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ADMINISTRACIN Y PROGRAMACIN
DE PROYECTOS

Administracin de proyectos
Operaciones bsica de un proyecto
Calendario laboral
Administracin de tareas
Numeracin de tareas: nivel esquema
GUA DIDCTICA

Descripcin
Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar,
personal, negocios, construccin, arte, etc.; lo principal en ellos es tener un objetivo
lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo.
Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy
importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto: Objetivo, Costo y
Duracin.
Microsoft Project, es un software de administracin de proyectos diseado,
desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de
proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
Iniciaremos esta sesin con la introduccin, definicin y gestin del proyecto,
referido a la informacin preliminar, calendarizacin y administracin de las tareas.

Capacidad
El participante al final de esta sesin estar en capacidad de comprender y
dominar conceptos bsicos en la gestin de proyectos, administrando el
calendario laboral y las tareas a ejecutar, en forma eficiente.
Actividad
Elabora un proyecto, para un caso seleccionado de acuerdo a su carrera
profesional, posteriormente deber implementarlo haciendo uso de las
herramientas de calendarizacin y administracin e tareas que tiene Microsoft
Project 2013.
Evaluacin
En esta sesin Ud. ser evaluado en:
Elabora un proyecto en Microsoft Project 2013, asignndole un calendario
laboral para la gestin de las tareas.
Administracin de proyectos con Microsoft Project

MS-Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz, que

proporciona la combinacin perfecta de uso, poder y flexibilidad, de forma que su
administracin sea ms eficiente y efectiva.
Informa y controla el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto,
manteniendo la sintona entre los equipos de proyecto y la productividad.
Realiza un seguimiento y anlisis eficaz de los proyectos con una mayor
compresin de la programacin y la repercusin de los cambios.
Aprovecha las ventajas de un mayor control financiero y de anlisis ms
exhaustivos.

Definicin de proyecto:
Es un sistema cuidadosamente seleccionado de
actividades definidas para utilizar los recursos
(tiempo, dinero, recursos humanos, materiales,
energa, espacio, provisiones, comunicacin,
calidad, riesgo, etc.) para cumplir con los objetivos
predefinidos, con una duracin temporal, nica y
progresiva, empleado para crear un producto o un
servicio.

Gestin de proyectos:
La administracin de proyectos, en su forma moderna, comenz a afianzarse hace
slo unas dcadas. A partir de principios de los aos sesenta del siglo pasado, las
empresas y otras organizaciones comenzaron a observar las ventajas de organizar
el trabajo en forma de proyectos.

En la actualidad, los preceptos bsicos de la administracin de proyectos estn

representados por el tringulo del proyecto (tringulo del proyecto: interrelacin del
tro formado por tiempo, dinero y mbito en un proyecto. Si ajusta cualquiera de
estos elementos, los otros dos se ven afectados.

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Qu es el tringulo del proyecto?
Si el tiempo, el dinero o lo que haya realizado su proyecto fueran factores limitados,
no necesitara realizar tareas de administracin.
Desafortunadamente, la mayora de los proyectos
tienen un lmite de tiempo, un presupuesto
(presupuesto: costo estimado de un proyecto que se
establece en Project con el plan de lnea base.) y un
mbito determinados.

Es esta combinacin de elementos (tiempo, dinero y mbito) tambin conocidos

como las tres restricciones de un proyecto, sobre los cuales se podr tomar
mejores decisiones cuando tenga que hacer ajustes. Si ajusta cualquiera de los
lados del tringulo, los otros dos lados se ven afectados.

Por ejemplo, si decide ajustar el plan de proyecto para:

Adelantar la fecha de finalizacin programada, podra terminar con costos ms
elevados y un mbito reducido.

Cumplir con el presupuesto, podra dar como resultado una programacin

prolongada y un mbito reducido.

Aumentar el mbito, podra ocasionar que el proyecto dure ms y cueste ms

en el sentido de recursos, como los trabajadores.

Recortar la programacin podra incrementar los costos. En otros casos podra

incluso reducirlos.

Cul es el lado fijo del tringulo?

En la mayora de los proyectos, al menos uno de los lados del tringulo est "fijo"
es decir no se puede modificar, as tenemos:

1. Puede ser el presupuesto, pase lo que pase, no podr disponer de ms dinero

para el proyecto.
2. Puede ser la programacin, no se pueden cambiar las fechas.
3. Tambin puede ser el mbito, no habr cambios en las entregas.

