.
Cuando selecciona una etiqueta de hoja, aparece en la
ventana la hoja (ejemplo Hoja1) correspondiente y se
convierte a su vez en la hoja activa.

Tambin se puede seleccionar el comando Cambiar Determinar el nmero inicial de hojas en un

nombre del men contextual (clic derecho del ratn libro nuevo.
sobre la pestaa del nombre de la hoja) para realizar la
misma operacin. Si se desea aumentar el nmero de hojas que
proporciona Excel 2003 en su arranque se deben
Otra forma de hacerlo: seguir stos pasos:
Doble clic con el Mouse sobre la pestaa del Clic sobre el men Herramientas.
nombre de la hoja. Aparece sombreado el nombre Con un clic seleccione el comando Opciones.
que tiene la hoja en este momento. En el cuadro de dilogo que aparece, con el
Teclear el nuevo nombre, Enter. puntero del ratn d un clic sobre la pestaa
General.
Insertar hojas En la opcin Nmero de Hojas en nuevo Libro se
establece el nmero de hojas en un nuevo libro de
Para agregar slo una hoja de clculo, haga clic en trabajo, es importante aclarar que esto se modificar
Hoja de clculo en el men Insertar. a partir del siguiente nuevo libro de trabajo.
Para agregar varias hojas de clculo, mantenga Mover o Copiar hojas

presionada la tecla MAYS y, a continuacin, haga clic
en el nmero de hojas que desee agregar al libro abierto. Precaucin: Tenga cuidado cuando mueva o copie
Haga clic en Hoja de clculo en el men Insertar. hojas. Si se mueve la hoja de clculo, las operaciones
o los grficos basados en los datos de la misma
Clic derecho con el Mouse sobre el nombre de una pueden volverse imprecisos. Del mismo modo, si se
hoja, aparece men contextual. mueve una hoja de clculo entre hojas a las que se
hace referencia mediante una frmula 3D, los datos de
Insertar> Hoja de clculo > Aceptar la hoja de clculo podran incluirse en el clculo.
Mover hojas
Los pasos a seguir para mover una hoja de trabajo son
tres:
Posicione el apuntador del ratn en la hoja que

desea mover.
Seleccione del men contextual (botn derecho del

ratn) la opcin Mover o Copiar.
Aparecer un cuadro de dilogo con las

especificaciones siguientes:
Al libro: Permite seleccionar el libro de trabajo a donde

Se insertar una hoja de clculo al lado izquierdo de la se quieren mover las hojas seleccionadas, este libro
hoja que se est utilizando. Esta nueva hoja por default deber estar abierto.
se llama hoja N, donde N es el nmero de la hoja de
clculo siguiente, es decir si hay 3 hojas la siguiente es Antes de la hoja: Mediante esta opcin podr
la nmero 4. seleccionar la posicin exacta de la hoja de trabajo,
esto es antes de alguna hoja existente o al final de
todas (mover al final).
La opcin Crear una copia deber estar desactivada.

Por ltimo deber presionar con clic el botn de
Aceptar. Si no desea mover la hoja, entonces d un
clic en el botn de Cancelar.
SUGERENCIA. Otra forma para mover las hojas es dar

clic en el nombre de la hoja manteniendo el botn
Esta hoja se puede renombrar o mover a la posicin presionado, jalar hacia la derecha o izquierda
que se desee. arrastrando la hoja hasta su nueva posicin.

Copiar hojas Conociendo los diferentes punteros o apuntadores se

facilitar el trabajo dentro del libro de Excel.
Para copiar hojas d clic en el nombre de la hoja
deseada, presionando a la vez la tecla Control (CTRL.) Seleccionar Celdas, Rangos, Filas y Columnas
y manteniendo el botn presionado arrastre la hoja a la
posicin en donde desea la copia; suelte el botn del Una hoja de clculo est formada por columnas y
Mouse (ratn) antes de soltar la tecla CONTROL renglones. Las columnas se disponen verticalmente
en la hoja de clculo y cada una de ellas se identifica
Eliminar hojas con una nica letra en el rea gris de la parte
superior.
Active la hoja que desea eliminar dando un clic
sobre su etiqueta de hoja. Los renglones se disponen de forma horizontal en la
Seleccione el comando Eliminar hoja del men hoja de clculo y cada uno de ellos se identifica con un
Edicin. Aparecer un cuadro de dilogo. nico nmero dispuesto en el rea gris de la parte
Para confirmar que desea eliminar la hoja d un izquierda y hacia abajo.
clic en Aceptar, para cancelar la accin d un clic
en Cancelar. La celda es el punto donde se unen un rengln y una
columna formando un recuadro. Cada celda tiene un
Otra forma es: Usando el mismo comando Eliminar del nombre o direccin nica, basada en la localizacin de
men Contextual (botn derecho del ratn), en el rea su rengln y columna dentro de la hoja, a este nombre
de hojas de trabajo. o direccin se le llama: referencia de celda. Por
ejemplo, la celda A1 se encuentra en la columna A y en
4. Herramientas de Seleccin el rengln 1.
Los Punteros o Apuntadores de Excel Para poder ejecutar la mayora de los comandos o
tareas de Excel, deber seleccionar las celdas con las
que desee trabajar.
El puntero en forma de cruz, tambin
llamado de seleccin del ratn. Con l se Seleccionar una Celda
puede sealar una celda (o rango de
celdas) y convertirla en celda activa dando Para trabajar en la celda primero es necesario
un clic sobre ella.
convertirla en una celda activa. Esto se hace dando un
clic sobre ella.
El puntero en forma de flecha aparece en
cualquier borde de la celda activa, el rango
En la hoja de clculo hay en todo momento una celda
de celdas seleccionadas o en cualquier
objeto. activa (y slo una).
Este puntero sirve para cambiar de lugar el
elemento que se encuentre seleccionado.
Tambin aparece cuando el puntero se
desliza en la barra de mens, las barra de
herramientas, la barra de desplazamiento y
la barra de estado.
Al sealar la esquina inferior derecha de la

celda activa o de un rango de celdas, el
puntero adquiere una forma de cruz
pequea que nos permite autollenar celdas
continuas con la informacin de la celda
activa.
Este puntero de movimiento permitir

modificar el ancho o el alto de las celdas
con slo sealar la divisin de las columnas La celda activa se distingue claramente de las dems,
o renglones y arrastrarlos ya sea para pues aparece con un color de fondo y enmarcada de
reducir o ampliar su tamao. modo diferente (normalmente en color ms oscuro,
como se muestra en la primer figura o s pertenece a
un conjunto de celdas seleccionadas, en color ms
claro, como en la figura 14).

Para seleccionar rangos con el ratn siga estas

instrucciones:
PARA SELECCIONAR: HAGA ESTO:
Seale la celda con el puntero

Una celda
del ratn y d un clic sobre ella.
Con el puntero del ratn seale

la celda inicial del rango, d clic
La celda activa es la nica celda que puede recibir sobre la celda y mantenga
cualquier cosa que se introduzca por el teclado. As Un rango continuo de presionado el botn izquierdo del
pues, antes de introducir -o borrar- algo en una celda, celdas ratn mientras desliza el puntero
hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una hacia la celda final del rango.
celda se convierte en celda activa al dar un clic sobre Una vez hecho esto libere el
botn del ratn.
ella. La celda activa se puede desplazar a celdas
vecinas con las flechas del teclado. Puede tambin Seleccione la primera celda o
avanzar o retroceder una pantalla con las teclas AvPg Un rango discontinuo
rango de celdas continuas.
y RePg del teclado. Mantenga presionada la tecla
(celdas no adyacentes)
CTRL (localizada en la parte
o intermitente de
El contenido de la celda activa aparece en la parte inferior izquierda de su teclado) y
celdas
contine seleccionando el resto
derecha de la Barra de Frmulas, y es en esta barra o de las celdas deseadas.
sobre la propia celda donde se realizan las operaciones
para modificar el contenido de la celda. Las Un rengln
D un clic en el encabezado o
modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla nombre del rengln.
Intro o al hacer clic sobre el icono en la Barra de
Referencia, o al cambiar de celda activa con las flechas Una columna
D un clic en el encabezado o
del teclado. nombre de la columna
Seleccionar Rangos de Celdas Arrastre por encima de los ttulos

de fila o columna, o seleccione la
Un rango es un conjunto de dos o ms celdas Filas o columnas
primera fila o columna y, a
seleccionadas o activas a la vez (sombreadas). Hay dos continuacin, mantenga
adyacentes
presionada la tecla MAYS
tipos de rangos:
mientras selecciona la ltima fila
o columna.
Rangos continuos: Celdas que se encuentran
seleccionadas una tras otra ya sea en forma vertical u Seleccione la primera fila o
horizontal pero juntas. columna y, a continuacin,
Filas o columnas no
mantenga presionada la tecla
adyacentes
CONTROL mientras selecciona
las otras filas o columnas.
Quitar una seleccin D un clic en cualquier celda de

continua o discontinua la hoja electrnica.
Otra forma de seleccionar rangos es utilizando el teclado.

La manera de hacerlo se muestra a continuacin:

Rangos discontinuos: Son celdas que estn selec-
cionadas en diferentes puntos de la hoja electrnica. Deslcese hacia la celda deseada
mediante las flechas de direccin:
Una celda
localizadas en la parte
inferior de su teclado
Seleccione la celda inicial del

rango, enseguida presione la
tecla F8 (en la barra de estado
Un rango continuo de
aparecer la palabra EXT),
celdas
contine seleccionando celdas ya
sea con el ratn o con las flechas
de direccin.


Seleccionar Hojas de un Libro
Si se selecciona ms de una hoja, Excel 2003 repetir
Seleccione la primera celda o los cambios que se hagan en la hoja activa en todas
rango de celdas continuas.
Presione las teclas Shift + F8 (en
las dems hojas seleccionadas. Estos cambios pueden
Un rango discontinuo reemplazar los datos en otras hojas.
la barra de estado aparecer la
(celdas no adyacentes)
palabra AGR). Contine
o intermitente de
seleccionando el resto de las
celdas
celdas deseadas ya sea con el
ratn o con las flechas de
direccin.
Todo el rengln de la Presione las teclas Shift + Barra

celda activa espaciadora.
Toda la columna de la Presione las teclas Ctrl + Barra

celda activa espaciadora.
Mantenga presionada la tecla

Para extender una Shift y deslcese con las flechas
seleccin de direccin en el sentido en el
que desea agrandar la seleccin. PARA SELECCIONAR HAGA ESTO
Presione la tecla ESC (se elimina

de la barra de estado la palabra Haga clic en la etiqueta de la
Para quitar una Una sola hoja
EXT o AGR), enseguida d un hoja
seleccin discontinua
clic en cualquier celda de la hoja
electrnica.
Haga clic en la etiqueta de la
Para extender la primera hoja y, a
seleccin al inicio del Dos o ms hojas continuacin, mantenga
Presione las teclas Shift + Inicio adyacentes presionada la tecla MAYS y
rengln de la celda
activa haga clic en la etiqueta de la
ltima hoja.
Para extender la
seleccin al inicio o al Presione las teclas Shift + Fin +
final de la columna o Flecha de direccin hacia donde Haga clic en la etiqueta de la
rengln de la celda desea extender la seleccin. primera hoja y, a
activa Dos o ms hojas no continuacin, mantenga
adyacentes presionada la tecla
CONTROL y haga clic en las
Seleccionar todas las celdas de una Hoja etiquetas de las dems hojas.
Si desea seleccionar todas las celdas de su hoja de Haga clic con el botn
clculo haga clic en el botn seleccionar todo. (El botn derecho del Mouse y, a
Todas las hojas de un
o recuadro gris que se encuentra en la interseccin de continuacin, elija
libro.
los nombres de renglones y columnas.) Seleccionar todas las hojas
en el men contextual
Haga clic con el botn

derecho del Mouse y, a
Desagrupar las hojas continuacin, elija
Desagrupar hojas en el men
contextual.

Fundamentos de Excel 2003 (Parte 2)

Manejo y Edicin de la informacin en Excel 2003
Objetivo Especfico:
El participante utilizar la metodologa de Excel para Constantes de fecha: Incluye valores de fecha y hora.
introducir y corregir informacin en hojas de clculo de
manera rpida y eficiente. Constantes lgicas: La celda adquiere un valor de
verdadero o falso.
1. Conceptos Bsicos B) FRMULAS: Es una operacin matemtica, que
Los conceptos que a continuacin se enumeran le realiza clculos utilizando otros valores existentes en
servirn de repaso para ste tema, puesto que ya se una hoja de clculo; siempre comienza con un signo de
definieron en el tema anterior (Fundamentos de Excel igual (Ej. = A1 + B1)
Parte I ) que usted inici con el curso de Introduccin al
Uso y Operacin de las Microcomputadoras
Una hoja de clculo est formada por columnas y

renglones. Las columnas se disponen verticalmente
en la hoja de clculo y cada una de ellas se identifica
con una nica letra en el rea gris de la parte superior.
Los renglones se disponen de forma horizontal en la

hoja de clculo y cada uno de ellos se identifica con un Introduciendo Informacin
nico nmero dispuesto en el rea gris de la parte
Cuando intentamos introducir un dato en la celda,
izquierda y hacia abajo.
aparecen los tres botones siguientes en la barra de
La celda es el punto donde se unen un rengln y una frmulas:
columna formando un recuadro. Cada celda tiene un
nombre o direccin nica, basada en la localizacin de
su rengln y columna dentro de la hoja, a este nombre
o direccin se le llama: referencia de celda. Por
ejemplo, la celda A1 se encuentra en la columna A y en
el rengln 1.
Botn Introducir (la marca de verificacin verde),
Para trabajar en la celda primero es necesario cuya funcin es similar al Enter.
convertirla en una celda activa. Esto se hace dando un
clic sobre ella. Botn Cancelar (la X roja), su funcin es similar
Esc.
2. Introduccin de Datos Botn Modificar frmula (que aparece slo al iniciar
con el signo igual la captura), abre el panel de
Qu tipos de datos se introducen en Excel? funciones para ayudar en la construccin de
frmulas.
Excel maneja 2 tipos bsicos de datos:
La informacin se puede introducir tanto en la celda
A) CONSTANTES: Son datos que pueden tener un
activa como en la barra de frmulas. El procedimiento
valor numrico (25), un valor de texto (abc) o un valor
es el siguiente:
de fecha u hora (10:30 am). Se clasifican en:
Constantes numricas: Incluyen nicamente Seleccionar la celda e inmediatamente comience a

nmeros. Pueden ser enteros, decimales, teclear la informacin;
cientficos, porciento, etc. Luego presionar la tecla Enter para aceptar lo que
Constantes de texto: Incluye cualquier otro se escribi y se activar la celda que est justo
carcter adems de los nmeros y puede tener una debajo o la tecla Tab para introducir lo que escribi y
combinacin de nmeros y letras. Es posible activar la celda que est justo a la derecha. Tambin
introducir hasta 255 caracteres en una celda.

puede moverse con las flechas de su teclado, Hacia la izquierda: Permite copiar el contenido de una
activando as, las celdas deseadas. celda hacia la izquierda. Seleccionar primero el rango a
llenar, tomando en cuenta que funciona para ms de
3. Modificar informacin en celdas: una columna.
Modificar la informacin que contiene una celda Otra forma de autollenado de informacin es usando el
ratn, los pasos son los siguientes:
Para modificar la informacin que contiene una celda,
slo es necesario Clic sobre la celda que contiene la informacin con
la cual desea llenar el resto de las celdas.
Seleccionarla y presionar la tecla F2. As, la barra de
frmulas se activar y se podrn hacer los cambios Con el puntero del ratn seale la esquina inferior
que necesite. derecha de la celda. El puntero cambiar a una cruz
pequea.
Otras formas para modificar la informacin es:
Seleccionar la celda que contiene la informacin a
modificar y dar un clic sobre la barra de frmulas.
Esta se activar y usted podr hacer los cambios
deseados en la barra de frmulas. Al presionar la
tecla Enter estos cambios se fijarn en la celda
activa.
Arrastre el puntero del ratn sobre las celdas en las
Tambin puede dar un doble clic sobre la celda que que desea llenar la informacin. Si desea llenar las
contiene la informacin y a continuacin realizar los celdas hacia abajo, el resultado ser similar al
cambios directamente en la celda activa. siguiente:
Rellenos o Autollenados
Una forma rpida de hacer listados es llenando las
celdas continas con la misma informacin que ya
existe en una. A esto se le llama autollenar celdas o
trabajar con rellenos. Para crear un relleno siga los
siguientes pasos:
Seleccione una celda e introduzca la informacin 4. Series y Listas Personalizadas

con la cual va a llenar el resto de las celdas.
Cuando se crean datos siguiendo un patrn especfico
Seleccione el rango de celdas en donde desea rellenar las series son muy tiles. Por ejemplo, introducir los
la informacin, incluyendo la celda del paso anterior. das de la semana en un rango de celdas.
Seleccione en el men Edicin el comando Para crear una serie deber aplicar los siguientes tres
Rellenar. pasos:
Seleccione la direccin hacia donde se va a copiar el Seleccionar una celda e introducir la informacin
contenido de la celda activa: inicial de la serie.
Hacia abajo: Permite copiar el contenido de una celda Seleccionar el rango de celdas en donde se desea
crear la serie. La primera celda del rango, debe
hacia abajo. Seleccione primero el rango que desea
contener la informacin del inicio de la serie (paso 1).
llenar con la informacin de la celda activa (recuerde
que este rango debe ser continuo a la celda activa). Seleccione en el men Edicin el comando
Rellenar y enseguida el comando Series.
Hacia la derecha: Permite copiar el contenido de una
celda hacia la derecha. Seleccionar primero el rango a Aparecer un Cuadro de dilogo en donde
llenar. seleccionar el tipo de serie que se desea.
Hacia arriba: Permite copiar el contenido de una celda Las opciones son:
de abajo hacia arriba. Seleccionar primero el rango a
llenar. Series en: El resultado de la serie puede aparecer en
forma horizontal (Filas) o vertical (Columnas).

Clic sobre la celda que contiene la informacin inicial

de la serie.
Con el puntero del ratn seale la esquina inferior
derecha de la celda y mantenga presionada la tecla
CTRL. El puntero cambiar a una cruz pequea con
otra cruz ms pequea en su esquina superior
derecha.
Arrastre el puntero del ratn sobre las celdas en la
direccin que desea crear la serie.
Tipo: mediante esta opcin puede seleccionar el tipo Crear Listas Personalizadas
de serie que va a realizar
Una serie de relleno o lista personalizada es un
Lineal: Representa una serie de incremento constante conjunto de datos que se utiliza para rellenar una
por ejemplo 5, 10, 15, 20 su incremento es de 5 en 5. columna siguiendo una pauta que se repite; por
Geomtrica: Representa una serie de incremento ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Puede crearse una
exponencial por ejemplo 2, 4, 8, 16, 32, 64 todo esto serie de relleno a partir de elementos existentes
son los consecutivos con un exponente 2. listados en una hoja de clculo, o bien crear la lista
Cronolgica: Representa una serie en formatos de desde cero. Para crear una lista personalizada siga
fecha, por ejemplo; podra ser una serie de 5 en 5 stos pasos:
das o de 2 en dos semanas, etc. La unidad de base
para este tipo de series se selecciona mediante la Introduzca la lista de elementos que desea utilizar
opcin Unidad de tiempo, en das, das laborables, como serie teclendola en un rango continuo de
mes y ao. celdas.
Autorellenar: Genera un relleno automtico de un Seleccione rango que contiene la lista en la hoja de
dato repetido o de tendencia que tenga la muestra. clculo.
Incremento: En esta caja deber de introducir el valor En el men Herramientas, haga clic en Opciones y
de incremento de la serie elija la ficha Listas personalizadas.
Lmite: representa el valor mximo que alcanzar su Siga uno de estos procedimientos:
serie
Para utilizar la lista seleccionada, haga clic en
Tendencia: Primero teclee una muestra de la serie que Importar.
requiere como resultado, Excel encontrar el
patrn y realizar el relleno de la serie. Es decir, si Para crear una nueva lista, seleccione Nueva
usted teclea la siguiente muestra 3, 6, 9, 12; Excel lista en el cuadro Listas personalizadas y, a
localizar que su serie es lineal con un incremento continuacin, escriba las entradas en el cuadro
de 3 y ese ser el incremento para continuar su Entradas de lista, comenzando por la primera
serie. entrada. Presione ENTRAR tras cada entrada.
Ejemplo: Si desea obtener una secuencia de nmeros Una vez terminada la lista, haga clic en
iniciando con 5 en la celda A1 y terminando con 50 en Agregar.
la celda A10 con incrementos de 5, los pasos a seguir
son los siguientes: Modificar o Eliminar Listas Personalizadas
Seleccionar celda A1 y teclear el nmero 5. No es posible modificar ni eliminar las listas integradas
de meses y das que ya vienen integradas al instalar
Seleccionar el rango de celdas comenzando en la Excel. Para modificar o eliminar listas personalizadas
celda A1 y terminando en la celda A10. creadas por el usuario haga lo siguiente:
Clic en Edicin > Rellenar> Series.
En el men Herramientas, haga clic en Opciones y
En la opcin Series en seleccione Columnas. En la elija la ficha Listas personalizadas.
opcin Tipo seleccione Lineal.
En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la
En la opcin Incremento teclee el nmero 5. D clic lista deseada.
en el botn Aceptar.
Siga uno de estos procedimientos:
Otra forma de realizar series lineales es utilizar el ratn,
los pasos son:

Para modificar la lista, efecte los cambios que barra de herramientas.

considere oportunos en el cuadro Entradas de
lista y, a continuacin, haga clic en Agregar. Seleccione la celda en donde desea copiar la
informacin.
Para eliminar la lista, haga clic en Eliminar. D clic en el botn Pegar de la barra de herramientas.
5. Editando Informacin Tambin se puede copiar informacin seleccionando

los comandos Copiar y Pegar del men contextual
Copiar Informacin que es desplegado al dar clic al botn derecho del
ratn, teniendo seleccionada la celda o rango de celdas
Cuando se copia informacin en Excel 2003 el que se desea copiar.
contenido de una celda o rango de celdas se duplica en
otras celdas o rangos de celdas. Mover Informacin
Para copiar cualquier tipo de informacin de una celda Cuando movemos informacin cambiamos el contenido de
o varias celdas, realice los siguientes pasos: una celda o rango de celdas a otras celdas o inclusive a
otras hojas o libros de trabajo.
Seleccione la celda o rango de celdas que desea
copiar. Para mover informacin de una celda o varias celdas
deben realizarse los siguientes pasos:
Clic en el men Edicin
y luego seleccione el Seleccionar la celda o rango de celdas con la
comando Copiar. informacin que se desea mover.
Seleccione la celda en Clic en el men Edicin y
donde desea copiar la seleccionar el comando
informacin. Cortar.
D clic en el men Seleccionar la celda hacia
Edicin y seleccione el donde desea mover la
comando Pegar. informacin.
Una segunda forma de copiar informacin consiste en Clic en el men Edicin y
lo siguiente: seleccione el comando
Pegar.
Cuando se despliega un men de la barra de mens, a
ciertos comandos les aparece del lado izquierdo el icono A su vez, en el lado derecho, se muestra la
que lo asemeja en la barra de herramientas. A su vez, en combinacin de teclas para realizar la misma operacin
el lado derecho, se muestra la combinacin de teclas para con el teclado de nuestra computadora. Los pasos son
realizar la misma operacin con el teclado de nuestra los siguientes:
computadora. Los pasos son los siguientes:
Seleccione la celda o rango de celdas que desea copiar.
copiar.
En su teclado oprima la combinacin de teclas
En su teclado oprima la combinacin de teclas indicado para cortar: (Ctrl+X)
indicado para copiar: (Ctrl+C).
Seleccione la celda en donde desea copiar la
Seleccione la celda en donde desea copiar la informacin.
informacin.
En su teclado oprima la combinacin de teclas
En su teclado oprima la combinacin de teclas indicado para pegar: (Ctrl+V).
indicado para pegar: (Ctrl+V).
Otra forma de mover informacin es utilizar los iconos
Tambin puede copiar informacin utilizando los conos correspondientes en la barra de herramientas estndar,
correspondientes de la barra de herramientas estndar, los pasos son los siguientes:
los pasos son los siguientes:
Seleccione la celda o rango de mover.
celdas que desea copiar.
Clic en el botn Cortar de la barra
D clic en el botn Copiar de la de herramientas.

