VICERRECTORA DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE AZUERO

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD

ESCUELA DE CONTABILIDAD

MAESTRA EN CONTABILIDAD

TRABAJO SOBRE:

CASOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

A CONSIDERACIN DE:

MAGISTRA: ELIS SERRANO

ELABORADO POR:

OSWALDO E. RAMOS M. 8-230-994

HERIBERTO SAMANIEGO 6-58-1614

MATERIA:

SISTEMA DE INFORMACIN Y ADMINISTRATIVO

FECHA: 8 DE OCTUBRE DE 2016

i
 Contenido
1. Descripcin General Procaja ....................................................................................................... 5
1.1 Misin ....................................................................................................................................... 6
1.2 Visin ........................................................................................................................................ 6
2. Sistema Usados en PROCAJA ........................................................................................................ 6
2.1 Ventajas del Sistema ePROC .................................................................................................... 7
3.1. Ejecucin del Sistema ......................................................................................................... 8
3.1.1 Acceso al Sistema............................................................................................................... 8
3.2 Men del Sistema ...................................................................................................................... 9
3.3 Datos de la empresa................................................................................................................. 10
3.3.1 Archivos ............................................................................................................................ 15
3.4. Archivo Maestros: ...................................................................................................................... 16
3.5.1. Transacciones ..................................................................................................................... 24
3.5.2. Configuracin de cuentas .............................................................................................. 26
3.5.3 Informes ........................................................................................................................... 36
3.6. Procesos del Sistema ................................................................................................................. 39
3.6.2 Actividad de Asociados........................................................................................................ 51
3.6.3 Ahorro en Garanta ........................................................................................................... 51
3.6. 4 Afiliacin......................................................................................................................... 54
3.6.5. Cuentas de Asociados..................................................................................................... 56
3.6.6. Devoluciones .................................................................................................................. 65
3.6.7. Arqueo de Cajas ............................................................................................................. 66
3.6.8. Ajustes ............................................................................................................................ 67
3.6.9 Verificar Recibos .............................................................................................................. 67
3.6.10. Informes ....................................................................................................................... 68
3.7. Bancos ................................................................................................................................... 74
3.7.1. Documentos..................................................................................................................... 74
4. Sistema de ePROC en la Informacin de Crdito ......................................................................... 77
5. Oficial de plataforma ..................................................................................................................... 86
5.1 Funciones Generales ............................................................................................................... 86
5.2 Funciones De Atencin Al Pblico ......................................................................................... 87
5.3 Funciones De Apoyo Al Proceso De Crdito Y Recuperacin ............................................... 87
5.4 Funciones De Soporte Administrativo. ................................................................................... 87
5.5 Afiliacin a Procaja ................................................................................................................. 88
5.6 Apertura De Caja..................................................................................................................... 89
5.7 Cobros De Prstamo Del Asociado ......................................................................................... 89
5.8 Seguro Funerario ..................................................................................................................... 90
5.9 Crear Fichas ............................................................................................................................ 90
5.10 Cancelacion De Prstamo...................................................................................................... 91
5.11 Desembolso De Prstamos .................................................................................................... 92
Pasos Desembolso de prstamo .................................................................................................. 92
5.12 Arqueo y Cierre De Caja ....................................................................................................... 92
5.13. Resultado del Cierre ............................................................................................................. 93
6. Sistema ePROC Proceso de Confeccin de Cheque ..................................................................... 93
Conclusiones............................................................................................................................... 101
Bibliografa ................................................................................................................................... 102
Conclusin105

ii
 ndice de Figuras

Figura 1Auxiliar de Ahorro por Prstamo ......................................................................................... 53

Figura 2 Auxiliar de Ahorro por Asociado ....................................................................................... 53
Figura 3 Balance de Ahorro de Garanta ........................................................................................... 54
Figura 4 Auxiliar de Afiliacin ......................................................................................................... 55
Figura 5 Auxiliar de Multas .............................................................................................................. 55
Figura 6 Auxiliar de Ahorros ............................................................................................................ 59
Figura 7 Auxiliar de Ahorro Corrientes ............................................................................................ 63
Figura 8 Desembolsos por Montos.................................................................................................... 68
Figura 9 Desembolsos por Sexos ...................................................................................................... 69
Figura 10 Informes de Asociados Nuevos ........................................................................................ 69
Figura 11 Informes de Retiro de Asociados ...................................................................................... 70
Figura 12 Informes de Devoluciones ................................................................................................ 70
Figura 13 Referencias de Profesin por Cajas .................................................................................. 71
Figura 14 Informes de Plazos ............................................................................................................ 71
Figura 15 Informes de Saldos Monetarios ........................................................................................ 72
Figura 16 Asociados x Grupos y Cajas ............................................................................................. 72
Figura 17 Asociados por Grupos ....................................................................................................... 73
Figura 18 Resumen de Asociado por Cajas....................................................................................... 73

iii
 Introduccin

Los usuarios del sistema de administracin de cartera de micro finanzas de PROCAJA, en

l se basan en funciones de cada pantalla y los procedimientos que hay que seguir para su
uso correcto.

El sistema est desarrollado en MICROSOFT VISIUAL FOX PRO; orientado para trabajar
en ON-LINE. Se utilizan niveles de acceso a las opciones por usuario y un sistema de
seguridad por usuario y terminal de trabajo. Cabe sealar que el diseo de los procesos,
clculos e informes, se confeccionaron a la medida. Es decir, que el personal responsable
de la Administracin de Cartera de Prstamo de PROCAJA formulaba el requerimiento y
en base a esta solicitud y se programaba. Esto quiere decir que las transacciones se
ejecutan automticamente de acuerdo a los parmetros que registre el contador encargado.

Est desarrollado para trabajar en red, con diferentes terminales, llevando un registro de las
transacciones que realice cada usuario. La base de datos que se utiliz, proviene del antiguo
sistema que tena PROCAJA que fue desarrollado en DATA FLEX; ste sirvi de base para
extraer los archivos principales de asociados y cuentas.

El 16 de febrero del 2014 se implementa un nuevo sistema denominado ePROC,

incorporando el trabajo ON-LINE, en donde todas las transacciones se mantienen
actualizadas en todas las sucursales al igual que a nivel central. Este ofrece ventajas al
mantener informacin actualizada y para la toma de decisiones.

iv
 1. Descripcin General Procaja

PROCAJA, fue fundada en 1996, con cinco sucursales Rurales como parte del Proyecto
PROCOOFES (Programa de Cooperacin con el Fondo de Emergencia Social) con fondos
de la Unin Europea y el gobierno panameo. Actualmente, la organizacin tiene 11
oficinas (2015).

PROCAJA, es una entidad que tiene como objetivo principal brindar servicios
financieros a sus asociados. Cada asociado forma parte de un grupo solidario, y ste a su
vez forma parte de una caja rural.

Los clientes usan los prstamos para invertir en actividades agrcolas o en cra de
animales (gallinas, cerdos, vacas), o para invertir en pequeos negocios como
supermercados y zapateras, venta de frutas y vegetales, para mejoras de vivienda o con
propsitos educativos. Adems, la organizacin ofrece micro-seguros para gastos
funerarios.

Las cajas estn distribuidas y diferentes lugares del territorio nacional:

Mariato, antigua caja del Sur De Montijo

Oc, anteriormente ubicada en Las Minas
Pescara, que cerr operaciones en 1997
San Francisco
Atalaya
Las Palmas
Calobre
Los Pozos
Son
Administracin cartera

5
 Aunque unas cajas que estn deshabilitadas, ests forman parte de registros e
historiales en el sistema de crdito. La caja administracin es la que est ubicada en
Santiago, y es la que se encarga de administrar, dirigir, controlar, fiscalizar, aprobar,
contabilizar todas las cajas que forman parte de PROCAJA.

Entre las actividades principales que realiza PROCAJA podemos mencionar:

Prstamos
Aportaciones
Ahorros Garanta
Fondo Social
Afiliacin, Multas, Documentos extraviados Otros

La funcin la principal del sistema de cartera prstamo de Procaja, es llevar el

control de estas actividades de acuerdo a las polticas de procedimientos y controles
contables, establecidas por estatutos y reglamentos internos de la organizacin.

1.1 Misin

Ofrecer servicios financieros a las familias del rea rural del pas con miras a mejorar su
nivel de vida.

1.2 Visin

Ser una Institucin Auto-Sostenible como una alternativa permanente para que las familias
del rea rural cuenten con excelentes servicios financieros.

2. Sistema Usados en PROCAJA

El MICROSOFT VISIUAL FOX PRO, es un programa para trabajar en lnea, Se

utilizan niveles de acceso a las opciones por usuario y un sistema de seguridad por usuario
y terminal de trabajo. Cabe sealar que el diseo de los procesos, clculos e informes, se
confeccionaron a la medida.

6
 Y actualmente IGSP-DR- SGO-EPROC-001_v2), aprobado por PROCAJA en su
segunda versin en octubre de 2012. As mismo, el sistema debe ser capaz de generar la
informacin de declaracin a la APC relativa a los prstamos de los prestatarios, en el
formato indicado por sta, de acuerdo a lo establecido en el Documento de Control de
Interfaces (DCI) de este proyecto.

