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MODALIDAD:
TRABAJO DIRIGIDO
TEMA:
LLA
APPA
AZZ BBOOLLIIV
VIIA
A
22000099
AGRADECIMIENTOS
Too
DEDICATORIA
A mi esposa Silvia
A mis queridsimos hijos Samuel y Raquel
A la memoria de mi Madre
A mi Padre Modesto
A mis hermanos Lourdes, Jeny, Bladimir, Madaid y Juan
Carlos
A mi amigo Marco Antonio
Quienes con su apoyo permitieron llegar a feliz trmino.
EDWIN PABLO
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CAPITULO I
ANTECEDENTES
1.1 INTRODUCCION
Trabajo Dirigido, en aspectos que son identificados como necesidad en las instituciones
beneficiarias.
Andrs, institucin pblica reconocida como persona colectiva de acuerdo a los artculos
52 del Cdigo Civil y la Constitucin Poltica del Estado, representada por su Decano Dr.
Luis Adalid Aparicio Delgado Ph.D. , acuerdan firmar el convenio por el que se establece
implementacin.
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CAPITULO II
MARCO INSTITUCIONAL
2.1 ANTECEDENTES
de losas huecas pretensadas se realiza a pedido del cliente, otros productos como rejillas de
jardn, postes para muros de cerco, lminas para muro de cerco, cordones de acera,
PRETENSA Ltda. fue fundada el 5 de Junio de 1992, bajo la estructura jurdica de una
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adecuados, falta de especificaciones tcnicas de los productos, y en general por una falta de
empresa como tal, con un xito en sus ventas, tuvo un crecimiento significativo. Con el
tanto del factor humano como en el tecnolgico. As tambin, su eficacia como empresa se
basa en mltiples dimensiones del hombre, que van ms all de su funcin meramente
productiva.
compaa ha cumplido cabalmente con este propsito lo que los convierte en una empresa
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En Bolivia es uno de los pocos pases donde se edifican regularmente edificios de 15 pisos
en 1996 cuando se recibe el Illimani de Oro por la labor realizada en beneficio del
reconocimientos y otros han indicado que, desde siempre, estuvo por un buen rumbo.
en mercados nuevos dentro del pas. Al ser esta ciudad, ncleo del comercio boliviano, se
tiene acceso rpido a las materias primas nacionales e importadas y un potencial comercio.
El mercado como tal, dentro del mbito nacional, es suficiente para mantener la estabilidad
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Ortis No. 100, de la ciudad de La Paz. Los medios de comunicacin con clientes fijos y
Tambin se cuenta con oficinas de comercializacin en las principales ciudades del pas
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GRAFICO 2-1
PLANO DE UBICACIN DE LA PLANTA PRETENSA Ltda.
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Cumplir y sujetarse a las leyes y polticas (Ley 1333 de Medio Ambiente, Patentes,
internacionales (ISO 9001, OSHAS 18000, ISO 14000) para satisfaccin del cliente.
2.4 MISION
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Tenemos el firme compromiso de hacer las cosas bien desde el inicio, buscando la mejora
2.5 VISION
las actividades de la organizacin en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los
2.6.1 ORGANIGRAMA
La empresa con el paso de los aos se ha consolidado sobre una base de organizacin
lineal funcional, porque rene en un departamento a todos los que se dedican a una
casi con exclusividad, en la Gerencia General, bajo una estrategia de interaccin vertical.
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En el Grfico 2-2, se visualiza claramente que las funciones no son aisladas, se trata en la
9 El control de calidad, como una prioridad de la empresa, que garantiza una vida
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GERENTE
GENERAL
GERENTE ADMINISTRATIV
GERENCIA
GERENTE DE GERENTE DE
VENTAS LOGISTICA
GERENTE DE
PRODUCCION
INGENIERO DE
PLANTA
DIRECTOR DE
CONTROL DE CALIDAD
INSPECTOR DE PLANTA
JEFES DE SECRETARIO Y
SECCION ENCARGADO DE
PERSONAL
CHOFER DE PLANTA
JEFE DE
JEFE DE SECCION ENCARGADO DE JEFE DE SECCION JEFE DE JEFE SECCION JEFE DE ENCARGADO DE JEFE DE
SEGURIDAD
PRETENSADOS PREMOLDEADOS DESPACHO ALMACEN INDUSTRIAL POLIESTIRENO MANTENIMIENTO TRANSPORTES LABORATORIO
MAQUINAS PREMOLDEADOS DESPACHO EXPANCION MANTENIMIENT MANTENIMIENTO INDUSTR ENTREGA DE PRODUC CONTROL DE CALID CONTROL AMBIENT
GRUPOS
DE TESADO CORTE METAL MECANICA
TRABAJO
CORTE CIELO AMERICAN FIBRA DE VIDRIO
CURADO
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El hormign pretensado
El hormign pretensado es una tcnica constructiva, que consiste en someter una pieza a una
fuerza de compresin previa, en la zona que debera resistir esfuerzos de traccin al someterla
a una carga. La compresin inicial compensa las tracciones que aparecen en servicio.
pero en el hormign pretensado la armadura tiene por cometido producir una compresin en el
Presenta mayor resistencia que el hormign armado a las cargas alternativas, cargas
esfuerzos cortantes. Permite obtener piezas ms ligeras que las de hormign armado, con un
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La gama de productos mostrados, en los Cuadros 2-1, 2-2, 2-3 y 2-4 es slo una lista parcial,
porque las posibilidades de diseo son mltiples y, por tanto, stas reflejan una visin general
CUADRO 2-1
PRETENSA Ltda.: PRODUCTO TERMINADO - VIGUETAS
PRODUCTOS CDIGO LONGITUD PESO
CUADRO 2-2
PRETENSA Ltda.: PRODUCTO TERMINADO LOSA HUECA
PRODUCTOS CDIGO LONGITUD PESO
LH 10/30/1 100 a 380 cm 53.70 Kg/m
LH 10/30/2 390 a 410 cm 53.70 Kg/m
LH 10/30/3 420 a 530 cm 53.70 Kg/m
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CUADRO 2-3
PRETENSA Ltda.: PRODUCTO TERMINADO PREMOLDEADOS
PRODUCTOS CDIGO PESO
CUADRO 2-4
PRETENSA Ltda.: PRODUCTO TERMINADO POLIESTIRENO
No. CODIGO DESCRIPCIN
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Se utilizan para la construccin de losas en edificaciones desde casas hasta edificios. Ofrecen
vigueta garantizan una perfecta adherencia mecnica entre la propia vigueta y la carpeta de
hormign.
Placa hueca pre moldeada industrializada, fabricada en una pista plana sobre la que se tesa
previamente las armaduras de acero para pretensado y luego se hormigona mediante una
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NB 997 Norma Boliviana: Elementos prefabricados de hormign Viguetas prefabricadas de hormign
pretensado Requisitos y mtodos de ensayo.
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compactando el hormign.2
tcnico, tambin se utilizan como elementos de forjado y pared en todo tipo de edificacin.
Colocadas una contra las otras directamente sobre una superficie portante (muro, viga, etc.)
forman un forjado completo en un tiempo rcord (tres hombres con ayuda de un camin gra,
cubren un forjado de 100 metros cuadrados en hora y media). La ventaja del montaje
acelerado permite una economa considerable de mano de obra y es esto precisamente lo que
ha ido desplazando a los forjados tradicionales, ya que se puede tabiquear el mismo da del
solo es necesario en las juntas entre losas un mortero y no requiere la capa de compresin. Las
fabricados bajo estrictos controles de calidad (dosificacin del hormign, tesado del acero,
moldeado, fraguado, destesado y corte). En las Losas Huecas Pretensadas todos los pasos
productivos pueden ser controlados con facilidad, no as los Forjados en su etapa constructiva
en obra. Tambin se debe aclarar que ste tipo de losas no puede ser fabricadas en moldes.
La losa hueca es ideal para ser utilizada en muros de contencin y entrepisos, por su gran
rigidez y capacidad de soportar grandes cargas como empujes activos de los suelos en forma
inmediata.
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NB 991 Norma Boliviana: Elementos prefabricados de hormign Losas huecas de hormign pretensado -
Requisitos y mtodos de ensayo.
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Costos: Su utilizacin permite obtener una serie de ventajas fundamentales comparadas con
Montaje: Al ser losas autoportantes, se puede continuar las tareas sobre ellas casi en forma
inmediata a su montaje. El diseo de las juntas horizontales permite, mediante el llenado de las
mismas con mortero de cemento, distribuir los esfuerzos a las losas adyacentes.
arquitectnico.
o Datos Tcnicos:
Dimensiones: 63 x 51 x 9 cm.
Peso: 40.5 kg
rea: 0.324 m2
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o Instalacin:
formando una superficie uniforme y pareja, sobre la cual se asientan las rejillas.
o Usos
Circulacin de movilidades.
Elemento decorativo.
o Datos Tcnicos:
Peso: 69 Kg
Peso: 91 Kg
o Instalacin:
recuperable 100%.
o Usos:
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Cerramientos.
o Datos Tcnicos:
Peso: 90 kg
Rendimiento: 1 elemento/m
o Instalacin:
Excavando la zanja que aloje al cordn de acera se coloca una capa de arena sobre la que
de acera.
o Usos:
o Datos Tcnicos:
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Peso: 140 Kg
o Instalacin:
o Usos:
Campos deportivos.
Cerramientos en general.
o Datos Tcnicos:
Peso: 2830 Kg
o Instalacin:
Excavando la zanja que aloje a la barrera de autopista se coloca una capa de arena sobre la
o Usos:
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Producidas con materia prima importada segn Normas Internacionales (ASTM 4986), auto
extinguible tipo F (DIN 4102), con perfil especial para adaptarse exactamente a las viguetas.
Peso especfico: 10 kg./m3. El peso total de los complementos por rea de influencia sera de
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9 Livianos:
Un complemento de plastoformo reemplaza a 80 kg de ladrillo cermico.
9 Econmicos:
Rapidez en la colocacin.
9 Seguros:
Sin roturas en transporte y colocacin contra 10% de merma del ladrillo cermico
9 Aislante:
Trmicos y acsticos
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2.7.9 PLASTOPANEL
9 Datos tcnicos:
Espesor: 3, 5, 7, 10, 15 y 20 cm
resistencia.
