Organizacin del ~~fantenimiento

l. PROPIO O SUBCONTRATADO

Esta suele ser la primera pregunta que se hace la persona que debe decid r
sobre este asunto.

La contestacin es fcil: debe _o_:_g;[1izarse bajo el supuesto de que todo sea

subcontratado, para decidir despus cul es el mnimo de personas que deseo
tener en base a criterios econmicos o de estrategia.

Si el trabajo a realizar no requiere en ningn caso el trabajo continuo de

una persona, parececlro, bajo criterios econmicos, q 0,_d_ebe estar sub-
e on tratado.

Si el trabajo no va tener una continuidad a medio e!_azo,_estamos en el mis

mo caso del !Jr!'O anterior.

La duda puede surgir cuando estamos ante un volumen de trabajo que ocu-
.i. pa la jornada completa de varias personas. En mi opinin, debe ser personal
' propio el que se ocupa de la definicin y control del mantenimiento, o al me
nos este ltimo. Y subcontratado el que ejecuta los traba~-- .

Lo que ocurre es que depende de las caractersticas de la empresa propie-

taria de las instalaciones a mantener, el que prevalezcan unos u otros criterios.
Su convenio colectivo, por ejemplo, puede inlluir en gran medida. Lo al<']~o
que sea el mantenimiento respecto a la actividad principal de la empresa, tam-
bin es un factor importa_nte.

Pero creo que el mejor criterio es el de plantearse todo el <:squema de_acti

vidad~ _rabajos Y..<:ostes, y decidir a po~t~riori .

. Hov en da se tiende a la subcontratacin, posiblemente por las caracters

tic as de la legislacin laboral, y concretamente las posibles dificultades a bo ia
ra de tener que rescindir contratos laborales.

e.
t e\
Tambin es cierto, en favor de esta tendencia, que en un mercado con ex-
ceso de oferta, es posible encontrar precios muy interesantes en el mercado
'('Ci<'] de empresas.
yoblc.,..., e\{\ ...._~~\UI.l
, lo\,l:d ~-~
CR\S::, / 1 ~\v. <.lo. . ~.,._., ( ~._,\",>-,. k. \39

