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Por pequeo que sea el proyecto, se requieren habilidades de administracin del mismo para
sortearlas diferentes situaciones que se presenten, y adems garantizar el cumplimiento de los
objetivos dentro de los tiempos estipulados. Pequeo o grande el proyecto, la definicin de su
alcance es herramienta vital para que el Gerente del Proyecto o los comits respectivos puedan
tomar decisiones en las etapas administrativas.
Buena parte de las decisiones se toman y se califican mediante valoracin del impacto que tienen
en el resultado final del mismo, dado por esta etapa de definicin. Entre ms grande el proyecto,
la importancia de dejar esta informacin explcitamente estipulada aumenta.
El resultado de esta actividad debe ser un documento titulado "Definicin del Proyecto" y debe
incluir la informacin mencionada en el primer prrafo. Puede ser un poco difcil determinar
cules sern las salidas del proyecto en detalle, y tambin puede ser complejo determinar el costo
total y la fecha de finalizacin.
Al final de esta etapa, se debe tener entonces un documento con el alcance y expectativa del
mismo, como se medir, quien lo har, y cuanto costar. Este documento deber estar aprobado
por todos los involucrados, ya que tratar de buscar consenso sobre estos temas en un proyecto
que ya ha arrancado es extremadamente difcil.
El Gerente del proyecto deber revisar los planes de trabajo en forma permanente (se recomienda
en forma semanal, como mnimo) y determinar el estado actual del mismo. Se hace indispensable
el uso de la gerencia proactiva, de tal manera que se identifiquen las actividades a cumplirse en el
cercano futuro, y con base en estas actividades y su impacto dentro de los cronogramas y los
objetivos del proyecto, hacer los ajustes para que los objetivos principales se cumplan.
Por lo general, un proyecto se administra en dos instancias: una a nivel de equipo de proyecto y el
gerente del proyecto, y la segunda a nivel de gerencia de la compaa.
Cuando se involucran proveedores, habr tambin un gerente del proyecto por parte del
proveedor, y estar tambin asignado al proyecto el gerente de la empresa para el comit
gerencial. Es importante tener en cuenta que tener un proceso para resolver situaciones no es lo
mismo que tener la habilidad para resolverlos exitosamente. En algunos casos hay mejores
alternativas, y el trabajo del grupo de proyecto es encontrarlas y aplicarlas.
La administracin de cambios en el alcance inicia con la definicin de qu es un cambio de alcance.
El propsito de la administracin de cambios en el alcance es proteger la viabilidad de la definicin
del proyecto ya definida y aprobada. El impacto del proyecto es de gran envergadura, se requiere
un Plan de Comunicaciones, que no solo informe sobre el proyecto sino que ayude en la
implementacin del cambio. Por lo general este plan se arma con informacin que se distribuye en
varios niveles. El obligatorio, donde se incluyen los reportes de estado del proyecto, presupuestos,
y requerimientos legales y de auditora. El de informacin, donde se provee informacin extensa
para quien la requiera. Esta informacin incluye preguntas frecuentes, una biblioteca de
documentos y un sitio web para el proyecto entre otros.
TOMA DE DESICIONES
En primer lugar tenemos que, una alternativa es la posibilidad de elegir entre opciones o
soluciones diferentes. La toma de decisiones implica dos o ms alternativas, ya que si solo
existiera una sola de ellas, no habra ninguna decisin que tomar.
Para tomar la decisin de cual alternativa, estas tienen que ser evaluadas en trminos de sus
probables resultados respectivos, pero determinar los mritos relativos presenta usualmente
verdaderas dificultades. Normalmente, existen aspectos tanto convenientes como
inconvenientes en toda alternativa, pero estos deben reconciliarse en alguna forma
satisfactoria para el gerente, cuyo es el que en la mayora de los casos, es el que tiene la
ltima palabra dentro de una empresa.
Cebe destacar que las alternativas, estn basadas en valores, sean estos econmicos,
psicolgicos, sociales o polticos, de los cuales tambin van a depender que cual alternativa
escoger.
Es importante mencionar, que la habilidad para separar determinadas alternativas que sean
las ms importantes y concentrarse en el esfuerzo de decidir entre ellas, es una marca comn
de las grandes empresas que han tenido xito. Esta habilidad tambin ayuda a eliminar las
alternativas menos atractivas, lo mismo que las que no sean prcticas que el gerente de una
empresa siga con sus recursos particulares
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o
informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos
y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es
decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos.