Saber qu lado del tringulo no se puede modificar le ayudar a saber dnde

puede realizar ajustes. De esta forma, cuando comience el proceso de optimizacin,
tenga en cuenta el orden de las siguientes decisiones:

Primero, decida cul de los tres elementos est fijo. Por lo general, ste es el
elemento ms importante y del que depende el xito de su proyecto (terminar
a tiempo, ajustarse al presupuesto, o cumplir con el mbito acordado).

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 Segundo, determine en qu lado se presenta el problema actual. Una vez
identificado, sabr cules son los elementos con los que deber trabajar para
volver a encaminar su proyecto.

Aqu algunas soluciones a seguir:

1. Si el lado problemtico es el lado fijo:
Si el proyecto debe finalizar a tiempo y el problema es que est
demorando demasiado, puede ajustar los recursos o ajustar el mbito
para volver a encaminar el proyecto.

2. Si el lado problemtico es diferente del lado fijo querr optimizar

ajustando el otro lado.
Si el proyecto debe finalizar a tiempo y el mbito ha aumentado,
solamente le resta trabajar con los costos, agregando recursos.

Nota: Una vez ajustado el plan del proyecto, compruebe nuevamente los otros dos
elementos para asegurarse de que todo siga siendo viable. Por ejemplo, si ajust
el plan para reducir los costos, compruebe que la fecha de finalizacin siga siendo
aceptable.

Qu relacin tiene la calidad con el tringulo del proyecto?

La calidad se encuentra en el centro del tringulo del proyecto. La calidad afecta
a cada uno de los lados del tringulo y los cambios realizados en cualquiera de los
lados del tringulo puede tambin afectar a la calidad. La calidad no es un factor
propio del tringulo, sino el resultado de lo que se logra hacer con el tiempo, el
dinero y el mbito.

Ejemplo 01: Si se dispone de ms tiempo en la programacin, puede aumentar el

mbito agregando tareas y duracin. Con este tiempo y este mbito adicionales,
puede generar una mejor calidad en el proyecto y en las entregas.

Ejemplo 02: Si necesita recortar los costos para cumplir con el presupuesto, puede
que necesite reducir el mbito disminuyendo el nmero de tareas o la duracin de
las mismas. Con un mbito reducido, puede que haya menos probabilidades de
alcanzar cierto nivel de calidad. No obstante, una menor calidad es el resultado de
la necesidad de reducir costos.

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Iniciar sesin en Microsoft Project 2013
Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama
de Gantt.

1. Hacer clic en el botn Iniciar y escriba el nombre del programa: PROJECT

2. Hacer clic en el nombre del programa. Ejemplo: Project 2013

3. Se puede mostrar el conjunto de plantillas de proyectos que el programa nos

permite utilizar.

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4. Podemos usar la plantilla de un proyecto en blanco.

Entorno del Microsoft Project 2013

Fichas de Men Herramientas Escala de tiempo

Tareas
Atributo de tareas

Barra de Vistas del

Barra de Estado Proyecto

Vistas y tablas bsicas:

Todo proyecto contiene un conjunto de vistas, agrupadas en una Barra de Vistas,
la cual aparece en el lado derecho de la barra de estado:

Diagrama de Informe
Gantt
Hoja de recursos

Uso de tareas Organizador de equipo

1. Diagrama de Gantt: Utilice esta vista de tareas para introducir y programar

una lista de tareas.

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2. Uso de tareas: Utilice esta vista para ver qu recursos se encuentran
asignados a tareas especficas y para definir el perfil del trabajo.

3. Organizador de Equipo: Permite ver el trabajo de los recursos a lo largo del

tiempo.

4. Hoja de recursos: Utilice esta vista de recurso para introducir y modificar

informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de clculo.

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Tablas en una Vista:
Las tablas, es el medio por el cual la vista muestra su informacin.
Para activar una tabla, sigamos el siguiente proceso:
Hacer clic en la ficha Vista y elija la opcin Tabla, lo que desee reportar. Ejemplo:
Costo

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Operaciones bsicas de un proyecto

A. Crear nuevo proyecto

Para crear un proyecto podemos seguir uno de los siguientes procedimientos:

Forma 01: Usando una plantilla de office

1. Hacer clic en el botn Archivo y elegir la opcin Nuevo.

2. Puede elegir con clic una de las plantillas. Ejemplo: Plan de proyecto
sencillo.
3. Hacer clic en el botn Crear

Forma 02: Usando el botn Nuevo (Barra de acceso rpido)

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B. Asignar informacin general al proyecto
1. Hacer clic en el botn Informacin del proyecto, del grupo Propiedades
en la ficha Proyecto.