La Gestin del Manten/mienta
no ol~idemos que Jos aspectos derivados del control deben ser o~jeto de
Pero alternativa con-
especial atencin, y que no parece prudente optar a pnon por una .
;:reta, salvo que las caractersticas de nuestra empresa o comurudad lo reqweran.
subcontrataci_~
Lo que s me parece claro es que la tendencia debe ser a la
en todos aquellos casos en los que las condiciones laborales pu~daJ_> penrnnr
que nuestros empleados no tengan ~simos elementos de mouvac!On o pue-
dan alejarse de objetivos de productlvtdad.
. mos el mas mnimo riesgo de que nuestros empleados se parezcan
St corre 6 b l . fun . arios de la
a las carie atoras que haca el cine de los aos O so re os . ct,on .
Administracin, estaremos ante un ejemplo concreto que aconseJara en cualqmer
caso la subcon tra tacin.
Si le encargamos a alguien que nos organice el mantenimiento de nu~stras
instalaciones, este concepto debe ser tratado antes de comenzar a trabaar _en
ll Puede haber decisiones 0 formas de hacer que nos lleven a tener plantilla
~~~ia casi sin darnos cuenta y desde luego sin que nos Jo hayamos propues-
_m._La razn es que, como veremos en otro captulo, la form~ de contratar~~~
trabaos uede llevarnos a un contrato laboral cuando ensabamos ~e~
bamos ante uno de prestacion de servicio. Si esto sucede, la marcha atras stem-
pre acarrea dificultades, smsabores y gastos innecesarios.
f: In tentemos pues que antes de contratar el primer trabajo tengamos claros
los princip os de lo que queremos. Lo vamos a ver a Jo largo del libro. Empezar
a encargar reparac1ones 0
"chapucillas" sin una gua clara puede llevarnos a
donde no queremos.
2. ACTIVIDADES
Si vamos a organizar un mantenimiento, habr que seguir u? ciert~ mtodo.
Pu~den valer muchos, y aqu comentamos uno que nos ayudara a clarificar or-
denar nuestro trabajo.
El primer paso consiste en un anlisis de todo lo que <!~be se~ o bj~
mantenimiento. Pero es recomendable hacerlo desde el punto de ,.,sta
del ser-
vicio a prestar: EL INVENTARIO DE SERVICIOS.
40
Organizacin del Mantenimiento
Por ejemplo, la lista no debe incluir calderas, bombeos, plantas de fro, etc,
sino "climatizacin". Es decir, lo primero que tendr en cuenta el que trata de
-defmir el mantenimiento, es que hay que suministrar climatizacin.
Ms ejemplos podran ser: ascensores, energa elctrica, alumbrado, con-
traincendios, agua potable, evacuacin de residuos, aire comprimido, etc. Es Je-
cir, debemos aclarar perfectamente _LOS SERVICIOS que prestan las instalacio-
nes existentes. Dicho de otra forma, debemos hacer un anlisis tal y como lo
hara el que recibe el senicio. Es evidente que a un usuario no leir;ieresa sa-
ber e mo ie llega la eneriiia-elctrica: lo g u e quiere es <;u e le llegue.
A continuacin, surge Jo que en muchos casos es un grave problema: L\
DOCUMENTACIN TECNICA. Esta parte es la que se refiere a "las tripas" de las
if!_SJala_fi_cm.e~ Y~!!__~arder -~s totalmente tcniC(-;~----- -
Ese suministro de energa elctrica al que nos referamos antes, tendr al me-
nos unos planos que describan las con=iones de las conducciones, !os equipos.
los cuadros, sus caractersticas, marcas y modelos, etc. Con ellos, un tcnico de-
be poder identificar la realidad fisica con lo que contienen, es decir, debe poder
"seguir la instalacin" si le hace falta. Puede deducir dnde est la causa de un pn~
blema, cmo restablecer un senicio daado, qu elementos debe comprar, etc.
En su versin ms completa, estaremos ante un Proyecto, que constar de
una memoria descriptiva yjustificativa de clculos, de unos planos, y-de un
pliego de condiciones. Incluso es posible que e.-.:ista un >resupuesto, aunque
como documentacin de las instalaciones es difcil que se haya dejado.
Entre unos simples planos y un Proyecto completo exjste todo un .ab:anico
d<:J):Qsibilidades. e indmo pode m os no disponer..de_nada___Esto ltimo exigira
una labor previa de documentacin en la que al menos hara falta levantar unos
esquemas y una descripcin tcnica de Jo =isteute _
Debera ser normal que !as instalaciones estuvieran realizadas de acuerdo a
