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TABLAS

DINMICAS EN Cmo crear un


panel resumen

EXCEL 2010
desde cero

Excel permite un anlisis de datos muy completo junto con la posibilidad


de la presentacin en un cuadro de mando para toma de decisiones. Est
gua resume las principales funcionalidades para lograr un panel bsico de
informacin.

Javier Roig Garro


ndice

Introduccin .................................................................................................................................2
Tablas dinmicas, definiciones, datos de origen .......................................................................2
Origen de datos de la tabla dinmica ........................................................................................2
Las bases de las tablas dinmicas .................................................................................................4
Creacin de la tabla dinmica...................................................................................................4
Formato de Tabla Dinmica .....................................................................................................4
Terminologa ............................................................................................................................6
Modificar una tabla dinmica ...................................................................................................6
Ordenar Datos ..........................................................................................................................6
Seguimos avanzando con las tablas dinmicas .............................................................................8
Clculos en una tabla dinamica ................................................................................................8
Agrupar elementos de las tablas dinmicas ..............................................................................8
Filtrar tablas dinmicas por segmentacin ................................................................................9
Grficos dinmicos.....................................................................................................................11
Creacin de un Grfico Dinmico ..........................................................................................11
Filtros y segmentacin en grficos dinmicos. .......................................................................12
Ejemplo de Grficas de Excel con nmeros y porcentajes .....................................................12
Un paso ms, personalizar los clculos ......................................................................................16
Qu es un campo calculado y un elemento calculado? .........................................................16
Crear un campo calculado ......................................................................................................16
Insertar un elemento calculado ...............................................................................................17
Ejemplo de Tablero Final .......................................................................................................18

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Introduccin

Tablas dinmicas, definiciones, datos de origen


Una tabla dinmica es un informe resumido generado a partir de una base de datos. La
base de datos en la que se basa puede estar en la hoja en forma de tabla o en un archivo
de datos externo.

El aspecto ms innovador de las tablas dinmicas est en su interactividad, es decir, tras


su creacin podemos recolocar la informacin en cualquier forma, e incluso insertar
frmulas especiales que realicen nuevos clculos, y crear posteriormente grupos de
elementos de resumen.

Sin embargo, las tablas dinmicas no se actualizan automticamente cuando


modificamos la informacin en el origen de datos, aunque este problema se soluciona
haciendo clic en el botn Actualizar que hace que la tabla dinmica se actualice con los
ltimos datos.

Origen de datos de la tabla dinmica


La tabla dinmica necesita que los datos en los que se basa estn en una base de datos
rectangular.

En general, los campos de una tabla de base de datos pueden ser de dos clases:

Datos: contienen un valor de datos. Por ejemplo el campo Cantidad es un campo de


datos.

Categora: describe los datos. Por ejemplo, los campos Fecha, TipoCuenta,
Oficina o Cliente (tratando el tema de una cuenta bancaria), son campos de
Categora porque describen los datos del campo Cantidad.

Para especificar los datos sobre los que basar la tabla dinmica:

1. Si los datos estn en el rango de una hoja de clculo seleccionar cualquier


celda de ese rango.
2. Ir a la ficha Insertar.
3. Dentro del grupo Tablas elegir la opcin Tabla dinmica.
4. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica seleccionar los datos en los que
se va a basar la tabla dinmica y su ubicacin.

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Las bases de las tablas dinmicas

Creacin de la tabla dinmica


Cuando aparece la Lista de campos de tabla dinmica se puede configurar el diseo real
de la tabla dinmica utilizando una de las tcnicas siguientes:

Arrastrando los nombres de los campos de la parte superior a uno de los


recuadros de la Lista de campos de tabla dinmica.
Colocando una marca de verificacin al lado del elemento de la parte
superior de la Lista de campos de tabla dinmica.
Haciendo clic en un nombre de campo en la parte superior de la lista de
campos de tabla dinmica y seleccionando su ubicacin desde el men
desplegable.

Formato de Tabla Dinmica


La tabla dinmica utiliza el formato de nmero General. Para cambiar el formato de
nmero utilizado hacer clic con el botn derecho sobre cualquier valor y seleccionar
Formato de nmero del men emergente, y elegir el formato deseado dentro del cuadro
de dilogo Formato de celdas.

Para aplicar un estilo a la tabla dinmica hay que seleccionar cualquier celda de la tabla
y dentro de la ficha contextual Herramientas de tabla dinmica en la ficha Diseo dentro
del grupo Estilos de tabla dinmica elegir el estilo deseado.

