SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Procedimiento de Desarrollo Curricular

GUA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominacin del Programa de Formacin: Uso de Excel y Access para el desarrollo de aplicaciones
administrativas empresariales
Cdigo del Programa de Formacin: 22810741 Versin 3
Competencia Aplicar tecnologas de la informacin teniendo en cuenta las necesidades de la unidad
administrativa
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar las herramientas de Microsoft Access y Microsoft Excel
de acuerdo con la metodologa de desarrollo seleccionada, la estructura y las especificaciones
requeridas.
Duracin de la Gua: 10 Horas

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz, la lectura comprensiva de la actividad de aprendizaje 3: Analizar datos a travs de la

exportacin de bases de datos desde Access a Excel y sus funciones teniendo en cuenta las especificaciones
de la unidad administrativa, del programa de formacin: Uso de Excel y Access para el desarrollo de
aplicaciones administrativas empresariales, la cual le permite aplicar subtotales en tablas que manejen
varios datos, utilizando herramientas provistas por el programa Microsoft Excel y/o Microsoft Access, con
relacin al caso a aplicar; realizar operaciones bsicas como lo son organizar, separar e incluir criterios en
frmulas, sobre la base de datos; generar reportes sobre los datos almacenados en la base de datos. Por
esta razn, se desarrollarn las siguientes temticas: Componentes de Access durante el diseo y a la
administracin de base de datos, durante la implementacin de la base de datos; as mismo ingresar a
Microsoft Access, implementar una base de datos e ingresar datos a las tablas.

La actividad de aprendizaje 3 integra conceptos como: conocimiento, desempeo y producto, para alcanzar
el Resultado de Aprendizaje 3 (RAP 3): Aplicar las herramientas de Microsoft Access y Microsoft Excel de
acuerdo con la metodologa de desarrollo seleccionada, la estructura y las especificaciones requeridas.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial

Bienvenido estimado aprendiz a la actividad de aprendizaje 3 del programa de formacin Uso de Excel y
Access para el desarrollo de aplicaciones administrativas empresariales.
Con el propsito de reflexionar y de conocer el manejo que usted tiene sobre el tema, se le sugiere resolver
la siguiente pregunta:

1. De acuerdo con su experiencia con sistemas de archivos tradicionales y de bases de datos, con cul
considera que ha sido el mayor impacto en la organizacin en el manejo de la informacin? el cambio ha
sido notorio?

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Nota: El ejercicio que acab de resolver adems de reflexionar y observar su conocimiento respecto a su
proyecto de vida, el entorno y su emprendimiento, tiene como finalidad motivarlo y encaminarlo en el
desarrollo de los temas, por tal motivo no tiene calificacin.

Todo gran proyecto debe tener un principio, pero es en la continuidad, hasta el final, en donde se obtiene
la verdadera ganancia. Linares

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Para iniciar es necesario que:
- Actualice sus datos en Sofia Plus.
- Responda el cuestionario de Sondeos previos.
- Participe en el Foro social.
- Revise la informacin dispuesta en los enlaces "Informacin del Programa" y Cronograma.

La ruta que debe seguir es:

Haga clic en la pestaa Actividades iniciales, luego encontrar:
Cuestionario de Sondeos previos.
Actualizacin de Datos del aprendiz.
Acceda al enlace Foros de Discusin, del men del programa, luego encontrar Foro social.

Recuerde que:
La actualizacin de datos del aprendiz es imprescindible realizarla, ya que se deben tener los datos
actualizados para la generacin del certificado al finalizar con xito el programa de formacin.
El cuestionario de Sondeos de saberes previos, permite medir el nivel de conocimientos que se poseen
sobre la temtica del programa; por lo tanto, el aprendiz debe ingresar por el enlace Actividades iniciales.
El cuestionario no es calificable, aunque es necesario realizarlo.
Igualmente, debe participar en el Foro Social. Este es un espacio de encuentro entre aprendices e instructor
para compartir expectativas, proyectos de vida y gustos. En este foro se busca crear lazos de compaerismo,
recreacin, esparcimiento y reflexin. La presentacin personal incluye: nombre completo, experiencia
profesional y expectativas frente a este programa de formacin.
Para participar en el Foro social, debe:
Ingresar al enlace Foros de discusin, dar clic en la carpeta Foro Social y luego en Crear secuencia.
Digitar el asunto y el contenido del mensaje. Dar clic en Enviar.
Nota: este foro no es calificable, pero es requisito para iniciar el programa de formacin.
Al ingresar al enlace Informacin del Programa, encontrar el Diseo curricular y Descripcin del
programa de formacin.
Consultar el Cronograma de actividades que est ubicado en el enlace Informacin del programa para
conocer las acciones a realizar. Tambin lo encuentra en la seccin Anuncios de la pgina principal del
programa de formacin.