Seleccione la celda en donde desea mover la Otro mtodo para eliminar informacin consiste en
informacin. seleccionar Eliminar del men contextual que es
desplegado al dar clic derecho sobre una celda o rango
Clic en el botn Pegar de la barra de herramientas. de celdas.
Tambin se puede mover la informacin seleccionando
los comandos Cortar y Pegar del men contextual que Eliminar solo el contenido de las celdas.
aparece al dar Clic derecho con el mouse.
Esta opcin permite eliminar la informacin o las
Muchas veces la forma ms sencilla caractersticas de formato que pueda tener la celda o
de trasladar o copiar una seleccin de rango de celdas seleccionadas.
celdas es por medio del ratn. Una
vez que se ha realizado la seleccin, Los pasos a seguir para eliminar el contenido de las
se coloca el cursor sobre el borde de celdas son:
la misma y adquiere la forma de
Seleccione la celda o
flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. rango de celdas a las
En ese momento se clica y se arrastra la seleccin cuales desea eliminarles
hasta la posicin deseada, la informacin seleccionada la informacin.
se traslada hasta la posicin deseada. D un clic en el men
Edicin > Borrar.
Si al dar clic apretamos al mismo
tiempo la tecla Ctrl, el texto se copia Seleccione que es lo que
(aparece un signo + junto al cursor + desea eliminar:
que indica que se est copiando).
Todo: Elimina el contenido, el formato y los
comentarios de la celda.
Eliminar Celdas, Columnas y Renglones Formatos: Limpiar solamente el formato de la celda
Eliminar se refiere a borrar la informacin contenida en pero no el contenido (negritas, cursivas, sombreado, etc.).
la celda, rango de celdas, renglones o columnas Contenido: Limpiar el contenido de la celda pero no su
seleccionados y recorrer la informacin contigua a esta formato. En esta opcin tambin se puede utilizar la tecla
seleccin a donde se indique. Supr.
Para eliminar celdas, columnas y renglones de la hoja Comentarios: Limpiar los comentarios de la celda o
de clculo con o sin informacin son los siguientes: celdas que se hayan seleccionado dentro de la hoja.
Seleccionar la celda o 6. Deshacer, Rehacer y Repetir una

rango de celdas que desea
eliminar. accin realizada
Clic en el men Edicin > Deshacer una accin realizada
Eliminar.
Excel 2003 permite deshacer
En el cuadro de dilogo que hasta las diecisis ltimas
aparece seleccione lo que acciones realizadas, como
desea eliminar. escribir algo en una celda o
Desplazar las celdas hacia la izquierda: Esta opcin aplicar un formato, etc. Por
elimina el rango seleccionado y recorre la informacin ejemplo, seleccione la celda A1
e introduzca la palabra Accin:
hacia la izquierda.
Desplazar las celdas hacia arriba: Esta opcin elimina el Para deshacer esta ltima accin realizada, d un clic en
el men Edicin y seleccione la opcin Deshacer.
rango seleccionado y recorre la
Observar que la opcin dice: Deshacer escritura de
informacin hacia arriba.
Accin en A1.
Toda la fila: Esta opcin
elimina todo el rengln.
Toda la columna: Esta opcin

elimina toda la columna.

Si lo que desea es deshacer una de las ltimas 7. Pegado Especial

diecisis acciones, puede seleccionarla de la lista de
Deshacer en el botn de la barra de herramientas Una celda puede contener datos, frmulas, un formato
estndar. El acceso a la lista se logra especfico, comentarios y validaciones. Si se desea
presionando la flecha que aparece al lado copiar parte de la informacin o caractersticas de la
derecho del botn. celda se debe utilizar el comando Pegado Especial.
Este comando, permite tambin realizar operaciones
Si selecciona una accin de la lista, automticamente aritmticas en el momento que se copian celdas cuyo
eliminar las acciones anteriores. En caso de no poder contenido o informacin es un valor numrico.
deshacer alguna accin, aparecer deshabilitada la
opcin. Para copiar parte de la informacin de una o varias
celdas, deber realizar los siguientes pasos:
Rehacer una accin realizada
Seleccionar la celda o rango de celdas que desea
Excel 2003 permite rehacer las acciones que son copiar.
eliminadas con el comando Deshacer como escribir en
una celda o aplicar un formato. Clic en el men Edicin > Copiar.
En el ejemplo anterior, para rehacer la escritura de la Activar la celda en donde desea copiar la
palabra Accin en la celda A1 deber dar un clic en informacin dando un clic sobre ella.
el men Edicin y luego seleccionar la opcin Clic en el men Edicin > Pegado Especial.
Rehacer. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha:
Si desea rehacer una de las ltimas Seleccionar la opcin que desea realizar:
diecisis acciones, seleccinela de la lista
del botn Rehacer de la barra de
herramientas estndar. El acceso a la lista es
presionando la flecha que aparece al lado derecho del
botn. Al seleccionar una accin de la lista,
automticamente eliminar las acciones anteriores. Si
alguna opcin no puede deshacerse aparecer
deshabilitada en la lista.
Repetir la ltima accin realizada

El comando Repetir trabaja en forma similar al
comando Rehacer, slo que este comando repite la
ltima accin realizada que se puede repetir. Por
ejemplo, si abre un nuevo libro de trabajo, sta accin
si se puede repetir; pero si introduce informacin en
una celda, esta accin no se puede repetir.
Pegar:
Todo: Pega todos los atributos de la celda.

Frmulas: Pega nicamente las frmulas como se han
escrito en la barra de frmulas.
Valores: Pega slo los valores de la celda. Los
Para repetir la ltima accin debe dar un clic en el resultados de las frmulas se copian como valores ya
men Edicin y luego seleccionar la opcin Repetir. no como frmulas.
Si la ltima accin realizada no se puede repetir, el Formatos: Pega solo el formato de las celdas.
comando Repetir cambia a No se puede repetir. Por Comentarios: Pega solo los comentarios o notas
ejemplo, si selecciona la celda B5 e introduce los informativas de las celdas.
nmeros 123, y enseguida selecciona la celda C5 y
desea repetir la misma accin Excel no lo permite y el Validacin: Pega solo las reglas de validacin de los
comando en el men Edicin cambia a No se puede datos. (Men Datos-Validacin).
repetir. Todo excepto bordes: Pega todo el contenido y
formato de las celdas a excepcin de los bordes.

Ancho de las columnas: Pega el ancho de una Y se desea copiar la celda A2 y pegarla en la celda C2
columna en otra. pero sumando los valores.
Saltar Blancos: Evita reemplazar los valores en el rea
El procedimiento para hacer esto sera el siguiente:
de pegado cuando haya celdas en blanco en el rea de
copiado. Seleccionar la celda A2
Transponer: Los datos enlistados en columnas los
Clic en el men Edicin > Copiar.
copia y los cambia a renglones y viceversa.
Seleccionar la celda C2.
Para copiar nmeros y realizar una operacin aritmtica Clic en el men Edicin > Pegado Especial.
deben realizarse los siguientes pasos:
En la seccin Operacin activar el botn de opcin
Seleccionar celda o rango de que desea copiar. Sumar. El resultado es el siguiente:
Clic en el men Edicin > Copiar.

Clic en la celda o rango en donde desea copiar la
informacin.
Clic en men Edicin > Pegado Especial.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha: 8. Buscar y Reemplazar informacin
Seleccionar la operacin que desea realizar:
Buscar informacin se refiere a la accin de localizar
informacin o datos en la hoja de clculo que se
encuentre activa.
Para buscar algn valor o informacin deben seguirse

los pasos siguientes:
Clic en el men Edicin > Buscar.
En el cuadro de dilogo que aparece teclear la
informacin necesaria:
Operacin:
Ninguna: Reemplaza las celdas con la informacin a
copiar.
Sumar: Suma los contenidos de las celdas.
Buscar: En este cuadro escriba lo que desea localizar.
Restar: Obtenemos como resultado la resta de las Puede usar el signo de interrogacin (?) para sustituir
celdas del rango a pegar menos las celdas del rango cualquier carcter o un asterisco (*) para sustituir una
a copiar. cadena de caracteres. Por ejemplo, ca?a encuentra
Multiplicar: Multiplica los contenidos de las celdas. "caja" y "casa" y *este encuentra "noreste" y "sudeste".
Dividir: Divide las celdas a pegar entre el contenido Dentro de: Aqu se marca si la bsqueda se hace en la
de las celdas del rango a copiar. hoja activa o en todo el libro de trabajo. Seleccione
Hoja para restringir la bsqueda a la hoja de clculo
Ejemplo: Se tiene en la celda A2 el nmero 17 y en la
activa seleccione Libro para buscar en todas las
celda C2 el nmero 13 como lo muestra la siguiente
hojas del libro activo.
ilustracin:
Buscar: Aqu define como se realizar la bsqueda:
por filas o por columnas.
Buscar dentro de: Seleccione de la lista dnde har la
bsqueda. Si en frmulas, texto o comentarios.

Formato: Permite basar la bsqueda en las propiedades Reemplazar todos: Permite reemplazar a la vez todas
de formato de las celdas. Elegir formato de celda las celdas que coinciden con la informacin tecleada en
permite hacer clic en una celda que cumpla los criterios Buscar.
de formato para utilizarla en esta bsqueda. Reemplazar: Este botn permite reemplazar la celda
Borrar formato de bsqueda permite quitar los que se localiz y coincidi con la informacin tecleada
criterios de bsqueda anteriores. El cuadro a la en Buscar. Enseguida localiza la siguiente celda que
izquierda del botn Formato muestra una vista coincide.
previa del aspecto que tendrn los datos que
cumplan los parmetros especificados mediante el Localizar Informacin
botn Formato. Vista previa* indica que no se
Con sta opcin usted puede dirigirse hacia una celda
puede mostrar una vista previa.
rpidamente. Los pasos para hacerlo son:
Sin formato establecido indica que no se han
especificado parmetros de formato. Clic en el men Edicin y seleccionar el comando Ir
Coincidir maysculas y minsculas: Al seleccionar a. Tambin puede hacerlo pulsando la tecla F5 o la
ste casillero le indicar a Excel que la bsqueda se combinacin de teclas Ctrl+I.
realizar haciendo coincidir maysculas y En el cuadro de dilogo que aparece teclear la
minsculas. informacin necesaria:
Coincidir con el contenido de toda la celda: Busca
Ir a: Aqu aparecen los
el valor exacto. Por ejemplo, si usted escribi la
rangos que se tienen
palabra vaca y no est activada sta opcin, har la
definidos con nombres
bsqueda en palabras que la involucren como
dentro de la hoja de
vacaciones pero si se activa esta opcin slo
clculo. Puede seleccionar
localizar la palabra vaca. Para los valores
cualquiera de ellos dando
numricos tambin se puede activar sta opcin.
un clic sobre l. Tambin
Buscar todo: Busca todas las veces que aparece la en este lugar se
informacin buscada en el documento. almacenan las cuatro
Buscar siguiente: Permite buscar la siguiente celda ltimas referencias desde
que contenga la informacin buscada. las que utiliz el comando
Ir a. Puede volver a cualquiera de ellas con un clic.
Cerrar: Termina la bsqueda y cierra el cuadro de dilogo.
Referencia: En este espacio puede teclear la referencia a
Reemplazar informacin buscar. Esta referencia puede ser una celda o un rango
de celdas.
Esta opcin permite reemplazar un valor o informacin Aceptar: Cierra el cuadro de dilogo y ejecuta el comando.
dentro de una celda. Los pasos para reemplazar
Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo y cancela el comando.
informacin son los siguientes:
Especial: Le permite seleccionar todas las celdas que
Clic en el men Edicin > Reemplazar. coincidan con lo que se especifica en el siguiente
cuadro de dilogo:
En el cuadro de dilogo que aparece teclear la
informacin necesaria: Las especificaciones son las
mismas del cuadro anterior adems de las que a
continuacin se describen:
Reemplazar con: Aqu escribe la informacin con la cual

va a reemplazar la anterior. Si desea eliminar del
documento los caracteres especificados en el cuadro
Buscar, deje el cuadro Reemplazar con en blanco.

Comentarios: Selecciona todos los comentarios en la Celdas con validacin de datos: Selecciona nicamente
hoja de trabajo que se est utilizando. las celdas a las que se hayan aplicado reglas de validacin.
Constantes: Selecciona todas las celdas cuyos valores Todos: Selecciona todas las celdas a las que se hayan
no son frmulas. aplicado reglas de validacin de datos.
Celdas con frmulas: Selecciona todas las celdas que Iguales a celda activa: Selecciona a las celdas a las
tengan frmulas. Puede adems seleccionar el tipo de que se hayan aplicado las mismas reglas de validacin
frmula que desea: que a la celda activa.
Nmeros: Selecciona las celdas con valores
numricos. Opcin disponible tambin si se habilita la 9. Verificar Ortografa
opcin Constantes.
Excel 2003 permite al usuario verificar la ortografa de
Texto: Selecciona las celdas con texto. Opcin disponible
su hoja electrnica. Para hacerlo deber seguir los
tambin si se habilita la opcin Constantes.
pasos siguientes:
Valores lgicos: Selecciona las celdas que contengan
valores Verdadero o Falso. Opcin disponible tambin Clic en el men Herramientas y seleccionar el
si se habilita la opcin Constantes. comando Ortografa. O bien presionando el icono
Errores: Selecciona las celdas con valores de error. correspondiente en la barra de herramientas
Opcin disponible tambin si se habilita la opcin estndar.
Constantes. Si se encuentra algn error ortogrfico,
Celdas en blanco: Selecciona todas las celdas que Excel se posiciona en la celda en donde est el error
estn en blanco. Funcionar hasta la ltima celda que y despliega el siguiente cuadro de dilogo para
contenga informacin en la hoja de trabajo. tomar una decisin con respecto al error encontrado:
Regin actual: Selecciona un rango de celdas En ste cuadro de dilogo aparecen las opciones
rectangular alrededor de la celda activa. Excel 2003 descritas a continuacin:
selecciona el rea entre los renglones y columnas que
se encuentren en blanco.
Matriz actual: Selecciona un arreglo completo, si la
celda activa est dentro de un arreglo.
Objetos: Selecciona todos los objetos de la hoja de
trabajo que est activa, incluyendo grficos, botones y
cajas de texto.
Diferencias entre filas: Selecciona las celdas que son
diferentes a la celda de comparacin en cada rengln.
Diferencia entre columnas: Selecciona las celdas que son
diferentes a la celda de comparacin en cada columna.
Celdas precedentes: Selecciona las celdas que se
encuentran en la frmula de la celda activa.
Celdas dependientes: Selecciona las celdas con
frmulas que hagan referencia a la celda activa. No est en el diccionario: Muestra un posible error
Directamente relacionadas: Selecciona nicamente como, por ejemplo, una palabra mal escrita, una palabra
las celdas con frmulas que hacen referencia duplicada o maysculas o minsculas incorrectas.
directamente a la celda activa.
Todos los niveles: Al buscar precedentes y Sugerencias: Este cuadro muestra las palabras
dependientes, selecciona todos los niveles. sugeridas como sustitucin tomadas del diccionario
principal y del diccionario personalizado que est
ltima celda: Selecciona la ltima celda que contenga abierto. El usuario debe seleccionar la palabra que
informacin en la hoja de trabajo activa. considere correcta.
Solo celdas visibles: Selecciona las celdas visibles en
una hoja de trabajo, si se hacen cambios slo se harn Omitir una vez: Mantiene sin cambios en la hoja de
en las celdas visibles en las ocultas no, ya sea rengln clculo slo la aparicin actual de la palabra mostrada
o columna. en el cuadro No est en el diccionario.
Celdas con formatos condicionales: Selecciona Omitir todas: Mantiene sin cambios en la hoja de
nicamente las celdas a las que se hayan aplicado clculo todas las veces que aparece la palabra
formatos condicionales. mostrada en el cuadro No est en el diccionario.

Agregar al diccionario: Agrega la palabra que de los datos de una celda. Para hacerlo se deben seguir
aparece en el cuadro No est en el diccionario para los siguientes pasos:
personalizar el diccionario seleccionado. Microsoft
Excel usa la seleccin del diccionario personalizado y Seleccionar el rango de celdas cuyo aspecto
lo agrega en el men de diccionario cuando checa la deseamos modificar.
ortografa. Clic en el men Formato > Celdas... > pestaa Fuente,
Cambiar: Cambia la actual aparicin de la palabra Aparece el cuadro de dilogo mostrado:
mostrada en el cuadro No est en el diccionario por la
palabra seleccionada en el cuadro Sugerencias. Si
desea eliminar la palabra indicada en lugar de cambiar
su ortografa, elimine la palabra del cuadro No est en
el diccionario y los botones Cambiar y Cambiar
todas cambian a Eliminar y Eliminar todas
respectivamente. Con un clic en Eliminar la palabra se
eliminar de la hoja de clculo. Con un clic en Eliminar
todas la palabra se eliminar todas las veces que
aparezca en la hoja de trabajo. Si Microsoft Excel
detecta una palabra duplicada, por ejemplo "el el" en la
hoja de clculo, utilice Eliminar para eliminar la palabra
duplicada.
Autocorreccin: Agrega una palabra a la lista

Autocorreccin para que pueda corregirla
automticamente cuando vuelva a escribirla.
Idioma del diccionario: Selecciona el lenguaje que se
desee usar para hacer el chequeo de la ortografa.
Aqu debern ajustarse las opciones que a continuacin
Deshacer: Regresa la ltima accin hecha durante el se describen:
chequeo de ortografa.
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es
Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo sin guardar los decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con la
cambios realizados.
identificacin delante de su nombre, nos indica que la
Cerrar: Cierra la caja de dilogo y retiene los cambios fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la
hechos. misma fuente en la pantalla que en la impresora, y que
Al terminar la revisin ortogrfica se mandar el adems es una fuente escalable (podemos escribir un
siguiente mensaje: tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de
tamaos disponibles).
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. Los
estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva. No todos los estilos son disponibles con cada
tipo de fuente.
Tamao: Aqu se introduce el tamao de fuente para el
texto seleccionado. Puede ser cualquier nmero entre 1
10. Formato de Celdas, Filas y Columnas y 1638. Se puede elegir de la lista o bien colocar el
cursor en el recuadro y teclearlo directamente. Los
Para dar un cambio final de aspecto a las celdas de una tamaos de la lista Tamao dependen de la fuente
hoja de clculo Excel 2003 dispone de varias opciones seleccionada y de la impresora activa.
que modifican el tipo y aspecto de la letra, la alineacin,
los bordes, los sombreados y la forma de visualizar la Subrayado: Observar que la opcin activa es Ninguno,
informacin alfabtica y/o numrica en una celda. Esto es haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir
lo que se conoce como formato de celdas. una lista desplegable para elegir de ella un tipo de
subrayado.
Ajustes en la Fuente o Tipo de Letra Color: El color activo es Automtico por defecto, pero
Podemos cambiar la apariencia de los datos de una hoja haciendo clic sobre la flecha de la derecha puede
de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color elegirse un color para la letra.