un Proyecto_ La licencia de Apertwa requiere este documento. Pero que sea pre-
ceptivo no es sinnimo de que Jo encontremos cuando nos haga falta. Tambin
es posible que el Proyecto =ista pero que la instalacin no se corresponda
qactamente con L
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La Gestin del.ldantenimiento
La inexistencia de una DOCUMENTACIN TCNICA correcta puede dar
Jugar a problemas a la bo~~~~solver:u~ aver"cJ des~e l~eg~, a _la ho~ de
subcontratar el mantenimiento. En la avena, porque sera mas difcil localizar
el problema~sO.iscausa5, ideZidir lo que hay que hacer. En la s:t~ontratacin,
ya que puede ser ca usa de excusas ms o menos reales st el serviao no responde
como esperamos.
~ Lo recomendable, si no disponemos de esta documentacin, es levantar unos
esquemas como decamos antes. Pero hacerlo al marge~ de cualquier otro tra
bajo, es decir, no supeditar resultados o reconocer carenclliS ante la empresa q~e
nos vava a prestar el sen-icio de mantenimiento. Cualquier profesiOnal media
name~te cualificado puede hacer un inventario tcnico de una instalacin, que
sea el soporte adecuado para quien vaya a mantenerla.
Otro punto pr"'io son los permisos o DOCUMENTACIN LEGAL.
El Proyecto de la instalacin debe tener la ftrma de un Facultativo. Tambin
debe estar visado por su Colegio Profesional.
Debe existir una licencia de Obra otorgada por el Ayuntamiento, y uno o
varios Permisos de Industria que se corresponden con algunas de las instala
dones.
Tambin es preceptiva la Licencia de Apertura, donde se contemplan una
serie de detalles tcnicos y de uso.
Si se trata de una industria, adems de lo anterior puede haber otros per
misos derivados de la acti~idad de que se trate.
Es importante comprobar que el objeto a mantener cuenta con las autorizaciones
preceptivas para su puesta en marcha. En caso contrario, hay qne negociar con
la Administracin competente, la solucin al problema.
Estas autorizaciones son importantes, al menos para nuestra tranquilidad en
caso de que ocurra algn tipo de incidente, Cualquier Tribunal que interVen
ga, si lo sucedido lo requiere, va a reclamar los documentos que amparan el
funcionamiento de la instalacin. Y es evidente que constituye un mal comienzo
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Organizacin delllfantenimiento
no poseerlos. Si adems se carece de ellos, porque el funcionamiento no bubier.1
sido autorizado debido a carencias, irregulatidades, etc, el asunto pn e de su
dramtico.
Si nos hemos hecho e o de unas instalaciones carentes de documentos, siem
pre es posible tratat con la Administracin el r.roblema, y acordar la solucin
ms idnea. Normalmente los Organismos Oficiales colal!ora n en la bsqueda
de soluciones que no perjudiquen al u su ario, siempre que el apartado de ric S
_gos para las personas est resuelto satisfactonamente.
Supongamos que ya tenemos el inventatio de servicios que debemos facili
tar. la documentacin tcnica que
-describe cmo son las instaJadones gue pres-
tan los servicios ,, hemos compro~ado que la situacin legal es correcta.
Ahora deberemos fijar las CARACTERSTICAS DE CADA SERVICIO.
Es decir: cmo quiere el usuario que funcione el servicio que se le presta>
Para empezar habr que establecer unos horarios. A continuacin habr que
determinar quin va a manejar la puesta en marcha/parada de la instalacin. Este
aspecto es delicado si la instalacin puede tener problemas al arrancar. No e?Jo
mismo accionar unos interruptores que dan paso al suministro de energa elc-
trica de una planta de oficinas, que poner en marcha una planta de clinaatizacin.
Si el mantenimiento va a requerir la presencia de algn tcnico, es deseable
que ":a_ ste quien maneje las ins~Iaciones. Si no va a ser as, es evidente que
debera mtentarse que lo haga el usuario, pero bajo una grua de instrucciones
de operacin lo mas clara posible. Y siempre indicando que se ponga en con
tacto con e1 servicio de mantenimiento si aJgo no sucede c.wno est pre'\ti.sto.