2. Personalizar la informacin del proyecto, segn sea el caso:

Para programar un proyecto, puede elegir dos opciones:

A partir de la fecha de comienzo del proyecto.
o Haga clic en el Fecha de comienzo y seleccione la fecha de
comienzo. Ej. 06/08/18.
o En el cuadro Programar a partir de, seleccione Fecha de
comienzo del proyecto.
A partir de la fecha de finalizacin.
o En el cuadro Programar a partir de, seleccione Fecha de
finalizacin del proyecto.
o Haga clic en Fecha de fin, y seleccione la fecha de finalizacin
del proyecto.
3. Haga clic en el botn de Aceptar.

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C. Definir las propiedades del proyecto:

1. Abrir el proyecto.
2. Hacer clic en el botn Archivo y, a continuacin en la opcin Informacin
(Panel Izquierdo).
3. Luego en el botn de lista Informacin del proyecto elija la opcin
Propiedades avanzadas.

4. En la ficha Resumen de la ventana que se muestra, escribe la informacin

pertinente del proyecto en los cuadros.

5. Hacer clic en el botn Aceptar.

D. Guardar un proyecto

Como Archivo Estndar de Project 2013

1. Hacer clic en botn Archivo y luego en la opcin Guardar.
2. Puede elegir dos opciones para guardar su proyecto: OneDrive y Equipo.

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 OneDrive: para grabar el proyecto en la nube
Equipo: para grabar el proyecto en su computador.

3. Al hacer clic en el botn Examinar, si es la primera vez que guarda el

proyecto, escribe su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuacin, en el botn Guardar.

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 Como Archivos PDF y XPS
Los formatos de archivo PDF y XPS son formas comunes de guardar y ver
un plan de proyecto para que otras personas puedan verlo sin que sea
necesario que tengan Project instalado en sus equipos.
1. Haga clic en la ficha Archivo y luego en Guardar o Guardar como.
2. Escriba un nombre y una ubicacin para el documento.
3. En la lista Tipo, selecciona Archivos PDF o Archivos XPS y luego haz
clic en Guardar.

E. Abrir un proyecto existente

1. Hacer clic en el botn Archivo, y a continuacin, en la opcin Abrir.

2. Puedes abrir el archivo desde OneDrive o desde su computador. En
cualquier caso, puede hacer clic en el botn Examinar para localizar a su
archivo.

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 3. Localizar y abrir su proyecto
a. Seleccione donde grab su proyecto
b. Clic en su proyecto
c. Clic en el botn Abrir.

F. Exportar un proyecto a Microsoft Excel

Todo proyecto creado en Ms-Project puede ser exportado al Excel para su

posterior gestin.

Ejercicio:
Abrir la plantilla Plan de proyecto sencillo, exportar las tareas y los recursos
a Excel.

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1. Seleccione el botn Archivo y luego la opcin Guardar como
2. Elegir la opcin Equipo y luego hacer clic en el botn Examinar
3. Asigne un nombre al archivo y elija en la opcin Guardar como tipo: Libro
Excel (*.xlsx)

4. Hacer clic en el botn Guardar.

5. En la ventana que se muestra siga los pasos indicados por el asistente de
exportacin:
Haga clic en Siguiente
Elija la opcin Datos seleccionados y luego Siguiente
Elija la opcin Equivalencia nueva y luego Siguiente
Seleccione los datos a exportar: Tareas, recursos y luego
Siguiente.
Seleccione en Filtro de Exportacin: Todas las tareas
En el panel De: Campos de Microsoft Project, selecciona los
campos a exportarse, y en el panel A: Campos de Excel, escriba
los nombres a mostrarse en Excel.
Por ejemplo:

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 Haga clic en Siguiente
Seleccione en Filtro de Exportacin: Todos los recursos.
En el panel De: Campos de Microsoft Project, selecciona los
campos a exportarse, y en el panel A: Campos de Excel, escriba
los nombres a mostrarse en Excel. En este caso no cambiaremos
los nombres dados por Ms Project.
Por ejemplo:

Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar.

6. Revise el archivo creado en Excel.

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G. Importar un proyecto desde S10
Para importar un archivo de S10, este debe configurar el formato heredado en
el Project.

Ejercicio:
Importar el presupuesto creado en S10 llamado Vivienda Unifamiliar

1. Activar el cargado de archivos importados:

a. Seleccione el botn Archivo y luego en Opciones elija la opcin
Centro de confianza y Configuracin del centro de confianza.
b. Seleccione la opcin Formato heredado y elija:

c. Clic en Aceptar en todas las ventanas.

2. Estando en S10, seleccione la vista Hoja de Presupuesto
3. Hacer clic derecho en el presupuesto a traer a Ms Project y luego elija la
opcin Exportar a y luego en Microsoft Project.
4. El proceso de descarga iniciar y en Microsoft Project tendremos la
informacin del presupuesto.