Efectos: Aqu se aplican efectos de texto al texto Alineacin del texto:

seleccionado. Existen disponibles tres efectos distintos: Horizontal: Alinea el contenido de las celdas
Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de anchura de las celdas. De manera predeterminada,
la izquierda. Excel alinea el texto a la izquierda, los nmeros a la
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas derecha y los valores de error y lgicos en el centro. Al
las opciones de fuente que Excel 2003 tiene por defecto. hacer clic sobre la flecha de la derecha puede elegirse
alguna de las siguientes opciones:
Otra forma de hacer ajustes en la fuente es la
siguiente: En la Barra de Herramientas de Formato
disponemos de botones que nos permiten modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente y de
forma ms rpida, como:
En este recuadro aparece el
tipo de fuente o letra
aplicado a la celda en la que nos encontramos
situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de
la derecha para elegir otro tipo.
En el segundo botn aparece el tamao de
letra, para cambiarlo puede elegirse otro
desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo
directamente en el recuadro.
Para cambiar el estilo de letra usar los siguientes
botones:
Al hacer clic sobre ste botn se activa o

desactiva la Negrita dependiendo del estado
inicial.
General: Es la opcin predeterminada de Excel 2003,
Este botn lo utilizamos para activar o desactivar
alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo
Cursiva.
de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y
Este botn funciona como los dos anteriores los textos a la izquierda. Aunque se cambie la
pero para poner o quitar el Subrayado simple. alineacin de los datos, no se modificar su tipo.
Con este botn elegimos un color para la fuente. Izquierda (Sangra): Alinea el contenido de las celdas
Debajo de la letra A aparece una lnea, en seleccionadas a la izquierda de stas independiente
nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos mente del tipo de dato. A la derecha aparece un
clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En recuadro de Sangra que por defecto est a 0, pero
caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de cada vez que se incrementa este valor en uno, la
la derecha y elegirlo. entrada de la celda comienza un carcter ms a la
derecha, para que el contenido de la celda no est
Despus de elegir todos los aspectos deseados, hacer pegado al borde izquierdo de la celda.
clic sobre el botn Aceptar.
Centrar: Centra el contenido de las celdas
Alineacin de Textos seleccionadas dentro de stas.
Derecha: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a
Puede asignarse formato a las entradas de las celdas para
que los datos queden alineados u orientados de una forma la derecha de stas, independientemente del tipo de dato.
determinada. Para hacerlo deben seguirse stos pasos: Llenar: Esta opcin no es realmente una alineacin ya
que repite el dato contenido en la celda para rellenar la
Seleccionar la celda o rango de celdas cuya anchura de la celda. Por ejemplo, si en una celda
alineacin deseamos modificar. tenemos escrito el carcter * y elegimos la opcin
Clic en el men Formato > Celdas... > pestaa Llenar, en la celda aparecer ********* hasta completar
Alineacin, Aparece el cuadro de dilogo mostrado. la anchura de la celda.
Aqu debern ajustarse las opciones que a Justificar: Con esta opcin el contenido de las celdas
continuacin se describen: seleccionadas se alinear tanto por la derecha como
por la izquierda.

Centrar en la seleccin: Centra el contenido de una Orientacin:

celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas
la seleccin que contiene datos. para que se muestre en horizontal (opcin por defecto),
de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en
las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, sentido de las agujas de un reloj. Excel 2003 ajusta
respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo automticamente la altura de la fila para adaptarla a la
tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente
respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha la altura de sta.
de la derecha podr elegir entre una de las siguientes
Girar texto y bordes. Los datos de una columna suelen
opciones:
ocupar poco espacio mientras que el rtulo de la
Superior: Alinea el contenido de las celdas columna es ms ancho. En lugar de crear columnas
seleccionadas en la parte superior de stas. innecesariamente anchas o rtulos abreviados, puede
girar el texto y aplicar bordes que estn girados los
Centrar: Centra el contenido de las celdas
mismos grados que el texto.
seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
Inferior: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas en la parte inferior de stas.
Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
tanto por la parte superior como por la inferior.
Control del Texto:

Seleccione las opciones de columna bajo Control del
texto para ajustar la manera en que se desea que
aparezca el texto en una celda. Bordes de Celdas
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja
una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas de clculo, Excel 2003 nos permite crear lneas en los
para visualizar el contenido introducido, pues si bordes o lados de las celdas siguiendo stos pasos:
activamos esta opcin el contenido de la celda se
tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello Seleccionar el rango de celdas cuyo aspecto
incrementar la altura de la fila y el contenido se queremos modificar.
visualizar en varias filas dentro de la celda. Elegir en Formato > Celdas...> la pestaa Bordes.
Reducir hasta ajustar: al activar esta opcin, el
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que
su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas
seleccionadas se unirn en una sola.
Algunas opciones de alineacin pueden ajustarse
directamente en la Barra de Herramientas estndar
usando los botones correspondientes que permitirn
modificarlas de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin
horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser
Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los
datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las
celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas Elegir las opciones deseadas del recuadro.
para que formen una sola celda, y a continuacin Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
nos centrar los datos. (Combinacin de celdas) hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro

Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin
en la celda. Las distintas opciones del recuadro son las
siguientes:
Preestablecidos:
Se elegir cualquiera de las siguientes opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas

seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor

de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas

seleccionadas excepto alrededor de la seleccin.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos

Color: Se elegir de la lista un color de fondo determinado.
sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
Sin Color.
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes. Trama: Se elegir de la lista un estilo de trama, as
como el color de la trama.
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea para
Para modificar el sombreado de una forma ms rpida,
especificar el tamao y el estilo de la lnea de un borde. en la Barra de Herramientas de Formato disponemos
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero de un botn que nos permitir hacerlo:
haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir Si se hace clic sobre este botn se sombrear la celda
un color para los bordes. del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo.
En caso de querer otro color de sombreado, debe
Para modificar los bordes de una forma ms rpida en elegirse desde la flecha derecha del botn. Aqu no
la Barra de Herramientas de Formato disponemos de puede aadir trama a la celda, para ello tendr que
un botn que nos permitir hacerlo: utilizar el men.
Al hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal Formato de Nmeros
como viene representado en ste. En caso de querer Excel 2003 permite modificar la visualizacin de los
otro tipo de borde, deber elegirlo desde la flecha nmeros en la celda. Para ello, se deben seguir los
derecha del botn. Aqu no encontrar todas las siguientes pasos:
opciones vistas desde el recuadro del men.
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos
Tramas modificar el aspecto de los nmeros.
Excel 2003 nos permite tambin sombrear las celdas Seleccionar en el men Formato > Celdas... la pestaa
de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Nmero. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Para hacerlo se deben seguir los pasos siguientes:
Seleccionar el rango de celdas cuyo aspecto

queremos modificar.
Seleccionar en el men Formato > Celdas... la
pestaa Tramas. Aparecer el cuadro de dilogo de
la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados,
hacer clic sobre el botn Aceptar.
Muestra un modelo de cmo quedar nuestra
seleccin en la celda. Las distintas opciones del
recuadro se explican a continuacin:

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Situar el puntero del ratn en la lnea situada debajo
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, del nmero de la fila que desees modificar, en la
hacer clic sobre el botn Aceptar. cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la
forma de una flecha de dos puntas.
Muestra un modelo de cmo quedar nuestra
seleccin en la celda. Enseguida se explican las
distintas opciones del recuadro.
Categora:
Se elegir de la lista una categora dependiendo del
valor introducido en la celda. Las categoras ms
Mantener pulsado el botn izquierdo del ratn, y
utilizadas son:
arrastra la lnea a la nueva posicin. Observar como
General: El formato de nmero General es el formato conforme nos movemos aparece la altura de la fila.
predeterminado. En la mayora de los casos, los nmeros Al obtener la altura deseada, soltar el botn
a los que se aplica el formato General se muestran tal izquierdo del ratn.
como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficiente
mente ancha para mostrar todo el nmero, el formato Cambiar el alto de varias filas a la vez:
General redondea los nmeros con posiciones decimales
y utiliza la notacin cientfica para nmeros grandes. El procedimiento consiste en lo siguiente:
Nmero: Contiene una serie de opciones que visualizan Seleccionar todas las filas cuya altura se desea
los nmeros en formatos enteros, con decimales y con cambiar y situar el cursor sobre la lnea divisoria
punto de miles. inferior de cualquiera de las filas seleccionadas.
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, pero en Mantener pulsado el botn izquierdo del ratn y
vez del separador de miles nos permite visualizar el arrastrar hasta obtener la altura deseada.
nmero con un smbolo monetario como podra ser Pts. Soltar el botn izquierdo del ratn
Siempre lleva junto con el smbolo monetario el
separador de miles. Cambiar el alto de todas las filas de una hoja de
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. clculo
Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna Para cambiar el alto de fila de todas las filas de la hoja de
el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin clculo, haga lo siguiente:
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2
decimales lo mostrara como 15,28%. Clic en el botn Seleccionar
todo
Fecha: Visualiza la fecha correspondiente al nmero
introducido en la celda. As el 1 equivaldr a 1/1/1900, Mantener pulsado el botn izquierdo del ratn en el
el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente. borde inferior de cualquier ttulo de fila y arrastrar
hasta obtener la altura deseada.
Formato de Filas
Soltar el botn izquierdo del ratn.
Excel 2003 nos permite dar a las filas un aspecto ms
presentable utilizando los mtodos que a continuacin Autoajustar o ajustar al contenido:
se describen:
Tambin podemos redimensionar la altura de una fila
Cambiar el Alto de fila: Excel 2003 ajusta automtica para ajustarla a la entrada ms alta de fila, utilizando
mente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra dos mtodos distintos.
ms grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando
el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, El primer mtodo consiste en utilizar el men Formato
la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New siguiendo ste procedimiento:
Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura
de toda la fila es automticamente 15,75. Seleccionar las filas a
las que desees modificar
Para ajustar la altura de fila en forma personalizada, la altura.
podemos utilizar cualquiera de los mtodos siguientes:
Selecciona el men
Cambiar el alto de una sola fila: Formato > Fila > Elegir
El procedimiento es el siguiente: la opcin Autoajustar.

El segundo mtodo es mucho ms rpido y consiste en El ancho de columna que aparece corresponde al
lo siguiente: promedio de dgitos de 0 a 9 de la fuente estndar que
caben en una celda.
Colocar el cursor sobre la lnea divisoria por debajo
de la fila que se desea modificar, en la cabecera de Cambiar el ancho de varias columnas a la vez:
la fila. El puntero del ratn se convertir en una
flecha de dos puntas. Seleccione las columnas que desee cambiar y situar
el cursor sobre la lnea divisoria derecha de
Hacer doble clic en ste punto.
cualquiera de las columnas seleccionadas.
Ajustar a un alto especfico: A continuacin, arrastrae el borde hacia la derecha
del ttulo de columna seleccionado.
Realizar los siguientes pasos:
Cuando aparezca el valor de ancho deseado soltar
Seleccionar todas las filas a las que se desea el botn izquierdo del ratn
modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que Cambiar el ancho de todas las columnas de una hoja:
nos encontramos.
Para hacer lo mismo en todas las columnas de la hoja
En el men Formato > de clculo, haga lo siguiente:
Elija la opcin Fila. Se
abrir otro submen. Clic en el botn Seleccionar todo
Elija la opcin Alto... A continuacin, arrastrar el borde derecho de
Aparecer el siguiente cualquier ttulo de columna.
cuadro de dilogo:
Cuando aparezca el valor de ancho deseado soltar
Escribir la altura el botn izquierdo del ratn.
deseada.
Clic sobre el botn Autoajustar o ajustar al contenido de la seleccin:
Aceptar Podemos modificar la anchura de una columna para
acomodarla al dato de entrada ms ancho, utilizando
dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en lo siguiente:
Formato De Columnas
Seleccionar las columnas a las que se desea
Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2003 modificar la anchura.
para modificar la anchura de las columnas de una hoja
En el men Formato > Columna > Elegir Autoajustar
de clculo y obtener as un aspecto ms presentable.
a la seleccin.
En Excel 2003 la anchura por defecto de una columna
es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la
anchura estndar de una columna no es suficiente para
visualizar el contenido completo de una celda.
Cambiar el Ancho de una sola columna.

El mtodo es el siguiente: El segundo mtodo es mucho ms rpido y consiste en lo
Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la siguiente:
derecha del nombre de la columna que desees
modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del Colocar el puntero sobre la lnea divisoria a la
ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas. derecha de la columna que se deseas modificar, en
la cabecera de la columna. El puntero del ratn se
Mantener pulsado el botn
convertir en una flecha de dos puntas.
izquierdo del ratn, y arrastrar
la lnea a la nueva posicin. Hacer doble clic en ste punto.
Observa como conforme nos
movemos aparece la anchura Ajustar columna a un ancho especfico:
de la columna.
Para hacerlo deben seguirse estos pasos:
Al obtener la anchura deseada soltar el botn
izquierdo del ratn.

Seleccionar las columnas cuya anchura se desea

modificar. En caso de no seleccionar ninguna, se
realizar la operacin a la columna en la que nos
encontramos.
En el men Formato > Columna > Elegir la opcin
Ancho...
En el cuadro de dilogo. Escribir la anchura deseada.
Clic sobre el botn Aceptar. Enseguida teclee la informacin en el cuadro que
aparece. Este cuadro mostrar en primer lugar el
nombre del dueo del programa en texto en negrilla. Al
terminar de teclear el mensaje cierre el cuadro de
comentario dando un clic fuera del mismo y se cerrar
automticamente.
El comentario aparecer en el momento en que usted

coloque el ratn sobre la celda que lo contiene.
Cambiar el ancho Estndar o Predeterminado
Si una celda contiene un comentario en la esquina
Excel 2003 nos permite modificar la anchura estndar superior derecha de la misma aparecer un tringulo
para todas las columnas de la hoja que tienen asignada en color rojo que lo representa.
dicha anchura. Si deseamos modificarla, se deben
seguir los siguientes pasos: Cambiar la Informacin de un Comentario
Clic con el botn secundario del ratn en cualquier Si se desea cambiar la informacin contenida en un
etiqueta de hoja y, a continuacin, elegir Seleccionar comentario deber seguir el siguiente procedimiento:
todas las hojas en el men contextual.
Seleccionar la celda que contiene el comentario
En el men Formato > Columna > Elegir Ancho
estndar. En el men Insertar seleccionar el comando
Modificar Comentario
Escribir la anchura estndar deseada.
Se abrir la caja del comentario para hacer la
Clic sobre el botn Aceptar. modificacin
El nmero que aparece en el cuadro Ancho estndar Otra forma de hacerlo es la siguiente:
de columna es el promedio de dgitos 0-9 de la fuente
estndar que cabe en una celda. Todas las columnas Clic derecho sobre la celda que contiene el
pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas comentario apareciendo un men contextual
que tuvieran asignada una anchura particular.
En el men contextual seleccionar la opcin
Modificar Comentario
Se abrir la caja del comentario para hacer la
modificacin
Eliminar un comentario
Seleccionar la celda que contiene el comentario que
se desea eliminar
Comentarios en una hoja de Excel
En el men contextual seleccionar el comando
En Excel tambin se pueden agregar comentarios a las Eliminar comentario
celdas. Por ejemplo, si una celda contiene informacin O dar un clic en el men Edicin > Borrar >
de un gasto del cual se necesita factura puede usarse Comentario y el comentario queda eliminado
un comentario como el siguiente:
Resumen
Para introducir dicho comentario deber seguir estos pasos:
Comprobacin de las Frmulas antes de eliminar
Seleccione la celda donde desea escribir un comentario. los Nombres de los Rangos
Seleccionar del men Insertar el comando Comentario Despus de eliminar el nombre de un rango en la hoja de
Aparecer la siguiente ventana: clculo, algunas frmulas muestran mensajes de error.

Cuando se elimina el nombre de un rango en una hoja la que contiene la fecha, utilice la siguiente frmula
de clculo, Excel no ajusta automticamente las para obtener el resultado que busca:
frmulas que lo incluyen. Incluso aunque por lgica
debera ser capaz de sustituir el nombre del rango por ="Hoy es "&TEXTO(B3,"dd mmm aaaa")
la direccin de las celdas, no lo hace y conserva el
nombre para torturar al usuario. Por ello, despus de
borrar el nombre ver el error #NOMBRE? En
cualquier celda que contenga una referencia a ese
rango. Lamentablemente, no existe ningn mtodo
sencillo para determinar las celdas relacionadas con el La elaboracin de Frmulas es un proceso que
nombre eliminado. requiere de conocimientos mnimos de matemticas
para poder alcanzar el objetivo trazado, los ejercicios
Si detecta estos errores inmediatamente despus de aqu planteados requieren de estos conocimientos de
eliminar el nombre del rango, presione Control-Z para lo contrario alcanzar la solucin dificultar el avance del
deshacer el cambio. De este modo, podr cambiar curso.
fcilmente cualquier celda antes de eliminar o cambiar
el nombre definido. Presione Control-B para abrir el Todos los ejercicios propuestos los encontrar
cuadro de dilogo Buscar escriba el nombre de la resueltos en un libro de trabajo llamado EXCEL
celda o del rango, seleccione Frmulas en la lista BSICO SOLUCIONES, para comparar sus resultados
Buscar dentro de y haga clic en Buscar siguiente con los correctos.
para ir a la celda que contiene el nombre y pueda
Tips:
modificarla.
Conversin de Valores en Texto antes de Concatenarlo Para seleccionar una columna entera presione
<Ctrl+Espacio>
Cuando intenta cambiar una celda que contiene texto Para seleccionar una fila entera <Mays+Espacio>
con otra que contiene una fecha, el resultado no es Para seleccionar la regin actual <Ctrl+*> (* bloque
lgico. El formato de la celda con la fecha es correcto, numrico)
pero el texto resultante dice algo como hoy es 39508,
en lugar de mostrar la fecha.
Si usted ha estudiado esta seccin realizando paso a
Como hemos visto, al concatenar los dos valores, Excel paso cada uno de los ejercicios sugeridos ya esta
ignora el formato de la celda original y muestra el valor preparado para recibir los conocimientos que le brinda
de la fecha. el curso: Formatos y Operaciones con Excel.
Antes de concatenar una fecha con un texto, debe

convertir la fecha en texto y seleccionar un formato.
Para ello, utilice la funcin TEXTO y una opcin de
formato entre comillas. Por ejemplo, si la celda es la B3
Adelante con su capacitacin!

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL MDULO I: FRMULAS
Mdulo I
Frmulas
Objetivo Especifico:
Al finalizar el mdulo el participante:
Conocer y aplicar la estructura general para la creacin de una frmula.
Identificar los operadores de clculo y su jerarqua que da prioridad de

ejecucin a las operaciones en una frmula.
Crear formulas en una hoja de clculo utilizando operadores matemticos.

MDULO I: FRMULAS FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL

INTRODUCCIN
Uno de los mayores potenciales que tiene una hoja los elementos ya estn escritos y slo se indican las
de clculo es el manejo de frmulas y funciones. Las acciones a realizar. Se puede crear frmulas que
frmulas aumentan la inteligencia de una hoja de realicen operaciones bsicas de suma, resta,
clculo. Aunque todas las operaciones que se multiplicacin, divisin o potenciacin entre otras o
realizan en una hoja de clculo se pueden realizar frmulas complejas que involucren funciones y
con una calculadora, se tiene la ventaja de que todos realicen clculos avanzados.
1.1 SINTAXIS DE UNA FRMULA

Una frmula es una ecuacin dentro de una celda que le informa a Excel en que celdas se deben buscar los
calcula un nuevo valor a partir de valores existentes. La valores o datos que desea utilizar en una frmula.
estructura u orden en que van colocados los elementos en
una frmula se denomina sintaxis. Nombres. Cada celda o rango puede contener un
nombre que lo identifique de forma unvoca. Si utiliza
En Excel las frmulas, por muy complejas que sean, un nombre o una referencia a un rango o a una celda,
siguen una estructura o sintaxis especfica que inicia con Excel sustituir el contenido de la direccin igual que si
un signo de igual (=) seguido de los elementos que la la hubiera escrito directamente.
integran, que son bsicamente de tres tipos: Operandos
(los elementos que se calculan), Operadores de Operadores. Un operador especifica la operacin que
Clculo y Funciones predefinidas. Si se inicia una debe realizarse con los elementos de una frmula. Los
frmula con un signo de suma (+) o de resta (-), Excel operadores se clasifican en: aritmticos, lgicos, de
aadir el signo de igualdad al principio de la frmula. relacin, de concatenacin de textos y de referencia.
Operandos. Son los datos que se calcularn en la Funciones. Se trata de frmulas predefinidas que
frmula. Pueden incluir cualquier combinacin de los permiten realizar operaciones sobre un valor constante
siguientes elementos: o una referencia a una celda o a un rango utilizado
Valores Constantes. Nmeros, texto o fechas introducidas como argumento para la transformacin realizada por la
directamente en una celda o en una frmula. frmula. Por ejemplo, puede utilizar una funcin para
completar el contenido de una frmula o como
Referencias. Una referencia es la identificacin de una operando de otra frmula.
celda o rango de celdas en la hoja de clculo. Tambin
1.2 LOS OPERADORES DE CLCULO

Para especificar los clculos que se realizarn en una Operadores Aritmticos
frmula, Excel utiliza diversos operadores que se
Se utilizan para ejecutar las operaciones matemticas
clasifican dentro de stos tipos:
bsicas como suma, resta, multiplicacin o divisin, y
OP. SIMBOLO OPERACION EJEMPLO
generar resultados numricos. La siguiente tabla
contiene los operadores aritmticos:
+ Signo Ms Suma 3+3
- Signo Menos
Resta 3-1 Jerarqua de los Operadores Aritmticos
Negacin (-1)
Las frmulas calculan los valores en un orden
* Asterisco Multiplicacin 3*3
especfico denominado orden de evaluacin o jerarqua
/ Barra Oblicua Divisin 3/3 de operadores. Estas reglas determinan que las
Signo de operaciones de potenciacin se realizan en primer
% Porcentaje
Porcentaje 20%
lugar, los clculos de multiplicacin y divisin en
Acento Exponenciacin segundo lugar y, por ltimo, la adicin y sustraccin. Si
^ Circunflejo o potencia
3^2 una frmula contiene operadores con la misma
Agrupacin o precedencia (Suma o Resta, Multiplicacin o Divisin).
() Parntesis
Asociacin
(A1+B2)/(B3-C1) Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.