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9 Datos Tcnicos:
Caractersticas Generales:
Mdulo: 122 x 61 cm
Espesor: 3 y 4 cm
Propiedades fsicas:
Propiedades al agua:
Resistencia a la difusin: 30 40
Propiedades trmicas:
R = 60
Condicin de verano: R = 94
Condicin de invierno: R = 94
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Terminacin superficial
1) Serie Clsica
Las placas son autoextinguibles, por que estn fabricadas con materiales que an siendo
combustibles no propagan el fuego, apagndose una vez que la fuente de ignicin que le ha
2) Serie Decorativa
Cielo Americano
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CAPITULO III
3.1 PROBLEMA
PRETENSA cuenta con una capacidad de produccin de viguetas de 6930 m. por da, en la
cual intervienen una gama de maquinas, equipos, herramientas, etc., para la fabricacin de
principales ciudades del pas como La Paz, Cochabamba, Sucre, Oruro, Potos, Santa Cruz,
Tarija y El Alto.
En toda organizacin de este nivel, existe un crecimiento en los Activos Fijos porque son
En PRETENSA se observ que como empresa de creacin relativamente nueva no cuenta con
Al inicio no representaba un problema el control contable, fiscal y fsico de los Activos, con el
crecimiento acelerado de esta organizacin se vuelve complicado el control, tanto fsico como
contable.
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Si la administracin de los activos no merece atencin adecuada por parte de la alta direccin,
sucursales de la empresa.
Las decisiones tomadas por la administracin dan soluciones momentneas dado que, con el
interno de los Activos Fijos puede acarrear problemas sucesivos y acumulativos como por
ejemplo:
Administracin de Activos fijos al momento de una auditoria externa, Solicitada por parte de
los financiadores.
2.- El no poder ofrecer una informacin al directorio de PRETENSA sobre los activos fijos
sucursales.
La ausencia de los instrumentos de administracin entre ellos los manuales del sistema de
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a PRETENSA.
Luego de desarrolladas las etapas anteriores del proceso de anlisis del sistema, se tienen los
siguiente forma:
PRETENSA Ltda.?
Ltda.?
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CAPITULO IV
OBJETIVOS
El objetivo general del trabajo es: Disear un Sistema de Administracin y Control de Activos
1.- Determinar el grado de cumplimiento de las normas vigentes en la entidad con relacin al
2.- Identificar los elementos principales que estructuran el Sistema de Control Interno,
3.- Recontar fsicamente los Activos Fijos para actualizar su existencia e identificar a aquellos
4.- Disear el manual de codificacin para la toma de inventarios de Activos Fijos muebles.
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uso.
6.- Elaborar los procedimientos de Control Interno para la administracin de Activos Fijos
8.- Codificar los Activos Fijos, con el propsito de identificar correlativamente los bienes.
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CAPITULO V
Una empresa, requiere de un buen proceso administrativo para la consecucin de sus fines y
objetivos. Proceso que en un determinado momento debe ser evaluado interna o externamente
La implementacin del sistema de control interno de los Activos Fijos esta de acuerdo a las
normativas vigentes emitidas por Impuestos Nacionales (ley 843 y sus decretos
Este estudio debe estar complementado o sustentado financieramente a fin de conocer tanto a
corto, mediano y largo plazo de la viabilidad del xito del mismo, para ello aplicaremos todos
todo financieramente.
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obtener informacin confiable y suficiente misma que permita sustentar las conclusiones de
Comprobaciones.
Entrevistas.
informe, para ello se hace necesario la utilizacin de mtodos que nos permita avanzar en el
mtodos, como ser: Tericos y empricos que se desarrolla a travs del trabajo dirigido.
toma de decisiones y como resultado dan origen a que estas no sean efectivas, reales y
carezcan de confiabilidad.
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El resultado del trabajo se manifiesta en la evaluacin de controles, que ayudaran a mejorar los
sistemas de administracin y control de Activos Fijos, con el fin de que las operaciones de
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CAPITULO VI
METODOLOGA DE LA INVESTIGACION
Activos Fijos.
Alcance Geogrfico
establecidas en las principales ciudades del pas como La Paz, Cochabamba, Sucre, Oruro,
Alcance Institucional
Se busca indagar acerca de las falencias de control administrativo de los activos fijos por parte
Alcance Regional
Que el diseo a proponerse en la institucin, pueda a futuro ser implementado en todas las
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Especialidad
Temporalidad
El trabajo fue realizado a partir del mes de agosto del 2008 hasta el mes de marzo del 2009.
Unidades de Anlisis
El diseo de esta investigacin fue de campo, en vista de que se pudo recopilar directamente la
En el presente trabajo se utiliz el mtodo cientfico el mismo que es definido como el camino,
caractersticas del mtodo estn determinadas por el objeto, por las situaciones econmicas,
sociales y culturales del contexto y del investigador y por lo que este quiere lograr.
La investigacin fue realizada con el mtodo de anlisis exploratorio - descriptivo que consiste
en hacer un anlisis de la situacin existente, describiendo cada uno de sus elementos con
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procedimientos.
procedimientos adecuados para elaborar una investigacin posterior. Es til desarrollar este
tipo de investigacin porque, al contar con sus resultados, se simplifica abrir lneas de
Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos,
comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis. Miden o evalan diversos
de vista cientfico describir es medir. Esto es en un estudio descriptivo se selecciona una serie
investiga.3
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METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIN, Hernndez, Sampieri Roberto y Otros, Pg. 102
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de investigacin.
a travs de los procedimientos lgicos, el anlisis y sntesis, para obtener elementos de juicio
El mtodo deductivo parte del razonamiento del hombre respecto de lo general a lo particular,
cuyos conocimientos base se les puede extender de una determinada clase de fenmenos a
otros de igual similitud, constituyendo por tanto la deduccin la unidad racional dialctica
y separacin de las partes de un todo hasta conocer todos sus elementos o principios) forma
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GUIA PARA ELABORAR DISEOS DE INVESTIGACIN EN CIENCIAS ECONMICAS CONTABLES
Y ADMINISTRATIVAS, Mndez Alvarez Carlos E. Pag. 125 y 126
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diferentes formas.
A travs del cual se atribuyen valores numricos a las propiedades y relaciones del objeto para
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METODOS Y TECNICAS DE INVESTIGACIN, Yugar Flores Ricardo, Pg. 135
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menos general.
Fuentes Primarias
primera mano.6 En este sentido para el presente trabajo se utiliza como fuentes de
Fuentes Secundarias
Son las fuentes que compilan y reprocesan la informacin de primera mano, se utiliza en este
estudio como fuente de informacin secundaria el registro histrico que PRETENSA realiz
facturas, etc.
6
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN, Hernandez S. Roberto, Fernndez Carlos, Baptista Pilar
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Para todo proceso de investigacin se requieren diversas tcnicas que permitan obtener toda la
informacin o datos que se requieran para el desarrollo del mismo, para este trabajo se
Observacin Directa
Entrevistas
El propsito de esta tcnica es conferenciar de manera formal sobre algn tema establecido,
previamente a la vez reunir datos, como tcnica requiere que un contexto metodolgico con el
investigador dentro de ciertos lmites variar la naturaleza del medio al mismo tiempo que se
La misma puede ser aplicada a todo tipo de personas: Analfabetos, limitacin fsica u
orgnica.
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tratamiento de la informacin.
Cuestionarios
La tcnica para la elaboracin de los cuestionarios, consiste en una preparacin de una serie de
preguntas sobre el sistema u operaciones que se pretende evaluar y los controles que se
quieren identificar.
Las preguntas de pos cuestionarios normalmente son cerradas y procuran obtener respuestas
responsables de las operaciones sobre el diseo de las funciones y de los procesos a tratarse.
Tambin se pueden realizar preguntas abiertas, este tipo de preguntas son ms aplicables para
Inspeccin de la Documentacin
parte de esta investigacin, para obtener informacin relevante que aporte a la implementacin
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Anlisis FODA
El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual
funcin de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formuladas, el trmino
FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras Fortaleza, Oportunidad,
Debilidades y Amenazas.
Fortalezas como debilidades son internas de la organizacin, por lo que es posible actuar
directamente sobre ellas, en cambio, las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que
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CAPITULO VII
MARCO TEORICO
Para efectos de la investigacin del presente trabajo dirigido; se denominan, Activos Fijos, a
eventos pasados, de cuya utilizacin se espera que fluyan a la empresa beneficios econmicos
futuros, o denominados tambin al conjunto de bienes muebles y/o inmuebles, que posee una
que la informacin confiable es esencial para propia existencia de nuestra sociedad. Ya que el
si debe aprobar un prstamo; el gobierno, al obtener ingresos con base en las declaraciones de
renta, todos dependen de la informacin proporcionada por otros, para tomar decisiones
De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son
importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la
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internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por
supuesto las decisiones tomadas no sern las mas adecuadas, para su gestin, e incluso podra
llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias
Los Activos Fijos se clasifican en dos grandes grupos que son: Activos Fijos Tangibles y
Los Activos Fijos Tangibles se pueden ver y tocar, sea grandes o pequeos, ocupan un espacio
Las tres clases generales de Activos Fijos Tangibles, son las siguientes:
De tipo no depreciable. Los terrenos son el nico tipo de Activo tangible no sujeto a
depreciacin.
De tipo depreciable. Constituido por edificios, maquinarias, muebles, etc. que a causa del
Tipo agotable. Son activos que tiene relacin con los recursos naturales, tales como
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Los Activos pertenecientes a esta clasificacin son bienes que carecen de sustancia fsica y
futuros. Algunos Activos Intangibles solo tiene valor para una determinada empresa, su
contienen. Como ejemplo de estos Activos tenemos los siguientes: Patentes, marcas,
Se espera que un bien para ser considerado como Activo Fijo o bien de uso, presente las
siguientes caractersticas:
Que sea de naturaleza relativamente duradera: Los edificios, muebles, equipos, presentan
Que este destinado al uso y no a la venta : nicamente los Activos utilizados en las
La depreciacin de un Activo Fijo ocurre cuando ciertos bienes pierden valor por desgaste o
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a) Del costo total del bien se deduce el valor neto de realizacin del bien que se estima
b) Este se distribuye entre los diversos periodos contables siguiendo algn mtodo de
imputacin.
