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EXCEL 2010
desde cero
Introduccin .................................................................................................................................2
Tablas dinmicas, definiciones, datos de origen .......................................................................2
Origen de datos de la tabla dinmica ........................................................................................2
Las bases de las tablas dinmicas .................................................................................................4
Creacin de la tabla dinmica...................................................................................................4
Formato de Tabla Dinmica .....................................................................................................4
Terminologa ............................................................................................................................6
Modificar una tabla dinmica ...................................................................................................6
Ordenar Datos ..........................................................................................................................6
Seguimos avanzando con las tablas dinmicas .............................................................................8
Clculos en una tabla dinamica ................................................................................................8
Agrupar elementos de las tablas dinmicas ..............................................................................8
Filtrar tablas dinmicas por segmentacin ................................................................................9
Grficos dinmicos.....................................................................................................................11
Creacin de un Grfico Dinmico ..........................................................................................11
Filtros y segmentacin en grficos dinmicos. .......................................................................12
Ejemplo de Grficas de Excel con nmeros y porcentajes .....................................................12
Un paso ms, personalizar los clculos ......................................................................................16
Qu es un campo calculado y un elemento calculado? .........................................................16
Crear un campo calculado ......................................................................................................16
Insertar un elemento calculado ...............................................................................................17
Ejemplo de Tablero Final .......................................................................................................18
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Introduccin
En general, los campos de una tabla de base de datos pueden ser de dos clases:
Categora: describe los datos. Por ejemplo, los campos Fecha, TipoCuenta,
Oficina o Cliente (tratando el tema de una cuenta bancaria), son campos de
Categora porque describen los datos del campo Cantidad.
Para especificar los datos sobre los que basar la tabla dinmica:
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Las bases de las tablas dinmicas
Para aplicar un estilo a la tabla dinmica hay que seleccionar cualquier celda de la tabla
y dentro de la ficha contextual Herramientas de tabla dinmica en la ficha Diseo dentro
del grupo Estilos de tabla dinmica elegir el estilo deseado.
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Tambin podemos utilizar los controles del grupo Diseo dentro de la ficha Diseo de
la ficha contextual Herramientas de tabla dinmica para controlar los diferentes
elementos de la tabla.
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Terminologa
Campo columna: un campo que tiene orientacin de columna. Cada
elemento del campo ocupa una columna.
Total General: una fila o columna que muestra los totales de todas las celdas
de una fila o columna.
Grupo: un conjunto de elementos que se trata como un nico elemento. Se
pueden agrupar elementos de manera manual o automticamente.
Elemento: un elemento de un campo que aparece como un encabezado de
fila o columna en una tabla dinmica.
Actualizar: recalcula la tabla despus de que se hayan producido cambios en
los datos de origen.
Campo fila: un campo que tiene una orientacin de fila en la tabla dinmica.
Cada elemento del campo ocupa una fila.
Datos de origen: los datos empleados para crear una tabla dinmica.
Subtotales: una fila o columna que muestra subtotales de una tabla dinmica.
Filtro de tabla: un campo que tiene una orientacin de pgina en la tabla
dinmica similar a una porcin de un cubo tridimensional. Puede mostrar un
elemento o todos los elementos de campo de pgina cada vez.
rea de valores: las celdas de una tabla dinmica que contienen los datos del
informe.
Ordenar Datos
Seleccionar la columna por la que queremos ordenar y pulsar el orden en los
botones de la Ficha de Tabla Dinmica.
Seleccionar el botn Ordenar
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Seguimos avanzando con las tablas dinmicas
Manualmente: para ello seleccionar los elementos que van a ser agrupados y elegir
la opcin Agrupar seleccin de la ficha Opciones dentro de la ficha contextual
Herramientas de tabla dinmica. Tambin se puede realizar esta operacin haciendo
clic con el botn derecho del ratn y seleccionando la opcin Agrupar del men
desplegable.
Automticamente: si los elementos son numricos o de tipo fecha, podemos utilizar
el cuadro de dilogo Agrupar para especificar cmo deseamos agrupar los
elementos. Para ello seleccionar los elementos que van a ser agrupados y elegir la
opcin Agrupar seleccin de la ficha Opciones dentro de la ficha contextual
Herramientas de tabla dinmica. Tambin se puede realizar esta operacin haciendo
clic con el botn derecho del ratn y seleccionando la opcin Agrupar del men
desplegable.
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Filtrar tablas dinmicas por segmentacin
Una segmentacin es un control interactivo que hace que sea ms fcil filtrar datos en una tabla
dinmica.
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Para eliminar los efectos de filtrado por una segmentacin concreta hacer clic en el icono en la
esquina superior derecha de la segmentacin.
Para utilizar una segmentacin para filtrar datos simplemente hay que hacer en un botn. Para
visualizar varios valores hay que pulsar la tecla Control mientras se hace clic en los botones con
una segmentacin.
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Grficos dinmicos
Un grfico dinmico es una representacin grfica de un resumen de datos mostrados en una
tabla dinmica. Este tipo de grficos est basado siempre en una tabla dinmica, pero mantiene
todas las operaciones y funciones de grfico de Excel.
Un grfico dinmico incluye botones de campo que le permiten filtrar los datos del grfico. Se
pueden eliminar los botones de campos haciendo clic con el botn derecho sobre un botn y
seleccionar el comando Ocultar del men emergente.
Cuando se selecciona un grfico dinmico la Cinta de opciones despliega una nueva ficha
llamada Herramientas de grfico dinmico con comandos prcticamente idnticos a los de un
grfico estndar de Excel.
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A la hora de crear el grfico dinmico hay que tener en cuenta una serie de puntos:
Una tabla dinmica y un grfico dinmico estn unidos por un enlace de doble
sentido, es decir, si se realizan cambios estructurales o de filtro a uno, el otro
tambin cambia.