Para el diseo de reportes se est empleando la herramienta Open Sourcei Report,

de Jasper Reports. As mismo, se utiliza este motor de informes para ejecutar los mismos
y generarlos en diferentes formatos (PDF, Word y Excel, particularmente).

2.1 Ventajas del Sistema ePROC

Es en lnea, la informacin viaja en tiempo real

La informacin es confiable
Los arqueos de caja, la persona responsable de su confeccin, no les permite saber
si hay sobrante o faltante, si hay faltante de inmediato se registra una cuenta por
cobrar a ese colaborador y es sobrante se registra a la cuenta de ingreso.
Los cheques tantos de gastos operativos como las lneas de crdito, se solicitan
mediante el sistema y pasa a una ventana al mdulo de contabilidad y luego
contabilidad los procesa y pasa a las diferentes gerencias autorizada para dar el
visto bueno de aprobacin y luego contabilidad codifica y solicita el cheque.
Permite dejar comprobante contable incompleto para luego terminar el ajuste.
Se puede extraer la data, que esto nos permite, filtrar por sucursal. producto, por
actividad, por plazo, por comunidad etc.
Permite extraer los diferente informes en PDF Y EXCELL

7
3. Contenido del Sistema Visual

El uso del SISTEMA se hace en forma ilustrativa, tomando cada opcin del men,
detallando su funcin y sus procesos interno.

3.1. Ejecucin del Sistema

Para ejecutar el sistema simplemente debe ejecutar el cono

PROCAJA dndole doble clic con el ratn y esperar que se abra la ventana
correspondiente. Este cono debe estar en el escritorio Windows; si por alguna razn este
icono no se encuentra, se debe buscar con el explorador del sistema el archivo procaja.exe
(solicite al encargado en cmputo el cono).

3.1.1 Acceso al Sistema

Es importante sealar que todo usuario del sistema debe tener previamente su clave de
acceso. Esta clave se clasifica de la siguiente manera:

Login de Operador: Por lo general es el nombre o alguna palabra que identifica al

usuario.
Contrasea del Operador: Es la clave o password del login. Debe ser
completamente discreta ya que identifica al usuario y seala todas las transacciones
que realice en el sistema. De esta manera, en un proceso de auditora, los registros y
transacciones quedan debidamente identificados.

Contrasea de la Terminal: Cada terminal de acceso tiene una contrasea, esta

identifica desde que lugar se realiza la transaccin.

El personal encargado de cmputo o el que se desempee como Administrador de

Cmputo, es el encargado de proporcionar la contrasea y niveles de acceso que se
explicarn en detalle ms adelante.

8
 Pasos para entrar.
1. Ejecute el programa PROCAJA del escritorio y espere que se
abra la ventana inicio de sesin.
2. Escriba el login del operador y presione enter.
3. Escriba contrasea del operador y presione enter.
4. Escriba contrasea de la terminal y presione enter.
5. Luego puede presione enter clic al botn aceptar; s por alguna razn desea
salir de esta en pantalla, presione clic al botn cancelar.

Se recomienda que no se utilice el servidor como herramienta rutinaria de registros,

ya que ste posee los programas y las bases de datos del Sistema. Se debe procurar que
esta mquina no corra ningn riesgo por mala utilizacin, apagones y congelacin. De
darse esta posibilidad se pueden perder la data o convertirse tablas con datos corruptos.

3.2 Men del Sistema

Este men est diseado para tener acceso a las diferentes opciones en forma de pop
men, donde una opcin posee otras opciones, y sta a su vez posee otras ms. Es
importante que usted tenga presente el significado de los siguientes conos.

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 Inicia un nuevo registro o documento.

Se ubica al Primer registro de la tabla expuesta.

Se ubica en el registro anterior hasta llegar al inicio de archivo.

Se ubica en el ltimo registro de la tabla expuesta.

Se ubica en el siguiente registro de la tabla expuesta.

Deshace un registro antes de almacenarlo.

Almacena y guarda el registro en pantalla.

Elimina el registro en pantalla. Generalmente solicita clave o autorizacin

de eliminacin.
Imprime el informe o reporte de la tabla que est en pantalla.

Almacena y actualiza el registro que est en pantalla.

Ingresa parmetro de bsqueda para filtrar una tabla y sus datos.

Cierra la ventana y retorna.

El cintillo que se presenta a continuacin presenta el men principal del Sistema de Cartera,
el cual siguiendo las opciones del men, por accin de los diferentes procesos. Es decir,
siguiendo una lgica de secuencia donde un proceso antecede a otro proceso.

3.3 Datos de la empresa.

Se inicia con el segundo men del cintillo, titulado Datos de la Empresa. En esta
pantalla se registra los datos fijos de la empresa y que forman parte de algunos procesos e
informes.
10
Ttulo Informes: Se escriben los ttulos correspondientes a los informes y reportes del
sistema. Estos ttulos pueden ser cambiados de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Se reflejan en los informes de manera siguiente. En imprime Resumen: Para ciertos
informes que necesitan resumen o subtotales.

Control de Fechas: En esta pantalla se registra las fechas de parmetros de acuerdo al mes
corriente, a estados de cuentas y a informes. Por lo general estas fechas son cambiadas por
el operador que tenga acceso a los meses corrientes de trabajo. Slo ingrese las fechas y
cierre la ventana para que se registre y actualice.

11
Datos de La Organizacin: En esta pantalla se registran los datos que se desea aparezcan
impresos en los informes. Se ingresan una vez y se pueden cambiar de acuerdo a las
necesidades de la empresa.

12
 Datos de Intereses:

En esta pantalla se registran los datos o parmetros que utiliza el Sistema para hacer
la mayora de los clculos; por lo general son fijos y cambian dependiendo de las polticas
de la entidad. Tienen que ver con:

Inters anual a cobrar por prstamos regular: 24%

Inters anual a cobrar por prstamos rpido 36%
Inters anual a cobrar por prstamos individual: 24%
Inters mensual a cobrar por multas: 5%
Porcentaje de comisin de manejo 5%
Das de gracias para multas prstamos 7

Provisin para incobrable Los parmetros de esta seccin estn determinados por la
poltica de provisin de la empresa, en el caso de PROCAJA, estn estimados en base a la
cartera en riesgo utilizando el mtodo del CGAP, el cual se considera ms acorde con la
actividad que realiza la empresa y el entorno donde las desarrolla
Corriente: - 30 das Registro a morosidad corriente y no se estima porcentaje de prdida.
Ms de 31 das: Registro a ms de 31 das
Ms de 61 das: Registro a ms de 61 das
Ms de 91 das: Registro a ms de 91 das.

13
Ms de 121 das: Registro a ms de 121 das.
Ms de 151 das: Registro a ms de 151 das

Control de Nmeros: Al registrar ciertos documentos en el Sistema, stos poseen una

numeracin que genera automticamente el programa, es en esta seccin donde se ubica
con cual nmero debe iniciar ese documento automticamente.

Por ejemplo: Al generar los intereses de prstamos automticamente la mquina

proporcionar un nmero que se incrementar en 1 cada vez que se almacene.

Numero = 50 + 1 Se incrementa cuando se almacena.

= 51 Se registra automticamente por el programa en
control de nmeros.

En esta pantalla existen otros controles numricos que en realidad no se utilizan,

pero se mantienen para posibles expansiones del sistema.

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Formatos y Otros: Esta pantalla se usar para futuras expansiones del Sistema a un posible
programa de planilla laboral. Este formato se utiliza para crear el formato de contrato de
trabajo. Esto se utiliza como parmetro a nuevas actualizaciones del sistema.

3.3.1 Archivos

Esta opcin permite el registro de informacin permanente como materia prima de los
procesos; tiene que ver directamente con la actividad principal de la institucin. Aqu se
puede adicionar y actualizar Archivos Maestros y Archivos de Configuracin. Los
Archivos Maestro se refieren ms que todos datos de asociados, grupos, cajas y otros que
explicaremos en otra seccin. Los archivos de configuracin tiene que ver ms con el uso
del mismo sistema o el programa. Aqu le registra la cantidad de terminales, usuarios e
impresoras que se utilizarn. Estos datos son de mucha importancia para el uso normal
del sistema, ya que forman parte de las transacciones en relacin a lo que han hecho los
usuarios.

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3.4. Archivo Maestros:

Promotores: Se registran los Promotores de Prstamos que existen en diferentes

cajas rurales.

Cajero: Se registran las cajeras encargadas de cada caja rural.

Cajas Rurales: Se registran las cajas que forman parte de la entidad PROCAJA.
En esta seccin se ubican todas las sucursales.

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Cajas Generales: Se actualiza cada caja rural con la cuenta de contabilidad que
representa su caja general. Esto se hace para configurar las
transacciones que tiene que ver con la recuperacin o reembolso de
dinero.

