IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIN DOCUMENTADA

La informacin documentada segn la ISO 9000:2105, es la informacin que una

organizacin tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta

puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de

informacin. Hace referencia a los sistemas de gestin incluidos en los procesos

relacionados, a la informacin generada para que la organizacin pueda operar y

a las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican

segn las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar,

actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente informacin

documentada de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estn

debidamente controlados.

La informacin documentada es importante porque suponen una herramienta de

seguimiento, trazabilidad y demostracin de las diferentes fases o actuaciones,

por ese motivo ser necesario realizar las operaciones descritas a continuacin de

forma general.

Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento
de deber:

Identificar y codificar
Almacenar y proteger
Definir el periodo de conservacin
Definir la disponibilidad y el acceso
Identificacin y Codificacin

En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que

hacen mencin, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su
realizacin. Todos los datos incluidos en una informacin documentada tienen que
ser legibles e indelebles.

Almacenaje y proteccin

Los archivos de la informacin documentada tendrn una identificacin exterior en

la carpeta o en el soporte informtico escogido (en el caso de registros en formato
informtico) y sern almacenados en el servidor de la empresa.

Periodo de conservacin

Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos,

sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de
almacenaje se proceder a su destruccin.

Disponibilidad

Si el contrato lo especfica, la informacin documentada generada durante el

trabajo se podr facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

Acceso a la informacin documentada

Quedar definido y recogido el acceso del diferente personal a la informacin

documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, as como la
responsabilidad, uso y escritura de los mismos.