DEFINICIN Y TIPOS DE INVENTARIO

El inventario es en muchas empresas uno de los trabajos que debe realizarse da a da, para
otros puede ser una labor semanal o incluso mensual de acuerdo con sus necesidades.
Existen muchas definiciones de inventario, pero aqu destacaremos los puntos en comn:
La relacin detallada de todos los bienes, derechos y deudas de la empresa.
El documento ms simple en Contabilidad. Sirve para ver, de forma general, con lo que
cuenta la empresa para desarrollar su actividad.
Conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar, permitiendo la
compra, venta o la fabricacin en un periodo econmico determinado.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa.
El inventario lo tenemos tanto en el balance general como en el estado de resultados.
Comprende, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y
envases, y los inventarios en trnsito.
Encierra los bienes en espera de su venta (las mercancas de una empresa comercial, los
productos terminados de un fabricante), los artculos en proceso de produccin y los que sern
consumidos directa o indirectamente en la produccin. Esta definicin de los inventarios excluye
los activos a largo plazo sujetos a depreciacin.

Tipos de inventario

La clasificacin del inventario facilita su incorporacin a los procesos organizacionales.

Analizaremos los ms importantes:
Inventario inicial: Se realiza al dar comienzo a las operaciones.
Inventario final: Se realiza al cierre del ejercicio econmico, generalmente al finalizar el
periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial.
Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el
almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas.
Inventario intermitente: ste se puede efectuar varias veces al ao y se recurre a l por
diversas razones.
Inventario fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una
de las diferentes clases debienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
exigencias.
Inventario de productos terminados: Todas las mercancas que un fabricante ha producido
para vender a sus clientes.
Inventario en trnsito: Se utiliza con el fin de sostener las operaciones para abastecer los
conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.
Inventario en proceso: Son existencias que se tienen a medida que se aade mano de
obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegar a
conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no
concluya su proceso de fabricacin, ha de ser inventario en proceso.
Inventario mximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo de
que el inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artculos; por lo tanto, se
establece un nivel de inventario mximo. Se mide en meses de demanda pronosticada.
Inventario mnimo: La cantidad mnima de inventario a ser mantenida en almacn.
Inventario disponible: Aquel que se encuentra disponible para la produccin o venta.
Inventario en lnea: Aquel que aguarda a ser procesado en la lnea de produccin.
Inventario agregado: Se aplica cuando al administrar la existencia de un nico artculo
representa un alto costo.
Inventario en cuarentena: Aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento
antes de disponer del mismo.
 Inventario de mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la
empresa, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados.
Inventario de suministros de fbrica: Son los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta.

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo estratgico de toda

organizacin, tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la determinacin

de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin y
el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control (el cual determina las cantidades
a ordenar o producir, segn sea el caso).
Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia
prima, insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al mismo, los costos
asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian segn la naturaleza de la
organizacin y consisten en:
COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas
telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de papeleo, adems de los gastos
intrnsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a
los procesos de recepcin).

- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los costos asociados a los
procesos de alistamiento de corridas de produccin, adems del proceso logstico de transmisin
de rdenes "concepto de cliente interno".
COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organizacin) se ven
preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logsticas en
un lugar determinado para ello en funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo
de manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se
relaciona con la inversin realizada en la operacin de los inventarios y que axiomticamente
ocasiona que la organizacin prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que
estimulen la generacin de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos
considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros,
los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor

agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin de la naturaleza de

los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarn un rol fundamental en la
determinacin de las unidades ptimas de pedido.
COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)
El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a cada unidad en
inventario que posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio entre costos de
operacin de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un
proceso de prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres bsicos grupos:

- Prdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Re-pedido y sustitucin

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea
compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la prdida de un cliente y la prdida
de credibilidad de la organizacin, factores difcilmente cuantificables y que solo a travs de un
sistema de gestin de calidad podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas
de las consecuencias del quiebre de stock.

A PESAR DE LOS COSTOS ASOCIADOS, POR QU TENER INVENTARIOS? SON LOS

INVENTARIOS UN MAL NECESARIO?

La realidad de las organizaciones ensea que carecen de supuestos totalmente determinsticos en

materia de la estimacin de la demanda de sus bienes y servicios, para lo cual se buscan
alternativas que logren establecer un equilibrio entre la disponibilidad de los mismos (que pondera
el nivel de servicio ofrecido por la organizacin) y los costos que generen estas medidas
contingentes. Los inventarios aunque carecen de generacin de valor agregado para las
organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una disponibilidad de los bienes y
servicios prestados por ellas adems de asegurar la continuidad de los procesos que realiza la
misma. Entre otros los principales objetivos de un inventario son:

Mitigacin de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las

incertidumbres del mercado.

Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.

Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgndole
flexibilidad a los procesos de programacin.
 Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de
aprovechar descuentos por volumen.

Por esto y ms se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se busca que la
organizacin mantenga determinado nivel de inventario es un "mal necesario" y que la bsqueda
por la minimizacin de los costos asociados a este generan la necesidad de aplicacin de mltiples
herramientas las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial, dndole la
oportunidad de ejercer.

Como encargado de la administracin de los inventarios de una organizacin se deber establecer

los siguientes lineamientos (tomar decisin respecto a):

Cuantas unidades debern ser ordenadas o producidas

En qu momento deber de ordenarse o producirse
Que artculos del inventario merecen una atencin especial, para lo cual se debe
definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.

TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificacin segn su nivel de terminacin

Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en:

Inventarios de Materias Primas

Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificacin segn su localizacin respecto a las instalaciones de la empresa

Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se

encuentran en sus instalaciones fsicas destinadas como su ubicacin puntual, por ejemplo:
Mercanca en ruta, en control de recepcin (y su ubicacin puntual es otra), en transporte
interno, en paqueteo, etc.
Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se
encuentran en sus instalaciones fsicas puntuales, por ejemplo: Almacn de materias primas,
almacn intermedio, almacn de embalaje, almacn de herramientas, almacn de
mantenimiento, etc.

Clasificacin segn su funcin

Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las

unidades que son vendidas o utilizadas en la produccin.
 Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las
posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los
procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO1

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que
corresponde inventariar y que bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son los bienes que corresponde
incluir en el inventario, habr que tener presente todos los lugares en los que estn para no
omitirlos. Otra recomendacin de ndoles metodolgica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares
por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipacin recorrer esos
lugares y ordenarlos, si es que no lo estn, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y
evitar reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque adems de
hacer la tarea de manera ms eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por
parte de las personas que hacen parte del almacn.
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en
condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijar un da y hora en que
se llevar a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la
comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben
convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo. Un detalle a tener en cuenta
es el riesgo de no inventariar algn objeto, o de contarlo ms de una vez. Para que esto no suceda,
lo ideal es dejar algn tipo de marca que indique con claridad que ese tem ya fue contado.
Cada equipo de trabajo definir cual es la mejor manera de hacerlo, la que ms se adecue al tipo
de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podran ser
algunos caminos a seguir.

Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de demostrar

transparencia y control.