( Es asombroso lo que puede Uegat a daarse una instalacin cuando alguien con
V su mejor intencin, pero sin el menor conocimiento tcnico. ha intentado so-
lucionar un aparente problema. .
La siguiente cuestin ser determinar las caracteristicas del servicio que es
pera el usuario. Curiosamente, en muchos casos Yrt a ser necesario que seamos
o?sotms los que propongamos una alternativa concreta. Primero porgue defi-
rur un servicio para alguien que no es tcnico, es ms complicado de Jo que P_!
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 La Gestin del Mantenimiento
Ejemplos de lo anterior podran ser:
1--
--
- S
u
un ascensor en una casa de tres pisos puede estar un da parado por ave-
ra, e incluso un fin de semana. En una casa de veinte pisos, la situacin
~ empieza a ser ms crtica, aunque depende del nmero de ascensores.
'- Una plataforma hidrulica puede estar parada un fm de semana, si la in-
dustria no la necesita, pero puede ser necesaria la reparacin en pocas
horas en un da laborable.
La energa elctrica normalmente requiere solucin inmediata.
La climatizacin requiere una respuesta ms urgente en verano que en in-
"ierno, normalmente.
El fallo en el suministro de agua no es lo mismo en una nave dedicada al
manejo de alimentos, que en una vivienda.
Se trata por tanto de definir principalmente el grado de urgencia con que de-
ber atenderse el servicio en caso de avera. Su importancia radica en que de
eUo depende una parte muy importante del coste de mantenimiento.
As podemos Uegar a tener definido el tipo de servicio que se requiere.
En otro captulo veremos cmo se contratan los servicios de mantenimien-
to. Ahora vamos a suponer que ya los tenemos contratados. Dispondremos por
tanto de unos CONTRATOS.
Debemos planificar quin avisa a la subcontrata cuando haya un problema;
quin vigila la ejecucin del trabajo; quien comprueba el trabajo realizado.
Normalmente esta planificacin hay que hacerla antes de redactar el contrato,
,. porque puede ser necesario incluirla en L Tambin puede ocurrir que en el c~~
trato va est establecido el procedimiento de a\~so, pero de una forma genen-
ca qu~ requiera mayor precisin para ponerla en prctica.
Surge por tanto la necesidad de establecer quin se responsabiliza de las
AVERAS. Evidentemente no es lo mismo el caso de una comunidad de vecinos
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que el de una central nuclear, pero el fondo del problema es el mismo: se re-
,-q uiere tener cJara Ja siguiente secuencia:
Deteccin del problema.
. Forma de hacer el aviso a quien debe arreglarlo.
'. '.
Control de la reparacin. .
Control del estado final.
Secuencia qne puede simplificarse todo lo que queramos.
'-
-~-
~ -~ -
,,.
Este esquema es bsico para que las cosas funcionen bien. No tenJos du-
da de que un subcontratista poco escrupuloso se aprovechar de las cosas mal
definidas para encubrir sus carencias. Cualquier reclamacin por nuestra par-
te ser parada utilizando los resortes que proporciona la confusin de un pro-
cedimiento de aviso y control mal montado.
Por ltimo, tenemos que suponer que el servicio que se nos presta va a tener
deficiencias: no somos atendidos en el plazo estipulado, o se tarda mucho en ;:,::_-
parar, o seleja la instalacin en un estado lamentable, o el nmero de averas por
el mismo motivo es muy frecuente. Ser necesario definir el canal apropiado pa-
ra analizar lo que est pasando y efectuar. si es el caso, las oportunas reclama.
dones. Incluso si las averas son frecuentes, puede ser necesario analizar la par-
te de la instalacin afectada, por si se est reparando mal, o se est manejando
mal, o se est manejando para lo que no est previsto, o est mal diseada. etc.
Hasta ahora no hemos vuelto a la problemtica de PROPIO o SUBCONTRA-
TADO, porque parece evidente que las actividades:
INVENTARIO DE SERVICIOS.
DOCUMENTACIN TCNICA.
DOCUMENTACIN LEGAL
CARACJ'ERSTICAS DE CADA SERVICIO.
CONTRATOS.
AVISOS Y CONTROL
REClAMACIONES.
estn muy ligadas a la propiedad.
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La Gestin del Mantentmtento
