Norelys:

Norelys Sofia Urango Romero

Correo: Norelys1_8b@hotmail.com
Contrasea:NaCiOnAl123

Correo Alternativa: Norelys_123@hotmail.com

Tatiiana:

Tatiana Sofia Arizal Urango

Correo: TatianaSofia1_8b@hotmail.com

Contrasea:NaDiEn1234

Correo Alternativa: Tatiana1_456@hotmail.com

Se aplica a

Microsoft Office Word 2003

Microsoft Word 2002

Esta es la introduccin a una serie de artculos donde se describen los pasos bsicos del proceso de combinacin de
correspondencia, donde se usan letras de formulario como ejemplo. Se recomienda consultar para obtener informacin
general sobre el proceso. La serie incluye lo siguiente:

Paso 1: Elegir un tipo de documento y un documento principal

Paso 2: Conectar a un archivo de datos y seleccionar registros

Paso 3: Agregar campos al documento principal

Las opciones avanzadas que ofrece la combinacin de correspondencia

La combinacin de correspondencia se puede usar para crear un conjunto de documentos que son bsicamente los
mismos, pero donde cada documento contiene elementos nicos. Por ejemplo, en una carta donde se anuncie un nuevo
producto, el logotipo de la empresa y el texto sobre el producto aparecern en todas las cartas, pero la direccin y la
lnea de saludo sern distintas en cada carta.

Si usar la combinacin de correspondencia, podr crear lo siguiente:

Un conjunto de etiquetas o sobres El remite es el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la direccin de
destino es nica en cada uno de ellos.

Un conjunto de letras de formulario, mensajes de correo electrnico o faxes El contenido bsico es el mismo
en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno contiene informacin que es especfica del destinatario
individual, como el nombre, la direccin o algn dato personal.
 Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idnticos, excepto que cada uno contiene un nmero
nico.

Para crear cada carta, mensaje, fax, etiqueta, sobre o cupn de forma individual se tardaran horas. Aqu es donde
resulta til la combinacin de correspondencia. Si usa la combinacin de correspondencia, lo nico que tiene que hacer
es crear un documento que contenga la informacin que sea igual en todas las versiones. Despus, solo tiene que
agregar algunos marcadores de posicin para la informacin que sea nica para cada versin. Word se encargar del
resto.

Iniciar el proceso de combinacin de correspondencia

Iniciar el proceso de combinacin de correspondencia

Para iniciar el proceso de combinacin de correspondencia:

1. Inicie Word.

De manera predeterminada, se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no
funcionar.

2. En el men Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, despus, haga clic en Combinar correspondencia.

NOTA: En Word 2002, en el men Herramientas, seleccione Cartas y correspondencia y, despus, haga clic en Asistente
para combinacin de correspondencia.

Se abrir el panel de tareas Combinacin de correspondencia. Puede navegar por el proceso de combinacin de
correspondencia con los hipervnculos del panel de tareas.

Sugerencia

Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia con los botones de la barra de herramientas Combinacin
de correspondencia (men Ver, submen Barras de herramientas, comando Combinacin de correo). Hasta que se
familiarice con el proceso, lo ms fcil es usar el panel de tareas.

Combinar correspondencia con una hoja de clculo de Excel

SE APLICA A: Word 2016 , Word 2013

Qu versin tengo?

Cuando se ejecuta una combinacin de correspondencia, Word extrae los nombres, direcciones y otra informacin
directamente de la hoja de clculo de Excel a los mensajes de correo electrnico, etiquetas, sobres o documentos que
est creando. La combinacin es ms rpida si toda la informacin que desea incluir est preparada; por lo tanto, el
primer paso es preparar la hoja de clculo:

1. Asegrese de que las columnas de la hoja de clculo coinciden con los campos que desea usar en la
combinacin.

Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre, compruebe que los nombres y los apellidos estn en columnas
diferentes. Si desea ordenar por ciudad, asegrese de incluir la columna Ciudad.
 2. Asegrese de que todos los datos que desea combinar estn en la hoja de clculo.

Si quiere agregar ms nombres u otros datos, es preferible hacer estos cambios ahora, antes de iniciar la combinacin.

3. Asegrese de dar formato a los nmeros de la hoja de clculo.

Si la hoja de clculo incluye fechas, horas, valores de monedas o cdigos postales que empiezan por 0, vea Dar formato a
nmeros, fechas y otros valores de la combinacin de correspondencia.

4. Asegrese de que realiza los cambios o adiciones a la hoja de clculo antes de conectarla a su documento de
combinacin de correspondencia en Word.

SUGERENCIA: Si desea configurar la hoja de clculo de Excel importando informacin de un archivo .csv o .txt, use el
Asistente para importar texto. Para ms informacin, vea Dar formato a nmeros, fechas y otros valores de la
combinacin de correspondencia.

Cuando los datos estn listos, se puede iniciar la combinacin de correspondencia

1. En Word, abra un documento nuevo.

2. Haga clic en Correspondencia > Iniciar combinacin de correspondencia y luego haga clic en el tipo de
combinacin de correspondencia que desee usar.

Haga clic en Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.

1. Busque la hoja de clculo de Excel y haga clic en Abrir.

2. Si Word lo solicita, seleccione Hoja1$ y haga clic en Aceptar.

De esta forma, la hoja de clculo de Excel queda conectada al documento de combinacin de correspondencia que est
creando en Word.

3. Para incluir nicamente a algunas personas o elementos de la hoja de clculo, haga clic en Envos > Editar lista
de destinatarios.

4.Busque la hoja de clculo de Excel y haga clic en Abrir.

Si Word lo solicita, seleccione Hoja1$ y haga clic en Aceptar.

5.De esta forma, la hoja de clculo de Excel queda conectada al documento de combinacin de correspondencia que
est creando en Word.

6.Para incluir nicamente a algunas personas o elementos de la hoja de clculo, haga clic en Envos > Editar lista de
destinatarios.
Se abre el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia.

7.En Destinatarios de combinar correspondencia puede seleccionar solamente las filas que desea incluir. Para que sean
ms fciles de encontrar, puede ordenar y filtrar la informacin. Para ms informacin sobre cmo ordenar y filtrar
elementos, consulte Ordenar y filtrar los datos para una combinacin de correspondencia.

8.A continuacin, puede insertar campos de combinacin de correspondencia que extraen la informacin de la hoja de
clculo y la colocan en el documento. Por ejemplo, para agregar una lnea de saludo a un mensaje de correo electrnico
o a una carta, haga clic en Envos > Lnea de saludo.
O bien, puede agregar direcciones de la lista haciendo clic en Envos > Bloque de direcciones. Para ms informacin
sobre cmo agregar campos de la hoja de clculo, consulte Insertar campos de combinacin de correspondencia.

9.Cuando el documento est listo, haga clic en Vista previa de resultados y en las flechas para ver cada una de las copias
del documento.
10.Para finalizar la combinacin, haga clic en Finalizar y combinar, y despus en Imprimir documentos o Enviar mensajes
de correo electrnico.
Guardar el archivo de combinacin de correspondencia para la prxima vezAl guardar el documento de combinacin de
correspondencia, este queda conectado a su lista de distribucin de correo. Para volver a usar el documento de
combinacin de correspondencia, bralo y haga clic en S cuando Word le pregunte si desea mantener esa conexin.
Luego, si desea cambiar las personas o los elementos incluidos en la combinacin, haga clic en Editar lista de
destinatarios para ordenarlos, filtrarlos y seleccionarlos. Para ms informacin sobre cmo ordenar y filtrar una lista de
distribucin de correo, vea Ordenar y filtrar los datos de una combinacin de correspondencia.