Grupos: En esta seccin se registra informacin de los grupos

solidarios de prstamos. Aqu podr encontrar pantallas referente ha:
Grupos, Provincias, distrito, corregimiento y comunidades.
Cada una posee su propia pantalla de captacin para su respectivo
registro.

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Profesin del Asociado: Se registra y mantiene actualizada todas las posibles
profesiones que desempea el asociado. Ya que esta
informacin nos sirve de referencias para otorgar los
prstamos y generar informes estadsticos.

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Actividad del Asociado: Se registra y mantiene actualizada todas las posibles
actividades que realiza el asociado. Con esta informacin
generaremos informacin e informes.
Finalidad del Prstamo: Se utiliza para actualizar y
adicionar las finalidades de los prstamos solicitados y
desembolsados. Se utiliza para generar informes.

Asociados: Es la pantalla principal para la actualizacin de datos de asociados. Es la

que contiene todo lo referente al asociado. Si no se registra asociados no
puede registrarse ninguna otra actividad que realice la entidad. En otras
palabras sin asociado no hay prstamos ni otras cosas ms.

Es importante sealar que la mayora de los datos que solicita esta pantalla
estn reflejados en el formulario pre-impreso del asociado, y este debe ser
llenado en su mayor parte para que luego se actualice esta pantalla. Esta
tabla de asociados fue substrada del sistema anterior, por lo tanto se asumen
que existe un buen porcentaje de confiabilidad.

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Bancos: En esta pantalla se registran todas las cuentas bancarias que se poseen en la
entidad. Adems se direcciona a la cuenta de contabilidad que le
corresponde en el codificador.

Es importante sealar que tiene que haber cuentas de bancos para poder
registrar cheques, cargos, depsitos y otros. El control de fecha para los
cheques se actualiza en esta pantalla.

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Plazo de Prstamos: En esta pantalla se registran los posibles plazos de
financiamiento que tiene PROCAJA. De acuerdo a sus
polticas administrativas puede adicionar, modificar y
eliminar plazos de prstamos.
3.4.1. Archivo de Configuracin

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 Identifica los componentes a cuanto al sistema se refiere. Esta informacin es importante,
porque identifica al usuario, a la terminal y a las impresoras que se utilizan en la red de
trabajo. Las contraseas de estas secciones son confidenciales y son solicitadas a la hora
de abrir el sistema.

Usuarios: Registran usuarios del Sistema. Adems se actualiza los niveles de

acceso que tiene el usuario al men de opciones. Esta actualizacin debe ser ejecutada por
el que tiene el nivel administrativo de cmputo ya que contiene las claves de cada uno de
los usuarios.

Terminales: Registran terminales del Sistema. A cada terminal que utiliza l

sistema hay que registrarla y configurarla. Cada una de ella posee una clave o password
que es solicitado cuando se ejecuta el sistema.

Cada terminal tiene que ser configurada por el PROGRAMADOR para que pueda
ser utilizada para ejecutar el sistema.

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Con este control podemos observar en las transacciones desde que lugar, quien hizo la
transaccin, el da y la hora que se hizo la transaccin.

Ejemplo de registro de transaccin controlada.

Impresoras: Registran impresoras del Sistema. Esto se utilizan si desea controlar

una computadora para varias impresoras.

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3.5. Contabilidad

En la opcin contabilidad existen la opciones para realizar comprobantes, configurar

las transacciones para que el programa realice las transacciones automticamente,
relacionar las cuentas para el estado financiero y otros.Es importante sealar que esta
opcin es propia del contador o los asistente de contabilidad, ya que la codificacin de cada
comprobante depende del analice de cada cual.

3.5.1. Transacciones

Esta opcin es la columna vertebral del contador. Ya que con sta puede
confeccionar comprobante de registros afectando cuentas del mayor y auxiliares de clientes.
Tambin puede hacer referencias a las transacciones utilizando el nmero de documento y
el tipo de transaccin.

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 Una vez ingreso del nmero de documentos el recupera la transaccin y muestra las
cuentas que intervienen y sus balances. Si el nmero de documento no existe, entonces d
lugar a registrar una nueva transaccin.

Cada transaccin est compuesta por un nmero de documento y nmero de

transaccin. El nmero de documento puede repetirse en diferentes actividades, por
ejemplo: puede existir el documento 1050 como recibo de cobros y tambin puede existir
el 1050 como un nmero de depsito bancario. Tienen el mismo nmero pero son
actividades diferentes. Por lo contrario el nmero de transaccin es nico, no puede
existir dos nmero de transacciones iguales y este se recupera haciendo referencia al
nmero de documento.

Si usted hace un comprobante por medio de esta opcin, puede recuperarla y

modificarla por medio del nmero de documento y el nmero de transaccin. Esto se debe a
que la transaccin fue confeccionada y modificada con la misma opcin. Sin embargo no
se recomienda modificar transacciones que se han registrado con otras opciones propias,
por ejemplo: Recibos, Desembolsos, cheques y otros, ya que estas opciones tienen sus
propios mtodos de modificacin o actualizacin. Importante tambin que el parmetro de

25
fecha que acepta al momento de registro, es el que se encuentra en empresa en la seccin
control de fecha.

3.5.2. Configuracin de cuentas

Bueno esta seccin es bien interesante ya que determina que cuentas utilizar el
sistema al realizar una transaccin. Bueno ni la mquina ni el programa son adivina para
saber cul cuenta tiene que ver una determinada transaccin. Por esta razn en esta
seccin registramos cada una de las cuentas que tienen que ver una determinada
transaccin. Ests cuentas depende directamente del catlogo o el codificador de
contabilidad.

3.5.2.1. Codificador de cuentas

El codificador de cuentas no es ms que la clasificacin de los activos, pasivos, capital,

ingresos, costos y gastos por medio de un nmero siguiendo las normas contables. Si no
hay codificador ni cuentas, entonces no existen los registros contables o mayores El
codificador que tiene PROCAJA, fue diseado por el contador de turno de acuerdo a las
necesidades y actividades. Por lo tanto se recomienda que estas opciones sean utilizadas
por el personal de contabilidad.

26
Control: Representa el nmero de la cuenta, tiene hasta siete dgitos numricos para
clasificar y no pueden existir nmeros iguales.

Descripcin: Se Ingresa la descripcin de la cuenta en forma escrita, por lo general es

bueno hacer una descripcin en base a las cajas o sucursales.

Grupo: Se clasifica a qu grupo pertenece. Activo, pasivo, capital, ingresos, costos y

gastos. La numeracin de la clasificacin debe ser secuencial de acuerdo al formato y a
las normas de contabilidad.

Saldos en: Clasificamos a la cuenta por dbito o por crdito, dependiendo por donde
aumenta la cuenta. Se siguen con las normas de contabilidad general.

Tipo: Clasificamos a la cuenta de acuerdo a Resumen y Detalle. Una cuenta resumen

tiene otras sub-cuentas que pueden ser otras cuentas de resumen u otras cuentas de detalles.
Una cuenta de detalles es la que se utiliza para realizar una transaccin. Las cuentas de
detalles se consolidan en las cuentas de resumen.

Clases: Se clasifica a la cuenta para tenga un vnculo con los auxiliares de cuentas y
mayores.
Normal: Una cuenta de uso general.

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 Cuentas por Cobrar: Es una cuenta especialmente para cuentas por cobrar y sus
auxiliares.
Cuentas por Pagar: Es una cuenta para controlar compromisos por pagar.
Inventario: Cuentas clasificadas como inventario y sus auxiliares de productos-
compras.
Bancos: Cuentas utilizada para cuentas bancarias y su relacin con otros controles
bancarios.

Control de Resumen: En este campo ingresamos la pertenencia de cuentas versus a sus

predecesores. Si tenemos una cuenta que tiene varias sub-cuentas, las sub-cuentas tienen
que apuntar a que nmero de cuenta pertenecen. Los hijos siempre apuntan a sus padres de
cuentas. Para controlar este concepto utilizamos el Control de Resumen.

Se Distribuye Sucursales: Se utiliza para clasificar la cuenta de acuerdo a caja o sucursal

pertenece. Al seleccionar esta opcin se abre el campo Para La Sucursal.

Para La Sucursal: Se selecciona a que sucursal o caja pertenece la cuenta. En ciertas

ocasiones las cuentas de resumen no tienen sucursales, sin embargo las de detalles si
corresponden a una en especial.

File: Es el registro de una explicacin breve de la cuenta y sus usos.

Ventana de Imprimir: Se le indica al sistema por donde desea imprimir el reporte. Por
Vista Preliminar Imprimir.

Ir a: Se utiliza para ubicarnos automticamente en una cuenta especfica. Simplemente

ingresamos el nmero de cuenta y enter o el botn BUSCAR.

28
3.5.2.2. Cuentas por Pagar

Se le registra las cuentas correspondientes a la actividad por pagar. Estas cuentas se

ingresan por cajas o sucursales y se ingresa en el detalle de la cuenta.