Esto no excluye que subcontratemos parte de estas actividades. Por ejemplo:
Se puede encargar la confeccin de una propuesta de INVENTARIO DE SER
VICIOS. aunque la propiedad debe refrendarla.
Se puede encargar la rreparacin_de..t!n inventario tcn_ico y un anlisis de
la documentacin legal existente, aunque cualquier gestin para obtener lo que
falte debe realizarla la propiedad (con el grado de asesoramiento que sea ne-
cesario).
Tambin se puede encargar una o uesta de caractersticas de cada servt
. co, gue deber se!refre_nda.~P_?rla prop~
,No es muy normal que ~~~s cursen terceras personas, sino el usua
ro o alguien que los centrali!:.'::_ )
__../ ~~
Tampoco es habitual que la~lamaciones las fecten terceros.
El problema en todo lo anterior es estratgico, porque una parte importan-
te del conocimiento que se de_ri"_4eLm_anejo diario c[e los ~tos, es lo que ne
cesitamos para futuras decisiones en el campo de los gastos que dedicamos al
mantenimiento. Los informes fros pueden no ser bastante~ara considerar que
controlamos realmente la situacin.
Nuevamente inteniene el concepto del volumen, y deber ser la propiedad
la que po[tga el punto medio ~()nd~_q uieran ft1ncion de los riesgos_y costes
que est dispuesta _a asumir.
Pasamos ahora a actividades claramente snbcontratables.
-------
La siguiente en orden de importancia es el MANTENThflENTO PREVENTIVO.
En el punto 1.2 definamos el concepto, que ms adelante ligbamos al de las
inspecciones legales. Recordemos aqu que es preceptiva la realizacin de de
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terminado tipo de =isiones peridicas (independientemente de las averas) y
que puede ser aconsejable complementarlas con otras que ayuden a disminuir
el nmero de averas y a mantener en buen estado el conjunto de la instalacin.
alargando incluso su 'ida estirnida. El conjunto de ambos tipos de re~isiones
lo denominbamos PREVENTIVO.
Partiendo de la DOCUMENTACIN TCNICA, habr que defmir este man
tertimiento. La forma de hacerlo la veremos en el captulo correspondiente.
Pero va a ser necesario aclarat cules son las revisiones preceptivas y decidir las
opcionales.
Un tercero puede aconsejarnos, pero decidiremos nosotros en base a las al
ternativas que pueda presentamos. En el captulo dedicado al MANTENL.\nENTO
PREVENTIVO, se exponen una serie de criterios que pueden senir para eva-
luar la cantidad de re\isiones a efectuar.
Este tipo de trabajos no requiere de un sistema de avisos, ni de be afectar ha.
bitualmente al usuario, por lo que se trata de una acthidad ligada casi exclusi-
vamente a la organizacin de mantenimiento. Ser importante, como veremos,
la prom macin. la necesidad de coordinar las re,isiones con el uso de las in>-
talaciones v el control.
A 1gujeo debe planificar el mejor momento para cada r~isin, dentro de
nnas lneas generales que normalmente se establecen en los contratos.
Si los contratos estn bien hechos, deben prepararse de forma que se pague
por revisin efectuada' de manera que si no hay re~isin, no hay pago. y esto
de be ser as, porque las re\isiones adicionales a las preceptivas, puede intere
sarnos no hacerlas, bien sea por necesidades de la produccin, bien sea por
problemas econmicos. Lgicamente alguien deber controlarlo.
La RESOLUCIN DE AVERAS es la actividad mas diredameme ligada al usua
ro. Independientemente de lo que se o.-pone en el captulo dedicado a este ti
po de mantenimiento, deben tenerse en cuenta los comentarios efectuados an
tes al hablar de las caractersticas del senicio.
Por ltimo, nos queda una actividad de gran importancia, la ECONMICA,
puesto que hay que pagar las facturas.
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La Ge..;;tin del Jlantenimiento
Pero el pago debe supeditarse al cumplimiento de los contratos. Esto supo-
ne que alguien debe decir que lo que se ha hecho, se ha hecho bien; que los
repuestos son correctos; que hay o no algn descuento por incumplimiento; que
se han recibido los documentos que estipula el contrato (ya los veremos), etc.