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5. El resultado ser: (Vista Hoja de recursos)

6. Deber adecuar las tareas a sus requerimientos.

7. Grabe su proyecto y haga sus ajustes si es necesario.

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Calendario laboral del proyecto

Todas las actividades del proyecto son programadas en funcin a un calendario

laboral, donde se especifican los das y horas que los recursos asignados a las
tareas deben laborar, los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo fines
de semana y noches) y das de descanso especiales (festividades). Todo nuevo
proyecto tiene un calendario laboral predeterminado, que no siempre es el que
deber emplearse; para lo cual deber configurar dicho calendario.

Descripcin general de calendarios del proyecto

Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los

recursos y la forma en que se programan las tareas:

Calendario del Estndar: ste es el calendario que se usa para designar

la programacin de trabajo predeterminada de todas las tareas de un
proyecto.
Calendario base: Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan
el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas.
Project ofrece tres calendarios base: Estndar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das
de la semana con una hora para comida) 24 horas Turno de noche

A. Creacin del calendario laboral

Ejercicio:
Establecer para su proyecto, el calendario estndar con un horario de lunes a
viernes de 08:00 am a 12:00 pm y 01:00 pm a 05:00 pm, el sbado de 08:00
am a 12:00 pm.

Establecer el perodo laboral:

1. Haga clic en la ficha Proyecto y en el botn Cambiar tiempo de trabajo
2. Seleccione la Ficha Semanas Laborales
3. Elija la opcin (Predeterminado) y haga clic en el botn Detalles
4. Seleccione el o los da(s) y elija la opcin adecuada con su horario.

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 5. Haga clic en el botn Aceptar y luego en el botn Aceptar. Y tendremos
nuestro calendario creado.

B. Configuracin del calendario laboral

Debemos configurar el calendario del proyecto en funcin al desarrollo de las

tareas del proyecto, tal que quede los cambios como predeterminados para
poder as prorratear costos.

1. Haga clic en la ficha Proyecto y en el botn Cambiar tiempo de trabajo

2. Haga clic en el botn Opciones
3. Configure los valores segn la conveniencia. Por ejemplo:

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Explicacin:
Hora de comienzo predeterminada: es la hora en la cual empezaran las
tareas.
Hora de fin predeterminada: es la hora en cual terminaran las tareas.
Jornal laboral: 8 horas
Semana laboral: 40
Das por mes: 22, de los cuales 20 das son de lunes a viernes y como se
trabajan los sbados da por cuatro semanas, tendramos dos das
adicionales al mes, haciendo 22 das laborales.

C. Creacin de calendario laboral para un recurso

Tambin podemos crear calendarios laborales personalizados, es decir para un

recurso del proyecto.

Ejercicio:
Crear un calendario laboral para el CARPINTERO que laborar de lunes a
viernes de 08:00 am a 12:00 pm.

1. Haga clic en la ficha Proyecto y en el botn Cambiar tiempo de trabajo

2. Seleccione la Ficha Semanas Laborales
3. Haga clic en el botn Crear calendario...
4. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo calendario basado el
calendario estndar.
Ejemplo: Carpintero

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 5. Haga clic en el botn Aceptar y luego en el botn SI.
6. Ahora debemos establecer el horario para este recurso:
a. Seleccione la ficha Semanas laborales y luego en el botn
Detalles

b. Y tendremos el horario para el Carpintero.

D. Establecer horarios de excepcin en el calendario laboral:

CASO 01: Establecer un da festivo:

Ejercicio:

Los das 28 y 29 de julio de todos los aos es feriado (Fiestas Patrias) y el da

12 de julio del 2012 habr pruebas tcnicas y solo se laborara medio da.

1. Haga clic en la ficha Proyecto y en el botn Cambiar tiempo de trabajo

2. Seleccione el calendario Estndar del proyecto
3. Seleccione la Ficha Excepciones
4. Configurando la Feriado por Fiestas Patrias:
a. Clic en la columna Nombre y escriba : Fiestas patrias
b. Seleccione la fecha de Comienzo: 28/07/12
c. Seleccione la fecha de Fin: 29/07/12.

5. Configurando por descanso por Pruebas tcnicas:

a. Clic en la columna Nombre y escriba : Pruebas tcnicas
b. Seleccione la fecha de Comienzo: 12/07/12
c. Seleccione la fecha de Fin: 12/07/12.

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 d. Haga clic en el botn Detalles y especifique el horario de
excepcin:

e. Haga clic en el botn Aceptar.