Agotamiento
Desgaste
Envejecimiento
Envejecimiento tcnico
Envejecimiento econmico
3.- La duracin del activo segn la contabilidad; se incluyen las causas por:
Consolidacin
Poltica de dividendos
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Polticas tributarias
Es bsicamente el costo de adquisicin, pero no se debe ignorar, el valor que el bien pueda
tener para la empresa al dejar de ser til en su actividad (nos referimos al posible valor
residual).
Valor de Ingreso
Valor de recuperable
Valor a depreciar
Es la estimacin del valor que el bien tendr para la empresa una vez finalizada su utilizacin.
Surgir de la diferencia entre el precio de venta estimado y todas las erogaciones necesarias
Tiempo: aos
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La eleccin de la base depender de la caracterstica del bien y del uso que se le dar.
"constante", admite que la depreciacin es una funcin constante del tiempo y que las
causas que la provocan tienen efectos continuos y homogneos, se supone que el Activo se
desgasta por igual durante cada periodo contable. Este mtodo se usa con frecuencia por
Mtodo de depreciacin creciente: este mtodo supone que el desgaste que se produce es
inferior en los primeros aos y que aumenta progresivamente con el correr del tiempo.
depreciar un Activo se basa en el nmero total de unidades que se usarn, o las unidades
que puede producir el activo, o el nmero de horas que trabajar el Activo, o el nmero de
Mtodo del doble saldo decreciente: O dos veces la tasa de la lnea recta. En este mtodo
no se deduce el valor de desecho o de recuperacin, del costo del activo para obtener la
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lnea recta. En el segundo ao, lo mismo que en los subsiguientes, el porcentaje se aplica al
valor en libros del Activo. El valor en libros significa el costo del Activo menos la
depreciacin acumulada.
Activo.
Reparaciones: Son las erogaciones que se producen con el objeto de "reparar" o reponer
daos a los bienes por algn accidente o hecho fortuito, se carga al resultado del ejercicio
Mantenimiento: Son las erogaciones que se realizan con el objeto de permitir el normal
produccin, el gasto de mantenimiento deber formar parte del costo de los bienes
7.2 SISTEMA
Es importante para la comprensin de nuestro trabajo el dar conceptos claros sobre lo que es
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esperados.
Para poder ampliar nuestro conocimientos sobre el significado de sistema podemos distinguir
El producto (bien o servicio) del sistema, es el producto final alcanzado como fruto
funcione.
La evolucin de los resultados, que consiste en cotejar los productos finales con los
planificados.
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Los sistemas funcionan por medio de tres fases muy importantes que son la fase de inicio o
entradas que son los recursos que ingresan al sistema desde el medio ambiente externo o
interno, la fase intermedia que son cumplidas por los procesos y la fase final que son los
9 Sistemas operativos
Los sistemas operativos son aquellos cuyos procesos tienen la finalidad de transformar los
de la entidad.
9 Sistemas de Administracin
Los sistemas administrativos son aquellos cuyos procesos y productos permiten precisamente
entidad.
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7.3 ADMINISTRACIN
La administracin es una fuerza dinmica que convierte los recursos humanos y no humanos
para la toma de decisiones. A medida que la organizacin crece en tamao se hace necesario
una divisin de trabajo, es decir, las sub unidades se vuelven a dividir, permitiendo a cada
sealan que:
Estas definiciones nos dan a comprender que la administracin es una verdadera fuerza social
de una organizacin.
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rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeo mismo de las tareas el
necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada
As pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, as
mismo son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del
Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una direccin,
Los manuales administrativos son una valiosa herramienta tcnica que, coadyuve a lograr una
instrumento de comunicacin.
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El manual de polticas contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos
en la toma de decisiones.
El Manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los
determinado tipo de actividades y oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la
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Para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con
organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir.
o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por
que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o
ejecucin.
5.- Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones
6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
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7.- Facilitan el control por parte de los supervisiones de las tareas delegadas al existir un
instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
8.- Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser
1.- Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido
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3.- Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y
suficientemente flexibles.
reducido.
cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un
cuerpo orgnico, por lo que resultar difcil en un momento dado conocer cul es el total de
herramienta moderna y eficaz para revelar y evaluar en forma preliminar, las actividades de
7.4.6 FORMULARIOS
Las formularios han constituido a la base del registro y transmisin de la informacin en las
empresas desde hace tanto tiempo que es difcil imaginar una compaa que sea dirigida sin
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entre la computadora y el hombre, lo mismo que entre las personas. Por una parte, hacen
posibles las operaciones de las empresas modernas. Por otra parte, su demanda tan
DISEO DE SISTEMAS
que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento
como la forma has de ser diseados como una unidad integral. En esencia, cuando se generan
Las formas pueden ser diseadas como entradas para un sistema particular de informacin
forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante
sobre el diseo.
En resumen, insistimos en que las formas han de guardar relacin con el diseo de los
sistemas de informacin y con las operaciones. El diseo de ellas y de los sistemas deber ser
un proceso integrado.
adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
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Se tiene tambin otro concepto como es. Comprende el plan de organizacin, incluyendo a la
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Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar alrededor de los
Supervisin. Los sub elementos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las
UNA EMPRESA
1. Arqueos peridicos de caja para verificar que las transacciones hechas sean las correctas.
3. Al adquirir responsabilidad con tercero, estas se hagan solamente por personas autorizadas
5. Hacer un conteo fsico de los activos que en realidad existen en la empresa y cotejarlos con
59
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empresa.
9. Verificar que se estn cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y civiles.
10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas estn dando los resultados
esperados.
11. Existen muchos ms y variados procedimientos de control interno que se le pueden aplicar
a la institucin, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la actividad que
Segn su naturaleza:
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una seguridad razonable de que: El acceso a los bienes y/o su disposicin solo es permitido
previa autorizacin, salvaguardar sus activos (Bienes y Patrimonio y/o todos sus recursos) y
Se adopta como marco conceptual del desarrollo del tema: al control interno que comprende
el plan de organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adaptadas dentro de una
empresa para:
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medidas adaptadas dentro de una empresa para dar una seguridad razonable de que los
objetivos programados.
analizar las operaciones que se hayan proyectado realizar, antes de su autorizacin o de que
esta suelta sus efectos, con el propsito de establecer su legalidad, veracidad, conveniente y
oportunidad, en funcin de los planes de la entidad. En ningn caso las unidades de Auditoria
interna ni personas o entidades externas, ejercen controles previos. Tampoco podr crearse una
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Los responsables superiores tambin ejercern control sobre las metas, objetivos o resultados
alcanzados por las operaciones o actividades bajo su directa competencia, con el propsito de
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son
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coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos
Lograr el cumplimiento de sus planes, programas y presupuestos, en concordancia con
control interno:
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funciones.
Al terminar la implementacin del sistema de control interno debe realizarse un anlisis con
PRETENSA
En muchas empresas con fines de lucro. La inversin en Activos Fijos representa una gran
bienes de uso son gastos importantes en el estado de resultados, Los gastos totales para los
activos fijos y los gastos relacionados hacen que un control interno slido sea esencial para la
mtodos no controlados de adquirir, mantener y retirar el bien de uso, con frecuencia, son ms
estos servicios.
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desempeo.
sobre:
b) Los efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias que cambien el monto y
d) Como obtiene y gasta efectivo una organizacin, sus prestamos y reembolsos de prestamos
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CAPITULO VIII
MARCO LEGAL
La Constitucin Poltica del Estado norma que, Los impuestos y cargas publicas obligan
sancionada de acuerdo al cdigo tributario y dems disposiciones por lo tanto las empresas
privadas estn sometidas a esta norma y a las disposiciones tipificadas en texto ordenado de la
La Ley 843 y sus Decretos Reglamentarios, es una disposicin legal, Actualizada a diciembre
Nacionales.
Costo Depreciable:
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Segn el prrafo 1 del artculo 21 del Decreto supremo, las depreciaciones se calcularan sobre
el costo de adquisicin o produccin de los bienes, el que incluira los gastos incurridos con
que resulten necesarios para colocar los bienes en condiciones de ser usados.
Los bienes del Activo Fijo comenzaran a depreciarse impositivamente desde el momento que
inicie su utilizacin y uso. El primer ao, el monto de la depreciacin ser igual a la cantidad
total que le corresponda, por una gestin completa dividido entre doce (12) y multiplicada por
la cantidad de meses que median, desde el inicio de su utilizacin y uso, hasta el final de la
gestin fiscal. El mes inicial en todos los casos, se tomara como mes completo.
Las depreciaciones del Activo Fijo se computaran sobre el costo depreciable, segn el artculo
En todos los casos, la reserva acumulada no podr ser superior al costo contabilizado del bien,
tcnicos realizados durante las gestiones fiscales que se inicien a partir de la vigencia de este
impuesto, no son deducible de la Utilidad Neta, conforme al inciso h) del artculo 18 del
mencionado reglamento.
Depreciaciones de Inmuebles
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A los efectos del clculo de la depreciacin deber incluirse el valor correspondiente al terreno
Las reparaciones ordinarias que se efecten en los bienes del Activo Fijo, sern deducibles
como gastos del ejercicio fiscal siempre que no supere el veinte por ciento (20%) del valor
residual. El valor de reparacin superior a este porcentaje se considerara mejora, que prolonga
la vida til del bien y, por lo tanto se imputara al costo del activo respectivo y su depreciacin
La revalorizacin de los Activos Fijos se la realizara en funcin a la Norma Contable No. 4 del
1.- La revalorizacin debe ser realizada por un profesional experto en la materia, de acuerdo a
profesional correspondiente.
2.- Debe ser aprobada por el directorio u rgano ejecutivo responsable del ente.
3.- Debe ser aprobada por una junta de accionista o asamblea de socios del ente, habiendo sido
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4.- La contabilizacin de la revalorizacin tcnica puede efectuarse una vez que sea aprobada
tcnica al tratar los estados financieros anuales que la contengan. Deber dejarse expresa
constancia, en nota a los estados financieros, que la capitalizacin tcnica resultante se halla
Tratamiento contable.
a) El valor del incremento en los rubros no monetarios ser llevado a la cuenta Ajuste por
b) El exceso del monto del revalo tcnico sobre el valor actualizado deber acreditarse a una
6.- El monto de la cuenta reserva por revalu tcnico, podr ser capitalizada para absorber
prdidas acumuladas.