L'na llamada al concepto del pago: el sistema pactado en contrato para efec-
tuar el abono de los servicios y sus plazos, deben ser respetados escrupulosa-
mente. Si no es posible, hay que modificarlos de forma pactada. Lo que no tie-
ne lgica es que pretendamos un cumplinaiento estricto del servicio contrata-
do, y luego demoremos sistemticamente e] pago del m j smo lo cp e desgra-
ciadamente se da con bastante frecuencia.
Muchos proveedores aguantan de forma estoica nuestras deficiencias para "no
enfadamos" v que lo paguen despu~porque apretemos ms en las exigencias
contrae~ (en las que siempre queda algo subjetivable). Pero no es tico rti con-
veniente que incumplamos nuestra nica obligacin contractual operativa, que
es el pago de las facturas en un perodo de tiempo concreto. No es conveniente
porque la relacin cliente/proveedor debe ser fluida y libre de malas "sensacio-
nes" en una actividad que debe estar presidida todo lo posible por la confianza.
Muchos responsables de mantertimiento hacen valer su poder reteniendo
facturas o retrasndolas con excusas muchas veces absurdas. Estas prcticas
nos deben decir que talresponsabilidad no est en el sitio adecuado. Un pago
debe tramitarse de acuerdo con lo pactado. Si no es conforme, debe devolver-
se con las razones que hay para ello, pero nada justifica una retencin.
En principio, estas son las actividades que deben tenerse en cuenta a la ho-
ra de pensar en cmo organizar un mantenimiento. Repitiendo lo dicho en el
comienzo del libro, estas ideas no resuelven por s solas el problema: forman
parte del camino que hay que recorrer hasta adoptar soluciones concretas.
3- SUMINISTROS Y RESIDUOS
Normalmente, la organizacin del manteninaiento se encarga de otras acti-
vidades conexas.
\1~redDebe garantizar el suministro de agua, mediante el contrato oportuno y la
apropiada (conducciones, bombeos, etc.). No es frecuente, pero Plll"den exi>-
Organizacin delldantenimiento
tir captaciones, lo que implica la necesidad de garantizar la potabilidad y obte-
ner y mantener los permisos correspondientes. N o debe olvidarse que una red
de agua necesita un mantenimiento preventivo igual que cualquier otra insta-
lacin, aunque en este caso las revisiones se hagan cada mucho tiempo.
Las tuberas envejecen como nosotros, y poco a poco tienen fugas y dismi-
nuyen su seccin til por depsitos diversos. En el caso del agua calieme, es fre-
cuente un envejecimiento prema m ro de tuberas galvanizadas por mantener
temperaturas demasiado elevadas.
El suministro de energa elctrica es otro aspecto ilnportante a consider.u-. No
slo hay que mantener las instalaciones elctricas: hay que procurar que no falte
la energa. Aqu caben diversas alternativas: un suministro, dos (uno de ellos de emer-
gencia), grupos electrgenos, cogeneracin, etc. Ser un problema de lo que nos
cueste la alternativa frente a la repercusin que tiene un fallo en el suministro.
Otro elemento de inters es el combustible. Normalmente para calefaccin,
aunque puede ser tambin para producir vapor en determinados proceses, ca-
Jentar hornos, cogenerar energa, etc.
~ La eliminacin de residuos est evolucionando mucho en los ltimos aos, ha>-
\.Y ta el punto de que puede llegar a ser un factor determinante en la viabilidad de al-
gunas empresas. Natnralmente nos referinaos a los denominados residuos indus-
triales, ya que la eliminacin de los urbanos se limita nont1almente a la conexin
a las redes pblicas, parte de cuyo trazado es responsabilidad de la propiedad.
A esta problemtica le dedicamos un captulo especfico, por lo que pode-
mos decir de momento que su produccin y elinainacin estn normalizadas
por disposiciones legales, y que cada da es mayor la presin sobre su cumpli
miento.
'
"! 4. ORGANIGRAMAS
i
l
~
Con lo indicado hasta aqu, pueden hacerse diversas composiciones a la me-
dida de los criterios de la propiedad. Pero tambin es ~iable aportar varias pro-
puestas que resuelven los problemas enumerados, aunque no debe pensa~se
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