6. Tendremos configurado las dos excepciones al calendario del proyecto.

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CASO 02: Agregar un da de descanso para un recurso

Ejercicio:
Se sabe que por desgaste fsico, el carpintero debe descansar los das 4 de cada
mes desde el 01/06/12 hasta 31/12/12.
1. Seleccione la ficha Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en el botn
Cambiar tiempo de trabajo.
2. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para
calendario, seleccione el calendario del recurso a editar. En este caso
Carpintero.
3. Haga clic en la ficha Excepciones.
4. Escribe un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Da de
descanso. Establezca la fecha de descanso (Fecha de comienzo y Fecha de
fin). Pero esto no se ajusta a este caso. Para nuestro caso el descanso es
peridico (todos los 04 de cada mes).
5. Entonces haga clic en el botn Detalles, para establecer
6. Establezca el periodo de repeticin del descanso:

7. Haga clic en el botn Aceptar. Y tendremos modificado el calendario del

recurso.

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E. Asignar un calendario al proyecto:

Creado el calendario laboral del proyecto, se debe asignar dicho calendario

para administrar las tareas y sus recursos.
1. Clic en el ficha Proyecto y elija el botn Informacin del proyecto
2. Seleccione el calendario adecuado:

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EJERCICIOS PROPUESTOS PARA CLASE

Desarrolle las siguientes aplicaciones:

Ejemplo 01:
Establecer para su proyecto, el calendario laboral llamado UNIVERSIDAD con un
horario de lunes a sbado, de 7:00am a 12:00 pm y 04:00 pm a 07:00 pm.

Ejemplo 02:
Crear un nuevo calendario laboral basado en el estndar llamado PUENTE, con
un horario de lunes a sbado, de 8:00 am a 01:00 pm y 03:00 pm a 06:00 pm.
En este horario normal de trabajo considere feriados o das festivos el perodo de
semana santa y el da 30 de abril se trabajar solo de 07:00 am a 12:00 pm por
festividad del da del trabajo y el 01 de mayo todo el da no habr labores.

Ejemplo 03:
Modificar el calendario laboral estndar de lunes a viernes, de 7:00am a 12:00 pm
y 03:00 pm a 07:00 pm y sbado de 09:00 am a 12:00 pm.

Ejemplo 04:
Crear dos calendario personalizados para la tarea de Seguridad y Vigilancia
del proyecto, en los horarios establecidos de 3:00 pm a 11:00 pm (Guardian1) y
de 11:00 pm a 7:00 am (Guardian2). Dichos calendarios sern empleados durante
toda la semana

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Administracin de tareas

Una tarea, es una actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se
solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la
finalizacin del proyecto. Todo proyecto est compuesto por tareas.
En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses (ms), semanas(s),
das (d), horas (h) o minutos (m).

Con Project 2013, puedes crear tareas para dividir el trabajo del proyecto en varias
partes. Algunos administradores de proyectos se refieren a las tareas como
"actividades" o "paquetes de trabajo".

A. Programacin Manual/Automtica de las tareas de un proyecto

Se sugiere que antes de agregar una tarea al proyecto, debemos primero

establecer el tipo de programacin que tendrn las tareas: Manual o
Automtica.

Haga clic en la barra de Estado y elija la opcin conveniente:

B. Estructura de tareas de un proyecto

Las tareas en un proyecto se pueden estructurar en:
Tareas Resumen: aquellas que contienen a otras tareas (subtareas),
resumiendo la informacin de ellas.
Subtareas: aquellas que sern ejecutadas individualmente en el plazo
establecido por los recursos asignados.

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 Tareas peridicas: aquellas que se repiten durante toda la vida del proyecto
o parte de l.
Tareas hito: aquella que tienen una duracin igual a 0, ya que solo muestran
un acontecimiento.

Agregar tareas al proyecto

Vamos a agregar las tareas a un proyecto:

1. En la ficha Vista, y en el grupo Vistas de tareas, haga clic en el

botn Diagrama de Gantt.
2. En un campo Nombre de tarea vaco, escribe el nombre de la
tarea y luego presiona ENTER.
Para este ejemplo tenemos:

Insertar una tarea

1. Selecciona la fila debajo de donde deseas que aparezca la nueva tarea.
2. Seleccione la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte
superior del botn Tarea.

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 3. Escribe el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de
las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de que se
inserta una tarea.

Creacin de tareas resumen y subtareas

El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables.
Esto generar tareas resumen y tareas simples (Subtareas). Las fechas de
comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en funcin de las fechas
de comienzo y fin de su primera y ltima subtarea.
La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las
subtareas aparecen con sangras debajo de ellas.

Ejercicio:
En el proyecto que estamos programando, haga que las tareas: Fundamentos,
Fase Estructural, Fase Mecnica y Acabado Exterior; se conviertan en tareas
resumen:

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 Importante: La duracin de las que se consideran Tareas Resumen no
debe llenarse, ya que se har cuando se creen las subtareas.