Uso de Parntesis Al realizar operaciones encerradas entre parntesis se

deber tomar en cuenta lo siguiente:
Para controlar la prioridad de los clculos en una frmula
se pueden utilizar parntesis, Excel ejecuta en primer Primero se realizan todas las operaciones encerradas
lugar todos los elementos entre parntesis, de acuerdo entre parntesis.
al orden de prioridad mencionado. Si en una expresin existen parntesis anidados, se
ejecutarn primero las operaciones contenidas en los
Para cambiar el orden de evaluacin, debe escribirse parntesis ms internos y luego en los ms externos.
entre parntesis la parte de la frmula que se calcular
en primer lugar. Si se abre ms de un parntesis en un anidamiento,
deber cuidarse de colocar el mismo nmero de
Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 parntesis de cierre. Si esto no sucede, Excel
porque Excel calcula la multiplicacin antes que la mostrar un mensaje de error proponiendo una
suma. La frmula multiplica 2 por 3, y a continuacin solucin par el mismo.
suma 5 al resultado.
En la hoja Jerarqua de su libro de Excel I-Ejemplos
= 5+2*3 realice el ejercicio correspondiente
Operadores de Relacin o Comparacin

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar
la sintaxis, Excel sumar 5 y 2, a continuacin, Con estos operadores se pueden comparar dos valores.
multiplica el resultado por 3 con lo que se obtiene 21. El resultado de sta comparacin es un valor lgico:
VERDADERO o FALSO. Se utilizan constantemente
en el campo de las funciones lgicas
= (5+2)*3
OPERADOR SIGNIFICADO EJEMPLO
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la
primera parte de la frmula indican a Excel que calcule = Igual A1=B1
B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma > Mayor que A1>B1
de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
< Menor que A1<B1
=(B4+25)/SUMA(D5:F5) >= Mayor o Igual que A1>=B1
<= Menor o Igual que A1<=B1

Por otra parte, no existe ningn lmite al nmero de
niveles de parntesis anidados que se pueden utilizar <> Distinto de A1<>B1
en una frmula, aunque en una funcin el mximo es
de siete niveles. Operadores Lgicos
Resumiendo lo anterior. Excel ejecutar las operaciones en OPERADORES (EJEMPLO)
el orden que se indica en la tabla siguiente. ACCIN Para X = 1,
LGICOS
Y = 8, Z = 5
Realiza una
(X<Y) AND
JERARQUA DE OPERADORES conjuncin
AND Y (Z<Y) =
lgica entre dos
VERDADERO
NIVEL DE expresiones
SIGNO OPERACION
JERARQUIA
Se usa para
( ) Asociacin o Agrupacin 1 realizar una
(10<Z) OR
disyuncin
OR O (Y<X)
^ Potencia o Exponenciacin 2 lgica entre dos
= VERDADERO
expresiones de
* Multiplicacin 3 tipo Boolean
Realiza una
/ Divisin 3
operacin de
O exclusin lgica (X<Y) XOR
+ Suma 4 XOR
EXCLUSIVO entre dos (Y<Z) = FALSO
expresiones de
- Resta 4
tipo Boolean
Lleva a cabo la
Si una frmula contiene operadores con la misma negacin lgica
NO NOT (X>Y)
precedencia (Suma o Resta, Multiplicacin o Divisin). NOT de una
(NEGACIN) = VERDADERO
Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha. expresin de
tipo Boolean

Tambin llamados Booleanos (llamados as en honor a referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro,
George Boole matemtico ingls del Siglo XIX, quien a otros libros y a los datos de otros programas. Las
sugiri un pensamiento lgico que pudiese expresar referencias de celdas a otros libros se denominan
operadores de manera algebraica), son los que Referencias Externas. Las referencias a datos de
permiten relaciones lgicas las cuales como se deduce, otros programas se denominan Referencias remotas.
pueden provenir de una comparacin relacional; son
De forma predeterminada Excel utiliza el estilo de
los que permiten efectuar dos "comparaciones" hechas
referencia A1, que rotula las columnas con las letras
cada una con un operador relacional en una sola lnea.
(desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las
Una comparacin relacional arroja resultados de
filas con nmero (del 1 al 65536).
VERDADERO o FALSO. El producto de una
comparacin lgica es tambin VERDADERO o Los operadores de referencia combinan rangos de
FALSO. Estos valores se consideran como constantes, celdas para los clculos con los siguientes operadores.
ya que nos sirven para evaluar el resultado de una
relacin lgica. OPERADOR SIGNIFICADO (EJEMPLO)
Los operadores lgicos se rigen por las siguientes Operador de

tablas denominadas tablas de verdad: rango que genera
una referencia a
Dos
AND OR : puntos
todas las celdas (B5:B15)
entre dos
p q pYq p q pOq referencias, stas
V V V V V V incluidas.
V F F V F V Operador de
unin que combina
F V F F V V , Coma
varias referencias
(SUMA(B5:B15,D5:D15))
en una sola.
F F F F F F
Operador de
XOR NOT interseccin que
genera una
p q p XOR q p NOT p _ Espacio
referencia a celdas
(B7:D7_C6:C8)
comunes a las dos
V V F V F referencias.
V F V F V
F V V
Operador de Concatenacin de Textos
F F F Utiliza el signo (&) para unir o concatenar una o varias
cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento
Operadores de Referencia de texto. Ejemplo: Centro&Nacional general la
Las referencias identifican una celda o grupo de celdas cadena de texto: Centro Nacional
en una hoja de clculo. Una referencia le indica a Excel
OPERADOR SIMBOLO SIGNIFICADO (EJEMPLO)
en qu lugar debe buscar los valores o los datos que se
desean utilizar en una frmula. Conecta o
concatena dos
Se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja "y" valores para
de clculo dentro de una frmula, o bien, utilizar el valor de
& Comercial generar un
("Viento"&"norte")
valor de texto
una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse continuo.
1.3 CREACIN E INSERCIN DE FRMULAS.

Como se coment anteriormente, el poder de una hoja Una frmula puede utilizar valores contenidos en las
de calculo radica en las frmulas que en ella se utilizan. celdas para realizar operaciones como la suma, resta,
Con Excel se pueden crear frmulas para realizar un gran multiplicacin y divisin.
nmero de operaciones. Para llevar a cabo operaciones
ms sofisticadas, Excel permite aadir clculos Cmo Introducir una Frmula?
predefinidos denominados funciones a las frmulas. Al empezar a escribir una frmula se activa la barra de
Una funcin es una ecuacin predefinida que opera frmulas y con ella los siguientes botones:
sobre uno o ms valores y devuelve un nico valor.
Excel incluye una biblioteca con un aproximado de 300 Botn Cancelar: Permite cancelar lo que se est
funciones de distintas categoras. escribiendo, es equivalente a presionar la tecla ESC.

Botn Aceptar: Permite aceptar lo que se est Cmo editar una frmula
escribiendo, es equivalente a presionar la tecla Enter.
Colque el cursor en la celda que contiene la frmula.
Botn Modificar: Permite editar una frmula para Oprima la tecla de funcin F2.
modificarla, es equivalente a presionar la tecla F2.
Realice los cambios necesarios.
Para insertar una frmula en una celda realice el Pulse la tecla Enter.
siguiente procedimiento: A continuacin se describe un ejemplo de una frmula
Con un clic coloque el cursor en la celda donde en donde se involucran nmeros colocados en las
desea escribir la frmula y obtener el resultado. celdas de Excel.
Teclee el signo de igual (=). Recuerde siempre que

toda frmula debe iniciar con este signo! Tambin
puede teclear el signo ms (+) o menos (-).
Automticamente aparecer el signo igual (=) y el
primer operando de la frmula estar precedido del Cuando se crea una frmula usando nmeros, como en el
signo tecleado. ejemplo dado, si el valor de alguno de los operandos
Escriba la frmula deseada cambia se debe hacer la modificacin correspondiente
en la frmula. Esto no ocurre si usamos referencias de
Pulse la tecla Enter para ejecutar el clculo. celda en lugar de nmeros, ya que en ste caso Excel
recalcular automticamente la frmula para mostrar el
Nota: El no comenzar las frmulas con el signo de igual resultado correcto. El ejemplo siguiente ilustra esto:
har que Excel interprete la ecuacin como un texto, y la
frmula quedar sin calcular, si comete este error tan
comn pulse F2 para editar la frmula, presione la tecla
inicio para colocarse al comienzo de la frmula, escriba el
signo igual (=) y pulse Enter.
1.4 TIPOS DE REFERENCIAS DE CELDAS

Una referencia es la identificacin de una celda o rango la celda. La celda que contiene la frmula se denomina
de celdas en la hoja de clculo. Tambin le informa a celda dependiente, ya que su valor depende del valor
Excel en que celdas se deben buscar los valores o en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la
datos que desea utilizar en una frmula. que hace referencia la frmula, cambiar tambin la
celda que contiene la frmula. Las frmulas pueden
Cuadro de hacer referencia a celdas, rangos de celdas, nombres o
Nombres rtulos que representan a las celdas o rangos.
Para hacer referencia a un rango de celdas dentro de una

frmula, se debe especificar la referencia de la celda en
la esquina superior izquierda del rango, enseguida dos
puntos (:) y posteriormente la referencia de la celda en
la esquina inferior derecha del rango. Por ejemplo la
referencia para el rango mostrado es A1:D5.
Celda superior izquierda
Las referencias de las celdas estn basadas en los
encabezados de rengln y columna, para hacer
referencia a una celda, se escribe la letra de la columna
(A, B, C,IV.) seguida del nmero de la fila o rengln
(1, 2, 3,65536). En el ejemplo mostrado, la referencia
para la celda activa es B3 y sta se despliega en el
Cuadro de nombres.
Una frmula puede hacer referencia a una celda. Si Celda inferior derecha
desea que una celda contenga el mismo valor que otra, Por ejemplo:
introduzca un signo igual (=) seguido de la referencia a

DEBE NOTA: El mtodo ms sencillo para copiar las

SI USTED DESEA HACER REFERENCIA A:
ESCRIBIR: frmulas en una fila o en una columna es utilizar la
La celda de la columna A y el rengln 35 A35 funcin Autorellenar de Excel.
La celda de la columna D y el rengln 3 D3 Referencias Absolutas

El rango de celdas del rengln 5 y las Las Referencias Absolutas se usan para valores
B5:E5
columnas B, C, D y E
constantes, es decir, siempre hacen referencia a celdas
El rango de celdas de los renglones 6,7,8, 9 y
C6:E9
ubicadas en una posicin especfica.
las columnas C, D, E
Cuando se desea copiar la frmula y mantener la
referencia al rango o a la celda de la frmula original se
Excel no diferencia entre maysculas y minsculas en
utiliza este tipo de referencias.
las direcciones de celdas, por lo que si escribe a2:b8 lo
convertir en A2:B8 cuando presione Enter. Las referencias absolutas difieren de las relativas
porque un signo de pesos ($) antecede al nombre de la
En Excel existen tres tipos de referencias: Relativas,
columna y otro ms al nmero de rengln.
Absolutas y Mixtas. Dependiendo de la tarea que se
desea ejecutar, es el tipo de referencia a utilizar. Es Ejemplo: $B$3
importante destacar que el tipo de referencia que se
utiliza va a afectar la frmula cuando sta se copie a Este signo de pesos indica que el elemento (columna o
otro lugar de la hoja de clculo y no cuando se fila) al que antecede ser fijo, es decir, no se modificar
posicione (mueva) en otro lugar. al momento de copiarlo. Es decir, cuando la frmula
sea copiada, Excel no ajustar las celdas debido a que
Referencias Relativas se estn utilizando referencias absolutas.
Son referencias de celdas relacionadas con la posicin de la Si en el ejemplo dado, a todos los valores contenidos
frmula. Indican la posicin que la celda referenciada ocupa en la columna A (A3:A9) se desea sumar el valor que
con respecto a la celda donde se introduce la frmula. contiene la celda B3, en la formula de la celda C3 se
debe convertir la referencia B3 en absoluta ($B$3) de
Ejemplo: B3 la forma siguiente: =A3+$B$3
Esta referencia es til para copiar rpidamente una
frmula en diferentes filas o columnas. Si se copia una
frmula con referencias relativas Excel ajustar
automticamente las referencias en las celdas en que
se copia la frmula original.
Ejemplo: La celda C3 contiene =A3+B3. Para ejecutar

el clculo Excel toma el valor que est dos celdas a la
izquierda para la primera referencia (A3) y lo suma al
valor que se encuentra una celda a la izquierda para la
segunda referencia (B3).
Con esto, si se copia la frmula de C3 en la celda C4

no se ajustar la referencia $B$3 ya que es absoluta y
la formula en C4 ser =A4+$B$3 y as sucesivamente.
Referencias Mixtas
En algunos casos es necesario emplear referencias en
las que la fila o la columna sea absoluta pero no
ambas. Este tipo de referencias se denominan
MIXTAS, debido a que combinan las propiedades de
las referencias relativas y de las absolutas. Una
referencia mixta toma la forma $A1 A$1.
En nuestro ejemplo, si se copia la frmula de C3 a la
celda C4, Excel har el mismo procedimiento para Veamos un ejemplo:
determinar el valor de C4, va a caminar dos celdas a la
izquierda en la primera referencia, y una celda hacia la Se desea elaborar una tabla que a los precios de lista
izquierda de C3 en la segunda, dando como resultado introducidos en el rango B4:B8, se les apliquen los
la celda C4. descuentos indicados en el rango C3:E3.

Para hacer este clculo se introdujo en la celda C4 la Nombre de la Hoja ! Celda

frmula =$B4-$B4*C$3 en donde las referencias $B4 y
C$3 son mixtas. La referencia $B6 permite que, al Ejemplo: En ste ejemplo, en la hoja RESUMEN se
copiarse la frmula hacia la derecha las nuevas hace referencia a datos que se encuentran en la hoja
frmulas continan haciendo referencia a la columna B. ENERO y FEBRERO.
Por otra parte, la referencia C$3 hace posible que al

copiarse la frmula hacia abajo las nuevas frmulas
continen haciendo referencia a la fila 3.
Cambiar entre Referencias Relativas, Absolutas y

Mixtas.
Si cre una frmula y desea cambiar las referencias
relativas a absolutas o mixtas siga este procedimiento:
Seleccione la celda que contiene la frmula con la

referencia a cambiar
Edite la celda presionando la tecla F2 o dar doble
clic sobre la celda que contiene la frmula
Para obtener la cantidad vendida en el bimestre en la
En la celda seleccionada o en la barra de frmulas hoja RESUMEN se escribe la frmula:
coloque el cursor sobre la referencia que desea
cambiar =ENERO!D3+FEBRERO!D3
Presione la tecla F4 cuantas veces sea necesario
hasta que la referencia quede como usted la necesita
Cada vez que presione la tecla F4 Excel alterna las
referencias. Ejemplo: B3, $B$3, $B3 B$3
Referencias a Celdas de Otras Hojas:

En Excel, una frmula puede hacer referencia a celdas
que se encuentran en otras hojas del mismo libro. Ha
ciendo que los datos queden enlazados entre hojas. La
notacin es la siguiente:
1.5 USO DE FRMULAS

Mover o Copiar Frmulas Para mover la celda, arrastre la seleccin a la celda
que desea.
Como se mencion antes, si se mueve una frmula, las
referencias de celda no cambiarn. Si se copia una
frmula, las referencias absolutas de celda no
cambiarn, en cambio las referencias relativas de celda
si cambiarn.
Haga clic en la celda que contiene la frmula que

desee mover o copiar
Haga clic en el borde de la seleccin

Nota: Puede copiar las celdas, manteniendo frmula en la celda D4 ha cambiado a =B4*C4, que hace
presionada la tecla CONTROL mientras arrastra! referencia a las celdas que estn dos celdas a la izquierda
y una celda a la izquierda de la celda D4.
SUGERENCIA: Tambin pueden copiarse frmulas
en celdas adyacentes utilizando el controlador de
relleno. Seleccione la celda que contenga la frmula, y
a continuacin, arrastre el controlador de relleno al
rango que desee rellenar.
Copiados Absolutos
Si no desea que cambien las referencias cuando se
copie una frmula en una celda diferente, utilice una
referencia absoluta. Por ejemplo, si la frmula divide la
Copiar Frmulas celda F3 entre la celda F9 (=F3/F9) y puede copiarse la
frmula en otra celda, cambiarn ambas referencias.
Para copiar frmulas siga ste procedimiento: Puede crearse una referencia absoluta a la celda
colocando un signo de PESOS ($) delante de las partes
Clic en la ceda que contiene frmula que desea copiar. de la referencia que no cambia.
Clic en el Men Edicin > Copiar
Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la
Clic en la celda donde desea copiar la frmula celda F9, agregue signos de PESOS ($) a la frmula
Clic en Men Edicin > Pegar como se indica a continuacin:
Copiados Relativos =F3/$F$9
Normalmente, Excel vuelve a calcular las frmulas

cada vez que se abre o se guarda un libro, calculando
las que hacen referencia a una celda cada vez que se
modifica el valor de sta. El clculo se realiza en
segundo plano y suele ser instantneo, a menos que la
hoja de clculo sea especialmente complicada.
Cuando se desactiva el clculo automtico de frmulas,

Si se copia una frmula que utiliza referencias relativas, es necesario especificar manualmente cundo se
se actualizarn las referencias en la frmula pegada y se desea que Excel vuelva a calcular las frmulas; para
har referencia a diferentes celdas relativas a la posicin calcular el resultado de todas las frmulas del libro
de la frmula. En el ejemplo de la derecha, la frmula en presione F9 y para calcular nicamente las frmulas de
la celda D3 se ha copiado en la celda D4, D5, D6 y D7. La la hoja actual presione Mays-F9.
1.6 CONCATENACIN DE TEXTOS

Las frmulas pueden tener tambin un operador de texto
que es el signo & para unir el contenido de varias celdas ESPACIOS EN BLANCO CONSTANTE
de texto. Por ejemplo, en un directorio telefnico si la
direccin est dividida en calle, nmero y colonia cada
una en diferente celda y la queremos pasar a una sola
celda este operador nos va a ayudar a hacerlo.
Cuando se quiere unir alguna constante de texto o un
espacio en blanco este se concatena con el operador
de texto y se pone entre comillas ( ) como se muestra
en la barra de frmulas de la siguiente figura.

1.7 USO DE NOMBRES EN CELDAS Y RANGOS DE CELDAS.

En Excel se pueden crear nombres para establecer En el cuadro Nombres en el libro deber teclearse
referencias a una celda, a un grupo de celdas, a un el Nombre que se desea asignar a la celda o rango
valor o a una frmula. Cada celda o rango puede de celdas seleccionado.
contener un Nombre que lo identifique de forma unvoca.
En el cuadro Se refiere a: Aparecer desplegado el
Ventajas de usar nombres: nombre de la hoja y celda o rango de celdas
seleccionados.
Se pueden compartir los mismos nombres en todas Pulsar el botn Agregar y finalmente el botn Aceptar.
las hojas de un libro de trabajo.
Las frmulas con nombres son ms fciles de leer y El nombre asignado aparecer listado en el Cuadro de
recordar. Por ejemplo, es ms fcil de leer: Nombres.
=Ingresos-Gastos que =B6-A6.
Si se cambia la estructura de la hoja de clculo, se
puede cambiar la referencia en un solo lugar y se
actualizan automticamente todas las frmulas que
utilizan ese nombre. Un procedimiento alternativo para dar nombre a una
celda o rango es el siguiente:
Para utilizar nombres de celdas o rangos primeramente
lo primero que debe hacerse es definirlos. Seleccione la celda o rango al que desea asignar
nombre.
Nombres vlidos:
Dentro del Cuadro de Nombres teclee el nombre
Para que el nombre de una celda o rango sea valido que desea asignar a la celda o rango seleccionado.
debe cumplir las siguientes condiciones: Termine pulsando la tecla Enter.
Los nombres deben comenzar por una letra, El nombre ha quedado registrado.
Pueden contener letras y nmeros
Seleccionar Rangos identificados mediante
No deben contener espacios en blanco.
Nombres o Referencias de celda
Para dar nombre a una celda o rango de celdas deben
realizarse los pasos siguientes: PARA
HAGA ESTO
SELECCIONAR
Seleccionar la celda o rango a que se desea Un rango de celdas En el Cuadro de Nombres,
asignar nombre. con nombre seleccione el rango
Clic en men Insertar > Nombre > Definir
En el Cuadro de Nombres,
seleccione el rango. A
Aparece el siguiente Cuadro de Dilogo: Dos o ms rangos
continuacin, mantenga
con nombre
presionada la tecla control y
seleccione los dems rangos
En el men Edicin, haga clic
Celdas especficas en Ir a. En el cuadro
que no estn en un Referencia, escriba la
rango con nombre referencia de celda, de la
celda o del rango
SUGERENCIA. Excel har un seguimiento de los

cuatro ltimos cambios seleccionados mediante el
Cuadro de Nombres o el comando Ir a. Para regresar
a una seleccin anterior, haga clic en Ir a en el men
Edicin, a continuacin haga clic en la referencia de
celda en el cuadro Ir a.

Buscar Nombres Eliminar Nombres

Pulse la tecla de funcin F5 o vaya al men Edicin Clic en el men Insertar>Nombre>Definir
> Ir a... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo: Seleccionar el nombre a eliminar
Pulse el botn Eliminar y Aceptar.
Utilizar Rtulos de Columna o Fila

Tambin pueden utilizarse los rtulos de las columnas
y filas de una hoja de clculo para hacer referencia a
las celdas de esas columnas o filas. Los rtulos en
una frmula hacen referencia a datos de la misma
hoja de clculo. Si en una frmula se desea hacer
referencia a datos en otras hojas debern utilizarse
nombres. Por ejemplo, para calcular el valor total de
una columna con el rtulo IVA, se utilizar la frmula:
=SUMA(IVA).
Excel no reconoce de manera predeterminada los

rtulos en una frmula. Para esto haga lo siguiente:
Clic en Herramientas > Opciones > Ficha Calcular.

En el cuadro Ir a seleccione el nombre que desea
localizar. Tambin puede teclear la referencia o En la seccin Opciones del Libro activar la casilla
nombre en el cuadro Referencia. de verificacin Aceptar rtulos en las frmulas.
Pulse el botn Aceptar.
1.8 ERRORES EN LAS FRMULAS

Autocorreccin de Frmulas
En ocasiones escribimos frmulas con errores. Excel Si los comparamos con versiones anteriores, Excel
cuenta con una herramienta que ayuda a corregir los 2002 y Excel 2003 ofrecen herramientas mucho
errores ms comunes al escribir una frmula. Por mejores para la resolucin de los mensajes de error. Si
ejemplo, si escribimos la frmula =SUMA(C4;C6), la una celda contiene un error, aparece en su esquina
Autocorreccin de frmulas enva el siguiente mensaje: superior izquierda un pequeo tringulo verde.
Al hacer clic en la celda aparecer una etiqueta

inteligente con un signo de exclamacin amarillo. Si
hace clic en l, ver un men como el que aparece en
la siguiente figura.
El ayudante de Office propone cambiar el punto y coma,

por dos puntos. Esta correccin la podemos aceptar o
no. Al aceptarla la formula quedar corregida y
podremos continuar.
Resolucin de los Mensajes de error habituales

Todos los mensajes de error de Excel comienzan con
el signo de almohadilla (#), en total puede ver hasta 7
cdigos de error diferentes. Para quitar el mensaje de
error y ver el resultado esperado, tendr que corregir el Si hace clic en la etiqueta inteligente ver sugerencias
problema modificando la frmula o cambiando el que le ayudarn a determinar la causa de un mensaje
contenido de una celda a la que la frmula hace referencia. de error y sus posibles soluciones.