7.- La responsabilidad por los valores resultantes del avalu tcnico, recae en el profesional
(Viguetas, Losa Hueca, Postes, Placas, Cordn de Acera y Rejillas para jardn) y por ende es
sujeto pasivo del impuesto al valor agregado, el mismo tiene carcter de pago mensual, fijado
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en una alcuota mnima del 13% y con la obligacin de emitir factura, de no cumplir con las
IVA)
Este impuesto complementa al rgimen del IVA aplicndose sobre los ingresos por sueldos o
entidad que tenga dependientes a su cargo tiene la responsabilidad, como agentes de retensin,
Este impuesto se aplica a las utilidades generadas por las empresas profesionales liberales u
Son sujetos pasivos del impuesto las personas jurdicas o naturales y las sucesiones indivisas,
propietarias de cualquier tipo de inmuebles, incluidas tierras rurales obtenidas por ttulos
cualquier otra forma de adquisicin, la base imponible de este impuesto estar constituida por
Catastrales, en caso de que no se practique los avalos fiscales, la base imponible estar dad
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AUTOMOTORES
Son sujetos pasivos del impuesto las personas jurdicas o naturales y las sucesiones indivisas,
propietarias de cualquier vehculo automotor, la base imponible estar dada por los valores de
los vehculos automotores ex-aduana que para los modelos correspondientes al ultimo ao de
aplicacin del tributo y anteriores establezca anualmente el Poder ejecutivo, es admisible una
depreciacin anual del 20% (veinte por ciento) sobre saldos hasta alcanzar un valor mnimo
del 10.7% (diez coma siete por ciento) del valor de origen, que se mantendr fijo hasta que el
CAPITULO IX
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MARCO PRACTICO
fijos es necesario conocer la misma. Por tal razn presentamos de una manera general las
actividades que fueron reveladas y analizada actualmente en PRETENSA, y las razones por
las que se asientan en su estructura organizativa, para poder determinar la gran importancia
corresponde a las oficinas sucursales en la ciudad de Cochabamba, Santa Cruz y Cuzco Per.
La siguiente matriz FODA identifica las oportunidades y amenazas externas que la institucin
pueda tener, as como fortalezas y debilidades internas que influyen al interior de PRETENSA,
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la matriz de anlisis estratgico, que nos permiti crear un escenario estratgico relacionado
institucin, llevando adelante los proyectos que quedaron bajo su responsabilidad beneficiando
y fomentando nuestra cultura, la educacin y salud en sus diferentes ramas, una de las
Aprovechar los bienes de uso con los que cuenta actualmente la institucin con el fin de
mejorar los servicios que ofrece buscando mejorar las necesidades y requerimientos de la
institucin.
eficiente de los mismos, a partir de la identificacin clara del rol que debe cumplir
PRETENSA con la sociedad y los que creen en ella, con la finalidad de ir paulatinamente
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Mejorar su actual administracin de bienes de uso muebles e inmuebles a travs del diseo de
decisiones en el momento requerido sobre su actual situacin, de manera que logre con
INTERNO
En principio, cabe indicar que un sistema de control interno consiste en todas las medidas
El control interno abarca todos los departamentos y actividades de una empresa en todas sus
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preguntas estndar para cada uno de los distintos componentes, estas preguntas siguen la
9.4.1.1 Concepto
bsicos del sistema, y en la que por lo general, una respuesta negativa evidencia una ausencia
o deficiencia en los controles. Es uno de los mtodos ms extendidos entre las firmas de los
auditores internos como externos; este mtodo ayuda a asegurar que todos los puntos bsicos
aquellas que exigen una explicacin. Esta tcnica de investigacin ayudo a determinar las
9.4.1.2 Aplicacin
Activos Fijos fueron preparados de acuerdo a las actividades que realiza la institucin, este
mtodo fue utilizado para documentar adecuadamente la evaluacin del sistema de control
interno de PRETENSA y nos sirvi para dejar constancia de haber ejecutado esta evaluacin.
PRETENSA.
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UNIDAD PERIODO
REF.
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO SI NO N/A
P/T
a) Incorporacin al patrimonio
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b) Son adecuados?
a) Propiedades?
b) Plantas?
c) Equipos?
a) Inversiones?
b) Mantenimiento y reparacin?
c) Ventas?
d) Bajas o retiros?
e) Inutilizaciones?
f) Quines son?
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de autorizaciones?.
diferencia?.
posteriori?.
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a) A quin se informa?.
empresa?.
reparaciones?.
b) Obras en curso.
contratistas?
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ellos?.
a) A quin se informa?.
b) Quin informa?.
c) Reparaciones.
recuperaciones y mantenimiento?.
b) Son adecuadas?
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fueron realizadas?.
d) Herramientas.
1. Se resguardan fsicamente?.
e) Por quien?.
las herramientas?.
formulario?.
a) Cul es?.
e) Transferencias.
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a) Por quin?.
a) Cmo se llama?.
b) Qu copias tiene?.
c) Quin lo realiza?.
d) Quin lo autoriza?.
f) Bajas.
b) Son adecuados?.
a) Por quin?.
a) Cul es?.
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c) Quin lo hace?.
d) Quin lo autoriza?.
baja?.
a) Indique el control.
b) Quin lo realiza?.
6. En caso de anajenaciones.
a) Quin la autoriza?.
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g) Propiedad
a) A nombre de la sociedad?.
h) Contabilidad.
d) Obras en curso?.
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de los Activos?.
Lineales?.
De avalu?.
d) calcular revaluos?.
e) hacer la baja?
c) Quin lo controla?.
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i) Existencia fsica.
a) Robo?.
b) Incendio?.
c) Destruccin?.
d) Mantenimiento?.
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j) Inventario Fsico.
a) Investigadas?.
Por quin?
b) Informadas?.
A quin?.
c) Ajustadas contablemente?.
La evaluacin del control interno sobre la actual administracin de Activos Fijos muebles e
trabajo directo en esta rea, despus de haber realizado su inventario fsico, revisin contable y
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interno de Activos Fijos ideal de manera que cada respuesta afirmativa, implica mayor control,
la evaluacin de control interno de Activos Fijos muebles se aprecia en el cuadro 9-1 y para
La evaluacin para el control de la administracin de Activos Fijos muebles nos dio como
cual significa que Pretensa actualmente est atravesando una carencia de polticas
administrativas que dirijan con eficiencia la administracin de estos bienes de uso muebles.
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GRAFICO 9-1
SI EXISTE CONTROL
NO EXISTE CONTROL
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CUADRO 9-1
RESULTADOS SOBRE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DE ACTI
Si No
Item existe existe Justificacion
control control
No se encontr acta de responsbilidadpersonalsobrebienesde uso mueblesni documento
similar que respalde dicha designacin, como tampocose encontrprocedimientosque
1 No indiquenla manerade designarcustodiasobre los activosfijos mueblesal personalde la
Empresa.
El controlsobre la identificacin,
registrofsico, ubicacin,
estado y registroscontablesse
2 No encontraron desactualizados.
Debido a la falta de control sobre el manejo de bienes de uso y ausenciade custodia
3 No personalde bienes de uso que origina la falta de responsabilidadpor el cuidadode los
mismos.
Se constat ausenciade procedimientosadministrtativosde activosfijosmuebles,comoser:
el registro fsico de los bienes de uso recepcionados,su adecuado registro contable,
4 No asignacinde un cdigoa los bienes de uso muebles nuevos, que permita su facil
identificacin y por ltimo la designacin de su custodia.
No se encontrformularios ni documento similar que respalden dichos movimientos
5 No tampoco se cuenta con un manual de procedimientos administrativos de bienes de u
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uso muebles e inmuebles, por ejemplo: que actualmente la institucin no cuenta con un
procedimiento que designe custodia sobre los bienes de uso muebles bajo un documento
uso y el hecho de que no se cuente con un responsable y/o administrador de Activos Fijos
debilito aun ms el control, dando lugar a las soluciones eventuales por medio de
regularizaciones.
Por otro lado la evaluacin realizada en los Activos Fijos inmuebles nos dio como resultado la
existencia de un control eficiente de un 72% y ausencia del mismo en un 28%. Cuyo resultado
Para el resultado obtenido en nuestra evaluacin sobre el control de bienes de uso inmuebles
92
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GRAFICO 9-2
SI EXISTE CONTROL
NO EXISTE CONTROL
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CUADRO 9-2
RESULTADOS SOBRE LA EVALUACION DE ADMINISTRACION Y CONTROL
INTERNO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
Si No
Item existe existe Justificacion
control control
En lo referente a los submayores de bienes inmuebles referidos a sus documentos
1 Si legales, planos de construccin, instalciones elctricas y sanitarias se cuenta con
un 75% de datos suficientes para identificar dichos inmuebles.
Se constat que los valores por ampliacin y modernizacin dentro los registros
5 Si contables de la institucion son considerados erogaciones que aumentan el valor del
activo, su vidal til, su capacidad y eficiencia operativa, etc.
5 2 Preguntas en total
100% 72% 28% Porcentaje total
A pesar de no existir procedimientos administrativos para el buen manejo de los Activos Fijos
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registro contable es deficiente, dado que, los muebles e inmuebles deberan contar con la
documentacin legal y se debera dar la custodia necesaria para avalar la propiedad del mismo,
as como sus registros contables debido a un control estricto por parte de las instituciones
FIJOS
institucin como se aprecia en el cuadro 9-3. El cuestionario se realiz en base a preguntas que
obtenido en nuestra evaluacin grficamente as como su justificacin terica por parte de los
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GRAFICO 9-3
Si existe No existe
No
buena buea
ITEM contestaro
administrac administrac
n
in in
1 0 21
2 0 21
3 8 13
4 2 19
5 3 18
6 14 4 3
7 3 18
8 4 17
9 3 18
Total respuesta
37 136 16
189
Porcentaje 100% 20% 72% 8%
21 dependientes encuestados
80%
70%
60%
50%
40%
Serie1
30%
20%
10%
0%
Si existe buena No existe buea No contestaron
administracin administracin
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CUADRO 9-3
R E S U L T A D O S D E L A E N C U E N T A S O B R E L A A D M IN IS T R A C IO N D E
A C T IV O S F IJ O S A L P E R S O N A L D E P R E T E N S A
NO
J u s tific a c i n a la
c o n te J u s tific a c i n a la J u s tific a c i n a la
IT E M SI NO re s p u e s ta " n o
s ta ro re s p u e s ta " s i" re s p u e s ta " n o "
c o n te s ta d a s "
n
E l 1 0 0 % d e lo s d e p e n d ie n te s
c o n te s ta ro n que no,
ju s tific a n d o que cuando
e m p e z a ro n sus fu c io n e s
1 0 21 d e n tro la fu n d a c i n n o s e le s
d e s ig n lo s b ie n e s d e u s o a
s u c a rg o fo rm a lm e n te , n i
firm a ro n n in g n d o c u m e n to
d e c u s to d ia n i o tro s im ila r.
