HERRAMIENTAS ESTADSTICAS PARA LA

GESTIN DEL MANTENIMIENTO

LABORATORIO N 2

Trabajo con datos

JHONATAN JUNIOR VILLASANTE ROQUE

Alumno (s):

Programa : Excel Grupo: A Nota:

Profesor : Walter Raul Valentin Alvarez
Fecha de entrega : 02/11/2017 Hora:
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I. ELEMENTOS DE LA CAPACIDAD TERMINAL:

- Preparar la hoja de clculo para el ingreso de datos.

II. MATERIAL Y EQUIPO

o PC.
o EXCEL.

III. SEGURIDAD
Tener cuidado con el tipo y niveles de voltaje que suministran
a las tarjetas.

Antes de utilizar el multmetro, asegurarse que est en el

rango y magnitud elctrica adecuada.

Tener cuidado en la conexin y en la desconexin de los

equipos utilizados.

IV. BASE TERICA:

Tipos de datos en Excel

Todos los libros de Excel estn formados por hojas, cada una de las hojas contiene ms de 17 mil millones de celdas y en cada
una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razn es importante conocer los tipos de datos que podemos
ingresar en cada una de las celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:

1. Valores numricos

2. Texto

3. Frmulas

En esta leccin hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las frmulas para una leccin posterior.

Valores numricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos sern los valores numricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes,
etc. Cuando ingresamos un valor numrico en una celda el contenido ser alineado a la derecha:

Un valor numrico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numrico de diferentes maneras.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numricos que la
columna A pero son desplegados de una manera diferente:
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Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una
misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual
modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de
formatos que se encuentra en la pestaa Inicio, dentro del grupo Nmero.

Las fechas en Excel son nmeros

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la
siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de
conocer el valor numrico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he
copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
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De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numrico 41275. La manera en que Excel
calcula dicho nmero es obteniendo la cantidad de das transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar
que la numeracin comienza con esa fecha es ingresando el nmero 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a
Fecha y Excel desplegar el valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numricos es que los clculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al
hacer la resta de dos fechas Excel obtendr fcilmente la diferencia en das porque en realidad estar haciendo una simple resta
de valores numricos. Es por esta razn que las fechas en s mismas no son un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al
grupo de datos numricos de la herramienta.

Precisin de los valores numricos

En cuanto a los valores numricos en Excel 2013 tenemos una precisin de hasta 15 dgitos, es decir, como mximo podemos
tener un nmero de 15 dgitos. Por ejemplo, si ingresamos el nmeros 123456789012345 en una celda, Excel lo guardar con la
precisin indicada ya que el nmero consta exactamente de 15 dgitos pero si agregamos un 6 al final del nmero anterior para
tener el valor numrico 1234567890123456 entonces Excel guardar dicho nmero con el valor 1234567890123450.

Aunque este tema podra parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta
limitante porque nunca llegan a manejar valores numricos que requieran ms de 15 dgitos.

Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para
indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o cdigos de clientes que necesitamos incluir para dar
significado a otros valores numricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por caracteres alfanumricos y/o smbolos especiales. Una manera
de identificar fcilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alinear de manera automtica a la izquierda.
Inclusive, un valor que comience por un nmero seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estar alineado a
la izquierda de cualquier celda. A continuacin puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:
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Formulas en Excel

A parte de los valores numricos y el texto, una celda de Excel puede contener una frmula que no es ms que un conjunto de
instrucciones que manipularn los valores numricos o texto y nos devolvern un resultado.

Ya que las frmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que
una frmula hace uso de los valores numricos y el texto para hacer algn clculo u operacin y devolvernos un resultado que a
su vez ser un valor numrico o un texto.

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V. PROCEDIMIENTO:

1. Desarrollar:

Ya sabes que la herramienta de Validacin de datos es de gran utilidad para controlar y restringir la introduccin de datos y as,
asegurarte de que el libro de Excel funcione como debera.

El poder seleccionar los datos mediante un cuadro de lista, limitar la cantidad de caracteres o evitar la introduccin de valores
poniendo topes mximos y mnimos son opciones fcilmente configurables que permiten de forma rpida establecer los criterios
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que deseas. Pero la opcin verdaderamente potente en el uso de la validacin de datos es la posibilidad de utilizar frmulas para
restringir los valores introducidos en las celdas.