La primera lnea del men de la etiqueta inteligente En la tabla de la pgina siguiente encontrar los siete
muestra el nombre del error y no se puede seleccionar. cdigos de error que puede encontrar si una frmula de
Las dems opciones del men le ayudarn a encontrar Excel no funciona correctamente, as como, algunas
las posibles causas del error y sus soluciones. sugerencias para resolver los problemas.
ERROR SIGNIIFICADO PASOS RECOMENDADOS PARA CORREGIRLO
Compruebe el divisor de la frmula y asegrese de que no

La frmula intenta dividir
hace referencia a una celda vaca. Quizs quiera aadir una
#DIV/0! entre cero o una celda
rutina IF para el control de errores o una opcin de formato
vaca.
condicional, como hemos descrito anteriormente.
Este error indica que un argumento no est disponible.

Compruebe si hay algn problema en una funcin de
A la frmula se le ha bsqueda.
#N/A pasado un valor no vlido
como argumento. Tambin puede introducir el valor #N/A manualmente en las
celdas en las que el valor no est disponible temporalmente
para evitar el error anterior.
La frmula contiene texto que Probablemente haya escrito mal el nombre de una funcin o
no es una funcin vlida ni de un rango. Compruebe la frmula atentamente. En una
#NOMBRE?
un nombre definido en la frmula en lenguaje natural, indica que Excel no puede
hoja de clculo activa. identificar alguna de las etiquetas (o ninguna de ellas).
Intenta calcular una frmula con etiquetas de una fila y una

Referencia a la interseccin de
#NULO! columna que no tienen celdas en comn. Elija otras etiquetas
dos reas que no se cortan.
de fila o de columna.
El valor es demasiado Excel puede trabajar con nmeros entre 10^308 y 10^-308.
grande, demasiado Este error suele indicar que ha utilizado una funcin
#NUM!
pequeo, imaginario o no incorrectamente (por ejemplo, que ha calculado la raz
se encuentra. cuadrada de un nmero negativo).
Ha eliminado una celda o un rango al que se haca

La frmula contiene una
#REF! referencia en la frmula? En tal caso, este cdigo aparecer
referencia que no es vlida.
en la frmula.
La frmula contiene un Es posible que haya cambiado dos tipos de datos no compatibles
#VALOR! argumento cuyo tipo no es en la misma frmula (por ejemplo, que haya intentado sumar un
correcto. texto y un nmero). Compruebe la frmula de nuevo.
El resultado producido es
######## demasiado largo para la Se debe aumentar el ancho de la columna
celda.
Resumen
La practica constante y aplicacin que usted haga de la Siga adelante y no deje de practicar lo aprendido hasta
elaboracin de frmulas, en la solucin de problemas ste momento. El esfuerzo siempre le llevar al xito.
que se le presenten en su rea de trabajo as como en
sus labores cotidianas le llevar a lograr la habilidad y
destreza necesaria en la solucin de los mismos. Adelante con su Capacitacin!

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL MDULO II: FUNCIONES BSICAS
Mdulo II
Funciones
Bsicas
Objetivo Especifico:
Conocer y utilizar la estructura general de una funcin
Conocer y utilizar el cuadro de dilogo Insertar Funcin.
Conocer y aplicar algunas funciones bsicas para el clculo de operaciones

matemticas y estadsticas.

MDULO II: FUNCIONES BSICAS FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL

INTRODUCCIN
Una frmula puede incluir funciones. Las funciones Acerca de las funciones para hojas de clculo la ms
resuelven problemas que tambin se pueden resolver comn es la funcin SUMA, que se utiliza para sumar
con frmulas normales, pero lo hacen en un solo paso rangos de celdas. Por ejemplo, en lugar de escribir en
en lugar de varios. Las funciones son frmulas la frmula:
predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores =A1+A2+A3+A4
especficos, denominados argumentos, en un orden
Se puede utilizar la funcin Suma para construir la frmula:
determinado o estructura que se denomina sintaxis.
=SUMA(A1:A4)
Una funcin normalmente precede a uno o ms
argumentos y le ayuda a describir la operacin que Esta frmula indica que se est sumando el rango de
est realizando. Un argumento proporciona la celdas de A1 hasta A4. Adems de la funcin SUMA,
informacin indicando a la funcin qu datos debe Excel cuenta con mas de doscientas funciones de
calcular y qu operaciones debe realizar. Son frmulas diferentes categoras tales como financieras, lgicas, de
simplificadas de las operaciones que se realizan fecha y hora, de texto, estadsticas, matemticas y
comnmente como una sumatoria, un promedio, etc. trigonomtricas, de informacin, de bases de datos, etc.,
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar que resuelven las necesidades ms frecuentes de
operaciones simples o complejas. distintas disciplinas.
2.1 ESTRUCTURA GENERAL DE UNA FUNCIN

La estructura de una funcin debe comenzar por el iniciar al asistente de funciones con cualquiera de los
signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un tres mtodos siguientes:
parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por comas y un parntesis de cierre, de la Seleccionar del men Insertar el comando Funcin
forma siguiente: Presionar simultneamente <Mays + F3>
= Nombre de Funcin( Arg 1, Arg2,, Arg n ) Dar un clic sobre el icono en la barra de frmulas.
Para obtener una lista de funciones disponibles, haga Cualquiera de los tres mtodos anteriores nos lleva al
clic en una celda y oprima el botn insertar funcin Asistente para funciones desplegando la siguiente caja
en la barra de frmulas o presione MAYSC+F3. de dilogo:
Argumentos1
Los argumentos son valores que utiliza una funcin
para llevar a cabo operaciones o clculos. Los
argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos
como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de
error como #N/A, referencias de celda y nombres. El
argumento que se designe deber generar un valor
vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser
tambin constantes, frmulas u otras funciones.
2.2 EL ASISTENTE PARA FUNCIONES DE EXCEL

Puesto que existe una gran variedad y complejidad de
funciones, Excel cuenta con un asistente para funciones
que le orientar para su uso adecuado. Usted puede
Dentro de la seccin Buscar una funcin se cuenta

1
Ttulo: La Biblia Microsoft Office 2003, Autor: Ed Bott, Woody con una caja de texto donde podemos escribir una
Leonhard, Editorial: Anaya palabra clave o una descripcin breve de la accin que
Ao de Publicacin 2005, Pas de edicin: Espaa.

deseamos realizar; una vez indicada la instruccin, se Para finalizar deber presionar Aceptar para ejecutar
despliega una lista de funciones recomendadas. la funcin o Cancelar para cerrar la ventana y no
realizar ninguna operacin
Si se sabe a qu categora corresponde la funcin
Puede utilizar el Asistente para funciones para
buscada, sta deber elegirse en el cuadro Seleccionar
modificar las funciones en las frmulas, siguiendo estos
una categora. Al hacerlo Excel desplegar en el
pasos:
cuadro Seleccionar una funcin la lista de funciones
que contiene la categora elegida. Haga clic en el Seleccione una celda que contenga una frmula con
nombre de la funcin deseada. funcin(es).
En la parte inferior del cuadro de dilogo se muestra A continuacin haga clic en el botn Insertar
una breve descripcin de la funcin seleccionada y su funcin para que aparezca el cuadro Argumentos
sintaxis. Si desea obtener informacin ms detallada de funcin.
sobre sta funcin haga clic en el vnculo: Ayuda sobre
En la paleta aparecer la primera funcin en la
sta funcin.
frmula y cada uno de sus argumentos, puede
Al seleccionar la funcin deseada y dar clic en el botn modificar la primera funcin o modificar otra funcin
Aceptar, aparecer la ventana Argumentos de de la misma frmula, haciendo clic en la barra de
funcin en donde usted podr teclear o seleccionar los frmulas en cualquier posicin dentro de la funcin
argumentos de la funcin. En este caso la funcin Otra forma de incluir una funcin es tecleando en la celda
seleccionada es SUMA que devuelve la suma de todos el signo de (=). Al hacerlo inmediatamente el Cuadro
los nmeros en un rango de celdas; puede tener hasta de Nombres cambia su nombre por el de Funciones y
30 argumentos que se deben teclear en los cuadros muestra una lista de las funciones ms utilizadas.
Nmero1, Nmero2,, Nmero30 o bien se pueden Puede elegirse la funcin deseada en sta lista.
seleccionar las celdas con el ratn. Tambin se puede
auxiliar con los botones de referencia que aparecen a Para seleccionar otra
la derecha de cada cuadro. funcin que no aparece
en la lista utilizamos Ms
funciones, esta opcin
muestra la caja de dilogo
de funciones. Una vez
seleccionada la funcin
aparece el Asistente de
funciones que nos
permitir introducir la frmula. Una vez terminada la
funcin y hechos todos los cambios, se presiona el
botn Aceptar y la funcin queda insertada.
El Asistente para funciones es un mtodo para insertar

funciones, pero tambin se pueden escribir
directamente con todos sus elementos. Para iniciar la
funcin recuerde escribir siempre el signo de (=) como
se hace con las frmulas.
2.3 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS

Funcin SUMA: Enter
Ejemplo:
Suma todos los nmeros en un rango de celdas.
Sintaxis:
=SUMA(nmero1,nmero 2,...)
Nmero1, nmero2,... son de 1 a 30 argumentos cuyo
valor total o suma desea obtener.
Seleccionar celda para el resultado y teclear:

=Suma ( Primer celda a sumar.. ltima celda a sumar )

La funcin SUMA por ser la ms comn en Excel, se Observaciones:

puede insertar directamente con el icono. .
Los argumentos que son nmeros, valores lgicos o
llamado Autosuma que se localiza en la
representaciones textuales de nmeros se toman en
barra de herramientas estndar. Para utilizar el icono
cuenta; los argumentos que son valores de error o texto
de Autosuma se debe seleccionar el rango que se
que no se puede convertir en nmeros causan errores.
desea sumar y a continuacin en la barra de
herramientas dar clic a dicho icono. En el ejemplo el Si un argumento es una matriz o una referencia, slo
rango es (F3:F7). se tomarn en cuenta los nmeros de la matriz o de la
referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores
Adems utilizando este icono, Excel automticamente
lgicos, texto o valores de error en la matriz o en la
detecta cuales son las celdas que se van a incluir en la
referencia.
funcin. Como generalmente se realiza esta operacin
en la parte inferior de una Funcin POTENCIA
tabla, toma todos los valores
que se encuentran hacia Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a
arriba de esta celda. Si no una potencia.
encuentra valores hacia
arriba busca hacia la Sintaxis:
izquierda. Si no se desean =POTENCIA(nmero,potencia)
estos valores, simplemente
se escriben las celdas Nmero: Es el nmero base. Puede ser cualquier
deseadas o se seleccionan nmero real.
con el Mouse. Potencia: Es el exponente al que desea elevar el
Entre las funciones ms frecuentemente utilizadas se nmero base.
encuentran, adems de Suma, la funcin Promedio, Observacin
Cuenta, Mx y Min. Funciones que tambin se pueden
insertar con el icono mencionado si se eligen pulsando Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la
sobre la flecha a la derecha del mismo. Adems, se funcin POTENCIA para indicar a qu potencia se
puede asignar cualquier funcin al mismo icono al eleva el nmero base, por ejemplo 5^2
elegir la opcin Ms funciones.
Ejemplos:
Dado que estas funciones son muy utilizadas, Excel
cuenta con un mecanismo para utilizarlas en forma Frmula Descripcin (resultado)
rpida. Si seleccionamos el rango sobre el cual
deseamos aplicar la funcin, inmediatamente en la =POTENCIA(5,2) 5 al cuadrado (25)
barra de estado aparece la funcin y su resultado. 98.6 elevado a la potencia de 3.2
=POTENCIA(98.6,3.2)
(2401077)
4 elevado a la potencia de 5/4
Para cambiar la funcin basta =POTENCIA(4,5/4)
(5.656854)
con dar clic sobre la barra de
estado con el botn secundario y
aparecer el siguiente men:
Funcin RAZ
Donde se podr seleccionar la Devuelve la raz cuadrada de un nmero. Sintaxis:
funcin que deseamos utilizar.
Al cambiar la funcin, inmediata
=RAZ(nmero)
mente aparece el resultado en Nmero: Es el nmero cuya raz cuadrada desea obtener.
la barra de estado.
Observacin:
Funcin PRODUCTO Si el nmero es negativo, RAZ devuelve el valor de
Multiplica todos los nmeros que figuran como error #NUM!
argumentos y devuelve el producto.
Sintaxis: Funcin REDONDEAR.MENOS
Redondea un nmero hacia abajo en direccin hacia cero.
=PRODUCTO(nmero1,nmero2, ...)
Sintaxis:
Nmero1, nmero2,... son de 1 a 30 nmeros que se
desean multiplicar. =REDONDEAR.MENOS (nmero,nm_decimales)
Nmero: Es cualquier nmero real que desea redondear Si el argumento nm_decimales es menor que 0, el
hacia abajo. nmero se redondea al valor inferior (superior si es
negativo) ms prximo a partir de la izquierda de la
Nm_decimales: Es el nmero de dgitos al que desea coma decimal.
redondear nmero.
Ejemplos:
Observaciones:
La funcin REDONDEAR.MENOS es similar a la Descripcin
Frmula
funcin REDONDEAR, excepto que siempre (Resultado)
redondea un nmero acercndolo a cero Redondea 3.2 hacia
=REDONDEAR.MENOS(3.2, 0) abajo a cero posiciones
Si el argumento nm_decimales es mayor que 0 decimales (3)
(cero), el nmero se redondea al valor inferior Redondea 76.9 hacia
(superior para los nmeros negativos) ms prximo =REDONDEAR.MENOS(76.9, 0) abajo a cero posiciones
que contenga el nmero de lugares decimales decimales (76)
especificado Redondea 3.14159
hacia abajo a tres
Si nm_decimales es 0, el nmero se redondear al =REDONDEAR.MENOS(3.14159, 3)
posiciones decimales
entero inferior ms prximo (3.141)
2.4 FUNCIONES ESTADSTICAS

Funcin PROMEDIO Funcin CONTAR
Devuelve el promedio (o media aritmtica) de los Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros,
argumentos. adems de los nmeros dentro de la lista de
argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero
Sintaxis: de entradas en un campo numrico de un rango o de
una matriz de nmeros.
=PROMEDIO(nmero1,nmero2, ...)
Sintaxis:
Nmero1, nmero2,...son de 1 a 30 argumentos
numricos cuyo promedio desea obtener. =CONTAR(ref1,ref2,...)
Observaciones: Ref1, ref2,... son de 1 a 30 argumentos que pueden
contener o hacer referencia a distintos tipos de datos,
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, pero slo se cuentan los nmeros.
matrices o referencias que contengan nmeros.
Observaciones:
Si un argumento matricial o de referencia contiene
texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores Los argumentos que son nmeros, fechas o
se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las representaciones textuales de nmeros se cuentan;
celdas cuyo valor sea 0. los argumentos que son valores de error o texto que
no puede traducirse a nmeros se pasan por alto.
SUGERENCIA:
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se
considerarn los nmeros en esa matriz o referencia.
Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta
Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos,
la diferencia entre las celdas vacas y las que contienen texto o valores de error en la matriz o en la
el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita
de verificacin Valores cero de la ficha Ver en el cuadro contar valores lgicos, texto o valores de error.
de dilogo Opciones. No se cuentan las celdas vacas,
pero se cuentan los valores cero. Para ver el cuadro de Funcin CONTAR.SI
dilogo Opciones, haga clic en Opciones del men
Cuenta las celdas, dentro del rango que no estn en
Herramientas. Las celdas vacas no se cuentan pero s
blanco y que cumplen con el criterio especificado.
los valores cero.
Sintaxis:

=CONTAR.SI(rango,criterio) por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben

pasarse por alto, utilice la funcin MIN
Rango: Es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o devuelve 0.
texto, que determina las celdas que se van a contar.
Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, Funcin MAX
"32", ">32", "manzanas". Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Observacin: Sintaxis:
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que =MAX(nmero1,nmero2, ...)
se pueden utilizar para analizar los datos basndose en
una condicin. Por ejemplo, para calcular una suma Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros de los
basndose en una cadena de texto o un nmero dentro cuales desea encontrar el valor mximo.
de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI. Para hacer
que una frmula devuelva uno de dos valores segn una Observaciones:
condicin, como una bonificacin por ventas basada en Puede especificar los argumentos que sean nmeros,
un importe de ventas especificado, utilice la funcin de celdas vacas, valores lgicos o representaciones
hoja de clculo SI. numricas en texto. Los argumentos que sean
valores de error o texto que no se pueda traducir a
Funcin MIN nmeros causarn errores.
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se
Sintaxis: usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las
celdas vacas, valores lgicos o texto que se
=MIN(nmero1,nmero2, ...) encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan
por alto. Utilice MAX si no se deben pasar por alto los
Nmero1, nmero2,...son entre 1 y 30 nmeros de los
valores lgicos y el texto.
que desea encontrar el valor mnimo.
Observaciones: Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0
Puede especificar los argumentos que sean nmeros, Ejemplo de Aplicacin de Funciones Estadsticas:
celdas vacas, valores lgicos o representaciones
numricas en texto. Los argumentos que sean valores
de error o texto que no se pueda traducir a nmeros
causarn errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se
usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las
celdas vacas, valores lgicos o texto que se
encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan
2.5 FUNCIONES FINANCIERAS

Funcin PAGO Va: Es el valor inicial o actual (lo que vale ahora la
cantidad total de una serie de pagos futuros).
Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos
constantes y en una tasa de inters constante. Vf: Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea
lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si el
Sintaxis: argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es
=PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo) decir, el valor futuro de un prstamo es 0)
Tipo: Es el nmero 0 (cero) 1 e indica el vencimiento
Tasa: Es el tipo de inters del prstamo. de los pagos al inicio o al final del perodo. Para pago al
Nper: Es el nmero total de pagos del prstamo (en un inicio = 1, para pago al final = 0 u omitido
caso particular el tiempo o nmero de meses). Para aplicar la funcin realice los siguientes pasos:

Coloque el cursor en la celda donde desea el CAPITAL = Pago menos Intereses.

resultado y teclee la funcin:
=PAGO(Inters,Tiempo,Prstamo) SALDO INSOLUTO = Saldo Insoluto Anterior menos
Capital.
Enter
El resultado es negativo porque representa
Ejemplo: el dinero que se pagara, un valor que se
resta del saldo insoluto. Para crear una
tabla de amortizacin se requiere que este
valor sea positivo. Para convertirlo, la
frmula que contiene la funcin se
multiplica por -1
TIEMPO: Enumere del 0 al 24 que es el nmero de

pagos que se harn.
INTERESES = Saldo Insoluto Anterior por el Inters.
2.6 FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Funcin HOY() General antes de escribir sta funcin, el resultado
tendr formato de fecha
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El
Excel almacena las fechas como nmeros de serie
nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que
secuenciales para que puedan utilizarse en los
Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora.
clculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de
Si el formato de celda era General antes de escribir la
1900 es el nmero de serie 1 y el 1 de enero de
funcin, el resultado tendr formato de fecha.
2008 es el nmero de serie 39448 porque viene
Sintaxis: 39448 das despus del 1 de enero de 1900.
En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del
=HOY() separador decimal representan la hora; los nmeros a
la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el nmero
de serie 0,5 representa la hora 12:00 del medioda.
Funcin AHORA()
La funcin AHORA() slo cambia cuando se realiza
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora un clculo en la hoja de clculo o cuando se ejecuta
actuales. Si el formato de celda era General antes de una macro que contiene la funcin. No se actualiza
escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. constantemente.
Sintaxis:
Funciones AO, MES, DIA
=AHORA ()
Funcin AO
Observaciones: Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao
se devuelve como nmero entero comprendido entre
1900 y 9999.
Estas funciones no requieren argumentos. Puede Sintaxis:
teclear =HOY() para incluir nicamente la fecha
=AHORA() si desea incluir la fecha y/o la hora
actuales en una celda. Si el formato de celda era
=AO(num_de_serie)

Nm_de_serie es la fecha del ao que desee buscar. Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar.
Las fechas deben introducirse mediante la funcin Las fechas deben introducirse mediante la funcin
FECHA o como resultados de otras frmulas o FECHA o como resultados de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008,5,23) para funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008,5,23) para
el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
problemas si las fechas se introducen como texto. problemas si las fechas se introducen como texto.
Ejemplo: Ejemplo:
Funcin MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un Funcin FECHA
nmero de serie. El mes se expresa como nmero
entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Devuelve el nmero de serie secuencial que representa
una fecha determinada. Si el formato de celda era
Sintaxis: General antes de escribir la funcin, el resultado tendr
formato de fecha.
=MES(num_de_serie)
Sintaxis:
Nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. =FECHA(ao,mes,da)
Las fechas deben introducirse mediante la funcin
FECHA o como resultados de otras frmulas o
Ao. El argumento ao puede tener de uno a cuatro
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008,5,23) para
dgitos. Excel interpreta el argumento ao segn el
el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse
sistema de fechas empleado. De forma predeterminada,
problemas si las fechas se introducen como texto. Excel para Windows utiliza el sistema de fechas 1900.
Ejemplo: Mes. Es un nmero que representa el mes del ao. Si
el mes es superior a 12, el mes agrega ese nmero de
meses al primer mes del ao especificado. Por
ejemplo, FECHA(2008;14;2) devuelve el nmero de
serie que representa la fecha 2 de febrero de 2009.
Da. Es un nmero que representa el da del mes. Si el

da es superior al nmero de das del mes especificado,
da agrega ese nmero de das al primer da del mes.
Por ejemplo, FECHA(2008;1;35) devuelve el nmero
de serie que representa la fecha 4 de febrero de 2008.
Observaciones:
Funcin DIA
Excel almacena las fechas como nmeros de serie
Devuelve el da de una fecha, representada por un secuenciales para que puedan utilizarse en los
nmero de serie. El da se expresa como un nmero clculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de
entero comprendido entre 1 y 31. 1900 es el nmero de serie 1 y el 1 de enero de 2008
es el nmero de serie 39448 porque viene 39.448
Sintaxis: das despus del 1 de enero de 1900.
=DIA(num_de_serie) La funcin FECHA es muy til en frmulas en las que

el ao, el mes y el da son frmulas, no constantes.