La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee
cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control; estas
en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se
deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:
Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactan
en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.
1. Definicin De Control
En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los
resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin
dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de
la estructura organizacional.
1. Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo
2. El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para
asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo.
De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin
que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones,
identificar los responsables y corregir dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que
el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar
el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta
manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del
pasado.
Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo
del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo
planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el
proceso de planeacin.
3. Tipos De Control
Terry (1999) en su libro "Principios de Administracin" expone que existen 3 tipos de control que son: El
control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin.
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creacin
de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas
con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Son deseables debido a que permiten a la administracin evitar problemas en lugar de tener que corregirlos
despus, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e informacin oportuna y precisa que
suele ser difcil de desarrollar.
Por ejemplo, un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la poltica de que todo cambio en
el precio, respecto a los precios publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn
vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar que el gerente de
ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas existentes, cuyos empleados deben
cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la accin de ejecutar los planes e
incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden
ayudar a garantizar que el plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisin directa. Cuando un administrador supervisa
las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las
actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.
Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras estn programadas para ofrecer a los operadores
respuestas inmediatas si se presenta algn error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del
programa rechazan el comando y todava as pueden indicarle por qu es el error.
Control de retroalimentacin, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable.
El control de retroalimentacin implica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han
regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se est controlando de manera que puedan
hacerse correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la
informacin el dao ya est hecho, es decir, se lleva a cabo despus de la accin.
Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas: Sucursal A, Sucursal B
y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras
que sus otras dos sucursales estn funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si
esta informacin es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las estrategias que han
venido implementando.
1. reas De Desempeo Del Control
El control tiene muchas reas de desempeo, todos los departamentos en los que se divide una organizacin
necesitan ser controlados, por lo tanto, las reas de desempeo dependen de los departamentos existentes
en la empresa.
Entre las reas del control dentro de una organizacin se tienen:
Dentro del rea de produccin se encuentra el control de calidad. Este consiste en la verificacin de la calidad
(peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre otros) para asegurar que cumplen con
algunas normas preestablecidas. Es posible que este sea necesario en uno o varios puntos, desde el inicio,
proceso y todas las etapas hasta el producto final. La deteccin temprana de una parte o proceso defectuoso
puede ahorrar el costo de ms trabajo en el producto.
Tambin existe el control de informacin. Para contribuir a la buena toma de decisiones del administrador se
debe tener una informacin precisa, oportuna y completa. Para obtenerla de esta manera, la organizacin
debe poseer sistemas tecnolgicamente actualizados y eficaces ya que estos pueden contribuir a corregir un
problema con mayor prontitud.
Por lo que se puede decir que el control de informacin consiste en verificar que esta informacin sea veraz y
comprobable, que permita a los administradores ser ms eficientes y efectivos en la toma de decisiones.
Dentro de una empresa debe existir otro tipo de control, como es el control de costo. Una de las labores de un
buen administrador est el ahorrar en costos, es decir, no acarrear elevados gastos en la produccin. El
control de costo consiste en buscar la causa por la que se presentan desviaciones en los costos estndar por
unidad. El gerente puede hacerse diferentes preguntas: Se han incrementado los precios de losmateriales?,
Se utiliza la mano de obra de manera eficiente?, Necesitan los empleados capacitacin adicional?. La alta
administracin debe identificar en qu puntos radica el control.
Adems de los controles antes mencionados, podemos hablar del control de correspondencia. En toda
empresa se redactan documentos legales que, en algunos casos, van dirigidos a otras organizaciones
nacionales e internacionales, mayormente redactado por el staff legal de la compaa. Este tipo de control
consiste en verificar cuidadosamente estos documentos, debido a que estas declaraciones llevan consigo
mucho prestigio y autoridad de la organizacin.
Control de calidad
El control de calidad se define como el conjunto de medidas y anlisis relacionados con las caractersticas de
un elemento. El control de calidad parte de un elemento, producto o servicio que se realiza, a fin de
comprobar el cumplimiento de los requisitos previamente establecidos.
El grado de calidad ser el indicador de las propiedades y caractersticas de aquellos productos / servicios
que se destinan a una misma utilizacin y para los que se mantiene una relacin entre prestaciones y coste.
Cuando se realiza el control de calidad en los procesos de produccin se persigue un doble objetivo:
Comprobar la conformidad del producto con respecto a las especificaciones de diseo del mismo.