Para crear las subtareas en las tareas resumen haga lo siguiente:

1. Active la vista Diagrama de Gantt.
2. Seleccione la(s) tarea(s) a la que desea aplicar sangra (mover a un nivel
inferior de la jerarqua) o anular la sangra (mover a un nivel superior de la
jerarqua). Ej.: Forma y Encofrado.

3. Hacer clic en el botn Aplica sangra a la tarea (para aplicar

una sangra a la tarea) o en el botn Anula sangra a la tarea
(para anular la sangra de la tarea).
4. El resultado final deber ser el siguiente:

De manera predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las

subtareas con sangra.

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Informacin de la tarea
Una vez ingresada la tarea, podemos determinar algunas especificaciones de
la misma.
1. Hacer doble clic sobre la tarea, se mostrar la ventana Informacin
de tarea, donde podr hacer los ajustes necesarios a la tarea entre
ellos:

Ajustar la fecha de inicio y final de la tarea. Esta tarea debe

iniciar el 01/06/12.

Ajustar el nivel de prioridad de una tarea

Establece un nivel de importancia a una tarea (1 y 1000) y su
disponibilidad para la redistribucin. Al ser insertado este proyecto
en otro, dicha tarea ser relevante con respecto a otra, si su valor
es mayor al resto.

Ajustar el avance real de una tarea

Permite hacer un seguimiento del porcentaje de ejecucin de las
tareas y del trabajo real.

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 Ajustar el tipo de tarea
Se refiere a la caracterizacin de una tarea basndose en el
aspecto de la tarea que es fijo y en los aspectos que son variables.
Existen tres tipos de tareas:
- Unidades fijas: tarea cuyas unidades asignadas (o recursos)
son un valor fijo y cualquier cambio en la cantidad de trabajo
o en la duracin de la tarea no afecta a las unidades de la
tarea. Se calcula del siguiente modo: Duracin x Unidades =
Trabajo.
- Trabajo fijo: tarea cuya cantidad de trabajo es un valor fijo y
cualquier cambio en la duracin de la tarea o en el nmero de
unidades asignadas (o recursos) no afecta al trabajo de la
tarea. Se calcula del siguiente modo: Duracin x Unidades =
Trabajo.
- Duracin fija: tarea cuya duracin es un valor fijo y cualquier
cambio en el trabajo o en las unidades asignadas (es decir,
recursos) no afecta a la duracin de la tarea. Se calcula del
siguiente modo: Duracin x Unidades = Trabajo.
El tipo de tarea predeterminado en Project es Unidades fijas.

Nota: Si deseamos cambiar el tipo de tarea debemos activar la

tarea como: Programada automticamente (en la ficha General de
la ventana Informacin de la Tarea)

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Creacin de una tarea peridica (repetitiva)
Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escrbela como una tarea peridica.
Si no se repite en determinados intervalos, escrbala como una tarea regular
cada vez que se lleva a cabo.

Ejercicio:
Se podra definir una reunin semanal todos los lunes para coordinar el estado
avance del proyecto como una tarea repetitiva (a la que llamaremos Reunin
Revisar Avance Proyecto), desde el inicio del proyecto (01/06/12) durante las
03 primeras semanas para encaminar el proyecto. Inserte esta tarea despus
de la tarea Fin.
1. En la columna Nombre de tarea, haga clic donde
se insertar la tarea repetitiva.
Ej.: Debajo de Encofrado.
2. Seleccione el ficha Tarea, y en el grupo Insertar;
haga clic el botn Tarea y luego en la opcin
Tarea peridica.
3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre
de la tarea (Ej.: Reunin Revisar Avance
Proyecto).
4. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de la tarea (Ej.: 1 da)
5. En Patrn de repeticin, haga clic en: Semanal.
6. Especifique la frecuencia de la tarea (Ej.: lunes).
7. En Intervalo de repeticin, escriba la fecha de comienzo (Ej.:01/06/12) y
en Terminar despus de: 3 veces).
8. En Calendario, seleccione: NINGUNO, para que trabaje con el
predeterminado del proyecto.

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9. El resultado ser:

Creacin de una tarea hito

Un hito consiste simplemente en una tarea que se utiliza para identificar eventos
significativos en la programacin y controlar el progreso del proyecto, como
puede ser la finalizacin de una fase principal.
Si escribe una duracin de 0 das para una tarea, Project mostrar el smbolo
de hito en el Diagrama de Gantt al comienzo de ese da o tarea.