Los botones de campo en un grfico dinmico contiene los mismos controles que
los encabezados de los campos de la tabla dinmica, permitiendo filtrar los datos de
la tabla y del grfico. Si se hacen cambios al grfico utilizando estos botones, estos
cambios tambin se reflejan en la tabla dinmica.
Si tenemos un grfico dinmico y eliminamos la tabla subyacente el grfico
permanece, ya que las frmulas Series del grfico contienen los datos almacenadas
en matrices.
Los grficos dinmicos estn incrustados en la hoja que contiene la tabla dinmica.
Se pueden crear varios grficos dinmicos a partir de una tabla dinmica,
permitiendo dar formato y manejar los grficos por separado. Pero los grficos
muestran los mismos datos.
La segmentacin tambin funciona con los grficos dinmicos.
Por ejemplo, para analizar un parcial, quiero saber cuntos alumnos han aprobado, cuantos han
sacado un bien, cuantos han suspendido, etc. Imaginemos qu tenemos 10 aprobados de 30
alumnos o lo que es lo mismo un 33%. Si lo intentamos presentar en un grfico de barras, con
una sola escala, queda raro ya que los valores numricos van de 0 a 30, mientras que los
porcentuales van de 0 a 100
Datos de Origen
Parto de una tabla donde he almacenado para cada alumno, la nota que ha sacado y que
utilizando la funcin "Promedio" me calcula la media por alumno. En esta tabla tengo tambin
una columna dnde transformo esa nota media en un texto utilizando varias funciones "Sii"
anidadas (unas dentro de otras)
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Para analizar mejor los datos, tengo una segunda tabla que he llamado de "Indicadores" y que
utilizar la funcin "Contar.Si.Conjunto" me recuenta cuantos suspensos, aprobados, etc, tengo
en la primera tabla.
Si selecciono la tabla (menos la fila de Total) e inserto un grfico de barras, me muestra las dos
series a la vez ( N de alumnos y % de alumnos) por cada tipo de nota, pero, el grfico es poco
claro, incluso aadiendo los valores para cada serie
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Se abre la ventana de propiedades con el ttulo "Formato de serie de datos" y ah es donde
tenemos que indicar que queremos utilizar el Eje secundario. Si no tenemos seleccionada
previamente la serie, no va a mostrar esta opcin.
Jugando con las opciones de "Ancho del intervalo" podemos indicar el grosor de la serie, hasta
encontrar el que nos parezca mejor para el grfico.
Como las escalas las pone de forma automtica, podemos forzar para que la escala secundaria
refleje siempre los 30 alumnos y as tengamos un grfico ms claro. Para establecer los valores
en la escala secundaria, tenemos que seleccionarla primero, bien pinchando en el grfico o bien
desde la cinta de opciones.
Una vez seleccionada, pulsamos "Aplicar formato a la seleccin" y nos muestra la ventana de
propiedades, dnde podemos establecer un valor fijo a la escala, en este caso, 30.
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Resultado Final
Una vez hechos los cambios en el grfico (indicar a la serie nmero que utilice el eje
secundario, cambiar el grosor de la serie, aadir un valor fijo a la escala secundaria, mostrar
valores) tenemos un grfico, que a mi entender, expresa de forma ms clara toda la informacin
de la tabla de indicadores.
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Un paso ms, personalizar los clculos
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Tras crear el campo calculado Excel lo agrega a la zona Valores de la tabla dinmica, pero
tambin aparece en la Lista de campos de la tabla dinmica.
Etiquetas de columna
CLi1 CLi2 CLi3 Total N Ventas Total Un Total Ventas/Un
Etiquetas de fila N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un
Ene 3.200,00 300 10,67 3.200,00 300 10,67
Feb 750,00 45 16,67 750,00 45 16,67
Mar 1.250,00 125 10,00 1.250,00 125 10,00
Abr 658,00 78 8,44 658,00 78 8,44
May 3.520,00 420 8,38 3.520,00 420 8,38
Sep 3.020,00 350 8,63 3.020,00 350 8,63
Nov 950,00 56 16,96 950,00 56 16,96
Dic 2.500,00 245 10,20 2.500,00 245 10,20
Oct 855,00 167 5,12 855,00 167 5,12
Total general 4.713,00 545 8,65 5.720,00 601 9,52 6.270,00 640 9,80 16.703,00 1786 9,35
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7. Hacer clic en Sumar.
8. Repetir los pasos 6 y 7 para crear ms elementos calculados. Por ejemplo:
=10%*(Abr+May+Jun)
9. Hacer clic en Aceptar.
10. Mover el campo en la posicin deseada
Etiquetas de columna
CLi1 CLi2 CLi3 Total N Ventas Total Un Total Ventas/Un
Etiquetas de fila N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un
Ene 3.200,00 300 10,67 3.200,00 300 10,67
Feb 750,00 45 16,67 750,00 45 16,67
Mar 1.250,00 125 10,00 1.250,00 125 10,00
1Trimestre 320,00 30 10,67 125,00 12,5 10,00 75,00 4,5 16,67 520,00 47 11,06
Abr 658,00 78 8,44 658,00 78 8,44
May 3.520,00 420 8,38 3.520,00 420 8,38
Sep 3.020,00 350 8,63 3.020,00 350 8,63
Nov 950,00 56 16,96 950,00 56 16,96
Dic 2.500,00 245 10,20 2.500,00 245 10,20
Oct 855,00 167 5,12 855,00 167 5,12
Total general 5.033,00 575 8,75 5.845,00 613,5 9,53 6.345,00 644,5 9,84 17.223,00 1833 9,40
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