Por ejemplo: Si usted se percata existe una columna de ahorro en garanta en la

pantalla anterior. En esta columna deben estar registradas las cuentas que tienen que ver al
cobrar un ahorro de garanta. Esto quiere decir que cada vez que se cobre un ahorro de
garanta dependiendo de la caja que lo cobre, el utiliza esta cuentas que estn en esta
columna. Las dems columnas usan el mismo concepto.

3.5.2.3. Cuentas por cobrar

El concepto es igual al de cuentas por pagar, con las nicas diferencias que estas se
aplican a los crditos que proporcionan control y transacciones.

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Observe las columnas, estas son las actividades que se hacen por sucursal o caja, y a la vez
puede encontrar las cuentas que interviene en esa transaccin automticamente. Si por
alguna razn usted desea que las transacciones se efecten con otras cuentas, simplemente
cambie el valor por otra cuenta de detalle.

Cartera de Prstamo
Inters por Cobrar
Inters por Cobrar Otros
Cartera Judicial
Cuentas Malas

3.5.2.4 Configura Cuentas de Gastos

Igualmente se utiliza para configurar transacciones con actividades detallas por columnas.
Cada columna es una actividad o proceso de transaccin.

30
 Gastos por cuentas malas.

3.5.2.5 Configura Cuentas de Ingresos

El concepto de relacin de cuentas es la misma, solo que en este caso tiene que ver con los
ingresos. Cada columna representa las actividades a procesar como transaccin.

31
I.S.P.A. : INTERESES SOBRE PRSTAMOS ASOCIADOS.
EXONERA INTERESES: COLUMNA CORRESPONDIENTE A LA
EXONERACIN.
R.C.I.: RECUPERACIN DE CUENTAS INCOBRABLES PARA REEMBOLSOS.
I.S.C.A. : INTERESES SOBRE CUENTAS DE AHORRO.
MANEJO: CUENTA UTILIZADA PARA REALIZAR CARGO DE PRSTAMO.
I.S.P.F. : INTERESES SOBRE PLAZO FIJOS. COLUMNA PARA EXPANSIN.
O.I. : OTROS INGRESOS.
T.L.O. : TARJETAS, LIBRETAS Y OTROS.
S.C.D.: SOBRANTES EN CAJA Y DEPOSITOS
G.V.A. : GANANCIA EN VENTAS DE ACTIVOS.
CAJA: PARA COBROS QUE UTILIZAN LA CAJA GENERAL.
FONDO TRANSITORIO: CUENTAS PUENTES UTILIZADA ENTRADAS Y
SALIDAS.
MULTAS: CUENTA PARA MAYORIZAR LOS COBROS DE MULTAS.

32
3.5.2.6 Configurar Sucursales

Esta opcin tambin tiene que ver con las transacciones que se pueden dar
automticamente. Sin embargo, est en especial est orientada a las llamadas Sucursales o
Cajas rurales. Tambin podr observar las actividades por columnas en las cuales usted
selecciona la cuenta que le corresponde.

BANCOS: Se selecciona la cuenta de banco usual de la CAJA RURAL.

EFECTIVO: Se selecciona la cuenta de efectivo de la SUCURSAL.
CAJA GENERAL: Seleccione la cuenta CAJA GENERAL.
*FONDO: Se utiliza para hacer reserva y otros.
*IMPUESTO DE COMPRA: Se utiliza en posibles expansiones del sistema.
*IMPUESTO DE VENTA: Se utiliza en posibles expansiones del sistema.
*DESCUENTOS EN COMPRAS: Se utiliza en posibles expansiones del sistema.
*INTERESES FACTURAS: Se utiliza en posibles expansiones del sistema.
*INTERESES PRSTAMOS: Se utiliza para ciertas transacciones de prstamos.

33
3.5.2.7 Relacin de Cuentas de Estado de Operacin

Los estados de resultados que genera el sistema, depende completamente de las

configuraciones de estas cuentas. Aqu usted podr encontrar las cuentas que tienen que
ver con los reglones en el estado de resultado. Cada regln est formado por :

Tipo: Representa la clasificacin del regln en el estado financiero.

.Productos Financieros .Otros Ingresos
.Ingresos Administrativos .Gastos Financieros
.Gastos Operativos .Depreciaciones
.Gastos de Cuentas Acumuladas

El estado financiero ya ha sido configurado de acuerdo a las necesidades de PROCAJA.

Sin embargo, es importante sealar que esta seccin se utilizada por el personal que tenga
dominio entero del ciclo contable y del sistema programado.

Orden: Es la forma de etiquetar la secuencia del regln.

Cdigo: Es la representacin del regln en forma abreviada.
Descripcin: Es la descripcin general del Regln.

Por cada regln del estado financiero, existe un conjunto de cuentas que son las afectan
directamente los resultados. Estas cuentas tienen que agregarse uno a uno por cada regln y
configurar sus estados.

3.5.2.8 Estados de Conjunto de Cuentas

Cdigo:Es la Relacin que existe con el regln del estado financiero. Cada conjunto de
cuentas debe tener el mismo cdigo que existe en el rengln del estado financiero.

Control:Es la que identifica la cuenta del catlogo de cuentas y es la forma parte del
rengln que se desea resumir.

34
Reporte:Existe dos formas de obtener los estados financieros: Los que incluyen todos los
prstamos desembolsados como ingresos sin importar que estn por cobrar
(GENERADOS). Los que solamente incluyen los cobros de prstamos como ingresos
(COBRADOS). Y las se clasifican como AMBOS; forman parte de los dos Estados
Financieros. Bueno, en esta columna se identifica que tipos de estados financieros. Si
Selecciona Generados, Aparecern en el Estado Financiero Generados, Si Selecciona
Cobrados, aparecer en el Estado Financiero Cobrados. Si selecciona AMBOS, aparecer
en los dos Estados Financieros.

Accin:Esta columna cual es la accin de la cuenta, aumentar positivamente, o disminuir

negativamente (+ -). Por lo general siempre aumenta.

Aumenta:La accin de la cuenta es aplicado al DEBITO al CRDITO la cuenta.

Tambin debe tener en cuenta, como est registrado la cuenta en el CATALOGO, ya que
est informacin sale como DEFAULT, al escribir el control.

Grupo:Identifica a la cuenta de acuerdo al GRUPO en que pertenece en el CATALOGO.

Tipo: Identifica a la cuenta de acuerdo al Tipo en que pertenece en el CATALOGO.

Clase: Identifica a la cuenta de acuerdo a la CLASE que pertenece en el CATALOGO.

Sucursales:Identifica a la cuenta de acuerdo a la sucursal que pertenece en el

CATALOGO. Esta seccin es de mucha importancia, ms que todo cuando el estado
financiero es el desglose de ingresos y gastos por sucursales.

Presupuesto: Se ingresa el valor total del presupuesto anual desglosado por meses. Esta
opcin se utiliza para posibles informes de presupuesto o metas anuales en gastos e
ingresos.

35
Enero-Diciembre: Se utiliza para desglosar el presupuesto mensualmente para posibles
informes de presupuestos anuales.

3.5.3 Informes

Se generan los informes que tienen que ver con la contabilidad. Los mismos se han
diseado a la medida de acuerdo a la contabilidad general.

3.5.3.1. Balance Actual

Genera el balance actual de las cuentas, debitando y acreditando las cuentas de acuerdo al
CATALOGO. Esta informacin es actual, no tiene fecha de inicio y final. Para que se
totalmente confiable la informacin debe actualizar o reorganizar las tablas en la seccin de
mantenimiento.

Balance por Fecha: Tambin genera un informe de balance, pero esta vez s tiene una
fecha final como parmetro.

36
Fecha Final: Ingrese hasta que fecha desea el informe.

Estado de Situacin: Imprime el balance de cuenta incluyendo las cuentas que forman
parte del estado de situacin.

Vista Previa: Imprime el informe con una vista preliminar para luego ser impreso.

Pginas: Imprime el informe con la opcin de seleccionar impresoras y pginas en forma

detallada.

Balance de Prueba: Imprime el balance de prueba del sistema de contabilidad con ciertos
Ciertos parmetros de referencia.

37
Fecha Inicial y Fecha Final: Se ingresa los parmetros de acuerdo a las fechas del
informe.

Todas las cuentas: Imprime el informe todas las cuentas sin importar que no tenga
movimiento.

Todas, Menos las que no tienen Movimiento: Su funcionalidad es igual al descripcin

de la pocin.

Vista Previa: Imprime el informe con una vista preliminar para luego ser impreso.

Pginas: Imprime el informe con la opcin de seleccionar impresoras y pginas en forma

detallada.

Mayor de Cuentas: Esta pantalla representa la forma ms accesible para obtener el

movimiento de una cuenta especfica. Para esto necesita la cuenta, el parmetro de fecha y
listo. Clic a buscar. Si tiene movimiento presenta automticamente el detalle en
columnas y el balance que lleva al momento. Si desea imprimir solamente presione clic al
icono de imprimir.

38
Estado de Resultados de Operacin Generados: En esta opcin se obtiene el estado
resultado con la norma de intereses generados. Simplemente ingrese los parmetros de
fechas y clic al icono aceptar.

