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WILMER RAMIREZ
JOSE ANTONIO MARROQUIN RESTREPO
COD:1120561376
ANDRES FELIPE GOMEZ MONTES
COD: 1071164089
ZULMA SOFIA TORRES TORRES
COD: 1122236789
GRUPO 102030_ 99
102030_#99_Momento2
Introduccin
Objetivos
Objetivo General
Identificar y conceptualizar la temtica relacionada con la fundamentacin de
organizacin y mtodos
Objetivos Especficos
- Presentar la tabla de roles y responsabilidades del grupo.
- Seleccionar de entre los DDT de la situacin actual que rena todas las
condiciones de estructura de actividades secuenciales y de actividades
simultneas y el tiempo correcto. Se presenta en un archivo Excel incluido en
el archivo comprimido .ZIP
- Desarrollar el diagrama de Pareto e identificar las causas vitales. Se presenta
en un archivo Excel incluido en el archivo comprimido .ZIP
- Analizar las causas vitales aplicando la tcnica 5 Ws+H
- Proponer acciones de mejora para las causas vitales analizadas en la matriz
5Ws+H
- Formula un indicador de productividad
Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Escuela: ECACEN
Programa: Administracin de Empresas
Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
Todos los estudiantes participantes son responsables de investigar y proporcionar todo el material y
las herramientas necesarias para el desarrollo de la actividad.
Diagrama Distribucin de Tiempo (DDT)
Se selecciona el DDT del compaero Jos Antonio Marroqun por contar con las
caractersticas solicitadas en la gua integrada de actividades.
ACTIVIDADES minutos CARGO 1 Minutos CARGO 1 Minutos CARGO 2 Minutos CARGO 3 Minutos CARGO 4 Minutos CARGO 5 Minutos CARGO 6 Minutos CARGO 7 Minutos CARGO 8 Minutos
Auxiliar de almacen # Auxiliar de Auxiliar de Almacen Auxiliar de Auxiliar de
Gerente Preventista # 1 Preventista # 2 Almacenista
1 Contabilidad # 1 #2 Contabilidad # 2 Entregas
Reunin con Asiste a reunion de ventas Asiste a reunion de ventas
60 60 60
preventistas con Gerente con Gerente
Hp i7:
Hp i7:
sumar todos los Recorrido de Ruta Lunes R 1, Recorrido de Ruta Lunes R
se registra la tarea de cada funcionario, teniendo
tiempos de las Miercoles R 2, Viernes R 3 4, Miercoles R 5, Viernes R
en cuenta si es secuencial como en este caso
tareas de todos Tomando los pedidos a los 420 6. Tomando los pedidos a 420
los funcionarios clientes en el talonario de los clientes en el talonario
involucrados en pedidos. de pedidos.
la actividad A
Dictado de pedidos Martes, Realiza orden de Dictado de pedidos Martes, Realiza orden de
60 60 60 60
Jueves, Sabado despacho Jueves, Sabado despacho
1582
Entrega la remisin, Espera a que el Recibe la remisin, junto
junto con las facturas 0,5 Almacenista se 43 con las facturas al 0,5
al Almacenista desocupe Almacenista
Los pedidos
son cargados
Verifica los productos
en una
cargados en la camioneta, 20 20
camioneta para
para evitar que falte alguno.
que cubra la
ruta
Solicita al Preventista
Firma la remisin de los #1 firme de la remisin
3 3
productos entregados de los productos
entregados
Entrega la remisin,
Recibe la remisin,
junto con las 0,5 0,5
junto con las facturas
facturas
Tarea 9: El
Al no tener
Almacenista
sistematizado el
verifica las
inventario y el pedido
existencias y Almacenis
digital, el almacenista Mtodos
procede a ta
pierde 40 minutos
despachar los
verificando las
pedidos. (40
existencias
minutos).
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Programa: Administracin de Empresas
Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
La realizacin del
Recorrido de
pago al momento de
R4, R5, R6
hacer la entrega por
entrega de factura Preventist Mano de
parte del preventista
y cancelacin de a2 obra
colocara en riesgo el
la misma
dinero durante el
recorrido
Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD Escuela: ECACEN
Programa: Administracin de Empresas
Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
DIAGRAMA DE PARETO
Causa #3 Al realizar la cancelacin de la factura por parte del consumidor, se realiza una labor no
C= eficaz, ya que se corre el riesgo de transportar dinero, adems del tiempo involucrado en esta labor.
