Excel avanzado

Consolidar datos de varios

libros de Excel con MS Query
Podemos consolidar datos de varios libros Excel utilizando la
herramienta Microsoft Query por medio de una sola consulta y a final de cuentas
tener una sola hoja con todos los datos. Para este ejemplo tendremos dos
archivos de Excel, el primero con nombres de empleados y el segundo con los
salarios de cada uno de ellos.

Es importante que los datos tengan una columna de identificacin que nos
permitir encontrar las coincidencias entre los registros de ambos archivos. En
este ejemplo, la columna ID ser la que nos permitir relacionar correctamente la
informacin.

Establecer un nombre de rango

El primer paso es establecer un nombre de rango para los datos en cada uno de
los archivos. Para hacerlo debes seleccionar las celdas correspondientes y en el
cuadro de nombres especificar un nombre descriptivo. En el primero de los
archivos nombrar al rango como Empleados y en el segundo archivo el rango
se llamar Salarios.

Profesor: Hugo Godoy Correo: hugogodoy@outlook.es Claro: 967-232688/951-966916

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Una vez asignados los nombres en cada archivo debes guardar los cambios.
Debido a la tcnica que utilizaremos es muy importante que los archivos estn
guardados en la misma carpeta.

Consolidar datos en un libro nuevo

Abre un nuevo libro de Excel y ve a la ficha Datos y pulsa el botn De otras
fuentes y selecciona la opcin Desde Microsoft Query. Se mostrar el cuadro de
dilogo Elegir origen de datos y debemos seleccionar la opcin Excel Files.

Pulsa el botn Aceptar y se abrir el cuadro de dilogo Seleccionar libro el cual

nos permitir abrir el primero de nuestros libros. Para continuar con el ejemplo
seleccionar el Libro1 el cual contiene los nombres de los empleados.

El Asistente para consultas

La siguiente pantalla del Asistente para consultas nos permitir elegir las
columnas que deseamos incluir.

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Una vez seleccionadas las columnas y hacer clic en el botn Siguiente,
pasaremos al segundo paso del Asistente que nos permitir filtrar los datos si as
lo deseamos. El tercer paso nos permitir ordenar los registros por alguna
columna especfica y al hacer clic en el botn Siguiente llegaremos al ltimo de
los pasos.

En este ltimo paso debemos seleccionar la opcin Ver datos o modificar

consulta en Microsoft Query. Al hacer clic en Finalizar se mostrar Microsoft
Query con los datos del primer archivo.

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Observa que los registros corresponden a los del primer archivo de Excel. Para
consolidar los datos del segundo libro debemos seguir algunos pasos
adicionales.

Agregar tablas adicionales

Dentro de Microsoft Query, haz clic en el men Tabla y seleccin la opcin
Agregar tablas. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

En la lista llamada Libro, que se encuentra en la parte inferior, selecciona el

segundo archivo de Excel y de inmediato se mostrar el nombre del rango
previamente configurado para el archivo. Haz clic en el botn Agregar y
posteriormente en el botn Cerrar. Observars una nueva tabla dentro del panel
de Microsoft Query.

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Este proceso lo puedes repetir en caso de que tengas ms archivos de Excel de

manera que termines con todos los datos que sern consolidados dentro de
Microsoft Query.

Crear una unin de tablas

El siguiente paso es crear una unin de tablas utilizando la columna de
identificacin (llave). En este ejemplo me refiero a la columna ID que en la primera
tabla identifica el nombre del empleado y en la segunda tabla su salario
correspondiente. Haz clic en la opcin de men Tabla y selecciona la opcin
Uniones. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

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Debemos asegurarnos que la unin se realice utilizando las columnas ID de

ambas tablas y que el operador es el smbolo igual (=). Al pulsar el botn Agregar
se crear una nueva unin y al cerrar el cuadro de dilogo podrs observar que
el panel inferior de la ventana solo muestra los registros de los empleados del
primer archivo de Excel. Tambin podrs ver la relacin entre ambas tablas de
manera de manera grfica a travs de una conector que une ambas tablas.

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Agregar una columna a los resultados
Solo nos resta agregar la columna de Salario a los resultados. Para ello debes
hacer clic en el encabezado de la columna vaca que se muestra a la derecha de
la ltima columna y seleccionar el nombre del campo deseado. Para nuestro
ejemplo es el campo Salarios.Salario

Al seleccionar el campo se mostrarn los datos correspondientes para cada

registro.

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Con este ltimo paso hemos terminado de consolidar datos de varios libros de
Excel con MS Query. Solo nos resta llevar la informacin a nuestra hoja de
Excel.

Devolver datos a Excel

El ltimo paso es seleccionar el men Archivo y seleccionar la opcin Devolver
datos a Microsoft Excel. Se mostrar el cuadro de dilogo Importar
datos preguntando la ubicacin a donde se colocar la informacin y al hacer clic
en Aceptar se insertar una tabla en la hoja de Excel con los datos consolidados.

Microsoft Query nos permite consolidar datos procedentes de varias fuentes de

informacin ahorrndonos tiempo y esfuerzo. Considera esta alternativa la
prxima vez que necesites consolidar datos de varios libros de Excel.

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