Estado de Resultados de Operacin Cobrados: En esta opcin se obtiene el estado

resultado con la norma de intereses cobrados. Simplemente ingrese los parmetros con y
clic al botn aceptar.

3.6. Procesos del Sistema

Esta opcin que se utiliza con ms frecuencias, porque es la que prcticamente utiliza los
procesos para la cual fueron diseados. Esta opcin representa el ingreso de documentacin
que actualiza los auxiliares de asociados generalmente.

39
3.6.1. Cobros e Ingresos

Esta es la opcin que utilizamos para los cobros y reembolsos de la organizacin. Cada
cobro es identificado por un nmero de recibo y el nmero de asociado que realiza el pago.
Principalmente es utilizada para cobrar cuotas de prstamos, sin embargo tambin se utiliza
para cobrar ahorro garanta, afiliacin, navidad, ahorro corriente, fondo social, multas.

Pasos: Ingresar un cobro de Prstamos.

1. Ingrese el nmero del recibo y presione Enter. Si el nmero de recibo no ha

sido ingresado anteriormente, contine ingresando los dems datos (Paso No.2).
De lo contrario tiene la opcin de modificar este recibo.
2. Ingrese la fecha del recibo.

40
3. Ingrese el nmero de asociado

4. Seleccione SECCIN DE PRSTAMOS: La lista No. de Prstamos,

aparecern todo los prstamos que se le ha desembolsado al asociado, sin embargo,
aparecer el que tiene saldo pendiente como prstamo seleccionado. En se escoge el
prstamo que desea abonar y automticamente les proporcionar la informacin
BALANCE TOTAL, MONTO VENCIDO, adems de la columna ABONO A
CUENTA.

En la columna de abono a cuenta, usted ingresa el abono correspondiente a Capital,

Inters, Ahorros y Multas. Adems tiene dos campos adicionales para: ingresar

Generacin de Inters: que se utiliza ms que todo cuando se desea generar un

intereses para ser cobrado por adelantado (para esto tiene dar clic y poner gancho).

Para Exonerar Intereses: Se utiliza cuando un asociado cancela por adelantado y

tiene el privilegio que se le exonera el ltimo inters. Para esto ingresa el monto del
inters ha exonerar y clic para que quede marcado con el gancho.

4. Una vez ingresado los datos de abono correspondiente, puede escribir una
explicacin adicional en el campo EXPLICACIN.

5. Clic en el botn Guardar. Si todo est bien el final muestra el mensaje de que ha
sido guardado. Si existe algn error de registro, de asociados u otros, el muestra
el error y no guarda el registro.

41
Pasos para Ingresar Otros cobros:

1. Ingrese el nmero del recibo y presione Enter. Si el nmero de recibo no ha sido

ingresado anteriormente, contine ingresando los dems datos (Paso No. 2 ). De lo
contrario tiene la opcin de modificar este recibo.
5. Ingrese la fecha del recibo.
6. Ingrese el nmero de asociado
4. Seleccione OTROS COBROS: En esta seccin usted podr seleccionar una
tabla con los diferentes cobros que puede hacer. Puede observar la:

En la columna Monto, se ingresa el abono o el cobro a la cuenta de acuerdo a la

fila (Afiliacin, Seguros, Documentos extraviados, Fondo Social, Cuentas Malas,
Ahorro de Navidad, Ahorro Corriente, plazo fijos). En las filas Ahorro de Navidad,
Ahorro Corriente y Plazo Fijos, se debe seleccionar primero la cuenta
correspondiente la columna No. Cuentas.

5. Una vez ingresado los datos de cobros correspondiente, clic Guardar

42
Prstamos de Asociados Esta opcin encierra la mayor parte del ciclo de los prstamos a
asociados.

Establecimiento de Desembolsos: En esta pantalla es donde se establecen los prstamos

que se solicitan en los diferentes grupos de asociados en las cajas rurales. Todos los
prstamos desembolsados tienen que ser establecidos inicialmente.

Como en la mayora de los documentos que se ingresan al sistema PROCAJA, ste es

identificado por el NUMERO DE DOCUMENTO. Seleccionamos el nmero de Grupo
de Asociado que solicita el prstamo, fecha de la solicitud, promotor de la caja, No. de
Prstamos y la forma de pago. En la forma de Pago, podemos seleccionar individual y
grupal. El Individual la solicitud del prstamo es por asociado y la Grupal si son todos los
asociados que forman ese grupo los que hacen la solicitud del prstamo.
Una vez de ingresada esta informacin, se ingresan los detalles de prstamos y plazos por
asociados.
Columna: Nmero de Asociado: Ingresa el nmero de asociado.
Nombre del Asociado: Presenta el nombre del asociado.

43
No. de Prstamo: Se incrementa en 1 dependiendo de lo prstamos que ha solicitado el
asociado.
Plan de Crdito (PC): Selecciona cual es el plan de paga o de cuotas en el que desea el
prstamo.
Estado: Se utiliza como columna adicional para activar y desactivar asociados y planes.
Monto: Se selecciona de la lista el monto total del prstamo a solicitar.
Explicacin: Puede escribir una explicacin breve del establecimiento.
Una vez ingresado los asociados y los datos correspondientes a las solicitudes de
prstamos, clic GUARDAR, para almacenar el establecimiento de desembolsos

Otras Entradas Cajas: Esta entradas representa el dinero que se le transfiere desde una
cuenta de fundo transitorio a la cuenta de caja general. Todo dinero que se le entrega a
la caja rural debe pasar por la caja general.

Otras Salidas Cajas: Esta salida representa el dinero que se le transfiere de la cuenta de
caja general a la cuenta de fondo transitorio.

Tanto Otras Entradas Cajas y Otras Salidas Cajas son movimientos de fondos que se dan
desde Caja General a Fondo Transitorio y viceversa. En ambas solamente ingrese el
nmero de documento y los datos que le siguen y clic al botn aceptar. Usted puede
recuperar el documento escribiendo el nmero de documento e inmediatamente le
presentara el documento almacenado para ser modificado o eliminado.

44
Estas pantallas deben ser utilizadas por el personal que tiene pleno conocimiento de las
entradas y salidas de dinero de las cajas rurales, ya que las cuentas son tambin afectas
cheques y depsitos bancarios.

45
Desembolso: Esta la pantalla que desembolsa los prstamos ya establecidos. Es la que
registra el prstamo inicial en los auxiliares. Para tal efecto:

Pasos para el Desembolso:

1. Previamente el Asociado ha tenido que ser establecido en la opcin Establecimiento

de desembolso. De lo contrario no se le puede desembolsar.
2. Cada desembolso realizado en las cajas rurales, se realiza en formulario con
un nmero nico, esto quiere decir que este represente el nmero de
documento.
3. Luego seleccionamos que tipos de prstamos es: Prstamos Regular,
Prstamos Rpido, Prstamo Individual.
4. Ingresamos el Nmero de Asociado. Si el prstamos del asociado ha sido
establecido, el recupera automticamente esos datos.
5. Podemos modificar la fecha, los intereses, nmero de prstamos, manejo de

46
 acuerdo a las polticas y criterios de los tipos de prstamos. Llene estos
campos y presione enter.
6. En la parte inferior, tenemos una tabla donde tenemos que detallar el cdigo
de finalidad, finalidad, unidad, monto de la finalidad. Estos datos sern
utilizados ms adelante para informes financieros.
7. Escriba una breve explicacin del desembolso.
8. Clic al botn guardar.

Generacin de Intereses de Prstamos: Genera los intereses correspondientes a los

prstamos desembolsados. Para tal efecto se registra con el nmero de documento.

Numero de Documento: Representa el nmero de documento que identifica la generacin

de los intereses. Por lo general se identifica con nombre del
mes, el da y el ao.

47
Fecha del Documento: Representa la fecha del registro de intereses en los auxiliares,
esto quiere decir que todos los intereses registrados van a
tener la misma fecha de registros. Por lo general es el ltimo
da del mes.

Fecha de Inicio y Fecha Final: Representa los parmetros del mes correspondiente a los
intereses que se desean calcular.

Buscar: Genera los intereses correspondientes a los parmetros anteriores y los presenta
en forma preliminar en la tabla ubicada en la parte inferior. Hasta el momento
solo los presenta en forma preliminar (no ha guardado o ha registrado nada).

Imprimir: Imprime en papel los intereses que han sido generado preliminarmente.

Comentario: Se escribe cualquier comentario sobre la generacin de los intereses.

Guardar: Para guardar los intereses generados, simplemente dar clic al botn Guardar.

Eliminar: Usted puede recuperar la generacin y eliminarla (con supervisin).

48
Auxiliar por Prstamos:

Auxiliar de Fondo Social: Esta pantalla se utiliza para ver el movimiento de lo que ha
pagado el asociado en fondo social. Simplemente ingrese el nmero de asociado y los
parmetros de fechas y clic al botn Imprimir.

49
Diario de Operaciones: En esta pantalla podemos obtener el informe de los desembolsos
por cajas y totalizados. Recuerde que los desembolsos son los prstamos otorgados a
asociados por prstamos.