Despus de haber realizado los pasos anteriormente descritos:

- Responda el Cuestionario de contextualizacin 3, siguiendo las indicaciones que all aparecen.

La ruta que debe seguir es:

Ingrese a travs del enlace Actividad 3 el cual se encuentra en el men principal:
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De clic en Cuestionario de contextualizacin 3, lea las instrucciones, luego Comenzar y cuando finalice
Enviar.

Recuerde que:
El cuestionario de contextualizacin no es evaluable, sin embargo, es importante que lo resuelva, pues el
instructor lo tiene en cuenta durante el desarrollo del programa de formacin.

3.3 Actividades de transferencia del conocimiento

Para realizar la actividad de aprendizaje debe:
Elaborar la Actividad 3 Evidencia 2, la cual consiste en el desarrollo del ejercicio prctico: Documento
base de datos.
La ruta que debe seguir es:
- Ingrese a travs del enlace Actividad 3 el cual se encuentra en el men principal:
De clic en el ejercicio prctico Actividad 3 Evidencia 2, lea las instrucciones, luego Adjuntar
archivo escriba en Comentarios y cuando finalice seleccione Enviar, para enviar el informe al instructor.
Recuerde que:
La elaboracin y respectiva entrega de la Actividad 3 Evidencia 2, la cual consiste en el desarrollo
del ejercicio prctico acerca de base de datos, es evaluable.
Para realizar el ejercicio prctico, siga las instrucciones:

Exportando bases de datos desde Access a Excel y funciones para anlisis de datos Actividad:
Exportar una base de datos de Access a Excel Electro-nics, es una empresa dedicada a la venta de
electrodomsticos que en este momento es vendida a otras personas; los nuevos propietarios necesitan ver
el estado de la empresa para poner en marcha este negocio sin ningn inconveniente, por lo que acuden a
la base de datos existente y de esta manera tomar las decisiones ms apropiadas. Usted quiere demostrarles
sus conocimientos en el manejo del programa de Microsoft Access y Microsoft Excel, por eso se postula
como voluntario para organizar la informacin requerida, que se describe a continuacin:
1. Determinar cul es el producto que ms se ha vendido durante todo el tiempo que ha existido la
base de datos. Esto para que ellos soliciten a los proveedores, una mayor cantidad de estos productos y a
su vez ms promociones.
2. Identificar qu productos no han sido vendidos, con el fin de no volver a comprarlos y as ahorrar
dinero para otras cosas en la empresa.
3. Hallar cul es el empleado que ms ha vendido en el ao. Utilice la base de datos para saber quin
ha vendido ms productos.
4. Identificar cul es el proveedor que ms vende a la empresa. Esto con el fin de solicitarle una mayor
rebaja en la venta de sus prximos productos

Para realizar esta actividad primero debe descargar el archivo de la base de datos que se encuentra
disponible en Actividad 3 / Actividad 3- Evidencia 2/ Base de datos Electro-nics, luego exportar desde
Microsoft Access a Microsoft Excel, las tablas que considere necesarias para realizar la bsqueda de esta
informacin, utilice las funciones explicadas en la unidad 3 (Moda, frecuencia o Subtotal) cuando sea
necesario. Cada vez que exporta una tabla se crea un archivo nuevo, por esta razn debe copiar las tablas
exportadas en un slo archivo de Excel (en libros diferentes: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, entre otros) y desde ah
realizar los clculos. Enve un archivo de Microsoft Excel con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en Actividad 3 / Actividad 3 - Evidencia 2.