E l 1 0 0 % d e lo s d e p e n d ie n te s
c o n te s ta ro n que no,
ju s tific a n d o q u e lo s tra s la d o s
2 0 21 de m u e b le s son por
n e c e s id a d in m e d ia ta y
o rd e n e s v e rb a le s que no
a c a rre e n d e m o ra .
Los 8 d e p e n d ie n te s de
P re te n s a q u e c o n te s ta ro n s i,
in d ic a ro n q u e firm a n u n
13 d e p e n d ie n te s no
d o c u m e n to de re s p a ld o
c o n te s ta ro n la p re g u n ta
im p ro v is a d o p u e s to q u e n o
ju s tific a n d o q u e h a s ta la fe c h a
3 8 13 se c u e n ta con un
no tu v ie ro n que tra s la d a r
d o c u m e n to fo rm a l p a ra
n in g b ie n d e u s o fu e ra d e la
d ic h o tra s la d o y la s rd e n e s
in s titu c i n .
s o n v e rb a le s y p o r e llo
p re fie re n te n e r u n re s p a ld o
p ro p io .
D o s d e lo s e n c u e n ta d o s
Los 19 d e p e n d ie n te s
c o n te s ta ro n s i, p o rq u e
c o n te s ta ro n que no ,
a lg u n a v e z s e c o m u n ic a
ju s tific a n d o que ta l
a d m in is tra c i n y /o je fe s d e
4 2 19 o p e ra c i n s o b re b ie n e s d e
m o d ific a c i n n o tie n e m a y o r
im p o rta n c ia y q u e n o s e
u s o e n b u e n e s ta d o y s in
c u e n ta c o n b ie n e s d e u s o q u e
uso, p e ro no hubo
n o s e e s te n u tiliz a n d o .
re s u lta d o s .
Los 3 d e p e n d ie n te s
c o n te s ta ro n que s i, e
in d ic a ro n que es
c o n v e n ie n te c o n ta r c o n ta l
in v e n ta rio p a ra s u p ro p io
re s p a ld o , p a ra e l m is m o a N o s e c o n s id e r im p o rta n te
5 3 18 su in g re s o a P r e te n s a y /o n e c e s a rio
to m a ro n u n re g is tro p e rs o n a l
d e to d o lo q u e s e h a ll e n s u
o fic in a , c u y o d o c u m e n to n o
c u e n ta c o n n in g u n a firm a d e
d e s ig n a c i n d e c u s to d ia .
D e lo s 1 4 d e p e n d ie n te s q u e
Los 4 d e p e n d ie n te s que
c o n te s ta ro n q u e s i, e n s u
re s p o n d ie n ro n que no,
g ra n m a y o ra ju s tific a ro n
in d ic a ro n desconocer N o s u p ie ro n e xp lic a r la s
6 14 4 3 que la s c o n s e c u e n c ia s
e s p e c fic a m e n te la s c o n s e c u a n c ia s c la ra m e n te .
s e ria n la p rd id a , ro b o y e l
c o n s e c u e n c ia s (p re firie ro n n o
d e s tro s o d e lo s b ie n e s d e
e n tra r e n d e ta lle s )
uso.
El 100% de lo s que
c o n te s ta ro n s i, ju s tific a ro n
E l 1 0 0 % d e lo s d e p e n d ie n te s
s u rre s p u e s ta in d ic a n d o q u e
que c o n te s ta ro n que no,
tie n e n c o n o c im ie n to del
ju s tific a ro n su re s p u e s ta
re g la m e n to de
7 3 18 a d m in is tra c i n d e b ie n e s y
id ic a n d o q u e d e s c o n o c e n la s
n o rm a s in te rn a s de la
s e rv ic io s in te rn o d o n d e s e
in s tic u c i n que e s ta b le c e n
n o rm a la s p ro h ib ic io n e s
d ic h a s p ro h ib ic io e s .
s o b rre e l m a n e jo d e a c tiv o s
fijo s .
97
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(que al concluirse pasarn a formar parte de los activos fijos inmuebles) por parte de la
institucin se origina por la necesidad del bien en los proyectos existentes o para llevar
adelante un nuevo proyecto, la adquisicin o compra de bienes de uso pueden ser con recursos
propios o con fondos de financiamiento. Para estos casos Pretensa establece normas que rigen
Los bienes que se introducen al sistema y que son considerados como Activos son aquellos
que tiene un valor mnimo de US$ 1OO,OO, adems de una duracin mayor a un ao.
mnima de bienes y servicios de la institucin por tanto los controles tipificados en el manual
modo que, surgen dificultades en no poder ofrecer una informacin oportuna, confiable y
pertinente con referencia al destino, custodia estado actual de los Activos Fijos, y de los
bienes adquiridos bajo financiamiento o con fondos propios, dando lugar a las soluciones
98
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a) Inventarios
efectuaron inventarios fsicos de Activos Fijos. El mismo se pudo evidenciar dado que, no se
cuenta con un inventario fsico actualizado, as como sus ubicaciones. Tampoco se efectu la
baja de aquellos activos que fueron adquiridos con fondos propios o con financiamiento,
vendidos y/o transferidos a las distintas sucursales del pas, no existe documentacin
transferencias, altas, bajas (y documentos que respalden estos tres ltimos estados).
b) Custodia Personal
PRETENSA actualmente no cuenta con un procedimiento que designe custodia personal sobre
los bienes de uso muebles bajo un documento formal que responsabilice al personal sobre los
bienes que tiene a su cargo, como tampoco cuenta con un documento que los libere de tal
responsabilidad.
La ausencia de custodia personal de bienes de uso ocasionaran prdidas de los mismos, dao
c) Transferencias
La institucin traslada bienes de uso muebles internos como externos, en este ultimo caso
puede ser por el requerimiento de bienes de uso a solicitud de su oficina sucursal as como a
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prstamo o donacin.
Se constato que en las transferencias internas de bienes de uso el solicitante pide el bien, a
transferencia sea externa o fuera de la empresa solo se realiza una gua de remisin para
control interno, esto origina sin lugar a dudas dificultades, como la ubicacin de los bienes
factura, recibo u otro documento donde se encuentre las caractersticas del bien.
e) Resguardo de Activos
Interno
obsoletos. Esta situacin, no permite la identificacin de los mismos. Adems generan su lento
deterioro.
Externo
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Se cuenta con un servicio de seguridad privada diurna y nocturna, los vehculos que se utilizan
f) Depreciaciones
PRETENSA tiene como poltica depreciar impositivamente desde el momento que inicie su
utilizacin. El primer ao, el monto de la depreciacin ser igual a la cantidad total que le
corresponda, por una gestin completa dividido entre doce (12) y multiplicada por la cantidad
de meses que median, desde el inicio de su utilizacin, hasta el final de la gestin fiscal. El
planta de produccin de la institucin en su gran parte, cuentan con los requisitos necesarios
para avalar la propiedad del mismo debido a un control estricto por parte de las instituciones
financiadoras que exigan dichas formalidades, si bien, se encontr alguna documentacin que
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A pesar de que en el actualidad la institucin cuenta con requisitos que avalan la propiedad de
los inmuebles con los que cuenta, es preciso contar con una manual de procedimientos
activar dichos inmuebles para evitar erogaciones por pago de sanciones o para la
h) Contabilizacin de Activos
nicamente se contabiliza la compra del bien utilizado cuentas de gasto, sin dar un posterior
control contable a los bienes. Esta situacin se da para todos los bienes adquiridos por la
institucin.
PRETENSA actualmente mantiene bienes de uso en mal estado, obsoletos, o sin utilizacin
para los cuales no existe funciones, actividades, mismos que requieren de un procedimiento
relativo a la toma de decisiones sobre su destino, no se cuenta con una manual que establezca
de manera general la disposicin de los bienes de uso muebles e inmuebles sean estos por
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9.5.1 INTRODUCCIN
En esta fase se plantea las soluciones encontradas para cada uno de los problemas expuestos
material revisado, normas legales y datos expuesto en el captulo anterior. De esta forma
pretendemos dar a la administracin las herramientas necesarias para una toma de decisiones
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administrativas, contables y de control para los Activos Fijos muebles e inmuebles de las
El sistema de administracin y control interno de Activos Fijos, tiene por objetivo establecer
administracin de Activos Fijos desde su solicitud hasta la disposicin final de los mismos.
institucin, para contar con un registro uniforme y vlido en las sucursales existentes de la
institucin.
El Sistema de Administracin y Control Interno de Activos Fijos est compuesto por dos
sistemas que son: El sistema de administracin de Activos Fijos, compuesto por los
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control, de los bienes muebles e inmuebles adquiridos con recursos propios, con los que
cuenta la institucin, que deben cumplir funciones econmicas especficas, razn por la cual
ambos se unen en un solo sistema para su mejor aprovechamiento. Para una mejor apreciacin
de este sistema se muestra los subsistemas que componen los sistemas de administracin y
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ENTRADAS SALIDAS
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procedimiento denominamos altas directas de bienes de uso, estos procesos tienen como
soportes documentos y formularios que son presentados en separata adicional dentro del
Resultados esperados
Se espera que con el actual sistema se llegue a regularizar los procedimientos de adquisiciones
recepcin, destino utilizando el formulario de entrega inicial de Activos Fijos, se podr contar
con la informacin real del responsable inicial, a partir de este formulario podemos contar con
Para cumplir con este resultado se revis el proceso de compra de Activos Fijos, efectuados
con recursos propios y actualmente se logr cumplir a cabalidad con la obtencin de los
documentos necesarios de estos bienes debidamente autorizados por los niveles competentes.