Usted seleccione dando clic a la caja que desea listar, seleccione el tipo de prstamo
(Regular, Rpido, Individual), ingrese la fecha desde y hasta que desea generar y clic en el
botn imprimir. Si usted desea imprimir ms de una caja rural a la vez, presione clic a la
caja con el botn CONTROL presionado.

50
3.6.2 Actividad de Asociados

Esta opcin se utiliza para acezar otras actividades que no son PRSTAMOS A
ASOCIADOS.

3.6.3 Ahorro en Garanta

Opcin es para tener acceso a los ahorros de garanta de los asociados.

3.6.3.1 Generacin de Inters (Garanta)

Se utiliza para generarle el inters correspondiente a los ahorro de garanta que tienen los
asociados.

51
Est pantalla funciona casi igual a la generacin de intereses de prstamos, con la
diferencia que los asociados incrementa el ahorro de garanta.

3.6.3.1.2. Ordena Ahorros de Garanta

Esta opcin se confeccin para ordenar la informacin que se utiliz del sistema viejo
referente al ahorro en garanta. En pocas palabras acelera la informacin que se captur
en el sistema pasado. Es bueno utilizar est opcin cuando usted note que el ahorro de
garanta tarda mucho en presentarse en los informes. Simplemente presione imprimir y
espere que ordene.

3.6.3.1.3. Informes

Estos informes que podemos obtener en esta opcin son todos relacionados al ahorro de
garanta.

52
Figura 1Auxiliar de Ahorro por Prstamo

Figura 2 Auxiliar de Ahorro por Asociado

53
 Figura 3 Balance de Ahorro de Garanta

3.6. 4 Afiliacin

Esta opcin se utiliza ms que todo para ver el movimiento de las afiliaciones que tienen
los asociados. En l tambin se incluye los proceso para disminuir y ajustar las cuentas.

54
Figura 4 Auxiliar de Afiliacin

Figura 5 Auxiliar de Multas

55
3.6.5. Cuentas de Asociados

En esta opcin estn los auxiliares que se ingresan por medio de cuentas. Esto quiere decir
que cada cuenta registrada puede tener un auxiliar separado. Principalmente los ahorros de
navidad y Ahorro corriente tiene cuentas que tienen que ser registradas por poder obtener
su auxiliar.

3.6.5.1. Ahorro de Navidad

Esta opcin involucra todos los procesos que podemos hacer con los ahorro de navidad.

3.6.5.1.1. Apertura Ahorro de Navidad

Se utiliza para actualizar las cuentas de ahorro de navidad. Con esta opcin podemos
adicionar, modificar, eliminar y desactivar cuentas de navidad.

56
Los botones que se utilizan son los mismos que estn al principio de este manual.
El formato del nmero de cuenta es:
X Primer digito representa el tipo de cuenta 1 ahorro de navidad.
XX Representa la caja rural.
XXX Representa El Grupo de la Caja.
XXXX Representa la secuencia de los nmeros de cuentas.

Cuando se ingrese en los seis (6) primeros dgitos, el sistema automticamente generar la
secuencia del nmero que le sigue.
Los datos solicitados en esta apertura de cuentas son datos generales y deben ser
suministrados para que se registre perfectamente la cuenta de NAVIDAD.

3.6.5.1.2. Balance Inicial de Ahorro de Navidad

Esta opcin se cre para obtener el balance inicial de ahorro de navidad, ya que el sistema
anterior no se tena auxiliar de ahorro de navidad. Una vez creada la cuenta, usted puede
ingresar el balance inicial de la cuenta.

57
3.6.5.1.3. Retiro de Ahorro de Navidad

Se utiliza para registrar el retiro del total de los ahorro de navidad. Recuerde que siempre
se inicia con un nmero de documento y luego los dems datos.

Una vez ingresado el documento, registre la fecha del documento, el nmero de asociado,
la cuenta de navidad, y automticamente le presentar el monto total ahorrado. Luego
escriba lo que va retirar y clic Guardar o Aceptar.

58
 Figura 6 Auxiliar de Ahorros

Reporte de Ahorro de Navidad: Genera un informe total del ahorro de navidad y se

puede obtener de diferente orden.

Por Cuentas, Por Asociados, Por Cajas y se reporta as:

59
3.6.5.2. Ahorro Corriente

Esta opcin involucra todos los procesos que podemos hacer con los ahorros corrientes.

Apertura de Ahorro Corriente: Funciona casi igual que la apertura de ahorro navidad,
con la diferencia que el primer dgito siempre es 2.

60
3.6.5.2.1. Balance Inicial de Ahorro Corriente

Se establece para iniciar el balance de ahorros corrientes, el cual no se tena auxiliar en el

sistema anterior.

Funciona igual como el caso del ahorro de navidad, pero con la diferencia que este
actualiza ahorros corrientes. Si una cuenta es abierta en el transcurso del sistema nuevo,
no tiene la necesidad de balance inicial, porque ya los procesos se captura estn
programados.

3.6.5.2.2. Generacin de Intereses de Ahorro Corriente

Esta pantalla es la que genera los intereses correspondientes a los ahorros de los asociados
que estn depositados. Esta generacin se realiza automticamente y parecido a las otras
generaciones anteriores, con la diferencia que este solo actualiza los ahorros corrientes de
los asociados.

61
Se inicial como siempre con el nmero de documento, luego se ingresa la fecha del
documento o del registro, luego ingresa los parmetros de fechas: Desde y hasta y luego
clic buscar. El sistema buscara los balances de ahorros corrientes y sus intereses
correspondiente y los presentar en la tabla inferior preliminarmente (no registrado).

Luego puede imprimir el informe y despus si ya est seguro que lo generado est correcto,
entonces clic guardar y se registrar a los auxiliares de cuentas de ahorros los intereses
correspondientes.

3.6.5.2.3. Retiro de Ahorros Corrientes

Esta pantalla se utiliza para retirar los ahorros corrientes del auxiliar. Su procedimiento es
igual y siempre empieza con el nmero de documento.

62
Figura 7 Auxiliar de Ahorro Corrientes

63
3.6.5.2.4. Informes de Cuentas Corrientes

Se utiliza para generar un informe de las cuentas corrientes que tiene almacenada,
presentando balances e informacin general.

Se puede obtener por Cuentas, Por Asociados y por Cajas.

64
3.6.6. Devoluciones

Esta opcin se utiliza para las devoluciones que se le procesan a los asociados, de acuerdo
Ahorro de Garanta, Ahorro de Navidad, Ahorro Corriente, Cuota de Afiliacin, Plazo
fijos. Lo que quiere decir que desde esta pantalla tambin podemos hacer los procesos que
hacamos en los retiros de ahorros anteriores. Aqu est resumido y se puede hacer,
solamente ingresando el nmero de documento del retiro e ingresando los datos
correspondientes al retiro o devolucin.

Todas las devoluciones realizadas en esta opcin quedan registradas en los auxiliares
correspondientes.

65
3.6.7. Arqueo de Cajas

Esta pantalla es utilizada para registrar los diarios de operaciones de las cajas rurales. En
este se desglosa el dinero correspondiente al final de la jornada adems de los balances,
faltantes y sobrantes que se puedan suscitar.
Siempre se empieza con el nmero de documento y luego se ingresan los dems datos.
Recuerde que puede recuperar un Arqueo de caja con el nmero para modificarlo,
actualizar o eliminarlo.

Esta informacin es utilizada para generar los informes de los diarios de operaciones
que estn en los informes generales.

66
3.6.8. Ajustes

Se utiliza para ajustar los auxiliares de los asociados en las diferentes actividades,
utilizando un codificador de tipo (Tipos de Ajustes). Estos ajustes actualizan adems los
mayores y se almacena con el tipo seleccionado ajuste. Para tal efecto necesitamos el
nmero de documento y luego ingresar los datos de ajuste en s.

Es importante buscar el tipo de ajuste (Si es dbito o crdito) y las cuentas que afectan en el
mayor. Se ingresa una explicacin breve y luego clic al botn guardar.

3.6.9 Verificar Recibos

Esta opcin se implement para asegurarnos que los recibos de desembolsos estuvieran
en los auxiliares y mayores. Con esta opcin al darle clic al botn buscar, hace una
revisin de los auxiliares y los recibos, y sin tal caso el recibo no aparece en los auxiliares,

67
lo despliega en la tabla con los datos generales del recibo para que informe de los errores de
registros.

3.6.10. Informes

En esta opcin presentamos algunos de los informes solicitados por PROCAJA.

Figura8 Desembolsos por Montos

68
 Figura9 Desembolsos por Sexos

Figura 10 Informes de Asociados Nuevos

69
Figura 11 Informes de Retiro de Asociados

Figura 12 Informes de Devoluciones

70
Figura 13 Referencias de Profesin por Cajas

Figura 14 Informes de Plazos

71
Figura 15 Informes de Saldos Monetarios

Figura 16 Asociados x Grupos y Cajas

72
 Figura 17 Asociados por Grupos

Figura 18 Resumen de Asociado por Cajas

73
3.7. Bancos

Una de las opciones que se utiliza para lo que es administracin de bancos. Con este usted
puede tener su control bancario al da y actualizarlo con cheques, depsitos, cargos, lneas
de crditos y con comprobantes de transacciones.