Ejercicio 01:
Convertir la tarea Fin como hito al inicio de la tarea.

1. En el campo Duracin, haga clic en la duracin de la tarea que desee

convertir en un hito y escriba: 0d.
2. Presione la tecla ENTER.

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 Ejercicio 02:

Convertir la tarea Fin como hito.

1. Haga doble clic en la tarea que se marcara como hito (Ej.: Fin)
2. Seleccione la ficha Avanzado y active la casilla de verificacin Marcar la
tarea como hito.

Eliminar una tarea del proyecto

En ocasiones durante la programacin del proyecto se decidir eliminar una
tarea de la lista de tareas.

Ejercicio: Eliminar la tarea Fin.

1. Seleccione la fila de la tarea a borrar (Ej.: Fin)

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 2. Pulse la tecla SUPR.

A. Dependencias o vinculo de tareas

En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con

lneas entre las barras de representacin de cada tarea.

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo,

se preparan las paredes, se pintan y Despus se decoran. Sin embargo, puede
haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando una persona
prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede comprar los cuadros
que V desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas
dependientes entre s y se indica a Microsoft Project en qu consiste esa
dependencia.

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre tareas

Descripcin

Fin a Comienzo (FC) La tarea (B) no

puede comenzar
hasta que finalice
la tarea (A).

Comienzo a Comienzo (CC) La tarea (B) no

puede comenzar
hasta que
comience a tarea
(A).

Fin a Fin (FF) La tarea (B) no

puede finalizar
hasta que finalice
la tarea (A).

Comienzo a Fin (CF) La tarea (B) no

puede finalizar
hasta que
comience la tarea
(A).

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Creacin de Vnculos entre Tareas

Forma 01:

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que deseas
vincular, en el orden en que deseas vincularlas.

Considere:

Para seleccionar tareas CONTINUAS, mantenga presionada la tecla SHIFT

mientras hace clic en la primera y en la ltima tarea que deseas vincular.
Ej.: Forma y Encofrado
Para seleccionar tareas NO CONTINUAS, mantenga presionada la tecla
CTRL y haga clic en las tareas que deseas vincular.
3. Seleccione la ficha Tarea, y en el grupo Programacin, haga clic en el botn
Vincular tareas.

Nota:
Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo
fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos
comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.
Si queremos hacer un ajuste al vnculo establecido, como:
Cambiar el tipo de vnculo de la tarea, haga doble clic en la
tarea cuyo vnculo desea cambiar y elija la ficha:
Predecesoras.
Por ejemplo: A la tarea Aire acondicionado, cambiar el tipo
de vnculo a: CC (Comienzo-Comienzo).

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 Asignar das de Posposicin a la tarea, haga doble clic en
la tarea cuyo vnculo desea cambiar y elija la ficha:
Predecesoras.
Por ejemplo: Para que empiece la Fase Estructural, debe
secar bien el cemento del encofrado, por lo tanto daremos en
POS: 2.5 das para el secado del cemento.

4. Vinculando todas las tareas tendremos:

Forma 02: Vincular tareas en la vista Diagrama de red

1. Seleccione la ficha Vista, y en el grupo Vistas de tareas, haga clic en
Diagrama de red.
2. Site el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora.
3. Arrastre la lnea hasta el cuadro de la tarea sucesora.

Forma 03: Vincular tareas en la vista Calendario

1. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de tareas, da clic en Calendario.
2. Site el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora.
3. Arrastre la lnea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

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Divisin de tarea (Interrumpir el trabajo en una tarea)
Al perfeccionar la programacin, tal vez necesite interrumpir el trabajo
en una tarea. Una Puede dividir una tarea tantas veces como sea
necesario.

Ejercicio: La tarea Techos debe interrumpirse por falta de material todo el da

26/06/12.

1. Active la vista Diagrama de Gantt.

2. Seleccione la ficha Tareas y haga clic en el botn Dividir tarea
3. Apunte en la barra de Gantt de la tarea, desde el da a interrumpirse y arrastre
hasta el fin de la interrupcin en la que debe reanudarse el trabajo.

Numeracin de tareas
Insertar esquemas numerados

Son nmeros que indican la posicin exacta de una tarea en el esquema. Por
ejemplo, una tarea con el nmero de esquema 7.2 indica que se trata de la segunda
subtarea bajo la tarea de resumen de sptimo nivel.