Desarrollar 5 ejercicios de utilizacin de la Validacin de datos con frmulas:

PAUTAS PARA EL DESARROLLO DE LOS PRIMEROS 4 EJERCICIOS:

- Realizarlos en formato Excel cada uno de los ejercicios en una hoja de clculo diferente.
- Enviar el archivo Excel y el informe en Word en un mismo archivo .ZIP o .RAR, todos los archivos con su nombre.

1. Introducir slo valores nicos

Un uso muy comn pero til de la validacin con frmulas, se da a la hora de evitar la introduccin de datos duplicados, ya que
se trata de un error bastante habitual. Por ejemplo, si te encuentras creando un registro de proveedores y cada uno de ellos
tiene un cdigo nico que le identifica dentro de la empresa, puedes configurar la herramienta de Validacin de datos para que
al introducir por segunda vez el mismo cdigo, aparezca un mensaje de error. Te imaginas la de errores que puedes evitar?

Para aplicar esta validacin de datos en un rango de celdas o en una columna completa, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango de celdas que quieres validar. En este caso, selecciona la columna A completamente.

2. Selecciona el botn Validacin de datos que se encuentra en el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos que aparece, selecciona la ficha Configuracin, y en el cuadro

desplegable Permitir, pulsa en la ltima opcin (Personalizada).

En el cuadro Frmula debes introducir la funcin CONTAR.SI, que se utiliza para contar el nmero de veces que aparece un valor
especificado como condicin en un argumento. Para este ejemplo, escribe la frmula =CONTAR.SI(A:A;A1)=1, donde A:A es el
rango de celdas donde se aplicar la validacin, y A1 corresponde a la referencia de la primera celda del rango seleccionado.
Despus del parntesis de cierre, se introduce =1, es decir, que el recuento de las celdas del rango A:A no puede tener un
resultado diferente a 1, porque significara que se ha introducido el valor dos veces.

2. Exigir valores nicos de 7 dgitos

El tipo de datos personalizado (con frmulas), es el nico que te permite establecer dos o ms criterios de validacin con una
sola regla.

Si quieres rizar el rizo con el ejemplo anterior, puedes obligar al usuario a que, adems de introducir un valor que no se haya
introducido antes, ste tenga una longitud de siete dgitos (ni seis ni ocho).

Siguiendo el ejemplo, en el paso 5 debes introducir la siguiente frmula:

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=Y(ESNUMERO(A2);LARGO(A2)=8;CONTAR.SI($A$2:$A100;A2) <=1)
Como ves en la frmula anterior, puedes introducir ms de una validacin: la funcin CONTAR.SI evita la introduccin de
duplicados, la funcin ESNUMERO evita la introduccin de texto y LARGO exige que el valor introducido contenga
exclusivamente nmeros.

3. Slo nmeros pares

Siguiendo con el ejemplo anterior, tambin es posible establecer que solamente se puedan introducir como cdigo del
proveedor, nmeros pares. Para hacerlo sigue los tres primeros pasos del ejemplo anterior, pero en el cuadro Frmula, debes
escribir la frmula =RESIDUO(A2;2)=0. Esta funcin calcula el resto de la divisin del cdigo del proveedor entre dos. Si el resto
es cero, significa que el nmero es par.

4. Datos con condiciones

Si necesitas controlar la introduccin de datos dependiendo de los valores de otras celdas, puedes crear diferentes tipos de listas
en los que los elementos de una lista dependan directamente del valor seleccionado de otra lista. Observa el ejemplo:

En una agencia de alquiler de coches, existen tres marcas disponibles: Ford, Renault y Toyota, cada una con sus respectivos
modelos diferentes.
En primer lugar, debes crear una tabla como muestra la siguiente imagen:

Despus crea un nombre de rango para cada una de las marcas y modelos. Por ejemplo, selecciona los modelos de la

marca Ford (solo sus modelos) y escribe la palabra Ford en el Cuadro de nombres. Repite el procedimiento para cada una de las
marcas.

A continuacin, selecciona la celda F4 donde se ubicar la validacin de la marca. Pulsa en el botn Validacin de datos y en la
seccin Permitir, elige la opcin Lista. En el cuadro Origen, escribe o selecciona el rango de celdas que contiene solamente las
marcas. En este caso ser =$A$1:$C$1. Cuando lo hagas, vers que en la parte derecha aparece un pequeo cuadro con un
tringulo que al pulsarlo se despliegan las opciones seleccionadas.
Ahora selecciona la celda F5 y abre de nuevo el cuadro Validacin de datos en la ficha Configuracin. Selecciona Lista del cuadro
desplegable Permitir y escribe la frmula =INDIRECTO($F$4). Utilizando la funcin INDIRECTO como origen de datos y en
referencia a la celda que contiene las marcas de automviles, solo se desplegar la lista con los modelos de la marca
seleccionada previamente en la celda F4.