3.7.1. Documentos

Se refiere ms a los documentos que actualizan los auxiliares de bancos y mayores.

3.7.1.1. Cheques

Se utiliza para la creacin y eliminacin de cheques de los controles.

74
Como todo documento que representa una transaccin, se tiene un nmero de documento y
un banco al que le corresponde el cheque. Luego ingresamos la fecha, la descripcin del
beneficiario y el monto total del cheque.

En la tabla inferior, el programa pone automticamente la cuenta del mayor al que

corresponde el banco, sin embargo usted como miembro de ese departamento clasifica el
balance del dbito con la cuenta que le corresponde. Una vez exista balance en la
transaccin haga una explicacin breve en detalle del cheque y luego guardar e imprimir,
si solamente desea guardar entonces Guardar.
Tambin puede recuperar el cheque ya almacenado para reimprimirlo o eliminarlo.

3.7.1.2. Depsitos

Se utiliza para ingresar los depsitos correspondientes a los cuentas bancarias.

3.7.1.2.1. Nuevos

Se utiliza para ingresar un nuevo depsito al control bancario de la cuenta.

75
En esta pantalla el nmero de depsito se genera automticamente. Por lo tanto se ingresa
la fecha del depsito, la sucursal o caja que deposita, se selecciona el Banco en donde se
deposita, de qu fondo transitorio de donde sale el dinero y luego se detalla el dinero.

Se hace una descripcin pequea del depsito y luego una explicacin ms detallada en
detalle de la transaccin. Cuando ya tiene listo toda esta informacin, dar clic Guardar y
se almacenar el depsito. Para recuperar un depsito necesita seleccionar modificar
depsito.

76
4. Sistema de ePROC en la Informacin de Crdito

Esta es la ventana a la que tiene acceso el oficial de crditos para revisar sus prstamos
pendientes de desembolso.

El oficial de crdito comienza a tramitar la solicitud del cliente.

77
El sistema cuenta de muchas bondades para hacerle la labor del oficial de crdito mucho
ms fcil.

78
Qu tipo de producto desea el cliente.

Con que tipo de garanta puede tramitar su prstamo el cliente.

Qu finalidad tiene el prstamo.

79
El sistema nos proporciona una encuesta en cuanto al tipo de prstamo.

80
El sistema mediante la garanta que tiene el cliente le calcula que monto puede solicitar el
asociado.

81
82
Como ya tenemos el monto que satisface las necesidades del cliente entonces procedemos
a terminar el trmite de la solicitud.

Una vez terminada la solicitud la misma es elevada a los gerentes de zona para su debida
aprobacin o negacin.

Luego que est aprobada o no aprobada el oficial eleva la solicitud al departamento de

contabilidad y aqu comienza la labor del contable.

83
Est en la ventana donde podemos visualizar lo que nuestros oficiales de crditos estn
procesando.

Cuando ya aparece en la pantalla la sucursal, el cliente, el monto que va a recibir y

la fecha en que va ser retirado el prstamo; entonces el departamento de
contabilidad es el encargado de procesar dicha solicitud.

84
 El contador una vez en sus manos verificara la solicitud del cliente; que dicha
solicitud est correctamente elaborada y que cumpla con los documentos y
requisitos descritos en el reglamento de crdito.

85
 Cuando este todo verificado entonces es deber del contador proceder a la
aprobacin del cheque.
Luego este pasa a la pantalla de la oficial de plataforma para que la misma imprima
el cheque y luego lo regrese al departamento de contabilidad.
Una vez en el departamento se verifica y se procede a enviar a los gerentes
encargados de las firmas.

5. Oficial de plataforma

Jefe inmediato:

Oficial de Crdito designado funcionalmente y contador y asistente Administracin

tcnicamente. (Reporta)
Supervisin
Contador General
MISIN

Atender las necesidades de los prestatarios en cuanto a recepcin de pagos de prstamos,

comisiones, depsitos u otros ingresos, brindar orientacin a los prestatarios y pblico en
general, ya sea telefnica o personalmente, mediante una clara comunicacin, mostrando la
mejor imagen de la organizacin y atendiendo sus requerimientos. Adems realiza
actividades de apoyo administrativo.

5.1 Funciones Generales

A. Recibe el dinero proveniente de abonos de los prestatarios que tienen prstamos

emitiendo los comprobantes correspondientes
B. Lleva en orden los documentos y efectivo de la caja.
C. Entrega cheque o efectivo a los prestatarios en concepto de prstamos.
D. Entrega cheque o efectivo a los prestatarios que han formalizado los CRR y los

86
 PRORAPID emitiendo los documentos correspondientes.
E. Verifica todos los abonos del da para constatar que ningn prstamo presente
morosidad el da siguiente.
F. Verifica el pago del seguro funerario.
G. Imprime los informes de arqueos diarios.
H. Prepara dinero para el depsito al Banco.
I. Enva la informacin del da de la Sucursal al Servidor a casa matriz.

5.2 Funciones De Atencin Al Pblico

A. Realiza labores de atencin a prestatarios e interesados dndole la informacin de

los requisitos del crdito, vendiendo los productos.
B. Llenar solicitudes, elaborar contratos y realizar desembolsos de los crditos rpidos
y los PRORAPID de asociados que adquieran estos productos en la sucursal.

5.3 Funciones De Apoyo Al Proceso De Crdito Y Recuperacin

A. Verifica a prestatarios e interesados en la APC y registro pblico.

B. Participar en comit de crditos con derecho a voz y voto.
C. Imprime reportes de recuperaciones y desembolsos para la gestin de los oficiales
de crdito.
D. Monitorear el cumplimiento del pago de las cuotas de prstamos de los prestatarios
por da para informar al oficial de crditos sobre los casos que haya que darle
seguimiento.
E. Apoya al oficial de crdito en el proceso de evaluacin de los resultados obtenido en
el mes y analizar las estrategias a seguir para alcanzar las metas del mes siguiente.

5.4 Funciones De Soporte Administrativo.

A. lleva control de la documentacin de las garantas para los trmites legales.

87
 B. Prepara la documentacin de hipotecas para enviarlas al servicio comn.
C. Enva reporte de gastos de movilizacin a contabilidad de nivel central.
D. Prepara informe de: antigedad, mora legal, finalidad de prstamos y resumen de
reembolso para enviarlos a contabilidad en el servicio comn.
E. Enva reporte de prestatarios al Servicio Comn para la elaboracin de informes a
los financiadores.

RESPONSABILIADES

1. Es responsable del respeto a las normas establecidas en el Manual de

Funcionamiento, Cdigo de tica Profesional, Cdigo de Honor y los reglamentos
vigentes.
2. Custodiar el efectivo y valores recibidos durante la jornada de trabajo.
3. Custodiar los expedientes de los prestatarios y los archivos de la sucursal.

5.5 Afiliacin a Procaja

Es una membreca que se paga anualmente para afiliar a Procaja, pero es un ahorro del
socio. El pago se realiza en los tres primeros meses del ao en efectivo, pero tambin son
financiadas por Procaja.

88
Cuando l decide retirarse se devuelve su efectivo o se hace trasferencia de fondo a otro
asociado en comn acuerdo. Pero esto no es el objetivo, sino mantenerlo como un socio
activo.

5.6 Apertura De Caja

Lo primero que nos encontraremos al abrir ser una ventana en la que nos mostrar el
dinero inicial en caja, esta cantidad debe coincidir con el dinero que hemos dejado en caja
el da anterior.

Se inicia con una apertura de caja con el saldo anterior o en cero. Para luego realizar las
operaciones de da, son monitoreadas por nivel central.

5.7 Cobros De Prstamo Del Asociado

89
Se realiza con numero cedula, socio, nombre y apellido identificando la sucursal. De igual
manera por motivo la sucursal no cuenta con sistema, puede pedir apoyo a otra de la
sucursales pueden acceder a la informacin solicitada inmediata.
El sistema muestra cuanto es la cuota mensual, intereses y saldo pendiente y capital.

5.8 Seguro Funerario

Es una cuaota mensual que paga como asociado un seguro de vida, cual se hace efectivo en
caso de deceso de asociado a sus beneficiario .

5.9 Crear Fichas

90
Crear fichas de solicitudes de prestamo hasta cierto que la oficial esta autorizado como
prestamo de rapida recuperacin y de seguros funerarios o realizar cambios en los datos
personales de lo prestatario si asi lo requiere.

5.10 Cancelacion De Prstamo

Se puede realizar cancelacin total, anticipada o simular cancelacin de prstamo, donde

presenta ola informacin del saldo a capital e inters a cobrar.

La cancelacin antes de tiempo en los prstamos, es una cantidad monetaria que el banco
recibir a travs de ser parte de pagos directos a capital adelantando la terminacin del
crdito o la liquidacin total.