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Tambin podemos utilizar los controles del grupo Diseo dentro de la ficha Diseo de
la ficha contextual Herramientas de tabla dinmica para controlar los diferentes
elementos de la tabla.

El grupo Mostrar de la ficha Opciones dentro de la ficha contextual Herramientas de


tabla dinmica contiene las opciones que afectan a la apariencia de la tabla dinmica.

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Terminologa
Campo columna: un campo que tiene orientacin de columna. Cada
elemento del campo ocupa una columna.
Total General: una fila o columna que muestra los totales de todas las celdas
de una fila o columna.
Grupo: un conjunto de elementos que se trata como un nico elemento. Se
pueden agrupar elementos de manera manual o automticamente.
Elemento: un elemento de un campo que aparece como un encabezado de
fila o columna en una tabla dinmica.
Actualizar: recalcula la tabla despus de que se hayan producido cambios en
los datos de origen.
Campo fila: un campo que tiene una orientacin de fila en la tabla dinmica.
Cada elemento del campo ocupa una fila.
Datos de origen: los datos empleados para crear una tabla dinmica.
Subtotales: una fila o columna que muestra subtotales de una tabla dinmica.
Filtro de tabla: un campo que tiene una orientacin de pgina en la tabla
dinmica similar a una porcin de un cubo tridimensional. Puede mostrar un
elemento o todos los elementos de campo de pgina cada vez.
rea de valores: las celdas de una tabla dinmica que contienen los datos del
informe.

Modificar una tabla dinmica


Para eliminar un campo seleccionarlo en la parte inferior de la Lista de
campos de tabla dinmica y arrastrarlo fuera.
Para modificar el orden de los campos si la zona tiene ms de un campo,
arrastrar los nombres de los campos a su nueva ubicacin.
Para eliminar temporalmente un campo eliminar la casilla de verificacin del
nombre de campo en la parte superior de la Lista de campos de tabla
dinmica.
Si aadimos un campo a la seccin Filtro de informe, los elementos del
campo aparecen en la lista desplegable, lo que nos permite filtrar los datos
mostrados por uno o dos elementos.

Ordenar Datos
Seleccionar la columna por la que queremos ordenar y pulsar el orden en los
botones de la Ficha de Tabla Dinmica.
Seleccionar el botn Ordenar

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Seguimos avanzando con las tablas dinmicas

Clculos en una tabla dinamica


Podemos visualizar los datos utilizando diferentes tcnicas de resumen. Para ello:

1. Seleccionar cualquier celda de la zona Valores.


2. Ir a la ficha contextual Herramientas de tabla dinmica.
3. Elegir la ficha Opciones.
4. Desplegar el icono Campo activo.
5. Elegir la opcin Configuracin de campo.
6. En el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor utilizar la
ficha Resumen para seleccionar una funcin diferente de resumen. Para
desplegar sus valores de una forma diferente, utilizar el control
desplegable en la ficha Mostrar valores como.

Agrupar elementos de las tablas dinmicas


La tabla dinmica permite combinar elementos en grupos. Los elementos que podemos agrupar
son los que aparecen como Rtulos de fila o Rtulos de columna.

Excel ofrece dos formas de agrupar elementos:

Manualmente: para ello seleccionar los elementos que van a ser agrupados y elegir
la opcin Agrupar seleccin de la ficha Opciones dentro de la ficha contextual
Herramientas de tabla dinmica. Tambin se puede realizar esta operacin haciendo
clic con el botn derecho del ratn y seleccionando la opcin Agrupar del men
desplegable.
Automticamente: si los elementos son numricos o de tipo fecha, podemos utilizar
el cuadro de dilogo Agrupar para especificar cmo deseamos agrupar los
elementos. Para ello seleccionar los elementos que van a ser agrupados y elegir la
opcin Agrupar seleccin de la ficha Opciones dentro de la ficha contextual
Herramientas de tabla dinmica. Tambin se puede realizar esta operacin haciendo
clic con el botn derecho del ratn y seleccionando la opcin Agrupar del men
desplegable.

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Filtrar tablas dinmicas por segmentacin
Una segmentacin es un control interactivo que hace que sea ms fcil filtrar datos en una tabla
dinmica.

1. Para aadir una segmentacin a una hoja de clculo:


1. Seleccionar una celda de la tabla dinmica.
2. Ir a la ficha Herramienta de tabla dinmica.
3. Seleccionar la ficha Opciones.
4. Desplegar el icono Insertar segmentacin de datos.
5. Elegir la opcin Insertar segmentacin de datos.
6. En el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos en el que aparece una lista
de todos los campos de la tabla dinmica, colocar una marca de verificacin al lado
de la segmentacin que se desee.
7. Hacer clic en Aceptar.