Para los bienes que tienen una antigedad superior a los diez aos, se tom un nuevo
inventario fsico con el fin de contar con una informacin actualizada mismos que ingresaron
largo plazo y en funcin de la magnitud de los activos con valor uno, se pueda realizar una
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tienen como soportes formularios, tarjetas de control, etc., de acuerdo a cada procedimiento,
Fijos.
Resultados Esperados
Los resultados esperados dentro de este subsistema son el optimizar la disponibilidad, el uso y
Para el logro del resultado esperado se efectu un inventario fsico total durante el desarrollo
procedi a la conciliacin con los reportes existentes, este inventario fsico fue muy til ya que
de aquellos bienes de uso que no contaban con esta herramienta de identificacin y se dejo la
de Activos Fijos.
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temporal y permanentes de Activos, el cual permite conocer la ubicacin real del Activo as
su baja. La transferencia se la hace previa verificacin del activo a transferir por el responsable
del activo, esta transferencia cuenta con las autorizaciones necesarias de tal forma que
cundo estos no son utilizados por la institucin como ser la disponibilidad de los bienes de
uso, las transferencias temporales de los bienes de uso, a solicitud de agentes internos
Resultados Esperados
son ni sern utilizados los cuales se puedan disponer para recuperar total o parcialmente la
Para cumplir con los resultados esperados y por la naturaleza de actividad de la institucin los
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solo se puede realizar por la enajenacin a titulo oneroso (ventas) de los mismos o por
permuta.
Las mismas disposiciones deben contar con autorizacin del Directorio de la institucin y por
autoridad competente.
Las bajas comprenden la exclusin de aquellos bienes de uso de forma fsica y de los registros
contables que son propiedad de la institucin ya sean por donacin, ventas, desgaste, prdida o
robo o por obsolescencia que para su respectivo respaldo estarn soportadas por el formulario
Resultados Esperados
Excluir aquellos bienes de uso por las razones especificadas en lneas precedentes, para
o salvaguarda, as como evitar la acumulacin de bienes de uso sin utilizacin por tiempo
indefinido.
Para cumplir con este resultado se procedi a la toma de inventario fsico de todos los Activos
Fijos con la informacin necesaria, adems de contar con el detalle del estado del activo, la
misma que se inform a la administracin para que pueda tomar las decisiones correctas
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encarga de satisfacer las necesidades requeridas para ofrecer una informacin til, confiable,
personal administrativo.
uno de los instrumentos ms importantes para el logro de nuestro objetivo general, el mismo
SISTEMAS PROCEDIMIENTOS
1.1. Inventario fsico y contable de activos fijos
1.2. Asignacin y liberacin de responsabilidades
* Custodia personal
* Liberacin de responsabilidades
1,3, Rutinas para la administracin de activos fijos
1. Sistema de Administracinde Activos
* Altas Directas
Fijos
* Transferencia permanente
* Codificacin de activos fijos
* Disponibilidad
* Transferencia temporal
* Bajas y/o Retiros
SISTEMA PROCEDIMIENTOS
2.1. Rutinas para el Control de los Bienes de Uso.
2. Sistema de Control Interno de Activos * Control peridico
Fijos * Identificacin de bienes
* Control y codificacin de altas
herramientas para llevar adelante nuestro sistema de administracin y control de Activos Fijos
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as como lo es la codificacin de los bienes uso, mismos que fueron implementados y en plena
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CAPITULO X
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
10.1 CONCLUSIONES
informacin, aplicando los mtodos y tcnicas de informacin lo cual nos permiti identificar
Se comprob, que algunas compras de Activos no cumplen con todos los requisitos
Se adquiri bienes muebles (mquina tesadora), para el proceso de produccin, cuya nota
fiscal no cuenta con el sello ingreso de almacn. El mismo que origin susceptibilidad
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institucionalmente el mismo que causo llamadas de atencin por parte del Jefe
Administrativo Financiero.
Utilizacin de Activos Fijos nuevos sin previo registro del mismo. Se ha observado que
cuando se compra un activo se entrega directamente a la persona que le dar uso, sin antes
Se estableci la ausencia de compromiso por parte de un sector del personal con la institucin,
importancia a los bienes de uso, efectuando traslados sin autorizacin, hasta un mal uso en
algunas ocasiones.
Verificamos en los estados de Activos Fijos que las transferencias realizadas no fueron dados
de baja, porque no cuenta con un documento de respaldo. Es el caso de, muebles y equipos de
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10.2 RECOMENDACIONES
instrumento de gua y comunicacin para futuras gestiones, buscando que las actividades a
desarrollar sean integradas y coordinadas para lograr los objetivos institucionales, produciendo
efecte en base a improvisaciones o criterios personales del funcionario, sino que se rijan por
normas, adems de que cada uno de ellos asuma plena responsabilidad de sus acciones u
recomienda:
Es importante conocer la ubicacin inicial y exacta del bien, el nombre del responsable,
en el presente trabajo, documento que contar con todos los datos necesarios del bien,
El encargado y/o responsable de Activos Fijos debe instruir al personal sobre las
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que estos se responsabilicen por cualquier dao, mal uso o perdida de los mismos que
Se debe verificar que toda transferencia cuente con un documento de respaldo, por
de cuenta del miso, para que pueda ser dado de alta en esta sucursal.
Fijos diseado.
como sus dependientes son responsables por la buena administracin y control de los
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manuales.
La custodia de los manuales debern estar a cargo de los ejecutivos en el buen uso que
actividades.
Fijos.
ejercicios cotidianos.
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BIBLIOGRAFIA
LEYES Y NORMAS
CODIGO CIVIL Decreto Ley No 12760 de 6 de Agosto de 1975, Gaceta Oficial de Bolivia
Roberto Viscafe Urea; Universidad Andina Simon Bolivar, Segunda Edicion, Octubre
2003.
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LIBROS
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MANUALES
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ANEXOS
9 INSTRUCTIVOS.
9 FORMAS Y FORMULARIOS.
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Tabladecontenido
CAPITULOI
ANTECEDENTES
1.1INTRODUCCION..................................................................................................................................1
CAPITULOII
MARCOINSTITUCIONAL
2.1ANTECEDENTES..................................................................................................................................2
2.2UBICACINGEOGRAFICAYLIMITROFE...............................................................................................4
2.3OBJETIVOSDELAINSTITUCION...........................................................................................................7
2.4MISION...............................................................................................................................................7
2.5VISION................................................................................................................................................8
2.6ESTRUCTURAORGANIZACIONALDEPRETENSALTDA..........................................................................8
2.6.1ORGANIGRAMA....................................................................................................................................8
2.7PRODUCTOSPREFABRICADOSPARALACONSTRUCCIN...................................................................11
2.7.1VIGUETAPRETENSADA........................................................................................................................13
2.7.2LOSAHUECAPRETENSADA..................................................................................................................14
2.7.3REJILLADEJARDN...............................................................................................................................16
2.7.4MURODECERCO.................................................................................................................................17
2.7.5CORDNDEACERA.............................................................................................................................18
2.7.6POSTERECTOPARAMALLAOLIMPICA................................................................................................18
2.7.7BARRERASDEAUTOPISTA...................................................................................................................19
2.7.8COMPLEMENTOPARAVIGUETAS.......................................................................................................20
2.7.9PLASTOPANEL.....................................................................................................................................22
2.7.10CIELOAMERICANO............................................................................................................................22
CAPITULOIII
PLANTEAMIENTODELTRABAJODIRIGIDO
3.1PROBLEMA.......................................................................................................................................25
3.2PLANTEAMIENTODELPROBLEMA.....................................................................................................26
3.3FORMUALCIONDELPROBLEMA........................................................................................................26
3.4SISTEMATIZACIONDELPROBLEMA...................................................................................................27
CAPITULOIV
OBJETIVOS
4.1OBJETIVOGENERAL..........................................................................................................................28
4.2OBJETIVOESPECIFICO.......................................................................................................................28
CAPITULOV
JUSTIFICACIONDELTRABAJODIRIGIDO
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5.1JUSTIFICACIONTEORICA...................................................................................................................30
5.2JUSTIFICACIONMETODOLOGICA.......................................................................................................31
5.3JUSTIFICACIONPRCTICA.................................................................................................................31
CAPITULOVI
METODOLOGIADELAINVESTIGACION
6.1ALCANCEDELAINVESTIGACION.......................................................................................................33
6.2ASPECTOSMETODOLGICOSDELAINVESTIGACIN.........................................................................34
6.2.1TIPOSDEESTUDIO...............................................................................................................................34
6.2.2METODOSDEINVESTIGACION............................................................................................................36
6.2.3METODODELAOBSERVACION...........................................................................................................37
6.2.4METODODELAMEDICION..................................................................................................................37
6.2.5PROCESODELPENSAMIENTOLOGICO................................................................................................37
6.3FUENTESYTECNICASDEINFORMACION...........................................................................................38
CAPITULOVII
MARCOTEORICO
7.1ACTIVOSFIJOS..................................................................................................................................42
7.1.1ACTIVOSFIJOSTANGIBLES..................................................................................................................43
7.1.2ACTIVOSFIJOSINTANGIBLES...............................................................................................................44
7.1.3DEPRECIACINDEACTIVOSFIJOS.......................................................................................................44
7.1.3.1Causasdeladepreciacin...........................................................................................................45
7.1.3.2Valoradepreciar.........................................................................................................................46
7.1.3.3Valorresidual..............................................................................................................................46
7.1.3.4Vidatil.......................................................................................................................................46
7.1.3.5Mtodosdedepreciacin............................................................................................................47
7.1.3.6Mejoras,reparacionesymantenimiento....................................................................................48
7.2SISTEMA...........................................................................................................................................48
7.2.1CMOFUNCIONAUNSISTEMA?.......................................................................................................50
7.2.2TIPOSDESISTEMAS.............................................................................................................................50
7.3ADMINISTRACIN............................................................................................................................51
7.4INSTRUMENTOSADMINISTRATVISOYCONTABLES...........................................................................52