Ejemplo:
Nota: Para ver el nmero como un nmero de serie, seleccione la celda y haga clic en Celdas en el men
Formato. Haga clic en la ficha Nmero y, a continuacin, en General en el cuadro Categora.
2.7 FUNCIONES DE TEXTO

Funcin CONCATENAR Texto es el texto del que desea quitar espacios.
Concatena argumentos de texto, es decir, une varios Ejemplo:

elementos de texto en uno solo
Sintaxis:
=CONCATENAR (texto1,texto2, ...)
Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto

que se unirn en un elemento de texto nico. Los
elementos de texto pueden ser cadenas de texto,
nmeros o referencias a celdas nicas. Funcin EXTRAE
Observaciones: EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres
Puede utilizar el operador "&" en lugar de de una cadena de texto, comenzando en la posicin
CONCATENAR para unir elementos de texto. que especifique y en funcin del nmero de caracteres
que especifique.
Ejemplo:
Sintaxis:
EXTRAE(texto,posicin_inicial,nm_de_caracteres)
Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres
que desea extraer.
Posicin_inicial es la posicin del primer carcter que

desea extraer de texto. La posicin_inicial del primer
carcter de texto es 1 y as sucesivamente.
Funcin ESPACIOS Nm_de_caracteres especifica el nmero de

caracteres que desea que EXTRAE devuelva del
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio argumento texto.
normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en
texto procedente de otras aplicaciones que pueda Observaciones
contener una separacin irregular.
Si posicin_inicial es mayor que la longitud de
Sintaxis: texto, EXTRAE devuelve " " (texto vaco).
ESPACIOS(texto) Si posicin_inicial es menor que la longitud de
texto, pero posicin_inicial ms nm_de_caracteres
excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los
caracteres hasta el final de texto.

Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE Ejemplo:

devuelve el valor de error #VALOR!
Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE

devuelve el valor de error #VALOR!
Ejemplo:
Para las dos funciones anteriores deben considerarse

las siguientes:
Observaciones:
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual que cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto,

Funcin IZQUIERDA IZQUIERDA y DERECHA devolvern todo el texto.
Devuelve el primer carcter o caracteres de una Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

cadena de texto, segn el nmero de caracteres que
especifique el usuario.
Funcin TEXTO
Sintaxis:
Convierte un valor en texto, con un formato numrico
IZQUIERDA(texto,Num_de_caracteres) especfico.
Sintaxis:
que desea extraer.
TEXTO(valor,formato)
Valor es un valor numrico, una frmula que evala un
Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres
valor numrico o una referencia a una celda que
que desea extraer con IZQUIERDA.
contenga un valor numrico.
Ejemplo: Formato es un formato de nmero, en forma de texto,
indicado en el cuadro Categora en la ficha Nmero
del cuadro de dilogo Formato de celdas.
Observaciones:
El argumento formato no puede contener un asterisco (*).
Al dar formato a una celda con la ficha Nmero (que se
obtiene con el comando Celdas del men Formato)
slo cambiar el formato y no el valor. La funcin
TEXTO convierte un valor en texto con formato, el cual
ya no se calcular como un nmero. Ejemplo:
Funcin DERECHA
DERECHA devuelve el ltimo carcter o caracteres de
una cadena de texto, segn el nmero de caracteres
que el usuario especifica.
Sintaxis:
DERECHA(texto,Num_de_caracteres)

que desea extraer. Funcin REEMPLAZAR
Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres
que desea extraer con DERECHA.

Reemplaza parte de una cadena de texto, en Nm_de_caracteres es el nmero de caracteres de

funcin del nmero de caracteres que especifique, texto_original que desea que REEMPLAZAR sustituya
con una cadena de texto diferente. por texto_nuevo.
Sintaxis: Texto_nuevo es el texto que reemplazar los

caracteres de texto_original.
REEMPLAZAR(texto_original,nm_inicial,nm_de_caracteres,
texto_nuevo)
Texto_original es el texto en el que desea reemplazar
algunos caracteres.
Nm_inicial es la posicin del carcter dentro de

texto_original que desea reemplazar por texto_nuevo.
Resumen
El uso de Funciones har que usted se familiarice con Le invitamos a seguir explorando el mundo de las
el asistente para funciones de Excel, y le mostrar lo funciones que posee Excel para facilitarle cada da ms
verstil que es la hoja de clculo en la solucin de problemas. sus actividades laborales y personales.

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL MDULO II: GESTIN DE BASES DE DATOS
Mdulo III
Gestin de
Bases de Datos
Objetivos Especificos:
Crear una Lista o Base de Datos en Excel.
Ordenar una Lista de datos por diferentes criterios.
Utilizar la herramienta Formulario al manipular y organizar una Base de Datos.
Elaborar Consultas e Informes de Bases de Datos utilizando filtros automticos y

avanzados.

MDULO III: GESTION DE BASES DE DATOS E IMPRESION FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL MDULO III: GESTION DE BASES DE DATOS
INTRODUCCIN 2.2 FORMULARIOS O FICHAS

Una de las cosas que probablemente har con Cuando se utiliza una lista como base de datos, se
frecuencia en Excel es ordenar y gestionar listas de puede manipular la informacin de una mejor forma
datos. En Excel, puede utilizarse fcilmente una lista utilizando para ello el comando Formulario. Una ficha
de informacin como una base de datos. Los datos o formulario de datos es un cuadro de dilogo que
estn organizados dentro de una lista con cabeceras permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una
de columna que definen Campos y filas que contienen fila entera de informacin (registro) en una lista de una
Registros. Un campo es un elemento especfico de sola vez. Tambin se pueden usar para ubicar y
informacin de su lista de datos como por ejemplo, eliminar registros.
nombre, matrcula, puesto y sueldo. Un registro
contiene toda la informacin sobre un apartado
concreto de su lista.
Se denomina Base de Datos a una lista completa de
datos organizada en campos y registros como por
ejemplo, la lista de empleados de su empresa.
Cuando se ejecutan tareas en la lista, como
bsquedas, filtrado de datos, clasificaciones o datos
subtotales, Excel la reconoce automticamente como
una base de datos y utiliza los siguientes elementos de
la lista para organizar los datos. Por ejemplo, si necesita
preparar un informe sobre los empleados que trabajan
en el departamento administrativo, tendra que poder
visualizar en su lista nicamente dicho departamento.
Excel proporciona dos herramientas tiles para
localizar la informacin especfica de una lista: el
Filtrado y la Ordenacin. Con estas herramientas
podr ordenar y filtrar fcilmente los datos de su hoja.
2.1 Generalidades sobre Bases de Datos
En Microsoft Excel se puede utilizar una tabla o lista de Antes de utilizar un formulario de datos para agregar
informacin como una base de datos. Cuando se ejecutan un registro a una lista nueva, sta deber tener rtulos
tareas en la lista como bsquedas, clasificaciones o datos en la parte superior de cada columna que contenga.
subtotales, Excel la reconoce automticamente como una Microsoft Excel utiliza estos rtulos para crear campos
base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista en el formulario.
para organizar los datos.
Tener una Base de Datos.
Los Rtulos de las Columnas de la lista son los Clic en cualquier celda dentro de ella.
nombres de los campos en la base de datos y cada
fila de la lista es un registro en la base de datos. Clic en el Men Datos > Formulario...
Cmo definir una Base de Datos en Excel? Elegir opciones. Seguir alguno de los siguientes
procedimientos:
En Excel no se necesita definir la base de datos como
tal, slo tiene que escribir los ttulos de las columnas Agregar un registro
en las celdas y en la siguiente fila empezar a introducir
la informacin. Por ejemplo, si desea crear un Clic en Nuevo. Teclee la informacin para el nuevo
directorio telefnico con los campos de Nombre, registro.
Apellido, Edad, Telfono, slo tiene que teclearlos en
Una vez escritos los datos, presione INTRO para
Excel quedando de la siguiente manera:
agregar el registro.
Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar
para cerrar el formulario de datos.
Cambiar un registro
Busque el registro que desee modificar. Cmo?

MDULO III: GESTION DE BASES DE DATOS FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL
Para desplazarse entre registros de uno en uno, Cambie la informacin en el registro.

utilice las flechas de la barra de desplazamiento
del cuadro de dilogo. Para moverse de 10 en 10
Los campos que contienen frmulas presentan los
resultados de la frmula como un rtulo. El rtulo
registros a la vez, haga clic en las flechas de la
no puede modificarse en el formulario de datos.
barra de desplazamiento.
Para desplazarse al registro siguiente de la lista,
Si cambia un registro que contenga una frmula,
sta no se calcular hasta que presione ENTRAR;
haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al
tambin puede hacer clic en Cerrar para actualizar
registro anterior de la lista, haga clic en Buscar
el registro.
anterior.
Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al
Para definir las condiciones de bsqueda o campo anterior, presione MAYS + TAB.
criterios de comparacin, haga clic en Criterios y, a
continuacin, introduzca los criterios en el Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR
formulario de datos. Para buscar los registros que para actualizar el registro y desplazarse al registro
coinciden con los criterios, haga clic en Buscar siguiente.
siguiente o Buscar anterior. Para regresar al Una vez cambiados los registros, haga clic en
formulario de datos sin buscar los registros Cerrar para actualizar el registro presentado y
basndose en los criterios especificados, haga clic cerrar el formulario de datos.
en Formulario.
Eliminar un registro
Busque el registro que desee eliminar.
Haga clic en el botn Eliminar.
Notas
Los formularios de datos pueden presentar 32

campos como mximo a la vez.
Mientras se est agregando o cambiando un
registro, pueden deshacerse los cambios haciendo
clic en Restaurar siempre que el registro sea el
registro activo en el formulario de datos
2.3 Ordenar Listas

Las funciones de ordenacin de Excel permiten ver los
datos casi en cualquier orden, sea cual sea, el orden en
que los introdujo. Para ordenar rpidamente una lista,
haga clic en una de las filas de la columna que desea
Los siguientes caracteres comodn pueden usarse ordenar y haga clic en el botn Orden ascendente
como criterios de comparacin para filtros, as como
para buscar y reemplazar contenido. Excel seleccionar todos los datos de la lista y los
ordenar alfabticamente utilizando la columna que
UTILICE PARA BUSCAR
contiene la celda activa. Para utilizar el orden inverso
de la misma columna haga clic en el botn Orden
Un nico carcter descendente .
? (signo de
Por ejemplo, Gr?cia buscar
interrogacin) "Gracia" y "Grecia" En orden ascendente, Excel siempre pondr los
Un nmero de caracteres nmeros en primer lugar, a continuacin la mayora de
* (asterisco) Por ejemplo, *este buscar los caracteres y despus las letras en orden
"Nordeste" y "Sudeste" ascendente (de la A a la Z), sin tener en cuenta si son
Un signo de interrogacin, un maysculas o minsculas. Excel suele omitir los
~ (tilde) seguida de asterisco o una tilde. guiones al ordenar una lista; si dos entradas son
?, *, o ~ Por ejemplo, fy91~? buscar idnticas excepto por una que contiene un guin, esta
"fy91?".
ltima aparecer despus de la que no lo contiene. El

orden exacto de los signos de puntuacin es el mismo Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar
que el del conjunto de caracteres Unicode: filtros a los rangos:
( es p ac i o) # $ % & ( ) * , . / : ; @ [ \ ] ^ - Autofiltro: que incluye filtrar por seleccin,

`{ | } ~ + <=> utilizando criterios simples
Ordenar usando el men Datos Filtro avanzado: para criterios ms complejos

Siga ste procedimiento: A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza
los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas
Clic en cualquier celda de la Base de datos
que no se desea mostrar.
Clic en el men Datos > Ordenar
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar
Ordenar por: Clic en el cuadro combinado y formato, representar en grficos e imprimir el subconjunto
seleccionar el campo por que se desea ordenar del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Seleccionar el Orden (Ascendente o Descendente)
Si se utiliza la primer fila de la lista como fila e de FILTROS AUTOMTICOS
encabezados, en la seccin La lista tiene fila de
encabezamiento macar S El mtodo ms sencillo para crear un filtro es utilizar la
funcin Autofiltro de Excel. Cuando esta opcin est
Aceptar habilitada, es posible definir los criterios eligiendo los
valores deseados en listas desplegables. Como su propio
nombre indica, el Autofiltro se aplica a la lista
automticamente.
Para ejecutar un filtrado, debe seleccionar cualquier

celda de su lista, y luego hacer clic en men Datos >
Filtro > Autofiltro para conectar el filtrado automtico.
2.4 Filtrado y Consultas de Datos

Cuando trabaja con una base de datos, necesita
encontrar rpidamente la informacin. Es posible
utilizar el mtodo abreviado de bsqueda (Control+B) Cuando filtra una lista automticamente, puede
para encontrar cualquier valor en ellas. Esta es una seleccionar cualquier celda y toda la lista alrededor de
tcnica til para saltar rpidamente a un determinado la celda quedar seleccionada, tal como ocurre cuando
valor nico de una lista. utiliza el botn AutoSuma para totalizar un rango
automticamente. Enseguida filtre los datos, utilizando
Tal vez tenga una lista con nmeros de telfono de los nombres de campo para mostrar nicamente los
clientes o cdigos de productos y descripciones. Si registros que necesita. Cuando haya terminado de
necesita encontrar todos los nmeros de telfono en filtrar los datos, desconecte el filtrado automtico. El
un cdigo de rea o todos los cdigos de producto que procedimiento es el siguiente:
representan impresoras, probablemente no querr
examinar toda la lista y escoger los nombres Colquese en la Base de datos con un clic en
manualmente. cualquier celda de la misma.
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un En el men Datos > Filtro elija Autofiltro.
subconjunto de datos de un rango y trabajar con el Aparecen cuadros combinados con listas desplegables
mismo. Un rango filtrado muestra slo las filas que para cada campo de su base de datos
cumplen el criterio que se especifique para una Seleccione el cuadro combinado del campo a consultar
columna. Los criterios son condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en Seleccionar una opcin
el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.

vacos. Solo est disponible si la columna contiene una o

ms celdas vacas.
Todas: Muestra todos los registros de la lista. Utilice
esta opcin para eliminar el criterio de autofiltro de una
columna.
Los criterios de autofiltro son acumulativos, es posible
combinar criterios de diferentes columnas para filtrar una
lista de forma sucesiva hasta obtener un grupo de
registros muy especfico.
Cuando se aplica un filtro a una lista, Excel cambia a color
azul la flecha de la lista desplegable correspondiente a la
columna seleccionada. Es el nico indicador de que una
Las opciones de Autofiltro permiten seleccionar la determinada columna est filtrada. Para cambiar el
informacin mediante listas desplegables que criterio de Autofiltro, haga clic en la flecha azul y
contienen los valores nicos de cada columna. seleccione otro valor. Para quitar el criterio de Autofiltro
de una nica columna, seleccione la opcin Todas en
Mostrar nuevamente todos los datos la lista de dicha columna.
Clic en el campo que acaba de consultar Si guarda una hoja de clculo que contiene una lista
Elegir la opcin (Todas) (es la primera) filtrada, al abrirla de nuevo la lista aparecer con el
filtro aplicado.
Mostrar todos los datos cuando se han Consultas personalizadas con filtros automticos.
consultado varios campos
La lista desplegable Autofiltro de cada columna permite
Clic en el men Datos > Filtro > Mostrar Todo seleccionar nicamente un valor concreto.
Utilizacin de Autofiltros para encontrar

Conjuntos de Datos
Tambin es posible crear filtros personalizados con
diferentes criterios y combinar los criterios de varias
columnas o mostrar las 10 entradas superiores (o
inferiores) de una lista por nmero o porcentaje,
basndose en el contenido de una nica columna.
Elija uno de los elementos de la lista desplegable para

ver nicamente aquellas filas que lo contienen o escoja
una de las opciones que aparecen en la lista. Excel
aplicar el criterio inmediatamente y ocultar todas las
filas excepto las que contengan el valor seleccionado. El cuadro de dilogo Autofiltro personalizado que se
muestra, permite utilizar cualquiera de los siguientes
Excel ofrece varias Opciones de Autofiltro operadores de comparacin:
Diez Mejores: Muestra los mximos o mnimos valores Es igual a / no es igual a

numricos de una lista por su nmero o porcentaje. Es mayor que / es menor que
Es mayor o igual que / es menor o igual que
Personalizar: Utiliza los operadores de comparacin
Comienza por / no comienza por
para definir criterios. Esta opcin permite combinar
Termina con / no termina con
hasta dos criterios.
Contiene / no contiene
Vacas: Muestra nicamente los registros que no
Tambin puede combinar dos criterios para una misma
contienen datos en la columna seleccionada. Solo est
columna mediante el operador lgico Y o utilizar el
disponible si la columna contiene una o ms celdas
operador O para indicar a Excel que desea ver los
vacas.
registros que cumplan cualquiera de los dos criterios
No vacas: Muestra todos los registros que contienen especificados para la columna.
datos en la columna seleccionada, y oculta los que estn

Seleccione un operador de comparacin para el primer encima de ella, donde no es probable que se vea
criterio y a continuacin, haga clic en el cuadro que afectado por cualquier cambio que pueda hacer en el
aparece a su derecha e introduzca el valor que desea diseo de la hoja. Deje como mnimo tres filas para el
utilizar en la prueba lgica. O bien, utilice la lista rango de criterios, una para las etiquetas de las
desplegable para seleccionar cualquiera de los valores columnas, otra para los criterios y otra de separacin
nicos de la columna. Si aade un segundo criterio entre la lista y el rango de criterios.
para la misma columna, haga clic en Y para
seleccionar nicamente aquellas filas en las que Copie las etiquetas de las columnas de la lista en la
ambos criterios sean ciertos, o en O para crear un filtro primera fila del rango de criterios.
que muestre las filas en las que sea cierto cualquiera
Comience a introducir los criterios en la fila situada
de los dos criterios.
justo debajo de las etiquetas de las columnas. Puede
Para ejecutar un filtro personalizado ejecute los introducir texto, nmeros, fechas o valores lgicos y
siguientes pasos: operadores de comparacin como < y >. Si desea
encontrar los valores mayores o iguales que un valor
Clic en el cuadro combinado del campo a consultar determinado, utilice el operador >=, Por ejemplo
Elegir la opcin (Personalizar ...) >=1000 busca todos los valores mayores o iguales
Llenar la ventana de acuerdo a los criterios que 1000 en la columna especificada; del mismo
solicitados modo, <C busca todas las entradas que comienzan
por A o por B.
Aceptar
Puede introducir valores en ms de una columna y en
Desconectar el Autofiltro ms de una fila. Si lo hace, Excel los interpretar del
siguiente modo:
Al finalizar su consulta deber desconectar el autofiltro
para eliminar las marcas de campos combinados que Si introduce valores en ms de una columna de una
se generaron. Proceda de la forma siguiente: misma fila, Excel buscar los registros que cumplan
Clic en el men Datos > Filtro > Autofiltro todos los valores especificados en la fila, lo que
equivale a un Y lgico.
Si introduce valores en la misma columna y en

diferentes filas, Excel mostrar los registros que
coincidan con cualquiera de estos valores, lo que
equivale a un O lgico.
FILTROS AVANZADOS
Un Filtro avanzado le permite filtrar un rango como el
comando Autofiltro, pero a diferencia de este, no
muestra listas desplegables para las columnas. En
lugar de ello, usted deber escribir los criterios segn los
cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios
independiente situado sobre el rango. Un rango de
criterios permite filtrar criterios ms complejos.
Comparados con los Autofiltros, los Filtros avanzados

de Excel resultan bastante confusos. An as, son el
nico mtodo para realizar algunas tareas, como
definir ms de tres criterios para una misma columna o
encontrar los valores nicos de una lista que contiene
entradas duplicadas. Los filtros avanzados tambin Para realizar un Filtro de datos avanzado deber
permiten especificar criterios ms complejos que los realizar paso a paso el siguiente procedimiento:
que podr utilizar con la opcin Autofiltro, incluso (Realice el ejemplo descrito a continuacin en su libro
criterios basados en frmulas. de ejercicios)
Para utilizar filtros avanzados debe crear un rango de
criterios en la misma hoja de clculo que contiene la Copie los ttulos de la Base de datos dos veces
lista. Aunque puede incluir este rango en cualquier (en la parte inferior fila 20 y 25)
parte de la lista, es recomendable situarlo directamente

Cheque que las coordenadas de cada uno de los

campos mencionados, coincidan con los valores que
usted estableci en su Hoja de Clculo. Si no es as
puede teclear los valores de las coordenadas en cada
campo o seleccionar manualmente cada uno de los
rangos mencionados y Excel registrar estos valores
en cada uno de los campos
Aceptar
Este es el resultado despus de haber aplicado el filtro
avanzado a la lista de datos.
Coloque los criterios de extraccin debajo de los

primeros ttulos que copi
Cmbiese a la Base de Datos (D un clic en

cualquier celda)
En esencia, cada fila del rango de criterios equivale a una

nica condicin y combinando las diferentes condiciones
Clic en el Men Datos > Filtro > Filtro avanzado.... podr crear muchos filtros diferentes para una lista.
Activar la casilla copiar a otro lugar Varias Condiciones para una Columna:
Escriba cada condicin en una celda diferente bajo la
etiqueta de la columna en el rango de criterios.
Una Condicin en varias Columnas:

Introduzca cada condicin bajo la etiqueta de la columna
Rango de la Lista: Coordenadas de la base de datos correspondiente, todas en la misma fila. Generalmente,
incluyendo los ttulos. es mucho ms fcil aplicar un autofiltro para obtener
este mismo resultado.
Rango de Criterios: Coordenadas del rango donde
colocamos los criterios incluyendo ttulos.
Copiar a: Coordenadas de la segunda fila de ttulos

que copio.