PAUTAS PARA EL DESARROLLO DEL EJERCICIO 5:

- Realizarlo en formato Excel.
- A cada uno de los pasos agregar su respectiva imagen. (ojo: el espacio dejado es referencial)
- Enviar el archivo Excel y el informe en Word en un mismo archivo .ZIP o .RAR, todos los archivos con su nombre.
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Ejercicio 5: Paso a paso: Crear una validacin de datos

1. Si no tienes abierto Excel2010, brelo para realizar el ejercicio.

2. Abre un nuevo libro de trabajo (si acabas de abrir Excel ya dispondrs de un libro en blanco).
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3. Selecciona la celda A2.

4. Accede a la pestaa Datos.

5. Haz clic en el botn Validacin de datos.

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6. En la pestaa Configuracin escoge Nmero entero en Permitir.

7. En Datos selecciona entre.

8. En Mnimo escribe 5.
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9. En Mximo escribe 500.

10. En la pestaa Mensaje de entrada escribe en Ttulo: esta celda solo admite.

11. En Mensaje de entrada escribe nmeros enteros entre 5 y 500.

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12. En la pestaa Mensaje de error escoge en Estilo: el tipo Advertencia.

13. En el Ttulo escribe Se ha producido un error.

14. En Mensaje de error escribe Debe escribir una cifra sin decimales que se encuentre entre los valores 5 y 500.

15. Pulsa sobre Aceptar.

Vamos a comprobar el funcionamiento.

16. Sitate en la celda A2. Fjate como aparece, en forma de etiqueta, el mensaje entrante que has definido, el ttulo
aparece en negrita y debajo aparece el mensaje.

Si el mensaje te molesta puedes arrastrarlo con el ratn a otra posicin.

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17. Escribe 3 y pulsa Intro para aceptar el valor.

Se debe abrir el mensaje de aviso, fjate en el icono de advertencia, en el ttulo de la ventana y en el mensaje.

18. Pulsa sobre No para volver a la celda e introducir un valor correcto.

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19. Escribe ahora 300 y pulsa Intro.

Al salir de la celda ya no sale el mensaje de error, es nmero introducido es correcto.

Vamos a eliminar la validacin

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20. Sitate sobre la celda A2.

21. Haz clic en el botn Validacin de datos.

22. Pulsa sobre Borrar todos.

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23. Pulsa sobre Aceptar.

24. Cierra el libro sin guardar cambios.

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VI. ANEXOS:

1. Existen multitud de usos para la herramienta de Validacin de datos. Cmo la utilizas t?

Utilizo validacin de datos para restringir datos que no admita en una hoja de Excel y as evitar la
introduccin de datos incorrectos en la hoja de clculo de manera que podamos mantener la
integridad de la informacin en nuestra base de datos.

OBSERVACIONES
Se observ que al pulsar dicho comando se abrir el cuadro de dilogo Validacin de datos donde, de
manera predeterminada, la opcin Cualquier valor estar seleccionada, lo cual significa que est permitido
ingresar cualquier valor en la celda.

Se observ que si queremos aplicar el mismo criterio de validacin a un rango de celdas, debers seleccionar
dicho rango antes de ejecutar el comando Validacin de datos.

Se observo la opcin Omitir blancos estar seleccionada para cualquier criterio, lo cual significar que al
momento de entrar en el modo de edicin de la celda podremos dejarla como una celda en blanco es decir,
podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.

Se observ que en el caso de que los elementos de la opcin lista sean demasiados y no desees
introducirlos uno por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos .
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VII. CONCLUSIONES

Se concluy que la manera de evitar la introduccin de datos incorrectos en la hoja de clculo de manera que
podamos mantener la integridad de la informacin en nuestra base de datos es usando validacin de datos.

Se concluy para aplicar la validacin de datos sobre una celda especfica, debers asegurarte de
seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos > Validacin de
datos.

Se concluy que la opcin Lista de la validacin de datos es diferente porque no necesita de un valor
mximo o mnimo sino que es necesario indicar la lista de valores que deseamos permitir dentro de la celda.

Se concluy que si deseo eliminar el criterio de validacin de datos aplicado a una celda o a un rango,
debers seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de dilogo Validacin de datos y pulsar el botn Borrar
todos.