7.4.1LOSMANUALESADMINISTRATIVOS....................................................................................................52
7.4.2CLASIFICACINDEMANUALESADMINISTRATIVOS............................................................................53
7.4.3VENTAJASDELADISPOSICINYUSODEMANUALES..........................................................................54
7.4.4LIMITACIONESDELOSMANUALES......................................................................................................55
7.4.5CURSOGRAMASY/OFLUJOGRAMAS...................................................................................................56
7.4.6FORMULARIOS....................................................................................................................................56
7.4.7LOSFORMULARIOSCOMOPARTEINTEGRALDELDISEODESISTEMAS............................................57
7.5CONTROLINTERNO...........................................................................................................................57
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7.5.1OBJETIVOSDELCONTROLINTERNO....................................................................................................58
7.5.2ELEMENTOSDELCONTROLINTERNO..................................................................................................59
7.5.3ALGUNOSPROCEDIMIENTOSDECONTROLINTERNOENUNAEMPRESA...........................................59
7.5.4CLASESDECONTROLINTERNO...........................................................................................................60
7.5.4.1ControlInternoFinancieroContable........................................................................................61
7.5.4.2ControlInternoAdministrativo...................................................................................................62
7.5.4.3ControlInternoPrevio.................................................................................................................62
7.5.4.4ControlInternoConcurrente.......................................................................................................63
7.5.4.5ControlinternoPosterior.............................................................................................................63
7.5.5SISTEMADECONTROLINTERNO.........................................................................................................63
7.5.5.1Objetivosgeneralesdelsistemadecontrolinterno....................................................................64
7.5.5.2Limitacionesdelaefectividaddeunsistemadecontrolinterno:...............................................64
7.6IMPORTANCIADELCONTROLINTERNODEACTIVOSFIJOSENPRETENSA..........................................65
CAPITULOVIII
MARCOLEGAL
8.1ASPECTOSLEGALES...........................................................................................................................67
8.1.1CONSTITUCIONPOLITICADELESTADO...............................................................................................67
8.1.2APLICACINDELREGIMENTRIBUTARIOBOLIVIANO..........................................................................67
8.2.3DECRETOSUPREMO24051DEL29DEJUNIODE1995........................................................................67
8.1.4IMPUESTOSALVALORAGREGADO(IVA).............................................................................................70
8.1.5RGIMENCOMPLEMENTARIOALIMPUESTOALIVA(RCIVA).............................................................71
8.1.6IMPUESTOALASUTILIDADESDELASEMPRESAS(IUE).......................................................................71
8.1.7IMPUESTOALAPROPIEDADDEBIENESINMUEBLES...........................................................................71
8.1.8IMPUESTOALAPROPIEDADDEVEHCULOSAUTOMOTORES.............................................................72
8.1.9OTRASOBLIGACIONES........................................................................................................................72
CAPITULOIX
MARCOPRACTICO
9.1DESARROLLODELTRABAJODECAMPO.............................................................................................73
9.2DETERMINACIONDELAMUESTRA....................................................................................................73
9.3ANALISISESTRATEGICOINSTITUCIONAL............................................................................................73
9.3.1.ANALISISF.O.D.A.............................................................................................................................73
9.4DIAGNOSTICOSITUACIONAL.............................................................................................................75
9.4.1ELABORACINDELCUESTIONARIODECONTROLINTERNO................................................................75
9.4.1.1Concepto.....................................................................................................................................76
9.4.1.2Aplicacin....................................................................................................................................76
9.4.2CONTROLINTERNODEACTIVOSFIJOS................................................................................................88
9.4.3EVALUACIONDELAADMINISTRACIIONDEACTIVOSFIJOS.................................................................95
9.4.4COMPRASY/OADQUISICIONES..........................................................................................................98
9.4.5MANEJODEACTIVOSFIJOS.................................................................................................................99
9.4.6DISPOSICINDEBIENESDEUSO.......................................................................................................102
9.5EJECUCIONDELTRABAJO................................................................................................................103
9.5.1INTRODUCCIN.................................................................................................................................103
9.5.2ESTRUCTURACIONDELSISTEMADEADMINISTRACIONYCONTROLINTERNODEACTIVOSFIJOS
PROPUESTO...............................................................................................................................................104
124
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9.5.2.1NaturalezadelSistema.............................................................................................................104
9.5.2.2ObjetivoGeneral.......................................................................................................................104
9.5.2.3ComposicindelSistema...........................................................................................................104
9.5.2.4DescripcindelaEstructuradelSistema..................................................................................106
9.5.2.4.1SistemaDeAdministracinDeActivosFijos......................................................................................106
9.5.2.4.2Adquisiciny/ocompradeactivosfijos............................................................................................106
9.5.2.4.3Manejodeactivosfijos......................................................................................................................108
9.5.2.4.4Disposicindebienesdeuso............................................................................................................109
9.5.2.4.5Bajasy/oRetiros................................................................................................................................110
9.5.2.4.6SistemaDeControlInternoDeActivosFijos.....................................................................................111
9.5.2.4.7InstrumentosAdministrativos,ContableYDeControl......................................................................111
CAPITULOX
CONCLUSIONESYRECOMENDACIONES
10.1CONCLUSIONES............................................................................................................................113
10.2RECOMENDACIONES.....................................................................................................................115
BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................................118
ANEXOS...............................................................................................................................................121
125
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORO: MCV
REVISO: ELP
Gerente General
................................................................................................................................
Jefe Administrativo Financiero
................................................................................................................................
Encargado de Activos Fijos
................................................................................................................................
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
CONTABLES Y DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Representan propiedades fsicamente tangibles es decir que se pueden tocar y ver, que han de
utilizarse por un periodo largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se
destinan a la venta. Estos Activos, con excepcin del terreno, trasladan su valor paulatinamente,
durante su vida til, a la produccin de bienes y a la prestacin de servicios.
Son aquellos que carecen de sustancia corprea y su valor reside nicamente en los derechos que
su posesion confiere.
a) Sujetos a amortizacin (patentes, derechos de autor, concesiones, software, sistemas
programticos, etc.).
b) No sujetos a amortizacin (marca de fabrica y crdito mercantil).
3.3 CRITERIO DE VALUACION DE ACTIVOS FIJOS
Todos los bienes adquiridos para incorporarlos o darlos de alta como activos, se valoran de la
siguiente forma:
3.3.1 Bienes Adquiridos a proveedores nacionales.
El costo de todos los activos fijos de larga vida adquiridos a proveedores nacionales, incluyen el
valor Neto segn factura del proveedor, mas todos los gastos Netos en la adquisicin, como ser:
Transporte.
Instalacin.
Montaje.
Otros.
3.3.2. Bienes Importados
En el caso de que el bien se adquiriera del exterior, es decir, por importacin, se tomara el valor
Neto de la factura, mas todos los gastos Netos que demandara el bien para estar en condiciones
de ser usado, como ser:
Transporte.
Desaduanizacin.
Seguros.
Gastos de instalacin.
Gastos financieros, etc.
Se llama Costo Neto a la operacin aritmtica, del valor total de la factura menos el crdito fiscal.
En el caso de realizar compras de bienes de uso sin factura la Normativa Tributaria vigente
indica que se debe realizar las retenciones tributarias para efectos contables.
En este caso, se deber retener sin lugar a deduccin alguna, el veinticinco por ciento (25%)
del veinte por ciento (20%) del importe total pagado; en el caso de adquirir Servicios, el
veinticinco por ciento (25%) del cincuenta por ciento (50%), de este modo se retiene el
Impuesto a las Utilidades de las Empresas (I.U.E.) en la compra del bien uso o servicio.
Vale decir:
Adquisicin de bienes de uso sin factura Servicios
I.U.E 5% I.U.E 12.5%
I.T. 3% I.T. 3%
Las transacciones que no estn respaldadas por la nota fiscal correspondiente, se deber
retener la alcuota del tres por ciento (3%), correspondiente al Impuesto a las Transacciones
(I.T.).
3.3.4. Bienes Construidos
Al no haber un precio de compra o contrato, la institucin debe, mediante la correcta
asignacin y distribucin de costos y gastos, determinar el costo de construccin del bien
de uso, tomando en cuenta la mano de obra, el material de construccin, los gastos
indirectos tales como gastos de supervisin y
Son capitalizables cuando sus erogaciones son superiores al 20% sobre el valor residual, su
efecto es prolongar apreciablemente la vida til del Activo, o de aumentar su productividad.
3.5. DEPRECIACION
La depreciacin de los bienes de uso se calculara peridicamente, en funcin a la presentacin de
los informes ya sean estos cada mes, bimestral, trimestral, o dependiendo de la necesidad de la
institucin, la misma debe hacerse sobre valores actualizados por el mtodo de Lnea Recta y en
funcin de los aos de vida til establecida, ley 843 D.S. 24051 articulo 22.
Dichos bienes de uso comenzaran a depreciarse impositivamente desde el momento en que se
inicie su utilizacin. El primer ao, el monto de la depreciacin ser igual a la cantidad total que le
corresponda, por una gestin completa dividida entre doce (12) y multiplicada por la cantidad de
meses que median, desde el inicio de su utilizacin, hasta el final de la gestin fiscal. El mes
inicial en todos los casos, se tomara como mes completo.
Los administradores son responsables de contratar seguros para los bienes, previniendo de esta
manera, riesgos de perdida econmica; fortaleciendo permanentemente, los controles de seguridad
fsica,
4. INVENTARIO FISICO Y CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS
4.1. DESCRIPCION DE LOS INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
La toma de inventarios es el recuento fsico de los bienes de uso institucional. El cual nos
permitir actualizar la existencia de los Activos, identificar fallas y faltantes, proporcionar
Edicin / Revisin 1/0
Fecha: 19/03/2009
Aprobado por: E. Lohse
Firma:
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,
CONTABLES Y DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
etc. Para poder identificarlos sin ningn problema. A continuacin indicamos las
caractersticas que cada activo requiere para ser descrito segn el rubro o cuenta que
pertenece.
a) Terrenos.
1. Tipo de terreno (lote, hectrea, etc.)
2. Medida del terreno
3. Lugar, zona o barrio de ubicacin
4. Avenida o calle (si esta dentro del radio urbano)
5. No de terreno (si tiene)
6. Otros necesarios para describir
b) Edificios
1. Nombre o tipo de inmueble
2. Zona y/o barrio de ubicacin
3. Avenida y/o calle
4. No del inmueble
5. Otros necesarios para describir
c) Maquinaria y equipo.