Identificar las causas de la variabilidad para establecer mtodos de correccin y de prevencin, y para lograr que los
productos fabricados respondan a las especificaciones de diseo.
Control de produccin
Se refiere esencialmente a la cantidad de fabricacin de artculos y vigilar que se haga como se plane, es
decir, el control se refiere a la verificacin para que se cumpla con lo planeado, reduciendo a un mnimo las
diferencias del plan original, por los resultados y prctica obtenidos.
Es hacer que el plan de materiales que llega a la fbrica pase por ella y salga de ella regulndose de manera
que alcance la posicin ptima en el mercado y dejando utilidad razonable para la empresa.
El control de la produccin tiene que establecer medios para una continua evaluacin de ciertos factores:
la demanda del cliente, la situacin de capital, la capacidad productiva, etc. Esta evaluacin deber tomar en
cuenta no solo el estado actual de estos factores sino que deber tambin proyectarlo hacia el futuro.
Podemos definir el control de produccin, como "la toma de decisiones y acciones que son necesarias para
corregir el desarrollo de un proceso, de modo que se apegue al plan trazado".
Una definicin ms amplia, segn el diccionario de trminos para el control de la produccin y el inventario,
sera:
"Funcin de dirigir o regular el movimiento metdico de los materiales por todo el ciclo de fabricacin, desde la
requisicin de materias primas, hasta la entrega del producto terminado, mediante la transmisin sistemtica
de instrucciones a los subordinados, segn el plan que se utiliza en las instalaciones del modo ms
econmico".
Para lograr el objetivo, la gerencia debe estar al tanto del desarrollo de los trabajos a realizar, el tiempo y la
cantidad producida; as como modificar los planes establecidos, respondiendo a situaciones cambiantes.
Preguntas bsicas para el control de la produccin:
1.
2. Qu es lo que se va a hacer?
3. Quin ha de hacerlo?
4. Cmo?, Dnde?, y Cundo se va a cumplir?
Que es productividad?
Productividad puede definirse como la relacin entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad
de recursos utilizados. En la fabricacin la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres,
las mquinas, los equipos de trabajo y los empleados.
Productividad en trminos de empleados es sinnimo de rendimiento. En un enfoque sistemtico decimos que
algo o alguien es productivo con una cantidad de recursos ( Insumos) en un periodo de tiempo dado se
obtiene el mximo de productos.
La productividad en las mquinas y equipos esta dada como parte de sus caractersticas tcnicas. No as con
el recurso humano o los trabajadores. Deben de considerarse factores que influyen.
Adems de la relacin de cantidad producida por recursos utilizados, en la productividad entran a juego otros
aspectos muy importantes como:
Calidad: La calidad es la velocidad a la cual los bienes y servicios se producen especialmente por unidad de
labor o trabajo.
Productividad = Salida/ Entradas
Entradas: Mano de Obra, Materia prima, Maquinaria, Energia, Capital.
Salidas: Productos.
Misma entrada, salida mas grande
Entrada mas pequea misma salida
Incrementar salida disminuir entrada
Incrementar salida mas rpido que la entrada
Disminuir la salida en forma menor que la entrada.
Administracin de empresas
El estado de administracin de empresas puede resumirse en cinco etapas
diferentes, cada una de las cuales destacan un aspecto importante de la
administracin, las cuales son:
Personas: es la fase en que administrar es, sobre todo, tratar con personas;
este enfoque de la teora administrativa intenta destacar las personas dentro
de las empresas y es en segundo plano la estructura y las tareas. Este
enfoque se denomina humanista y se puede dividir en dos escuelas o teoras:
la escuela de las relaciones humanas y la teora del comportamiento en las
organizaciones.
Contabilidad:
Finanzas y Contabilidad
Inventarios:
Personal:
Introduccin
Monografias.com
Concepto
Monografias.com
Objetivos
Importancia
- Demandas laborales.
Ingresos
Tipo de empresa
1) Empresas del sector primario: son aquellas que, para realizar sus
actividades, usan algn elemento bsico extrado de la naturaleza, ya sea
agua, minerales, petrleo, etc.
1) Empresas pblicas: son aquellas en las que el capital proviene del Estado,
ya sea municipal, provincial o nacional.
- Acta constitutiva.
- Fecha de constitucin.
- Periodo fiscal.
- Capital.
- Tipo de compaa.
- Socios principales.
- R.I.F.
- Documento de Arrendamiento.
- Conformidad de uso.
- Pago de IVA.
Requisitos tributarios