Varias Condiciones en varias Columnas:

Introduzca cada conjunto de condiciones en su propia
fila del rango de criterios y Excel buscar todas las filas
de la lista que cumplan cualquiera de los conjuntos de SUGERENCIA: Para especificar varios criterios para
condiciones. Con Autofiltro es casi imposible replicar la misma columna en la misma fila, aada otro
este tipo de condicin. encabezado de columna al rango de criterios con la
misma etiqueta (si es necesario ampli el rango de
criterios o sustituya la etiqueta de una columna ya
existente para la que no suela definir condiciones).
Por ejemplo, si tiene una etiqueta de columna
llamada Importe y aade al rango de criterios una
segunda etiqueta de columna con el mismo nombre,
cuando escriba >3000 en una celda y <6000 en
Realice ms ejercicios siguiendo el procedimiento para
la otra, Excel devolver todos los registros en los
obtener diferentes resultados, Por Ejemplo: Extraer a
que el valor del importe est entre 3000 y 6000.
todos los trabajadores de la Delegacin DF y ZAC con un
sueldo entre 9000 y 13000 pesos etc., puede realizar
diferentes ejercicios para practicar los filtros avanzados.

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL MDULO IV: CREACIN Y EDICIN DE GRFICOS
Mdulo IV
Creacin y
Edicin de Grficos
Identificar los objetos que componen un Grfico.
Crear grficos utilizando el Asistente para Grficos.
Modificar y editar grficos dando formato a los objetos que lo componen.

MDULO IV: CREACIN Y EDICIN DE GRFICOS FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL

INTRODUCCIN La Cuadrcula est formada por lneas verticales u

horizontales que sirven como ayuda para visualizar la
Una hoja calcula y presenta diferencias entre nmeros, relacin entre los puntos de datos, los valores y las
similitudes entre nmeros y cambios en nmeros a lo categoras. Las cuadrculas comienzan en las marcas
largo del tiempo. Pero los datos en s no pueden ilustrar de graduacin de un eje y ocupan toda la superficie del
estos conceptos. Cuando hace una presentacin o grfico.
muestra, un avance o modificacin de un informe, los
datos no pueden ilustrar sus ideas o percepciones de Series de datos
forma tan eficaz como lo hara una representacin
grfica. Cada grupo de puntos de datos relacionados se
denomina serie de datos. En la mayora de los casos,
Un grfico de Excel es una representacin de datos una serie de datos corresponde a una fila o una
utilizando figuras geomtricas como crculos, rectngulos, columna de una hoja de clculo y cada una de ellas se
etc. Con los grficos, puede hacer que sus datos se representa en el grfico con un color o un patrn nico
visualicen. Puede crear un grfico para mostrar los que la identifica.
cambios de sus datos en el tiempo, o cmo partes de
sus datos se ajustan hasta formar un todo. Marcadores de datos
Con Excel 2003 y el Asistente para grficos podr Cada punto de una serie de datos se convierte en el
fcilmente convertir sus datos en grficos dinmicos y grfico en un marcador de datos. En los grficos de
utilizarlos en sus presentaciones o informes. columnas, barras y circulares, cada columna, barra o
sector es un marcador que representa un punto de
En Excel, algunos de los grficos ms comunes son
datos.
los grficos de barras, de columnas, de lneas,
circulares (o de pastel) etc.
Etiquetas de Datos, Leyendas y Ttulo
Las presentaciones grficas de Excel son flexibles, as
Las Etiquetas de Datos identifican los elementos del
que podr cambiar su grfico para que coincida con lo
eje de categoras y definen la escala de valores. Las
que desea. En este mdulo aprender a modificar su
etiquetas de datos pueden mostrar valores, los
grfico, cambiar entre tipos de grficos, aadir lneas,
nombres de las series de datos o las categoras,
color, texto y a utilizar los auto formatos de grficos
porcentajes o una combinacin de estos elementos.
para ahorrarle los pasos de crear un conjunto de
Sin embargo, deben utilizarse con moderacin, ya que
grficos estandarizados.
si las usa en exceso los grficos tienden a producir una
sensacin de desorden y amontonamiento.
3.1 Elementos de un Grfico de Excel
Leyenda. Es una clave de color que identifica los
Un grfico se compone de varios objetos que pueden colores o los patrones correspondientes a cada serie
ser modificados en conjunto o por separado. de datos o a cada categora. Si ha definido caracteres
como marcadores de datos, por ejemplo, en un grfico
rea del Grfico de lnea, la leyenda incluye tambin el carcter
marcador.
Incluye todos los elementos del grfico. Cuando la
seleccione ver ocho pequeos cuadrados negros (uno Ttulos. Son textos descriptivos que identifican el
en cada esquina y otro en el centro de cada lado). Si grfico o los ejes. De forma predeterminada estn
hace clic en el rea y selecciona Formato del rea de alineados respecto a los ejes o centrados en la parte
grfico podr cambiar todos los elementos de texto superior del grfico.
para que utilicen una determinada fuente o aadir un
color de fondo o una textura detrs de todo el grfico.
rea de Trazado
Ejes y Cuadrcula En un grfico en dos dimensiones, es la regin limitada
por los ejes que incluye las series de datos. En un
Los Ejes son las lneas que aparecen a lo largo de grfico tridimensional, el rea de trazado incluye
cada lado del rea de trazado y en las que se tambin los nombres de las categoras, las etiquetas
representa la escala de medicin o comparacin del de las marcas y los ttulos de los ejes. Si hace clic con
rea trazada. El Eje de Categoras (X) organiza los el botn derecho y selecciona la opcin F orm ato d e l
datos por categoras. El Eje de Valores (Y), define re a d e tr a za d o , podr aadir bordes, colores de
como se representarn los datos de la hoja de clculo. fondo, texturas y efectos de relleno detrs del rea del
grfico.

3.2 El Asistente para Grficos2 Cuando seleccione el origen de los datos, Excel
intentar identificar los encabezados de las categoras,
Los usuarios ms experimentados pueden caer en la las etiquetas del eje de valores y las series de datos,
tentacin de considerar el Asistente para Grficos de adems decidir si debe representar los datos por filas
Excel como otra herramienta ms para principiantes o por columnas basndose en el nmero de
que deben evitar a toda costa, pero es un gran error. elementos, si hay ms columnas que filas, Excel
No considere el Asistente para grficos como un representar los datos por columna (situando sus
campo de entrenamiento, si no como una interfaz, encabezados en el eje de categoras), si hay ms filas
altamente estructurada y muy organizada que permite que columnas o el mismo nmero de ambas, Excel
modificar de forma eficaz cualquier opcin de un representar los datos por filas.
grfico en cuatro sencillos pasos.
3.3 Seleccin de un Tipo de Grfico

Al crear un nuevo grfico Excel permite elegir entre 73
tipos de grficos de 14 categoras distintas, aunque en
realidad muchas de estas opciones son solo pequeas
variaciones de otras de la misma categora. El tipo de
datos que quiera representar determinar el tipo de
grfico que debe utilizar.
Eleccin de un Tipo de Grfico Estndar

SUGERENCIA: Cada uno de los cuatro pasos del Al iniciar el Asistente, el primer paso es elegir el tipo de
Asistente para grficos corresponde a una de las grfico que se desea crear. Una vez creado el grfico,
cuatro opciones del men contextual que aparece al podr cambiar fcilmente su tipo haciendo clic con el
hacer clic con el botn derecho en el rea de botn derecho en el rea del grfico o en el rea de
trazado o en el rea de cualquier grfico. Si trazado y seleccionando Tipo de grfico o haciendo clic
nicamente desea cambiar el origen de datos del en el botn Tipo de grfico en la barra de herramientas
grfico, es ms sencillo utilizar los mens Grfico para ver el mismo cuadro de dilogo. Los tipos
contextuales que ejecutar este asistente. de grfico ms usuales son:
Seleccin de los Datos Representados Columna

Excel mantiene vnculos entre los datos de la hoja de Presenta una comparacin entre los valores de una o
clculo y las series de datos de un grfico. As, al crear ms series, generalmente a lo largo del tiempo. selo
un grfico, Excel detecta automticamente los datos si desea representar comparaciones entre diferentes
que debe representar segn los datos seleccionados puntos de datos, especialmente si estos cambian con
en ese momento en la hoja de clculo. Asegrese de el tiempo. Evite este tipo de grfico si cada serie
que el rango seleccionado incluye todos los datos que incluye muchos puntos de datos ya que resultar
desea representar en el grfico y tambin las etiquetas imposible distinguir cada columna.
de las categoras. No es necesario que sea un rango
continuo. Barras
Grficos de columnas girados sobre un lado, en los
que los valores se representan en el eje horizontal y
2
Ttulo: La Biblia Microsoft Office 2003, Autor: Ed Bott, Woody las categoras en el vertical. Se destacan los niveles
Leonhard, Editorial: Anaya mximo y mnimos.
Ao de Publicacin 2005, Pas de edicin: Espaa

Lneas Cada categora de un grfico radial tiene su propio eje

de valores con origen en el centro del grfico. Los
Representa tendencias o relaciones entre valores a lo valores de una misma serie se conectan entre lneas.
largo del tiempo. Seleccinelo si tiene muchos puntos
de datos y desea representar una tendencia a lo largo Superficie
de un perodo de tiempo. Evite utilizar este tipo de
grficos para representar relaciones entre nmeros Aade una capa topogrfica sobre un grfico de
respecto al tiempo y si no tiene muchos puntos de columnas o superficies. En lugar de asignar un color a
datos para representar en el grfico. cada serie, asigna diferentes colores a valores
similares. Como resultado, se obtiene una
Circulares representacin similar a un mapa topogrfico, que
permite mostrar la relacin entre grandes cantidades
Muestran el tamao relativo de todas las partes de un de datos que de otra forma resultara difcil comparar.
total. No tiene eje de valores ni de categoras, solo
permiten representar una serie de datos. Se usan Burbujas
cuando se tienen pocos datos y se desea representar
su participacin en el total. Evite utilizarlos si la serie Son similares a los grficos de dispersin, pero
de datos incluye nmeros que contribuyan al total en contienen tres series de datos, y no dos. En lugar de
un porcentaje muy pequeo, ya que los sectores del utilizar puntos de similar tamao en la interseccin de
grfico sern demasiado pequeos como para los valores x e y, los marcadores de datos son
establecer comparaciones. burbujas cuyo tamao viene determinado por los
valores de una tercera serie. Se utilizan normalmente
XY (Dispersin) para representar informacin financiera o de
investigacin de mercado.
Muestran las relaciones entre diferentes series de
valores cuando el elemento temporal no es Cotizaciones
representativo, normalmente se utilizan para anlisis
cientficos. Cuatro de los tipos de grficos predefinidos permiten
realizar seguimientos temporales de las cotizaciones
reas de apertura, cierre, mxima y mnima de valores de
bolsa. Los tipos de grfico combinados de esta
categora tambin permiten representar el volumen de
negocio. As mismo, es posible adaptar estos grficos
para utilizarlos con informacin cientfica y representar
los valores mximos y mnimos de un experimento.
Cilndrico, Cnico y Piramidal

Bsicamente, estos tipos de grficos no son ms que
variaciones de los grficos estndar de columnas y
barras tridimensionales. Las opciones disponibles
permiten controlar si cada marcador de datos se
asigna a un punto al valor mximo de una serie.
Representa lneas para los elementos de una serie,
sumando todos los valores para representar cambios 3.4 Edicin y Formato de los Elementos
acumulativos. A diferencia de los grficos de lneas,
que representan la velocidad de los cambios, los
de un Grfico
grficos de reas muestran el importe y la magnitud del Aunque la configuracin predeterminada de los
cambio. Los grficos de reas representan grficos suele ser suficientemente buena para
grficamente cambios acumulativos. empezar, Excel proporciona una amplia variedad de
opciones que le permitirn controlar la apariencia del
Anillos grfico y del rea de trazado. El mtodo ms sencillo
para cambiar muchas de estas opciones es volver al
Es similar al grfico circular, pero contiene una o ms Asistente para grficos, donde los diferentes cuadros
series de datos, cada una de ellas representada en de dilogo mostrarn la configuracin actual del grfico
uno de los anillos del grfico. y le permitirn cambiar los tipos de grficos, el orden
de datos, aplicar nuevas opciones de formato o
Radial cambiar la posicin del grfico.

Para ajustar individualmente los objetos de un grfico, Leyenda

seleccione en primer lugar el objeto que desea
modificar (por ejemplo, el ttulo o el eje de categoras), La leyenda del grfico identifica cada marcador de
a continuacin cambie sus propiedades. datos con el color o el patrn correspondiente en el
grfico. La leyenda la puede arrastrar a cualquier
Excel tambin permite aadir innumerables elementos posicin que desee.
para atraer la atencin a la capa de dibujo situada
sobre el grfico. Por ejemplo puede aadir cuadros de Rtulos de Datos
texto a los marcadores de datos para explicar cualquier
anomala en los datos o atraer la atencin sobre los Utilice los rtulos de datos para mostrar los valores
datos principales. representados en el grfico, las categoras o los
porcentajes junto a cada punto de una serie de datos.
Ajustar las Opciones del Grfico Si desea aadir rtulos a una sola serie, o a un nico
punto, no utilice el cuadro de dilogo Opciones de
El tercer paso del Asistente para grficos muestra un
grfico, en su lugar, abra el cuadro de dilogo Formato
cuadro de dilogo con fichas que permite ajustar
para la serie o el punto para el que desea incluir el
diferentes opciones del grfico. Despus de crear el
rtulo y active la opcin correspondiente en el cuadro
grfico puede ver ese mismo cuadro de dilogo si hace
de dilogo Rtulos de Datos.
clic con el botn derecho sobre el grfico y selecciona
opciones del grfico en el men contextual. Al hacerlo
pueden aparecer todas o algunas de las seis
Tabla de Datos
categoras de opciones siguientes, segn sea el tipo de Muestra una tabla de tipo hoja de clculo directamente
grfico. en el grfico en la que se muestran junto al propio
grfico los datos representados.
Ttulo
Nota: Las tablas de datos solo pueden utilizarse con
Permite crear ttulos que aparecen en la parte superior grficos de tipo columna, barra, lneas y cotizacin.
de grfico o junto a los ejes. Si la naturaleza de los No es posible utilizarlas con los dems tipos de
datos de cada eje es evidente, tambin puede aadir grficos.
texto explicativo. Haga clic en la ficha y escriba el texto
del ttulo y los ejes del grfico. En ambas ubicaciones
los ttulos son en realidad cuadros de texto.
Cambio del Formato de los Nmeros
Utilice los mens contextuales para cambiar el formato
Eje numrico de cualquier elemento del grfico.
Active la opcin automtica para permitir que Excel Cambio del Formato de Texto
muestre los ejes apropiados para el tipo de grfico
elegido y que escoja el formato adecuado. Es posible cambiar la apariencia de cualquier elemento
Normalmente, Excel puede analizar los tipos de datos de texto de un grfico. Al igual que sucede con las
y escoger correctamente la mejor configuracin. celdas de una hoja de clculo, Excel permite cambiar las
fuentes, los tamaos y los atributos de texto, as como
Lneas de Divisin seleccionar diferentes colores para el texto y el fondo.
Las lneas de divisin ayudan a identificar los puntos Inclusin de Colores, Texturas e Imgenes de
en los que los datos se cruzan con los ejes de Fondo
categoras y valores.
El fondo predeterminado de los grficos es totalmente
Es posible configurar lneas de divisin, principales y blanco, pero es posible agregar colores, texturas,
secundarias para cada eje, aunque normalmente Excel imgenes y rellenos degradados a un grfico, al rea
establece bastante bien la configuracin de trazado o a un elemento individual, como los
predeterminada. Sin embargo, si desea que el grfico marcadores.
resulte ms limpio y fcil de leer, puede ajustar estas
opciones. Cambio de la Escala y el Espaciado en los Ejes
En general, debera intentar utilizar el menor nmero de Para que resulte ms fcil leer el grfico, es posible
lneas de divisin posible, pero lo mejor es que observe que tenga que ajustar la escala de eje de valores.
en la seccin de vista previa el efecto que se produce al Normalmente, los valores de este eje empiezan en 0 y
incluir un nmero mayor o menor de ellas. llegan un poco ms all que el valor mximo de la serie
de datos, pero es posible cambiar la escala para que

empiece en un nmero mayor, lo que permitir

diferenciar mejor los puntos de datos.
3.5 Resumen y Procedimiento para

Crear Grficos
Creacin de Grficos
Puede crear grficos de dos formas en la misma hoja
donde se encuentran sus datos o en una Hoja de
Grfico aparte en el mismo libro de trabajo. Cuando
crea un grfico en la misma hoja donde se encuentran
sus datos puede ver los datos y el grfico al mismo
tiempo. Cuando crea un grfico en una hoja de grfico Seleccione el Tipo de Grfico: que desea
aparte en el mismo libro, an tiene un fcil acceso al
grfico, pero puede imprimirlo por separado.
Para crear un grfico en una hoja, seleccione los datos
que desea utilizar en el grfico, luego pulse el botn
Asistente para grficos de la barra de herramientas
Estndar. El tipo de grfico que pueda crear depender
de los datos que se seleccione.
Seleccin de un Tipo de Grfico
El Asistente para Grficos de Excel incluye varios tipos de
grficos. Dentro de cada uno de estos tipos o categoras de
grficos puede escoger una variacin del tipo bsico de
grfico en el que puede incluir leyendas o rtulos.
Dependiendo del tipo de grfico que se seleccione,
podr obtener diferentes visualizaciones de sus datos.
Crear un Grfico
Marcar los datos que se van a graficar
Seleccione el Subtipo de Grfico: que desea
Siguiente >
Clic derecho sobre el nombre de la hoja de los

datos
Clic en la opcin Insertar> Seleccione: Grfico
Aceptar
Antes de continuar verifique que las coordenadas

indicadas correspondan a sus datos que desea
graficar, si no lo son, cancele y vuelva a empezar.
Siguiente

Coloque los ttulos para el grfico (La cantidad de Modificacin de los Datos de un Grfico
ttulos que se colocan depende del tipo de grfico Si la informacin de su grfico es demasiada, es
que se eligi) escasa o est equivocada, puede suprimir o cambiar
Siguiente Elija el lugar en que desea que sea los datos, puede suprimir una serie del grfico, aadir
colocado el grfico: En una hoja nueva. una fila de datos o cambiar el orden de las series de
datos de su grfico.
Antes de que pueda realizar cualquier cambio en su

grfico de su hoja necesita activarlo. Una vez activado,
ste queda rodeado por un borde y la barra de mens
cambia para que pueda modificar los datos o aadir
lneas y colores.
Para suprimir una serie de datos, seleccione la serie y

pulse SUPRIMIR; para aadir una serie de datos a una
Finalizar grfica incrustada en una hoja, simplemente arrastre
los datos hasta la grfica; para aadir una serie de
Ejemplos de Grficos datos en una grfica de una hoja de grficos, utilice la
orden Datos nuevos del men Insertar; para
Grfico1: Muestra el comportamiento de ventas de los desplazar una serie hasta una nueva posicin de su
productos en los meses de Febrero, Abril, Junio. grfico puede utilizar la orden de las series del men
Formato.
Incorporacin de Datos
Si est trabajando con un grfico de una hoja, puede
aadirle datos al grfico arrastrando los datos hasta el
grfico o bien utilizando la orden Datos nuevos del
men Insertar. Cuando trabaja con un grfico de una
hoja de grficos, la orden Datos nuevos del men
Insertar es la forma ms fcil de aadir datos. Cuando
arrastre los datos hasta el grfico de una hoja, no
necesita activar primero la grfica como ocurre cuando
utiliza el men Insertar.
Grfico2: Muestra el comportamiento de ventas de los Cambiar el Tipo de Grfico

productos (MOUSE, CPU, MONITOR, MEMORIAS) en
los meses Enero - Junio. Seleccione el grfico
Clic en el cono Asistente para Grficos
Seleccione un tipo diferente de grfico
Finalizar

largo del tiempo, puede aadir una lnea de tendencia

y una media mvil que suavizarn algunos de los picos
y los valles existentes en los datos.
Tambin puede hacer lo mismo en un grfico de columnas

para representar una tendencia temporal. Para ello,
seleccione las series haga clic con el botn derecho
del Mouse y seleccione Agregar lnea de tendencia.
Si el grfico proyecta los datos, tambin podr incluir

barras de error que definan los lmites de error superior
e inferior para las proyecciones basadas en
mediciones estadsticas estndar. Encontrar estas
opciones en la ficha Barras de error del cuadro de
dilogo Formato de serie de datos.
Tips
Formato de Grficos Combinados
Modificar su grfico Ha creado un grfico circular con un subgrfico circular
Haga doble clic sobre el rea que desea modificar o de barras, pero tiene problemas para cambiar el
formato.
Cambie los valores deseados
Aceptar Estos tipos de grficos combinados siguen algunas
reglas bastante estrictas. No es posible seleccionar los
Eliminar grfico grficos individualmente, siempre aparecen uno junto a
Clic derecho sobre la hoja que contiene el grfico otro y no es posible moverlos, aunque si es posible
Clic en la opcin Eliminar cambiar su tamao relativo. Para mostrar el vnculo
entre ambos puede aadir o quitar lneas de series,
Aceptar pero no es posible cambiar el formato de estas lneas
de conexin.
Si el grfico esta en la misma hoja de los datos Abrir la Galera de Grficos

Clic sobre el grfico Ha intentado abrir una de las galeras de tipos de
Suprimir. grficos, pero el archivo no se abre o aparece un
mensaje de error.
Resumen: Si ya ha utilizado un grfico personalizado, es posible
Las opciones de grficos avanzadas en Excel permiten que Excel haya abierto y ocultado uno de estos libros
incluir detalles que permiten detectar tendencias ms (o ambos). Para asegurarse de que podr abrir y ver
fcilmente. Por ejemplo, en un grfico de lneas que estos archivos, cierre todos los libros abiertos y salga
representa el precio de cierre diario de un valor a lo de Excel; a continuacin reinicie el programa y abra
inmediatamente estos dos libros.