Nos podemos preguntar , el porqu de la penalizacin a travs de cancelacin previa en los

prstamos, sumado al es porque la compaa financiera tiene pronosticado coger una
cantidad al otorgar un prstamo, en caso que el cliente al cual se le dio el prstamo decide
dar pagos anticipados al capital a los excrementos del pago correspondiente, el banco
ganara menos dinero del cual se haba previsto adems proyectado, por tal motivo dirigido
a retribuir dicha perdida el banco cobra la penalizacin.

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5.11 Desembolso De Prstamos

Se realiza la entrega del dinero en efectivo o cheque a los prestatarios, Los socio nuevo
tienen que afiliarse a Procaja y los recurrentes o inactivos tienen que pagar la membreca
anual en efectivo o puede ser financiada luego hacer el desembolso de prstamo.

Pasos Desembolso de prstamo

1. Selecciona la opcin Desembolsos.

2. Selecciona la opcin de Procaja.
3. Selecciona la lnea de crdito que deseas desembolsar.
4. Digita el monto que deseas desembolsar
5. Ingresa el plazo para el desembolso.
6. Selecciona la opcin Continuar.
7. Confirmar los datos.
8. Recibirs un mensaje de confirmacin.

5.12 Arqueo y Cierre De Caja

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Realiza el conteo fsicamente, se colocan las cantidades en sus respectiva posiciones y si
hay cheques nmero de cheque y la cantidad, sin hay deposito en a que cuenta va y la
cantidad a depositar y fondo a dejar. Se realiza el cierre.

5.13. Resultado del Cierre

Este proceso lo realiza el sistema que puede ser cuadre exacto, faltante o diferencia en
cierre, son resultado de operaciones realizadas en da como entrada o salidas de dineros.

6. Sistema ePROC Proceso de Confeccin de Cheque

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La entrada al sistema de E-proc en la parte contable se desarrolla con un perfil otorgado a
cada contador en donde se reflejara los datos de quien accede a la plataforma y por ende
cualquier registr que haga. Para ejecutar dicha accin debe introducir el nombre de usuario
y contrasea respectivamente.

Una vez se obtiene el acceso al sistema se puede observar las la pantalla principal con los
mens principales como sigue:
Cartera
Contabilidad
Informes
Solicitudes
Sistema
Cada uno de estos mens detalla diferentes actividades que de acuerdo con la naturaleza de
la transaccin debern ejecutarse.
A su vez tambin en la pantalla se reflejan 5 secciones las cuales a continuacin detallo:

1. Cheques de lnea de crditos por aprobar: en esta seccin aparecen las lneas de
crditos solicitadas por el oficial de crdito de las diferentes sucursales en donde se
detallas sistemticamente los datos del asociando monto del crdito solicitado y la
respectiva documentacin adjunta mediante un archivo de PDF. Las cuales el

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 contador revisara y cotejara los clculos del crdito y proceder a aprobar o
rechazar la lnea de crdito respectivamente.

2. Saldo actual en cajas: esta seccin permite al contador observar rpidamente el

saldo que mantienen las oficiales de plataforma en caja justo en el momento en que
se necesite para los fines que se soliciten expresadas en graficas monto y porcentaje.

3. Saldo en libros de las cuentas bancarias: en esta seccin se refleja los saldos en
libros de las diferentes cuentas bancarias de acuerdo con la cantidad de
transacciones registradas a la fecha.

4. Comprobantes pendientes: la misma refleja algn comprobante por procesar o que

este por consulta para su posterior registro.

5. Cheques pendientes: en esta seccin se reflejan todos los cheques tanto operativos
como de lneas de crditos los cuales pueden estar para autorizar o verificar.

El proceso para la confeccin de cheques es el siguiente:

1. El cheque es solicitado sistemticamente por el departamento que lo requiera

acompaado de su debida documentacin y pasarlo a la gerencia financiera y en su
ausencia gerencia general o de negocios los cuales procedern a aprobar el mismo.
2. Luego de aprobado el cheque aparece en el perfil del contador para su posterior
autorizacin.
3. Una vez es el cheque es autorizado por el departamento de contabilidad se enva a
travs de una aprobacin realizada por el contador al perfil de la oficial de
plataforma de nivel central la cual procede a confeccionar el cheque.
4. Seguidamente el cheque ya confeccionado es trasladado nuevamente al sistema del
departamento de contabilidad para ser verificado por el responsable de contabilidad
en donde si en efecto el cheque est confeccionado correctamente se enva a firma.

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 Que es el ltimo paso en cuanto a la responsabilidad del departamento de
contabilidad.

Ubicndonos especficamente en el men de contabilidad que ofrece el sistema E-PROC

ah encontramos las siguientes opciones:
Catalogo contable.
Auxiliares
Centros de Costos
Cheques
Depsitos
Comprobante
Ajustes de cartera
Bancos

En la opcin de catlogo se pueden observar las cuentas contables creadas a la fecha,

seguidamente los auxiliares deslindan las cuentas auxiliares que han sido creadas segn la
necesidad y naturaleza de la empresa y as mismo los centros de costos que son las
diferentes sucursales que conforman la empresa para su debido control y registros.
En la seccin de cheques se detallan tres opciones importantes:

1. Cheques aprobados por contabilidad: refleja todos los cheques que han sido
aprobados por el departamento de contabilidad por fecha proveedores y montos los
cuales una vez se les d clic. Detallan el contador dentro del departamento que lo
aprob y el status del mismo.

2. Cheques entregados: refleja todos los cheques que ya fueron entregados por la
oficial de plataforma a los diferentes proveedores, colaboradores o asociados.

3. Ver archivo completo de cheques: mediante esta opcin se pueden filtrar los
cheques procesados por el departamento de contabilidad por nmero de cheque o
por destinatario seleccionando el rango de fecha y as mismo ver el status del

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 cheque. Con esta opcin es ms fcil la ubicacin de los cheques debido a que el
sistema presenta la informacin para localizarlo.

En la parte de depsitos este nos brinda dos opciones:

1. Ver depsitos en trnsito: la cual es una herramienta utilizada por el contador para
hacer la verificacin y registro de los arqueos y depsitos diarios realizados los las
oficiales de plataforma en las diferentes sucursales estas detallan fecha de arqueo
monto transferido al banco centro de costo y el nombre de la persona encargada de
la caja general en ese memento. Una vez el contador verifica la veracidad del
documento con el slip de depsito y el arqueo fsico procede a registrar el depsito
el cual automticamente se ver reflejado en el mayor general.

En cuanto a los comprobantes este deslinda 3 opciones:

Crear comprobante: es una vez se accede se puede registrar una
transaccin financiera seleccionando fecha cuentas y colocando los montos
correspondientes.

Revisar pendientes e incompletos: en este men se pueden observar

aquellos comprobantes que en algn momento fueron confeccionados pero
no fueron registrados por consulta, revisin etc. Igualmente pueden
modificarse y luego registrarse.

Revisar procesados: esta brinda la opcin de revisar los comprobantes que

fueron creados filtrados por fecha centro de costo y auxiliares

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Una de las herramientas importantes dentro del departamento de contabilidad que
proporciona el sistema es el men de informe en donde se reflejan tres opciones:
1. Cartera
2. Seguridad
3. Contabilidad

En el men de cartera el sistema ofrece la oportunidad de monitorear las diferentes

sucursales en cuanto al movimiento de liquidez.

En donde se puede ver el diario de operaciones de las oficiales de plataforma y de cada

transaccin que realicen en su caja con monto fecha y registr lo cual permite controlar de
manera el manejo y registro del efectivo as como los faltantes y sobrantes en caja.

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En el menu de seguridad es en donde salen los avisos de de seguridad de las sucursales ah
se reflejan los faltantes sobrantes montos de aperturas diferente al arqueo anterior por
sucursal dentro del rango seleccionado.

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El ultimo menu de denominado contabilidad dentro del menu de informes detalla las
opciones de bancos, listados de cuentas, centros de costos,listados de cuentas del catalogo
contable, control de asientos contables, libros, y estados financieros. En donde de detalla la
opcionde libros el mayor general y el diario general y seguidamente los estados financieros.

Por ultimo podemos mencionar el menu de solicitudes que el departamento de contabilidad

utiliza para solicitar algun cheque por asignacion corresponda.

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 Conclusiones

Los programas con aplicaciones proporcionan una confiabilidad en la

empresa porque se ajustan a las necesidades y la innovacin hace que las
transacciones comerciales y financieras sean eficientes para el cliente, y
permitiendo ver los cambios inmediatos en el sistema, de manera que se generen
informes actualizados fundamentales para la toma de decisiones.

Procaja, con el nuevo sistema ePROC, permite un sistema en lnea o sea

que mantiene actualizada la base de datos en relacin a la misma actividad
generadora de micro finanzas ofreciendo una gran capacidad de manejo de
informacin permitindoles ser competitivos en el mercado.

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 Bibliografa

Sistema de Informacin de Procaja. 2016.

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