La segmentacin se puede mover, cambiar de tamao y cambiar su aspecto.

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Para eliminar los efectos de filtrado por una segmentacin concreta hacer clic en el icono en la
esquina superior derecha de la segmentacin.

Para utilizar una segmentacin para filtrar datos simplemente hay que hacer en un botn. Para
visualizar varios valores hay que pulsar la tecla Control mientras se hace clic en los botones con
una segmentacin.

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Grficos dinmicos
Un grfico dinmico es una representacin grfica de un resumen de datos mostrados en una
tabla dinmica. Este tipo de grficos est basado siempre en una tabla dinmica, pero mantiene
todas las operaciones y funciones de grfico de Excel.

Creacin de un Grfico Dinmico


Podemos crear un grfico dinmico de dos formas:

Seleccionar cualquier celda de la tabla dinmica y elegir la opcin Grfico dinmico


de la ficha Opciones dentro de la ficha contextual Herramientas de tabla dinmica.
Dentro de la ficha Insertar desplegar el icono Tabla dinmica y elegir la opcin
Grfico dinmico.

Un grfico dinmico incluye botones de campo que le permiten filtrar los datos del grfico. Se
pueden eliminar los botones de campos haciendo clic con el botn derecho sobre un botn y
seleccionar el comando Ocultar del men emergente.

Cuando se selecciona un grfico dinmico la Cinta de opciones despliega una nueva ficha
llamada Herramientas de grfico dinmico con comandos prcticamente idnticos a los de un
grfico estndar de Excel.

Si se modifica la tabla dinmica subyacente, el grfico se ajusta automticamente para mostrar


el nuevo resumen de datos.

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A la hora de crear el grfico dinmico hay que tener en cuenta una serie de puntos:

Una tabla dinmica y un grfico dinmico estn unidos por un enlace de doble
sentido, es decir, si se realizan cambios estructurales o de filtro a uno, el otro
tambin cambia.
Los botones de campo en un grfico dinmico contiene los mismos controles que
los encabezados de los campos de la tabla dinmica, permitiendo filtrar los datos de
la tabla y del grfico. Si se hacen cambios al grfico utilizando estos botones, estos
cambios tambin se reflejan en la tabla dinmica.
Si tenemos un grfico dinmico y eliminamos la tabla subyacente el grfico
permanece, ya que las frmulas Series del grfico contienen los datos almacenadas
en matrices.
Los grficos dinmicos estn incrustados en la hoja que contiene la tabla dinmica.
Se pueden crear varios grficos dinmicos a partir de una tabla dinmica,
permitiendo dar formato y manejar los grficos por separado. Pero los grficos
muestran los mismos datos.
La segmentacin tambin funciona con los grficos dinmicos.

Filtros y segmentacin en grficos dinmicos.


Los filtros que se aplican en la tabla dinmica son los mismos que en los grficos.
Estos filtros se pueden aplicar desde los botones de los grficos. Estos botones se
pueden activar desde la pestaa Analizar de la ficha Herramientas de grfico
dinmico.
Al igual que en las tablas, las grficas se pueden segmentar desde la ficha Analizar.
Si el grfico se basa en una tabla que ya tiene segmentacin, el grfico la hereda.

Ejemplo de Grficas de Excel con nmeros y porcentajes


En ms de una ocasin he necesitado mostrar en una grfica el mismo dato, utilizando los
valores numricos y los porcentuales para mejorar la visualizacin de la informacin a la hora
de analizar un dato. El problema, es que en muchos casos estos dos datos son muy dispares y no
quedan nada bien en una sola grfica.

Por ejemplo, para analizar un parcial, quiero saber cuntos alumnos han aprobado, cuantos han
sacado un bien, cuantos han suspendido, etc. Imaginemos qu tenemos 10 aprobados de 30
alumnos o lo que es lo mismo un 33%. Si lo intentamos presentar en un grfico de barras, con
una sola escala, queda raro ya que los valores numricos van de 0 a 30, mientras que los
porcentuales van de 0 a 100

Datos de Origen
Parto de una tabla donde he almacenado para cada alumno, la nota que ha sacado y que
utilizando la funcin "Promedio" me calcula la media por alumno. En esta tabla tengo tambin
una columna dnde transformo esa nota media en un texto utilizando varias funciones "Sii"
anidadas (unas dentro de otras)

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Para analizar mejor los datos, tengo una segunda tabla que he llamado de "Indicadores" y que
utilizar la funcin "Contar.Si.Conjunto" me recuenta cuantos suspensos, aprobados, etc, tengo
en la primera tabla.

