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El CONTROL
Introduccin
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades
que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de
controlar; por ejemplo, tienen que
realizar evaluaciones de los resultados y
tomar las medidas necesarias para
minimizar las ineficiencias. De tal
manera, el control es un elemento clave
en la administracin.
A lo largo de nuestras vidas nos vemos
envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o
informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos
planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando
nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los
miembros de una organizacin para lograr sus objetivos.
La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee
cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el
control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir
como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con
la ptima utilizacin de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:
Como se puede observar estas cuatros funciones no son independientes una de la otra
sino que interactan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.
Proceso Administrativo
Control Planeacin
Direccin Organizacin
1. DEFINICION
El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales
se ajustan a las actividades proyectadas. El control sirve a los gerentes para monitorear
la eficacia de sus actividades de planificacin, organizacin y direccin. Una parte
esencial del proceso de control consiste en
tomar las medidas correctivas que se
requieren.
El control es la funcin administrativa por
medio de la cual se evala el rendimiento.
George R. Terry, El proceso para
determinar lo que se est llevando acabo, valorizndolo y, si es necesario, aplicando
medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarroll de acuerdo con lo
planeado.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades
que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa".
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es
el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas".
Mientras que para Fayol, el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme
al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios administrativosTiene
la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su
repeticin".
Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos
que son bsicos o esenciales:
En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades
realizadas.
En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el control permite la correccin de errores, de posibles desviaciones
en los resultados o en las actividades realizadas.
Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y
objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.
2.1 Equilibrio:
2.3 De la oportunidad:
El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes de
que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas,
con anticipacin. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente,
reduce la consecuencia de los objetivos al mnimo.
2.5 Costos
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.
Un control solo deber implementarse si su costo se justifica ante los resultados que
se esperan de l; de nada servir esta servir establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que rediten resultan menores que el costo y el y tiempo que
implica su implantacin.
2.6 De excepcin:
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales
funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos
probabilsticas, estadsticos o aleatorios.
El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido, cuando se concentra en los
casos en que no se logr lo previsto, ms bien que en los resultados que se
obtuvieron como se haba planeado.
5. NIVELES DE CONTROL
El control est presente en mayor o menor grado en casi todas las formas de accin
empresarial. Los administradores pasan buena parte de su tiempo observando, revisando
y evaluando el desempeo de las personas, de los mtodos y procesos, mquinas y
equipos, materias primas, productos y servicios en todos los tres niveles de la empresa.
De esta manera los controles pueden clasificarse de acuerdo a su actuacin en los tres
niveles organizacionales, es decir de acuerdo con su mbito de aplicacin, en tres amplias
categoras. Controles en el nivel institucional, controles en el nivel intermedio y controles
en el nivel operacional.
Nivel
Control Tctico
Intermedio
Nivel
Control Operacional
Operacional
1
Establecer normas y
mtodos
4 2
Tomar las medidas Medir los
correctivas resultados
correctivas
3
Determinar si resultados
corresponden a los
parmetros
6. TIPOS DE CONTROL
Atendiendo al momento de su aplicacin, tenemos los siguientes tipos de control
organizacional:
Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la
creacin de polticas, procedimiento y reglas diseadas para asegurar que las
actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va
producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo est ingresando al
almacn.
b) Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin directa.
As, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las
situaciones problemticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas
computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una informacin equivocada, los
controles concurrentes del sistema rechazarn la orden y le dirn dnde se encuentra
el error.
Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye direccin, vigilancia,
sincronizacin de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo
bajo las condiciones requeridas. Por Ejemplo: Si se produce un producto qumico se
tendrn que verificar las temperaturas y las presiones del sistema para verificar si
est en las condiciones adecuadas.
c) Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo despus de la accin. De
esta forma, se determinan las causas de cualquier desviacin del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias
contables, estadstica, contabilidad, etc.
Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir
posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboracin de un
producto l % de humedad en comparacin con lo anterior (lo estndar) ha variado,
es decir se detecta un error, inmediatamente se hace aviso para que se tome la
accin correctora oportuna.
7. FUENTES DE CONTROL
Segn Don Hellriegel, las fuentes de control bsicas son cuatro: grupos interesados, la
organizacin misma, los grupos y los individuos.
El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la
empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los
sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea
preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos
deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, polticas, normas,
presupuestos, auditorias y otros.
El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros
de un grupo y mantienen mediante premios y castigos. Como por ejemplo retirar voz y
voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc.
El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un
individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconsciente. La llamada tica
profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual.
Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados,
habilidades especficas y actitudes y formas de conducta bsicas. No importa cul sea la
profesin, se espera que ejerza el autocontrol individual en la realizacin de su labor,
basndose en normas ticas y morales de su respectiva profesin es decir en el cdigo
de tica de su profesin.