Equipos
Enseres
4. Color
5. No de Motor
6. No de chasis
7. No de placa
8. Otros necesarios para describir el vehculo
f) Equipos de computacin
Un equipo de computacin esta compuesto por:
a) HADWARE (Parte fsica)
En hoja anexa se deber explicar toda la descripcin que este tenga cuando se necesite un
informe con dichos detalles, como ejemplo para describir este punto citamos:
+ Memoria RAM
+ Memoria de video
+ Procesador tipo y velocidad
+ Unidades lectoras
Teclado
Mouse
Parlantes
Micrfono
Filtro protector
Y otros si componen el equipo
Cada no de estos componentes tiene las caractersticas que a continuacin detallamos, por lo que
ser necesario tomarlos en cuenta para describirlos.
1. Tipo o nombre del activo
2. Marca
3. Ao
4. Serie
5. cdigo del componente (si tiene)
6. Otros necesarios para describir el bien
g) Herramientas
1. Tipo o nombre de la herramienta
2. Marca
Cuarto: Se efecta la conciliacin del inventario obtenido con los estados de cuenta, para
determinar las diferencias en existencias, y posteriormente actualizar dichos estados. En el caso de
que se encuentre diferencias debe ser comunicado por medio de un informe al Jefe
Administrativo financiero.
5. ASIGANCION Y LIBERACION DE RESPONSABILIDADES
5.1. Asignacin y/o custodia de activos fijos
La asignacin de activos fijos es el acto administrativo mediante el cual se entrega al personal de
Pretensa Ltda.. un activo o conjunto de estos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su
debido uso, custodia, mantenimiento y en especial cuidado del bien. La entrega de activos fijos
muebles ser efectuada o autorizada por el Administrador de activos fijos Autorizada por el Jefe
Administrador Financiero. O autoridad competente bajo documentacin.
Cada responsable asume la custodia de los activos fijos muebles con la firma del formulario de
custodia de bienes de uso personal.
Para los activos fijos inmuebles el jefe de la unidad a quien se le asigno el ambiente es
responsable principal por el debido uso de las instalaciones y la preservacin de su funcionalidad y
su asignacin estar en funcin de las demandas y caractersticas de la actividad que realiza cada
unidad y de la disponibilidad de la entidad en funcin de la unidad administrativa.
5.2 Liberacin de la responsabilidad
Para ser liberado de la responsabilidad de la custodia de activos fijos, el personal de Pretensa
Ltda.. deber devolver a la unidad o al Administrador de Activos Fijos, el o los bienes que estaban
a su cargo, debiendo recabar la conformidad escrita de esta unidad o responsable en el formulario
de liberacin de responsabilidades (ver formato No. 2), mientras no lo haga estar sujeto al
rgimen de responsabilidad por la funcin establecida en el Reglamento interno de la institucin.
Por disposicin definitiva de los bienes de uso (enajenacin o permuta), cuando la entidad
determine la existencia de bienes que no son ni sern tiles y necesarios para sus fines
dispondr de estos afectando su derecho propietario.
Porque resulten obsoletos; inservibles o simplemente que fueron reemplazados por otros, etc.
Porque han desaparecido; ya sea por perdida fortuita, fuerza mayor, hurto, robo u otro hecho
anlogo.
Estos bienes deben identificarse para iniciar el tramite de baja y/o retiros. Su destino final ser la
venta, permuta, desguace, donacin.
En todos estos casos, El Jefe Administrativo Financiero, debe velar por el mximo retorne
econmico que pueda originar la baja y/o retiros, y bajo la autorizacin de la junta de directorio de
acuerdo al estatuto orgnico de PRETENSA LTDA.
Una vez realizada la consulta anual a todos los jefes de rea de PRETENSA Ltda., con el
propsito de identificar los bienes susceptibles de baja, ver procedimiento No.
Los bienes disponibles se transferirn temporalmente para llevar adelante trabajos de la empresa,
as como aquellos eventos educativos de informacin de los productos que la empresa tiene en el
mercado, etc. Que requieran el traslado de activos fijos muebles, los cuales debern estar
debidamente documentados bajo el formulario de transferencia temporal de bienes de uso, en el
Instructivo No se describe especficamente el procedimiento.
6.4. TRANSFERENCIAS DE BIENES DE USO
Son los cambios de lugar fsico de los bienes las mismas podrn ser externas e internas.
Se consideran internas dentro de una misma regional a solicitud escrita y la misma deber ser
autorizada por la administracin, para esta transferencia se deber utilizar en formulario de
transferencia permanente o temporal dependiendo del caso. Se consideran transferencias externas
cuando se transfieren de una regional a otra dependencia perteneciente a la empresa o a otra
institucin privada o publica ajenas a la institucin el cual ser especificado en los documentos
pertinentes.
Cada ves que se inicie una nueva rutina total de control, se proceder a emitir el listado de bienes
de la etapa correspondiente, ordenados por ubicacin / cuenta contable / sector.
Luego se procede a depurar el listado para eliminar claramente cuales son los bienes a controlar
en cada etapa. Con este listado, se verificara en el lugar donde se encuentren la correspondencia
entre el contenido del mismo y la realidad fsica.
Con esta inspeccin se busca principalmente constatar la existencia fsica de los bienes y mejorar
los datos que surgen del sistema de bienes de uso. En particular deben verificarse os datos
descriptos, el estado de conservacin, la unidad funcional; y completar todo dato que desde el
punto de vista de bienes de uso pueda ser de utilidad.
El resultado de esta verificacin puede arrojar los siguientes resultados:
Bienes que se encuentran en el listado y no estn instalados en el lugar inspeccionado.
Bienes que se encuentran instalados y no estn asentados en el sistema.
En el primer caso, ser tarea del revelador la indagacin acerca de las causales de esta situacin,
e informarlas al administrador de Activos Fijos. Este ultimo deber ejecutar los procesos de baja o
transferencia que corresponda en el sistema de informacin de activos fijos, a fin de normalizar la
situacin.
En cambio, para los bienes que no figuran en el listado, el revelador deber completar el formulario
Inventario Activo Fijo nuevo, y enviarlas al administrador de activo fijo.
Hay que tener en cuenta que esta anomala puede darse tanto en el caso de alguna transferencia
pendiente de ser asentada (pero con el bien registrado en la base e inventario), o bien un alta aun
no incorporada.
En base a estos datos el administrador de Activos fijos intentara en primer lugar, localizar el bien
dentro del estado contable de activos fijos, ejecutando el proceso de identificacin de bienes de
uso.
Una ves concluidas las tareas descriptas, ser el administrador de activos fijos quien confecciones
los formularios correspondientes para ser enviado al Jefe Administrativo Financiero de la empresa
y a los jefe de cada rea.
9. Los activos fijos intangibles deben controlarse en submayores habilitados al efecto y amortizarse
mensualmente.
8. CODIFICACION DE LOS BIENES DE USO
8.1. NATURALEZA DE CODIFICACION DE BIENES DE USO
Sen entiende por codificacin a la tcnica de asignar un smbolo alfanumrico a cada rubro de
bienes de uso para su fcil identificacin, clasificacin, ubicacin y verificacin pertenecientes a las
diferentes reas dentro la empresa.
8.2 OBJETIVO
El presente manual tiene por objeto estandarizar los procedimientos de control y registro, para
salvaguardar los bienes que forman parte del activo fijo de PRETENSA Ltda., a travs de la
apropiacin de un cdigo de identificacin de cada activo fijo.
8.3 DESCRIPCION DEL MODELO DE CODIFICACION
Este cdigo o numero designado al bien, resume la descripcin que este rene, con el fin de
identificarlo de una manera fcil o rpida, logrando el control que se necesita ejercer sobre el.
Para este objeto se presenta el siguiente modelo de codificacin, diseado de acuerdo a los
requerimientos de PRETENSA LTDA.
PLP X X.XX XX XX XX
CORRELATIVO
RUBRO
UNIDAD ESPECIFICA
TIPO DEL BIEN
AREA
PROYECTO
Ejemplo:
Por ejemplo un escritorio de madera con 7 gavetas de 150x75cm. Ubicado en el Departamento de
control de la Calidad.
La codificacin fsica del bien de uso ser:
PLP-1-1.2-EM-01-
8.3.1 PROYECTO 01
La empresa esta repartida en cinco proyectos principales, cada bien o activo fijo debe ser
clasificado de acuerdo al sector y nombre del proyecto donde se encuentra. Para este caso se
asigno tres dgitos alfabticos, la cual se describe a continuacin.
CODIGO PROYECTOS
01 MUEBLES
02 EQUIPOS DE OFICINA
03 EQUIPOS DE COMPUTACION
04 VEHICULOS AUTOMOTORES
8.3.5 TIPO DEL BIEN
Bajo este rubro se agrupa la clase del bien, como ser, sillas, escritorios, etc., para poderlas
reconocer a simple vista se asignara la sigla correspondiente a cada activo.
8.3.6 CORRELATIVO (CANTIDAD)
Bajo este rubro se agrupa la cantidad del tipo del bien de uso que va desde el primero que se
adquiri hasta el ultimo y por adquirir de manera correlativa de manera correlativa de acuerdo al
rubro asignado para cada tipo de bien.
8.4. MARCADO DE LA CODIFICACION
Por los diferentes problemas que ocasiona cuando se necesita ubicar o identificar un activo para
transferirlo de un departamento a otra, o dar de baja, retiro u otro similar, al determinar a que
pertenece a travs del cdigo que cada uno de estos posee marcado y para una rpida y fcil
identificacin del activo tomando en cuenta la esttica e imagen que las oficinas deben presentar a
travs de los bienes de uso que se encuentran en estas, las cuales deben estar identificados, es
preciso tomar en cuenta el lugar donde estas deben llevar el marcado, pegado o vietado del
cdigo.
Por esta razn se sugiere que este debe mostrarse tomando en cuenta las anteriores
observaciones, adems de ser un lugar visible y que no afecta la apariencia fsica del bien, en el
lado derecho de la parte superior interna.
1.- ESTADO DEL BIEN DE USO: 1. Nuevo 2. Bueno 3. Regular 4. Obsoleto 5. En Desuso
INVENTARIO PERSONAL
FORMULARIO
LIBERACION DE RESPONSABILIDADES