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Nota: si al momento de enviar el archivo (Actividad), el sistema genera el error: Archivo invlido, debe tener
en cuenta que este error surge porque:

En el momento que est adjuntando el archivo, lo tiene abierto. Cirrelo y pruebe nuevamente adjuntndolo
en Adjuntar archivo en el botn Examinar mi equipo.

Los aspectos que se tendrn en cuenta para la revisin de la actividad que es evaluable se relaciona a
continuacin:

Lista de chequeo para evaluar la participacin en el ejercicio prctico:

Criterios Comentario Si No
Utiliza las funciones de Utiliza las funciones de Microsoft
Microsoft Access y Microsoft Access y Microsoft Excel para operar
Excel para operar hojas de clculo hojas de clculo y bases de datos
y bases de datos.
Exporta bases de datos de Exporta bases de datos de Microsoft
Microsoft Access a Microsoft Access a Microsoft Excel con base en
Excel con base en las las necesidades del cliente.
necesidades del cliente.
Utiliza las herramientas de Utiliza las herramientas de Microsoft
Microsoft Excel para presentar Excel para presentar datos, segn la
datos, segn la informacin que se informacin que se requiera.
requiera.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIN
Evidencias de Tcnicas e
Criterios de Evaluacin
Aprendizaje Instrumentos
EVIDENCIA DE Exporta bases de datos de Instrumentos:
de Evaluacin
PRODUCTO Microsoft Access a Microsoft Excel Listas de chequeo.
Ejercicio prctico con base en las necesidades del
Exportando bases de datos desde cliente.
Access a Excel y funciones para
anlisis de datos
Actividad

5. GLOSARIO DE TERMINOS
Exportar: Copiar datos y objetos de base de datos en otra base de datos, archivo de hoja de clculo o formato
de archivo, de tal forma que otra base de datos u otro programa pueda usar los datos o los objetos de base
de datos. Se pueden exportar datos a diferentes bases de datos, programas y formatos de archivo
compatibles.

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Formularios de tabla dinmica: Una tabla interactiva que resume grandes cantidades de datos mediante
mtodos de formato y de clculo elegidos por el usuario. Se pueden girar sus encabezados de fila y columna
para ver los datos de distintas maneras, al igual que un informe de tabla dinmica de Excel.

Funcin: Una consulta que toma los parmetros de entrada y devuelve un resultado como un procedimiento
almacenado. Tipos: escalar (de varias instrucciones; devuelve un valor), en lnea (una instruccin; un valor
de tabla que se puede actualizar) y tabla (de varias instrucciones; valor de tabla).

Funcin (Office Excel): Frmula escrita previamente que toma un valor o valores, realiza una operacin y
devuelve un valor o valores. Use funciones para simplificar y acortar frmulas de una hoja de clculo,
especialmente aquellas que realicen clculos largos o complejos.

Funcin de resumen: Tipo de clculo que combina datos de origen de un informe de tabla dinmica o una
tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Ejemplo
de funciones de resumen son: suma, contar y promedio.

Importar: Se usa para copiar datos de un archivo de texto, archivo de hoja de clculo o tabla de base de
datos en una tabla de Access. Los datos importados se pueden usar para crear una nueva tabla, o puede
anexarlos a una tabla existente que tenga una estructura de datos que coincida.

Subtotal de tabla dinmica: Fila o columna que utiliza una funcin de resumen para mostrar el total de
elementos de detalle de un campo de tabla dinmica.

Totales: Uno de los cinco tipos de clculo que define Query: suma, contar, promedio, min y max.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Microsoft Corporation. (2013). MODA.UNO (funcin MODA.UNO). Consultado el 21 de noviembre de 2012,

en http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/modauno-funcionmoda-uno-HP010335686.aspx

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Diana Roco Possos Experto Lnea de produccin virtual 26-10-2016
Beltrn temtico
Kennia Andrea Pea Asesora Lnea de produccin virtual 26-10-2016
Barrera pedaggica Lnea de produccin virtual 26-10-2016
Zulma Yurany Viancha Lder
Rodriguez
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar nicamente si realiza ajustes a la gua)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razn del Cambio
Autor (es)

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