Esta tabla la completo con una columna de porcentajes

Si selecciono la tabla (menos la fila de Total) e inserto un grfico de barras, me muestra las dos
series a la vez ( N de alumnos y % de alumnos) por cada tipo de nota, pero, el grfico es poco
claro, incluso aadiendo los valores para cada serie

Utilizar un eje secundario para los datos


Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una de las dos series e indicar en las
propiedades del formato, que queremos que la represente en el eje secundario.
Lo ms sencillo, es ir a la cinta de botones, en la pestaa Formato y seleccionar "Serie N" y
pulsar sobre "Aplicar formato a la seleccin"

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Se abre la ventana de propiedades con el ttulo "Formato de serie de datos" y ah es donde
tenemos que indicar que queremos utilizar el Eje secundario. Si no tenemos seleccionada
previamente la serie, no va a mostrar esta opcin.

Jugando con las opciones de "Ancho del intervalo" podemos indicar el grosor de la serie, hasta
encontrar el que nos parezca mejor para el grfico.

Como las escalas las pone de forma automtica, podemos forzar para que la escala secundaria
refleje siempre los 30 alumnos y as tengamos un grfico ms claro. Para establecer los valores
en la escala secundaria, tenemos que seleccionarla primero, bien pinchando en el grfico o bien
desde la cinta de opciones.

Una vez seleccionada, pulsamos "Aplicar formato a la seleccin" y nos muestra la ventana de
propiedades, dnde podemos establecer un valor fijo a la escala, en este caso, 30.

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Resultado Final
Una vez hechos los cambios en el grfico (indicar a la serie nmero que utilice el eje
secundario, cambiar el grosor de la serie, aadir un valor fijo a la escala secundaria, mostrar
valores) tenemos un grfico, que a mi entender, expresa de forma ms clara toda la informacin
de la tabla de indicadores.

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Un paso ms, personalizar los clculos

Qu es un campo calculado y un elemento calculado?


Campo calculado: un nuevo campo creado a partir de otros campos de la tabla
dinmica. Si el origen de una tabla dinmica es una tabla de hoja de clculo, una
alternativa para usar un campo calculado es agregar una columna nueva a la tabla y
crear una frmula para realizar el clculo deseado. Un campo calculado debe
encontrarse en la zona Valores.
Elemento calculado: un elemento calculado utiliza el contenido de otros elementos
de un campo de la tabla dinmica. Si el origen de una tabla dinmica es una tabla de
hoja de clculo, una alternativa es insertar una o ms filas y escribir frmulas que
utilicen valores de otras filas. Un elemento calculado debe encontrarse en los
Rtulos de fila o en un Filtro de informe. No puede encontrarse en la zona Valores.
Las frmulas utilizadas para crear campos calculados y elementos calculados no se
introducen en celdas. En su lugar introducimos estas frmulas en un cuadro de
dilogo y se almacenan junto con los datos de la tabla dinmica.

Crear un campo calculado


Como una tabla dinmica es un tipo especial de rango de datos no permite insertar filas o
columnas en ella, por lo que no se pueden insertar frmulas para realizar los clculos. Sin
embargo, se puede crear un campo calculado que consiste en un clculo que puede incluir otros
campos.

Para crear un campo calculado:

1. Seleccionar cualquier celda de la tabla dinmica.


2. Ir a la ficha contextual Herramientas de la tabla dinmica.
3. Seleccionar la ficha Opciones.
4. Desplegar el icono Clculos y elegir Campos, elementos y conjuntos.
5. Seleccionar la opcin Campo calculado.

6. En el cuadro de dilogo Insertar campo calculado introducir un nombre descriptivo


en el recuadro Nombre y la frmula en el campo Frmula. La frmula puede utilizar
funciones de hoja y otros campos de origen. Se puede crear la frmula de forma
manual escribindola o haciendo doble clic en un elemento del cuadro de la lista
Campos. Por ejemplo: =Ventas / Unidades
7. Hacer clic en Sumar para agregar este nuevo campo.
8. Hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.