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL MDULO V: IMPRESIN DE HOJAS DE CLCULO
Mdulo V
Impresin de
Hojas de Clculo
Conocer y establecer el rea de impresin en una Hoja de Clculo
Conocer y utilizar las opciones de configuracin de pgina e impresin.
Realizar impresiones de hojas de clculo de Excel.

MDULO V: IMPRESIN DEHOJAS DE CLCULO FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL

INTRODUCCION
Cuando se define un rea de impresin especfica,
La impresin de un modelo o documento es de gran Excel nicamente imprime el contenido de esa rea al
importancia para toda persona que desee presentar o hacer clic en el botn Imprimir. Si define un rea de
archivar sus resultados de una forma atractiva y impresin y posteriormente aade filas o columnas
funcional. Entre mejor sea la apariencia que tenga el debajo o la derecha de los datos, estas nuevas filas o
documento presentado, ms positivo ser el efecto columnas no se imprimirn. Siempre que cambie el
logrado en las personas que lo vean. diseo de una hoja de clculo deber volver a
comprobar el rea de impresin definida.
A diferencia de los documentos de Word, que
normalmente se disean para un determinado tamao 4.2 Configuracin de las opciones de
de papel, las hojas de Excel son entornos de trabajo de
tamao libre que crecen en todas direcciones. Si hace impresin
clic en el botn imprimir y deja que Excel se encargue En el siguiente esquema se describen las partes
del formato, aparecern saltos de pgina en posiciones principales de una hoja de impresin:
arbitrarias de la hoja de clculo, sin tener en cuenta el
contenido. Para poder imprimir correctamente una hoja
de gran tamao deber planificar el proceso con
antelacin y ser bastante creativo.
4.1 rea de Impresin

Para imprimir slo aquellas reas de su hoja que
contienen datos especficos o texto, puede definir una
rea de Impresin. Una vez establecida esa rea de
impresin, se imprimir automticamente la prxima
vez que decida imprimir.
Si no define de forma especfica un rea de impresin,

Excel asumir que desea imprimir todos los datos de la
hoja u hojas de clculo seleccionadas, desde la celda A1
hasta el lmite del rea que contiene datos o formato.
Si es necesario, puede dividir la hoja de clculo en

secciones menores e imprimir cada una de ellas en una
pgina. Tambin puede reducir el rea de impresin
para que ocupe un determinado nmero de pginas, es
posible repetir los encabezados de filas y columnas para
que resulte ms fcil consultar los datos impresos.
Cmo definir el rea de Impresin Predeterminada

Para comenzar, seleccione el rango que desea
imprimir.
No es necesario que sea un rango contiguo, pero si Los mrgenes definen el rea de impresin que
selecciona un rango as, recuerde que cada rea ocupa la informacin a imprimir en la hoja de papel y
seleccionada se imprimir en una pgina propia, por el espacio en el que no se imprime informacin
lo que el resultado podra no ser el deseado. Todas
las partes del rango que se deban imprimir deben El Encabezado y Pie de Pgina es la informacin
estar en la misma hoja de clculo, ya que cada hoja que se imprime en todas las pginas del documento.
de clculo de un libro tiene un rea de impresin El Encabezado quedar impreso dentro del margen
independiente. superior de la hoja. El Pie de Pgina se imprimir
dentro del margen inferior
Para definir el rea seleccionada como rea de
impresin predeterminada, seleccione Archivo > rea Pocos de los cambios hechos sobre el libro de trabajo
de impresin> Establecer rea de impresin. son tan destacables como los que se hacen al utilizar
las opciones de impresin. Con la orden Configurar
Excel crear en la hoja actual un rango denominado
pgina del men Archivo es posible controlar la
Area_de_impresin.

orientacin de la pgina, la anchura de los mrgenes, Ficha Mrgenes

el texto que aparece en las cabeceras y en los pies de
pgina, la presencia de extras tales como las lneas de En sta ficha se establecen los mrgenes, as como el
la cuadrcula y las anotaciones de las celdas. El cuadro centrado de la informacin en la hoja de la forma siguiente:
de dilogo Configurar pgina tiene cuatro fichas o
pestaas que sirven para configurar todas las posibles
opciones de impresin.
Ficha Pgina
En sta ficha se podrn ajustar las siguientes
opciones:
Izquierdo: Ajusta la distancia entre la orilla izquierda

del papel y el primer carcter impreso.
Derecho: Ajusta la distancia entre el ltimo carcter
impreso de un rengln y la orilla derecha del papel.
Superior: Ajusta la distancia entre la primer lnea de
texto que puede ser impresa en el documento, y la
orilla superior del papel.
Orientacin Inferior: Ajusta la distancia entre la ltima lnea de
Para elegir la orientacin de la impresin en la hoja. texto que puede ser impresa en el documento y la orilla
inferior del papel.
Vertical. Al elegir sta opcin la impresin se
realizar a lo largo de la hoja. Encabezado: Ajusta la distancia entre el encabezado y
la orilla superior del papel.
Horizontal. Imprimir a lo ancho de la hoja.
Pie de Pgina: Ajusta la distancia entre el pie y la orilla
Ajuste de Escala: inferior del papel.
De la misma forma que puede utilizar el zoom para En los dos casos anteriores la distancia establecida deber
cambiar el tamao de las celdas en la ventana de la ser menor que los valores de los mrgenes; de esta
hoja de clculo, es posible reducir el tamao de los manera se evitar que el encabezado o el pie de pgina
datos en la copia impresa, lo que permite incluir ms oculten los datos impresos dentro del rea de impresin.
filas y columnas en cada pgina, Excel puede calcular De forma predeterminada, Excel reserva 1.25 cm. para
automticamente el porcentaje de escala. Para cambiar el encabezado y para el pie de pgina de una hoja de
la escala de la pgina en un porcentaje fijo escriba un clculo. Si desea aprovechar al mximo cada hoja para
valor entre 10 y 400 en el cuadro Ajustar al % del mostrar datos y no va a utilizar ni encabezados ni pies de
tamao normal. pgina, abra el cuadro de dilogo Configurar pgina,
Tamao del Papel: haga clic en la ficha Mrgenes y asigne el valor 0 (cero) a
los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.
En sta seccin puede seleccionarse el tamao de la
hoja de papel que se utilizar en la impresin. Centrar en la Pgina:
Horizontalmente: Al activar ste casilla de verificacin
Calidad de Impresin:
la informacin impresa quedar centrada en forma
Para elegir una calidad en la impresin de la horizontal dentro de la hoja.
informacin en este cuadro se puede seleccionar
Verticalmente: Activar sta casilla hace que la
alguna de las opciones disponibles en puntos por
informacin impresa en el documento quede centrada
pulgada (ppp).
verticalmente.

Ficha Encabezado y Pies de Pgina: basta con ubicarse en el rea deseada y escribirlo. No
es forzoso utilizar las tres reas.
Al elegir la ficha Encabezado y Pie de Pgina aparece
el siguiente cuadro de dilogo: Dentro de los cuadros de dialogo anteriores se observa
una serie de botones que sirven para incluir varios
elementos dentro de los cuadros de encabezado o pie
de pgina. Puede utilizar estos para asignar formato o
personalizar an ms los encabezados y pies de pgina.
La siguiente tabla ilustra el uso de cada uno de ellos:
BOTON ACCION
Despliega una ventana para ajustar en ella el

tipo, tamao y estilo del texto.
Inserta un cdigo para que sea impreso el
nmero de pgina.
Inserta un cdigo para que sea impreso el
nmero total de pginas.
Inserta un cdigo para que sea impresa la
fecha del sistema.
Los Encabezados y Pies de Pgina son las leyendas Inserta un cdigo para que sea impresa la hora
que aparecen impresas en la parte superior e inferior del sistema.
de todas las hojas. Inserta un cdigo que permite imprimir la ruta
Cualquier hoja de clculo que ocupe ms de una del archivo.
pgina deber incluir un encabezado o un pie de Inserta un cdigo que permite imprimir el
pgina (o ambos). Los diferentes encabezados y pies nombre del archivo-
de pgina predefinidos permiten numerar las pginas,
Con este botn se puede insertar el nombre de
identificar la hoja de clculo, especificar la fecha de la hoja activa.
creacin, incluir el nombre del autor, etc.
Inserta el cdigo para agregar e imprimir una
Para aadir a estos elementos un texto personalizado imagen o logotipo.
haga clic en el botn Personalizar encabezado:
Con ste botn pueden hacerse ajustes al
formato de la imagen insertada.
Ficha Hoja
La ficha Hoja permite cambiar algunas opciones de la
hoja que se va a imprimir, nos muestra el siguiente
cuadro de dialogo:
O en el botn Personalizar pie de pgina:
Ambos cuadros de dialogo muestran tres secciones

(izquierda, centro y derecha). Para insertar un texto

Los ajustes que se pueden hacer en ste cuadro son Ver la opcin Comentarios. Para imprimir un
los siguientes: comentario individual, con el botn derecho del mouse
elija la celda que tiene el comentario y d clic en la
rea de Impresin: opcin Mostrar u ocultar Comentarios.
Permite seleccionar el rango de la hoja de clculo que
se desea imprimir. El botn Contraer dialogo, Orden de las pginas:
situado en el extremo derecho de ste rengln,
Esta seccin permite controlar el orden en que se
ocultar de forma temporal el cuadro de dialogo y le
numerarn e imprimirn los datos cuando no se
permitir introducir el rango seleccionando las celdas en
ajusten a una pgina.
la hoja de clculo. Al finalizar pulse nuevamente este (1)
botn y Excel le presentar todo el cuadro de dilogo. Seleccione (1) Hacia abajo, luego hacia
la derecha o seleccione (2) Hacia la
Imprimir Ttulos: derecha, luego hacia abajo.
Si su informacin consiste en una tabla que se La vista preliminar de la imagen de
imprimir en ms de una hoja, en sta seccin puede muestra presenta la direccin en que se
seleccionar una opcin que le permita imprimir las imprimir el documento cuando se
mismas columnas o filas como ttulos en cada una de seleccione una de estas opciones:
las pginas impresas de su hoja de clculo. Si desea (2)
especificar alguna fila como el ttulo horizontal de cada Despus de haber configurado la pgina a imprimir
pgina, elija Repetir filas en extremo superior y haga una vista preliminar antes de mandar su
seleccione la fila deseada. Si desea incluir ttulos documento a impresin.
verticales en cada pgina, elija Repetir columnas a la
izquierda y seleccione una o varias celdas en las
columnas de ttulos que desee. Recuerde que el botn
4.3 Vista Preliminar
Contraer Dilogo puede ayudarle para esto!
Con este comando podemos dar una vista al
Imprimir: documento antes de imprimir la informacin. Para
activarla haga lo siguiente:
Esta seccin permite especificar qu se va a imprimir
desde la hoja de trabajo, si se va a imprimir en blanco En el men Archivo seleccione la opcin Vista
y negro y la calidad de la impresin. preliminar, aparecer la siguiente pantalla:
Lneas de divisin: El activar sta casilla har que

se imprima el cuadriculado de todas las celdas que
se observan en el rea de impresin.
Blanco y Negro: Debe activarse esta casilla cuando

se haya utilizado formato con diferentes colores en
la pantalla, y se est usando una impresora en
blanco y negro.
Ttulos de Filas y Columnas: Esta opcin imprime

los encabezados de fila y columna de su hoja de
clculo.
Calidad de borrador: Seleccionar esta opcin,

permite reducir el tiempo de impresin ya que Excel
no imprime las lneas de divisin y la mayora de los
grficos. En ella podr hacer modificaciones a la presentacin
Comentarios: Contiene dos opciones para imprimir del documento usando las siguientes opciones:
comentarios; la opcin Al final de la hoja imprime los Siguiente: Muestra la siguiente pgina a ser impresa,
comentarios en una pgina al final del documento. si se tiene.
Como en la hoja imprime los comentarios donde
se localiza cada uno de ellos en la hoja de trabajo. Anterior: Muestra la pgina anterior a ser impresa, si
se tiene.
Si se eligi Como en la hoja, Excel imprimir
nicamente los comentarios desplegados. Para Zoom: Permite cambiar entre una vista de la pgina
desplegar todos los comentarios, seleccione del men completa y una vista normal.

Imprimir: Muestra las opciones de impresin e Insertar un Salto de Pgina manual:

imprime la hoja seleccionada.
Para insertar un salto de pgina manual realice los
Configurar: Abre el cuadro Configurar Pgina para siguientes pasos:
hacer los ajustes que se explicaron anteriormente en la
configuracin del documento. Seleccione la celda o fila situada debajo de la ltima
celda que desea imprimir en una pgina.
Mrgenes: Muestra u oculta los mrgenes para que
puedan ajustarse los mrgenes de encabezados y pie Seleccione Insertar>Salto de pgina. Un nuevo
de pgina y los anchos de las columnas. salto de pgina quedar insertado en ste punto.
Saltos de pgina: Le permite cambiarse alternativa Eliminar un Salto de de Pgina manual:

mente a la Vista previa de salto de pgina en la cual
puede ajustar los saltos de pgina en la hoja de trabajo Para eliminar un salto de pgina manual, realice el
activa o a la vista Normal en donde puede modificar el siguiente procedimiento:
tamao del rea de impresin y editar la hoja de trabajo.
Seleccione la celda o fila situada debajo del salto de
Cerrar: Cierra la ventana de Vista Preliminar y pgina que desea eliminar.
regresa a la vista de la hoja activa. Haga clic en Insertar > Quitar salto de pgina.
Ayuda: Le proporcionar ayuda en caso de tener Quitar todos los saltos de pgina de una hoja:
alguna duda.
Para quitar todos los saltos de pgina manuales de la
hoja actual,
4.3 Insertar y Eliminar Saltos de Pgina.
seleccione toda la hoja de clculo
Cuando imprime una hoja de clculo, Excel aade
Haga clic en Insertar>Restablecer todos los
automticamente saltos de pgina para dividirla en
saltos de pgina.
secciones que abarquen el tamao de papel
seleccionado. Excel no analiza la estructura de la
hoja antes de insertar estos saltos de pgina, se 4.4 Imprimir el Documento
limita a insertarlos en el punto en el que se agota el Para hacer una impresin se debe saber qu es lo que
rea imprimible de cada pgina. Para poder leer se desea hacer porque se puede imprimir slo un rea
mejor las hojas de clculo que ocupen ms de una de la hoja de trabajo, un grfico o ambas cosas.
pgina deber insertar saltos de pgina
manualmente. Despus de configurar la pgina estamos listos para
imprimir el documento. Para hacerlo, en el men
Excel incluye una vista poco usual, llamada Vista Archivo elija la opcin Imprimir Aparecer el
previa de salto de pgina que permite ver todos los siguiente cuadro de dilogo:
saltos de pgina y ajustarlos mediante la accin de
arrastrar y colocar.
Para activar esta vista en una hoja de clculo, haga clic

en el men Ver>Vista Previa de salto de pgina.
Esta vista permite ver la hoja completa, dividida en
pginas, tal como la imprimir Excel y con nmeros de
pgina de gran tamao en cada bloque (los nmeros y
las filas no aparecen en las pginas impresas).
Las lneas punteadas representan los saltos de lnea

automticos aadidos por Excel. Las lneas slidas
representan los saltos de pgina manuales.
Para ajustar los saltos de pgina seleccione la lnea

gruesa que separa dos pginas y arrstrela en
cualquier direccin. Para ajustar el rea de impresin,
arrastre las lneas slidas que aparecen en los lmites Impresora: En sta seccin podr seleccionar la
del rea. Todas las celdas que queden fuera del rea de impresora en que imprimir el documento. Adems le
impresin aparecern en esta vista de color gris. informa el estado, el tipo, en donde est conectada y
algn comentario. Como se ilustra a continuacin:

Hojas activas: Imprime cada hoja seleccionada. Cada

hoja es impresa en una hoja nueva, si la hoja tiene la
seleccin de rea de impresin se imprime slo esa
rea, si es un grfico la opcin cambia por Grfico
seleccionado.
Propiedades: Le muestra las propiedades de la Todo el libro: Imprime todas las hojas del libro de
impresora seleccionada. trabajo que contengan algn dato, si tiene la opcin de
rea de impresin slo imprime esa rea del libro.
Buscar Impresora: Permite localizar una impresora en
el caso de que el equipo est conectado a una red. Copias: Esta seccin permite indicar el nmero de
copias a imprimir.
Intervalo de pginas: Esta seccin permite indicar las
pginas a imprimir.
Todas: Imprime todo el documento.
Pginas: Imprime slo las pginas especificadas. Nmero de copias: En el espacio en blanco teclee
cuantas copias necesita
Imprimir Esta seccin indica la proporcin del
documento que se desea imprimir: Intercalar: Si activa sta casilla se organizan los
nmeros de los documentos para impresiones de
copias mltiples. Imprime un juego antes de iniciar con
la segunda copia. (Slo estar activa si el nmero de
copias es mayor de 1)
Al terminar de hacer los ajustes necesarios en ste

cuadro de dilogo, procederemos a la impresin del
Seleccin: Imprime las celdas y los objetos documento. Para hacerlo basta con pulsar el botn
seleccionados en la hoja de trabajo. Aceptar y la impresin ser realizada.

FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL COMENTARIOS FINALES
Comentarios
Deseamos que el presente material de apoyo le haya facilitado el aprendizaje de los temas que componen cada
mdulo de este evento y que le sea til para futuras consultas.
Le felicitamos por haber concluido este curso de capacitacin, contine practicando; recuerde que su habilidad
depender del manejo cotidiano de esta paquetera.
Le invitamos a tomar el curso de Excel nivel Intermedio Gestin de Datos en Excel, en el cual conocer el uso
de las Tablas Dinmicas, Escenarios, Esquemas, Funciones de Bases de Datos, Solver, Buscar Objetivos, etc.,
dichas herramientas le ayudarn a realizar mejor sus funciones laborales y personales, con Excel 2003 Avanzado,
aprenders a crear y aplicar las macros de Excel, con esta herramienta podrs automatizar todos tus procesos de
una manera eficaz, atrvete a entrar al mundo maravilloso de la aplicacin de las matemticas en una hoja de
clculo.
La perseverancia nos lleva al XITO
Capactate!

BIBLIOGRAFIA FORMATO Y OPERACIONES EN EXCEL
Bibliografa:
La BIBLIA de Microsoft Office 2003

Ed Bott
Woody Leonhard
Editorial Anaya Multimedia
Pas Espaa
1084 Pginas
2005
Edicin Especial Microsoft Office XP

ED BOTT y WOODY LEONHARD
Editorial Prentice Hall
Pas Espaa
1344 Pginas
2004
Microsoft Excel 2003 Paso a Paso

C. Nossiter Joshua
Editorial Prentice Hall
Pas Mxico
426 Pginas
2004
Excel 2003 Super Book

McFedries Paul
Editorial SAMS Publishing
Pas EEUU
1772 Pginas
2004
Obra literaria propiedad del:

Centro Nacional de Capacitacin y Calidad IMSS-SNTSS
Elaborado por:
Eliseo Robles Hernndez

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Formato y Operaciones en Excel......................................................................................... 7

Unidad Bsica Fundamentos de Excel 2003....................................................................... 9

Mdulo I: Frmulas ............................................................................................................. 35

Mdulo II: Funciones Bsicas ............................................................................................ 47

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 3

2.3 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS .........................................................................50

Mdulo III Gestin de Bases de Datos .............................................................................. 59

Mdulo IV Creacin y Edicin de Grficos ...................................................................... 69

Mdulo V Impresin de Hojas de Clculo ......................................................................... 79

4 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD IMSS-SNTSS

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 5

6 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD IMSS-SNTSS

Formato y Operaciones en Excel

Requisitos: Cursos Introduccin al uso y operacin de las Microcomputadoras, Administracin

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 7

La informacin contenida en ste apartado corresponde a los

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 9

10 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD IMSS-SNTSS

Fundamentos de Excel 2003 (Parte 1)

Microsoft Excel 2003 es un potente programa de hojas de

Con Excel 2003, puede publicar fcilmente una hoja de

Con Excel 2003 es fcil introducir informacin en una

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 11

Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas

Excel 2003 puede trabajar simultneamente con un

12 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD IMSS-SNTSS

Nombre de archivo: En este espacio se escribir el

Guardar como tipo: Aqu seleccionar el formato con

Despus de seleccionar el lugar de almacenamiento, el

Las etiquetas de hoja representan las hojas individuales

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 13

Tambin se puede seleccionar el comando Cambiar Determinar el nmero inicial de hojas en un

Para agregar varias hojas de clculo, mantenga Mover o Copiar hojas

Posicione el apuntador del ratn en la hoja que

Seleccione del men contextual (botn derecho del

Aparecer un cuadro de dilogo con las

Al libro: Permite seleccionar el libro de trabajo a donde

La opcin Crear una copia deber estar desactivada.

SUGERENCIA. Otra forma para mover las hojas es dar

14 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD IMSS-SNTSS

Copiar hojas Conociendo los diferentes punteros o apuntadores se

Al sealar la esquina inferior derecha de la

Este puntero de movimiento permitir

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 15

Para seleccionar rangos con el ratn siga estas

PARA SELECCIONAR: HAGA ESTO:

Seale la celda con el puntero

Con el puntero del ratn seale

Seleccionar Rangos de Celdas Arrastre por encima de los ttulos

Quitar una seleccin D un clic en cualquier celda de

Otra forma de seleccionar rangos es utilizando el teclado.

PARA SELECCIONAR: HAGA ESTO:

Seleccione la celda inicial del

16 CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDAD IMSS-SNTSS

PARA SELECCIONAR: HAGA ESTO:

Todo el rengln de la Presione las teclas Shift + Barra

Toda la columna de la Presione las teclas Ctrl + Barra

Mantenga presionada la tecla

Presione la tecla ESC (se elimina

Haga clic con el botn

CENTRO NACIONAL DE CAPACITACION Y CALIDADIMSS-SNTSS 17

Fundamentos de Excel 2003 (Parte 2)