Causa #1 Las reuniones que se desarrollan sin tener un objetivo claro le estn quitando
productividad a la empresa contando que el tiempo que los preventistas estn en reunin
D=
puede ser utilizado en el cubrimiento de las rutas
Estudiante 2
Wilmer Causa #2 Al tomar los pedidos en medio fsico nos afectara en tiempo y costos ya que
Ramrez demandara ms tiempo del auxiliar de almacn y el auxiliar de contabilidad lo que dara
E=
Galeano cumplimiento a otra tarea
Causa #3 La realizacin del pago al momento de hacer la entrega por parte del preventista
F= colocara en riesgo el dinero durante el recorrido
Causa #1 Los preventistas hacen sus recorridos simultneos y por ende sus solicitudes de despacho
y recorridos de entrega de esta misma forma, se generan algunas tareas simultaneas que al haber
G= un solo funcionario receptor genera que hayan tiempos de espera e improductivos con el
Estudiante 3 preventista # 2. Los talonarios hacen que los pedidos sean ms engorrosos y demorados.
Zulma Sofa
Causa #2 En esta tarea el auxiliar de almacn # 2 tiene que esperar 15 minutos a que el Almacenista
Torres
H= se desocupe para poder entregar la remisin, junto con las facturas.
Torres
Causa #3 En esta tarea se ven involucrados los preventistas # 1 y #2 as como tambin los auxiliares
de almacn # 1 y # 2 de forma simultanea por no contar con un software o medio donde el
I=
preventista registre y remite de forma directa el pedido.
2) Cada estudiante diligencia la columna respectiva, registrando la frecuencia de ocurrencia de cada causa
Tambin diligencia las causas registradas por sus compaeros, suponiendo cuantas veces se repite cada causa que figura en la tabla
Estudiante Estudiante Estudiante Estudiante
Causas Estudiante 2 Frecuencia
1 3 4 5
12
A 3 3 3 3 Ejemplo
12
B 3 3 3 3
11
C 2 3 3 3
12
D 3 3 3 3
9
E 2 2 2 3
9
F 2 2 2 3
12
G 3 3 3 3
12
H 3 3 3 3
12
I 3 3 3 3
12
J 3 3 3 3
12
K 3 3 3 3
10
L 3 3 2 2
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Programa: Administracin de Empresas
Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
TECNICAS 5 Ws+H
Mtodo: El tema de reuniones diarias se debe modificar urgente, ya que esta convertido en una
Wilmer disculpa en salir temprano a sus labores diarias como lo son el recorrido a las rutas establecidas, al
Ramirez replantear esta accin se puede establecer reuniones al inicio y termino de semana tratando temas
Causa D importantes como lo son las metas que se tienes y posteriormente evaluar los resultados.
Mtodo: la adquisicin de equipos tecnolgicos adaptados para dicha funcin con un sistema de enlace
entre almacn y contabilidad logrando con esto un resultado ptimo en los pedidos de los clientes,
Causa E ganado tiempo tanto en la realizacin de la factura como en el despacho del pedido
Mano de obra: Al eliminar esta causa donde los preventistas recaudan el dinero, se crea necesidad de
suscribir un convenio con una entidad bancaria u organizacin especializada en la cobranza de facturas,
Causa F minimizando con esto la accin de robos o perdidas del dinero
Estudiante Causa Vital Accin de mejora propuesta
Zulma Sofia Mtodo: Una oportunidad de mejora sera que los preventistas hicieran los recorridos de pedidos y de
Torres Torres entrega de forma intercalada, esto tambin eliminara dos cargos que seran los auxiliares de almacn y
Causa G contabilidad # 2 pues un solo auxiliar por rea sera suficiente.
Mtodo: Al haber implementado la mejora anterior no se presentara tareas simultneas por parte de
los preventista con el almacenista ni entre ellos y otros funcionarios, por lo que no se presentaran
Causa H tiempos muertos.
Mtodo: la adquisicin de equipos tecnolgicos adaptados para dicha funcin con un sistema de enlace
entre almacn y contabilidad logrando con esto un resultado ptimo en los pedidos de los clientes,
Causa I ganado tiempo tanto en la realizacin de la factura como en el despacho del pedido
Estudiante Causa Vital Accin de mejora propuesta
Andres Felipe Causa A
Causa C
Causa F
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Programa: Administracin de Empresas
Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
Indicadores de productividad
La eficiencia en la utilizacin del activo total se mide a travs de esta relacin que indica
tambin el nmero de veces que, en un determinado nivel de ventas, se utilizan los activos.
Este indicador se lo conoce como "coeficiente de eficiencia directiva", puesto que mide la
efectividad de la administracin. Mientras mayor sea el volumen de ventas que se pueda
realizar con determinada inversin, ms eficiente ser la direccin del negocio. Para un
anlisis ms completo se lo asocia con los ndices de utilidades de operacin a ventas,
utilidades a activo y el perodo medio de cobranza.
=
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Programa: Administracin de Empresas
Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
CONCLUSIONES
Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para
cualquier empresa, teniendo presente que esta influye de manera directa en el
mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen en el plan de accin
de la organizacin.
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Curso: Organizacin y Mtodos Cdigo: 102030
BIBLIOGRAFIA