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Tras crear el campo calculado Excel lo agrega a la zona Valores de la tabla dinmica, pero
tambin aparece en la Lista de campos de la tabla dinmica.
Etiquetas de columna
CLi1 CLi2 CLi3 Total N Ventas Total Un Total Ventas/Un
Etiquetas de fila N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un
Ene 3.200,00 300 10,67 3.200,00 300 10,67
Feb 750,00 45 16,67 750,00 45 16,67
Mar 1.250,00 125 10,00 1.250,00 125 10,00
Abr 658,00 78 8,44 658,00 78 8,44
May 3.520,00 420 8,38 3.520,00 420 8,38
Sep 3.020,00 350 8,63 3.020,00 350 8,63
Nov 950,00 56 16,96 950,00 56 16,96
Dic 2.500,00 245 10,20 2.500,00 245 10,20
Oct 855,00 167 5,12 855,00 167 5,12
Total general 4.713,00 545 8,65 5.720,00 601 9,52 6.270,00 640 9,80 16.703,00 1786 9,35

Insertar un elemento calculado


Un elemento calculado es una alternativa para agregar una fila nueva al origen de datos, es
decir, una fila que contiene una frmula que hace referencia a otras filas.

Para crear un elemento calculado:

1. Mover el puntero de celda a la zona Rtulo de fila o Rtulo de columna.


2. Ir a la ficha contextual Herramientas de la tabla dinmica.
3. Seleccionar la ficha Opciones.
4. Desplegar el icono Clculos y elegir Campos, elementos y conjuntos.
5. Seleccionar la opcin Elemento calculado.
6. En el cuadro de dilogo Insertar elemento calculado introducir un nombre
descriptivo en el recuadro Nombre y la frmula en el campo Frmula. La frmula
puede utilizar elementos de otros campos pero no puede utilizar funciones de hoja.
Por ejemplo: =10%*(Ene+Feb+Mar)

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7. Hacer clic en Sumar.
8. Repetir los pasos 6 y 7 para crear ms elementos calculados. Por ejemplo:
=10%*(Abr+May+Jun)
9. Hacer clic en Aceptar.
10. Mover el campo en la posicin deseada
Etiquetas de columna
CLi1 CLi2 CLi3 Total N Ventas Total Un Total Ventas/Un
Etiquetas de fila N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un N Ventas Un Ventas/Un
Ene 3.200,00 300 10,67 3.200,00 300 10,67
Feb 750,00 45 16,67 750,00 45 16,67
Mar 1.250,00 125 10,00 1.250,00 125 10,00
1Trimestre 320,00 30 10,67 125,00 12,5 10,00 75,00 4,5 16,67 520,00 47 11,06
Abr 658,00 78 8,44 658,00 78 8,44
May 3.520,00 420 8,38 3.520,00 420 8,38
Sep 3.020,00 350 8,63 3.020,00 350 8,63
Nov 950,00 56 16,96 950,00 56 16,96
Dic 2.500,00 245 10,20 2.500,00 245 10,20
Oct 855,00 167 5,12 855,00 167 5,12
Total general 5.033,00 575 8,75 5.845,00 613,5 9,53 6.345,00 644,5 9,84 17.223,00 1833 9,40

Ejemplo de Tablero Final


CLi1 CLi2 CLi3 Total Sum Ventas Total %Ventas
Etiquetas de fila Sum Ventas %Ventas Sum Ventas %Ventas Sum Ventas %Ventas
ene 3.858,00 52,29% 3.520,00 47,71% - 0,00% 7.378,00 100,00%
feb - 0,00% - 0,00% 750,00 100,00% 750,00 100,00%
mar - 0,00% 1.250,00 100,00% - 0,00% 1.250,00 100,00%
oct - 0,00% - 0,00% 7.500,00 100,00% 7.500,00 100,00%
nov 855,00 47,37% 950,00 52,63% - 0,00% 1.805,00 100,00%
dic - 0,00% - 0,00% 3.020,00 100,00% 3.020,00 100,00%
Total general 4.713,00 21,72% 5.720,00 26,36% 11.270,00 51,93% 21.703,00 100,00%

Sum Ventas %Ventas Fecha


8.000,00 100,00% ene
7.000,00 90,00%
80,00% Cliente feb
6.000,00 Valores
70,00% mar
5.000,00 60,00% CLi3 - %Ventas
4.000,00 50,00% oct
CLi3 - Sum Ventas
3.000,00 40,00%
CLi2 - %Ventas Cliente
30,00%
2.000,00 CLi2 - Sum Ventas
20,00%
1.000,00 CLi1
10,00% CLi1 - Sum Ventas
- 0,00% CLi2
ene feb mar oct nov dic
CLi3
Fecha

Etiquetas de fila Ventas Un. Alertas


CLi1 4.713,00 545
CLi2 5.720,00 601
CLi3 6.270,00 640
Total general 16.703,00 1786 9,35218365

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