Ejercicio:
Usando el archivo Esquema numerado.mpp, activar la Numeracin de Tareas
por Esquema
1. Haga clic dentro del campo de nombres de tareas
2. Seleccione la ficha Formato y active la opcin: Nmero de esquema
3. Los resultados sern as:

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 Prctica de Reforzamiento
Ejercicio 01:
1. Crear una carpeta llamada "Ejercicios Proyectos" donde almacenaremos
nuestro proyecto al cual lo denominaremos Ejercicio1.mpp.
2. Introducir para este proyecto, en el panel de propiedades, el nombre del autor
(el del alumno) as como algunos comentarios.
3. Establecer como fecha de comienzo para el proyecto el da 1 de septiembre
de este ao.
4. Visualizar el calendario de trabajo (sin modificarlo).
5. Introducir las siguientes tareas con sus duraciones:

6. Seleccionar todas las tareas y vincularlas mediante

el botn de vincular tareas.
7. Qu fecha queda como fecha de final de proyecto
por ahora? Recurdalo.
8. Cambiar el tipo de vnculo entre la tarea-2 y la tarea-3 a tipo CC (comienzo a
comienzo).
9. Qu fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? Recurdalo
tambin.
10. Introducir para la tarea-3, una divisin de tarea de 3 das a partir del segundo
da de su inicio.
11. Qu fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? Comprala con
las fechas anteriores.
12. Guardar el archivo del proyecto.

Ejercicio 02:
Elaborar el siguiente proyecto, con las siguientes tareas:
PROYECTO: VIVIENDA
FASE A
Compra de terreno (3 das)
Permiso de construccin (1 da)
Limpieza de terreno (2 das)
Excavaciones (1 da)
Instalacin de desage (1 da)
FASE B
Fase B-1
Cimentacin (2 das)
Columnas (2 das)
Fase B-2
Paredes (3 das)

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 Instalacin de agua (1 da)
Instalacin de electricidad (1 da)
FASE C
Techo (5 das)
Pisos (3 das)
FASE D
Fase D-1
Puertas y ventanas (1 da)
Enlucido (4 das)
Fase D-2
Acabados (5 das)
Pintura (2 das)
Jardines (2 das)
Entrega (0 das)

REQUERIMIENTOS
Determinar como fecha inicio del proyecto el 21 de abril del 2013.
Asignar las tareas que se aprecian, establecer su jerarqua (tareas y sub tareas), vincular las
tareas.
Las tareas Pintura y Jardines empiezan juntas.
Solo los domingos no se trabaja.
Tener en cuenta que el da 1 de mayo es Feriado no laborable.
Guardar el proyecto con el nombre de MI VIVIENDA en tu carpeta.

Ejercicio 03:
Elaborar un proyecto llamado CONSERVA DE DURAZNO que contenga las
siguientes tareas:
1. Solicitar pedido de durazno (5d)
2. Almacenar (2d)
3. Clasificar durazno por calidad (1d)
4. Preparar el almbar (1d)
5. Pelado (1d)
6. Envasado (2d)
7. Proceso de pasteurizacin (1d)
8. Sellado (2d)
9. Etiquetado (2d)
10. Empaquetado x 24 unidades (3d)
11. Transporte a almacn (2d)
12. Entrega de Lote (0d)

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Organizar hasta dos niveles:

PROYECTO>CONSERVA
Tarea 1 -->Tarea 12
PROCESO 1
Tarea 1 -->Tarea 3
PROCESO 2
Tarea 4 -->Tarea 9
PROCESO 3
Tarea 10 -->Tarea 12
Configurar para que los tareas de resumen tengan un tipo de letra "Comic
Sans MS" a tamao 14
Configurar el color de las barras:
De resumen --> rojo
De tarea -- > verde
Programar para que el proyecto inicie un 23 de setiembre del 2012
Asignar un % de completado a las siguientes tareas:

Tarea 1 --> 100%

Tarea 2 --> 100%

Tarea 3 --> 50%

Ejercicio 04:
Proyecto: Tesis
Elaborar un proyecto llamado TESIS nombre que contenga las siguientes tareas:
Etapa 1
1. Derecho de trmite (2 das)
2. Aprobacin del tema (7 das)
3. Recopilar informacin (300 minutos)
4. Procesar la informacin (10 das)
5. Formular su hiptesis (2 das)
6. Contrastar hiptesis (1 semana)
7. Documentacin (20 das)
Etapa 2
8. Estructuracin (5 das)
9. Anlisis de costos (3 das)
10. Proyeccin (8 horas)
11. Fin de elaboracin (0 das)
Vincular tareas
Configurar el color de las barras

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 Programar para que el proyecto inicie un 17 de Marzo del 2009
Asignar un % de completado a las siguientes tareas:
Tarea 1 --> 100%
Tarea 2 --> 100%
Tarea 3 --> 70%
Las tareas 6 y 7 tienen el mismo da de inicio
Los das correspondientes a Semana Santa no son laborables

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