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Cmo actualizar una lista

desplegable en Excel
Para actualizar una lista desplegable en Excel podemos utilizar frmulas que nos
ayudarn a detectar cualquier cambio en el rango sobre el cual se basa nuestra lista
desplegable y por lo tanto se actualizarn automticamente sus elementos.

Supongamos la siguiente lista de productos que ser incluida dentro de un control de


lista desplegable:

Crear frmula para detectar rango


El primer paso es crear una frmula que identificar el rango donde se encuentran las
celdas que contienen los elementos de nuestra lista. Para ello utilizar la funcin
DESREF la cual devuelve como resultado una referencia a un rango de celdas en
base a ciertos parmetros de configuracin. Comenzar por escribir la frmula de la
siguiente manera:

=DESREF(A2,

El primer argumento de la funcin DESREF indica la celda donde iniciar el rango de


los elementos de la lista. Los siguientes dos argumentos de la funcin DESREF
permiten especificar el nmero de celdas que deseamos movernos a partir de la celda
inicial. Ya que no deseo tener un desfasamiento de la celda A2 escribimos la frmula
de la siguiente manera:

=DESREF(A2, 0, 0,
El cuarto argumento de la funcin DESREF nos permite indicar el alto del rango y por
lo tanto es importante utilizar una funcin que nos indique el nmero adecuado de
elementos de la columna A. Para esto utilizar la funcin CONTARA que cuenta el
nmero de celdas no vacas dentro de un rango. Observa con detenimiento la manera
en que utilizo la funcin CONTARA como el cuarto argumento de la funcin DESREF:

=DESREF(A2, 0, 0, CONTARA(A:A) - 1)

La funcin CONTARA tiene el argumento A:A que indica que debe tomar en cuenta
toda la columna A. De acuerdo a nuestro ejemplo, la columna A tiene 4 celdas no
vacas que incluyen el ttulo, por esta razn debo restar uno al resultado de la funcin
CONTARA para que me devuelva el nmero real de elementos en la columna.

De esta manera la funcin DESREF nos ayuda a obtener el rango de celdas que
contienen los elementos que formarn parte de nuestra lista desplegable en Excel.
Este rango es totalmente dinmico ya que si agregamos un nuevo elemento o
eliminamos alguno otro se devolver el rango de elementos adecuado.

Crear la lista desplegable en Excel


Ahora que ya tenemos la frmula que nos devolver el rango de celdas adecuado
podemos iniciar con la creacin de la lista desplegable. Selecciona el comando Datos
> Herramientas de datos > Validacin de datos. Se mostrar el cuadro de dilogo
Validacin de datos y en la pestaa Configuracin selecciona la opcin Lista y en el
cuadro de texto origen pega la frmula que acabamos de construir en los pasos
anteriores:
Al pulsar el botn Aceptar se habr creado una nueva lista desplegable en Excel cuyos
elementos son los enlistados en la columna A:

Actualizar la lista desplegable en Excel


Para actualizar los valores de la lista desplegable ser suficiente con agregar un
nuevo elemento en la columna A para que sea incluido automticamente dentro de la
lista desplegable.
Lo mismo suceder si eliminamos algn elemento de la columna A ya que ser
excluido de la lista desplegable. La nica condicin es que todos los valores de la
columna A sean contiguos, es decir, que no existan celdas en blanco entre ellos.

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